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IBM ECM 2009

Panorama de l’offre logicielle

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L’ECM : répondre aux problématiques majeures de l’Entreprise

Plus de 50% n’ont pas confiance en l’intégrité de leurs données *Risque

Contrôle

Volumes

SimplicitéPlus de facilité et de cohérence pour les utilisateurs finaux

Tout le monde doit accéder à l’information

Volumes & impact du papier sont écrasants

Agilité “time to value” plus rapide

* AIIM Global Survey 2008

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● Améliorer l’efficacité par un accès plus rapide à une information de confiance

● Rendre le contenu disponible dynamiquement dans les applications métiers – fluidifier les échanges

● Permettre des recherches sécurisées dans les contenus d’Entreprise

● S’assurer que l’information est capturée et gérée dans le respect des normes et règlementations

L’offre IBM ECM s’attache à offrirla plus grande couverture possible

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L’ECM et la Gestion des Contrats

Création Négotiation AccordAdministration &

ConformitéRenouvellement & Optimisation

Stockage &Gestion

Juridique

Fournisseur

AchatsERP

Métier

Client

Finance

CRM

Validations

ClassementRétentionSécurité

Notification de renouvellement

automatique

= business process

IBMECM

Analyse des Processus & Performance

IBMECM

IBMECM

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L’ECM et la Gestion des Factures

Temps moyen de traitement : 2–8 semaines

Documents disponibles

Avan

t

Temps moyen de traitement : 1–5 jours

Ap

rès

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L’ECM et la Vision globale du client

CRM

Systèmes Centraux ECM

ERP

Data Center

Centre d’Appel

Client Web - Self Service

Partenaires

Marketing & Analytique

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L’ECM et la Gestion de Projets collaborative

LancementPlanning & Design

ExécutionSuivi

& Contrôle Clôture

IBMECM

Budget

Planning

Ressources

Délivrables

Communications

Métriques

Normes & Procédures

Projet A

créationrevues

révisions

approbations

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L’ECM et la Gestion des Produits et Services

ECM

Commerce Server

Portail

MDM/PIM

Fournisseurs

ChefsProduits

Marketing

Finance

Publication

Logistique

Commercial

ECM

ERP

CRM

emailvidéo

formulairesfactures

graphiquescontrats

fiches techniquestableurs

Site B2C

Site B2B

Portails

Centres d’Appels

Espace de stockage

Catalogues/Flyers

Fournisseurs/Vendeurs

Publicité

Revendeurs

Informations ProduitsClients / Distribution

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Portfolio Content Management

Améliorer l’efficacité par un accès plus rapide à une information de confiance

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Dématérialisation et reconnaissance automatique des documentsIBM FileNet Capture ADR

Semi-StructuréSemi-StructuréStructuréStructuré Non-StructuréNon-Structuré

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Publication de documents composés multi-canaux

Auteur

ResponsablePublication

Révision/Markup/

Approbation

Traduction

Publication

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Personnel Entité Entreprise

Partagés ProtégéFluide

StructuréAd-hoc Plusieurs auteurs Plusieurs lecteursFormel

Contenus

WCMPortailEspacesprojets

LibrairiesBlogs Wikis

Forums Partage de documents ECM

Auteur unique

Gestion de Projets collaborative

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Intégration FileNet

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Facturation électronique – Présentation Internet

Applications :

• Enterprise Report Management (COLD)

• Extension de l’ECM aux états et listings informatiques

Usages :

• ERM pour les systèmes centraux (mainframes)

• Intégration native au catalogue centralisé géré par les services ECM

• Intégration native aux outils de Records Management et au BPM

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Enjeux

Référence : Ville de Lyon

• Dématérialisation de la documentation de la ville de Lyon.

• Phase 1 : documentation immobilière et juridique

Solution

Bénéfices

• un système documentaire unique offrant un lieu de stockage,de gestion, de diffusion et d’archivage unique

• une forte augmentation de l’autonomie des équipes afin d’accéder aux données appropriées pour effectuer leur travail quotidien

• une structuration de l’information permettant d’offrir à la fois un plan de classement et des possibilités de recherches appropriées aux besoins des équipes de la Mairie de Lyon

• une pérennité et une évolutivité de l’outil mise en place permettant à la Mairie de Lyon de le faire évoluer à son grès

• une architecture logicielle permettant de s’intégrer dans l’environnement fonctionnel de la Mairie de Lyon.

• Filenet P8

• Ascent Capture

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Portfolio Business Process Management

Rendre le contenu disponible dynamiquement dans les applications métiers

Fluidifier les échanges

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Diagramme et Document Revue & Précisions

Annotate Diagram

Document Steps

Diagram Processes

Define UI

Define Roles

Review Needs

Complétion & Validation

Simulate

Validate

Configure

Test & Déploiement

Deploy

Code

Test

IT PartenairesMétier

Mieux collaborer en phase de conception

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Modélisation : BPMN, Visio et outils spécialisés

• Utilisation d’un outil connu par les analystes métiers pour définir et concevoir les processus

• Langage commun pour les analystes et l’IT

• Intégration directe depuis MS Vision, Mega, etc.

