conrado.frconrado.fr/wp-content/uploads/2017/12/PUBLIPOSTAGE.…  · Web viewLa commande...

download conrado.frconrado.fr/wp-content/uploads/2017/12/PUBLIPOSTAGE.…  · Web viewLa commande publipostage va nous permettre de lier un document Word, par exemple une lettre, avec une

If you can't read please download the document

Transcript of conrado.frconrado.fr/wp-content/uploads/2017/12/PUBLIPOSTAGE.…  · Web viewLa commande...

PUBLIPOSTAGE

I. Principe de base

La commande publipostage va nous permettre de lier un document Word, par exemple une lettre, avec une source de donnes, par exemple une liste cre sous Excel comportant les adresses de nos destinataires. La liaison de ces deux documents permettra en un tour de main de crer autant de lettres quil y a dadresses dans la liste dExcel en personnalisant chacune de ces lettres avec ladresse de la personne qui lenvoyer.

II. Paramtrer Word pour quil convertisse les formats numriques louverture

Avant de commencer notre publipostage nous allons paramtrer Word pour quil rcupre convenablement les formats numriques dont nous pourrions avoir besoin, et qui seront issus de la liste que nous aurons prpar sur Excel.

Ce paramtrage sexcutera une fois pour toutes sous Word.

Cliquez sur longlet Fichier, Options, Options avances, et tout en bas dans la catgorie Gnral cochez Confirmer la conversion du format de fichier lors de louverture. Terminez en cliquant sur OK.

III. Prparation des documents

A. Cration de la lettre type

Nous devons taper les lments fixes de notre lettre sous Word, cest--dire le texte qui apparaitra sur toutes les lettres que nous enverrons.

B. Cration de la source de donnes sous Excel

Sous Excel, nous prparerons nos informations en les saisissant en colonnes, les unes en dessous des autres, au-dessous de leur nom.

Nous utiliserons les commandes de formats de cellules dExcel pour formater nos valeurs numriques.

Slectionnez avec la souris les valeurs formater.

Appliquez un format montaire, partir de longlet accueil, groupe nombre en cliquant sur licne Format nombre comptabilit ou en cliquant sur la flche allant vers le bas pour afficher la liste droulante.

Format montaire ou comptabilit

Formats de dates

Autres formats numriques nous permettra douvrir une bote de dialogue comportant plus de choix.

Une fois les valeurs numriques formates convenablement, enregistrer la feuille de calculs.

IV. Ralisation du publipostage

Revenons notre lettre et cliquons sur longlet Publipostage.

Dans Dmarrer la fusion et le publipostage slectionnez Lettre. Nous pourrions crer un publipostage vers des emails, des enveloppes, des tiquettes ou bien sous la forme dun tableau (rpertoire).

La commande Document Normal Word nous permettra tout lheure, si nous le voulons, dannuler le lien entre Word et les donnes dExcel.

LAssistant Fusion et publipostage pas pas est un volet qui nous permettra de raliser le publipostage en utilisant le volet publipostage qui sutilisait soue Word 2003.

Dans slection des destinataires cliquez sur Utilisez la liste existante pour ouvrir le fichier Excel contenant les donnes.

Nous pourrions crer une liste avec la bote de dialogue de Word Entrer une nouvelle liste mais nous prfrons travailler sur Excel.

La liste cre sous Excel pourra servir pour dautres publipostages alors que si nous crons la liste avec cette bote de dialogue, nos informations resterons dans cette lettre. Il faudra effectuer un publipostage sous forme de rpertoire pour crer un tableau sous Word et effectuer un copier-coller vers Excel. Ce nest pas laborieux mais nous pouvons lviter.

Attention, pour que Word rcupre convenablement la premire ligne de titres de notre liste de donnes celle-ci doit se trouver sur la premire ligne de la feuille de calcul.

La bote de dialogue qui souvre apparait parce que nous avons coch Confirmer la conversion du format de fichier lors de louverture dans les options de Word.

Cliquez sur Afficher tout et slectionnez Feuilles de calcul MS Excel via un DDE (*.xls), cest la cinquime option en partant du bas.

Cliquez sur Feuille de calcul entire puis sur OK.

Word a rcupr les donnes de notre feuille de calcul Excel. Cliquez sur Modifier la liste des destinataires pour le vrifier, puis fermez en cliquant sur OK.

Chaque titre de colonne est devenu un champ de fusion que nous insrerons dans la lettre lendroit o doivent figurer les informations.

Pour cela nous utiliserons la commande Insrer un champ de fusion.

Placez le point dinsertion lendroit o doit apparaitre une information et insrez le champ de fusion correspondant.

Champs de fusion insrs

Cliquez sur Aperu des rsultats pour que les informations remplacent les champs de fusion lcran. Attention sur laperu dcran ci-dessous il manque la date, cest normal, elle napparait pas sur la premire ligne de la source de donnes.

Des flches permettent de faire dfiler les informations de toutes les lettres qui vont tre fusionnes.

Aperu de la deuxime lettre.

Cliquez sur Terminer & fusionner.

Choisissez Modifier des documents individuels.

Cliquez sur Tous.

Word cr autant de lettres quil y a de lignes dans la source de donnes.

Nous allons filtrer notre source de donnes pour neffectuer le publipostage que pour les personnes ayant payes leurs cotisations. Fermons sans enregistrer le rsultat de notre publipostage et cliquons sur Modifier la liste des destinataires puis sur Filtrer.

Choisir le champ Date et comme lment de comparaison nest pas vide. Cliquez sur OK.

Le publipostage seffectuera que pour les deux enregistrements slectionns.

Terminez le publipostage comme prcdemment.

Utiliser la rgle Si Alors Sinon

La rgle Si Alors Sinon va nous permettre de taper un texte diffrent en fonction du rsultat dun champ de fusion. Lexemple classique consiste afficher le texte Cher si le titre de civilit est Monsieur, sinon Chre.

Placez le point dinsertion devant le champ de fusion Civilit. Cliquez sur Rgle et choisir Si Alors Sinon

Noubliez pas de laisser un espace entre Cher(e) et Civilit.

Word insre le texte en Time New Roman, nhsitez pas le slectionner pour changer la police.

tiquettes de publipostage

Dans longlet publipostage cliquez sur Dmarrer la fusion et le publipostage et choisissez de travailler sur des tiquettes.

Dans la bote de dialogue qui souvre, choisissez la marque de votre fournisseur dtiquettes ainsi que leur modle. Le modle dtiquettes est crit sur leur pochette.

Je choisis la marque Avery A4/A5 et le modle C2160.

Quand on clique sur OK, Word cre un tableau de la taille des tiquettes imprimer.

Lorsque le point dinsertion se trouve dans une cellule, les onglets contextuels Outils de tableaux saffichent. On peut cliquer sur longlet Disposition, commande afficher le quadrillage pour que Word affiche en bleu le quadrillage du tableau afin que lutilisateur repre aisment lemplacement des cellules.

Les tapes suivantes sont les mmes que pour le publipostage classique.

Nous allons slectionner les destinataires en indiquant quel fichier Excel utiliser.

Vrifier que Word bien rcupr les donnes en cliquant sur Modifier la liste de destinataires.

Utiliser la commande Insrer un champ de fusion pour insrer les informations faire apparaitre dans notre publipostage.

Les champs de fusions sinsrent uniquement dans la premire cellule en haut gauche de notre tableau.

Pour que les champs de fusion sinscrivent sur toutes les cellules du tableau cliquez sur Mettre jour les tiquettes.

Terminez le publipostage selon la mthode classique.