Berardi Alexandre Activité professionnelle N° 3

NATURE DE L'ACTIVITE Gestion des certificatsContexte Certificats Objectifs Garder des certificats à jourLieu de réalisation

Engie

SOLUTIONS ENVISAGEABLES - Gestion de certificat sur SharePoint

DESCRIPTION DE LA SOLUTION RETENUEConditions initiales

Information Certificats/ intervenants sur les différents certificats

Conditions finales Avoir les certificats à jour Outils utilisés SharePoint

CONDITIONS DE REALISATIONMatériels Ordinateur sur le réseau Engie et Office 365Logiciels SharePoint DesignerDurée 1h30Contraintes - Prérequis : logiciel

- - information sur certificats

COMPETENCES MISES EN OEUVRE POUR CETTE ACTIVITE PROFESSIONNELLE Code Intitulé

DEROULEMENT DE L'ACTIVITE

Fonctionnement    Le fonctionnement du Sharepoint est le suivant :  Pour chaque application, une liste est créée dans le Sharepoint « Gestion de certificat » ainsi qu’un groupe associé. Le groupe contient l’ensemble des personnes responsable des certificats de l’application et peut contenir des BAL génériques. Dans la liste, on crée un élément pour chacun des certificats de l’application avec les informations suivantes : 

Certificat : nom du certificat  Description : la description du certificat  

BTS SIOServices Informatiques aux

OrganisationsOption SISRSession 2017/19

Environnement : l’environnement du certificat à installer (« Recette », « Pré-Production » ou « Production »)  Date d’expiration : la date d’expiration du certificat 

La création d’un élément va déclencher un flux de travail. Ce flux de travail va envoyer un mail d’alerte 30 jours avant la date d’expiration renseignée à toutes les personnes du groupe associé. 

Création   du   groupes    Un groupe sera créé pour chaque groupe de personnes à qui des certificats seront assignés.  

Naviguer à la racine du site   Cliquer sur Paramètre > Paramètres du site  

  

Cliquer sur Personnes et groupes 

   Cliquer sur Groupes 

   Cliquer sur Nouveau > Nouveau groupe 

   Renseigner les champs comme suit 

o Nom : DSI_Gestioncertificat_ Application (Ex « DSI_Gestioncertificat_Octopus ») o Je me présente :  Liste des personnes responsables des certificats Application, ce groupe sert à assigner des tâches et à gérer les accès aux différentes listes  o Propriétaire du groupe : Renseigner le propriétaire du groupe o Qui peut consulter l'appartenance au groupe ? Membres du groupe o Qui peut modifier l’appartenance au groupe ? Propriétaire du groupe o Autoriser les demandes d’appartenance à ce groupe ou d’abandon de celui-ci ? Non o Accepter automatiquement les demandes ? Non o Accorder au groupe l’autorisation d’accéder à ce site : Lecture  

Cliquer sur Nouveau > Ajouter des utilisateurs 

 Ajouter tous les responsables de certificats et cliquer sur Partager.    

Création de la liste    

Cliquer sur Paramètre > Ajouter une application  

  

Sélectionner « Liste personnalisée »  

  

Ajouter un nom à votre liste : Certificats Application (ex « Certificats Octopus »)  

 

Votre liste de certificat est maintenant disponible. 

   Affichage du groupe responsable sur la liste de certificats  

Cliquer sur la liste précédemment créée  

  

Cliquer sur Paramètre > Modifier la page 

 

   Cliquer sur Ajouter un composant WebPart  

  Sélectionner la catégorie Collaboration sociale, Utilisateurs du site et Ajouter  

 

  

Cliquer sur le menu déroulant du WebPart, puis sur Modifier le composant WebPart 

 

   Dans le menu de droite, sélectionner l’option Afficher les personnes dans le groupe, puis insérer le nom du groupe créé précédemment (ex Responsables des certificats Octopus), puis cliquer sur OK  

 

  Cliquer sur l’onglet Page, puis sur Arrêter la modification  

  

Modification de la liste  

Cliquer sur modifier cette liste  

  Cliquer sur la petite flèche à côté de « Titre », puis sur Renommer la colonne 

  

