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CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS
CENTRE REGIONAL ASSOCIE DE LYON
Centre denseignement du pays de GEX
___________________
MEMOIRE
prsent en vue d'obtenir
le DIPLOME D'INGENIEUR CNAM
SPECIALITE : INFORMATIQUE
OPTION : INFORMATIQUE, SYSTEMES DINFORMATION
par
Michel BOLOGNESI
___________________
Archivage de donnes SAP
Soutenu le 17 septembre 2010
_________________
JURY
PRESIDENT : Christophe Picouleau
MEMBRES : Bertrand David
Claude Genier
Jacques Savioz
Jean-Luc Philippona
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Remerciements
Difficile dtre exhaustif aprs ces annes de recherches, mais je tiens remercier
toutes les personnes suivantes qui mont aid mener bien ce travail de mmoire :
Monsieur Claude Genier, professeur CNAM, pour son soutien, sa disponibilit
et son encouragement pour ce cette formation dingnieur.
Monsieur Jacques SAVIOZ, coordinateur SAP, Romande Energie SA, pour la
coordination et lorganisation des sances avec les diffrents intervenants chez
Romande Energie.
Madame Laure BOULIANNE, juriste, Romande Energie SA, pour tous les
renseignements concernant le code des obligations suisse.
Monsieur Pascal MARMY, responsable systme, Romande Energie SA, pour
les conseils techniques concernant le systme darchivage.
Monsieur George CORONADO, responsable de lapplication JetForm, socit
Cisel SA, pour la collaboration dans la cration des fichiers pdf.
Monsieur Jean-Luc PHILIPPONA, responsable tude et dveloppement, neo
technologies SA.
Madame Rgine PRALONG, socit Affaires classes, pour la relecture et la
correction du prsent rapport.
Monsieur Jean-Pierre WERMEILLE, consultant logistique SAP, neo
technologies SA, pour la relecture et la traduction en anglais.
Monsieur Martial GUERRY, analyste programmeur, neo technologies SA,
pour les diffrentes conseils concernant larchivage.
Monsieur Laurent MARGELISCH, consultant SAP, neo technologies SA, pour
ses explications concernant les modules de finance.
Madame Carmelina BOLOGNESI, mon pouse, pour son soutien et sa
patience.
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REMERCIEMENTS .............................................................................................................................. 3
INTRODUCTION ............................................................. ................................................................... ... 9
I PREMIERE PARTIE : PERIMETRE DU PROJET............................................................... 11
1 NAISSANCE DU PROJET .......................................................... .............................................. 11
2 ENVIRONNEMENT .................................................................................................................. 11
2.1 PRESENTATION DES SOCIETES ................................................................................................... 11
2.2 GENERALITE SUR LE PGI(PROGICIEL DE GESTION INTEGRE) ..................................................... 12
2.3 PGISAP EN GENERAL............................................................................................................... 13
2.4 IMPLEMENTATION DE SAP A ROMANDE ENERGIE..................................................................... 16
3 OBJECTIFS DU PROJET ............................................................... .......................................... 18
II LES CONCEPTS DE LARCHIVAGE ELECTRONIQUE ................................................... 21
1 DEFINITION............................................................................................................................... 21
1.1 TERMINOLOGIE ......................................................................................................................... 22
2 BESOIN DE CONSERVATION ................................................................ ................................ 22
3 ENVIRONNEMENT JURIDIQUE ................................................................. .......................... 23
3.1 DROIT SUISSE DES SOCIETES...................................................................................................... 23
3.2 SPECIFICITE CONCERNANT LES FACTURES ET PIECES JUSTIFICATIVES AU REGARD DE LA TVA . 26
3.3 PROCEDURE CIVILE ................................................................................................................... 27
3.4 TEMPS DE CONSERVATION......................................................................................................... 27
4 CONTRAINTES TECHNIQUES DU SYSTEME DARCHIVAGE. .................................... 28
4.1 FORMAT DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES .............................................................................. 28
4.2 CONTRAINTES SECURITAIRE...................................................................................................... 31
4.3 LA SIGNATURE ELECTRONIQUE ................................................................................................. 34
4.4 CYCLE DE VIE DE LINFORMATION ARCHIVEE............................................................................ 36
4.5 SUPPORT PHYSIQUE. .................................................................................................................. 38
4.6 SYSTEME DARCHIVAGE ELECTRONIQUE (SAE) ............................................................. ........... 44
III PRINCIPE DE LARCHIVAGE SAP ................................................................ ....................... 51
1 DEFINITION............................................................................................................................... 51
2 MOTIVATIONS ......................................................................................................................... 51
3 PRINCIPE ................................................................................................................................... 52
4 OBJET DARCHIVAGE ................................................................ ............................................ 53
4.1 PROGRAMMES ASSOCIES AU PROCESSUS ARCHIVE .................................................................... 54
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4.2 STRUCTURE DUN OBJET DARCHIVAGE .................................................................................... 56
4.3 TUPLES DE TABLES NON ARCHIVES............................................................................................ 57
4.4 DEPENDANCE ENTRE OBJETS ARCHIVE ...................................................................................... 57
4.5 PROGRAMME DE LECTURES DES FICHIERS ARCHIVES ................................................................. 58
4.6 TEMPS DE RESIDENCE DANS LA BASE DE DONNEES .................................................................... 584.7 TABLES INFORMATION .............................................................................................................. 59
4.8 FONCTIONS SPECIFIQUES (USER-EXIT) ................................................... .................................... 60
4.9 REMARQUES .............................................................................................................................. 60
5 PROCESSUS ............................................................................................................................... 60
5.1 PARAMETRAGE PROCESSUS DARCHIVAGE (CUSTOMIZING) .................................................. .... 61
5.2 PROCESSUS PRINCIPAL .............................................................................................................. 65
5.3 PROCESSUS ANNEXES ................................................................................................................ 67
6 ARCHIVELINK .......................................................... .............................................................. .. 68
6.1 PRINCIPE ................................................................................................................................... 69
6.2 OBJET METIER........................................................................................................................... 69
6.3 TABLES DE LIENS....................................................................................................................... 70
6.4 PROTOCOLE HTTP. ..................................................................................................................... 74
7 BILAN DE CONFORMITE .......................................................... ............................................. 75
IV REALISATION DU PROJET ................................................................................................... 79
1 PREPARATION DU PROJET ............................................................. ..................................... 80
1.1 ANALYSE DE LA CROISSANCE DU VOLUME DE LA BASE DE DONNEES ........................................ 80
1.2 ANALYSE SELON LA LOI PARETO............................................................................................... 81
1.3 CIBLER LES OBJETS DARCHIVAGE ............................................................................................ 83
1.4 TEMPS DE RETENTION DES DONNEES ......................................................................................... 93
1.5 VISUALISATION DES ARCHIVES ................................................................................................. 95
1.6 EQUIPE PROJET .......................................................................................................................... 95
2 BUSINESS BLUEPRINT(CONCEPTION GENERALE) ...................................................... 96
2.1 ARCHITECTURE TECHNIQUE ...................................................................................................... 97
2.2 VISUALISATION DES ARCHIVES ................................................................................................. 98
2.3 AUTORISATIONS...................................................................................................................... 104
3 REALISATION .................................................................... ..................................................... 104
3.1 ARCHIVAGE DES DONNEES ...................................................................................................... 104
3.2 ARCHIVAGE DES DOCUMENTS ................................................................................................. 107
4 PREPARATION FINALE........................................................................................................ 111
4.1 TEST ARCHIVAGE DES DONNEES .............................................................................................. 111
4.2 TESTS ARCHIVAGE DES DOCUMENTS ....................................................................................... 112
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5 GO LIVEET SUPPORT ................................................................. .......................................... 113
5.1 RESULTAT APRES LE PREMIER CYCLE DARCHIVAGE DES DONNEES ........................................ 113
5.2 RESULTAT APRES LARCHIVAGE DES DOCUMENTS .................................................................. 114
V CONCLUSION .............................................................. ............................................................ 117
1 BILAN DU PROJET .................................................................. ............................................... 117
2 CONSIDERATIONS PERSONNELLES ........................................................... ..................... 119
3 AUTRES PROJETS .............................................................. .................................................... 120
3.1 PAYNET .................................................................................................................................. 120
3.2 ARCHIVAGE DE DONNEES SAP CHEZ ALCAN ALUMINIUM VALAIS SA ................................... 121
3.3 ARCHIVAGE DES DOCUMENTS ESBBIENNE ............................................................................ 122
3.4 GESTION DES DOCUMENTS AUX SERVICES INDUSTRIELS DE LAUSANNE .................................. 122
VI ANNEXES ........................................................... .............................................................. ......... 125
1 ILM OU GESTION DU CYCLE DE VIE DE LINFORMATION. .................................... 125
1.1 DEFINITION ............................................................................................................................. 125
1.2 OBJECTIF ................................................................................................................................. 125
1.3 DEMARCHE ............................................................................................................................. 125
1.4 CYCLE DE VIE DE LINFORMATION .......................................................................................... 126
2 NOM DU FICHIER LOGIQUE .................................................................. ............................ 127
2.1 CREATION DUN CHEMIN LOGIQUE .......................................................................................... 127
2.2 DEFINITION DU NOM DE FICHIER LOGIQUE............................................................................... 127
2.3 MOTS RESERVES...................................................................................................................... 128
3 HTTP CONTENT SERVER DE SAP ........................................................... .......................... 129
4 CODE SOURCE ZP_ISU_LOAD_FACTURE_PDF ............................................................. 131
5 EXEMPLE DE PROGRAMME DE LECTURE DES ARCHIVES ..................................... 136
VII BIBLIOGRAPHIE .......................................................... ..................................................... 139
1 LIENS INTERNET ................................................................. .................................................. 139
2 SUPPORT DE COURS SAP ................................................................ .................................... 141
VIII LISTE DES FIGURES ................................................................... ...................................... 143
IX LISTE DES TABLEAUX ............................................................. ............................................ 145
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Introduction
SAP (SAP Systems Analysis and Program Development) est un progiciel intgr degestion dentreprise, compos de plusieurs modules lis troitement entre eux. Il permet de
satisfaire les exigences, mme les plus pointues, dun vaste ventail de socits, de nature, de
milieu et de mtier trs diffrents. Ce progiciel sappuie solidement sur une base de donnes,
qui, au fil du temps, augmente considrablement de volume. Cet accroissement implique une
perte de performances progressive et exponentielle, une augmentation des cots lis la
gestion du volume de donnes et un temps inacceptable dindisponibilit en cas de problme.
