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UNIVERSITE D’ABOMEY –CALAVI

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FACULTE DES SCIENCES AGRONOMIQUES (FSA)

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COURS : ACCESS 2007

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parparparpar

Moïse K.B. SODJINOU

2012

ACCESS

2007

Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : [email protected], Tel : (00229) 96110037

Guide du volet de navigation

Cette rubrique explique comment utiliser le volet de navigation, une nouvelle

fonctionnalité de Microsoft Office Access 2007. Le volet de navigation

remplace un ancien outil, appelé fenêtre Base de données. Vous pouvez

également l'utiliser en remplacement des menus généraux ; ces écrans

permettaient de parcourir une base de données et d'effectuer des tâches, telles

que l'exécution des états.

Dans les versions précédentes d'Access, vous utilisiez la fenêtre Base de

données pour manipuler les objets de la base de données : les tables, les

formulaires, les états et les autres composants. Vous l'utilisiez par exemple pour

ouvrir des objets afin de les utiliser ou lorsque vous souhaitiez modifier leur

conception. Vous pouvez maintenant effectuer ces tâches à l'aide du volet de

navigation.

Par ailleurs, vous pouvez aussi utiliser le volet de navigation pour créer des

groupes personnalisés contenant les objets d'une base de données. Ces groupes

sont également une nouveauté dans Office Access 2007 ; vous pouvez les

utiliser à la place des menus généraux. Par exemple, si vous utilisiez un menu

général dans une version précédente d'Access pour ouvrir deux formulaires

d'entrée des données et que vous exécutiez trois états, vous pouvez créer un

groupe personnalisé dans Office Access 2007 qui crée juste ces formulaires et

états et masque les autres objets de la base de données.

Présentation du volet de navigation

Lorsque vous ouvrez une base de données nouvelle ou existante dans Office

Access 2007, les objets de votre base de données — les tables, les formulaires,


les états, les requêtes, les macros, etc. — apparaissent dans le volet de

navigation. Cette figure illustre le volet :

Le volet de navigation apparaît par défaut lorsque vous ouvrez une base de

données dans Office Access 2007 — le volet remplace la fenêtre Base de

données utilisées dans les versions antérieures d'Access. En règle générale, dans

les cas où vous utilisiez la fenêtre Base de données (dans une version précédente

d'Access) pour effectuer une tâche, vous exécuter à présent cette même tâche en

utilisant le volet de navigation. Par exemple, si vous devez exécuter un état ou

entrer des données directement dans une nouvelle ligne de la table, vous utilisez

maintenant le volet de navigation.

Nouvelles tâches qui peuvent désormais être effectuées dans le volet de

navigation

Outre pour les tâches habituelles, vous pouvez utiliser le volet de navigation

pour importer des données de ou exporter des données vers Microsoft Office

Excel 2007 ou Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Vous pouvez

également utiliser la nouvelle fonctionnalité Collecte de données fournie par

Microsoft Office Outlook 2007. Pour obtenir de plus amples informations sur

l'utilisation de la fonctionnalité de collecte de données, consultez la section

Collecter des données à l'aide du courrier électronique de cet article.

Consultez également l'article Collecter des données à l'aide de messages

électroniques.


Le volet de navigation et les menus généraux

Pour les bases de données que vous créez dans Office Access 2007, le volet de

navigation peut aussi remplacer les menus généraux pour les opérations de

navigation les plus courantes. Si vous ne connaissiez pas encore Access, les

menus généraux sont des écrans qui regroupent des ensembles de tâches, par

exemple : l'exécution d'un état ou l'ouverture d'un ou de plusieurs écrans d'entrée

de données.

L'illustration suivante présente un menu général typique créé dans une version

précédente d'Access.

Le volet de navigation présente de nombreux avantages par rapport aux menus

généraux. Par exemple, vous pouvez gérer les objets d'une base de données (les

copier, les supprimer, modifier leur conception, etc.), ce que vous ne pouviez

pas faire avec un menu général. En outre, le volet de navigation reste visible en

permanence — en revanche, un menu général peut être masqué par d'autres

fenêtres ouvertes.

Si vous ne souhaitez pas afficher tous les objets d'une base de données, mais que

vous ne voulez pas créer de menu général, vous pouvez créer des catégories et

des groupes personnalisés d'objets dans une base de données ; vous pouvez alors


afficher uniquement cette liste personnalisée dans le volet de navigation.

Supposons, par exemple, que vous exécutiez un ensemble de trois états tous les

vendredis matin. Au lieu de parcourir une liste d'objets de base de données pour

trouver ces états, vous pouvez créer une catégorie personnalisée dans le volet de

navigation et y placer un groupe de raccourcis vers ces états. Vous apprendrez

plus loin dans cette rubrique comment procéder.

Si vous aviez créé des menus généraux dans les versions précédentes d'Access,

ces écrans s'ouvrent et s'exécutent dans Office Access 2007, mais ils ne

fonctionneront peut-être pas exactement de la même manière. Par exemple, dans

les versions précédentes d'Access, de nombreux menus généraux contenaient un

bouton ou un autre contrôle qui affichait la fenêtre Base de données. Si vous

cliquez sur un tel contrôle dans un menu général, Office Access 2007 active le

volet de navigation, puisqu'il remplace la fenêtre Base de données. Pour plus

d'informations sur la création de groupes et catégories personnalisés, voir la

section Créer des catégories et groupes personnalisés (menus généraux) plus loin

dans cette rubrique.

Les sections suivantes présentent le volet de navigation et expliquent comment

l'utiliser.

Fonctionnalités et contrôles du volet de navigation

La figure suivante illustre le volet de navigation et les contrôles qu'il fournit et

décrit brièvement leur utilisation.


Menu Définit ou modifie les catégories par lesquelles le volet regroupe des

objets de base de données. Cliquez sur le menu pour afficher la catégorie en

cours d'utilisation. Cliquez avec le bouton droit sur le menu pour effectuer

d'autres tâches telle que le démarrage de la boîte de dialogue Options de

navigation. Pour plus d'informations sur l'utilisation de catégories et groupes,

consultez la section "Comment le volet de navigation groupe des objets", plus

loin dans cet article.

Bouton Ouvrir/Fermer la barre de redimensionnement Développe ou réduit le

volet de navigation. Le bouton ne masque pas entièrement le volet. Pour y

parvenir, vous devez définir une option de base de données globale. Pour savoir

comment procéder, consultez la section "Définir des options globales pour le

volet de navigation", qui apparaît plus loin dans cet article.

Zone Rechercher Trouvez rapidement des objets dans des bases de données

volumineuses en entrant une partie ou la totalité du nom d'un objet. En cours de

saisie, le volet masque tous les groupes qui ne contiennent pas d'objets

correspondant au texte de votre recherche. Pour obtenir de plus amples

informations sur l'utilisation de la recherche, consultez la section "Utiliser la


recherche pour trouver rapidement des objets dans des bases de données

volumineuses," qui apparaît plus loin dans cet article.

Groupes Par défaut, le volet affiche les groupes visibles comme des ensembles

de barres. Pour développer ou fermer un groupe, cliquez sur les flèches haut ou

bas. N'oubliez pas que les noms de groupe changent lorsque vous modifiez les

catégories. Pour en savoir plus sur les groupes, consultez la section "Comment

le volet de navigation groupe des objets," qui apparaît plus loin dans cet article.

Objets de base de données Les tables, formulaires, états, requête et autres

objets d'une base de données. Les objets qui apparaissent dans un groupe donné

dépendent de la logique qui se trouve à la base de la catégorie parent. Par

exemple, su vous utilisez la catégorie Type d'objet, le volet crée des groupes

distincts pour les tables, les formulaires, les rapports, etc. À son tour, chaque

groupe affiche les objets qui font logiquement partie de celui-ci — le groupe des

tables affiche uniquement les tables et ainsi de suite.

Espace blanc Cliquez droit sur l'espace blanc qui se trouve en bas du volet de

navigation pour exécuter plusieurs tâches. Vous pouvez modifier les catégories,

trier les éléments du volet et afficher ou masquer les détails (notamment la date

de création) pour les objets de chaque groupe.

Access propose deux méthodes pour utiliser les commandes du volet de

navigation. Vous pouvez en exécuter certaines à partir du ruban ou cliquer avec

le bouton droit sur les objets du volet et sélectionner une tâche dans le menu

contextuel qui s'affiche. N'oubliez pas que les commandes d'un menu contextuel

varient selon le type d'objet sélectionné. Par exemple, si vous cliquez avec le

bouton droit sur une table, vous pouvez publier ses données dans Office Word

2007 ou l'exporter vers Office Excel 2007. Mais si vous cliquez avec le bouton

droit sur une macro, Access propose moins de commandes, parce que cela n'a

aucun intérêt d'afficher une macro Access dans Word ou Excel.


Points à retenir avant de continuer :

Le volet de navigation remplace les menus généraux pour la plupart des tâches

de navigation et il remplace également la fenêtre Base de données.

Si vous aviez l'habitude d'utiliser la fenêtre Base de données pour effectuer une

tâche, par exemple, pour ouvrir un état en mode Création, vous accomplissez

maintenant cette tâche à partir du volet de navigation ou des commandes du

ruban.

Les menus généraux créés dans d'anciennes versions d'Access fonctionnent dans

Office Access 2007. Cependant, Office Access 2007 ne prend pas en charge

certaines commandes souvent utilisées dans les menus généraux, par exemple,

une commande pour afficher la fenêtre Base de données.

Pour en savoir plus sur l'utilisation des menus généraux dans Office Access

2007, consultez l'article Où sont passez mes menus généraux ?.

Le volet de navigation classe vos objets de base de données par catégories, qui

elles-mêmes contiennent des groupes. Ces groupes contiennent, à leur tour, un

ou plusieurs objets de base de données, tels que des tables, formulaires et états.

Access fournit un ensemble de catégories prédéfinies (p. ex. Tables et vues) qui

regroupent les objets d'une base de données selon la table à laquelle ils font

référence. Par exemple, si vous avez une table de données de fournisseurs et un

formulaire pour entrer et modifier ces données, ces objets figurent dans le même

groupe. Vous pouvez à tout moment définir un groupe personnalisé.

Vous utilisez principalement deux types d'éléments dans le volet de navigation :

les objets de base de données et les raccourcis menant à ces objets. Souvenez-

vous que les raccourcis ne peuvent exister que dans les catégories et groupes

personnalisés. Chaque fois que vous manipulez des objets en dehors d'un groupe

personnalisé, vous utilisez les objets proprement dits. Par exemple, vous pouvez


supprimer un raccourci sur la table d'un groupe personnalisé sans risque. En

revanche, si vous ouvrez une catégorie ou un groupe prédéfini et supprimez une

table, vous risquez d'altérer une partie ou la totalité du fonctionnement de votre

base de données.

N'oubliez pas non plus que les objets de base de données des catégories et

groupes prédéfinis peuvent fournir des jeux de tâches et de commande différents

de ceux des raccourcis des catégories et groupes personnalisés. Par exemple,

vous pouvez supprimer des objets d'une catégorie ou d'un groupe personnalisé,

mais vous ne pouvez pas les supprimer d'une catégorie ou d'un groupe prédéfini.

Les étapes des sections suivantes expliquent comment effectuer les diverses

tâches dans le volet de navigation, p. ex. : modifier les groupes d'objets dans le

volet, ouvrir des tables ou formulaires afin de les utiliser, renommer des objets

et définir et modifier les propriétés des éléments.

Comment le volet de navigation regroupe les objets

Par défaut, le volet de navigation affiche tous les objets d'une base de données et

les classe par catégories. Il divise encore les objets de chaque catégorie en

groupes. La catégorie par défaut des nouvelles bases de données créées dans

Office Access 2007 est Tables et vues associées et le groupe par défaut de cette

catégorie est Toutes les tables. Ce nom de groupe par défaut apparaît dans le

menu situé en haut du volet de navigation. La catégorie Tables et vues associées

groupe les objets d'une base de données selon les tables auxquelles ils sont

associés. Par exemple, si une table nommée Contacts est associée à un

formulaire, deux requêtes et un état, le volet de navigation place ces objets dans

un groupe nommé Contacts.


Remarque Certains objets peuvent apparaître plusieurs fois dans la catégorie

Tables et vues associées. Lorsqu'un objet est basé sur plusieurs tables, il apparaît

dans les groupes créés pour chaque table. Par exemple, si un état prend ses

données dans deux tables, il apparaîtra dans les groupes créés pour chaque table.

Important Tandis que vous continuez, n'oubliez pas que si vous supprimez l'un

de ces objets (même s'il semble y avoir un doublon), vous supprimez l'objet lui-

même et vous pouvez altérer en partie ou totalement le fonctionnement de votre

base de données. Si vous souhaitez masquer des objets en double, cliquez droit

sur l'objet, puis cliquez sur Masquer dans ce groupe.

Pour les bases de données créées dans des versions plus récentes d'Access, la

catégorie par défaut est Type d'objet et le groupe par défaut est Tous les objets

Access. Cette catégorie regroupe les composants de vos bases de données par

type : les tables se trouvent dans le groupe Tables, les formulaires dans le

groupe Formulaires, etc. La figure suivante présente les groupes de la catégorie

Type d'objet.

Remarque : Si vous ouvrez une base de données non approuvée (c'est-à-dire

que la Barre des messages apparaît à l'ouverture de la base de données), Access

bloque tout le contenu potentiellement dangereux par défaut et aucun objet

bloqué n'apparaît dans la catégorie ou dans le groupe correspondant dans le volet

de navigation. En revanche, ces objets bloqués apparaissent dans le groupe

Objets non associés. Par exemple, si un objet tel qu'une requête contient une

fonctionnalité peu sûre, elle apparaîtra dans le groupe Objets non associés du


volet de navigation. En outre, si vous utilisez cette requête comme source de

données pour un contrôle d'un formulaire ou d'un état, vous ne pourrez pas

ouvrir ce formulaire ni cet état depuis le volet de navigation. Pour restaurer un

objet dans son groupe normal, ou pour pouvoir ouvrir des objets désactivés,

vous devez tout d'abord approuver la base de données. Pour en savoir plus sur

l'approbation des bases de données et sur la sécurité dans Office Access 2007,

consultez l'article Sécuriser une base de données Access 2007.

Si vous souhaitez regrouper vos objets différemment, vous pouvez sélectionner

une autre catégorie à l'aide du menu situé en haut du volet de navigation. La

figure suivante illustre le menu.

Catégories Affiche les catégories prédéfinies et personnalisées pour la base de

données ouverte. La coche indique la catégorie actuellement sélectionnée.

Sélectionnez la catégorie qui regroupe le plus logiquement les objets de votre

base de données.

Groupes Les groupes prédéfinis ou personnalisés qui se trouvent dans une

catégorie donnée. Les groupes changent en fonction de la catégorie sélectionnée.

Points à retenir lorsque vous utilisez ce menu :


La partie supérieure du menu contient les catégories, tandis que les groupes sont

situées dans la partie inférieure. Les groupes changent selon la catégorie

sélectionnée et le titre du menu varie selon le groupe ou la catégorie choisie. Par

exemple, si vous choisissez la catégorie Tables et vues associées, Access crée un

groupe appelé Toutes les tables et ce groupe devient le titre du menu.

Si les catégories et groupes prédéfinis ne répondent pas à vos besoins, créez des

groupes personnalisés. Access en fournit un de base que vous pouvez modifier,

mais vous pouvez en créer un de toutes pièces.

Si vous souhaitez créer l'équivalent d'un menu général ou en remplacer un qui

existe déjà, vous devez créer un groupe personnalisé. Pour plus d'informations

sur cette procédure, consultez la section Créer des catégories et groupes

personnalisés (menus généraux) plus loin dans cet article.

Vous ne pouvez pas filtrer directement les éléments du menu, mais les

catégories et les groupes constituent une sorte de filtrage. Supposons par

exemple que vous souhaitiez voir uniquement les requêtes. Pour cela,

sélectionnez la catégorie Type d'objet, puis Requêtes dans la zone des groupes

du menu.

Utiliser le volet de navigation pour gérer les objets de base de

données

Les procédures décrites dans les sections suivantes expliquent comment utiliser

le volet de navigation pour gérer les objets de vos bases de données. Vous

connaissez peut-être déjà certaines tâches, comme le changement de nom d'un

objet, mais d'autres sont spécifiques à Office Access 2007, par exemple la

définition des options d'affichage pour les bases de données stockées sur un

serveur SharePoint.

Ouvrir et fermer le volet de navigation et ses objets


Par défaut, le volet de navigation s'affiche lorsque vous ouvrez une base de

données dans Office Access 2007, y compris si elle a été créée dans une version

précédente d'Access. Vous pouvez empêcher que le volet de navigation s'affiche

automatiquement en définissant une option globale. Les étapes suivantes

expliquent en détail comment procéder.

Afficher ou masquer le volet

Cliquez sur le bouton dans l'angle supérieur droit du volet de navigation.

Raccourci clavier Appuyez sur F11.

Remarque Lorsque le volet de navigation est masqué, vous pouvez l'afficher en

cliquant sur le texte vertical Volet de navigation ou en appuyant sur la touche

F11.

Empêcher le volet de navigation de s'afficher par défaut

Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Options d'accès.

La boîte de dialogue Options Access s'affiche.

Cliquez sur Base de données actuelle et, sous Navigation, activez ou désactivez

la case à cocher Afficher le volet de navigation. Cette option est activée par

défaut.


Remarque Nous vous conseillons de masquer le volet de navigation

uniquement si vous disposez d'un formulaire, d'un menu général ou d'une autre

méthode pour démarrer les objets de votre base de données.

Utiliser la Zone de recherche pour rechercher des objets de la base de données

Les bases de données volumineuses peuvent contenir un grand nombre d'objets

— des tables, des formulaires, des états, des requêtes, etc. Utilisez la zone

Rechercher pour trouver un objet rapidement.

Rechercher un objet

Dans la zone Rechercher, entrez une partie ou la totalité du nom d'un objet de la

base de données.

Lorsque vous entrez votre texte à rechercher, la liste de groupes dans le volet de

navigation est modifiée. Le volet masque spécifiquement tous les groupes sauf

une le qui contient l'objet que vous recherchez.

Pour arrêter votre recherche et pour restaurer tous les groupes masqués,

supprimez le texte de votre recherche ou cliquez sur l' Effacer la chaîne de

recherche, située à droite de la zone Rechercher.

Remarque La liste des groupes du volet de navigation est modifiée dès lors que

vous entrez du texte dans la zone de recherche. Si vous entrez un texte qui ne

correspond à aucun objet de votre base de données, le volet de navigation

masque tous les groupes de la base de données ouverte. Si le volet devient

subitement vide, vous savez que vous devez modifier votre texte.


Ouvrir un objet de base de données

Pour exécuter un objet de base de données individuel, tel qu'un formulaire, un

état ou une requête, ou pour modifier la conception d'un de ces types d'objets,

ouvrez-les directement à partir du volet de navigation. Retenez ceci avant de

continuer :

Vous ne pouvez pas exécuter de modules de code Visual Basic pour

Applications (VBA) à partir de ce volet. En double-cliquant sur un module (ou

en le sélectionnant et en appuyant sur ENTRÉE), vous démarrez simplement

l'éditeur Visual Basic.

Vous pouvez exécuter des macros à partir de ce volet, mais vous ne verrez peut-

être pas les résultats et, selon ce que fait la macro, vous risquez de provoquer

une erreur.

Ouvrir un objet de base de données afin de l'utiliser

Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table, la requête, l'état ou tout

autre objet que vous souhaitez ouvrir. Vous pouvez aussi faire glisser un objet

dans l'espace de travail d'Access ou mettre un objet en surbrillance et appuyer

sur ENTRÉE.

Ouvrir un objet de base de données en mode Création

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'objet de base de

données à modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

Vous pouvez aussi mettre un objet en surbrillance et appuyer sur

CTRL+ENTRÉE.

Remarque La modification de la conception d'un objet de base de données peut

s'avérer complexe. Pour plus d'informations, voir l'article Concepts de base sur

la conception d'une base de données.


Renommer ou supprimer des objets

Vous pouvez renommer ou supprimer n'importe quel objet d'une base de

données.

Important La suppression d'un objet risque de perturber le fonctionnement d'une

base de données. En effet, une base de données relationnelle n'est pas un simple

« fichier » comme le sont les documents Word ou les classeurs Excel. Les bases

de données sont des ensembles de composants associés. Par exemple, une table

peut fournir des données à un formulaire, un état et une requête. La requête peut,

à son tour, fournir des données pour un autre formulaire et un autre état. Si vous

supprimez un objet dans cet ensemble de composants, vous risquez de

compromettre une partie ou la totalité des fonctionnalités de la base de données.

Les changements de nom posent moins de problèmes. Lorsque vous renommez

un objet, Access tente, par défaut, de propager cette modification à tous les

autres objets de base de données qui en dépendent. Toutefois, Access ne peut

pas propager les changements de nom dans les modules de code VBA ; vous

devez le faire manuellement, sinon votre code ne fonctionnera plus. De plus,

vous devez activer la correction automatique des noms pour que la propagation

puisse avoir lieu.

Comment activer la correction automatique de nom ?

Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Options d'accès.

Dans la boîte de dialogue Options Access, cliquez sur Base de données actuelle.

Sous Options de correction automatique de nom, cliquez sur Suivi des

informations de correction automatique de nom, puis sur OK au moment de

confirmer la modification.


Lorsque Access a fini de créer des mappages de noms pour la base de données,

cliquez sur Correction automatique de nom.

Renommer un objet de base de données

Dans le volet de navigation, trouvez l'objet à renommer et cliquez dessus avec le

bouton droit, puis cliquez sur Renommer.

–ou– Mettez l'objet en surbrillance et appuyez sur F2. Access vous donne accès

à la zone de saisie du nom de l'objet pour vous permettre de le modifier :

.

Tapez le nouveau nom et appuyez sur ENTRÉE.

Supprimer un objet de base de données

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'objet à supprimer

et cliquez sur Supprimer. Vous pouvez aussi mettre l'objet en surbrillance et

appuyer sur SUPPRESSION.

Afficher ou masquer des objets et des groupes

Vous pouvez masquer les groupes dans les catégories prédéfinies et

personnalisées et vous pouvez aussi masquer certains objets ou tous les objets

d'un groupe. Retenez ceci avant de continuer :

Vous pouvez rendre les groupes et les objets masqués totalement invisibles ou

les afficher dans le volet de navigation sous la forme d'icônes désactivées, c'est-

à-dire semi-transparentes. Pour cela, activez ou désactivez l'option Afficher les

objets cachés dans la boîte de dialogue Options de navigation ; ce paramètre

s'applique aux groupes et aux objets. Vous devez également définir cette option

lorsque vous souhaitez afficher ou restaurer un objet masqué. En règle générale,

cette option facilite l'affichage ou la restauration d'un groupe ou objet masqué.


Vous pouvez masquer un objet uniquement dans son groupe ou bien partout

(dans tous les groupes) à l'aide de sa propriété de masquage.

Vous pouvez masquer des groupes et des objets sans perturber le

fonctionnement d'une base de données.

Les étapes décrites dans les sections suivantes expliquent comment afficher les

objets masqués comme étant désactivés et comment masquer et réafficher des

groupes et objets.

Afficher des groupes et des objets comme étant semi-transparents et désactivés

Lorsque volet de navigation est ouvert, cliquez droit sur la barre de menu située

en haut du volet, puis cliquez sur Options de navigation.

Sous Options d'affichage, activez la case à cocher Afficher les objets masqués.

Masquer un groupe dans une catégorie

Dans le volet de navigation, cliquez droit sur la barre de titre du groupe que vous

souhaitez masquer, puis cliquez sur Masquer.

Restaurer un groupe masqué dans une catégorie

Si vous souhaitez afficher les groupes masqués comme des icônes semi-

transparentes désactivées, cliquez droit sur le groupe masqué, puis sur Afficher.

–ou– Si vous avez choisi de rendre les groupes masqués complètement

invisibles, suivez cette procédure :

Lorsque volet de navigation est ouvert, cliquez droit sur la barre de menu située

en haut du volet, puis cliquez sur Options de navigation.

Dans le volet Catégories, sélectionnez la catégorie où se trouve le groupe

masqué.


Dans le volet Groupes pour « catégorie », activez la case à cocher du groupe

masqué.

Cliquez sur OK.

Masquer un ou plusieurs objets dans un seul groupe parent

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur un ou plusieurs

objets, puis cliquez sur Masquer dans ce groupe.

Restaurer (réafficher) un ou plusieurs objets masqués uniquement dans un

groupe parent

Cliquez avec le bouton droit sur un ou plusieurs des objets masqués, puis cliquez

sur Afficher dans ce groupe.

Remarque Si vous avez décidé de rendre les objets masqués complètement

invisibles, suivez la procédure ci-dessus pour les afficher en semi-transparence,

puis cliquez avec le bouton droit sur ces objets.

Masquer un objet dans toutes les catégories et tous les groupes

Cliquez avec le bouton droit sur l'objet à masquer, puis sélectionnez Afficher les

propriétés. Une boîte de dialogue s'affiche avec les propriétés de l'objet.

Activez la case à cocher Masqué.

Restaurer un objet masqué dans toutes les catégories et tous les groupes

Cliquez avec le bouton droit sur l'objet, cliquez sur Afficher les propriétés, puis

désactivez la case à cocher Masqué.

Couper, copier et coller des objets de base de données

Les règles de suppression d'un objet de la base de données s'appliquent

également lorsqu'il s'agit de couper un objet — si vous ne le coupez pas


correctement, vous risquez d'endommager une partie ou la totalité de votre base

de données. Copier et coller des objets permet notamment d'effectuer les

opérations suivantes :

déplacer un objet d'un groupe personnalisé à un autre, surtout si vous n'utilisez

pas de souris ;

ajouter un objet à une autre base de données

insérer un objet dans un autre fichier, par exemple un document Word ou une

diapositive Microsoft Office PowerPoint 2007.

Couper un objet

Si l'objet que vous voulez couper est ouvert, fermez-le.

Dans le volet de navigation, cliquez droit sur l'objet à couper, puis sur Couper.

- ou - Dans le groupe Presse-papiers de l'onglet Accueil, cliquez sur Couper.

Raccourci clavier Mettez en surbrillance l'objet que vous souhaitez couper, puis

appuyez sur CTRL+X.

Copier un objet

Dans le volet de navigation, sélectionnez l'objet à copier, puis dans le groupe

Presse-papiers de l'onglet Accueil, cliquez sur Copier. Vous pouvez aussi cliquer

avec le bouton droit sur l'objet à copier, puis sélectionner Copier ou appuyer sur

CTRL+C.

Coller un objet

Dans le volet de navigation, sélectionnez l'emplacement pour l'objet coupé ou

copié. Ce peut être ailleurs dans le même volet de navigation ou dans le volet de

navigation d'une autre base de données.


Dans l'onglet Accueil, dans la section Presse-papiers, cliquez sur Coller. Vous

pouvez aussi sélectionner un groupe et appuyer sur CTRL+V.

–ou– Cliquez avec le bouton droit sur un groupe dans le volet de navigation et

cliquez sur Coller.

Importer un objet dans une base de données

Vous pouvez importer des tables de base de données, des fichiers texte, des

classeurs Excel et d'autres sources de données valides dans vos bases de données

Access. En règle générale, vous devez utiliser les commandes du groupe

Importer de l'onglet Données externes pour importer des données. Cependant,

vous pouvez également démarrer le processus d'importation en cliquant droit sur

une table du volet de navigation.

Démarrer le processus d'importation

Dans le volet de navigation, cliquez droit sur une table.

Dans le menu contextuel, pointez sur Importer, puis sélectionnez le type d'objet

que vous souhaitez importer.

L'Assistant Données externes —Type d'objet apparaît.

Suivez les étapes de l'assistant pour importer l'objet dans votre base de données.

Exporter un objet

Vous exportez un objet lorsque vous devez travailler avec des données dans un

autre programme, tel qu'Excel ou Word, et lorsque vous souhaitez partager des

données avec une autre base de données. Vous pouvez exporter des données de

tables, jeux de résultats de requêtes et formulaires. Les programmes vers

lesquels vous pouvez exporter des données varient selon ce que vous voulez

exporter. Par exemple, si vous exportez une table ou des résultats de requêtes,

vous aurez le choix entre des bases de données ODBC, dBASE et Paradox. Si


vous exportez un formulaire, Access fournit moins d'options parce que vous ne

pouvez pas partager de formulaires avec d'autres programmes de gestion de base

de données.

Exporter des données

Dans le volet de navigation, sélectionnez l'élément à exporter.

Dans l'onglet Données externes, cliquez sur l'option souhaitée sous Exporter.

Ou Cliquez droit sur l'objet, cliquez sur Exporter, puis sélectionnez une option.

Selon l'option sélectionnée, vous verrez apparaître une boîte de dialogue ou un

Assistant. Par exemple, si vous exportez une table vers Excel, la boîte de

dialogue Exporter – Feuille de calcul Excel s'affiche.

Spécifiez les options et les paramètres fournis par la boîte de dialogue ou

l'Assistant pour terminer l'exportation.

Définir le type d'affichage du volet de navigation

Vous pouvez afficher les détails des objets d'un groupe, par exemple la date de

création de chaque objet. Vous pouvez aussi afficher les objets sous forme de

listes ou d'icônes.

Définir l'affichage

Cliquez droit sur le menu situé en haut du volet de navigation, pointez sur

Afficher par, puis cliquez sur Détails, Icône ou Liste.


Vous pouvez également afficher le menu Afficher par en cliquant droit sur la

zone vide située au bas du volet de navigation.

Afficher les groupes d'une catégorie

Pour utiliser cette commande, la catégorie du volet de navigation doit contenir

au moins un groupe masqué.

Afficher tous les groupes

Cliquez droit sur le menu situé en haut du volet de navigation, puis cliquez sur

Afficher tous les groupes.

Afficher et définir les propriétés d'un objet de base de données

Chaque objet d'une base de données Access possède un ensemble de propriétés,

dont la date de la création et le type d'objet (p. ex. : formulaire ou état). Access

génère la plupart des propriétés automatiquement, mais vous pouvez aussi

ajouter une description à chaque objet et vous pouvez activer ou désactiver la

propriété Masqué d'un objet.

Pour comprendre la propriété Masqué, vous devez comprendre la manière dont

le volet de navigation regroupe les objets d'une base de données et comment

vous pouvez modifier ces regroupements. Pour savoir comment le volet

regroupe les objets, consultez la section Comment le volet de navigation groupe

des objets, qui apparaît plus haut dans cet article.

Définir les propriétés d'un objet

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'élément dont vous

souhaitez afficher ou définir les propriétés et cliquez sur Afficher les propriétés.

La boîte de dialogue Propriétés s'affiche et Access ajoute le nom de l'objet au

titre de la boîte de dialogue. Par exemple, si vous ouvrez un formulaire appelé


Commandes, le titre de la boîte de dialogue est : Propriétés de Commandes. La

figure suivante présente la boîte de dialogue.

Si vous le souhaitez, entrez une description pour l'objet dans la zone

Description. La figure précédente donne un exemple de description.

Au besoin, activez la case à cocher Masqué.

L'activation de l'option Masqué rend l'objet invisible, quels que soient la

catégorie ou le groupe que vous ou d'autres utilisateurs décidez d'afficher dans le

volet de navigation.

Collecter des données à l'aide de la messagerie électronique

Parmi les nouvelles fonctionnalités d'Office Professional 2007, citons la

possibilité de créer des systèmes de Collecte de données. Ces systèmes

combinent des messages électroniques créés dans Office Outlook 2007 avec des

formulaires au format HTML ou Microsoft Office InfoPath 2007. Vous

incorporez le formulaire dans le message, puis vous stockez les données

obtenues dans une table Access.


Remarque La procédure décrite dans cette section explique comment

entreprendre la création d'un système de collecte de données. Le reste de

l'opération dépasse le cadre de cet article. Vous trouverez des informations

détaillées sur la création d'un système de collecte de données dans l'article

Collecter des données par messagerie.

Début de la collecte de données par courrier électronique

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table ou la

requête où se trouvent les données collectées, puis cliquez sur Collecter et

mettre à jour les données par messagerie.

L'Assistant Collecte de données par messagerie démarre.

Suivez les instructions de cet Assistant pour créer et envoyer un message de

collecte de données. Pour plus d'informations sur l'utilisation de cette

fonctionnalité, voir l'article Collecter des données par messagerie.

Utiliser le Gestionnaire de tables liées

Utilisez le Gestionnaire de tables liées pour mettre à jour les liens entre une ou

plusieurs tables liées. Pour cela, votre base de données doit contenir une table

liée.

Pour en savoir plus sur l'importation et la liaison, consultez les articles suivants :

Importer ou lier à des données d'une autre base de données Access, Importer ou

lier à des données d'un classeur Excel, Importer depuis ou lier à une liste

SharePoint et Importer ou lier à des données d'un fichier texte.

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table liée, puis

sélectionnez Gestionnaire de tables liées.

La boîte de dialogue Gestionnaire de tables liées s'affiche.

Sélectionnez la ou les tables à mettre à jour et cliquez sur OK.


La boîte de dialogue Nouvel emplacement pour Nom de la table s'affiche.

Utilisez la liste Regarder dans pour accéder au nouvel emplacement de la table

ou des tables liées choisies à l'étape 2, puis cliquez sur Ouvrir.

Utiliser les catégories et groupes prédéfinis qu'Access fournit

Les procédures décrites dans ces sections expliquent comment regrouper les

objets d'une base de données à l'aide des catégories et groupes prédéfinis que

fournit Office Access 2007. Pour plus d'informations sur la création de groupes

personnalisés, voir Créer des catégories et groupes personnalisés (menus

généraux) plus loin dans cette rubrique.

Utiliser des catégories et des groupes

Le volet de navigation étant ouvert, cliquez sur le menu tout en haut de ce volet.

Pour sélectionner une catégorie, cliquez sur l'élément souhaité dans la partie

supérieure du menu.

–ou– Pour sélectionner un groupe, cliquez sur l'élément souhaité dans la partie

inférieure du menu.

Utiliser une autre méthode pour sélectionner des catégories

Cliquez droit sur le menu situé en haut du volet de navigation, pointez sur

Catégorie, puis cliquez sur la catégorie souhaitée.

Remarques

Retenez ceci avant de continuer :


Lorsque vous sélectionnez une catégorie, les groupes peuvent changer dans la

partie inférieure du volet. Par exemple, si vous passez de Type d'objet à Date de

création, les groupes changent pour correspondre aux dates auxquelles ils ont été

créés.

Lorsque vous sélectionnez un groupe, les objets du volet de navigation changent

en conséquence. Par exemple, si vous sélectionnez la catégorie Type d'objet et le

groupe Tables, vous ne voyez apparaître que les tables de la base de données

ouverte dans le volet.

Chaque fois que vous sélectionnez une catégorie, Access crée un groupe global

qui contient tous les objets de la base de données. Autrement dit, Access

suppose que puisque vous regroupez les objets d'une certaine manière (p. ex. par

tables), vous voulez aussi voir tous les composants. Vous avez toujours accès au

groupe global d'une catégorie donnée, parce qu'Access ajoute le terme

Tous/Toutes au nom du groupe. Par exemple, si vous sélectionnez la catégorie

Tables et vues, Access crée un groupe global appelé Toutes les tables. De plus,

Access utilise ce nom comme titre du menu jusqu'à ce que vous sélectionniez un

autre groupe.

Modifier ou supprimer une catégorie prédéfinie

Vous ne pouvez ni modifier ni supprimer les catégories prédéfinies d'Access.

Par exemple, vous ne pouvez pas supprimer une catégorie prédéfinie, ajouter un

groupe à l'une d'elles ni supprimer un de leurs groupes. Vous avez toutefois cette

possibilité lorsque vous créez une catégorie personnalisée et y ajoutez des

groupes personnalisés. Pour plus d'informations, voir la section suivante, Créer

des catégories et groupes personnalisés (menus généraux). Par ailleurs, vous

pouvez masquer n'importe quel groupe d'une catégorie prédéfinie et n'importe

quel objet de ces groupes. Les sections suivantes expliquent ces procédures.


Créer des catégories et groupes personnalisés

Vous créez des catégories et groupes personnalisés chaque fois que vous

souhaitez limiter ou personnaliser les groupes et objets du volet de navigation et

lorsque vous voulez créer l'équivalent Office Access 2007 d'un menu général.

Quand vous créez une catégorie personnalisée, vous la créez pour la base de

données ouverte et elle se déplace avec cette base. Vous ne pouvez pas

transférer des catégories et groupes personnalisés dans d'autres bases de

données.

Pour créer et gérer les catégories et groupes personnalisés, vous utilisez la boîte

de dialogue Options de navigation. La procédure générale est la suivante :

Commencez par créer une catégorie personnalisée. Vous pouvez aussi utiliser

celle que fournit Access : Personnalisé. Renommez-la et ajoutez ou supprimez

des groupes selon vos besoins. Vous pouvez aussi créer une catégorie quand

vous le souhaitez.

Une fois que vous avez créé une catégorie, vous pouvez créer un ou plusieurs

groupes pour celle-ci.

Fermez la boîte de dialogue Options de navigation. Dans le volet de navigation,

faites glisser et déposez ou copiez et collez les objets de base de données (les

tables, les formulaires, les états, etc.) que vous souhaitez attribuer à votre groupe

personnalisé. L'ensemble d'objets au complet se trouve dans un groupe appelé

Objets non attribués. Access crée ce groupe pour vous lorsque vous créez votre

catégorie personnalisée.

Remarque Lorsque vous ajoutez un objet de base de données à un groupe

personnalisé, Access lui crée un raccourci. Vous ne déplacez pas et ne copiez

pas l'objet lui-même. Si vous renommez ou supprimez un raccourci dans un


groupe personnalisé, ces modifications n'affectent pas l'objet parent, mais

uniquement le raccourci.

Lorsque vous avez fini de remplir votre ou vos groupes personnalisés, vous

pouvez masquer le groupe Objets non attribués ainsi que tous les groupes que

vous ne souhaitez pas afficher.

Créer une catégorie personnalisée

Cliquez avec le bouton droit sur le menu situé en haut du volet de navigation,

puis cliquez sur Options de navigation.

- ou - Cliquez droit sur la zone vide située en bas du volet de navigation, puis

cliquez sur Options de navigation.

Sous Catégories, cliquez sur Ajouter un élément. Une nouvelle catégorie

apparaît dans le volet de navigation, prête à être nommée. Cette figure présente

le volet et la nouvelle catégorie :

Vous pouvez ajouter au maximum 10 catégories personnalisées à une base de

données.

Tapez un nom pour la nouvelle catégorie et appuyez sur ENTRÉE.


Au besoin, essayez de lui donner un nom qui a un sens pour les personnes qui

utilisent votre base de données. Ensuite, notez que la légende du volet de droite

change pour afficher ce nom. Par exemple, si vous appelez la nouvelle catégorie

« Mon menu général », la légende du volet de droite indique Groupes de « Mon

menu général ». De plus, vous voyez que ce volet contient un groupe appelé

Objets non attribués. Access crée ce groupe par défaut. Il contient tous les objets

de votre base de données et vous utilisez les objets de ce groupe pour remplir

votre groupe personnalisé.

Une fois que vous avez créé une catégorie personnalisée, vous pouvez créer

autant de groupes que vous souhaitez pour celle-ci. Laissez la boîte de dialogue

Options de navigation ouverte et passez à l'étape suivante.

Créer un groupe personnalisé

Dans le volet Groupes pour « Nom du groupe », cliquez sur Ajouter un groupe,

puis tapez un nom pour le groupe. Répétez cette opération autant de fois que

nécessaire. Par exemple, Mon menu général peut contenir trois groupes : Entrée

de données, États et Requêtes. Ce sont les besoins des utilisateurs, ou vos

propres préférences, qui déterminent les groupes que vous ajoutez à ce stade.

Laissez la case à cocher Objets non attribués activée et cliquez sur OK. Access

referme la boîte de dialogue Options de navigation et ajoute votre nouveau

groupe personnalisé dans le volet de navigation. Vous ne le voyez pas parce que

vous ne regardez pas encore dans votre nouvelle catégorie.

Passez à la procédure suivante pour afficher le nouveau groupe et y ajouter des

objets.

Ajouter des objets à un groupe personnalisé

Cliquez sur le menu situé en haut du volet de navigation et dans la partie

supérieure du menu, cliquez sur votre nouvelle catégorie personnalisée. Le ou


les groupes créés pour cette catégorie figurent dans la partie inférieure du menu,

avec le groupe Objets non attribués.

Dans le volet de navigation, dans le groupe Objets non attribués, sélectionnez les

éléments que vous souhaitez utiliser dans votre groupe personnalisé, puis

déplacez-les vers ce groupe. Access propose plusieurs méthodes pour déplacer

les éléments sélectionnés. Vous pouvez :

faire glisser et déplacer les éléments un par un ;

maintenir la touche CTRL enfoncée, cliquer sur plusieurs éléments, puis les

faire glisser dans votre groupe personnalisé ;

cliquer avec le bouton droit sur les éléments sélectionnés, pointer sur Ajouter à

un groupe, puis cliquer sur le nom de votre groupe personnalisé.

Lorsque vous avez terminé, vous pouvez laisser le groupe Objets non attribués

affiché dans le volet de navigation ou le masquer.

Masquer le groupe des objets non attribués

Cliquez droit sur le menu situé dans la partie supérieure du volet de navigation,


Dans le volet Groupes pourcatégorie, désactivez la case à cocher Objets non

attribués.

Une fois que vous avez créé une catégorie et un groupe personnalisés, puis

ajouté des raccourcis à ce groupe, vous pouvez utiliser ces raccourcis pour créer

d'autres groupes. La procédure suivante explique comment procéder.

Créer un nouveau groupe personnalisé à l'aide d'un objet d'un groupe

personnalisé existant


Remarque Pour utiliser cette technique, vous devez d'abord créer une catégorie

et un groupe personnalisés selon les procédures décrites dans les sections

précédentes.

Avec une catégorie et un groupe personnalisés ouverts dans le volet de

navigation, cliquez avec le bouton droit sur un objet que vous souhaitez placer

dans un nouveau groupe.

Pointez sur Ajouter à un groupe, puis cliquez sur Nouveau groupe.

Un nouveau groupe apparaît dans le volet de navigation

Entrez un nom pour ce nouveau groupe, puis faites glisser et déposez d'autres

raccourcis vers ce nouveau groupe, selon les besoins.

Masquer les groupes et les objets d'une catégorie personnalisée

Pour masquer les groupes d'une catégorie personnalisée ou les objets d'un

groupe personnalisé, utilisez les mêmes méthodes que pour masquer des

éléments dans les catégories et groupes prédéfinis. Vous trouverez la liste des

tâches possibles et des procédures permettant de les effectuer plus haut dans

cette rubrique, dans la section Afficher ou masquer des objets et des groupes.

Supprimer et restaurer des objets dans les groupes personnalisés

Vos groupes personnalisés peuvent changer au fil du temps, en fonction des

besoins des utilisateurs et de l'entreprise. À tout moment, vous pouvez

supprimer et restituer des objets dans un groupe. Les sections suivantes

expliquent comment procéder.

Supprimer des objets d'un groupe personnalisé


Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'objet à retirer et

cliquez sur Supprimer.

Restaurer un objet dans un groupe personnalisé

Si le groupe Objets non attribués est masqué, affichez-le.

Procédure



Dans le volet Groupes pour « catégorie », activez la case à cocher Objets non

attribués.

Faites glisser et déposez l'objet souhaité du groupe Objets non attribués vers

votre groupe personnalisé.

Renommer un objet dans un groupe personnalisé

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'objet à renommer

et sélectionnez Renommer le raccourci.

Access entoure le nom d'une case de saisie et sélectionne le nom d'origine ; il ne

vous reste plus qu'à taper le nouveau nom.

Tapez le nouveau nom du raccourci, puis appuyez sur ENTRÉE.

Ajouter des objets de groupes personnalisés dans d'autres groupes personnalisés

Au fil de l'évolution de la base de données, vous pouvez créer un certain nombre

de catégories personnalisées, qui peuvent contenir plusieurs groupes. Access

propose une méthode pour déplacer rapidement et aisément les objets entre les

groupes d'une catégorie personnalisée. Vous pouvez également utiliser cette

procédure pour créer un nouveau groupe dans une catégorie. Pour cela, vous

devez afficher une catégorie personnalisée dans le volet de navigation. Pour plus


d'informations, voir la section Comment le volet de navigation regroupe des

objets plus haut dans cet article.

Déplacer des objets entre plusieurs groupes personnalisés

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'objet à ajouter

dans un autre groupe, pointez sur Ajouter à un groupe, puis cliquez sur le groupe

de destination souhaité.

Créer des groupes personnalisés

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'objet pour lequel

vous souhaitez créer un groupe personnalisé, pointez sur Ajouter à un groupe,

puis cliquez sur Nouveau groupe.

Un nouveau groupe s'affiche dans le volet de navigation.

Entrez un nom pour le nouveau groupe.

Faites glisser les objets à partir de n'importe quel groupe personnalisé, ou du

groupe Objets non attribués, vers le nouveau groupe.

Définir les options globales du volet de navigation

Vous pouvez définir et modifier plusieurs options globales dans le volet de

navigation. Cette section fournit une référence pour chacune de ces options.

Définir les options



Le tableau suivant récapitule les options et explique comment les utiliser.


Option À utiliser pour... Disponible pour

Afficher les

objets

masqués

Afficher les objets masqués sous la forme

d'icônes désactivées, en semi-transparence.

Désactivez cette option si vous souhaitez

masquer complètement les objets.

Groupes

prédéfinis et

personnalisés

Afficher les

objets

système

Afficher les objets système, tels que les

tables système

Groupes

prédéfinis et

personnalisés

Simple clic Ouvrir les objets avec un seul clic de souris. Groupes

prédéfinis et

personnalisés

Double-clic Ouvrir les objets avec un double-clic Groupes

prédéfinis et

personnalisés

Pour plus d'informations sur la définition des options, voir l'article Boîte de

dialogue Options de navigation.

Concepts de base sur la conception d'une base de données

Une base de données conçue avec précision permet d'accéder à des informations

à jour et exactes. Parce qu'une conception correcte est essentielle à la réalisation

de vos objectifs et à l'utilisation de la base de données, l'investissement en temps

nécessaire à l'apprentissage des concepts de création est très important. Vous

aurez ainsi la garantie que la base de données conçue répond à vos besoins et

peut évoluer.


Cet article présente des conseils pour la planification d'une base de données.

Vous apprendrez à faire le tri parmi les informations qui vous sont nécessaires, à

répartir les informations entres les tables et les colonnes et à établir un lien entre

les tables. Il est conseillé de lire cet article avant de commencer à créer votre

première base de données.

Terminologie relative aux bases de données

Microsoft Office Access 2007 organise les informations en tables : listes de

lignes et de colonnes, rappelant les livres de comptabilité ou les feuilles de

calcul Microsoft Office Excel 2007. Dans une base de données simple, vous

pouvez avoir une seule table. Pour la plupart des bases de données, vous aurez

besoin d'utiliser plusieurs tables. Par exemple, vous pouvez utiliser une table qui

stocke des informations sur des produits et une autre table qui stocke des

informations sur des commandes et une autre encore contenant des informations

sur les clients.

Chaque ligne est également appelée « enregistrement » et chaque colonne est

également appelée « champ ». Un enregistrement est un moyen cohérent de


combiner des informations portant sur un élément précis. Un champ est un

élément d'information unique qui figure dans chaque enregistrement. Dans la

table des produits, par exemple, chaque ligne ou enregistrement contient des

informations sur un produit en particulier. Chaque colonne ou champ contient un

certain type d'information sur ce produit, comme son nom ou son prix.

Critères d'une base de données bien conçue

Certains principes guident le processus de création d'une base de données. Le

premier principe est celui relatif aux données dupliquées également appelées

données redondantes et qui doivent être évitées car cela consomme de l'espace et

augmente la probabilité de l'apparition d'erreurs et d'incohérences. Le deuxième

principe concerne l'exactitude des informations. Si votre base de données

contient des informations incorrectes, les états qui utilisent ces informations

contiendront également des informations incorrectes. Par conséquent, toutes les

décisions que vous prendrez après avoir consulté ces états seront établies sur la

base d'informations erronées.

Une base de données bien conçue est une base de données qui :

Répartit les informations dans des tables dédiées à des sujets précis afin

d'éviter la redondance des données.

Fournit à Access les informations nécessaires pour lier les informations

dans les tables.

Garantit l'exactitude et l'intégrité des informations.

Répond à vos besoins en termes de traitement des données et de création

d'états.


Le processus de conception

Le processus de conception se compose des étapes suivantes :

Déterminer les objectifs de la base de données

Cette étape vous aide à vous préparer pour les étapes restantes.

Rechercher et organiser les informations requises

Rassembler tous les types d'informations que vous souhaitez stocker dans

la base de données, tels que les noms de produit et les numéros de

commande.

Répartir les informations dans des tables

Répartissez vos éléments d'information en entités ou sujets principaux,

tels que Produits ou Commandes. Chaque sujet devient ensuite une table.

Convertir des éléments d'information en colonnes

Choisissez les informations que vous souhaitez stocker dans chaque table.

Chaque élément d'information devient un champ et est affiché sous la

forme d'une colonne dans la table. Par exemple, une table Employés peut

contenir des champs du type Nom et Date d'embauche.

Définir des clés primaires

Choisissez la clé primaire de chaque table. La clé primaire est une

colonne qui sert à identifier de façon unique chaque ligne par exemple,

une colonne Numéro de produit ou Numéro de commande.

Définir les relations entre tables

Étudiez chaque table et déterminez de quelle façon les données d'une

table sont liées aux données des autres tables. Ajoutez des champs aux


tables ou créez de nouvelles tables pour clarifier les relations, le cas

échéant.

Affiner la structure

Analysez votre conception et recherchez les erreurs qu'elle peut contenir.

Créez les tables et ajoutes des enregistrements contenant des données

exemple. Vérifiez si vous obtenez les résultats attendus des tables créées.

Apportez des modifications en conséquence.

Appliquer les règles de normalisation

Appliquez les règles de normalisation des données pour vérifier si vos

tables sont structurées correctement. Si nécessaire, apportez des

modifications.

Déterminer les objectifs d'utilisation de la base de données

Il est conseillé de noter par écrit l'objectif de la base de données : à quoi va-t-elle

servir, comment souhaitez-vous l'utiliser et qui l'utilisera. Dans le cas d'une base

de données de petite taille conçue pour une utilisation domestique, vous pouvez

noter quelque chose du type : la base de données contient des informations

relatives aux clients, lesquelles permettront de réaliser des publipostages et de

créer des états. Si la base de données est plus complexe et si elle est utilisée par

plusieurs personnes, ce qui est souvent le cas dans les entreprises, l'objectif peut

facilement être exprimé dans un ou plusieurs paragraphes et il doit préciser à

quel moment la base de données sera utilisée et comment chaque personne devra

l'utiliser. Le but étant de fournir un exposé le plus précis possible auquel il

pourra être fait référence tout au long du processus de conception. Une fois cet

exposé établi, il vous est ensuite possible de vous concentrer sur les objectifs à

atteindre lorsque vous devez prendre des décisions.


Rechercher et organiser les informations requises

Pour rechercher et organiser les informations nécessaires, commencez par les

informations existantes. Par exemple, si vous conservez vos bons de commande

dans un registre ou si vous conservez les informations client sur des formulaires

papier classés dans une armoire, rassemblez ces documents et établissez la liste

de chaque type d'information (par exemple, de chaque zone à compléter dans les

formulaires). Si vous ne possédez aucun formulaire, imaginez alors que vous

devez en concevoir un pour enregistrer les informations client. Quelles

informations envisageriez-vous de noter sur ce formulaire ? Quelles cases

souhaiterez-vous créer ? Identifiez chacun de ces éléments et établissez-en la

liste. Supposez par exemple que la liste de vos clients se présente actuellement

sous la forme de fichez. Si vous étudiez ces fiches, vous constaterez qu'elles

mentionnent toutes un nom, une adresse, une ville, un code postal et un numéro

de téléphone. Chacun de ces éléments peut constituer une colonne potentielle

dans une table.

Lorsque vous préparez cette liste, ne vous préoccupez pas encore de sa

perfection. Préoccupez-vous plutôt d'établir la liste de chaque élément qui vous

vient à l'esprit. Si d'autres personnes doivent utiliser la base de données,

suggérez-leur de vous donner des idées. Vous pourrez affiner cette liste

ultérieurement.

Penchez-vous ensuite sur le type d'états ou de publipostages que vous souhaitez

créer à partir de la base de données. Par exemple, vous pouvez envisager de

créer un état des ventes montrant les ventes par région ou un état du stock qui

montre les niveaux du stock par produit. Vous pouvez également souhaiter

générer des lettres à envoyer aux clients pour leur annoncer un événement

commercial ou une promotion. Imaginez à quoi pourrait ressembler cet état.

Quelles informations doivent y figurer ? Établissez une liste contenant chaque


élément. Procédez de la même façon pour les lettres et pour tout autre état que

vous envisagez de créer.

Le fait de réfléchir aux états et aux publipostages que vous souhaitez créer, vous

permet d'identifier les éléments dont vous aurez besoin dans votre base de

données. Supposez par exemple, que vous offrez aux clients la possibilité de

recevoir ou non des mises à jour périodiques par courrier électronique et que

vous souhaitez imprimer le listing des clients qui ont opté pour la réception de

cette mise à jour. Pour enregistrer cette information, vous ajoutez une colonne «

Envoyer courrier électronique » dans la table des clients. Pour chaque client,

vous pouvez affecter la valeur Oui ou Non.

La nécessité d'envoyer des messages électroniques aux clients implique

d'enregistrer un autre élément d'information. Une fois que vous avez enregistré

le fait qu'un client souhaite être averti par message électronique, vous devez

vous procurer son adresse de messagerie. Par conséquent, vous devez enregistrer

une adresse de messagerie pour chaque client.

Il convient de créer un prototype pour chaque état ou listing et de se pencher sur

les éléments d'information nécessaires pour les produire. Par exemple, lorsque

vous réfléchissez à la lettre type, plusieurs choses vont vous venir à l'esprit.


Vous souhaiterez certainement y faire figurer une salutation — et par exemple,

une chaîne du type « M. », « Mme » ou « Melle ». Vous devrez donc créer un

élément de salutation. Par ailleurs, vous souhaiterez également commencer la

lettre par « Cher M. Dupont » et non par « Cher M. Jean Dupont ». Cela signifie

donc que vous devrez stocker le nom de famille séparément du prénom.

Il est important de noter que les informations doivent être scindées en plusieurs

parties utiles. Dans le cas d'un nom, pour faire en sorte de pouvoir utiliser

uniquement le nom, vous diviserez le nom en deux parties — le prénom et le

nom. Afin de trier un état par nom par exemple, il est utile de stocker le nom des

clients séparément. En règle générale, si vous souhaitez trier, rechercher,

calculer ou créer des états basés sur un élément d'information seulement, vous

devez stocker cet élément dans un champ qui lui est propre.

Établissez la liste des questions auxquelles vous souhaitez répondre en vous

aidant de la base de données. Par exemple, à quel montant s'élèvent les ventes de

votre produit vedette en clôture le mois dernier ? Quel est le lieu d'habitation de

vos meilleurs clients ? Qui est le fournisseur du produit qui enregistre les

meilleures ventes ? En anticipant ainsi, vous pourrez réduire le nombre

d'éléments à ajouter dans la base de données.

Une fois ces informations collectées, vous êtes prêt à passer à l'étape suivante.

Répartir des informations dans des tables

Pour répartir les informations dans des tables, vous devez décider quels sont les

entités et les sujets principaux. Par exemple, après avoir collecté et organisé les

informations pour une base de données dans laquelle sont enregistrées les ventes

de produits, la liste de départ pourrait ressembler à ce qui suit :


Les entités principales notées ici sont : les produits, les fournisseurs, les clients

et les commandes. Il est par conséquent logique de commencer avec quatre

tables pour stocker les faits concernant les produits, les fournisseurs, les clients

et les commandes. Bien que cela ne suffise pas à créer une liste complète, c'est

un point de départ. Vous pouvez continuer à affiner cette liste jusqu'à ce que

vous soyez satisfait du modèle obtenu.

Lorsque vous consultez cette première liste, vous pouvez être tenté de placer

tous les éléments d'informations dans une seule et même table au lieu de les

stocker dans quatre tables comme le montre l'illustration précédente. Vous allez

apprendre ici pourquoi cette idée est mauvaise. Penchez-vous un moment sur la

table représentée ici :

Dans le cas présenté ici, chaque ligne contient des informations relatives à la

fois à un produit et à ses fournisseurs. Étant donné que vous pouvez avoir

plusieurs produits pour un même fournisseur, le nom et l'adresse de ce


fournisseur devront être répétés plusieurs fois, ce qui utilise de l'espace disque

inutilement. En enregistrant les informations du fournisseur une seule fois dans

une table distincte appelée Fournisseurs et en liant cette table à la table Produits,

vous adoptez une bien meilleure solution.

Le deuxième problème que pose votre conception est lié à la modification des

informations des fournisseurs. Supposez par exemple, que vous deviez modifier

l'adresse d'un fournisseur. Cette adresse étant répétée en plusieurs endroits, vous

risquez de la modifier dans une table et d'oublier de la modifier dans les autres.

Ce problème est éliminé si vous enregistrez l'adresse dans une seule table.

Lorsque vous concevez votre base de données, essayez toujours d'enregistrer

chaque fait une seule fois. Si vous constatez que vous répétez une même

information dans plusieurs endroits, telle que l'adresse d'un fournisseur, placez

cette information dans une table distincte.

Enfin, supposez qu'un seul produit soit fourni par Le Cru Coho et que vous

souhaitiez supprimer le produit tout en conservant le nom et l'adresse du

fournisseur. Comment pourrez-vous supprimer le produit sans perdre également

les informations relatives au fournisseur ? Vous ne pourrez pas. Étant donné que

chaque enregistrement contient des faits sur un produit et des faits sur un

fournisseur, vous ne pouvez pas en supprimer un sans supprimer l'autre. Pour

que ces faits soient séparés, vous devez diviser la table en deux : une table pour

les informations produit et une table pour les informations fournisseur. La

suppression d'un produit entraînera uniquement la suppression des faits

concernant ce produit et non les faits concernant le fournisseur.

Une fois que vous avez choisi le sujet qu'une table doit représenter, les colonnes

de cette table doivent alors stocker des faits concernant uniquement ce sujet. Par

exemple, la table des produits doit stocker des faits sur des produits. Étant donné


que l'adresse d'un fournisseur est un fait concernant un fournisseur et non un fait

concernant un produit, elle doit être stockée dans la table des fournisseurs.

Convertir des éléments d'information en colonnes

Afin de déterminer quelles colonnes doivent constituer une table, vous devez

choisir les informations que vous souhaitez suivre concernant le sujet enregistré

dans la table. Par exemple, la table Clients peut être constituée, pour

commencer, des colonnes Nom, Adresse, Ville, Code postal, Envoyer courrier

électronique, Salutation et Adresse de messagerie. Chaque enregistrement de la

table contient le même jeu de colonnes et vous pouvez donc stocker les

informations Nom, Adresse, Ville, Code postal, Envoyer courrier électronique,

Salutation et Adresse de messagerie pour chaque enregistrement. Par exemple,

la colonne Adresse contient les adresses du client. Chaque enregistrement

contient des données sur un seul client et le champ d'adresse contient l'adresse

de ce client.

Une fois que vous avez déterminé le premier jeu de colonnes pour chaque table,

vous pouvez affiner davantage les colonnes. Par exemple, cela a plus de sens de

stocker le nom du client dans deux colonnes distinctes : Nom et Prénom, ce qui

permet d'appliquer un tri, d'effectuer des recherches ou d'indexer une colonne

seulement. De la même façon, comme l'adresse se compose de quatre éléments

séparés (l'adresse, la ville, le code postal et le pays), il est logique de stocker ces

éléments dans des colonnes distinctes. Si vous souhaitez effectuer une

recherche, appliquer un filtre ou un tri par ville par exemple, vous devrez

nécessairement stocker cet élément d'information dans une colonne séparée.

Vous devez également vous demander si les informations stockées dans la base

de données seront uniquement locales ou également internationales. Par

exemple, si vous envisagez de stocker des adresses internationales, il est

préférable de créer une colonne Zone géographique plutôt qu'une colonne


Département car il vous sera ainsi possible de stocker à la fois des informations

concernant les départements et les régions d'autres pays.

La liste suivante présente des conseils pour vous aider à déterminer les colonnes

qui constitueront votre base de données.

Ne pas inclure de données calculées

Dans la majorité des cas, il est conseillé de ne pas stocker le résultat de

calculs dans les tables. Vous devez au contraire laisser Access effectuer

ces calculs. Supposez par exemple, qu'un état Produits en commande

affiche le sous-total des unités en commande pour chaque catégorie de

produit stockée dans la base de données et qu'il n'existe cependant aucune

colonne Sous-total des unités en commande dans aucune des tables, mais

qu'il existe par contre dans la table Produits, une colonne Unités en

commande qui stocke les unités en commande pour chaque produit.

Access utilise ces données pour calculer le sous-total demandé à chaque

fois que vous imprimez cet état. Le sous-total lui-même ne doit pas être

stocké dans une table.

Stocker la plus petite partie logique d'information

Vous pouvez être tenté de stocker dans un seul et même champ des noms

complets de personnes ou des noms de produits et leurs descriptions. Si

vous combinez plusieurs types d'informations dans un même champ, il

sera difficile par la suite d'extraire des faits individuellement. Essayez

donc de décomposer les informations en parties logiques et créez par

exemple des champs séparés pour le nom et le prénom ou pour le nom du

produit, sa catégorie et sa description.


Une fois que vous avez atteint un degré de précision suffisant pour les colonnes

de données des tables, vous êtes prêt à choisir la clé primaire de chaque table.

Définir des clés primaires

Chaque table contient une colonne ou un jeu de colonnes qui identifie de façon

unique chaque ligne stockée dans la table. Il s'agit souvent d'un numéro

d'identification unique tel qu'un numéro d'employé ou un numéro de série. Dans

la terminologie des bases de données, cette information est appelée clé primaire

de la table. Access utilise des champs de clés primaires pour associer rapidement

des données issues de plusieurs tables et pour les rassembler pour votre usage.

Si vous utilisez déjà un identificateur unique pour une table, tel qu'un numéro de

produit qui identifie de façon unique chaque produit d'un catalogue, vous pouvez

l'utiliser comme clé primaire de la table — mais uniquement si les valeurs de

cette colonne seront toujours différentes pour chaque enregistrement. Une clé

primaire ne peut pas contenir de valeurs en double. Par exemple, n'utilisez pas

des noms de personnes comme clé primaire car les noms ne sont pas uniques. Il

est courant de compter dans la même table deux personnes portant le même

nom.


Une clé primaire doit toujours contenir une valeur. Si la valeur d'une colonne

risque à un moment donné de ne plus être attribuée ou d'être inconnue (valeur

manquante), elle ne pourra pas être utilisée en tant que composant dans une clé

primaire.

Il est conseillé de toujours choisir une clé primaire dont la valeur ne sera pas

amenée à changer. Dans une base de données contenant plusieurs tables, la clé

primaire d'une table peut être utilisée comme référence dans les autres tables. Si

la clé primaire est modifiée, la modification doit être apportée dans l'ensemble

des tables dans lesquelles elle est référencée. Le fait d'utiliser une clé primaire

qui ne doit pas changer, réduit le risque que cette clé primaire ne soit plus

synchronisée avec les autres tables dans lesquelles elle est référencée.

Les numéros uniques arbitraires sont souvent utilisés comme clé primaire. Vous

pouvez par exemple, attribuer à chaque commande un numéro de commande

unique, l'objectif unique de ce numéro de commande étant d'identifier une

commande. Une fois attribué, ce numéro ne change jamais.

Si vous ne pensez à aucune colonne ou ensemble de colonnes en particulier

pouvant être utilisé comme clé primaire, envisagez d'utiliser une colonne dont

les données sont du type NuméroAuto. Lorsque vous utilisez le type de données

NuméroAuto, Access attribue automatiquement une valeur à votre place. Un

identificateur de ce type n'est lié à aucun fait ; il ne contient aucune information

factuelle décrivant la ligne qu'il représente. Ces identificateurs conviennent

parfaitement comme clé primaire car ils ne changent pas. Une clé primaire qui

contient des faits relatifs à une ligne — un numéro de téléphone ou un nom de

client par exemple — est plus susceptible de changer, car les informations

factuelles peuvent changer.


Une colonne dont le type de données est NuméroAuto peut souvent servir de

clé primaire. Aucun numéro de produit n'est identique.

Dans certains cas, vous pourrez souhaiter utiliser plusieurs champs pour

constituer la clé primaire d'une table. Par exemple, une table Détails des

commandes qui stocke des articles pour des commandes pourra utiliser deux

colonnes dans sa clé primaire : la colonne Numéro de commande et la colonne

Numéro de produit. Lorsqu'une clé primaire se compose de plusieurs colonnes,

on parle de clé composite.

Pour la base de données dans laquelle sont enregistrées les ventes de produits,

vous pouvez créer une colonne NuméroAuto pour chaque table devant être

utilisée comme clé primaire : Numéro de produit pour la table Produit, Numéro

de commande pour la table Commande, Numéro de client pour la table Clients

et Numéro de fournisseur pour la table Fournisseurs.


Créer les relations entre tables

Maintenant que vous avez réparti vos informations dans des tables, vous devez

trouver le moyen de les rassembler de façon cohérente. Le formulaire suivant

inclut par exemple des informations issues de plusieurs tables.


Les informations de ce formulaire proviennent de la table

Clients...

...de la table Employés...

...de la table Commandes...

...de la table Produits...

...et de la table Détails des commandes.

Access est un système de gestion de base de données relationnelles. Dans une

base de données relationnelles, les informations sont réparties dans des tables

séparées, basées sur des sujets. Les relations entre les tables servent ensuite à

rassembler les informations, selon les besoins.

Création d'une relation un-à-plusieurs

Penchez-vous sur cet exemple : les tables Fournisseurs et Produits de la base de

données des commandes de produits. Un fournisseur peut fournir n'importe quel

nombre de produits. Par conséquent, pour tout fournisseur représenté dans la

table Fournisseurs, il peut exister plusieurs produits représentés dans la table

Produits. La relation entre la table Fournisseurs et la table Produits est donc une

relation un-à-plusieurs.


Pour représenter une relation un-à-plusieurs dans votre base de données, prenez

la clé primaire du côté « un » de la relation et ajoutez-la comme colonne

supplémentaire dans la table du côté « plusieurs » de la relation. Dans ce cas par

exemple, vous ajouteriez la colonne Numéro de fournisseur de la table

Fournisseurs dans la table Produits. Access peut ensuite utiliser le numéro

d'identification de la table Produits pour trouver le fournisseur correspondant à

chaque produit.

La colonne Numéro de fournisseur dans la table Produits est appelée une clé

étrangère. Une clé étrangère est la clé primaire d'une autre table. La colonne

Numéro de fournisseur de la table Produits est dite clé étrangère car elle est

également la clé primaire dans la table Fournisseurs.


Pour joindre des tables liées, vous devez établir des paires de clés primaires et

de clés étrangères. Si vous ne savez pas exactement quelles tables doivent

partager une colonne commune, identifiez une relation un-à-plusieurs pour vous

assurer que les deux tables concernées nécessitent en effet une colonne partagée.

Création d'une relation plusieurs-à-plusieurs

Prenez l'exemple d'une relation entre une table Produits et une table

Commandes.

Une commande peut porter sur plusieurs produits et un même produit peut

figurer dans plusieurs commandes. Par conséquent, pour un enregistrement dans

la table Commandes, il peut en exister plusieurs dans la table Produits et pour un

enregistrement dans la table Produits, il peut en exister plusieurs dans la table

Commandes. Ce type de relation est appelée une relation plusieurs-à-plusieurs

car pour un produit, il peut exister plusieurs commandes et à une commande,

peuvent correspondre plusieurs produits. Notez que pour déterminer la présence

de relations plusieurs-à-plusieurs entre des tables, il est important d'étudier les

deux côtés de la relation.


Les sujets des deux tables — commandes et produits — sont liées par une

relation plusieurs-à-plusieurs. Cela pose un problème. Pour comprendre ce

problème, imaginez ce qu'il se passerait si vous tentiez de créer une relation

entre ces deux tables en ajoutant le champ Numéro de produit dans la table

Commandes. Pour avoir plusieurs produits par commande, vous devez avoir

plusieurs enregistrements par commande dans la table Commandes. Il vous

faudra alors répéter les informations de la commande pour chaque ligne des

commandes, ce qui aboutira à des tables inefficaces et risquera de poser des

problèmes d'inexactitude des données. Le même problème se posera si vous

placez le champ Numéro de commande dans la table Produits — vous aurez

plusieurs enregistrements dans la table Produits pour chaque produit. Comment

pourrez-vous contourner ce problème ?

La solution consiste à créer une troisième table, souvent appelée une table de

jointure, qui scinde la relation plusieurs-à-plusieurs en deux relations un-à-

plusieurs. Vous devez ajouter la clé primaire de chacune des deux tables dans la

troisième table. La troisième table stocke ainsi chaque occurrence ou instance de

la relation.


Chaque enregistrement dans la table Détails de la commande représente un

article d'une commande. La clé primaire de la table Détails de la commande

compte deux champs — les clés étrangères des tables Commandes et Produits.

L'utilisation du champ Numéro de commande seul, ne convient pas comme clé

primaire pour cette table, car une même commande peut compter plusieurs

articles. Le numéro de commande est répété pour chaque article d'une

commande et le champ ne contient donc pas de valeurs uniques. L'utilisation du

champ Numéro de produit seul ne convient pas non plus car un produit peut

figurer dans plusieurs commandes différentes. Ensemble cependant, ces deux

champs produisent toujours une valeur unique pour chaque enregistrement.

Dans la base de données dans laquelle sont enregistrées les ventes de produits, la

table Commandes et la table Produits ne sont pas liées l'une à l'autre

directement. Elles sont au contraire liées indirectement par l'intermédiaire de la

table Détails de la commande. La relation plusieurs-à-plusieurs entre les

commandes et les produits est représentée dans la base de données en utilisant

deux relations un-à-plusieurs :

La table Commandes et la table Détails de la commande sont liées par une

relation un-à-plusieurs. Chaque commande peut porter sur plusieurs

articles, mais chaque article est lié à une seule commande.

La table Produits et la table Détails de la commande sont liées par une

relation un-à-plusieurs. Chaque produit peut être associé à plusieurs

articles, mais chaque article correspondant à un seul produit.

À partir de la table Détails de la commande, vous pouvez déterminer tous les

produits qui doivent figurer sur une commande en particulier. Vous pouvez

également déterminer toutes les commandes réalisées pour un produit en

particulier.


Lorsque la table est intégrée à la table Détails de la commande, la liste des tables

et des champs peut ressembler à ce qui suit :

Création d'une relation un-à-un

Il existe un autre type de relation, la relation un-à-un. Supposez par exemple,

que vous deviez enregistrer d'autres informations complémentaires très

spécifiques pour un produit et que vous utiliserez rarement ces informations ou

qu'elles ne concerneront que quelques produits. Étant donné que vous n'aurez

pas souvent besoin de ces informations et que leur enregistrement dans la table

Produits impliquerait la présence d'espaces vides pour les produits auxquels elles

ne s'appliquent pas, vous placerez ces informations dans une table distincte.

Tout comme pour la table Produits, vous utilisez la colonne Numéro de produit

comme clé primaire. La relation entre cette table supplémentaire et la table

Produits est une relation un-à-un. Pour chaque enregistrement dans la table

Produits, il existe un seul enregistrement dans la table supplémentaire. Lorsque


vous identifiez une relation de ce type, les deux tables doivent partager un

champ commun.

Lorsque vous déterminez le besoin d'établir une relation un-à-un dans votre base

de données, demandez-vous si vous pouvez placer dans une même table les

informations des deux tables. Vous pouvez ne pas souhaiter procéder ainsi pour

une raison quelconque par exemple, parce que cela créerait trop d'espaces vides.

Voici comment vous pouvez représenter cette relation :

Si les deux tables possèdent le même sujet, vous pouvez probablement

établir la relation en utilisant la même clé primaire dans les deux tables.

Si les deux tables possèdent des sujets différents avec des clés primaires

différentes, choisissez l'une des tables et ajoutez sa clé primaire dans

l'autre table en tant que clé étrangère.

En déterminant les relations qui existent entre des tables, vous vous assurez par

là-même que vous disposez des tables et des colonnes appropriées. Lorsqu'une

relation un-à-un ou un-à-plusieurs existe, les tables impliquées doivent partager

une ou plusieurs colonnes en commun. Lorsqu'une relation plusieurs-à-plusieurs

existe, une troisième table est nécessaire pour représenter la relation.

Affiner la structure

Une fois que vous avez créé les tables, les champs et les relations nécessaires,

vous devez remplir vos tables de données exemple pour tester leur

fonctionnement : créer des requêtes, ajouter des enregistrements, etc. Ces tests

permettent de mettre en évidence les éventuels problèmes — vous pourrez par

exemple découvrir à cette occasion que vous devez ajouter une colonne que

vous avez oubliée d'ajouter au moment de la conception ou bien que vous devez

scinder une table en deux pour supprimer des doublons.


Utilisez la base de données pour vérifier si vous obtenez les réponses attendues.

Créez des formulaires et des états brouillons et vérifiez s'ils contiennent les

données attendues. Recherchez les doublons inutiles et si vous en trouvez,

modifiez la conception de votre base de données pour les éliminer.

Lors des essais de votre première base de données, vous découvrirez

certainement des occasions pour apporter des améliorations. Voici quelques

éléments à vérifier :

N'avez-vous oublié aucune colonne ? Si oui, demandez-vous si les

informations appartiennent aux tables existantes ? Si ces informations

concernent d'autres sujets, vous devrez peut-être créer une autre table.

Créez une colonne pour chaque élément d'information nécessaire. Si les

données ne peuvent pas être calculées à partir d'autres colonnes, vous

aurez très probablement besoin d'une nouvelle colonne.

Certaines colonnes ne sont-elles pas inutiles puisqu'elles peuvent être

calculées à partir de champs existants ? Si un élément d'information peut

être calculé à partir d'autres colonnes existantes — une remise calculée à

partir d'un prix au détail par exemple — il est généralement préférable de

le calculer au lieu de créer une nouvelle colonne.

Répétez-vous la saisie de données dans l'une de vos tables ? Si oui, vous

avez probablement besoin de scinder votre table en deux tables liées par

une relation un-à-plusieurs.

Possédez-vous des tables contenant plusieurs champs, un nombre limité

d'enregistrements et beaucoup de champs vides dans certains

enregistrements ? Si oui, envisagez de reconcevoir la table de façon à ce

qu'elle contienne moins de champs et plus d'enregistrements.


Les éléments d'information ont-ils été divisés en petites parties logiques ?

Si vous devez créer des états, effectuer des tris, des recherches ou des

calculs sur un élément d'information en particulier, placez-le dans une

colonne qui lui est propre.

