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Guide de la sélection d’un prestataire dans le cadre de la mise en place d’une formation e-learning

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Assistance à la maîtrise d’ouvrage

Mise en place d’une formation e-learning

Ce guide est destiné à toute entreprise voulant mettre en place une solution e-learning, et tout prestataire de service proposant une assistance à la maîtrise d’ouvrage sur le choix de prestaires e-learning, afin de les aider dans l’élaboration d’un appel d’offre pour la sélection d’un prestataire.i

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La démarche de sélection d’un prestataire e-learning.

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La démarche d’assistance à la maîtrise d’ouvrage

2- SPECIFICATION DES BESOINS

3- APPEL D’OFFRES

1- LANCEMENT DU PROJET

5- CONTRAT

Validation

ValidationValidation

Validation

Validation

Validation

4- SELECTION DU FOURNISSEUR

Fig1 : Démarche de la maîtrise d’ouvrage de la mise en place d’une formation e-learning

Cette démarche de sélection d’un prestataire e-learning est constituée de cinq étapes : le lancement du projet, la spécification des besoins, l’appel d’offres, la sélection du fournisseur et le contrat. Le « lancement du projet » permet de définir le périmètre, les finalités, ainsi que les contraintes de la formation. Ensuite, lors de la « spécification des besoins » il s’agit de détailler ce que doit contenir la formation. En découle le cahier des charges, document support à la sélection du prestataire. Puis, vient la phase « d’appel d’offres » qui permet de « sélectionner un prestataire ». Enfin, une étape de « contractualisation » est nécessaire pour fixer les différents engagements de chacune des parties et les résultats attendus. La volonté de mettre en œuvre une formation en e-learning doit être intégrée à une démarche d’entreprise et le projet ne doit pas être sous-estimé du fait qu’il s’agit d’une formation à distance (au risque de voir la formation échouer).

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En effet, bien qu’émanant généralement d’une initiative d’un seul département, il s’agit d’un projet transverse à plusieurs services, et chacun doit connaître son implication. Parmis ces services, on retrouve : - Les ressources humaines qui gèrent la politique de développement des compétences. - Le service formation qui organise et développe le plan de formation. - Le service informatique qui devra s’occuper de la mise en place de la plate-forme et de sa maintenance. - Le service communication qui devra promouvoir la mise en place de la formation dans le le cadre de l’accompagnement au changement. De cette façon, l’entreprise donne dès le départ toutes les chances au projet d’aboutir. Conseils : >> Afin de s’approprier au mieux le e-learning et de maîtriser toutes les étapes de la mise en place et du suivi de ce dispositif, il peut être intéressant de débuter par un projet pilote pour une première expérience. Voici certains critères qui favorisent la bonne marche d’un projet, surtout dans le cas d’un premier projet de formation en ligne. Il faut dans l’idéal :

- un projet qui ne suscite pas trop de réticences, - qui ait le support de la direction, - que les utilisateurs soient bien ciblés, et motivés par le projet, - que le projet porte sur une formation dont l’entreprise maîtrise bien le

sujet en présentiel, mais pour laquelle les TICE pourraient être un élément d’amélioration.

De plus, s’il s’agit de la première formation en e-learning pour les apprenants, il faut les motiver et les accompagner au changement, en ne leur proposant pas un système de formation trop complexe. Mieux vaut qu’ils s’approprient une première formation puis leur proposer, si besoin, des parcours de formations plus complexes par la suite. Aussi, pour que la solution soit acceptée par les apprenants, il faut surtout que cette formation soit directement applicable, et qu’ils se rendent compte de l’apport qu’elle va avoir réellement dans leurs pratiques de tous les jours. >> Afin d’avoir des retours à l’appel d’offres correspondants le plus précisément aux besoins, il est important de détailler au maximum les attentes. Par exemple, en ce qui concerne la cible de la formation, les prestataires ne peuvent pas deviner (sans explication) s’il s’agit de personnes novices ou non dans l’utilisation des TIC, alors qu’en fonction de la cible la solution est à adapter. Si ces informations sont communiquées une fois le prestataire sélectionné et le contrat établi, ce contrat pourrait vite évoluer avec les nouvelles contraintes (planning, coût,…) Toutes les contraintes doivent bien être prises en compte et explicitées. Elles doivent aussi être prioritisées afin de permettre un classement plus rigoureux des offres qui seront faites.

