Vos Documents Longs Avec Word

202

description

Vos_documents_longs_avec_Word

Transcript of Vos Documents Longs Avec Word

Page 1: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 1/202

Page 2: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 2/202

 

Page 3: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 3/202

Formation à VBA

Visual Basic pour Applications

pour Word, Excel, Powerpoint, Access et OutlookDominique Maniez

480 pages

Dunod, 2007

Le mémoire de master 

Michel Kalika208 pages

Dunod, 2005

Page 4: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 4/202

Développeur, journaliste et universitaire

Page 5: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 5/202

Toutes les marques citées dans cet ouvrage sont desmarques déposées par leurs propriétaires respectifs.

Maquette de couverture : Mateo

© Dunod, Paris, 2007ISBN 978-2-10-050690-3

Page 6: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 6/202

 Table des matières

Avant-propos  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . IX

Chapitre 1 – Principes fondamentaux d’un traitement de texte . . . 1

Saisie du texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Mise en forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Règles typographiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Options de Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Correction orthographique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Rechercher et remplacer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Tableaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Modèles de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Aide en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Insertion d’images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Création de graphismes dans Word   . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Chapitre 2 – Organisation du travail . . . . . . . . . . . . . . . 17

Planification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Décisions à prendre avant de commencer . . . . . . . . . . . . . 19Diviser pour mieux régner ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Choix de la feuille de styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

 Nommage du document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Gestion des sauvegardes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Optimisation de l’environnement de travail . . . . . . . . . . . . 22

Page 7: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 7/202

VI Vos documents longs avec Word 

Chapitre 3 – Gestion des styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Un exemple de ce qu’il ne faut pas faire . . . . . . . . . . . . . . 28

La solution à notre problème . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Concept de feuille de styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Feuille de styles et mise en page . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Gérer les styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Création d’un style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

 Appliquer des styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Contrôler l’application des styles . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Modifier des styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Supprimer des styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Organiser les styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Word 2007 et les styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Chapitre 4 – Structure du document . . . . . . . . . . . . . . . 55

Styles de titres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55Déplacement rapide dans un document long . . . . . . . . . . . 57

Mode plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Modification du niveau d’un titre . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Paramétrage de l’affichage du mode plan  . . . . . . . . . . . . . 63

Déplacement d’une partie du document . . . . . . . . . . . . . . 64

Table des matières . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Création d’une table des matières . . . . . . . . . . . . . . . . . 66Mise en forme manuelle de la table des matières . . . . . . . . . 72

Mise à jour de la table des matières . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Création manuelle des champs d’entrée de table . . . . . . . . . . 75

Création de plusieurs tables des matières . . . . . . . . . . . . . 77

Création d’autres tables de références . . . . . . . . . . . . . . . 77

Page 8: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 8/202

VIITable des matières 

Chapitre 5 – Paramètres de Mise en page, en-têtes et pieds de page   . 79

Paramètres d’impression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Recto verso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Rôle des sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Définition des en-têtes et des bas de page . . . . . . . . . . . . . 86

Chapitre 6 – Bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Citations et références . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Problèmes de bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Variations dans la rédaction des références . . . . . . . . . . . . 93

Variations dans les appels de citation . . . . . . . . . . . . . . . 94

Informatique et bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

Évolution des normes et des styles bibliographiques . . . . . . . . 95

Création de bases de données bibliographiques . . . . . . . . . . 97

Logiciels de gestion de références bibliographiques . . . . . . . . . 98

La bibliographie avec Word 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Traitement manuel des problèmes bibliographiques . . . . . . . . 99

Utiliser les notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101Faire appel à un logiciel bibliographique . . . . . . . . . . . . . . 106

Word 2007 et la bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Choix du style de citation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Gestionnaire de source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

 Ajout des sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Insertion d’une référence dans le document . . . . . . . . . . . . 115

Insertion de la bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Chapitre 7 – Création d’un index . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Premier aperçu des éléments d’un index de livre . . . . . . . . . 125

Index de noms et index matière . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Module d’assistance à la création d’un index . . . . . . . . . . . 127

Principes du module de création d’index . . . . . . . . . . . . . 130

Page 9: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 9/202

VIII Table des matières 

Précautions préalables et solutions de rechange . . . . . . . . . . 131

Créer un index avec les commandes Word . . . . . . . . . . . . 134

Créer un index de noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

Entrer les noms à la lecture du texte . . . . . . . . . . . . . . . 138

Entrer les noms globalement dans un fichier de concordance . . . 139

Créer un index matière par une indexation globale . . . . . . . . 140

Comment recenser globalement les termes importants d’un document . . 140

Créer un index matière page à page . . . . . . . . . . . . . . . . 142

Planifier le travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Indexation du texte page à page . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

Saisir les entrées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Générer l’index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

Réviser l’index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Conversion de l’index en fichier Word autonome . . . . . . . . . 158

Chapitre 8 – Finalisation du document . . . . . . . . . . . . . . 159

Relecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

Mode révision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

Contrôle des sauts de page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Impression finale du document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

Conversion du document finalisé . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

Conversion au format Acrobat PDF  . . . . . . . . . . . . . . . 168

Conversion au format HTML  . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

Conversion au format XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

Page 10: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 10/202

Avant-propos

 À qui s’adresse ce livre ? 

Ce livre a l’ambition de vous apprendre les subtilités de Word dans le cadre

de la rédaction d’un document long. Mais, qu’est-ce que l’on entend pardocument long ? En effet, il n’y a pas de norme ISO du document long et onserait donc bien en peine d’en donner une définition claire. À partir decombien de pages considère-t-on qu’un document est long ? Nous sommesdans l’impossibilité de répondre précisément à cette question, mais nousdirons néanmoins qu’un document long comporte obligatoirement unefeuille de styles et une table des matières, et bien souvent des référencesbibliographiques et un index. Avec cette définition, on peut ranger dans lacatégorie des documents longs les mémoires d’étudiants, les thèses, lesrapports, les études et les livres en général, qu’il s’agisse de romans, derecueils de nouvelles ou d’ouvrages techniques. Un document long est aussifortement structuré et sa longueur implique également un temps de travailconséquent, si bien que sa production peut s’étaler sur plusieurs années.

Il y a donc un changement considérable d’échelle entre la rédactiond’un essai de quelques pages et celle d’un document long. C’est à cause dela durée de cette tâche qu’il faut investir du temps dans l’apprentissage del’outil de travail. Quand on va passer trois années de sa vie à réfléchir surun sujet de thèse pointu, il est raisonnable de se documenter sur le logiciel

qui va permettre de coucher noir sur blanc ses idées sur l’écran.

Ce que ce livre n’est pas 

Ce livre est consacré aux fonctionnalités mises en œuvre quand on rédige undocument long ; ce n’est donc pas un manuel généraliste sur l’utilisation deWord et vous n’y trouverez aucune mention sur le publipostage, les formulairesou la programmation VBA (même s’il s’agit d’un sujet passionnant). Ainsi,

Page 11: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 11/202

X Vos documents longs avec Word 

toutes les fonctions de Word qui ne sont pas spécifiques à la production desdocuments longs sont sciemment passées sous silence. Par conséquent, si vous

ignorez les bases du traitement de texte, il faudra les acquérir ailleurs (par vous-même en parcourant l’aide en ligne, dans d’autres ouvrages, avec un logicield’auto-formation, etc.). En effet, même si le premier chapitre de ce livrerappelle quelques règles essentielles qu’il ne faut pas ignorer, vous êtes censémaîtriser le fonctionnement de base de Word. De la même manière, vousdevez connaître les rudiments du système d’exploitation de votre machine defaçon à savoir, par exemple, créer une sauvegarde de vos fichiers.

Si vous avez un document long à rédiger et si vous pensez ne pas maîtri-ser suffisamment les bases de Word, nous vous conseillons la lecture de l’undes trois ouvrages suivants, tous publiés par Dunod :

• Word 2003 : Notions de base1

• Word 2003 Au quotidien2

• Word 2007 Étape par étape3

Un livre issu de l’expérience

 Je connais bien les documents longs pour trois raisons principales :

• J’écris et je traduis des ouvrages qui font tous plusieurs centaines depages ;

• J’enseigne depuis déjà de nombreuses années l’usage du traitement detexte à l’université ;

• Je lis des mémoires d’étudiants qui sont des documents longs.

 Je connais donc les pièges classiques des documents longs pour y être tombémoi-même, ou bien avoir vu d’autres s’y laisser prendre… Même si ce livre

s’adresse à tous ceux qui ont un document long à produire, il faut bien avouerque j’ai écrit ces lignes en pensant surtout à mes étudiants et à ceux de mes col-lègues. Si les manuels sur Word sont fort nombreux, je me suis aperçu qu’aucunouvrage n’apprenait véritablement à constituer une bibliographie avec Word ou

1. http://dunod.com/pages/ouvrages/ficheouvrage.asp?id=483172. http://dunod.com/pages/ouvrages/ficheouvrage.asp?id=475643. http://dunod.com/pages/ouvrages/ficheouvrage.asp?id=50632

Page 12: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 12/202

XIvant-propos 

bien à créer un index. Ce dernier sujet est d’ailleurs assez symptomatique : quel-ques livres abordent effectivement en deux pages l’opération qui fait apparaître

la boîte de dialogue de création d’une entrée d’index, mais cela ne va jamais plusloin. Dans ces conditions, il est impossible de créer un index digne de ce nom sil’on ne vous explique pas qu’il existe une norme ISO, qu’il y a plusieurs façonsd’indexer un document et qu’il y a des règles pour sélectionner les entrées.

D’autre part, quand on enseigne l’usage du traitement de texte, on fait ledouble constat que les étudiants connaissent déjà l’outil, mais produisent desdocuments longs dont la qualité n’est pas toujours optimale. Il y a principalementdeux raisons à ce phénomène : la première est que l’utilisation d’un traitement detexte pour rédiger un CV ou une lettre de motivation ne prédispose pasparticulièrement à l’élaboration des compétences nécessaires à la rédaction d’unmémoire de master. Deuxièmement, l’introduction dans les universités duréférentiel de compétences du C2i1, dans lequel figure la production de longsdocuments, est somme toute fort récente, si bien que relativement peud’étudiants ont été formés à ces techniques. Cet ouvrage a par conséquent pourobjectif d’enseigner ces compétences spécialisées à tous ceux qui ont à produiredes documents longs, qu’ils soient étudiants, enseignants, chercheurs ou auteurs.

Quelle version de Word faut-il utiliser avec ce livre ? 

Cet ouvrage couvre les versions de Word allant de la version 2000 à la ver-sion 2007. Outre sa dénomination commerciale, chaque version de Wordcomporte un numéro de version interne qu’il est préférable de connaître.Le tableau suivant établit la correspondance entre ces deux dénominationset la version d’Office dans laquelle Word s’intègre :

1. Certificat Informatique et Internet, http://www.c2i.education.fr/.

Word Version d’Office Numéro de version

Word 2000 Office 2000 9

Word 2002 Office XP 10

Word 2003 Office 2003 11

Word 2007 Office 2007 12

Page 13: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 13/202

XII Vos documents longs avec Word 

Certains regretteront que cet ouvrage ne traite pas du traitement detexte libre Writer qui fait partie de la suite OpenOffice.Org. La raison n’est

vraiment pas idéologique, mais l’étude de ce logiciel dépassait le cadreimparti à cet ouvrage. Il n’en reste pas moins que tous les principes énoncésdans ce livre restent valables sous OpenOffice. De la même manière, lesutilisateurs de la version Mac de Word ne devraient pas trop se sentirdépaysés.

Remerciements 

Il est bien rare qu’un livre technique soit une aventure individuelle etcelui-ci ne fait pas exception à la règle. Je remercie d’abord tous mes étu-diants passés, présents et futurs pour toutes les questions qu’ils me posent ;

leurs interrogations m’obligent à réfléchir à des problèmes auxquels jen’avais pas pensé ou bien tout simplement à acquérir des connaissances quime font défaut…

 Je souhaite également exprimer ma gratitude à mes collègues de l’Enssib(École nationale supérieure des sciences de l’information et des bibliothè-ques) qui m’ont prodigué leurs conseils avisés sur la bibliographie.

 Je remercie mon frère, François, pour sa relecture aussi scrupuleusequ’efficace.

Pour finir, le chapitre sur la création des index doit beaucoup à monpère, Jacques MANIEZ, à qui je dédie ce livre.

Dominique MANIEZ

 Les livres et le Web ne sont pas des produits concurrents, mais complémen-taires. C’est la raison pour laquelle vous trouverez sur le site des éditionsDunod (www.dunod.com) ou sur mon site Web (www.cosi.fr) des ressour-ces électroniques supplémentaires traitant de la production des documentslongs avec Word (liens hypertexte, fichiers, modèles, macros, articles, etc.).

Page 14: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 14/202

1Principes fondamentauxd’un traitement de texte

Il convient ici de rappeler que cet ouvrage n’est pas un manuel du traite-ment de texte Word en ce sens qu’il n’enseigne pas toutes les subtilités decet outil. Ce livre se focalise sur les aspects spécifiques de la création desdocuments longs et il suppose donc que les bases du traitement de texte

sont acquises. Si tel n’est pas le cas, il faudra vous former à l’utilisation desfonctionnalités élémentaires de Word. Pour autant, nous allons parcourirdans ce chapitre introductif les éléments essentiels qu’il nous paraît indis-pensable de maîtriser pour utiliser efficacement un traitement de texte. Sivous êtes parfaitement à l’aise avec Word, vous pouvez passer directementau chapitre suivant ; si au contraire, vous ne vous sentez pas tout à fait aupoint, ce chapitre servira d’auto-évaluation de vos compétences et vousincitera à parfaire vos connaissances si vous vous apercevez que les princi-pes énoncés ne sont pas totalement maîtrisés.

SAISIE DU TEXTE

La saisie du texte du document se fait « au kilomètre », ce qui signifie quel’on se contente dans un premier temps de taper le texte sans s’occuper desa mise en forme. On s’autorise simplement à appuyer sur la touche Entrée

Page 15: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 15/202

2 Chapitre 1. Principes fondamentaux d’un traitement de texte

pour matérialiser la fin d’un paragraphe et passer ainsi à la saisie du para-graphe suivant. Vous noterez que Word considère comme paragraphe tout

énoncé qui est situé entre deux marques de paragraphe. Cette définitiondiffère donc du sens classique que l’on accorde généralement au termeparagraphe et Word considérera, par exemple, un titre comme un paragra-phe.

Lors de la saisie, il est préférable de faire afficher par Word les marquesde paragraphes ainsi que d’autres symboles tels que ceux qui sont illustrésdans le tableau suivant :

La marque de paragraphe joue un rôle très important dans Word car ellerenferme tous les attributs de mise en forme du paragraphe.

D’une manière générale, on s’interdira de saisir deux fois de suite lecaractère espace ainsi que d’appuyer deux fois de suite sur la touche Entrée.On peut formuler différemment cette proposition : on ne positionne pas dutexte avec la barre d’espacement et on ne crée pas de l’espace entre deuxparagraphes en appuyant plusieurs fois sur la touche Entrée.

Si vous ne savez pas utiliser un clavier d’ordinateur et si vous envisagez

la rédaction d’un très long document, il n’est peut-être pas inutile de vousformer au bon usage de la dactylographie. Il existe des didacticiels peu oné-reux qui vous permettront d’acquérir rapidement un niveau honorable etqui vous inculqueront les bonnes habitudes. Considérez ce temps d’appren-tissage comme un investissement : si le temps de saisie de votre documentreprésente une centaine d’heures, il est sans doute judicieux d’investir dixheures de formation qui, au final, doubleront votre productivité.

Caractère Symbole

Marque de paragraphe

Nouvelle ligne

Tabulation

Espace

Espace insécable

Page 16: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 16/202

3 Mise en forme

De la même manière, l’apprentissage de quelques-uns des nombreux rac-courcis clavier de Word vous fera gagner un temps précieux. Un principe

extrêmement simple mérite d’être systématisé : quand vous saisissez dutexte, il ne faut pas utiliser la souris pour réaliser une commande qui peutêtre effectuée au clavier. N’oubliez pas, par exemple, que vous pouvez sélec-tionner du texte, vous déplacer ou bien encore mettre en forme des carac-tères en vous servant uniquement du clavier.