Chaque colonne contient-elle un fait sur le sujet de la table ? Si une

colonne ne contient pas d'informations sur le sujet de la table, cela signifie

qu'elle doit appartenir à une autre table.

Les relations entre les tables sont-elles bien toutes représentées soit par

des champs en commun, soit par une troisième table ? Les relations un-à-

un et un-à-plusieurs impliquent l'existence de colonnes communes. Les

relations plusieurs-à-plusieurs nécessitent une troisième table.

Affinement de la table Produits

Supposez les produits de la base de données enregistrant les ventes de produits

appartiennent tous à une catégorie générale du type Boissons, Condiments ou

Fruits de mer. La table Produits peut inclure un champ qui indique la catégorie

de chaque produit.

Supposez qu'après avoir étudié puis affiné la conception de la base de données,

vous décidez de stocker une description de la catégorie en plus de son nom. Si

vous ajoutez un champ Description de la catégorie dans la table Produits, vous

devrez répéter la description de la catégorie pour tous les produits qui

appartiennent à cette catégorie et cette solution n'est pas idéale.

La meilleure solution consiste à définir la catégorie comme sujet de la base de

données et de lui dédier sa propre table avec sa propre clé primaire. Vous

pouvez ensuite ajouter la clé primaire de la table Catégories dans la table

Produits, en tant que clé étrangère.


Les tables Catégories et Produits sont liées par une relation un-à-plusieurs : une

catégorie peut inclure plusieurs produits, mais un produit peut appartenir à une

seule catégorie.

Lorsque vous passez en revue la structure de vos tables, recherchez les groupes

qui se répètent. Prenez l'exemple d'une table qui contient les colonnes suivantes :

Numéro de produit

Nom

Numéro de produit 1

Nom 1


Nom 2


Nom 3

Ici, chaque produit correspond à un groupe de colonnes qui diffère des autres

uniquement par le numéro ajouté à la fin du nom de colonne. Si vous trouvez

des colonnes numérotées de cette façon, vous devez modifier la conception de

votre base de données.

Une conception de ce type présente plusieurs imperfections. Tout d'abord, elle

oblige à définir une limite supérieure dans le nombre de produits. Dès que cette

limite est dépassée, vous devez ajouter un nouveau groupe de colonnes à la

structure de tables, ce qui représente une tâche administrative lourde.

Cette conception pose un autre problème car il y aura une perte d'espace pour les

fournisseurs pour lesquels existe un nombre de produits maximal inférieur,


puisque les colonnes supplémentaires seront vides. Le problème le plus

important que pose cette conception est qu'il est difficile d'effectuer un grand

nombre de tâches telles que le tri ou l'indexation de la table par numéro ou non

de produit.

Dès que vous constatez que des groupes sont répétés, repassez attentivement la

conception en revue et envisagez de scinder la table en deux. Dans l'exemple ci-

dessus, il est préférable d'utiliser deux tables, une pour les fournisseurs et une

pour les produits, liées par numéro de fournisseur.

Appliquer les règles de normalisation

Vous pouvez ensuite appliquer des règles de normalisation des données (parfois

appelées simplement « règles de normalisation »). Ces règles permettent de

s'assurer que la structure des tables est correcte. Le processus qui consiste à

appliquer des règles à la conception de la base de données est appelé «

normalisation de la base de données » ou simplement « normalisation ».

Il est particulièrement utile d'appliquer une normalisation après avoir représenté

tous les éléments d'informations et après avoir atteint une conception

préliminaire. L'idée étant de s'assurer que vous avez réparti les éléments

d'informations dans les tables appropriées. Ce que ne permet pas la

normalisation, c'est de s'assurer que vous disposez de tous les éléments

d'information nécessaires.

Les règles s'appliquent successivement, à chaque étape pour s'assurer que votre

conception a bien atteint les formes connues sous le nom de « formes normales

». On reconnaît cinq formes normales. Cet article décrit les trois premières car il

s'agit de celles qui sont nécessaires pour la majorité des bases de données.


Première forme normale

La première forme normale établit qu'à l'intersection entre chaque ligne et

chaque colonne de la table, il existe une valeur unique et jamais une liste de

valeurs. Par exemple, vous ne pouvez pas avoir un champ appelé Tarif si vous y

placez plusieurs prix. Représentez-vous chaque intersection de lignes et de

colonnes comme une cellule ne pouvant contenir qu'une seule valeur.

Deuxième forme normale

La deuxième forme normale est atteinte si chaque colonne non clé est

entièrement dépendante de toute la clé primaire et pas uniquement d'une partie

de la clé. Cette règle s'applique lorsque la clé primaire est composée de plusieurs

colonnes. Par exemple, supposez que vous disposez d'une table contenant les

colonnes suivantes et où les colonnes Numéro de commande et Numéro de

produit forment la clé primaire :

Numéro de commande (clé primaire)

Numéro de produit (clé primaire)

Nom de produit

Cette conception viole la deuxième forme normale car la colonne Nom de

produit est dépendante de la colonne Numéro de produit mais non de la colonne

Numéro de commande et elle n'est donc pas dépendante de toute la clé primaire.

Vous devez supprimer la colonne Nom de produit de la table. Elle appartient à

une autre table (Produits).

Troisième forme normale


La troisième forme normale nécessite non seulement que les colonnes non clé

soient dépendantes de toute la clé primaire, mais aussi qu'elles soient

indépendantes les unes des autres.

Pour le formuler autrement, chaque colonne non clé doit être dépendante de la

clé primaire et de rien d'autre que la clé primaire. Supposez par exemple, que

vous disposiez d'une table contenant les colonnes suivantes :

Numéro de produit (clé primaire)

Nom

Prix de vente conseillé

Remise

Considérez que la colonne Remise dépend de la colonne Prix de vente conseillé.

Cette table ne respecte pas la troisième forme normale car une colonne non clé,

Remise, est dépendante d'une autre colonne non clé, la colonne Prix de vente

conseillé. L'indépendance des colonnes implique que vous devez pouvoir

modifier une colonne non clé sans incidence sur les autres colonnes. Si vous

modifiez une valeur dans la colonne Prix de vente conseillé, la colonne Remise

se modifie en conséquence et viole ainsi cette règle. Dans ce cas, la colonne

Remise doit être déplacée dans une autre table qui est indexée à la colonne Prix

de vente conseillé.

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Informations complémentaires

Pour plus d'informations sur les concepts de base sur la conception d'une table,

voir l'article Création de tables dans une base de données.


Pour plus d'informations sur la conception d'une base de données, consultez les

ouvrages suivants :

Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On

Guide to Relational Database Design, Second Edition. Addison-Wesley

Professional. 2003.

Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational

Database Design. Addison-Wesley Professional. 1989.

Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-

Wesley Professional. 2005.

Access > Tables

Créer des tables dans une base de données

Lorsque vous créez une base de données, vous stockez vos données dans des

tables —que ce soit des listes de lignes et de colonnes basées sur des objets. Par

exemple, vous pouvez créer une table de contacts pour stocker une liste de

noms, d'adresses et de numéros de téléphone ou une table de produits pour

stocker des informations sur des produits. La création d'une base de données doit

toujours débuter par la création de ses tables — avant même de créer les objets

de base de données.

Cet article explique comment ajouter des tables. Vous allez apprendre à créer

une table, à ajouter des champs à une table et à définir une clé principale pour

une table. Vous apprendrez également ce que sont les types de données et

pourrez définir des propriétés de champ et de table.

Avant de créer des tables, vous devez étudier attentivement vos besoins et

concevoir votre base de données en fonction des tables nécessaires. Pour des


informations sur la planification et la conception d'une base de données, voir

l'article Concepts de base sur la conception d'une base de données.

Dans cet article

Définition d'une table

Création d'une table

Création d'une table à partir d'un modèle

Importation ou création d'un lien pour créer une table

Création d'une table à partir d'une liste SharePoint

Ajout de champs à une table en mode Feuille de données

Ajout de champs en utilisant des modèles de champ

Ajout du champ d'une table existante

Définition du type de données d'un champ en mode Feuille de données

Enregistrement d'une table

Définition de la clé primaire

Définition des propriétés de champ

Définition des propriétés de table

Définition d'une table

Une table contient des données sur un sujet particulier, tel que des employés ou

des produits. Chaque enregistrement dans une table contient des informations


concernant un élément précis, relatives par exemple à un employé en particulier.

Un enregistrement est constitué de champs tels que nom, adresse et numéro de

téléphone. Un enregistrement est également couramment appelé une ligne et un

champ une colonne.

Enregistrement ou ligne

Champ ou colonne

Votre base de données peut contenir plusieurs tables, chacune stockant des

informations sur un sujet différent. Chaque table peut contenir plusieurs champs

de types différents, incluant du texte, des nombres, des dates et des images.

La liste suivante présente des exemples courants de tables que vous pouvez

créer.

Une table de clients qui répertorie les clients de votre société et leurs adresses

Un catalogue des produits vendus avec les prix et les photos de chaque article

Une table de tâches pour suivre les tâches et les dates d'échéance

Un inventaire du matériel ou du stock disponible

Il est conseillé de concevoir votre base de données attentivement afin qu'elle soit

correcte et la plus précise possible pour éviter d'avoir à apporter trop de

modifications par la suite. Pour plus d'informations sur la planification et la

conception d'une base de données, voir l'article Concepts de base sur la

conception d'une base de données.


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Création d'une table

Une base de données simple, telle qu'une liste de contacts, peut utiliser

uniquement une seule table. Beaucoup de bases de données utilisent cependant

plusieurs tables. Lorsque vous créez une base de données, vous créez un

nouveau fichier sur votre ordinateur qui fait office de conteneur pour tous les

objets de votre base de données, y compris des tables.

Pour créer une table, vous pouvez créer une nouvelle base de données, insérer

une table dans une base de données existante, importer une table ou lier une

table à une autre source de données, telle qu'un classeur Microsoft Office Excel

2007, un document Microsoft Office Word 2007, un fichier texte ou une autre

base de données. Lorsque vous créez une base de données vide, une nouvelle

table vide est insérée automatiquement pour vous. Vous pouvez ensuite entrer

des données pour commencer à définir des champs.

Création d'une nouvelle table dans une nouvelle base de données

Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Nouveau.

Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom de fichier. Pour modifier

l'emplacement, cliquez sur l'icône de dossier pour parcourir l'arborescence.

Cliquez sur Créer.

La nouvelle base de données est ouverte et une nouvelle table nommée Table1

est créée et ouverte en mode Feuille de données.

Création d'une nouvelle table dans une base de données existante

Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.

Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.


Sous l'onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table.

Une nouvelle table est insérée dans la base de données et la table est ouverte en

mode Feuille de données.

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Création d'une table à partir d'un modèle

Pour créer une table Contacts, Tâches, Problèmes, Événements ou Biens, vous

pouvez commencer par utiliser les modèles de table pour ces sujets fournis avec

Office Access 2007. Les modèles de table, tels qu'ils sont conçus, sont

compatibles avec les listes Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 du

même nom.



Sous l'onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Modèles de tables, puis

sélectionnez l'un des modèles disponibles dans la liste.

Une nouvelle table est insérée et elle est basée sur le modèle de table que vous

avez choisi.

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Importation ou création d'un lien pour créer une table


Vous pouvez créer une table en important des informations stockées ailleurs ou

en établissant un lien à ces informations. Par exemple, vous pouvez importer des

informations stockées dans une feuille de calcul Excel, une liste SharePoint, un

fichier XML, une autre base de données Access, un dossier Microsoft Office

Outlook 2007 ou dans n'importe quelle autre source, ou bien établir un lien à ces

informations. Lorsque vous importez des informations, vous créez une copie de

ces informations dans une nouvelle table de la base de données active.

Inversement, lorsque vous établissez un lien à des informations, vous créez une

table liée dans la base de données active qui représente un lien actif à des

informations existantes stockées ailleurs. Ainsi, lorsque vous modifiez des

données dans une table liée, vous les modifiez également dans la source

d'origine (avec quelques exceptions — voir la remarque ci-dessous). Lorsque

des informations sont modifiées dans la source d'origine en utilisant un autre

programme, ces modifications sont visibles dans la table liée.

Remarque Dans certains cas, il n'est pas possible de modifier la source de

données via une table liée, plus particulièrement lorsque la source de données

est une feuille Excel.

Création d'une nouvelle table en important des données externes ou en

établissant un lien à ces données

Pour utiliser une base de données existante, dans le menu Fichier, cliquez sur

Ouvrir.


Pour créer une base de données, dans le menu Fichier, cliquez sur Nouveau.

Dans la zone de texte Nom de fichier, tapez un nom de fichier. Pour modifier

l'emplacement, cliquez sur l'icône de dossier.

Cliquez sur Créer.


La nouvelle base de données est ouverte et une nouvelle table nommée Table1

est créée et ouverte en mode Feuille de données.

Sous l'onglet Données externes, dans le groupe Importer, cliquez sur l'une des

sources de données disponibles.

Suivez les instructions affichées dans les boîtes de dialogue.

Access crée la nouvelle table et l'affiche dans le volet de navigation.

Remarque Vous pouvez également importer une liste SharePoint ou bien y

établir un lien en utilisant une commande de l'onglet Créer. Pour plus

d'informations, voir la section suivante.

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Création d'une table à partir d'une liste SharePoint

Vous pouvez créer une table dans votre base de données qui importe des

données d'une liste SharePoint ou qui y établit des liens. Cette liste peut

préexister et vous pouvez donc en importer les données ou y établir un lien.

Vous pouvez également créer une nouvelle liste personnalisée ou une nouvelle

liste qui est basée sur un modèle prédéfini. Les modèles prédéfinis dans Office

Access 2007 incluent Contacts, Tâches, Problèmes et Événements.

Ouvrez d'abord la base de données dans laquelle vous souhaitez créer la table.



Sous l'onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Listes SharePoint.


Effectuez ensuite l'une des opérations suivantes :

Créer une liste basée sur un modèle

Cliquez sur Contacts, Tâches, Problèmes ou Événements.

Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle liste, tapez l'URL du site

SharePoint sur lequel vous souhaitez que la liste réside. Tapez également le nom

de la nouvelle liste SharePoint et sa description.

Si vous souhaitez que la table liée s'ouvre après sa création, activez la case à

cocher Ouvrir la liste une fois l'opération terminée (elle est activée par défaut).

Sinon, désactivez cette case à cocher.

Cliquez sur OK.

Créer une nouvelle liste personnalisée

Cliquez sur Personnalisé.

Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle liste, tapez l'URL du site

SharePoint sur lequel vous souhaitez que la liste réside. Tapez également le nom

de la nouvelle liste SharePoint et sa description.

Si vous souhaitez que la table liée s'ouvre après sa création, activez la case à

cocher Ouvrir la liste une fois l'opération terminée (elle est activée par défaut).

Sinon, désactivez cette case à cocher.

Cliquez sur OK.

Importer des données dans une liste existante


Cliquez sur Liste SharePoint existante.

Dans la boîte de dialogue Données externes, tapez l'URL du site SharePoint qui

contient la liste.

Cliquez sur Importer les données sources dans une nouvelle table de la base de

données active .

Ensuite, cliquez sur Suivant.

Activez une case à cocher en regard des listes SharePoint que vous souhaitez

importer.

Cliquez sur OK.

Établir un lien à une liste existante

Cliquez sur Liste SharePoint existante.

Dans la boîte de dialogue Données externes, tapez l'URL du site SharePoint qui

contient la liste.

Cliquez sur Lier à la source de données en créant une table attachée.

Ensuite, cliquez sur Suivant.

Activez une case à cocher en regard des listes SharePoint auxquelles vous

souhaitez établir un lien.

Cliquez sur OK.

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Ajout de champs à une table en mode Feuille de données

Les champs (également appelés colonnes) permettent de stocker des

informations que vous souhaitez suivre. Par exemple, dans une table Contacts,

vous pouvez créer des champs pour y indiquer entre autres, des noms, des


prénoms des numéros de téléphone et des adresses. Dans une table Produits,

vous pouvez stocker les noms, les ID et les tarifs des produits.

Il est important de choisir les champs avec attention. Par exemple, il n'est pas

conseillé de créer un champ pour y stocker une valeur calculée. Vous pouvez,

par contre, demander à Office Access 2007 de calculer des valeurs lorsque cela

est nécessaire. Lors du choix des champs, essayez de stocker les informations

sous leur plus petite forme. Par exemple, au lieu de stocker un nom complet,

envisagez de stocker un prénom et un nom. D'une façon générale, si vous devez

établir un rapport, faire un tri, effectuer une recherche ou un calcul sur une

donnée précise, placez-la séparément dans une colonne. Pour plus

d'informations sur la conception d'une base de données et du choix des champs,

voir l'article Concepts de base sur la conception d'une base de données.

Un champ est constitué de certaines caractéristiques de définition. Par exemple,

chaque champ contient un nom qui l'identifie de manière unique dans une table.

En outre, un champ est associé à un type de données sélectionné en fonction des

informations qu'il contient. Le type de données détermine les valeurs que le

champ peut contenir et les opérations qui peuvent être effectuées, ainsi que la

quantité d'espace de stockage réservé pour chaque valeur. Chaque champ est

également associé à un groupe de paramètres appelés « propriétés », qui

définissent l'aspect ou le comportement du champ. Par exemple, la propriété

Format définit la disposition d'affichage d'un champ, c'est-à-dire son format

d'affichage.

Lorsque vous créez une nouvelle table, celle-ci s'ouvre en mode Feuille de

données. Vous pouvez immédiatement ajouter un champ en tapant des

informations dans la colonne Ajouter un nouveau champ.


Ajout d'un nouveau champ à une table existante



Dans le volet de navigation, double-cliquez sur l'une des tables disponibles pour

l'ouvrir.

Tapez vos données dans la cellule sous l'en-tête de colonne Ajouter un nouveau

champ.

Ajout d'un nouveau champ dans une nouvelle table




Access insère une nouvelle table dans la base de données et l'ouvre en mode

Feuille de données.

Tapez vos données dans la cellule sous l'en-tête de colonne Ajouter un nouveau

champ.


Lorsque vous entrez des données dans la nouvelle colonne, Office Access 2007

utilise les informations que vous tapez pour reconnaître le type de données

approprié pour le champ. Par exemple, si vous tapez une date dans la colonne,

comme 1/1/2006, Office Access 2007 voit les informations entrées, reconnaît

qu'il s'agit d'une date et définit le type de données Date/Heure pour le champ. Si

Access ne dispose pas de suffisamment d'informations pour déterminer le type

de données, il le définit sur Texte.

Le tableau suivant montre comment fonctionne la détection automatique du type

des données en mode Feuille de données.

Si vous tapez :

Office Access 2007 crée un champ avec

le type de données :

Jean Texte

http://www.contoso.com

Vous pouvez utiliser n'importe quel

préfixe Internet valide. Par

exemple, http://, https:// et mailto:

sont des préfixes valides.

Lien hypertexte

50 000 Numérique, entier Long

50 000 Numérique, entier Long

50 000,99 Numérique, réel double

50 000,389 Numérique, réel double


31.12.06

Les formats de date et d'heure

reconnus sont ceux correspondants

à vos paramètres régionaux.

Date/Heure

31.12.06 Date/Heure

10:50:23 Date/Heure

10:50 Date/Heure

17:50 Date/Heure

$12,50

Le symbole monétaire reconnu est

celui correspondant à vos

paramètres régionaux.

Monnaie

21,75 Numérique, réel double

123.00 % Numérique, réel double

3.46E+03 Numérique, réel double

En plus de déterminer le type de données, Office Access 2007 peut définir la

propriété Format en fonction de ce que vous avez tapé. Par exemple, si vous

tapez 10:50, Access définit le type de données Date/Heure et affecte à la

propriété Format la valeur Heure réduite.


Si vous souhaitez définir explicitement le type de données et le format d'un

champ, remplacez le choix de Office Access 2007. Pour cela, utilisez les

commandes du groupe Type de données et mise en forme sous l'onglet Feuille

de données.

Définition explicite du type de données

Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Type de données et mise en

forme, cliquez sur Type de données.

Sélectionnez le type de données souhaité.

Définition explicite du format


forme, cliquez sur Format.

Sélectionnez le format souhaité.

Lorsque vous ajoutez un champ en tapant des informations dans la cellule située

sous l'en-tête Ajouter un nouveau champ, Office Access 2007 attribue

automatiquement un nom au champ. Les noms commencent par Champ1 pour le

premier champ, Champ2 pour le deuxième, etc. Il est préférable d'utiliser des

noms de champ les plus descriptifs possible. Pour renommer un champ, cliquez

avec le bouton droit sur son en-tête et cliquez sur Renommer la colonne dans le

menu contextuel.

Les noms de champs peuvent compter au maximum 64 caractères (lettres ou

nombres), y compris les espaces. Vous devez essayer d'affecter des noms

descriptifs pour pouvoir les identifier facilement lorsque vous affichez ou


modifiez des enregistrements. Par exemple, vous pouvez utiliser des noms de

champs tels que Nom, Adresse et Téléphone personnel.

Haut de la page

Ajout de champs en utilisant des modèles de champ

Il est parfois plus facile de choisir des champs dans une liste prédéfinie plutôt

que d'en créer manuellement. Vous pouvez utiliser le volet Office Modèles de

champ pour effectuer un choix dans une liste de champs prédéfinis. Office

Access 2007 est livré avec un ensemble de modèles de champs qui permettent

de gagner beaucoup de temps au moment de la création des champs. Pour créer

un champ en utilisant un modèle, affichez le volet Modèles de champ, faites

glisser un ou plusieurs modèles vers la table ouverte en mode Feuille de

données.

Un modèle de champ est un ensemble prédéfini de caractéristiques et de

propriétés qui décrivent un champ. La définition d'un modèle de champ inclut un

nom de champ, un type de données, un paramètre pour la propriété de mise en

forme du champ et un certain nombre d'autres propriétés de champ qui,

lorsqu'elles sont utilisées ensemble, forment un modèle qui sert de base pour

créer un nouveau champ.

Assurez-vous que la table est en mode Feuille de données.

Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur

Nouveau champ.

Le volet Modèles de champ apparaît.


Sélectionnez un ou plusieurs champs dans le volet Modèles de champ et faites-

les glisser vers la table. Lorsque la ligne d'insertion apparaît, déposez-les à

l'endroit voulu.

Les champs apparaissent en mode Feuille de données.

Les modèles de champ fournissent une base permettant de créer un nouveau

champ. Il ne s'agit toutefois pas du seul moyen. Il est en effet possible de créer

un champ à partir d'un champ qui existe dans une autre table.

Haut de la page

Ajout du champ d'une table existante

Si vous utilisez une base de données qui contient plusieurs tables, vous pouvez

ajouter un champ d'une autre table. En fait, il y a de fortes chances pour que

certaines de ces tables soient liées. Dans une base de données relationnelle, les

informations sont stockées dans des tables distinctes basées sur des sujets. Vous

définissez ensuite des relations pour permettre à votre système de gestion de

base de données de rassembler ces informations le cas échéant. Office Access

2007 permet de créer un nouveau champ en utilisant celui d'une autre table liée

ou en ajoutant celui d'une autre table pour laquelle vous n'avez pas créé de

relation. Pour ajouter un champ, utilisez la liste des champs qui présente les

champs disponibles dans les autres tables de votre base de données.


Ouverture du volet Liste de champs



Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table dans laquelle vous

voulez ajouter un champ existant.

La table s'ouvre en mode Feuille de données.


Ajouter des champs existants.


Le volet Liste de champs apparaît.

Le volet Liste de champs présente toutes les tables de votre base de données,

groupées par catégories. Lorsque vous utilisez une table en mode Feuille de

données, deux catégories s'affichent dans le volet Liste de champs : Champs

disponibles dans les tables associées et Champs disponibles dans les autres

tables. La première catégorie répertorie les tables avec lesquelles la table ouverte

possède une relation. La deuxième catégorie répertorie les tables avec lesquelles

votre table n'a aucune relation.

Pour plus d'informations sur les relations entre tables, voir l'article Création,

modification ou suppression d'une relation.

Lorsque vous cliquez sur le signe plus (+) en regard d'une table, la liste des

champs disponibles dans cette table apparaît. Pour ajouter un champ à votre

table, faites glisser le champ souhaité à partir du volet Liste de champs et

déposez-le dans la table en mode Feuille de données.

Ajout d'un champ à partir du volet Liste de champs



Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table dans laquelle vous

voulez ajouter un champ existant.

La table s'ouvre en mode Feuille de données.





Cliquez sur le signe plus (+) en regard d'une table pour afficher la liste des

champs de cette table.

Faites glisser le champ de votre choix à partir du volet Liste de champs et

déposez-le dans la table en mode Feuille de données.

Lorsque la ligne d'insertion apparaît, déposez le champ à l'endroit voulu.

L'Assistant Liste de choix démarre.

Suivez les instructions qui s'affichent pour terminer les opérations de l'Assistant.

Une fois les opérations de l'Assistant effectuées, le champ apparaît dans la table

en mode Feuille de données.

Remarque Lorsque vous faites glisser un champ à partir d'une table avec laquelle

il n'existe aucune relation et que vous effectuez les opérations de l'Assistant

Liste de choix, une nouvelle relation un-à-plusieurs est créée automatiquement

entre la table dans le volet Liste de champs et la table ouverte.

Haut de la page

Définition du type de données d'un champ en mode Feuille de données


Office Access 2007 détecte automatiquement les types de données des champs

que vous créez en mode Feuille de données. Cependant, vous ne pourrez pas

toujours conserver les choix d'Access. Par exemple, vous pouvez avoir des ID

produits qui servent à identifier les produits que vous vendez. Si vous tapez un

ID numérique, 1003 par exemple, dans une table en mode Feuille de données, la

fonction de détection automatique du type de données définit un type de données

numérique pour le champ. Il est toutefois conseillé d'utiliser des données

numériques uniquement pour les champs impliqués dans des calculs

arithmétiques. Normalement, les identifiants tels qu'un ID produit doivent être

stockés avec le type de données Texte.

Si vous souhaitez définir explicitement le type de données et le format d'un

champ, remplacez le choix de Office Access 2007. Pour cela, utilisez les

commandes du groupe Type de données et mise en forme sous l'onglet Données.

Définition explicite du type de données


forme, cliquez sur Type de données.

Sélectionnez le type de données souhaité.

Utilisez le tableau suivant pour déterminer le type de données correct.

Définition explicite du format


forme, cliquez sur Format.

Sélectionnez le format souhaité.


Le tableau suivant décrit les types de données disponibles pour des champs dans

Office Access 2007.

Type de données Stockage Taille

Texte Caractères alphanumériques

Utilisés pour le texte ou le texte et

les nombres qui ne sont pas

utilisés dans des calculs (par

exemple, l'ID d'un produit).

Jusqu'à 255 caractères.

Mémo Caractères alphanumériques

(dépassant 255 caractères) ou

texte avec une mise en forme de

texte enrichi.

Utilisé pour le texte de plus de

255 caractères ou pour le texte qui

utilise la mise en forme de texte

enrichi. Dans le cas des notes, des

descriptions longues et des

paragraphes avec une mise en

forme gras ou italique, il convient

d'utiliser un champ Mémo.

1 giga-octet de

caractères ou 2 giga-

octets au maximum de

stockage (2 octets par

caractère) pour

lesquels il est possible

d'afficher 65 535

caractères dans un

contrôle.

Numérique Valeurs numériques (entiers ou

valeurs fractionnaires).

Permet de stocker des nombres à

1, 2, 4 ou 8 octets, ou

16 octets pour les

numéros de


utiliser dans des calculs, à

l'exception des valeurs monétaires

(utilisez Devise comme type de

données de valeurs monétaires).

réplication.

Date/Heure Dates et heures.

Permet de stocker des valeurs de

type date et heure. Notez que

chaque valeur stockée inclut un

composant date et un composant

heure.

8 octets.

Monnaie Valeurs monétaires.

Permet de stocker des valeurs

monétaires (devises).

8 octets.

NuméroAuto Valeur numérique unique

qu'Office Access 2007 insère

automatiquement lors de l'ajout

d'un enregistrement.

Permet de générer des valeurs

uniques qui peuvent être utilisées

comme clé principale. Notez que

les champs NuméroAuto peuvent

être incrémentés

séquentiellement, par incréments

que vous définissez ou par

incréments choisis de façon

4 octets ou 16 octets en

cas d'utilisation pour

un numéro de

réplication.


aléatoire.

Oui/Non Valeurs booléennes.

Utilisées pour les champs

Vrai/Faux qui peuvent contenir

Oui/Non ou Vrai/Faux par

exemple.

1 bit (8 bits = 1 octet).

Objet OLE Objets OLE ou autres données

binaires.

Permet de stocker des objets OLE

d'autres applications Microsoft

Windows.

Jusqu'à 1 giga-octet.

Pièce jointe Images, fichiers binaires, fichiers

Office.

Ce type de données est celui qui

convient pour stocker des images

numériques et tout type de fichier

binaire.

Pour les pièces jointes

compressées, 2 giga-

octets. Pour les pièces

jointes non

compressées, environ

700 ko selon le degré

de compression de la

pièce jointe.

Lien hypertexte Liens hypertexte.

Permet de stocker des liens

hypertexte pour fournir un accès

par un clic simple à des pages

Web via une URL (Uniform

1 giga-octet de

caractères ou 2 giga-

octets au maximum de

stockage (2 octets par

caractère) pour

lesquels il est possible


Resource Locator) ou des fichiers

via un nom au format UNC

(Universal Naming Convention).

Vous pouvez également établir un

lien aux objets Access stockés

dans une base de données.

d'afficher 65 535

caractères dans un

contrôle.

Assistant Liste de

choix

Il ne s'agit en fait pas d'un type de

données. Cela permet d'appeler

l'Assistant Liste de choix.

Permet de démarrer l'Assistant

Liste de choix afin que vous

puissiez créer un champ qui

utilise une zone de liste

déroulante pour rechercher une

valeur dans une autre table, une

requête ou une liste de valeurs.

Basé sur une table ou

une requête : taille de

la colonne liée.

Basée sur une valeur :

taille du champ Texte

utilisé pour stocker la

valeur.

Conseil Pour les numéros de téléphone, les numéros de pièce et d'autres

numéros que vous n'envisagez pas d'utiliser pour des calculs mathématiques,

sélectionnez le type de données Texte et non le type de données Nombre.

Pour les types de données Texte et Nombre, vous pouvez définir une taille de

champ ou un type de données plus précis en définissant une valeur dans la zone

de propriété TailleChamp.

Haut de la page

Enregistrement d'une table


Après avoir ajouté des champs à une table, vous devez enregistrer sa conception.

Lorsque vous enregistrez une nouvelle table pour la première fois, attribuez-lui

un nom qui décrit les informations qu'elle contient. Vous pouvez utiliser au

maximum 64 caractères (lettres ou nombres), y compris des espaces. Par

exemple, vous pouvez appeler une table Clients, Stock de pièces ou Produits.

Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Enregistrer

- ou -

Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document de la table et choisissez

Enregistrer dans le menu contextuel.

- ou -

Cliquez sur Enregistrer dans la Barre d'outils Accès rapide.

Si vous enregistrez la table pour la première fois, tapez son nom et cliquez sur

OK.

Haut de la page

Définition de la clé primaire

La clé primaire d'une table se compose d'un ou plusieurs champs qui identifient

de façon unique chaque ligne stockée dans la table. Les tables contiennent

souvent un numéro d'identification unique, tel qu'un numéro d'identification, un

numéro de série ou un code, qui sert de clé primaire. Par exemple, vous pouvez

avoir une table Clients dans laquelle chaque client possède un numéro de code

client unique, le champ contenant le numéro de code pouvant être la clé primaire

de la table.

Pour pouvoir prétendre au titre de clé primaire, un champ doit posséder

plusieurs caractéristiques. Premièrement, il identifie chaque ligne de façon


unique. Deuxièmement, il n'est jamais vide et ne contient jamais la valeur Null. .

Troisièmement, il change rarement (idéalement jamais). Access utilise des

champs de clé primaire pour rassembler rapidement des données issues de

plusieurs tables.

Il est conseillé de toujours spécifier une clé primaire pour une table. Access crée

automatiquement un index pour la clé primaire, ce qui accélère l'exécution des

requêtes et des autres opérations. Access s'assure également que chaque

enregistrement possède une valeur dans le champ de clé primaire et qu'il est

toujours unique.

Lorsque vous créez une table en mode Feuille de données, Access crée

automatiquement une clé primaire pour vous et lui attribue un ID de champ et le

type de données NuméroAuto.

Activation du mode Création

Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document et choisissez Mode

Création.

- ou -

Cliquez avec le bouton droit sur le nom de table dans le volet de navigation et

choisissez Mode Création.

- ou -

Cliquez sur Mode Création dans la barre d'état Access.

Pour modifier ou supprimer la clé primaire, ou pour définir une clé primaire

pour une table qui n'en possède pas, vous devez utiliser le mode Création.

Définition ou modification de la clé primaire

Ouvrez la table en mode Création.


Sélectionnez le ou les champs que vous souhaitez utiliser en tant que clé

primaire.

Pour sélectionner un champ, cliquez sur le sélecteur de ligne correspondant au

champ de votre choix.

Pour sélectionner plusieurs champs, maintenez la touche CTRL enfoncée et

cliquez sur le sélecteur de ligne correspondant à chaque champ.

Sous l'onglet Création du groupe Outils , cliquez sur Clé primaire.

Un indicateur clé est ajouté à gauche du ou des champs que vous souhaitez

définir comme clé principale.

Suppression de la clé primaire


Cliquez sur le sélecteur de ligne de la clé primaire active.

Si la clé primaire est composée d'un seul champ, cliquez sur le sélecteur de ligne

correspondant à ce champ.

Si la clé primaire est composée de plusieurs champs, cliquez sur le sélecteur de

ligne correspondant au champ de votre choix.

Sous l'onglet Création du groupe Outils , cliquez sur Clé primaire.


L'indicateur clé est supprimé du ou des champs précédemment définis comme

clé principale.

Remarque Lorsque vous enregistrez une nouvelle table sans définir une clé

primaire, Access vous demande d'en créer une. Si vous répondez Oui, Access

crée un champ N° qui utilise le type de données NuméroAuto pour fournir une

valeur unique à chaque enregistrement. Si votre table contient déjà un champ

NuméroAuto, Access l'utilise comme clé primaire.

Haut de la page

Définition des propriétés de champ

Vous pouvez contrôler l'apparence des informations, empêcher la saisie de

données incorrectes, spécifier des valeurs par défaut, accélérer les recherches et

les tris et contrôler toutes les apparences ou les comportements en définissant

des propriétés de champ. Par exemple, vous pouvez mettre en forme les nombres

pour faciliter leur lecture ou définir une règle de validation qui doit être

respectée pour autoriser la saisie des informations dans un champ.

Le type de données du champ détermine les propriétés que vous pouvez définir.

Par exemple, la Propriété AjouterUniquement s'applique seulement à un champ

pour lequel le type de données Mémo a été défini. Vous ne pouvez pas définir

cette propriété pour un champ d'un autre type.

Access utilise les paramètres de propriété de champ lorsque vous visualisez ou

modifiez des données. Par exemple, les propriétés Format , MasqueSaisie et

Légende modifient la façon dont les informations apparaissent dans une table et

dans les requêtes Feuille de données. En outre, tous les contrôles des nouveaux

formulaires et des états qui sont basés sur les champs de la table héritent par

défaut des mêmes paramètres de propriété. Pour définir une valeur par défaut

pour un champ ou pour obliger un utilisateur à taper une valeur, vous devez


utiliser d'autres propriétés qu'Access applique chaque fois que vous ajoutez ou

modifiez des données dans la table.

Définition d'une propriété de champ dans une table en mode Feuille de données

Ouvrez la table en mode Feuille de données.

Cliquez dans le champ pour lequel vous souhaitez définir la propriété.


forme , sélectionnez l'une des commandes suivantes :

Unique — Définit la propriété Indexé.

Est requis par — Modifie la propriété Requise. Si cette propriété avait la valeur

Oui , elle prend la valeur Non et si elle avait la valeur Non , elle prend la valeur

Oui .

Le mode Feuille de données permet de définir peu de propriétés de champ parmi

toutes les propriétés disponibles. Pour définir des propriétés de champ

supplémentaires, vous devez ouvrir la table en mode Création.

Pour avoir accès à la liste complète des propriétés de champ et définir des

propriétés de champ, vous devez utiliser le mode Création.

Définition d'une propriété de champ pour une table en mode Conception



Dans la partie supérieure de la grille de création de table, sélectionnez le champ

pour lequel vous voulez définir des propriétés (ou déplacez-vous jusqu'au champ

en utilisant les touches de direction).

Access affiche les propriétés de ce champ dans la partie inférieure de la grille de

création de table. Le type de données du champ détermine les propriétés que

vous pouvez définir.

Dans la partie inférieure de la fenêtre, sous Propriétés du champ, activez la case

correspondant à la propriété de champ que vous souhaitez définir. Vous pouvez

également appuyer sur F6 et vous déplacer ensuite jusqu'à la propriété en

utilisant les touches de direction.

Tapez un paramètre pour la propriété ou bien, si une flèche apparaît à droite de

la zone de propriété, cliquez sur cette flèche pour choisir un paramètre dans la

liste.

Le tableau suivant présente les propriétés de champ disponibles.

Utilisez cette propriété

de champ Pour

TailleChamp Définir la taille maximale des données stockées sous

le type Texte, Nombre ou NuméroAuto.

Format Personnaliser l'apparence d'un champ imprimé ou

affiché.

Décimales Spécifier le nombre de décimales à utiliser pour

afficher des nombres.


NouvellesValeurs Définir si un champ NuméroAuto est incrémenté ou

s'il reçoit une valeur aléatoire.

MasqueSaisie Guider la saisie des données.

Légende Afficher le texte par défaut dans des étiquettes pour

les formulaires, les états et les requêtes.

ValeurParDéfaut Attribuer automatiquement une valeur par défaut à

un champ lorsque des nouveaux enregistrements

sont ajoutés.

ValideSi Fournir une expression qui doit être vraie à chaque

fois que vous ajoutez ou modifiez la valeur de ce

champ.

MessageSiErreur Taper le texte qui apparaît lorsqu'une valeur viole

l'expression ValideSi.

Requise Demander que des données soient saisies pour un

champ.

ChaîneVideAutorisée Autoriser une chaîne vide ("") dans un champ Texte

ou Mémo (en attribuant la valeur Oui.

Indexé Accélérer l'accès aux données du champ par la

création et l'utilisation d'un index.

UnicodeCompression Compresser le texte stocké dans ce champ lorsqu'

une grande quantité de texte est stocké (plus de 4

096 caractères).


IMEMode Contrôler la conversion des caractères dans une

version asiatique de Windows.

ModeFormulationIME Contrôler la conversion des caractères dans une

version asiatique de Windows.

SmartTags Associer des balises actives à ce champ.

AjouterUniquement Autoriser le suivi de version (en affectant la valeur

Oui) d'un champ Mémo.

FormatTexte Choisir le format Texte enrichi pour stocker du texte

au format HTML et autoriser la mise en forme de

texte enrichi. Choisir Texte brut pour stocker du

texte uniquement.

AlignerTexte Spécifier l'alignement par défaut du texte dans un

contrôle.

Précision Spécifier le nombre total de chiffres autorisés, y

compris à droite et à gauche de la virgule.

Échelle Spécifier le nombre maximal de chiffres qui peuvent

être stockés à droite de la virgule.

Si vous souhaitez disposer de davantage de place pour la saisie ou la

modification d'un paramètre de propriété dans la zone de propriété, appuyez sur

MAJ+F2 pour afficher la zone Zoom. Si vous entrez un masque de saisie ou une

expression de validation et souhaitez de l'aide, cliquez sur en regard de la

zone de propriété pour afficher le générateur approprié.


Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur Enregistrer dans la barre d'outils

Accès rapide.

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- ou -


Le tableau suivant fournit des informations supplémentaires sur les propriétés de

champ TailleChamp, Format et NouvellesValeurs .

Propriété

TailleChamp Description

Texte Taper une valeur comprise entre 1 et 255. Les champs de

texte peuvent contenir entre 1 et 255 caractères. Pour les

champs devant contenir un texte plus long, utiliser le type

de données Mémo.

Numérique Sélectionnez l'une des options suivantes :

Octet — Pour les valeurs numériques comprises entre 0 et

255 caractères. Stockage sur un octet.

Entier — Pour les valeurs numériques comprises entre -32

768 et +32 768 caractères. Stockage sur deux octets.

Entier long — Pour les valeurs numériques comprises

entre -2 147 483,648 et +2 147 483,647 caractères.


Stockage sur quatre octets.

Conseil Utilisez la propriété Entier long pour stocker sous

forme de clé étrangère la valeur qui apparaît dans le champ

de clé primaire NuméroAuto d'une autre table.

Réel simple — Pour les valeurs numériques à virgule

flottante comprises entre -3,4 x 1038 et +3,4 x 1038 avec

jusqu'à sept chiffres après la virgule. Stockage sur quatre

octets.

Réel double — Pour les valeurs numériques à virgule

flottante comprises entre -1,797 x 10308 et +1,797 x

10308 avec jusqu'à quinze chiffres après la virgule.

Stockage sur huit octets.

N° de réplication — Pour le stockage d'un identificateur

unique global requis pour la réplication. Stockage sur seize

octets. Notez que la réplication n'est pas prise en charge

pour le format de fichier .accdb.

Décimal — Pour les valeurs numériques comprises entre -

9,999... x 1027 et +9,999... x 1027. Stockage sur douze

octets.

NuméroAuto Sélectionnez l'une des options suivantes :

Entier long — Pour les valeurs numériques uniques

comprises entre 1 et +2 147 483 648 lorsque la propriété

de champ NouvellesValeurs est définie sur Incrément et

pour les valeurs comprises entre -2 147 483 648 et +2 147

483 647 lorsque la propriété de champ NouvellesValeurs


est définie sur Aléatoire. Stockage sur 4 octets.

N° de réplication — Pour le stockage d'un identificateur

unique global requis pour la réplication. Stockage sur seize

octets. Notez que la réplication n'est pas prise en charge

pour le format de fichier .accdb.

Propriété de mise

en forme

Texte Vous pouvez définir un format personnalisé. Pour plus

d'informations, consultez Mettre en forme les données

dans des tables, des formulaires et des états.

Numérique Sélectionnez l'une des options suivantes :

Nombre général — Affiche le nombre tel qu'il a été tapé.

Par exemple, 3 456,789 est affiché 3 456,789

Devise — Affiche le nombre utilisant le séparateur de

milliers et applique les paramètres dans les Options

régionales et linguistiques du Panneau de configuration

pour les montants négatifs, les symboles décimaux et

monétaires et les décimales.

Par exemple, 3 456,789 est affiché $3,456.789

Euro — Affiche le nombre avec le symbole monétaire

Euro, quel que soit le symbole spécifié dans les Options

régionales et linguistiques.

Fixe — Affiche au moins un chiffre et applique les


paramètres des Options régionales et linguistiques du

Panneau de configuration pour les montants négatifs, les

symboles décimaux et monétaires, et les décimales.

Par exemple 3 456,789 est affiché 3 456,79

Standard — Affiche le nombre utilisant le séparateur de

milliers et applique les paramètres définis dans les Options

régionales et linguistiques du Panneau de configuration

pour les montants négatifs, les symboles décimaux et les

décimales. Ce format n'affiche pas de symbole monétaire.

Par exemple, 3 456,789 est affiché 3 456,79

Pourcentage — Multiplie la valeur par 100 et affiche le

nombre avec un signe de pourcentage à la fin. Applique les

paramètres définis dans les Options régionales et

linguistiques du Panneau de configuration pour les

montants négatifs, les symboles décimaux et les décimales.

Par exemple, 0,3456 est affiché 35 %

Scientifique — Affiche la valeur en notation scientifique

standard.

Par exemple, 3 456,789 est affiché 3 46E + 03

Date/Heure Sélectionnez l'un des formats d'affichage prédéfinis

suivants :

Date, général — Affiche la valeur utilisant une

combinaison des paramètres Date, abrégé et Heure,

complet.


Date, complet — Affiche la valeur utilisant le paramètre

Date, complet défini dans les Options régionales et

linguistiques du Panneau de configuration.

Date, réduit — Affiche la valeur utilisant le format jj-

mmm-aa (14-Jul-06, par exemple).

Date, abrégé — Affiche la valeur utilisant le paramètre

Date, abrégé défini dans les Options régionales et


Heure, complet — Affiche la valeur utilisant le paramètre

Heure, complet défini dans les Options régionales et


Heure, réduit — Affiche la valeur utilisant le format

HH:MM PM où HH correspond à l'heure, MM aux

minutes et où PM peut être remplacé par AM. L'heure peut

être comprise entre 1 et 12 et les minutes entre 0 et 59.

Heure, abrégé — Affiche la valeur utilisant le format

HH:MM où HH correspond à l'heure et MM aux minutes.

L'heure peut être comprise entre 0 et 23 et les minutes

entre 0 et 59.

Oui/Non Sélectionnez l'une des options suivantes :

Vrai/Faux — Affiche la valeur et indique Vrai ou Faux.

Oui/Non — Affiche la valeur et indique Oui ou Non.

Actif/Inactif — Affiche la valeur et indique Actif ou

Inactif.


Remarque Les mentions Actif, Vrai et Oui sont

équivalentes ainsi que Faux, Non et Inactifs.

Propriété

NouvellesValeurs

NuméroAuto Sélectionnez l'une des options suivantes (uniquement pour

les types de données NuméroAuto) :

Incrément — La valeur de départ est 1 et est incrémentée

de 1 pour chaque nouvel enregistrement.

Aléatoire — La valeur de départ est aléatoire et chaque

nouvel enregistrement reçoit une valeur aléatoire.

Haut de la page

Définition des propriétés de table

En plus des propriétés de champ, vous pouvez définir des propriétés qui

s'appliquent à une table entière et à des enregistrements entiers. Ces propriétés

se définissent dans la feuille de propriétés de la table.

Définition d'une propriété de table


Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Feuille de propriétés.

La feuille de propriétés de la table est affichée.


Activez la case correspondant à la propriété à définir.

Tapez un paramètre pour cette propriété.

Le tableau suivant présente les propriétés de table disponibles.

Utilisez cette propriété de

table Pour

Description Fournir une description de la table.

AffichParDéfaut Définir les feuilles de données, les tableaux ou

les graphiques croisés dynamiques comme vue

par défaut lorsque vous ouvrez la table.

ValideSi Fournir une expression qui doit être vraie

lorsque vous ajoutez ou modifiez un

enregistrement.

MessageSiErreur Taper le texte qui apparaît lorsqu'un

enregistrement viole l'expression ValideSi.

Filtre Définir des critères pour afficher uniquement

certaines lignes en mode Feuille de données.

TriPar Sélectionner un ou plusieurs champs pour

spécifier l'ordre de tri par défaut des lignes en


SousFDNom Spécifier si une sous-feuille doit s'afficher en

mode Feuille de données et, si oui, la table ou la

requête qui doit fournir les lignes dans la sous-


feuille.

ChampsFils Répertorier les champs de la table ou de la

requête utilisée pour la sous-feuille qui

correspondent au(x) champ(s) de clé primaire

de cette table.

ChampsPères Répertorier le ou les champs de clé primaire de

cette table qui correspondent aux champs

enfants de la sous-feuille.

SousFDHauteur Choisir de développer ou non toutes les lignes

de sous-feuille disponibles (par défaut) à

l'ouverture ou bien, définir la hauteur de la

fenêtre de la sous-feuille pour qu'elle s'affiche à

l'ouverture.

SousFDEtendue Choisir de développer toutes les sous-feuilles

lorsque vous ouvrez la table.

Orientation Définir l'orientation de l'affichage en fonction

du sens de votre écriture, de gauche à droite ou

de droite à gauche.

AfficherVuesSurSharePoint Spécifier si les formulaires et les états associés

à cette table doivent être disponibles dans le

menu Affichage de Windows SharePoint

Services si la base de données est publiée sur un

site SharePoint.


FiltrerSurchargement Appliquer automatiquement les critères de filtre

dans la propriété Filtre (avec la valeur Oui)

lorsque la table est ouverte en mode Feuille de

données.

TrierParSurchargement Appliquer automatiquement les critères de tri

dans la propriété TriPar (avec la valeur Oui)

lorsque la table est ouverte en mode Feuille de

données.

Si vous souhaitez disposer de davantage de place pour la saisie ou la

modification d'un paramètre dans la zone de propriété, appuyez sur MAJ+F2

pour afficher la zone Zoom. Si vous affectez la propriété ValideSi à une

expression et souhaitez obtenir de l'aide, cliquez sur en regard de la zone de

propriété ValideSi pour afficher le générateur approprié..

Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur Enregistrer dans la barre d'outils

Accès rapide.

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Haut de la page

Voir aussi


Concepts de base sur la conception d'une base de données

Access > Formulaires

Créer un formulaire

Un formulaire est un objet de base de données qui permet d'entrer, de modifier

ou d'afficher les données d'une table ou d'une requête. Les formulaires

permettent également de contrôler l'accès aux données en n'affichant, par

exemple, que certains champs ou lignes de données. Par exemple, il est possible

que certains utilisateurs n'aient besoin d'afficher que certains champs d'une table

constituée d'une multitude de champs. En leur proposant un formulaire qui ne

contient que ces champs, il leur sera plus facile d'utiliser la base de données.

Vous pouvez également ajouter des boutons et d'autres fonctionnalités à un

formulaire afin d'automatiser les opérations fréquemment effectuées.

Les formulaires peuvent être comparés à des fenêtres à travers lesquelles les

personnes voient et atteignent votre base de données. Un formulaire efficace

permet d'accélérer l'utilisation d'une base de données dans la mesure où les

personnes n'ont pas besoin de rechercher les éléments dont elles ont besoin. Un

formulaire d'aspect agréable améliore non seulement la convivialité et

l'efficacité de la base de données, mais il permet également d'éviter la saisie de

données incorrectes. Microsoft Office Access 2007 contient de nouveaux outils

destinés à simplifier la création de formulaires, et propose de nouveaux types de

formulaires et de nouvelles fonctionnalités qui améliorent la facilité d'emploi de

votre base de données.

REMARQUE Cet article suppose que vous avez déjà créé une table (ou une

requête basée sur une ou plusieurs tables), et que vous souhaitez créer un

formulaire afin d'afficher ou manipuler les données. Pour plus d'informations sur

les tables et les requêtes, voir les liens de la section Voir aussi de cet article.


Que voulez-vous faire ?

Créer un formulaire à l'aide de l'outil Formulaire

Créer un formulaire double affichage à l'aide de l'outil Formulaire double

affichage

Créer un formulaire affichant plusieurs enregistrements à l'aide de l'outil

Plusieurs éléments

Créer un formulaire à l'aide de l'Assistant Formulaire

Créer un formulaire à l'aide de l'outil Vide

Présentation des contrôles

Présentation des dispositions de contrôle

Présentation des modes Page et Création

Ajuster votre formulaire en mode Page

Ajuster votre formulaire en mode Création

Ajouter des contrôles à votre formulaire

Enregistrer votre travail

Créer un formulaire à l'aide de l'outil Formulaire

L'outil Formulaire permet de créer facilement et rapidement un formulaire.

Lorsque vous utilisez cet outil, tous les champs de la source de données sous-

jacente sont placés dans le formulaire. Vous pouvez commencer à utiliser le

nouveau formulaire immédiatement, comme vous pouvez le modifier en mode

Page ou Création pour l'adapter à vos besoins.

Utiliser l'outil Formulaire pour créer un formulaire


1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requête qui contient

les données que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire.

2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur

Formulaire.

Access crée le formulaire et l'affiche en mode Page. Ce mode vous permet

d'apporter des modifications à la conception du formulaire tout en ayant les

données affichées. Par exemple, vous pouvez ajuster la taille des zones de texte

en fonction des données à afficher, si nécessaire. Pour plus d'informations sur les

modes d'affichage de formulaires, voir la section Présentation des modes Page et

Création.

Si Access détermine que seule une table a une relation un-à-plusieurs avec la

table ou la requête qui a servi à la création du formulaire, Access ajoute une

feuille de données au formulaire, basée sur la table ou la requête associée. Par

exemple, si vous créez un formulaire standard à partir de la table Employés, et

qu'une relation un-à-plusieurs est définie entre la table Employés et la table

Commandes, la feuille de données affiche tous les enregistrements de la table

Commandes se rapportant à l'enregistrement Employé actif. Vous pouvez

supprimer la feuille de données du formulaire si vous jugez ne pas en avoir

besoin. S'il existe plusieurs tables liées par une relation un-à-plusieurs avec la

table qui a servi à créer le formulaire, Access n'ajoute pas de feuilles de données

au formulaire.

Haut de la page



affichage

Le formulaire double affichage est une nouvelle fonctionnalité de Microsoft

Office Access 2007 qui offre deux affichages simultanés des données : un

affichage Formulaire et un affichage Feuille de données.

Ces deux affichages sont rattachés à la même source de données et sont toujours

synchronisés. Ainsi, si vous sélectionnez un champ dans une partie du

formulaire, le même champ est sélectionné dans l'autre partie du formulaire.

Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des données dans chacune des

parties, comme en modifier ou en supprimer (à condition que la source


d'enregistrement soit modifiable et que vous n'ayez pas configuré le formulaire

de façon à empêcher ces opérations).

L'utilisation de formulaires double affichage offre les avantages de deux types

de formulaires dans un seul et même formulaire. Par exemple, vous pouvez

utiliser la partie feuille de données du formulaire pour retrouver rapidement un

enregistrement, et utiliser ensuite la partie formulaire pour consulter ou modifier

l'enregistrement.

Pour créer un formulaire double affichage à l'aide de l'outil Formulaire double

affichage :


les données que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire. Vous

pouvez également ouvrir la table ou la requête en mode Feuille de

données.

2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire

double affichage.




en fonction des données à afficher, si nécessaire. Pour plus d'informations sur les

modes d'affichage de formulaires, voir la section Présentation des modes Page et

Création.

Pour plus d'informations sur la création et l'utilisation d'un formulaire double

affichage, voir l'article Créer un formulaire double affichage.

Haut de la page


Créer un formulaire affichant plusieurs enregistrements à l'aide de l'outil

Plusieurs éléments

Lorsque vous créez un formulaire à l'aide de l'outil Formulaire standard, le

formulaire créé par Access affiche un seul enregistrement à la fois. Si vous avez

besoin d'un formulaire qui affiche plusieurs enregistrements tout en offrant

davantage de possibilités en termes de personnalisation qu'une feuille de

données, vous pouvez utiliser l'outil Plusieurs éléments.


les données que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire.

2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plusieurs

éléments.



données affichées. Par exemple, vous pouvez adapter la taille des zones de texte

en fonction des données à afficher. Pour plus d'informations sur les modes

d'affichage des formulaires, voir la section Présentation des modes Page et

Création.

Lorsque vous utilisez l'outil Plusieurs éléments, le formulaire créé par Access

ressemble à une feuille de données. Les données sont disposées dans des lignes

et des colonnes, et vous voyez plusieurs enregistrements à la fois. Toutefois, un

formulaire Plusieurs éléments offre davantage d'options de personnalisation

qu'une feuille de données, avec notamment la possibilité d'ajouter des éléments

graphiques, des boutons et d'autres contrôles. Pour plus d'informations sur la

personnalisation de votre formulaire, voir les sections Ajuster votre formulaire

en mode Page, Ajuster votre formulaire en mode Création et Ajouter des

contrôles à votre formulaire.


Haut de la page

Créer un formulaire à l'aide de l'Assistant Formulaire

Pour être plus sélectif quant aux champs à faire figurer sur votre formulaire,

vous pouvez utiliser l'Assistant Formulaire à la place des divers outils de

création de formulaires mentionnés précédemment. Vous pouvez également

définir la façon dont les données sont regroupées et triées, et vous pouvez

utiliser les champs de plusieurs tables ou requêtes, si tant est que vous ayez

préalablement spécifié les relations entre les tables et les requêtes. Pour plus

d'informations sur la création de relations, voir les liens situés dans la section

Voir aussi de cet article.

1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plus de

formulaires, puis sur Assistant Formulaire.

2. Suivez les instructions fournies dans les pages de l'Assistant Formulaire.

REMARQUE Si vous souhaitez inclure des champs de plusieurs tables

ou requêtes dans votre formulaire, ne cliquez pas sur Suivant ou sur

Terminer après avoir sélectionné les champs de la première table ou

requête dans la première page de l'Assistant Formulaire. Au lieu de cela,

répétez les étapes afin de sélectionner une table ou une requête, puis

cliquez sur les champs supplémentaires que vous souhaitez inclure dans le

formulaire. Cliquez ensuite sur Suivant ou sur Terminer pour continuer.

3. Dans la dernière page de l'Assistant, cliquez sur Terminer.

Haut de la page

Créer un formulaire à l'aide de l'outil Vide


Si l'Assistant ou les outils de création de formulaires ne répondent pas à vos

besoins, vous pouvez utiliser l'outil Vide pour créer un formulaire. Celui-ci

permet de créer un formulaire en peu de temps, surtout si vous prévoyez de

placer un nombre limité de champs dans votre formulaire.


vierge.

Access ouvre un formulaire vide en mode Page et affiche le volet Liste de

champs.


2. Dans le volet Liste de champs, cliquez sur le signe plus (+) en regard de

la ou des tables contenant les champs que vous souhaitez faire figurer sur

le formulaire.

3. Pour ajouter un champ au formulaire, double-cliquez dessus ou faites-le

glisser vers le formulaire. Pour ajouter plusieurs champs à la fois,

maintenez la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur plusieurs champs, puis

faites-les glisser simultanément vers le formulaire.

REMARQUE L'ordre des tables dans le volet de Liste de champs peut

varier selon la partie du formulaire actuellement sélectionnée. Si vous ne

pouvez pas ajouter un champ au formulaire, sélectionnez une autre partie

du formulaire et réessayez d'ajouter le champ. Pour plus d'informations

sur l'utilisation du volet Liste de champs, consultez l'article Ajouter un

champ à un formulaire ou un état.

4. Pour ajouter un logo, un titre, des numéros de page ou la date et l'heure au

formulaire, utilisez les outils figurant dans le groupe Contrôles, sous

l'onglet Mise en forme.

5. Si vous souhaitez ajouter une plus grande variété de contrôles au

formulaire, passez en mode Création en cliquant avec le bouton droit sur

le formulaire, puis en cliquant sur Mode Création . Vous pourrez dès

lors utiliser les outils figurant dans le groupe Contrôles, sous l'onglet

Création.


Haut de la page


Les contrôles sont des objets qui affichent des données, exécutent des actions et

permettent d'afficher et utiliser des informations qui améliorent l'interface

utilisateur, telles que les étiquettes et les images. Outre la zone de texte, qui est

le contrôle le plus couramment utilisé, les étiquettes, les cases à cocher et les

contrôles de sous-formulaire/sous-état comptent parmi les autres contrôles.

Les contrôles peuvent être dépendants, indépendants ou calculés :

Contrôle dépendant Un contrôle dont la source de données est un champ

de table ou de requête est appelé « contrôle dépendant ». Les contrôles

dépendants servent à afficher des valeurs issues de champs d'une base de

données. Ces valeurs peuvent consister en du texte, des dates, des valeurs

numériques, des valeurs Oui/Non, des images ou des graphiques. Par

exemple, une zone de texte de formulaire qui présente le nom d'un

employé peut tirer cette information du champ Nom de la table Employés.

Contrôle indépendant Un contrôle qui n'a pas de source de données

(comme un champ ou une expression) est appelé « contrôle indépendant

». Les contrôles indépendants s'avèrent particulièrement utiles pour

afficher des informations, des lignes, des rectangles et des images. Par

exemple, une étiquette qui affiche le titre d'un formulaire est un contrôle

indépendant.


Contrôle calculé Un contrôle dont la source de données est une

expression, et non un champ, est appelé « contrôle calculé ». C'est vous

qui spécifiez la valeur à utiliser comme source de données du contrôle en

définissant une expression. Une expression peut être une combinaison

d'opérateurs (tels que = et + ), de noms de contrôles, de noms de champs,

de fonctions renvoyant une valeur unique et de valeurs de constante. Par

exemple, l'expression suivante calcule le prix d'un article avec une remise

de 25 % en multipliant la valeur figurant dans le champ Prix unitaire par

une valeur de constante (0,75).

=[Prix unitaire] * 0,75

Une expression peut utiliser les données d'un champ de la table ou de la

requête sous-jacente du formulaire, ou encore les données d'un autre

contrôle du formulaire.

Pour plus d'informations sur les expressions, voir les liens de la section

Voir aussi.

Lorsque vous créez un formulaire, il est sans doute plus judicieux de commencer

par ajouter et disposer tous les contrôles dépendants, surtout s'ils forment la

majorité des contrôles du formulaire. Vous pouvez ensuite ajouter les contrôles

indépendants et calculés qui complètent la structure à l'aide des outils du groupe

Contrôles, sous l'onglet Créer du mode Création.

Pour lier un contrôle à un champ, vous devez identifier le champ à partir duquel

le contrôle obtient ses données. Vous pouvez créer un contrôle lié au champ

sélectionné en faisant glisser le champ du volet Liste de champs vers le

formulaire. Le volet Liste de champs contient les champs de la table ou de la

requête sous-jacente du formulaire. Pour afficher le volet Liste de champs,

appuyez sur Alt+F8 ou, sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur

Ajouter des champs existants. Lorsque vous double-cliquez sur un champ dans


le volet Liste de champs, Access ajoute le type de contrôle correspondant à ce

champ dans le formulaire.

Vous pouvez également lier un champ à un contrôle en tapant le nom du champ

dans le contrôle proprement dit ou dans la zone de saisie de la propriété Source

contrôle qui se trouve dans la feuille de propriétés du contrôle. La feuille de

propriétés définit les caractéristiques du contrôle, à savoir, son nom, la source de

ses données et son format. Pour ouvrir la feuille de propriétés, appuyez sur F4.

Le meilleur moyen de créer un contrôle dépendant est d'utiliser le volet Liste de

champs, et ce pour deux raisons :

Access complète automatiquement l'étiquette attachée au contrôle en y

insérant le nom du champ (ou de la légende définie pour ce champ dans la

table ou la requête sous-jacente). Vous n'avez donc pas besoin de taper

vous-même l'intitulé du contrôle.

Access attribue automatiquement à la plupart des propriétés du contrôle

des valeurs adéquates qui tiennent compte des propriétés du champ de la

table ou de la requête sous-jacente (comme les propriétés Format,

Nombre de décimales et Masque de saisie).

Si vous avez déjà créé un contrôle indépendant et souhaitez le lier à un champ,

entrez le nom de ce champ dans la zone de la propriété Source contrôle du

contrôle. Pour plus d'informations sur la propriété Source contrôle, appuyez sur

F1 lorsque le curseur se trouve dans la liste déroulante de la propriété.

Haut de la page

Présentation des mises en forme de contrôle

Les mises en forme de contrôle sont des guides qui alignent horizontalement et

verticalement vos contrôles pour donner une apparence uniforme à votre


formulaire. Vous pouvez considérer une disposition de contrôle comme un

tableau dont chaque cellule contient un contrôle. Les procédures suivantes vous

indiquent comment ajouter, supprimer ou réorganiser des contrôles dans les

mises en forme de contrôle.

Les mises en forme de contrôle sont de deux types : tabulaire et empilé.

Dans les mises en forme de contrôle tabulaires, les contrôles sont disposés

en lignes et en colonnes à la manière d'une feuille de calcul, avec des

étiquettes en haut. Les mises en forme de contrôle tabulaires s'étendent

toujours sur deux sections d'un formulaire : quelle que soit la section où

se trouvent les contrôles, les étiquettes figurent dans la section précédente.

Dans les mises en forme empilées, les contrôles sont disposés

verticalement à la manière d'un formulaire papier, avec une étiquette à

gauche de chaque contrôle. Les mises en forme empilées figurent toujours

dans une même section de formulaire.


Vous pouvez avoir plusieurs mises en forme de contrôle de type quelconque sur

un formulaire. Vous pouvez par exemple avoir une disposition tabulaire pour

créer une ligne de données pour chaque enregistrement et une ou plusieurs mises

en forme empilées au-dessous, qui contiennent davantage d'informations pour le

même enregistrement .

Créer une nouvelle disposition de contrôle

Access crée automatiquement des mises en forme de contrôle empilées dans

l'une des circonstances suivantes :

Vous créez un nouveau formulaire en cliquant sur Formulaire dans le

groupe Formulaires de l'onglet Créer.

Vous créez un nouveau formulaire en cliquant sur Formulaire vierge

dans le groupe Formulaires de l'onglet Créer, puis en faisant glisser un

champ du volet Liste de champs vers le formulaire.

Sur un formulaire existant, vous pouvez créer une nouvelle disposition de

contrôle en procédant comme suit :

1. Sélectionnez un contrôle que vous voulez ajouter à la disposition.

2. Si vous voulez ajouter d'autres contrôles à la même disposition, maintenez

la touche Maj enfoncée tout en sélectionnant ces contrôles.

3. Effectuez l'une des opérations suivantes :

� Sur l'onglet Réorganiser, dans le groupe Contrôler la disposition,

cliquez sur Tabulaire ou Empilé .

� Cliquez avec le bouton droit sur le ou les contrôles sélectionnés,

pointez sur Disposition, puis cliquez sur Tabulaire ou Empilé

.


Access crée la disposition du contrôle et lui ajoute les contrôles sélectionnés.

Basculer d'une disposition de contrôle tabulaire à empilée et inversement

Pour basculer la totalité d'une disposition d'un type à un autre :

Sélectionnez la disposition de contrôle en cliquant sur le sélecteur orange

de disposition dans le coin supérieur gauche de la disposition. Toutes les

cellules de la disposition sont sélectionnées.

Effectuez l'une des opérations suivantes :

Sur l'onglet Réorganiser, dans le groupe Contrôler la disposition,

cliquez sur le type de disposition souhaité (Tabulaire ou Empilé

.

Cliquez avec le bouton droit sur la disposition de contrôle, pointez sur

Disposition et cliquez sur le type de disposition souhaité.

Accès réorganise les contrôles dans le type de disposition souhaité.

Fractionner une disposition de contrôle en deux dispositions

Vous pouvez fractionner une disposition de contrôle en deux dispositions en

procédant comme suit :

1. Maintenez la touche Maj enfoncée et cliquez sur les contrôles que vous

souhaitez déplacer vers la nouvelle disposition de contrôle.


� Sur l'onglet Réorganiser, dans le groupe Contrôler la disposition,

cliquez sur le type de disposition souhaité pour la nouvelle

disposition (Tabulaire ou Empilé .


� Cliquez avec le bouton droit sur les contrôles sélectionnés, pointez

sur Disposition, puis cliquez sur le type souhaité pour la nouvelle

disposition.

Access crée une nouvelle disposition de contrôle et lui ajoute les contrôles

sélectionnés.

Réorganiser les contrôles d'une disposition de contrôle

Vous pouvez déplacer un contrôle d'une disposition de contrôle en le

faisant glisser jusqu'à l'emplacement souhaité. En faisant glisser le champ,

une barre horizontale ou verticale indique où il sera placé lorsque vous

relâchez le bouton de la souris.

Vous pouvez déplacer un contrôle d'une mise en page de contrôle vers

une autre du même type. Vous pouvez par exemple faire glisser un

contrôle d'une disposition empilée vers une autre disposition empilée,

mais pas vers une disposition tabulaire.

Ajouter des contrôles à une disposition de contrôle

Pour ajouter un champ du volet Liste de champs à une disposition de

contrôle existante

Faites glisser le champ du volet Liste des champs vers la disposition.

Une barre horizontale ou verticale indique où le champ sera placé lorsque

vous relâchez le bouton de la souris.

Pour ajouter des contrôles existants à une disposition de contrôle existante

1. Sélectionnez le premier contrôle que vous voulez ajouter à la disposition

de contrôle.


2. Si vous voulez ajouter d'autres contrôles à la même disposition, maintenez

la touche Maj enfoncée tout en sélectionnant ces contrôles. Vous pouvez

sélectionner des contrôles d'autres mises en forme de contrôle.


� Si le formulaire est ouvert en mode Création, faites glisser les champs

sélectionnés vers la disposition. Une barre horizontale ou verticale

indique où les champs seront placés lorsque vous relâchez le bouton

de la souris.

� Si le formulaire est ouvert en mode Page :

1. Sous l'onglet Réorganiser, dans le groupe Contrôler la

disposition, cliquez sur le type de disposition auquel vous

ajoutez les contrôles. Si vous ajoutez des contrôles à une

disposition tabulaire, cliquez sur Tabulaire . Si vous ajoutez

des contrôles à une disposition empilée, cliquez sur Empilé .

Access crée une nouvelle disposition et lui ajoute les contrôles

sélectionnés.

2. Faites glisser la nouvelle disposition vers la disposition existante.

Une barre horizontale ou verticale indique où les champs seront

placés lorsque vous relâchez le bouton de la souris.

Supprimer des contrôles d'une disposition de contrôle

La suppression d'un contrôle d'une disposition de contrôle vous permet de le

placer n'importe où sur le formulaire sans incidence sur la position des autres

contrôles.


Sélectionnez le contrôle à supprimer de la disposition. Pour sélectionner

plusieurs contrôles, maintenez la touche Maj enfoncée tout en cliquant sur

les contrôles à supprimer. Pour sélectionner tous les contrôles de la

disposition, cliquez sur la zone du sélecteur de disposition dans le coin

supérieur gauche de la disposition.

Effectuez l'une des opérations suivantes :

Sous l'onglet Réorganiser, dans le groupe Contrôler la disposition,

cliquez sur Supprimer .

Cliquez avec le bouton droit sur l'un des contrôles sélectionnés,

pointez sur Disposition, puis cliquez sur Supprimer .

Accès supprime les contrôles sélectionnés de la disposition.

Haut de la page

Présentation des modes Page et Création

Mode Page Le mode Page est l'affichage le plus intuitif lorsqu'il s'agit de

modifier un formulaire. Vous pouvez y effectuer pratiquement toutes les

modifications qu'il est possible d'apporter à un formulaire dans Office Access

2007. En mode Page, le formulaire est bel et bien en cours d'exécution, si bien

que vous pouvez voir vos données telles qu'elles apparaîtront en mode

Formulaire. Néanmoins, ce mode vous permet également d'apporter des

modifications à la conception du formulaire. Étant donné que les données sont

visibles pendant que vous modifiez le formulaire, il s'agit d'un mode très

pratique pour définir la taille des contrôles ou pour effectuer presque toutes les

autres tâches qui ont une incidence sur l'aspect et l'utilisation du formulaire.

Certaines tâches ne peuvent pas être effectuées en mode Page et nécessitent de

passer en mode Création. Dans certaines situations, Access affiche un message


vous indiquant que vous devez passer en mode Création pour effectuer une

modification particulière.

Mode Création Le mode Création offre une vue plus détaillée de la structure de

votre formulaire, avec une décomposition des sections En-tête, Détail et Pied de

page du formulaire. Le formulaire n'est pas réellement en cours d'exécution

lorsqu'il est affiché en mode Création, si bien que vous ne pouvez pas voir les

données sous-jacentes pendant que vous apportez des modifications à la

structure ; toutefois, certaines tâches s'effectuent plus facilement en mode

Création qu'en mode Page. En effet, vous pouvez :

ajouter une plus grande diversité de contrôles à votre formulaire,

notamment des étiquettes, des images, des lignes et des rectangles ;

modifier la source des contrôles Zone de texte dans les zones de texte

elles-mêmes, sans passer par la feuille de propriétés ;

Redimensionnez des sections de formulaire, comme la section En-tête de

formulaire ou Détail.

modifier certaines propriétés de formulaire qui ne peuvent pas l'être en

mode Page (comme les propriétés Affichage par défaut et Autoriser le

mode Formulaire).

Haut de la page

Ajuster votre formulaire en mode Page

Une fois que vous avez créé un formulaire, vous pouvez ajuster facilement sa

conception en travaillant en mode Page. En vous basant sur les données réelles

du formulaire, vous pouvez réorganiser les contrôles et ajuster leur taille. Vous

pouvez placer de nouveaux contrôles dans le formulaire et définir les propriétés

de ce dernier et des contrôles qu'il contient.


Pour passer au mode Page, cliquez avec le bouton droit sur le nom du formulaire

dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page. .

Access affiche le formulaire en mode Page.

Vous pouvez utiliser la feuille de propriétés pour modifier les propriétés du

formulaire et des contrôles et des sections qu'il contient. Pour afficher la feuille

de propriétés, appuyez sur F4.

Vous pouvez utiliser le volet Liste de champs pour ajouter des champs de la

table ou de la requête sous-jacente à la structure de votre formulaire. Pour

afficher le volet Liste de champs, effectuez l'une des actions suivantes :

Sous l'onglet Format, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Ajouter des

champs existants.

Appuyez sur Alt+F8.

Vous pouvez ensuite faire glisser les champs directement du volet Liste de

champs vers votre formulaire.

Pour ajouter un champ unique, double-cliquez dessus ou faites-le glisser

du volet Liste de champs vers la section du formulaire où vous souhaitez

le faire apparaître.

Pour ajouter plusieurs champs à la fois, maintenez la touche Ctrl

enfoncée, puis cliquez sur les champs que vous souhaitez ajouter. Faites

ensuite glisser les champs sélectionnés vers le formulaire.

Haut de la page

Ajuster votre formulaire en mode Création


Vous pouvez également ajuster la structure de votre formulaire en mode

Création. Vous pouvez ajouter de nouveaux contrôles et champs au formulaire

en les ajoutant à la grille de création. La feuille de propriétés vous donne accès à

un grand nombre de propriétés que vous pouvez définir en vue de personnaliser

votre formulaire.

Pour passer au mode Création, cliquez avec le bouton droit sur le nom du

formulaire dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création .

Access affiche le formulaire en mode Création.

Vous pouvez utiliser la feuille de propriétés pour modifier les propriétés du

formulaire et des contrôles et des sections qu'il contient. Pour afficher la feuille

de propriétés, appuyez sur F4.

Vous pouvez utiliser le volet Liste de champs pour ajouter des champs de la

table ou de la requête sous-jacente à la structure de votre formulaire. Pour

afficher le volet Liste de champs, effectuez l'une des actions suivantes :


champs existants.

Appuyez sur Alt+F8.

Vous pouvez ensuite faire glisser les champs directement du volet Liste de

champs vers votre formulaire.














Haut de la page

Ajouter des contrôles à votre formulaire

Certains contrôles sont créés automatiquement, comme le contrôle dépendant

qui est créé lorsque vous ajoutez un champ du volet Liste de champs au

formulaire. De nombreux autres contrôles peuvent être créés en mode Création à

l'aide des outils du groupe Contrôles, sous l'onglet Créer.

REMARQUE Plusieurs outils du groupe Contrôles ne sont accessibles que

lorsque votre formulaire est ouvert en mode Création. Pour passer au mode

Création, cliquez avec le bouton droit sur le nom du formulaire dans le volet de

navigation, puis cliquez sur Mode Création .

Déterminer le nom d'un outil

Placez le pointeur de la souris sur l'outil.


Access affiche le nom de l'outil.

