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Complément IRF pour Microsoft Office Excel

Guide utilisateur

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Table des matières

Table des matières ..................................................................................................................................................... 2

Installation ................................................................................................................................................................. 5

Préambule .................................................................................................................................................................. 6

Première utilisation .................................................................................................................................................... 7

Présentation de la barre d'outil IRF ........................................................................................................................... 8

Menu Général / Connexion .................................................................................................................................... 8

Menu Classeur / Créer ........................................................................................................................................... 9

Menu Classeur / Convertir ..................................................................................................................................... 9

Menu Informations / Version ................................................................................................................................ 9

Créer un classeur IRF ................................................................................................................................................ 11

Convertir un classeur Excel existant en classeur IRF................................................................................................ 13

Paramétrer une feuille de récupération de données .............................................................................................. 14

Récupérer les données ............................................................................................................................................. 15

Menu Données / Sélectionner les données ......................................................................................................... 15

Menu Données / Actualiser ................................................................................................................................. 16

Menu Données / Filtrer ........................................................................................................................................ 17

Définir un filtre ......................................................................................................................................................... 18

Ajouter / insérer ................................................................................................................................................... 18

Supprimer ............................................................................................................................................................. 19

Supprimer tout ..................................................................................................................................................... 19

Exemple de filtre .................................................................................................................................................. 19

Voir la requête ..................................................................................................................................................... 20

Gestion des documents ........................................................................................................................................... 21

Menu Classeur / Ouvrir ........................................................................................................................................ 21

Menu Classeur / Enregistrer ................................................................................................................................ 22

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Menu Classeur / Supprimer ................................................................................................................................. 23

Version du complément IRF ..................................................................................................................................... 24

Problèmes d'utilisation ............................................................................................................................................ 25

Vérifier la bonne installation du complément IRF ............................................................................................... 25

Perte de l'onglet IRF ............................................................................................................................................. 25

Le bouton "Paramétrage" n'est pas visible .......................................................................................................... 25

Connexion impossible .......................................................................................................................................... 25

Récupération impossible des données ............................................................................................................... 25

Problème de création du filtre ............................................................................................................................. 25

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Ce document présente les différentes fonctionnalités du Complément IRF pour Microsoft Excel.

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Installation

Se reporter au guide utilisateur pour procéder à l'installation du Complément IRF pour Microsoft Excel.

L'ensemble des ressources sont disponibles en téléchargement sur le site téléchargement IRF

L’installation de ces composants doit être effectuée par un utilisateur disposant des privilèges Administrateur et

depuis Internet Explorer exclusivement.

Rappel : Sur certains systèmes, seuls certains composants devront être installés.

Il s’agit notamment des composants Office.

Les autres éléments peuvent être déjà intégrés à votre système.

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Préambule

Tout au long de ce document, les termes "Application", "plateforme", "site" seront utilisés ; il s'agit de

l'application web iBiZa, rRH ou Fidgi.

On parlera d' "utilisateur" pour toute personne (collaborateur, client, ...) authentifié et connecté sur la

plateforme depuis le complément IRF.

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Première utilisation

Lorsque l'installation du Complément IRF s'est correctement effectuée, un nouvel onglet est ajouté au ruban :

Ce ruban contient l'ensemble des fonctionnalités du Complément IRF.

Dans le cas ou l'onglet IRF n'est pas présent dans le ruban, se reporter à la partie "Résolution des erreurs" de ce

guide.

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Présentation de la barre d'outil IRF

Par défaut, l'onglet IRF contient les fonctions suivantes :

Il s'agit du mode "non connecté". C'est à dire que l'utilisateur n'est pas connecté à la plateforme et ne pourra

pas récupérer de données.

Menu Général / Connexion

Ce bouton permet de connecter l'utilisateur au site. Lorsque l'utilisateur clique sur cette option, la fenêtre

d'identification est affichée :

Les données à saisir sont les suivantes :

- Adresse du serveur de connexion ; il s'agit du site à partir duquel l'utilisateur va récupérer les données.