XPDLBPMN

Mapping

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Process Designer

• Mode ‘Diagram & Document’

• Les analystes métier créent les processus, les activités, les tâches

• Les documentent

• Mode ‘Design’

• L’IT enrichit le processus des tâches techniques

• Consolidation et intégration des outils

• Conception et Simulation intégrés

• Bibliothèque d’interfaces utilisateurs

• Widgets / Mashups

• Configuration accès, rôles, corbeilles

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Intégration aux applications web et portails

Viewerde

documents

Validation de la tâche

Attachements

Données workflow

Entête

ECM Widgetservices visuels interactifs composant les IHM workflow

Standard IBM iWidgets

Extensible par partenaires et l’IT

Complémentaires des widgets existants dans les autres applications

Widgets IHM Workflow

Barre d’outils Widgets

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Formulaires électroniques

• eForms : Conception rapide et fidèle de formulaires interactifs

• IHM Workflow• Outil de design graphique

ExécutionDesign

Configuration& Déploiement

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Atelier de Conception Rapide d’Applications

• Business Process Framework• Outils graphiques• Gabarits et modèles configurables et modifiables• Adapté aux applications de type ‘Gestion de Dossiers’

Design

Configuration& Déploiement

Exécution

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Intégration aux moteurs de règles métiers

• Déporte la gestion des ‘possibles’ sur le moteur de Règles

• Les utilisateurs métiers interviennent directement

• Processus plus flexibles, et évolutifs

• Gestion distincte des processus et des règles

• Réutilisation des règles au sein des diffférents processus

Processus principal

Moteur de règles

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Analytique/Simulation : vers l’optimisation des processus …

• Optimisation continue des processus

• Conception

• Production

• Minimisation des risques

• Prévalidation des process

• Reporting analytique

• OLAP

• Analyse des coûts

• Gestion des ressources

$0

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$100

$120

$140

Current New

AppraisalDocumentationUnderwritingApplication

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• Décisions basées sur visibilité temps réel et données et évènements applicatifs

• Réponses appropriées à tous scénarios, automatisées, avec support humain, optimisation en continu des processus

• Information temps réel aggrégeant des sources disparates dans une console web

• Les superviseurs disposent d’indicateurs pour gérer les opérations et organiser les ressources

Visibilité

… et des applications - FileNet BAM, agilité et visibilité

BAM – vers la Gestion de la Performance

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ING Direct

« Banque en ligne » du groupe ING

200 000 Clients en France

250 employés

SOCIETESOCIETE

Accompagner la forte croissance de l’activité ouverture de compte à effectif constant

Améliorer la gestion des comptes et du service Client

Mettre en place une solution technique capable d’accompagner la croissance sur le long terme

ENJEUXENJEUX

Référence :Ouverture de comptes

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Portfolio Compliance et Discovery

Permettre des recherches sécurisées

dans les contenus

d’Entreprise

S’assurer que l’information est capturée et gérée dans le respect des normes et règlementations

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IBM Compliance

SharePoint

RecordsManagement

RechercheAnalyse

La Conformité à l’échelle de l’Entrepriseune solution couvrant l’ensemble des besoins

Classificationdynamique

Collecteautomatisée

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Collecte automatisée : IBM Content Collector

• emails, documents, messageries instantanées, etc.

• Capture automatique, Dédoublonnage, indexation

• Classement automatisé

• Lien avec les processus associés

CM8 P8

Lotus Notes MS Outlook

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Automatisation des classements : IBM Classification Module

• Classement automatique dans le référentiel

• Documents et emails

• Combinaison de techniques avancées

• Classification textuelle via analyse statistique et règles

• Capacités d’apprentissage

• Intégration au référentiel ECM

Auto Classification Extraction Métadonnées Apprentissage Taxonomie

IBM ClassificationModule

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Records Management

• Gestion des ‘Records’

• Gestion avancée des plans de classement

• Gestion évènementielle des cycles de vie complexes

• Gestion avancée des règles de rétention

• Contenus électroniques et physiques

• Tout ou partie des référentiels

• Archives papier

• Capture automatique ‘ZeroClick’

• Sans contrainte sur les utilisateurs

• Certifications et Standards

• DOD 5015.2 STD V3

• Moreq, ISO 15489, Domea, etc.

IBM ECM

RecordsManag.t

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eDiscovery

• Recherche d’informations liées à un contexte de conformité

• Constitution d’un dossier

• Partage auprès des intervenants

• Analyse des contenus

• Dans un contexte de conformité

• Avec des outils spécifiques

• eDiscovery Manager

• eDiscovery Analyzer

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Enjeux

Référence : Credit Andorra

• Difficulté pour répondre rapidement aux demandes légales de recherche de messages

Solution

Bénéfices

• Capacité à répondre aux demandes d’information dans les délais voulus

• Éviter les amendes et jugements négatifs qui découlent de l’incapacité à produire ces preuves.

• Capacité à rechercher l’ensemble des messages ( dans des bases courrier multiples) et d’appliquer plusieurs mécanismes de suspension pour s’assurer de leur conservation pendant la durée voulue.

• Réduction des volumes de stockage par utilisation du Single instance store

• ICC for Mail (400 Boîtes Exchange)

• Content Manager

• eDiscovery Manager

• DR550

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Point d’accès unique et sécurisé à toute

l’information critique de l’entreprise

Moteur de recherche global

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IBM ECM : 2 évènements majeurs à ne pas manquer!Un livre blanc incontournable!

10 avril 2009 – Webcast Enterprise Content Management

En partenariat avec l’atelier BNP Paribas

Du 2 au 5 juin 2009 – Berlin

300 sessions techniques et témoignages clients

Livre Blanc

Gestion de Contenus d’Entreprise – Enjeux et Perspectives

Intéressé ? Notez le dans votre feuile d’évaluation

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POT

• Discovering the value of IBM Content-Centric BPM for Business Users

• Discovering the value of IBM FileNet Compliance

IBM Classification Module PoT

Discovering the value of IBM Enterprise Report Management featuring IBM Content Manager OnDemand : 20 mai 2009

Discovering the value of IBM Content Collector for eMails and files

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Merci

Pour en savoir plus …http://www.ibm.com/software/data/content-management/