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GÉRER

LE RECRUTEMENT

APPRÉCIATION GÉNÉRALE

Charge ressentie

Erreurs constatées

Satisfaction des

collaborateurs

• Évaluation des besoins par département

• Annonce + diffusion

• Candidature.

Cartographier ses processus RH : mode d’emploi

Inspiré des techniques de co-création, ce kit de

cartographie a été élaboré pour aider les services RH à

visualiser les dysfonctionnements et à prioriser les

chantiers à mener.

Organisez un atelier avec des personnes impliquées

(même partiellement) dans vos process : le

comptable, le responsable informatique, votre équipe.

Si cela vous est possible, pensez à convier un salarié et

un manager. Leurs avis vous seront très utiles sur la

manière dont est ressentie la charge administrative.

Prévoyez post-its, scotch, ciseaux, paperboard et

feutres de couleur, vous allez bousculer les codes de la

collaboration.

Composition

A la fin du document, vous trouverez :

• des cartes représentant chacune un processus de gestion précis : recrutement, paie, administration du personnel…

• deux jeux de cartes vous sont proposés : un modèle avec des tâches pré-remplies et un modèle vierge;

• deux types de flèches, l’une avec un coeur l’autre avec une tête de mort.

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Cartographier ses processus RH : mode d’emploi

Mode d’emploiImprimez les cartes et épinglez-les sur un tableau.

#1 : La description des processus RH

Dressez l’inventaire des tâches nécessaires à la réalisation de chaque processus. Vous

pouvez utiliser tel quel le modèle pré-rempli, le compléter ou utiliser le jeu de cartes

vierges. Soyez le plus exhaustif possible.

# 2 : L’évaluation de la situation actuelle

Une fois le descriptif achevé, évaluez le niveau de satisfaction associé au fonctionnement

du processus.

3 critères sont proposés :

• la charge ressentie pour réaliser l’ensemble des tâches,

• la fréquence des erreurs constatées

• la satisfaction des collaborateurs

Ex : coloriez la pastille en rouge si la charge ressentie est élevée ou très élevée, en jaune pour

moyen et en vert pour faible ou très faible

Conseil

Vous pouvez évaluer les critères en vous basant sur un nombre approximatif de

sollicitations des collaborateurs sur leur solde de congés, de demandes de réédition de

bulletins de salaires, de notes de frais erronées, de dossiers RH incomplets, etc.

Puis attribuez une note globale de satisfaction en coloriant le nombre d’étoiles en bas de

la carte.

3 # La cartographie des interfaces

Imprimez les flèches (ou dessinez-les) et reliez les processus entre eux.

Ex : Congés vers la paie, notes de frais vers le logiciel de comptabilité, ...

Si l’interface est automatisée, utilisez la flèche :

Si les informations sont saisies manuellement, utilisez la flèche :

4 # La prise de recul

Une majorité de pastilles rouges et jaunes, des interfaces manuelles ? Entourez le ou les

processus. Vous venez trouver vos chantiers prioritaires.

Conseil

Prenez des photos ou reproduisez cette cartographie sous forme de schéma, elle sera un

support intéressant à montrer à votre direction qui ne se rend pas toujours compte des

tâches qui composent votre quotidien et de la difficulté avec laquelle vous les réalisez.

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GÉRER LE RECRUTEMENT

APPRÉCIATION GÉNÉRALE

Charge ressentie

Erreurs constatées

Satisfaction des collaborateurs

APPRÉCIATION GÉNÉRALE

Charge ressentie

Erreurs constatées

Satisfaction des collaborateurs

GÉRER LE DOSSIER ADMINISTRATIF DU PERSONNEL

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GÉRER LES RELATIONS SOCIALES

APPRÉCIATION GÉNÉRALE

Charge ressentie

Erreurs constatées

Satisfaction des collaborateurs

GÉRER LES RÉMUNÉRATIONS

APPRÉCIATION GÉNÉRALE

Charge ressentie

Erreurs constatées

Satisfaction des collaborateurs

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APPRÉCIATION GÉNÉRALE

Charge ressentie

Erreurs constatées

Satisfaction des collaborateurs

GÉRER LES TEMPS ET LES ACTIVITÉS

APPRÉCIATION GÉNÉRALE

Charge ressentie

Erreurs constatées

Satisfaction des collaborateurs

GÉRER LES CONGÉS ET LES ABSENCES

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MODE D’EMPLOI DE LA CARTOGRAPHIE DES PROCESSUS

ÉTAPE 1 : DÉCOUPER

ÉTAPE 2 : COLORIER

Suivre les pointillés

Ça pourrait mieux fonctionner

Je ne suis passatisfait

Listez les tâches principales sur chaque carte, découpez-les et épinglez-les sur un support (paperboard, tableau veleda...)