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En général, il s'agit du site de l'application Ibiza. Pour une configuration en mode SaaS, l'adresse à renseigner est

"https://saas.irf-cloud.com"

- Utilisateur / Mot de passe : il s'agit des identifiants de l'utilisateur pour se connecter à la plateforme.

- Afficher les caractères : permet d'afficher le mot de passe en clair afin de s'assurer de son exactitude.

- Mémoriser mon identifiant : cette option permet de stocké les informations de connexion saisies afin de ne

pas avoir à les saisir à nouveau lors d'une future utilisation.

- Connexion automatique au démarrage de l'application : une fois cochée, cette option connecte

automatiquement l'utilisateur à la plateforme à chaque démarrage d'Excel.

Attention, la sélection de cette option ralentira le démarrage d'Excel ; aussi, il est déconseillé de cocher cette

option sauf si l'utilisation d'Excel se limite exclusivement à l'usage du Complément IRF.

Cliquer sur pour connecter l'utilisateur à la plateforme.

Si la connexion s'est effectuée avec succès, un indicateur de couleur verte dans le bouton "Connexion" indique

que l'utilisateur est connecté à la Plateforme.

Menu Classeur / Créer

Cette option permet de créer un classeur IRF.

Dans la version actuel du Complément IRF, le seul type de classeur pouvant être créer est un classeur de type

"Tableau de bord". Se reporter à la partie "Création d'un classeur IRF" de ce manuel.

Menu Classeur / Convertir

Cette option permet de convertir un classeur Excel classique existant en classeur IRF.

Se reporter à la partie "Convertir un classeur Excel existant" de ce guide.

Menu Informations / Version

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Cette option permet de consulter la version du produit.

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Créer un classeur IRF

Pour créer un classeur IRF, cliquer sur le bouton "Créer / Nouveau tableau de bord" ou cliquer sur "Convertir",

pour convertir le classeur Excel actif.

Le choix de cette option va créer un nouveau classeur Excel disposant de propriétés spécifiques. Ce sont ces

propriétés qui permettent de définir si le classeur est de type IRF ou non.

Le ruban IRF est modifié :

Puisqu'il s'agit d'un classeur IRF, l'option de conversion n'est plus affichée.

Un nouveau bouton est affiché ; il s'agit de l'option de paramétrage. Cette option va afficher l'écran de

paramétrer des feuilles du classeur IRF afin de récupérer des données.

En cliquant sur cette option, le "volet Office" est affiché sur la droite de la grille du tableau Excel :

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Cet écran contient l'ensemble des options qui vont permettre à l'utilisateur de choisir les caractéristiques du

paramétrage

- Données : il s'agit de la liste des tables disponibles pour le paramétrage

Une seule source de données peut être sélectionnée par feuille Excel. Ainsi, si l'utilisateur souhaite récupérer

des données de deux source distincte, il devra utiliser 2 feuille du classeur.

Sous la liste "Données" se trouve la liste des champs disponibles ; se sont les champs de la table sélectionnée

que l'utilisateur pourra insérer dans son paramétrage.

- Sélectionner / désélectionner tout : permet de cocher/décocher tous les champs en un seul clic.

- Recherche : filtre les champs affichés par leur nom ; cette option permet d'accéder à un champ lorsque son

nom est connu.

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-Actualiser la sélection : en cliquant sur l'option "Actualiser la sélection", les champs cochés seront ajoutés à la

liste des "données sélectionnés".

- Définition du filtre : permet de définir un filtre sur les données à récupérer ; se reporter à la partie "Définition

d'un filtre" de ce guide.

- Données sélectionnées : Cette liste contient les champs sélectionnés par l'utilisateur ; ce sont ces champs qui

seront récupérés et affichés dans le tableau résultat. Cette liste peut être supprimée en cliquant sur le bouton

. L'ordre des champs dans la liste peut être modifié par les boutons et respectivement pour

monter et descendre les champs dans la liste.

- Ajouter les titres des colonnes : cette option permet d'ajouter le nom des champs dans le tableau résultat.

