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2ème partie :

Attribution des fonds

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1.Inscription et réinscription

des étudiants

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Inscription et réinscription

inscription et réinscriptions obligatoires de TOUS les étudiants admis à suivre un cursus intégré de l’UFA

l’étudiant commence un nouveau programme = nouvelle inscription

l’étudiant continue ses études dans un programme = réinscription

les inscriptions et réinscriptions des étudiants se font exclusivement en ligne

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Délais

du 2 mai au 30 septembre 2011 dernier délai

inscription pour l’année universitaire complète – pas de réinscription au deuxième semestre

à titre exceptionnel, pour les étudiants sélectionnés après le 30 septembre 2011 et intégrant l’UFA dès le 2ème semestre 2011- 2012, possibilité d’inscription du 15 janvier au 31 mars 2012

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Conséquences en cas de non-inscription ou réinscription

pas d’inscription ou de réinscription rétroactives

pas d’aide à la mobilité pour l’étudiant

pas d’aides supplémentaires pour l’étudiant dans le cadre des aides aux frais de fonctionnement

nombre d’étudiant faussé / pourra influencer l’évaluation du cursus

en cas d’évaluation négative du cursus, nouvelle inscription impossible

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Rapports d'étudiants

à compléter après chaque période passée dans le pays partenaire ou tiers

l’étudiant ne peut se réinscrire auprès de l’UFA que s’il a dûment complété le rapport d’étudiants

le rapport est partie intégrante de l’évaluation du cursus

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Abandon des études

les abandons et interruptions d’études doivent être annoncés à l’UFA dans les plus brefs délais

à l’aide des formulaires « Abandon des études » et « Interruption des études »

le remboursement de l’aide à la mobilité s’effectue par l’établissement dans un délai de 4 semaines après l’annonce de l’abandon

dérogations : abandon pour maladie, échec définitif aux examens, sur présentation d’une lettre de demande de remise de créance

adressée au Président de l’UFA

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Certificat de l'UFA

pour les étudiants inscrits régulièrement auprès de l’UFA et ayant passé leurs diplômes de fin d’études

chaque responsable de programme nomme chaque année les diplômés de son cursus dans le cadre du justificatif de l’utilisation des allocations attribuées

établissement des certificats sur demande officielle faite par le responsable de programme auprès de l’UFA

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Certificat de l'UFA

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2. Demande de subvention

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Préfinancement

concerne l'aide à la mobilité pour le premier semestre et l’aide à la préparation linguistique

demande qui peut-être faîte entre le mois de juin et le mois d’août à l’aide d’un formulaire envoyé par mail début juin aux responsables

de programmes

il suffit de renvoyer le formulaire complété et signé

acompte versé à l’établissement sans grande formalité administrative

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Liste nominative des étudiants et partie chiffrée

inscriptions et réinscriptions visibles sous « Infos en ligne » sur le site Internet www.dfh-ufa.org

à l’aide du numéro d’identification et du mot de passe fournis par l’UFA

début juin : mise en ligne de la liste nominative des étudiants et de la partie chiffrée

date limite de validation de la liste nominative des étudiants et de la partie chiffrée :

4 octobre 2011

Cependant, plus tôt le formulaire sera retourné complété à l’UFA, plus tôt la convention pourra être établie et les allocations versées

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Étape 1: compléter et valider la liste nominative des étudiants

confirmation impérative de la participation des étudiants au cursus

informations relatives à l’étudiant (date d’inscription, numéro de matricule, nom, prénom …) complétées automatiquement

informations relatives au séjour dans le pays d’origine / pays partenaire / pays tiers complétées automatiquement

demande d’aide à la mobilité à compléter par le responsable de programme

dès que tous les étudiants sont inscrits et que les informations sont complétées, cliquer sur «valider»

Liste nominative des étudiants et partie chiffrée

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Liste nominative des étudiants et partie chiffrée

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Étape 2 : vérifier et valider la partie chiffrée

le calcul des chiffres se fait automatiquement mais il est impératif de les vérifier et de les valider

si une anomalie est constatée, retourner sur la liste nominative

c’est sur la base de ces chiffres que sera élaborée la convention d’allocations et que seront calculés les montants alloués

l’UFA est informée par un e-mail automatique que le responsable de programme a validé la partie chiffrée

lorsque tous les partenaires d’une même coopération ont complété leur formulaire, la convention peut être établie

