EXCEL

REPRESENTATION GRAPHIQUE DE DONNEES CHIFFREES

LES GRAPHIQUES

1/ INTRODUCTION

A partir d’un tableau, il est possible de mettre en évidence des informations et de proposer une interprétation graphique des chiffres.

Voici un tableau EXCEL qui traduit l’activité commerciale, en milliers d’euros, de 3 salariés sur 5 ans.

Pour faire « parler » ce tableau, EXCEL permet de créer des représentations visuelles illustrant :

Exemple 1. L’évolution d’un chiffre d’affaires

Graphique - courbe (ou ligne) Graphique - histogramme

Graphique - secteurs Graphique - barres

Graphique - anneau

Cours Graphique EXCEL – Les fonctionnalités courantes ©Valérie CHAMP formatrice AIFCC

Exemple 2. La répartition d’un chiffre d’affaires

Exemple 3. La comparaison de l’évolution du chiffre d’affaires des 3 commerciaux sur 5 ans

Graphique - histogramme

Graphique – histogramme empilé

Graphique - histogramme

Graphique - histogramme

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Chacun des graphiques de la page précédente, met en évidence une information avec une vision statistique.

2/ QUEL GRAPHIQUE CHOISIR ?

Pour choisir un graphique, il est impératif de :

OBSERVER ANALYSER COMPRENDRE

… les données contenues dans le tableau Excel, sans oublier le titre du tableau qui donne des indications précieuses !

A. LE GRAPHIQUE D’EVOLUTION

Si les données du tableau Excel contiennent une unité de temps (année, trimestre, jours, heures…) il est possible de produire ce type de graphique, en choisissant prioritairement la courbe.

Voir exemple 1 dans l’introduction.

B. LE GRAPHIQUE DE REPARTITION

Si les données sont sous la forme d’un tableau double entrées.Il peut être opportun de voir comment se répartit le total des lignes d’une colonne entre les enregistrements en-tête de ligne en réalisant prioritairement un graphique par secteurs comprenant des étiquettes de % (le calcul du pourcentage est réalisé automatiquement par le logiciel Excel).

Voir exemple 2 dans l’introduction.

C. LE GRAPHIQUE DE COMPARAISON

Si les données sont sous la forme d’un tableau double entrées et qu’il y a une unité de temps dans les en-têtes de colonne, le graphique de comparaison est adapté, sous la forme prioritairement d’un graphique en histogramme.

Voir exemple 3 dans l’introduction.

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3/ COMMENT CREER UN GRAPHIQUE AVEC EXCEL ?

3 étapes obligatoires avant de se lancer !

ETAPE 1. ANALYSE des donnéesETAPE 2. ANALYSE des consignes (transmises par un tiers ou définies par soi-même)ETAPE 3. CHOIX du graphique (se référer au chapitre précédent)

…et on se lance !

ETAPE 4. SELECTION des données utiles à la réalisation du graphique.

Pour réaliser le graphique d’évolution de l’exemple 1 de l’introduction, il faudra sélectionner avec la souris les cellules de A4 jusqu’à F4 et en maintenant enfoncée la touche « Ctrl » du clavier sélectionner ensuite les cellules A7 jusqu’à F7.

ETAPE 5. INSERTION du graphique sur la feuille active.

Dans l’onglet « Insertion » du ruban, choisir le graphique. Pour réaliser la courbe d’évolution de l’exemple 1, il faudra cliquer sur l’icône « Ligne ».

… et choisir le type de Courbe souhaité dans le menu contextuel.(dans notre exemple)

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Un graphique apparaît automatiquement.

ETAPE 6. TITRER le graphique, les axes (horizontaux et verticaux), faire apparaître les ETIQUETTES de données, éventuellement supprimer les légendes inutiles.

Pour cela, placer le curseur de la souris sur le graphique, pour qu’apparaissent les » outils de graphique » dans le ruban. Dans l’onglet « Disposition », sélectionner les icônes qui permettent de modifier les titres, de faire apparaître les étiquettes de données et les légendes.

Choisir l’emplacement du Titre du Graphique et saisir le texte

Choisir l’emplacement et l’orientation duTitre des axes et saisir le texte

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Si nécessaire, faire apparaître une légende, en choisissantl’emplacement dans le menu contextuel.(attention, par défaut, le logiciel EXCEL reprendra le nom desSéries concernées)

Faire apparaître les « étiquettes » de données pourapporter plus de précision à la lecture du graphique,Les étiquettes de données correspondent aux valeurs desdes contenues dans les cellules qui sont dans les inter-sections du tableau Excel.