Utiliser les Assistants Contrôle

Vous pouvez utiliser les Assistants pour créer des boutons de commande, des

zones de liste, des sous-formulaires, des zones de liste déroulante et des groupes

d'options. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Contrôles, si l'option Utiliser les

Assistants contrôle n'est pas activée, cliquez dessus pour l'activer.

Si vous préférez créer des contrôles sans l'aide de l'Assistant, cliquez sur l'option

Utiliser les Assistants contrôle pour la désactiver.

Créer un contrôle à l'aide des outils du groupe Contrôles

1. Cliquez sur l'outil correspondant au type de contrôle que vous souhaitez

ajouter. Par exemple, pour créer une case à cocher, cliquez sur l'outil

Case à cocher.

2. Cliquez dans la grille de création de formulaire à l'endroit où vous

souhaitez positionner le coin supérieur gauche du contrôle. Cliquez une

fois pour créer un contrôle de taille standard, ou cliquez sur l'outil et faites

glisser le pointeur de la souris dans la grille de création de formulaire

pour créer un contrôle de taille personnalisée.

3. Si vous avez activé l'option Utiliser les Assistants contrôle et que le

contrôle que vous souhaitez placer est associé à un Assistant, celui-ci

démarre et vous guide tout au long du processus de paramétrage du

contrôle.


4. Si vous ne positionnez pas parfaitement le contrôle, vous pouvez le

déplacer en procédant comme suit :

1. Cliquez sur le contrôle pour le sélectionner.

2. Placez le pointeur de la souris sur le contrôle pour qu'il se transforme

en flèche cruciforme .

3. Cliquez sur le contrôle et faites-le glisser jusqu'à l'emplacement

souhaité.

Si vous utilisez un Assistant Contrôle, il est possible qu'il contienne une

procédure pour lier le contrôle à un champ. À défaut, cette procédure crée un

contrôle indépendant. Si, de par son type, le contrôle est en mesure d'afficher des

données (par exemple, une zone de texte ou une case à cocher), vous devez

entrer le nom d'un champ ou une expression dans la zone de la propriété Source

contrôle du contrôle pour que ce dernier puisse afficher des données. Pour

afficher les propriétés d'un contrôle, sélectionnez le contrôle et appuyez sur F4.

Pour plus d'informations, voir la section Présentation des contrôles.

Haut de la page


Dès lors que vous enregistrez la structure de votre formulaire, vous pouvez

exécuter le formulaire aussi souvent que vous le souhaitez. Si la structure ne

change pas, les données sont actualisées chaque fois que vous affichez le

formulaire. Si vos besoins évoluent, vous pouvez modifier la structure du

formulaire, voire créer un nouveau formulaire basé sur l'original.

Enregistrer la structure d'un formulaire


1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis cliquez sur

Enregistrer

Cliquez sur Enregistrer dans la Barre d'outils Accès rapide ou

appuyez sur Ctrl+S.

2. Si le formulaire est sans titre, tapez un nom dans la zone Nom de

formulaire, puis cliquez sur OK.

Enregistrer la structure d'un formulaire sous un nouveau nom

1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Enregistrer sous.

2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez un nom dans la zone

Enregistrer le formulaire dans, sélectionnez Formulaire dans la liste

En tant que, puis cliquez sur OK.

Haut de la page

Voir aussi

Ajouter un champ à un formulaire ou un état

Créer des tables dans une base de données

Créer un formulaire contenant un sous-formulaire (formulaire un-à-plusieurs)

Créer un formulaire double affichage

Créer une requête Sélection simple

Insérer des numéros de page dans un formulaire ou un état

Insérer la date et l'heure dans un formulaire ou un état

Insérer un logo dans un formulaire ou un état

Insérer un titre dans un formulaire ou un état


Insérer une feuille de données dans un formulaire

Créer un formulaire contenant un sous-formulaire (formulaire un-à-

plusieurs)

Afficher tout

Lorsque vous utilisez des données relationnelles (données liées stockées dans

des tables distinctes), il est souvent nécessaire d'afficher les données de plusieurs

tables ou requêtes dans le même formulaire. Par exemple, il est possible que

vous souhaitiez consulter les données d'un client en même temps que les détails

concernant les commandes de celui-ci. Le sous-formulaire est un outil pratique

qui permet de réaliser cette opération. Microsoft Office Access 2007 propose

plusieurs méthodes pour créer rapidement des sous-formulaires.


Présentation des sous-formulaires

Créer un formulaire contenant un sous-formulaire en utilisant l'Assistant

Formulaire

Créer un sous-formulaire en faisant glisser un formulaire sur un autre

Créer un formulaire contenant deux sous-formulaires

Créer un formulaire contenant des sous-formulaires imbriqués

Présentation des sous-formulaires

Un sous-formulaire est un formulaire inséré dans un autre formulaire. Le

formulaire de base est appelé formulaire principal et le formulaire qu'il contient,

sous-formulaire. Une combinaison formulaire/sous-formulaire est parfois

appelée formulaire hiérarchique ou formulaire père/fils.


Les sous-formulaires s'avèrent particulièrement utiles lorsque vous souhaitez

afficher les données de tables ou de requêtes qui ont une relation un-à-plusieurs..

Par exemple, vous pouvez créer un formulaire contenant un sous-formulaire

pour afficher les données d'une table Catégories et celles d'une table Produits.

Les données de la table Catégories représentent le côté « un » de la relation,

tandis que les données de la table Produits représentent le côté « plusieurs » de

la relation. Autrement dit, chaque catégorie peut avoir plusieurs produits.

Le formulaire principal affiche les données du côté « un » de la relation.

Le sous-formulaire affiche les données du côté « plusieurs » de la relation.

Dans ce type de formulaire, le formulaire principal et le sous-formulaire sont

liés, si bien que le sous-formulaire ne présente que les enregistrements associés

à l'enregistrement actif du formulaire principal. Ainsi, lorsque le formulaire

principal présente la catégorie Boissons, le sous-formulaire présente uniquement

les produits de cette catégorie. Si le formulaire et le sous-formulaire n'étaient pas

liés, le sous-formulaire présenterait tous les produits, et pas seulement ceux de la

catégorie Boissons.

Le tableau suivant définit quelques termes relatifs aux sous-formulaires. Même

si Access traite la plupart des détails liés à l'utilisation des procédures décrites

dans cet article, il est utile de savoir ce qui se passe « en coulisses » pour

apporter des modifications ultérieures.


Terme Définition

Contrôle de

sous-

formulaire

Contrôle qui permet d'incorporer un formulaire dans un autre

formulaire. Vous pouvez comparer le contrôle de sous-

formulaire à une « vue » d'un autre objet de votre base de

données, qu'il s'agisse d'un autre formulaire, d'une table ou

d'une requête. Le contrôle de sous-formulaire possède des

propriétés qui vous permettent de lier les données affichées

dans le contrôle aux données du formulaire principal.

Propriété

Objet source

Propriété du contrôle de sous-formulaire qui indique l'objet

qui s'affiche dans le contrôle.

Feuille de

données

Affichage simple de données sous forme de lignes et de

colonnes, à la manière d'une feuille de calcul. Le contrôle de

sous-formulaire affiche une feuille de données lorsque son

objet source est une table ou une requête, ou encore un

formulaire dont la propriété Affichage par défaut est définie

sur Feuille de données. Dans ces cas, le sous-formulaire est

parfois appelé feuille de données et non sous-formulaire.

Propriété Lier

les champs

enfants

Propriété du contrôle de sous-formulaire qui indique le ou

les champs du sous-formulaire qui sont liés au formulaire

principal.

Propriété Lier

les champs

pères

Propriété du contrôle de sous-formulaire qui indique le ou

les champs du formulaire principal qui sont liés au sous-

formulaire.

Pour optimiser les résultats, commencez par établir toutes les relations. Access

peut ainsi créer automatiquement les liens entre les sous-formulaires et les


formulaires principaux. Pour afficher ou modifier les relations existantes entre

les tables de votre base de données ou pour en créer de nouvelles, sous l'onglet

Outils avancés, dans le groupe Analyser, cliquez sur Relations. Pour plus

d'informations sur la création de relations, voir les liens de la section Voir aussi.

Lorsqu'un contrôle de sous-formulaire a pour objet source un formulaire, il

contient les champs que vous placez dans ce formulaire, et il peut être affiché en

tant que formulaire standard, formulaire continu ou feuille de données. Baser un

sous-formulaire sur un objet de formulaire vous permet d'ajouter des champs

calculés au sous-formulaire, par exemple, [Quantité] * [Prix unitaire].

Vous pouvez également insérer une feuille de données dans un formulaire en

créant un contrôle de sous-formulaire dont l'objet source est une table ou une

requête. Une feuille de données ne peut pas être personnalisée comme un sous-

formulaire ; par exemple, vous ne pouvez pas ajouter un champ calculé à une

feuille de données. En revanche, vous pouvez créer un sous-formulaire basé sur

un formulaire qui contient un champ calculé, puis définir la propriété Affichage

par défaut de ce formulaire sur Feuille de données. Vous obtenez ainsi un

sous-formulaire de type feuille de données qui contient un champ calculé.

Haut de la page

Créer un formulaire contenant sous-formulaire à l'aide de l'Assistant

Formulaire

Cette procédure permet de créer une combinaison formulaire/sous-formulaire à

l'aide de l'Assistant Formulaire.



Si l'Assistant ne démarre pas


2. Dans la liste déroulante Tables/Requêtes de la première page de

l'Assistant, sélectionnez une table ou une requête. Dans le cadre de cet

exemple, pour créer un formulaire Catégories qui présente les produits de

chaque catégorie dans un sous-formulaire, sélectionnez Table :

Catégories (le côté « un » de la relation un-à-plusieurs).

REMARQUE Peu importe la table ou la requête que vous choisissez en

premier.

3. Double-cliquez sur les champs de cette table ou requête que vous

souhaitez inclure.

4. Dans la même page de l'Assistant, sélectionnez une autre table ou requête

dans la liste déroulante Tables/Requêtes. Pour cet exemple, sélectionnez

la table Produits (le côté « plusieurs » de la relation un-à-plusieurs).


souhaitez inclure.

6. Lorsque vous cliquez sur Suivant, à supposer que vous ayez correctement

configuré les relations avant de démarrer l'Assistant, celui-ci vous pose la

question suivante : Comment souhaitez-vous afficher vos données ?

(c'est-à-dire, en fonction de quelle table ou requête). Dans le cadre de cet

exemple, pour créer le formulaire Catégories, cliquez sur par Catégories.

L'Assistant affiche une image réduite du formulaire. La zone dans la

partie inférieure du formulaire représente le sous-formulaire.

7. En bas de la page de l'Assistant, sélectionnez l'option Formulaire avec

sous-formulaire(s) et puis sur Suivant.

8. Dans la page Quelle disposition souhaitez-vous pour votre sous-

formulaire ? de l'Assistant, cliquez sur Tabulaire ou Feuille de données

selon la disposition souhaitée pour votre sous-formulaire. Les deux styles


dispose les données du sous-formulaire sous forme de lignes et de

colonnes, mais la disposition tabulaire est plus personnalisable. Vous

pouvez ajouter de la couleur, des graphiques et d'autres éléments de mise

en forme, tandis qu'une feuille de données est plus compact, tout comme

le mode Feuille de données d'une table. Lorsque vous avez effectué votre

sélection, cliquez sur Suivant.

9. Dans la page Quel style souhaitez-vous ? de l'Assistant, sélectionnez un

style de mise en forme pour le formulaire. Si vous avez choisi Tabulaire

à la page précédente, le style de mise en forme choisi est également

appliqué au sous-formulaire. Une fois votre sélection effectuée, cliquez

sur Suivant.

10. À la dernière page de l'Assistant, entrez les titres des formulaires. Access

nomme les formulaires en fonction des titres entrés et crée l'étiquette du

sous-formulaire en fonction du titre attribué à celui-ci.

Indiquez également dans cette page si vous souhaitez ouvrir le formulaire

en mode Formulaire afin de pouvoir afficher ou modifier les informations

ou si vous souhaitez l'ouvrir en mode Création afin de modifier sa

conception. Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur Terminer.

Access crée deux formulaires : un pour le formulaire principal

comprenant le contrôle de sous-formulaire et un pour le sous-formulaire

proprement dit.

Haut de la page

Créer un sous-formulaire en faisant glisser un formulaire sur un autre

Suivez cette procédure si vous disposez de deux formulaires existants et que

vous souhaitez en utiliser un comme sous-formulaire de l'autre formulaire.


1. En mode Création, ouvrez le formulaire que vous souhaitez utiliser

comme formulaire principal.

2. Dans le groupe Contrôles de l'onglet Créer, si l'outil Utiliser les

Assistants contrôle est sélectionné, cliquez dessus pour le sélectionner.

3. Faites glisser un formulaire du volet de navigation vers le formulaire

principal.

Access ajoute un contrôle de sous-formulaire au formulaire principal et lie le

contrôle au formulaire que vous avez fait glisser depuis le volet de navigation.

Access tente également de lier le sous-formulaire au formulaire principal, en

fonction des relations qui ont été définies dans votre base de données. Si Access

n'est pas en mesure de lier le sous-formulaire au formulaire principal, les

propriétés Lier les champs enfants et Lier les champs pères du contrôle de

sous-formulaire sont vides, et vous devez les définir manuellement en procédant

comme suit :

1. Cliquez avec le bouton droit sur le formulaire principal dans le volet de

navigation, puis cliquez sur Mode Création .

2. Cliquez sur le contrôle de sous-formulaire pour le sélectionner.

3. Si la feuille de propriétés n'est pas déjà affichée, appuyez sur F4 pour

l'afficher.

4. Dans l'onglet Données de la feuille des propriétés, cliquez sur en

regard de la boîte des propriétés Lier les champs fils.

La boîte de dialogue Éditeur de liens des champs des sous-formulaires

apparaît.


5. Dans les listes déroulantes Champs pères et Champs enfants,

sélectionnez les champs auxquels vous souhaitez lier les formulaires. Si

vous hésitez quant aux champs à choisir, cliquez sur Suggérer pour

qu'Access tente de déterminer les champs de liaison. Lorsque vous avez

terminé, cliquez sur OK.

Si vous ne voyez pas le champ que vous souhaitez utiliser pour lier les

formulaires, vous devrez peut-être modifier la source d'enregistrement du

formulaire fils ou du formulaire enfant de sorte que le champ de liaison

s'y trouve. Par exemple, si le formulaire est basé sur une requête, vous

devez vous assurer que le champ de liaison est présent dans les résultats

de la requête.

6. Enregistrez le formulaire principal et passez en mode Formulaire pour

vérifier que le formulaire fonctionne comme prévu.

Ouvrir un sous-formulaire dans une nouvelle fenêtre en mode Création

Si vous souhaitez apporter des modifications à la structure d'un sous-formulaire

alors que vous utilisez son formulaire principal en mode Création, vous pouvez

ouvrir le sous-formulaire dans sa propre fenêtre :

1. Cliquez sur le sous-formulaire pour le sélectionner.

2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Sous-formulaire

dans une nouvelle fenêtre.

Haut de la page

Créer un formulaire contenant deux sous-formulaires

Cette procédure permet de créer un formulaire et deux sous-formulaires

présentant les caractéristiques suivantes :


Le formulaire principal a une relation un-à-plusieurs avec le premier sous-

formulaire.

Le premier sous-formulaire a une relation un-à-plusieurs avec le

deuxième sous-formulaire.

Le formulaire principal contient les deux contrôles de sous-formulaire.

Créer le formulaire



Si l'Assistant ne démarre pas

2. Dans la liste déroulante Tables/Requêtes de la première page de

l'Assistant, sélectionnez la table ou la requête pour le formulaire principal.

Par exemple, supposons que vous souhaitiez créer un formulaire Clients

intégrant deux sous-formulaires (un sous-formulaire Commandes et un

sous-formulaire Détails des commandes). Sélectionnez la table Clients (le

côté « un » de la première relation un-à-plusieurs).

REMARQUE Peu importe la table ou la requête que vous choisissez en

premier.


souhaitez inclure.

4. Dans la même page de l'Assistant, sélectionnez la table ou la requête pour

le premier sous-formulaire dans la liste déroulante Tables/Requêtes. Pour

cet exemple, cliquez sur la table Commandes (le côté « plusieurs » de la

première relation un-à-plusieurs), puis double-cliquez sur les champs de

cette table ou requête que vous souhaitez inclure.


5. Dans la même page de l'Assistant, sélectionnez la table ou la requête pour

le deuxième sous-formulaire dans la liste déroulante Tables/Requêtes.

Pour cet exemple, cliquez sur la table Détails des commandes (le côté «

plusieurs » de la deuxième relation un-à-plusieurs), puis double-cliquez

sur les champs de cette table ou requête que vous souhaitez inclure.

6. Lorsque vous cliquez sur Suivant, à supposer que vous ayez correctement

configuré les relations avant de démarrer l'Assistant, celui-ci vous pose la

question suivante : Comment souhaitez-vous afficher vos données ?

(c'est-à-dire, en fonction de quelle table ou requête). Dans le cadre de cet

exemple, pour créer le formulaire Clients, cliquez sur Par Clients.

7. Sélectionnez l'option Formulaire avec sous-formulaire(s).

8. Suivez les instructions fournies dans les pages restantes de l'Assistant.

Dès lors que vous cliquez sur Terminer, Access crée d'une part un

formulaire principal qui contient deux contrôles de sous-formulaire et

d'autre part deux autres objets de formulaire (un pour chaque sous-

formulaire).

Haut de la page

Créer un formulaire contenant des sous-formulaires imbriqués

Cette procédure permet de créer un formulaire et deux sous-formulaires

présentant les caractéristiques suivantes :

Le formulaire principal a une relation un-à-plusieurs avec le premier sous-

formulaire.

Le premier sous-formulaire a une relation un-à-plusieurs avec le

deuxième sous-formulaire.


Le premier sous-formulaire contient le deuxième sous-formulaire.

REMARQUE Cette procédure crée deux niveaux de sous-formulaires, mais

vous pouvez la répéter de façon à créer jusqu'à sept niveaux.

1. Créez un formulaire contenant un sous-formulaire. Pour obtenir

davantage d'informations, voir la section Créer un formulaire contenant

un sous-formulaire au moyen de l'Assisant Formulaire.

2. Ouvrez le formulaire principal en mode Création.

3. Cliquez sur le sous-formulaire pour le sélectionner.

4. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Sous-formulaire

dans une nouvelle fenêtre.

Access ouvre le sous-formulaire dans une nouvelle fenêtre.

5. Faites glisser un formulaire, une table ou une requête du volet de

navigation vers le sous-formulaire. Access crée un autre sous-formulaire à

l'intérieur du premier sous-formulaire, ainsi qu'un formulaire pour le sous-

formulaire.

Access ajoute un contrôle de sous-formulaire au sous-formulaire et lie ce dernier

au formulaire que vous avez fait glisser depuis le volet de navigation. Access

tente également de lier les sous-formulaires, en fonction des relations qui ont été

définies dans votre base de données. Si Access n'est pas en mesure d'effectuer la

liaison, les propriétés Lier les champs enfants et Lier les champs pères du

contrôle de sous-formulaire sont vides, et vous devez les définir manuellement

en procédant comme suit :

1. Cliquez une fois sur le contrôle de sous-formulaire pour le sélectionner.



l'afficher.

3. Dans l'onglet Données de la feuille des propriétés, cliquez sur en


La boîte de dialogue Gestionnaire de liaisons du sous-formulaire

s'affiche.

4. Dans les listes déroulantes Champs pères et Champs enfants,

sélectionnez les champs auxquels vous souhaitez lier les formulaires. Si

vous hésitez quant aux champs à choisir, cliquez sur Suggérer pour

qu'Access tente de déterminer les champs de liaison. Lorsque vous avez

terminé, cliquez sur OK.

Si vous ne voyez pas le champ que vous souhaitez utiliser pour lier les

formulaires, vous devrez peut-être modifier la source d'enregistrement du

formulaire fils ou du formulaire enfant de sorte que le champ de liaison

s'y trouve. Par exemple, si le formulaire est basé sur une requête, vous

devez vous assurer que le champ de liaison est présent dans les résultats

de la requête.

5. Enregistrez les formulaires et passez en mode Formulaire pour vérifier

que le formulaire fonctionne comme prévu.

Créer un formulaire double affichage

Le formulaire double affichage est une nouvelle fonctionnalité de Microsoft

Office Access 2007, qui offre deux affichages simultanés des données : un

affichage Formulaire et un affichage Feuille de données. Ces deux affichages

sont rattachés à la même source de données et sont toujours synchronisés. Ainsi,

si vous sélectionnez un champ dans une partie du formulaire, le même champ est


sélectionné dans l'autre partie du formulaire. Vous pouvez ajouter des données

dans chacune des parties, comme en modifier ou en supprimer (à condition que

la source d'enregistrement soit modifiable et que vous n'ayez pas configuré le

formulaire pour empêcher ces opérations).

L'utilisation de formulaires double affichage offre les avantages de deux types

de formulaires dans un seul et même formulaire. Par exemple, vous pouvez

utiliser la partie feuille de données du formulaire pour retrouver rapidement un

enregistrement, et utiliser ensuite la partie formulaire pour consulter ou modifier

l'enregistrement. La partie formulaire peut servir d'en-tête, esthétique et

fonctionnel, à la partie feuille de données. C'est la technique qui est employée

dans bon nombre de modèles de bases de données disponibles pour Office

Access 2007.


affichage

Cette procédure permet de créer un formulaire double affichage entièrement

nouveau. Le formulaire est basé sur une table ou une requête que vous

sélectionnez dans le volet de navigation ou que vous avez ouverte en mode



les données que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire. Vous

pouvez également ouvrir la table ou la requête en mode Feuille de

données.


double affichage.





en fonction des données à afficher, si nécessaire.

Haut de la page

Transformer un formulaire existant en formulaire double affichage

Vous pouvez transformer un formulaire existant en formulaire double affichage

en définissant certaines propriétés du formulaire.

1. Ouvrez votre formulaire en mode Création en cliquant dessus avec le

bouton droit dans le volet de navigation, puis en cliquant sur Mode

Création.

2. Si la feuille de propriétés n'est pas affichée, appuyez sur F4.

3. Sélectionnez Formulaire dans la liste déroulante située en haut de la

feuille de propriétés.

4. Sous l'onglet Format de la feuille de propriétés, dans la liste déroulante

Affichage par défaut, sélectionnez Formulaire double affichage.

5. Vérifiez votre formulaire en mode Formulaire. Pour passer en mode

Formulaire, double-cliquez sur le nom du formulaire dans le volet de

navigation.

Ajuster votre formulaire double affichage

Après avoir créé votre formulaire double affichage, vous pouvez apporter

certaines modifications en mode Création ou en mode Page pour obtenir les

résultats souhaités.

Définir les propriétés du formulaire double affichage


Le tableau suivant répertorie certaines des propriétés liées aux formulaires

double affichage, que vous pouvez définir dans la feuille de propriétés pour

ajuster votre formulaire. Si la feuille de propriétés n'est pas affichée, appuyez sur

F4. Vérifiez également que l'option Formulaire est sélectionnée dans la liste

déroulante en haut de la feuille de propriétés. Toutes les propriétés de la table

sont situées dans l'onglet Format de la feuille de propriétés.

Orientation du

formulaire

double

affichage

Mode Création

seulement

Permet de définir l'emplacement de la

feuille de données : au-dessus, au-

dessous, à gauche ou à droite du

formulaire.

Feuille de

données du

formulaire

double affichage

Mode Création

ou Page

Si cette propriété est définie sur Modif

autorisée (et que la source

d'enregistrement du formulaire est

modifiable), Access autorise les

modifications au niveau de la feuille de

données. Si elle est définie sur Lecture

seule, Access empêche les

modifications dans la feuille de

données.

Barre

Fractionnement

du formulaire

double

affichage

Mode Création

seulement

Si cette propriété est définie sur Oui,

Access autorise le redimensionnement

du formulaire et de la feuille de

données en déplaçant la barre

Fractionnement qui sépare les deux

parties. Vous pouvez faire glisser la

barre Fractionnement pour agrandir ou

réduire la feuille de propriétés. Si elle


est définie sur Non, la barre

Fractionnement est masquée, et le

formulaire et la feuille de données ne

peuvent pas être redimensionnés.

Enregistrer le

positionnement

de la barre

Fractionnement

Mode Création

seulement

Si cette propriété est définie sur Oui, le

formulaire s'ouvre avec la barre

Fractionnement positionnée au même

endroit que lorsque vous l'avez fermé

pour la dernière fois. Si elle est définie

sur Non, le formulaire et la feuille de

données ne peuvent pas être

redimensionnés, et la barre

Fractionnement est masquée.

Taille du

formulaire

double

affichage

Mode Création

ou Page

Permet de définir une hauteur ou une

largeur exacte (selon que le

fractionnement est vertical ou

horizontal) , pour la partie formulaire

du formulaire double affichage. Par

exemple, vous pouvez taper 1" pour

définir une hauteur ou une largeur de 1

pouce. Vous pouvez taper Auto pour

définir la dimension autrement,

notamment en faisant glisser la barre de

fractionnement en mode Page.

Impression du

formulaire

double

affichage

Mode Création

ou Page

Permet de spécifier la partie du

formulaire à imprimer lors de

l'impression du formulaire. Si la

propriété est définie sur Formulaire


uniquement, seule la partie formulaire

est imprimée. Si la propriété est définie

sur Feuille de données uniquement,

seule la partie feuille de données est

imprimée.

Fixer la position du séparateur du formulaire

Pour positionner le séparateur du formulaire à un endroit précis afin qu'aucun

autre utilisateur puisse le déplacer, effectuez l'opération suivante :

1. Basculez en mode Création en cliquant avec le bouton droit sur le

formulaire dans le volet de navigation, puis en cliquant sur Mode

Création.


l'afficher.

3. Sélectionnez Formulaire dans la liste déroulante située en haut de la

feuille de propriétés.

4. Dans l'onglet Format de la feuille de propriétés, attribuez à la propriété

Barre Fractionnement du formulaire double affichage la valeur Non.

5. Définissez la propriété Enregistrer le positionnement de la barre

Fractionnement sur la valeur Oui.

6. Basculez en mode Page en cliquant avec le bouton droit sur le formulaire

dans le volet de navigation, puis sur Mode Page.

7. Faites glisser la barre Fractionnement vers la position souhaité (ou tapez

une hauteur exacte dans la zone Taille du formulaire double affichage

de la zone de propriété).


8. Passez en mode Formulaire pour afficher les résultats.

Le séparateur est fixé à l'emplacement que vous avez défini, et la barre

Fractionnement est masquée.

Ajouter ou supprimer un champ

1. Si le volet Liste de champs n'est pas affichée, sous l'onglet Mise en

forme, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants.

2. Recherchez le champ que vous souhaitez ajouter, puis faites-le glisser

vers la feuille de données ou le formulaire.

Si vous faites glisser le champ vers la feuille de données, il est également

ajouté au formulaire. De la même manière, si vous faites glisser le champ

vers le formulaire, il est également ajouté à la feuille de données.

3. Pour supprimer un champ, vous devez utiliser la partie formulaire du

formulaire double affichage. Cliquez sur le champ pour le sélectionner,

puis appuyez sur Suppr.

Le champ est supprimé à la fois du formulaire et de la feuille de données.

Pour plus d'informations sur l'ajout de champs au moyen du volet Liste des

champs , consultez l'article Ajouter un champ à un formulaire ou un état.

Insérer une feuille de données dans un formulaire

Une feuille de données est un affichage simplifié de données organisées en

lignes et en colonnes. Si vous double-cliquez sur une table dans le volet

Navigation, Microsoft Office Access 2007 affiche la table sous forme de feuille

de données. En raison de leur présentation compacte des données, les feuilles de

données sont utiles lorsqu'elles sont utilisées comme sous-formulaires pour

afficher des données du côté « plusieurs » d'une relation un-à-plusieurs. Cet


article explique comment ajouter des feuilles de données à vos formulaires dans

Office Access 2007.

Afficher un exemple de feuille de données sur un formulaire

Supposons que vous vouliez créer un formulaire qui affiche des données

concernant des catégories de produits ainsi que les produits de ces catégories.

Les données de la table Catégories représentent le côté « un » de la relation,

alors que les données de la table Produits représentent le côté « plusieurs » de

cette relation. Chaque catégorie peut avoir de nombreux produits.

Le formulaire principal affiche les données du côté « un » de la relation.

La feuille de données affiche les données du côté « plusieurs » de la relation.

Établir des relations entre des tables

Avant d'aborder la création d'un formulaire contenant une feuille de données,

vous avez intérêt à étudier les relations existant entre vos tables et ajouter les

relations éventuellement manquantes. Cela permet à Access de créer

automatiquement les liens entre les feuilles de données et les formulaires

principaux. Pour afficher, ajouter ou modifier les relations entre les tables de

votre base de données, dans l'onglet Outils avancés, groupe Analyser, cliquez

sur Relations. Pour plus d'informations sur la création de relations, voir la

section Voir aussi.


Créer un formulaire contenant une feuille de données à l'aide de l'outil

Formulaire

Lorsque vous utilisez l'outil Formulaire pour créer un formulaire qui est basé sur

une table qui figure sur « un » côté d'une relation un-à-plusieurs unique, Access

insère automatiquement une feuille de données qui affiche les données du côté «

plusieurs » de la relation.

Par exemple, si les conditions suivantes sont réunies, Access insère une feuille

de données qui présente toutes les commandes de chaque client :

Vous avez créé un formulaire standard basé sur la table Clients.

Vous avez défini une relation un-à-plusieurs avec la table Commandes qui

spécifie qu'un enregistrement de la table Clients peut être lié à plusieurs

enregistrements de la table Commandes.

La table Client ne se trouve pas du côté « un » d'une autre relation un-à-

plusieurs.

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table qui se trouve du côté « un

» de la relation un-à-plusieurs.

2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur

Formulaire.

Access crée le formulaire en plaçant la feuille de données au bas de ce dernier.

Si Access ne crée pas de feuille de données, cela signifie que la table que vous

avez utilisée pour le formulaire ne fait pas partie d'une relation un-à-plusieurs,

ou que cette table fait partie de plusieurs relations un-à-plusieurs.

REMARQUES


Mis à part le formulaire principal, cette procédure ne crée aucun autre

objet de formulaire. La feuille de données est une vue directe de la table.

Pour masquer une colonne dans une feuille de données Cliquez avec le

bouton droit sur la colonne, puis cliquez sur Masquer la colonne. Ce

paramétrage est enregistré. Par conséquent, si vous enregistrez et fermez

le formulaire et que vous le rouvrez, la colonne sera toujours masquée.

Pour restaurer une colonne masquée dans une feuille de données

Cliquez avec le bouton droit sur un en-tête de colonne de la feuille de

données, puis cliquez sur Afficher les colonnes. Activez la case à cocher

en regard de chaque colonne dont vous souhaitez rétablir l'affichage, puis

cliquez sur Fermer.

Créer un formulaire contenant une feuille de données à l'aide du mode Page

Si, dans votre base de données, vous avez déjà défini les relations entre tables,

vous pouvez créer rapidement un formulaire contenant une feuille de données

standard à l'aide du mode Page. Lorsque vous ajoutez un champ du côté «

plusieurs » d'une relation à un formulaire basé sur le côté « un » de la relation,

Access crée automatiquement une feuille de données pour afficher les

enregistrements associés.


vierge.

Access ouvre un formulaire vierge en mode Page et affiche le volet Liste

des champs .

REMARQUE Si vous fermez accidentellement le volet Liste de

champs, vous pouvez le rouvrir en effectuant l'une des opérations

suivantes :


� Appuyez sur ALT+F8.

—ou—

Sous l'onglet Format, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Ajouter

des champs existants.

2. Cliquez sur le signe plus en regard de la table située du côté « un » de la

relation un-à-plusieurs, puis faites glisser le premier champ de votre choix

vers le formulaire.

Notez que le volet Liste de champs divise les tables en sections :

Champs disponibles pour cette vue et, en dessous de celle-ci, Champs

disponibles dans les tables associées. Au bas du volet Liste champs, les

autres champs qui ne sont pas directement liés à la table principale sont

répertoriés sous Champs disponibles dans les autres tables.

3. Depuis la section Champs disponibles pour cet affichage, faites glisser

les champs désirés sur le formulaire principal.

4. Depuis la section Champs disponibles dans les tables associées, faites

glisser le premier champ désiré de votre feuille de données sur le

formulaire. Access crée une feuille de données et y ajoute le champ.

5. Vous devez d'abord cliquer sur la feuille de données Money pour ajouter

d'autres champs à la feuille de données nouvelle pour le sélectionner.

Notez qu'Access réorganise le volet Liste des champs afin que les

champs disponibles pour la feuille de données se trouvent au sommet. À

partir de la section Champs disponibles pour cette vue, faites glisser

n'importe quel autre champ de votre choix sur la feuille de données.

Tandis que vous faites glisser chaque champ sur la feuille de données,


Access dessine une barre d'insertion pour vous indiquer l'emplacement où

sera inséré le champ lorsque vous relâcherez le bouton de souris.

6. Continuez à ajouter des champs au formulaire principal ou à la feuille de

données en cliquant d'abord sur le formulaire principal ou sur la feuille de

données pour le sélectionner, puis en faisant glisser le champ depuis le

volet Liste de champs.

La section Champs disponibles dans les autres tables du volet Liste de

champs contient les tables qui ne sont pas directement liées à la table ou à la

requête sur laquelle le formulaire ou la feuille de données sélectionné est basé.

Si vous avez défini toutes les relations valides entre les tables dans la fenêtre

Relations, il est peu probable que les champs répertoriés dans la section

Champs disponibles dans les autres tables soient des sélections valides pour

le formulaire que vous créez. Si vous faites glisser un champ de cette section

vers le formulaire, Access affiche la boîte de dialogue Spécifier la relation.

Vous devez alors entrer le ou les champs qui lie les deux tables avant de

poursuivre. Si vous effectuez cette opération, le volet Liste de champs ne sera

plus subdivisé en sections en fonction des relations prédéfinies. Il est peut-être

plus judicieux de cliquer sur Annuler dans cette boîte de dialogue et de

réexaminer les relations entre les tables. Pour plus d'informations sur les

relations, consultez l'article Créer, modifier ou supprimer une relation

Insérer une table ou une feuille de données de requêtes dans un formulaire

existant avec le mode Page

Si vous avez déjà défini les relations entre les tables de votre base de données,

vous pouvez rapidement ajouter une feuille de données à un formulaire existant

en mode Page. Lorsque vous ajoutez un champ du côté « plusieurs » d'une

relation à un formulaire basé sur le côté « un » de la relation, Access crée


automatiquement une feuille de données pour afficher les enregistrements

associés.

1. Ouvrez le formulaire existant en mode Page en cliquant avec le bouton

droit sur son nom dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page

dans le menu contextuel.

Si le volet Liste des champs n'est pas affiché :

� Appuyez sur ALT+F8.

—ou—

Sous l'onglet Format, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Ajouter

des champs existants.

Notez que le volet Liste de champs divise les tables en sections :

Champs disponibles pour cette vue et, en dessous de celle-ci, Champs

disponibles dans les tables associées. Au bas du volet Liste champs, les

autres champs qui ne sont pas directement liés à la table principale sont

répertoriés sous Champs disponibles dans les autres tables.

2. Dans la section Champs disponibles dans les tables associées,

développez la table contenant le premier champ que vous souhaitez

intégrer à votre feuille de données, puis faites glisser ce champ vers le

formulaire. Access crée une feuille de données et y ajoute le champ.

3. Vous devez d'abord cliquer sur la feuille de données Money pour ajouter

d'autres champs à la nouvelle feuille de données. Notez qu'Access

réorganise le volet Liste de champs, afin que les champs disponibles

pour la feuille de données se trouvent au sommet. À partir de la section

Champs disponibles pour cette vue , faites glisser n'importe quel autre

champ de votre choix sur la feuille de données. Tandis que vous faites


glisser chaque champ sur la feuille de données, Access dessine une barre

d'insertion pour vous indiquer l'emplacement où sera inséré le champ

lorsque vous relâcherez le bouton de souris.

4. Continuez à ajouter des champs au formulaire principal ou à la feuille de

données en cliquant d'abord sur le formulaire principal ou sur la feuille de

données pour le sélectionner, puis en faisant glisser le champ depuis le

volet Liste de champs.

La section Champs disponibles dans les autres tables du volet Liste de

champs contient les tables qui ne sont pas directement liées à la table ou à la

requête sur laquelle le formulaire sélectionné est basé. Si vous avez défini toutes

les relations valides entre les tables dans la fenêtre Relations, il est peu probable

que les champs répertoriés dans la section Champs disponibles dans les autres

tables soient des sélections valides pour le formulaire que vous créez. Si vous

faites glisser un champ de cette section vers le formulaire, Access affiche la

boîte de dialogue Spécifier la relation. Vous devez alors entrer le ou les champs

qui lie les deux tables avant de poursuivre. Si vous effectuez cette opération, le

volet Liste de champs ne sera plus subdivisé en sections en fonction des

relations prédéfinies. Il est peut-être plus judicieux de cliquer sur Annuler dans

cette boîte de dialogue et de réexaminer les relations entre les tables. Pour plus

d'informations sur les relations, consultez l'article Créer, modifier ou supprimer

une relation

Insérer une feuille de données dans un formulaire existant en mode

Création

Cette procédure permet d'ajouter une feuille de données directement basée sur

une table ou une requête à un formulaire existant en mode Création.


1. Ouvrez le formulaire en mode Création en cliquant dessus avec le bouton

droit dans le volet de navigation, puis en cliquant sur Mode Création.

2. Dans l'onglet Création, groupe Contrôles, si l'outil Utiliser les

Assistants Contrôles est sélectionné, cliquez dessus pour le désactiver.

Pourquoi ?

3. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Sous-

formulaire/Sous-état.

4. Dans la grille de création de formulaire, cliquez à l'endroit où vous

souhaitez insérer la grille de données.

5. Repositionnez et redimensionnez le contrôle de sous-formulaire en faisant

glisser les poignées des bords et des coins du contrôle.

6. Modifiez l'étiquette attachée du contrôle de sous-formulaire en cliquant

d'abord sur l'étiquette, en double-cliquant dessus pour en sélectionner le

texte, puis en tapant un nouveau libellé. Si vous préférez supprimer

l'étiquette, cliquez une fois sur celle-ci, puis appuyez sur Suppr.


l'afficher.

8. Si le contrôle de sous-formulaire n'est pas actuellement sélectionné,

cliquez une fois dessus.

9. Sous l'onglet Données de la feuille de propriétés, cliquez dans la liste

déroulante Objet source, puis sélectionnez la table ou la requête que vous

souhaitez afficher dans la feuille de données. Par exemple, si vous voulez


afficher les données de la table Commandes, cliquez sur

Table.Commandes.

10. Si vous avez correctement configuré les relations avant de commencer

cette procédure, Access affecte automatiquement aux propriétés Lier les

champs enfants et Lier les champs pères les valeurs correctes qui

lieront le formulaire principal à la feuille de données.

Mes propriétés Lier les champs enfants et Lier les champs pères

sont vides

1. Ouvrez le formulaire principal en mode Création.

2. Cliquez une fois sur le contrôle de sous-formulaire pour le

sélectionner.

3. Si la feuille des propriétés n'est pas affichée, appuyez sur F4.

4. Dans l'onglet Données de la feuille des propriétés, cliquez sur ... en


La boîte de dialogue Gestionnaire de liaisons du sous-formulaire

s'affiche.

5. Dans les listes déroulantes Champs pères et Champs fils,

sélectionnez les champs auxquels vous voulez lier les formulaires. Si

vous ne savez pas exactement quels champs utiliser, cliquez sur

Suggérer pour qu'Access détermine les champs à lier. Lorsque vous

avez terminé, cliquez sur OK.

Si vous ne voyez pas le champ que vous voulez utiliser pour lier les

formulaires, vous pouvez éventuellement modifier la source du

formulaire père ou fils pour vérifier que le champ s'y trouve. Par


exemple, si le formulaire est basé sur une requête, vérifiez que le

champ à lier est présent dans les résultats de la requête.

6. Enregistrez le formulaire principal et passez au mode Formulaire pour

vérifier que le formulaire se comporte comme prévu.

11. Enregistrez le formulaire en cliquant sur Enregistrer dans la barre

d'outils Accès rapide ou en appuyant sur Ctrl+S.

12. Passez en mode Formulaire et vérifiez que la feuille de données

fonctionne comme prévu.

Différences entre un formulaire fractionné et un formulaire contenant une

feuille de données

Un formulaire qui contient une feuille de données affiche les données de

plusieurs sources de données (en générales associées). Par exemple, un

formulaire peut montrer les employés et contenir une feuille de données qui

montre toutes les tâches affectées à chaque employé. La feuille de données

possède une source de données différente du formulaire qui le contient. Un

formulaire fractionné possède deux sections (un formulaire et une feuille de

données), mais les mêmes données sont affichées dans les deux sections. Les

deux sections sont dynamiques et permettent de montrer deux affichages des

données.

Pour plus d'informations sur la création et l'utilisation d'un formulaire fractionné,

consultez l'article Créer un formulaire double affichage.

Créer une requête basée sur plusieurs tables


Parfois, pour créer et utiliser des requêtes, il suffit de sélectionner des champs

dans une table, d'appliquer éventuellement certains critères et d'afficher les

résultats. Mais, comment faut-il procéder quand, et c'est souvent le cas, les

données dont vous avez besoin se trouvent dans plusieurs tables ?

Heureusement, il est possible de créer une requête qui combine des informations

de plusieurs sources. À cet égard, cette rubrique présente quelques scénarios

dans lesquels des données sont extraites de plusieurs tables et vous indique

comment procéder.

Utiliser les données d'une table liée pour compléter les informations dans

une requête

Dans certains cas, une requête basée sur une table vous fournit les informations

dont vous avez besoin, mais extraire des données d'une autre table peut rendre

les résultats plus faciles à interpréter et plus utiles. Par exemple, supposons que

vous disposez d'une liste des identificateurs des employés qui apparaissent dans

les résultats de la requête. Vous réalisez alors qu'il serait plus utile de voir le

nom des employés dans les résultats, mais ces noms se trouvent dans une autre

table. Pour que le nom des employés apparaisse dans les résultats de la requête,

vous devez donc inclure les deux tables dans la requête.

Utiliser l'Assistant Requête pour créer une requête à partir d'une table

principale et d'une table liée à celle-ci

1. Vérifiez que la relation des tables est définie dans la fenêtre Relations.

Procédure

1. Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe

Afficher/Masquer, cliquez sur Relations.


2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Relations, cliquez sur Afficher

toutes les relations.

3. Identifiez les tables pour lesquelles une relation doit être définie.

� Si les tables sont visibles dans la fenêtre Relations, vérifiez

qu'une relation a été définie pour celles-ci.

Une relation est une ligne reliant les deux tables sur un champ

commun. Double-cliquez sur une relation pour voir quels champs

sont reliés dans les tables.

� Si les tables ne sont pas visibles dans la fenêtre Relations, vous

devez les ajouter.

Sous l'onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez

sur Noms des tables.

Double-cliquez sur chaque table à afficher, puis cliquez sur

Fermer.

4. Si vous ne trouvez aucune relation entre les deux tables, créez-en une

en faisant glisser un champ d'une des tables sur un champ de l'autre

table. Les champs à partir desquels vous créez la relation entre les

tables doivent avoir des types de données identiques.

REMARQUE Vous pouvez créer une relation entre un champ de

type NuméroAuto et un champ de type Numérique si la taille de ce

champ est Entier long. C'est souvent le cas lorsque vous créez une


La boîte de dialogue Modifier des relations s'affiche.

5. Cliquez sur Créer pour créer la relation.


Pour plus d'informations sur les options à votre disposition pour créer

une relation, voir l'article Créer, modifier ou supprimer une relation.

6. Fermez la fenêtre Relations.

2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Assistant

Requête.

3. Dans la boîte de dialogue Nouvelle requête, cliquez sur Assistant

Requête simple, puis sur OK.

4. Dans la zone de liste déroulante Tables/Requêtes, cliquez sur la table qui

contient les informations essentielles à inclure dans la requête.

5. Dans la liste Champs disponibles, cliquez sur le premier champ à inclure

dans la requête, puis cliquez sur la flèche vers la droite pour déplacer ce

champ dans la liste Champs sélectionnés. Procédez de la même manière

pour chaque champ de cette table à inclure dans la requête. Il peut s'agir

de champs que vous souhaitez voir apparaître dans les résultats de la

requête ou de champs que vous voulez utiliser pour limiter les lignes dans

les résultats en appliquant des critères.


contient les données connexes à utiliser pour que la requête renvoie des

résultats plus précis.

7. Ajoutez les champs que vous voulez utiliser pour affiner les résultats de la

requête à la liste Champs sélectionnés, puis cliquez sur Suivant.

8. Sous Souhaitez-vous une requête détaillée ou une synthèse ?, cliquez

sur Détaillée ou Synthèse.

Si vous ne voulez pas que votre requête exécute des fonctions

d'agrégation (Somme, Moy, Min, Max, Total, EcartType ou Var),


choisissez une requête détaillée. Dans le cas contraire, choisissez une

requête de synthèse. Lorsque vous avez choisi, cliquez sur Suivant.

9. Cliquez sur Terminer pour afficher les résultats.

Exemple avec la base de données Comptoirs

Dans l'exemple suivant, vous devez utiliser l'Assistant Requête pour créer une

requête qui affiche une liste de commandes avec les frais d'expédition et le nom

de l'employé qui a traité chaque commande.

REMARQUE Dans cet exemple, la base de données Comptoirs doit être

modifiée. Avant d'aller plus loin, il peut être judicieux de créer une copie de

sauvegarde de cette base de données et d'utiliser la copie pour l'exemple.

Utiliser l'Assistant Requête pour créer la requête

1. Ouvrez la base de données exemple Comptoirs. Fermez le formulaire

d'ouverture.


Requête.



4. Dans la zone de liste déroulanteTables/Requêtes, cliquez sur Table :

Commandes.

5. Dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur RéfCommande

pour déplacer ce champ dans la liste Champs sélectionnés. Double-

cliquez sur Frais d'expédition pour déplacer ce champ dans la liste

Champs sélectionnés.


6. Dans la liste de zone déroulante Tables/Requêtes, cliquez sur Table :

Employés.

7. Dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur Prénom pour

déplacer ce champ dans la liste Champs sélectionnés. Double-cliquez sur

NomFamille pour déplacer ce champ dans la liste Champs sélectionnés.

Cliquez sur Suivant.

8. Étant donné que vous créez une liste de toutes les commandes, il est

préférable d'utiliser une requête détaillée. Si vous voulez obtenir une

synthèse des frais d'expédition sur les commandes par employé ou

effectuer une autre fonction d'agrégation, utilisez une requête de synthèse.

Cliquez sur Détaillée (affiche chaque champ de tous les

enregistrements), puis sur Suivant.


La requête renvoie une liste des commandes, avec pour chaque commande, les

frais d'expédition ainsi que les prénom et nom de l'employé qui l'a traitée.

Haut de la page

Connecter les données dans deux tables en utilisant leurs relations avec une

troisième table

Il arrive souvent que les données de deux tables soient reliées entre elles par

l'intermédiaire d'une troisième table. C'est en général le cas lorsque les données

des deux premières tables sont liées dans une relation plusieurs-à-plusieurs.

Dans une base de données, il est souvent préférable de séparer une relation

plusieurs-à-plusieurs entre deux tables en deux relations un-à-plusieurs

impliquant trois tables. Pour cela, vous devez créer une troisième table, appelée

table de jointure ou table de relation qui comporte une clé primaire et une clé


étrangère pour chacune des deux autres tables. Une relation un-à-plusieurs est

alors créée entre chaque clé étrangère dans la table de jointure et la clé primaire

correspondante d'une des deux autres tables. Dans ce type de situation, vous

devez inclure les trois tables dans votre requête, même si vous ne voulez extraire

les données que de deux d'entre elles.

Créer une requête de sélection à partir de deux tables comportant une

relation plusieurs-à-plusieurs

1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création requête.

La boîte de dialogue Afficher la table s'ouvre.

2. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur les deux

tables qui contiennent les données que vous voulez inclure dans votre

requête et sur la table de jointure qui les relie, puis cliquez sur Fermer.

Les trois tables apparaissent dans l'espace de création de la requête,

jointes par les champs appropriés.

3. Double-cliquez sur chacun des champs que vous voulez utiliser dans les

résultats de la requête. Chaque champ apparaît dans la grille de création

de la requête.

4. Dans la grille de création, utilisez la ligne Critères pour entrer des

critères de champ. Pour utiliser un critère de champ sans afficher le

champ dans les résultats de la requête, désactivez la case à cocher dans la

ligne Afficher pour ce champ.

5. Pour trier les résultats à partir des valeurs d'un champ, dans la grille de

création de la requête, cliquez sur Croissant ou Décroissant (en fonction

du sens dans lequel vous voulez trier les enregistrements) dans la ligne

Trier de ce champ.


6. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

Access affiche les résultats de la requête en mode Feuille de données.





Si vous avez une nouvelle opportunité, à savoir un fournisseur à Rio de Janeiro

qui a trouvé votre site Web et qui souhaite traiter avec vous. Cepedant, ce

fournisseur n'opère qu'avec des contacts basé à Rio et près de Sao Paulo. Il

fournit chaque catégorie de produit alimentaire qui vous intéresse. Il représente

une société d'une taille relativement importante et il veut que vous lui

garantissiez suffisamment de ventes potentielles pour rendre cette affaire

intéressante : au moins 20 000,00 R$ (soit environ 9 300,00 USD) par an.

Pouvez-vous lui procurer le marché qu'il recherche ?

Les données nécessaires pour répondre à cette question se trouvent dans deux

tables différente : la table Clients et la table Détails commande. Ces tables sont

liées l'une à l'autre par une table Commandes. Les relations entre les tables ont

déjà été définies. Dans la table Commandes, chaque commande ne peut avoir

qu'un seul client, associé à la table Clients par le champ RéfClient. Chaque

enregistrement de la table Détails des commandes est associé à une commande

unique dans la table Commandes, dans le champ RéfCommande. Par

conséquent, un client donné peut avoir plusieurs commandes, chacune

comportant plusieurs détails de commande.

Dans cet exemple, vous allez créer une requête analyse croisée qui affiche le

total des ventes par an, dans les villes de Rio de Janeiro et Sao Paulo.


Créer la requête en mode Création

1. Ouvrez la base de données Comptoirs. Fermez le formulaire d'ouverture.


La boîte de dialogue Afficher la table s'affiche.

3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Clients,

Commandes, et Détails commande, puis cliquez sur Fermer.

Les trois tables apparaissent dans l'espace de création de la requête.

4. Dans la table Clients, double-cliquez sur le champ Ville pour l'ajouter

dans la grille de création de requête.

5. Dans la grille de création de requête, dans la colonne Ville, dans la ligne

Critères, tapez In ("Rio de Janeiro","Sao Paulo") . Seuls les

enregistrements, dont le client se trouve dans l'une des deux villes, sont

inclus dans la requête.

6. Dans la table Détails commande, double-cliquez sur les champs

DateExpédition et PrixUnitaire.

Les deux champs sont ajoutés à la grille de création de la requête.

7. Dans la colonne DateExpédition de la grille de création de requête,

sélectionnez la ligne Champ. Remplacez [DateExpédition] par Année :

Format([DateExpédition],"aaaa"). C'est ainsi qu'est créé un alias de

champ, Année, qui vous permet d'utiliser la section année de la valeur

dans le champ DateExpédition.

8. Dans la colonne PrixUnitaire de la grille de création de requête,

sélectionnez la ligne Champ . Remplacez [PrixUnitaire] par : Ventes :


[Détails commande].[PrixUnitaire]*[Quantité]-[Détails

commande].[PrixUnitaire]*[Quantité]*[Remise]. C'est ainsi qu'est créé

un alias de champ, Ventes, qui calcule les ventes pour chaque

enregistrement.

9. Sous l'onglet Création, dans le groupe Type de requête, cliquez sur

Analyse croisée.

Les deux nouvelles lignes suivantes : Total et Analyse croisée

apparaissent dans la grille de création de requête.

10. Dans la colonne Ville de la grille de création de requête, cliquez sur la

ligne Analyse croisée, puis cliquez sur En-tête de ligne.

C'est ainsi que sont affichées les villes comme des en-têtes de ligne (en

d'autres termes, la requête renvoie une ligne par ville).

11. Dans la colonne Année, cliquez sur la ligne Analyse croisée, puis cliquez

sur En-tête de colonne.

C'est ainsi que sont affichées les années comme des en-têtes de colonne

(en d'autres termes, la requête renvoie une colonne par année).

12. Dans la colonne Ventes, cliquez sur la ligne Analyse croisée, puis

cliquez sur Valeur.

C'est ainsi que sont affichées les ventes à l'intersection des lignes et des

colonnes (en d'autres termes, la requête renvoie les ventes pour chaque

combinaison de ville et d'année).

13. Dans la colonne Ventes, cliquez sur la ligne Totaux, puis cliquez sur

Additionner.

C'est ainsi que la requête additionne les valeurs de cette colonne.


Vous pouvez définir la ligne Totaux pour les deux autres colonnes sur la

valeur par défaut Grouper par, car vous souhaitez afficher chaque valeur

pour ces colonnes, et non les valeurs d'agrégation.


Votre requête renvoie dorénavant le total des ventes enregistré par an à Rio de

Janeiro et Sao Paulo.

Afficher tous les enregistrements de deux tables similaires

Il arrive parfois que vous deviez combiner des données de deux tables ayant une

structure identique mais se trouvant dans des bases de données différentes.

Considérez le scénario suivant.

Supposons que vous êtes un analyste qui travaille avec des données concernant

les élèves d'une école. Vous voulez mettre sur pied un partage de données entre

votre école et une autre pour que les deux établissements puissent améliorer

leurs programmes. Pour certaines des questions que vous voulez examiner, il

peut être plus judicieux d'étudier les données des deux écoles ensemble que

séparément.

Vous pourriez importer les données de l'autre école dans de nouvelles tables de

votre base de données. Dans ce cas, si les données de l'autre école devaient

changer, les modifications ne seraient pas reflétées dans votre base de données.

Une meilleure solution consiste à lier vos tables à celles de l'autre école, puis à

créer des requêtes qui combinent les données lorsque vous les exécutez. Vous

serez alors en mesure d'analyser un seul ensemble de données, au lieu d'effectuer

deux analyses et d'essayer de les interpréter comme si elles n'en formaient

qu'une seule.


Pour afficher tous les enregistrements de deux tables avec une structure

identique, utilisez une requête union.

Les requêtes union ne peuvent pas être affichées en mode Création. Vous devez

les créer à l'aide de commandes SQL que vous entrez dans un onglet d'objet

dumode SQL.

Créer une requête union à partir de deux tables


Une nouvelle grille de création de requête s'ouvre et la boîte de dialogue

Afficher la table apparaît.

2. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, cliquez sur Fermer.

3. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Union.

La requête bascule du mode Création au mode SQL. L'onglet d'objet du

mode SQL est pour l'instant vide.

4. En mode SQL, tapez SELECT suivi de la liste des champs de la première

table à inclure dans la requête. Le nom des champs doit être placé entre

crochets et séparé par des virgules. Une fois que vous avez tapé ces noms,

appuyez sur Entrée. Le curseur se déplace d'une ligne vers le bas dans le

mode SQL.

5. Tapez FROM suivi du nom de la première table à inclure dans la requête.

Appuyez sur ENTRÉE.

6. Si vous voulez spécifier un critère pour un champ de la première table,

tapez WHERE, suivi du nom du champ, un opérateur de comparaison (en

général, un signe égal (=)) et le critère. Vous pouvez ajouter des critères

supplémentaires à la fin de la clause WHERE, en utilisant le mot clé AND


et la même syntaxe que celle du premier critère ; par exemple, WHERE

[NiveauClasse]="100" AND [HeuresCrédit]>2. Une fois que vous avez

spécifié les critères, appuyez sur Entrée.

7. Tapez UNION, puis appuyez sur Entrée.

8. Tapez SELECT suivi d'une liste des champs de la seconde table à inclure

dans la requête. Vous devez inclure les mêmes champs que ceux de la

première table et dans le même ordre. Le nom des champs doit être placé

entre crochets et séparé par des virgules. Une fois que vous avez tapé ces

noms, appuyez sur Entrée.

9. Tapez FROM suivi du nom de la seconde table à inclure dans la requête.


10. Si vous le souhaitez, ajoutez une clause WHERE, comme indiqué à

l'étape 6 de cette procédure.

11. Tapez un point-virgule (;) pour indiquer la fin de votre requête.


Les résultats apparaissent en mode Feuille de données.

Additionner des données à l'aide d'une requête

Cet article explique comment calculer la somme des données figurant dans un

jeu de résultats de requête au moyen d'une fonction dite d'« agrégation ». Par

ailleurs, cet article explique brièvement comment utiliser les autres fonctions

d'agrégation, telles que COMPTE et MOYENNE, afin de calculer le total ou la

moyenne des valeurs affichées dans un jeu de résultats. Enfin, cet article

explique comment utiliser la ligne Total, nouvelle fonctionnalité de Microsoft

Office Access 2007, qui permet de calculer des sommes de données sans avoir à

modifier la structure de vos requêtes.



Comprendre les méthodes de calcul des sommes de données

Préparer des données d'exemple

Calculer une somme de données en utilisant une ligne Total

Calculer les totaux de groupes à l'aide d'une requête Totaux

Calculer la somme des données de plusieurs groupes à l'aide d'une requête

Analyse croisée

Référence aux fonctions d'agrégation

Comprendre les méthodes de calcul des sommes de données

Vous pouvez calculer la somme d'une colonne de données numériques dans une

requête en faisant appel à une fonction dite d'agrégation. Les fonctions

d'agrégation effectuent un calcul au niveau d'une colonne de données et

renvoient une valeur unique. Access propose plusieurs fonctions d'agrégation,

dont notamment Somme, Compte, Moyenne (pour calculer les moyennes), Min

et Max. Pour calculer une somme de données, vous devez ajouter la fonction

Somme à votre requête ; pour compter les données, vous devez utiliser la

fonction Compte, et ainsi de suite.

Par ailleurs, Office Access 2007 propose plusieurs façons d'ajouter la fonction

Somme et les autres fonctions d'agrégation à une requête. En effet, vous pouvez

:

Ouvrir votre requête en mode Feuille de données et ajouter une ligne Total. La

ligne Total, nouvelle fonctionnalité de Office Access 2007, permet d'utiliser une


fonction d'agrégation dans une ou plusieurs colonnes d'un jeu de résultats de

requête sans avoir à modifier la structure de la requête.

Créer une requête Totaux. Les requêtes Totaux permettent de calculer des sous-

totaux pour des groupes d'enregistrements ; une ligne Total permet, quant à elle,

de calculer les totaux généraux d'une ou plusieurs colonnes (champs) de

données. Par exemple, si vous voulez calculer le sous-total des ventes par ville

ou par quartier, vous devez utiliser une requête Totaux pour regrouper les

enregistrements en fonction de la catégorie voulue et ensuite effectuer la somme

des chiffres de ventes.

Créer une requête Analyse croisée. Les requêtes Analyse croisée correspondent

à un type de requête particulier qui présentent leurs résultats dans une grille

semblable à une feuille de calcul Microsoft Office Excel 2007. Ces requêtes

synthétisent les valeurs pour les regrouper ensuite en deux ensembles de

données : l'un sur le plan vertical (en-têtes de ligne), et l'autre sur le plan

horizontal (en-têtes de colonne). Par exemple, vous pouvez utiliser une requête

Analyse croisée pour afficher le total des ventes pour chaque ville au cours des

trois dernières années, comme l'illustre le tableau suivant :

Ville 2003 2004 2005

Paris 254 556 372 455 467 892

Sydney 478 021 372 987 276 399

Jakarta 572 997 684 374 792 571

... ... ... ...

Remarque Les sections de procédure contenues dans ce document portent

essentiellement sur l'utilisation de la fonction Somme, mais gardez à l'esprit que


vous pouvez utiliser d'autres fonctions d'agrégation dans vos lignes Total et

autres requêtes. Pour plus d'informations sur l'utilisation des autres fonctions

d'agrégation, voir la section Référence aux fonctions d'agrégation, plus loin dans

cet article.

Pour plus d'informations sur les méthodes d'utilisation des autres fonctions

d'agrégation, voir l'article Afficher des totaux de colonnes dans une feuille de

données.

Les procédures présentées dans les sections suivantes expliquent comment

ajouter une ligne Total, comment utiliser une requête Totaux pour calculer la

somme des données de différents groupes, et comment utiliser une requête

Analyse croisée pour calculer le sous-total des données de différents groupes sur

différentes périodes. Avant d'opérer, n'oubliez pas que bon nombre de fonctions

d'agrégation s'appliquent uniquement aux données de champs associés à un

certain type de données. Par exemple, la fonction SOMME ne fonctionne

qu'avec les champs associés aux types de données Numérique, Décimal ou

Monétaire. Pour plus d'informations sur les types de données requis pour chaque

fonction, voir la section Référence aux fonctions d'agrégation, plus loin dans cet

article.

Pour des informations générales sur les types de données, consultez l'article

Modifier le type de données défini pour un champ.

Haut de la page

Préparer des données d'exemple

Les sections de procédures de cet article fournissent des tableaux d'exemples de

données. Ces procédures font appel aux exemples de tables afin de mieux

comprendre les fonctions d'agrégation. Si vous préférez, vous pouvez


éventuellement ajouter les exemples de tables à une base de données nouvelle ou

existante.

Dans Access, vous pouvez ajouter ces exemples de tables de différentes

manières à une base de données. Vous pouvez entrer les données manuellement,

vous pouvez copier chaque table dans un tableur tel que Microsoft Office Excel

2007, puis importer les feuilles de calcul dans Access, ou vous pouvez coller les

données dans un éditeur de texte tel que le Bloc-notes pour les importer.

Les étapes de cette section expliquent comment entrer des données

manuellement dans une feuille de données vierge, ainsi que comment copier les

exemples de tables dans un tableur, puis les importer dans Access 2007. Pour

plus d'informations sur la création et l'importation de données texte, voir

Importer ou attacher des données d'un fichier texte.

Les procédures décrites dans cet article s'appuient sur les tables ci-dessous, que

vous pouvez utiliser pour créer les exemples de données :

Table Catégories :

Catégorie

Poupées

Jeux et casses-têtes

Art et encadrement

Jeux vidéo

DVD et films

Maquettes et modélisme


Sports

Table Produits :

Produit Prix Catégorie

Figurine articulée de programmeur 12,95

€

Poupées

C# en folie (jeu de société pour toute la

famille)

15,85

€


Schéma de base de données relationnelle 22,50

€

Art et encadrement

La puce informatique magique (500 pièces) 32,65

€


Access, le jeu ! 22,95

€

Jeux et casse-tête

Accros de l'informatique et créatures

mythiques

78,50

€

Jeux vidéo

Gym pour les accros de l'informatique, le

DVD !

14,88

€

DVD et films

La pizza volante 36,75

€

Sports

Lecteur de disquette externe 5,25 pouces

(échelle 1/4)

65,00

€

Maquettes et

modélisme


Figurine non articulée de bureaucrate 78,88

€

Poupées

Ténèbres 53,33

€

Jeux vidéo

Fabriquez votre propre clavier 77,95

€

Maquettes et

modélisme

Table Commandes :

Date de commande Date d'expédition Ville de destination Coût de transport

14.11.05 15.11.05 Jakarta 55,00 €

14.11.05 15.11.05 Sydney 76,00 €

16.11.05 17.11.05 Sydney 87,00 €

17.11.05 18.11.05 Jakarta 43,00 €

17.11.05 18.11.05 Paris 105,00 €

17.11.05 18.11.05 Stuttgart 112,00 €

18.11.05 19.11.05 Vienne 215,00 €

19.11.05 20.11.05 Miami 525,00 €

20.11.05 21.11.05 Vienne 198,00 €

20.11.05 21.11.05 Paris 187,00 €


21.11.05 22.11.05 Sydney 81,00 €

23.11.05 24.11.05 Jakarta 92,00 €

Table Détails commande :

Réf.

commande Produit

Réf.

produit

Prix

unitaire Quantité Remise

1 Fabriquez votre propre

clavier

12 77,95 € 9 5 %

1 Figurine non articulée

de bureaucrate

2 78,88 € 4 7,5 %

2 Gym pour les accros de

l'informatique, le DVD

!

7 14,88 € 6 4 %

2 La puce informatique

magique

4 32,65 € 8 0

2 Accros de

l'informatique et

créatures mythiques

6 78,50 € 4 0

3 Access, le jeu ! 5 22,95 € 5 15 %

4 Figurine articulée de

programmeur

1 12,95 € 2 6 %

4 La pizza volante 8 36,75 € 8 4 %


5 Lecteur de disquette

externe 5,25 pouces

(échelle 1/4)

9 65,00 € 4 10 %

6 Schéma de base de

données relationnelle

3 22,50 € 12 6,5 %

7 Ténèbres 11 53,33 € 6 8 %



3 22,50 € 4 9 %

Remarque Notez que dans une base de données-type, la table regroupant les

détails des commandes comportera un champ Réf. produit, mais pas de champ

Produit. La table d'exemple intègre un champ Produit pour faciliter la lecture des

données.

Entrer les données d'exemple manuellement


Access ajoute une table vide à la base de données.

Remarque Cette étape est facultative si vous ouvrez une nouvelle base de

données vides. Vous devez toutefois l'effectuer si vous souhaitez ajouter une

table à la base de données.

Double-cliquez sur la première cellule de la ligne d'en-tête et entrez le nom du

champ dans l'exemple de table.

Par défaut, Access affiche Ajouter un nouveau champ pour indiquer un champ

vide dans la ligne d'en-tête, comme suit :


Utilisez les touches de direction pour atteindre la cellule d'en-tête vide qui suit,

puis entrez le nom du deuxième champ (vous pouvez également appuyer sur

TAB ou double-cliquer sur la nouvelle cellule). Répétez cette étape jusqu'à ce

que vous ayez nommé tous les champs.

Entrez les données dans la table d'exemple.

Lorsque vous entrez les données, Access définit le type de données de chaque

champ. Si vous n'avez pas l'habitude d'utiliser des bases de données

relationnelles, sachez que vous devez définir un type de données spécifique

(Numérique, Texte ou Date/Heure, par exemple) pour chaque champ des tables.

En définissant le type de données, vous garantissez la précision des données

entrées et vous évitez certaines erreurs (utiliser un numéro de téléphone dans un

calcul, par exemple). Pour ces exemples de tables, laissez Access définir le type

de données.

Après avoir entré les données, cliquez sur Enregistrer.

Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+S.

La boîte de dialogue Enregistrer sous s'affiche.

Dans la zone Nom de la table, entrez le nom de la table d'exemple, puis cliquez

sur OK.

Utilisez le nom de chaque table d'exemple car les requêtes des sections de

procédures utilisent ces noms.

Répétez ces étapes afin de créer toutes les tables d'exemple répertoriées au début

de cette section.


Si vous ne souhaitez pas entrer les données manuellement, suivez la procédure

ci-dessous pour copier les données dans une feuille de calcul, puis les importer

dans Access.

Créer les feuilles de calcul d'exemple

Démarrez votre tableur et créez un fichier vierge. Si vous utilisez Excel, un

nouveau classeur vierge est créé par défaut.

Copiez la première table d'exemple fournie ci-dessus, puis collez-la dans la

première feuille en plaçant le curseur dans la première cellule.

À l'aide de la méthode fournie par votre tableur, renommez la feuille de calcul

en lui attribuant le même nom que la table d'exemple. Par exemple, s'il s'agit de

la table Catégories, attribuez ce même nom à la feuille de calcul.

Répétez les étapes 2 et 3 en copiant chaque table d'exemple dans une feuille de

calcul vierge, puis en renommant la feuille.

Remarque Il peut s'avérer nécessaire d'ajouter des feuilles au classeur. Pour plus

d'informations sur cette opération, consultez l'aide relative au tableur.

Enregistrez la feuille de calcul à un emplacement approprié sur votre ordinateur

ou votre réseau, puis passez aux étapes suivantes.

Créer des tables de base de données à partir des feuilles de calcul

Sous l'onglet Données externes, dans le groupe Importer, cliquez sur Excel.

- ou -

Cliquez sur Plus, puis sélectionnez un tableur dans la liste.

La boîte de dialogue Données externes - Feuille de calcul Nom du programme

s'affiche.


Cliquez sur Parcourir, ouvrez le fichier de feuilles de calcul que vous avez créé

précédemment, puis cliquez sur OK.

L'Assistant Importation de feuille de calcul démarre.

Par défaut, l'Assistant sélectionne la première feuille de calcul du classeur (la

feuille de calcul Clients, si vous avez suivi les étapes de la section précédente),

et les données de cette feuille de calcul s'affichent dans la partie inférieure de la

page de l'Assistant. Cliquez sur Suivant.

Dans la page suivante de l'Assistant, cliquez sur Première ligne contient les en-

têtes de colonnes, puis sur Suivant.

Dans la page suivante, utilisez éventuellement les zones de texte et les listes

situées sous Options des champs pour modifier le nom et le type de données des

champs ou pour omettre certains champs de l'opération d'importation. Sinon,

cliquez sur Suivant.

Laissez l'option Laisser Access ajouter une clé primaire activée, puis cliquez sur

Suivant.

Par défaut, Access applique le nom de la feuille de calcul à la nouvelle table.

Acceptez le nom ou entre-en un autre, puis cliquez sur Terminer.

Répétez les étapes 1 à 7 jusqu'à ce que vous ayez créé une table à partir de

chaque feuille de calcul du classeur.

Renommer les champs clé primaire

Remarque Au moment où vous avez importé les feuilles de calcul, une colonne

de clé primaire a été automatiquement ajoutée à chaque table et, par défaut,

Access a nommé cette colonne « ID » et l'a associée au type de données

NuméroAuto. La procédure décrite dans cette section explique comment


renommer chaque champ de clé primaire. Cette opération permet d'identifier

plus facilement tous les champs d'une requête.

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur chacune des tables

que vous avez créées au cours des étapes précédentes, puis cliquez sur Mode

Création.

Pour chaque table, repérez le champ clé primaire. Par défaut, Access nomme

chaque champ ID.

Dans la colonne Nom du champ de chaque champ clé primaire, ajoutez le nom

de la table.

Par exemple, il serait opportun de renommer le champ ID de la table Catégories

en « Code catégorie » et le champ de la table Commandes en « Réf. commande

». En ce qui concerne la table Détails des commandes, renommez le champ en «

Réf. détail ». Pour la table Produits, renommez le champ en « Réf. produit ».

Enregistrez vos modifications.

Les tables d'exemple présentées dans cet article incluent systématiquement le

champ clé primaire, qui a été renommé selon les suggestions des étapes

précédentes.

Haut de la page

Calculer une somme de données en utilisant une ligne Total

Vous pouvez ajouter une ligne Total à une requête en ouvrant celle-ci en mode

Feuille de données, en ajoutant la ligne, puis en sélectionnant la fonction

d'agrégation que vous souhaitez utiliser : Somme, Min, Max, Moyenne, etc. La

procédure décrite dans cette section explique comment créer une requête

Sélection de base et comment y ajouter une ligne Total. Il n'est pas nécessaire

d'utiliser les tables d'exemple décrites dans la section précédente.


Créer une requête Sélection de base

Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création requête.

Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur la ou les tables

que vous souhaitez utiliser dans la requête, puis cliquez sur Fermer.

La ou les tables sélectionnées s'affichent sous forme de fenêtres dans la partie

supérieure du concepteur de requêtes.

Double-cliquez sur les champs de table que vous voulez utiliser dans la requête.

Vous pouvez inclure des champs contenant des données descriptives, telles que

des noms et des descriptions, mais vous devez inclure un champ qui contient des

données numériques ou monétaires.

Chaque champ apparaît dans une cellule de la grille de création.

Cliquez sur Exécuter pour exécuter la requête.

Le jeu de résultats de la requête s'affiche en mode Feuille de données.

Vous pouvez éventuellement basculer en mode Création pour ajuster votre

requête. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet du document

correspondant à la requête et cliquez sur Mode Création. Vous pouvez ensuite

ajuster la requête selon vos préférences en ajoutant ou supprimant des champs

de table. Pour supprimer un champ, sélectionnez la colonne dans la grille de

création, puis appuyez sur Suppr.

Enregistrez votre requête.

Ajouter une ligne Total

Assurez-vous que votre requête est ouverte en mode Feuille de données. Pour ce

faire, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet du document correspondant à la

requête, puis cliquez sur Mode Feuille de données.


- ou -

Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la requête. La requête s'exécute

et les résultats se chargent dans une feuille de données.

Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.

Une nouvelle ligne Total apparaît dans votre feuille de données.

Dans la ligne Total, cliquez sur la cellule correspondant au champ dont vous

souhaitez calculer la somme, puis sélectionnez Somme dans la liste.

Masquer une ligne Total

Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.

Pour plus d'informations sur l'utilisation d'une ligne Total, voir l'article Afficher

le total des colonnes dans une feuille de données.

Haut de la page

Calculer des totaux généraux par le biais d'une requête

Un total général consiste en la somme de toutes les valeurs figurant dans une

colonne. Vous pouvez calculer plusieurs types de totaux généraux, à savoir :

un total général simple correspondant à la somme des valeurs d'une colonne

unique. Par exemple, vous pouvez calculer le coût total de transport ;

un total général calculé correspondant à la somme des valeurs de plusieurs

colonnes. Par exemple, vous pouvez calculer le total des ventes en multipliant le

coût de plusieurs articles par le nombre d'articles commandés, puis en totalisant

les valeurs obtenues ;

un total général excluant certains enregistrements. Par exemple, vous pouvez

calculer le total des ventes d'un jour de la semaine écoulée, uniquement.


Les procédures décrites dans les sections suivantes expliquent comment créer

chaque type de total général. Ces procédures s'appuient sur les tables

Commandes et Détails des commandes.

Table Commandes

Réf.

commande

Date de

commande

Date

d'expédition

Ville de

destination

Coût de

transport

1 14.11.05 15.11.05 Jakarta 55,00 €

2 14.11.05 15.11.05 Sydney 76,00 €

3 16.11.05 17.11.05 Sydney 87,00 €

4 17.11.05 18.11.05 Jakarta 43,00 €

5 17.11.05 18.11.05 Paris 105,00 €

6 17.11.05 18.11.05 Stuttgart 112,00 €

7 18.11.05 19.11.05 Vienne 215,00 €

8 19.11.05 20.11.05 Miami 525,00 €

9 20.11.05 21.11.05 Vienne 198,00 €

10 20.11.05 21.11.05 Paris 187,00 €

11 21.11.05 22.11.05 Sydney 81,00 €

12 23.11.05 24.11.05 Jakarta 92,00 €

Table Détails des commandes


Réf.

détail

Réf.

Commande Produit

Réf.

produit

Prix


1 1 Fabriquez votre

propre clavier

12 77,95 € 9 0,05

2 1 Figurine non

articulée de

bureaucrate

2 78,88 € 4 0,075

3 2 Gym pour les

accros de

l'informatique, le

DVD !