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Cependant, il faut veiller à ne spécifier que les contraintes réelles. En effet si à l’un des points, cités dans ce document, l’entreprise n’a pas d’exigences spécifiques, il ne s’agit pas d’y trouver absolument une réponse, le prestataire étant aussi là pour conseiller dans les choix. De plus, laisser aussi une part de ‘liberté’ aux prestataires peut favoriser des propositions innovantes… et surprenantes ! 1. Le lancement du projet

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Définir l’organisation générale du projet

Préciser le domaine général de la formation

Contexte

Niveau visé par la formation

Objectifs généraux

Public cible

Lancement du projet

1- LANCEMENT DU PROJET

Validation

Dans cette étape, il s’agit de définir le but et le contexte de la formation, ainsi que les objectifs de la formation. La direction et les services formation et ressources humaines peuvent y participer. Si les participants à la formation sont déjà identifiés, il sera également intéressant de récolter leurs besoins. Pour identifier toutes les informations nécessaires au lancement, différents moyens sont utilisables, de l’entretien semi-directif à la réunion de recherche d’information au cours de laquelle des méthodes comme le diagramme d’affinité ou le brainstorming peuvent être utilisés afin de récolter toutes les informations nécessaires. Un document regroupant toutes ces informations sera produit. Le processus d’ingénierie pédagogique, décrit dans la norme ISO/IEC 19796-1, définit les différentes étapes d’un projet de formation utilisant les TIC. Les deux premières étapes de ce processus sont l’analyse des besoins et l’analyse du contexte. Ces deux étapes sont à suivre lors de la phase de lancement du projet e-learning.

Figure 1 : Processus d’ingénierie de formation décrit par la Norme ISO/IEC 19796-1

1. NAAnalyse des

besoins

2. FAAnalyse du

contexte

3. CDConception/

Design 4. DPDeveloppement/

Production

5. IMImplémentation

6. LPProcessus

d’apprentissage/ Réalisation

7. EOEvaluation/

Optimisation

1. NAAnalyse des

besoins

2. FAAnalyse du

contexte

3. CDConception/

Design 4. DPDeveloppement/

Production

5. IMImplémentation

6. LPProcessus

d’apprentissage/ Réalisation

7. EOEvaluation/

Optimisation

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Au cours de la phase de lancement, il s’agit donc de définir les grands axes de la formation et de développer les points concernant :

� L’analyse des besoins Pour définir au mieux les besoins, il convient de développer : - Le but de la formation Définir le périmètre du projet et le cadre de la formation permet de commencer à réfléchir à la stratégie et au type de formation souhaitée (uniquement e-learning ou formation mixte). - Les objectifs de la formation Les objectifs sont les descriptions des résultats souhaités des apprenants à l’issue de la formation. Ils indiquent, de manière générale, ce que chaque apprenant pourra acquérir au cours de sa formation et ce qu’il sera capable de faire en fin de formation. Il existe deux catégories d’objectifs : les objectifs de formation (ou objectifs généraux) et les objectifs pédagogiques. Les objectifs de formation indiquent ce que l’apprenant sera capable de faire dans son cadre de travail après avoir suivi la formation. Par exemple : l’apprenant sera capable de définir une stratégie de gestion des connaissances propres au contexte de son entreprise. Les objectifs de formation ne comportent pas de critères d’évaluation.

