Formation Mediadix
Monter et suivre un marché de numérisation
15 juin 2012
Luc Bellier – [email protected]
Département de la Conservation
En guise d’introduction Un bon CCTP décrit votre besoin Il traduit la façon dont vous souhaitez
travailler avec le prestataire Il traduit la façon dont vous pouvez
travailler avec le prestataire Un CCTP est indissociable de sa mise en
œuvre et donc du suivi du marché.
Plan1. L’appel d’offre : de la commande à
l’analyse2. Le pilotage3. Le suivi : du contrôle au management de
la qualité
Appel d’offres : l’essentiel
Toutes les prestations à réaliser, rien que les prestations
Le nombre et le type de tâches à sous-traiter varient selon ce que la bibliothèque peut supporter en interne
Cadre contractuel d’une offre concurrentielle (prix, organisation, ressources, compétences…) et dans lequel le projet sera réalisé
Cadre pour l’évaluation technique et financière des offres
1. L’appel d’offre
Instruction préalable Type et étendue des prestations souhaitées types et caractéristiques des documents, traitements,
volumétrie… Objectifs du projet destination des documents numériques Contraintes et risques sur le projet
ressources humaines et financières et obligations afférentes ; planning et durée du projet ; contraintes techniques
Modalités techniques et logistiques
L’instruction permet de définir les contours de l’AO : Forme et structure du marché (allotissement, tranches…) Éléments clé et les contraintes à signaler Éventuels points incertains résolus en phase de test ou pour
cette date
1. L’appel d’offre
Pièces et rédaction Cahier des clauses techniques particulières (CCTP)
Cahier des clauses administratives et financières (CCAP)
Eventuellement, le règlement particulier de la consultation (RPC)
peut contenir des conditions particulières d’attribution (ex : modalités de notation avec la pondération des notes technique et financière)
L’acte d’engagement, comprenant notamment : Engagement de solvabilité, informations financières prix du candidat avec le bordereau de prix unitaires :
découpage par prestations homogènes et liste des prix unitaires
1. L’appel d’offre
Pièces et rédaction Rédaction la plus précise et complète possible des
prestations demandées, en préservant l’avenir
Attention, avoir un niveau de détail pertinent
Permettre aux candidats de définir leur offre et leur prix
Ne pas préciser à la fois les volumes précis et un Ne pas préciser à la fois les volumes précis et un montant financier mini/maxi du marché : cela montant financier mini/maxi du marché : cela empêche toute mise en concurrenceempêche toute mise en concurrence
Ne pas dédouaner l’entreprise de ses responsabilités et s’appuyer sur ses compétences
1. L’appel d’offre
Pièces et rédaction Plan du CCTP
Contexte du projet et résumé des prestations Détail des prestations selon la chaîne de production Annexes
Plan du CCAP Contexte et objet du projet Résumé des prestations Structure du marché ; montants financiers Délais : délais et modalités de livraison, de contrôle, de réfection Payement : modalités et délais Pénalités et modalités d’application Aspects juridiques : droits sur la numérisation, assurances, secret
professionnel Règlement particulier de la consultation
Bordereau de prix unitaires (BPU)
1. L’appel d’offre
Le CCTPDéfinition précise des besoins et de la prestation
- Que va-t-on numériser ? (volumes en documents et en page, description des caractéristiques physiques des collections)
- Que peut-on numériser ?
- Comment va-t-on numériser ? (mode image, mode texte, description du document numérique)
1. L’appel d’offre
Définition des livrables- Livrables de production (document
numérique)- format et structuration des documents
numériques- modalités techniques de livraison- stockage après livraison
- Livrables de suivi - Tout documents ou fichiers permettant le suivi
des transactions (enlèvements des objets, livraison des objets ou des documents numériques)
- Modalités de contrôle et livrables du client au prestataire
Le CCTP1. L’appel d’offre
Selon quel planning travaille-t-on ?Le CCAP doit prévoir les délais et l’organisation globale du marché.