- Cellule d'insertion du résultat : il s'agit des coordonnées de la cellule à partir de laquelle le tableau résultat sera

inséré. Ceci est utile si l'utilisateur souhaite insérer le tableau résultat à une position précise dans la feuille Excel.

Par défaut, la valeur est A1 ; cela correspond à la première cellule de la feuille.

Dans la partie "Paramétrage d'une feuille de récupération de données" de ce guide, l'utilisateur apprendra à

sélectionner les différentes options qui permettront la création d'un tableau et la récupération de données

associées.

Convertir un classeur Excel existant en classeur IRF

Cette option permet de convertir un classeur existant en classeur IRF. Ceci sera utile si l'utilisateur souhaite

conserver un classeur existant et y ajouter des liaisons aux données d'Ibiza via le Complément IRF.

Ceci sera le cas, par exemple, si l'utilisateur a déjà réalisé des classeurs avec des Liaisons Externes Ibiza ; cette

option permettra de ne pas perdre tout le paramétrage. Seules les feuilles contenant les liaisons aux données

seront à modifier.

En sélectionnant cette option, le système va modifier les paramètres du classeur afin qu'il soit identifié comme

étant un classeur IRF.

Une fois converti, le classeur sera traité comme un classeur IRF à part entière.

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Paramétrer une feuille de récupération de données

Un classeur de type IRF permet d'extraire des données des dossiers auxquels l'utilisateur a accès.

Le paramétrage se fait feuille par feuille. Pour chaque feuille, on choisit le type de données puis les champs à

récupérer. On peut préciser l'ordre d'affichage des champs.

On peut également définir un filtre afin de restreindre les informations à récupérer.

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Récupérer les données

Les options de récupération des données ne sont visibles que lorsque des champs ont été ajoutés dans la liste

"champs sélectionnés".

Les options sont présentées dans le groupe "Données" du ruban IRF.

Menu Données / Sélectionner les données

Cette étape consiste à choisir depuis quel(s) dossier(s) doivent être récupérer les données.

Lorsque l'utilisateur choisit cette option, une fenêtre de sélection est affichée. Elle présente les dossiers

auxquels l'utilisateur a accès.

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Il est alors possible de sélectionner un ou plusieurs dossiers.

Un bouton "Filtre associé" permet de consulter le filtre définit lors du paramétrage et de le modifier.

Cette modification ne modifiera pas le filtre initial. Le filtre modifié sera appliqué à la mise à jour courante

(clique sur "valider"). Lors d'une prochaine actualisation de données, c'est le filtre initial qui sera utilisé.

Un bouton "Compter les résultat" permet de compter le nombre de données qui seront récupérées. Cela

permet, entre autre, de vérifier la pertinence de la requête et de valider la cohérence du filtre.

Menu Données / Actualiser

Cette option permet d'actualiser les données sans passer par la sélection de la source de données.

Si aucune source de données est sélectionnée, le message d'avertissement suivant est affiché :

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En cliquant sur la partie haute du bouton, la feuille active est mise à jour.

En cliquant sur la partie basse du bouton, un menu apparaît ; il permet d'actualiser la feuille active ou toutes les

feuilles du classeur disposant d'un paramétrage.

Lors de l'actualisation, le complément IRF accède au serveur pour récupérer les données à jour.

Les données récupérées remplacent les données préalablement chargées.

Menu Données / Filtrer

De la même manière qu'il est possible de définir un filtre depuis le volet de paramétrage, l'utilisateur peut

modifier le filtre depuis l'option "Filtre" du ruban.

Se reporter à la partie "Définir un filtre" de ce manuel.

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Définir un filtre

Il est possible de récupérer des données avec un filtre. Cette option permet de définir les valeurs du filtre.

Cette option est accessible depuis le volet de paramétrage (bouton "définition d'un filtre") ou depuis l'option

"Données / Filtre" du ruban.

La fenêtre de paramétrage du filtre est la suivante :

Cette fenêtre permet d'ajouter des filtres sur les données.

Ajouter / insérer

Cette option permet d'ajouter un filtre ; cette option ajoute une séquence permettant de renseigner les critères

du filtre.