Si vous êtes véritablement rétif à la dactylographie et si vous n’avez pasles moyens de sous-traiter l’opération de saisie de votre document, vouspouvez également envisager les solutions de dictée vocale qui sont

aujourd’hui des techniques relativement au point. Vista, le dernier systèmed’exploitation de Microsoft intègre d’ailleurs cette technologie.

MISE EN FORME

Pour un document long, il est sans doute préférable de réaliser la mise enforme une fois que la quasi-totalité du texte a été saisie. On distingue engénéral trois types de mise en forme dans un document : la mise en forme

des caractères (gras, italique, souligné, etc.), la mise en forme des paragra-phes (alignement, retrait, interligne, etc.) et la mise en forme de la pagequi s’applique habituellement au document en entier (marges, taille dupapier, orientation, etc.). Quand on souhaite faire varier les paramètres demise en forme de la page au sein d’un même document, on est obligé dedécouper le document en plusieurs sections ; ainsi, au sein de chaque sec-tion, on pourra modifier certains paramètres de mise en forme.

Même si vous n’utilisez pas l’intégralité des nombreuses possibilités demise en forme de Word, il est important au moins d’en connaître l’exis-

tence et de localiser leur emplacement dans l’interface du logiciel. Ainsi lesparamètres de mise en forme des caractères se trouvent dans le menu For-matPolice. Vous noterez dans la boîte de dialogue Police la présence del’onglet Espacement des caractères  qui permet de modifier ce que l’onappelle l’approche ou l’interlettrage. Ces commandes sont extrêmementpratiques quand on veut optimiser la mise en page et faire tenir absolumentun énoncé dans un espace réduit. En réduisant quelque peu l’espace entre

Page 17: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 17/202

4 Chapitre 1. Principes fondamentaux d’un traitement de texte

les caractères, vous pouvez gagner de la place et votre astuce sera indétec-table à l’œil nu.

Les commandes de mise en forme des paragraphes se trouvent dans lemenu FormatParagraphe. Vous noterez la présence de l’option Niveauhiérarchique, de l’onglet Enchaînements  et du bouton Tabulations.L’option Niveau hiérarchique  permet de définir le niveau de titre d’unparagraphe, ce qui a des conséquences dans son positionnement dans latable des matières. L’onglet Enchaînements  propose de nombreusesoptions intéressantes, notamment le contrôle des veuves et des orphelines.Rappelons qu’une veuve est la dernière ligne d’un paragraphe qui se

retrouve toute seule en haut d’une page et une orpheline est la premièreligne d’un paragraphe imprimée toute seule en bas d’une page.

Le bouton Tabulations ouvre la boîte de dialogue Tabulations qui per-met de définir (on dit aussi poser) des tabulations. Au début du traitementde texte, les tabulations servaient principalement à la création destableaux. Dans la mesure où cette opération est aujourd’hui totalementautomatisée et interactive, on a un peu tendance à oublier l’utilisation destabulations. Pourtant, les tabulations représentent le seul moyen de posi-tionner précisément un texte. Si vous souhaitez par exemple avoir sur une

même ligne un énoncé centré sur la page et un autre énoncé justifié àdroite, vous vous rendrez vite compte que seules les tabulations permettentde réaliser cela, même si l’utilisation d’un tableau sans bordures permetd’approcher un résultat équivalent.

Pour autant, dans le cadre d’un document long, la mise en forme descaractères et des paragraphes n’est pas réalisée avec les commandes desmenus FormatPolice et FormatParagraphe, mais à l’aide de styles pré-définis. Le chapitre 3 de cet ouvrage aborde cette question en détail.

Les commandes de mise en forme de la page se trouvent dans le menuFichierMise en page. Nous vous encourageons vivement à examinerattentivement toutes les options de la boîte de dialogue Mise en page quicomporte trois onglets et de nombreuses possibilités. Comme nous l’avonsdéjà signalé, si vous souhaitez faire varier les paramètres de mise en formede vos pages au sein d’un même document, vous serez obligé d’insérer dessections dans votre document grâce à la commande InsertionSaut.

Page 18: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 18/202

5Règles typographiques 

RÈGLES TYPOGRAPHIQUES

Quand on rédige un document, il existe un certain nombre de règles for-melles, appelées règles typographiques, que l’on doit respecter. Si vous avezcorrectement paramétré Word, ce dernier vous assistera en vous signalantles erreurs que vous commettez ou bien en les corrigeant automatiquement.Ainsi, quand vous oubliez de saisir un espace entre deux phrases, Wordvous le signale. De la même manière, quand vous saisissez un signe deponctuation double (point-virgule, point d’interrogation ou deux-points),Word insère automatiquement un espace insécable avant. Il n’est peut-êtrepas inutile de rappeler les règles d’espacement concernant la ponctuation

française (ces règles n’étant pas identiques, par exemple, pour la langueanglaise) :

Avant Ponctuation Signe Après

pas d’espace point . espace

espace insécable point-virgule ; espace

espace insécable deux-points : espace

espace insécable point d’interrogation ? espace

espace insécable point d’exclamation ! espace

pas d’espace points de suspension … (133) espace

pas d’espace virgule , espace

pas d’espace apostrophe ‘ pas d’espace

pas d’espace trait d’union - pas d’espace

espace tiret — (151) espace

espace guillemet ouvrant « (171) espace insécable

espace insécable guillemet fermant » (187) espace

espace parenthèse ouvrante ( pas d’espace

pas d’espace parenthèse fermante ) espace

Page 19: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 19/202

6 Chapitre 1. Principes fondamentaux d’un traitement de texte

Comme son nom l’indique, un espace insécable (Ctrl + Maj + Espace)est un espace qui ne peut pas être séparé des deux mots ou signes qui l’enca-drent. Le fait de saisir un espace insécable devant le caractère point-virguleempêche, par exemple, que ce caractère se retrouve en début de ligne, alorsque l’espace situé devant occupe l’extrémité de la ligne précédente.Comme nous l’avons indiqué, vous n’avez pas trop de souci à vous faireavec ces règles concernant la ponctuation car Word les gère automatique-ment. En revanche, vous devez aussi vous servir d’espaces insécables pourne pas couper certaines expressions comme les dates ou les heures ou bienencore des énoncés comportant des chiffres et des lettres (par exemple,Louis XVI).

Vous noterez dans le précédent tableau la présence de nombres entreparenthèses après certains signes de ponctuation. Ces nombres indiquentle code ASCII1 du caractère. Quand un caractère ne figure pas sur le cla-vier, vous pouvez soit utiliser la boîte de dialogue Caractères spéciaux

(InsertionCaractères spéciaux) soit saisir directement au clavier le codeASCII du caractère précédé de la touche Alt. Ainsi, pour saisir un tiret,vous devez maintenir la touche Alt enfoncée et saisir sur le pavé numéri-que un zéro suivi des trois chiffres du code ASCII (151 dans notre exem-ple).

Avant Ponctuation Signe Après

espace accolade ouvrante { pas d’espace

pas d’espace accolade fermante } espace

espace crochet ouvrant [ pas d’espace

pas d’espace crochet fermant ] espace

1.  American Standard Code for Interchange Information ; la table ASCII contient 256caractères. Aujourd’hui on utilise plus volontiers les caractères Unicode qui permettentde gérer toutes les langues étrangères.

Page 20: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 20/202

7Règles typographiques 

Figure 1.1 – Boîte de dialogue Caractères spéciaux

En examinant le contenu de la boîte de dialogue Caractères spéciaux,vous vous apercevrez qu’il existe plusieurs types de tirets et plusieurs typesd’espaces. En règle générale, les tirets demi-cadratin servent pour lesénumérations ou pour indiquer des dialogues alors qu’une paire de tiretscadratin s’utilise à la place des parenthèses. Le cadratin est un termed’imprimerie qui désigne un espace de la taille du corps employé pourcomposer le texte ; un demi-cadratin est deux fois plus petit qu’un cadratin.

Les règles de typographie ne se limitent pas aux règles d’espacementavant et après les signes de ponctuation, et nous ne saurions trop vousrecommander de consulter un manuel spécialisé en la matière.1

Vous devez également saisir des majuscules accentuées quand cela estnécessaire ; Word peut aussi vous assister dans cette tâche si vous cochez la caseMajuscules accentuées en français dans la commande OutilsOptionsÉdi-tion. Vous trouverez également les codes ASCII (par exemple 201 pour É) et les

1. On trouve en ligne de nombreux sites présentant les règles élémentaires de typogra-phie. Le site de mon collègue Jacques Poitou constitue une bonne référence en lamatière : http://perso.univ-lyon2.fr/~poitou/Enseignements/Typo.html

Page 21: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 21/202

8 Chapitre 1. Principes fondamentaux d’un traitement de texte

touches de raccourci des majuscules accentuées dans l’onglet Symboles de laboîte de dialogue Caractères spéciaux.

En ce qui concerne la césure (coupure des mots), Word ne la gère pas pardéfaut si bien que lorsqu’un mot ne tient pas sur une ligne, il est rejeté surla ligne suivante. En général, cela ne pose pas de problème et si votre texteest justifié, Word répartit harmonieusement l’espace entre les mots.Cependant, si votre texte contient des mots très longs (notamment des ter-mes scientifiques), le fait que Word ne coupe pas les mots peut se révélergênant car il y aura énormément de blanc entre les mots. La gestion de lacoupure des mots peut être manuelle ou automatique et vous atteindrez

cette fonctionnalité par la commande Outils

Langue

Coupure de mots.Vous pouvez aussi améliorer la gestion de la coupure des mots en utilisantdes traits d’union conditionnels (Ctrl + 6) ou bien des traits d’union insé-cables (Ctrl + 8).

OPTIONS DE WORD

Word regorge d’options : 169 pour Word 2000, 205 pour Word 2003 et 232

pour Word 2007. Même s’il est inutile de toutes les mémoriser, il faut auminimum savoir accéder à la boîte de dialogue qui permet de les paramé-trer et connaître les grandes catégories d’options afin de pouvoir vous yreporter en cas de besoin. Sous Word 2007, on accède aux options en cli-quant sur le Bouton Office  puis sur le bouton Options Word. Pour lesautres versions de Word, la commande OutilsOptions affiche la boîte dedialogue Options  qui comporte une dizaine d’onglets regroupant lesoptions par catégorie. Nous vous encourageons vivement à parcourir aumoins une fois tous les onglets afin de connaître toutes les possibilités de

paramétrage de Word.Tout au long de cet ouvrage, nous vous signalerons les options importan-

tes qui ont un impact sur la création de votre document, mais nous allonsnous contenter d’insister pour l’instant sur les options d’affichage de Word. Nous vous conseillons de cocher la case Tous dans la rubrique Marques deformat. Nous considérons en effet qu’il est important quand vous saisissezle texte de votre document de pouvoir matérialiser les espaces, les tabula-

Page 22: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 22/202

9Correction orthographique

tions et les marques de paragraphe. Cette option vous procure un bienmeilleur contrôle sur la saisie du texte et vous permet, par exemple, de vous

assurer que vous n’avez pas saisi deux espaces à la suite.

Figure 1.2 – Options d’affichage de Word

CORRECTION ORTHOGRAPHIQUE

Word dispose d’un correcteur orthographique et grammatical ; même si cesdeux outils sont loin d’être parfaits, ils peuvent constituer un premier filtre

dans le processus de relecture de votre document. Rappelons ici le principedu correcteur orthographique de Word : ce dernier se contente de signalertous les mots qui ne figurent pas dans son dictionnaire. Cela a pour consé-quence que la phrase « île hait tallé hache thé dé zoo gnon » sera considé-rée par Word comme orthographiquement juste puisque tous les mots decette « phrase » figurent dans le dictionnaire de Word. L’autre consé-quence est que vous devez ajouter au dictionnaire de Word tous les mots

Page 23: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 23/202

10 Chapitre 1. Principes fondamentaux d’un traitement de texte

justes qu’il ne connaît pas, notamment tout le vocabulaire technique devotre discipline. Malgré ces limites, il ne faut pas négliger cette première

forme d’assistance que peut représenter le correcteur orthographique dansla traque des coquilles qui peuvent émailler votre texte.

Le correcteur grammatical de Word est plus décevant dans la mesure oùil détecte peu de fautes et signale parfois des erreurs qui n’en sont pas.Encore une fois, il ne faut pas non plus le rejeter totalement car il permetnéanmoins de détecter certaines fautes de grammaire grossières (fautesd’accord, verbes mal conjugués ou erreurs typographiques). Vous noterezaussi que la boîte de dialogue des options de Word dispose d’un onglet

Grammaire et orthographe que nous vous encourageons à étudier.Si la grammaire n’est vraiment pas votre fort, vous pouvez envisager

l’acquisition d’un correcteur spécialisé qui s’interface avec Word ; les logi-ciels comme Prolexis, Correcteur 101 ou Cordial fournissent de bienmeilleurs résultats que les outils intégrés de Word.

L’erreur étant humaine, il est parfaitement normal de commettre desbévues lors de la saisie, qu’il s’agisse d’une coquille ou bien d’une mécon-naissance de la grammaire française. Sachant cela, vous devez intégrer dans

le planning de la production de votre document long une phase de relec-ture. Cette phase se fera à l’aide des outils que nous venons de signaler,mais fera surtout intervenir des êtres humains. Il est important que vousrelisiez vous-même votre travail, mais encore plus important sans douteque vous le fassiez relire par une autre personne qui pourra détecter toutesles erreurs que vous n’avez pas vues. De la même manière que nous avonsinsisté sur le respect des règles typographiques, il nous paraît important deveiller à la justesse orthographique et grammaticale de votre document. Ilne nous appartient pas ici de nous lancer dans le débat récurrent sur la lan-gue française qui fout le camp et sur les conséquences néfastes pour l’ortho-graphe du chat et des SMS, mais nous nous bornerons à rappeler quelquesévidences :

• écrire correctement relève de la courtoisie car vous facilitez ainsi le tra-vail de la personne qui vous lit ; n’oubliez jamais que vous écrivez pourêtre lu, si bien que tout ce qui facilite le processus de communication estbon à prendre ;

Page 24: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 24/202

11Rechercher et remplacer 

• les personnes qui vous lisent peuvent attacher de l’importance à lajustesse orthographique ; si elles sont chargées de vous évaluer, vous

éviterez de les irriter inutilement en soignant votre expression ;• certains écrits peuvent vous suivre tout au long de votre vie profession-

nelle et cela vaut peut-être le coup d’en soigner la forme si vous nevoulez pas avoir à en rougir plus tard.

RECHERCHER ET REMPLACER 

 J’ai l’habitude de dire que la commande de recherche et de remplacement

m’a souvent économisé des journées de travail. Quand on connaît toutesles subtilités de cette commande, on se rend compte de sa puissance et detoutes les possibilités qu’elle offre. Cette commande (Ctrl + H) comporteun bouton Plus qui permet d’agrandir la boîte de dialogue afin d’offrir desoptions supplémentaires. Dans la version complète de la boîte de dialogue,vous noterez la présence des boutons Format et Spécial. Le premier boutonpermet de rechercher une mise en forme particulière et éventuellement dela remplacer par une autre mise en forme. Il devient ainsi facile de rempla-cer sur tout un document un style par un autre. Le deuxième bouton donne

accès à toute une série de caractères spéciaux (tabulation, saut de page,marque de paragraphe, etc.) autorisant des remplacements en série qui fontgagner un temps précieux. Si vous voulez, par exemple, vous assurer qu’il ya bien dans votre document un espace insécable devant chaque caractèredeux-points, une simple opération de recherche et de remplacement feral’affaire en quelques secondes1.

1. La programmation en VBA de la fonctionnalité de recherche et de remplacementpeut encore augmenter la puissance de cette commande. Vous trouverez dans lesfichiers qui accompagnent cet ouvrage des exemples de macros Word qui utilisent cettetechnique.