Lobjectif premier de ce projet d Archivage de donnes SAP dfini il y a cinq ans
tait dtudier et de mettre en uvre une solution visant matriser les problmes lis la
croissance du volume de la base de donnes mentionns prcdemment. Cela signifiait
amliorer les temps de rponse des transactions, rduire les cots dexploitation et diminuer le
temps dindisponibilit du systme en cas de problme. Cependant, au cours de ces annes, le
client, pour lequel ce projet tait prvu, a renvoy la date de mise en uvre maintes reprises.
Nanmoins, lapprentissage de larchivage lectronique, ltude de la mise en uvre du projet
et une ralisation partielle a t ralise.
De manire subjacente lobjectif premier du projet, dautres aspects indissociables
larchivage ont d tre tudis tels que la gestion de contenu, le systme de stockage et les
bases juridiques concernant la conservation des documents. Ces derniers, en particulier la
gestion de contenu, ont fait lobjet de plusieurs ralisations non prvues dans les besoins
initiaux.
La rdaction de ce mmoire va sarticuler entre plusieurs parties. La premire se
concentre sur le primtre du projet : ses acteurs, l'environnement SAP install et les
perspectives. La deuxime vise dmystifier le concept darchivage lectronique. Ensuite, la
troisime se focalise sur le fonctionnement des outils darchivage SAP. La quatrime dcrit la
partie ralis du projet. Enfin, la dernire partie sera ddie une brve projection des projets
annexes et des considrations personnelles.
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I Premire partie : primtre du projet
Cette premire partie vise exprimer brivement la raison de la naissance de ce projetdarchivage, le postulat de base et les volutions de ce dernier, influenc par lenvironnement
et par lvolution des besoins exprims par les acteurs. Tout cela aboutira la dfinition du
primtre du projet.
1 Naissance du projet
Le projet est n de manire atypique, cest--dire que le besoin na pas t exprim par
le client, mais par lditeur du progiciel SAP. Ce dernier prconise quaprs un certain temps
dutilisation du progiciel, il faut prvoir et mettre en uvre de larchivage. Neo technologies
SA, mon employeur, a propos Romande Energie SA, son client, dtudier et mettre en
place un systme et des processus darchivage.
Le projet na pas encore abouti car ce besoin nest pas vital pour le client et ce dernier
a repouss sa ralisation maintes reprises car il avait dautres priorits.
2 Environnement
2.1 Prsentation des socits
2.1.1 neo technologies SA
neo technologies SA est une socit de services informatiques et de consulting qui
offre des prestations de conception et ralisation, dexploitation et support de systmes
dinformation. Reconnue sur le march comme centre de comptences Utilities , elle
ralise des projets de dveloppement et dintgration de nouvelles technologies dans cesecteur. Outre le march de lnergie quelle matrise depuis de nombreuses annes, neo
technologies uvre dans le secteur public et offre aux collectivits un service et des solutions
de gestion sappuyant sur la plateforme SAP.
2.1.2 Romande Energie SA
Romande Energie SA est la socit oprationnelle du Groupe Romande Energie cot
en bourse. Ce dernier est le cinquime fournisseur en Suisse de production, distribution et
vente dlectricit.
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L'Etat de Vaud et plus de deux cents communes vaudoises (dont 130 lies par une
convention) sont, ensemble, ses plus gros actionnaires. Romande Energie dtient des
participations importantes dans Alpiq et les Forces Motrices Hongrin-Lman.
2.1.3 SAP
SAP est une socit allemande fonde en 1972. Grce ses nombreuses annes
dexprience et son incessante innovation, SAP est devenu un vritable leader mondial dans le
logiciel de gestion dentreprise1 et inter-entreprise.
2.2 Gnralit sur le PGI (progiciel de gestion intgr)
Le progiciel de gestion intgr se caractrise par une conception unique pouvant
couvrir lensemble des besoins du systme dinformation2 de lentreprise. Dans ce dessein, il
est subdivis en modules qui couvrent chacun un des domaines ou primtres de gestion de
lorganisation.
En cas dimpact dun module, linformation est mise jour en temps rel dans
lensemble des autres modules associs. Par exemple, la saisie d'une vente gnre
automatiquement une criture comptable en partie double dans le journal des ventes, avec
calcul automatique de la TVA collecte. Le grand livre et le compte de rsultat sont
automatiquement impacts.
Grce ce lien troit entre modules, le PGI facilite la recherche et lanalyse
dinformations lors daudits.
Chaque entreprise a ses propres flux et modes de fonctionnement. Dans ce but, un PGI
est paramtrable souhait et peut tre adapt pour le dveloppement de programmes
spcifiques. Cependant, les dveloppements sont, en gnral, rduits au minimum, car ils sont
trs coteux la ralisation et surtout la maintenance, sans compter les risques de
dysfonctionnements mal matriss sur les autres modules.
1Soit nomm par lacronyme anglais ERP Enterprise Ressource Planning , soit, dans le monde
francophone, par la dnomination PGI (Progiciel de gestion intgr). Cependant, la terminologie anglo-saxonne
prime.
2
Un systme d'information (not SI) reprsente l'ensemble des lments participant la gestion, au
stockage, au traitement, au transport et la diffusion de l'information au sein d'une organisation. (Wikipdia)
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2.3 PGI SAP en gnral
Comme dj voqu, SAP, depuis sa fondation, a progress et innov aussi bien
fonctionnellement que techniquement, pour satisfaire une clientle trs diverse, de milieux et
domaines trs diffrents. On pourrait presque affirmer que SAP a cr son propre monde trs
riche et vari, dont je vais me limiter mentionner les principales solutions en mappuyant sur
la Figure 1 : intgration des solutions mySAP 3.
Figure 1 : intgration des solutions mySAP
2.3.1 SAP ERP (Entreprise Ressource Planning)
SAP ERP est une suite de modules de gestion relative la finance, aux services
d'entreprise, aux applications analytiques, aux fonctions de self service et la gestion des
ressources humaines et des oprations. En quelques mots, cest le vrai PGI de loffre SAP. Le
projet Archivage de donnes SAP se droule dans cet environnement.
2.3.2 SAP PLM (Product Lifecycle Management)
SAP PLM est une application spcifique pour la gestion des cycles de vie des produits.
PLM est un environnement qui assure un accs rapide et fiable aux informations les plus
rcentes pour tous les acteurs du processus de dveloppement du produit, de fabrication et de
maintenance.
3
Rgulirement, lditeur allemand change et modifie la dnomination de ses produits. Cependant, le
contenu et les fonctionnalits deviennent beaucoup plus stables.
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2.3.3 SAP CRM (Customer Relationship Management)
SAP CRM est une application centrale sur laquelle les diffrents canaux de
distribution traditionnels viennent se greffer pour la gestion de la clientle. Elle fournit les
outils ncessaires pour le support et le service de la clientle, ainsi que pour le marketing et lavente.
