Supporting water sanitationand hygiene services for life

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Assistant Administratif et Logistique

Avis de recrutement

Dure du contrat :

Plein temps pendant 20 mois

Date de prise de service:

Au plus tard partir 01/03/2016

Lieu daffectation :

Ouagadougou, Burkina Faso

Rmunration:

Brute mensuelle : 400 000 FCFA

A propos de lemployeur:

IRC offre ses employs un environnement de travail dynamique et intellectuellement stimulant fond sur la culture de lexcellence, de la rigueur et de lthique. A IRC, linitiative propre et lauto-dveloppement des employs sont particulirement encourags et valoriss.

A propos dIRC

Bas La Haye aux Pays Bas, IRC est un leader mondial en matire rflexion et dinnovation dans le secteur de leau, de lhygine et de lassainissement. IRC dveloppe et promeut depuis 4 dcennies, des solutions pour assurer des services fiables, prennes et universels deau, dhygine et dassainissement en Afrique, en Asie et en Amrique Latine.

IRC en uvre des programmes long terme dans un certain nombre de pays slectionns en Afrique, en Asie et en Amrique latine et met en uvre une grande varit de petits projets dans plusieurs pays. IRC est une organisation oprant au niveau international avec des bureaux La Haye, le Burkina, le Burkina Faso et l'Ouganda.

Aperu du Programme Burkina Faso

Etabli au Burkina Faso depuis 2012, le programme vise dvelopper et diffuser des approches et solutions prouves au Burkina Faso et dans les pays francophones dAfrique de lOuest. Le programme dIRC au Burkina Faso est fond sur laccord de coopration avec le Gouvernement burkinab pour accompagner les acteurs stratgiques mettre en uvre lapproche de fourniture des services, amliorer lefficacit de laide et renforcer la collaboration intersectorielle en matire deau, dhygine et dassainissement.

Le programme d'IRC au Burkina Faso sarticule autour de projets locaux (limit au Burkina Faso) et de projets internationaux (couvrant plusieurs pays). Pour renforcer son quipe au Burkina Faso, IRC est actuellement la recherche des candidats pour le poste dAssistant Administratif et Logistique.

Suprieur hirarchique

Lassistant administratif et logistique est plac sous la hirarchie administrative et technique du Responsable administratif et financier du bureau dIRC au Burkina Faso.

Principales tches

Administration

Assurer et coordonner tous les travaux de secrtariat;

Assurer laccueil et lorientation des visiteurs;

Assurer le standard tlphonique;

Assurer la gestion des courriers et correspondances physiques et lectroniques entrants et sortants,

Assurer le classement adquat et l'archivage rgulier des divers documents administratifs (contrats, conventions, accords, etc.);

Enregistrer et traiter les donnes administratives relatives aux contrats, bons de commande, conventions, accords, etc. (date d'expiration, la date de pravis d'expiration, le personnel en charge, etc.) et rappeler au personnel en charge, les dates cls en consquencepour les dispositions prendre;

Mettre en place et tenir rgulirement jour le registre tlphonique ainsi que les adresses et numros de tlphone du personnel et des partenaires et prestataires du bureau ;

Assister les responsables pour les oprations de recrutement du personnel (salaris, stagiaires, bnvoles, etc.), y compris la production du dossier de candidature, les offres d'emploi et le processus de slection.

Assurer lintroduction administrative du personnel nouvellement recrut dans l'organisation selon les procdures en vigueur;

Veiller ce que tous les nouveaux employs reoivent leurs cartes de visite, leurs badges et leurs quipements et matriels de travail selon les consignes de la hirarchie ;

Assurer le retrait administratif des agents en fin de contrat selon les procdures en vigueur;

Assurer la gestion et le suivi des absences et des congs du personnel, et tenir jour un registre physique et numrique cet effet;

Assister le personnel pour les demandes de voyage et laborer les ordres de mission

Informer rgulirement le personnel des soins et des prcautions pour leur propre sant et leur scurit au travail.

Assister l'ensemble du personnel pour les oprations ou questions administratives lies la scurit au travail

Tenir jour les dossiers administratifs individuels du personnel.

Assurer la collecte mensuelle des feuilles ou fiches de temps de chaque membre du personnel et soumettre l'approbation des responsables spcifiques puis assurer le classement rgulier dans le dossier spcifique de chaque employ.

Surveiller l'environnement de travail et l'quipement du bureau (btiment, vhicules, matriels de bureau et divers actifs) et suggrer les actions pour le maintien ou l'amlioration pour lefficacit et la scurit.