Page 25: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 25/202

12 Chapitre 1. Principes fondamentaux d’un traitement de texte

TABLEAUX

L’insertion des tableaux dans un document a été grandement facilitée et onn’est plus aujourd’hui obligé de poser des tabulations pour réaliser untableau. En effet, la commande TableauInsérerTableau permet dedéfinir le nombre de lignes et de colonnes du tableau que l’on souhaite. Ilest ensuite possible, avec la souris, de redimensionner de manière totale-ment interactive les colonnes d’un tableau. Vous noterez qu’il est mêmepossible de tracer entièrement un tableau à la souris grâce à la commandeTableauDessiner un tableau. Cette apparente facilité masque une rela-tive complexité des tableaux qui comportent en fait de nombreuses

options. La première difficulté quand vous travaillez avec un tableauconsiste à ne sélectionner que le tableau lui-même et à ne pas faire débor-der la sélection sur les lignes au-dessus ou au-dessous qui ne font pas partiedu tableau. Par exemple, si vous sélectionnez un tableau et la ligne qui estjuste en dessous, vous n’avez pas accès aux propriétés du tableau. Ladeuxième difficulté provient du nombre d’options et nous vous invitons àprendre le temps de découvrir tous les onglets de la boîte de dialoguePropriétés du tableau. Vous constaterez, par exemple, que l’option Redi-mensionner automatiquement pour ajuster au contenu  est cochée par

défaut, ce qui pose souvent des problèmes, la largeur des colonnes évoluantau gré de la saisie. Retenez enfin que quand il crée un tableau, Word créeautomatiquement un quadrillage. Vous pouvez facilement vous en débar-rasser en supprimant les bordures du tableau. Quand vous devez position-ner certains éléments textuels sur une page, la création d’un tableau sansbordures sera souvent plus facile que la pose de tabulations.

MODÈLES DE DOCUMENT

La notion de modèle de document est très importante dans Word etmalheureusement les utilisateurs de ce traitement de texte ignorentsouvent tout de cette notion que nous vous conseillons d’approfondir. Unmodèle est un document spécial qui sert à produire d’autres documents.Ainsi, chaque document Word est basé sur un modèle (un moule, uneusine à documents). Quand on crée un nouveau document, Word crée le

Page 26: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 26/202

13 Aide en ligne

document en se basant sur le modèle par défaut qui se nomme Normal.dot(dot est l’extension des modèles de document, le « t » de « dot » signifiant

template qui en anglais veut dire « modèle »). Si on veut préciser un modèleparticulier, il faut utiliser la commande Fichier Nouveau et choisir parmiles nombreux modèles proposés par Word ou bien parmi ceux que l’on acréés. Si dans l’Explorateur de fichiers, vous faites un double-clic sur unmodèle de Word, vous n’allez pas ouvrir ce modèle dans Word, mais créerun nouveau document qui sera basé sur ce modèle. Si vous voulez ouvrir unmodèle pour le modifier ou bien voir ce qu’il contient, vous devez utiliser lacommande Word FichierOuvrir et préciser que vous voulez comme typede fichier un modèle de document.

Un modèle peut contenir différents éléments comme des styles, desmacros, des menus et des barres d’outils dont héritera tout document quisera basé sur ce modèle. Dans Word 2007, les modèles ont pour extensiondotx ou dotm quand ils contiennent des macros.

Si vous trouvez que Word ne fonctionne pas très bien et que des menusont disparu de l’interface, la cause principale est bien souvent une corrup-tion du fichier Normal.dot. Le plus simple est alors de supprimer ce fichierqui se trouve normalement dans le dossier Application Data\Micro-

soft\Modèles de l’utilisateur sous le répertoire Documents and Settings.Au prochain redémarrage de Word, le fichier Normal.dot sera recréé. Celaétant, si vous stockez de nombreux éléments personnalisés dans Normal.dot, vous avez tout intérêt à en faire des copies régulièrement demanière à pouvoir restaurer une copie saine en cas de corruption du fichier.

AIDE EN LIGNE

Les logiciels ne sont plus aujourd’hui fournis avec des manuels qui vousguident dans le fonctionnement de l’application. Il faut donc se rabattresur des ouvrages du commerce ou bien utiliser les possibilités de l’aide enligne. Cette dernière étant toujours accessible et intégrée au logiciel, ellesera souvent privilégiée. L’aide en ligne se compose en fait de deux parties :des fichiers d’aide qui sont enregistrés sur votre disque dur lors de l’installa-tion de Word, ainsi que des pages Web qui peuvent être interrogées si vous

Page 27: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 27/202

14 Chapitre 1. Principes fondamentaux d’un traitement de texte

disposez d’une connexion Internet. L’aide en ligne étant souvent la seuleressource dont vous disposiez en cas de problème, vous avez tout intérêt à

prendre du temps pour l’apprivoiser, d’autant plus qu’elle n’est pas toujoursun modèle de clarté ou de pédagogie, même si des efforts ont été réalisés cesdernières années. Vous devez donc apprendre à vous repérer dans toutecette documentation et également repérer certains sites communautairessur le Web qui constituent de bonnes ressources d’informations sur Word.

Le site Web de Microsoft comporte également de très nombreusesinformations, le plus difficile étant de retrouver les renseignements quisont vraiment utiles dans cette jungle informationnelle. La Knowledge

Base1

 (base de connaissances, en abrégé KB) est, à elle seule, une vérita-ble mine d’informations ; chaque article de cette base traite d’un sujetdifférent et vous y trouverez, presque à tous les coups, l’information quevous cherchez. Le seul inconvénient est que cette base contient descentaines de milliers d’articles, ce qui signifie que si vous ne ciblez pasbien votre recherche, votre requête sera noyée dans le bruit documen-taire. L’autre écueil est que même s’il existe une version francisée de laKnowledge Base, il est préférable d’interroger la KB en anglais car la baseest beaucoup plus complète.

Il faut donc apprendre à maîtriser ce très bel outil où vous trouvereznotamment des compléments à la documentation ainsi que des articlesexpliquant comment remédier aux bugs de Word. Comme tout logiciel quise respecte, Word ne se comporte pas toujours comme on s’y attend car ilcontient des erreurs de programmation. Dans ce cas-là, plutôt que de per-dre du temps à chercher les raisons de ce dysfonctionnement, il est toujourspréférable d’interroger la KB pour savoir si ce bug n’a pas été répertorié parMicrosoft. Si vous trouvez dans un article la phrase « Microsoft has confir-med this to be a problem in the Microsoft products listed at the beginning of thisarticle », vous serez au moins rassuré de savoir qu’il est normal que cela nefonctionne pas et on vous expliquera en général comment contourner leproblème ou… vivre avec.

1. La KB est accessible à http://support.microsoft.com/search/?adv=1

Page 28: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 28/202

15Images 

Figure 1.3 – Interrogation de la Knowledge Base

IMAGES

Même si les documents longs sont souvent des textes copieux sans beau-coup de graphismes, Word sait néanmoins gérer de nombreux types et for-mats d’images1. Les images peuvent être créées directement dans Word oubien importées dans le traitement de texte quand il ne sait pas les produire.Parmi les types d’images importables, on peut citer les photographiesnumériques, les reproductions d’œuvres numérisées, les graphismes pro-duits par d’autres logiciels, les copies d’écran, etc. Nous allons dresser unrapide panorama de toutes ces possibilités.

Insertion d’images

Pour insérer une image dont vous possédez le fichier, positionnez le curseur àl’emplacement où vous voulez placer l’image et choisissez la commande Inser-tionImageÀ partir du fichier. Une fois l’image insérée, faites un clic droitsur l’image et choisissez Format de l’image dans le menu contextuel. Les diffé-rents onglets de la boîte de dialogue Format de l’image permettent de paramé-

1. http://support.microsoft.com/kb/320314/en-us

Page 29: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 29/202

16 Chapitre 1. Principes fondamentaux d’un traitement de texte

trer la couleur, la luminosité, le contraste et la taille de l’image, ainsi que sonhabillage et sa compression (pour faire diminuer le poids de votre document,

vous pouvez décider de compresser toutes les images).Quand vous placez une image dans Word, la boîte de dialogue Insérer une

image vous laisse le choix entre l’insertion et la liaison de l’image (Insérer ouLier au fichier). Dans le premier cas, l’image est contenue dans le documentWord et dans le deuxième cas, Word crée simplement un lien vers le fichierimage. Si vous avez beaucoup d’images à placer, nous vous conseillons decréer un répertoire où vous stockerez toutes vos images, puis de définir cerépertoire comme dossier par défaut pour vos fichiers d’images dansOutilsOptionsDossiers par défaut. Ensuite, vous utiliserez systématique-ment la commande Lier au fichier quand vous insérerez une image. Pourgagner du temps, vous pouvez aussi afficher la barre d’outils Image.

Création de graphismes dans Word

Word possède une quantité impressionnante d’outils intégrés qui permet-tent de créer différents types de graphismes :

• Barre d’outils Dessin (excellent outil de dessin vectoriel)

• Barre d’outils WordArt (ajout de texte stylisé)• InsertionDiagramme (6 types de diagrammes disponibles dont les

organigrammes hiérarchiques)

• InsertionImageImages Clipart (bibliothèque d’images)

• InsertionImageFormes automatiques (lignes, connecteurs, flèches,étoiles, bulles, etc.)

• InsertionImageGraphique (graphique similaire à ceux produits parExcel)

Cette richesse fonctionnelle est souvent inexploitée et la plupart desutilisateurs ont le réflexe de créer un graphisme dans un autre logiciel pourl’importer dans Word. C’est notamment le cas pour les graphiques d’Excel,alors que Word sait parfaitement gérer ce type de graphique. Nous vousconseillons de privilégier les ressources internes de Word en matière degraphisme avant de vous orienter vers une solution externe.

Page 30: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 30/202

2Organisation du travail

Un document long implique forcément un long travail, si bien qu’il convientde protéger son investissement en organisant au mieux le processus decréation du document. Penser que la production d’un document long serésume à la rédaction de ce document serait une grave erreur. Un travaild’une telle ampleur nécessite une véritable organisation qui s’assimile à unegestion de projet. Nous insisterons ensuite lourdement sur la nécessité des

sauvegardes puis nous montrerons comment optimiser son environnementde travail.

PLANIFICATION

Quand on pense que la durée minimale d’écriture d’une thèse est de troisannées, on se dit que l’on a intérêt à optimiser la gestion de son temps detravail. Fort heureusement, la durée de production moyenne des autres

types de documents longs n’est pas aussi importante ; cependant, mêmeune rédaction s’étalant sur quelques mois nécessite une véritableplanification qui peut s’apparenter à une gestion de projet.

La première des choses à faire consiste à inventorier toutes les étapes quiseront nécessaires à l’élaboration du document final ainsi qu’à son exploi-tation. Voici par exemple une liste non exhaustive de tâches à accomplirpour la rédaction d’un mémoire de master :

Page 31: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 31/202

18 Chapitre 2. Organisation du travail 

• délimitation du sujet

• élaboration de la problématique• établissement du plan

• lectures

• compilation de références bibliographiques

• rédaction

• indexation

• relectures

• impression

• dépôt du document

• envoi aux membres du jury

• préparation de la soutenance

• soutenance

À chacune de ces étapes, vous devez attribuer une durée et ensuiteréaliser un planning qui sera compatible avec le temps dont vous disposezjusqu’à la soutenance. Il est inutile d’employer pour ce faire un logiciel degestion de projet et de formaliser vos tâches à l’aide de diagrammes deGantt ; contentez-vous de lister toutes les étapes dans un tableau et de leurattribuer une durée réaliste. Une fois cette planification réalisée, le plus dursera de la respecter. Pour ne pas vous stresser outre mesure, prévoyez unemarge de sécurité qui autorise de légers débordements. Le fait de prévoir du

temps pour l’indexation et les relectures est un gage de qualité de votretravail car vous êtes ainsi assuré que ces étapes importantes ne seront pasbâclées, voire carrément passées à la trappe. Trop d’étudiants avouent lejour de leur soutenance ne pas avoir pris le temps de relire ou de faire relireleur mémoire. Bien évidemment, le jury pénalise l’étudiant dont ledocument comporte un trop grand nombre de coquilles et de fautesd’orthographe.

Page 32: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 32/202

19Décisions à prendre avant de commencer 

DÉCISIONS À PRENDRE AVANT DE COMMENCER 

Avant de vous lancer dans la rédaction de votre document, vous devezprendre un certain nombre de décisions dont certaines ont des conséquen-ces importantes.

Diviser pour mieux régner ?

Si vous consultez des manuels consacrés à l’étude de Word, vous constate-rez souvent qu’il est recommandé pour la rédaction des documents volumi-neux de constituer un document maître et des sous-documents. Dans ce

type d’organisation, le document maître constitue une sorte de table desmatières qui pointe vers chacun des sous-documents qui contiennent lesparties ou les chapitres du document long. Si cette organisation peut paraî-tre de prime abord judicieuse car vous ne travaillez à la fois que sur une par-tie réduite de votre document, elle se révèle au final trop contraignantepour être bénéfique. Ce type de structuration était parfaitement justifié il ya une vingtaine d’années quand il était difficile de traiter des documents deplus d’une centaine de pages, mais Word est aujourd’hui parfaitementcapable de gérer des documents de plusieurs milliers de pages sans aucun

problème. On perd un peu de temps lors du chargement du fichier et lesfichiers sont plus volumineux, mais le fait de traiter son document en uneseule unité résout toute une série de problèmes qui se posent lors de l’utili-sation d’un document maître. En fait, la décision de créer un documentmaître et des sous-documents sera dictée par la configuration matérielle devotre ordinateur ; si vous avez un ordinateur récent qui possède suffisam-ment de mémoire vive, vous pouvez gérer votre document en un seulfichier, Word acceptant des documents d’une longueur maximale de32 Mo de texte (ce qui représente près de 16 000 pages de texte au format

que vous tenez entre les mains).

Choix de la feuille de styles

Même si nous avons dit dans le chapitre précédent que la mise en forme pou-vait se faire après la saisie complète du texte, il n’est pas déraisonnable demettre en forme votre texte une fois qu’une partie significative aura été rédi-

Page 33: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 33/202

20 Chapitre 2. Organisation du travail 

gée. Pour ce faire, vous devrez utiliser une feuille de styles ; le prochain cha-pitre est entièrement consacré à cette question délicate et nous y reviendrons

donc en détail. Pour autant, la question du choix de la feuille de styles doitêtre réglée avant de commencer la rédaction. Il n’y a en général que deuxsolutions : soit la feuille de styles vous est imposée, soit vous devez la créervous-même. Dans le premier cas, vous n’aurez rien à faire ; dans le secondcas, il vous faudra élaborer avec soin ce qui donnera une identité visuelle àvotre document. Même si vous avez parfaitement le droit de modifier à l’issuede la rédaction votre feuille de styles, vous devez au moins avoir prévu avantde commencer la rédaction toutes les mises en forme que vous utiliserez dansvotre document. Bien évidemment, il faut à ce moment-là réaliser de nom-

breux tests et vous emploierez pour ce faire un texte fictif dont la nature serapproche du type de document que vous avez à écrire.

Nommage du document 

À première vue, cela peut sembler étrange de s’attarder sur le choix du nomdu document, mais vous allez vite comprendre l’intérêt de la chose. Sivotre document conserve toujours le même nom, vous ne pouvez pasconserver l’historique des évolutions de votre document. Pour ce faire, leseul moyen est d’attribuer un nom différent à chacune des versions de votredocument. Dans ces conditions, il convient de définir une convention denommage que vous utiliserez tout au long de la rédaction de votredocument. Cette procédure vous permet de garder la trace des versionssuccessives. De plus, en cas de corruption d’un fichier, il est facile de repar-tir de l’avant-dernière version du document. Pour prendre en compte lesdifférentes versions d’un même document, vous devez le sauvegarder sousdes noms différents à l’issue de chaque modification. Vous aurez ainsi touteune série de documents dont les noms indiqueront le numéro de version ou

bien la date du document (Document_V1.DOC, Document_V2.DOC,Document_V3.DOC ou bien encore Document_10-01-07, Document_14-01-07, Document_21-01-07, etc.). Ce système est un peu contraignant audépart, mais une fois que l’on en a pris l’habitude, il se révèle très simple àutiliser et augmente considérablement la sécurité de vos sauvegardes. Cesystème accroît bien sûr le volume à sauvegarder, mais nous vivons à uneépoque où le Go est très bon marché.