2.3.4 SAP SRM (Supplier Relationship Management)
SAP SRM est une application pour la gestion des relations fournisseur. Elle met
disposition un systme de collaboration pour toutes les fonctions qui touchent la gestion des
achats et la relation fournisseur.
2.3.5 SAP SCM (Supply Chain Management)
SAP SCM est une application pour la gestion globale de la chane logistique allant du
fournisseur du fournisseur au client du client.
2.3.6 Bus dintgration SAP NetWeaver
Depuis 2004, SAP a mis disposition une plate-forme applicative et dintgration
nomme NetWeaver. Elle permet la communication entre la suite logicielle mySAP Business
Suite, reprsentes par la figure 1, et toutes autres tierces applications. Ce socle technologique
est compatible avec les normes internet telles que le protocole HTTP ou le langage XML,
ainsi que les services Web. NetWeaver se caractrise galement par son ouverture et son
interoprabilit avec Microsoft .NET et les environnements J2EE (Java 2 Platform Enterprise
Edition) tels que IBM WebSphere.
2.3.7 Architecture SAP
SAP ERP est un progiciel client/serveur n-tiers subdivis en trois couches :
prsentation, application et base de donnes selon la figure 2.
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Figure 2 : modle en trois couches.
2.3.7.1 Couche reprsentation (Presentation layer)
SAPgui (graphical user interface) est la couche reprsentation install sur le poste des
utilisateurs pour visualiser ou modifier les textes, les champs de la base de donnes, les tapes
dun flux de travaux, etc..
2.3.7.2 Couche applicative (Application Layer)
La couche applicative, comme son nom lindique, est un ensemble de programmes,
dapplications excutes par un ou plusieurs serveurs. Le lien entre ces serveurs est fait par un
dispatcher. Ce dernier reoit les requtes de la couche prsentation et lachemine vers le
serveur disponible. Le serveur interagit avec la couche prsentation, le gestionnaire de base de
donnes et avec toutes autres connections externes tel que NetWeaver mentionn
prcdemment.
2.3.7.3 Couche base de donnes (DataBase Layer).
La couche base de donnes est un systme central contenant toutes les donnes. Dans
ce dessein, un gestionnaire de base de donnes (Database Management System) est trait
dunion entre la couche applicative et une base de donnes. Dans le cadre de ce projet,
ORACLE version 10 est la base de donnes utilise.
2.3.7.4 Paysage systme
Chaque solution SAP est installe dans un paysage systme distinct dfini par trois
environnements reprsents par la figure 3: dveloppement, qualit et production. Un
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environnement est une instance de la couche applicative et de base de donnes installe sur un
ou plusieurs serveurs appartenant au mme domaine rseau.
Figure 3 : paysage systme
Lenvironnement de dveloppement est utilis pour le codage des programmes
spcifiques, pour le paramtrage et pour les tests sommaires. La vrification de la pertinence
de ces derniers est accomplie par des tests approfondis dans lenvironnement de qualit.
Aprs approbation, les nouvelles fonctionnalits sont utilises dans lenvironnement de
production. Le passage du code des programmes spcifiques et du paramtrage se fait par
lappel de fonctions distantes entre les environnements appels transport.
2.4 Implmentation de SAP Romande Energie
Depuis 2002, Romande Energie a implment SAP pour couvrir la quasi-totalit des
besoins de son systme dinformation, principalement par les modules suivants :
IS-U (Industrie system utilities) : cest un module spcialis pour toutes lesentreprises du domaine de la vente et de la distribution dlectricit, gaz, eau,
multimdia et chauffage distance. Ce dernier comprend plusieurs parties :
o La gestion des donnes de base : commerciales (les clients, les contrats,
etc.) et techniques (les appareils, les installations, etc.).
o La gestion du processus de facturation et de comptabilisation
o La gestion de la maintenance par des contrles priodiques des appareils
du rseau, la dlivrance de certificats de conformits des installations, etc.o La gestion des changes des courbes de charges de consommation.
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MM (Material Management) : cest le module logistique de SAP. Il gre les
achats darticles et les stocks darticles (les mouvements de stocks : entres et
sorties, transferts de stocks). MM permet en particulier le calcul des besoins, la
gestion des achats et des rapprovisionnements, mais aussi les demandes dachat
et les contrats. MM gre aussi les emplacements magasin (WM Warehouse
Management) et contrle les factures dachat.
SD (Sales and Distribution) : cest le module dadministration des ventes. Il gre
les appels d'offres, les offres, les contrats, les commandes clients, les expditions
et livraisons, les remises, la facturation et le systme d'information commercial.
PM (Plant Maintenance) : cest le module de maintenance des appareils installs
sur le rseau de distribution lectrique. PM permet de dcrire le rfrentiel
technologique des postes techniques et des quipements. Il traite galement les
ordres de maintenance jusqu lachvement de lensemble des oprations
dentretien des quipements et des appareils.
FI (Financial) : cest le module comptable contenant toutes les critures
comptables de ventes, dachats et dimmobilisations, qui se centralisent dans la
comptabilit gnrale. FI se subdivise en plusieurs sous modules :
o FI-AR (Accounts Receivable) : comptabilit client
o FI-AP (Accounts Payable) : comptabilit fournisseur
o FI-AM (Assets Management) : comptabilise les immobilisations
o FI-GL (General Ledger) : comptabilit gnrale
CO(Costing) : cest le module de contrle de gestion de lentreprise. Il permet
lanalyse des cots par centre de profits, par catgorie de
produits/services/projets. Il permet galement ldition du compte de rsultat, de
reportage dactivits et danalyses financires.
HR(Human Resources) : cest le module de la gestion du personnel. HR permet
de grer les recrutements, les paies des employs, les comptences des employs,
de suivre les temps de travail et les volutions de carrire, de grer les demandes
et les frais de dplacement.
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3 Objectifs du projet
Aprs la prsentation des acteurs et de lenvironnement, ce travail se consacre aux objectifs de
ce projet darchivage de donnes SAP tels quils mont t attribus :
1. Dcouvrir le milieu de larchivage lectronique, son langage, ses pratiques et son
application de manire gnrale.
2. Dcrire les outils propres au systme SAP dans le domaine de larchivage de donnes,
ainsi quun systme darchivage pour le stockage des fichiers darchive.
3. Cibler les objets darchivage potentiels par une analyse des besoins techniques et
fonctionnels tels que la volumtrie des donnes, les problmes de performances, la
suppression dentits organisationnelles obsoltes.
4. Dfinir les besoins en termes de rtention de donnes et les contraintes lgales dedonnes.
5. Prsenter une structure de projet complte avec les intervenants ainsi que les
responsabilits dans un projet darchivage SAP.
6. Raliser,dans un premier temps, une maquette dans le systme de qualit pour valider
les concepts thoriques tudis. Puis, dans un deuxime temps, raliser la mise en
uvre de larchivage dans le systme productif en orchestrant tous les intervenants de
la structure du projet prsent.7. Planifier lexcution priodique des lots de programmes darchivage et larchivage
long terme.
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II Les concepts de larchivage lectronique
Cette partie vise donner un aperu thorique et gnrique de larchivage
lectronique, sans prendre en considration les spcificits de lditeur allemand. Il sagit enquelque sorte de labcdaire de larchivage lectronique, largement inspir par louvrage
Dmatrialisation et archivage lectronique (voir VII Bibliographie rfrence 1) et la
compilation de plusieurs ressources trouves sur la toile (voir VII1Liens internet).
Pour apprhender le sujet, le premier chapitre va dfinir larchivage lectronique. Il
sera suivi par les besoins de conservations qui convergent principalement aux contraintes
lgales. Par consquence le troisime chapitre est consacr aux lois et aux codes des
obligations qui dfinissent dans une certaine mesure les caractristiques dun systme
darchivage. Le dernier chapitre relve le dfi de dcrire comment ces caractristiques
peuvent tre mises en uvre par les outils et technologies actuelles.
1 Dfinition
L'archivage lectronique consiste archiver des donnes sous forme lectronique sur
un support lectronique ddi cet effet. Les informations sont donc dmatrialises, cest--
dire converties en donnes numriques (pour des informations issues de supports analogiques
tels que papier, film, microfilm, etc.) ou simplement transposes (pour des informations issues
de formats lectroniques).
A noter que par abus de langage, les termes de sauvegarde et darchivage sont parfois
confondus. Cependant, ces notions sont bien diffrentes :
La sauvegarde : elle a comme finalit de permettre une copie des donnes dorigine
dite copie de scurit afin dviter de les perdre en cas de dysfonctionnement du dispositif
sur lequel elles sont enregistres. La dure de conservation est dconnecte de la valeur du
contenu et relative la priodicit de la sauvegarde.