7 14,88 € 6 0,04

4 2 La puce

informatique

magique

4 32,65 € 8 0,00

5 2 Accros de

l'informatique et

créatures

mythiques

6 78,50 € 4 0,00

6 3 Access, le jeu ! 5 22,95 € 5 0,15

7 4 Figurine articulée

de programmeur

1 12,95 € 2 0,06

8 4 La pizza volante 8 36,75 € 8 0,04


9 5 Lecteur de

disquette externe

5,25 pouces

(échelle 1/4)

9 65,00 € 4 0,10

10 6 Schéma de base

de données

relationnelle

3 22,50 € 12 0,065

11 7 Ténèbres 11 53,33 € 6 0,08


de données

relationnelle

3 22,50 € 4 0,09

Calculer un total général simple


Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur la table que vous

souhaitez utiliser dans la requête, puis cliquez sur Fermer.

Si vous utilisez les données d'exemple, double-cliquez sur la table Commandes.

La table s'affiche dans une fenêtre dans la partie supérieure du concepteur de

requêtes.

Double-cliquez sur le champ dont vous souhaitez calculer la somme. Assurez-

vous que ce champ est associé au type de données Numérique ou Monétaire. Si

vous essayez de calculer la somme des valeurs d'un champ qui n'est pas de type

Numérique (p.ex., un champ de type Texte), Access affiche le message d'erreur

Type de données incompatible dans l'expression du critère au moment où vous

tentez d'exécuter la requête.


Si vous utilisez les données d'exemple, double-cliquez sur la colonne Coût de

transport.

Remarque Vous pouvez ajouter d'autres champs de type Numérique à la grille si

vous souhaitez calculer le total général de ces champs. Une requête Totaux

permet de calculer le total général de plusieurs colonnes.

Sous l'onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux.

La ligne Total s'affiche dans la grille de création, tandis que Regroupement

apparaît dans la cellule de la colonne Coût de transport.

Attribuez à la cellule de la ligne Total la valeur Somme.

Cliquez sur Exécuter pour exécuter la requête et afficher les résultats en


Conseil Notez qu'Access ajoute systématiquement « SommeDe » au début du

nom du champ dont vous calculez la somme. Pour remplacer l'en-tête de

colonne par un nom plus explicite, tel que Coût total de transport, repassez en

mode Création, puis cliquez dans la ligne Champ de la colonne Coût de

transport de la grille de création. Placez le curseur en regard de Coût de

transport et tapez les mots Coût total de transport en les faisant suivre de deux

points, comme suit : Coût total de transport: Coût de transport.

Enregistrez éventuellement la requête et fermez-la.

Calculer un total général qui exclue certains enregistrements


Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur la table

Commandes et sur la table Détails des commandes, puis cliquez sur Fermer pour

fermer la boîte de dialogue.


Ajoutez le champ Date de commande de la table Commandes à la première

colonne de la grille de création de requête.

Dans la ligne Critères de la première colonne, tapez Date() -1. Cette expression

exclut total calculé les enregistrements correspondant à la date du jour.

Créez ensuite la colonne de calcul du montant des ventes pour chaque

transaction. Tapez l'expression suivante dans la ligne Champ de la deuxième

colonne de la grille :

Total ventes : (1-[Détails des commandes].[Remise]/100)*([Détails des

commandes].[Prix unitaire]*[Détails des commandes].[Quantité])

Assurez-vous que votre expression fait référence à des champs associés au type

de données Numérique ou Monétaire. Si les champs auxquels elle fait référence

sont associés à un autre type de données, Access affiche le message Type de

données incompatible dans l'expression du critère au moment où vous essayez

d'exécuter la requête.


La ligne Total s'affiche dans la grille de création, tandis que Regroupement

apparaît dans les première et deuxième colonnes.

Dans la deuxième colonne, attribuez à la cellule de la ligne Total la valeur

Somme. La fonction Somme ajoute les différents chiffres de ventes.



Enregistrez la requête sous le nom Ventes journalières.

Remarque La prochaine fois que vous ouvrirez la requête en mode Création,

peut-être remarquerez-vous que les valeurs spécifiées dans les lignes Champ et

Total de la colonne Total ventes ont légèrement changé. L'expression est


intégrée à la fonction Somme, tandis que la ligne Total indique Expression au

lieu de Somme.

Par exemple, si vous utilisez les données d'exemple et que vous créez la requête

(comme indiqué dans les étapes précédentes), l'expression se présente ainsi :

Total ventes: Somme((1-[Détails des commandes].Remise/100)*([Détails des

commandes].Prix unitaire*[Détails des commandes].Quantité))

Haut de la page

Calculer les totaux de groupes à l'aide d'une requête Totaux

La procédure décrite dans cette section explique comment créer une requête

Totaux en vue de calculer les sous-totaux de groupes de données. Au cours de

cette étape, gardez à l'esprit que, par défaut, une requête Totaux ne peut inclure

que le ou les champs qui contiennent vos données de groupe (p.ex., un champ «

Catégories ») et le champ qui contient les données dont vous souhaitez calculer

la somme (p.ex., le champ « Ventes ». Les requêtes Totaux ne peuvent pas

inclure d'autres champs décrivant les éléments d'une catégorie. Si vous voulez

afficher des données descriptives, vous pouvez créer une deuxième requête

Sélection qui combine les champs de votre requête Totaux et les champs de

données supplémentaires.

Les étapes décrites dans cette section expliquent comment créer des requêtes

Totaux et Sélection nécessaires à l'identification du total des ventes de chaque

produit. Cette procédure s'appuie sur l'utilisation des tables d'exemple suivantes :

Table Produits

Réf.

produit Produit Prix Catégorie


1 Figurine articulée de programmeur 12,95

€

Poupées

2 C# en folie (jeu de société pour toute

la famille)

15,85

€


3 Schéma de base de données

relationnelle

22,50

€

Art et encadrement

4 La puce informatique magique (500

pièces)

32,65

€

Art et encadrement

5 Access, le jeu ! 22,95

€


6 Accros de l'informatique et créatures

mythiques

78,50

€

Jeux vidéo


l'informatique, le DVD !

14,88

€

DVD et films

8 La pizza volante 36,75

€

Sports

9 Lecteur de disquette externe 5,25

pouces (échelle 1/4)

65,00

€

Maquettes et

modélisme

10 Figurine non articulée de bureaucrate 78,88

€

Poupées

11 Ténèbres 53,33 Jeux vidéo


€

12 Fabriquez votre propre clavier 77,95

€

Maquettes et

modélisme

Table Détails des commmandes

Réf.

détail

Réf.

Commande Produit

Réf.

produit

Prix


1 1 Fabriquez votre

propre clavier

12 77,95 € 9 5 %

2 1 Figurine non

articulée de

bureaucrate

2 78,88 € 4 7,5 %

3 2 Gym pour les

accros de

l'informatique, le

DVD !

7 14,88 € 6 4 %

4 2 La puce

informatique

magique

4 32,65 € 8 0

5 2 Accros de

l'informatique et

créatures

mythiques

6 78,50 € 4 0


6 3 Access, le jeu ! 5 22,95 € 5 15 %

7 4 Figurine articulée

de programmeur

1 12,95 € 2 6 %

8 4 La pizza volante 8 36,75 € 8 4 %

9 5 Lecteur de

disquette externe

5,25 pouces

(échelle 1/4)

9 65,00 € 4 10 %


de données

relationnelle

3 22,50 € 12 6,5 %

11 7 Ténèbres 11 53,33 € 6 8 %


de données

relationnelle

3 22,50 € 4 9 %

La procédure suivante suppose l'existence d'une relation un-à-plusieurs entre les

champs Réf. produit des tables Commandes et Détails des commandes, la table

Commandes se trouvant du côté « un » de la relation.

Créer la requête Totaux


Dans la boîte de dialogue Afficher la table, sélectionnez les tables que vous

souhaitez utiliser, cliquez sur Ajouter, puis sur Fermer une fois les tables

ajoutées.


- ou -

Double-cliquez sur les tables que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur

Fermer. Chaque table s'affiche sous forme de fenêtre dans la partie supérieure du

concepteur de requêtes.

Si vous utilisez les tables d'exemple présentées précédemment, ajoutez les tables

Produits et Détails des commandes.

Double-cliquez sur les champs de table que vous voulez utiliser dans la requête.

En principe, seuls le champ de groupe et le champ de valeur sont ajoutés à la

requête. Cependant, vous pouvez utiliser un calcul à la place d'un champ de

valeur. Pour ce faire, suivez les indications fournies dans la procédure suivante.

Ajoutez le champ Catégorie de la table Produits à la grille de création.

Créez la colonne de calcul du montant des ventes en tapant l'expression suivante

dans la deuxième colonne de la grille :

Total ventes: (1-[Détails des commandes].[Remise]/100)*([Détails des

commandes].[Prix unitaire]*[Détails des commandes].[Quantité])

Vérifiez que les champs auxquels vous faites référence dans l'expression sont de

type Numérique ou Monétaire. Si vous faites référence à des champs associés à

d'autres types de données, Access affiche le message d'erreur Type de données

incompatible dans l'expression du critère lorsque vous essayez de passer en



La ligne Total s'affiche dans la grille de création tandis que, dans cette ligne,

Regroupement apparaît dans les première et deuxième colonnes.


Dans la deuxième colonne, attribuez à la ligne Total la valeur Somme. La

fonction Somme ajoute les différents chiffres de ventes.



Laissez la requête ouverte en vue de son utilisation à la section suivante.

Utiliser des critères avec une requête Totaux

La requête que vous avez créée à la section précédente comprend tous les

enregistrements des tables sous-jacentes. Lors du calcul des totaux, aucune

commande n'est exclue et les totaux affichés englobent toutes les catégories.

Si vous avez besoin d'exclure certains enregistrements, vous pouvez ajouter des

critères à la requête. Par exemple, vous pouvez ignorer les transactions dont le

montant est inférieur à 100 € ou calculer les totaux de certaines catégories de

produits uniquement. La procédure décrite dans cette section explique comment

utiliser trois types de critères différents :

Critères qui ignorent certains groupes lors du calcul de totaux. Par exemple, les

totaux calculés pourront ne porter que sur les catégories Jeux vidéo, Art et

encadrement et Sports.

Critères qui masquent certains totaux à l'issue du calcul. Par exemple, vous

pouvez décider de n'afficher que les totaux supérieurs à 150 000 €.

Critères qui excluent certains enregistrements du total. Par exemple, vous

pouvez exclure certaines transactions commerciales lorsque leur valeur (Prix

unitaire * Quantité) est inférieure à 100 €.

La procédure suivante explique comment ajouter les critères l'un après l'autre et

constater leur impact sur les résultats de la requête

Ajouter des critères à la requête


Ouvrez la requête de la section précédente en mode Création. Pour ce faire,

cliquez avec le bouton droit sur l'onglet du document correspondant à la requête

et cliquez sur Mode Création.

- ou -

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requête, puis

cliquez sur Mode Création.

Dans la ligne Critères de la colonne Code catégorie, tapez =Poupées Ou Sports

Ou Art et encadrement.



Repassez en mode Création puis, dans la ligne Critères de la colonne Total

ventes, tapez >100.

Exécutez la requête pour visualiser les résultats, puis repassez en mode Création.

Ajoutez à présent les critères destinés à exclure les transactions de vente

individuelles dont le montant est inférieur à 100 €. Pour ce faire, vous devez

ajouter une autre colonne.

Remarque Vous ne pouvez pas spécifier le troisième critère dans la colonne

Total ventes. Les critères que vous spécifiez dans cette colonne s'appliquent à la

valeur totale et non aux valeurs individuelles.

Copiez l'expression de la deuxième colonne dans la troisième colonne.

Dans la ligne Total de la nouvelle colonne, sélectionnez Où puis, dans la ligne

Critères, tapez >20.

Exécutez la requête pour afficher les résultats, puis enregistrez la requête.


Remarque La prochaine fois que vous ouvrirez la requête en mode Création,

peut-être remarquerez-vous de légers changements dans la grille de création.

Dans la deuxième colonne, l'expression figurant dans la ligne Champ est

intégrée à la fonction Somme, tandis que la valeur de la ligne Total indique

Expression au lieu de Somme.

Total ventes: Somme((1-[Détails des commandes].Remise/100)*([Détails des

commandes].Prix unitaire*[Détails des commandes].Quantité))

Vous remarquerez également la présence d'une quatrième colonne. Cette

colonne est une copie de la deuxième colonne, mais les critères que vous avez

spécifiés dans la deuxième colonne sont en fait intégrés à la nouvelle colonne.

Haut de la page

Calculer la somme des données de plusieurs groupes à l'aide d'une requête

Analyse croisée

Les requêtes Analyse croisée correspondent à un type de requête particulier qui

affiche ses résultats dans une grille semblable à une feuille de calcul Excel. Ces

requêtes synthétisent vos valeurs pour ensuite les regrouper en deux ensembles

de données : l'un sur le plan vertical (ensemble d'en-têtes de ligne), et l'autre sur

le plan horizontal (ensemble d'en-têtes de colonne). Cette figure illustre une

partie du jeu de résultats de la requête Analyse croisée d'exemple :

À ce stade, souvenez-vous qu'une requête Analyse croisée ne remplit pas

toujours l'ensemble des champs figurant dans le jeu de résultats, dans la mesure


où les tables que vous utilisez dans la requête ne contiennent pas toujours de

valeurs pour chaque point de données possible.

Lorsque vous créez une requête Analyse croisée, les données que vous incluez

sont généralement issues de plusieurs tables et il s'agit toujours de trois types de

données : les données utilisées en tant qu'en-têtes de ligne, les données utilisées

en tant qu'en-têtes de colonne, et les valeurs que vous souhaitez additionner ou

calculer.

La procédure de cette section s'appuie sur les tables suivantes :

Table Commandes

Date de commande Date d'expédition Ville de destination Coût de transport

14.11.05 15.11.05 Jakarta 55,00 €

14.11.05 15.11.05 Sydney 76,00 €

16.11.05 17.11.05 Sydney 87,00 €

17.11.05 18.11.05 Jakarta 43,00 €

17.11.05 18.11.05 Paris 105,00 €

17.11.05 18.11.05 Stuttgart 112,00 €

18.11.05 19.11.05 Vienne 215,00 €

19.11.05 20.11.05 Miami 525,00 €

20.11.05 21.11.05 Vienne 198,00 €

20.11.05 21.11.05 Paris 187,00 €


21.11.05 22.11.05 Sydney 81,00 €

23.11.05 24.11.05 Jakarta 92,00 €

Table Détails des commandes

Réf.

commande Produit

Réf.

produit

Prix


1 Fabriquez votre propre

clavier

12 77,95 € 9 5 %

1 Figurine non articulée

de bureaucrate

2 78,88 € 4 7,5 %


l'informatique, le DVD

!

7 14,88 € 6 4 %

2 La puce informatique

magique

4 32,65 € 8 0

2 Accros de

l'informatique et

créatures mythiques

6 78,50 € 4 0

3 Access, le jeu ! 5 22,95 € 5 15 %

4 Figurine articulée de

programmeur

1 12,95 € 2 6 %

4 La pizza volante 8 36,75 € 8 4 %


5 Lecteur de disquette

externe 5,25 pouces

(échelle 1/4)

9 65,00 € 4 10 %



3 22,50 € 12 6,5 %

7 Ténèbres 11 53,33 € 6 8 %



3 22,50 € 4 9 %

La procédure suivante explique comment créer une requête Analyse croisée qui

regroupe le total des ventes par ville. La requête fait appel à deux expressions

pour renvoyer une date mise en forme, ainsi que le total des ventes.

Créer une requête Analyse croisée


Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur les tables que

vous souhaitez utiliser dans la requête, puis cliquez sur Fermer.

Chaque table s'affiche sous forme de fenêtre dans la partie supérieure du

concepteur de requêtes.

Si vous utilisez les tables d'exemple, double-cliquez sur la table Commandes et

sur la table Détails des commandes.

Double-cliquez sur les champs que vous voulez utiliser dans la requête.

Le nom de chaque champ apparaît dans une cellule vide de la ligne Champ de la

grille de création.


Si vous utilisez les tables d'exemple, ajoutez les champs Ville de destination et

Date d'expédition de la table Commandes.

Dans la cellule vide suivante de la ligne Champ, copiez-collez ou tapez

l'expression suivante : Total ventes: Somme(CMonnaie([Détails des

commandes].[Prix unitaire]*[Quantité]*(1-[Remise])/100)*100)

Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Analyse croisée.

Les lignes TotalAnalyse croisée s'affichent dans la grille de création.

Dans la ligne Total du champ Ville, cliquez sur la cellule et sélectionnez

Regroupement. Faites de même pour le champ Date d'expédition. Attribuez à la

cellule Total du champ Total ventes la valeur Expression.

Dans la ligne Analyse croisée, définissez la valeur de la cellule du champ Ville à

En-tête de ligne, attribuez au champ Date d'expédition la valeur En-tête de

colonne et au champ Total ventes la valeur Valeur.

Sous l'onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

Les résultats de la requête s'affichent en mode Feuille de données.

Haut de la page

Référence aux fonctions d'agrégation

Ce tableau répertorie et décrit les fonctions d'agrégation offertes par Access au

niveau de la ligne Total et des requêtes. Ne perdez pas de vue que d'autres

fonctions d'agrégation sont disponibles dans Access pour les requêtes, en plus de

celles accessibles depuis la ligne Total. De même, si vous travaillez avec un

projet Access (application frontale Access connectée à une base de données

Microsoft SQL Server), vous pouvez utiliser le jeu de fonctions d'agrégation

plus étoffé que propose SQL Server. Pour plus d'informations sur ce jeu de

fonctions, reportez-vous à la documentation en ligne de Microsoft SQL Server.


Fonction Description

Type(s) de données

compatible(s)

Moyenne Calcule la valeur moyenne d'une

colonne. La colonne doit contenir

des données de type Numérique,

Monétaire ou Date/Heure. Cette

fonction ignore les valeurs Null.

Numérique, Monétaire,

Date/Heure

Compte Calcule le nombre d'éléments se

trouvant dans une colonne.

Tous les types de données à

l'exception des données

scalaires répétitives et

complexes, telles que les

colonnes de listes à valeurs

multiples.

Pour plus d'informations sur les

listes à valeurs multiples, voir

les articles Guide pour les

champs à valeurs multiples et

Ajouter ou modifier un champ

Liste de choix permettant le

stockage de valeurs multiples.

Valeur

maximale

Renvoie l'élément dont la valeur

est la plus élevée. S'agissant des

données de type Texte, la valeur

la plus élevée est la dernière

valeur alphabétique — Access ne

tient pas compte de la casse. La


Date/Heure



Valeur

minimale

Renvoie l'élément dont la valeur

est la plus basse. S'agissant des

données de type Texte, la valeur

la plus basse est la première

valeur alphabétique — Access ne

tient pas compte de la casse. La



Date/Heure

Écart-type Mesure l'écart des valeurs par

rapport à une valeur moyenne.

Pour plus d'informations sur

l'utilisation de cette fonction, voir

l'article Afficher le total des

colonnes dans une feuille de

données.

Numérique, Monétaire

Somme Ajoute les éléments d'une

colonne. S'applique uniquement

aux données de type Numérique

et Monétaire.

Numérique, Monétaire

Variance Mesure la variance statistique de

toutes les valeurs d'une colonne

donnée. Cette fonction ne

s'applique qu'aux données de

type Numérique et Monétaire. Si

la table contient moins de deux


lignes, Access renvoie une valeur

Null.

Pour plus d'informations sur les

fonctions de variance, voir

l'article Afficher le total des

colonnes dans une feuille de

données.

Créer une requête Sélection simple

Afficher tout

Une requête Sélection permet de créer des sous-ensembles de données que vous

pouvez utiliser pour répondre à des questions spécifiques. Vous pouvez

également vous en servir pour fournir des données à d'autres objets de base de

données. N'hésitez pas à y recourir quand vous en avez besoin.

Cet article explique comment créer une requête Sélection simple pour rechercher

des données dans une table. Vous apprendrez également à améliorer votre

requête en définissant des critères d'enregistrement et en ajoutant des valeurs

calculées.

Dans cet article

Introduction

Créer une requête


Ajouter des calculs à la requête

Synthétiser les valeurs de la requête


Introduction

Une requête Sélection est un type d'objet de base de données qui affiche des

informations en mode Feuille de données. Les données d'une requête

proviennent d'une ou de plusieurs tables, de requêtes ou d'une combinaison des

deux. Les tables ou requêtes à partir desquelles une requête obtient ses données

constituent sa « source d'enregistrement ».

Que vous créiez des requêtes Sélection simples à l'aide d'un Assistant ou à partir

du mode Création, les étapes sont essentiellement les mêmes. Il suffit de choisir

la source d'enregistrement à utiliser, ainsi que les champs à inclure dans la

requête . Vous pouvez également spécifier des critères pour affiner les résultats.

Une fois la requête Sélection créée, exécutez-la pour vérifier qu'elle fonctionne

correctement. Pour cela, ouvrez-la en mode Création . Vous pouvez ensuite la

réutiliser à tout moment, comme source d'enregistrement d'un formulaire, d'un

état ou d'une autre requête, par exemple.

REMARQUE Pour plus d'informations sur l'utilisation d'une requête en tant

que source d'enregistrement pour un formulaire ou un état, voir l'article Utiliser

une requête en tant que source d'enregistrement pour un formulaire ou un état.

Access propose plusieurs types de requête pour vous permettre d'exécuter

différentes opérations. Par exemple, la requête Sélection affiche des données, la

requête Action modifie les données dans sa source de données, ou crée une

table. La requête Paramètre vous demande d'entrer des critères lorsque vous

l'exécutez, etc. Cet article traite uniquement des requêtes Sélection.

REMARQUE Cette rubrique décrit comment créer les requêtes Sélection qui

renvoient des données d'une table unique. Si vous souhaitez créer les requêtes


qui renvoient des données d'au moins deux tables, voir l'article Créer une

requête basée sur plusieurs tables.

Haut de la page

Créer une requête

Dans cet exercice, vous allez créer une requête Sélection intitulée « Contacts à

Paris ». Pour cela, vous pouvez travailler en mode Création ou démarrer un

Assistant. Si vous savez rédiger des instructions SQL, vous pouvez créer une

requête en mode SQL en écrivant une instruction SELECT simple.

Avant de commencer, vous avez besoin d'une table avec des données. Les

données exemple sont fournies sous le formulaire de table HTML.

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Vous pouvez soit entrer les données dans cette table exemple manuellement, soit

copier cette table vers un tableur, tel que Microsoft Office Excel 2007, puis

importer la feuille de calcul vers une table dans Microsoft Office Access 2007.

Entrer les données exemple manuellement

1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table.

Office Access 2007 ajoute une table vide à votre base de données.

REMARQUE Vous n'êtes pas obligé de suivre cette procédure si vous

ouvrez une nouvelle base de données vide. En revanche, vous devez la

suivre lorsque vous ajoutez une table à la base de données.

2. Double-cliquez sur la première cellule dans la ligne d'en-tête et tapez le

nom du champ dans l'exemple de table.

Par défaut, Access désigne des champs vides dans la ligne d'en-tête avec

le texte Ajouter un nouveau champ, comme suit :

3. Utilisez les flèches de direction pour vous déplacer sur la prochaine

cellule d'en-tête vide, puis tapez le nom du deuxième champ (vous pouvez


également appuyer sur la touche de tabulation ou double-cliquer sur la

nouvelle cellule). Répétez cette étape jusqu'à la saisie de tous les noms de

champs.

4. Entrez les données dans l'exemple de table.

Lorsque vous entrez des données, Access détermine un type de données

pour chaque champ. Chaque champ d'une table a un type de données

spécifique de type Nombre, Texte ou Date/Heure. La définition des types

de données garantit une saisie exacte de données et empêche des erreurs,

telles que l'utilisation d'un numéro de téléphone dans un calcul. Vous

pouvez spécifier le type de données pour chaque champ d'une table et

modifier le type de données d'un champ dans certaines circonstances.

Pour cet exemple de table, il est recommandé qu'Access détermine le type

de données.

5. Une fois la saisie de données terminée, cliquez sur Enregistrer

Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+S.

La boîte de dialogue Enregistrer sous s'affiche.

6. Dans la zone Nom de la table, entrez Clients, puis cliquez sur OK.

Copiez la table vers un tableur, puis importez-la vers Access

1. Démarrez votre tableur et créez un fichier vide. Si vous utilisez Excel, un

nouveau classeur vide est créé par défaut.

2. Copiez l'exemple de table fournie dans la section précédente et collez-le

dans la première cellule de la première feuille de calcul.

3. La technique intégrée dans votre tableur permet de donner à la feuille de

calcul le nom Clients.


4. Enregistrez le fichier de feuille de calcul à un emplacement pratique et

passez aux étapes suivantes.

1. Dans une base de données nouvelle ou existante :

Sous l'onglet Données externes, dans le groupe Importer, cliquez sur

Excel.

- ou -

Cliquez sur Autres, puis sélectionnez un tableur dans la liste.

La boîte de dialogue Données externes - Feuille de calcul Nom du

programme s'affiche.

2. Cliquez sur Parcourir, ouvrez le fichier de feuille de calcul que vous

avez créé au cours des étapes précédentes, puis cliquez sur OK.

L'Assistant Importation de feuille de calcul démarre.

3. Par défaut, l'Assistant sélectionne la première feuille de calcul du classeur

(Clients, si vous avez suivi les étapes de la section précédente), et les

données de cette feuille de calcul s'affichent dans la partie inférieure de la

page de l'Assistant. Cliquez sur Suivant.

4. Dans la page suivante de l'Assistant, sélectionnez Première ligne

contient les en-têtes de colonnes, puis sur Suivant.

5. La page suivante de l'Assistant vous permet de modifier les noms de

champ et les types de données ou d'exclure certains champs lors de

l'importation, en utilisant les zones de texte et les listes sous Options de

champ. Cliquez sur Suivant.

6. Sur la page suivante de l'Assistant, dans la zone Options de champ,

sélectionnez Oui (sans doublon) dans la liste Indexé, et sélectionnez


Entier long dans la liste Type de données. Cliquez sur Suivant pour

continuer.

7. Sur la page suivante de l'Assistant, sélectionnez l'option Choisir ma

propre clé primaire, choisissez RéfClient dans la liste, puis cliquez sur

Suivant.

8. Par défaut, Access applique le nom de la feuille de calcul à la nouvelle

table. Assurez-vous de nommer la table Clients, puis cliquez sur

Terminer.

9. Sur la dernière page de l'Assistant, vous pouvez enregistrer les procédures

d'importation pour une réutilisation ultérieure. Sachant que vous importez

un exemple de table, il est recommandé d'enregistrer cette procédure.

Créez la requête.

Pour commencer, vous allez utiliser un Assistant pour créer la requête, en

fonction de l'exemple de table que vous venez de créer. Vous allez ensuite

l'améliorer en mode Création. Vous pouvez vérifier l'instruction SQL générée

automatiquement au fur et à mesure de chaque étape.


Requête.



3. Sous Tables/Requêtes, cliquez sur la table contenant les données à

utiliser. Dans cet exemple, cliquez sur Table : Clients. Une requête peut

également utiliser une autre requête comme source d'enregistrement.

4. Sous Champs disponibles, double-cliquez sur les champs Contact,

Adresse, Téléphone et Ville. C'est ainsi que vous les ajoutez à la liste


Champs sélectionnés. Une fois les quatre champs ajoutés, cliquez sur

Suivant.

5. Nommez la requête « Contacts à Paris », puis cliquez sur Terminer.

Access affiche tous les enregistrements de contact en mode Feuille de

données. Les résultats affichent tous les enregistrements, mais

uniquement les quatre champs que vous avez spécifiés dans l'Assistant de

requête.

Vérifiez l'instruction SQL d'origine

6. Fermez la requête. Access l'enregistre automatiquement.

Haut de la page


Pour limiter le nombre d'enregistrements obtenus, vous pouvez spécifier un ou

plusieurs critères.

Un critère de requête ressemble à une condition que vous appliquez à un champ.

Le critère définit une condition, en fonction des valeurs de champ, exprimant ce

que vous souhaitez ajouter à la requête, par exemple « afficher uniquement les

enregistrements dont le champ Ville est Paris ».

Ouvrez la requête en mode Création. Vous ajoutez un critère au champ Ville,

afin d'afficher uniquement les contacts parisiens, tels qu'ils ont été spécifiés par

les résultats de recherche. Vous ajoutez également ces critères au champ

Adresse et au champ Téléphone, pour affiner vos résultats de recherche.

1. Dans la ligne Critères du champ Ville, tapez Paris.


Ajoutez deux autres critères pour obtenir des résultats plus parlants. Par

exemple, vous ne souhaitez obtenir que les enregistrements qui

contiennent l'adresse, et le numéro de téléphone du contact.

2. Dans la ligne Critères du champ Adresse, tapez Est Pas Null AND

<>"". Faites de même pour le champ Téléphone dans la ligne Critères.

REMARQUE Le critère Est Pas Null AND <>"" est vrai lorsqu'une

valeur connue, non vide existe pour le champ avec un critère. Il est faux

lorsqu'il n'existe pas de valeur connue (Null), ou lorsque la valeur est vide

(""). Vous pouvez utiliser cette expression pour vérifier un champ pour

une valeur connue et non vide.

3. Basculez en mode Feuille de données pour afficher les résultats.

Vérifiez l'instruction SQL avec des critères

Que faire si vous ne voulez pas combiner les conditions à l'aide de l'opérateur

AND ? En d'autres termes, comment spécifier deux critères ou plus en incluant

uniquement les enregistrements qui remplissent l'une ou les deux conditions ?

Spécifiez d'autres jeux de critères en utilisant l'opérateur OR

Supposons que vous souhaitiez afficher tous les enregistrements dont la Ville est

Paris et contenant au moins une information de contact (l'adresse ou le numéro

de téléphone , par exemple). Vous souhaitez combiner les critères en utilisant

l'opérateur OR, comme suit :

Pour spécifier des critères de substitution, complétez les lignes Critères et Ou

dans la grille de création. Tous les enregistrements qui répondent aux critères

définis dans la ligne Critères ou Ou font partie des résultats.


Vous allez maintenant modifier la requête en entrant des critères de substitution

dans les lignes Critères et Ou.

1. Basculez de nouveau en mode Création.

2. Supprimez la chaîne Est Pas Null AND <>"" de la ligne Critères du

champ Téléphone.

3. Dans la ligne Ou du champ Téléphone, tapez Est Pas Null AND <>"".

4. Dans la ligne Ou du champ Ville, tapez Paris.

5. Basculez en mode Feuille de données pour afficher les résultats. Tous les

enregistrements contenant une adresse, un numéro de téléphone, ou les

deux, et dont la ville est Paris sont affichés dans les résultats de la requête.

REMARQUE Pour spécifier deux jeux de critères de substitution ou

plus, complétez les lignes en dessous de la ligne Ou. Chaque ligne

représente un jeu de critères indépendant.

Vérifiez l'instruction SQL avec des critères révisés

Pour en savoir plus sur la spécification de critères de plusieurs types de champs,

voir l'article Exemples de critères de requête.

Haut de la page

Ajouter des calculs à la requête

Si vous avez bien conçu votre base de données, les tables ne devraient pas

contenir de calculs simples. Par exemple, la date de naissance d'une personne,

mais pas son âge, pourrait être enregistrée dans une table. En effet, si vous

connaissez la date du jour et la date de naissance de la personne, vous pouvez

calculer son âge. Par conséquent, il est inutile de stocker cette donnée dans la


table. Il vaut mieux créer une requête qui calcule et affiche la valeur pertinente.

Les calculs sont actualisés à chaque exécution de la requête pour tenir compte

des éventuelles modifications des données sous-jacentes.

Dans cet exercice, vous allez modifier la requête « Contacts à Paris » de sorte

que la date de naissance et l'âge de chaque individu soient affichés.

1. Ouvrez la requête en mode Création.

2. Dans la fenêtre de la table Clients, faites glisser le champ DateNaissance

vers la première colonne vide de la grille de création. Vous pouvez

également double-cliquer sur le nom du champ pour l'ajouter

automatiquement à la première colonne vide.

3. Dans la colonne suivante, sur la ligne Champ, tapez l'expression qui

permettra de calculer l'âge de chaque contact. Tapez Âge: DiffDate

("aaaa", [DateNaissance], Date()).

Âge est le nom que vous utilisez pour le champ calculé. Si vous n'entrez

pas de nom, Access utilise un nom générique, par exemple EXPR1. La

chaîne qui se trouve après les deux-points (:) est l'expression qui fournit

les valeurs de chaque enregistrement. La fonction DiffDate calcule la

différence entre deux dates et renvoie le résultat au format spécifié. Le

format aaaa affiche le résultat en années et les éléments [DateNaissance]

et Date() de l'expression indique les deux valeurs de date. La fonction

Date renvoie la date du jour et [DateNaissance] fait référence au champ

DateNaissance de la table sous-jacente.

REMARQUE Le calcul utilisé pour Âge dans cet exemple est une

approximation qui risque d'être légèrement inexacte, selon le mois en

cours.


Basculez en mode Feuille de données. Le résultat inclut deux champs

supplémentaires : DateNaissance et Âge.

Vérifiez l'instruction SQL avec des calculs

Pour plus d'informations sur le mode d'écriture des expressions calculant les

valeurs d'une requête, voir l'article Créer une expression.

Haut de la page

Synthétiser les valeurs de la requête

Il est plus facile de synthétiser les colonnes d'une requête dans Office Access

2007 que dans les versions précédentes d'Access. Vous pouvez ajouter, compter

ou calculer d'autres valeurs d'agrégat, puis les afficher sur une ligne spéciale

(appelée « ligne Totaux ») qui apparaît sous la ligne marquée d'un astérisque (*)

en mode Feuille de données.

Vous pouvez utiliser une fonction d'agrégat différente pour chaque colonne ou

choisir de ne pas synthétiser une colonne.

Dans cet exercice, vous allez modifier la requête « Contacts à Paris » de sorte

que la ligne Total soit affichée.

1. Ouvrez la requête en mode Feuille de données.

2. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur

Totaux.

3. Cliquez sur la ligne Total dans la colonne Contact.

Dans la liste déroulante, sélectionnez Aucun ou Nombre. Comme la

colonne Nom du contact affiche des valeurs textuelles, les fonctions telles


que Somme et Moyenne ne sont d'aucune utilité, et par conséquent, ne

sont pas disponibles.

4. Sélectionnez Nombre pour compter le nombre de contacts obtenus.

Le chiffre 5 est affiché sur la ligne Total.

5. Dans le champ Âge, sélectionnez Moyenne. Comme le champ Âge

renvoie un nombre, les fonctions Somme, Moyenne, Nombre,

Maximum, Minimum, Écart type et Variance sont disponibles.

Access affiche l'âge moyen dans la ligne Total.

Pour effacer le total d'une colonne, cliquez dans la ligne Total sous la colonne

en question et sélectionnez Aucun dans la liste déroulante. Pour masquer la

ligne Total, sous l'onglet Accueil, dans le groupe Type de données et mise en

forme, cliquez sur Totaux.

REMARQUE L'utilisation de la ligne Total ne modifie pas l'instruction SQL

sous-jacente.

Exécuter une requête

Afficher tout

Une requête est un ensemble d'instructions que vous pouvez utiliser pour

manipuler des données. Exécutez la requête pour appliquer ces instructions. En

plus de renvoyer des résultats (que vous pouvez ensuite trier, regrouper ou

filtrer), une requête permet également de créer, copier, supprimer ou modifier

des données.

Cet article explique comment exécuter des requêtes et présente brièvement les

différents types de requêtes. Il décrit également les messages d'erreur que vous


pouvez rencontrer avec chaque type de requête et indique la marche à suivre

pour corriger ces erreurs.

Cet article ne contient pas d'instructions détaillées pour créer des requêtes.


Exécuter une requête Sélection ou Analyse croisée

Exécuter une requête Action

Exécuter une requête Paramètre

Exécuter une requête SQL

Résoudre un message d'erreur

Exécuter une requête Sélection ou Analyse croisée

Les requêtes Sélection et Analyse croisée permettent d'extraire et de présenter

des données et de produire des formulaires et des états avec des données.

Lorsque vous exécutez une requête Sélection ou Analyse croisée, Microsoft

Office Access 2007 affiche les résultats en mode Feuille de données.

Exécuter la requête

1. Recherchez la requête dans le volet de navigation.

2. Exécutez l'une des procédures suivantes :

� Double-cliquez sur la requête que vous voulez exécuter.

� Cliquez sur la requête à exécuter, puis appuyez sur Entrée.

Si cette requête est ouverte en mode Création, vous pouvez également l'exécuter

en cliquant sur Exécuter dans le groupe Résultats de l'onglet Créer du ruban.


Haut de la page

Exécuter une requête Action

Il existe quatre types de requêtes Action : les requêtes Ajout, les requêtes

Suppression, les requêtes Mise à jour et les requêtes Création de table. À

l'exception des requêtes Création de table (qui créent des tables), les requêtes

Action changent les données des tables sur lesquelles elles reposent. Ces

modifications peuvent être facilement annulées, par exemple, en appuyant sur

CTRL+Z. Si vous modifiez des données avec une requête Action et que vous

vous rendez compte plus tard que ce n'est pas ce que vous vouliez faire, vous

devez en général restaurer les données d'origine à partir d'une copie de

sauvegarde. Pour cette raison, vous devez toujours disposer d'une sauvegarde

récente des données sous-jacentes avant d'exécuter une requête Action.

Vous pouvez limiter le risque lié à l'exécution d'une requête Action en affichant

d'abord un aperçu des données qui feront l'objet d'une action. Il existe deux

manières de procéder :

Affichez la requête Action en mode Feuille de données avant de

l'exécuter. Pour cela, ouvrez la requête en mode Création, cliquez sur

Affichage dans la barre d'état d'Access, puis sur Mode Feuille de

données dans le menu contextuel. Pour repasser en mode Création,

cliquez de nouveau sur Affichage, puis sur Mode Création dans le menu

contextuel.

Choisissez une requête Sélection à la place de la requête Action et

exécutez-la.

REMARQUE Notez le type de la requête Action (Ajout, Mise à jour,

Création de table ou Suppression) que vous utilisez en premier afin d'y

revenir après avoir affiché les données avec cette méthode.


Exécuter une requête Action en tant que requête Sélection

1. Ouvrez la requête Action en mode Création.

2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur

Sélection.



Lorsque vous êtes prêt à exécuter une requête Action, double-cliquez sur celle-ci

dans le volet de navigation ou cliquez sur la requête, puis appuyez sur Entrée.

Haut de la page

Exécuter une requête Paramètre

Vous devez fournir une valeur pour la requête Paramètre lorsque vous

l'exécutez. Lorsque vous fournissez cette valeur, la requête Paramètre l'applique

en tant que critère de champ. Le champ auquel le critère est appliqué est spécifié

dans la structure de la requête. Si vous ne fournissez pas cette valeur lorsqu'elle

vous est demandée, la requête Paramètre l'interprète comme chaîne vide.

Une requête Paramètre est également une requête d'un autre type. La plupart des

requêtes Paramètre sont à la fois des requêtes Sélection ou des requêtes Analyse

croisée, mais les requêtes Ajout, Création de table et Mise à jour peuvent

également être des requêtes Paramètre.

Une requête Paramètre s'exécute en fonction de son autre type, mais, en général,

la procédure courante est la suivante.







3. Lorsque l'invite du paramètre apparaît, entrez la valeur à appliquer

comme critère.

Haut de la page

Exécuter une requête SQL

Il existe trois grands types de requêtes SQL : les requêtes Union, les requêtes

SQL directes et les requêtes Définition des données.

Les requêtes Union combinent les données d'au moins deux tables, mais pas de

la même manière que les autres requêtes. Alors que la plupart des requêtes

combinent des données en concaténant des lignes, les requêtes Union combinent

les données en ajoutant les lignes. Les requêtes Union diffèrent des requêtes

Ajout du fait qu'elles ne changent pas les données des tables sous-jacentes. Les

requêtes Union ajoutent les lignes dans un jeu d'enregistrements qui ne perdure

pas une fois la requête fermée.

Les requêtes SQL directes ne sont pas traitées par le moteur de base de données

inclus dans Access ; elles sont directement transmises à un serveur de base de

données distant qui traite et renvoie les résultats à Access.

Les requêtes Définition des données sont des requêtes d'un type spécial qui ne

traitent pas les données ; au lieu de cela, elles créent, suppriment ou modifient

d'autres objets de base de données.


Les requêtes SQL ne peuvent pas être ouvertes en mode Création. Elles ne

peuvent être ouvertes qu'en mode SQL ou exécutées. À l'exception des requêtes

Définition de données, les requêtes SQL s'ouvrent en mode Feuilles de données

lorsqu'elles sont exécutées.






Haut de la page

Résoudre un message d'erreur

Le tableau suivant contient certains des messages d'erreur courants que vous êtes

susceptible de rencontrer. Les erreurs peuvent être signalées sous forme de

message dans une cellule (au lieu d'une valeur attendue) ou sous forme de

message d'erreur. Les sections qui suivent la liste indiquent les procédures à

utiliser pour résoudre les erreurs.

REMARQUE Le contenu du tableau n'est pas exhaustif. S'il ne contient pas le

message d'erreur que vous avez reçu, vous pouvez indiquer celui-ci dans le

formulaire à la fin de cet article et fournir toute information utile dans la zone de

commentaire prévue à cet effet.

Message d'erreur Problème Solution

Incohérence de La requête peut joindre des Vérifiez que les champs


type dans une

expression

champs qui ont des types

de données différents.

joints dans la requête sont

de même type. Pour plus

d'instructions, voir la

section Vérifier les

champs joints dans la

requête.

L'enregistrement

est supprimé.

Cela peut se produire si

l'objet ou la base de

données est

endommagé(e).

Compactez et réparez la

base de données. Pour

plus d'instructions, voir la

section Compacter et

réparer une base de

données.

Référence

circulaire causée

par l'alias

L'alias attribué à un champ

est le même qu'un

composant de l'expression

pour ce champ.

Un alias est un nom donné

à une expression qui n'est

pas un champ dans la ligne

Champ de la grille de

création de la requête.

Access attribue

automatiquement un alias

si vous ne le faites pas ; par

exemple, EXPR1. Un alias

est immédiatement suivi de

deux-points (:), puis de

Changez l'alias. Pour plus

d'instructions, voir la

section Changer l'alias

d'un champ.


l'expression. Lorsque vous

exécutez la requête, l'alias

devient le nom de la

colonne dans la feuille de

données.

#Erreur Cette erreur peut se

produire lorsque la valeur

d'un champ calculé est

supérieure à la valeur

autorisée par le paramètre

de la propriété

TailleChamp. Elle se

produit également lorsque

le dénominateur d'un

champ calculé a la valeur

zéro (0).

Assurez-vous que le

dénominateur du champ

calculé ne produit pas la

valeur zéro (0). Si

nécessaire, changez la

propriété TailleChamp.

#Supprimé L'enregistrement auquel il

est fait référence a été

supprimé.

Si l'enregistrement a été

supprimé

accidentellement, il doit

être restauré à partir d'une

copie de sauvegarde. Si la

suppression est

intentionnelle, vous

pouvez ignorer ce

message d'erreur en

appuyant sur MAJ+F9

pour actualiser la requête.


Vérifier les champs joints dans la requête

Pour vérifier les types de données des champs d'une requête, reportez-vous aux

tables source en mode Création et inspectez les propriétés des champs.

1. Ouvrez la requête en mode Création. Les jointures apparaissent sous

forme de lignes qui relient les champs dans les tables source. Notez le

nom des tables et des champs pour chaque jointure.

2. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur chaque table

dont des champs sont joints dans votre requête, puis cliquez sur Mode

Création.

Champs joints avec des types de données différents.

Cliquez avec le bouton droit sur la table, puis cliquez sur Mode

Création.

3. Comparez les valeurs de chaque champ de la jointure dans la colonne

Type de données de la grille de création de la table.


Vérifiez le type de données des champs joints en mode Création de la

table.

4. Pour basculer vers une table afin de voir ses champs, cliquez sur l'onglet

comportant le nom de cette table.

Haut de la page

Compacter et réparer une base de données

Exécuter l'utilitaire Compacter une base de données dans Access peut rendre

votre base de données plus performante. Cet utilitaire crée une copie du fichier

de la base de données et, s'il est fragmenté, il le reconstitue sur le disque. Une

fois que le processus de compactage et de réparation est terminé, la base de

données compactée est en général plus petite que la base de données d'origine et

l'espace qu'elle occupe est optimisé. En compactant régulièrement la base de

données, vous pouvez tirer un meilleur profit de l'application de base de données

et résoudre les erreurs dues à des problèmes de matériel, des coupures de

courant ou des surtensions et à des causes similaires.

Une fois que l'opération de compactage est terminée, la requête s'exécute plus

rapidement, car les données sous-jacentes ont été réécrites dans les tables sous

forme de pages continues. L'analyse de pages continues est en effet plus rapide

que l'analyse de pages fragmentées. Les requêtes sont également optimisées

après chaque compactage de la base de données.


Au cours de l'opération de compactage, vous pouvez utiliser le nom d'origine du

fichier de la base de données compactée ou un autre nom pour créer un fichier

distinct. Si vous utilisez le même nom lorsque la base de données est compactée,

Access remplace automatiquement le fichier d'origine par la version compactée.

Définir une option pour automatiser ce processus

1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Options d'accès.

2. Cliquez sur Base de données actuelle et, sous Options de l'application,

activez la case à cocher Compacter lors de la fermeture.

Access compacte et répare alors automatiquement la base de données

chaque fois qu'elle est fermée.

Compacter et réparer manuellement une base de données

1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , pointez sur Gérer, puis

sous Gérer cette base de données, cliquez sur Compacter une base de

données.

REMARQUE Pour que l'opération de compactage réussisse, vous devez

disposer de suffisamment d'espace de stockage sur votre disque dur pour la base

de données d'origine et la base de données compactée.

Haut de la page

Changer l'alias d'un champ

1. Ouvrez la requête en mode Création.


2. Dans la grille de création de la requête, recherchez les champs qui ont des

alias. Les alias comportent un signe deux-points à la fin du nom du

champ, par exemple Nom :.

3. Vérifiez chaque alias pour vous assurer qu'il ne correspond pas au nom

d'un champ faisant partie de l'expression de l'alias. Si c'est le cas, changez

l'alias.

Créer une requête Ajout

Afficher tout

Cet article explique comment créer et exécuter une requête Ajout. Vous l'utilisez

pour ajouter de nouvelles lignes de données à une table existante.

Si vous devez modifier ou mettre à jour certaines données dans un jeu

d'enregistrements, tel qu'un ou plusieurs champs, vous pouvez utiliser une

requête Mise à jour. Pour plus d'informations sur les requêtes Mise à jour, voir

l'article Créer une requête Mise à jour.

Si vous devez copier les données d'une table existante, vous pouvez créer une

requête de création de table. Pour plus d'informations sur les requêtes de

création de table, consultez l'article Créer une requête de création de table.


Comprendre les requêtes Ajout

Créer et exécuter une requête Ajout

Empêcher le mode désactivé de bloquer une requête

Comprendre les requêtes Ajout


Une requête Ajout ajoute un ensemble d'enregistrements (de lignes) à partir

d'une ou plusieurs tables source (ou requêtes) vers une ou plusieurs tables de

destination. En règle générale, les tables source et de destination peuvent être

dans la même base de données, sans pour autant le devoir. Par exemple,

imaginons que votre clientèle s'élargisse et que vous vous procuriez une base de

données contenant une table d'informations sur ces nouveaux clients. Pour éviter

d'entrer ces nouvelles données manuellement, vous pouvez les ajouter à la table

appropriée de votre base de données. Vous pouvez également utiliser des

requêtes Ajout pour effectuer les opérations suivantes :

Ajouter des champs en fonction de certains critères. Par exemple, vous

pouvez ajouter uniquement les noms et adresses des clients dont les

commandes n'ont pas encore été traitées.

Ajouter des enregistrements lorsque certains champs d'une table n'existent

pas dans l'autre. Ainsi, supposons que votre table Clients comporte 11

champs, et que les champs de la table Clients d'une autre base de données

n'ait que 9 champs en commun avec votre table. Vous pouvez utiliser une

requête Ajout pour ajouter uniquement les données dans les champs

correspondants et ignorer les autres.

N'oubliez pas que vous ne pouvez pas ajouter des requêtes pour modifier les

données de champs spécifiques dans des enregistrements existants. Pour

effectuer une telle opération, vous pouvez utiliser une requête de mise à jour.

Les requêtes Ajout servent uniquement à ajouter des lignes de données.

Pour plus d'informations sur les requêtes Mise à jour, voir l'article Créer une

requête Mise à jour. Pour des informations générales sur les modes d'ajout des

enregistrements à une base de données ou de modification des données

existantes, voir l'article Ajouter un ou plusieurs enregistrements à une base de

données.


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Créer et exécuter une requête Ajout

La procédure de création d'une requête Ajout contient les étapes de base

suivantes :

Créez une requête Sélection,

Convertissez la requête Sélection en requête Ajout,

Choisissez les champs de destination pour chaque colonne dans la requête

Ajout,

Exécutez la requête pour ajouter les enregistrements.

REMARQUE Étant donné qu'il est impossible d'annuler les résultats d'une

requête Ajout, soyez vigilant. De plus, n'oubliez pas que les types de données

définis pour les champs dans la table source doivent être compatibles avec ceux

définis pour les champs dans la table de destination. Par exemple, vous pouvez

ajouter des nombres à un champ de texte. En revanche, vous ne pouvez pas

ajouter de texte à un champ numérique à moins d'utiliser une expression, telle

que (Val(ChampTexte)), et commencer par convertir les données en type

Numérique.

Pour plus d'informations sur les types de données et leur mode d'utilisation, voir

l'article Modifier le type de données défini pour un champ.

Créer une requête Sélection

1. Ouvrez la base de données qui contient les enregistrements à ajouter.



Le Concepteur de requêtes s'ouvre et la boîte de dialogue Afficher la

table s'affiche.

3. Sélectionnez toute combinaison de tables ou de requêtes contenant les

enregistrements à ajouter, cliquez sur Ajouter, puis cliquez sur Fermer.

Les tables ou les requêtes apparaissent sous la forme d'une seule ou de

plusieurs fenêtres dans la section supérieure de la grille de création. Ces

fenêtres répertorient tous les champs de chaque table ou requête. Cette

illustration montre une table classique dans le Concepteur de requêtes.

4. Double-cliquez sur les champs à ajouter. Les champs sélectionnés

apparaissent dans la ligne Champ de la grille de création (section

inférieure du Concepteur de requêtes).

Vous pouvez ajouter une expression, telle que =Date() pour un renvoi

automatique de la date du jour. Vous pouvez aussi ajouter la table ou les

champs de requête aux cellules dans la grille de création. Vous pouvez

ajouter un champ de table ou de requête par cellule.


Pour ajouter rapidement tous les champs d'une table, double-cliquez sur

l'astérisque (*) en haut de la liste des champs de table. Cette illustration

montre la grille de création avec tous les champs ajoutés.

5. Vous pouvez éventuellement entrer un ou plusieurs critères dans la ligne

Critères de la grille de création. Le tableau suivant répertorie certains

exemples et explique leur effet sur une requête.

Critères Effet

> 234 Renvoie tous les nombres supérieurs à 234. Pour

rechercher tous les nombres inférieurs à 234, utilisez

< 234.

>= "Callahan" Renvoie tous les enregistrements de Callahan à la fin

de l'alphabet.

Entre #02.02.07#

Et #01.12.07#

Renvoie les dates entre le 2-fév-07 et le 1-déc-07

(ANSI-89). Si votre base de données utilise les

caractères génériques ANSI-92, utilisez des

apostrophes (') au lieu des signes #. Exemple : Entre

'2/2/2007' Et '12/1/2007'.

Pas "Allemagne" Recherche tous les enregistrements pour lesquels le

contenu du champ n'est pas exactement égal à «

Allemagne». Le critère renvoie les enregistrements

qui contiennent des caractères en plus d'« Allemagne


» tel qu'« Allemagne (Euro) » ou « Europe

(Allemagne) ».

Pas "T*" Recherche tous les enregistrements hormis ceux

commençant par T. Si votre base de données utilise le

jeu de caractères génériques ANSI-92, utilisez le

signe de pourcentage (%) à la place de l'astérisque

(*).

Pas "*t" Recherche tous les enregistrements qui ne se

terminent pas par t. Si votre base de données utilise le

jeu de caractères génériques ANSI-92, utilisez le

signe de pourcentage à la place de l'astérisque.

Dans(Canada,R-U) Dans une liste, recherche tous les enregistrements

contenant Canada ou R-U.

Comme "[A-D]*" Dans un champ Texte, recherche tous les

enregistrements commençant par les lettres A à D. Si

votre base de données utilise le jeu de caractères

génériques ANSI-92, utilisez le signe de pourcentage

à la place de l'astérisque.

Comme "*ar*" Recherche tous les enregistrements comportant la

séquence de lettres « ar ». Si votre base de données

utilise le jeu de caractères génériques ANSI-92,

utilisez le signe de pourcentage à la place de

l'astérisque.

Comme "Maison

Dewe?"

Recherche tous les enregistrements commençant par «

Maison » et contenant une deuxième chaîne de 5


lettres dont les 4 premières lettres sont « Dewe » et la

dernière est inconnue (avec un point d'interrogation).

Si votre base de données utilise le jeu de caractères

génériques ANSI-92, utilisez le caractère de

soulignement (_) à la place du point d'interrogation.

#02.02.07# Recherche tous les enregistrements du 2 février 2007.

Si votre base de données utilise le jeu de caractères

génériques ANSI-92, mettez la date entre apostrophes

au lieu d'utiliser des signes #. Exemple : '2/2/2007'.

< Date( )- 30 Renvoie toutes les dates postérieures aux 30 derniers

jours.

Date() Renvoie toutes les enregistrements contenant la date

du jour.

Entre Date( ) Et

AjDate("m", 3,

Date( ))

Renvoie tous les enregistrements compris entre la

date du jour et les trois derniers mois.

Est Null Renvoie tous les enregistrements contenant une

valeur Null (vide ou non définie).

Est Pas Null Renvoie tous les enregistrements contenant une

valeur.

"" Renvoie tous les enregistrements contenant une

chaîne vide. Les chaînes vides sont utilisées lorsqu'un

champ rend obligatoire l'ajout d'une valeur, mais que

la valeur n'est pas connue. Par exemple, un champ

peut nécessiter la saisie d'un numéro de télécopie. Or,


si certains de vos clients ne possèdent pas de

télécopieur, vous pouvez taper deux guillemets droits

sans espace entre eux ("") à la place d'un numéro.


7. Vérifiez que la requête a renvoyé les enregistrements que vous souhaitez

mettre à jour. Si vous devez ajouter ou supprimer des champs dans la

requête, repassez en mode Création et ajoutez des champs, comme décrit

à l'étape précédente. Vous pouvez aussi sélectionner les champs dont vous

n'avez plus besoin puis appuyez sur SUPPR pour les supprimer de la

requête.

8. Passez à la procédure suivante qui explique comment convertir la requête

Sélection en requête Ajout.

Convertir la requête Sélection en requête Ajout

1. Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document correspondant à la

requête ouverte, puis cliquez sur Mode Création dans le menu

contextuel.

- ou -

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requête,

puis cliquez sur Mode Création.

2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Ajout.

La boîte de dialogue Ajout s'affiche.

3. Vous pouvez alors ajouter des enregistrements d'une table à l'autre dans la

même base de données ou d'une table à l'autre dans une autre base de

données.


REMARQUE Si vous souhaitez copier des enregistrements vers une

nouvelle table, vous devez utiliser une requête Création de table.

Montrez-moi comment créer une requête Création de table

1. Suivez les étapes décrites dans cette section pour créer une requête

Sélection. Modifiez la requête Sélection de façon à ce qu'elle renvoie

les enregistrements que vous souhaitez insérer dans la table nouvelle.

2. Basculez vers la requête en mode Création. Cliquez avec le bouton

droit sur l'onglet de document pour la requête, puis cliquez sur Mode

Création

- ou -

Cliquez avec le bouton droit sur la requête dans le volet de

navigation, puis cliquez sur Mode Création.

3. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur

Création de table.

La boîte de dialogue Création de table s'affiche.

4. Dans la liste déroulante Nom de la table, entrez le nom de la

nouvelle table.


� Placez la nouvelle table dans la base de données ouverte,

� Maintenez l'option Base de données en cours sélectionnée

et cliquez sur OK,

� Placez la table nouvelle dans une autre base de données,

1. Cliquez sur Autre base de données,


2. Entrez le chemin d'accès et le nom de l'autre base de données

ou cliquez sur Parcourir pour la trouver, puis cliquez sur

OK après avoir identifié l'emplacement de la base de

données.

3. Dans la liste déroulante Nom de la table, entrez le nom de la

nouvelle table.

4. Cliquez sur OK.

Une fois la requête convertie, vous devez décider si vous souhaitez ajouter les

enregistrements à une table dans la même base de données ou à une table dans

une autre base de données. En fonction de votre choix, suivez les étapes de l'une

des deux procédures suivantes :

Ajouter les enregistrements à une table dans la même base de

données

1. Dans la boîte de dialogue Ajout, cliquez sur Base de données

actuelle (si cette option n'est pas déjà activée), puis sélectionnez la

table de destination dans la liste déroulante Nom de la table.

2. Cliquez sur OK.

Le résultat qui s'affiche à l'écran dépend de votre mode de création de

la requête Sélection. Par exemple, si vous avez ajouté tous les champs

de votre table source ou requête, Access ajoute tous les champs de la

table de destination à la ligne Ajouter à dans la grille de création.

- ou -

Si vous avez ajouté des champs spécifiques à la requête et que leurs

noms dans les tables source et de destination concordent, Access


ajoute automatiquement les noms des champs de destination à la ligne

Ajouter à de la requête.

- ou -

Si vous avez ajouté des champs spécifiques et que leurs noms dans

les tables source et de destination ne concordent pas, Access les laisse

vides. Vous pouvez cliquer sur une cellule de la ligne Ajouter à et

sélectionner un champ de destination.

Cette illustration montre comment cliquer sur une cellule de la ligne

Ajouter à et sélectionner un champ de destination.

REMARQUE Si vous laissez le champ de destination vide, la

requête n'y ajoutera pas de données.

3. Pour afficher un aperçu de vos modifications, basculez vers le mode

Feuille de données. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur

l'onglet de document pour la requête, puis cliquez sur Mode Feuille

de données.

- ou -

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la

requête, puis cliquez sur Mode Feuille de données.

4. Revenez en mode Création, puis cliquez sur Exécuter pour ajouter

les enregistrements.


Rappel Vous ne pouvez pas annuler les résultats d'une requête Ajout,

alors vérifiez bien si vous souhaitez effectivement ajouter les

enregistrements.

Ajouter des enregistrements à une table d'une autre base de données

1. Dans la boîte de dialogue Ajout, cliquez sur Autre base de données.

2. Dans la zone Nom de fichier, tapez l'emplacement et le nom de la

base de données de destination.

3. Dans la liste déroulante Nom de la table, tapez le nom de la table de

destination, puis cliquez sur OK.

– ou –

Cliquez sur Parcourir puis, dans la prochaine boîte de dialogue

Ajout, recherchez la base de données de destination. Une fois la base

de données de destination localisée et sélectionnée, cliquez sur OK.

La prochaine boîte de dialogue Ajout se referme. Dans la première

boîte de dialogue Ajout, dans la liste déroulante Nom de la table,

entrez le nom de la table de destination, puis cliquez sur OK.

Le résultat qui s'affiche à l'écran dépend de votre mode de création de

la requête Sélection. Par exemple, si vous avez ajouté tous les champs

de votre table source ou requête, Access ajoute tous les champs de la

table de destination à la ligne Ajouter à dans la grille de création.

- ou -

Si vous avez ajouté des champs spécifiques à la requête et que leurs

noms dans les tables source et de destination concordent, Access

ajoute automatiquement les noms de champs de destination à la ligne

Ajouter à de la requête.


- ou -

Si vous avez ajouté des champs spécifiques et que leurs noms dans

les tables source et de destination ne concordent pas, Access les laisse

vides. Vous pouvez cliquer sur une cellule de la ligne Ajouter à et

sélectionner un champ de destination.

Cette illustration montre comment cliquer sur une cellule de la ligne

Ajouter à et sélectionner un champ de destination.

REMARQUE Si vous laissez le champ de destination vide, la

requête n'y ajoutera pas de données.

4. Revenez en mode Création (cliquez avec le bouton droit sur l'onglet

en haut de la requête, puis cliquez sur Mode Création), puis cliquez

sur Exécuter pour ajouter les enregistrements. Lorsque le système

vous demande de confirmer l'opération, cliquez sur Oui.

Haut de la page

Empêcher le mode désactivé de bloquer une requête

Par défaut, si vous ouvrez une base de données enregistrée à un emplacement

non approuvé ou si vous n'avez pas choisi d'approuver la base de données,

Access empêche l'exécution de toutes les requêtes Action , à savoir les requêtes

Ajout, Mise à jour, Suppression ou Création de table .

Si vous essayez d'exécuter une requête Action et que rien ne semble se produire,

vérifiez si le message suivant s'affiche dans la barre d'état Access :


Le mode désactivé a bloqué cette action ou cet événement.

A l'affichage de ce message, procédez comme suit :

Activer le contenu bloqué.

Dans la barre des messages, cliquez sur Options.

La boîte de dialogue Options de sécurité Microsoft Office s'affiche.

Sélectionnez l'option Activer ce contenu, puis cliquez sur OK.

Exécutez votre requête à nouveau.

Si vous ne voyez pas la barre de messages.

Cliquez sur l'onglet Outils de base de données puis, dans

Afficher/Masquer, cliquez sur Barre des messages.

Pour plus d'informations sur le mode désactivé et la sécurité Access, voir

l'article Sécuriser une base de données Access 2007.

Créer une requête basée sur plusieurs tables

Afficher tout

Parfois, pour créer et utiliser des requêtes, il suffit de sélectionner des champs

dans une table, d'appliquer éventuellement certains critères et d'afficher les

résultats. Mais, comment faut-il procéder quand, et c'est souvent le cas, les

données dont vous avez besoin se trouvent dans plusieurs tables ?

Heureusement, il est possible de créer une requête qui combine des informations

de plusieurs sources. À cet égard, cette rubrique présente quelques scénarios

dans lesquels des données sont extraites de plusieurs tables et vous indique

comment procéder.



Utiliser les données d'une table liée pour compléter les informations dans une

requête


troisième table


Utiliser les données d'une table liée pour compléter les informations dans

une requête

Dans certains cas, une requête basée sur une table vous fournit les informations

dont vous avez besoin, mais extraire des données d'une autre table peut rendre

les résultats plus faciles à interpréter et plus utiles. Par exemple, supposons que

vous disposez d'une liste des identificateurs des employés qui apparaissent dans

les résultats de la requête. Vous réalisez alors qu'il serait plus utile de voir le

nom des employés dans les résultats, mais ces noms se trouvent dans une autre

table. Pour que le nom des employés apparaisse dans les résultats de la requête,

vous devez donc inclure les deux tables dans la requête.

Utiliser l'Assistant Requête pour créer une requête à partir d'une table

principale et d'une table liée à celle-ci

1. Vérifiez que la relation des tables est définie dans la fenêtre Relations.

Procédure






3. Identifiez les tables pour lesquelles une relation doit être définie.

� Si les tables sont visibles dans la fenêtre Relations, vérifiez

qu'une relation a été définie pour celles-ci.

Une relation est une ligne reliant les deux tables sur un champ

commun. Double-cliquez sur une relation pour voir quels champs

sont reliés dans les tables.

� Si les tables ne sont pas visibles dans la fenêtre Relations, vous

devez les ajouter.

Sous l'onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez

sur Noms des tables.

Double-cliquez sur chaque table à afficher, puis cliquez sur

Fermer.

4. Si vous ne trouvez aucune relation entre les deux tables, créez-en une

en faisant glisser un champ d'une des tables sur un champ de l'autre

table. Les champs à partir desquels vous créez la relation entre les

tables doivent avoir des types de données identiques.

REMARQUE Vous pouvez créer une relation entre un champ de

type NuméroAuto et un champ de type Numérique si la taille de ce

champ est Entier long. C'est souvent le cas lorsque vous créez une



5. Cliquez sur Créer pour créer la relation.

Pour plus d'informations sur les options à votre disposition pour créer

une relation, voir l'article Créer, modifier ou supprimer une relation.


6. Fermez la fenêtre Relations.


Requête.




contient les informations essentielles à inclure dans la requête.

5. Dans la liste Champs disponibles, cliquez sur le premier champ à inclure

dans la requête, puis cliquez sur la flèche vers la droite pour déplacer ce

champ dans la liste Champs sélectionnés. Procédez de la même manière

pour chaque champ de cette table à inclure dans la requête. Il peut s'agir

de champs que vous souhaitez voir apparaître dans les résultats de la

requête ou de champs que vous voulez utiliser pour limiter les lignes dans

les résultats en appliquant des critères.


contient les données connexes à utiliser pour que la requête renvoie des

résultats plus précis.

7. Ajoutez les champs que vous voulez utiliser pour affiner les résultats de la

requête à la liste Champs sélectionnés, puis cliquez sur Suivant.

8. Sous Souhaitez-vous une requête détaillée ou une synthèse ?, cliquez

sur Détaillée ou Synthèse.

Si vous ne voulez pas que votre requête exécute des fonctions

d'agrégation (Somme, Moy, Min, Max, Total, EcartType ou Var),

choisissez une requête détaillée. Dans le cas contraire, choisissez une

requête de synthèse. Lorsque vous avez choisi, cliquez sur Suivant.




Dans l'exemple suivant, vous devez utiliser l'Assistant Requête pour créer une

requête qui affiche une liste de commandes avec les frais d'expédition et le nom

de l'employé qui a traité chaque commande.




Utiliser l'Assistant Requête pour créer la requête

1. Ouvrez la base de données exemple Comptoirs. Fermez le formulaire

d'ouverture.


Requête.



4. Dans la zone de liste déroulanteTables/Requêtes, cliquez sur Table :

Commandes.

5. Dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur RéfCommande

pour déplacer ce champ dans la liste Champs sélectionnés. Double-

cliquez sur Frais d'expédition pour déplacer ce champ dans la liste

Champs sélectionnés.

6. Dans la liste de zone déroulante Tables/Requêtes, cliquez sur Table :

Employés.


7. Dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur Prénom pour

déplacer ce champ dans la liste Champs sélectionnés. Double-cliquez sur

NomFamille pour déplacer ce champ dans la liste Champs sélectionnés.

Cliquez sur Suivant.

8. Étant donné que vous créez une liste de toutes les commandes, il est

préférable d'utiliser une requête détaillée. Si vous voulez obtenir une

synthèse des frais d'expédition sur les commandes par employé ou

effectuer une autre fonction d'agrégation, utilisez une requête de synthèse.

Cliquez sur Détaillée (affiche chaque champ de tous les

enregistrements), puis sur Suivant.


La requête renvoie une liste des commandes, avec pour chaque commande, les

frais d'expédition ainsi que les prénom et nom de l'employé qui l'a traitée.

Haut de la page


troisième table

Il arrive souvent que les données de deux tables soient reliées entre elles par

l'intermédiaire d'une troisième table. C'est en général le cas lorsque les données

des deux premières tables sont liées dans une relation plusieurs-à-plusieurs.

Dans une base de données, il est souvent préférable de séparer une relation

plusieurs-à-plusieurs entre deux tables en deux relations un-à-plusieurs

impliquant trois tables. Pour cela, vous devez créer une troisième table, appelée

table de jointure ou table de relation qui comporte une clé primaire et une clé

étrangère pour chacune des deux autres tables. Une relation un-à-plusieurs est

alors créée entre chaque clé étrangère dans la table de jointure et la clé primaire

correspondante d'une des deux autres tables. Dans ce type de situation, vous


devez inclure les trois tables dans votre requête, même si vous ne voulez extraire

les données que de deux d'entre elles.

Créer une requête de sélection à partir de deux tables comportant une

relation plusieurs-à-plusieurs


La boîte de dialogue Afficher la table s'ouvre.

2. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur les deux

tables qui contiennent les données que vous voulez inclure dans votre

requête et sur la table de jointure qui les relie, puis cliquez sur Fermer.

Les trois tables apparaissent dans l'espace de création de la requête,

jointes par les champs appropriés.

3. Double-cliquez sur chacun des champs que vous voulez utiliser dans les

résultats de la requête. Chaque champ apparaît dans la grille de création

de la requête.

4. Dans la grille de création, utilisez la ligne Critères pour entrer des

critères de champ. Pour utiliser un critère de champ sans afficher le

champ dans les résultats de la requête, désactivez la case à cocher dans la

ligne Afficher pour ce champ.

5. Pour trier les résultats à partir des valeurs d'un champ, dans la grille de

création de la requête, cliquez sur Croissant ou Décroissant (en fonction

du sens dans lequel vous voulez trier les enregistrements) dans la ligne

Trier de ce champ.


Access affiche les résultats de la requête en mode Feuille de données.






Si vous avez une nouvelle opportunité, à savoir un fournisseur à Rio de Janeiro

qui a trouvé votre site Web et qui souhaite traiter avec vous. Cepedant, ce

fournisseur n'opère qu'avec des contacts basé à Rio et près de Sao Paulo. Il

fournit chaque catégorie de produit alimentaire qui vous intéresse. Il représente

une société d'une taille relativement importante et il veut que vous lui

garantissiez suffisamment de ventes potentielles pour rendre cette affaire

intéressante : au moins 20 000,00 R$ (soit environ 9 300,00 USD) par an.

Pouvez-vous lui procurer le marché qu'il recherche ?

Les données nécessaires pour répondre à cette question se trouvent dans deux

tables différente : la table Clients et la table Détails commande. Ces tables sont

liées l'une à l'autre par une table Commandes. Les relations entre les tables ont

déjà été définies. Dans la table Commandes, chaque commande ne peut avoir

qu'un seul client, associé à la table Clients par le champ RéfClient. Chaque

enregistrement de la table Détails des commandes est associé à une commande

unique dans la table Commandes, dans le champ RéfCommande. Par

conséquent, un client donné peut avoir plusieurs commandes, chacune

comportant plusieurs détails de commande.

Dans cet exemple, vous allez créer une requête analyse croisée qui affiche le

total des ventes par an, dans les villes de Rio de Janeiro et Sao Paulo.

Créer la requête en mode Création

1. Ouvrez la base de données Comptoirs. Fermez le formulaire d'ouverture.



La boîte de dialogue Afficher la table s'affiche.

3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Clients,

Commandes, et Détails commande, puis cliquez sur Fermer.

Les trois tables apparaissent dans l'espace de création de la requête.

4. Dans la table Clients, double-cliquez sur le champ Ville pour l'ajouter

dans la grille de création de requête.

5. Dans la grille de création de requête, dans la colonne Ville, dans la ligne

Critères, tapez In ("Rio de Janeiro","Sao Paulo") . Seuls les

enregistrements, dont le client se trouve dans l'une des deux villes, sont

inclus dans la requête.

6. Dans la table Détails commande, double-cliquez sur les champs

DateExpédition et PrixUnitaire.

Les deux champs sont ajoutés à la grille de création de la requête.

7. Dans la colonne DateExpédition de la grille de création de requête,

sélectionnez la ligne Champ. Remplacez [DateExpédition] par Année :

Format([DateExpédition],"aaaa"). C'est ainsi qu'est créé un alias de

champ, Année, qui vous permet d'utiliser la section année de la valeur

dans le champ DateExpédition.

8. Dans la colonne PrixUnitaire de la grille de création de requête,

sélectionnez la ligne Champ . Remplacez [PrixUnitaire] par : Ventes :

[Détails commande].[PrixUnitaire]*[Quantité]-[Détails

commande].[PrixUnitaire]*[Quantité]*[Remise] . C'est ainsi qu'est

créé un alias de champ, Ventes, qui calcule les ventes pour chaque

enregistrement.


9. Sous l'onglet Création, dans le groupe Type de requête, cliquez sur

Analyse croisée.

Les deux nouvelles lignes suivantes : Total et Analyse croisée

apparaissent dans la grille de création de requête.

10. Dans la colonne Ville de la grille de création de requête, cliquez sur la

ligne Analyse croisée, puis cliquez sur En-tête de ligne.

C'est ainsi que sont affichées les villes comme des en-têtes de ligne (en

d'autres termes, la requête renvoie une ligne par ville).

11. Dans la colonne Année, cliquez sur la ligne Analyse croisée, puis cliquez

sur En-tête de colonne.

C'est ainsi que sont affichées les années comme des en-têtes de colonne

(en d'autres termes, la requête renvoie une colonne par année).

12. Dans la colonne Ventes, cliquez sur la ligne Analyse croisée, puis

cliquez sur Valeur.

C'est ainsi que sont affichées les ventes à l'intersection des lignes et des

colonnes (en d'autres termes, la requête renvoie les ventes pour chaque

combinaison de ville et d'année).

13. Dans la colonne Ventes, cliquez sur la ligne Totaux, puis cliquez sur

Additionner.

C'est ainsi que la requête additionne les valeurs de cette colonne.

Vous pouvez définir la ligne Totaux pour les deux autres colonnes sur la

valeur par défaut Grouper par, car vous souhaitez afficher chaque valeur

pour ces colonnes, et non les valeurs d'agrégation.



Votre requête renvoie dorénavant le total des ventes enregistré par an à Rio de

Janeiro et Sao Paulo.

Haut de la page


Il arrive parfois que vous deviez combiner des données de deux tables ayant une

structure identique mais se trouvant dans des bases de données différentes.

Considérez le scénario suivant.

Supposons que vous êtes un analyste qui travaille avec des données concernant

les élèves d'une école. Vous voulez mettre sur pied un partage de données entre

votre école et une autre pour que les deux établissements puissent améliorer

leurs programmes. Pour certaines des questions que vous voulez examiner, il

peut être plus judicieux d'étudier les données des deux écoles ensemble que

séparément.

Vous pourriez importer les données de l'autre école dans de nouvelles tables de

votre base de données. Dans ce cas, si les données de l'autre école devaient

changer, les modifications ne seraient pas reflétées dans votre base de données.

Une meilleure solution consiste à lier vos tables à celles de l'autre école, puis à

créer des requêtes qui combinent les données lorsque vous les exécutez. Vous

serez alors en mesure d'analyser un seul ensemble de données, au lieu d'effectuer

deux analyses et d'essayer de les interpréter comme si elles n'en formaient

qu'une seule.

Pour afficher tous les enregistrements de deux tables avec une structure

identique, utilisez une requête union.


Les requêtes union ne peuvent pas être affichées en mode Création. Vous devez

les créer à l'aide de commandes SQL que vous entrez dans un onglet d'objet

dumode SQL.

Créer une requête union à partir de deux tables


Une nouvelle grille de création de requête s'ouvre et la boîte de dialogue

Afficher la table apparaît.

2. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, cliquez sur Fermer.

3. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Union.

La requête bascule du mode Création au mode SQL. L'onglet d'objet du

mode SQL est pour l'instant vide.

4. En mode SQL, tapez SELECT suivi de la liste des champs de la première

table à inclure dans la requête. Le nom des champs doit être placé entre

crochets et séparé par des virgules. Une fois que vous avez tapé ces noms,

appuyez sur Entrée. Le curseur se déplace d'une ligne vers le bas dans le

mode SQL.

5. Tapez FROM suivi du nom de la première table à inclure dans la requête.


6. Si vous voulez spécifier un critère pour un champ de la première table,

tapez WHERE, suivi du nom du champ, un opérateur de comparaison (en

général, un signe égal (=)) et le critère. Vous pouvez ajouter des critères

supplémentaires à la fin de la clause WHERE, en utilisant le mot clé AND

et la même syntaxe que celle du premier critère ; par exemple, WHERE


[NiveauClasse]="100" AND [HeuresCrédit]>2. Une fois que vous avez

spécifié les critères, appuyez sur Entrée.

7. Tapez UNION, puis appuyez sur Entrée.

8. Tapez SELECT suivi d'une liste des champs de la seconde table à inclure

dans la requête. Vous devez inclure les mêmes champs que ceux de la

première table et dans le même ordre. Le nom des champs doit être placé

entre crochets et séparé par des virgules. Une fois que vous avez tapé ces

noms, appuyez sur Entrée.

9. Tapez FROM suivi du nom de la seconde table à inclure dans la requête.


10. Si vous le souhaitez, ajoutez une clause WHERE, comme indiqué à

l'étape 6 de cette procédure.

11. Tapez un point-virgule (;) pour indiquer la fin de votre requête.


Les résultats apparaissent en mode Feuille de données.

Exemples de critères de requête

Afficher tout

Un critère de requête est une règle qui identifie les enregistrements à inclure

dans le résultat d'une requête. Il n'est pas indispensable d'ajouter des critères à

toutes les requêtes, mais si vous ne souhaitez pas afficher tous les

enregistrements d'une source sous-jacente, ajoutez des critères à votre requête

lors de sa création.

Dans cet article, nous allons étudier plusieurs exemples de critères de requête.

Nous supposons que vous savez créer des requêtes Sélection simples.


Pour en savoir plus sur la création de requêtes Sélection, voir l'article Créer une

requête Sélection simple.

Dans cet article

Introduction aux critères de requête

Critères des champs Texte, Mémo et Lien hypertexte

Critères des champs Numérique, Monétaire et NuméroAuto

Critères des champs Date/Heure

Critères des autres champs

Présentation des critères de requête

Un critère ressemble à une formule, c'est-à-dire une chaîne qui comprend des

références de champ, des opérateurs et des constantes. On parle également

d'expressions dans Microsoft Office Access 2007.

Les tableaux suivants donnent quelques exemple de critères et expliquent leur

fonctionnement.

Critères Description

>25 et <50 Ce critère s'applique au champ Numérique, comme

Prix ou UnitésEnStock. Seuls les enregistrements

dont le champ Prix ou UnitésEnStock contient une

valeur supérieure à 25 et inférieure à 50 sont

renvoyés.

DiffDate ("aaaa",

[DateNaissance],

Ce critère s'applique à un champ Date/Heure, comme

DateNaissance. Seuls les enregistrements dont le


Date()) > 30 nombre d'années entre la date de naissance d'une

personne et la date du jour est supérieur à 30 sont

inclus dans les résultats de la requête.

Est Null Ce critère peut s'appliquer à tout type de champ. Il

permet d'afficher les enregistrements dont la valeur

de champ est nulle.

Comme vous pouvez le constater, les critères peuvent être très différents les uns

des autres selon le type de données du champ auxquels ils s'appliquent et les

conditions que vous avez spécifiées.

Dans cet article, les critères les plus utilisés sont classés par type de données. Si

les exemples fournis ne répondent pas à vos besoins spécifiques, vous devrez

peut-être définir vos propres critères. Dans ce cas, commencez par vous

familiariser avec la liste des fonctions, opérateurs, caractères spéciaux et la

syntaxe des expressions qui permettent de référencer les champs et les littéraux.

Pour plus d'informations, voir les articles de la section Voir aussi.

Nous allons maintenant préciser le mode et la démarche à adopter pour ajouter

des critères. Pour ajouter un critère à une requête, vous devez ouvrir cette

requête en mode Création. Ensuite, identifiez les champs pour lesquels vous

voulez spécifier des critères. Si le champ n'est pas déjà répertorié dans la grille

de création, vous l'ajoutez soit en le faisant glisser depuis la fenêtre de création

de requête vers la grille des champs, soit en double-cliquant sur le champ (le fait

de double-cliquer sur le champ l'ajoute automatiquement à la colonne vide la

plus proche dans la grille des champs). Enfin, entrez les critères dans la ligne

Critères.


Les critères que vous entrez dans la ligne Critères pour différents champs sont

combinés à l'aide de l'opérateur ET. En d'autres termes, les critères spécifiés

dans les champs Ville et DateNaissance sont interprétés comme suit :

Ville = "Rennes" ET DateNaissance < AjDate("aaaa", -40, Date())

Les champs Ville et DateNaissance comprennent des critères.

Seuls les enregistrements dans lesquels la valeur du champ Ville est Rennes

correspondront à ce critère.

Seuls les enregistrements des personnes âgées de 40 ans au minimum

satisferont à ce critère.

Seuls les enregistrements qui répondent aux deux critères seront inclus dans le

résultat.

Que faire pour qu'une seule de ces conditions soit remplie ? En d'autres termes,

comment entrer des critères de substitution ?


Si vous voulez définir des critères de substitution ou deux jeux de critères

indépendants et que les conditions d'un seul jeu doivent être remplies, complétez

les lignes Critères et Ou dans la grille de création.

Le critère Ville est spécifié dans la ligne Critères.

Le critère DateNaissance est spécifié sur la ligne ou.

Les critères spécifiés dans les lignes Critères et Ou sont combinés à l'aide de

l'opérateur OU, comme indiqué ci-dessous :

Ville = "Rennes" OU DateNaissance < AjDate("aaaa", -40, Date())

Pour spécifier plus d'alternatives, complétez les lignes qui se trouvent sous la

ligne Ou.

Avant d'analyser les exemples ci-dessous, notez ce qui suit :

Si les critères sont temporaires ou changent souvent, vous pouvez filtrer le

résultat de la requête au lieu de modifier les critères de la requête à


plusieurs reprises. Un filtre est un critère temporaire qui modifie le

résultat de la requête sans pour autant changer sa conception. Pour plus

d'informations sur les filtres, voir l'article (en anglais)Filtre : limiter le

nombre d'enregistrements dans une vue.

Si, contrairement aux valeurs qui vous intéressent, les champs de critère

ne changent pas, vous pouvez créer une requête Paramètre. Avec ce type

de requête, l'utilisateur est invité à entrer des valeurs de champ qui servent

ensuite à définir les critères de requête. Pour plus d'informations sur les

requêtes Paramètre, voir l'article Utiliser des paramètres dans les requêtes

et les états.

Critères des champs Texte, Mémo et Lien hypertexte

Dans les exemples suivants, la requête concerne le champ PaysRégion dans une

table qui contient des informations sur les contacts. Le critère est spécifié dans la

ligne Critères du champ Pays dans la grille de création.

Un critère que vous spécifiez pour un champ Lien hypertexte est, par défaut,

appliqué à la portion de texte affichée de la valeur de champ. Pour spécifier les

critères de la partie de la valeur URL (Uniform Resource Locator) de


destination, utilisez l'expression HyperlinkPart. La syntaxe de cette expression

se présente comme suit : HyperlinkPart([Table1].[Champ1],1) =

"http://www.microsoft.com/", Table1 représentant le nom de la table

contenant le champ de lien hypertexte, Champ1 le champ de lien hypertexte et

http://www.microsoft.com l'URL correspondante.

Pour inclure des

enregistrements

qui... Utilisez ce critère Résultat de la requête

Correspondent

exactement à une

valeur, comme

Chine

"Chine" Renvoie les enregistrements

dont le champ PaysRégion

est défini sur Chine.

Ne correspondent

pas à une valeur,

comme Mexique

Pas "Mexique" Renvoie les enregistrements


est défini sur un pays autre

que le Mexique.

Commencent par la

chaîne spécifiée,

comme U

Comme U* Renvoie les enregistrements

de tous les pays et régions

commençant par « U », tels

qu'Uruguay ou Ukraine.

REMARQUE Lorsqu'il est

utilisé dans une expression,

l'astérisque (*), également

appelé caractère générique,

représente une chaîne

quelconque de caractères.


Pour connaître la liste des

caractères génériques, voir

l'article Référence des

caractères génériques

d'Access.

Ne commencent pas

par la chaîne

spécifiée, comme U

Pas comme U* Renvoie les enregistrements

de tous les pays et régions ne

commençant pas par « U ».

Contiennent la


comme Corée

Comme "*Corée*" Renvoie les enregistrements


qui contiennent la chaîne «

Corée ».

Ne contiennent pas

la chaîne spécifiée,

comme Corée

Différent de

"*Corée*"

Renvoie les enregistrements


qui ne contiennent pas la

chaîne « Corée ».

Se terminent par la


comme « ine »

Comme "*ine" Renvoie les enregistrements


qui se terminent par « ine »,

comme Chine et Argentine.

Ne se terminent pas

par la chaîne

spécifiée, comme «

ine »

Différent de "*ine" Renvoie les enregistrements


qui ne se terminent par « ine

».

Contiennent des Est Null Renvoie les enregistrements


valeurs NULL (ou

manquantes)

dont le champ ne contient

aucune valeur.

Ne contiennent pas

de valeurs NULL

Est Pas Null Renvoie les enregistrements

dont le champ contient une

valeur.

Contiennent des

chaînes vides

"" (une paire de

guillemets droits)


dont le champ est défini

comme une valeur vide

(mais pas Null). Par

exemple, les enregistrements

des ventes d'un autre

département peuvent

contenir une valeur vide

dans le champ PaysRégion.

Ne contiennent pas

de chaînes vides

Pas "" Renvoie des enregistrements


contient une valeur non vide.

Contient des valeurs

nulles ou des chaînes

vides

"" Ou est Null Renvoie des enregistrements

dont le champ soit ne

contient pas de valeur, soit

est défini sur une valeur

vide.

N'est pas vide N'est Pas Null Et Pas

""



ne contient pas de valeurs ni

vides, ni Null.


Sont supérieurs ou

égaux à une valeur,

Mexique par

exemple, lorsqu'un

tri alphabétique est

appliqué

>= "Mexique" Renvoie les enregistrements


qui, d'un point de vue

alphabétique, suivent le mot

« Mexique ».

Sont compris dans

une plage spécifique,

de A à D, par

exemple

Comme "[A-D]*" Renvoie les enregistrements

des pays et régions qui

commencent par les lettres A

à D.

Correspondent à

l'une ou l'autre de

deux valeurs, comme

États-Unis ou

Royaume-Uni

"États-Unis" Ou

"Royaume-Uni"


des États-Unis ou du

Royaume-Uni.

Contiennent une des

valeurs de la liste

En ("France",

"Chine",

"Allemagne",

"Japon")



spécifiés dans la liste.

Contiennent des

caractères occupant

une position

spécifique dans la

valeur de champ

Droite([PaysRégion],

1) = "s"


de tous les pays et régions se

terminant par « s ».

Répondent à des

contraintes de

NbCar ([PaysRégion])

> 10


des pays et régions de plus


longueur de 10 caractères.

Correspondent à un

modèle spécifique

Comme "Chi??" Renvoie les enregistrements

de pays et régions tels que la

Chine ou le Chili composés

de cinq caractères dont les

trois premiers sont « Chi ».

REMARQUE Les

caractères ? et _, lorsqu'ils

sont utilisés dans une

expression, représentent un

seul caractère (ils sont

également appelés des

caractères génériques). Le

caractère _ ne peut pas être

utilisé dans la même

expression que le caractère

?, ni dans une expression

avec le caractère *. Vous

pouvez utiliser le caractère

générique _ dans une

expression qui contient

également le caractère

générique %.

Critères des champs Numéro, Monétaire et NuméroAuto


Dans les exemples suivants, la requête concerne le champ PrixUnitaire dans une

table qui contient des informations sur les produits. Le critère est spécifié dans la

ligne Critères du champ PrixUnitaire dans la grille de création de requête.

Pour inclure des

enregistrements

qui...

Utilisez

ce

critère Résultat de la requête

Correspondent

exactement à une

valeur, comme 100

100 Renvoie les enregistrements dans lesquels

le prix unitaire du produit est 100 €.

Ne correspondent

pas à une valeur,

comme 1000

Pas 1000 Renvoie les enregistrements dans lesquels

le prix unitaire du produit n'est pas 1000

€.

Contiennent une

valeur inférieure à

une autre, comme

< 100

<= 100

Renvoie les enregistrements pour lesquels

le prix unitaire est inférieur à 100 €

(<100). La deuxième expression (<=100)


100 affiche les enregistrements dans lesquels

le prix unitaire est inférieur ou égal à 100

€.

Contiennent une

valeur supérieure à

une autre, comme

99,99

>99,99

>=99,99

Renvoie les enregistrements dans lesquels

le prix unitaire est supérieur à 99,99 €

(>99,99). La deuxième expression affiche

les enregistrements dans lesquels le prix

unitaire est supérieur ou égal à 99,99 €.

Contiennent l'une ou

l'autre de deux

valeurs, comme 20

ou 25

20 ou 25 Renvoie les enregistrements dans lesquels

le prix unitaire est 20 € ou 25 €.

Contiennent une

valeur comprise dans

une plage spécifique

>49,99

et

<99,99

ou

Entre 50

et 100


le prix unitaire est compris entre 49,99 €

et 99,99 € non inclus.

Contiennent une

valeur hors plage

<50 ou

>100


le prix unitaire n'est pas compris entre 50

€ et 100 €.

Contiennent l'une des

valeurs spécifiées

En (20,

25, 30)


le prix unitaire est 20 €, 25 € ou 30 €.

Contiennent une

valeur se terminant

Comme

"*4,99"


le prix unitaire se termine par « 4,99 »,


par les chiffres

spécifiés

comme 4,99 €, 14,99 €, 24,99 €, etc.

REMARQUE Les caractères * et %,

lorsqu'ils sont utilisés dans une

expression, représentent tout nombre de

caractères (ils sont également appelés des

caractères génériques). Le caractère % ne

peut pas être utilisé dans la même

expression que le caractère *, ni dans une

expression avec le caractère ?. Vous

pouvez utiliser le caractère générique %

dans une expression qui contient

également le caractère générique _.

Contiennent des

valeurs NULL (ou

manquantes)

Est Null Renvoie les enregistrements dont le

champ PrixUnitaire ne contient aucune

valeur.

Contiennent des

valeurs non NULL

Est Pas

Null

Renvoie les enregistrements dont le

champ PrixUnitaire contient une valeur.

Critères des champs Date/Heure

Dans les exemples suivants, la requête porte sur le champ DateCommande dans

une table qui contient des informations sur les commandes. Le critère est

spécifié dans la ligne Critères du champ DateCommande dans la grille de

création de requête.


Pour inclure

des

enregistreme

nts qui... Utilisez ce critère

Résultat de la

requête

Corresponden

t exactement à

une valeur,

comme le

2/2/2006

#02.02.06# Renvoie les

enregistrement

s de

transactions

effectuées le 2

février 2006.

N'oubliez pas

d'insérer le

caractère # de

part et d'autre

des valeurs de

date afin

qu'Access


puisse

distinguer les

valeurs de date

des chaînes de

texte.

Ne

correspondent

pas à une

valeur,

comme

2/2/2006

Pas #3/3/2006# Renvoie les

enregistrement

s des

transactions

qui n'ont pas

eu lieu le 3

février 2006.

Contiennent

des valeurs

antérieures à

une date

donnée,

comme le

2/2/2006

< #2/2/2006# Renvoie les

enregistrement

s de

transactions

effectuées

avant le 2

février 2006.

Pour afficher

les

transactions

effectuées à

cette date ou

avant, utilisez

l'opérateur <=


plutôt que <.

Contiennent

des valeurs

postérieures à

une date

donnée,

comme le

2/2/2006

> #2/2/2006# Renvoie les

enregistrement

s de

transactions

effectuées

après le 2

février 2006.

Pour afficher

les

transactions

effectuées à

cette date ou

après, utilisez

l'opérateur >=

plutôt que >.

Contiennent

des valeurs

incluses dans

une plage de

dates

>#2/2/2006# et <#4/2/2006# Renvoie les

enregistrement

s dont les

transactions

ont eu lieu

entre les 2 et 4

février 2006.

Vous pouvez

également

faire appel à


l'opérateur

Entre pour

filtrer une

plage de

valeurs. Par

exemple,

Entre

#2/2/2006# et

#4/2/2006# est

identique à

>#2/2/2006#

et

<#4/2/2006#.

Contiennent

des valeurs

hors plage

<#2/2/2006# ou >#4/2/2006# Renvoie les

enregistrement

s dont les

transactions

ont eu lieu

avant le 2

février 2006

ou après le 4

février 2006.

Contiennent

l'une de deux

valeurs,

comme

2/2/2006 ou

#2/2/2006# ou #3/2/2006# Renvoie les

enregistrement

s des

transactions

effectuées le 2


3/2/2006 février 2006

ou le 3 février

2006.

Contiennent

l'une des

valeurs

spécifiées

En (#1/2/2006#, #1/3/2006#, #1/4/2006#) Renvoie les

enregistrement

s des

transactions

effectuées le

1er février

2006, le 1er

mars 2006 ou

le 1er avril

2006.

Contiennent

la date d'un

mois donné

(quelle que

soit l'année),

comme

Décembre

PartDate("m", [DateVente]) = 12 Renvoie les

enregistrement

s des

transactions

effectuées en

décembre,

quelle que soit

l'année.

Contiennent

la date d'un

trimestre

donné (quelle

que soit

l'année),

PartDate("t", [DateVente]) = 1 Renvoie les

enregistrement

s des

transactions

effectuées le

premier


comme le

premier

trimestre

trimestre,

quelle que soit

l'année.

Contiennent

la date du jour

Date( ) Renvoie les

enregistrement

s des

transactions

effectuées le

jour même. Si

la date du jour

est le

2/2/2006, les

enregistrement

s dont le

champ

DateComman

de est défini

sur 2 février

2006 sont

affichés.

Contiennent

la date du jour

précédent

Date()-1 Renvoie les

enregistrement

s des

transactions

effectuées le

jour précédent.

Si la date du


jour est le

2/2/2006, les

enregistrement

s du 1er

février 2006

sont affichés.

Contiennent

la date du jour

suivant

Date() + 1 Renvoie les

enregistrement

s des

transactions

effectuées le

jour suivant.

Si la date du

jour est le

2/2/2006, les

enregistrement

s du 3 février

2006 sont

affichés.

Contiennent

les dates de la

semaine en

cours

PartDate("ss", [DateVente]) =

PartDate("ss", Date()) et Année(

[DateVente]) = Année(Date())

Renvoie les

enregistrement

s des

transactions

effectuées

pendant la

semaine en

cours. La


semaine

commence le

dimanche et se

termine le

samedi.

Contiennent

les dates de la

semaine

précédente

Année([DateVente])* 53 + PartDate("ss",

[DateVente]) = Année(Date())* 53 +

PartDate("ss", Date()) - 1

Renvoie les

enregistrement

s des

transactions

effectuées

pendant la

semaine

précédente. La

semaine

commence le

dimanche et se

termine le

samedi.

Contiennent

les dates de la

semaine

suivante

Année([DateVente])* 53 + PartDate("ss",


PartDate("ss", Date()) +1

Renvoie les

enregistrement

s des

transactions

qui auront lieu

la semaine

suivante. La

semaine

commence le


dimanche et se

termine le

samedi.

Contiennent

une date

enregistrée au

cours des 7

derniers jours

Entre Date() et Date()-6 Renvoie les

enregistrement

s des

transactions

effectuées au

cours des 7

derniers jours.

Si la date du

jour est le

2/2/2006, les

enregistrement

s compris

entre le 24

janvier 2006 et

le 2 février

2006 sont

affichés.

Contiennent

une date du

mois en cours

Année([DateVente]) =

Année(Maintenant()) Et

Mois([DateVente]) = Mois(Maintenant())

Renvoie les

enregistrement

s du mois en

cours. Si la

date du jour

est le

2/2/2006, les


enregistrement

s du mois de

février 2006

sont affichés.

Contiennent

une date du

mois

précédent

Année([DateVente])* 12 + PartDate("m",


PartDate("m", Date()) - 1

Renvoie les

enregistrement

s du mois

précédent. Si

la date du jour

est le

2/2/2006, les

enregistrement

s du mois de

janvier 2006

sont affichés.

Contiennent

une date du

mois suivant

Année([DateVente])* 12 + PartDate("m",


PartDate("m", Date()) +1

Renvoie les

enregistrement

s du mois

suivant. Si la

date du jour

est le

2/2/2006, les

enregistrement

s du mois de

mars 2006

sont affichés.

Contiennent Entre Date( ) Et AjDate("m", -1, Date( )) Un mois


une date

enregistrée au

cours des 30

ou 31 derniers

jours

d'enregistreme

nts de ventes.

Si la date du

jour est le

2/2/2006, les

enregistrement

s compris

entre le 2

janvier 2006 et

le 2 février

2006 sont

affichés.

Contiennent

une date du

trimestre en

cours

Année([DateVente]) =

Année(Maintenant()) Et PartDate("t",

Date()) = PartDate("t", Maintenant())

Renvoie les

enregistrement

s du trimestre

en cours. Si la

date du jour

est le

2/2/2006, les

enregistrement

s du premier

trimestre 2006

sont affichés.

Contiennent

une date du

trimestre

précédent

Année([DateVente])*4+PartDate("t",[Date

Vente]) =

Année(Date())*4+PartDate("t",Date())- 1

Renvoie les

enregistrement

s du trimestre

précédent. Si


la date du jour

est le

2/2/2006, les

enregistrement

s du dernier

trimestre 2005

sont affichés.

Contiennent

une date du

trimestre

suivant

Année([DateVente])*4+PartDate("t",[Date

Vente]) =

Année(Date())*4+PartDate("t",Date())+1

Renvoie les

enregistrement

s du trimestre

suivant. Si la

date du jour

est le

2/2/2006, les

enregistrement

s du deuxième

trimestre 2006

sont affichés.

Contiennent

une date de

l'année en

cours

Année([DateVente]) = Année(Date()) Renvoie les

enregistrement

s de l'année en

cours. Si la

date du jour

est le

2/2/2006, les

enregistrement

s de l'année


2006 sont

affichés.

Contiennent

une date de

l'année

précédente

Année([DateVente]) = Année(Date()) - 1 Renvoie les

enregistrement

s des

transactions

effectuées au

cours de

l'année

précédente. Si

la date du jour

est le

2/2/2006, les

enregistrement

s de l'année

2005 sont

affichés.

Contiennent

une date de

l'année

suivante

Année([DateVente]) = Année(Date()) +1 Renvoie les

enregistrement

s des

transactions

effectuées au

cours de

l'année

suivante. Si la

date du jour

est le


2/2/2006, les

enregistrement

s de l'année

2007 sont

affichés.

Contiennent

une date

comprise

entre le 1er

janvier et la

date du jour

(enregistreme

nts du cumul

annuel)

Année([DateVente]) = Année(Date()) et

Mois([DateVente]) <= Mois(Date()) et

Jour([DateVente]) <= Jour (Date())

Renvoie les

enregistrement

s des

transactions

effectuées

entre le 1er

janvier de

l'année en

cours et la

date du jour.

Si la date du

jour est le

2/2/2006, les

enregistrement

s compris

entre le 1er

janvier 2006 et

le 2 février

2006 sont

affichés.

Contiennent

une date

< Date() Renvoie les

enregistrement


passée s des

transactions

antérieures à

la date du jour.

Contiennent

une date

future

> Date() Renvoie les

enregistrement

s des

transactions

postérieures à

la date du jour.

Filtrent les

valeurs NULL

(ou

manquantes)

Est Null Renvoie les

enregistrement

s dont la date

de transaction

est manquante.

Filtrent les

valeurs non

NULL

Est Pas Null Renvoie les

enregistrement

s dont la date

de transaction

est connue.

Critères des autres champs

Champs Oui/Non Dans la ligne Critères, tapez Oui pour inclure les

enregistrements dont la case à cocher est activée. Tapez Non dans le cas

contraire.


Pièces jointes Dans la ligne Critères, tapez Est Null pour inclure les

enregistrements qui ne contiennent pas de pièces jointes. Tapez Est Pas Null

dans le cas contraire.

Champs Liste de choix Il existe deux types de champs Liste de choix : ceux qui

recherchent des valeurs dans une source de données existante (à l'aide d'une clé

étrangère) et ceux qui se basent sur une liste de valeurs spécifiées lors de la

création du champ.

Les champs Liste de choix basés sur une liste de valeurs spécifiées sont de type

Texte ; les critères autorisés sont identiques à ceux des autres champs de texte.

Les critères que vous pouvez utiliser dans un champ de recherche basé sur les

valeurs issues d'une source de données existante dépendent du type de données

de la clé étrangère et non du type des données recherchées. Vous pouvez avoir,

par exemple, un champ de recherche qui affiche le nom d'un employé, mais qui

utilise une clé étrangère de type numérique. Comme le champ stocke un nombre

et non pas du texte, vous devez employer des critères numériques, à savoir >2.

Si vous ne connaissez pas le type de données de la clé étrangère, examinez la

source de données en mode Création afin de déterminer les types de données des

champs. Pour ce faire :

1. Localisez la table source dans le volet Navigation.

2. Ouvrez la table en mode Création avec l'une des deux méthodes suivantes

:

� Cliquez sur la table, puis appuyez sur CTRL+ENTRÉE ;

� Cliquez avec le bouton droit sur la table, puis cliquez sur Mode

Création.


3. Le type de données de chaque champ est affiché dans la colonne Type de

données de la grille de création de la table.

Champs à valeurs multiples Les données d'un champ à valeurs multiples sont

stockées sous forme de lignes dans une table masquée créée et remplie par

Office Access 2007 pour représenter le champ. En mode Création, les champs à

valeurs multiples affichés dans la Liste de champs peuvent être développés.

Pour utiliser des critères dans un champ à valeurs multiples, il suffit d'entrer des

critères dans une seule ligne de la table masquée. Procédez comme suit :

1. Créez une requête contenant un champ à valeurs multiples et ouvrez-la en

mode Création.

2. Développez le champ à valeurs multiples en cliquant sur le symbole plus

(+) qui se trouve sur sa gauche (si le champ est déjà développé, le

symbole moins (-) apparaît). Un champ représentant une valeur du champ

à valeurs multiples apparaît juste en dessous du nom du champ. Son nom

est formé à partir du nom du champ à valeurs multiples, suivi de la chaîne

.Valeur.

3. Faites glisser le champ à valeurs multiples et son champ à valeur unique

vers différentes colonnes dans la grille de création. Pour n'afficher que le

champ à valeurs multiples dans vos résultats, désactivez la case à cocher

Afficher relative au champ à valeur unique.

4. Dans la ligne Critères du champ à valeur unique, entrez des critères

appropriés au type de données que les valeurs représentent.

5. Chaque valeur du champ à valeurs multiples sera évaluée

individuellement à partir des critères spécifiés. Par exemple, si le champ à

valeurs multiples contient une liste de nombres et que vous utilisez les


critères >5 ET <3, tous les enregistrements contenant au moins une valeur

supérieure à 5 et une valeur inférieure à 3 sont affichés.

Joindre des tables et des requêtes

Afficher tout

Lorsque vous incluez plusieurs tables dans une requête, vous devez utiliser des

jointures pour obtenir les résultats que vous recherchez. Grâce aux jointures, la

requête ne renvoie que les enregistrements appropriés de chaque table, en

fonction de la relation existant entre les tables dans la requête. Cet article

contient des informations conceptuelles sur les jointures, décrit les différents

types de jointures et indique comment les utiliser.

Dans cet article

Introduction

Jointures internes

Jointures externes

Jointures croisées

Jointures inégales

Supprimer une jointure

Introduction

Les bases de données relationnelles sont constituées essentiellement de tables

reliées entre elles dans une configuration de relations logiques. Les relations

servent à connecter des tables à partir des champs qu'elles ont en commun. Une

relation est représentée dans une requête par une jointure.


Lorsque vous ajoutez des tables à une requête, Microsoft Office Access 2007

crée des jointures qui reposent sur les relations définies entre les tables. Vous

pouvez créer manuellement des jointures dans les requêtes, même si elles ne

représentent pas les relations qui ont déjà été définies. Si vous utilisez d'autres

requêtes (en plus des tables ou à la place de celles-ci) en tant que sources de

données d'une requête, vous pouvez créer des jointures entre les requêtes source

mais aussi entre ces dernières et les tables que vous utilisez comme sources de

données.

Les jointures ont un comportement similaire à celui des critères d'une requête,

dans la mesure où elles établissent des conditions auxquelles les données

doivent répondre pour être incluses dans les opérations de la requête. En

revanche, contrairement aux critères, les jointures spécifient que les paires de

lignes qui répondent aux conditions qu'elles ont établies seront combinées en

une seule ligne dans le jeu d'enregistrement.

Il existe principalement quatre types de jointures : les jointures internes,

externes, croisées et inégales. Cet article décrit les différents types de jointures,

indique dans quel cas vous pouvez les utiliser et comment créer les jointures.

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Jointures internes

Il s'agit du type de jointure le plus courant. Les jointures internes indiquent à une

requête que les lignes d'une des tables jointes correspondent aux lignes de l'autre

table, car les champs joints comportent les mêmes données. Lorsqu'une requête

avec une jointure interne est exécutée, seules les lignes comportant une valeur

qui existe dans les deux tables jointes seront incluses dans les opérations de la

requête.

Dans quel cas doit-on utiliser une jointure interne ?


Utilisez une jointure interne si vous ne voulez renvoyer que les lignes des deux

tables jointes qui ont la même valeur dans le champ de jointure.

Comment doit-on utiliser une jointure interne ?

En général, vous n'avez besoin d'effectuer aucune opération particulière pour

utiliser une jointure interne. Si vous avez déjà créé des relations entre les tables

dans la fenêtre Relations, Access crée automatiquement des jointures internes

lorsque vous ajoutez des tables associées en mode Création de requête. Si

l'intégrité référentielle est appliquée, Access affiche un « 1 » au-dessus de la

ligne de jointure pour indiquer la table qui se trouve du côté « un » d'une relation

un-à-plusieurs et le symbole infini (∞) pour indiquer la table qui se trouve du

côté « plusieurs ».

Même si vous n'avez pas créé de relations, Access crée automatiquement des

jointures internes si vous ajoutez deux tables à une requête et que ces tables

comportent au moins un champ avec un type de données identique ou

compatible et enfin que l'un des champs de jointure est une clé primaire. Les

symboles « un » et « plusieurs » ne sont pas affichés dans ce cas, car l'intégrité

référentielle n'est pas appliquée.

Si vous ajoutez des requêtes à votre requête alors que vous n'avez pas créé de

relations entre elles, Access ne crée aucune jointure entre ces requêtes et n'en

crée pas non plus entre les requêtes et les tables. Vous devez alors créer les

jointures vous-même. Pour cela, il vous suffit de faire glisser un champ d'une

source de données sur un champ d'une autre source de données. Access affiche

une ligne entre les deux champs pour montrer qu'une jointure a été créée.

Syntaxe SQL pour une jointure interne

Composant Description


table1,

table2

Nom des tables dont les enregistrements sont combinés.

champ1,

champ2

Noms des champs joints. S'ils ne sont pas numériques, les

champs doivent avoir le même type de données et contenir des

données de nature identique, mais leurs noms peuvent être

différents.

oprcomp Tout opérateur de comparaison relationnel tel que : « = », « <

», « > », « <= », « >= » ou « <> ».

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Jointures externes

Les jointures externes indiquent à une requête que bien que certaines lignes des

deux côtés de la jointure correspondent exactement, la requête doit inclure toutes

les lignes d'une table et les lignes qui partagent une même valeur des deux côtés

de la jointure.

Les jointures externes peuvent être des jointures externes droites ou gauches.

Dans une jointure externe gauche, la requête inclut toutes les lignes de la

première table de la clause FROM de l'instruction SQL et seulement les lignes

de l'autre table qui contiennent des valeurs communes aux deux tables dans le

champ de jointure. Inversement, dans une jointure droite, la requête inclut toutes

les lignes de la seconde table se la clause FROM de l'instruction SQL et

seulement les lignes de l'autre table qui contiennent des valeurs communes aux

deux tables dans le champ de jointure.

REMARQUE Vous pouvez aisément savoir quelle table est la table de gauche

ou la table de droite dans une jointure donnée, en double-cliquant sur la jointure


puis en examinant la boîte de dialogue Propriétés de la jointure. Vous pouvez

également passer en vue SQL et examiner la clause FROM.

Étant donné que certaines des lignes d'une table d'un côté de la jointure externe

n'auront pas de lignes correspondantes dans l'autre table, certains des champs

seront vides dans les résultats de la requête.

Dans quel cas doit-on utiliser une jointure externe ?

Utilisez une jointure externe si vous voulez que toutes les lignes d'une des tables

de la jointure soient incluses dans les résultats et que la requête ne prenne en

compte que les lignes de l'autre table qui contiennent les mêmes valeurs que la

première table dans le champ de jointure.

Comment doit-on utiliser une jointure externe ?

Des jointures externes sont créées en modifiant des jointures internes.

Changer une jointure interne en jointure externe

1. En mode Création de requête, double-cliquez sur la jointure que vous

voulez changer.

La boîte de dialogue Propriétés de la jointure apparaît.

2. Dans la boîte de dialogue Propriétés de la jointure, notez les choix

proposés à côté de l'option 2 et de l'option 3.

3. Cliquez sur l'option que vous voulez utiliser, puis sur OK.

4. Access affiche la jointure et une flèche pointant de la source de données

dont toutes les lignes seront incluses vers la source de données dont

seulement les lignes qui répondent aux conditions de la jointure seront

incluses.


Syntaxe SQL pour une jointure externe

Composant Description

table1, table2 Nom des tables dont les enregistrements sont combinés.

champ1,

champ2

Noms des champs joints. Les champs doivent avoir le même

type de données et contenir des données de nature identique,

mais leurs noms peuvent être différents.

oprcomp Tout opérateur de comparaison relationnel tel que : « = », « <

», « > », « <= », « >= » ou « <> ».

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Jointures croisées

Les jointures croisées sont différentes des jointures internes et externes dans la

mesure où elles ne sont pas explicitement représentées dans Office Access 2007.

Dans une jointure croisée, chaque ligne d'une table est combinée à chaque ligne

d'une autre table, le résultat est alors désigné comme produit croisé ou produit

cartésien. À chaque fois que vous exécutez une requête comportant des tables

qui ne sont pas explicitement jointes, le résultat est un produit croisé. Les

jointures croisées sont en général accidentelles, mais elles peuvent être utiles

dans certains cas.

Dans quel cas doit-on utiliser une jointure croisée ?

Si vous voulez examiner chaque combinaison possible de lignes entre deux

tables ou deux requêtes, utilisez une jointure croisée. Supposons, par exemple,

que votre société a connu une année exceptionnelle et que vous envisagez

d'accorder des remises à vos clients. Créez pour cela une requête qui additionne

les achats de chaque client et créez une petite table comportant plusieurs


pourcentages de remise possibles, puis combinez les deux dans une autre requête

qui effectue une jointure croisée. Vous obtiendrez comme résultat les remises

hypothétiques pour chaque client.

Comment doit-on utiliser une jointure croisée ?

Une jointure croisée est produite à chaque fois que vous incluez des tables ou

des requêtes dans une requête sans créer au moins une jointure explicite pour

chaque table ou chaque requête. Access combine alors chaque ligne de chaque

table ou requête, qui n'est pas explicitement jointe à une autre table ou requête, à

chaque ligne des autres tables ou requêtes. À titre d'exemple, supposons que,

dans le même scénario que le paragraphe précédent, vous disposez de 91 clients

et que vous envisagez cinq pourcentages de remise possibles pour ces derniers.

La jointure croisée produira alors 455 lignes (le produit de 91 et de 5).

Comme vous pouvez l'imaginer, les jointures croisées accidentelles peuvent

créer un nombre très élevé de lignes dans les résultats de la requête. De plus, ces

résultats sont en général inutiles, car, à moins que vous ne vouliez combiner

chaque ligne à une autre, la plupart des lignes combinées dans les résultats

n'auront aucun sens. Enfin, les requêtes qui utilisent des jointures croisées

accidentelles peuvent avoir une très longue durée d'exécution.


Jointure croisée accidentelle en mode Création de requête.

Les champs entourés doivent être joints.

Produit croisé renvoyé par la jointure croisée accidentelle décrite précédemment.

Notez le nombre très important d'enregistrements.


Résultats après que la jointure correcte a été créée.

Notez que le nombre d'enregistrements est bien plus petit.

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Jointures inégales

Les jointures ne doivent pas obligatoirement être basées sur l'équivalence des

champs joints. Une jointure peut être basée sur un opérateur de comparaison, tel

que supérieur à (>), inférieur à (<) ou différent de (<>). Les jointures qui ne sont

pas basées sur une équivalence sont appelées jointures inégales.

Dans quel cas doit-on utiliser une jointure inégale ?

Si vous voulez combiner les lignes de deux sources de données qui ont des

valeurs de champs différentes, utilisez une jointure non égale. En général, les

jointures non égales sont basées sur les opérateurs de comparaison supérieur à


(>), inférieur à (<), supérieur ou égal à (>=) ou inférieur ou égal à (<=). Les

jointures inégales basées sur l'opérateur de comparaison différent de (<>)

peuvent renvoyer autant de lignes que les jointures croisées et les résultats

peuvent être difficiles à interpréter.

Comment doit-on utiliser une jointure inégale ?

Les jointures inégales ne sont pas prises en charge en mode Création. Si vous

voulez les utiliser, vous devez recourir au mode SQL. Vous pouvez également

créer une jointure en mode Création, puis basculer en mode SQL, rechercher

l'opérateur de comparaison égal (=) et le remplacer par l'opérateur que vous

voulez utiliser. Mais pour pouvoir ouvrir la requête en mode Création, vous

devez d'abord rétablir l'opérateur de comparaison égal (=) en mode SQL.

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Supprimer une jointure

Vous pouvez supprimer une jointure créée par erreur, par exemple, une jointure

entre deux champs qui ont des types de données différents. Pour supprimer la

jointure, procédez comme suit :

1. Dans la grille de création de la requête, cliquez sur la jointure à

supprimer.

2. Appuyez sur SUPPRESSION.

- ou -

Dans la grille de création de la requête, cliquez avec le bouton droit sur la

jointure que vous voulez supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

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Créer, modifier ou supprimer une relation

Afficher tout

Après la création d'une table pour chaque sujet de la base de données, vous

devez permettre à Office Access 2007 de renvoyer ces informations en cas de

besoin. Pour ce faire, vous devez placer des champs communs dans des tables

associées et définir des relations entre tables. Vous pouvez alors créer des

requêtes, des formulaires et des états qui affichent des informations issues de

plusieurs tables simultanément.

Cet article contient des procédures détaillées pour créer, modifier et supprimer

une relation entre tables. Vous y apprenez comment appliquer l'intégrité

référentielle pour empêcher la création d'enregistrements orphelins, comment

définir le type de jointure pour déterminer les enregistrements de chaque côté

d'une relation à inclure dans un résultat de requête, et comment définir les

options en cascade pour synchroniser les références.

Pour plus d'informations sur les relations entre tables, voir l'article Guide pour

les relations entre tables.

Dans cet article

Créer une relation entre tables

Créer une relation entre tables à l'aide de l'onglet de document Relations

Créer une relation entre tables avec le volet Liste de champs

Modifier une relation entre tables

Appliquer l'intégrité référentielle

Supprimer une relation entre tables



Vous pouvez créer une relation entre tables soit dans la fenêtre Relations, soit en

faisant glisser un champ sur une feuille de données depuis le volet Liste de

champs. Lorsque vous créez une relation entre tables, les champs communs ne

portent pas obligatoirement le même nom, bien qu'il en soit souvent ainsi. En

revanche, les champs communs doivent avoir le même type de données.

Cependant, si le champ de clé primaire est un champ NuméroAuto, le champ de

clé étrangère peut également être un champ Numéro, si la propriété

TailleChamp des deux champs est identique. Par exemple, vous pouvez faire

correspondre un champ NuméroAuto avec un champ numérique si la valeur de

la propriété TailleChamp des deux champs est Entier long. Lorsque les deux

champs communs sont des champs de type numérique, ils doivent avoir le même

paramétrage de la propriété TailleChamp.

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Créer une relation entre tables à l'aide de l'onglet de document Relations

1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.

2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de

données.

3. Sous l'onglet Outils de base de données du groupe Afficher/Masquer,

cliquez sur Relations.


4. Si vous n'avez encore défini de relations, la boîte de dialogue Afficher la

table s'affiche automatiquement. Si tel n'est pas le cas, sous l'onglet

Création, du groupe Relations, cliquez sur Afficher la table.

La boîte de dialogue Afficher la table affiche toutes les tables et requêtes

de la base de données. Pour n'afficher que les tables, cliquez sur Tables.

Pour n'afficher que les requêtes, cliquez sur Requêtes. Pour afficher les

deux, cliquez sur Les deux.

5. Sélectionnez plusieurs tables ou requêtes, puis cliquez sur Ajouter. Une

fois que vous avez terminé d'ajouter des tables et des requêtes dans

l'onglet de document Relations, cliquez sur Fermer.

6. Faites glisser un champ (généralement une clé primaire) d'une table au

champ commun (clé étrangère) dans l'autre table. Pour faire glisser

plusieurs champs, appuyez sur CTRL, cliquez sur chaque champ, puis

faites-les glisser.



7. Vérifiez que les noms de champ affichés sont des champs communs pour

la relation. Si un nom de champ est incorrect, cliquez dessus et

sélectionnez le champ approprié dans la liste.

Pour appliquer l'intégrité référentielle pour cette relation, activez la case à

cocher Appliquer l'intégrité référentielle. Pour plus d'informations sur

l'intégrité référentielle, voir la section Appliquer l'intégrité référentielle

Voir aussi l'article Guide pour les relations entre tables.

8. Cliquez sur Créer.

Access dessine une ligne de relation entre les deux tables. Si vous avez

activé la case à cocher Appliquer l'intégrité référentielle, la ligne est

épaissie à chaque extrémité. En outre, si vous avez activé la case à cocher

Appliquer l'intégrité référentielle, le chiffre 1 apparaît au-dessus de la

partie épaisse sur un côté de la ligne de relation, et le symbole infini (∞)

apparaît au-dessus de la partie épaisse sur l'autre côté, comme illustré ci-

dessous.

REMARQUES


Pour créer une relation un à un Les deux champs communs

(généralement les champs de clé primaire et de clé étrangère) doivent

avoir un index unique. En d'autres termes, leur propriété Indexé doit être

définie sur la valeur Oui (sans doublon). Si ces deux champs ont un

index unique, Access crée une relation un-à-un.

Pour créer une relation un-à-plusieurs Le champ d'un côté

(généralement, la clé primaire) de la relation doit avoir un index unique.

En d'autres termes, sa propriété Indexé doit être définie sur la valeur Oui

(sans doublon). Le champ sur plusieurs côtés ne doit pas avoir d'index

unique. Il peut avoir un index, mais les doublons doivent être autorisés.

En d'autres termes, sa propriété Indexé doit être définie sur la valeur Non

ou Oui (avec doublons). Lorsqu'un champ a un index unique, et que

l'autre n'en a pas, Access crée une relation un-à-plusieurs.

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Dans Office Access 2007, vous pouvez ajouter un champ à une table existante

ouverte en mode Feuille de données, en le faisant glisser depuis le volet Liste de

champs. Le volet Liste de champs affiche les champs disponibles dans les

tables associées et les autres tables de la base de données. Lorsque vous faites

glisser un champ depuis une autre table (non associée) et que vous exécutez

l'Assistant Liste de choix, Access crée automatiquement une nouvelle relation

un-à-plusieurs entre la table du volet Liste de champs et la table cible du

champ. Cette relation n'applique pas l'intégrité référentielle par défaut. Pour ce

faire, vous devez modifier la relation. Pour plus d'informations, voir la section

Modifier une relation entre tables.

Ouvrir une table en mode Feuille de données




données.

3. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table à

laquelle vous souhaitez ajouter le champ, créez la relation, puis cliquez

sur Mode Feuille de données dans le menu contextuel.

Ouvrir le volet Liste de champs

Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Champs et colonnes,

cliquez sur Ajouter des champs existants.



Le volet Liste de champs regroupe toutes les autres tables dans la base de

données par catégories. Lorsque vous utilisez une table en mode Feuille de

données, Access affiche les champs dans l'une des deux catégories dans le volet

Liste de champs : Champs disponibles dans les tables associées et Champs

disponibles dans les autres tables. La première catégorie répertorie toutes les

tables qui ont une relation avec la table en cours d'utilisation. La seconde

catégorie répertorie toutes les tables avec lesquelles votre table n'a aucune

relation.

Dans le volet Liste de champs, cliquez sur le signe plus (+) en regard du nom

d'une table pour afficher la liste des champs disponibles. Pour ajouter un champ


à la table, faites glisser le champ du volet Liste de champs vers la table en


Ajouter un champ et créer une relation dans le volet Liste de champs

1. Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Champs et colonnes,

cliquez sur Ajouter des champs existants.


2. Sous Champs disponibles dans les autres tables, cliquez sur le signe

plus (+) en regard d'un nom de table pour y afficher la liste des champs.

3. Faites glisser le champ de votre choix du volet Liste de champs vers la

table ouverte en mode Feuille de données.

4. Lorsque la ligne d'insertion apparaît, déposez le champ à l'endroit voulu.


5. Suivez les instructions pour exécuter l'Assistant Liste de choix.

Le champ apparaît dans la table en mode Feuille de données.

Lorsque vous faites glisser un champ depuis une autre table (non associée) et

que vous exécutez l'Assistant Liste de choix, Access crée automatiquement une

nouvelle relation un-à-plusieurs entre la table du volet Liste de champs et la

table cible du champ. Cette relation n'applique pas l'intégrité référentielle par

défaut. Pour ce faire, vous devez modifier la relation. Pour plus d'informations,

voir la section Modifier une relation entre tables.


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Modifier une relation entre tables

Vous modifiez une relation entre tables en la sélectionnant dans l'onglet de

document Relations puis en la modifiant.

1. Positionnez avec soin le curseur pour qu'il pointe sur la ligne de relation,

puis cliquez sur la ligne pour la sélectionner.

La ligne de relation est plus épaisse lorsqu'elle est sélectionnée.

2. Une fois la ligne de relation sélectionnée, double-cliquez dessus.

- ou -

Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Modifier des

relations.


Ouvrir la boîte de dialogue Modifier des relations



données.



L'onglet de document Relations s'affiche.

Si vous n'avez pas encore défini de relation et si vous ouvrez l'onglet de

document Relations pour la première fois, la boîte de dialogue Afficher la

table apparaît. Si cette boîte de dialogue s'affiche, cliquez sur Fermer.


4. Sous l'onglet Création du groupe Relations, cliquez sur Toutes les

relations.

Toutes les tables avec des relations sont affichées, elles illustrent des

lignes de relation. Notez que les tables masquées (tables pour lesquelles la

case à cocher Masqué est activée dans la boîte de dialogue Propriétés de

la table) et leurs relations ne sont pas affichées à moins de sélectionner

l'option Afficher les objets masqués dans la boîte de dialogue Options de

navigation.

Pour plus d'informations sur l'option Afficher les objets masqués, voir

l'article Guide pour les relations entre tables.

5. Cliquez sur la ligne de relation pour la relation à modifier. Cette ligne de

relation est plus épaisse lorsqu'elle est sélectionnée.

6. Double-cliquez sur la ligne de relation.

- ou -


relations.



7. Apportez vos modifications, puis cliquez sur OK.

La boîte de dialogue Modifier des relations vous permet de modifier une

relation entre tables. Vous pouvez en particulier modifier les tables,

requêtes, champs de chaque côté de la relation. Vous pouvez également

définir le type de jointure ou appliquer l'intégrité référentielle, et choisir

une option en cascade. Pour plus d'informations sur le type de jointure et

son mode d'affichage, voir la section Définir le type de jointure. Pour plus

d'informations sur le mode d'application de l'intégrité référentielle et le

choix d'une option en cascade, voir la section Appliquer l'intégrité

référentielle.

Définir le type de jointure

Lorsque vous définissez une relation entre tables, les faits sur la relation

renseignent les structures de la requête. Par exemple, si vous définissez une

relation entre deux tables, puis que vous créez une requête utilisant ces deux

tables, Access sélectionne automatiquement les champs correspondants par

défaut en fonction des champs spécifiés dans la relation. Vous pouvez remplacer

ces valeurs initiales par défaut dans la requête, mais les valeurs fournies par la

relation s'avèrent souvent être les bonnes. Étant donné que la correspondance et


la collecte de données dans plusieurs tables sont des opérations fréquentes sur

toutes les bases de données à l'exception des plus simples, la définition des

valeurs par défaut reposant sur la création de relations peut être vous faire

gagner du temps et économiser de l'argent.

Une requête de plusieurs tables combine des informations issues de plusieurs

tables en faisant correspondre les valeurs dans les champs communs. La jointure

consiste à faire correspondre et combiner les valeurs. Imaginons, par exemple,

que vous souhaitiez afficher des commandes clients. Vous créez une requête qui

joint la table Clients et la table Commandes dans le champ Référence client. Le

résultat de requête contient les informations sur les clients et les commandes

uniquement pour les lignes dotées d'une valeur correspondante.

Le type de jointure est l'une des valeurs que vous pouvez spécifier pour chaque

relation. Le type de jointure renseigne Access sur les enregistrements à inclure

dans un résultat de requête. Imaginons, par exemple, une requête qui joint la

table Clients et la table Commandes dans les champs communs et qui représente

la référence client. Si vous utilisez le type de jointure par défaut (appelé jointure

interne), la requête renvoie uniquement les lignes Client et Commande pour

lesquelles les champs communs (également appelés champs joints) sont égaux.

Ceci dit, vous pouvez inclure tous les clients , même ceux qui n'ont pas encore

passé de commandes. Pour ce faire, vous devez modifier le type de jointure, en

passant d'une jointure interne à une jointure externe gauche. Une jointure

externe gauche renvoie toutes les lignes de la table sur le côté gauche de la

relation et les valeurs correspondantes dans la table sur le côté droit. Une

jointure externe droite renvoie toutes les lignes de droite et les valeurs

correspondantes sur le côté gauche.


REMARQUE Dans ce cas de figure, gauche et droite se réfèrent à

l'emplacement des tables dans la boîte de dialogue Modifier des relations, et

non dans l'onglet de document Relations.

Considérez le résultat que vous souhaitez le plus souvent obtenir d'une requête,

qui joint les tables dans cette relation, puis définissez le type de jointure en

connaissance de cause.


1. Dans la boîte de dialogue Modifier des relations, cliquez sur Type

jointure.


2. Cliquez sur votre choix, puis cliquez sur OK.

Le tableau suivant (contenant les tables Clients et Commandes) répertorie les

trois choix affichés dans la boîte de dialogue Propriétés de la jointure, le type

de jointure utilisé et indique si toutes les lignes ou lignes correspondantes sont

renvoyées pour chaque table.

Choix

Jointure

relationnelle

Table de

gauche Table de droite

1. Incluez uniquement

les lignes dont les

champs joints des deux

tables sont égaux.

Jointure

interne

Lignes

correspondantes

Lignes

correspondantes

2. Incluez TOUS les

enregistrements de la

table Clients et

Jointure

externe

Toutes les

lignes

Lignes

correspondantes


uniquement les


table Commandes dont

les champs joints sont

égaux.

gauche

3. Incluez TOUS les


table Commandes et

uniquement les


table Clients dont les

champs joints sont

égaux.

Jointure

externe

droite

Lignes

correspondantes

Toutes les

lignes

Lorsque votre choix est le deuxième ou troisième de cette liste, une flèche

s'affiche sur la ligne de relation. Cette flèche pointe sur le côté de la relation qui

n'affiche que les lignes correspondantes.

Apporter des modifications dans la boîte de dialogue Propriétés de la

jointure



données.















navigation.






- ou -



relations.


7. Cliquez sur Type de jointure

8. Dans la boîte de dialogue Propriétés de la jointure, cliquez sur une

option, puis cliquez sur OK.

9. Effectuez les modifications supplémentaires dans la relation, puis cliquez

sur OK.

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L'intégrité référentielle permet d'éviter les enregistrements orphelins et de

synchroniser les références pour qu'aucun enregistrement n'en référence d'autres

qui n'existent plus. Vous appliquez l'intégrité référentielle en l'activant pour une

relation entre tables. Une fois qu'elle est appliquée, Access bloque toute

opération susceptible d'enfreindre cette intégrité. En d'autres termes, Access

rejette les mises à jour qui modifient la cible d'une référence et les suppressions

qui suppriment la cible d'une référence. Si vous souhaitez qu'Access propage les

mises à jour et les suppressions référentielles afin de modifier toutes les lignes

associées en conséquence, voir la section Définir les options en cascade.


Activer ou désactiver l'intégrité référentielle



données.














navigation.







- ou -


relations.


7. Activez la case à cocher Appliquer l'intégrité référentielle.


sur OK.

Après avoir appliqué l'intégrité référentielle, les règles suivantes s'appliquent :

Vous ne pouvez pas entrer de valeur dans un champ de clé étrangère pour

une table associée si cette valeur n'existe pas dans le champ de clé

primaire de la table primaire , cette opération revient à créer des

enregistrements orphelins.

Vous ne pouvez pas supprimer d'enregistrement dans une table primaire si

les enregistrements correspondants existent dans une table associée. Par

exemple, vous ne pouvez pas supprimer l'enregistrement d'un employé

dans la table Employés si des commandes lui sont affectées dans la table

Commandes. En revanche, vous pouvez supprimer un enregistrement

primaire et tous les enregistrements correspondants en une seule fois, si

vous activez la case à cocher Effacer en cascade les enregistrements

correspondants.


Vous ne pouvez pas modifier une valeur de clé primaire dans la table

primaire si cette opération se solde par des enregistrements orphelins. Par

exemple, vous ne pouvez pas modifier un numéro de commande dans la

table Commandes si des éléments de lignes sont affectées à cette

commande dans la table Détails commande. En revanche, vous pouvez

mettre à jour un enregistrement primaire et tous les enregistrements

correspondants en une seule fois, si vous activez la case à cocher Mettre à

jour en cascade les champs correspondants.

REMARQUES

Si vous n'arrivez pas à appliquer l'intégrité référentielle, retenez que les

conditions suivantes sont obligatoires pour y aboutir :

Le champ commun de la table primaire doit être une clé primaire ou

posséder un index unique.

Les champs communs ont le même type de données, à l'exception du

champ NuméroAuto que vous pouvez lier à un champ numérique dont le

paramétrage de la propriété TailleChamp est Entier long.

Les deux tables existent dans la même base de données Access. Vous ne

pouvez pas appliquer l'intégrité référentielle sur des tables attachées.

Cependant, si le format des tables source est Access, vous pouvez ouvrir

la base de données, où ces tables sont stockées, et y appliquer l'intégrité

référentielle.

Définir les options en cascade

Il est probable que vous ayez besoin de modifier la valeur sur un côté d'une

relation. Si tel est le cas, Access doit automatiquement mettre à jour toutes les

lignes affectées en une seule fois. Ainsi, la mise à jour est entièrement terminée


et votre base de données reste cohérente , vous n'avez pas des lignes mises à jour

et d'autres pas. Access vous permet de contourner ce problème en mettant à

votre disposition l'option Mettre à jour en cascade les champs correspondants.

Lorsque vous appliquez l'intégrité référentielle, lorsque vous choisissez l'option

Mettre à jour en cascade les champs correspondants et lorsque vous mettez à

jour une clé primaire, Access met automatiquement à jour tous les champs qui

référencent la clé primaire.

Vous risquez aussi de devoir supprimer une ligne et tous les enregistrements

correspondants , par exemple, un enregistrement Expéditeur et toutes les

commandes associées à cet expéditeur. C'est pourquoi, Access prend en charge

l'option Effacer en cascade les enregistrements correspondants. Lorsque vous

appliquez l'intégrité référentielle et que vous activez la case à cocher Effacer en

cascade les enregistrements correspondants, Access supprime

automatiquement tous les enregistrements qui référencent la clé primaire lorsque

vous supprimez l'enregistrement contenant la clé primaire.

Activer ou désactiver la mise à jour en cascade et/ou la suppression en

cascade



données.















navigation.






- ou -


relations.


7. Activez la case à cocher Appliquer l'intégrité référentielle.


8. Activez la case à cocher Mettre à jour en cascade les champs

correspondants ou Effacer en cascade les enregistrements

correspondants, ou activez les deux.


sur OK.

REMARQUE Si la clé primaire est un champ de type NuméroAuto, il est

inutile d'activer la case à cocher Mettre à jour en cascade les champs

correspondants car il est impossible de changer les valeurs d'un champ de type

NuméroAuto.

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Supprimer une relation entre tables

Pour supprimer une relation entre tables, vous devez supprimer la ligne de

relation dans l'onglet de document Relations. Positionnez avec soin le curseur

pour qu'il pointe sur la ligne de relation, puis cliquez sur la ligne. Cette ligne de

relation est plus épaisse lorsqu'elle est sélectionnée. Avec la ligne de relation

sélectionnée, appuyez sur SUPPR. Notez que lorsque vous supprimez une

relation, vous supprimez également la prise en charge de l'intégrité référentielle

pour cette relation si elle est activée. Par conséquent, Access n'empêchera plus

automatiquement la création d'enregistrements orphelins sur le côté plusieurs

d'une relation.



données.















navigation.



5. Cliquez sur la ligne de relation pour la relation à supprimer. Cette ligne de


6. Appuyez sur la touche SUPPR.

- ou -

Cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur SUPPR.


7. Access peut afficher le message suivant : Êtes-vous sûr de vouloir

supprimer la relation sélectionnée dans votre base de données de

manière permanente ?. Si ce message de confirmation s'affiche, cliquez

sur Oui.

REMARQUE Si l'une des tables dans la relation est utilisée , soit par une autre

personne ou processus, soit dans un objet de base de données ouvert, tel qu'un

formulaire , vous ne pouvez pas supprimer la relation. Vous devez fermer tous

les objets ouverts qui utilisent ces tables avant de tenter de supprimer la relation.

Access > Expressions

Créer une expression

Cet article explique comment créer et utiliser des expressions dans Microsoft

Office Access 2007, l'équivalent des formules dans Microsoft Office Excel

2007. Il fournit des informations de base sur les expressions : que sont-elles, où

et pourquoi les utiliser. En outre, cet article explique comment créer des

expressions ex nihilo ou avec l'aide d'un outil appelé Générateur d'expression.

Notez que si les informations de base s'appliquent aux expressions en général,

les procédures portent uniquement sur Office Access 2007.

Remarque Pour plus d'informations sur la création d'expressions conditionnelles

(expressions renvoyant uniquement les valeurs remplissant une condition

déterminée), voir l'article Créer des expressions conditionnelles (booléennes).

Contenu de cet article

À propos des expressions

Pourquoi utiliser des expressions


Où et comment utiliser les expressions

Créer des expressions à l'aide du Générateur d'expression

Utiliser les expressions à des fins pratiques

Tableau des opérateurs

Guide pour les relations entre tables

Une conception appropriée de base de données permet de supprimer les données

redondantes (doublons). Pour atteindre cet objectif, vous devez diviser vos

données en plusieurs tables en fonction de leurs sujets, ainsi chaque fait n'est

représenté qu'une seule fois. Vous configurez ensuite Microsoft Office Access

2007 de manière à rassembler les informations divisées . Pour ce faire, vous

insérez les champs communs des tables liées. Ceci dit, vous effectuerez cette

opération correctement après avoir assimilé les relations entre les tables, puis

après les avoir spécifiées dans la base de données Office Access 2007.

Pour plus d'informations, voir l'article Concepts de base sur la conception d'une

base de données.


Introduction

Types de relations entre les tables

Pourquoi créer des relations entre les tables ?

Comprendre l'intégrité référentielle

Afficher les relations entre les tables


Créer une relation entre les tables

Supprimer une relation entre les tables

Modifier une relation entre les tables


Introduction

Après la création d'une table pour chaque sujet de la base de données, vous

devez permettre à Office Access 2007 de renvoyer ces informations en cas de

besoin. Pour ce faire, vous insérez les champs communs dans les tables liées et

vous définissez les relations entre ces tables. Vous pouvez alors créer des

requêtes, des formulaires et des états qui affichent des informations issues de

plusieurs tables simultanément. Par exemple, le formulaire suivant comporte des

informations issues de plusieurs tables :

Les informations de ce formulaire proviennent de la table Clients...

...de la table Commandes...

...de la table Produits...

...et de la table Détails commande.


Le nom du client dans la zone Facturer à provient de la table Clients, les valeurs

Réf commande et Date de commande sont issues de la table Commandes, le

nom Produit est issu de la table Produits, et les valeurs Prix unitaire et Quantité

sont issues de la table Détails commande. Ces tables sont liées entre elles de

diverses façons pour permettre l'insertion des informations de chacune d'elle

dans un formulaire.

Dans l'exemple précédent, les champs de tables doivent être coordonnés pour

afficher des informations sur la même commande. Les relations entre tables

rendent cette coordination possible. Une relation entre les tables fonctionne en

faisant correspondre les données dans les clés , il est fréquent d'associer un

champ au nom identique dans les deux tables. Dans la plupart des cas, ces

champs correspondants constituent la clé primaire issue d'une table, fournissant

un identificateur unique pour chaque enregistrement, et une clé étrangère dans

l'autre table. Par exemple, les employés peuvent être associés aux commandes

dont ils sont responsables, en créant une relation entre les tables entre les

champs RéfEmployé dans les tables Employés et Commandes.

RéfEmployé apparaît dans les deux tables , comme clé primaire...

... et clé étrangère.

Haut de la page

Types de relations entre les tables

Il existe trois types de relations entre les tables.

Relation un-à-plusieurs


Considérez une base de données de suivi des commandes, dotée d'une table

Clients et d'une table Commandes. Un client peut passer toutes les commandes

qu'il souhaite. Pour tout client représenté dans la table Clients peuvent

correspondre les commandes représentées dans la table Commandes. Ainsi, la

relation entre la table Clients et la table Commandes est une relation un-à-

plusieurs.

Pour représenter une relation un-à-plusieurs dans la structure de votre base de

données, prenez la clé primaire sur le côté « un » de la relation et ajoutez-la

comme champ supplémentaire à la table sur le côté « plusieurs » de cette

relation. Dans ce cas, par exemple, vous ajoutez un nouveau champ ; le champ

Réf de la table Clients , à la table Commandes et vous l'appelez Réf client.

Access peut alors utiliser le numéro de la Réf client dans la table Commandes

pour rechercher le client approprié pour chaque commande.

Relation plusieurs-à-plusieurs

Considérez la relation entre une table Produits et une table Commandes. Une

commande peut comprendre plusieurs produits. En revanche, un produit peut

apparaître dans plusieurs commandes. Ainsi, vous pouvez avoir plusieurs

enregistrements dans la table Produits pour chaque enregistrement de la table

Commandes. En outre, vous pouvez avoir plusieurs enregistrements dans la

table Commandes pour chaque enregistrement dans la table Produits. Ce type de

relation est appelée relation plusieurs-à-plusieurs car vous pouvez avoir

plusieurs enregistrements pour tout produit, et plusieurs produits pour toute

commande. Vous pouvez détecter les relations plusieurs-à-plusieurs existantes

entre les tables si vous prenez en considération les deux côtés de la relation.

Pour représenter une relation plusieurs-à-plusieurs, vous devez créer une

troisième table, souvent appelée une table de jonction, qui décompose la relation

plusieurs-à-plusieurs dans deux relations un-à-plusieurs. Vous devez ajouter la


clé primaire de chacune des deux tables dans la troisième table. Par conséquent,

la troisième table enregistre chaque occurrence ou instance de cette relation. Par

exemple, la table Commandes et la table Produits ont une relation plusieurs-à-

plusieurs qui est définie en créant deux relations un-à-plusieurs avec la table

Détails commande. Une commande peut porter sur plusieurs produits et chaque

produit peut apparaître dans plusieurs commandes.

Relation un-à-un

Dans une relation un-à-un, chaque enregistrement de la première table ne

comporte qu'un seul enregistrement correspondant dans la deuxième table, et

chaque enregistrement de cette deuxième table ne comporte qu'un seul

enregistrement correspondant dans la première table. Ce type de relation n'est

pas courant sachant que les informations ainsi liées sont en général stockées

dans la même table. Vous pouvez utiliser une relation un-à-un pour diviser une

table à plusieurs champs, pour isoler une partie d'une table pour des raisons de

sécurité, ou pour stocker des informations ne s'appliquant qu'à un sous-ensemble

de la table principale. Lorsque vous identifiez une telle relation, les deux tables

doivent partager un champ commun.

Haut de la page

Pourquoi créer des relations entre les tables ?

Vous pouvez explicitement créer des relations entre tables en utilisant la fenêtre

Relations, ou en faisant glisser un champ depuis le volet Liste de champs.Office

Access 2007 a recours aux relations entre les tables pour joindre les tables dont

vous avez besoin dans un objet de base de données. Il existe plusieurs raisons

pour créer des relations entre tables avant de créer d'autres objets de base de

données, tels que des formulaires, des requêtes et des états.

Les relations entre tables renseignent les structures de requêtes


Pour utiliser des enregistrements issus de plusieurs tables, vous devez souvent

créer une requête qui joint les tables. La requête fonctionne en faisant

correspondre les valeurs de la clé primaire dans la première table avec une clé

étrangère dans la deuxième table. Par exemple, pour renvoyer les lignes qui

répertorient toutes les commandes pour chaque client, vous devez créer une

requête qui joint la table Clients à la table Commandes en fonction du champ

Réf client. Dans la fenêtre Relations, vous pouvez préciser manuellement les

champs à joindre. Néanmoins, si la relation est déjà définie entre les tables,

Office Access 2007 fournit la jointure par défaut, en fonction de la relation

existante entre tables. En outre, si vous utilisez l'un des Assistants Requête,

Access exploite les informations des relations entre tables que vous avez déjà

définies pour vous proposer plusieurs choix pertinents et pour renseigner au

préalable les paramètres de propriété avec les valeurs par défaut appropriées.

Les relations entre tables renseignent les structures de formulaires et d'états

Lorsque vous concevez un formulaire ou un état, Office Access 2007 exploite

les informations des relations entre tables que vous avez déjà définies pour vous

proposer plusieurs choix pertinents et pour renseigner au préalable les

paramètres de propriété avec les valeurs par défaut appropriées.

Les relations entre tables vous permettent d'appliquer l'intégrité référentielle

pour éviter les enregistrements orphelins dans votre base de données. Un

enregistrement orphelin est un enregistrement qui fait référence à un autre

enregistrement qui n'existe pas ; par exemple un enregistrement de commande

qui fait référence à un enregistrement de client non existant.

Lorsque vous créez une base de données, vous divisez les informations entre

plusieurs tables, dont chacune comporte une clé primaire. Vous ajoutez alors des

clés étrangères aux tables liées qui font référence à ces clés primaires. Ces paires

de clés représentent la base des relations entre tables et des requêtes à plusieurs


tables. Par conséquent, il est important que ces références de clés primaires-

étrangères demeurent synchronisées. L'intégrité référentielle permet de

synchroniser les références ; elle dépend des relations entre tables.

Haut de la page

Comprendre l'intégrité référentielle

Lorsque vous créez une base de données, vous divisez vos informations en

plusieurs tables en fonction de leurs sujets pour réduire la redondance de

données. Vous configurez alors Office Access 2007 de manière à rassembler les

données en plaçant les champs courants dans les tables liées. Par exemple, pour

représenter une relation un-à-plusieurs, vous prenez la clé primaire de la table «

une », et vous l'ajoutez comme champ supplémentaire à la table « plusieurs ».

Pour rassembler les données, Access prend la valeur de la table « plusieurs » et

recherche la valeur correspondante dans la table « une ». Ainsi, les valeurs de la

table « plusieurs » font référence aux valeurs correspondantes dans la table «

une ».

Imaginons que vous ayez une relation un-à-plusieurs entre les tables Expéditeurs

et Commandes et que vous souhaitiez supprimer une table Expéditeur. Si

l'expéditeur à supprimer comporte des commandes dans la table Commandes,

celles-ci deviennent « orphelines » dès lors que vous supprimez l'enregistrement

Expéditeur. Ceci dit, les commandes comprennent une référence de l'expéditeur,

sans qu'elle ne soit valide pour autant, car l'enregistrement référencé n'existe

plus.

L'intégrité référentielle consiste à empêcher les orphelins et à synchroniser les

références pour éviter que cette situation hypothétique ne se produise.

Vous appliquez l'intégrité référentielle en l'activant pour une relation entre tables

(voir Appliquer l'intégrité référentielle pour obtenir des instructions détaillées).


Une fois cette intégrité appliquée, Access bloque toute opération susceptible de

l'enfreindre. En d'autres termes, Access bloque les mises à jour qui modifient la

cible d'une référence, et les suppressions qui l'éliminent. Cependant, une

modification de clé primaire pour un expéditeur dans la table Commandes peut

s'avérer totalement justifiée. Dans ces cas de figure, vous souhaitez qu'Access

mette automatiquement à jour toutes les lignes concernées dans le cadre d'une

seule opération. Ainsi, Access assure une mise à jour complète évitant toute

incohérence dans votre base de données, avec certaines lignes mises à jour et

d'autres pas. Pour cette raison, Access prend en charge l'option Mettre à jour en

cascade les champs correspondants. Lorsque vous appliquez l'intégrité

référentielle, que vous choisissez l'option Mettre à jour en cascade les champs

correspondants, et que vous mettez à jour une clé primaire, Access met

automatiquement à jour tous les champs qui référencent la clé primaire.

Il se peut que vous ayez besoin de supprimer une ligne et tous ses

enregistrements associés ; par exemple, un enregistrement Expéditeur et toutes

ses commandes associées. C'est pourquoi, Access prend en charge l'option

Effacer en cascade les enregistrements correspondants. Lorsque vous appliquez

l'intégrité référentielle, que vous choisissez l'option Effacer en cascade les

enregistrements correspondants, que vous supprimez un enregistrement sur le

côté de la clé primaire de la relation, Access supprime automatiquement tous les

enregistrements qui référencent la clé primaire.

Haut de la page

Afficher les relations entre les tables

Pour afficher les relations entre tables, cliquez sur Relations dans l'onglet Outils

de base de données. La fenêtre Relations s'ouvre et affiche toutes les relations

existantes. Si aucune relation entre tables n'a encore été définie et si vous ouvrez


la fenêtre Relations pour la première fois, Access vous invite à ajouter une table

ou une requête à cette fenêtre.

Ouvrir la fenêtre Relations



Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/Masquer,


Si la base de données contient des relations, la fenêtre Relations apparaît. Si la

base de données ne contient aucune relation et si vous ouvrez la fenêtre

Relations pour la première fois, la boîte de dialogue Afficher la table apparaît.

Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue.

Sous l'onglet Créer, dans le groupe Relations, cliquez sur Afficher toutes les

relations.

C'est ainsi que sont affichées toutes les relations définies dans la base de

données. Notez que les tables masquées (tables dont la case à cocher Masqué

dans la boîte de dialogue Propriétés de la table est activée) et leurs relations ne

sont pas affichées, à moins que la case à cocher Afficher les objets masqués ne

soit activée dans la boîte de dialogue Options de navigation.

Pour plus d'informations sur l'option Afficher les objets masqués, voir l'article

Guide pour les relations entre tables.


Clé primaire

Cette ligne représente la relation

Clé étrangère

Une relation entre tables est représentée par une ligne de relation tracée entre les

tables dans la fenêtre Relations. Une relation, qui n'applique pas d'intégrité

référentielle, s'affiche tel un trait fin entre les champs communs prenant en

charge la relation. Lorsque vous sélectionnez la relation en cliquant sur son trait,

celui-ci s'épaissit pour indiquer qu'il est sélectionné. Si vous appliquez l'intégrité

référentielle pour cette relation, le trait s'épaissit à chaque extrémité. En outre, le

chiffre 1 s'affiche sur la section épaisse du trait sur un côté de la relation, alors

que le symbole infini (∞) s'affiche au-dessus de la partie épaisse du trait de

l'autre côté.

Vous pouvez choisir parmi les commandes suivantes du ruban lorsque la fenêtre

Relations est active :

Dans l'onglet Créer, du groupe Outils :

Modifier des relations Ouvre la boîte de dialogue Modifier des relations.

Lorsque vous sélectionnez une ligne de relation, vous pouvez cliquer sur

Modifier des relations pour modifier la relation entre tables. Vous pouvez

également double-cliquer sur la ligne de relation.


Effacer la mise en page Supprime l'affichage de toutes les tables et relations

dans la fenêtre Relations. Notez que cette commande ne masque que les tables et

les relations ; elle ne les supprime pas.

Rapport de relations Crée un rapport qui affiche les tables et les relations dans la

base de données. Ce rapport n'affiche que les tables et les relations qui ne sont

pas masquées dans la fenêtre Relations.

Dans l'onglet Créer, du groupe Relations :

Afficher la table Ouvre la boîte de dialogue Afficher la table afin que vous

puissiez sélectionner des tables et des requêtes pour un affichage dans la fenêtre

Relations.

Masquer la table Masque la table sélectionnée dans la fenêtre Relations.

Afficher les relations directes Affiche toutes les relations et les tables liées pour

la table sélectionnée dans la fenêtre Relations, si elle ne sont pas déjà affichées.

Toutes les relations Affiche toutes les relations et les tables liées dans la base de

données pour la fenêtre Relations. Notez que les tables masquées (tables dont la

case à cocher Masqué dans la boîte de dialogue Propriétés de la table est activée)

et leurs relations ne sont pas affichées, à moins que la case à cocher Afficher les

objets masqués ne soit activée dans la boîte de dialogue Options de navigation.

Pour plus d'informations sur l'option Afficher les tables masquées, voir l'article

Guide pour le volet de navigation.

Fermer Ferme la fenêtre Relations. Si vous avez apporté des modifications à la

mise en page de la fenêtre Relations, le système vous invite à les enregistrer.

Haut de la page



Vous pouvez créer une relation entre tables en utilisant la fenêtre Relations, ou

en faisant glisser un champ sur une feuille de données depuis le volet Liste de

champs. Lorsque vous créez une relation entre tables, les champs communs ne

portent pas obligatoirement le même nom, bien qu'il en soit souvent ainsi. En

revanche, les champs communs doivent avoir le même type de données.

