Download - Annual Results and Impact Evaluation Workshop for RBF - Day Seven - La mesure des Résultats (modèles de transferts conditionnés)

Audit | Tax | Advisory

LA MESURE DES RÉSULTATS (MODÈLES DE TRANSFERTS CONDITIONNÉS) Le rôle de l’Audit Externe Concurrent

mars 2014


Sujets à traiter

• L’Audit, l’Audit Externe, l’Audit Interne, la Concurrence.

• Coûts et bénéfices désirés du modèle ACE

• Expériences

• Leçons apprises

• Conclusion


Les 4 Questions

Plus tard ou plus tôt pendant la phase de la conception d’un programme (de préférence au plus tôt), l’équipe responsable des définitions stratégiques, est confronté à 4 questions liées à la Fonction de l’Audit:


Les 4 Questions

Est-ce que j’ai besoin

d’inclure la fonction

Audit dans mon Projet?

Est-ce que c’est plus

convenable définir un

Audit Interne ou un

Audit Externe?

Est-ce que mon projet

doit considérer un Audit

Concurrent?

Qu’est-ce que je doit faire

avec les résultats de

l’Audit?


En construisant des (possibles) réponses • La fonction Audit n’est pas équivalent à la structure Audit.

Quelques organisations créeront leur structure d’Audit Interne, d’autres externaliseront cette activité; d’autres élaboreront un Secteur de Suivi et Évaluation; des petites organisations trés orientées vers le client externe pourront développer la fonction dans un secteur de Service clientèle.

• Cependant, toutes les organisations doivent prévoir le besoin de la fonction audit, chargée d’évaluer ce qu’on a fait, ce qu’on aurait dû faire et proposer des corrections en cas de déviations. Sans ce circuit de feedback, les organisations vont en aveugle tout le long de leur cycle de vie, sans apprendre les déviations jusqu’à la fin de l’operation.


Audit Externe vs. Audit Interne

• Le but de l’audit externe classique n’est pas l’accomplissement des objectifs de l’auditée, mais c’est assurer la véracité de l’information financière rapporté.

• L’audit interne se concentre sur le processus et sur l’observance qui a l’organisation des procédures définis; le résultat est pertinent quant au résultat mesurable du processus.

• Le dilemme n’est pas tel: ce sont deux modèles avec des objectifs et des méthodes différents, dans le plus mauvais des cas, indépendants entre eux, dans le meilleur, complémentaires.


Le modèle ACE

• Entre ces deux schémas traditionnels, il y a l’Audit Concurrent Externe (ACE), avec des tensions évidentes et des chevauchements des frontières conceptuelles.

• Il soutient le fort mandat d’indépendance et de source d’opinion vers l’extérieur d’un côté, mais il incorpore un grand nombre des outils de l’audit interne pour l’évaluation des processus et la mesure des résultats et l’approche sur les opportunités d’amélioration.


Quels Projets sont des candidats pour un ACE? • Opération soutenue pendant le temps

• Modèle d’opération distribué

• Nombreux acteurs impliqués

• Un composant transactionnel élevé entre les acteurs

• Introduction des Modèles de Gestion Innovants

• Modèles de Gestion fondés sur des Résultats

• Cadres d’opération changeants


Quels Projets sont des candidats pour un ACE?

Les projets candidats idéels sont ceux où la compléxité de l’operation en matière de variation pendant les temps, quantité des participants et distribution géographique demandent l’utilisation d’un schéma d’évaluation et rapport fréquant et proche pour assurer que l’information soit donnée d’une façon opportune pour permettre la correction ou la confirmation de l’opération.


Le Problème des résultats de l’Audit

• N’importe quelle est la réponse aux questions antérieures, on doit toujours définir ce qu’on fait avec les résultats de l’audit, en étant conscient que:

– Il y a toujours la possibilité de déviations dans l’opération (et même dans la conception);

– Les déviations détectées peuvent être comprises comme des défauts ou opportunités d’amélioration;

– Cacher (ou réglementer) les déviations n’améliore pas la performance d’un projet.

– Le plus détaillé l’objectif souhaité, les plus spécifiques les résultats de l’audit.


Est-ce que j’ai besoin d’inclure la fonction

Audit dans mon Projet?

Est-ce que c’est plus convenable définir un

Audit Interne ou un Audit Externe?

Est-ce que mon projet doit considérer un Audit

Concurrent?

Qu’est-ce que je doit faire avec les résultats de

l’Audit?

La fonction Audit est inévitable. Donc, on recommande la planifier correctement

Les deux modèles classiques sont complémentaires, alors ils peuvent coexister dans un modèle.

Pas tous les projets sont des candidats pour obtenir des bénéfices d’un modèle ACE, c’est essentiel identifier quels en seraient.

Les audits génèrent des résultats, en général exprimés comme des déviations; être conscient de ça depuis la conception du projet aide la planification des actions à dérouler en face de ça.


Bénéfices du modèle ACE

• Détection précoce des déviations et opportunités d’amélioration.

• Incorporation de la connaissance des points de vue des différents acteurs impliqués.

• Adaptation rapide des programmes de travail aux changements normatifs.