Page 34: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 34/202

21Gestion des sauvegardes 

GESTION DES SAUVEGARDES

Il existe quelques axiomes de base en informatique et notamment le faitque l’on doit toujours effectuer une copie de sauvegarde de ses informationsimportantes. Cette copie de sauvegarde doit bien évidemment s’effectuersur un support physique indépendant de l’emplacement où le fichier origi-nal se situe ; en effet, il serait totalement inutile d’effectuer une copie desauvegarde sur le même disque qui renferme le fichier original car, en casde défaillance du disque, l’original et sa copie seraient perdus. Pratique-ment, cela signifie que si l’on stocke ses fichiers sur son disque dur, ce quiest le cas le plus fréquent, il faut créer la copie de sauvegarde sur un CD-R

ou bien encore une clé USB.Aujourd’hui les solutions de sauvegarde sont tellement nombreuses et

bon marché que le problème n’est plus du tout technique, mais psychologi-que. En effet, les utilisateurs ont en général bien du mal à admettre lanécessité de réaliser des sauvegardes. Pourtant les raisons pour qu’uneinformation stockée sur un support informatique devienne illisible sonttrès nombreuses : coupure de courant, foudre, virus, inattention, mal-veillance, incendie, dégât des eaux et vol sont des scénarios parfaitementenvisageables qui n’arrivent pas qu’aux autres. Le plus pénible en lamatière est sans doute que les discours ne servent à rien car l’utilisateur neprend conscience du problème que lorsqu’il a été victime de la perte d’unfichier important…

 Nous tenterons néanmoins de convaincre les sceptiques en posant uneseule question : combien de temps vous faudrait-il pour reconstituer l’inté-gralité de votre document s’il fallait repartir de zéro ?

Une fois que vous avez véritablement compris la nécessité de protégervotre investissement et que vous êtes décidé à effectuer des sauvegardes,

vous devez vous poser la question du support des sauvegardes et de leur fré-quence. Le problème du choix du support de sauvegarde est assez complexeet l’on pourrait facilement consacrer un livre entier à ce sujet. Pour vousguider dans votre choix, il faut prendre en compte les éléments suivants :coût, facilité de sauvegarde, facilité de restauration et estimation de la lon-gévité des sauvegardes. Nous vous proposons ci-dessous un scénario de sau-vegarde complet et bon marché :

Page 35: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 35/202

22 Chapitre 2. Organisation du travail 

• À la fin de chaque journée de travail, vous faites une copie de sauve-garde de votre document (dont le nom respecte les conventions de nom-

mage que vous avez définies) sur votre clé USB et vous envoyez par FTPune copie de votre document sur votre espace perso (chez le FAI Free,vous bénéficiez gratuitement d’un espace de 10 Go).

• Toutes les semaines, vous gravez un CD-RW (ou un DVD-RW en fonc-tion du volume de vos fichiers) qui contient l’ensemble des fichiers pro-duits lors de la semaine.

• Tous les mois, vous gravez un DVD rassemblant tous les fichiers produitsdans le mois et vous stockez ce DVD dans un lieu différent de votre

domicile.

OPTIMISATION DE L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Un travail de longue haleine sur un même document mérite que l’ons’attarde sur tous les moyens qui permettent d’améliorer la productivité.Word met à votre disposition toute une série d’options qui augmententl’ergonomie du logiciel. Nous avons déjà signalé le rôle des options dans lapersonnalisation du logiciel et nous allons revenir sur quelques options quiméritent le détour.

 Tout système de secours doit être régulièrement testé et c’est la raisonpour laquelle on fait des exercices d’alerte au feu. Vos sauvegardes nefont pas exception à cette règle de base en matière de sécurité et vousdevez donc régulièrement vérifier la qualité de vos sauvegardes.

Pour un document vraiment important, il est préférable de réaliserdeux copies de sauvegarde et de les stocker dans deux endroits diffé-

rents. En effet, si un incendie détruit votre habitation, il y a de grandsrisques pour que votre ordinateur et vos sauvegardes partent enfumée. Un utilisateur prudent conserve un deuxième jeu de sauve-garde dans un autre lieu (résidence secondaire, coffre à la banque,etc.). Cette clause fait d’ailleurs partie de tous les contrats d’assurancequi couvrent le risque informatique.

Page 36: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 36/202

23Optimisation de l’environnement de travail 

Dans l’onglet Enregistrement  de la boîte de dialogue Options, nousvous conseillons de cocher les options suivantes :

• Toujours créer une copie de sauvegarde

• Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les10 minutes

Dans l’onglet Dossiers par défaut de la boîte de dialogue Options, nousvous conseillons de définir le dossier qui contient votre document ; de lasorte vous pourrez ouvrir plus rapidement votre document de travail.

Comme nous n’utilisons pas toujours le même nom de fichier pour notredocument, il est impossible de définir un raccourci vers ce document. Enrevanche, il existe une autre technique pour ouvrir le dernier fichier queWord a enregistré. En effet, Word admet plusieurs paramètres sur sa lignede commande (appelés dans l’aide en ligne commutateurs de démarrage)dont le paramètre /mfile qui permet d’ouvrir au démarrage un des fichiersde la liste des derniers fichiers utilisés. Si vous créez un raccourci dont lacible est WINWORD.EXE /mfile1, Word charge à l’ouverture le premierfichier de la liste des derniers fichiers utilisés (ce genre d’information figure

dans la Knowledge Base, mais pas dans l’aide en ligne).

Vous pouvez également optimiser la saisie en jouant sur les différentespossibilités de la boîte de dialogue Correction automatique

(OutilsOptions de correction automatique). Les différents onglets decette boîte de dialogue offrent des fonctionnalités intéressantes tant dupoint de vue de la correction automatique que des insertions automatiques.D’une part Word peut corriger automatiquement les fautes que vous com-mettez souvent, comme des inversions de lettres, mais il peut aussi appli-

quer certaines mises en forme comme la transformation des guillemetsanglais (") en guillemets typographiques («). Grâce aux onglets Correction

automatique et Insertion automatique, vous avez également la possibilitéde faire saisir automatiquement des expressions en ne tapant simplementque quelques lettres. Dans l’exemple illustré à la figure 2.1, la suite decaractères « lds » sera automatiquement remplacée par l’expression « Labo-ratoire dynamique des systèmes ».

Page 37: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 37/202

24 Chapitre 2. Organisation du travail 

Figure 2.1 – Boîte de dialogue Correction automatique

Si dans votre document vous avez beaucoup d’expressions qui revien-

nent souvent, vous avez tout intérêt à les définir en tant qu’option de cor-rection automatique ou bien en tant qu’insertion automatique.

Vous pouvez enfin configurer complètement l’interface utilisateur devotre logiciel pour qu’il soit le plus ergonomique possible. Word permet eneffet une grande souplesse dans le paramétrage de son interface et vouspouvez ainsi définir les barres d’outils qui s’affichent. Vous avez même lapossibilité de définir vos propres barres d’outils (AffichageBarresd’outilsPersonnaliser) qui contiendront les outils que vous avez sélec-

tionnés. Si vous utilisez souvent des caractères qui ne figurent pas sur leclavier et que vous avez du mal à retenir des raccourcis clavier, vous pouvezassez facilement créer une barre d’outils qui contiendra ces caractères surlesquels vous n’aurez plus qu’à cliquer pour qu’ils soient saisis dans votretexte. Vous trouverez dans les fichiers qui accompagnent cet ouvrage unesérie de barres d’outils personnalisées, dont une barre d’outils qui contientles majuscules accentuées.

Page 38: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 38/202

25Optimisation de l’environnement de travail 

En matière d’ergonomie, il existe aussi un élément extrêmement impor-tant qui est pourtant bien souvent négligé : l’affichage du texte à l’écran.

Même si vous n’êtes pas déficient visuel, vous pouvez éviter facilement lafatigue oculaire engendrée par de longues séances de saisie à l’ordinateur entestant les différentes possibilités que Word met à votre disposition. Lacommande AffichageZoom permet d’ajuster la taille des caractères àl’écran. La commande Affichage Normal permet un affichage des carac-tères plus grand car elle masque les détails de la mise en page. Vous pouvezbien évidemment sélectionner la couleur des caractères à l’écran ainsi quecelle du fond de l’écran. N’oubliez pas également si vous êtes équipé deWindows XP ou Windows Vista de sélectionner la technologie ClearType

comme méthode de lissage des polices écran dans les propriétés d’affichagede Windows.

En conclusion, vous devez bien comprendre que plus le travail de rédac-tion de votre document sera long, plus vous avez intérêt à investir du tempsdans la planification et l’optimisation du processus rédactionnel.

Page 39: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 39/202

Page 40: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 40/202

3Gestion des styles

Quand on demande à des utilisateurs de micro-ordinateurs s’ils ont déjàutilisé Word, l’immense majorité répond par l’affirmative. Quand ondemande ensuite à ce même groupe qui a déjà utilisé une feuille de styles,les réponses sont en général négatives. Ce constat n’est finalement guèreétonnant car on n’a réellement besoin des feuilles de styles que lorsque l’oncrée des documents longs. Si l’on se contente de rédiger sous Word sonCV, une dissertation ou bien encore un document de quelques pages, on neressent pas le besoin d’utiliser les styles de Word. De plus, la mise en formede base du texte est tellement simple sous Word que la plupart des utilisa-teurs n’imaginent même pas qu’il puisse y avoir d’autres solutions que decliquer sur les boutons de la barre d’outils Mise en forme ou d’utiliser lescommandes FormatPolice ou bien encore FormatParagraphe. Pour-tant, dès qu’un document atteint un certain nombre de pages et possèdeune structure un tant soit peu évoluée, l’utilisation des styles devient obli-gatoire. L’emploi de styles dans un document Word offre les avantages sui-vants :

• gain de temps,

• homogénéisation de la mise en forme,

• génération automatique de la table des matières,

• utilisation du mode plan,

• conversion facilitée pour une édition électronique.

Page 41: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 41/202

28 Chapitre 3. Gestion des styles 

De toutes les manières, même si vous n’êtes pas convaincu de l’intérêt del’utilisation des styles, on vous forcera à utiliser une feuille de styles dans de

nombreux cas de figures, comme la rédaction d’une thèse, d’un article derevue ou d’un manuscrit à remettre à un éditeur. Dans ces conditions, il estvraiment important de maîtriser parfaitement toutes les subtilités des styles.

UN EXEMPLE DE CE QU’IL NE FAUT PAS FAIRE

Afin d’expliquer le concept de style dans Word, nous allons prendre un exem-ple simple. Imaginez que vous rédigiez un mémoire de deux cents pages dans

lequel figurent une centaine de citations. Afin de bien identifier ces citationsdans votre texte, vous avez décidé de procéder à certains enrichissements typo-graphiques et le texte de vos citations doit avoir les attributs suivants :

• Police : Verdana (la police du texte courant est en Times New Roman)

• Italique

• Retrait gauche : 1 centimètre

• Retrait droit : 1 centimètre

• Espace avant : 6 points• Espace après : 6 points

Si vous ne connaissez pas l’utilisation des styles, la mise en forme de voscitations risque de vous prendre beaucoup de temps car pour chaque cita-tion, vous allez devoir :

• modifier la police pour qu’elle passe de Times New Roman à Verdana,

• appliquer l’attribut italique,

• afficher la boîte de dialogue Paragraphe pour définir les retraits (gaucheet droite) et les espacements (avant et après).

Si vous ne connaissez vraiment rien à Word, vous allez devoir faire cetravail de mise en forme pour chacune de vos citations. Pour gagner dutemps, vous allez sans doute vite comprendre qu’il est plus efficace decopier puis coller le paragraphe de la citation précédente et d’écraser le

Page 42: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 42/202

29La solution à notre problème

texte par celui de la bonne citation. Grâce à ce bricolage, vous allez gagnerdu temps car tout le travail de mise en forme sera déjà réalisé. Une autre

technique consiste à utiliser l’outil Reproduire la mise en forme  dontl’icône représente un pinceau. Cet outil très pratique, qui est disponible surla barre d’outils Standard, permet par mimétisme de reproduire facilementune mise en forme. Si vous pensez pour autant pouvoir vous passer des sty-les, vous avez tort. Outre le fait que ces manipulations sont relativementfastidieuses, imaginez qu’à la fin de la rédaction de votre mémoire, votredirecteur de recherche trouve que votre enrichissement typographique descitations ne convient pas ; il vous demande alors de changer la taille de lapolice qu’il juge trop importante et de passer du corps 12 au corps 11. Si

vous savez utiliser correctement la commande de recherche et de rempla-cement et sous réserve que vous n’ayez pas utilisé la police employée pourles citations et l’italique pour d’autres mises en forme de votre texte, vouspourrez alors automatiser la modification du style de vos citations. Si teln’est pas le cas, il va falloir modifier manuellement toutes les occurrencesde vos citations et appliquer la nouvelle mise en forme à chaque citation.Avouez que cela est plutôt décourageant et, bien évidemment, cela inter-vient toujours en fin de rédaction alors que vous préféreriez consacrer dutemps à la relecture du texte de votre mémoire ou bien à la préparation de

votre soutenance.L’utilisation d’un style permet de résoudre élégamment tous ces problè-

mes. Un style est tout simplement la mémorisation d’une série de paramètresde mise en forme à laquelle on assigne un nom. Voyons à présent comment àl’aide d’un style on peut résoudre la situation décrite précédemment.

LA SOLUTION À NOTRE PROBLÈME

La création d’un style est quelque chose de très simple, comme vous allez leconstater. Lors de la saisie de votre première citation, effectuez la mise enforme avec les enrichissements typographiques que vous avez définis.Sélectionnez ensuite le paragraphe de la citation et choisissez la commandeFormatStyles et mise en forme. Le volet Styles et mise en forme appa-raît sur la droite de l’écran. Le texte de votre citation étant toujours biensélectionné, cliquez sur le bouton Nouveau style.

Page 43: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 43/202

30 Chapitre 3. Gestion des styles 

Figure 3.1 – Création d’un style par l’exemple

La boîte de dialogue suivante illustrée à la figure 3.2 apparaît. Dans lechamp Nom, saisissez Citation et dans le champ Style du paragraphe sui-vant, saisissez Normal. C’est terminé : vous venez de définir un style !

Figure 3.2 – Création d’un nouveau style

 Dans la suite de ce chapitre, afin d’alléger notre texte, nous désigne-

rons le volet Styles et mise en forme sous le terme volet.

Page 44: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 44/202

31Concept de feuille de styles 

Une fois le style défini, il suffit de l’appliquer au texte sélectionné : dansnotre exemple, vous appliquez en une seule fois six paramètres de mise en

forme. Bien évidemment, un style peut contenir de très nombreux paramè-tres de mise en forme (parfois plus d’une vingtaine) et le principe reste lemême. Quand vous souhaitez modifier la mise en forme d’un style, il suffitde modifier le style lui-même et la modification se propagera à l’ensembledu texte auquel ce style a été appliqué. Dans notre exemple, comme le for-mat de citation ne plaît pas à votre directeur de recherche, il vous suffit demodifier le style Citation.

CONCEPT DE FEUILLE DE STYLES

On appelle feuille de styles l’ensemble des styles qu’utilise un document ou untype de document. Au sein d’une entreprise, il peut y avoir une feuille de stylespour les rapports et une autre pour les comptes rendus. Dans une université, ilpeut exister une feuille de styles pour les mémoires de Master et une autre pourles thèses. Chez un éditeur, il y a en général une feuille de styles par collectiond’ouvrage. Une feuille de styles implique donc que la mise en pages d’undocument ait été pensée au préalable. La feuille de styles peut se présenter sousdeux formes : soit un modèle de document Word (.dot) qui contient les stylesde la feuille de styles, soit un document Word (.doc) qui renferme égalementces styles, ce document pouvant d’ailleurs être produit à partir d’un modèle.