ETAPE 7. ATTRIBUER UN STYLE au graphique (de manière automatique avec l’assistant)

Pour cela, dans l’onglet « Création » des outils du graphique, sélectionner le style désiré.

Il est possible de modifier la misse en forme de chaque élément du graphique (zone de graphique, zone de traçage, courbe….). Il suffit de placer son curseur avec précision sur la zone à modifier ou de la sélectionner en cliquant sur l’onglet « mise en forme » des outils du graphique, et sur la partie gauche du ruban de choisir la sélection voulue.

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ETAPE 8. CONTROLER la pertinence du graphique.

Correspond-il à la consigne, à ce qu’on attendait ?Le titre du graphique est-il cohérent par rapport au graphique ?Est-il lisible et compréhensible par tous ?

4/ PARTICULARITES

1. ETIQUETTES DE DONNEES DES GRAPHIQUES EN SECTEURS

Comment faire apparaître les étiquettes de données au format % ?

Procéder par l’onglet « Disposition » pour faire apparaître les étiquettes de données à l’emplacement désiré, et ensuite cliquer droit sur une de ces étiquettes.

Dans le menu contextuel, cliquer sur« Mettre en forme les étiquettes dedonnées ».Dans la fenêtre qui s’ouvre, modifierLes options d’étiquettes, en cochant« Pourcentage », puis « FERMER »

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2. MODIFIER LE TYPE D’UN GRAPHIQUE EXISTANT

Nul besoin de créer un autre graphique, pour en modifier le type.

Il suffit de cliquer sur le graphique et dans l’onglet « Création » des outils de graphique, cliquer à gauche du ruban sur l’icône « Modifier le type de graphique ». Ensuite il ne reste qu’à choisir le nouveau type de graphique que l’on souhaite qui remplacera le précédent.

Attention, il sera utile lorsde certaines modificationsde vérifier que les titressoient toujours présentset en adéquation.

3. MODIFIER LA SELECTION DES DONNEES D’UN GRAPHIQUE EXISTANT

Se placer sur le graphique pour faire apparaitre les outils de graphique dans le ruban, et dans l’onglet « Création », cliquer sur « Sélectionner des données ».

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Et modifier la plage de données du graphique par la saisie, ou par une nouvelle sélection avec la souris en utilisant le symbole illustré ci-après

4. MODIFIER LE NOM DES ETIQUETTES DE L’AXE HORIZONTAL D’UN GRAPHIQUE EXISTANT

Se placer sur le graphique pour faire apparaitre les outils de graphique dans le ruban, et dans l’onglet « Création », cliquer sur « Sélectionner des données ».

Le nom des étiquettes de l’axe horizontal d’un graphique correspond aux en-têtes de ligne du tableau double entrées Excel utilisé pour réaliser le graphique.

Cliquer sur modifier, et Remplacer le nom des étiquet-tes en les séparant par unpoint-virgule comme ci-après.Pierre, Paul et Jacques serontremplacés par jeanne, edithet ursula.

Il est possible également de sélectionner une autre plaged’étiquettes des axes en cliquant sur l’icône

5. MODIFIER LES ENTREES DE LEGENDE (SERIE) D’UN GRAPHIQUE EXISTANT

Se placer sur le graphique pour faire apparaitre les outils de graphique dans le ruban, et dans l’onglet « Création », cliquer sur « Sélectionner des données ».

Les entrées de légende ou séries d’un graphique correspondent aux en-têtes de colonne du tableau double entrées Excel utilisé pour réaliser le graphique

Cliquer sur modifier et saisir lenouveau nom de la série.ici, « CA2009 » a été remplacé

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par « CA 2009 en milliers d’euros

Il est possible également de sélectionner une autre plagede séries en cliquant sur l’icône

6. INTERVERTIR LES LIGNES ET LES COLONNES D’UN GRAPHIQUE EXISTANT

Action très utile lorsqu’on obtient un graphique tel que celui-ci-après !!!!

La sélection des données est correcte, mais la gestion des lignes et des colonnes n’est pas au point ! Pour régler ce problème, il suffit de cliquer sur « Intervertir Lignes/Colonnes » dans l’onglet « Création » des outils de graphique.

Aussitôt, le graphique a meilleure allure !!!

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Pour conclure, un graphique peut-être créé en quelques clics.Ne pas oublier qu’il s’agit d’un support de communication, votre graphique devra donc toujours être :

CLAIR et LISIBLE PERTINENT SOBRE