Délais d’exécution : tranches, délais de production, de validation, de réfections ; planning contractuel ; pénalités sur les retards
Une période de test : permet de détailler toutes les attentes du client et de préciser les moyens pour les réaliser. Sa durée est relative à la complexité de la prestation. Si l’organisation le nécessite c’est à cette étape qu’il faut rédiger les procédures.
La planification de la production courante : s’établit pendant la phase de test. Ce planning doit être contractuel pour ne pas être tributaire des seuls rythmes du prestataire
Le CCAP1. L’appel d’offre
Que paie-t-on ? Modalités financières- Définir la forme du marché, les montants ou les volumes ;
l’unité de comptage (la page) et les caractéristiques permettant de définir le BPU
Les pénalités : - sur le retard, la perte, la dégradation des objets : levier pour
tenir le prestataire
Comment paie-t-on ?- Processus d’admission => délais de contrôles et d’admission
contractuels et maîtrisables.
Le CCAP1. L’appel d’offre
Comment gère-t-on et finit-on un marché ?Il faut pouvoir clore un marché et demander des corrections. Mais pour pouvoir arrêter le marché, il faut admettre que tout ce qui a été livré ne sera pas forcément payé si la qualité n’est pas suffisante en fin de marché
Soit définir les modalités de réfections et de fin de marché
Le CCAP1. L’appel d’offre
Analyse des offres et choix Uniquement à partir des offres Les critères de notation et leur
pondération doivent être définis et communiqués (RPC)
Ne pas évaluer des points non prévus aux cahiers des charges
Poser des questions si besoin Lever les ambiguïtés Attirer l’attention d’un candidat sur un point
important Les questions ne doivent pas conduire à
ajouter des éléments nouveaux : seulement des précisions
1. L’appel d’offre
Le pilotage consiste à mettre en place les structures et les indicateurs permettant de suivre et de contrôler le respect de ses engagements. Ils sont garantis par le respect de procédures mises en place chez les contractants et entre eux. Ils peuvent être définis au lancement du marché et/ou dans les CCAP et CCTP.
Le pilotage d’un projet
Direction du projet :
Maître d’œuvreMaître d’ouvrage : client
Direction du projet :
Chef de projet
Comité de projet
Comité de pilotage
Experts
Chef de projet
Experts
2. Le pilotage
Les structures de pilotage :Le comité de projet
- Sa composition : des compétences techniques, administratives et des personnes ayant compétences pour décider au nom des deux contractants.
- Ses fonctions : suit des plannings, validation techniques des étapes du projet (test, production etc.), suit la qualité, rappelle au besoin les consignes et procédures en cas de dérives.
Le comité de pilotage- Sa composition : définie au lancement du marché et pour la durée du projet, elle rassemble les chefs de projet des deux contractants, et les personnes ayant autorité pour le suivi stratégique du projet.
- Ses fonctions : suit le projet au niveau stratégique et décisionnel, rend des arbitrages soumis par le comité de projet, valide formellement les étapes du projet.
Le pilotage d’un projet2. Le pilotage
Des procédures pour :Décrire des opérations liées à la mise en œuvre de la prestation Lever les ambiguïtés d’une organisation informelles’inscrire dans une démarche de management de la qualité
Procédures bipartites : livraison, départ et retour des documents, validation des livraisons, facturation etc.Procédures chez le prestataire : des opérations clés dans la bonne réalisation de la prestation peuvent être décrites pour comprendre les méthodes du prestataire et s’assurer qu’elles garantissent la qualité de la prestation.Procédures internes : Si certaines opérations lourdes impliquent plusieurs acteurs, sur des actions stratégiques (facturation par exemple) il peut être utile de formaliser la façon de procéder, et les intervenants.
Le suivi d’un marché3. Le suivi
Les indicateurs :suivi de l’avancement du marché :
volumes produit, livrés, validés, corrigés etc.délais de production, délais d’immobilisation des
documents etc.
suivi de la qualiténombres de documents rejetés, répartition par motif etc.
suivi financierpermet de décider quand une commande est remplie,
facturable...