Quand vous rédigez un document long, l’utilisation d’une feuille de styles,pour les raisons que nous avons déjà évoquées, est impérative. Vous devez parconséquent réfléchir à son utilisation avant de commencer la rédaction devotre document. Il y a en général deux hypothèses : soit la feuille de styles vousest imposée, soit vous avez une totale liberté du choix de la mise en forme de

  On retrouve également le concept de feuille de styles pour lesdocuments HTML ou XML qui emploient des fichiers CSS (Cascading Style Sheet, style sheet signifiant feuille de styles en anglais). Dans ce casde figure, la mise en forme s’applique à l’affichage des pages Web et les

instructions de mise en forme sont séparées du contenu.

Page 45: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 45/202

32 Chapitre 3. Gestion des styles 

votre document, ce dernier cas devenant de plus en plus rare. En effet, dans laplupart des cas, l’organisme (entreprise, éditeur, université, etc.) sous l’autorité

duquel vous rédigez votre document vous imposera sa feuille de styles car lesorganisations qui manipulent de nombreux documents ont rapidement perçules avantages qu’elles avaient à normaliser leur production documentaire. Dansce cas de figure, il ne vous reste plus qu’à vous familiariser avec la feuille de sty-les qui vous est imposée, c’est-à-dire prendre connaissance de tous les styles quisont mis à votre disposition. Conscientes des lacunes de leurs étudiants, de plusen plus d’universités imposent d’ailleurs à leurs thésards des formations obliga-toires à l’utilisation de la feuille de styles maison.

Si vous avez une totale latitude dans la mise en forme de votredocument, vous avez alors trois solutions à votre disposition :

• Reprendre intégralement une des nombreuses feuilles de styles que l’ontrouve en ligne ;

• Reprendre une feuille de styles et l’adapter à vos besoins ;

• Créer une feuille de styles en partant de zéro.

Si vous êtes pressé et si vous n’avez pas une grande connaissance deWord, la première solution est sans doute la plus simple et la saisie dans unmoteur de recherche de la requête « télécharger université "feuille de sty-les" » vous apportera un grand nombre de réponses. Il n’y a a priori pas deproblème juridique à utiliser une feuille de styles produite par une univer-

sité car l’immense majorité de ces documents est libre de droits1.La deuxième solution est intéressante car vous ne partez pas de rien,

mais vous allez quand même pouvoir exercer votre créativité et personnali-ser la feuille de styles en fonction de vos besoins.

 Vous trouverez souvent la graphie « feuille de style » écrite au singulier ;dans la mesure où nous considérons qu’une feuille de styles est une collec-tion de styles, nous préférons employer la marque du pluriel.

1. Par exemple, la feuille de styles de l’université Lyon 2 est diffusée en licence Crea-tive Commons : http://theses.univ-lyon2.fr/?q=node/26

Page 46: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 46/202

33Concept de feuille de styles 

La troisième solution est beaucoup plus délicate car elle implique quel’on possède de l’expérience et des compétences. Elle nécessite au mini-

mum que l’on ait passé du temps à étudier des feuilles de styles produitespar d’autres.

Quelle que soit la solution adoptée, vous devez au final avoir unecollection de styles à votre disposition et bien les connaître. Pour ce faire,le plus simple est sans doute de créer un document contenant un exempled’utilisation de chaque style, puis de l’imprimer afin de le garder à portée demain. Une autre solution consiste à imprimer la liste des styles d’undocument en paramétrant la boîte de dialogue Imprimer  (figure 3.3)

accessible par le menu FichierImprimer. Word imprime alors la listecomplète des styles du document en décrivant les attributs de mise enforme de chaque style, comme dans l’exemple suivant :

• Titre 1 –  Normal + Police : Arial, 14 pt, Gras, Tout en majuscule,Retrait : Gauche : 1,5 cm, Suspendu : 0,8 cm, Droite : 2 cm, Interligne :Exactement 18 pt, Espace Avant : 21,95 pt, Après : 8 pt, Paragraphessolidaires, Niveau 1, Tabulations : 1,1 cm, Gauche.

Figure 3.3 – Impression des styles d’un document 

Page 47: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 47/202

34 Chapitre 3. Gestion des styles 

FEUILLE DE STYLES ET MISE EN PAGE

 Nous avons défini une feuille de styles comme un ensemble de styles, c’est-à-dire de paramètres de mise en forme qui sont tous accessibles par les options du

menu Format. Il existe pourtant des options de formatage qui sont importanteset qui ne sont pas gérées par le biais de styles ; nous voulons ici parler des optionsde mise en pages qui sont définies par la commande FichierMise en page. Lesparamètres comme les marges, le format du papier ou bien encore la dispositiondu texte (portrait ou paysage), même s’ils ne modifient pas à proprement parlerla mise en forme du texte, ont indiscutablement un impact sur l’aspect généraldu document. C’est la raison pour laquelle on englobe en général ces paramètresdans la définition de la feuille de styles. En effet, la feuille de styles (.dot ou .doc)que vous devez utiliser dans le cadre de la rédaction d’un document long con-

tient non seulement des styles, mais aussi des options de mise en page.Même s’il est possible de changer les options de mise en pages à

n’importe quel moment de la rédaction du document, il est préférable deles définir avant de commencer l’écriture. Par exemple, la modification desmarges peut avoir un impact considérable sur les sauts de page que vousavez pu définir manuellement. Autant que faire se peut, il est donc souhai-table de répondre aux questions suivantes avant d’entamer la rédaction :

• Quel est le format du papier sur lequel sera imprimé le document ?

• Quelles sont les marges du document ?

• Le document sera-t-il imprimé en recto verso ?

• Le document sera-t-il imprimé en portrait ou en paysage ?

En fonction des réponses à ces questions, vous devez paramétrer lesoptions de la boîte de dialogue Mise en page.

 Vous trouverez également dans la boîte à outils qui accompagne cet

ouvrage une macro qui reprend un peu la même fonctionnalité quel’impression des styles, sauf qu’un document est créé au lieu d’êtreimprimé et que seuls les styles utilisés sont listés.

Page 48: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 48/202

35Gérer les styles 

GÉRER LES STYLES

Création d’un style

Il existe deux méthodes pour créer un style : soit partir d’un exemple demise en forme (comme nous l’avons déjà vu), soit partir de zéro. La pre-mière méthode est plus facile pour les débutants, mais l’une et l’autrereviennent finalement au même. Pour créer un style, vous devez faire affi-cher le volet grâce à la commande FormatStyles et mise en forme. Cevolet, qui est disponible dans les versions 2002 et 2003 de Word, estl’interface utilisateur qui vous permet de gérer toutes les fonctionnalités

liées à l’usage des styles. Si ce volet vous est inconnu, vous avez tout intérêtà prendre le temps d’en découvrir toutes les possibilités. Pour créer un style,vous devez utiliser le bouton Nouveau style. Si vous voulez partir d’unexemple de mise en forme, vous devez d’abord sélectionner cette mise enforme avant de cliquer sur ce bouton. Si vous voulez partir de zéro, n’effec-tuez aucune sélection de texte avant de choisir la commande Nouveaustyle. Nous allons à présent détailler la boîte de dialogue Nouveau style.

Figure 3.4  – Création d’un style

Page 49: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 49/202

36 Chapitre 3. Gestion des styles 

Choix du nom du style

Dans le premier champ, vous devez définir le nom de votre style ; bienqu’un nom de style dans Word puisse compter jusqu’à 255 caractères1, lenom que vous allez choisir doit être à la fois significatif, mais pas trop long,car cela pourrait poser des problèmes d’interface utilisateur. Vous pouvezutiliser des espaces dans les noms de styles et les noms suivants sont, parexemple, parfaitement valides : Titre chapitre, Encart Gras, Mise en garde.En revanche, vous ne pouvez pas utiliser de nom de style qui figure déjàdans le document ; parmi les styles qui existent déjà, on compte les stylesqui ont été créés préalablement par l’utilisateur ainsi que tous les styles pré-définis de Word. En effet, tout document Word contient une liste impor-tante de styles intégrés dont il est important de connaître l’existence.

La gestion des noms d’une feuille de styles Word est assez complexe en raisonde la présence de ces styles prédéfinis qui sont au nombre de 154 pour Word 2003et 198 pour Word 2007 (vous trouverez dans la documentation électronique quiaccompagne cet ouvrage la liste complète de ces styles intégrés2). Le premierpiège est que les noms des styles font la différence entre les majuscules et lesminuscules si bien que les styles Adresse expéditeur (style prédéfini) et AdresseExpéditeur (style défini par l’utilisateur) sont considérés comme différents. Cela

constitue une grande source de confusion et nous vous recommandons denommer vos styles de manière à ce qu’ils soient clairement distingués des stylesprédéfinis. Le deuxième écueil vient du fait que la liste Afficher du volet n’estpas un modèle de clarté ; cette liste propose les cinq options suivantes :

• Mises en forme disponibles

• Mise en forme en cours d’utilisation

• Styles disponibles

• Tous les styles

• Personnalisé...

1. Si vous voulez tout connaître des limites de Word, consultez la Knowledge Base àl’adresse suivante : http://support.microsoft.com/kb/211489/en-us

2. En regardant de plus près un fichier Word 2007, vous vous apercevrez d’ailleurs quel’archive du fichier .docx contient un fichier nommé styles.xml qui comprend les nomsinternes des styles prédéfinis de Word qui sont différents des noms des styles en français…

Page 50: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 50/202

37Gérer les styles 

Attardons-nous d’abord sur la troisième option, Styles disponibles.Quand vous créez dans Word 2003 un document basé sur le modèle

 Normal.dot qui n’a jamais été modifié, vous constatez que seuls quatrestyles sont « disponibles » dans cette liste : Normal, Titre 1, Titre 2 etTitre 3. Comme nous avons dit précédemment que Word 2003 intégraitprès de 150 styles prédéfinis, vous pouvez voir que nous sommes bien loindu compte. En fait, l’option Styles disponibles n’affiche que les styles dontl’affichage a été demandé. Par défaut, dans Word 2003, seuls quatre stylessont affichés, mais vous pouvez modifier ce comportement. Logiquement,vous pourriez penser que la quatrième option, Tous les styles, affiche bientous les styles intégrés de Word, mais cela n’est pas tout à fait exact. En

effet, une trentaine de styles correspondant à des mises en forme liées à desfonctions spéciales de Word (appel de note, note de bas de page, index,table des matières) ne sont pas affichés par défaut. La dernière option,Personnalisé, permet de comprendre ce qui est listé réellement et autoriseun paramétrage fin de l’affichage des styles dans le volet.

Figure 3.5 – Paramétrage de l’affichage des styles

dans le volet Styles et mise en forme

Page 51: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 51/202

38 Chapitre 3. Gestion des styles 

 Nous vous conseillons vivement de prendre le temps d’explorer cetteboîte de dialogue afin de comprendre et d’optimiser l’affichage des styles

dans le volet.

Vous noterez la présence de la liste Catégorie qui comprend une optionStyles disponibles. C’est cette option qui permet de paramétrer l’affichagedes listes de l’option Styles disponibles dans le volet.

La première option de la liste Afficher, Mises en forme disponibles,affiche la liste des styles disponibles (au sens où nous venons de les définir)ainsi que toutes les mises en forme auxquelles un nom de style n’a pas étéattribué.

Ainsi, quand vous attribuez le style italique à un paragraphe ayant lestyle Normal (le style par défaut), vous voyez apparaître dans la liste desmises en forme disponibles l’élément Italique. Il ne s’agit donc pas d’unstyle, mais bien d’une mise en forme.

Dans la mesure où nous vous recommandons d’utiliser le plus souventpossible des styles dans un document, ce genre de mise en forme ne devraitpas exister car vous devriez créer un style pour chaque type de mise en

forme. Il faut cependant bien reconnaître que si vous utilisez un type demise en forme une seule fois dans un document, l’utilité de la création d’unstyle est moins évidente.

Il y a cependant un risque à la mise en forme d’un document sans passerpar les styles. En effet, si vous utilisez la liste Mises en forme disponibles,vos mises en forme s’afficheront dans la même liste que vos styles et vousserez tenté de « styler » votre document en utilisant des mises en forme etnon pas des styles. Le fait que les styles et les mises en forme s’affichentdans une même liste crée évidemment une confusion possible entre cesdeux types de formatage d’un document qui sont pourtant conceptuelle-ment bien différents.

Vous remarquerez cependant qu’il est facile de distinguer dans cette listeun style d’une mise en forme car les styles affichent un symbole (en fonc-tion du type de style) à l’extrémité de la liste, alors que les mises en formen’affichent rien.

Page 52: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 52/202

39Gérer les styles 

Figure 3.6 – Les styles se distinguent des mises

en forme grâce à un symbole

Choix du type de style

Dans la boîte de dialogue Nouveau style, le champ Type de style permet

de définir le type du style parmi les quatre options suivantes :

• Paragraphe

• Caractère

• Tableau

• Liste

 Si vous ne voulez plus que Word crée des mises en forme supplémen-

taires dans le volet, chaque fois que vous formatez du texte sans utili-ser un style, ne cochez pas l’option Suivi de la mise en forme  del’onglet Édition dans les options (OutilsOptions). En désactivantcette option, vous empêchez en fait l’affichage des mises en forme dis-ponibles dans le volet.

Page 53: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 53/202

40 Chapitre 3. Gestion des styles 

Vous choisissez le type de style en fonction de l’élément à mettre enforme. S’il s’agit d’un paragraphe en entier, vous devez sélectionner le type

paragraphe ; en revanche, s’il s’agit de caractères au sein d’un paragraphe,vous devez choisir le type caractère. Comme leur nom l’indique, les typestableau et liste concernent la mise en forme des tableaux et des listes àpuces ou des listes numérotées.

Vous noterez qu’il est parfaitement possible dans un style de type para-graphe de définir également le choix des caractères du paragraphe, commela police et sa taille. Vous réserverez le type caractère à toutes les mises enforme d’éléments textuels qui s’intègrent dans le corps d’un paragraphe,comme un lien hypertexte, une œuvre citée ou bien encore un terme dansune langue étrangère.

Choix du style de base

Un des aspects très intéressant de la structuration des styles est qu’un stylepeut être basé sur un autre style dont il héritera tous les paramètres de miseen forme. Prenons l’exemple de la définition de deux styles de type paragra-phe qui ont les caractéristiques suivantes :

• Titre Encart 1  : Normal + Police : 24 pt, Gras, Centré, Bordure :Encadrement : (Simple, Automatique, 0,5 pt Épaisseur du trait)

• Titre Encart 2  : Normal + Police : 16 pt, Gras, Centré, Bordure :Encadrement : (Simple, Automatique, 0,5 pt Épaisseur du trait)

 En théorie, Word peut gérer automatiquement la numérotation des lis-tes ; malheureusement, dans la pratique, un document volumineux pré-sentant de nombreuses listes numérotées automatiquement peutdevenir rapidement un véritable casse-tête car il arrive que la numéro-tation séquentielle ne s’interrompe pas à la fin d’une liste et continuesur la liste suivante. Cela a pour conséquence que de nombreux utilisa-

teurs chevronnés de Word bannissent les listes numérotées automati-quement et préfèrent créer des styles de type paragraphe pour gérer leslistes. Vous trouverez ainsi dans certaines feuilles de styles des stylesintitulés « Liste numérotée » qui sont en réalité des styles de paragrapheoù la numérotation des listes est gérée manuellement…

Page 54: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 54/202

41Gérer les styles 

Si vous examinez les caractéristiques de ces deux styles, vous remarque-rez qu’ils ne diffèrent que par la taille de la police (24 points pour Titre

Encart 1 et 16 points pour Titre Encart 2). Lors de la définition du styleTitre Encart 2, il serait plus judicieux de se baser directement sur TitreEncart 1, puis de modifier la taille de la police. La définition de TitreEncart 2 apparaîtra de la manière suivante :

Titre Encart 1 + Police : 16 p

Si vous avez de nombreux styles assez similaires à créer, vous gagnerez dutemps à vous baser sur un style proche. Ce mécanisme d’héritage des pro-priétés est très pratique, mais il convient d’en mesurer toutes les consé-

quences. Si vous modifiez un style qui sert de base à d’autres styles, vousmodifiez par la même occasion tous ces styles qui hériteront ainsi des nou-velles propriétés du style sur lequel ils sont basés.