Cependant, si le champ de clé primaire est un champ NuméroAuto, le champ de

clé étrangère peut également être un champ numérique, si la propriété

TailleChamp des deux champs est identique. Par exemple, vous pouvez faire

correspondre un champ NuméroAuto avec un champ numérique si la valeur de

la propriété TailleChamp des deux champs est Entier long. Lorsque les deux

champs communs sont des champs de type numérique, ils doivent avoir le même

paramétrage de propriété TailleChamp.

Créer une relation entre tables avec la fenêtre Relations





Si vous n'avez encore défini de relations, la boîte de dialogue Afficher la table

s'affiche automatiquement. Si tel n'est pas le cas, sous l'onglet Créer, du groupe

Relations, cliquez sur Afficher la table.

La boîte de dialogue Afficher la table affiche toutes les tables et requêtes de la

base de données. Pour n'afficher que les tables, cliquez sur Tables. Pour


n'afficher que les requêtes, cliquez sur Requêtes. Pour afficher les tables et les

requêtes, cliquez sur Les deux.

Sélectionnez plusieurs tables ou requêtes, puis cliquez sur Ajouter. Après avoir

ajouté les tables et les requêtes à la fenêtre Relations, cliquez sur Fermer.

Faites glisser un champ (généralement une clé primaire) d'une table au champ

commun (clé étrangère) dans l'autre table. Pour faire glisser plusieurs champs,

appuyez sur CTRL, cliquez sur chaque champ, puis faites-les glisser.


Vérifiez que les noms de champ affichés sont des champs communs pour la

relation. Si un nom de champ est incorrect, cliquez sur le nom du champ et

sélectionnez un nouveau champ dans la liste.

Pour appliquer l'intégrité référentielle pour cette relation, activez la case à

cocher Appliquer l'intégrité référentielle. Pour plus d'informations sur l'intégrité

référentielle, voir les sections Comprendre l'intégrité référentielle et Appliquer

l'intégrité référentielle.

Cliquez sur Créer.

La ligne de relation est tracée entre les deux tables. Si vous avez activé la case à

cocher Appliquer l'intégrité référentielle, le trait s'épaissit à chaque extrémité.

En outre, à condition d'avoir coché la case à cocher Appliquer l'intégrité

référentielle, le chiffre 1 s'affiche sur la section épaisse du trait sur un côté de la

relation, alors que le symbole infini (∞) s'affiche au-dessus de la partie épaisse

du trait de l'autre côté.


Remarques

Pour créer une relation un-à-un Les deux champs communs (généralement, la

clé primaire et la clé étrangère) doivent comporter un index unique. En d'autres

termes, la propriété Indexé de ces champs doit être définie sur la valeur Oui

(sans doublon). Si ces deux champs ont un index unique, Access crée une

relation un-à-un.

Pour créer une relation un-à-plusieurs Le champ sur le côté « un »

(généralement la clé primaire) de la relation doit comporter un index unique. En

d'autres termes, la propriété Indexé de ce champ doit être définie sur la valeur

Oui (sans doublon). Le champ sur le côté « plusieurs » ne doit pas avoir d'index

unique. Il peut avoir un index, mais les doublons doivent être autorisés. En

d'autres termes, la propriété Indexé de ce champ doit être définie sur la valeur

Non, ou Oui (avec doublons). Lorsqu'un champ a un index unique et que l'autre

n'en a pas, Access crée une relation un-à-plusieurs.


Dans Office Access 2007, vous pouvez ajouter un champ à une table existante

ouverte en mode Feuille de données, en le faisant glisser depuis le volet Liste de

champs. Le volet Liste de champs affiche les champs disponibles dans les tables


liées, ainsi que les champs disponibles dans d'autres tables. Lorsque vous faites

glisser un champ depuis une « autre » table (non liée) et que vous exécutez

l'Assistant Liste de choix, Access crée automatiquement une nouvelle relation

un-à-plusieurs entre la table du volet Liste de champs et la table cible du champ.

Cette relation n'applique pas l'intégrité référentielle par défaut. Pour ce faire,

vous devez modifier la relation. Pour plus d'informations, voir la section

Modifier une relation entre tables.

Ouvrir une table en mode Feuille de données



Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table à laquelle

vous souhaitez ajouter le champ, créez la relation, puis cliquez sur Mode Feuille

de données dans le menu contextuel.

Ouvrir le volet Liste de champs




Le volet Liste de champs affiche toutes les autres tables de la base de données,

regroupées en catégories. Lorsque vous ouvrez une table en mode Feuille de

données, les champs de l'une des deux catégories suivantes s'affichent dans le

volet Liste de champs : Champs disponibles dans les tables associées et Champs

disponibles dans les autres tables. La première catégorie fournit la liste de toutes


les tables en relation avec la table en cours d'utilisation, tandis que la seconde

fournit la liste de toutes les tables qui ne sont pas liées à votre table.

Dans le volet Liste de champs, cliquez sur le signe plus (+) en regard du nom

d'une table pour afficher la liste des champs disponibles. Pour ajouter un champ

à la table, faites glisser le champ du volet Liste de champs vers la table en mode


Ajouter un champ et créer une relation dans le volet Liste de champs




Sous Champs disponibles dans les autres tables, cliquez sur le signe plus (+) en

regard d'un nom de table pour y afficher la liste des champs.

Faites glisser le champ de votre choix du volet Liste de champs vers la table

ouverte en mode Feuille de données.

Lorsque la ligne d'insertion apparaît, déposez le champ à l'endroit voulu.


Suivez les instructions pour exécuter l'Assistant Liste de choix.

Le champ apparaît dans la table en mode Feuille de données.

Lorsque vous faites glisser un champ depuis une « autre » table (non liée) et que

vous exécutez l'Assistant Liste de choix, Access crée automatiquement une

nouvelle relation un-à-plusieurs entre la table du volet Liste de champs et la


table cible du champ. Cette relation n'applique pas l'intégrité référentielle par

défaut. Pour ce faire, vous devez modifier la relation. Pour plus d'informations,

voir la section Modifier une relation entre les tables.

Haut de la page

Supprimer une relation entre les tables

Pour supprimer une relation entre les tables, vous devez supprimer la ligne de

relation dans la fenêtre Relations. Positionnez avec soin le curseur de sorte qu'il

pointe sur la ligne de relation, puis cliquez sur la ligne. Cette ligne de relation

est plus épaisse lorsqu'elle est sélectionnée. Une fois la ligne de relation

sélectionnée, appuyez sur SUPPR. Notez que lorsque vous supprimez une

relation, vous supprimez également la prise en charge de l'intégrité référentielle

pour cette relation si elle est activée. Par conséquent, Access n'empêchera plus

automatiquement la création d'enregistrements orphelins sur le côté « plusieurs »

d'une relation.





La fenêtre Relations s'affiche.

Si vous n'avez encore défini de relation et si vous ouvrez la fenêtre Relations

pour la première fois, la boîte de dialogue Afficher la table apparaît. Si la boîte

de dialogue s'affiche, cliquez sur Fermer.



relations.

Toutes les tables avec des relations sont affichées, elles illustrent des lignes de

relation.

Cliquez sur la ligne de relation pour la relation à supprimer. Cette ligne de


Appuyez sur la touche SUPPR.

- ou -

Cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur SUPPR.

Access peut afficher le message suivant : Êtes-vous sûr de vouloir supprimer la

relation sélectionnée dans votre base de données de manière permanente ?. Si ce

message de confirmation s'affiche, cliquez sur Oui.

Remarque Si l'une des tables dans la relation est utilisée, soit par une autre

personne ou un autre processus, soit dans un objet de base de données ouvert (tel

qu'un formulaire), vous ne pouvez pas supprimer la relation. Vous devez d'abord

fermer tous les objets ouverts qui utilisent ces tables avant de supprimer la

relation.

Haut de la page

Modifier une relation entre les tables

Vous modifiez une relation entre les tables en la sélectionnant au préalable dans

la fenêtre Relations. Positionnez avec soin le curseur de sorte qu'il pointe sur la

ligne de relation, puis cliquez sur la ligne. Cette ligne de relation est plus épaisse

lorsqu'elle est sélectionnée. Une fois la ligne de relation sélectionnée, double-

cliquez dessus ou cliquez sur Modifier des relations dans le groupe Outils de

l'onglet Créer. La boîte de dialogue Modifier des relations s'affiche.


Apporter vos modifications dans la boîte de dialogue Modifier des relations










relations.


relation. Notez que les tables masquées (tables pour lesquelles la case à cocher

Masqué est activée dans la boîte de dialogue Propriétés de la table) et leurs

relations ne sont pas affichées à moins de sélectionner l'option Afficher les

objets masqués dans la boîte de dialogue Options de navigation.



Cliquez sur la ligne de relation pour la relation à modifier. Cette ligne de


Double-cliquez sur la ligne de relation.


- ou -

Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Modifier des relations.


Apportez vos modifications, puis cliquez sur OK.

La boîte de dialogue Modifier des relations vous permet de modifier une relation

entre tables. Vous pouvez en particulier modifier les tables, requêtes ou champs

de chaque côté de la relation. Vous pouvez également définir le type de jointure

ou appliquer l'intégrité référentielle, et choisir une option en cascade. Pour plus

d'informations sur le type de jointure et son mode d'affichage, voir la section

Définir le type de jointure. Pour plus d'informations sur le mode d'application de

l'intégrité référentielle et le choix d'une option en cascade, voir la section

Appliquer l'intégrité référentielle.


Lorsque vous définissez une relation entre tables, les faits sur la relation

renseignent les structures de la requête. Par exemple, si vous définissez une

relation entre deux tables, avant de créer une requête utilisant ces tables, Access

sélectionne automatiquement les champs correspondants par défaut en fonction


des champs spécifiés dans la relation. Vous pouvez remplacer ces valeurs

initiales par défaut dans la requête, mais les valeurs fournies par la relation

s'avèrent souvent être les bonnes. Étant donné que la correspondance et la

collecte de données depuis plusieurs tables sont des opérations fréquentes sur

toutes les bases de données à l'exception des plus simples, la définition des

valeurs par défaut reposant sur la création de relations peut être vous faire

gagner du temps et économiser de l'argent.

Une requête de plusieurs tables combine des informations issues de plusieurs

tables en faisant correspondre les valeurs dans les champs communs. La jointure

consiste à faire correspondre et combiner les valeurs. Imaginons, par exemple,

que vous souhaitiez afficher des commandes clients. Vous créez une requête qui

joint la table Clients et la table Commandes dans le champ Référence client. Le

résultat de requête contient les informations sur les clients et les commandes

uniquement pour les lignes dotées d'une valeur correspondante.

Le type de jointure est l'une des valeurs que vous pouvez spécifier pour chaque

relation. Le type de jointure renseigne Access sur les enregistrements à inclure

dans un résultat de requête. Par exemple, prenez en considération une requête

qui joint la table Clients à la table Commandes sur les champs communs qui

représentent la Réf client. Si vous utilisez le type de jointure par défaut (appelé

jointure interne), la requête renvoie uniquement les lignes Client et Commande

pour lesquelles les champs communs (également appelés champs joints) sont

égaux.

Ceci dit, vous pouvez inclure tous les clients , même ceux qui n'ont pas encore

passé de commandes. Pour ce faire, vous devez modifier le type de jointure

d'une jointure interne en jointure externe gauche. Une jointure externe gauche

renvoie toutes les lignes de gauche et les lignes correspondantes sur la table de

droite. Une jointure externe droite renvoie toutes les lignes de droite et les

valeurs correspondantes sur le côté gauche.


Remarque Dans ce cas de figure, « gauche » et « droite » se réfèrent à

l'emplacement des tables dans la boîte de dialogue Modifier des relations, et non

dans la fenêtre Relations.

Considérez le résultat que vous souhaitez le plus souvent obtenir d'une requête,

qui joint les tables dans cette relation, puis définissez le type de jointure en

connaissance de cause.


Dans la boîte de dialogue Modifier des relations, cliquez sur Type jointure.


Cliquez sur votre choix, puis cliquez sur OK.

Le tableau suivant (contenant les tables Clients et Commandes) répertorie les

trois choix affichés dans la boîte de dialogue Propriétés de la jointure, le type de

jointure utilisé et indique si toutes les lignes ou lignes correspondantes sont

comprises pour chaque table.

Choix

Jointure

relationnelle

Table de

gauche Table de droite

1. Inclure seulement les

lignes des deux tables pour

lesquelles les champs joints

sont égaux.

Jointure

interne

Lignes

correspondantes

Lignes

correspondantes

2. Inclure TOUS les

enregistrements de la table

Clients et seulement ceux de

la table Commandes pour

Jointure

externe

gauche

Toutes les

lignes

Lignes

correspondantes


lesquels les champs joints

sont égaux.

3. Inclure TOUS les

enregistrements de la table

Commandes et seulement

ceux de la table Clients pour

lesquels les champs joints

sont égaux.

Jointure

externe

droite

Lignes

correspondantes

Toutes les

lignes

Lorsque votre choix porte sur la deuxième ou troisième option de cette liste, une

flèche s'affiche sur la ligne de relation. Cette flèche pointe sur le côté de la

relation qui n'affiche que les lignes correspondantes.

Apporter les modifications dans la boîte de dialogue Propriétés de la jointure











relations.











- ou -



Cliquez sur Type jointure

Dans la boîte de dialogue Propriétés de la jointure, cliquez sur une option, puis

cliquez sur OK.


Effectuez les modifications supplémentaires dans la relation, puis cliquez sur

OK.

Haut de la page


L'intégrité référentielle permet d'éviter les enregistrements orphelins et de

synchroniser les références pour éviter les enregistrements qui en référencent

d'autres qui n'existent plus. Vous appliquez l'intégrité référentielle en l'activant

pour une relation entre tables. Une fois cette intégrité appliquée, Access bloque

toute opération susceptible de l'enfreindre. En d'autres termes, Access bloque les

mises à jour qui modifient la cible d'une référence, et les suppressions qui

l'éliminent. Pour qu'Access propage les mises à jour et les suppressions

référentielles, afin que toutes les lignes liées soient modifiées en conséquence,

voir la section Définir les options en cascade.

Activer ou désactiver l'intégrité référentielle











relations.











- ou -



Activez la case à cocher Appliquer l'intégrité référentielle.


OK.

Après avoir appliqué l'intégrité référentielle, les règles suivantes s'appliquent :


Vous ne pouvez pas entrer de valeur dans un champ de clé étrangère pour une

table liée si cette valeur n'existe pas dans le champ de clé primaire de la table

primaire , cette opération revient à créer des enregistrements orphelins.

Vous ne pouvez pas supprimer d'enregistrements dans une table primaire si les

enregistrements correspondants existent dans une table associée. Par exemple,

vous ne pouvez pas supprimer l'enregistrement d'un employé dans la table

Employés si des commandes lui sont affectées dans la table Commandes. En

revanche, vous pouvez supprimer un enregistrement primaire et tous les

enregistrements correspondants en une seule fois, si vous activez la case à

cocher Effacer en cascade les enregistrements correspondants.

Vous ne pouvez pas modifier une valeur de clé primaire dans la table primaire si

cette opération se solde par des enregistrements orphelins. Par exemple, vous ne

pouvez pas modifier un numéro de commande dans la table Commandes si des

éléments de ligne sont affectés à Commande dans la table Détails commande.

En revanche, vous pouvez mettre à jour un enregistrement primaire et tous les

enregistrements correspondants en une seule fois, si vous activez la case à

cocher Mettre à jour en cascade les champs correspondants.

Remarques

Si l'application de l'intégrité référentielle vous pose des problèmes, notez que

vous devez respecter les conditions suivantes :

Le champ commun de la table primaire doit être une clé primaire ou posséder un

index unique.

Les champs communs ont le même type de données, à l'exception du champ

NuméroAuto que vous pouvez lier à un champ numérique dont le paramétrage

de propriété TailleChamp est Entier long.


Les deux tables doivent exister dans la même base de données Access. Vous ne

pouvez pas appliquer l'intégrité référentielle sur des tables liées. Cependant, si le

format des tables source est Access, vous pouvez ouvrir la base de données, où

ces tables sont stockées, et y appliquer l'intégrité référentielle.

Définir les options en cascade

Il est probable qu'une modification de la valeur sur le côté « un » de la relation

soit totalement justifiée. Dans ce cas de figure, vous souhaitez qu'Access mette

automatiquement à jour toutes les lignes concernées dans le cadre d'une seule

opération. Ainsi, Access assure une mise à jour complète évitant toute

incohérence dans votre base de données , avec certaines lignes mises à jour et

d'autres pas. Access vous permet de contourner ce problème en mettant à votre

disposition l'option Mettre à jour en cascade les champs correspondants.

Lorsque vous appliquez l'intégrité référentielle, lorsque vous choisissez l'option

Mettre à jour en cascade les champs correspondants et lorsque vous mettez à

jour une clé primaire, Access met automatiquement à jour tous les champs qui

référencent la clé primaire.

Il se peut que vous ayez besoin de supprimer une ligne et tous ses

enregistrements associés ; par exemple, un enregistrement Expéditeur et toutes

ses commandes associées. C'est pourquoi, Access prend en charge l'option

Effacer en cascade les enregistrements correspondants. Lorsque vous appliquez

l'intégrité référentielle, que vous choisissez l'option Effacer en cascade les

enregistrements correspondants, que vous supprimez un enregistrement sur le

côté de la clé primaire de la relation, Access supprime automatiquement tous les

enregistrements qui référencent la clé primaire.

Activer ou désactiver la mise à jour en cascade et/ou la suppression en cascade











relations.






Pour plus d'informations sur l'option Afficher les objets masqués, voir Guide

pour le volet de navigation.




- ou -




Activez la case à cocher Appliquer l'intégrité référentielle.

Activez la case à cocher Mettre à jour en cascade les champs correspondants ou

Effacer en cascade les enregistrements correspondants, ou activez les deux.


OK.

Remarque Si la clé primaire est un champ de type NuméroAuto, il est inutile

d'activer la case à cocher Mettre à jour en cascade les champs correspondants

car il est impossible de changer les valeurs d'un champ de type NuméroAuto.

À propos des expressions

Dans Office Access 2007, une expression est l'équivalent d'une formule dans

Office Excel 2007. Une expression est constituée de plusieurs éléments que vous

pouvez utiliser seuls ou ensemble en vue de produire un résultat. Il peut s'agir

des éléments suivants :

identificateurs (noms de champs de table ou de contrôles de formulaire ou d'état,

ou propriétés de ces champs ou contrôles) ;

opérateurs, tels que + (plus) ou - (moins) ;

fonctions (p.ex., Somme ou Moyenne), ainsi que les arguments qui les

accompagnent ;


constantes (valeurs invariables), telles que des chaînes de texte ou des données

numériques qui ne sont pas calculées par une expression.

Les expressions s'avèrent utiles pour effectuer un calcul, extraire la valeur d'un

champ ou d'un contrôle, fournir des critères à une requête, définir des règles,

créer des contrôles calculés et des champs calculés et définir un niveau de

regroupement pour un état.

Une expression permet également de créer des valeurs qui ne résident pas

directement parmi vos données. Par exemple, vous pouvez être amené à calculer

la taxe sur le chiffre d'affaires sur une commande ou la valeur totale de celle-ci.

À d'autres occasions, vous devrez ajouter des critères à une requête ou un filtre

(informations déterminant les enregistrements qui sont renvoyés par la requête

ou qui sont affichés lorsqu'un filtre est appliqué). Dans d'autres cas, peut-être

souhaiterez-vous définir une valeur par défaut ou une règle de validation pour un

champ ou un contrôle. Dans tous ces cas, vous utilisez une expression.

Le tableau suivant présente certains exemples d'expressions et la façon dont

elles sont généralement utilisées :

Expression Objectif

=[DateRequise]-[DateLivraison] Calcule la différence entre les valeurs de

date figurant dans les deux contrôles de

zones de texte (intitulés DateRequise et

DateExpédition) d'un état.

Date() Définit la valeur par défaut d'un champ

de table de type Date/Heure à la date du

jour.


PrixPondéré: CMonnaie([Détails de

commande].Prix

unitaire*[Quantité]*(1-

[Remise])/100)*100

Crée un champ calculé dans une requête.

Entre #01.01.05# Et #31.12.05# Utilisée pour entrer des critères pour un

champ Date/Heure de requête.

=[Sous-formulaire

Commandes].Form!Sous-

totalCommande

Renvoie la valeur du contrôle Sous-

totalCommande du sous-formulaire

Commandes, lui-même se trouvant dans

le formulaire Commandes.

> 0 Définit une règle de validation pour un

champ numérique de table (les

utilisateurs doivent entrer des valeurs

supérieures à zéro).

Comme vous pouvez le constater à la lumière des exemples précédents, une

expression dans Access ne consiste pas en un simple calcul mathématique. De

fait, les expressions sont utilisées à diverses fins. Vous remarquerez également

qu'à certains égards, les expressions fournies en exemple diffèrent les unes des

autres. Par exemple, certaines d'entre elles commencent par l'opérateur = (égal).

De fait, pour calculer la valeur d'un contrôle de formulaire ou d'état, l'expression

doit commencer par l'opérateur =. Dans d'autres cas, l'opérateur = n'est pas

utilisé. Par exemple, lorsque vous tapez une expression dans une requête ou dans

la propriété Valeur par défaut ou Valide si d'un champ ou d'un contrôle,

l'opérateur = n'est pas utilisé, à moins que l'expression ne soit ajoutée à un

champ de type Texte contenu dans une table. Dans certains cas, comme lorsqu'il

s'agit d'ajouter des expressions à des requêtes, Access supprime


automatiquement l'opérateur =. Pour plus d'informations sur la syntaxe des

expressions, voir l'article Guide sur la syntaxe des expressions.

Les sections suivantes décrivent de façon plus détaillée les différentes parties

d'une expression. Les exemples que vous y trouverez fournissent par ailleurs de

brèves descriptions de la syntaxe utilisée par les expressions.

Identificateurs

Un identificateur est un champ, de propriété ou de contrôle. Dans une

expression, un identificateur sert à faire référence à la valeur associée à un

champ, une propriété ou un contrôle. Par exemple, prenons le cas de l'expression

=[DateRequise]-[DateExpédition]. Cette expression retranche la valeur du

champ ou du contrôle DateExpédition de celle du champ ou du contrôle

DateRequise. Dans cette expression, DateRequise et DateExpédition servent

tous deux d'identificateurs.

Opérateurs

Access prend en charge divers opérateurs, notamment les opérateurs

arithmétiques conventionnels tels que +, -, * (multiplier), / (diviser). Vous

pouvez aussi utiliser des opérateurs de comparaison pour comparer des valeurs,

des opérateurs de texte pour concaténer (combiner) du texte, des opérateurs

logiques pour déterminer les valeurs Vrai ou Faux, ainsi que d'autres opérateurs

propres à Access. Pour plus d'informations sur les opérateurs, voir la section

Tableau des opérateurs.

Fonctions et arguments

Les fonctions sont des procédures intégrées que vous pouvez utiliser dans vos

expressions. Elles s'utilisent dans le cadre d'opérations diverses et variées, telles

que le calcul des valeurs, la manipulation du texte et des dates, ainsi que la

synthèse des données. Par exemple, la fonction Date, qui renvoie la date du jour,


est une fonction communément utilisée. Vous pouvez utiliser la fonction Date de

diverses manières, notamment sous la forme d'une expression définissant la

valeur par défaut d'un champ de table. Ainsi, chaque fois qu'un utilisateur ajoute

un nouvel enregistrement, le champ prend par défaut la valeur correspondant à

la date du jour.

Certaines fonctions nécessitent des arguments. Un argument est une valeur qui

fournit une entrée à la fonction. Si une fonction nécessite plusieurs arguments, il

est nécessaire de séparer les arguments d'une virgule. Prenons l'exemple de la

fonction Date dans l'exemple d'expression suivant :

=Format(Date(),"j mmmm aaaa")

Cet exemple utilise deux arguments. La fonction Date fournit d'abord la date

actuelle. Le deuxième argument, séparé de la première par une virgule, est une

chaîne de texte qui indique à la fonction Format comment formater la valeur de

date. Notez que la chaîne de texte est placée entre guillemets. Lorsque vous

devez fournir le texte, vous le placez en règle générale entre guillemets. Cette

expression illustre un principe que vous ne devez pas oublier : vous pouvez

souvent utiliser la valeur retournée par une fonction en tant qu'argument pour

une autre fonction.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de guillemets et la syntaxe des

expressions en général, voir l'article Guide sur la syntaxe des expressions.

Enfin, Access prend en charge un grand nombre de fonctions intégrées. Des

liens donnant accès à des informations sur les fonctions vous sont proposés dans

l'article Fonctions (par catégories).

Constantes

Une constante est un élément nommé dont la valeur reste constante pendant

l'exécution d'Access. En règle générale, les constantes les plus souvent utilisées


dans les expressions sont Vrai, Faux et Null. Vous pouvez également définir vos

propres constantes sous forme de code VBA (Visual Basic pour Applications)

pour les utiliser dans des procédures VBA. VBA est le langage de

programmation qu'utilise Access.

Remarque Vous ne pouvez pas utiliser les constantes Microsoft Visual Basic

dans les fonctions personnalisées que vous utilisez dans les expressions. Par

exemple, Visual Basic propose des constantes pour les jours de la semaine :

vbSunday représente Dimanche, vbMonday représente Lundi, et ainsi de suite.

Chaque constante a une valeur numérique correspondante : la valeur numérique

de vbSunday est 1, celle de vbMonday est 2, etc. Vous ne pouvez pas utiliser ces

constantes dans une fonction personnalisée appelée depuis une expression. Vous

devez à la place utiliser les valeurs numériques.

Valeurs

Vous pouvez employer des valeurs littérales dans les expressions, telles que le

nombre 1 254 ou la chaîne « Entrez un nombre compris entre 1 et 10 ». Les

valeurs numériques peuvent consister en une série de chiffres accompagnée, si

besoin est, d'un signe et d'une décimale. En l'absence de signe, Access considère

qu'il s'agit d'une valeur positive. Pour spécifier une valeur négative, ajoutez le

signe moins (-). Vous pouvez également utiliser une notation scientifique. Pour

cela, ajoutez un « E » ou « e » suivi du signe de l'exposant (par exemple, 1,0E-

6).

Lorsque vous utilisez des chaînes de texte en tant que constantes, mettez-les

entre guillemets. Dans certaines circonstances, Access les ajoute à votre place.

Par exemple, lorsque vous tapez du texte dans une expression pour une règle de

validation ou des critères de requête, Access met automatiquement vos chaînes

de texte entre guillemets.


Par exemple, si vous tapez le terme Paris, Access affiche "Paris" dans

l'expression. Si vous voulez qu'une expression génère une chaîne entre

guillemets, vous pouvez mettre la chaîne incorporée entre guillemets simples (')

ou entre trois jeux de guillemets doubles ("). Par exemple, les expressions

suivantes sont équivalentes :

Forms![Contacts]![Ville].DefaultValue = ' "Paris" '

Forms![Contacts]![Ville].DefaultValue = " " "Paris" " "

Pour utiliser des valeurs de type Date/Heure, vous devez les placer entre des

signes dièse (#). Par exemple, #7-3-07#, #7-Mar-07# et #7-Mar-2007# sont des

valeurs de date/heure valides. Lorsqu'Access rencontre une valeur de date/heure

qui est insérée entre deux caractères #, elle est automatiquement associée au

type de données Date/Heure.

Haut de la page

Pourquoi utiliser des expressions

Dans Access, les expressions s'avèrent utiles lorsqu'il s'agit d'effectuer l'une des


Calculer des valeurs qui n'existent pas directement parmi vos données. Vous

pouvez calculer des valeurs pour des champs de table, des requêtes et des

contrôles de formulaire et d'état.

Définir la valeur par défaut d'un champ de table ou d'un contrôle de formulaire

ou d'état. Vos valeurs par défaut s'affichent alors chaque fois que vous ouvrez

une table, un formulaire ou un état à utiliser.

Créer une règle de validation. Les règles de validation déterminent les valeurs

que les utilisateurs sont autorisés ou non à entrer dans un champ ou un contrôle.

Définir des critères pour une requête.


La figure suivante illustre des expressions-types utilisées dans les scénarios

décrits ici :

Par exemple, supposons que vous ayez besoin de calculer le montant monétaire

total d'une ligne de facturation. En règle générale, vous ne stockez pas le total

d'une ligne dans la base de données. Si besoin est, vous le calculez à partir de

deux éléments que vous devez stocker dans la base de données : la quantité et le

prix. Vous calculez ensuite la valeur au moyen d'une expression semblable à

celle-ci :

=CMonnaie([Quantité]*[Prix])

Cette expression multiple la quantité par le prix et utilise la fonction CMonnaie

(conversion en devise) pour convertir le résultat en données de type Monétaire.

Vous pouvez également calculer une remise pour chaque commande.

Vous pouvez également créer un champ dans une requête qui calcule le total

d'une ligne, et utiliser ensuite cette valeur dans un formulaire ou un état. Une

colonne de requête qui résulte d'un calcul de ce type est appelée un champ

calculé. Par exemple, l'expression de requête suivante calcule le total des lignes

en appliquant une remise :


PrixPondéré: CMonnaie([Détails de commande].[Prix unitaire]*[Quantité]*(1-

[Remise])/100)*100

L'expression attribue le nom PrixPondéré à la colonne résultante. Vous devez

créer un champ calculé chaque fois qu'il y a des calculs ou des opérations à

effectuer à partir des données de deux champs de table ou plus. Par exemple,

bon nombre de tables stockent les noms et prénoms dans des champs distincts.

Si vous voulez combiner ces noms et prénoms et les afficher dans un champ

unique, vous devez créer un champ calculé dans une requête. Certains

utilisateurs essaient de créer ces types de champs calculés directement dans des

tables. Or, par défaut, les tables ne prennent pas en charge ce type d'opération

(elles ne comportent pas de champ ou de propriété susceptible d'accueillir

l'expression nécessaire).

Un champ calculé combinant les noms et prénoms se présenterait ainsi :

[Prénom] & " " & [Nom]. Dans ce cas, les symboles de « et commercial » (&)

combinent les valeurs des champs Prénom et Nom en les séparant d'un espace

(ici entre guillemets doubles).

Vous pouvez également fournir la valeur par défaut d'un champ de table ou d'un

contrôle au moyen d'une expression. Par exemple, si vous voulez définir la

valeur par défaut d'un champ de date sur la date du jour, vous pouvez taper

Date() dans la zone de la propriété Valeur par défaut de ce champ.

Vous avez aussi la possibilité d'utiliser une expression pour définir une règle de

validation. Par exemple, vous pouvez utiliser une règle de validation qui impose

que la date entrée corresponde à la date du jour ou à une date ultérieure. Auquel

cas, vous devez définir la valeur de la zone de la propriété Valide si à >= Date().

Enfin, vous pouvez aussi utiliser une expression pour définir des critères de

requête. Par exemple, supposons que vous vouliez visualiser les ventes de

produits correspondant aux commandes expédiées au cours d'une certaine


période. Vous pouvez entrer des critères afin de définir une plage de dates ; de

cette façon, Access ne renverra que les lignes correspondant aux critères :

Entre #1/1/2007# Et #31/12/2007#

Lorsque vous ajoutez des critères à la requête et que vous exécutez cette

dernière, seules les valeurs correspondant aux dates spécifiées vous sont

renvoyées.

Haut de la page

Où et comment utiliser les expressions

Une expression peut être utilisée à divers endroits au sein d'une base de données.

Par exemple, les tables, les requêtes, les formulaires, les états et les macros

peuvent tous accueillir une expression dans certaines de leurs propriétés. Par

exemple, vous pouvez utiliser des expressions dans les propriétés Source

contrôle et Valeur par défaut des contrôles. Vous pouvez également en utiliser

dans la propriété Valide si des champs de table. Par ailleurs, lorsque vous

écrivez du code VBA pour une procédure événementielle ou un module, il est

courant d'utiliser des expressions similaires à celles que vous utilisez dans un

objet Access, tel qu'une table ou une requête.

Bref examen de la syntaxe des expressions

Les expressions utilisent souvent les données contenues dans vos tables et

requêtes, de même que celles stockées dans les contrôles de formulaire et d'état.

Pour utiliser ces données, les expressions font référence aux noms des champs

de vos tables et requêtes, ainsi qu'aux noms de vos contrôles. Pour spécifier des

noms de champs et de contrôles dans les expressions, il est nécessaire de les

mettre entre crochets ([ ]). Par exemple, si vous voulez utiliser un champ de

table intitulé Prix unitaire dans une expression, vous devez l'entrer sous la forme

[Prix unitaire]. Si vous entrez un nom qui ne comporte ni espaces, ni caractères


spéciaux, Access le met automatiquement entre crochets. Si le nom comprend

des espaces ou des caractères spéciaux, vous devez vous-même taper les

crochets.

Pour plus d'informations sur la syntaxe des expressions, voir l'article Guide sur

la syntaxe des expressions.

Utilisation d'expressions dans les contrôles de formulaire et d'état

Vous pouvez attribuer un nom à un contrôle calculé en définissant sa propriété

Nom. Ce nom doit être unique parmi tous les noms de contrôles du formulaire

ou de l'état. Il doit également être différent des noms de champ ou de contrôle

utilisés dans l'expression pour ce contrôle, et il doit être différent des noms de

champ de la table ou de la requête sous-jacente. Vous pouvez utiliser ce nom

pour faire référence à la valeur du contrôle dans d'autres expressions du

formulaire ou de l'état.

Les expressions sont plus généralement utilisées aux emplacements suivants :

Dans un contrôle de zone de texte de formulaire ou d'état Cela donne lieu à la

création d'un contrôle calculé. Par exemple, admettons que vous vouliez créer un

sous-total qui totalise toutes les lignes d'un formulaire de bon de commande. Le

sous-total pourra alors se présenter ainsi dans votre formulaire :

Pour calculer le sous-total, vous devez placer un contrôle de zone de texte dans

le formulaire et attribuer à la propriété Source contrôle de la zone de texte

l'expression suivante :

=Somme([champ_table])


Dans ce cas, champ_table correspond au nom du champ qui contient vos valeurs

de sous-total. Ce champ peut résider dans une table ou une requête. La fonction

Somme calcule le total d'un ensemble de valeurs issues de votre source

d'enregistrement.

La procédure suivante explique comment entrer une expression dans un contrôle

de zone de texte.

Entrer une expression dans un contrôle de zone de texte

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire à

modifier, puis cliquez sur Mode Création.

Cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte à modifier, puis cliquez sur

Propriétés pour afficher la feuille de propriétés du contrôle.

- ou -


Sous l'onglet Données ou l'onglet Toutes de la feuille de propriétés, cliquez sur

la propriété Source contrôle de la zone de texte, puis entrez = et le reste de votre

expression. Par exemple, pour calculer le sous-total mentionné ci-dessus, tapez

=Somme([champ_table]) en veillant à remplacer champ_table par le nom de

votre champ.

- ou -

Cliquez sur le bouton Générateur à droite de la zone de propriété pour créer

une expression à l'aide du Générateur d'expression.

Votre feuille de propriétés se présente de façon analogue à l'illustration suivante

:


Fermez la feuille de propriétés et enregistrez vos modifications.

Utilisation d'expressions dans des critères de requête

Lorsque vous définissez des critères dans une requête à l'aide d'une expression,

Access ne renvoie que les lignes correspondant à ces critères. Par exemple,

supposons que vous vouliez afficher toutes les commandes expédiées au cours

de l'année 2004. Pour entrer les critères, vous devez entrer l'expression suivante

dans la cellule Critères de la colonne Date/Heure de votre requête. Cet exemple

utilise une colonne Date/Heure intitulée DateExpédition. Pour définir une plage

de dates, entrez les critères suivants :

Entre #1/1/2004# Et #31/12/2004#

La colonne DateExpédition se présente de façon analogue à l'illustration

suivante.

L'expression détermine si les valeurs de la colonne DateExpédition se trouvent

dans la plage de dates que vous spécifiez. Notez que les dates sont encadrées de

signes dièse (#). Du fait de la présence de ces signes, Access considère ces


valeurs comme des données de type Date/Heure. Si vous êtes un utilisateur

novice d'Access, sachez que les valeurs de type Date/Heure peuvent faire l'objet

de calculs.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de données de type Date/Heure, voir les

articles Entrer une valeur de date ou d'heure et Insérer, créer ou supprimer un

champ qui stocke des valeurs de date.

Entrer des critères dans la grille de création de requête

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requête que vous

souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

Cliquez dans la cellule Critères de la colonne pour laquelle vous souhaitez entrer

des critères.

Tapez votre expression de critères.

- ou -

Sous l'onglet Créer, dans le groupe Paramétrage de requête, cliquez sur

Générateur pour démarrer le Générateur d'expression et définir vos critères.

Remarque Ne faites pas précéder l'expression de critères de l'opérateur =.

Si vous souhaitez agrandir la zone d'entrée d'expressions, appuyez sur Maj+F2

pour afficher la boîte de dialogue Zoom.


Utilisation d'expressions pour créer des champs calculés dans une requête

La création d'un champ calculé dans une requête passe par l'utilisation d'une

requête. Par exemple, supposons que vous vouliez afficher l'année à laquelle une

commande a été expédiée par le biais d'une requête. Pour créer le champ calculé,

vous devez placer l'expression suivante dans une cellule vide de la ligne Champ

de votre requête :

Année d'expédition: Format([DateExpédition],"aaaa")

Dans ce cas, l'expression utilise la fonction Format pour extraire l'année des

valeurs d'un champ intitulé DateExpédition. La fonction Format affiche ensuite

l'année dans un format à quatre chiffres. En faisant précéder l'expression de

Année d'expédition:, la colonne résultante est nommée Année d'expédition.

Entrer un champ calculé en mode Création de requête



Cliquez dans la cellule Champ de la colonne où vous souhaitez créer le champ

calculé.

Tapez votre expression.

- ou -


Générateur pour démarrer le Générateur d'expression et définir vos critères.


Remarque Ne faites pas précéder l'expression de critères de l'opérateur =. Au

lieu de cela, tapez un nom suivi de deux points devant l'expression. Par exemple,

tapez PrixPondéré: au début de l'expression chargée de créer le champ calculé

PrixPondéré.

Utilisation d'expressions dans la propriété Valide si d'un champ de table

S'il est un autre endroit où une expression s'avère utile, c'est dans la propriété

Valide si d'un champ de table. Supposons que vous ayez créé une table intitulée

Stock et que celle-ci contienne un champ intitulé Unités commandées ; vous

voulez définir une règle qui contraigne les utilisateurs à entrer une valeur

supérieure ou égale à zéro. En d'autres termes, le stock ne peut jamais être une

valeur négative. Pour ce faire, vous devez utiliser l'expression représentée dans

l'illustration suivante.

Entrer une règle de validation pour un champ de table

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table que vous


Dans la colonne Nom du champ, cliquez sur le champ à modifier.

Sous l'onglet Général, cliquez dans la zone de la propriété Valide si.

Tapez votre expression.

- ou -


Cliquez sur le bouton Générateur à droite de la zone de propriété pour

démarrer le Générateur d'expression et créer votre expression.

- ou -

Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Générateur pour démarrer

le Générateur d'expression.

Remarque Ne faites pas précéder l'expression de l'opérateur = lorsque vous créez

une règle de validation.

S'il est un point dont vous devez vous souvenir lorsque vous utilisez des

expressions de règles de validation, c'est qu'elles doivent aboutir à Vrai pour que

la valeur soit acceptée. Ainsi, dans cet exemple, la valeur de [Unités

commandées] doit être >=0. Si ce n'est pas le cas, Access affiche le texte

figurant dans la zone de la propriété Message si erreur. Si vous n'avez pas entré

de texte dans la zone de la propriété Message si erreur, Access affiche son

propre message pour vous indiquer que la valeur que vous avez entrée est

interdite par la règle de validation applicable au champ.

Pour plus d'informations sur la création des règles de validation, voir l'article

Créer une règle de validation pour valider les données d'un champ.

Utilisation d'expressions dans la propriété Valide si d'un contrôle

Vous pouvez également définir la propriété Valide si pour un contrôle. Par

exemple, supposons que vous utilisiez un formulaire pour entrer la plage de

dates d'un état et que vous vouliez faire en sorte que la date de début ne soit pas

antérieure au 1/1/2004. Vous pouvez définir les propriétés Valide si et Message

si erreur de la zone de texte dans laquelle vous entrez la date de début en vous

inspirant de l'exemple suivant.


Propriété Définition

ValideSi >=#1/1/2004#

MessageSiErreur Vous ne pouvez pas entrer une date antérieure au

1/1/2004.

Si vous essayez d'entrer une date antérieure au 1/1/2004, un message s'affiche.

Access vous renvoie à la zone de texte dès lors que vous cliquez sur OK.

Entrer une règle de validation pour un contrôle

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire ou

l'état que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu

contextuel.

- ou -

Si le formulaire ou l'état est déjà ouvert, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet

du document et cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

- ou -

Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Affichage, cliquez sur le bouton Affichage

afin de basculer entre les affichages disponibles. Vous pouvez également cliquer


sur la flèche sous Affichage, puis sélectionner l'un des affichages disponibles

dans le menu.

Cliquez avec le bouton droit sur le contrôle à modifier, puis cliquez sur

Propriétés.

- ou -


Access affiche la page de propriétés du contrôle.

Cliquez sur l'onglet Toutes, puis dans la zone de la propriété Valide si.

Tapez l'expression ou cliquez sur le bouton Générateur à droite de la zone de

propriété pour créer une expression à l'aide du Générateur d'expression.

Remarque Ne faites pas précéder l'expression de l'opérateur = lorsque vous créez

une règle de validation.

Modifiez éventuellement la propriété Message si erreur.


Lorsque vous entrez une valeur non admise par la règle de validation, vous

pouvez appuyer sur Échap lorsque le curseur se trouve dans le contrôle pour

restaurer la valeur d'origine ou par défaut. Vous pouvez ensuite entrer une valeur

qui soit conforme à la règle de validation.

Si la propriété Source contrôle de votre contrôle est un champ de table, il est

généralement préférable de définir la propriété Valide si du champ, en plus de

celle du contrôle. Ainsi, la règle est toujours appliquée, quel que soit le

formulaire ou la requête qui est utilisé pour mettre à jour le champ.

Pour plus d'informations sur la création des règles de validation, voir l'article

Créer une règle de validation pour valider les données d'un champ.


Utilisation d'expressions pour définir la valeur par défaut d'un champ de table

Vous pouvez utiliser une expression pour stocker la valeur par défaut d'un

champ de table. Par exemple, supposons que vous vouliez insérer

automatiquement la date et l'heure dans un champ intitulé DateCommande dès

lors que vous ajoutez un nouvel enregistrement. Vous pouvez pour cela utiliser

une expression similaire à celle qui suit.

La fonction Maintenant est utilisée dans la fonction pour insérer la date et

l'heure dans le champ DateCommande.

Entrer une valeur par défaut pour un champ de table

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table que vous


Dans la colonne Nom du champ, cliquez sur le champ à modifier.

Sous l'onglet Général, cliquez dans la zone de la propriété Valeur par défaut.

Tapez votre expression ou cliquez sur le bouton Générateur à droite de la

zone de propriété pour créer une expression à l'aide du Générateur d'expression.

Si vous liez un contrôle à un champ de table et que tous deux ont une valeur par

défaut, celle du contrôle est prioritaire.

Pour plus d'informations sur la définition des valeurs par défaut, voir l'article

Définir des valeurs par défaut pour les champs et les contrôles.


Utilisation d'expressions pour définir la valeur par défaut des contrôles

Il est également courant d'utiliser des expressions dans la propriété Valeur par

défaut des contrôles. La propriété Valeur par défaut d'un contrôle se comporte

de façon analogue à la propriété Valeur par défaut d'un champ de table. Par

exemple, si vous voulez entrer la date du jour comme valeur par défaut d'une

zone de texte intitulée DateCommande, vous pouvez utiliser une expression

similaire à celle qui suit.

La fonction Date utilisée dans cette expression renvoie la date du jour mais pas

l'heure. Si vous liez la zone de texte à un champ de table et que ce dernier a une

valeur par défaut, la valeur par défaut du contrôle est prioritaire. Il est souvent

plus opportun de définir la propriété Valeur par défaut du champ de la table, car

la valeur par défaut est toujours appliquée au contrôle, à moins que celui-ci ne la

remplace.

Entrer la valeur par défaut d'un contrôle



contextuel.

- ou -


Si le formulaire ou l'état est déjà ouvert, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet

du document, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

- ou -




dans le menu.

Cliquez avec le bouton droit sur le contrôle à modifier, puis cliquez sur

Propriétés.

- ou -


Access affiche la page de propriétés du contrôle.

Cliquez sur l'onglet Toutes et dans la zone de la propriété Valeur par défaut.

Tapez l'expression ou cliquez sur le bouton Générateur à droite de la zone de

propriété pour créer une expression à l'aide du Générateur d'expression.

Fermez la feuille de propriétés.

Pour plus d'informations sur la définition des valeurs par défaut, voir l'article

Définir des valeurs par défaut pour les champs et les contrôles.

Utilisation d'expressions pour exécuter des actions de macro

Dans certains cas, vous pouvez souhaiter exécuter une action, voire une série

d'actions de macro seulement si une condition déterminée est vérifiée. Par

exemple, supposons que vous vouliez mettre en œuvre une action de macro

uniquement lorsque la valeur d'une zone de texte est égale à 10. Pour ce faire,


vous devez utiliser une expression afin de définir la condition dans la colonne

Condition de la macro.

Pour cet exemple, supposons que la zone de texte s'intitule « Articles ».

Entrer une condition pour une action de macro

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la macro que vous


Si la colonne Condition ne figure pas dans le Générateur de macro, sous l'onglet

Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Conditions.

Dans la colonne Condition, cliquez dans la cellule vide en regard de l'action de

macro à modifier, puis tapez l'expression conditionnelle.

Enregistrez vos modifications, puis fermez la macro.

À l'instar de la propriété Valide si, l'expression de la colonne Condition doit

aboutir à Vrai ou Faux. L'action de macro ne s'exécute que si la condition

aboutit à Vrai.

Pour plus d'informations sur la création de macros, voir les articles Principes de

base des macros dans Access 2007 et Créer une macro.

Utilisation d'expressions pour regrouper et trier les données des états

C'est dans le volet Regrouper, trier et total que vous définissez les niveaux de

regroupement et les ordres de tri des données d'un état. Ce volet remplace la

boîte de dialogue Trier et regrouper dont étaient pourvues les versions

précédentes d'Access. Vous pouvez afficher et utiliser le volet à condition


d'avoir ouvert un état en mode Création (le volet s'affiche dans la même fenêtre

que l'état).

La figure suivante illustre le volet tel qu'il se présente à son ouverture :

Si vous êtes un utilisateur novice d'Access, sachez que le regroupement est un

processus qui consiste à combiner des colonnes qui contiennent des valeurs en

double. Par exemple, supposons que votre base de données contienne des

informations commerciales concernant les succursales des différentes villes.

L'un des états les plus courants dans ce type de base de données est l'état «

Ventes par villes », et la requête chargée de fournir les données de l'état

regroupe les données par villes. Le regroupement peut faciliter la lecture et la

compréhension de vos informations.

Par contre, le tri consiste à imposer un ordre aux lignes (enregistrements) au

niveau des résultats de requête. Par exemple, vous pouvez trier les

enregistrements en fonction de leurs valeurs de clé primaire (ou d'un autre jeu de

valeurs d'un autre champ) par ordre croissant ou décroissant, comme vous

pouvez les trier en fonction d'un ou plusieurs caractères par ordre alphabétique

(par exemple). Au moment de procéder, gardez à l'esprit que, par défaut, les

requêtes Access renvoient les enregistrements selon le procédé le plus rapide

possible. Ainsi, lorsque vous créez une requête, il est possible qu'Access renvoie

vos données selon un ordre cohérent, par exemple, d'après les valeurs de clé

primaire. Toutefois, à mesure que les utilisateurs modifieront les données et

ajouteront ou supprimeront des lignes, Access pourra renvoyer les données selon

un ordre différent pour le motif que ce nouvel ordre s'avère plus rapide. Vous


pouvez imposer un ordre de tri si vous jugez nécessaire que vos requêtes

renvoient toujours les données dans le même ordre, indépendamment des

modifications apportées à ces données.

Pour plus d'informations sur la combinaison des valeurs de texte, voir la section

Combinaison des valeurs de texte.

Ajouter un regroupement et un tri à un état

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'état que vous


- ou -

Si le l'état est déjà ouvert, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet du document,

puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

- ou -




dans le menu.

Sous l'onglet Créer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Grouper

et trier.

Le volet Regrouper, trier et total s'affiche au bas de la zone de travail.

Cliquez sur Ajouter un groupe pour ajouter un niveau de regroupement à l'état.

- ou -

Cliquez sur Ajouter un tri pour ajouter un niveau de tri à l'état.


Un groupe ou un ordre de tri nouveau apparaît dans le volet, ainsi que la liste

des champs qui fournissent les données pour l'état. Cette figure illustre un

exemple-type de groupe et d'ordre de tri nouveaux, ainsi qu'une fenêtre

contenant les champs disponibles :

Dans la fenêtre contenant les champs disponibles, cliquez sur expression pour

démarrer le Générateur d'expression.

Entrez votre expression dans la zone prévue à cet (zone du haut) dans le

Générateur d'expression. Veillez à faire débuter l'expression par l'opérateur égal

(=).

Ajouter une expression à un groupe ou un tri existant

Répétez l'étape 1 de la section précédente pour ouvrir l'état en mode Création.

Cliquez sur le groupe ou l'état à modifier.

Cliquez sur la flèche Bas en regard de Regrouper sur (pour les niveaux de

regroupement) ou de Trier par (pour les ordres de tri).

Une fenêtre contenant les champs disponibles s'affiche à l'écran.

Au bas de la fenêtre où figurent les champs, cliquez sur expression pour

démarrer le Générateur d'expression.


Tapez votre expression dans la zone prévue à cet effet dans le Générateur

d'expression. Veillez à faire précéder l'expression de l'opérateur égal (=).

Pour plus d'informations sur l'utilisation du Générateur d'expression, voir la

section suivante.

Pour plus d'informations sur le regroupement et le tri des données dans les états,

voir l'article Créer un état groupé ou de synthèse.

Haut de la page

Créer des expressions à l'aide du Générateur d'expression

Le Générateur d'expression constitue une aide précieuse lorsqu'il s'agit de créer

des expressions. Le Générateur d'expression vous permet d'accéder facilement

aux noms de champs et de contrôles de votre base de données, ainsi qu'à de

nombreuses fonctions intégrées disponibles lors de l'écriture d'expressions. Pour

schématiser, vous pouvez envisager le Générateur d'expression comme un

moyen de rechercher et insérer des éléments, tels que des noms d'identification

(p.ex., champs, tables, formulaires et requêtes), des noms de fonctions et des

arguments.

Vous pouvez utiliser le Générateur d'expression pour créer une expression de

toutes pièces, comme vous pouvez reprendre les caractéristiques de certaines

expressions prédéfinies en vue d'afficher les numéros de pages, la date du jour

ou la date et l'heure actuelles.

Vous pouvez démarrer le Générateur d'expression de la plupart des endroits où

vous écrivez manuellement des expressions, notamment de la propriété Source

contrôle d'un contrôle ou de la propriété Valide si d'un champ de table. En règle

générale, dès l'instant où le bouton Générateur ( ) est affiché, vous pouvez

cliquer dessus pour démarrer le Générateur d'expression.


Cette figure et le texte qui suit illustrent le Générateur d'expression :

Zone Expression

Dans la partie supérieure du Générateur figure la zone Expression ; c'est à partir

de cette zone que vous construisez vos expressions. Vous pouvez soit taper vos

expressions manuellement, soit sélectionner des éléments dans les trois colonnes

de la partie inférieure du Générateur d'expression pour ensuite les ajouter à la

zone Expression. Pour ajouter un élément, double-cliquez dessus ou

sélectionnez-le dans l'une des colonnes, puis cliquez sur Coller.

Boutons d'opérateurs

Dans la partie médiane du Générateur d'expression figurent des boutons

permettant d'insérer des opérateurs arithmétiques et logiques courants dans votre

expression. Pour insérer un opérateur dans la zone Expression, cliquez sur le

bouton correspondant. Pour afficher une liste plus longue d'opérateurs utilisables

dans les expressions, cliquez sur le dossier Opérateurs dans la colonne située en

bas à gauche, puis cliquez sur la catégorie voulue dans la colonne du milieu. La

colonne de droite présente alors tous les opérateurs de la catégorie sélectionnée.

Pour insérer un opérateur, double-cliquez dessus ou sélectionnez-le et cliquez

sur Coller.


Éléments d'expression

La partie inférieure contient trois colonnes :

La colonne de gauche contient les dossiers où sont stockés tables, requêtes,

formulaires et états de votre base de données, de même que les fonctions

intégrées disponibles, les fonctions définies par l'utilisateur, les constantes, les

opérateurs et les expressions courantes.

La colonne du milieu répertorie les éléments ou les catégories d'éléments

spécifiques du dossier sélectionné dans la colonne de gauche. Par exemple, si

vous cliquez sur Fonctions intégrées dans la colonne de gauche, la colonne du

milieu présente les catégories de fonctions.

La colonne de droite recense, le cas échéant, les valeurs des éléments que vous

avez sélectionnés dans les colonnes de gauche et du milieu. Par exemple, si vous

cliquez sur Fonctions intégrées dans la colonne de gauche et sur une catégorie

de fonctions dans la colonne du milieu, la colonne de droite présente toutes les

fonctions intégrées de la catégorie sélectionnée.

Vous pouvez construire une expression en tapant du texte dans la zone

Expression et en collant des éléments issus d'autres zones du Générateur

d'expression. Par exemple, vous pouvez cliquer dans la colonne inférieure

gauche pour afficher les objets de votre base de données, de même que les

fonctions, constantes, opérateurs et autres expressions communes. Lorsque vous

cliquez sur un élément dans la colonne de gauche, les autres colonnes changent

en conséquence. Ainsi, lorsque vous cliquez sur le nom d'une table dans la

colonne de gauche, la colonne du milieu répertorie les champs contenus dans

cette table. Lorsque vous double-cliquez sur Fonctions et que vous cliquez

ensuite sur Fonctions intégrées, la colonne du milieu affiche toutes les catégories

de fonctions, tandis que la colonne de droite présente les fonctions appartenant à

ces catégories. Lorsque vous double-cliquez sur une fonction pour l'insérer dans


votre expression, la fonction et le texte qui indique les arguments utiles à cette

fonction s'affichent sous forme de texte d'espace réservé dans la zone

Expression. Vous pouvez alors remplacer ce texte par des valeurs d'argument.

Lorsque vous collez un identificateur (nom d'un champ de table ou d'un

contrôle) dans votre expression, le Générateur d'expression insère uniquement

les parties de l'identificateur qui sont requises dans le contexte en question. Par

exemple, si vous démarrez le Générateur d'expression à partir de la feuille de

propriétés d'un formulaire intitulé Clientèle, puis que vous collez un

identificateur pour la propriété Visible du formulaire dans votre expression, le

Générateur d'expression ne colle que le nom de propriété Visible. Si vous

utilisez cette expression dans un autre contexte que le formulaire, vous devez

inclure l'identificateur complet : Forms![Clientèle].Visible.

Démarrer le Générateur d'expression dans une table, un formulaire ou un état

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table, le

formulaire ou l'état que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création

dans le menu contextuel.

Si vous ouvrez une table, dans la colonne Nom du champ, cliquez sur le champ

à modifier et, sous l'onglet Général, cliquez sur la propriété qui doit accueillir

l'expression, puis cliquez sur le bouton Créer en regard de la propriété.

- ou -

Si vous ouvrez un formulaire ou un état, cliquez avec le bouton droit sur le

contrôle à modifier, cliquez sur Propriétés, repérez la propriété destinée à

accueillir l'expression, puis cliquez sur le bouton Créer en regard de la

propriété.

Démarrer le Générateur d'expression dans une requête




- ou -

Si la requête est ouverte, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet du document

correspondant à la requête, puis cliquez sur Mode Création dans le menu

contextuel.

Cliquez dans la cellule de la grille de création qui doit accueillir l'expression. Par

exemple, cliquez dans la cellule Critères de la colonne où vous souhaitez fournir

des critères, ou cliquez sur la cellule Champ de la colonne dans laquelle vous

souhaitez créer un champ calculé.


Générateur.

Pour plus d'informations sur la création d'expressions (avec exemples à l'appui)

et la syntaxe des expressions, voir l'article Guide sur la syntaxe des expressions.

Haut de la page

Utiliser les expressions à des fins pratiques

Cette section présente quelques exemples d'utilisation d'expressions pour

résoudre des problèmes et calculer des données nécessaires à vos formulaires,

états et tables.

« Horodatage » d'un nouvel enregistrement avec la date et l'heure actuelles

Dans certaines tables, il est important d'horodater, c'est-à-dire, de conserver une

trace de la date (ou de la date et de l'heure) d'ajout d'un enregistrement. Pour

qu'Access entre automatiquement cette valeur à votre place, vous pouvez créer

un champ associé au type de données Date/Heure et définir la valeur de la

propriété Valeur par défaut du champ à Date() ou à Maintenant(). La fonction


Date renvoie la date du jour qui est stockée dans l'horloge système de votre

ordinateur. La fonction Maintenant renvoie, quant à elle, la date et l'heure

actuelles.

La procédure suivante explique comment ajouter un nouveau champ à une table,

associer le champ au type de données Date/Heure, puis ajouter les fonctions

Maintenant ou Date au champ.

Ajouter un champ Date/Heure et un champ d'horodatage

Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table à modifier.

Access ouvre la table en mode Feuille de données.

Cliquez dans la première colonne vide située à l'extrémité de la table. Si vous ne

parvenez pas à trouver la colonne vide, effectuez une recherche sur les mots

Ajouter un nouveau champ dans l'en-tête de colonne.

Double-cliquez dans l'en-tête de colonne et tapez un nom pour le champ, tel que

Ajouté le, puis appuyez sur Entrée.

- ou -

Cliquez avec le bouton droit dans la colonne, cliquez sur Renommer, tapez un

nom pour le champ, puis appuyez sur Entrée.


forme, cliquez sur la flèche déroulante en regard de la liste Type de données,

puis sélectionnez Date/Heure.

Enregistrez vos modifications, laissez la table ouverte, puis exécutez la

procédure suivante.

Ajouter une expression de date à un champ Date/Heure


Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document correspondant à la table,

puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

Dans la colonne Nom du champ, cliquez sur le nouveau champ.

Sous l'onglet Général, cliquez dans la zone de la propriété Valeur par défaut.

Tapez Maintenant() ou Date().

Cliquez dans la zone de la propriété Afficher le sélecteur de dates, puis

définissez la valeur à Jamais.

Enregistrez vos modifications, puis fermez la table.

Désormais, quand vous ajouterez un nouvel enregistrement à la table, Access

insèrera automatiquement la date (ou la date et l'heure) dans le champ Ajouté le.

Combinaison de valeurs de texte

Pour combiner les valeurs de deux champs de texte ou plus, vous devez utiliser

l'opérateur « et commercial » (&). Par exemple, supposons que vous disposiez

d'un formulaire intitulé Employés. Vous avez entré le prénom et le nom des

employés dans des champs distincts, mais vous souhaitez afficher le nom

complet des employés dans l'en-tête du formulaire.

Pour afficher le nom complet, vous pouvez utiliser cette expression :

=[Prénom] & " " & [Nom]

L'opérateur & est utilisé dans l'expression pour combiner les valeurs des champs

Prénom et Nom. Une paire de guillemets doubles séparés d'un espace a

également été ajoutée dans l'expression dans le but d'insérer un espace entre le

prénom et le nom. Rappelez-vous que les espaces entre les noms de champs et

les opérateurs « et commercial » n'ont pas d'incidence sur l'aspect de vos

données (ils ne font que faciliter la lecture de l'expression). Dès lors que vous


voulez insérer des caractères entre des champs, par exemple, un espace, un signe

de ponctuation ou du texte littéral, vous devez mettre cette valeur additionnelle

entre guillemets.

Pour prendre un autre exemple, vous pouvez utiliser l'expression suivante pour

séparer les noms et les prénoms d'une virgule :

=[Nom] & ", " & [Prénom]

Dans ce cas, les valeurs encadrées par des guillemets insèrent une virgule et un

espace entre les noms.

La procédure décrite dans cette section suppose que vous disposiez d'un

formulaire, ainsi que d'une table contenant des champs intitulés Prénom et Nom.

Dans le cas contraire, vous pouvez adapter l'expression de cette procédure en

fonction de vos propres données.

Ajouter une zone de texte contenant une expression pour les noms complets



contextuel.

Sous l'onglet Créer, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Zone de texte.

Faites glisser le pointeur sur le formulaire ou l'état pour créer la zone de texte.

Cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte et cliquez sur Propriétés.

- ou -


Cliquez sur l'onglet Données.


Remplacez la valeur figurant dans la zone de la propriété Source contrôle par

=[Prénom] & " " & [Nom], puis appuyez sur la touche Tab.


Vous pouvez parfois être amené à combiner des enregistrements dont l'un des

champs ne contient pas de valeur. La valeur manquante est ce que l'on appelle

une valeur Null. Lorsque vous utilisez l'opérateur & et qu'un champ ne contient

pas de valeur, Access renvoie une chaîne vide pour ce champ. Par exemple, si

l'enregistrement d'un employé ne contient que le nom de famille, l'expression de

l'exemple précédent renvoie une chaîne vide pour le champ Prénom, un espace,

puis la valeur du champ Nom.

Lorsque vous combinez des valeurs, vous pouvez choisir de n'inclure une valeur,

telle qu'une virgule, qu'à condition qu'il existe des données dans un champ

déterminé. Pour ce faire, vous devez utiliser l'opérateur + au lieu de l'opérateur

&.

Par exemple, supposons que vous disposiez d'une table intitulée Clientèle et que

cette table contienne les champs Ville, Région et Code postal. Vous avez

l'intention de combiner ces champs pour un état, mais le champ Région de

certains enregistrements risque de ne pas contenir de valeur. Dans ce cas, une

virgule superflue apparaîtra avant la valeur de code postal si vous utilisez

l'opérateur &.

Pour éliminer la virgule superflue, vous pouvez utiliser l'opérateur plus (+),

comme dans l'exemple d'expression suivant :

=([Ville] & (", " + [Région]) & " " & [CodePostal])

L'opérateur + combine le texte de la même façon que l'opérateur &. Toutefois,

l'opérateur + prend également en charge ce que l'on appelle la propagation de

Null. Cela signifie que si l'une des composantes d'une expression a la valeur


Null, l'expression tout entière a également la valeur Null. Dans l'exemple

précédent, prenons le cas de la section (", " + [Région]). L'opérateur + étant

utilisé, l'expression située entre les parenthèses intérieures n'inclut une virgule

que si le champ Région contient une valeur. S'il n'en contient pas, la propagation

de Null prend effet, et l'expression entière située entre les parenthèses intérieures

équivaut à une valeur Null, ce qui entraîne le « masquage » de la virgule.

Création de contrôles calculés en vue d'effectuer des calculs arithmétiques

Vous pouvez utiliser des expressions pour ajouter, soustraire, multiplier et

diviser les valeurs de deux champs ou contrôles ou plus. Par exemple, supposons

que vous enregistriez la date à laquelle un client doit recevoir une commande et

la date à laquelle elle est expédiée. Vous pouvez déterminer le nombre de jours

de retard (ou d'avance) d'une commande qui vient d'être expédiée en retranchant

la valeur du champ DateExpédition de celle du champ DateRequise. Cette

opération est possible du fait de l'aptitude d'Access à effectuer des calculs

arithmétiques sur les dates.

Le résultat d'un calcul de date s'appelle un intervalle. Cette valeur contient une

composante jours à gauche de la décimale et une composante heure à sa droite.

Si la valeur renvoyée est un nombre positif, celui-ci indique avec combien de

jours d'avance la commande a été expédiée. Inversement, si la valeur est

négative, celle-ci indique avec combien de jours de retard la commande a été

expédiée. Si la valeur est égale à 0, la commande a été expédiée dans les temps.

La procédure décrite dans cette section suppose que vous disposiez d'un

formulaire et que celui-ci soit lié à une table de données contenant des

commandes. À son tour, la table Commandes contient des champs intitulés

DateRequise et DateExpédition. Vous pouvez modifier l'expression présentée

dans les étapes suivantes afin de travailler avec votre base de données.


Ajouter une zone de texte contenant une expression destinée à calculer le

nombre jours d'avance ou de retard



contextuel.



Cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte, puis cliquez sur Propriétés.

- ou -


Cliquez sur l'onglet Données.

Dans la zone de propriété Source contrôle, tapez =[DateRequise]-

[DateExpédition], puis appuyez sur la touche Tab.

Remarque Pensez à remplacer les identificateurs DateRequise et DateExpédition

par les noms de vos propres champs de table.

Enregistrez vos modifications, puis fermez la feuille de propriétés.

Lorsque vous utilisez les opérateurs +, –, *, / ou \ pour effectuer un calcul à

partir de deux valeurs, et que l'une d'entre elles est Null (c'est-à-dire, qu'aucune

valeur n'a été entrée), la valeur de l'expression est considérée comme une valeur

Null. Par exemple, si l'une des dates de l'expression précédente a la valeur Null,

l'expression tout entière a également la valeur Null. Dans un état, cela se traduit

par un espace vide. Si vous voulez remplacer la valeur Null par 0, vous pouvez

utiliser la fonction Nz pour convertir la valeur Null en zéro. Par exemple :

=Nz([DateRequise]-[DateExpédition],0)


Remarque Vous pouvez également définir les champs de votre table de telle

sorte que les utilisateurs ne puissent pas entrer de valeurs Null. Lorsque vous

concevez la table, définissez la valeur de la propriété Null interdit de ce champ à

Oui. Vous devez également définir la valeur de la propriété Valeur par défaut à

une valeur non Null.

Ajout des valeurs dans deux contrôles

Souvent, vous pouvez juger utile d'ajouter les valeurs dans deux contrôles. Par

exemple, pour calculer le coût total d'une commande, vous ajoutez les valeurs

dans les contrôles Sous-total et Transport, comme illustré ci-dessous.

La procédure suivante suppose que vous disposiez d'un formulaire avec deux

contrôles contenant des données numériques. Dans ce cas, les contrôles sont

intitulés Sous-total et Transport. Vous pouvez modifier le nom des contrôles

dans l'expression suivante de façon à utiliser vos propres données.

Ajouter une zone de texte avec une expression qui calcule un total



contextuel.




- ou -



Cliquez sur l'onglet Toutes.

Définissez les valeurs de propriétés comme indiqué dans le tableau suivant.


Nom Total

Source contrôle = [Sous-total] + [Transport]

Format Monétaire

Remarque Pensez à remplacer les identificateurs Sous-total et Transport dans

l'expression par les noms de contrôles de votre formulaire.


Multiplication de deux valeurs pour calculer la taxe sur le chiffre d'affaires ou la

TVA

Supposons que vous ayez besoin de calculer la taxe sur le chiffre d'affaires ou la

TVA pour une commande. Vous devez pour cela utiliser une expression qui

multiplie deux valeurs existantes, à savoir, le taux d'imposition sur le chiffre

d'affaires et le sous-total de chaque commande. Vous pouvez placer l'expression

dans un contrôle de zone de texte et afficher les résultats dans un formulaire ou

un état.

Pour cet exercice, supposons que vous disposiez de deux champs de table,

TxImpôtCA et Sous-total. Vous pouvez également stocker ces valeurs dans

d'autres contrôles d'un formulaire ou d'un état, mais pour cet exercice, nous

partirons du principe qu'elles résident dans une table.

Ajouter une zone de texte avec une expression destinée à calculer un montant de

taxe




contextuel.




- ou -





Nom TaxeCA

Source contrôle =[Sous-total]*[TxImpôtCA]

Format Monétaire

Remarque Pensez à remplacer les identificateurs de champs Sous-total et

TxImpôtCA par les noms de champs de votre propre base de données.

Fermez la feuille de propriétés.

Somme et décompte des groupes d'enregistrements

Il apparaît souvent nécessaire de calculer la somme des valeurs stockées dans un

groupe d'enregistrements. Par exemple, vous pouvez avoir besoin de calculer le

total d'un pied de groupe dans un état ou le sous-total des lignes d'un formulaire

de bon de commande. À d'autres occasions, il peut vous être utile de recenser le


nombre d'éléments plutôt que d'en calculer la somme. Pour calculer la somme

d'un groupe d'enregistrements, vous devez utiliser la fonction Somme ; pour

calculer le décompte d'un groupe d'enregistrements, vous devez utiliser la

fonction Compte.

Par exemple, pour compter le nombre de commandes dans un état où celles-ci

sont regroupées par client, vous pouvez utiliser l'expression suivante :

=Compte([N° commande])

Vous pouvez utiliser les noms de champs dans l'expression d'argument des

fonctions Somme et Compte, mais pas les noms de contrôles. Les noms de

champs peuvent provenir d'une table ou d'une requête. Vous pouvez même

utiliser le nom d'un champ calculé de requête. Toutefois, si vous souhaitez

totaliser les valeurs d'un contrôle calculé, vous devez répéter l'expression utilisée

dans le contrôle calculé de la fonction.

Si vous souhaitez faire référence plusieurs fois à la même expression dans un

formulaire ou que vous prévoyez d'utiliser une fonction, telle que Somme,

envisagez d'inclure, si possible, l'expression dans la requête sous-jacente du

formulaire. Le calcul pourra ainsi être effectué dans la requête plutôt que dans le

formulaire. Le calcul dans une requête s'avère souvent plus rapide.

Pour plus d'informations sur les sommes et les décomptes, voir les articles

suivants :

Compter les lignes d'une feuille de données

Afficher des totaux de colonnes dans une feuille de données

Calcul de décomptes dans les états

Calcul de sommes dans les états

Fonction Compte


Fonction CpteDom

Fonction Somme

Fonction SomDom

Les sections suivantes décrivent quelques exemples d'utilisation de ces

fonctions.

Créer un contrôle calculé dans un formulaire et faire référence à ce contrôle dans

un autre formulaire

À certaines occasions, vous pouvez être amené à créer un contrôle calculé

(contrôle utilisant une expression comme source de données) et faire référence

aux valeurs de ce contrôle dans un contrôle distinct situé dans un autre

formulaire. La procédure présentée dans cette section explique comment utiliser

la fonction Somme dans un contrôle calculé et faire référence à ce contrôle dans

un autre formulaire.

La procédure suppose l'utilisation d'une base de données de commandes et d'un

formulaire de saisie de commandes constitué de deux composantes : un

formulaire principal et un sous-formulaire. Le formulaire principal contient des

données générales sur la commande, telles que l'adresse de facturation et

l'adresse d'expédition. Le sous-formulaire contient quant à lui des détails sur les

lignes de la commande, telles que les produits, les quantités de chaque produit et

leur prix unitaire.

Les données fournies à chaque composante proviennent de requêtes distinctes, et

celle rattachée au sous-formulaire contient un champ calculé intitulé

PrixPondéré. Dans cet exemple, le « prix pondéré » correspond à la quantité de

produit dans chaque ligne multipliée par le nombre d'articles, les remises

éventuelles, etc.


Pour calculer les sous-totaux de chaque commande, vous devez calculer la

somme des valeurs du champ PrixPondéré. Pour ce faire, vous devez ajouter

l'expression suivante à une zone de texte. Dans cet exemple, la zone de texte est

située dans le pied de page du sous-formulaire :

La procédure suivante explique comment ajouter le contrôle calculé au sous-

formulaire. À la suite de cette procédure, vous trouverez des explications quant

au référencement du contrôle à partir d'un autre contrôle.

Ajouter une zone de texte contenant une expression destinée à calculer des sous-

totaux dans un sous-formulaire

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le sous-formulaire

que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu

contextuel.

Si le pied du formulaire n'est pas visible, cliquez sur la barre Pied de formulaire,

puis faites glisser la bordure inférieure de la barre vers le bas.


Dans le pied du formulaire, faites glisser le pointeur afin de créer la zone de

texte.

Cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte, puis cliquez sur Propriétés.

- ou -


Cliquez sur l'onglet Toutes, puis définissez les valeurs de propriétés comme

indiqué dans le tableau suivant.



Nom Sous-totalCommande

Source contrôle =Somme([PrixPondéré])

Format Monétaire

Remarque Si vous adaptez cette procédure en vue d'utiliser vos propres données,

pensez à remplacer le nom du champ PrixPondéré par le nom de champ

correspondant dans votre base de données.

Cliquez sur la case située dans le coin supérieur gauche ou droit du sous-

formulaire (la case proche de la règle) pour afficher les propriétés du sous-

formulaire entier.

Recherchez la zone de la propriété Affichage par défaut et faites passer sa valeur

à Feuille de données.

Enregistrez vos modifications, fermez la feuille de propriétés, puis passez aux

étapes suivantes.

Bien que la zone de texte du sous-formulaire calcule le sous-total de commande,

vous pouvez souhaiter ne pas afficher les valeurs résultantes dans le sous-

formulaire, car les sous-formulaires s'affichent souvent sous forme de feuilles de

données. L'ajout d'un sous-total pourrait signifier, au moins, que les utilisateurs

voient la même valeur de nombreuses fois. Par exemple, vous pourriez obtenir

ce type de résultat :

Produit Quantité Prix unitaire Remise Prix pondéré Sous-total

Produit 1 4 8,00 € 0,00 % 32,00 € 137,00 €


Produit 2 5 9,00 € 0,00 % 45,00 € 137,00 €

Produit 3 6 10,00 € 0,00 % 60,00 € 137,00 €

Comme vous pouvez le constater, les données de synthèse appartiennent à un

champ unique, et il est souvent judicieux de placer ce champ dans un formulaire

principal. Pour ce faire, vous devez ajouter un contrôle au formulaire principal

qui fasse référence au contrôle du sous-formulaire. L'illustration suivante montre

comment réaliser cette opération :

Nom du contrôle du sous-formulaire dans le formulaire principal

Propriété Formulaire, qui donne accès aux contrôles et aux propriétés du sous-

formulaire

Nom du contrôle de zone de texte du sous-formulaire

La procédure suivante explique comment créer une zone de texte qui fasse

référence aux valeurs d'un autre contrôle.

Créer le contrôle

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire

principal que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le

menu contextuel.


Repérez la zone du formulaire dans laquelle vous souhaitez ajouter le contrôle,

puis faites glisser le pointeur sur le formulaire pour créer la zone de texte.



- ou -





Nom Sous-total

Source

contrôle

=[Sous-formulaire Commandes].Form![Sous-

TotalCommande]

Format Monétaire

Remarque Si vous adaptez cette procédure de façon à utiliser vos propres

données, pensez à remplacer les identificateurs (noms de formulaire et de

contrôle entre crochets) par les noms correspondants de votre base de données.


Recherche d'une valeur dans une table

Lorsque vous concevez un formulaire, vous pouvez souhaiter afficher une valeur

de table ou de requête différente de celle à laquelle votre formulaire est lié. Par

exemple, supposons que vous disposiez d'un formulaire Produits lié à une table

Produits. Après avoir conçu le formulaire, vous jugez toutefois utile d'afficher le

nom de contact du fournisseur pour chaque produit (données qui résident dans

une table intitulée Fournisseurs).