Les objectifs pédagogiques indiquent ce que l’apprenant va acquérir au cours de la formation et ce qu’il sera capable de faire sur le lieu de formation. Par exemple : l’apprenant sera capable à l’issue de la formation de réaliser le diagnostic KM de son entreprise.ii Il s’agit, ici, de définir les objectifs de la formation. Il est conseillé de tous les détailler. En effet, plus les attentes liées à la formation sont précises, plus le prestataire peut présenter la solution correspondant au mieux aux perspectives.

� L’analyse du contexte L’analyse du contexte va permettre aux prestataires de comprendre les objectifs adjacents de la formation. Il faut donc définir :

- Le contexte et le commanditaire de la formation

Il faut aussi détailler le contexte institutionnel et organisationnel lié à la formation : le type d’organisation, le secteur d’activité de l’organisation, etc. D’autres informations relatives au projet de formation sont aussi à prendre en compte, comme par exemple, la mise en oeuvre d’un nouveau logiciel sur lequel porte la formation, la formation est obligatoire pour tous les salariés ou non, etc.). - Les enjeux sous-jacents pour l’entreprise

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Il est important pour l’entreprise de faire apparaître tous les objectifs visés par la mise en place de la formation en e-learning. Et si possible, l’explication de pourquoi l’entreprise à choisi une formation en e-learning. Même si ces buts sont indirects, il est utile aux prestataires de les connaître. Par exemple, si l’un des buts consiste à mettre à jour rapidement les connaissances des collaborateurs cela signifie que les contenus ont besoin d’une maintenance régulière, et donc que l’outil doit permettre cette maintenance en interne, simplement et rapidement. Autre exemple, si un objectif indirect vise à faire passer, au travers de ce projet, l’image d'une entreprise innovante, il s’agit d’autant de points d’informations que le prestataire ne peut pas, en soit, savoir mais qui sont importants pour les choix concernant la solution qu’il va présenter. - Le public cible En fonction des caractéristiques du public cible de la formation, cette dernière peut changer du tout au tout. Il faut donc définir tous les éléments caractérisant les futurs apprenants (fonction dans l’entreprise, compétences à acquérir,…). Préciser le contexte d’utilisation des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) par les futurs apprenants est aussi très important pour le prestataire de solution e-learning. En effet, si les apprenants connaissent Internet ou s’ils sont peu familiarisés aux technologies de l’information, la solution proposée sera alors différente. Ainsi, pour anticiper de possibles réticences ou difficultés rencontrées par des utilisateurs novices en TIC, les fonctionnalités pourraient être moins complexes et le tutorat plus poussé dans la phase de lancement. Toujours dans ce même exemple, un regroupement présentiel pourrait être nécessaire avant même de commencer la formation, afin de montrer comment utiliser l’application. Notons aussi que, sur ce point, il faut tenir compte du niveau d’utilisation des TIC par les formateurs et tuteurs, et le cas échéant prévoir une formation pour ces derniers également. Si plusieurs cibles sont concernées, il est impératif de les définir individuellement afin que le prestataire puisse déterminer les différentes modalités de la formation.

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2. La spécification des besoins