Vous noterez enfin que la première option de la liste Style basé sur(aucun style) permet qu’un style ne soit pas basé sur un autre style.

Choix du style du paragraphe suivant 

Cette option, comme son nom l’indique, permet d’attribuer automatique-ment le style du paragraphe qui suit immédiatement le paragraphe dont vous

 De la même manière que Normal.dot est le modèle par défaut de Word,le style Normal est le style par défaut de chaque paragraphe. Ce style

jouant le rôle de style « de base », de nombreux styles seront par consé-quent basés sur le style Normal. Dans ces conditions, toute modifica-tion du style Normal entraînera toute une série de réactions en chaîneet il convient donc d’être particulièrement prudent en la matière. C’estpour cette raison que bon nombre de spécialistes de Word recomman-dent de ne jamais toucher au style Normal et de créer un style que l’onnommera Texte courant ou Paragraphe courant qui représentera leparagraphe dans lequel vous saisissez la majeure partie de votre texte. Ilest ensuite recommandé de baser les styles proches sur ce style qui vousservira alors de style par défaut. Ainsi, par la suite, si vous êtes dansl’obligation de modifier ce style de base, vous ne toucherez pas au style Normal.

Page 55: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 55/202

42 Chapitre 3. Gestion des styles 

êtes en train de définir le style. Cette option est intéressante car elle permetde gagner du temps dans la mesure où certains enchaînements de paragra-

phes sont évidents. Par exemple, le paragraphe qui suit en général un titre estun paragraphe de texte courant. De la même manière, certains styles, commeles listes, se retrouvent sur plusieurs paragraphes contigus si bien que dans cescas-là le style du paragraphe suivant est identique au style qui est défini.

Si vous ne savez pas a priori quel sera le style du paragraphe, vous devezchoisir un style le plus neutre possible, par exemple le style que vous avezdéfini pour le texte courant.

Choix de la mise en formeGrâce aux options de la zone Mise en forme de la boîte de dialogue Nou-veau style, vous pouvez déjà effectuer le formatage de base de votre style.Rappelons également que si vous avez sélectionné un texte déjà mis enforme avant de cliquer sur le bouton Nouveau style, la mise en formehérite de toutes les propriétés de formatage de la sélection si bien que vousn’avez pas besoin de les redéfinir.

Si vous avez besoin de plus d’options de formatage la liste  Format vousdonne accès aux menus suivants en fonction du type de style choisi :

Grâce à toutes ces options qui donnent accès aux différentes boîtes dedialogue que vous avez l’habitude d’utiliser en passant par le menu Format,vous pouvez paramétrer très finement la mise en forme de vos styles. Il n’estpas rare de trouver des styles qui comportent de nombreux paramètres deformatage, comme dans l’exemple suivant qui définit un style de type para-graphe utilisé pour les énumérations :

Paragraphe Caractère Tableau Liste

PoliceParagrapheTabulations

BordureLangueCadre

Numérotation

PoliceBordure

Langue

Propriétés du tableauBordure et trame

RayuresPolice

ParagrapheTabulations

PoliceNumérotation

Page 56: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 56/202

43Gérer les styles 

 Normal + Retrait : Gauche : 2 cm, Suspendu : 0,63 cm, Droite : 2 cm, Justifié,Interligne : Exactement 15 pt, Espace Avant : 6 pt, Tabulations : 0,4 cm,

Gauche + 7 cm, Gauche, Hiérarchisation + Niveau : 1 + Style de numérota-tion : Puce + Alignement : 2 cm + Tabulation après : 0 cm + Retrait : 2,64 cm

Au fur et à mesure que vous définissez des paramètres de mise en forme,les caractéristiques de votre style s’affichent en dessous de la zone quireprésente un aperçu de votre style.

Figure 3.7 – Affichage des caractéristiques du style

Si votre style comporte néanmoins de nombreux paramètres de forma-

tage, l’affichage sera incomplet et des points de suspension signalent que tou-tes les caractéristiques du style ne sont pas affichées. Si vous voulez connaîtrel’ensemble des paramètres de mise en forme de votre style une fois qu’il a étédéfini, vous pouvez imprimer la liste des styles comme nous l’avons déjà sou-ligné (voir la figure 3.3) ; vous pouvez aussi afficher une info-bulle dans levolet en passant le pointeur de votre souris sur le style en question.

Figure 3.8 – Affichage des caractéristiques du style dans une info-bulle

La boîte de dialogue Nouveau style comporte aussi deux cases à cocherimportantes qui sont intitulées Ajouter au modèle et Mettre à jour automa-

Page 57: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 57/202

44 Chapitre 3. Gestion des styles 

tiquement. La première option permet d’ajouter le style que vous venez decréer au modèle sur lequel est basé le document en cours car, par défaut, le

style créé n’est ajouté qu’au document actif. Si vous pensez que le style quevous êtes en train de définir peut vous resservir dans d’autres documents,vous pouvez alors cocher cette case et le style sera ajouté au modèle sous-jacent. Même s’il est possible de recopier un style d’un document à un autre,l’utilisation de styles stockés dans un modèle est toujours plus simple, et il estpar conséquent plus logique de stocker les styles importants dans un modèle.Vous devez cependant utiliser cette fonctionnalité avec sagacité ; en effet, laplupart des documents étant basés sur le modèle Normal.dot, il faut faireattention à ne pas surcharger ce modèle et donc ne pas systématiquement y

recopier tous les styles que vous créez. En effet, un trop grand nombre de sty-les à gérer dans Normal.dot rendra l’utilisation des styles pénible.

L’option Mettre à jour automatiquement  est à notre avis le prototypemême de la fausse bonne idée. Si vous cochez cette case lors de la définitionde votre style et que vous modifiez dans votre document la mise en formed’une partie de texte qui a été stylée avec ce style, votre style est mis à jourautomatiquement, sans passer par la boîte de dialogue Modifier le style. Celasignifie que si par inadvertance vous modifiez une mise en forme au sein devotre texte, le style est mis à jour sans avertissement ainsi que tous les stylesqui sont basés sur ce style. Prenons un exemple : si vous cochez cette case pourle style Texte courant qui vous sert de style de base et que vous décidez demettre en gras un paragraphe mis en forme avec le style Texte courant, vousavez alors la surprise de constater que l’immense majorité de votre texte estsubitement passée en gras. En effet, le style Texte courant a été redéfini avecl’attribut gras, ainsi que tous les styles qui se basent sur lui. Il est inutile dedire que nous vous conseillons de ne jamais utiliser cette option.

Afin de bien cerner toutes les conséquences pratiques des deux options

que nous venons de décrire, nous vous recommandons de vous entraîner encréant un modèle de test et en faisant des simulations sur des copies de l’unde vos documents.

 Affectation d’un raccourci clavier à un style

La dernière option de la liste Format, intitulée Touche de raccourci, permetd’affecter un raccourci clavier à un style. Cette option, qui est souvent

Page 58: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 58/202

45Gérer les styles 

méconnue des débutants, permet pourtant de gagner un temps précieux sivous réalisez la mise en forme de votre document au cours de la frappe. En

effet, quand on est occupé à saisir au clavier, prendre la souris pour effectuerune commande, quelle qu’elle soit, ralentit la frappe. Le fait de pouvoir ainsieffectuer des commandes de mise en forme en restant au clavier fait doncgagner du temps. La boîte de dialogue Personnaliser le clavier vous permetd’attribuer un raccourci clavier au style que vous êtes en train de définir.

Figure 3.9 – Affectation d’un raccourci clavier à un style

Dans la zone Nouvelle touche de raccourci, vous devez saisir la combi-naison qui vous convient, par exemple Ctrl + E. Si cette combinaison detouche n’est pas attribuée, Word affichera le message [non attribuée] en facedu champ Affectées à. Si tel n’est pas le cas, Word affiche le nom de la com-

mande à laquelle ce raccourci est affecté (dans le cas de Ctrl + E, le raccourciest affecté à la commande ParaCentré, qui, comme son nom l’indique, centreun paragraphe). Dans ces conditions, vous avez la possibilité de chercher uneautre combinaison de touches qui ne soit pas affectée ou bien de redéfinir leraccourci pour votre style. La zone Enregistrer dans vous permet de stockervotre raccourci dans le modèle ou bien dans le document en cours. Pour ter-miner la définition du raccourci, cliquez sur les boutons Attribuer et Fermer.

Page 59: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 59/202

46 Chapitre 3. Gestion des styles 

Une fois que le raccourci clavier a été défini, il suffit de frapper la combinai-son de touches affectée au style pour l’appliquer.

Appliquer des styles

Une fois que vous avez terminé la définition de votre feuille de styles, vousêtes alors prêt à appliquer les styles. L’application d’un style consiste àsélectionner le texte à mettre en forme et à désigner le style que vous sou-haitez pour cette mise en forme.

Il existe plusieurs méthodes pour appliquer un style et nous nouscontenterons d’en indiquer deux, outre la méthode du raccourci clavier quivient d’être évoquée.

 Application d’un style à l’aide de la barre d’outils Mise en forme

La barre d’outils Mise en forme comporte une liste déroulante Style quicontient une liste de styles, le nombre de styles affichés dépendant de lavaleur de l’option Afficher du volet. Pour appliquer un style, vous devezsélectionner le texte à mettre en forme, puis choisir le style dans la liste.Cette liste étant une liste déroulante, vous pouvez gagner du temps en sai-sissant la première lettre du nom du style que vous voulez appliquer ; celaaura pour effet de vous positionner dans la liste sur le premier style dont lenom commence par la lettre saisie.

Figure 3.10 – Application d’un style à l’aide de la barre d’outils Mise en forme

Page 60: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 60/202

47Gérer les styles 

 Application d’un style avec le volet Styles et mise en forme

L’application d’un style avec le volet suit le même principe qu’avec la barred’outils, sauf que la liste n’est pas une liste déroulante et ne réagit donc pasde la même façon. Vous ne pouvez donc vous déplacer dans la liste qu’avecl’aide de l’ascenseur. Un des avantages de cette interface est que le sommetde la liste conserve les derniers styles que vous avez appliqués, ce qui per-met de gagner du temps quand vous appliquez souvent les mêmes styles.

Contrôler l’application des styles

Une fois que les styles ont été appliqués, vous devez contrôler leur validité.Le premier contrôle est visuel dans la mesure où les styles appliqués sontcensés être au service de la mise en page du document. Les erreurs grossiè-res de stylage doivent normalement se voir lors de la lecture du documenten mode aperçu.

Le deuxième contrôle consiste à vérifier que les noms des styles appli-

qués correspondent bien à ce qui est requis. Pour cela, vous pouvez fairedéfiler votre texte et contrôler dans la barre d’outils Mise en forme ou biendans le volet le nom du style affiché ; en effet, chaque fois que vous sélec-tionnez un texte à la souris ou au clavier, le style qui est attribué à ce textes’affiche dans la barre d’outils ou dans le volet. Cette méthode est cepen-dant fastidieuse car vous devez sélectionner chaque portion de texte stylé,ce qui est particulièrement pénible.

 Quand vous appliquez un style, il est extrêmement important de biensélectionner exactement la totalité (et rien de plus) du texte que vous

voulez mettre en forme. Même si vous constatez que vous pouvez appli-quer un style de paragraphe en vous contentant de positionner le cur-seur au sein du paragraphe que vous voulez mettre en forme, nous vousdéconseillons cette manière de faire car elle est susceptible de vouscréer des problèmes. De la même manière, si vous travaillez sur undocument dont le texte a subi des mises en forme variées et répétées,n’hésitez pas à utiliser la commande Effacer la mise en forme avant destyler le texte sélectionné, de manière à repartir sur des bases saines.

Page 61: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 61/202

48 Chapitre 3. Gestion des styles 

Il existe un moyen plus simple qui consiste à définir dans l’onglet Affi-chage l’option Largeur de la zone de style (OutilsOptions.). Cela crée

dans la marge gauche du document une zone où les noms des styles appli-qués sont affichés. La vérification est ainsi beaucoup plus facile car vousn’avez plus qu’à faire défiler votre texte, sans vous soucier de sélectionnerchaque portion de texte stylé.

Figure 3.11 – Affichage des styles appliqués dans la zone de style

Vous noterez que le petit carré noir à droite de la zone de style(figure 3.11) indique l’activation de l’option Paragraphes solidaires.

Modifier des styles

La modification d’un style s’apparente à la création d’un style dans la mesureoù la boîte de dialogue Modifier le style reprend l’essentiel de la boîte de dia-logue Nouveau style (la seule différence est que le champ Type de style estinactif). Vous pouvez modifier les styles prédéfinis de Word et les styles quevous avez créés. Pour modifier un style, faites s’afficher le volet puis cliquezsur la flèche située à droite du nom du style que vous voulez modifier. Dans lemenu contextuel qui apparaît, sélectionnez la commande Modifier.

Figure 3.12 – Modification d’un style à partir

du volet Styles et mise en forme

Page 62: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 62/202

49Gérer les styles 

Comme nous l’avons déjà souligné, le fait de modifier un style modifieautomatiquement toutes les occurrences du texte où ce style est appliqué.

 Nous avons également évoqué la possibilité de modifications en cascade quise produisent quand un style qui sert de base à d’autres styles est modifié.

Si vous êtes dans le cas de figure où vous devez vous-même créer votrepropre feuille de styles, nous vous conseillons de partir des styles prédéfinisde Word et de les modifier à votre convenance, ce qui ne vous empêche pasde créer en plus vos propres styles. Le fait d’utiliser certains styles intégréscomme les styles de titre (Titre 1, Titre 2, Titre 3, etc.) et de les adapter àvotre document vous simplifiera grandement le travail.

Vous avez pu remarquer dans le menu contextuel la présence de lacommande Sélectionner toutes les occurrences  (figure 3.12). Cettecommande peut être utile si vous souhaitez remplacer un style par un autrestyle. Une fois que vous avez sélectionné toutes les occurrences d’un style,il suffit de choisir un autre style pour que le remplacement s’effectue.

Supprimer des styles

Il est parfois utile de faire du ménage dans une feuille de styles et vous pou-

vez être amené à supprimer des styles. Vous devez tout d’abord savoir quevous ne pouvez supprimer que les styles que vous avez créés, dans la mesureoù la suppression des styles prédéfinis de Word est interdite. Pour suppri-mer un style, choisissez la commande Supprimer dans le menu contextuel(figure 3.12). Word vous demande alors une confirmation et si vous validezla boîte de dialogue en cliquant sur le bouton OK, le style est supprimé etle texte stylé prend les attributs du style par défaut, c’est-à-dire le style Nor-mal.

Beaucoup d’utilisateurs de Word se plaignent de ne pas pouvoir suppri-

mer certains styles prédéfinis dont ils ne se servent jamais. En pareil cas, leplus simple est de paramétrer l’affichage des styles pour que ceux dont vousn’avez pas l’usage n’apparaissent pas. La boîte de dialogue Paramètres demise en forme (figure 3.5), accessible par l’option Personnalisé de la listeAfficher du volet vous permet de sélectionner précisément chacun des sty-les que vous voulez afficher dans les différentes listes (barre d’outils ouvolet).

Page 63: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 63/202

50 Chapitre 3. Gestion des styles 

Organiser les styles

Il est parfois utile de supprimer des styles, de les renommer ou bien de les trans-férer dans un autre document, voire dans un autre modèle. Word possède une

boîte de dialogue qui permet de procéder à toutes ces manipulations de manièretrès simple. À partir du volet, choisissez l’option Personnalisé dans la liste Affi-cher. Dans la boîte de dialogue Paramètres de mise en forme, cliquez sur lebouton Styles, puis dans la boîte de dialogue Style, cliquez sur le bouton Orga-niser. La boîte de dialogue Organiser vous permet de gérer les styles de deuxfichiers Word (document ou modèle) que vous pouvez ouvrir à votre guise. Unefois les deux fichiers ouverts, vous pouvez copier, supprimer ou renommer lesstyles de chaque fichier. Vous noterez également, qu’outre les styles, vous pou-vez, grâce à différents onglets de la boîte de dialogue, échanger entre les deux

fichiers des entrées d’insertion automatique, des barres d’outils et des macros.