Larchivage 4: il est dfini comme lensemble des actions visant identifier, recueillir,
classer et conserver des informations, en vue de consultation ultrieure, sur un support adapt
et scuris, pour la dure ncessaire la satisfaction des obligations lgales ou des besoins
dinformation. Contrairement la sauvegarde, les donnes archives sont considres comme
figes (non modifiables) et aisment consultables.
4Selon norme NF Z42 013
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1.1 Terminologie
Avant de continuer, il est opportun de dfinir certains termes utiliss dans le contexte
de larchivage lectronique: donne, information, connaissance, document numrique et
dossier.
Donne : est la reprsentation dune ide ou dun fait sous une forme
conventionnelle, code et structure pour que son traitement puisse tre
automatis, gnralement laide doutils informatiques.
Information : est un ensemble de donnes lies entre elles et porteuses de sens.
Connaissance : est une information que son utilisateur, dans un contexte donn,
entend explorer pour une action particulire.
Document numrique : est un ensemble de donnes organises selon unestructure stable associe des rgles de mise en forme permettant une lisibilit
partage entre son concepteur et ses lecteurs.
Dossier : est constitu par lensemble de document ou /et dinformations qui
tracent et documentent une action.
2 Besoin de conservation
Larchivage lectronique est une rponse au besoin dune entit de conserver desdocuments. La conservation est lie principalement trois facteurs majeurs : lobligation
lgale et daudit, le contentieux et le besoin oprationnel de lentit. Nanmoins, ce sont
principalement les exigences lgales et daudit qui ont influenc les bonnes pratiques de mise
en uvre dun systme darchivage.
Lobligation lgale et daudit : est encadre par la rglementation et les codes
dobligations cantonales, fdrales ou internationales. Ces derniers sont requis
en cas daudit fiscal ou financier, ou daudit interne.
Le contentieux : est la capacit de fournir, lors dun litige, des documents
probants, authentiques et dans le temps imparti. Cet ensemble est le plus
difficile cerner car la matire contentieuse est, par nature, imprvisible.
Lindentification de ces archives relve dune valuation des risques de non
disponibilit de linformation en cas de recherche. La valeur de preuve tant
dcide par le juge, il sagit danticiper au mieux la survenance et lvolution
des litiges.
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Le besoin oprationnel de lentit : constitue lensemble des informations qui
sont utiles lentit pour son fonctionnement soit par le pass, soit pour le
futur. Parmi ces informations, il y a les comptes rendus de sances
stratgiques, les procds, les projets de brevets abandonns, les tudes, etc.
3 Environnement juridique
Les socits suisses ont lobligation de conserver les documents au regard du droit des
socits et du droit fiscal. Les entits soumises surveillance, tels les intermdiaires
financiers ou les banques, ont des exigences supplmentaires relatives cette obligation de
conservation. Ce chapitre vise donner un bref aperu de la lgislation fdrale concernant
larchivage lectronique. Le but est de mettre en vidence cette problmatique. Il va de soi
que des particularits demeurent selon les domaines (notamment les professions mdicales) et
que des prescriptions cantonales entrent galement en ligne de compte.
De manire gnrale, les lois et rglements servent de base la dtermination des
rgles de conservation, qui spcifient aussi bien la dure que le support des documents.
Malheureusement, en Suisse, peu de textes fixent des dlais relatifs la conservation des
documents pour les entreprises prives. Le Code des Obligations (CO) et lOrdonnance
concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) donnent des indications
uniquement pour les documents comptables. Les lois sur les archives publiques ou dautres
textes lgaux, comme la LPD (Loi Fdrale sur la protection des donnes), apportent quelques
complments. Il est galement souvent admis de prendre modle sur certaines pratiques
trangres.
3.1 Droit suisse des socits
En droit suisse, toute entit inscrite au Registre du commerce a lobligation de
conserver les documents commerciaux pendant une priode de 10 ans ou plus selon les cas.
Cette obligation sapplique en particulier aux socits anonymes et aux socits
responsabilit limite.
Les documents qui entrent dans le champ dapplication de cette obligation gnrale de
conservation et darchivage sont :
- les documents comptables de la socit, savoir les divers tats financiers que la
socit est tenue de conserver en vertu des dispositions de droit comptable (comme le
bilan, les comptes de rsultats, etc.),
- les justificatifs y affrents (factures, reus, relevs de comptes, etc.),
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- les procs-verbaux (assembles gnrales, runions du conseil dadministration) ,
- les contrats et
- la correspondance commerciale (entrante et sortante).
3.1.1 Correspondance
Concernant la correspondance en particulier, les entreprises devraient au moins
conserver celle qui prsente un intrt du point de vue comptable. Dune manire gnrale,
les documents purement internes, tels notes, projets, correspondance interne et documents
similaires, nont pas tre conservs et archivs.
Il nest nanmoins pas toujours vident de tracer une limite claire entre documents
internes et externes. A titre dexemple, un contrat de travail sera qualifi de document externe
dans ce contexte.
3.1.2 Forme darchivage
Le droit suisse des socits contient des dispositions concernant la forme de
larchivage : seuls les comptes de rsultats et de bilans doivent tre conservs sous forme
crite et dment signs. Par contre, les documents sociaux, les documents comptables, la
correspondance et les autres documents peuvent tre conservs sous forme crite ou sur un
support lectronique ou comparable, condition que lauthenticit soit garantie. Les donnessur supports lectroniques doivent toutefois tre accessibles tout moment.
3.1.3 Disposition sur la conservation lectronique
Lordonnance fdrale sur la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico art.
957) donne certaines directives. Ces dernires sont considres de la bonne pratique pour la
conservation des documents de manire gnrale. Voici le contenu des principaux testes :
Intgrit (authenticit et infalsifiabilit) (art.3)
Le mode de tenue, de saisie et de conservation doit garantir que les livres, les pices
comptables et la correspondance ne puissent tre modifis sans que la modification soit
apparente .(art. 3)
Disponibilit (art. 6)
Jusqu la fin du dlai de conservation, toute personne autorise doit pouvoir, en
tout temps et dans un dlai raisonnable, consulter et vrifier les livres, les pices comptables
et la correspondance.
Organisation (art.7)
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Les informations archives sont spares des informations actuelles, ou sont
signales de telle manire que la distinction soit possible. La responsabilit des donnes
archives doit tre clairement rgle et consigne dans un document.
Laccs aux donnes archives doit tre possible dans un dlai raisonnable.
Archives (art.8)
Les informations sont inventories systmatiquement et protges contre les accs
non autoriss. Les consultations et les accs sont enregistrs. Ces enregistrements sont
soumis la mme obligation de conservation que les supports de donnes.
Supports dinformation autoriss (art.9)
1. Sont autoriss pour la conservation de documents:
a. les supports dinformation non modifiables, notamment le papier, les supports
dimages et les supports de donnes non modifiables.
2. Les supports dinformation modifiables si:
a. des procds techniques (p. ex. signature lectronique) sont utiliss, qui garantissent
lintgrit des informations enregistres;
b. le moment o les informations ont t enregistres peut tre prouv sans possibilit de
falsification (p. ex. grce un systme dhorodatage);
c. les autres prescriptions relatives lutilisation du procd en question qui existent au
moment de lenregistrement sont respectes, et les procdures et les modes
dutilisation de ces supports sont consigns et les informations ncessaires
(protocoles, journal de bord des connexions [log files]) sont galement conserves.
Les supports dinformation sont rputs modifiables lorsquils peuvent tre modifis
ou effacs sans que lopration soit dtectable sur le support de donnes lui-mme (p.
ex. bandes magntiques, disquettes magntiques ou optico-magntiques, disques durs
ou disques amovibles, disques ltat solide [solid-state]).
Contrle et migration des donnes (art. 10)
Les supports informatiques doivent faire lobjet dun contrle de leur intgrit et de
leur lisibilit. Les donnes peuvent tre modifies et transfres sur un autre support
et/ou format dans le cas dune migration, mais les lments suivants doivent tre
garantis :
- Les informations restent compltes et exactes.
- La disponibilit et la lisibilit continuent de satisfaire aux exigences lgales.
- La migration doit faire lobjet dun procs-verbal.
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3.1.4 Lieu de conservation
Concernant le lieu darchivage des documents, il ny a aucune disposition en droit
suisse qui impose que ces documents doivent tre conservs en Suisse (mise part certaines
obligations concernant la lgislation en matire de blanchissement dargent
5
). Il ny a donc,aucun obstacle ce que des documents soient archivs ltranger, pour autant que les
personnes habilites puissent y accder dans un dlai raisonnable.
3.2 Spcificit concernant les factures et pices justificatives au
regard de la TVA
La conservation des factures et des autres pices justificatives est une des obligations
fondamentales des assujettis. Elle permet ladministration de procder aux vrifications dela comptabilit et des dcomptes au regard de la TVA (art. 43 OLTVA).