Access vous permet d'accomplir ce type de tâche de deux façons différentes.

Vous pouvez soit utiliser l'Assistant Liste de choix pour créer un champ Liste de

choix (technique la plus courante), soit créer une expression. La question de

l'Assistant Liste de choix n'étant pas abordée dans cette rubrique, voir l'article

Ajouter ou modifier un champ pour rechercher une valeur dans une autre table

pour plus d'informations à ce sujet.

Pour créer une expression qui recherche des valeurs dans une autre table, vous

devez utiliser la fonction RechDom. Les trois arguments que vous devez fournir

à la fonction RechDom sont les suivants :

nom du champ dont vous souhaitez rechercher la valeur ;

table ou requête où est situé le champ ;

critères à utiliser pour localiser l'enregistrement (facultatif).

Pour ajouter le nom de contact du fournisseur, ouvrez le formulaire Produits en

mode Création, puis ajoutez une zone de texte intitulée Nom du contact.

L'expression à utiliser pour cette zone de texte est la suivante :

=RechDom("[NomContact]","[Fournisseurs]","[RéfFournisseur]=" &

Forms!Produits!RéfFournisseur)

Ajouter la zone de texte affichant le nom de contact du fournisseur

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire

principal que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le

menu contextuel.


Repérez la zone du formulaire dans laquelle vous souhaitez ajouter le contrôle,

puis faites glisser le pointeur sur le formulaire pour créer la zone de texte.



- ou -





Étiquette Nom du contact

Source

contrôle

=RechDom("[NomContact]","[Fournisseurs]","[RéfFournisseur]="

& Forms!Produits!RéfFournisseur)


Cette expression effectue une recherche dans la table Fournisseurs et renvoie le

nom de contact du fournisseur dont la référence fournisseur correspond à la

valeur spécifiée dans le contrôle RéfFournisseur du formulaire Produits. Comme

vous pouvez le constater, l'opérateur & est utilisé dans la construction du

troisième argument. Une erreur courante à éviter est de mettre l'argument entier

entre guillemets au lieu du texte qui précède l'opérateur &.

Remarque Comme alternative à l'utilisation de la fonction RechDom, vous

pouvez modifier la requête sous-jacente pour n'inclure que les informations dont

vous avez besoin. L'utilisation d'une requête s'avère souvent plus efficace.

Ajouter une date d'impression à un état

La date à laquelle un état a été imprimé est un élément d'information qui

intéresse souvent les utilisateurs, car ce petit détail les renseigne sur le caractère

récent ou non des données dont ils disposent. Pour qu'Access complète la date


automatiquement, utilisez la fonction Maintenant ou la fonction Date. La

fonction Maintenant renvoie la date et l'heure du moment, telles qu'elles sont

stockées dans l'horloge de votre ordinateur. La fonction Date ne renvoie que la

date du jour. Vous pouvez utiliser la fonction Format pour mettre en forme le

résultat de ces fonctions dans l'un des formats de date et d'heure disponibles.

Ajouter la date d'impression à un état



Si la section du pied d'état n'est pas visible, cliquez sur la barre Pied d'état, puis

faites glisser la bordure inférieure de la barre vers le bas pour agrandir l'état.


Dans la section du pied d'état, faites glisser le pointeur pour créer la zone de

texte.


- ou -


Cliquez sur l'onglet Toutes, puis définissez les valeurs de propriétés comme



Nom DateImpression

Source contrôle ="Imprimé le " & Date()

Format Date, réduit



Impression des numéros de pages dans un état

Lorsque vous concevez un état qui tient sur plusieurs pages imprimées, vous

avez tout intérêt à ajouter des numéros de page. Pour ce faire, vous devez utiliser

la propriété Page, qui numérote automatiquement les pages lorsque vous

effectuez un aperçu avant impression de l'état ou que vous l'imprimez. La

propriété Page n'étant disponible que lorsque vous effectuez l'une de ces deux

opérations, elle n'apparaît pas dans la feuille de propriétés de l'état. Pour utiliser

la propriété Page, vous devez placer une zone de texte dans l'en-tête ou le pied

de l'état et taper ensuite Page dans la propriété Source contrôle de la zone de

texte.

La procédure à suivre est identique à celle qui porte sur l'utilisation d'une

fonction telle que Maintenant ou Date à une différence près : vous ne devez pas

inclure de parenthèses après la propriété Page.

Cette figure montre comment ajouter directement la propriété Page à un contrôle

de zone de texte :

En outre, vous pouvez également construire une expression qui utilise les

propriétés Page et Pages. La propriété Pages renvoie le nombre total de pages

que contient l'état. Par exemple, l'expression suivante numérote les pages selon

le format Page 1 sur 10.

="Page " & [Page] &" sur " & [Pages]

La procédure suivante explique comment ajouter une expression qui utilise les

deux propriétés au niveau du pied d'un état. Elle explique comment ajouter les

numéros de page en mode Création et en mode Page.


Ajouter la numérotation des pages en mode Création



Si la section du pied d'état n'est pas visible, cliquez sur la barre Pied d'état, puis

faites glisser la bordure inférieure de la barre vers le bas pour agrandir l'état.


Dans la section du pied d'état, faites glisser le pointeur pour créer la zone de

texte.


- ou -


Cliquez sur l'onglet Données, puis remplacez la valeur spécifiée dans la zone de

la propriété Source contrôle par l'expression suivante : ="Page " & [Page] &" sur

" & [Pages].


Ajouter la numérotation des pages en mode Page

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'état à modifier,

puis cliquez sur Mode Page.

Sous l'onglet Mise en forme, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Numéros de

page.

La boîte de dialogue Numéros de page apparaît.

Sous Format, cliquez sur Page N sur M.

Sous Position, sélectionnez une option.


Sous Alignement, sélectionnez une option dans la liste.

Activez ou désactivez la case à cocher Afficher le numéro sur la première page,

puis cliquez sur OK.

Remarque Le Générateur d'expression intègre certaines expressions courantes

que vous pouvez utiliser pour la numérotation des pages. Pour plus

d'informations sur l'utilisation du Générateur d'expression, voir la section Créer

des expressions à l'aide du Générateur d'expression.

Impression d'une portion d'une valeur figurant dans un état

Si les premiers ou derniers caractères figurant dans un champ ont une

signification particulière, vous pouvez organiser un état autour de celles-ci. Par

exemple, si les deux premiers caractères d'un code d'identification de produit

indiquent le type de produit, vous pouvez regrouper les produits en fonction des

deux premiers caractères du code pour ensuite identifier chaque groupe en

imprimant les caractères dans un en-tête de groupe.

La fonction Gauche permet d'extraire les n premiers caractères d'une valeur

figurant dans un champ de type Texte, tandis que la fonction Droite permet

d'extraire les n derniers caractères. Dans les deux cas, le premier argument

correspond au nom du champ ou à l'expression de texte, et le second argument

correspond au nombre de caractères à extraire.

Le tableau suivant présente des expressions qui emploient ces fonctions. Dans

ces exemples, les données sont supposées résider dans un champ de table intitulé

RéfPièce.

Si la valeur figurant dans RéfPièce est Cette expression Renvoie

AA105 =Gauche([RéfPièce],2) AA


AA105 =Droite([RéfPièce],3) 105

Pour plus d'informations sur les fonctions Gauche et Droite, voir les articles

Fonction Gauche et Fonction Droite.

Utilisation de séparateurs de lettres dans une liste alphabétique

Pour faciliter l'identification dans une liste de produits, vous pouvez regrouper

les produits par la première lettre de leur nom et imprimer cette lettre dans un

en-tête de groupe, comme le montre l'illustration suivante.

Pour créer un nouveau groupe chaque fois que la première lettre du nom de

produit change et trier les produits de chaque groupe par ordre alphabétique,

vous devez créer deux groupes dans le volet Regrouper, trier et total et définir

ensuite chaque groupe comme indiqué dans les tableaux suivants.

Regrouper sur

NomProduit

avec A en

haut

par premier

caractère

sans totaux avec titre

Cliquez pour

ajouter

avec une sans section faire tenir tout


section

d'en-tête

de pied de

page

le groupe sur

une page

Trier sur

NomProduit

avec A en

haut

par valeur

entière

sans totaux avec titre

Cliquez pour

ajouter

avec une

section

d'en-tête

avec une

section de

pied de page

ne pas faire tenir

tout le groupe

sur une page

Afficher le volet Regrouper, trier et total




et trier.

Pour imprimer uniquement la première lettre du nom au début d'un nouveau

groupe, utilisez l'expression suivante dans la zone de texte de l'en-tête

NomProduit :

=Gauche([NomProduit],1)

Impression de l'équivalent numérique d'une date

Vous pouvez organiser les enregistrements d'un état en utilisant les valeurs de

date numériques d'une période donnée (année, trimestre, mois ou semaine). Par

exemple, une année est divisée en 53 semaines du calendrier (les première et

dernière semaines de l'année sont souvent des semaines partielles). En utilisant


cette valeur numérique, vous pouvez regrouper les commandes qui ont été

expédiées au cours de la semaine correspondante de l'année.

Pour rechercher une portion de valeur de date numérique, telle que le mois ou

l'année, vous devez utiliser la fonction PartDate. La fonction utilise la syntaxe

suivante :

PartDate (intervalle, date[, premierjoursemaine] [, premièresemaineannée])

L'argument intervalle est l'abréviation de la partie de date qui doit être renvoyée.

Ainsi, « aaaa » pour une année à quatre chiffres, « t » pour un trimestre civil et «

m » pour un mois, sont autant d'exemples d'abréviations valides. L'argument

date est un nom de champ ou une date littérale, telle que « 1-Jul-07."

Les arguments premierjoursemaine et premièresemaineannée sont facultatifs.

L'argument premierjoursemaine renvoie Dimanche, à moins que vous ne

spécifiiez un autre jour. Pour cela, entrez une valeur comprise entre 2 et 7 (1

étant la valeur par défaut). L'argument premièresemaineannée renvoie la

semaine du 1er janvier. Pour spécifier une autre semaine, entrez 2 ou 3. Utilisez

2 pour spécifier la première semaine à compter au moins quatre jours dans la

nouvelle année ; utilisez 3 pour spécifier la première semaine complète de

l'année.

Le tableau suivant présente des exemples de résultats renvoyés pour un champ

nommé « Jours fériés ». Ce champ peut stocker les jours fériés observés dans les

pays ou régions où votre société est présente.

Si la valeur figurant dans

Jours fériés est Cette expression Renvoie

01.01.07 =PartDate("s",[Jours fériés]) 2 (jour de la

semaine)


31.12.07 =PartDate("ss",[Jours

fériés])

53 (semaine de

l'année)

31.12.07 =PartDate("aaaa",[Jours

fériés])

2007 (année à quatre

chiffres)

Pour plus d'informations, voir l'article Fonction PartDate.

Pour plus d'informations sur la créations d'états groupés, voir l'article Créer un

état groupé ou de synthèse.

Comparaison des résultats sur plusieurs années

Lorsqu'il s'agit d'analyser les résultats commerciaux sur plusieurs années, il est

judicieux de regrouper les résultats par période, par exemple, par trimestre ou

par mois. Cela permet en effet de comparer rapidement les performances

réalisées au cours d'une certaine période d'une année par rapport à la même

période d'une autre année. Par exemple, supposons que vous vouliez un état

Récapitulatif des ventes trimestrielles qui indique le nombre de commandes

expédiées et les ventes totales.


Pour créer les en-têtes et pieds de groupe et spécifier l'ordre de tri de cet état,

vous devez créer deux groupes, chacun avec son propre ordre de tri, puis définir

les propriétés dans le volet Regrouper, trier et total pour chaque groupe et ordre

de tri, comme indiqué dans les tableaux suivants. Notez que vous utilisez une

expression pour regrouper les commandes expédiées par trimestre.

Regrouper sur expression

Utilisez cette expression:

=PartDate("t",[DateExpédition])

croissant par

valeur

entière

sans

totaux

avec titre

Trimestre

avec une

section

d'en-tête

avec une

section

de pied

de page

faire tenir

tout le

groupe

sur une

page

Regrouper sur DateExpédition du

plus

ancien

au

plus

récent

par année sans totaux avec titre

Cliquez

pour

ajouter

sans

section

d'en-

tête

avec une

section de

pied de

page

ne pas

faire tenir

le groupe

sur une


page


Ouvrez l'état en mode Création.


et trier.

Pour imprimer le numéro du trimestre au début d'un nouveau groupe, vous

devez placer une zone de texte dans l'en-tête du groupe en utilisant la même

expression que celle que vous avez utilisée dans la zone Trier et regrouper :

=PartDate("t", [DateExpédition])

Calcul du total des lignes

Supposons que vous ayez besoin d'un état Facture qui affiche des informations

sur une commande. Vous devez calculer le prix pondéré (total des ventes pour

chaque produit) des lignes. Dans un premier temps, vous devez créer une

requête qui fournisse les données de l'état. Cette requête doit inclure tous les

champs nécessaires de toutes les tables nécessaires (p.ex., les tables

Commandes, Détails de commande et Clientèle). Vous pouvez ensuite créer un

champ calculé dans la grille de création de requête qui calcule le prix pondéré de

chaque produit figurant sur la facture.

Créer un champ calculé



Cliquez dans la ligne Champ d'une colonne vide de la grille de création de

requête.


Tapez un nom, deux points (:) et une expression dans la cellule Champ. Le nom

et les deux points définissent un nom convivial pour votre champ calculé. Pour

calculer un prix pondéré, vous pouvez utiliser une expression semblable à celle-

ci :

PrixPondéré: CMonnaie([Détails de commande].Prix unitaire*[Quantité]*(1-

[Remise])/100)*100

Il est à noter que lorsque vous créez un champ calculé dans la grille de création

de requête, vous ne devez pas faire précéder votre expression de l'opérateur =.

Identification des commandes expédiées avec retard

Lorsque les conditions ne sont pas défavorables, les commandes sont

généralement expédiées dans les temps. Or, de temps à autres, certaines

commandes peuvent être expédiées au-delà de la date prévue, et il peut être utile

de pouvoir les identifier dans un état. Pour mettre en évidence toutes les

commandes qui ont été expédiées avec retard dans un état qui assure le suivi des

expéditions, vous pouvez imprimer une coche dans une case à cocher intitulée

Expédié avec retard. Dans la mesure où la plupart des commandes sont

expédiées dans les temps, il est plus facile de repérer les coches que le texte À

temps ou En retard.

L'expression définie pour cet état compare la valeur du champ Date d'expédition

à celle du champ Date requise. Si la valeur du champ Date d'expédition est

supérieure (c'est-à-dire, s'il s'agit d'une date ultérieure) à la valeur du champ

Date d'expédition, l'expression renvoie la valeur Vrai, et la case à cocher de l'état

contient une coche. Si la valeur est Faux, la case à cocher de l'état reste vide.

Ajouter la case à cocher Expédié avec retard à un état




Sous l'onglet Créer, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Case à cocher

Faites glisser le pointeur dans la section Détail de l'état pour créer la case à

cocher.

Cliquez avec le bouton droit sur la case à cocher, cliquez sur Propriétés dans le

menu contextuel, puis activez l'onglet Toutes dans la feuille de propriétés.

Définissez les propriétés de la case à cocher comme indiqué dans le tableau

suivant.


Nom Expédié avec retard

Source contrôle =[Date d'expédition]>[Date requise]

Visible Oui

Remarque Si vous adaptez cette procédure de façon à utiliser vos propres

données, pensez à remplacer les noms de champs au niveau des identificateurs

par ceux de votre base de données.


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Tableau des opérateurs

Access prend en charge divers opérateurs, notamment les opérateurs

arithmétiques tels que +, -, * (multiplier), / (diviser), en plus des opérateurs de

comparaison pour comparer les valeurs, des opérateurs de texte pour concaténer

du texte, des opérateurs logiques pour déterminer les valeurs Vrai ou Faux, ainsi

que d'autres opérateurs propres à Access. Pour plus d'informations sur

l'utilisation de ces opérateurs, voir le tableau suivant :


Opérateurs arithmétiques

Les opérateurs arithmétiques permettent de calculer une valeur à partir de deux

nombres ou plus ou de modifier le signe d'un nombre (de positif à négatif).

Opérateur Objectif Exemple

+ Additionne

deux

nombres.

[Sous-total]+[TaxeCA]

- Calcule la

différence

entre deux

nombres ou

indique la

valeur

négative

d'un

nombre.

[Prix]-[Remise]

* Multiplie

deux

nombres.

[Quantité]*[Prix]

/ Divise le

premier

nombre par

le second.

[Total]/[NombreArticles]

\ Arrondit les [Inscrits]\[Pièces]


deux

nombres en

entiers, puis

divise le

premier par

le second.

Tronque

ensuite le

résultat en

nombre

entier.

Mod Divise le

premier

nombre par

le second et

renvoie

uniquement

le reste.

[Inscrits] Mod [Pièces]

^ Élève un

nombre à la

puissance

d'un

exposant.

Nombre ^ Exposant

Opérateurs de comparaison

Les opérateurs de comparaison permettent de comparer des valeurs et renvoient

un résultat sous forme de valeur Vrai, Faux ou Null.


Opérateur Objectif

< Détermine si la première valeur

est inférieure à la seconde.

<= Détermine si la première valeur

est inférieure ou égale à la

seconde.

> Détermine si la première valeur

est supérieure à la seconde.

>= Détermine si la première valeur

est supérieure ou égale à la

seconde.

= Détermine si la première valeur

est égale à la seconde.

<> Détermine si la première valeur

est différente de la seconde.

Dans tous les cas, si la première ou la seconde valeur est Null, le résultat est

également Null. La valeur Null représentant une valeur inconnue, le résultat

d'une comparaison aboutissant à la valeur Null est également inconnu.

Opérateurs logiques

Les opérateurs logiques permettent de combiner deux valeurs et renvoient un

résultat sous forme de valeur Vrai, Faux ou Null. Les opérateurs logiques sont

également appelés opérateurs booléens.


Opérateur Utilisation Description

Et Expr1 Et Expr2 Valeur Vrai

lorsque Expr1 et

Expr2 ont la valeur

Vrai.

Ou Expr1 Ou Expr2 Valeur Vrai

lorsque Expr1 ou

Expr2 a la valeur

Vrai.

Eqv Expr1 Eqv Expr2 Valeur Vrai

lorsque Expr1 et

Expr2 ont la valeur

Vrai ou lorsque

Expr1 et Expr2 ont

la valeur Faux.

Pas Pas Expr Valeur Vrai

lorsque Expr n'a

pas la valeur Vrai.

Ou_X Expr1 Ou_X

Expr2

Valeur Vrai

lorsque Expr1 ou

Expr2 a la valeur

Vrai, mais pas les

deux.

Opérateurs de concaténation


Les opérateurs de concaténation permettent de combiner deux valeurs de texte

en une seule.

Opérateur Utilisation Description

& chaîne1 & chaîne2 Combine deux

chaînes pour en

former une seule.

+ chaîne1 + chaîne2 Combine deux

chaînes pour en

former une seule et

propager des

valeurs Null.

Opérateurs spéciaux

L'utilité des opérateurs spéciaux est décrite dans le tableau suivant.

Opérateur Description

Pour plus

d'informations

Est Null ou Est Pas Null Détermine si une

valeur est Null ou

Pas Null.

Comme « modèle » Établit une

correspondance

entre des valeurs de

chaînes à l'aide

d'opérateurs

Opérateur Comme


génériques ? et *.

Entre val1 Et val2 Détermine si une

valeur numérique

ou de date se situe

à l'intérieur d'une

plage.

Opérateur

Entre...Et

Dans(chaîne1,chaîne2...) Détermine si une

valeur de chaîne se

trouve à l'intérieur

d'un jeu de valeurs

de chaîne.

Opérateur Dans

Pour plus d'informations sur les différentes méthodes d'utilisation de ces

opérateurs, voir l'article Guide sur la syntaxe des expressions.

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Access > Automation et programmabilité

Principes de base des macros dans Access 2007

Afficher tout

Cet article décrit les macros et les avantages que procure l'automatisation des

tâches périodiques. Des notions de base relatives à la création et à l'utilisation

des macros dans Microsoft Office Access 2007 y sont présentées. Vous

apprendrez également comment les améliorer.

Dans cet article

Qu'est-ce qu'une macro ?


Comprendre les macros

Nouvelles fonctionnalités de macro dans Office Access 2007

Créer une macro

Exécuter une macro

Qu'est-ce qu'une macro ?

Une macro est un outil qui permet d'automatiser des tâches et d'ajouter des

fonctionnalités aux formulaires, états et contrôles. Par exemple, si vous ajoutez

un bouton de commande à un formulaire, vous associez l'événement SurClic à

une macro afin qu'elle contienne les commandes devant être exécutées par le

bouton à chaque fois que vous cliquez dessus.

Dans Access, les macros sont comparables à un langage de programmation

simplifié que vous écrivez en créant une liste d'actions à exécuter. Lorsque vous

créez une macro, vous sélectionnez des actions dans une liste déroulante, puis

vous entrez des informations à leur sujet. Les macros vous permettent d'ajouter

des fonctionnalités aux formulaires, états et contrôles sans devoir écrire du code

dans un module Visual Basic pour Applications (VBA). Elles fournissent un

sous-ensemble de commandes disponibles dans VBA. Pour la majorité des

utilisateurs, il est plus facile de créer une macro que d'écrire du code VBA.

Supposons, par exemple, que vous vouliez créer un état directement à partir de

vos formulaires de saisie de données. Vous pouvez ajouter un bouton à votre

formulaire, puis créer une macro qui exécute l'état. Il peut s'agir d'une macro

autonome (objet distinct dans la base de données) qui est ensuite associée à

l'événement SurClic du bouton, ou d'une macro directement incorporée à cet

événement SurClic (nouvelle fonctionnalité dans Office Access 2007). Dans les


deux cas, il suffit de cliquer sur le bouton pour exécuter la macro et démarrer

l'état.

Vous créez une macro en utilisant le Générateur de macro qui apparaît dans

l'illustration suivante.

Pour afficher le générateur de macro :

Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Macro. Si cette

commande n'est pas disponible, cliquez sur la flèche sous le bouton

Module ou Module de classe, puis cliquez sur Macro.

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Comprendre les macros

Le terme « macro » désigne souvent des objets macro autonomes (objets

affichés sous Macros dans le volet de navigation). En réalité, un objet macro

peut contenir plusieurs macros. Dans ce cas, on parle de groupe de macros. Bien

qu'il renferme plusieurs macros, un groupe de macros est affiché sous forme

d'un seul objet macro. Bien sûr, vous pouvez créer chaque macro dans un objet

macro distinct, mais nous vous conseillons plutôt de regrouper plusieurs macros

connexes dans un seul objet macro. Le nom qui apparaît dans la colonne Nom

de la macro identifie chaque macro.

Une macro se compose d'actions macro individuelles qui, pour la plupart,

requièrent un ou plusieurs arguments. En outre, vous pouvez affecter des noms à

chaque macro d'un groupe et ajouter des conditions définissant le mode

d'exécution de chacune d'entre elles. Les sections suivantes traitent de chacune

de ces fonctionnalités plus en détails.

Noms de macro

Si votre objet macro contient une seule macro, le nom est inutile. Vous pouvez y

faire référence simplement par le nom de l'objet macro. En revanche, si vous

utilisez un groupe de macros, vous devez affecter un nom à chacune d'elles. Si la

colonne Nom de la macro n'apparaît pas dans le Générateur de macro, sous

l'onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Noms de macro

. Pour plus d'informations sur l'exécution de macros dans des groupes,

consultez la rubrique « Créer un groupe de macros » plus loin dans ce document.

Arguments

Un argument est une valeur qui fournit des informations à l'action pour indiquer,

par exemple, la chaîne à afficher dans une zone de message, le contrôle à

affecter, etc. Certains arguments doivent être obligatoirement spécifiés, tandis


que d'autres sont facultatifs. Les arguments sont affichés dans le volet

Arguments de l'action en bas du Générateur de macro.

Parmi les nouvelles fonctionnalités du Générateur de macro Office Access 2007,

on compte la colonne Arguments, qui permet d'afficher (mais pas de modifier)

les arguments d'une action sur la même ligne que cette dernière. Comme il n'est

plus nécessaire de sélectionner chaque action pour afficher ses arguments, vous

pouvez lire plus facilement votre macro. Pour afficher la colonne Arguments,

cliquez sur Arguments dans le groupe Afficher/Masquer de l'onglet Créer.

Conditions

Une condition définit les critères qui doivent être remplis pour exécuter une

action. Vous pouvez utiliser toute expression donnant la valeur Vrai/Faux ou

Oui/Non. L'action est exécutée dans tous les cas, sauf si la valeur renvoyée est

Faux, Non ou 0 (zéro).

Pour indiquer qu'une condition s'applique à plusieurs actions, tapez des points de

suspension (...) dans la colonne Condition pour chacune des actions suivantes à

laquelle la condition doit s'appliquer. Aucune action n'est exécutée si

l'expression retourne la valeur Faux, Non ou 0 (zéro). Sinon, toutes les actions

sont exécutées.


Pour afficher la colonne Conditions dans le Générateur de macro, sous l'onglet

Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Conditions .

Utilisez cette expression pour exécuter l'action Si :

[Ville]="Paris" Paris est la

valeur de Ville

dans le champ

du formulaire

à partir duquel

la macro a été

exécutée.

CpteDom("[RéfCommande]", "Commandes")>35 Le champ

RéfCommand

e de la table

Commandes

contient plus

de 35 entrées.

CpteDom("*", " Détails Commandes ",

"[RéfCommande]=Forms![Commandes]![RéfCommande]")>

3

La table

Détails

Commandes

contient plus

de 3 entrées

pour

lesquelles le

champ

RéfCommand

e de la table


correspond au

champ

RéfCommand

e du

formulaire

Commandes.

[DateEnvoi] Entre #2-Fév-2006# Et #2-Mar-2006# La valeur du

champ

DateEnvoi du

formulaire à

partir duquel

la macro est

exécutée n'est

pas antérieure

au 2-Fév-2006

ni postérieure

au 2-Mar-

2006.

Forms![Produits]![UnitésEnStock]<5 La valeur du

champ

UnitésEnStoc

k du

formulaire

Produits est

inférieure à 5.

EstNull([Prénom]) La valeur de

Prénom sur le


formulaire à

partir duquel

la macro est

exécutée est

null (pas de

valeur). Cette

expression est

équivalente à

[Prénom] Est

Null.

[Pays/Région]="Royaume-Uni" And Forms![Total des

ventes]![Commandes cumulées]>100

La valeur du

champ

Pays/Région

dans le

formulaire à

partir duquel

la macro est

exécutée est «

Royaume-Uni

», et la valeur

du champ

Commandes

cumulées sur

le formulaire

Total des

ventes est

supérieure à

100.


[Pays/région] In ("France", "Italie", "Espagne") And

Len([Code Postal])<>5

La valeur du

champ

Pays/région

dans le

formulaire à

partir duquel

la macro est

exécutée est

France, Italie

ou Espagne et

le Code postal

ne contient

pas plus de 5

caractères.

BoîteMsg ("Confirmer modifications ?" ,1) = 1 Vous cliquez

sur OK dans

une boîte de

dialogue où la

fonction

BoîteMsg

affiche «

Confirmer

modifications

? ». Si vous

cliquez sur

Annuler dans

la boîte de

dialogue,


Access ignore

l'action.

[TempVars]![MsgBoxResult]=2 La variable

temporaire qui

sert à stocker

le résultat

d'une boîte de

message est

comparée à 2

(vbCancel = 2

).

CONSEIL Pour qu'Access ignore provisoirement une action, saisissez Faux

comme condition. Cette fonction peut être utile lorsque vous tentez de résoudre

les problèmes liés à une macro.

Actions de macro

Les actions sont les éléments de base des macros. Access propose de

nombreuses actions qui permettent d'exécuter une multitude de commandes.

Parmi les actions les plus utilisées, on compte les suivantes : ouverture d'un état,

recherche d'un état, affichage d'une boîte de message, application d'un filtre à un

formulaire ou un état, etc.

Haut de la page

Nouvelles fonctionnalités de macro dans Office Access 2007

Dans les versions antérieures d'Access, vous deviez écrire du code VBA pour

pouvoir exécuter les fonctions les plus courantes, ce qui n'est plus le cas dans

Office Access 2007. Les nouvelles fonctionnalités et actions de macro


optimisent l'utilisation de votre base de données dans un environnement

sécurisé.

Macros incorporées Désormais, vous pouvez incorporer des macros dans

les événements fournis par un formulaire, un état ou un contrôle. Les

macros incorporées ne sont pas affichées dans le volet de navigation.

Elles font partie du formulaire, de l'état ou du contrôle dans lequel elles

ont été créées. Si vous créez une copie d'un formulaire, d'un état ou d'un

contrôle qui contient des macros incorporées, celles-ci figurent également

dans la copie.

Sécurité accrue Lorsque le bouton Afficher toutes les actions n'est

pas sélectionné dans le Générateur de macro, les seuls arguments

ExécuterCommande et actions de macro disponibles sont ceux qui n'ont

pas besoin d'être approuvés pour pouvoir être exécutés. Une macro créée

avec ces actions pourra être exécutée même si la base de données est en

mode désactivé (le programme empêche l'exécution de VBA). Vous

devez attribuer l'état d'approbation aux bases de données qui contiennent

des actions de macro ne figurant pas sur la liste approuvée ou aux bases

de données contenant du code VBA.

Gestion des erreurs et débogage Office Access 2007 inclut de nouvelles

actions de macro, telles que SurErreur (similaire à l'instruction On Error

dans VBA) et EffacerMacroErreur qui vous permettent d'exécuter des

actions spécifiques lorsque des erreurs surviennent pendant l'exécution de

votre macro. De plus, la nouvelle action de macro PasAPas permet de

passer à tout moment au mode pas à pas pour que vous puissiez vérifier le

fonctionnement de votre macro étape par étape.

Variables temporaires Vous pouvez créer et utiliser des variables

temporaires dans vos macros grâce aux trois nouvelles actions de macro


(DéfinirVarTemp, SupprimerVarTemp et

SupprimerToutesVarTemp). Dans les expressions conditionnelles, elles

permettent de contrôler l'exécution des macros ou de passer des données

vers/depuis des états ou formulaires ou encore d'exécuter toute action

nécessitant un emplacement de stockage temporaire pour une valeur. Ces

variables temporaires étant également accessibles dans VBA, vous

pouvez vous en servir pour communiquer des données entre modules

VBA.

Haut de la page

Créer une macro

Dans Office Access 2007, un objet de macro (parfois appelé « macro autonome

») peut contenir une macro ou un groupe de macros. Une macro peut également

être incorporée à toute propriété d'événement d'un formulaire, état ou contrôle.

Les macros incorporées font partie intégrante de l'objet ou du contrôle dans

lequel elles sont incorporées. Contrairement aux macros incorporées, les macros

autonomes sont affichées dans le volet de navigation, sous Macros.

Fonctionnalités du Générateur de macro

Faites appel au Générateur de macro pour créer et modifier vos macros. Pour

l'ouvrir :

Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Macro. Si cette



Access affiche le Générateur de macro.


Utilisez le Générateur de macro pour créer la liste des actions à effectuer

pendant l'exécution de la macro. Lorsque vous ouvrez le Générateur de macro

pour la première fois, les colonnes Action , Arguments et Commentaire sont

affichées.

Sous Arguments de l'action, vous pouvez entrer et modifier les arguments de

chaque action de macro, le cas échéant. Une zone de description contenant une

brève description de chaque action ou argument apparaît. Cliquez sur une action

ou un argument d'action pour lire la description correspondante dans cette zone.

Le tableau suivant répertorie les commandes disponibles sous l'onglet Créer du

Générateur de macro.

Groupe Commande Description

Outils Exécuter Exécute les actions enregistrées dans la

macro.

Pas à pas Active le mode pas à pas. Lorsque vous

choisissez ce mode, les actions de la

macro sont exécutées une par une. La

boîte de dialogue Pas à pas s'affiche à

chaque fois qu'une action est terminée.

Cliquez sur Pas à pas pour passer à

l'action suivante. Cliquez sur Arrêter

toutes les macros pour arrêter toutes

les macros en cours d'exécution.

Cliquez sur Continuer pour quitter le

mode pas à pas et exécuter les actions

restantes sans interruption.


Générateur Lorsque vous entrez un argument

d'action qui peut contenir une

expression, ce bouton est activé.

Cliquez sur Générateur pour ouvrir la

boîte de dialogue Générateur

d'expression et créer une expression.

Lignes Insérer une

ligne

Insère une ou plusieurs lignes d'action

vides au-dessus de la ligne sélectionnée.

Supprimer

les lignes

Supprime la ou les lignes d'action

sélectionnées.

Afficher/Masquer Afficher

toutes les

actions

Affiche davantage ou moins d'actions

de macro dans la liste déroulante

Action.

Pour afficher une liste contenant

davantage d'actions de macro,

cliquez sur Afficher toutes les

actions. Lorsque cette liste est

disponible, le bouton Afficher

toutes les actions apparaît en

surbrillance. Si vous sélectionnez

une action de macro dans cette liste,

vous devrez éventuellement

attribuer l'état d'approbation

explicite à la base de données avant

d'exécuter l'action.


Pour passer à une liste contenant

moins d'actions de macro

(uniquement celles qui peuvent être

utilisées dans une base de données

non approuvée), assurez-vous que

le bouton Afficher toutes les

actions n'est pas sélectionné.

CONSEIL Si ce bouton est

sélectionné, cliquez dessus pour le

désélectionner.

Lorsque le bouton Afficher toutes

les actions n'est pas sélectionné, la

liste contenant moins d'actions de

macro approuvées est disponible.

Noms de

macro

Affiche ou masque la colonne Nom de

macro. Vous devez obligatoirement

spécifier des noms de macro dans les

groupes de macros pour distinguer les

macros individuelles les unes des

autres. Pour plus d'informations,

consultez la section Créer un groupe de

macros plus loin dans cet article.

Conditions Affiche ou masque la colonne

Condition dans laquelle vous pouvez

entrer des expressions qui définissent

quand une action doit être exécutée.


Arguments Affiche ou masque la colonne

Arguments, qui contient les arguments

de chaque action de macro afin de

simplifier la lecture de la macro. Si la

colonne Arguments n'est pas affichée,

vous devez cliquer sur chaque action

pour lire les arguments sous

Arguments de l'action. Il est

impossible d'entrer des arguments dans

la colonne Arguments.

Créer une macro autonome

1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Macro. Si cette



Le Générateur de macro apparaît.

2. Ajoutez une action à la macro :

� Dans le Générateur de macro, cliquez sur la première cellule vide de

la colonne Action.

� Tapez l'action à utiliser ou cliquez sur la flèche pour afficher la liste

d'actions, puis sélectionnez l'action à utiliser.

� Sous Arguments de l'action, spécifiez les arguments de l'action, le

cas échéant. Pour afficher une brève description de chaque argument,

cliquez dans la zone d'argument, puis lisez la description

correspondante à droite..


Conseils

� Dans le cas d'arguments d'action dont la définition correspond à

un nom d'objet de base de données, vous pouvez définir

l'argument en faisant glisser l'objet du volet de navigation vers la

zone d'argument Nom objet de l'action.

� Vous pouvez également créer une action en faisant glisser un

objet de base de données du volet de navigation vers une ligne

vide dans le Générateur de macro. Si vous faites glisser une table,

une requête, un formulaire, un état ou un module vers le

Générateur de macro, Access ajoute une action qui ouvre la table,

la requête, le formulaire ou l'état. Si vous faites glisser une macro

vers le Générateur de macro, Access ajoute une action qui

exécute la macro.

� Vous pouvez également taper un commentaire pour décrire l'action.

3. Pour ajouter une action à la macro, placez-vous dans une autre ligne

d'action, puis répétez l'étape 2. Access exécute les actions dans l'ordre

dans lequel vous les placez.

Haut de la page

Créer un groupe de macros

Si vous voulez grouper plusieurs macros connexes dans un même objet macro,

vous pouvez créer un groupe de macros.

1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Macro. Si cette




Le Générateur de macro apparaît.

2. Dans l'onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur

Noms de macro s'il n'est pas déjà sélectionné. La colonne Nom de

macro apparaît dans le Générateur de macro.

REMARQUE Dans les groupes de macros, vous devez obligatoirement

spécifier des noms de macro pour identifier les macros individuelles. Le

nom de la macro apparaît sur la même ligne que la première action de la

macro. La colonne Nom de macro reste vide pour toutes les actions

suivantes. La macro s'arrête au nom de macro suivant trouvé dans la

colonne Nom de macro.

3. Dans la colonne Nom de macro, affectez un nom à la première macro du

groupe de macros.

4. Ajoutez les actions que la première macro doit exécuter.

� Dans la colonne Action, cliquez sur la flèche pour afficher la liste

d'actions.

� Cliquez sur l'action que vous voulez ajouter.

� Sous Arguments de l'action, spécifiez les arguments de l'action, le

cas échéant. Pour afficher une brève description de chaque argument,

cliquez dans la zone d'argument, puis lisez la description

correspondante à droite..

Conseils

� Dans le cas d'arguments d'action dont la définition correspond à

un nom d'objet de base de données, vous pouvez définir


l'argument en faisant glisser l'objet du volet de navigation vers la

zone d'argument Nom objet de l'action.

� Vous pouvez également créer une action en faisant glisser un

objet de base de données du volet de navigation vers une ligne

vide dans le Générateur de macro. Si vous faites glisser une table,

une requête, un formulaire, un état ou un module vers le

Générateur de macro, Access ajoute une action qui ouvre la table,

la requête, le formulaire ou l'état. Si vous faites glisser une macro

vers le Générateur de macro, Access ajoute une action qui

exécute la macro.

� Vous pouvez également taper un commentaire pour décrire l'action.

5. Passez dans la colonne Nom de macro de la prochaine ligne vide, puis

tapez un nom pour la macro suivante du groupe de macros.

6. Ajoutez les actions que la macro doit exécuter.

7. Répétez les étapes 5 et 6 pour chaque macro du groupe.

REMARQUES

Si pour exécuter un groupe de macros, vous double-cliquez dessus dans le

volet de navigation ou cliquez sur Exécuter dans le groupe Outils de

l'onglet Créer, Access exécute la première macro uniquement et s'arrête

au nom de la seconde.

Lorsque vous enregistrez le groupe de macros, le nom que vous spécifiez

correspond au nom du groupe de macros. Ce nom apparaît sous Macros

dans le volet de navigation. Pour désigner une macro individuelle dans un

groupe de macros, adoptez la syntaxe suivante :


nomgroupemacro.nommacro

Par exemple, Boutons.Produits fait référence à la macro Produits du

groupe de macros Boutons. Dans une liste de macros, telle que la liste des

arguments Nom Macro pour l'action ExécuterMacro, Access affiche la

macro Produits sous la forme Boutons.Produits.

Haut de la page

Créer une macro incorporée

Contrairement aux macros autonomes, les macros incorporées sont stockées

dans les propriétés d'événement des formulaires, états ou contrôles. Elles ne sont

pas affichées en tant qu'objets sous Macros dans le volet de navigation. Cela

vous permet de gérer plus facilement votre base de données, car vous n'avez pas

besoin d'effectuer le suivi d'objets de macro distincts. Utilisez la procédure

suivante pour créer une macro incorporée.

REMARQUE Les macros incorporées ne peuvent pas être converties en Visual

Basic pour Applications (VBA) à l'aide de l'outil Convertir des macros en

Visual Basic dans le groupe Macro de l'onglet Outils de base de données.

Si vous tentez de convertir vos macros en code VBA, il est judicieux de créer

des macros autonomes plutôt que des macros incorporées. Vous pouvez ensuite

utiliser l'outil Convertir des macros en Visual Basic pour les convertir en

VBA.

1. Ouvrez le formulaire ou l'état qui contiendra la macro en mode Création

ou en mode Page. Pour ce faire, dans le volet de navigation, cliquez avec

le bouton droit sur le formulaire ou l'état, puis sélectionnez Mode

Création ou Mode Page .


2. Si la feuille des propriétés n'est pas déjà visible, appuyez sur F4 pour

l'afficher.

3. Cliquez sur le contrôle ou la section qui contient la propriété d'événement

à laquelle vous souhaitez incorporer la macro.

Pour sélectionner la totalité du formulaire ou de l'état, cliquez sur État

dans la liste déroulante située en haut de la feuille des propriétés.

4. Dans la feuille des propriétés, cliquez sur l'onglet Événement.

5. Cliquez sur la propriété d'événement dans laquelle vous souhaitez

incorporer la macro, puis cliquez sur en regard de la zone.

6. Dans la boîte de dialogue Choisir Générateur, cliquez sur Générateur

de macro, puis sur OK.

7. Dans le Générateur de macro, cliquez sur la première ligne de la colonne

Action.

8. Dans la liste déroulante Action, cliquez sur l'action de votre choix.

9. Entrez tous les arguments obligatoires dans le volet Arguments de

l'action, puis passez à la ligne d'action suivante.

10. Répétez les étapes 8 et 9 jusqu'à ce que votre macro soit terminée.

11. Cliquez sur Enregistrer , puis sur Fermer .

La macro s'exécute à chaque fois que l'événement se déclenche.

REMARQUE Dans Access, il est possible de créer un groupe de macros

comme macro incorporée. Toutefois, seule la première macro du groupe est

exécutée lorsque l'événement est déclenché. Les macros suivantes sont ignorées,


à moins qu'elles ne soient activées à partir de la macro incorporée (par

l'intermédiaire de l'action SurErreur, par exemple).

Exemple : incorporation d'une macro à l'événement Sur aucune donnée

d'un état

Si vous exécutez un état dont la source de données ne contient aucun

enregistrement, une page vide, sans donnée, apparaît. Pour éviter que cela ne se

produise et afficher une zone de message à la place, utilisez une macro

incorporée.

1. Ouvrez l'état en mode Création ou mode Page.

2. Si la feuille des propriétés n'est pas déjà visible, appuyez sur F4 pour

l'afficher.

3. Sur la feuille des propriétés, cliquez sur l'onglet Événement.

4. Cliquez sur Sur aucune donnée.

5. Cliquez sur .

6. Dans la boîte de dialogue Choisir Générateur, cliquez sur Générateur

de macro, puis sur OK.

7. Entrez les actions et les arguments présentés dans le tableau suivant.

Action Arguments

BoîteMsg Aucun enregistrement trouvé; Oui; Informations;

Aucune donnée

AnnulerÉvénement [aucun argument]


8. Les arguments ci-dessus sont affichés tels quels dans la colonne

Arguments. Ils proviennent de la zone Arguments de l'action, comme


Argument de l'action Valeur

Message Aucun enregistrement trouvé

Bip Oui

Type Informations

Titre Aucune donnée

9. Cliquez sur Fermer.

Le Générateur de macro se referme et [Macro incorporée] apparaît en

regard de l'événement Sur aucune donnée .

10. Enregistrez et fermez l'état.

Lorsque vous exécutez l'état et qu'aucun enregistrement n'est trouvé, la zone de

message apparaît. Cliquez alors sur OK pour annuler l'état (la page vide n'est

pas affichée).

Haut de la page

Modifier une macro

Pour insérer une ligne d'action Cliquez sur la ligne de macro au-dessus

de laquelle vous voulez insérer la nouvelle action puis, sous l'onglet

Créer, dans le groupe Lignes, cliquez sur Insérer ligne .


Pour supprimer une ligne d'action Cliquez sur la ligne d'action à

supprimer puis, sous l'onglet Créer, dans le groupe Lignes, cliquez sur

Supprimer les lignes .

Pour déplacer une ligne d'action Sélectionnez l'action en cliquant sur le

sélecteur de ligne à gauche du nom de l'action, puis faites glisser le

sélecteur vers un autre emplacement.

Haut de la page

En savoir plus sur les actions de macro

Lorsque vous travaillez dans le Générateur de macro, vous pouvez obtenir des

informations supplémentaires sur une action ou un argument en cliquant dessus,

puis en lisant la description qui s'affiche dans la partie inférieure droite de la

fenêtre Générateur de macro. En outre, chaque action de macro est associée à un

article de l'Aide. Pour en savoir plus sur une action, cliquez dessus dans la liste

d'actions et appuyez sur F1.

Haut de la page

Exécuter une macro

Vous pouvez exécuter les macros autonomes de plusieurs façons : directement

(à partir du volet de navigation, par exemple), dans un groupe de macros, à

partir d'une autre macro ou d'un module VBA ou encore en réponse à un

événement qui se produit dans un formulaire, un état ou un contrôle. Lorsque le

mode Création est activé, vous pouvez exécuter une macro incorporée dans un

formulaire, état ou contrôle en cliquant sur Exécuter dans l'onglet Créer.

Sinon, la macro n'est exécutée que lorsque l'événement auquel elle est associée

est déclenché.


Exécuter directement une macro

Pour exécuter directement une macro, effectuez les opérations suivantes :

Dans le volet de navigation, accédez à la macro, puis double-cliquez sur

son nom.

Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe Macro, cliquez

sur Exécuter une macro , sélectionnez la macro dans la liste Nom de

la macro et cliquez sur OK.

Si la macro est ouverte en mode Création, cliquez sur Exécuter dans

l'onglet Créer, dans le groupe Outils. Pour ouvrir la macro en mode

Création, cliquez droit sur celle-ci dans le volet de navigation, puis

cliquez sur Mode Création .

Exécuter une macro appartenant à un groupe de macros

Pour exécuter une macro appartenant à un groupe de macros, effectuez les


Dans l'onglet Outils de base de données, dans le groupe Macro, cliquez

sur Exécuter une macro , puis cliquez sur la macro dans la liste Nom

de la macro.

Access inclut une entrée pour chaque macro de chaque groupe en utilisant

le format nomgroupemacro.nommacro.

Cliquez sur OK.

Spécifiez la macro en tant que paramètre de propriété d'événement dans

un formulaire ou un état ou en tant qu'argument Nom de macro de l'action

ExécuterMacro. Utilisez la syntaxe ci-dessous lorsque vous faites

référence à la macro :


nomgroupemacro.nommacro

Par exemple, le paramètre de propriété d'événement suivant permet

d'exécuter une macro appelée Catégories dans un groupe de macros

appelé Boutons Menus des Formulaires.

Boutons Menus des Formulaires.Catégories

Exécutez une macro appartenant à un groupe de macros à partir d'une

procédure VBA à l'aide de la méthode RunMacro de l'objet DoCmd, en

utilisant la syntaxe décrite précédemment pour faire référence à la macro.

Exécuter une macro à partir d'une autre macro ou d'une procédure VBA

Ajoutez l'action ExécuterMacro à votre macro ou procédure.

Pour ajouter l'action ExécuterMacro à une macro, dans une ligne d'action

vide, sélectionnez ExécuterMacro dans la liste d'actions, puis définissez

l'argument Nom de macro en fonction du nom de la macro que vous

voulez exécuter.

Pour ajouter l'action ExécuterMacro à une procédure VBA, ajoutez la

méthode RunMacro de l'objet DoCmd à votre procédure, puis spécifiez

le nom de la macro que vous souhaitez exécuter ; par exemple, l'instance

suivante de la méthode RunMacro exécute la macro appelée My Macro :

DoCmd.RunMacro "My Macro"

Exécuter une macro en réponse à un événement sur un formulaire, un état

ou un contrôle

Bien que vous puissiez désormais incorporer des macros directement dans des

propriétés d'événement de formulaires, états et contrôles, il est toujours possible


de créer des macros autonomes et de les associer à des événements, comme

c'était le cas dans les versions antérieures d'Access.

1. Après avoir créé votre macro autonome, ouvrez le formulaire ou l'état en

mode Création ou en mode Page.

2. Ouvrez la feuille de propriétés du formulaire ou de l'état, ou bien d'une

section ou d'un contrôle sur le formulaire ou l'état.

3. Cliquez sur l'onglet Événement.

4. Cliquez sur la propriété de l'événement qui doit déclencher la macro. Par

exemple, pour démarrer la macro à partir de l'événement Modifier,

cliquez sur la propriété Sur changement.

5. Dans la liste déroulante, cliquez sur le nom de la macro autonome.

6. Enregistrez le formulaire ou l'état.

Haut de la page

Voir aussi

Créer une macro

Access > Rapports

Créer un état groupé ou de synthèse

Afficher tout

Masquer tout

Il est souvent plus facile d'interpréter des données lorsqu'elles sont

divisées en groupes. Par exemple, un état qui regroupe les ventes par

région peut faire ressortir des tendances qui, dans un autre cas, n'auraient

pas été relevées. De plus, en plaçant les totaux à la fin de chaque groupe


de l'état, vous pouvez vous éviter de faire maintes fois appel à une

calculatrice.

Microsoft Office Access 2007 permet de travailler plus facilement avec

les états groupés. Vous pouvez créer un état groupé simple par le biais de

l'Assistant État, regrouper et trier les données d'un état existant, voire

même modifier les options de regroupement et de tri déjà définies.


Principes de fonctionnement du regroupement, des sections d'un état et

des contrôles

Créer un état groupé à l'aide de l'Assistant État

Ajuster un état

Ajouter des champs ou d'autres contrôles à un état existant

Spécifier ou modifier un regroupement et un tri dans un état existant

Enregistrer, imprimer ou envoyer un état

Notes

Principes de fonctionnement du regroupement, des sections d'un état et

des contrôles

Si vous êtes novice en matière d'états groupés, il est utile de posséder

certaines connaissances sur le regroupement et le tri, et de savoir

distinguer les différentes sections d'un état et les différents types de

contrôles. Si vous vous sentez suffisamment à l'aise en la matière, vous

pouvez ignorer cette section et passer directement à la section Créer un

état groupé à l'aide de l'Assistant État.

À propos du regroupement et du tri

Lorsqu'il s'agit d'imprimer un état, il est courant d'organiser les

enregistrements dans un ordre particulier. Par exemple, si vous imprimez


une liste de fournisseurs, vous pouvez souhaiter trier les enregistrements

par ordre alphabétique des noms de sociétés.

Dans la majorité des cas, le tri des enregistrements s'avère insuffisant

pour les états. Vous pouvez également souhaiter les diviser en groupes.

Un groupe est un ensemble d'enregistrements associés à des informations

de synthèse et de présentation, telles qu'un en-tête. Un groupe se

compose d'un en-tête de groupe, de groupes imbriqués (le cas échéant),

d'enregistrements de détails et d'un pied de groupe.

Le regroupement permet de séparer visuellement des groupes

d'enregistrements et d'afficher des données de synthèse et de présentation

pour chaque groupe. Par exemple, l'état suivant regroupe les ventes par

date de livraison et indique le montant total des ventes pour chaque jour.

La date introduit le groupe.

Le total résume le groupe.

Vous comprendrez mieux le principe du regroupement en comparant

l'état List of Products by Category (Liste de produits par catégorie)

(présenté dans l'illustration suivante) à la feuille de données utilisée pour

sa requête sous-jacente, Product List (Liste de produits). Si l'état et la

requête trient tous deux les produits par catégorie, l'état imprime en outre

le nom de chaque catégorie sur une ligne distincte au début de chaque


groupe (dans l'en-tête du groupe) et le nombre de produits de chaque

catégorie sur une ligne distincte à la fin de chaque groupe (dans le pied

de groupe).

Le nom de la catégorie apparaît dans chaque ligne de la feuille de

données.

Le nom de la catégorie apparaît fois une pour chaque groupe de l'état,

dans l'en-tête de groupe.

Le total de la catégorie s'affiche à la fin de chaque groupe, dans le pied

de groupe.

Les enregistrements apparaissent sous la forme d'un grand groupe dans

la feuille de données.

Les enregistrements de chaque catégorie apparaissent sous la forme

d'une section distincte dans l'état, précédée d'un en-tête de groupe et

suivie d'un pied de groupe.

Vous pouvez effectuer un regroupement sur n'importe quel champ et

expression faisant l'objet d'un tri (jusqu'à 10). Vous pouvez opérer

plusieurs regroupements sur un même champ ou expression. Lorsque


vous effectuez un regroupement sur plusieurs champs ou expressions,

Office Access 2007 imbrique les groupes en fonction de leur niveau de

groupe. Le premier champ à faire l'objet d'un regroupement correspond

au premier niveau de groupe, le plus important ; le deuxième champ sur

lequel vous effectuez le regroupement correspond au niveau de groupe

suivant ; et ainsi de suite. L'exemple suivant illustre la façon dont Office

Access 2007 imbrique les groupes.

Chaque en-tête de groupe est associé à un pied de groupe.

En règle générale, un en-tête de groupe est utilisé pour afficher les

données d'identification du groupe dans une section distincte, au début

du groupe. Le pied de groupe, quant à lui, sert généralement à synthétiser

les données du groupe dans une section distincte située à la fin du

groupe.

Haut de la page

À propos des sections de l'état

Dans Access, la structure d'un état est divisée en sections. Pour créer des

états utiles, vous devez comprendre le principe de fonctionnement de

chaque section. Par exemple, la section dans laquelle vous choisissez de

placer un contrôle calculé détermine la façon dont les résultats sont

calculés dans Access. La liste ci-dessous affiche un résumé des différents

types de section et de leurs usages.


En-tête d'état Imprimé une fois au début de l'état. L'en-tête d'état contient

des informations qui apparaissent normalement dans une page de garde,

comme un logo ou un titre et une date. L'en-tête d'état s'imprime avant

l'en-tête de page. Lorsque vous placez un contrôle calculé dans l'en-tête

d'état, la valeur est calculée pour l'état entier. Par exemple, si vous placez

un contrôle qui utilise la fonction d'agrégation Somme dans l'en-tête de

l'état, la somme est calculée pour l'état tout entier.

En-tête de page Imprimé en haut de chaque page. Un en-tête de page est

utile, par exemple, pour répéter le titre de l'état dans chaque page.

En-tête de groupe Imprimé au début de chaque nouveau groupe

d'enregistrements. Vous pouvez utiliser l'en-tête de groupe pour

imprimer le nom du groupe. Par exemple, dans un état regroupé par

produit, utilisez l'en-tête de groupe pour imprimer le nom du produit.

Lorsque vous placez un contrôle calculé qui utilise la fonction

d'agrégation Somme dans l'en-tête de groupe, la somme est calculée pour

le groupe actuel.

Détail Imprimé une fois pour chaque ligne de la source d'enregistrement.

La section Détail est l'endroit où vous placez les contrôles qui constituent

le corps principal de l'état.

Pied de groupe Imprimé à la fin de chaque groupe d'enregistrements.

Vous pouvez utiliser un pied de groupe pour imprimer des informations

de synthèse sur un groupe.

Pied de page Imprimé à la fin de chaque page. Vous pouvez utiliser un

pied de page pour imprimer les numéros de page ou des informations

spécifiques pour chaque page.

Pied d'état Imprimé une fois au début de l'état. Vous pouvez utiliser le

pied d'état pour imprimer les totaux de l'état ou d'autres informations de

synthèse pour l'ensemble de l'état.


Remarque En mode Création, le pied d'état se trouve en dessous du pied

de page. Toutefois, lorsque vous imprimez l'état ou que vous l'affichez

en aperçu, le pied d'état apparaît au-dessus du pied de page, de suite

après le dernier pied de groupe ou la ligne de détail de la dernière page.

Haut de la page

À propos des contrôles

Les contrôles sont des objets qui présentent des données, effectuent des

actions et permettent de visualiser et utiliser des informations qui

améliorent l'interface utilisateur, telles des étiquettes et des images.

Access prend en charge trois types de contrôles : dépendant, indépendant

et calculé. La liste ci-dessous affiche un résumé de ces contrôles et de

leurs usages.

Contrôle dépendant Contrôle dont la source de données est un champ

dans une table ou une requête. Vous pouvez utiliser des contrôles

dépendants pour afficher les valeurs de champs de votre base de

données. Ces valeurs peuvent correspondre à du texte, des dates, des

nombres, des valeurs Oui/Non, des images ou des graphiques. La zone

de texte est le type de contrôle dépendant le plus courant. Par exemple,

une zone de texte placée dans un formulaire qui indique le nom d'un

employé peut extraire ces informations dans le champ Nom de la table

Employés.

Contrôle indépendant Contrôle associé à aucune source de données.

Vous pouvez utiliser les contrôles indépendants pour afficher des

informations, des lignes, des rectangles et des images. Par exemple, une

étiquette présentant le titre d'un état est un contrôle indépendant.

Contrôle calculé Contrôle dont la source de données est une expression

plutôt qu'un champ. Vous pouvez y spécifier la valeur de votre choix en

définissant une expression comme source de données du contrôle. Une

expression est une combinaison d'opérateurs (tels que = et +), de noms


de contrôles, de noms de champs, de fonctions qui renvoient une valeur

unique et des valeurs de constante. Par exemple, l'expression suivante

calcule le prix d'un article avec une remise de 25 % en multipliant la

valeur indiquée dans le champ Unit Price (Prix unitaire) par une valeur

de constante (.75).

= [Unit Price] * .75

Une expression peut utiliser les données d'un champ d'une table ou d'une

requête sous-jacente de l'état ou d'un contrôle de ce dernier.

Lorsque vous créez un état, la solution la plus efficace consiste

probablement à ajouter et à organiser tous les contrôles dépendants en

premier, particulièrement s'ils constituent la majorité des contrôles de

l'état. Vous pouvez ensuite ajouter les contrôles indépendants et calculés

complétant la structure en utilisant les outils disponibles dans le groupe

Contrôles de l'onglet Créer.

Vous pouvez lier un contrôle à un champ en identifiant le champ à partir

duquel le contrôle obtient ses données. Vous pouvez créer un contrôle lié

au champ sélectionné en faisant glisser le champ du volet Liste de

champs vers l'état. (Le volet Liste de champs contient les champs de la

table ou de la requête sous-jacente de l'état. Pour afficher ce volet,

effectuez l'ine des actions suivantes :

Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des

champs existants.

Appuyez sur Alt+F8.

Lorsque vous double-cliquez sur un champ ou que vous le faites glisser

du volet Liste de champs vers l'état, vous créez un contrôle dépendant.


Vous pouvez également lier un champ à un contrôle en tapant le nom du

champ dans le contrôle lui-même ou dans la zone correspondant à la

valeur de SourceContrôle dans la feuille des propriétés du contrôle. La

feuille des propriétés définit les caractéristiques du contrôle, tels son

nom, la source de ses données et son format. Pour afficher la feuille des

propriétés, appuyez sur F4.

Le meilleur moyen de créer un contrôle dépendant est d'utiliser le volet

Liste de champs, et ce pour deux raisons :

Un contrôle dépendant est associé à une étiquette qui prend le nom du

champ (ou la légende définie pour ce champ dans la table ou la requête

sous-jacente) comme légende par défaut, de sorte que vous n'avez pas

besoin de taper la légende elle-même.

Un contrôle dépendant hérite de nombreux paramètres communs au

champ de la table ou de la requête indépendante (tel est le cas pour les

propriétés Format, Décimales et MasqueSaisie). Vous êtes ainsi assuré

que ces propriétés du champ demeurent inchangées chaque fois que vous

créez un contrôle lié à ce champ.

Si vous disposez déjà d'un contrôle indépendant et que vous voulez le

lier à un champ, attribuez à la propriété SourceContrôle du contrôle le

nom du champ.

Haut de la page

Créer un état groupé à l'aide de l'Assistant État

L'Assistant État vous présente une série de questions puis génère un état

basé sur vos réponses. Vous serez notamment invité à indiquer le nom du

ou des champs à utiliser pour regrouper votre état. Une fois l'état créé,

vous pouvez l'utiliser tel quel ou le modifier en fonction de vos besoins.

Avant de démarrer avec l'Assistant État, vous devez choisir une source

de données.

Choisir une source d'enregistrement


Un état contient des informations extraites d'une table ou d'une requête,

ainsi que des informations stockées avec la structure de l'état, telles que

des étiquettes, des en-têtes et des graphiques. La table ou la requête qui

fournit les données sous-jacentes est également appelée source

d'enregistrement de l'état. Avant de vous lancer dans la création de votre

état, vous devez tout d'abord réfléchir aux informations que vous voulez

y inclure. Parmi les champs que vous choisirez doivent figurer ceux sur

lesquels vous souhaitez effectuer un regroupement ou une synthèse. Si

les champs que vous souhaitez inclure se trouvent tous dans une table

unique, utilisez cette dernière comme source d'enregistrement. Si les

champs sont extraits de plusieurs tables, vous aurez tout intérêt à utiliser

une requête comme source d'enregistrement. Il se peut que cette requête

existe déjà dans votre base de données. À défaut, vous devrez peut-être

en créer une qui réponde spécifiquement aux besoins de votre état.

Pour plus d'informations sur les requêtes, suivez les liens de la section

Voir aussi de cet article.

Démarrer l'Assistant État

Sous l'onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur Assistant État.

Access démarre l'Assistant État.


Cliquez sur la liste déroulante Tables/Requêtes et choisissez la table ou

la requête qui contient les champs que vous souhaitez faire figurer dans

l'état.

Double-cliquez ensuite sur des champs de la liste Champs disponibles

pour les sélectionner.

Access les déplace dans la liste Champs sélectionnés. Vous pouvez

également cliquer sur les boutons situés entre les zones Champs

disponibles et Champs sélectionnés pour ajouter ou supprimer le champ

sélectionné ou l'ensemble des champs.

S'il y a des champs d'une autre table ou requête que vous souhaitez

placer dans l'état, cliquez à nouveau dans la liste Tables/Requêtes et

choisissez la table ou la requête en question, puis continuez à ajouter des

champs.

Dès que vous avez terminé d'ajouter des champs, cliquez sur Suivant.

Regrouper des enregistrements dans l'Assistant État


Le regroupement permet d'organiser et de disposer les enregistrements

par groupe, tel que Région ou Représentant. Il est possible d'imbriquer

des groupes afin de faciliter l'identification des relations entre les

groupes et retrouver rapidement les informations dont vous avez besoin.

Vous pouvez également recourir au regroupement pour calculer des

informations de synthèse, telles que des totaux ou des pourcentages.

Lorsque vous incluez plusieurs tables à un état, l'Assistant examine les

relations existant entre les tables et détermine la façon dont vous

souhaitez afficher les informations.

Dans la page de l'Assistant État où vous est posée la question Souhaitez-

vous ajouter un niveau de regroupement ?, cliquez sur l'un des noms de

champs dans la liste, puis cliquez sur Suivant.

Pour ajouter des niveaux de regroupement, double-cliquez dans la liste

sur les noms de champs souhaités pour les ajouter à l'état.

Vous pouvez également supprimer un niveau de groupe en double-

cliquant dessus dans la zone d'affichage de la page, à droite de la boîte de

dialogue. Utilisez les boutons fléchés pour ajouter et supprimer des

niveaux de regroupement, et ajustez la priorité d'un niveau de groupe en

le sélectionnant et en cliquant sur les boutons de priorité Haut et Bas.

Access ajoute chaque niveau de groupe et le présente imbriqué dans son

niveau de groupe parent.


Cliquez sur Options de regroupement pour afficher la boîte de dialogue

Intervalles de regroupement.

Pour chaque champ de regroupement, choisissez éventuellement un

intervalle de regroupement.

L'intervalle de regroupement permet de personnaliser la façon dont les

enregistrements sont regroupés. Dans l'illustration précédente, les

enregistrements sont regroupés sur le champ ShippedDate (Date de

livraison), dont les données sont de type Date/Heure. L'Assistant État

offre des choix appropriés au type de champ dans la liste Intervalles de


regroupement. Par conséquent, étant donné que le champ ShippedDate

contient des données de type Date/Time, vous pouvez choisir d'effectuer

un regroupement par valeur réelle (Normal), Année, Trimestre, Mois,

Semaine, Jour, Heure et Minute. Si le champ avait été de type Texte,

vous auriez pu choisir d'effectuer un regroupement en fonction du champ

entier (Normal), voire d'un ou plusieurs des cinq premiers caractères.

Dans le cas d'un type de données numérique, vous pouvez choisir

d'effectuer un regroupement en fonction de la valeur (Normal) ou d'une

plage avec incréments sélectionnés.

Après avoir sélectionné un intervalle de regroupement, cliquez sur OK.

Cliquez sur Suivant pour accéder à la page suivante de l'Assistant.

Trier et synthétiser des enregistrements.

Vous pouvez trier les enregistrements en fonction d'un à quatre champs,

par ordre croissant ou décroissant.

Cliquez sur la première liste déroulante et choisissez le champ sur lequel

doit porter le tri.

Vous pouvez cliquer sur le bouton situé à droite de la liste pour passer

d'un ordre croissant à un ordre décroissant et inversement (Croissant est

la valeur par défaut). Cliquez éventuellement sur la deuxième, la

troisième et la quatrième liste déroulante pour choisir d'autres champs de

tri.


Cliquez sur Options de synthèse si vous souhaitez synthétiser des

champs numériques.

Notez que le bouton Options de synthèse ne s'affiche que si la section

Détail de votre état comporte un ou plusieurs champs numériques.

L'Assistant affiche les champs numériques disponibles.


Activez la case à cocher sous votre choix (Somme, Moy, Min ou Max)

pour inclure ces calculs dans le pied de groupe.

Vous pouvez également choisir d'afficher les détails et la synthèse ou

uniquement la synthèse. Dans ce dernier cas, les totaux de chaque valeur

ShippedDate sont affichés (si vous avez activé la case à cocher

correspondant à Somme, par exemple), mais les détails de la commande

sont omis. Vous pouvez également choisir d'afficher le pourcentage du

total des calculs dans le cas des sommes.

Cliquez sur OK.

Suivez les instructions fournies dans les pages restantes de l'Assistant

État. Dans la dernière page, vous pouvez modifier le titre de l'état. Ce

titre s'affichera sur la première page de l'état, et Access l'attribuera à

l'état comme nom de document au moment de l'enregistrement. Vous

pouvez modifier ultérieurement le titre et le nom du document.

Cliquez sur Terminer. Access enregistre automatiquement l'état et

l'affiche en mode Aperçu avant impression, qui présente l'état tel qu'il

sera imprimé.

Vous pouvez utiliser les boutons de navigation situés au bas du volet

d'aperçu pour visualiser les pages de l'état par ordre séquentiel ou pour

atteindre n'importe quelle page de l'état. Cliquez sur l'un des boutons de

navigation ou tapez le numéro de la page que vous souhaitez afficher

dans la zone du numéro de page, puis appuyez sur ENTRÉE.

En mode Aperçu avant impression, vous pouvez effectuer un zoom avant

pour afficher les détails ou un zoom arrière pour voir si les données sont

correctement positionnées sur la page. Placez le pointeur de la souris sur

l'état, puis cliquez une fois. Pour inverser l'effet de zoom, cliquez à

nouveau. Vous pouvez également utiliser le contrôle de zoom situé dans

la barre d'état.

Haut de la page


Ajuster un état

Il est probable que l'Assistant État ne produise pas exactement les

résultats escomptés au niveau de l'état. Ainsi, peut-être souhaiterez-vous

ajouter du texte, ajuster la largeur des colonnes, ajouter un logo, etc.

Access vous permet d'apporter ces modifications dans deux modes

d'affichage, à savoir le mode Page et le mode Création, qui sont

brièvement décrits dans cette section.

À propos du mode Page

Le mode Page est le mode d'affichage le plus convivial lorsqu'il s'agit

d'apporter des modifications à un état, et il offre la plupart des outils dont

vous avez besoin pour ajuster votre état. Vous pouvez ajuster la largeur

des colonnes, réorganiser ces dernières et ajouter ou modifier des

niveaux de regroupement et des totaux. Vous pouvez placer de nouveaux

champs dans la structure de l'état et définir les propriétés de l'état et de

ses contrôles. L'avantage du mode Page réside dans le fait que vos

données restent affichées à l'écran pendant que vous modifiez la mise en

forme de l'état, ce qui vous permet d'apprécier immédiatement l'effet de

vos modifications sur l'affichage des données.

Pour ouvrir un état en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur l'état

dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page .

Vous pouvez utiliser la feuille des propriétés pour modifier les propriétés

de l'état et de ses contrôles et sections. Pour afficher la feuille des

propriétés, appuyez sur F4.

Le volet Liste de champs vous permet d'ajouter des champs de la table

ou de la requête sous-jacente à la structure de votre état. Pour afficher le

volet Liste de champs :


champs existants.

À propos du mode Création


Si vous ne parvenez pas à apporter une modification spécifique à votre

état en mode Page, essayez le mode Création. Dans ce mode, la structure

sous-jacente de l'état est affichée, et vous disposez d'outils et de

possibilités de création supplémentaires par rapport au mode Page. Par

exemple, vous pouvez placer une plus grande variété de contrôles dans

l'état, vous pouvez ajuster l'alignement des contrôles avec une précision

accrue, et vous avez la possibilité de définir davantage de propriétés

qu'en mode Page.

Pour ouvrir un état en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur l'état

dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création .

Haut de la page

Ajouter des champs ou d'autres contrôles à un état existant

Chaque champ, étiquette, ligne ou image que vous voyez dans votre état

a été créé à partir d'un certain type de contrôle. Le contrôle le plus

fréquemment utilisé dans un état est la zone de texte. Il s'agit

normalement du type de contrôle utilisé pour afficher les données de la

source d'enregistrement sous-jacente de l'état. Vous pouvez créer des

zones de texte déjà liées à des champs de la source d'enregistrement en

ajoutant des champs à partir du volet Liste de champs, ou vous pouvez

les ajouter à l'état pendant que vous travaillez en mode Création (vous

devez dans ce cas les « lier » vous-même à des champs de la source

d'enregistrement). L'avantage du mode Création réside dans le fait que

vous pouvez ajouter divers autres types de contrôles en plus des zones de

texte dépendantes, tels des rectangles, des sauts de page et des

graphiques. Cette section décrit ces deux méthodes d'ajout de contrôles à

un état.

Ajouter des champs à un état existant

Même si le mode Page est le mode d'affichage recommandé pour l'ajout

de champs à un état, cette opération est également possible en mode


Création. Avant d'ajouter un champ, vérifiez tout d'abord que le volet

Liste de champs est affiché. Celui-ci contient la liste de tous les champs

susceptibles d'être placés dans l'état. Pour afficher le volet Liste de

champs, appuyez sur ALT+F8.

Ajouter des champs à partir du volet Liste de champs

Pour ajouter un seul champ, faites-le glisser du volet Liste de champs

vers la section de l'état où il doit figurer.

Pour ajouter plusieurs champs à la fois, cliquez sur un premier champ,

maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur chaque champ

supplémentaire souhaité. Faites ensuite glisser les champs sélectionnés

vers l'état.

Lorsque vous déposez les champs, Access crée un contrôle Zone de texte

dépendante pour chaque champ et place automatiquement un contrôle

Étiquette à côté de chaque champ.

Remarques

Si vous ajoutez un champ issu d'une table associée, Access ajoute le

niveau de groupe approprié à votre place.

Si vous ajoutez un champ provenant d'une autre table (non associée),

Access affiche une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez spécifier

le mode de liaison de la table à la source de données existante de l'état.

Pour analyser les relations de tables déjà spécifiées pour votre base de

données ou pour en ajouter de nouvelles :

Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe


Pour plus d'informations, voir l'article Créer, modifier ou supprimer une

relation.

Ajouter d'autres contrôles à un état existant

Lorsque vous ajoutez un champ à votre état à partir du volet Liste de

champs, un contrôle Zone de texte dépendant est créé automatiquement


pour ce champ. D'autres contrôles tels que des étiquettes, lignes et

images peuvent être ajoutés en passant en mode Création et en utilisant

les outils proposés dans le groupe Contrôles de l'onglet Créer.

Déterminer le nom d'un outil

Placez le pointeur de la souris sur l'outil.



Cliquez sur l'outil correspondant au type de contrôle que vous souhaitez

ajouter. Par exemple, pour créer une case à cocher, cliquez sur l'outil

Case à cocher .

Cliquez dans la structure de l'état à l'endroit où vous souhaitez

positionner le coin supérieur gauche du contrôle. Cliquez une fois pour

créer un contrôle dans la taille par défaut, ou cliquez et faites glisser la

souris dans l'état pour créer un contrôle dans la taille souhaitée.

Si vous ne positionnez pas le contrôle idéalement à la première tentative,

vous pouvez le déplacer en procédant comme suit :

Cliquez sur le contrôle pour le sélectionner.

Placez le pointeur sur le contrôle jusqu'à ce qu'il prenne la forme d'une

flèche à quatre pointes , puis faites glisser le contrôle sur

l'emplacement souhaité.

Ce processus entraîne la création d'un contrôle « indépendant ». Si le

type de ce contrôle permet l'affichage de données (par exemple, une zone

de texte ou une case à cocher), vous devez entrer un nom de champ ou

une expression dans la propriété SourceContrôle du contrôle pour que

celui-ci affiche des données.

Afficher la feuille des propriétés


Appuyez sur F4.

Remarque Une fois le nouvel état terminé, pensez à enregistrer votre

travail.

Haut de la page

Spécifier ou modifier un regroupement et un tri dans un état existant

Si l'état existe déjà et que vous souhaitez y spécifier un tri ou un

regroupement ou modifier celui existant, cette section vous explique

comment procéder.

Spécifier un regroupement, un tri et des totaux en mode Page

Vous pouvez effectuer des opérations de tri, de regroupement et de

calcul de base en cliquant avec le bouton droit sur les champs en mode

Page, puis en choisissant l'opération souhaitée dans le menu contextuel.

Pour basculer en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur l'état dans

le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page .

Remarque Bien que les instructions fournies dans cette section ne fassent

pas directement appel au volet Regrouper, trier et total, il est judicieux

d'ouvrir ce volet et d'y observer les changements à mesure que vous

travaillez. Vous vous ferez une meilleure idée du fonctionnement

d'Access et, à mesure que vous vous familiariserez à l'utilisation du volet

Regrouper, trier et total, vous pourrez l'utiliser pour apporter des

corrections supplémentaires à votre état. Pour afficher le volet

Regrouper, trier et total :

Sous l'onglet Format, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur

Grouper et trier.

Trier un seul champ

Cliquez avec le bouton droit sur une valeur du champ à trier.

Dans le menu contextuel, cliquez sur l'option de tri souhaitée. Par

exemple, pour trier un champ de texte par ordre croissant, cliquez sur


Trier de A à Z . Pour trier un champ numérique par ordre décroissant,

cliquez sur Trier du plus grand au plus petit .

Access trie l'état comme spécifié. Si le volet Regrouper, trier et total est

ouvert, vous pouvez constater qu'une nouvelle ligne Trier par a été

ajoutée pour le champ.

Trier plusieurs champs

Remarque Lorsque vous appliquez un tri en cliquant avec le bouton droit

sur un champ en mode Page, vous ne pouvez trier qu'un seul champ à la

fois. Le fait d'appliquer un tri à un autre champ entraîne l'annulation du

tri dans le premier champ. Ce comportement de tri diffère de celui des

formulaires, où plusieurs ordres de tri peuvent être établis en cliquant

tour à tour avec le bouton droit sur chaque champ et en choisissant

l'ordre de tri souhaité. Pour créer plusieurs niveaux de tri, voir la section

Spécifier un regroupement, un tri et des totaux via le volet Regrouper,

trier et total.