Le suivi d’un marché3. Le suivi
Gestion de la qualité Suivi qualité de la chaîne de production Critères de qualité de la numérisation
3. Le suivi
20
Gestion de la qualité La politique qualité n’est pas le contrôle qualité
Le contrôle qualité « seul » consiste à s’assurer pour une grande partie de la production de sa conformité aux attentes Fait porter sur le client ce qui est de la responsabilité du
prestataire : la qualité de la production Coûteux et gourmand en personnel Peu efficace au final, et de moins en moins efficace à mesure
que les volumes de production augmentent par rapport aux moyens humains sur le projet
La politique qualité consiste à mettre en œuvre dans la gestion de projet les dispositifs nécessaires à la maîtrise de la qualité de production et donc du projet
La démarche qualité est une dimension permanente de la gestion du projet à toutes les étapes de celui-ci
3. Le suivi
Formation Infonum 4A - 10/05/2012 - Gestion de la qualité21
Corrélation risque / qualité / coût
coût
Risque Indice : 1
Coût service ou prestation complète
Écart à la norme, qualité
disqualité surqualité
Risque Indice = 0
3. Le suivi
Management de la qualité Le management de la qualité consiste en la mise en
place d’une organisation du travail dont les conditions permettent d’assurer la qualité d’un service ou d’une prestation.
Cela implique : La définition des critères de qualité définis dans la prestation La rédaction des règles et procédures liées dont la mise en
œuvre est déterminante dans le respect des critères qualité La mise en œuvre de moyens à la mesure de l’exigence des
procédures Et inversement. L’élaboration d’indicateurs de suivi permettant de s’assurer
que ces critères sont respectés.
3. Le suivi
Management de la qualité : les critères
Ces critères peuvent porter sur tous les aspects de la prestation : Délais et respect des plannings (immobilisation
des objets, livraison des documents numériques) Volumes (fluidité des livraisons et enlèvements,
régularité) Qualité de la prestation (taux de refus des
objets, taux de rejet des livraisons de documents numériques) par :
contrôle exhaustif, contrôle par échantillon,
3. Le suivi
Management de la qualité :chartes et procédures, le plan qualité
La définition de ces critères de suivi de la qualité avec le prestataire implique la rédaction de documents où seront formalisés ces critères et les conditions nécessaires à leur respect.
L’ensemble de ces documents constitue un plan qualité.
Les chartes y définissent ce qui est autorisé et ce qui est interdit (recueil d’exemples et de règles)
Les procédures décrivent la démarche à suivre pour une prestation donnée dans le respect des règles établies dans les chartes. (Que faire si la règle est respectée ? Que faire si elle ne l’est pas ?)
3. Le suivi
Management de la qualité :suivre la qualité
• Les indicateurs connus sont établis selon vos exigences et les contraintes afférentes du prestataire.
• Ils sont suivis par le responsable de projet
• Ils sont étudiés par le comité de projet et des solutions doivent être données en cas de dérive.
• Il existe deux approches pour gérer la qualité :– Méthode par contrôle final – Méthode par audit sur les chaînes de production
3. Le suivi
Management de la qualité :suivre la qualité
• Méthode par contrôle final : les causes de rejets par le client doivent être motivées, examinées et étudiées avec le prestataire afin :– De trouver l’origine du problème– De l’aider à apporter une solution permettant la mise
en place de mesures correctives et curatives (le problème est peut être vu chez le prestataire mais sa cause est peut être chez le client)
• Méthode par audit sur les chaînes de production, il faut :– que l’ensemble des étapes auditées soit décrit par
des procédures.– Que l’audit soit préparé par une personne n’ayant
pas la charge du projet (questionnaire, audit, rapport d’audit)
– Que les audits entraînent des mesures correctives et curatives dont la mise en œuvre est suivie par le comité de projet.
3. Le suivi
Merci de votre attention Vos questions ?
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