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Nom établissement

Appui à la gestion et l’organisation du temps de travail des soignants

CH de l’Agglomération Montargoise

Agence Nationale d'Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

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Agence Nationale d'Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

Présentation de l’établissement

Etablissement multi sites 820 lits dont 330 d’hébergement SPA 7 pôles d’activité 1500 ETP non médicaux 300 Médecins

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1 - Le contexte initial

Attentes initiales

Répondre à une critique récurrente de la part des agents et des représentants syndicaux concernant la gestion des plannings.

Maîtriser les demandes de paiements en heures supplémentaires

Maîtriser l’augmentation des balances horaires et des demandes de mensualités de remplacement.

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1 - Les problématiques identifiées

Une réelle hétérogénéité au sein de l’établissement dans la construction des trames et la gestion des plannings

Un logiciel de gestion du temps de travail pas toujours bien maîtrisé

Un nombre important de jeunes cadres n’ayant bénéficié d’aucune formation à la gestion du temps de travail.

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Le plan d’action du chantier

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- Synthèse du plan d’action validé en début de chantier

Axe d’améliorationAction (intitulé /

objectif)Acteurs Risques

Date de fin prévue

Priorité(croissante

de 1 à 4)

Construction des trames de plannings

Définir un présentéisme journalier

2 pôles pilotes

Médecine 2 SPA

Social notamment sur le SPA

Avril 2009 1

Révision des règles de construction des trames ( intégration des RTT)

2 pôles pilotes

Médecine 2 SPA

Pour un déploiement

Social: révision de l’accord des

35h

Septembre 2009

1

Gestion des Plannings

Protocole relatif aux demandes d’heures supplémentaires

DRH FinancierJanvier 2009

1

Connaissance de Réglementation et logiciel de GTT

Construction d’un programme de formation de l’encadrement

Groupe ProjetDécembre 2009

2

Élaboration d’un guide du TT au CHAM

Groupe Projet SocialSeptembre2009

2

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3 - Actions mises en œuvre Action 1

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Action Définir un présentéisme Journalier IDE et AS sur les 2 pôles concernés

Domaine d’application 2 pôles: SPA et Médecine 2

Problématique initialeSPA: aucune trame de planning, autogestion et surconsommation des mensualités de remplacement, difficulté de l’encadrement

Médecine 2: effectif en inadéquation avec les trames

ObjectifUne organisation au service du patient (SPA),

Allégement de la gestion des plannings par les cadres

Résultat obtenu Les Trames des 2 secteurs ont été redéfinies sur les 2 pôles et validées en instances

Difficultés rencontréesTensions fortes avec les OS et le personnels du SPA lors de la définition du présentéisme journalier

Facteurs de réussite identifiés

Pédagogie auprès du personnel pour expliquer les contraintes

Association des agents dans la construction des trames

Volontarisme de la direction

BILAN de L’ACTION Une organisation du personnel stabilisée sur le SPA

Allègement du travail de l’encadrement

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3 - Actions mises en œuvre Action 2

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Action Définir des règles de construction de trame et de gestion des plannings

Domaine d’application Ensemble de l’établissement

Problématique initialeUne hétérogénéité forte dans l’établissement générant des plaintes régulières de la part des OS

Objectif Définir les grands principes et la méthodologie de construction des trames du CHAM

Contribution à la résolution des difficultés identifiées dans le diagnostic

-Meilleure maîtrise des BH et des mensualités de remplacement -Homogénéisation des pratiques au sein des pôles pour favoriser la mutualisation du personnel

Résultat obtenu -Intégration de 80% des RTT et Fériés dans les trames de plannings

-Création d’un protocole de demande de paiement en heures supplémentaires

Difficultés rencontrées -Craintes des représentants du personnel d’une remise en cause de l’accord des 35h

Facteurs de réussite identifiés -Pédagogie auprès des OS

BILAN de L’ACTION -Maîtrise des heures supplémentaire par rapport à 2008 ( réduction de moitié)

-Augmentation des BH durant l’été de 20% contre 40% en 2008

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3 - Actions mises en œuvre Action 3

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ActionConstruction d’un programme de formation à la gestion du TT et du logiciel Clepsydre

Domaine d’application CHAM

Problématique initiale

Méconnaissance de la réglementation et absence de document formalisé

Outil informatique pas toujours maîtrisé générant perte de temps de l’encadrement

Effectif important de jeunes FF cadres

Objectif Homogénéisation des pratiques et aide à l’encadrement

Résultat obtenu-Questionnaire d’autoévaluation des cadres-Formation individuelle systématique des FFC et des Cadres demandeurs

Difficultés rencontrées -Parfois manque de remise en cause de certains cadres

Facteurs de réussite identifiés

-Identification d’un référent Clepsydre au sein de la DRH

-Travail avec de jeunes FFC pour comprendre les difficultés concrètes

-Amélioration de l’ergonomie du logiciel

BILAN de L’ACTIONPositif mais à poursuivre sur le long terme

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3 - Actions mises en œuvre Action 4

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Action Élaboration d’un guide de gestion du TT

Domaine d’application CHAM

Problématique initialeMéconnaissance de la réglementation et des contraintes dans la construction des trames

Documents CHAM relatifs à la gestion du temps de travail éparses

Objectif Homogénéisation des pratiques

Contribution à la résolution des difficultés identifiées dans le diagnostic

-Satisfaction des OS sur l’existence d’un document institutionnel

-Support pour l’encadrement

Résultat obtenu

Rédaction d’un Guide en 3 tomes:

T1: à destination de l’ensemble des agents: réglementation, accord local, dans la pratique

T2: à destination de l’encadrement: guide méthodo relatif trame, heures sup., temps syndical

T3: destination encadrement: manuel pratique de CLepsydre

Difficultés rencontrées -Travail long

Facteurs de réussite identifiés

-Mobilisation du groupe projet

-association de jeunes cadres FF

BILAN de L’ACTIONGuide validé en instance

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3 - Les perspectives

Suite à prévoir sur ce thème ?

- Diffuser à l’ensemble des pôles et des services les bonnes pratiques

- Assurer la pérennité des pratiques et des outils créés malgré le changement de DRH

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4 - Bilan du chantier

Les apports du projet– Management de projet : Groupe de cadres moteur dans la

gestion du projet ( CSS, Cadres, FFC)– Formation MEAH du Groupe projet

Analyse du chantier • Les plus: mobilisation forte sur une période raisonnable

(1an), objectifs initiaux atteints et effets positifs inattendus• Les pistes d’amélioration: la collaboration avec le

consultant