Les donnes et les informations qui sont transmises ou conserves lectroniquement
ou de faon analogue et qui sont pertinentes pour la dduction de limpt pralable, pour la
perception ou pour le recouvrement de limpt ont la mme force probante que celles qui sont
lisibles sans moyen auxiliaire, pour autant que les conditions suivantes soient remplies:
Preuve de lorigine
Preuve de lintgrit
Incontestabilit de lenvoi et de la rception
Les assujettis, doivent garantir que ces donnes et ces informations puissent tre
lisibles en tout temps pendant la dure du dlai lgal de conservation. A cet effet, lassujetti
doit mettre disposition les moyens ncessaires. Il doit, sur demande, permettre
lAdministration fdrale des contributions daccder directement aux donnes conserves
lectroniquement. En ce qui concerne la tenue et la conservation par un moyen lectronique
ou de faon analogue des livres comptables, des pices comptables et de la correspondance
commerciale, les prescriptions de lart. 957 du code des obligations (CO) sont applicables par
analogie.
5 Des exigences spcifiques rsultant de la lgislation et de la rglementation bancaire et de la loi
fdrale sur le blanchiment dargent, prvoit que les intermdiaires financiers, auxquels appartiennent les
banques, doivent tablir et conserver les documents concernant les transactions et les clarifications obtenues en
vertu de la lgislation anti-blanchiment. A ce sujet le serveur sur lequel ces documents conservs sous une forme
lectronique doit tre situ en Suisse. Si tel nest pas le cas, il faut que lintermdiaire financier dispose en Suisse
soit dune copie papier des documents pertinents, soit dune copie lectronique.
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3.3 Procdure civile6
Lorsquune procdure civile advient entre deux parties adversaires, des titres sont
prsents pour prouver les faits. La partie qui invoque un titre doit en prouver lauthenticit si
la partie adverse la conteste sur la base de motifs suffisants (art. 175).
Ces titres sont des documents, tels que des crits, des dessins, des plans, etc. (art. 174).
Cela nimporte pas quils soient sur un support traditionnel ou digital, ou quils soient issus
dun support lectronique ds lorigine ou dun document traditionnel scann. Cela rsulte
galement du droit la preuve (art. 150). On peut mme faire valoir une copie classique ou de
produits de llectronique valeur probante lorsque larchivage de cette dernire est conforme
aux rgles du doit commercial (Olico).
3.4 Temps de conservation
Le temps de conservation lgal des documents commerciaux est fix en gnral dix
ans. Cependant, il convient dviter de confondre dlai de conservation et dlai de
prescription. En effet, si certaines actions judiciaires dans lesquelles un document est requis
sont toujours en cours avant le terme de la dure de prescription, ce dernier ne doit en aucun
cas tre dtruit.
Cest la raison pour laquelle plusieurs experts en archives7 prconisent un dlai de
rtention bien suprieur. Le tableau ci-dessous en donne un aperu :
6La procdure civile est un ensemble de moyens mis la disposition des particuliera par lEtat pour leur
permettre dobtenir la conscration de leurs droits privs, quils soient contests ou subordonnes au prononc
dune dcision.7
Voirhttp://www.archives.ch/
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Type de document Dlai lgal Dlai suggrDOCUMENTS COMPTABLESJournal
Livre dinventaire,
Grand livre,Bilan annexe,
Comptes de rsultat,
Journaux auxiliaires,
Balances, etc.
10 ans aprs laclture de lexercice
11 ans aprs laclture de lexercice
FACTURES ET PRTSFactures,
Contrats dassurance,
Contrats de prts, etc.
10 ans aprs la
clture de lexercice.
11 ans aprs la
clture de lexercice
DOCUMENTS FISCAUXImpts,
TVA, etc.
10 ans aprs la
clture de lexercice.
11 ans aprs la
clture de lexercice
DOCUMENTS BANCAIRESRelevs de comptes,
Bordereaux de remises, etc.
10 ans aprs la
clture de lexercice.
11 ans aprs la
clture de lexercice
CONTRATS COMMERCIAUXMarchs,
Plans,
Cahiers des charges, etc.
Aucun dlai nest fix
par la loi30 ans
INVESTISSEMENTSContrats dacquisition,
Contrats de cessions,
Contrats de participations, etc.
Aucun dlai nest fix
par la loi30 ans
SALAIRESLivre de paie,Bulletin de paie, etc.
10 ans 80 ans
SAUVEGARDES INFORMATIQUES Aucun dlai nest fixpar la loi
10 ans
Tableau i: Temps de conservation
4 Contraintes techniques du systme darchivage.
Ce chapitre relve le dfi de dcrire comment les lois et les obligations vuesprcdemment peuvent tre mises en uvre par les outils et technologies actuelles, en
abordant notamment les notions suivantes : le format de fichier, la scurit, la signature
lectronique, le cycle de vie de linformation, le support physique et le systme darchivage.
4.1 Format des documents lectroniques
Come dfini prcdemment, un document numrique est un ensemble de donnes
organises selon une structure stable associe des rgles de mise en forme permettant une
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lisibilit partage entre son concepteur et ses lecteurs. Ces rgles sont rgies par des formats
de fichiers.
La lisibilit des formats de fichiers est lie au matriel physique, au systme
dexploitation et au logiciel. Il est possible de distinguer les types de format que lon peut
rencontrer du plus ouvert au plus ferm :
Standard : lorsquils sont produits par un organisme de normalisation et que
leur utilisation est libre.
Ouvert : quand les spcifications sont libres.
Propritaire : lorsquils sont dfinis par une entreprise prive et que leur
utilisation est soumise des droits.
Ferm : quand les spcifications sont tenues secrtes par leur propritaire.
Les formats fichier peuvent, pour diffrentes raisons, disparatre au cours du cycle
darchivage du document. Pour cette raison, il est ncessaire de pouvoir accder aux
spcifications dudit format et ainsi pouvoir crire au besoin un programme destin
linterprter. Ce sont les raisons pour lesquelles, dans le cadre darchivage, il est fortement
recommand dutiliser des formats standards ou ouverts tel que XML ou PDD/A.
4.1.1 XML (eXtensible Makup Language)
XML est un langage informatique de balisage gnrique. Il sert essentiellement
stocker/transfrer des donnes au format texte Unicode8 structures en champs arborescents.
Ces principaux atouts sont :
Format standard ouvert, gratuit et libre de droits. Il est dfini sous la
responsabilit du World Wide Web Consortium (W3C).
Facilement lisibles et comprhensibles car il est au format texte unicode.
XML est un mtalangage extensible souhait et permet de crer ses propres
balises9.
8Unicode est une norme informatique, dveloppe par le Consortium Unicode, qui vise donner tout
caractre de nimporte quel systme dcriture un nom et un identifiant numrique, et ce de manire unifie,
quelle que soit la plate-forme informatique ou le logiciel (voirhttp://fr.wikipedia.org/wiki/Unicode )
9
Marque qui permet d'identifier un lment d'un fichier, sa fonction, son emplacement
(http://www.linternaute.com/dictionnaire/fr/definition/balise/)
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Sa structure arborescente permet de modliser la majorit des problmes
informatiques.
Il est universel et portable : le format texte tient compte des diffrents jeux de
caractres est comprhensible par tous les systmes d'exploitation.
Il est dployable : il peut tre facilement distribu par n'importe quels
protocoles mme de transporter du texte, comme HTTP10.
Il a un niveau lev d'intgrabilit: un document XML est utilisable par toute
application pourvue d'unparser11.
Grce tous ses atouts, XML facilite la migration des documents qui peuvent ou
doivent tre migr lors du cycle de vie de conservation.
4.1.2 PDF/A
Avant de parler de PDF/A ( A comme archive), il convient de prciser ce qu'est le
format PDF. Le PDF (Portable Document Format) a t initialement cr par Adobe Systems,
pour grer ses changes de documents en interne. Son usage sest ensuite largement rpandu
principalement grce au fait quil permettait de reproduire fidlement des textes et images
complexes lcran comme sur limprimante, quelle que soit l'application ou la plate-forme
utilise pour le crer.
Le PDF est un langage de reprsentation de documents, riche en fonctionnalits qui
na cess de stoffer au travers de ses versions successives. Les documents PDFs peuvent
tre simples ou complexes, structurs ou non structurs. Ils peuvent contenir du texte, des
images, des graphiques et mme des contenus multimdia (documents sonores ou images
animes). Les annotations, les mtadonnes, les liens hypertextes, les signets ainsi que la
signature lectronique sont galement supports par ce format de fichier.
Depuis juillet 2008, les spcifications et publications sont sous la tutelle de
lorganisme international de normalisation ISO sous la rfrence ISO 32000-1.