• Collaboration avec l’accomplissement des objectifs à travers l’application de critères d’acceptation uniformes.

• Conformation des Équipes Pluridisciplinaires, en facilitant l’interlocution fluide avec les acteurs.


Coûts du modèle ACE • Application intensive d’heures

• Courbes d’apprentissage prononcées

• Disponibilité des Contreparties

• Définition soigneuse et stratégique des accomplissements

• Décision stratégique de ce qu’on doit faire avec les résultats

• Effort pour documenter les décisions administratives


Notre expérience en ACE

PROAPS REMEDIAR

BID

2003

PISMIP PLAN NACER APL1

BIRF

2005

PISMIP PLAN NACER APL2

BIRF

2009

FESP

BIRF

2011


Qu’est-ce qu’on apprend?

• Quoi faire

• Quand le faire

• Comment le faire

• Avec quoi le faire

• Avec qui le faire


Feuille de Route pour un ACE Identification des

Processus Centraux

Développement du Plan de Travail Application du Plan de

Travail

Planification du Cycle de Travail

Programmation du Travail de Terrain

Relevé dans le Terrain

Consolidation et Analyse Clôture de Rapports


Risques Implicites pour la Direction du Projet

• Risques de la Portée – Que le Plan de Travail ne couvre pas la portée souhaitée – Qu’il la couvre mais qu’il ne satisfasse pas les besoins

stratégiques

• Risques du Contrôle – Décentralisation excessive – Trop de Rigidité

• Risques de Détection – Que le Plan de Travail n’évolutionne pas avec la vitesse

suffisante pour détecter des déviations émergentes – Des variations parmi les évaluateurs indépendants

• Risques de Pertinence – Les observations dans un lieu peuvent ne pas être

pertinents pour un autre


Défis

• Incorporer les réalités locales aux directives du Programme

• Coordonner les agéndas des ressources et les contreparties pour accomplir les dates limites engagées

• Compatibiliser les expectatives du consultant avec des responsabilités de l’auditeur

• Adapter le programmes de travail aux changements normatifs sans affecter les dates limites.


Directives Générales pour un ACE

• Équipe professionnelle pluridisciplinaire et localisée

• Revision constante des Programmes de Travail

• Formation et actualisation constante

• Important composant de surveillance et coordination

• Contact constant avec les contreparties




• Revision constante des Programmes de Travail • Formation et actualisation constante • Important composant de surveillance et

coordination • Contact constant avec les contreparties


AUDITORES DE CAMPO

JEFE DE PROYECTO

COORDINADOR DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

COORDINADOR DE AUDITORÍA

COORDINADOR DE AUDITORÍA TÉCNICA

SUPERVISOR DE AUDITORÍA

SUPERVISOR DE AUDITORÍA TÉCNICA

AUDITOR DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

AUDITOR DE CAMPO AUDITOR TÉCNICO DE

CAMPO

EQUIPO DE COORDINACIÓN DE AUDITORÍA

EQUIPO DE COORDINACIÓN DE AUDITORÍA

TÉCNICA

EXPERTO EN ESTADISTICA BASE CENTRALE

BASE LOCAL

BASE MIXTE

CHEF DU PROJET

EXPERT EN STATISTIQUE

COORDONATEUR DES SYSTÈMES D’INFORMATION

COORDONATEUR D’AUDIT

COORDONATEUR D’AUDIT TECHNIQUE

ÉQUIPE DE COORDINATION D’AUDIT TECHNIQUE ÉQUIPE DE COORDINATION

D’AUDIT

AUDITEUR DES SYSTÉMES D’INFORMATION

SURVEILLANT D’AUDIT

AUDITEUR DE TERRAIN

BASE LOCALE

AUDITEUR TECHNIQUE DE TERRAIN

SURVEILLANT D’AUDIT TECHNIQUE


AUDIT CONCURRENT

ADMINISTRATIF ET DES PRESTATIONS


Cycle de travail

Audit Externa Concurrent

Mois “1” Mois “2” Mois “3” Mois “4”

Période en cours

d’analyse

Présentation

des Rapports

Relevé auditeur de terrain

Visites de surveillance

Révision des Rapports

Relevé auditeur de terrain

Montage de

l’échantillon

Clôture des

Rapports


Facteurs Critiques de la Réussite

• Équipe de travail experte et formée

• Communication efficiente

• Adaptation aux changements du modèle d’opération

• Feedback constant avec les contreparties

• Planification soigneuse des temps et des ressources


Leçons apprises

• Les courbes d’apprentissage prononcées demandent la planification soigneuse des changements d’ACE dans le cycle de vie du projet.

• Le renforcement du rôle de l’auditeur à travers l’adoption de ses observations comme contraignant pour le programme, à court terme demande l’effort de négociation de la part de la conduite du Programme, mais à long terme il renforce les résultats.


Conclusion

• Le schéma d’ACE donne l’indépendance d’un audit externe avec un encadrement méthodologique orienté à l’évaluation de processus.

• Pas tous les Programmes vont bénéficier d’un modèle d’ACE.

• Clairement, ces Programmes qui bénéficient d’un modèle ACE vont obtenir plus de bénéfices avec ce modèle qu’avec un modèle d’audit traditionnel.