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Spécification des besoins

2- SPECIFICATION DES BESOINS

Validation

Définition des besoins liés au contenu et à l’articulation du cours

Définition des besoins liés aux fonctionnalités de la plateforme de formation

Dans la norme ISO 19796-1, la troisième étape décrite est la phase de conception et design, qui reprend le plan de formation, le tutorat, les orientations techniques. Il s’agit donc d’un point qui sera détaillé par le prestataire ou concepteur. Néanmoins, afin de faire les choix adéquats et que les solutions proposées, en réponse à l’appel d’offre, correspondent au mieux aux besoins, vous devrez spécifier un ensemble d’éléments inhérents à votre structure et vos besoins. Il s’agit de décrire les perspectives attendues de la formation. Toutes les exigences en terme de contenus, de fonctionnalités techniques, de mise en place organisationnelle, de budget et de délais seront donc définies dans un document de spécifications des besoins. Les services formation, ressources humaines et informatique sont impliqués dans cette étape. Le service communication peut aussi intervenir dans la détermination des spécifications en faisant, en parallèle à la promotion de la formation à venir, une enquête (questionnaire, interview, etc.) auprès des collaborateurs sur ce qu’ils attendent d’une telle solution. De cette façon, les collaborateurs se sentant pris en compte et le dispositif pouvant les cibler au mieux, la formation aura un meilleur impact. - Exigences en matière de contenus de formation. Pour ce qui est des sources de contenus pour la formation, le service formation doit décrire quels sont les documents de référence existants : documents, manuel utilisateur, référentiels de compétences, formation existante, etc. Cela permet de définir s’il s’agit d’un ‘remodelage’ de contenus existants ou bien s’il faut ‘créer’ complètement des nouveaux contenus. Le prestataire peut dès lors définir les besoins en expertise nécessaires. Sur ce point, il faut aussi préciser la disponibilité en interne d’un collaborateur pouvant apporter cette expertise (la personne qui fait la formation en présentiel, par exemple) et accompagner la mise en œuvre de la formation à distance. En fonction de cela, et des besoins d’expertise pour la formation, le prestataire peut estimer la nécessité ou non de recourir à un expert de contenu externe.

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Pour ce qui est de la mise à disposition des documents deux solutions sont possibles : - soit, un pré-tri est effectué en interne, afin de ne donner que les chapitres intéressants et de légender les documents. - soit, ils sont fournis tels quels au prestataire, qui doit prendre le temps de prendre connaissance de l’ensemble des documents avant de travailler les contenus. Pour les contenus que l’entreprise fournit, il faut bien préciser si elle en détient les droits d’auteur. En effet, il est interdit de reproduire tels quels des documents dont elle n’aurait pas la propriété, sans l’autorisation de l’auteur. Ainsi, en fonction, le prestataire, saura s’il est possible de réutiliser des documents sources (image, texte,…) ou non. Pour ce qui est des contenus de formation, il ne s’agit pas uniquement de transposer les documents sous forme électronique. C’est ainsi que le prestataire pourra proposer dans la formation divers types d’activités pédagogiques possibles telles que des simulations, jeux de rôles, études de cas, quiz, travaux de groupe, …

>> Dans tous les cas, lors du choix du prestataire, l’implication nécessaire de l’entreprise dans la phase de conception est à valider entre les deux parties, afin qu’il n’y ait pas d‘incompréhension pour la suite du projet. - Exigences techniques : spécifications, contraintes et fonctionnalités souhaitées Il s’agit ici de spécifier les exigences concernant les fonctionnalités de l’application et les contraintes induites par les outils informatiques en place, afin que le prestataire trouve le meilleur compromis. C’est aux services informatique et de formation de faire le point sur ces différents éléments, entre les contraintes techniques qu’exigent le système informatique de la société et les fonctionnalités souhaitées pour la formation. - Outils de communication En fonction de la position de l’entreprise vis-à-vis des différents outils de communication, il s’agit d’indiquer les éventuelles préférences concernant les modalités de communication entre les apprenants eux-mêmes mais également entre les apprenants et le tuteur. Il est également possible de laisser le prestataire présenter les différentes possibilités offertes pour la future application qu’il faudra alors concilier avec les contraintes et règles internes. Le chat, le forum, la messagerie, les listes de diffusion, la visioconférence, etc. sont quelques-uns des outils de communication existants. - Fonctionnalités Certaines fonctionnalités sont couramment utilisées comme, par exemple, la mise à disposition d’un glossaire ou le suivi des apprenants. L’entreprise peut déjà répertorier celles qu’elle aimerait dans la formation. Ensuite, le prestataire peut proposer la mise en place d’autres fonctions couramment utilisées pour les formations.

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Mais pour ce qui est des fonctionnalités particulières, il est important pour l’entreprise de spécifier tous les éléments fonctionnels spécifiques tels que la nécessité de relier la formation à une base de données utilisateurs, les questions d’interopérabilité entre plusieurs systèmes, etc.