Figure 3.13 – Recopie des styles entre un modèle et un document 

 Pour éviter la création intempestive de styles, nous vous conseillons

de vérifier que l’option Définir des styles à partir de vos mises enforme est bien désactivée. Vous trouverez cette option dans l’ongletLors de la frappe de la boîte de dialogue Correction automatique(OutilsOptions de correction automatique).

Page 64: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 64/202

51Word 2007 et les styles 

WORD 2007 ET LES STYLES

Toutes les procédures décrites dans ce chapitre s’appuient sur l’interfaceutilisateur de la version 2003 de Word. Il y a très peu de changements surle plan des styles entre la version 2002 et la version 2000 par rapport à laversion 2003 de Word. Word 2007 apporte en revanche de profonds chan-

gements, mais qui se limitent principalement à l’interface utilisateur.Comme vous le savez peut-être, les menus et les barres d’outils ont disparuau profit d’une interface appelée ruban. Fort heureusement, les conceptsrestent les mêmes et, par exemple, la boîte de dialogue qui permet de créerun style est quasiment identique à celle qui est décrite dans ce chapitre. Levolet est remplacé par la fenêtre Styles dont l’aspect est un peu différent,mais le fonctionnement pratiquement identique.

 Nous avons déjà plusieurs fois évoqué le rôle central du modèle Nor-

mal.dot. Ce fichier essentiel est malheureusement parfois la sourcedes dysfonctionnements de Word si bien qu’un des premiers conseilsque donne Microsoft quand votre traitement de texte plante est derenommer le fichier Normal.dot. Ceci a pour effet que Word crée audémarrage un nouveau fichier Normal.dot qui est vierge de toutes lesmodifications que vous avez pu apporter au modèle par défaut. Biensouvent, cela suffit à résoudre tous vos problèmes, mais la consé-quence est que vous avez perdu toutes les personnalisations quiétaient stockées dans ce modèle (styles, barres d’outils, macros, etc.).

Dans ces conditions, il est prudent de faire régulièrement des copiesde sauvegarde de ce fichier tout en conservant l’historique des modi-fications que vous avez pu apporter à ce modèle (le fichier se trouvenormalement dans le dossier Application Data\Microsoft\Modèlesde l’utilisateur sous le répertoire Documents and Settings). Ainsi, encas de corruption de ce fichier, vous ne repartirez pas de zéro, mais dela dernière version saine du modèle que vous avez sauvegardée. De lamême manière, nous vous conseillons de conserver dans un modèle,qui ne servira qu’à cela, une copie de tous les styles que vous utilisez

dans l’écriture de votre document long.

Page 65: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 65/202

52 Chapitre 3. Gestion des styles 

Figure 3.14  – Fenêtre Styles de Word 2007

Word 2007 introduit également une galerie de styles rapides qui permetde stocker une vingtaine de styles que vous utilisez fréquemment. L’accès àces styles est très rapide et lorsque vous passez le pointeur de votre souris surl’un d’eux, le texte sélectionné est immédiatement mis en forme, ce quivous donne un aperçu exact de l’application du style. Vous êtes alors librede valider ce choix en cliquant sur ce style ou bien de faire glisser votrepointeur de souris sur un autre style afin de tester une autre mise en forme.

Figure 3.15 – Galerie de styles rapides dans Word 2007

Page 66: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 66/202

53Conclusion

CONCLUSION

 Nous espérons vous avoir convaincu que l’adoption des styles est indispen-sable pour la rédaction d’un document long. De toutes les manières, ilexiste de nombreuses situations où vous serez contraint d’utiliser unefeuille de styles que vous n’aurez pas créée.

Même si vous êtes dans le cas de figure où vous venez de terminer derédiger un document de cinq cents pages qui n’a pas été du tout stylé, iln’est pas trop tard pour bien faire ; vous pouvez envisager sereinementd’appliquer une feuille de styles une fois la rédaction achevée. Nous vousconseillons cependant de bien prendre le temps de vous former à l’emploides styles avant de commencer le travail de mise en forme à l’aide de styles.

Comme nous allons l’étudier au chapitre suivant, les styles ne sont pasimportants uniquement pour la mise en forme du document car ils partici-pent également à sa structuration.

Page 67: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 67/202

Page 68: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 68/202

 4 Structure du document 

Un document long, quel qu’en soit le type, comporte forcément une struc-ture. Même si nous sommes persuadé que ce sont plus les idées qui formentla structure d’un texte que sa subdivision (parfois artificielle) en parties, iln’en reste pas moins que l’ossature d’un texte apparaît de prime abordquand on en consulte le plan ou la table des matières. Si l’on veut que lesparties et les sous-parties d’un document apparaissent clairement au lec-

teur, il est nécessaire de les identifier quand on met en page le texte.Comme vous l’aurez deviné, c’est grâce à l’utilisation de styles que l’on réa-lise cela.

Répétons-le une dernière fois : si vous ne stylez pas correctement votredocument, vous ne pourrez pas utiliser les fonctionnalités comme la créa-tion automatique de la table des matières et le mode plan qui sont étudiéesdans ce chapitre.

STYLES DE TITRES

Word possède une série de styles prédéfinis, appelés styles de titres, dont lesnoms vont de Titre 1 à Titre 9. À chacun de ces titres correspond unniveau hiérarchique qui va de 1 à 9, et qui indique l’importance du niveaudu titre. Cette importance est d’ailleurs matérialisée par la mise en formedes titres, le corps des titres de niveau 1 (par défaut Arial 16) étant bien

Page 69: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 69/202

56 Chapitre 4. Structure du document 

évidemment plus élevé que le corps des titres de niveau 9 (par défaut Arial11). Il n’existe pas la possibilité d’avoir plus de neuf niveaux de titres, mais

dans la pratique il est bien rare que l’on dépasse l’utilisation de cinqniveaux hiérarchiques.

Si comme nous l’avons vu, vous pouvez parfaitement modifier l’aspectdes styles prédéfinis de Word, il est en revanche interdit de modifier leniveau hiérarchique des styles de titres.

Figure 4.1 – Styles prédéfinis de Word

pour la gestion des niveaux de titres

Pour attribuer un niveau hiérarchique aux titres de votre document,vous devez donc affecter un style de titre qui corresponde à ce niveau. Pource faire, vous avez deux solutions : soit vous utilisez les styles prédéfinis detitres (Titre 1 à Titre 9), soit vous créez vos propres styles et vous leur attri-buez le niveau hiérarchique qui convient. Ce paramètre est accessible dans

l’onglet Retrait et espacement de la boîte de dialogue Paragraphe (For-matParagraphe).

Dans le premier cas, comme il est fort probable que la mise en forme destitres prédéfinis ne vous convienne pas, il vous suffit de modifier les para-mètres de formatage et d’appliquer les styles de titres intégrés de Word.Dans le deuxième cas, il faudra créer des styles en leur attribuant un nomqui indique bien la nature du style et définir le niveau hiérarchique requis.

Page 70: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 70/202

57Déplacement rapide dans un document long

Si vous préférez cette méthode, rien ne vous interdit, par exemple, de créerla structure hiérarchique suivante :

Une fois que les styles de titres ont été attribués, Word vous permetd’exploiter cette structuration et vous allez vous rendre compte que vosefforts n’auront pas été vains.

DÉPLACEMENT RAPIDE DANS UN DOCUMENT LONGIl est assez rare, quand on produit un document long, que la rédaction soitparfaitement linéaire et que l’on écrive son texte de la première à la der-nière ligne sans aller vérifier ou modifier une partie de ce que l’on a déjàrédigé. C’est la raison pour laquelle il est important d’apprendre à se dépla-cer rapidement dans un document qui peut faire plusieurs centaines depages. Il existe, comme nous allons le voir, de très nombreuses méthodespour se déplacer dans un document ; par déplacement, nous entendons le

fait de localiser le fragment de texte qui nous intéresse et non pas le simplefait d’utiliser les flèches de déplacement du curseur ou bien l’ascenseur.

La première méthode consiste à utiliser la commande de recherche deWord (EditionRechercher ou bien le raccourci Ctrl + F). Cette méthodese révèle très efficace si vous connaissez une expression exacte qui soitcaractéristique du passage que vous recherchez (il peut s’agir d’un titre,d’un terme particulier ou bien encore d’un patronyme ou d’un toponyme).

Nom du style Niveau hiérarchique

TitrePartie 1

TitreChapitre 2

TitreUn 3

TitreDeux 4

TitreTrois 5

TitreQuatre 6

Page 71: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 71/202

58 Chapitre 4. Structure du document 

Une autre variante de cette méthode est l’utilisation de la commandeEditionAtteindre (raccourci Ctrl + B ou bien la touche de fonction F5)

qui permet d’accéder rapidement à une douzaine d’éléments de Word,comme les pages, les sections ou encore les signets.

Si vous connaissez par cœur le numéro de la page du passage que vouscherchez à afficher, cette méthode est extrêmement rapide car il vous suffitd’appuyer sur la touche F5, de saisir le numéro de la page et de valider parl’appui sur la touche Entrée, dans la mesure où l’élément Page est sélec-tionné par défaut.

Outre les sections et les signets, vous noterez que vous pouvez aussiatteindre les tableaux (en indiquant leur numéro) et les titres (en indi-quant leur numéro d’apparition dans le document, ce qui signifie qu’ilsn’ont pas besoin d’être numérotés).

Figure 4.2 – Vous pouvez atteindre

de nombreux éléments de Word directement 

 Un signet sert à repérer un endroit de votre texte, un peu comme sivous corniez une page d’un livre pour la retrouver plus facilement ousi vous insériez un marque-page. Pour définir un signet, sélectionnezun mot ou plusieurs mots de votre document et choisissez la com-mande InsertionSignet afin de lui attribuer un nom (sans espace).Grâce à la commande EditionAtteindre, vous pouvez accéder rapi-dement aux signets que vous avez définis.

Page 72: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 72/202

59Déplacement rapide dans un document long

La troisième méthode consiste à utiliser la commande Affi-chageExplorateur de documents. Ce type d’affichage, pour peu que vous

ayez attribué à votre document des styles de titres, présente dans le volet degauche les différents niveaux de titres et le texte dans le volet de droite.Pour vous déplacer rapidement, il suffit de cliquer sur un titre dans le voletde gauche pour que le texte correspondant s’affiche immédiatement dans levolet de droite.

Figure 4.3 – L’Explorateur de documents procure

un accès rapide à l’ensemble de votre texte

En cliquant sur le symbole + ou – situé devant un titre, vous pouvez

développer ou réduire le niveau de titre. En faisant un clic droit sur un deces symboles, vous faites apparaître un menu contextuel qui vous permet dedéterminer la précision d’affichage du niveau des titres (de 1 à 9). Si untitre n’apparaît pas complètement dans le volet de gauche, vous pouvezredimensionner le volet ou plus simplement pointer le titre avec votre sou-ris ; une info-bulle affichera alors l’intégralité du titre. Pour quitter l’Explo-rateur de documents, exécutez la même commande que pour l’afficher.

Page 73: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 73/202

60 Chapitre 4. Structure du document 

MODE PLAN

Le mode plan de Word constitue une quatrième méthode pour se déplacer

rapidement dans un texte, et son interface en deux volets rappelle celle del’Explorateur de documents. Pour autant, le mode plan est un outil beau-coup plus puissant qui permet réellement d’intervenir sur la structure dudocument.

Si vous avez déjà exploré le menu Affichage de Word, vous savez qu’ilexiste cinq modes d’affichage : Normal, Web, Page, Plan et Lecture. Cha-que mode correspond à une fonction bien précise ; le mode Normal est engénéral réservé à la saisie car il offre l’affichage le plus confortable lors de lafrappe. Le mode Page affiche un aperçu le plus fidèle possible de la pageimprimée et le mode Plan permet de travailler sur la structure du docu-ment. Il est important de choisir le bon mode d’affichage en fonction de sesbesoins et de savoir rapidement passer de l’un à l’autre. Pour ce faire, vouspouvez bien évidemment utiliser le menu Affichage  ou bien cliquer surl’une des icônes situées en bas à gauche de la fenêtre de Word et qui symbo-lisent chacun des modes d’affichage.

Figure 4.4  – Les icônes permettent de commuter

rapidement entre les modes d’affichage

S’il permet de naviguer entre les différentes parties d’un texte, le modeplan possède en outre de nombreuses commandes (réparties sur une barre

 L’exploitation de la structure du document milite pour une affecta-

tion des styles de titres au cours de la frappe. Même s’il est parfaite-ment possible de styler son document quand sa rédaction est achevée,on se prive ainsi de la possibilité de l’utilisation de l’Explorateur dedocuments.

Page 74: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 74/202

61 Mode plan

d’outils) qui permettent d’intervenir sur la structure même du document. Nous allons dans les pages qui suivent étudier les principales fonctionnali-

tés du mode plan, mais nous vous conseillons de prendre le temps de lire lesrubriques de l’aide en ligne qui sont consacrées à cette fonctionnalité et,surtout, de vous entraîner dans un premier temps sur des documents sansimportance.

Quand vous passez en mode plan (par la commande AffichagePlan ouen cliquant sur l’icône du bas de la fenêtre), le document s’affiche dans uneinterface à deux volets et surmontée par la barre d’outils Mode Plan.

Figure 4.5 – Affichage du plan d’un document 

Comme dans l’Explorateur de documents, le mode plan affiche les titresdu document dans le volet de gauche et des fragments de texte dans levolet de droite. La barre d’outils Mode Plan contient de nombreuses icônesdont chacune possède une info-bulle, ce qui permet d’avoir une premièreidée de sa fonctionnalité. Nous pouvons distinguer sur cette barre d’outils,

de gauche à droite, quatre groupes :• les outils qui permettent de modifier le niveau d’un titre,

• les outils qui permettent de paramétrer l’affichage,

• les outils consacrés à la table des matières,

• les outils permettant la gestion d’un document maître.

Page 75: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 75/202

62 Chapitre 4. Structure du document 

Modification du niveau d’un titre

En mode plan, vous avez une vue synthétique de votre document et il estainsi plus facile de contrôle la hiérarchisation des différentes parties devotre texte. Si vous vous rendez compte qu’un titre n’est pas au bon niveau,vous pouvez alors modifier simplement son niveau hiérarchique sans avoirbesoin de lui attribuer un nouveau style. Bien évidemment, il est toujourspossible de modifier le niveau hiérarchique d’un titre en modifiant sonstyle, mais le mode plan a l’avantage de présenter une vue d’ensemble de lastructure de votre document, possibilité que les autres modes d’affichage nevous offrent pas. Pour modifier le niveau d’un titre, vous vous servirez des

cinq premiers outils de la barre.

Figure 4.6 – Outils pour modifier le niveau de titre

Voici, de gauche à droite, la signification de ces outils :

• Attribue le style Titre 1 à la sélection.

• Augmente le paramètre Niveau hiérarchique de la sélection.

• Affiche ou modifie le paramètre Niveau hiérarchique de la sélection.• Diminue le paramètre Niveau hiérarchique de la sélection.

• Attribue le style Normal à la sélection.

Si vous avez utilisé les styles de titres prédéfinis de Word, le fait de modi-fier le niveau hiérarchique d’un titre modifie automatiquement le style.Ainsi, quand vous abaissez le niveau d’un paragraphe qui est en styleTitre 2, son style est transformé en Titre 3. Si vous avez utilisé votre proprejeu de styles de titres, seul le niveau hiérarchique est modifié.

Le texte dont vous voulez modifier le niveau hiérarchique doit êtresélectionné dans le volet de droite ; vous noterez qu’il est également possi-

 Vous pouvez afficher et utiliser la barre d’outils Mode Plan alors quevotre document est en affichage Normal ou Page.

Page 76: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 76/202

63 Mode plan

ble de sélectionner plusieurs paragraphes, qu’ils soient contigus ou non. Nous vous rappelons que pour réaliser une sélection multiple de plusieurs

paragraphes qui ne se jouxtent pas, vous devez maintenir enfoncée la tou-che Ctrl tout en sélectionnant les paragraphes à l’aide de la souris. Quandvous sélectionnez plusieurs paragraphes, la commande exécutée s’appliqueà l’ensemble de la sélection. Vous pouvez de la sorte modifier le niveau detitre de plusieurs paragraphes d’un seul coup.