Excuter les oprations dassurances (assurance maladie pour le personnel, assurances pour les vhicules, btiments, voyages, etc.)

Assurer l'acquisition rapide, efficace et transparent des biens et services (ce qui inclut les biens et services pour le bureau et aussi pour les ateliers, rceptions, missions, visites et autres activits);

Chercher et analyser les cotations pour tout achat et tenir jour la base de donnes des fournisseurs ;

Etablir les contrats des prestataires de services et bons de commandes pour les fournisseurs ;

Sassurer que tous les quipements nouvellement achets sont dment codifis et enregistrs;

Procder l'inventaire de l'quipement du bureau et tenir jour le registre des actifs;

Contribuer au contrle et l'analyse des dpenses lies aux moyens logistiques ;

Mettre en uvre toutes les activits relatives aux dispositions et prcautions en cas d'urgence

Superviser la tenue des carnets de bords des vhicules et la tenue du registre numrique de suivi de lutilisation, de lentretien et de la maintenance des vhicules du bureau;

Assurer lapprovisionnement rgulier en cartes de recharges tlphoniques pour le personnel et le suivi de la consommation tlphonique individuelle;

Assurer les paiements rguliers des factures et taxes sur instruction de la hirarchie ou de lassistante comptable et financire.

Organiser, superviser, valuer et rendre compte du travail du personnel affect aux fonctions suivantes: chauffeurs-coursiers, agents de nettoyage, agents de gardiennage, jardinier.

Effectuer toutes tches administratives qui lui seront confies.

Logistique

Assurer lorganisation et le suivi logistique des missions de terrain des employs et partenaires locaux ainsi que les visites des partenaires ou collgues internationaux ;

Assurer et coordonner efficacement le mouvement des vhicules, leur entretien et la gestion du carburant (y compris lapprovisionnement rgulier et le suivi de lutilisation des cartes prpayes de recharge de carburant) ;

Coordonner les mouvements des chauffeurs et des vhicules du bureau ;

Assurer la tenue jour des documents administratifs des vhicules (y compris leur renouvellement bonne date)

Assurer l'installation ou la mise en service adquate de lensemble des matriels et quipements du bureau;

Identifier et soumettre la hirarchie, les besoins du bureau en fournitures et quipements de bureau

Assurer la gestion efficace de l'quipement du bureau ;

Assurer la gestion des stocks de fournitures et dquipements ;

Assurer lentretien et la maintenance rgulire de lensemble des matriels et quipements du bureau (vhicules, quipements lectroniques ou informatiques, mobiliers, lectromnagers, gnrateur, etc.)

Assurer les procdures et formalits relatives aux incidents ou accidents impliquant le personnel ou des quipements ou matriels de bureau (police, assurance, etc.)

Assister lensemble du personnel pour les tches logistiques relatives aux activits: ateliers, rceptions, runions, foires, expositions, etc.)

Effectuer toutes tches logistiques qui lui seront confies.

Conditions minimales requises

Qualifications

BTS ou DUT en Secrtariat de direction ou Administration/Logistique

Expriences

3 ans dexpriences un poste similaire dans une entreprise ou une ONG

Connaissances

Bonne comprhension des principes de gestion administrative et logistique et ouverture apprendre des principes plus complexes;

Excellente matrise de linformatique, notamment les applications Word & Excel et diverses applications et interfaces de messagerie lectronique;

Bonnes capacits rdactionnelles.

Aptitudes personnelles

Excellente communication orale et crite en franais;

Niveau moyen pour la communication orale et crite en anglais;

Capacit excuter sous pression un volume important de tches de faon autonome et efficace avec peu dencadrement;

Dynamisme et disposition apprendre et samliorer;

Rigueur et qute constante lexcellenceet des rsultats de qualit ;

Mticulosit et excellente aptitude organiser ses tches et respecter les dlais;

Habilet analyser les situations critiques et proposer les actions correctives;

Aptitude travailler en quipe et respecter les contributions des autres membres de lorganisation;

Excellentes qualits de ngociation;

Aptitude et disponibilit voyager occasionnellement dans le cadre du travail;

Bonne prsentation personnelle;

Partage des valeurs dIRC.

Candidature

Prire envoyer votre CV et une lettre de motivation dune page par courriel ladresse suivanteuniquement:burkina@ircwash.org au plus tard le 20/02/2016 17h (heure de Ouagadougou).

Les candidats sont pris d