 

Entrer « Certificat » : 

  Cliquer sur le « + »  puis « Plus de types de colonne… » puis renseigner « Application » et choisir « Choix (menu dans lequel effectuer un choix) » 

 

  

Cliquer sur le « Oui »  pour « Exiger que cette colonne contienne des informations »  dans l’encadré « Tapez chaque choix sur une ligne distincte », taper le nom de l’application (Ex Octopus) 

 

  

Cliquer sur « ok » dans la pop-up qui s’ouvre  

  

Cliquer sur le « + »  puis « Texte » 

  

Renseigner  « Description » 

  Cliquer sur le « + »  puis « Plus de types de colonne… » puis renseigner « Environnement » et choisir « Choix (menu dans lequel effectuer un choix) » 

 

  

Cliquer sur le « Oui »  pour « Exiger que cette colonne contienne des informations »

puis dans l’encadré « Tapez chaque choix sur une ligne distincte », taper : Recette Pré-Production Production 

  Cliquer sur « OK » 

  Cliquer sur le « + »  puis « Date et heure » 

  Renseigner  « Date d'expiration» 

  Vous obtenez le résultat ci-dessous : 

 

  Cliquer sur « Arrêter » 

 Creation   du Workflow    Schéma de synthèse

Ouvrir  SharePoint Designer 2013  Cliquer sur « Open Site » : 

  Récupérer l’URL du site et le renseigner ici :  

https://mc2.mygdfsuez.com/sites/collaboratifchp2/DSI/gestioncertificat  

 Cliquer sur Open. 

  Sur la fenêtre qui s’affiche, aller dans la partie Lists and Libraries, et sélectionner la liste à laquelle on va associer le workflow (liste précédemment créée , ex : « Certificats Octopus ») . 

 

  

Une fois la liste ouverte, cliquer sur « List Workflow » 

 

 

Nommez le nouveau workflow : « Renouvellement certificat Application» (Ex Renouvellement certificat Octopus) (c’est normal que le système affiche par défaut l’option Workflow SharePoint 2010) 

 

 

Cliquer sur le bouton « Action », dans la partie « Actions principales », cliquer sur « Ajouter l’heure à la date » 

  Renseigner « -30 » et «  jours »  

 

Cliquer sur « date », puis sur l’icône à côté des trois points 

 

Selectionner Date source « Current Item », Field from source « Date d’expiration » et cliquer sur « OK » 

  Cliquer sur  « variable:date » puis « Create a new variable… » 

  Renseigner  Name : «Alerte certificat » et Type : « Date/Heure » 

 

 

Cliquer sous la première action  

  Cliquer sur le bouton « Action », dans la partie « Actions principales », cliquer sur « Pause jusqu’à une date donnée » 

Cliquer sur « date », puis sur l’icône à côté des trois points. 

  

Selectionner Date source « Workflow Variables and Parameters », Field from source « Variable: Alerte certificat » et cliquer sur « OK » 

  

Cliquer sous la deuxième action 

 

Cliquer sur le bouton « Action », dans la partie « Actions principales », cliquer sur « Envoyer un courrier électronique » 

 

  

Cliquer sur « ces utilisateurs » 

  

Cliquer sur le bouton répertoire au niveau de la ligne « To »   

  

Rechercher le groupe précédemment créé, cliquer sur « Add >> », puis « OK »  

  

Cliquer sur les trois points au niveau de la ligne  « Subject »  

 

Dans la nouvelle fenêtre,   tapez :  

[XXX] Certificat XXX à renouveler

  

  Remplacer le premier XXX par la variable « Application » en utilisant « Add or Change Lookup ». Renseigner Date source « Current Item », Field from source « Application » et cliquer sur « OK » 

  Remplacer le deuxième XXX par la variable « Certificat » en utilisant « Add or Change Lookup ». Renseigner Date source « Current Item », Field from source « Certificat » et cliquer sur « OK »  Vous obtenez :  

 

   Cliquer sur « ok » 

  Dans le corps du mail, copier le texte comme ci-dessous (contient un lien hypertexte): 

 