PDF/A est une famille de normes ISO (ISO 19005) qui dfinit des sous-ensembles du
format PDF des fins d'archivage long terme de documents lectroniques. Cette norme
dfinit les exigences pour la cration de documents adapts larchivage, en se basant sur le
10hypertext markup language : langage informatique permettant de dsigner la structure d'un document
l'aide de balises et d'tablir des liens hypertextuels entre ses diffrents constituants et d'autres textes.
(http://fr.encarta.msn.com/dictionary_2016011710/HTML.html )
11
Logiciel permettant d'analyser un code XML et d'en dterminer sa structure syntaxique afin
d'effectuer divers traitements, comme par exemple la visualisation.
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format de fichier PDF. Elle spcifie en dtails quels sont les types de contenu autoriss et
ceux qui ne le sont pas. Ces spcifications sont destines assurer la lisibilit dans le temps
des fichiers, indpendamment des applications et des systmes dexploitation dans lesquels ils
ont t produits. PDF/A repose sur la version 1.4 de PDF. Pour assurer la portabilit dans le
temps, certaines fonctionnalits contenues dans le PDF 1.4 sont exclues de la norme, comme
le mode transparent, l'inclusion de squences sonores, d'images animes, d'images fixes
comprimes avec JPEG 2000, etc. En revanche, le PDF/A impose certaines fonctionnalits
comme lincorporation des polices de caractres ncessaires l'affichage des textes, lajout
des mtadonnes au format XMP12, etc.
Les principaux avantages de ce format PDF/A sont :
Spcifications disponibles : La publication de la norme garantit la possibilit
pour toute entreprise ou toute administration de pouvoir accder librement aux
spcifications du format et donc de pouvoir crer librement des logiciels de
lectures ou de production de fichiers conformes PDF/A.
Metadonnes : Des mtadonnes, comme le titre, lauteur, la date de cration
du document, sa date de modification, le sujet, les mots-clefs, etc. peuvent tre
enregistres directement dans le fichier PDF/A. Ainsi, les documents peuvent
dune part tre classs automatiquement sans intervention manuelle et, dautre
part, ces dernires peuvent garantir lauthenticit du document.
Recherche texte avance : PDF/A peut enregistrer les documents en mode
"texte", ce qui permet une recherche avance sur un mot, des expressions, des
chiffres. Cela nest pas le cas pour des fichiers de type image tels que JPEG ou
TIFF (utiliss galement pour larchivage) sans laide dun ROC13.
4.2 Contraintes scuritaire
Les documents lectroniques dfinis par le format de fichiers dcrits doivent tre
scuriss en respectant les contraintes dcoulant de lordonnance fdrale sur la tenue et la
conservation des livres de comptes (Olico art. 957) voque prcdemment.
12 Extensible Metadata Platform ou XMP est un format de mtadonnes bas sur XML. XMP permet
d'enregistrer sous forme d'un document XML des informations relatives un fichier : titre, auteur, historique des
modifications, etc. Bien qu'ouvert tout type de donnes pouvant intgrer un document XML, XMP prdfinit la
faon de stocker un certain nombre d'informations les plus courantes.
13
La reconnaissance optique de caractres (ROC) : dsigne les procds informatiques pour la
traduction d'images de textes imprims ou dactylographis en fichiers de texte.
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Ci-aprs seront mentionnes les contraintes dintgrit, de traabilit, de
confidentialit, daccessibilit, dindentification et de traitement des virus.
4.2.1 Intgrit
Techniquement, lintgrit se concrtise par la cration dune empreinte lectronique
du document. Lempreinte est le rsultat dun calcul effectu laide dun algorithme
appropri appel fonction de hachage14. Cette fonction permet de garantir les proprits
suivantes :
Si lon change ne serait-ce quune virgule dans le document, son empreinte
change.
La probabilit que deux documents aient la mme empreinte est quasi nulle.
Il est impossible de reconstituer le document partir de sa seule empreinte.
Il est intressant de noter quil y a une diffrence entre intgrit technique et intgrit
au sens juridique. La premire, comme vu prcdemment, est mise en cause ds linstant o
un seul bit constituant le document est modifi. La seconde consiste conserver le sens de
linformation du document sans sattacher ncessairement la forme. Par exemple le fait de
changer un accent dans un texte ne va pas changer fondamentalement le sens, alors que cela
suffira lui faire perdre son intgrit technique.
Nanmoins, mme si le contrle dintgrit ne repose pas uniquement sur lintgrit
technique, il en est largement tributaire car il est vident que ce type de contrle peut tre
facilement automatis, contrairement un contrle sur le sens dun contenu. A ce sujet, il est
possible de distinguer trois types de contrles : contrle ponctuel, contrle rgulier par
sondage et contrle continu.
Contrle ponctuel : ce contrle est fait uniquement au moment o lobjet est
interrog. Le calcul dempreinte est effectu pour comparer le rsultat de
lempreinte faite au moment o lobjet est entr dans le systme darchivage.
Le principal inconvnient rside dans le risque de se trouver dans une situation
paradoxale o le systme darchivage sera juste capable davertir lutilisateur
que lobjet rclam a t chang pendant sa conservation, sans pouvoir lui
restituer lobjet sans modification.
14Voir chapitre La signature lectronique pour plus de dtails
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Contrle rgulier par sondage : afin dviter la situation dcrite prcdemment,
ce type de contrle est opr de faon systmatique, rgulire et automatique
sur des objets choisis. Le choix est fait de manire alatoire ou sur la base de
catgorie dobjets, par exemple en fonction de leurs criticits.
Contrle continu : ce type de contrle est une extension du prcdent, cest--
dire que les vrifications sont faites sur lensemble des objets et non pas
uniquement sur un chantillon.
4.2.2 Traabilit
La traabilit doit tre prsente tous les niveaux du systme darchivage afin
denregistrer les traces de lensemble des oprations effectues tant par les utilisateurs du
systme que par ses administrateurs. Elle doit galement garantir lintgrit des objets quant
au sens de leur contenu, en conservant la trace et les modalits des diffrentes migrations
ventuellement effectues.
4.2.3 Confidentialit
Le systme darchivage doit permettre de vrifier les accs aux objets uniquement par
les personnes autorises en assurant un complment la confidentialit. Cela se traduit par la
mise en place dautorisations, comptes utilisateur, mots de passe et parfois de systmes de
chiffrement.
4.2.4 Accessibilit
Laccessibilit du document est un lment crucial dans tout systme darchivage car
elle est dterminante pour retrouver linformation. Cette notion revt en fait deux
composantes : lorganisation des donnes et les performances techniques.
Lorganisation des donnes : est compose dune structure cohrente et
efficace permettant de trouver rapidement et facilement les documents. Cette
structure repose sur un plan de classement et la constitution dindex.
Les performances : sont directement lies au type dinfrastructure physique
(serveurs, disques, etc.) et rseau.
4.2.5 Identification, authentification
Afin de respecter la confidentialit, il est ncessaire quun utilisateur voulant se
connecter possde les droits affrents, cest--dire quil est bien habilit accder
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linformation. Le principe est en gnral didentifier la personne grce un systme
didentifiant (login) assorti dun mot de passe. Malheureusement, rien nindique de faon
certaine quil sagit bien de lutilisateur autoris. En effet, mme si lidentifiant et le mot de
passe sont corrects, il se peut trs bien que lutilisateur ait drob ces derniers son
propritaire.
Afin de pallier cet inconvnient, il est possible de faire recours un systme d
authentification forte . Un tel systme fait usage de cartes puces ou dauthentifications
biomtriques comme les empreintes digitales.
4.2.6 Traitement des virus
Dire que les virus informatiques, pris au sens large, sont en constante volution et quil
faut sen protger serait une vritable lapalissade. Toutefois, il est important de rappeler que
tout document doit tre conserv sain. Malgr tout, pour pallier toute ventualit quun virus
ait tout mme pu chapper aux contrles, il se doit de conserver la dfinition virale.
4.3 La signature lectronique
Certains documents lectroniques concernent les contrats. A ce sujet, il est important
de relever quen droit suisse, la forme des contrats est rgie sur le principe de libert de la
forme15
. Ds lors, le contrat conclu oralement ou encore par voie lectronique est tout fait
valable et protg par la loi, partir du moment o laccord ncessaire sa formation est
effectivement donn16.
Cependant, dans la perspective dun litige, lenjeu sera de convaincre le juge. De ce
fait, lexigence dune certaine forme devient importante pour lever toutes ambigits du
contrat oral . En pratique, ces derniers sont sous forme crite et signs la main par celui
qui soblige17. Le code des obligations, sous certaines conditions exposes ci-aprs, prvoit
que mme la signature lectronique est assimile la signature manuscrite
18
.