- Standards Il existe des standards qui permettent la réutilisation d’un cours d’une plate-forme à une autre. Ainsi, si la plate-forme de formation vient à évoluer ou à être changée, les cours créés précédemment, s’ils sont conformes à un standard, pourront être réutilisés dans un nouveau dispositif à condition qu’il soit lui aussi compatible au même standard. De la même façon, si l’entreprise a une plate-forme compatible à un standard et pour laquelle elle a déjà créé des cours en interne, il lui sera possible de compléter l’offre de formation en achetant des cours en externe et les intégrer facilement dans le dispositif lui aussi compatible au standard. C’est pourquoi, il faut spécifier si les cours sont amenés à être réutilisés par la suite (par exemple, dans une filiale), ou bien si d’autres formations sont susceptibles d’être ajoutées, afin que le prestataire fasse le bon choix et que vous ne soyez pas pénalisé par la suite. Il existe deux principaux standards techniques : AICC (Aviation Industry CBT (Computer Based Training) Committee) et SCORM (Sharable Content Object Reference Model) iii. - Spécifications techniques de la formation Ici, nous entendons toutes les spécificités autres qui peuvent être liées au cas particulier de la formation et de la cible (points qui sont peut être déjà apparus au niveau de la rubrique « cible »). Par exemple, si la formation doit être suivie par des personnes mal voyantes, ou si elle doit être accessible depuis l’extérieur de l’entreprise (choix Internet, intranet…), etc. - Environnement technologique Le choix de la solution de formation doit se faire obligatoirement en fonction de l’environnement informatique de l’entreprise et en fonction du matériel informatique mis à disposition des apprenants. En effet, si par exemple, la solution proposée contient des éléments vidéos, ou des animations de très grandes résolutions, alors qu’en interne l’entreprise a un réseau à faible bande passante, des problèmes d’exploitation pourraient avoir lieu par la suite. Il faut donc indiquer toutes les caractéristiques techniques (ordinateurs - personnels ou en salle de formation -, réseau, logiciels, périphériques…) afin que les propositions correspondent aux exigences techniques de la formation. Il s’agit aussi ici de spécifier tous les éléments, en place dans l’entreprise, liés à la sécurité de l’information. Comme, par exemple, spécifier, s’il y a des restrictions d’accès aux ordinateurs avec l’autorisation ou non d’installer des logiciels ou plugings, les règles du firewall et de l’anti-spam, etc. En effet, si par exemple le tuteur vient à mettre à jour une donnée sur la plate-forme et que celle-ci envoie un e-mail à l’ensemble des apprenants, il faut être sûr que le logiciel contre les spam, ne le détecte pas comme tel uniquement parce que le nombre de destinataires serait peut être important.

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- Mise à jour Les choix techniques sont faits aussi en fonction de cet aspect. En effet, en fonction de la fréquence d’évolution des contenus, la solution est à adapter avec, si besoin, la mise en place d’une interface d’administration des contenus. Il faut, néanmoins, avoir à l’esprit que les fonctionnalités à développer doivent être adaptées aux besoins réels de l’entreprise puisque leur mise en œuvre peut être conséquente. Les besoins de mises à jour fréquentes peuvent, par exemple, influencer sur le choix de certaines technologies. En effet, la maintenance d’une formation développée avec des logiciels spécifiques, peut demander soit des connaissances sur le logiciel (et donc l’entreprise est liée au prestataire, si elle ne les a pas en interne), soit des fonctionnalités supplémentaires de mise à jour. À partir de là, souvent, un compromis doit être fait, entre le ‘tout technologique’ et son contraire pour, par exemple, ne proposer que les animations/exercices dans des technologies dynamiques, c’est-à-dire qui permettent des mises à jour simplifiées. De la même façon, si les contenus de formation vont évoluer très fréquemment, alors il n’est peut être pas judicieux d’opter pour des éléments médiatisés trop couteux et qui devront être reproduits à chaque mise à jour (l’exemple des vidéos est significatif). De plus, il s’agit de déterminer qui sera en charge de la maintenance une fois la formation mise en place. - Chartes de l’entreprise Il s’agit de faire figurer les spécificités potentielles des chartes graphique et fonctionnelle de l’entreprise en les joignant éventuellement à l’appel d’offre (si elles ne sont pas confidentielles).