  

Remplacer le premier XXX par la variable « Application » en utilisant « Add or

Change Lookup ». Renseigner Date source « Current Item », Field from source « Applicaition » et cliquer sur « OK » 

  Remplacer le deuxième XXX par la variable « Certificat » en utilisant « Add or Change Lookup ». Renseigner Date source « Current Item », Field from source « Certificat » et cliquer sur « OK » 

  Remplacer le troisième XXX par la variable « Date d’expiration » en utilisant « Add or Change Lookup ». Renseigner Date source « Current Item », Field from source « Date d’expiration » et Return field as « Date courte ». Cliquer sur « OK » 

  Remplacer le quatrième XXX par la variable « Environnement » en utilisant « Add or Change Lookup ». Renseigner Date source « Current Item », Field from source « Environnement ». Cliquer sur « OK » 

  Remplacer le cinquième XXX par la variable l’URL de l’élément  en utilisant « Add or Change Lookup ». Renseigner Date source « Workflow Context », Field from source « Current Item URL ». Cliquer sur « OK »   Pensez à ajouter des espace avant ou après les variables ([%Current Item:…%] si besoin 

Vous obtenez le résultat suivant : 

   

Cliquer sur « OK »  Cliquer sur le Workflow 

  Dans « Start Options » , sélectionner : « Start worflow automatically when an item is created » et « Start worflow automatically when an item is changed» 

  Cliquer sur « Save » et « Publish »  

 

Sauvegarder et quitter Sharepoint   

Modifier les champs      

Naviguer vers la liste que vous avez créée plus haut  Cliquer sur Paramètre > Modifier la page 

   

Cliquer sur le menu déroulant du WebPart de la liste de tâches, puis sur Modifier le

composant WebPart 

   Cliquer sur Modifier l’affichage actuel 

  Cocher si besoin et modifier la position des colonnes ainsi : 

o Certificat : Position 1 o Application : Position 2 o Description : Position 3 o Environnement : Position 4 o Date d’expiration : Position 5 o Nom du WorkFlow (ex :Renouvellement certificat Octopus) : Position 6 

 

  Dans la section « Trier », Sélectionner Trier d’abord sur la colonne « Date d’expiration » et « Afficher les éléments par ordre croissant 

  Descendre et cliquer sur « OK » 

Ajout d’un certificat    

Rendez-vous sur la liste des certificats de votre application (par exemple : CollaboratifCHP2 > DP&SI > Gestion certificat > Certificats RCS)   

  Cliquez sur « nouvel élément ». 

  

Renseignez les champs et cliquez sur « Enregistrer ».  

o Dans le champ Certificat renseignez le nom du certificat. o Choisir parmi les environnements de recette, pré-production ou production o Dans le champ Description donnez une brève description du certificat. o Renseignez la date d’expiration o L’application est déjà sélectionnée par défaut 

 

  

L’élément est créé : 

  Renouvellement du certificat  

Une fois l’alerte reçu et le renouvellement du certificat effectué, utiliser le lien inclus dans le mail ou rendez-vous sur la liste des certificats de votre application (par exemple : CollaboratifCHP2 > DP&SI > Gestion certificat > Certificats RCS) et cliquez sur le certificat renouvelé  

   

Cliquez sur « Modifier l’élément »   

  

  Renseigner la nouvelle date d’expiration 

 

  Le flux de travail sera relancé automatiquement et une nouvelle alerte sera envoyée (30 jours avant la date d’expiration) :  

 

 Arrêter flux de travail       Rendez-vous sur la liste des certificats de votre application (par exemple : CollaboratifCHP2 > DP&SI > Gestion certificat > Certificats RCS)   

  Cliquez sur « En cours » tout à droite du certificat  

 

  

Dans la nouvelle page qui s’affiche, cliquer sur « Terminer ce flux de travail » 

    Le flux de travail est terminé, l’état devient « Annulé » 

  

 

CONCLUSIONLes certificats sont mis à jour en temps et en heure grâce à une passe hebdomadaire sur le Sharepoint.

EVOLUTION POSSIBLERemplacement et mise à jour de certificats automatisée