La refonte du portail de Maurepas
D’un site statique
A un portail 2.0Ajustements
Coûts
DélaisQualité16 mois
Analyse préalable
La nécessité du mode projet ?
Un audit indispensable
Le CCTP
Appel d’offre : un MAPA -> CAO
La réalisation / Développement
Transfert de compétence / formation
Tests et intégration des contenus
La mise en production
Evaluation
Evolution
Le contexte•Un site statique•Peu d’interactivité•Une communication trop lente
Les enjeux•Moderniser la relation aux usagers•Etre en adéquation avec notre politique de développement durable, d’où la dématérialisation• Initier de nouvelles pratiques au niveau organisationnel et humain
Les objectifs de la MOA : Innovations et changements importants•Offrir plus de services personnalisés aux administrés•Mettre en place des outils de communication bidirectionnels•Contribuer à l’instantanéité de l’information
Les contraintes•Les ressources humaines importantes / Multiplicité des directions concernées 190J/H•Un budget 30 000 euros•L’échéance septembre 2010 / projet sur 16 mois•Refonte du portail en parallèle de la mise en place d’un intranet•Conduite du projet en parallèle des fonctions « traditionnelles »
Les risques• Interopérabilité des différents systèmes•Les délais => Nombreux intervenants et prestataires => Anticipation•Budget trop juste pour les objectifs fixés•Profonds bouleversements => Conduite du changement
La cible•Les administrés•Les partenaires économiques et sociaux •Les autres portails
Analyse préalable
La transversalité, les risques et la multiplicité des acteurs, a nécessité de travailler en mode projet
Une multiplicité d’acteurs
Un macro planning sur 16 mois
190 J/H
Comité de directionCODIR
Allocation des ressources humaines
Moyens organisationnels et fonctionnels
Groupe techniqueGPTECH
Pour réaliser les tests
Comité techniqueCOTECH
Les référents agents métier,Audit, Remontée des informations,Futurs contributeurs du portail internet et intranet
Articulation nécessaire
Chef de ProjetIntranet
Comité de PilotageCOPIL
Chef de Projet internet /
Dématérialisation
Direction Générale
Chaque référent est animateur des réunions
dans son service
IdéesRemarques
PropositionsDemandesNécessités
Audit
Chef de Projet
Groupe techniqueGPTECHWebmasterEt contributeurs des mini sitesGraphiste
Comité de référentsCOTECH
17 référents (1/service)
Maurepasiens
7
De l’Audit au CCTP
Proposition de scénariosPriorité et choix:
Des actions Des modules Des démarches à dématérialiser
Comité de Pilotage
Ecriture du CCTPChef de Projet
CODIR
Réunion présentation
fiches
Fiches projets
remplies
Confirmation des attentes
Validation des fiches
Plus de 100 Fiches ProjetsRemplies par les référents1. 30% des rubriques satisfaisantes2. 40% à faire évoluer3. 30% à créer
COTECH Référents
Maurepasiens
Marché A Procédure Adaptée -> CAO
Un MAPA : Pourquoi ?Sous le seuil 193 K€Préciser les attentesDemander des renseignementsNégociations possibles
CAO Choix du prestataire
Chef de ProjetEtude des réponses
Synthèse
Prestataire retenu
Lettres motivées de refus
La réalisation / Développement
COPIL
Référents, suivi du portail en front office
CommunicationVisuels et textes
AVISRetours
AFNICwww.maurepas.fr
Maquettage / Développement Développement des modules Intégration des modules Mapping Début d’intégration visuels et textes
Dématérialisation de procédures administrativesBilletterie et
télépaiement
Reto
urs
Retours
Retours
CdP Coordonne
P
DC
A
Pour pouvoir refaire les différentes formations
Transfert de compétence / Formation
Prestataire
Agents traitants des services Web
GP technique Pour pouvoir maîtriser l’outil et réaliser les tests
COTECHLes référents qui seront les
contributeurs du portail internet et intranet
Administrateurs des portail
internet/intranetServices Web
Dématérialisation de procédures administratives
Sous contributeurs et contributeurs mini portails Nouveaux agents
Tests et intégration des contenus
Comité de Pilotage
GP techniqueAgents traitants
COTECH
Prestataire
CdP Centralisation
Dématérialisation de procédures administratives
DébogagesCorrections
Maurepasiens
Intégration
TestsCorrections
Vérifications
Migration sur le serveur de production le 3 septembre
La mise en production
Comité de Pilotage CdP
Ouverture public le 4 septembre
Agents traitants des services Web
RéférentsContributeurs
NouveauPrestataire
Communication
Envoi des codes extranet J-4
AncienPrestataire
Pointeur DNS
Evaluation en général
Un temps élevé par visite n’entraîne pas nécessairement la qualité de visite…Un taux de rebond élevé sur une page peut vouloir dire que l’information est pertinente…Des pages peu visitées, peuvent être syndiquées…ouL’information proposée, n’est-elle pas assez pertinente, amenant les internautes à limiter leurs visites ?Un nombre élevé de visites n’est pas significatif : les internautes sont-ils revenus et combien de fois ?
Evaluation quantitative Reste des questions à se poser :
Après 4 semaines de mise en ligne du portail, 46% des publics de l’extranetse sont connectés pour modifier ou ajouter des informations sur leur page.
17 offres d’emploi ont été déposées via le formulaire proposé par l’espace emploi.
La page des démarches en ligne a été utilisée 874 fois sur les 4 premières semaines.
Les petites annonces et le mini portail de l’emploi extrêmement consultés.
Vous a-t-il été aisé de trouver l’information recherchée ?L’information proposée vous a t’elle été utile ?L’information proposée est-elle pertinente ?Cet article vous a-t-il paru pertinent ?
Evaluation qualitative (ex: sondage « à chaud »)
Evaluation des démarches en ligne
A noter : Le délai de cinq jours a été défini par les agents managers des services concernés comme l’indice qualité d’un traitement d’une démarche administrative.
Les questions que l’on doit alors se poser :L’outil est il suffisamment clair ?Comment se fait-il qu’une information majeure soit souvent oubliée ?Le message renvoyé informant que le compte ne peut être validé, est-il parlant ?Existe-il une difficulté à revenir sur son compte déjà créé (code, mot de passe, bouton modifier…) ?Les administrés consultent t’ils leur boîte courriel tous les jours ?
Accessibilité
Augmenter les démarches
dématérialisées
Multiplier les connections avec
les logiciels métiers
Généraliser le télépaiement
Développer le FTTH
Label Ville internet
Evolution
Merci de votre attention
Le Service Web Traitement agent
Progiciels : Etat civil, Scolaire, Jeunesse, Conservatoire
Demandes variées
Etat civil ScolaireJeunesse Conservatoire
Le public (Citoyens)=> Création d’un compte famille
Renseignements sur les membres de la famille (ou un individu)
Inscription(s) à 1 ou plusieurs services
Pièces justificatives différentes suivant le service demandé
Envoi de la ou des
demande(s)
Demande(s) traitée(s)Accusé de réception,
d’absence de justificatif, ou
d’enregistrement de la demande
Envoi automatique
Espace Sécurisé
…
Le citoyen peut suivre les étapes et l’avancée de sa demande
Carte d’identité
Quotient familial
Livret de famille
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