Word Formulaires et mailing · 2018-04-19 · Présentation des différentes sources de données...

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WORD – Formulaires et mailing Objectifs Maîtriser les fonctions usuelles du publipostage et du mailing pour éditer d'autres types de documents. Utiliser des fonctionnalités complémentaires pour gagner en efficacité. Mettre au point des formulaires électroniques pour faciliter et contrôler la saisie : formulaires de demandes d'inscription, de demandes de congés, bons de commande, fiches produit, … Plan de cours 1. Rappel des bases Accès aux options clé du logiciel Révision des outils de mise en forme et mise en page classiques 2. La source de données Présentation des différentes sources de données utilisables (Word, Excel, Access...) Utiliser un fichier externe (Excel, Access...) 3. Envoyer un mailing ciblé Créer la lettre type. Préparer les données pour la fusion Créer et gérer un fichier d'adresses dans Word, utiliser un tableau Excel, une base Access, un fichier de contacts Outlook, un fichier texte. Insérer le bloc adresse, la ligne de salutations. Ajouter d'autres champs de fusion. Exploiter les règles pour personnaliser le mailing. Faire des fusions sur critères pour cibler. Insérer du texte conditionnel (l'instruction Si … alors … Sinon). Insérer du texte personnalisé (les instructions Demander ou Remplir). Visualiser le résultat du mailing avant de l'imprimer. 4. Exploiter la fonction mailing Effectuer un emailing : envoi d'un mail personnalisé à plusieurs destinataires. Éditer tout type de documents mixant du texte fixe et des éléments variables : contrats, bordereaux, quittances, … / Imprimer des étiquettes, des enveloppes. Créer un document de type répertoire. 1 JOUR (7h00) Formation individuelle, Formation Inter ou Intra-Entreprise Public : Toute personne amenée à mettre en place des mailings ou des formulaires dans Word Prérequis : Avoir suivi l’action de formation "Word initiation" ou avoir un niveau de connaissances équivalent.

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Page 1: Word Formulaires et mailing · 2018-04-19 · Présentation des différentes sources de données utilisables (Word, Excel, Access ... Afficher un calendrier pour saisir une date.

Siège social : 621 chemin des Rastines 06600 ANTIBES | Tél. : 04 92 95 69 72 | Fax : 04 22 46 09 88SASU au capital de 3000 € | SIRET : 823 239 975 00019 | RCS ANTIBES | APE 8559A | N° TVA intra : FR 27 823239975Déclaration d’activité enregistrée sous le numéro 93.06.07877.06 auprès du préfet de la région Provence Alpes Côte d’Azur

www.autourdelaformation.fr | AUTOUR DE LA FORMATION | [email protected]

WORD – Formulaires et mailing

Objectifs Maîtriser les fonctions usuelles du publipostage et du mailing pour éditer d'autres types de documents.

Utiliser des fonctionnalités complémentaires pour gagner en efficacité.

Mettre au point des formulaires électroniques pour faciliter et contrôler la saisie : formulaires de demandes d'inscription, de demandes de congés, bons de commande, fiches produit, …

Plan de cours 1. Rappel des bases Accès aux options clé du logiciel Révision des outils de mise en forme et mise en page classiques

2. La source de données Présentation des différentes sources de données utilisables (Word,

Excel, Access...) Utiliser un fichier externe (Excel, Access...)

3. Envoyer un mailing ciblé Créer la lettre type. Préparer les données pour la fusion Créer et gérer un fichier d'adresses dans Word, utiliser un tableau Excel, une base Access, un fichier

de contacts Outlook, un fichier texte. Insérer le bloc adresse, la ligne de salutations. Ajouter d'autres champs de fusion. Exploiter les règles pour personnaliser le mailing. Faire des fusions sur critères pour cibler. Insérer du texte conditionnel (l'instruction Si … alors … Sinon). Insérer du texte personnalisé (les instructions Demander ou Remplir). Visualiser le résultat du mailing avant de l'imprimer.

4. Exploiter la fonction mailing Effectuer un emailing : envoi d'un mail personnalisé à plusieurs destinataires. Éditer tout type de documents mixant du texte fixe et des éléments variables : contrats, bordereaux,

quittances, … / Imprimer des étiquettes, des enveloppes. Créer un document de type répertoire.

1 JOUR (7h00)

Formation individuelle, Formation Inter ou Intra-Entreprise

Public : Toute personne amenée à mettre en place des mailings ou des formulaires dans Word

Prérequis : Avoir suivi l’action de formation "Word initiation" ou avoir un niveau de connaissances équivalent.

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Siège social : 621 chemin des Rastines 06600 ANTIBES | Tél. : 04 92 95 69 72 | Fax : 04 22 46 09 88SASU au capital de 3000 € | SIRET : 823 239 975 00019 | RCS ANTIBES | APE 8559A | N° TVA intra : FR 27 823239975Déclaration d’activité enregistrée sous le numéro 93.06.07877.06 auprès du préfet de la région Provence Alpes Côte d’Azur

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5. Les formulaires Définir le texte générique et les zones à remplir. Utiliser les contrôles de contenu pour créer les zones à remplir. Guider l'utilisateur lors de la saisie en affichant un texte sur chaque contrôle. Insérer une liste déroulante, des cases à cocher. Afficher un calendrier pour saisir une date. Ajouter un contrôle dédié à l'insertion d'une image ou d'une photo. Verrouiller le formulaire avant de le distribuer. Le protéger par mot de passe. Créer un modèle pour mettre le formulaire à disposition des utilisateurs.

6. Mise en situation/Évaluation : Créer un modèle de formulaire avec des champs texte, liste déroulante ou case à cocher, protéger le

formulaire et l’utiliser Créer un modèle de document qui intègre des champs pour remplir des variables ponctuelles et

automatiser la saisie des données Mettre en place un publipostage Créer et gérer un fichier d’adresses Créer le document principal (lettres types, étiquettes ou enveloppes) Fusionner le fichier avec le document principal en définissant des requêtes lors de la fusion Travailler sur les e-mailing avec la messagerie électronique

Modalités de déroulement de la formation

Moyens pédagogiques, techniques et

d’encadrement :

Formateur expert en formation bureautique 1 ordinateur par stagiaire incluant les logiciels et les outils nécessaires 1 livret et/ou un support de cours version papier ou numérique 1 bloc-notes et un stylo Vidéo projecteur - Tableau – Outils numériques

Modalités pédagogiques :

Alternance de contenus théoriques et de cas pratiques afin de permettre aux participants de se mettre en situation professionnelle, de s’approprier les outils et méthodes.

Modalités d’évaluations :

Avant : Tests de contrôle des connaissances (cas pratiques et/ou QCM) Pendant : Les compétences des stagiaires sont évaluées en contrôle continu sous forme d'exercices et de travaux pratiques de mises en situation professionnelle. Le formateur évalue le niveau des connaissances et valide chaque thème abordé durant la formation. Après : Fiche d’évaluation des connaissances, complétée par une série de questions posées par le formateur qui permettra de déterminer si le stagiaire a acquis les connaissances dont la maîtrise constitue l’objectif initial de l’action.

Modalités de suivi et de sanction

de la formation :

Feuille d'émargement signée par 1/2 journée Evaluation de satisfaction stagiaire à chaud et à froid Résultats de l’évaluation des acquis de la formation Attestation de fin de formation précisant les objectifs, la nature, et la durée