15 La validit des contrats nest subordonne lobservation dune forme particulire quen vertu
dune prescription spciale de la loi (art. 11 CO)
16 Le contrat est parfait lorsque les parties ont, rciproquement et de manire concordante, manifest
leur volont. Cette volont peut tre expresse ou tacite (art. 1 CO)
17 Art. 14 al. 1 CO
18
La signature lectronique qualifie, base sur un certificat qualifi manant dun fournisseur de
service de certification reconnu au sens de la loi du 19 dcembre 2003 sur la signature lectronique est assimile
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Sans entrer dans le dtail de la cryptographie, le principe de signature lectronique ncessite
la dlivrance dun bi-cl constitu d'une cl publique et d'une cl prive. Cette dernire doit
absolument rester secrte et la seule connaissance de son dtenteur. A 1inverse, la cl
publique peut tre divulgue, en gnral assortie dautres renseignements, le tout tant
contenu dans un certificat lectronique.
4.3.1 Certificat lectronique
Il s'agit d'un document sous forme lectronique attestant du lien entre les donnes de
vrification de signature lectronique telles que les cls publiques et un signataire. Il joue
vritablement le rle de pice d'identit lectronique tel quun passeport dans le monde
physique . Ce dernier contient par exemple :
le nom du propritaire,
la cl publique,
la date dexpiration du certificat,
le numro didentification (unique) du certificat,
le nom de lautorit de certification qui a dlivr le certificat (ou PSCE),
etc.
4.3.1.1 Lautorit de certification
Comme pour un passeport, le certificat lectronique doit tre mis et valid par une autorit
comptente et autorise dlivrer ce dernier19. Il existe trois grandes classes de certificats qui
se diffrencient au niveau du contrle de linformation contenue dans le certificat :
Certificat de classe I : ne garantit pas lidentit du titulaire du certificat mais
seulement lexistence du courriel de celui-ci.
Certificat de classe II : les informations concernant le titulaire et son entreprise sont
contrles par lautorit de certification sur la base de pices justificatives qui sont
transmises en gnral par voie postale. On parle de contrle sur pices.
la signature manuscrite. Les dispositions lgales ou conventionnelles contraires sont rserves (art. 14 al. 2bis
CO). Pour plus de dtails voirhttp://www.bakom.admin.ch/themen/internet/00467/index.html?lang=fr.
19http://www.seco.admin.ch/sas/00229/00251/index.html?lang=fr: Dans ce lien, il y un rpertoire dans
lequel figurent les entreprises suisses qui dlivrent et grent des certificats lectroniques qualifis et qui sont
reconnues.
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Certificat de classe III : par rapport la classe II, un contrle supplmentaire de
lidentit du titulaire est effectu physiquement par un agent de lautorit de
certification. On parle de contrle de face face.
4.3.2 Principe de fonctionnement du certificat lectronique.
Le principe de fonctionnement du certificat lectronique se base principalement sur
deux lments : la signature du document et la vrification de la signature.
4.3.2.1 Signature du document.
La signature du document commence par lempreinte numrique de ce dernier et le
chiffrement de cette empreinte au moyen de la cl priv. Le rsultat de ce chiffrement
correspond la signature numrique du document. Ensuite, le document est transmis au(x)
destinataire(s) accompagn de sa signature et du certificat lectronique correspondant.
4.3.2.2 Vrification de signature
La cl publique transmise dans le certificat permet de dchiffrer la signature
numrique et donc de retrouver l'empreinte originale du document. Cette dernire est
compare une empreinte que l'on prend du document reu. Si les deux sont identiques, le
document transmis est authentique et mane bien du possesseur de la cl publique, comme
dfini dans le certificat lectronique. En effet, seule la cl publique contenue dans le certificat
est capable de dchiffrer la signature obtenue avec la cl prive correspondante du bi-cl,
attestant du mme coup de son origine.
Reste cependant vrifier la validit dudit certificat auprs de l'autorit comptente.
4.4 Cycle de vie de linformation archive
Le temps de conservation lgal des documents commerciaux, comme vu
prcdemment, est fix dix ans. Implicitement, cette obligation impose un cycle de vie de
linformation archiv. Ce cycle est linaire qui suit les phases de vie de linformation 20:
capture dans le systme, maintenance pendant la dure requise et destruction ou transfert.
20Voir annexe : ILM ou gestion du cycle de vie de linformation
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4.4.1 Identification et capture dans le systme
Toute information archivable doit tre identifie et capture dans le systme
darchivage selon un processus. Ce dernier peut tre par exemple :
1. Enregistrement dans le systme darchivage avec un identifiant unique.2. Rattachement au rfrentiel de conservation et au plan de classement.
3. Vrification de la qualit du format et du support avec refus du fichier ou
dclenchement dune procdure de conversion.
4. Capture des mtadonnes existantes relatives aux donnes et au contexte de
production : date, nom des documents, auteurs, destinataires, etc.
5. Vrification de lunicit des donnes, cest--dire vrification quelles ne sont
pas dj t archives.
6. Ajout, si besoin, de mtadonnes complmentaires.
7. Allocation dune adresse de stockage.
4.4.2 Maintenance
La maintenance, cest--dire la conservation des informations dans le systme
darchivage pendant toute la dure requise, comporte trois volets : la maintenance des
formats, la maintenance des mtadonnes et la maintenance des droits daccs.
4.4.2.1 Maintenance des formats
La prennisation des donnes suppose une matrise des formats et des supports avec,
en cas dobsolescence, des migrations systmatiques. Pour ce faire, des contrles rguliers de
la qualit des donnes et de leur lisibilit doivent tre entrepris tout au long de la
conservation. En cas de dficience, des actions correctives doivent tre appliques sans
omettre de tracer toute modification pour respecter les exigences lgales.
4.4.2.2 Maintenance des mtadonnes
Au fil du temps, les mtadonnes relatives aux plans de classement ainsi quau
rfrentiel peuvent changer. Il est donc ncessaire de les modifier et de les faire voluer pour
garantir la recherche, et par consquence laccs ais, aux utilisateurs. Comme pour la
maintenance des formats, les changements des mtadonnes doivent tre tracs.
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4.4.2.3 Maintenance des droits daccs
Enfin, la maintenance du systme inclut une gestion rigoureuse des habilitations ou
droits daccs, afin que les dparts et changements de poste des collaborateurs soient mis
jour dans le systme darchivage. On vite ainsi que des fichiers archivs soient inaccessiblesdu fait que la ou les personnes autorises ont quitt lentreprise alors que les donnes doivent
toujours tre conserves.
4.4.3 Destruction
Les documents et donnes prims doivent tre dtruits chance de leur dure de
conservation. Si ces derniers prsentent un intrt pour la mmoire historique, ils peuvent soit
changer de statut tout en restant dans le systme darchivage, soit tre transfrs vers un
centre darchives historiques.
4.4.3.1 Mise en application
Toute action de destruction devrait ncessiter lintervention de trois acteurs : le
responsable de larchivage qui tablit la liste des donnes dtruire, le responsable des
contenus qui valide la destruction en vrifiant quil ny a pas daffaire en cours ncessitant un
prolongement de la conservation, et le responsable du stockage qui effectue la destruction.
4.5 Support physique.
Aujourd'hui, un grand nombre de supports physiques sont disponibles pour
l'archivage. Cependant, il est gnralement admis quil y a deux familles : les supports
magntiques (bande et disque magntiques) et les supports optiques (CD, DVD et disques
magnto-optique).
La grande diffrence des supports optiques par rapport aux ceux magntiques rside
dans leur fiabilit, et surtout dans leur prennit. Elle est bien plus leve et n'est pas soumise
aux phnomnes physiques naturels dus, par exemple, au caractre magntique de la bande
pouvant long terme provoquer un phnomne de collage. Mme si certains constructeurs
de disques optiques n'hsitent pas annoncer des dures de garantie trs longues pour leurs
supports, il faut modrer une telle information. En effet, au bout de nombreuses annes, il y a
de fortes chances que les lecteurs n'existent plus dans ce format et qu'en consquence, on se
trouve avec un disque illisible. Par ailleurs, tant pour les CD que pour les DVD, l'information
est stocke d'une faon permanente par modification du substrat, l'origine de la notion de
WORM (Write Once Read Many). C'est pourquoi, les supports optiques avaient encore
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rcemment une large tendance tre privilgis pour rgler les problmes d'archivage.
Nanmoins, l'inconvnient majeur vient de son prix de revient, nettement plus lev que celui
de la bande magntique. La solution qui aujourdhui semble se rpandre de plus en plus est
lie de nouvelles technologies bases sur le disque magntique.
4.5.1 Le WORM
Avant dexpliciter les diffrentes technologies bases sur le disque magntique, il est
important de dvelopper la notion de WORM (Write Once Read Many). Cette dernire,
comme mentionn prcdemment, tait originalement attribue essentiellement aux disques
optiques. La norme ISO 18509 largit la notion de WORM une mthode denregistrement
dont la proprit intrinsque est dtre non effaable, non rinscriptible et non modifiable.