- Exigences en matière organisationnelle - L’accompagnement des apprenants par le tuteur Afin de motiver les apprenants dans leur formation, il faut qu’ils se sentent soutenus, aidés en cas de difficulté. C’est pourquoi, la mise en place de tutorat est essentielle. En effet, une fois la formation mise en place, un suivi est donc primordial pour optimiser la réussite de cette formation, c’est-à-dire son appropriation par les apprenants. Deux types de tutorat sont possibles : - le tutorat réactif où le tuteur attend d’être sollicité par les apprenants et ne fait que répondre à des questions ou problèmes au fur et à mesure qu’ils se posent. - et le tutorat proactif où le tuteur va au devant des étudiants, propose des activités, des réunions de travail, etc. pour relancer et motiver les apprenants… Le choix de ce tutorat dépend des modalités de la formation à mettre en place (un fort suivi ou à l’inverse l’autonomie des apprenants…), et de la disponibilité du tuteur.

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Les services formation et ressources humaines doivent au préalable réfléchir aux disponibilités futures des tuteurs. Il faut également identifier la ou les personnes qui pourront effectuer ce tutorat, et les impliquer dans le processus de formation, d’autant plus que, peut-être eux aussi devront être formés à l’application. Les règles relatives aux pratiques de tutorat devront être communiquées et bien connues des apprenants. iv - La mise à disposition de temps de formation Se former en ligne ne signifie pas se former plus rapidement. Certes, les apprenants ne perdent pas de temps à se rendre sur le lieu de formation, mais l’apprentissage, en lui-même, ne se fait pas forcément plus rapidement en ligne qu’en présentiel. Donc, comme c’est le cas pour une formation donnée en salle, il est impératif de laisser du temps aux apprenants pour qu’ils effectuent leur formation. Cela peut être évident et pourtant… ! Pour une formation en e-learning, cela signifie aussi, que la direction et les ressources humaines doivent accepter le fait que pendant le temps où le collaborateur est à son poste en train de se former, il n’est pas disponible pour réaliser ses activités quotidiennes. Il s’agit aussi de convenir avec les collaborateurs (les futurs apprenants et les autres), que pendant les temps de formation, les apprenants ne doivent pas être perturbés par des questions diverses et que (sauf urgence) les demandes doivent se faire après, ceci afin de respecter les temps de formation. - La mise à disposition de ressources Avant la mise en place d’une formation e-learning, il s’agit aussi pour le service technique de prévoir et de planifier la disposition des diverses ressources nécessaires (salles, ordinateurs,…) pour la formation de leur collègues. - Délais : Temps et planning L’estimation des charges et délais est assez complexe, et peut varier selon le contexte de l’entreprise. Néanmoins, il faut estimer un délais minimum de conception de 6 à 8 mois. Selon les solutions proposées, le délai peut très largement varier. Il s’agit donc pour l’entreprise d’indiquer surtout les dates butoires fixes, d’autant plus si elles sont contraignantes (par exemple, la formation doit être suivie avant le lancement du nouveau produit dans 6 mois). Ainsi, s’il s’agit d’une date limite pour la mise en place de la formation alors le prestataire pourra proposer en retour un rétro planning détaillé de la conception de cette formation. Les choix et la conception de la formation en découlent donc directement. C’est pourquoi, si l’entreprise propose des dates irréalistes, le prestataire a un devoir de conseil et devra signaler qu’il s’agit de délais utopiques.

