L’agenda
Multi
utilisateurs
Multi salles
Agenda
Mini agenda
Fonctionnement similaire
Tous les paramètres définis dans l'agenda s'appliquent au mini agenda
Partie supérieure : icônes communs Onglet journalier
Onglet hebdomadaire
Définir les paramètres de l’agenda
Onglet mensuel
Paramètres de l’agenda
Dans la partie gauche
2 volets
Paramètres de l’agenda
Paramètres pour chaque praticien6 onglets
Multi
utilisateurs
Multi salles
Paramètres de l’agenda
Paramètres par poste5 onglets
Multi
utilisateurs
Multi salles
Paramètres du poste
5 onglets
Général
Pour choisir d’utiliser ou non les fonctions d’agenda en réseau
Général
Pour utiliser le glisser-déposer dans le grand agenda
Bouton gauche de la souris maintenu appuyé glisser-déposer, pour modifier un RDV, le diminuer en temps ou l’augmenter, le déplacer …
Glisser-déposer Grand agenda
Déplacements possibles Au cours de la même journée Sur une autre journée de la semaine
(onglet hebdomadaire) Sur une autre journée dans l’onglet
mensuel
Général
Pour utiliser le glisser-déposer dans le mini agenda
Glisser-déposer Mini agenda
Dans la journée affichée
Général
Possibilité de n’utiliser la fonction glisser-déposer que sur un seul des agendas (Grand agenda ou Mini Agenda)
Annulation possible des modifications effectuées
Général
Pour déterminer sur quel onglet, le grand agenda doit s’ouvrir par défaut
Général
Pour déterminer le dernier jour de la semaine du grand agenda
Horaires
Pour définir vos propres temps d'activité Heures de début et de fin des rendez-vous Découpage en nombre de minutes des plages
horaires (entre 5 et 30 minutes)
Horaires
Couleurs différenciant les différentes plages de l'agenda
Clic sur une couleur pour accéder à la fenêtre de modification des couleurs
Horaires
Couleurs d’affichage des plages libres avec possibilité de panachage un jour sur deux pour en faciliter la lisibilité
Horaires
Couleurs d’affichage des congés et des jours fériés
Horaires
Existence éventuelle d’une pause déjeuner et la couleur dans laquelle elle devra figurer sur l’agenda
Affichage
Permet de modifier l'aspect de l'agenda, et de visualiser dans le cadre d'un rendez-vous tous les éléments qui vous sont nécessaires
Affichage
Afficher ou non, l’heure du début des rendez-vous, dans le grand agenda
Affichage
Afficher ou non, la photo du patient lorsque la longueur du RDV le permet
Affichage
Afficher ou non, différents éléments qui vous sont nécessaires
Le fait d’ajouter des informations à l’affichage de base des rendez-vous, ralentit l’accès aux diverses fonctionnalités de l’agenda
Si vous activez ces options, vous devez donc vous assurer que votre matériel informatique vous permettra de les utiliser dans des conditions optimales
Affichage
Ajouter ou non, un trait de séparation au dessus et en dessous de chaque RDV
Possibilité de modifier La hauteur des lignes La police des RDV
Avec séparation
Sans séparation
Ergonomie
Pour définir l’action du double clic sur un RDV de l’agenda et du mini agenda Ouverture du dossier Ou ouverture ou création d’un RDV
Attention
Selon le comportement de Windows
Parfois le double clic dans le grand agenda pour ouvrir le dossier du patient à partir d’un RDV, fonctionne
Mais l’ouverture du dossier se fait sous l’agenda
Pour voir le dossier il faut fermer ou réduire l’agenda dans la barre des tâches
Vacances scolaires
Permet de saisir les dates des vacances scolaires
Pour chaque période saisie, associez-lui une couleur par double clic sur la colonne correspondante
Les libellés des journées ainsi notées apparaîtront avec pour couleur de fond celle que vous aurez définie
Paramètres des praticiens
6 onglets
Rendez-vous
Pour différencier différents types de rendez-vous, en fonction de votre propre activité
Rendez-vous Pour un type donné Choisir la durée
nécessaire (un clic dans la case des horaires développe un ascenseur avec des durées différentes)
Rendez-vous Pour un type donné Lui associer une
couleur (un double clic sur une couleur ouvre une fenêtre de choix des couleurs)
Astuce CMU Instaurer un code couleur
(comme Consult, Soins, Chir, Prothèse,) pour les RDV CMU
Cela permet de les retrouver tout de suite dans l'agenda
Astuce Pour différencier les
RDV pris par le praticien ou par l’assistante
Dans paramètres Possibilité de choisir 30 actes différents au niveau du paramétrage des RDV
On peut, même si cela fait double emploi redéfinir les actes
Actes pour le praticien avec une couleur plus foncée par rapport à celle définie pour l’assistante
Rendez-vous Possibilité de modifier l'ordre