Effectuer un regroupement sur un champ

Cliquez avec le bouton droit sur une valeur du champ sur lequel vous

souhaitez effectuer un regroupement.

Dans le menu contextuel, cliquez sur Regrouper sur .

Access ajoute le niveau de groupe et crée un en-tête de groupe pour

celui-ci. Si le volet Regrouper, trier et total est ouvert, vous pouvez

constater qu'une nouvelle ligne Regrouper sur a été ajoutée pour le

champ.

Ajouter un total à un champ

Cette option vous permet de calculer une somme, une moyenne, un total

ou une autre fonction d'agrégation pour un champ. Un total général est

alors ajouté à la fin de l'état ainsi qu'un total de groupe à chaque groupe

figurant dans l'état.


Cliquez avec le bouton droit sur une valeur du champ dont vous

souhaitez obtenir le total.

Cliquez sur Total.

Cliquez sur l'opération que vous souhaitez effectuer : Somme, Moyenne,

Compter les enregistrements (pour compter tous les enregistrements),

Compter les valeurs (pour compter uniquement les enregistrements liés à

une valeur dans ce champ), Max., Min., Écart-type ou Variance.

Access ajoute un contrôle Zone de texte calculée dans le pied de l'état,

créant ainsi un total général. Par ailleurs, si votre état intègre des niveaux

de regroupement, Access ajoute des pieds de groupe (s'il n'en existe pas

déjà) et place le total dans chacun d'eux.

Remarque Vous pouvez également ajouter des totaux en cliquant sur le

champ dont le total doit être calculé puis, sous l'onglet Mise en forme,

dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Totaux .

Spécifier un regroupement, un tri et des totaux via le volet Regrouper,

trier et total

Le volet Regrouper, trier et total offre une plus grande souplesse lorsque

vous souhaitez ajouter ou modifier des groupes, des ordres de tri ou des

options de calcul de totaux dans un état. Ici encore, le mode Page est

l'affichage à privilégier, car vous pouvez plus facilement apprécier l'effet

de vos modifications sur l'affichage des données.


En mode Page :


Grouper et trier.

En mode Création :

Sous l'onglet Créer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur

Grouper et trier.

Access affiche le volet Regrouper, trier et total.


Pour ajouter un nouveau niveau de tri ou de regroupement, cliquez sur

Ajouter un groupe ou sur Ajouter un tri.

Une nouvelle ligne est ajoutée au volet Regrouper, trier et total, et la liste

des champs disponibles s'affiche à l'écran.

Vous pouvez sélectionner le nom d'un de ces champs ou cliquer sur

expression en dessous de la liste de champs pour entrer une expression.

Dès lors que vous avez choisi un champ ou entré une expression, Access

ajoute le niveau de groupe à l'état. Si vous êtes en mode Page, le

regroupement apparaît immédiatement à l'écran.

Remarques

Si plusieurs niveaux de tri ou de regroupement ont déjà été définis, vous

devrez peut-être faire défiler le volet Regrouper, trier et total vers le bas

pour atteindre les boutons Ajouter un groupe et Ajouter un tri.

Vous pouvez définir jusqu'à 10 niveaux de regroupement et de tri dans

un état.

Modifier les options de regroupement

Chaque niveau de tri ou de regroupement s'accompagne de diverses

options que vous pouvez définir pour obtenir les résultats souhaités.


Pour afficher toutes les options d'un niveau de groupe ou de tri donné,

cliquez sur Plus dans le niveau à modifier.

Pour masquer les options, cliquez sur Moins.

Ordre de tri Vous pouvez modifier l'ordre de tri en cliquant sur la liste

déroulante Ordre de tri, puis sur l'option souhaitée.

Intervalle du groupe Ce paramètre détermine le mode de regroupement

des enregistrements. Par exemple, vous pouvez définir un regroupement

sur le premier caractère d'un champ de texte de sorte que tout ce qui

commence par « A » soit regroupé ensemble, tout ce qui commence par

« B » soit également regroupé ensemble, et ainsi de suite. Dans le cas

d'un champ de date, vous pouvez définir un regroupement en fonction du

jour, de la semaine, du mois, du trimestre ou entrer un intervalle

personnalisé.

Totaux Pour ajouter des totaux, cliquez sur cette option. Vous pouvez

ajouter des totaux dans plusieurs champs, et vous pouvez définir

plusieurs types de totaux dans un même champ.


Cliquez sur la flèche déroulante Total sur et sélectionnez le champ à

synthétiser.

Cliquez sur la flèche déroulante Type et sélectionnez le type de calcul à

effectuer.

Activez la case Afficher le total général pour ajouter un total général à la

fin de l'état (dans le pied d'état).

Activez la case Afficher les totaux de groupe comme % du total général

pour ajouter un contrôle au pied de groupe où est calculé le pourcentage

du total général de chaque groupe.

Activez la case Afficher dans l'en-tête de groupe ou Afficher dans le pied

de page de groupe pour afficher le total à l'emplacement souhaité.

Une fois que vous avez choisi toutes les options pour un champ, vous

pouvez répéter cette procédure et synthétiser un autre champ en le

sélectionnant dans la liste déroulante Total sur. Sinon, cliquez à

l'extérieur de la fenêtre contextuelle Totaux pour la fermer.

Titre Cette option permet de modifier le titre du champ faisant l'objet

d'une synthèse. Elle est utilisée pour l'en-tête de colonne et pour intituler

les champs de synthèse dans les en-têtes et les pieds de page.

Pour ajouter ou modifier le titre :

Cliquez sur le texte de couleur bleue à la suite de avec titre.

La boîte de dialogue Zoom s'affiche.

Tapez le nouveau titre dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur OK.


Avec/sans section d'en-tête Ce paramètre permet d'ajouter ou de

supprimer la section d'en-tête qui précède chaque groupe. Lorsque vous

ajoutez une section d'en-tête, le champ de regroupement est

automatiquement déplacé vers l'en-tête. Lorsque vous supprimez une

section d'en-tête contenant d'autres contrôles que le champ de

regroupement, vous êtes invité à confirmer la suppression des contrôles.

Avec/sans section de pied de page Ce paramètre permet d'ajouter ou de

supprimer la section de pied de page à la suite de chaque groupe.

Lorsque vous supprimez une section de pied de page qui contient des

contrôles, vous êtes invité à confirmer la suppression des contrôles.

Faire tenir tout le groupe sur une page Ce paramètre détermine la façon

dont les groupes sont disposés dans la page au moment de l'impression

de l'état. Vous pouvez souhaiter maintenir autant que possible les

groupes ensemble afin d'avoir un minimum de pages à feuilleter pour

voir le groupe entier. Toutefois, le nombre de feuilles nécessaires à

l'impression de l'état est généralement plus important dans ce cas, car un

espace vide figure au bas de la plupart des pages.

Ne pas faire tenir le groupe sur une page Vous pouvez utiliser cette

option si cela ne vous gêne pas que les groupes soient morcelés par des

sauts de page. Par exemple, pour un groupe de 30 articles, les 10

premiers articles pourront figurer au bas d'une page et les 20 autres en

haut de la page suivante.

Faire tenir tout le groupe sur une page Cette option permet de réduire au

minimum le nombre de sauts de page dans un groupe. Si un groupe ne

peut pas tenir dans l'espace qu'il reste sur une page, cet espace reste vide

et le groupe débute sur la page suivante. Les groupes volumineux

peuvent toujours s'étaler sur plusieurs pages, mais cette option permet de

réduire autant que possible le nombre de sauts de page au sein d'un

même groupe.


Faire tenir l'en-tête et le premier enregistrement sur une page Dans le cas

des groupes qui comportent des en-têtes de groupe, cette option garantit

que l'en-tête de groupe ne s'imprimera pas au bas d'une page. Si Access

détermine qu'il n'y a pas suffisamment d'espace après l'en-tête pour

l'impression d'au moins une ligne de données, le groupe débute à la page

suivante.

Changer la priorité des niveaux de regroupement et de tri

Pour modifier la priorité d'un niveau de groupe ou de tri, cliquez sur la

ligne dans le volet Regrouper, trier et total , puis cliquez sur la flèche

vers le haut ou vers la droite située en regard de la ligne.

Supprimer des niveaux de regroupement et de tri

Pour supprimer un niveau de groupe ou de tri, cliquez sur la ligne à

supprimer dans le volet Regrouper, trier et total, puis appuyez sur Suppr

ou cliquez sur le bouton Supprimer situé à droite de la ligne. Lorsque

vous supprimez un niveau de groupe, si le champ de regroupement était

dans l'en-tête ou le pied de groupe, Access le déplace vers la section

Détail de l'état. Les autres contrôles qui étaient éventuellement présents

dans l'en-tête ou le pied de groupe sont supprimés.

Haut de la page

Créer un état de synthèse (sans détails sur les enregistrements)

Si vous ne souhaitez afficher que les totaux (c'est-à-dire, uniquement les

informations figurant dans les lignes d'en-tête et de pied de page), sous

l'onglet Mise en forme (ou sous l'onglet Créer en mode Création), dans le

groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Masquer les détails. Les

enregistrements situés au niveau de groupe inférieur sont alors masqués,

offrant ainsi une présentation des données de synthèse bien plus

compacte. Même si les enregistrements sont masqués, les contrôles

situés dans la section masquée ne sont pas supprimés. Cliquez à nouveau

sur Masquer les détails pour restaurer les lignes de détail dans l'état.


Créer un effet de regroupement sans utiliser d'en-têtes

Vous pouvez obtenir un effet de regroupement dans votre état sans

utiliser d'en-têtes. La suppression d'en-têtes permet d'obtenir un état plus

compact dans la mesure où l'espace vertical n'est pas occupé par les

lignes d'en-tête.

La procédure générale implique la suppression de l'en-tête pour chaque

groupe, ce qui entraîne le déplacement de chaque champ de

regroupement dans la section Détail de l'état. Pour restaurer l'effet de

regroupement visuel, vous devez attribuer à la propriété Masquer

doublons de chaque champ de regroupement la valeur Oui.

Exemple

Penchons-nous sur ce cas typique d'un état groupé avec en-têtes de

groupe :

Comme vous pouvez le constater, chaque nom de société occupe une

ligne entière, tout comme chaque numéro de commande (OrderID).

Dans cet exemple, vous allez modifier l'état de sorte qu'il présente le

même aspect que l'illustration suivante :


Ouvrez l'état en mode Page en cliquant dessus avec le bouton droit dans

le volet de navigation, puis en cliquant sur Mode Page .


Grouper et trier.

Remarque S'agissant des groupes, il est recommandé de partir du niveau

le plus bas au niveau le plus haut ; dans le cas contraire, vous risquez de

trouver rapidement que l'état manque de clarté à mesure que vous

avancez dans votre travail.

Cliquez sur le niveau de groupe le plus bas dans la liste, puis cliquez sur

Plus.

Dans la liste déroulante de la section d'en-tête, sélectionnez sans section

d'en-tête.

Lorsque vous supprimez un en-tête, Access préserve la zone de texte du

champ de regroupement en la déplaçant dans la section Détail. Toutefois,

tous les autres contrôles présents dans l'en-tête de groupe risquent d'être

supprimés. Si cette action entraîne la suppression de contrôles, vous en

êtes averti par Access. Si l'en-tête de groupe contient des contrôles et que

vous souhaitez les préserver, veillez à les déplacer dans une autre section

de l'état avant d'exécuter cette étape. Pour ce faire, vous devez passer en

mode Création.

L'état ainsi obtenu est illustré dans l'illustration suivante. Notez que le

premier numéro de commande (OrderID) se trouve sur la même ligne

que le premier enregistrement de détail, et non sur sa propre ligne.


Malheureusement, le numéro de commande se répète sur chaque ligne de

détail, et il devient difficile de déterminer le nombre exact de

commandes. À ce stade, il s'avère utile de définir la propriété Masquer

doublons du contrôle Zone de texte. Pour cela, procédez comme suit :

Sélectionnez l'une des valeurs répétées.

Si la feuille de propriétés n'est pas affichée, appuyez sur F4 pour

l'afficher.

Sous l'onglet Format de la feuille des propriétés, cliquez sur la liste

déroulante en regard de Masquer doublons, puis cliquez sur Oui.

Les numéros de commande en double sont masqués. Notez que vous

pouvez déterminer le nombre de commandes existantes, ainsi que le

nombre de produits par commande.

Dans cet exemple, nous allons répéter l'étape 4 pour le niveau de groupe

Company Name (Nom de la société). L'état final se présente comme suit

:


La valeur Company Name (Nom de la société) se trouve à présent sur la

même ligne que le premier enregistrement de détail, et la propriété

Masquer doublons évite que cette valeur ne se répète sur chaque ligne.

Dans le cas d'un état volumineux utilisant plusieurs niveaux de

regroupement, cela peut signifier une économie de papier considérable.

Haut de la page

Enregistrer, imprimer ou envoyer un état

Après avoir enregistré la structure de votre état, vous pouvez l'utiliser

plusieurs fois. Si la structure de l'état reste la même, vous obtenez à

chaque impression de l'état des données actualisées. Si, à un moment

donné, vos besoins en matière d'état évoluent, vous pouvez toujours

modifier la structure de l'état ou créer un état similaire sur la base de

l'état d'origine.

Enregistrer un état


Vous pouvez également cliquer sur Enregistrer dans la barre d'outils

Accès rapide.

Si l'état ne possède pas de titre, tapez un nom dans la zone Nom de l'état,

puis cliquez sur OK .

Enregistrer la structure d'un état sous un nouveau nom

Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Enregistrer sous.


Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez un nom dans la zone

Enregistrer l'objet état nommé « ... » dans , cliquez sur État dans la zone

En tant que, puis cliquez sur OK.

Imprimer un état

Vous pouvez imprimer un état dans les modes Aperçu avant impression,

Page, Création, Rapport ou via le volet de navigation. Avant de lancer

l'impression, il est recommandé de vérifier à nouveau les paramètres de

mise en page, comme les marges et l'orientation des pages. Étant donné

qu'Access enregistre les paramètres de mise en page avec l'état, vous

n'avez besoin de les définir qu'une seule fois. Si vos besoins évoluent par

la suite, vous pourrez enregistrer les paramètres ultérieurement.

Modifier les paramètres de mise en page

Ouvrez l'état dans n'importe quel mode d'affichage.

Sous l'onglet Mise en page, dans le groupe Page, cliquez sur une option :

Taille permet d'effectuer un choix parmi plusieurs formats de papier

ou d'entrer un format de papier personnalisé.

Portrait oriente la page verticalement.

Paysage oriente la page horizontalement.

Marges vous permet d'effectuer un choix parmi plusieurs largeurs de

marge, ou vous pouvez cliquer sur Avancé pour entrer des largeurs de

marge personnalisées via la boîte de dialogue Mise en page.

Afficher les marges active et désactive l'affichage des marges (en mode

Page uniquement).

Colonnes donne accès à la boîte de dialogue Mise en page. Entrez le

nombre de colonnes souhaité, définissez la taille de colonne désirée, puis

cliquez sur OK.

Données seulement empêche l'impression des étiquettes éventuellement

présentes dans l'état. Seuls les contrôles liés aux données de la table ou

de la requête sous-jacente sont imprimés. Cette option peut s'avérer utile


pour les états que vous imprimez occasionnellement sur des formulaires

préimprimés. Vous pouvez désactiver l'impression des étiquettes à ces

occasions et l'activer lorsque vous imprimez l'état sur des feuilles

vierges.

Remarque Pour utiliser des paramètres de mise en page détaillés, cliquez

sur le bouton Mise en page dans le coin inférieur droit du groupe Mise en

page pour accéder à la boîte de dialogue Mise en page. La boîte de

dialogue Mise en page permet d'ajuster tous les paramètres disponibles

sous l'onglet Mise en page, mais également de sélectionner une

imprimante spécifique pour l'état.

Envoyer un état à une imprimante

Ouvrez l'état dans n'importe quel mode d'affichage, ou sélectionnez

simplement l'état dans le volet de navigation.

Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Imprimer.

Dans la boîte de dialogue Imprimer, définissez les options selon vos

préférences telles que l'imprimante, l'étendue d'impression et le nombre

de copies.

Cliquez sur OK.

Haut de la page

Envoyer un état sous forme de message électronique

Plutôt que d'imprimer une copie papier, vous pouvez envoyer votre état à

des utilisateurs sous forme de message électronique.

Dans le volet de navigation, cliquez sur l'état pour le sélectionner,

cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Courrier

électronique .

Dans la boîte de dialogue Envoyer l'objet comme, cliquez sur le format

de fichier que vous souhaitez utiliser.


Complétez les boîtes de dialogue restantes.

Lorsque votre programme de messagerie apparaît, tapez les détails du

message et envoyez ce dernier.

Haut de la page

Notes

Un problème peut se produire si vous disposez d'un état dans un fichier

.accdb qui effectue un tri ou un regroupement selon un champ Liste de

choix, et que vous souhaitez importer l'état dans un fichier .mdb pour

l'ouvrir dans une version antérieure d'Access.

La méthode interne permettant de trier et de regrouper les champs Liste

de choix dans les fichiers .accdb est incompatible avec les fichiers .mdb.

Supposons que vous créez un état dans un fichier .accdb utilisant le

regroupement ou le tri sur un champ Liste de choix. Si vous exportez cet

état dans un fichier .mdb (ou utilisez la commande Enregistrer sous pour

enregistrer la base de données comme fichier .mdb), puis que vous tentez

de l'ouvrir dans une version antérieure d'Access, vous obtenez un échec

de chargement.

Pour modifier l'état afin de pouvoir l'importer dans un fichier .mdb et

l'ouvrir dans une version antérieure d'Access, procédez comme suit :


Dans le fichier .accdb, créez une copie de l'état.

Ouvrez la copie de l'état en mode Page.

Si le volet Regrouper, trier et total n'est pas affiché :


Grouper et trier.

Supprimez toutes les lignes du volet Regrouper, trier et total en cliquant

sur le bouton Supprimer situé en regard de chaque ligne.


Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Fermer la base de

données.


Recherchez le fichier .mdb dans lequel vous souhaitez importer l'état,

puis cliquez sur Ouvrir.

Importez la copie de l'état dans le fichier .mdb.

Procédure

Sous l'onglet Données externes, dans le groupe Importer, cliquez sur

Access.

Cliquez sur Parcourir.

Recherchez le fichier .accdb contenant l'état, puis cliquez sur Ouvrir.

Comme vous n'importez aucune table pour le moment, vous pouvez

indifféremment importer ou lier les données source. Cliquez sur OK pour

continuer.

Dans la boîte de dialogue Importer des objets, cliquez sur l'onglet États.

Cliquez sur l'état à importer, puis sur OK.

Si l'opération d'importation réussit, vous êtes invité à enregistrer les

étapes d'importation pour une utilisation ultérieure. Si vous voulez


enregistrer les étapes, activez la case à cocher Enregistrer les étapes

d'importation, entrez les informations demandées, puis cliquez sur

Enregistrer l'importation. Si vous ne souhaitez pas enregistrer les étapes,

cliquez sur Fermer .

Access importe l'état et l'affiche dans le volet de navigation.

Ouvrez l'état en mode Page.

Si le volet Liste de champs n'est pas affiché :


champs existants.

Dans le volet Champs disponibles dans les tables associées, recherchez

la table qui contient le champ à afficher dans l'état. Ce champ contiendra

les mêmes valeurs que celles actuellement affichées par le champ Liste

de choix dans l'état.

Faites glisser le champ vers l'état.

Vous disposez à présent de deux colonnes affichant des informations

identiques.

Cliquez avec le bouton droit sur le champ d'affichage que vous venez

d'ajouter, puis cliquez sur l'option de tri à appliquer.

Supprimez le champ d'affichage que vous venez d'ajouter et trier.

Si le volet Regrouper, trier et total n'est pas affiché :


Grouper et trier.

Cliquez sur Ajouter un groupe.

Dans la fenêtre contextuelle Champ/Expression, cliquez sur le nom du

champ Liste de choix dans l'état.

L'état est à présent trié et regroupé tel qu'il était dans le fichier .accdb.

Enregistrez et fermez l'état.

Haut de la page


Voir aussi

Additionner dans les états

Calculer des décomptes dans les états

Créer une expression

Créer, modifier ou supprimer une relation

Modifier un état

Additionner dans les états

Afficher tout

Dans tout état contenant des données numériques, vous pouvez utiliser des

totaux, des moyennes, des pourcentages ou des cumuls pour rendre les données

plus compréhensibles. Cet article indique comment ajouter ces éléments à un

état.


Ajouter un total ou tout autre agrégat en mode Page

Ajouter un total ou tout autre agrégat en mode Création

Calculer une valeur de pourcentage

Calculer un cumul (total cumulé)

Ajouter un total ou tout autre agrégat en mode Page

Le mode Page offre le moyen le plus rapide d'ajouter totaux, moyennes et autres

agrégats à un état.

1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'état, puis

cliquez sur Mode Page.


2. Cliquez sur le champ dont vous souhaitez obtenir la synthèse. Par

exemple, si vous voulez ajouter un total à une colonne contenant des

valeurs numériques, cliquez sur l'une des valeurs de la colonne.

3. Sous l'onglet Format, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez

sur Totaux.

4. Cliquez sur le type d'agrégat que vous souhaitez ajouter pour le champ.

Le tableau suivant décrit les différents types de fonctions d'agrégation de

Microsoft Office Access 2007 que vous pouvez ajouter à un état.

Calcul Description Fonction

Somme Somme de toutes les valeurs numériques

d'une colonne donnée

Somme()

Moyenne Valeur moyenne de toutes les valeurs

numériques de la colonne

Moy()

Compte Nombre d'éléments contenus dans la

colonne

Compte()

Valeur

maximale

Valeur numérique ou alphabétique la plus

élevée de la colonne

Max()

Valeur

minimale

Valeur numérique ou alphabétique la plus

basse de la colonne

Min()

Écart-type Estimation de l'écart-type pour le jeu de

valeurs de la colonne

ÉcartType()

Variance Estimation de la variance pour le jeu de

valeurs de la colonne

Var()


Office Access 2007 ajoute une zone de texte à la section Pied d'état et attribue à

sa propriété Source contrôle une expression qui effectue le calcul souhaité. Si

votre état présente des niveaux de regroupement, Access ajoute également une

zone de texte qui effectue le même calcul à chaque section Pied de groupe.

Haut de la page

Ajouter un total ou tout autre agrégat en mode Création

Le mode Création offre un peu plus de latitude quant au positionnement et à la

présentation des totaux. Dans les états groupés, vous pouvez placer les totaux et

autres agrégats dans l'en-tête ou le pied de chaque groupe. Les agrégats au

niveau de l'état peuvent être disposés dans la section En-tête d'état ou Pied d'état.

1. Ouvrez un état en mode Création.

2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Zone de texte.


� Pour calculer le total ou la moyenne d'un groupe d'enregistrements,

cliquez dans la section En-tête de groupe ou Pied de groupe.

� Pour calculer le total général ou la moyenne de tous les

enregistrements de l'état, cliquez sur la section En-tête d'état ou Pied

d'état.

La zone de texte est insérée dans la section où vous avez cliqué.

4. Sélectionnez la zone de texte. Si la feuille de propriétés n'est pas déjà

affichée, appuyez sur F4 pour l'afficher.


5. Cliquez sur l'onglet Données. Dans la zone correspondant à la propriété

Source contrôle, tapez une expression qui fasse appel à la fonction

Somme pour calculer un total ou à la fonction Moyenne pour calculer

une moyenne. Par exemple :

=Sum(Freight)

ou

=Avg(Freight)

CONSEIL Vous pouvez vous aider du Générateur d'expression pour

créer une expression. Pour ouvrir le Générateur d'expression, cliquez sur

dans la zone correspondant à la propriété Source contrôle.

REMARQUE Lorsque vous calculez un total en mode Création à l'aide d'une

fonction d'agrégation, telle que Somme, ou d'une fonction d'agrégation de

domaine, telle que SomDom, vous ne pouvez pas utiliser le nom d'un contrôle

calculé dans la fonction. Vous devez répéter l'expression dans le contrôle

calculé. Par exemple :

=Somme([Quantité] * [Prix unitaire])

Toutefois, s'il existe un champ calculé dans une requête sous-jacente, tel que

=Prix complet: [Quantité] * [Prix unitaire], vous pouvez utiliser le nom de ce

champ dans la fonction Somme, comme dans l'exemple suivant :

=Somme([Prix complet])

Haut de la page

Calculer une valeur de pourcentage


cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.



3. Effectuez l'une ou l'autre des opérations suivantes ou les deux à la fois :

� Si les totaux de groupes ne sont pas calculés dans l'état, cliquez sur la

section Pied de groupe pour ajouter une zone de texte et afficher les

totaux de groupes.

� Si le total général n'est pas calculé dans l'état, ajoutez une zone de

texte à la section Pied d'état pour afficher le total général.

4. Effectuez l'une ou l'autre des opérations suivantes ou les deux à la fois :

� Pour calculer le pourcentage que représente chaque élément dans un

total de groupe ou le total général, ajoutez une zone de texte à la

section Détail.

� Pour calculer le pourcentage du total général que représente un

groupe d'éléments, ajoutez une zone de texte à la section En-tête de

groupe ou Pied de groupe.

REMARQUE Si votre état comprend plusieurs niveaux de groupe,

placez la zone de texte dans l'en-tête ou le pied correspondant au niveau

dont Access doit calculer le pourcentage.




Source contrôle, tapez une expression qui divise le total le plus petit par

le total le plus grand (dont fait partie le total le plus petit). Par exemple

:=[DailyTotal]/[GrandTotal].


CONSEIL Vous pouvez cliquer sur pour créer l'expression à l'aide du

Générateur d'expression.

7. Attribuez à la propriété Format de la zone de texte la valeur

Pourcentage.

Pour plus d'informations sur la création et l'utilisation d'un état groupé, consultez

l'article Créer un état groupé ou de synthèse.

Haut de la page

Calculer un cumul (total cumulé)

Office Access 2007 permet de créer un cumul dans un état. Un cumul

correspond au total cumulé, enregistrement après enregistrement, au sein d'un

groupe, voire de l'état tout entier.

Créer un cumul





3. Cliquez dans la section Détail, En-tête de groupe ou Pied de groupe pour

créer une zone de texte.

Si une étiquette apparaît en regard de la zone de texte, supprimez-la ou

remplacez son texte par une valeur explicite.




Source contrôle, tapez le nom de champ ou l'expression dont vous

souhaitez obtenir le cumul.

Par exemple, Prix complet pour le champ du même nom ou, au niveau du

groupe, tapez l'expression =Somme([Prix complet).

6. Cliquez sur la zone de propriété Cumul.

7. Cliquez sur la flèche déroulante à l'intérieure de la zone de propriété, puis

effectuez l'une des opérations suivantes :

� Si vous voulez que le cumul soit réinitialisé à zéro lorsque le niveau

de regroupement immédiatement supérieur est atteint, sélectionnez

Par groupe dans la liste.

� Si vous voulez que le cumul s'opère jusqu'à la fin de l'état,

sélectionnez En continu dans la liste.

8. Fermez la feuille de propriétés.

REMARQUE Lorsque vous définissez la propriété Cumul sur En continu,

vous pouvez répéter le total général dans la section Pied d'état. Créez une zone

de texte dans le pied d'état et attribuez à sa propriété Source contrôle le nom de

la zone de texte où est calculé le cumul ; par exemple, =[Montant commande].


Calculer des décomptes dans les états

Afficher tout

Il peut être utile de connaître le nombre d'enregistrements contenus dans un état.

Dans les états groupés ou de synthèse, vous pouvez afficher le nombre

d'enregistrements présents dans chaque groupe. Vous pouvez également ajouter

un numéro de ligne à chaque enregistrement pour faciliter leur référencement.

Cet article explique, pas à pas, comment ajouter des décomptes et des numéros

de ligne à un état.


Calculer le nombre d'enregistrements dans un état ou un groupe

Ajouter un numéro de ligne pour chaque enregistrement d'un état ou d'un

groupe

Calculer le nombre d'enregistrements dans un état ou un groupe

Le mode Page offre le moyen le plus rapide d'ajouter des décomptes à un état.

Compter les enregistrements en mode Page


cliquez sur Mode Page dans le menu contextuel.

2. Cliquez sur un champ dont vous souhaitez calculer le décompte. Pour être

certain que tous les enregistrements sont comptés, cliquez sur un champ

dont vous savez qu'il ne contient pas de valeurs Null, tel qu'un champ ID.

3. Sous l'onglet Format, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez

sur Totaux.



� Comptez tous les enregistrements de l'état si une valeur est dans le

champ sélectionné, vous cliquez sur Compter enregistrements.

� Pour compter les enregistrements seul à lesquels une valeur est

destinée dans le champ sélectionné, cliquez sur Count Values.

REMARQUE Count Values n'est pas disponible pour des champs

des types de données suivants :

� Mémo

� Objet OLE

� Lien hypertexte

Access ajoute une zone de texte à la section Pied d'état et attribue à la propriété

Source contrôle une expression exécutant la fonction Compte. Si votre état

présente des niveaux de regroupement, Access ajoute également une zone de

texte qui effectue le même calcul à chaque pied de groupe.

REMARQUE Si vous utilisez le mode Page pour créer une zone de décompte

au niveau d'un champ spécifique, Access crée une expression qui ne compte que

les enregistrements dont le champ en question n'a pas la valeur Null. Par

exemple, si l'état contient 10 enregistrements et que vous ajoutez le décompte à

un champ qui contient trois valeurs Null, la zone de texte affichant le décompte

indique 7 (nombre d'enregistrements contenant des valeurs non Null). Pour

éviter cela, vous pouvez ajouter les zones de décompte aux seuls champs qui

n'autorisent pas les valeurs Null (tel que les champs ID) ; vous pouvez

également modifier la source contrôle de la zone de texte de sorte que

l'ensemble des enregistrements soient toujours comptés, qu'il contiennent ou non

des valeurs Null. Pour ce faire :


1. Sélectionnez la zone de texte qui présente le décompte. Si la feuille de

propriétés n'est pas déjà affichée, appuyez sur F4 pour l'afficher.

2. Cliquez sur l'onglet Données.

3. Dans la zone correspondant à la propriété Source contrôle, supprimez

l'expression et tapez =Compte(*).

4. Enregistrez l'état et passez en mode État pour afficher les résultats.

Compter les enregistrements en mode Création





� Pour ajouter une zone dénombrant tous les enregistrements de l'état,

cliquez dans la section En-tête d'état ou Pied d'état à l'endroit où vous

souhaitez placer la zone de texte.

� Pour ajouter une zone dénombrant tous les enregistrements de chaque

groupe d'un état groupé, cliquez dans la section En-tête de groupe ou

Pied de groupe à l'endroit où vous souhaitez placer la zone de texte.

4. Sélectionnez la zone de texte et appuyez sur F4 pour afficher la feuille de

propriétés.


6. Dans la zone correspondant à la propriété Source contrôle, tapez

=Compte(*).


Cette expression fait appel à la fonction Compte pour compter tous les

enregistrements de l'état ou du groupe même si certains champs de

certains enregistrements ont la valeur Null. Pour compter les seuls

enregistrements dont un champ déterminé n'a pas la valeur Null (par

exemple, Nom fournisseur), utilisez plutôt l'expression suivante :

=CDbl(Nz(Compte([Nom fournisseur]),0)).

Haut de la page

Ajouter un numéro de ligne pour chaque enregistrement d'un état ou d'un

groupe

Vous avez la possibilité de numéroter les éléments d'un état. Par exemple, si

vous disposez d'un état Ventes par produit, vous souhaiterez probablement que

le premier élément d'un groupe de produits soit précédé du numéro « 1 », le

second du numéro « 2 », et ainsi de suite jusqu'au groupe de produits suivants,

dont le premier élément sera également précédé du numéro « 1 ».

Vous pouvez numéroter les éléments de votre état en utilisant un contrôle

calculé et en définissant sa propriété Cumul.





3. Dans la section Détail de l'état, faites glisser le pointeur de façon à créer

la zone de texte. Veillez à ce qu'elle soit suffisamment large pour

accueillir le numéro d'élément le plus grand.

Par exemple, si vous prévoyez une centaine de commandes, vous aurez

besoin d'un espace suffisant pour au moins trois caractères (100). Si une

étiquette apparaît en regard de la zone de texte, supprimez-la en cliquant

dessus et en appuyant sur Suppr. Si vous avez placé la zone de texte près

de la marge gauche, le libellé peut être caché sous la zone de texte. Avec

la poignée de déplacement du coin supérieur gauche de la zone de texte,

faites glisser la zone de texte vers la droite afin que le libellé soit visible.

Vous pouvez alors cliquer sur libellé puis appuyer sur Suppr..



5. Cliquez sur l'onglet Toutes. Dans la zone correspondant à la propriété

Nom, tapez un nom, tel que NuméroÉlémenttxt.


7. Dans la zone correspondant à la propriété Cumul, sélectionnez Par

groupe.

8. Dans la zone correspondant à la propriété Source contrôle, tapez =1.

9. Cliquez sur l'onglet Format.

10. Dans la zone correspondant à la propriété Format, tapez #. (signe dièse

suivi d'un point).


Le numéro de ligne affiché à l'écran sera ainsi suivi d'un point.

11. Enregistrez l'état et passez en mode État pour afficher les résultats.

Créer un état simple

Afficher tout

Vous pouvez créer un grand nombre d'états différents dans Microsoft Office

Access 2007, du plus simple au plus complexe. Pour commencer, penchez-vous

sur la source d'enregistrements de votre état. Si votre état est constitué d'une

simple liste d'enregistrements ou d'un état des ventes dans une région, vous

devez d'abord définir les champs qui contiendront les données à afficher dans

l'état, ainsi que les tables ou les requêtes dans lesquelles elles seront stockées.

Après avoir choisi votre source d'enregistrement, vous trouverez généralement

plus facile de créer votre état en utilisant l'Assistant État. L'Assistant État est une

fonctionnalité Access qui vous guide, via une série de questions, et génère

ensuite un état basé sur vos réponses.


Choisir une source d'enregistrements

Créer un état à l'aide de l'Assistant État


Créer un état en utilisant l'outil État vide

Présentation des sections d'un état


Affiner la présentation de votre état en mode Page

Affiner la présentation de votre état en mode Création


Ajouter des contrôles à l'état


Afficher, imprimer ou envoyer votre état sous forme de message électronique

Choisir une source d'enregistrement

Un état est constitué d'informations provenant de tables ou de requêtes, ainsi que

d'informations stockées dans la structure même de l'état, telles que des

étiquettes, des en-têtes et des graphiques. Les tables et les requêtes contenant les

données sous-jacentes sont également appelées « source d'enregistrement de

l'état ». Si les champs à inclure sont tous stockés dans une seule table, utilisez

cette table comme source d'enregistrement. Si les champs proviennent de

plusieurs tables, vous devez utiliser une ou plusieurs requêtes comme source

d'enregistrement. Dans certains cas, ces requêtes existent déjà dans la base de

données. Dans d'autres cas, vous devez créer de nouvelles requêtes, en fonction

des besoins de l'état. La section Voir aussi contient des liens vers des

informations complémentaires.

Haut de la page


L'outil État est le moyen de création d'état le plus rapide, car la génération d'état

est automatique, sans demande d'informations. L'état affiche tous les champs

provenant de la table ou de la requête sous-jacente. L'outil État ne peut créer le

produit finalisé, mais il est très pratique pour donner un aperçu rapide des

données sous-jacentes. Vous pouvez enregistrer l'état en mode Page ou en mode

Création, en fonction de vos besoins.


1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table sur laquelle vous voulez

baser le rapport ou la requête.

2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur État.

Access crée et affiche l'état en mode Page.

3. La section Afficher, imprimer ou envoyer votre état sous forme de

message électronique contient plus d'informations sur l'affichage et

l'impression de votre état.

Une fois l'état affiché, vous pouvez l'enregistrer, puis fermer, soit l'état et les

données sous-jacentes, soit la requête utilisée comme source d'enregistrement. À

la prochaine ouverture de l'état, Access affichera les données les plus récentes de

la source d'enregistrement.

Haut de la page

Créer un état en utilisant l'Assistant État

Vous pouvez utiliser l'Assistant État pour affiner la sélection des champs

constitutifs de votre état. Vous pouvez également spécifier le mode de

regroupement et de tri des données, et utiliser des champs provenant de

plusieurs tables ou requêtes, à condition d'avoir défini au préalable les relations

entre les tables et les requêtes. La section Voir aussi contient plus

d'informations sur la création des relations.

1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur Assistant État.

2. Suivez les instructions de l'Assistant État. Sur la dernière page de

l'Assistant, cliquez sur Terminer.

Sur l'aperçu de l'état, vous apercevez l'état tel qu'il apparaîtra à

l'impression. Vous pouvez également augmenter le grossissement en


utilisant la fonction zoom pour un aperçu détaillé. La section Visualiser,

imprimer ou envoyer votre état sous la forme d'un courrier électronique

contient plus d'informations sur l'affichage et l'impression de votre état.

REMARQUE Si vous souhaitez inclure des champs provenant de plusieurs

tables et requêtes dans votre état, ne cliquez pas sur Suivant ou Terminer après

la sélection des champs de la première table ou requête, dans l'Assistant État.

Répétez les étapes de sélection d'une table ou d'une requête, et cliquez sur les

champs supplémentaires à inclure dans l'état. Cliquez ensuite sur Suivant ou sur

Terminer pour continuer.

Créer des étiquettes par le biais de l'Assistant Étiquette

L'Assistant Étiquette permet de créer facilement des étiquettes, pour un grand

nombre de tailles d'étiquette standard.

1. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table ou la requête qui

servira de source d'enregistrement pour l'ouvrir.

2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur Étiquettes.

3. Suivez les instructions de l'Assistant Étiquette. Sur la dernière page de

l'Assistant, cliquez sur Terminer.

Access affiche vos étiquettes en mode Aperçu avant impression, de façon à les

afficher telles qu'elles apparaîtront à impression. Le contrôle de curseur dans la

barre d'état vous permet d'agrandir les détails. La section Visualiser, imprimer

ou envoyer votre état sous la forme d'un courrier électronique contient plus

d'informations sur l'affichage et l'impression de votre état.

REMARQUE Aperçu avant impression est la seule vue que vous pouvez

utiliser pour afficher plusieurs colonnes, toutes les autres vues affichent les

données dans une seule colonne.


Haut de la page

Créer un état en utilisant l'outil État vide

Si vous ne souhaitez pas utiliser l'outil État ou l'Assistant État, vous pouvez

utiliser l'outil État vide pour créer un état vide. Il s'agit d'un moyen très rapide de

créer un état, en particulier si vous envisagez de n'insérer que quelques champs

dans votre état. Pour utiliser l'outil État vide, procédez comme suit :

1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur État vide.

Un état vide s'affiche, en mode Page, et la Liste des champs s'affiche sur

la partie droite de la fenêtre Access.

2. Dans la Liste des champs, cliquez sur le signe plus affiché en regard de

la ou des tables contenant les champs à afficher dans l'état.

3. Faites glisser les champs un à un dans l'état ou, tout en maintenant la

touche CTRL enfoncée, sélectionnez plusieurs champs et faites-les glisser

simultanément dans l'état.

4. Utilisez les outils du groupe Contrôles, sous l'onglet Mise en forme ,

pour ajouter le logo, le titre, les numéros de page, la date et l'heure à l'état.

Pour plus d'informations sur l'ajout de fonctionnalités à votre état, suivez les

liens de la section Voir aussi.

Haut de la page

Présentation des sections d'un état


La structure d'un état Access est divisée en sections. Affichez votre état en mode

Création pour afficher ces sections. Pour créer des états performants, il est

important de comprendre le fonctionnement de chaque section. Par exemple, la

section dans laquelle vous placerez un contrôle calculé détermine le mode de

calcul des résultats dans Access. La liste suivante présente la synthèse des types

de sections, et leur utilisation respective :

En-tête d'état L'en-tête est imprimé une seule fois, dans la partie

supérieure de l'état. En règle générale, l'en-tête d'un état regroupe les

informations habituelles d'une page de garde, telles que logo, titre ou date.

Lorsque vous placez un contrôle calculé qui utilise la fonction de

regroupement Somme dans l'en-tête d'état, la somme est calculée pour

l'état entier. L'en-tête d'état est imprimé avant l'en-tête de page.

En-tête de page Cette section est imprimée en haut de chaque page. Par

exemple, utilisez un en-tête de page pour répéter le titre d'un état sur

chaque page.

En-tête de groupe L'en-tête de groupe est imprimé au début de chaque

nouveau groupe d'enregistrements. Cet en-tête de groupe permet

d'imprimer le nom du groupe. Par exemple, dans un état où les éléments

sont regroupés par produit, utilisez l'en-tête de groupe pour imprimer le

nom du produit. Lorsque vous placez un contrôle calculé utilisant la

fonction de regroupement Somme dans l'entête de groupe, la somme est

calculée pour le groupe actif.

Détail Le détail est imprimé une seule fois, pour chaque ligne de la source

d'enregistrement. L'emplacement des contrôles constitue le corps de l'état.

Pied de page de groupe Imprimé au bas de chaque groupe

d'enregistrements. Utilisez un pied de page pour imprimer un résumé des

informations d'un groupe.


Pied de page Imprimé au bas de chaque page. Utilisez un pied de page

pour imprimer les numéros de page ou des informations sur les pages.

Pied d'état Imprimé une seule fois, au bas de l'état. Le pied d'état permet

d'imprimer le total des états, ou d'autres informations de synthèse relatives

à l'ensemble de l'état.

REMARQUE En mode Création, le pied d'états'affiche sous le pied de

page. Notez toutefois que lors de l'impression, ou en mode Aperçu avant

impression, le pied d'état s'affiche sous le pied de page, juste après le

dernier pied de groupe ou la ligne de détail de la dernière page.

Haut de la page


Les contrôles sont des objets qui affichent des données, effectuent des actions et

vous permettent d'afficher et d'utiliser des informations susceptibles d'améliorer

l'interface utilisateur, telles que des étiquettes et des images. Accès prend en

charge trois types de contrôles : dépendants, indépendants et calculés :

Contrôle dépendant Un contrôle dont la source de données est un champ

de table ou de requête est un contrôle dépendant. Les contrôles

dépendants permettent d'afficher des valeurs provenant des champs de

votre base de données. Ces valeurs peuvent être de natures diverses :

texte, dates, nombres, valeurs Oui/Non, images ou graphiques. Les

contrôles dépendants sont généralement constitués de zones de texte. Par

exemple, une zone de texte d'un formulaire affichant le nom d'un employé

peut extraire cette information du champ Nom de la table Employés.

Contrôle indépendant Un contrôle qui n'est pas lié à une source de

données (champ ou expression) est un contrôle indépendant. Utilisez les


contrôles indépendants pour afficher des informations, des lignes, des

rectangles et des images. Par exemple, une étiquette affichant le titre d'un

état est un contrôle indépendant.

Contrôle calculé Un contrôle dont la source de données est une

expression, et non un champ, est un contrôle calculé. Vous pouvez définir

la valeur de votre choix pour le contrôle en définissant une expression

comme source de données pour le contrôle. Une expression est une

combinaison d'opérateurs (tels que = et + ), des noms de contrôles, des

noms de champs, des fonctions renvoyant une valeur unique et des

valeurs constantes. Par exemple, l'expression suivante calcule le prix d'un

article avec une remise de 25 pourcent en multipliant la valeur du champ

Prix unitaire par une valeur constante (0,75).

= [Prix unitaire] * 0,75

Une expression peut utiliser des données provenant d'un champ de la table

ou de la requête sous-jacente, ou d'un contrôle de l'état.

Pour plus d'informations sur les expressions, suivez les liens de la section

Voir aussi.

Lors de la création d'un état, il est recommandé d'ajouter et d'organiser d'abord

tous les contrôles dépendants, surtout s'ils constituent la majeure partie de l'état.

Vous pouvez ensuite ajouter les contrôles indépendants et calculés qui

complètent la conception avec les outils du groupe Contrôles de

l'ongletCréation.

Vous pouvez lier un contrôle de zone de texte à un champ en identifiant le

champ d'où proviennent les données du contrôle. Vous pouvez créer un contrôle

lié au champ sélectionné en faisant glisser le champ depuis la zone Liste de

champs sur l'état. La Liste de champs affiche les champs provenant de la table


ou de la requête sous-jacente de l'état. Pour afficher la Liste de champs, sous

l'ongletCréation, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Ajouter des champs

existants.

Vous pouvez également lier un champ à un contrôle en tapant le nom de champ,

directement dans le contrôle ou dans la zone de la valeur SourceContrôle dans

la feuille de propriétés du contrôle. La feuille de propriétés permet de définir les

caractéristiques du contrôle, par exemple son nom, la source de ses données et

son format.

La Liste de champs constitue le meilleur moyen de créer un contrôle, pour deux

raisons :

Un contrôle dépendant possède un libellé attaché, qui porte

systématiquement le nom du champ (ou de la légende définie pour ce

champ dans la table ou requête sous-jacente), de sorte que vous ne devez

pas taper le nom de la légende manuellement.

Un contrôle dépendante hérite de la plupart des paramètres du champ de

la table sous-jacente, telles que les propriétés Format, Décimales et

MasqueSaisie). Vous pouvez donc vous assurer que ces propriétés de

champ resteront les mêmes à chaque création d'une zone de texte liée à ce

champ.

Si vous avez déjà créé un contrôle indépendant que vous voulez lier à un champ,

définissez la propriétéSourceContrôlesur le nom du champ. Pour plus

d'informations sur la propriété SourceContrôle, lancez une recherche du terme

« SourceContrôle » dans l'aide en ligne.

Haut de la page

Affiner la présentation de votre état en mode Page


Après avoir créé un état, vous pouvez facilement affiner sa présentation en

utilisant le mode d'affichage Page. En vous basant sur les données de l'état actif,

vous pouvez ajuster la largeur des colonnes et les réorganiser, et ajouter des

niveaux de regroupement et de totaux. Vous pouvez placer de nouveaux champs

dans l'état, et définir les propriétés pour l'état et les contrôles correspondants.

Pour basculer en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur le nom de l'état

dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page ..

Access affiche l'état en mode Page.

La feuille de propriétés permet de modifier les propriétés de l'état, ainsi que ses

contrôles et ses sections. Pour afficher la feuille de propriétés, appuyez sur F4.

Le volet Liste des champs permet d'ajouter des champs de la table ou de la

requête sous-jacente à la présentation de votre état. Pour afficher le volet Liste

des champs, effectuez l'une des opérations suivantes :


champs existants.

Appuyez sur Alt+F8.

Vous pouvez alors ajouter des champs en les faisant glisser du volet Liste des

champs dans l'état.

Haut de la page

Affiner la présentation de votre état en mode Création

Vous pouvez également affiner la présentation de votre état en travaillant en

mode Création. Vous pouvez ajouter de nouveaux contrôles et champs dans

votre état, en les ajoutant à la grille de création. La feuille de propriétés vous


permet d'accéder à un grand nombre de propriétés que vous pouvez définir pour

personnaliser votre état.

Pour basculer en mode Création, cliquez avec le bouton droit sur le nom de l'état

dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création. .

Access affiche l'état en mode Création.

La feuille de propriétés permet de modifier les propriétés de l'état, ainsi que ses

contrôles et ses sections. Pour afficher la feuille de propriétés, appuyez sur F4.

Le volet Liste des champs permet d'ajouter des champs de la table ou de la

requête sous-jacente à la présentation de votre état. Pour afficher le volet Liste

des champs, effectuez l'une des opérations suivantes :


champs existants.

Appuyez sur Alt+F8.

Vous pouvez alors ajouter des champs en les faisant glisser du volet Liste des

champs dans l'état.

Haut de la page

Ajouter des champs du volet Liste des champs

Pour ajouter un seul champ, faites glisser le champ de la Liste des

champs vers la section dans laquelle il doit s'afficher dans l'état.

Pour ajouter plusieurs champs en même temps, maintenez la touche

CTRL enfoncée et cliquez sur les champs de votre choix. Faites glisser les

champs sélectionnés dans l'état.


Lorsque vous placez les champs dans une section d'état, Access crée

automatiquement une zone de texte dépendante pour chaque champ et insère un

contrôle d'étiquette en regard de chaque champ.

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Ajouter des contrôles à l'état

Certains contrôles sont automatiquement créés, comme le contrôle lié de zone de

texte, créé automatiquement lors de l'ajout d'un champ depuis la Liste des

champs dans l'état Vous pouvez créer un grand nombre d'autres contrôles en

mode Création, en utilisant les outils du groupe Contrôles, sous l'onglet

Création.

Afficher le nom d'un outil

Déplacez le curseur au-dessus de l'outil.



1. Cliquez sur l'outil du type de contrôle que vous ajoutez. Par exemple pour

créer une case à cocher, cliquez sur l'outil Case à cocher .

2. Cliquez dans la grille de création de l'état, à l'emplacement souhaité pour

le coin supérieur droit du contrôle. Cliquez une fois pour créer un contrôle

dont la taille est définie par défaut, ou cliquez sur l'outil et faites-le glisser

dans la grille de création d'état pour créer un contrôle de la taille de votre

choix.


3. Si vous ne positionnez pas le contrôle parfaitement à la première

tentative, vous pourrez le déplacer ultérieurement, en procédant comme

suit :

1. Cliquez sur le contrôle pour le sélectionner.

2. Positionnez le pointeur de la souris sur le bord du contrôle jusqu'à ce

que ce pointeur devienne une flèche à quatre pointes .

3. Cliquez et faites glisser le contrôle à l'emplacement souhaité.

Cette procédure crée un contrôle « indépendant ». Si le type du contrôle permet

d'afficher des données (une zone de texte ou une case à cocher, par exemple),

vous devez taper un nom de champ ou une expression dans la propriété Source

contrôle pour paramétrer l'affichage des données. Pour plus d'informations,

consultez la section Présentation des contrôles dans cette rubrique.

Afficher la feuille de propriétés

Pour afficher la feuille de propriétés en mode Création, procédez comme suit :

Sous l'onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Feuille de

propriétés.

Appuyez sur F4.

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Après avoir enregistré la structure de votre état, vous pouvez l'exécuter aussi

souvent que vous le souhaitez. La structure de l'état reste inchangée, mais vous

accéderez aux données actuelles à chaque impression de l'état. En cas de


modification des besoins, vous pouvez modifier la structure de l'état, ou créer un

nouvel état similaire, basé sur l'original.

Enregistrer la structure de votre état

1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis cliquez sur

Enregistrer

Vous pouvez également cliquer sur Enregistrer dans la barre d'outils

Accès rapide.

2. Si l'état ne possède pas de titre, tapez un nom dans la zone Nom de l'état,

puis cliquez sur OK .

Enregistrer votre structure d'état sous un nouveau nom

1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Enregistrer sous.

2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez un nom dans la zone

Enregistrer l'état sous, sélectionnez État dans la zoneSous , et cliquez

sur OK.

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Afficher, imprimer ou envoyer votre état sous forme de message

électronique

Après avoir enregistré votre structure d'état, vous pouvez l'utiliser autant de fois

que nécessaire. La structure reste inchangée, mais vous accéderez aux données

actuelles à chaque affichage ou impression de l'état. Si vos besoins changent,

vous pouvez modifier la structure de l'état et en créer un autre, similaire à

l'original.


Afficher votre état

Il existe plusieurs façons d'afficher un état. Le mode d'affichage choisi doit

dépendre de l'utilisation à laquelle votre état et ses données sont destinés :

Si vous souhaitez apporter des modifications temporaires aux données

affichées sur l'état avant de l'imprimer, ou si vous souhaitez copier

certaines données de l'état dans le Presse-papiers, utilisez le mode

Affichage de l'état.

Ce mode d'affichage vous permet de pouvoir changer la structure de

l'état, tout en gardant les données affichées.

Si vous souhaitez simplement afficher l'état tel qu'il sera imprimé, utilisez

le mode d'affichage Aperçu avant impression.

REMARQUE Si votre état est composé de plusieurs colonnes, vous ne pouvez

voir la disposition des colonnes que dans dans l'aperçu avant impression. La vue

Page et la vue État affichent l'état sous la forme d'une colonne simple.

Afficher votre état en mode Affichage de l'état

Ce mode d'affichage est utilisé par défaut lorsque vous double-cliquez sur un

état dans le volet de navigation. Si l'état n'est pas ouvert, double-cliquez dessus

dans le volet de navigation pour l'afficher en mode Affichage de l'état.

Si l'état est déjà ouvert, cliquez avec le bouton droit sur le nom de l'état dans le

volet de navigation, puis cliquez surAffichage de l'état.

Utiliser vos données en mode Affichage de l'état

En mode Affichage de l'état, vous pouvez sélectionner un texte et le copier dans

le Presse-papiers. Pour sélectionner des lignes entières, cliquez et faites-les


glisser dans la marge située en regard des lignes que vous souhaitez

sélectionner. Vous pouvez ensuite copier par l'une des opérations suivantes :

Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Copier.

Cliquez avec le bouton droit sur les lignes sélectionnées, puis cliquez sur

Copier.

Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+C.

Afficher uniquement les lignes voulues en appliquant des filtres

Vous pouvez appliquer directement des filtres à votre état, sans quitter le mode

Affichage de l'état. Par exemple, si vous possédez une colonne « Pays » et que

vous souhaitez afficher uniquement les lignes dont « Canada » est le pays,

procédez comme suit :

1. Recherchez le mot « Canada » dans l'état et cliquez dessus avec le bouton

droit.

2. Cliquez sur Est égal à « Canada ».

Access crée et applique le filtre.

Créer un filtre plus détaillé

1. Cliquez avec le bouton droit sur le champ que vous voulez filtrer.

2. Cliquez sur Filtres courants.

3. Cliquez sur la condition de filtre de votre choix.

4. Entrez vos critères.

Activer ou désactiver un filtre


Vous pouvez commuter entre les affichages filtré et non filtré en cliquant sur

Basculer le filtre du groupe Tri et filtre de l'onglet Accueil. Ceci ne supprime

pas le filtre, mais l'active ou le désactive.

Supprimer un champ

1. Cliquez avec le bouton droit sur le champ duquel vous souhaitez

supprimer le filtre.

2. Cliquez sur Supprimer le filtre.

Lorsqu'un filtre a été supprimé, vous ne pouvez pas le rappeler avec la

commande Basculer le filtre. Vous devez d'abord recréer le filtre.

REMARQUE Si vous appliquez un filtre à un état avant de l'enregistrer et de le

fermer, le filtre sera enregistré. En revanche, à la prochaine ouverture de l'état,

Access ne l'appliquera pas. Pour réappliquer le filtre, sous l'onglet Accueil du

groupe Trier et filtrer, cliquez sur Basculer le filtre.

Afficher l'aperçu de votre état en utilisant l'aperçu avant impression

Cliquez avec le bouton droit sur son nom dans le volet de navigation, puis

cliquez surAperçu avant impression dans le menu contextuel.

Vous pouvez utiliser les boutons de navigation pour afficher les pages d'un état

dans un ordre séquentiel, ou pour passer à une page spécifique de l'état.

Cliquez pour afficher la première page.

Cliquez pour afficher la page précédente.


Cliquez pour afficher la page suivante.

Cliquez pour afficher la dernière page.

Tapez un numéro de page dans cette zone et puis appuyez sur ENTRÉE pour

accéder à une page spécifique.

En mode Aperçu avant impression, vous pouvez effectuer un zoom avant pour

agrandir des détails ou un zoom arrière pour avoir une vue d'ensemble des

données sur la page. Déplacez le pointeur de la souris sur l'état et cliquez une

fois. Pour annuler l'effet du zoom, cliquez une seconde fois. Vous pouvez

également utiliser la commande Zoom dans la barre d'état pour effectuer un

zoom avant ou arrière.

Pour fermer l'aperçu avant impression, effectuez l'une des opérations suivantes :

Dans l'onglet Aperçu avant impression, cliquez sur Fermer l'aperçu

avant impression.

Cliquez avec le bouton droit sur l'état dans le volet de navigation, puis

cliquez sur Mode Page ou Mode Création dans le menu

contextuel.

CONSEIL Après avoir affiché l'aperçu de votre état, vous pouvez exporter les

résultats dans Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, ou

dans plusieurs autres programmes Office. Sous l'onglet Données externes, dans

le groupe Exporter les données, cliquez sur le bouton correspondant au format

souhaité et suivez les instructions affichées.

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Imprimer votre état

Vous pouvez imprimer un état ouvert dans l'un des modes ou même s'il est

fermé. Avant de lancer l'impression, vérifiez attentivement les paramètres de

mise en page, telles que les marges ou l'orientation de la page. Étant donné

qu'Access enregistre les paramètres de mise en page avec l'état, vous ne devez

les définir qu'une seule fois. Vous pourrez ensuite les redéfinir si nécessaire.

Modifier les paramètres de mise en page

1. Ouvrez l'état en mode Aperçu avant impression. Vous pouvez modifier

les pramètres de mise en page dans chaque vue, mais il est préférable

d'utiliser l'Aperçu avant impression, car vous pouvez y consulter

directement les effets des différents changements.

2. Dans l'onglet Aperçu avant impression du groupe Mise en page, cliquez

sur Portrait ou Paysage pour définir l'orientation de la page,

cliquez ensuite sur Format pour définir la taille du papier, sur Marges

pour définir les marges, etc.

3. Après avoir apporté une modification, utilisez les boutons de navigation

pour afficher les autres pages et vérifier que vous n'avez créé aucun

problème de mise en forme sur les pages suivantes.

Envoyer votre état vers une imprimante

1. Ouvrez l'état dans n'importe quel mode ou sélectionnez l'état dans le volet

de navigation.

2. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Imprimer.

Access affiche la boîte de dialogue Imprimer.


3. Sélectionnez les options appropriées telles que le choix de l'imprimante,

la plage d'impression et le nombre de copies.

4. Cliquez sur OK.

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Envoyer votre état sous forme de message électronique

Vous pouvez envoyer votre état au destinataire de votre choix, sous forme d'un

message électronique, au lieu d'en imprimer une copie sur papier :

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur l'état pour le sélectionner puis

cliquez sur le Bouton Microsoft Office puis cliquez sur Envoyer .

2. Dans la boîte de dialogue Envoyer, dans la liste Sélectionner format

d'envoi, cliquez sur le format de fichier que vous voulez utiliser.

3. Complétez les zones des autres boîtes de dialogue.

4. Dans votre application de messagerie, tapez le message et envoyez-le.


Créer des étiquettes à imprimer

Microsoft Office Access 2007 vous offre plusieurs possibilités en matière de

création d'étiquettes contenant des données stockées dans vos tables Access. La

solution la plus simple consiste à utiliser l'Assistant Étiquette pour créer et

imprimer des étiquettes à partir d'un état de votre création. Par ailleurs, vous

pouvez importer des données dans Access à partir d'autres sources, comme des

classeurs Microsoft Office Excel 2007 et des listes de contacts Microsoft Office

Outlook 2007, et « fusionner » ces données ou des tables Access existantes avec

un document Microsoft Office Word 2007 pour finalement créer et imprimer des

étiquettes sous Word.


Créer et imprimer des étiquettes dans Access

Conseils et astuces pour créer des étiquettes

Imprimer des données Access à l'aide de l'Assistant Fusion et publipostage de

Word

Créer et imprimer des étiquettes dans Access

Dans Access, les étiquettes sont créées sous forme d'état dans un format de page

réduit correspondant à la taille de l'étiquette souhaitée. Même si les étiquettes

sont le plus souvent utilisées dans le cadre des publipostages, les données

Access peuvent être imprimées sous forme d'étiquettes à des fins diverses. Dans

le cas des étiquettes de publipostage, l'état obtient les données d'adresse des


tables ou des requêtes contenant les adresses. L'impression de l'état produit une

seule étiquette pour chaque adresse issue de la source d'enregistrement sous-

jacente.

L'Assistant Étiquette vous pose une série de questions au sujet des étiquettes et

des données que vous souhaitez y faire figurer. L'Assistant crée l'état, que vous

pouvez ensuite personnaliser, si nécessaire.

Créer des étiquettes à l'aide de l'Assistant Étiquette dans Access

1. Dans le volet de navigation, sélectionnez ou ouvrez la table ou la requête

qui doit servir de source d'enregistrement à vos étiquettes.

2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur Étiquettes .

Access démarre l'Assistant Étiquette.

3. Si vous connaissez le fabricant et le numéro de produit des étiquettes :

� Choisissez le fabricant dans la zone Filtrer par fabricant.


� Sélectionnez votre étiquette dans la zone Quelle taille d'étiquettes

souhaitez-vous ?.

Sinon, essayez de trouver un produit dont les valeurs indiquées dans les

colonnes Dimensions et Nombre de front correspondent à vos étiquettes.

Si vous ne trouvez pas d'étiquette correspondante :

� Cliquez sur Personnaliser et sur Nouveau.

La boîte de dialogue Nouvelle étiquette s'affiche.

� Mesurez vos étiquettes et entrez les relevés dans les zones

appropriées de la boîte de dialogue Nouvelle étiquette.

� Attribuez un nom aux étiquettes personnalisées dans la zone de texte

Nom étiquette, choisissez le type d'étiquette et l'orientation

souhaités, puis cliquez sur OK.


Si vous souhaitez sélectionner une étiquette personnalisée que vous

avez déjà créée :

� Cliquez sur Afficher tailles d'étiquettes personnalisées, puis cliquez

sur l'étiquette personnalisée souhaitée.

4. Sélectionnez Feuille à feuille ou Continu sous Type d'étiquette, puis

cliquez sur Suivant.

5. Sélectionnez le nom de la police, la taille, l'épaisseur et la couleur du texte

de l'étiquette, puis cliquez sur Suivant.

6. Dans la page Que souhaitez-vous sur votre étiquette de publipostage

de l'Assistant, choisissez les champs qui doivent figurer sur vos étiquettes

dans la liste Champs disponibles, puis double-cliquez dessus pour les

ajouter à la zone Étiquette prototype.

� Pour ajouter un espace entre les champs de la zone Étiquette

prototype, appuyez sur la touche ESPACE.


� Pour créer une nouvelle ligne, appuyez sur ENTRÉE.

� Pour naviguer entre les champs et les lignes, utilisez les touches

fléchées.

� Pour supprimer un champ de la zone, appuyez sur la touche ESPACE.

� Pour ajouter du texte ou un signe de ponctuation supplémentaire (par

exemple, une virgule après le nom de ville), placez le curseur à

l'endroit où le texte doit apparaître, cliquez et commencez la saisie.

Ce texte sera identique sur chaque étiquette.

REMARQUE Vous ne pouvez ajouter que les types de champs suivants

à l'aide de l'Assistant Étiquette : Texte, Numérique, Date/Heure,

Monétaire, Oui/Non ou Pièce jointe. Pour ajouter des champs des types

Mémo, Objet OLE ou Lien hypertexte, ouvrez l'état avec étiquette en

mode Création après avoir terminé l'Assistant Étiquette, puis utilisez le

volet Liste de champs pour ajouter les champs. Pour ouvrir le volet Liste

de champs lorsque l'état est en mode Création, appuyez sur ALT+F8.

Dès lors que vous êtes satisfait de la disposition des champs sur

l'étiquette, cliquez sur Suivant.

7. Dans la page suivante, vous pouvez choisir les champs en fonction

desquels vos étiquettes seront triées. Par exemple, vous pouvez choisir

d'effectuer un tri par code postal dans le cas d'un publipostage à grande

échelle. Sélectionnez les champs de tri souhaités dans la liste Champs

disponibles, puis double-cliquez dessus pour les ajouter à la zone Trier

sur. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.


8. Dans la dernière page, attribuez un nom aux étiquettes, puis cliquez sur

Terminer.

Si vous choisissez Afficher les étiquettes telles qu'elles seront

imprimées dans la dernière page de l'Assistant Étiquette, Access affiche


les étiquettes en mode Aperçu avant impression. Vous pouvez cliquer sur

l'étiquette pour effectuer un zoom avant et arrière ou utiliser la contrôle de

zoom dans la barre d'état.

Si vous choisissez Modifier la structure des étiquettes dans la dernière

page de l'Assistant Étiquette, Access affiche l'état des étiquettes en mode

Création.

Personnaliser l'aspect de l'étiquette

Si les étiquettes résultantes n'ont pas l'aspect que vous attendiez, vous pouvez

personnaliser leur mise en page en ouvrant l'état en mode Création et en

apportant vos modifications. Lorsque vous travaillez sur des étiquettes, il est

généralement plus facile d'utiliser le mode Création, car vous bénéficiez d'une

plus grande précision en termes de mise en page. Pour apprécier les résultats des

modifications que vous avez apportées en mode Création, passez en mode

Aperçu avant impression.

Si vos données ne s'alignent pas correctement sur les étiquettes

Dans bon nombre de cas, vous pouvez résoudre les problèmes mineurs de mise

en page des étiquettes en effectuant des ajustements en mode Création. Vous

pouvez déplacer les contrôles et ajuster la taille des étiquettes en modifiant la

largeur ou la hauteur de la section Détail.

Pour passer en mode Création, cliquez avec le bouton droit sur l'état dans le

volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel

qui s'affiche.


Si vous devez modifier les marges ou l'espacement entre les étiquettes, vous

pouvez utiliser la boîte de dialogue Mise en page pendant que vous êtes en

mode Création.

Sous l'onglet Mise en page, dans le groupe Mise en page, cliquez sur Colonnes

. La boîte de dialogue Mise en page s'affiche avec l'onglet Colonnes

sélectionné.

Vous pouvez modifier les paramètres suivants dans les trois sections de la boîte

de dialogue Mise en page :

Section Option Description

Paramètres

de la grille

Nombre de

colonnes

Cette valeur doit être égale au nombre

d'étiquettes présentes sur la page.

Espacement de

lignes

Entrez une nouvelle valeur pour

augmenter ou diminuer l'espace vertical

entre les lignes des étiquettes.


Espacement de

colonnes

Entrez une nouvelle valeur pour

augmenter ou diminuer l'espace

horizontal entre les colonnes des

étiquettes.

Taille des

colonnes

Largeur Tenez compte du paramétrage des

marges et de l'espacement de colonnes

lors de la définition de cette valeur.

Vous pouvez vérifier et ajuster les

marges en cliquant sur Options

d'impression dans la boîte de dialogue

Mise en page.

Hauteur Permet d'ajuster la hauteur de chaque

étiquette, si nécessaire.

Comme section

Détail

Lorsque cette case à cocher est activée,

la largeur et la hauteur des colonnes est

identique à la largeur et la hauteur de la

section Détail en mode Création.

Format des

colonnes

Vers la bas,

ensuite vers la

droite

Si vous activez cette case d'option, les

données de vos étiquettes s'impriment

dans la première colonne, puis dans la

deuxième, et ainsi de suite.

Vers la droite,

ensuite vers le

bas

Si vous activez cette case d'option, les

données de vos étiquettes s'impriment

sur la première ligne, puis sur la

deuxième, et ainsi de suite.


REMARQUE Vous pouvez également utiliser la boîte de dialogue Mise en

page en mode Aperçu avant impression. Lorsque vous cliquez sur OK pour

fermer la boîte de dialogue, vous pouvez apprécier l'effet de votre nouveau

paramétrage sur les étiquettes.

Avant d'atteindre un alignement optimal de vos données sur les étiquettes, vous

devrez peut-être faire des essais, notamment dans le cas des étiquettes à

plusieurs colonnes en feuille à feuille. Un état d'étiquettes se compose de

plusieurs zones, chacune occupant de l'espace. Par exemple, il y a les étiquettes

elles-mêmes, l'espace entre les étiquettes, et l'espace occupé par les marges des

pages. Ainsi, si votre feuille d'étiquettes affiche une largeur de 21,59 cm et que

vous utilisez une marge de 0,64 cm à gauche et à droite, il ne vous restera que

20,23 cm d'espace disponible (21,5 moins 1,27). Si vous concevez un état pour

deux colonnes d'étiquettes et que vous utilisez un espacement de 0,65 cm entre

les étiquettes (paramètre Espacement de colonnes dans la boîte de dialogue Mise

en page), vous ne disposerez plus que de 19,68 cm pour les étiquettes elles-

mêmes. Par conséquent, la largeur de la section Détail ne doit pas dépasser 9,84

cm (19,68 / 2 colonnes) pour que les données s'affichent intégralement. Le

même principe s'applique sur le plan vertical (vous devez tenir compte des

marges du haut et du bas et de l'espacement des lignes au moment d'ajuster la

hauteur de vos étiquettes).

Si les paramètres de la boîte de dialogue Mise en page et/ou la largeur des

contrôles dans la structure de l'état font que certaines informations manquent

lors de l'impression ou de l'aperçu de la page, Access affiche le message « Il est

possible que certaines données ne soient pas affichées ». Cela indique sûrement

que vous devez ajuster les paramètres de mise en page et peut-être même la

taille des contrôles dans la structure de votre état. Si vous obtenez ce message,

essayez l'une des opérations suivantes :


Réduisez la largeur des contrôles dans la section Détail de sorte qu'ils

s'intègrent dans l'espace calculé disponible pour une étiquette unique.

Voir l'exemple précédent dans cette colonne pour savoir comment

calculer l'espace disponible.

Réduisez la taille des marges des pages dans la boîte de dialogue Mise en

page. Cela augmentera l'espace disponible pour les données de vos

étiquettes.

Imprimer les étiquettes

1. Ouvrez l'état dans n'importe quel mode d'affichage (ou sélectionnez l'état

dans le volet de navigation).

2. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Imprimer.

Access affiche la boîte de dialogue Imprimer.

3. Définissez les options selon vos préférences telles que l'imprimante,

l'étendue d'impression et le nombre de copies.

4. Cliquez sur OK.

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Conseils et astuces pour créer des étiquettes

Sélectionner les adresses à imprimer Si vous ne souhaitez pas imprimer

toutes les adresses de la source d'enregistrement sous-jacente, effectuez

l'une des opérations suivantes

Sélectionner des adresses en spécifiant un ou plusieurs critères

Créez une requête Paramètre et définissez-la comme source

d'enregistrement de l'état d'étiquettes. Lorsque vous ouvrez l'état, la


requête vous invite à spécifier les critères d'extraction des

enregistrements. Les enregistrements qui correspondent à vos critères

sont alors extraits et mis à disposition de l'état d'étiquettes.

Si vous utilisez Word pour créer et imprimer les adresses, définissez

la requête Paramètre comme source de données lors de la l'opération

de fusion.

Sélectionner des adresses en parcourant les enregistrements

d'adresses Si vous souhaitez parcourir votre liste d'adresses et

sélectionner celles pour lesquelles vous souhaitez imprimer des

étiquettes, procédez comme suit :

1. En mode Création, ajoutez un champ Oui/Non nommé

ImprimerEtiquette à la table d'adresses sous-jacente. Lorsque

vous basculerez en mode Feuille de données, dans la colonne

ImprimerEtiquette, vous remarquerez la présence d'une case à

cocher sur chaque ligne.

2. À l'aide de l'Assistant Requête simple, créez une requête qui

inclue tous les champs d'adresse et le champ ImprimerEtiquette.

3. Ouvrez la requête en mode Création puis, dans la cellule Critères

du champ ImprimerEtiquette, tapez Oui. La requête n'extrait

alors que les adresses que vous souhaitez imprimer.

4. Attribuez à la propriété Source de l'état d'étiquettes le nom de la

requête.

5. Avant d'imprimer les étiquettes, ouvrez la table en mode Feuille

de données et activez les cases à cocher correspondant aux

adresses que vous souhaitez imprimer. Désactivez les cases à


cocher correspondant aux adresses que vous ne souhaitez pas

imprimer. Ensuite, ouvrez l'état et imprimez-le.

Imprimer les adresses directement sur les enveloppes Plutôt que

d'imprimer les adresses sur les étiquettes et d'appliquer les étiquettes

imprimées sur les enveloppes, vous pouvez imprimer les adresses

directement sur les enveloppes. Pour imprimer une étiquette sur une

enveloppe, vous devez définir une étiquette personnalisée. À l'étape 1 de

l'Assistant, lorsque vous êtes invité à spécifier les détails de l'étiquette,

cliquez sur Personnaliser et suivez les instructions de l'étape 4. Pensez à

définir le paramètre Type d'étiquette sur Feuille à feuille.

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Imprimer des données Access à l'aide de l'Assistant Fusion et publipostage

de Word

Si vos adresses sont stockées dans Access mais que vous souhaitez les exporter

dans Word pour pouvoir utiliser sa fonctionnalité de fusion et publipostage pour

mettre en forme et imprimer vos étiquettes, vous pouvez utiliser l'Assistant

Fusion et publipostage de Word.

1. Dans le volet de navigation, sélectionnez la table ou la requête qui

contient les données à imprimer.

2. Sous l'onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur

Plus, puis sur Fusion avec Microsoft Office Word.

L'Assistant Fusion et publipostage MS Word démarre.

3. Si vous avez déjà créé un document et que vous souhaitez lier vos

données à ce dernier, cliquez sur Attacher vos données à un document


Microsoft Word existant. Sinon, cliquez sur Créer un nouveau

document et y attacher vos données.

4. Cliquez sur OK.

Si vous choisissez Attacher vos données à un document Microsoft

Word existant, la boîte de dialogue Sélectionnez le document

Microsoft Word s'ouvre. Sélectionnez le document souhaité, puis cliquez

sur Ouvrir. Le document s'ouvre alors dans Word.

Si vous choisissez de créer un nouveau document, Word s'ouvre en

affichant un document vierge.

5. Dans Word, suivez les instructions fournies dans le volet Fusion et

publipostage. Pour plus d'informations sur l'Assistant Fusion et

publipostage de Word, voir l'aide de Word.

REMARQUE Vous pouvez utiliser Word pour imprimer vos adresses, quel que

soit leur emplacement de stockage. À partir de Word, vous pouvez vous

connecter à des listes d'adresses stockées dans divers programmes, tels que

Microsoft Excel, Outlook et Access. Au demeurant, si vous ne disposez pas de

liste d'adresses, vous pouvez en créer une dans Word et imprimer des étiquettes.

Pour plus d'informations, voir l'aide de Word.

Expressions SQL

Une expression SQL est une chaîne qui compose la totalité ou une partie d'une instruction

SQL. Par exemple, la méthode FindFirst appliquée à un objet Recordset utilise une

expression SQL composée des critères de sélection provenant d'une clause SQL WHERE.

Le moteur de base de données Microsoft Access utilise le service d'expression Visual Basic

pour Applications (VBA) pour effectuer des opérations arithmétiques de base et des

évaluations de fonctions. Tous les opérateurs utilisés dans les expressions SQL de Microsoft

Access (hormis Between, In et Like) sont définis par le service d'expression VBA. En outre,

le service d'expression VBA propose plus de 100 fonctions VBA que vous pouvez utiliser


dans des expressions SQL. Par exemple, vous pouvez utiliser ces fonctions VBA pour

composer une requête SQL dans le mode Création de requêtes de Microsoft Office Access

2007 ou bien les utiliser dans une requête SQL avec la méthode OpenRecordset DAO dans

Microsoft Visual C++, Microsoft Visual Basic et le code VBA Microsoft Office Excel 2007.