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Nom établissement
Appui à la gestion et l’organisation du temps de travail des soignants
CH de l’Agglomération Montargoise
Agence Nationale d'Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux
Agence Nationale d'Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux
Présentation de l’établissement
Etablissement multi sites 820 lits dont 330 d’hébergement SPA 7 pôles d’activité 1500 ETP non médicaux 300 Médecins
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1 - Le contexte initial
Attentes initiales
Répondre à une critique récurrente de la part des agents et des représentants syndicaux concernant la gestion des plannings.
Maîtriser les demandes de paiements en heures supplémentaires
Maîtriser l’augmentation des balances horaires et des demandes de mensualités de remplacement.
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1 - Les problématiques identifiées
Une réelle hétérogénéité au sein de l’établissement dans la construction des trames et la gestion des plannings
Un logiciel de gestion du temps de travail pas toujours bien maîtrisé
Un nombre important de jeunes cadres n’ayant bénéficié d’aucune formation à la gestion du temps de travail.
Le plan d’action du chantier
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- Synthèse du plan d’action validé en début de chantier
Axe d’améliorationAction (intitulé /
objectif)Acteurs Risques
Date de fin prévue
Priorité(croissante
de 1 à 4)
Construction des trames de plannings
Définir un présentéisme journalier
2 pôles pilotes
Médecine 2 SPA
Social notamment sur le SPA
Avril 2009 1
Révision des règles de construction des trames ( intégration des RTT)
2 pôles pilotes
Médecine 2 SPA
Pour un déploiement
Social: révision de l’accord des
35h
Septembre 2009
1
Gestion des Plannings
Protocole relatif aux demandes d’heures supplémentaires
DRH FinancierJanvier 2009
1
Connaissance de Réglementation et logiciel de GTT
Construction d’un programme de formation de l’encadrement
Groupe ProjetDécembre 2009
2
Élaboration d’un guide du TT au CHAM
Groupe Projet SocialSeptembre2009
2
3 - Actions mises en œuvre Action 1
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Action Définir un présentéisme Journalier IDE et AS sur les 2 pôles concernés
Domaine d’application 2 pôles: SPA et Médecine 2
Problématique initialeSPA: aucune trame de planning, autogestion et surconsommation des mensualités de remplacement, difficulté de l’encadrement
Médecine 2: effectif en inadéquation avec les trames
ObjectifUne organisation au service du patient (SPA),
Allégement de la gestion des plannings par les cadres
Résultat obtenu Les Trames des 2 secteurs ont été redéfinies sur les 2 pôles et validées en instances
Difficultés rencontréesTensions fortes avec les OS et le personnels du SPA lors de la définition du présentéisme journalier
Facteurs de réussite identifiés
Pédagogie auprès du personnel pour expliquer les contraintes
Association des agents dans la construction des trames
Volontarisme de la direction
BILAN de L’ACTION Une organisation du personnel stabilisée sur le SPA
Allègement du travail de l’encadrement
3 - Actions mises en œuvre Action 2
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Action Définir des règles de construction de trame et de gestion des plannings
Domaine d’application Ensemble de l’établissement
Problématique initialeUne hétérogénéité forte dans l’établissement générant des plaintes régulières de la part des OS
Objectif Définir les grands principes et la méthodologie de construction des trames du CHAM
Contribution à la résolution des difficultés identifiées dans le diagnostic
-Meilleure maîtrise des BH et des mensualités de remplacement -Homogénéisation des pratiques au sein des pôles pour favoriser la mutualisation du personnel
Résultat obtenu -Intégration de 80% des RTT et Fériés dans les trames de plannings
-Création d’un protocole de demande de paiement en heures supplémentaires
Difficultés rencontrées -Craintes des représentants du personnel d’une remise en cause de l’accord des 35h
Facteurs de réussite identifiés -Pédagogie auprès des OS
BILAN de L’ACTION -Maîtrise des heures supplémentaire par rapport à 2008 ( réduction de moitié)
-Augmentation des BH durant l’été de 20% contre 40% en 2008
3 - Actions mises en œuvre Action 3
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ActionConstruction d’un programme de formation à la gestion du TT et du logiciel Clepsydre
Domaine d’application CHAM
Problématique initiale
Méconnaissance de la réglementation et absence de document formalisé
Outil informatique pas toujours maîtrisé générant perte de temps de l’encadrement
Effectif important de jeunes FF cadres
Objectif Homogénéisation des pratiques et aide à l’encadrement
Résultat obtenu-Questionnaire d’autoévaluation des cadres-Formation individuelle systématique des FFC et des Cadres demandeurs
Difficultés rencontrées -Parfois manque de remise en cause de certains cadres
Facteurs de réussite identifiés
-Identification d’un référent Clepsydre au sein de la DRH
-Travail avec de jeunes FFC pour comprendre les difficultés concrètes
-Amélioration de l’ergonomie du logiciel
BILAN de L’ACTIONPositif mais à poursuivre sur le long terme
3 - Actions mises en œuvre Action 4
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Action Élaboration d’un guide de gestion du TT
Domaine d’application CHAM
Problématique initialeMéconnaissance de la réglementation et des contraintes dans la construction des trames
Documents CHAM relatifs à la gestion du temps de travail éparses
Objectif Homogénéisation des pratiques
Contribution à la résolution des difficultés identifiées dans le diagnostic
-Satisfaction des OS sur l’existence d’un document institutionnel
-Support pour l’encadrement
Résultat obtenu
Rédaction d’un Guide en 3 tomes:
T1: à destination de l’ensemble des agents: réglementation, accord local, dans la pratique
T2: à destination de l’encadrement: guide méthodo relatif trame, heures sup., temps syndical
T3: destination encadrement: manuel pratique de CLepsydre
Difficultés rencontrées -Travail long
Facteurs de réussite identifiés
-Mobilisation du groupe projet
-association de jeunes cadres FF
BILAN de L’ACTIONGuide validé en instance
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3 - Les perspectives
Suite à prévoir sur ce thème ?
- Diffuser à l’ensemble des pôles et des services les bonnes pratiques
- Assurer la pérennité des pratiques et des outils créés malgré le changement de DRH
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4 - Bilan du chantier
Les apports du projet– Management de projet : Groupe de cadres moteur dans la
gestion du projet ( CSS, Cadres, FFC)– Formation MEAH du Groupe projet
Analyse du chantier • Les plus: mobilisation forte sur une période raisonnable
(1an), objectifs initiaux atteints et effets positifs inattendus• Les pistes d’amélioration: la collaboration avec le
consultant