Elle distingue trois types de WORM :
Type A: transformation permanente du support, principe des disques optiques
avec modification du substrat ;
Type B: utilisation dun microcode WORM inclue dans le support au moment
de sa fabrication, reconnu par le lecteur ou le contrleur et protg de
leffacement et de la rcriture dans des conditions normales dutilisation,
principe des disques magnto-optiques ou des bandes quivalentes ;
Type C: gnration dun micro-code enregistr avec linformation et destin
traiter cet enregistrement comme un enregistrement de type WORM par le
logiciel de gestion du support, le protgeant du mme coup de leffacement et
de la rcriture dans des conditions normales dutilisation, principe des disques
magntiques. Dans certains cas, la protection de type WORM peut tre limite
une dure de conservation associe aux donnes protger.
Le type C permet ainsi aux technologies base essentiellement de disques
magntiques de pouvoir se positionner naturellement pour rsoudre des problmatiques
d'archivage.
4.5.1.1 Le disque dur magntique.
Pourquoi cet acharnement de la part des constructeurs utiliser le disque dur
magntique ? Il y a au moins quatre raisons : la rapidit d'accs et de transfert des donnes, la
fiabilit du support, la migration technologique et la possibilit de supprimer un fichier.
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Rapidit d'accs et de transfert des donnes : les supports optiques sont en effet
gnralement peu performants. Toutefois, concernant l'archivage, c'est--dire
des documents qui ne seront probablement consults que de manire
exceptionnelle, le critre de rapidit n'est pas forcment prdominant.
Fiabilit du support : la dure de vie des supports optiques tant relativement
courte (5 20 ans), il faut prvoir un cycle de duplication rgulire, permettant
d'assurer la prennit voulue. Les disques magntiques intgrs des baies de
type RAID21, peuvent tre remplacs chaud, les donnes se trouvant
dupliques et automatiquement rgnres.
Migration technologique : les normes et technologies inhrentes aux disques,
lecteurs, armoires... voluent rapidement. En cas de migration, il est plus
simple de vider le contenu d'une armoire ancienne dans une nouvelle, plutt
que relire tous les supports optiques ou toutes les bandes magntiques.
Possibilit de supprimer un fichier : cela peut paratre paradoxal de vouloir
supprimer une archive, mais la loi impose dsormais que les donnes ne soient
pas conserves au-del d'une dure normale d'utilisation. Or, sur un support
optique, les possibilits de suppression sont pour le moins limites.
4.5.2 Le Worm Logique
Il existe en fait trois approches diffrentes destines assurer cette conservation
scurise : le worm logiciel, les CAS et le stockage en grille.
4.5.2.1 Worm logiciel
La premire de ces approches, sans doute la plus simple , consiste utiliser des
baies de stockage traditionnelles sur disque et y ajouter une couche logiciel en amont
destine grer cette notion de WORM logique et ainsi bloquer toute tentative de rcriture,de modification ou de suppression.
En rsum, le principe repose sur une horloge logicielle indpendante de la baie qui
crit sa mesure systmatiquement sur les disques WORM toutes les 10 secondes. Toutes les
fonctions lies la manipulation des fichiers worm sont valides par l'horloge. Si jamais l'on
21 RAID (Redundant Array of Independent Disks) : est une technologie permettant de stocker des
donnes sur de multiples disques durs afin d'amliorer, en fonction du type de RAID choisi, la tolrance aux
pannes et/ou les performances de l'ensemble. (voirhttp://fr.wikipedia.org/wiki/RAID_(informatique))
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remplace le contrleur par un contrleur dune nouvelle armoire avec une nouvelle horloge et
avec une autre mesure de temps, le logiciel s'en aperoit et se recale. Les disques sont de type
RAID. Lors des manipulations, le contrleur effectue un calcul de contrle et, en cas derreur,
le segment est rcrit. Avec le RAID, les donnes sont cryptes et rparties, ce qui rend
impossible la lecture ou la modification directe.
L'avantage de ce dispositif rside dans sa simplicit :
n'importe quel volume peut devenir un WORM,
l'application n'a pas besoin d'une API22 pour accder aux archives, il suffit d'y
accder comme un NAS23.
4.5.2.2 Le CAS (Content Addressed Storage)
Une autre approche, est l'adressage de fichiers fixes appel CAS (Content Addressed
Storage). Ce dernier cre une empreinte numrique pour chaque objet entrant. Cette
empreinte devient ensuite le seul moyen pour consulter lobjet ainsi stock
Il sagit en fait dune logique apparente celle des consignes. En effet, vous dposez
un objet et en retour vous obtenez un ticket (adresse de contenu). Ultrieurement, seul ce
ticket vous permettra de retrouver lobjet dpos. La faon dont est conserv ce dernier est
totalement prise en charge par le systme.
Par exemple, habituellement, pour stocker le fichier "resultats.xls", le systme va
inscrire les donnes sur le disque et enregistrer sur une table d'allocation, le nom du fichier,
l'adresse physique correspondante (ou les adresses si le fichier est rparti sur plusieurs
segments), ainsi que quelques donnes supplmentaires comme la taille ou la date d'criture.
Ce systme comporte deux inconvnients dans une utilisation d'archivage :
Il peut arriver quun fichier strictement identique puisse tre enregistr
plusieurs fois ou dans un autre rpertoire.
Il est impossible de distinguer deux exemplaires dun fichier avec le mme
nom, la mme taille, mais avec un chiffre modifi, par exemple.
22 API (Interface pour la programmation d'applications) : Ensemble de bibliothques permettant une
programmation plus aise car les fonctions deviennent indpendantes du matriel. (voir http://www.futura-
sciences.com/fr/definition/t/informatique-3/d/api_465/)
23 NAS (Network Attached Storage) : est une unit autonome, relie un rseau dont la principale
fonction est le stockage de donnes en un gros volume centralis pour des clients-rseau htrognes. (voir
http://fr.wikipedia.org/wiki/Stockage_en_r%C3%A9seau_NAS )
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Dans le cas de l'archivage, il est important de ne pas multiplier les versions identiques
d'un mme fichier. Au contraire, il est intressant de distinguer une version mise jour. Pour
pallier ce problme, toute modification du contenu dclenche automatiquement la cration
dune nouvelle adresse de contenu. A linverse, si un mme objet se prsente, ladresse de
contenu tant dj existante, il ny aura pas de doublement en matire de stockage. Les accs
aux ressources sont rapides. La gestion et ladministration dune telle solution sont
considrablement simplifies, mme pour de gros volumes. Par ailleurs, le systme est en
mesure de garantir lintgrit du contenu long terme et la confidentialit des informations
peut tre obtenue par un chiffrement systmatique des donnes ainsi conserves.
4.5.2.3 Le stockage en grille
La troisime approche rpond une logique dorganisation en cellules, faisant appel
au concept de stockage en grilles ou grid . De telles solutions intgres darchivage sont
plutt indpendantes des applications, mais elles utilisent nanmoins une mthode daccs
aux enregistrements normalise.
Cette approche est constitue de plusieurs cellules interconnectes via un rseau
Ethernet24. Chacune dentre elle participe la solution et une demande darchivage est ainsi
rpartie sur lensemble des cellules. Une cellule possde un processeur, un espace de stockage
pour lindexation des contenus et les mta donnes ainsi quun espace de stockage
pour les donnes des contenus.
Lun des principaux avantages de cette approche est de permettre la ralisation facile
de systmes de stockage complexes partir dlments standards. Une telle technologie
permet en effet la ralisation de solutions trs performantes, indpendantes du nombre
denregistrements grs, vitant du mme coup tous les phnomnes lis aux baisses de
performances que lon peut observer au cours des montes en charge. Un autre avantage etnon des moindres rside dans sa capacit effectuer des migrations trs progressives, cellule
par cellule. Enfin, lexploitation de tels systmes est simplifie et surtout allge lextrme.
Ainsi, mme si en apparence le cot dacquisition peut sembler plus onreux quun systme
traditionnel, une comparaison plus complte tenant compte des cots dexploitation sur trois
ans ne laisse plus aucun doute. Lintrt est encore plus vident si lon prend en considration
la notion de migration, voque prcdemment.
24Ethernet est un protocole de rseau local commutation de paquets.
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4.5.2.4 Principaux acteurs du march
Ce sous-chapitre vise donner quelques exemples de grands acteurs du march
utilisant les approches dcrites prcdemment :
IBM : Ce constructeur bien connu, disposant toujours de juke-boxes de disquesoptiques son catalogue pour l'environnement iServer (AS/400), propose
galement depuis quelques annes une solution d'archivage WORM base de
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