d'affichage des types de rendez-vous avec les flèches jaunes pour monter ou descendre
Note Pour supprimer un catégorie de RDV
de l'agenda LOGOS_w On se place dessus et on EFFACE le
nom et le type de RDV - P ou ! … Et on sort
LOGOS_w effacera la durée horaire et la couleur affectée à cette catégorie
Dans l'onglet "Rendez-vous" apparition à la fin de chaque ligne après un clic, d’un "combo-box" permettant d'indiquer le type de rendez-vous Important (à fort potentiel) - point
d'exclamation rouge Peu important (normaux) - rien Rendez-vous personnels - P vert, ne devant
pas interférer avec le remplissage de l'agenda
Rendez-vous
Du bon remplissage de cet onglet dépendra la fonction de maîtrise de votre activité
Ergonomie Pour lier la durée du RDV au type
d’acte Pour définir si la modification d’un
type de RDV entraîne ou non une modification de la durée du RDV
Ergonomie Si la case est cochée Une modification du type de RDV
entraine une modification de la durée du RDV
Ergonomie
Si la case n’est pas cochée Une modification du type de RDV
n’entrainera pas la perte du temps établi lors du RDV
Une nouvelle assistante qui se trompe de couleur ne peut plus mettre le bazar dans les durées de RDV ))))
Ergonomie Pour permettre ou non le
chevauchement de RDV
Annulations Pour définir l’affichage des RDV
annulés ou reportés peu de temps avant la date prévue (laps de temps paramétrable)
Annulations Lorsqu’on reporte ou annule un
rendez-vous Possibilité de laisser en place une
“trace″ du rendez-vous annulé ou reporté (Grand et mini agenda) avec choix d’une couleur
Repos fixes Possibilité de noter les jours de
repos fixes par demi-journée
Remplissage Lorsque l’option “Afficher les taux de
remplissage hebdomadaires” est cochée, on peut fixer un taux de remplissage maximal souhaitable pour les rendez-vous de moindre importance
Cela permet de dire, par exemple, "je ne souhaite pas que les "petits" rendez-vous excèdent 50% de mon temps de travail hebdomadaire"
Pour activer cette option Cochez "Afficher les taux de
remplissage hebdomadaires " Choisir les couleurs et le
pourcentage souhaité
Lorsqu'un rendez-vous est pris et qu’il dépasse cette durée, un message le signalera (il est bien entendu possible de passer outre)
De plus en bas à droite de la fenêtre une jauge (dont on peut définir les couleurs par un clic sur la couleur) indiquant le taux de remplissage de la semaine avec les parts respectives de rendez-vous importants et non importants. La bulle d'aide par survol de cette jauge donne les valeurs
Importance des RDV (rappel)
Dans l’onglet Rendez-vous Possibilité de définir trois
catégories de RDV Les RDV personnels (P)
n'interférant pas sur les taux de remplissage de l'agenda,
Les RDV "Importants" (!) ceux qui font vivre le cabinet : soins de longue durée, prothèses, implants, etc...)
Les "autres" RDV (consultations, contrôles, etc...)
Dans l'onglet "Rendez-vous" apparition à la fin de chaque ligne après un clic, d’un "combo-box" permettant d'indiquer le type de rendez-vous
Important - point d'exclamation rouge Pas important - rien Rendez-vous personnels - P vert, ne devant
pas interférer avec le remplissage de l'agenda
Les calculs effectués consomment un peu de temps machine
Remplissage Un clic sur le bouton “Définir des plages de
couleurs” Fenêtre permettant de définir à l’intérieur de
l’agenda des plages colorées Peuvent être fixées pour une période donnée
par jour de la semaine
Possibilité de définir des heures de début et de fin de journée par tranches de 5 minutes
Possibilité de placer des plages colorées sur les jours non travaillés
Clic droit sur le libellé d’une journée de l’agenda ou du mini agenda
“Définir des plages de couleurs” … aussi par
Mini Agenda
Grand Agenda
Choix d’une datemanuellement ou par le calendrier
1
2
Pour créer une plage de couleur Fixer une heure de début, une heure de fin et une couleur (en double cliquant sur la colonne correspondante)
Pour supprimer une plage, effacez l’heure de début et l’heure de fin
Exemples Pour prendre des 1/2 journées de
vacances en rentrant un lundi midi ou en partant un vendredi à midi par exemple
Pour avoir une zone hebdomadaire ou seul le praticien prend les RDV, pas l’assistante (ayant une couleur différente d’une ½ journée classique et d’une ½ journée de repos) = zone échappatoire quand on est surbooké
Vacances praticien
Icône + pour rajouter Icône Feu pour détruire une
sélection Icône coche verte pour valider
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