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- Budget : Selon le budget proposé, les solutions vont varier ; entre du texte écrit avec quelques schémas et une scénarisation interactive avec des animations visuelles et sonores, le temps et le budget ne sont évidemment pas les mêmes… mais, parfois, l’apport pédagogique non plus ! L’augmentation de l’apport pédagogique n’est pas non plus relatif au budget ou au nombre d’animations qui seront réalisées dans le contenu de formation. Le budget varie donc en fonction des types de médias utilisés. Néanmoins, ce n’est pas parce qu’une formation est composée de beaucoup d’animations et de vidéos qu’elle a un bon retour en terme pédagogique. A l’inverse, une formation avec uniquement du texte risque d’être longue et fastidieuse pour l’apprenant. Il s’agit donc pour le prestataire (concepteur pédagogique) de trouver un bon compromis et de mettre en parallèle chaque élément médiatisé avec son apport pédagogique (comme un retour sur investissement). Si le budget n’est pas estimé, alors les propositions des fournisseurs varieront fortement, et le risque est d’avoir des réponses trop éloignées du budget que l’entreprise peut réellement allouer. Il est donc conseillé de donner une fourchette du budget à consacrer à la réalisation de la mise en œuvre de la formation (à hauteur de +/- 10 %).

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3. L’appel d’offres

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Rédaction cahier des charges d’appel d’offres

Rédaction et modulation de l’appel d’offres en deux lots distincts (conception de modules de cours / plateforme de diffusion)

Questionnaire d’appel d’offres

Publication questionnaire d’appel d’offres

Appel d’offres

3- APPEL D’OFFRES

Validation

Les différents éléments développés précédemment permettent de rédiger le cahier des charges d’appel d’offres. Après l’appel d’offres, un cahier des charges de la formation sera établi avec le prestataire. Ce document contiendra les propositions du prestataire répondant aux besoins définis dans l’appel d’offre, ainsi que les évolutions demandées par l’entreprise.v Préalablement à la sélection du prestataire Comme expliqué préalablement, avant de choisir un fournisseur, il est très important d‘impliquer tous les services concernés dans les étapes de spécifications des besoins et contraintes, afin de recenser les besoins de chacun d’eux (le service IT, le service des ressources humaines et formation, mais aussi le service communication,…). De plus, afin de pouvoir choisir un prestataire de façon objective, il peut être intéressant d’établir une liste de critères pondérés d’évaluation et de la prioritiser. Ainsi, la sélection sera plus facile et ne dépendra pas uniquement du critère financier ou esthétique. Publication de l’appel d’offres Pour recevoir des réponses cohérentes avec les besoins, il est important de réaliser un pré-choix des prestataires auxquels cet appel d’offre sera envoyé. Les sites Internet, brochures sont d’excellentes sources d’informations. En effet, un ciblage trop large entraînerait la réception de nombreuses offres de services qu’il faudrait analyser (sans forcément qu’il y en ait plus qui adhèrent au projet et correspondent aux besoins énoncés). Sur cette base, l’appel d’offres peut être envoyé à plusieurs prestataires présélectionnés.

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4. La sélection du fournisseur

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Sélection du fournisseur

Analyse des offres

Sélection de quelques fournisseurs

Etablissement et déroulement d’un scénario d’essai

Evaluation finale et prise de décision

4- SELECTION DU FOURNISSEUR

Validation

Une fois la période de réponse à l’appel d’offres terminée, il s’agit alors de choisir une des solutions proposées. Si aucune ne convient, il est plus judicieux de lancer un second appel d’offres (et peut être de revoir les prestataires pré-choisis) plutôt que d’opter pour une proposition qui risque d’aboutir à une formation inadéquate. Comparer les propositions en étudiant, les critères répertoriés avant le lancement de l’appel d’offre. Confronter également les budgets (la moins chère n’est pas forcément la meilleure), les plannings (plus ils sont détaillés, plus le budget correspondant est fiable), les solutions pédagogiques (et leurs explications) et techniques, et les prototypes. Aussi, plus la réponse est complète et détaillée, plus le prestataire a travaillé à cette réponse. Cela peut être un gage de qualité, de transparence et de sérieux (les prix, durées, etc. ne sont pas estimés grossièrement). Pour que le projet aboutisse, il est primordial de sélectionner un prestataire fiable. Donc, pour la ou les solutions retenues, il est conseillé de vérifier, de façon approfondie, l’expérience en création de contenus pédagogiques des prestataires (texte, image, son, vidéo). Pour cela, il est courant de demander un détail des compétences de chacune des personnes qui vont intervenir sur le projet, de contacter certains de leurs clients pour avoir leurs retours d’expériences ou de demander des démonstrations de solutions e-learning développées récemment.