Ainsi, lorsque l'utilisateur clique sur "Ajouter / Insérer", la ligne suivante est ajoutée :

Cette ligne contient les éléments à renseigner pour filtrer les données sur un champ.

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- Une coche qui permettra:

- de sélectionner la ou les ligne(s) à supprimer

- la ligne au dessus de laquelle insérer un nouveau filtre

- Une zone de saisie pour ajouter des parenthèses. Ceci dans le cas de filtres complexes

- La liste des champs de la source de données utilisée dans le paramétrage

- La liste des opérateurs

- Une zone de saisie qui contiendra la valeur du test

- Une zone de saisie pour ajouter des parenthèses.

Supprimer

Supprimer les filtres sélectionnés.

Supprimer tout

Supprime tout le paramétrage du filtre

Exemple de filtre

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Voir la requête

Cette option permet de consulter la requête qui sera envoyée au serveur Ibiza.

Cette option sera utile dans le cas de problème lié à la définition du filtre. Il permettra à l'assistance d'Ibiza

d'identifier les anomalies.

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Gestion des documents

Lorsque l'utilisateur est connecté à la plateforme, et que le classeur actif est un classeur IRF, le ruban Office

contient les options suivantes :

Ces options permettront de stoker et de gérer les classeurs IRF depuis la plateforme. C'est à dire que l'ensemble

des utilisateurs pourront accéder à l'ensemble des documents.

Menu Classeur / Ouvrir

Cette option permet d'ouvrir un classeur IRF existant sur la plateforme.

La fenêtre suivante est affichée :

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Cette fenêtre permet de sélectionner un dossier (base modèle ou dossier client) puis de sélectionner le classeur

IRF auquel on souhaite accéder. La liste des classeurs disponibles est affichée dans la partie droite de la fenêtre.

Menu Classeur / Enregistrer

Cette option permet d'enregistrer le classeur IRF sur la plateforme. Soit dans la base modèles, soit dans un

dossier client.

La fenêtre suivante est affichée :

L'utilisateur sélectionnera le dossier (base modèle ou dossier client) et saisira le nom du classeur à enregistrer.

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Pour enregistrer un classeur IRF sur un classeur IRF existant, il faudra sélectionner le document dans la liste,

éventuellement le renommer, puis cliquer sur enregistrer.

Menu Classeur / Supprimer

Cette option permet de supprimer définitivement de la base de données le classeur IRF actif. Un message de

confirmation permettra à l'utilisateur d'annuler la suppression.

Cliquer sur "Non" pour annuler la suppression.

Attention, la suppression est définitive.

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Version du complément IRF Cliquer sur le bouton "Version" du groupe "Information" du ruban IRF. La fenêtre suivante apparaît :

Cette fenêtre renseigne sur les versions des composants utilisés par le Complément IRF.

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Problèmes d'utilisation

Vérifier la bonne installation du complément IRF Aller dans les Options d'Excel : menu "Fichier / Options Excel".

Cliquer sur le menu "Compléments" ; dans la liste des éléments actifs affichés, le complément avec le label

"Complément IRF pour Microsoft Office Excel" doit être affiché.

Perte de l'onglet IRF Ce problème peut être rencontré, sil Excel rencontre un problème au démarrage ou si la mise à jour

automatique du complément IRF a rencontré un problème.

Une solution peut être de désinstaller puis réinstaller le complément IRF depuis la page de téléchargement IRF.

Le bouton "Paramétrage" n'est pas visible Si ce problème est rencontré et que le complément IRF est correctement installé, il faut s'assurer que le classeur

actif est bien un classeur de type IRF.

Connexion impossible Vérifier l'identifiant et le mot de passe saisis. Assurez-vous que ceux-ci correspondent à un utilisateur actif sur la

plateforme.

Récupération impossible des données Vérifier que le filtre est correctement saisi.

Problème de création du filtre Vérifier que le filtre est correctement saisi.

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Si vous ne trouvez pas de solution aux problèmes que vous rencontrez, vous pouvez contacter l'Assistance Ibiza

Software par mail à l'adresse suivante : [email protected]