Tout va bien dans le meilleur des mondes

GÉRER LES ÉVALUATIONS, LES COMPÉTENCES

ET LA FORMATION

APPRÉCIATION GÉNÉRALE

Charge ressentie

Erreurs constatées

Satisfaction des collaborateurs

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GÉRER LA PAIE GÉRER LES NOTES DE FRAIS

APPRÉCIATION GÉNÉRALE

Charge ressentie

Erreurs constatées

Satisfaction des collaborateurs

APPRÉCIATION GÉNÉRALE

Charge ressentie

Erreurs constatées

Satisfaction des collaborateurs

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GÉRER LE RECRUTEMENT

APPRÉCIATION GÉNÉRALE

Charge ressentie

Erreurs constatées

Satisfaction des collaborateurs

APPRÉCIATION GÉNÉRALE

Charge ressentie

Erreurs constatées

Satisfaction des collaborateurs

GÉRER LE DOSSIER ADMINISTRATIF DU PERSONNEL

• Évaluation des besoins par département• Annonce + diffusion• Candidature

• Rédaction du contrat• Collecte des pièces administratives• DUE• Visites médicales• Déclaration organismes sociaux

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APPRÉCIATION GÉNÉRALE

Charge ressentie

Erreurs constatées

Satisfaction des collaborateurs

GÉRER LES TEMPS ET LES ACTIVITÉS

APPRÉCIATION GÉNÉRALE

Charge ressentie

Erreurs constatées

Satisfaction des collaborateurs

GÉRER LES CONGÉS ET LES ABSENCES

• Validation et centralisation des demandes • Calcul et décompte en paie• Mise à jour des planning• Suivi des compteurs• Gestion des RTTs

• Collecte des feuilles de temps• Calcul des heures supplémentaires• Suivi de la charge des salariés

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GÉRER LA PAIE GÉRER LES NOTES DE FRAIS

APPRÉCIATION GÉNÉRALE

Charge ressentie

Erreurs constatées

Satisfaction des collaborateurs

APPRÉCIATION GÉNÉRALE

Charge ressentie

Erreurs constatées

Satisfaction des collaborateurs

• Collecte, analyse et saisie

des informations utiles à

l’élaboration de la paie

• Edition du bulletin de paie

• Contrôle et régularisation

• Collecte des dépenses

et des justificatifs

• Remboursement

• Calcul indemnités kilométriques

• Saisie en comptabilité

• Décompte des tickets restaurant

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GÉRER LES RELATIONS SOCIALES

APPRÉCIATION GÉNÉRALE

Charge ressentie

Erreurs constatées

Satisfaction des collaborateurs

GÉRER LES RÉMUNÉRATIONS

APPRÉCIATION GÉNÉRALE

Charge ressentie

Erreurs constatées

Satisfaction des collaborateurs

• Élection des IRP• Mise à jour des informations réglementaires• Dialogue social / CHSCT

• Suivi de la masse salariale• Campagne d’augmentations• Collecte des éléments variable de rémunération et saisie en paie

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MODE D’EMPLOI DE LA CARTOGRAPHIE DES PROCESSUS

ÉTAPE 1 : DÉCOUPER

ÉTAPE 2 : COLORIER

Suivre les pointillés

Ça pourrait mieux fonctionner

Je ne suis passatisfait

Listez les tâches principales sur chaque carte, découpez-les et épinglez-les sur un support (paperboard, tableau veleda...)

Tout va bien dans le meilleur des mondes

GÉRER LES ÉVALUATIONS, LES COMPÉTENCES

ET LA FORMATION

APPRÉCIATION GÉNÉRALE

Charge ressentie

Erreurs constatées

Satisfaction des collaborateurs

• Elaboration des grilles d’entretiens• Suivi des campagnes• Centralisation des informations • Évaluation des compétences• Plan de formation• Élaboration budgétaire