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5. Le contrat

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Contrat

Figer les clauses du contrat

Valider les engagements

Communiquer les engagements

Clôturer la phase d’étude et de sélection

5- CONTRAT

Validation

Pour la phase de contractualisation, un cahier des charges de la formation est établi avec le prestataire, avec les propositions de ce dernier en réponse aux exigences et modifications, les durées, coûts,… Ce cahier des charges, ajouté au contrat, va permettre de se prémunir des difficultés : expliciter tout ce qui peut paraître normal à l’entreprise mais qui ne l’est pas forcément pour quelqu’un qui n’est pas dans le même contexte, afin d’éviter tout risque d’incompréhension. En annexe, il est impératif, par exemple, de mettre un glossaire des termes métiers, ainsi que d’en demander un pour les termes spécifiques à la formation. Dans le contrat, il s’agit aussi de préciser l’implication de chacune des parties pendant la phase de création : les besoins de participation de certains collaborateurs de l’entreprise, ainsi que les livrables et sous-livrables attendus du prestataire. Un planning détaillé de conception de la formation est aussi joint au contrat. Suivi de la réalisation / gestion du projet. Il faut noter que plus le suivi de la conception de la formation est régulier entre l’entreprise et le prestataire, plus le développement de la formation est optimal. C’est pourquoi, il est recommandé à l’entreprise d’être toujours impliquée dans le projet, une fois le prestataire choisi. De plus, il est important de spécifier contractuellement les validations des phases du projet qui sont à effectuer par le commanditaire et de formaliser les modalités pour celles-ci et les corrections demandées.

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Planning - Organisation

8

Planning - Organisation

2,5

–3 m

ois

Pour synthétiser, voici le récapitulatif des cinq étapes de la maîtrise d’ouvrage de la mise en place d’une formation e-learning :

Etapes

Documents créés

Lancement du projet

�

Document reprenant la structure, le contexte et les objectifs du projet.

Spécification des besoins

�

Document de spécifications des besoins

Appel d’offres

�

Cahier des charges d’appel d’offres et liste des critères d’évaluation du fournisseur

Sélection du fournisseur

�

Rapport d’évaluation du fournisseur

Contrat

�

Contrat avec le nouveau cahier des charges établi entre le prestataire et l’entreprise

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REFERENCES i Si le choix entre formation en présentiel ou e-learning n’est pas encore établi, le CRP Henri Tudor a élaboré un site Internet de sensibilisation à l’usage du e-learning, www.AllAboutElearning.lu, dans lequel responsables, formateurs, et apprenants peuvent faire la comparaison des avantages et inconvénients d’une solution e-learning selon leurs besoins. ii Dans le cas où, la réalisation de la formation en ligne est développée en interne, il existe une formation proposée par le CRP Henri Tudor à destination de formateurs qui souhaitent passer au e-learning « Concevoir une formation e-learning » (rajouter adresse), où sont, entre autres, développées les notions d’objectifs de formation ou pédagogiques. iii Pour en savoir plus sur les standards: SCORM: http:www.adlnet.org/, Et AICC http://www.aicc.org/ ivLe CRP Henri Tudor propose une formation « Devenez e-tuteur » (www.sitec.lu) v Le CRP Henri Tudor propose un modèle de Cahier des charges d’une formation en ligne disponible sur le site www.AllAboutElearning.lu,