Liste nominative des étudiants et partie chiffrée

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Liste nominative des étudiants et partie chiffrée

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convention envoyée au responsable de programme pour :

vérification des informations

compléter la répartition des sommes attribuées ainsi que les coordonnées bancaires

signature par la direction de l’établissement et par lui-même

un exemplaire de la convention doit être retourné à l’UFA avant le 15 décembre 2011

versement des allocations :

si la partie comptable du justificatif des allocations et le récapitulatif concernant les étudiants de l’année précédente ont été transmis à l’UFA

après - le cas échéant - application de la compensation légale pour les aides aux frais de fonctionnement et à la préparation linguistique

Convention d’allocations et versement des allocations

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Règles de financement 2011-2012

1. Aides aux frais de fonctionnement (montant par coopération)

phase préparatoire : montant forfaitaire de 10.000 €* pour les cursus binationaux / 30.000 €* pour les cursus trinationaux

phase probatoire : montant forfaitaire de 5.000 €* / 10.000 €* / 15.000 €* en fonction du nombre d’étudiants en mobilité

phase établie : montant forfaitaire de 5.000 €*

périodes d’études de durée significative : forfait de 2.000 €*

pas d’aides aux frais de fonctionnement pour les cursus évalués négativement, mis en veille ou en fin de vie

* valable pour 2011/12

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Règles de financement 2011-2012

2. Aides à la mobilité (sauf pour les cursus en phase préparatoire)

pour les étudiants se trouvant dans le pays partenaire ou le pays tiers et dûment inscrits auprès de l’UFA

270 €* par mois

plafonnement : 60* aides par coopération (= max. 162.000 €*)

soutien pendant le stage si obligatoire d’après le règlement des études en vigueur + se déroule dans le pays partenaire

principe de respect des engagements pris : en cas d’évaluation négative ou après la mise en fin de vie d’un cursus, les étudiants déjà inscrits à l’UFA peuvent bénéficier de l’aide à la mobilité (pendant une année ou jusqu’à la fin de leurs études selon les cas)

* valable pour 2011/12

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Règles de financement 2011-2012

3. Aides à la préparation linguistique

pour financer la préparation linguistique des étudiants se trouvant pour la première fois dans le pays partenaire ou le pays tiers et dûment inscrits à l’UFA

cursus intégrés : forfait de 4.000 €* par coopération par groupe de 40 étudiants pour la première fois en mobilité

périodes d’études de durée significative : 300 €* par étudiant pour la première fois en mobilité

pour les cursus évalués positivement seulement

partenariat avec Deutsch-Uni Online* valable pour 2011/12

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Principe du respect des engagements pris

Dans le cas d’un cursus évalué négativement pour raisons qualitatives :

si l’étudiant a déjà commencé sa phase de séjour dans le pays partenaire au moment de l’annonce de l’évaluation négative, alors ce dernier sera soutenu par l’UFA jusqu’à l’obtention du double diplôme. Il pourra obtenir le certificat de l’UFA.

si l’étudiant n’a pas encore commencé sa phase de séjour dans le pays partenaire au moment de l’annonce de l’évaluation négative, alors ce dernier ne pourra être soutenu par l’UFA que l’année universitaire suivant l’annonce de l’évaluation négative. Il ne pourra pas obtenir le certificat de l’UFA.

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Principe du respect des engagements pris

Dans le cas d’un cursus évalué négativement pour raisons budgétaires ou dans le cas d’un cursus en fin de vie:

tous les étudiants seront soutenus par l’UFA jusqu’à la fin de leur formation et pourront obtenir le certificat de l’UFA.

Attention ! Seuls les étudiants dûment inscrits auprès de l’UFA peuvent bénéficier du principe des engagements pris !

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Pour toutes vos questions

Secrétariat des étudiants (inscriptions, modifications) : Hélène Dinter / Dominique Boeglen

Liste nominative des étudiants et partie chiffrée : Hélène Dinter / Dominique Boeglen

Abandons et interruption d’études : Hélène Dinter

Certificats : Caroline Heigenhauser

Merci de votre attention !