Janvier 2014

Que faut-il faire pour réussir son

évènement virtuel ?

Avoir une stratégie !

Vous aussi, vous avez trouvé la meilleure thématique pour gagner de l’argent avec un salon virtuel mais en plus : vous l’avez vérifiée !

> Ceux à qui vous vous adressez pour vendre les stands (votre cible) représentent un marché solvable. > Vous avez identifié comment amener des visiteurs à votre salon virtuel, qui plus est pas n’importe quels visiteurs, ceux qui intéressent vos exposants.

Clarifiez pour vous-même et votre équipe :

votre vision du projet

la mission qui émane de votre projet Pourquoi cet évènement ?

votre objectif L’objectif est-il financier ou souhaitez-vous animer une communauté et

faire du lobbying ?

C’est fondamental !

…Et un plan d’action

Vous avez de bons reflexes mais on va quand même vous donner un petit coup de main !

Identifier vos besoins

Définir votre feuille de route en balisant toutes

les étapes de la mise en œuvre de votre projet

Réaliser un retroplanning (du avant-pendant-après

l’évènement)

Evaluer votre budget

Etape 1 > Le marketing

Comment allez-vous apporter du lead qualifié à vos clients ?

La bonne thématique Les bonnes dates La bonne durée D’autres bons partenaires

Identifiez le partenaire media en OR ! Celui sur lequel vous allez pouvoir compter pour générer un flux de trafic conséquent.

A côté de cela, vous aurez choisi :

Apporter un maximum de leads qualifiés à vos

clients

Faire de votre évènement un succès assuré

Etape 2 > L’organisation (1/2)

Pour cela, respectez ces étapes :

1 - Anticiper sa préparation, s’y prendre au minimum 3 mois à l’avance.

2 - Identifier la bonne équipe : est-ce une équipe de communicants ou une équipe métier qu’il vous faut pour organiser le salon ? Ou les deux ?

Exemple : Pôle Emploi a choisi de travailler avec une équipe « métier » car cela garantissait d’après eux l’exactitude et la qualité du contenu ainsi que l’adoption de l’outil par les collaborateurs.

Un évènement réussi est un événement bien préparé !

Etape 2 > L’organisation (2/2)

3 - Bien communiquer auprès de vos exposants! Expliquez-leur comment leur stand fonctionne, motivez-les pour qu’ils soient présents, réactifs et pourquoi pas créatifs.

4 - Faire des tests, avant l’ouverture du salon, pour éviter des mauvaises surprises.

Un évènement réussi est un événement bien préparé !

Appréhender les différentes facettes du projet

Recruter une équipe complémentaire

Pouvoir dérouler votre plan d’actions sans

accrocs ni surprises

Etape 3 > Le contenu (1/3)

Motivez vos exposants pour qu’ils exploitent au mieux le potentiel des stands !

1- Il y a des écrans Tv sur chaque stand, ils n’attendent que des vidéos intéressantes pour retenir l’attention des visiteurs !

2- Laissez l’ensemble des documents - plaquettes, fiches produits, offres spéciales, invitations - en libre téléchargement. Soignez la présentation de ces PDF.

Un contenu pertinent et de qualité

Etape 3 > Le contenu (2/3)

3- Espace Presse : utilisez-le pour laisser en libre consultation votre dossier et revue de presse mais aussi ceux de vos exposants et conférenciers.

4- Espace Conférences : un lieu d’intense interactivité alors n’hésitez pas à inviter des experts en lien avec la thématique de votre salon et à élaborer un programme de conférences captivant pour toute la durée de votre salon.

Un contenu pertinent et de qualité

Etape 3 > Le contenu (3/3)

Exemple : pour le salon « Mon Bébé », les internautes ont pu bénéficier de coupons de réduction à utiliser dans les magasins physiques.

5- Animation commerciale : vous avez peaufiné votre contenu informatif, pour totalement combler vos visiteurs, il ne vous reste plus qu’à proposer des animations commerciales :

* Jeux concours * Distribution de coupons de réduction * Distribution de bons divers (pour faire valoir un échantillon ou autre)

Générer le buzz et l’engouement général !

Garantir la qualité au public pour le convaincre

et reconduire facilement l’évènement

Etape 4 > La communication (1/2)

1- Community management sur les réseaux sociaux : Facebook, Twitter, YouTube…

2- Site Web

3- Achat de bannières

4- Faites du teasing! Dévoilez-leur au fur et à mesure vos exposants, le thème de vos conférences, vos guest-stars…

Ne surtout pas négliger la com’!

Communication Online

Etape 4 > La communication (2/2)

Pour cela, n’hésitez pas à vous adosser à un groupe Media ou à trouver différents partenaires qui donneront de l’amplitude à votre communication.

Communication Offline

Exemple : une marraine très médiatique a été choisie pour lancer le salon Mon Bébé : Saskia Thuot, figure populaire de la télévision québécoise, animatrice de deux émissions.

1- Articles de presse 2- Affichages

3- Evènements 4- Parrainage & partenariat

Avoir le QQOPQC* de la com’ de son évènement

avant de commencer !

*qui-quoi-où-pourquoi-quand-comment

Que faut-il ne surtout pas faire ?

Les choses à éviter

1- Éviter la simultanéité des évènements physiques et virtuels quand vous n’êtes pas l’organisateur des 2. Donc faites un tour d’horizon rigoureux avant de choisir vos dates !

2- Organiser un évènement trop long : on est plus efficace en virtuel qu’en physique. Visiter un salon online est plus rapide que parcourir les allées d’un salon physique ! Attention, il faut penser web et éventuellement quitter vos anciens réflexes.

Les choses à éviter

3- Omettre d’utiliser le badge d’inscription. En effet, il vous permet de transmettre les contacts qualifiés à vos exposants.

4- S’arrêter de travailler une fois l’évènement achevé ! Continuez à nourrir votre communauté digitale jusqu’à la prochaine édition de votre salon avec des infos intéressantes. Demandez-leur ce qui leur a plu/déplu et ce qu’il voudrait voir traiter la prochaine fois. Par ailleurs, V3D Events vous aura fourni toutes les statistiques qui vous permettront d’analyser en finesse le déroulement de votre évènement.

Y’a plus qu’à !

Si vous respectez ces quelques conseils,

vous aurez mis de sérieux atouts dans votre manche !

Des questions ?

Si vous avez des questions, appelez-nous: 01 84 16 47 75. Notre équipe vous répondra avec plaisir et vous conseillera. En espérant que cette présentation vous ait été utile ! N’hésitez pas à nous laisser un commentaire ! Retrouvez toute notre actu sur Facebook & Twitter. Découvrez notre solution de plateforme et ses différentes applications sur : www.v3d-events.com.