Figure 4.7 – Sélection de titres en mode plan

Paramétrage de l’affichage du mode plan

Tout comme dans l’Explorateur de documents, vous pouvez paramétrer laprécision du niveau des titres affichés grâce aux boutons de la barre d’outilsdont vous trouverez ci-dessous, de gauche à droite, la signification :

• Développe un niveau de titre.• Réduit un niveau de titre.

• Affiche le niveau de titre souhaité (de Titre 1  à Afficher tous lesniveaux).

• N’affiche que la première ligne des paragraphes.

• Affiche la mise en forme.

Page 77: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 77/202

64 Chapitre 4. Structure du document 

Figure 4.8 – Outils pour modifier l’affichage du mode plan

Le bouton Afficher la première ligne  n’a d’intérêt que si vous avezsélectionné dans la liste déroulante Afficher le niveau la valeur Affichertous les niveaux. Ce bouton est un inverseur et affiche la première lignedes paragraphes ou bien la totalité des paragraphes. Le bouton Afficher lamise en forme affiche la mise en forme des styles de titres (par exempleArial 16 pour le style Titre 1) ou bien affiche tous les titres de niveaux dif-férents avec la même présentation.

Déplacement d’une partie du document 

En mode plan, vous pouvez facilement déplacer une partie de votredocument. Pour ce faire, vous pouvez utiliser les boutons de la barred’outils ou bien directement, à l’aide de la souris, en procédant à un glisser-déposer.

Les boutons Monter et Descendre permettent respectivement de dépla-cer dans la hiérarchie du plan, vers le haut ou vers le bas, la partie de textesélectionnée dans le volet de droite.

Figure 4.9 – Outils pour déplacer du texte en mode plan

Vous pouvez également sélectionner le texte que vous voulez déplacer eteffectuer directement un glisser-déposer à l’aide de la souris. Pour ce faire,pointez le symbole placé devant le titre que vous voulez déplacer. Quand le

curseur de la souris se transforme en une croix formée de deux flèches,maintenez le bouton de la souris enfoncé et déplacez le titre. Une lignematérialise l’emplacement où le texte sera déplacé quand vous relâcherez lebouton de la souris. Bien évidemment, ce n’est pas seulement le titre quiest déplacé, mais l’ensemble du texte qui dépend de ce niveau de titre,c’est-à-dire tout le texte jusqu’au prochain titre de même niveau ou deniveau supérieur.

Page 78: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 78/202

65Table des matières 

Figure 4.10 – Déplacement de texte par glisser-déposer en mode plan

TABLE DES MATIÈRES

Vous avez pu constater que la barre d’outils Mode Plan  comporte deuxboutons intitulés Mise à jour de la table des matières et Atteindre la tabledes matières. Comme leur nom l’indique, ces deux outils servent à mettreà jour la table des matières et à se positionner directement sur la table desmatières quand elle a été créée. Vous noterez que vous n’avez pas besoind’être en mode plan pour utiliser ces deux outils. Nous allons dans les pagesqui suivent détailler la fonctionnalité de table des matières, qui n’est bienévidemment disponible que dans la mesure où vous avez attribué des styles

de titres à votre document.La table des matières constitue en quelque sorte la vitrine de votre

document ; quand on feuillette un document long, c’est presque toujours latable des matières que l’on consulte en premier afin d’avoir un aperçu del’ensemble du texte. Véritable point d’entrée dans le texte, la table desmatières est également un excellent instrument de recherche d’informa-tion au même titre qu’un index, à telle enseigne que certains spécialistes

Page 79: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 79/202

66 Chapitre 4. Structure du document 

prétendent qu’une bonne table des matières vaut bien mieux qu’unmauvais index. Dans ces conditions, il y a lieu de soigner le fond et la forme

de la table des matières. Pour le fond, on prendra garde à construire un plancohérent et bien articulé ; de plus, on attachera de l’importance à la clartédes styles et à leur harmonisation. À moins que cela ne soit une absoluenécessité, les titres trop longs sont à bannir car ils diminuent la lisibilité. Laforme d’une table des matières doit également être très soignée car, commenous l’avons souligné, c’est bien souvent par sa lecture que l’on prendraconnaissance de votre document. Une mise en page bâclée, des numéros depage mal alignés et des retours à la ligne intempestifs donneront d’entréede jeu à vos lecteurs une piètre impression de la qualité de votre travail.

Pour toutes ces raisons, vous devez attacher un soin tout particulier à lacréation de la table des matières. Il peut paraître assez logique de créer latable des matières une fois que la rédaction du document est achevée, maisen fait il n’en est rien. En effet, même si vous allez finaliser la table desmatières quand vous aurez totalement terminé d’écrire votre texte, vouspouvez créer une table des matières dès que vous avez déjà écrit quelquesdizaines de pages pour toutes les raisons suivantes :

• la table des matières vous permet d’avoir votre plan sous les yeux,

• sa génération est automatique et ne prend que quelques secondes,• chaque titre de la table des matières se comporte comme un lien hyper-

texte, si bien que vous pouvez vous en servir comme outil de navigationdans votre texte,

• la table des matières est dynamique et saura évoluer au fil desmodifications de votre plan, sa mise à jour étant presque instantanée.

Création d’une table des matières

On mesure la valeur de son investissement à styler son document quand onveut générer une table des matières tant cette opération est simple etrapide. Pour créer une table des matières, positionnez votre curseur àl’endroit de votre document où vous voulez qu’elle soit insérée et choisissezla commande InsertionRéférenceTables et index. La boîte de dialogueTables et index apparaît.

Page 80: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 80/202

67Table des matières 

Figure 4.11 – Création d’une table des matières

Assurez-vous que l’onglet Table des matières est bien sélectionné et cli-quez sur le bouton OK . Une table des matières est automatiquement généréepuis insérée à l’emplacement du curseur. Il existe bien évidemment danscette boîte de dialogue des options que nous allons détailler, mais vous pou-

vez déjà constater qu’en validant les options par défaut, la création d’unetable des matières est extrêmement rapide et le résultat fort honorable.

Figure 4.12 – Aperçu d’une table des matières générée automatiquement 

Page 81: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 81/202

68 Chapitre 4. Structure du document 

Bien évidemment, dans la pratique, vous aurez tout intérêt à insérer unsaut de page avant l’insertion de la table des matières et à créer un titre

dont l’intitulé sera « Table des matières » afin que cette mention figure…dans la table des matières.

Options de la boîte de dialogue Table des matières 

La zone Aperçu avant impression, comme son nom l’indique, fournit uneprévisualisation du résultat obtenu une fois la table des matières généréeautomatiquement. Dès que vous modifiez une option de la boîte de dialo-gue, le changement est répercuté dans l’aperçu. Dans la mesure où l’aperçun’affiche pas la table des matières réelle, mais une représentation assez sim-pliste, il n’est pas toujours aisé de se faire une idée juste du résultat final.Mais puisque la création d’une table des matières est presque instantanée,vous pouvez en générer autant que vous le souhaitez et faire tous les essaisque vous voulez. Pour ce faire, il suffit de demander la création d’une autretable des matières ; à ce moment-là, Word sélectionne la table des matièresque vous avez insérée précédemment et affiche une boîte de dialogue quidemande si vous voulez remplacer la table des matières sélectionnée. Cli-quez sur le bouton OK  et l’ancienne table des matières est remplacée par lanouvelle.

La zone Aperçu Web  affiche une prévisualisation de l’affichage enMode Web. Si l’on souhaite convertir le document Word en un fichierHTML pour le publier sur un site Web, on prendra soin de cocher la caseUtiliser des liens hypertexte à la place des numéros de page. En effet,comme la notion de numéro de page n’a aucun sens sur une page Web, ilest préférable que chaque titre de la table des matières soit un lien hyper-texte qui permette un accès direct aux différentes subdivisions du texte.

Les cases à cocher Afficher les numéros de page et Aligner les numé-

ros de page à droite sont explicites et se passent de commentaires. De plus,l’effet produit par l’activation ou la désactivation de ces cases à cocher estbien rendu dans la zone Aperçu avant impression. On peut se demanderl’intérêt d’avoir la possibilité d’imprimer une table des matières sansnuméro de page ; en fait, si un volume comporte une table des matièresavec des numéros de page, il est tout à fait possible d’envisager au début dudocument l’insertion d’un sommaire ne contenant que les titres des gran-

Page 82: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 82/202

69Table des matières 

des parties et des chapitres sans numéro de page. Il s’agira en fait d’unedeuxième table des matières avec des options différentes.

La liste déroulante Caractères de suite propose différents caractères desuite (points, tirets discontinus, tirets continus) qui relient le titre à sonnuméro de page. Il est possible de ne pas imprimer de caractères de suite etvous prendrez votre décision en faisant différents essais afin de voir quelchoix est le plus lisible. En général, dès que la largeur de la page dépasseune quinzaine de centimètres, on utilise des caractères de suite sous laforme de points.

La liste Afficher les niveaux permet de choisir le nombre de niveaux de

titres qui figurera dans la table des matières. Dans la pratique, si l’on sou-haite indenter les niveaux de titres, ce qui assure une bonne représentationde la hiérarchisation du document, on ne pourra pas afficher un trop grandnombre de niveaux de titres. Même s’il est toujours possible qu’un titreoccupe plusieurs lignes dans la table des matières, cela n’est guère recom-mandé. Nous vous conseillons par conséquent de choisir un nombre deniveaux de titres qui soit compatible avec une mise en page soignée de latable des matières.

La liste déroulante Formats permet de sélectionner une mise en formeparmi les choix suivants : Depuis modèle, Classique, Soigné, Recherché,Moderne, Officiel et Simple. Nous vous conseillons de tester cesdifférentes options afin de voir celle qui correspond le mieux à votre typede document. Attardons-nous cependant sur l’option Depuis modèle : sivous observez bien la boîte de dialogue Tables et index, le fait desélectionner cette option active le bouton Modifier qui est grisé dans le cascontraire. L’option Depuis modèle signifie tout simplement que Word vautiliser ses styles prédéfinis pour mettre en forme la table des matières. Pardéfaut, ces styles prédéfinis baptisés TM 1, TM 2, jusqu’à TM 9, ne sont pas

affichés dans la liste des styles disponibles. Comme vous l’aurez compris,chaque style correspond à un niveau hiérarchique de titre. Ensélectionnant l’option Depuis modèle, vous avez la possibilité de modifierces styles à votre guise. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Modifier. Dansla boîte de dialogue Style, sélectionnez le style que vous voulez changer etcliquez sur le bouton Modifier. Dans la boîte de dialogue Modifier le style,effectuez les modifications nécessaires.

Page 83: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 83/202

70 Chapitre 4. Structure du document 

Figure 4.13 – Modification des styles intégrés de mise en forme de la table des matières

Si vous avez utilisé les styles de titres prédéfinis de Word pour stylervotre document, vous avez tout intérêt à modifier les styles TM 1, TM 2,etc. car vous exercerez ainsi un meilleur contrôle sur la mise en forme quevous souhaitez. Faites cependant attention à ne pas cocher la case Ajouterau modèle de la boîte de dialogue Modifier le style dans la mesure où lamise en forme d’une table des matières dépend étroitement du type dedocument que vous concevez ; si vous intégrez au modèle vos styles de tabledes matières, ces derniers risquent de ne pas convenir pour un futur docu-ment basé sur ce modèle. De la même manière, nous vous recommandonsde désactiver la case Mettre à jour automatiquement, qui est cochée pardéfaut.

Le bouton Options de la boîte de dialogue Tables et index affiche laboîte de dialogue Options de la table des matières.

Cette boîte de dialogue est importante car elle vous permet d’indiquerles éléments qui vont composer la table des matières. Nous avons vujusqu’à présent qu’une table des matières est générée à partir des styles detitres, en se basant sur l’indication du nombre de niveaux de titres que vousavez choisi. La boîte de dialogue Options de la table des matières permet

Page 84: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 84/202

71Table des matières 

de sophistiquer les choses ; vous pouvez ajouter d’autres styles qui serontpris en compte dans la table des matières, mais également des niveaux hié-

rarchiques, ainsi que des entrées que vous pourrez insérer manuellement.

Figure 4.14  – Vous pouvez intégrer dans la table

des matières d’autres éléments que les styles de titres

En cochant la case Styles, vous construisez la table des matières à partirdes styles de titres intégrés, mais vous pouvez également désigner d’autresstyles. Pour ce faire, il suffit de choisir les styles dans la liste Stylesdisponibles  et de leur attribuer un niveau hiérarchique dans le champNiveau. Vous pouvez ainsi intégrer dans la table des matières des titres quevous avez stylés avec des styles personnalisés. Imaginons, par exemple, quevotre document comporte des encadrés ; il est fort peu probable que le titrede l’encadré sera stylé avec un style de titre ; en revanche, il peut êtreintéressant que le titre de l’encadré se retrouve dans la table des matières.Vous pouvez alors désigner le style du titre de l’encadré et lui attribuer leniveau hiérarchique où vous voulez qu’il apparaisse.

Page 85: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 85/202

72 Chapitre 4. Structure du document 

De la même manière, la case Niveaux hiérarchiques, qui est cochée pardéfaut, indique à Word d’intégrer dans la table des matières tous les styles

qui ont un niveau hiérarchique supérieur ou égal au nombre de niveauxque vous avez défini dans la boîte de dialogue Tables et index.

La case à cocher Champs d’entrée de table vous permet d’incorporer àla table des matières les codes de champ que vous avez définis manuelle-ment (la procédure de création de ces entrées manuelles est expliquée plusloin dans ce chapitre). Vous allez ainsi pouvoir intégrer à la table desmatières du texte que les cases à cocher Styles et Niveaux hiérarchiques

ne permettent pas de récupérer parce qu’il n’est pas stylé avec un style detitre intégré ou bien parce qu’il ne comporte pas de niveau hiérarchique.Plus intéressant, vous allez pouvoir par ce biais-là créer une autre table desmatières qui ne comportera pas les entrées classiques des titres. En effet, sivous désactivez les cases Styles et Niveaux hiérarchiques et cochez la caseChamps d’entrée de table, vous générez une nouvelle table des matièresqui ne comprend que les entrées que vous avez définies manuellement.

Mise en forme manuelle de la table des matières

Même si Word gère très correctement la mise en forme de la table desmatières à l’aide des styles, il y a parfois des cas où vous allez devoir mettreen forme manuellement la table des matières. Ceci n’est bien évidemmentguère conseillé, mais dans certaines situations complexes, cela vous rendrade grands services. Pour que cette opération ait des chances de réussite,votre texte doit être entièrement stabilisé et sa mise en page définitive.Vous devez alors générer à la fin de votre document une table des matièresen précisant bien les options suivantes :

• Afficher les numéros de page : activée

• Utiliser des liens hypertexte à la place des numéros de page : désactivée

Une fois que la table est générée, sélectionnez-la pour la couper. Ouvrezensuite le traitement de texte WordPad (DémarrerTous les programmesAccessoires) et collez la table des matières. Sélectionnez-la dans WordPad,copiez-la et collez-la dans Word. Vous récupérez ainsi une table des matièresnon stylée avec des titres, des numéros de page et des tabulations entre les

Page 86: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 86/202

73Table des matières 

deux. Vous pouvez ensuite adopter la mise en page que vous voulez. Gardezcependant bien à l’esprit que cette table des matières n’est pas dynamique et

que si votre texte évolue, elle ne pourra pas être mise à jour.Vous pouvez être également amené à intervenir au niveau de la mise en

forme de la table générée, non pas tant sur le style que sur des détails quiposent problème. Un cas classique est le titre dont le dernier mot est rejetésur la ligne suivante, ce qui est particulièrement disgracieux ; si ce cas ne seproduit que sur un seul titre de la table des matières, il n’est guère raisonna-ble d’aller modifier le style en question pour descendre le corps de la police.Vous pouvez alors « tricher » et agir directement sur la ligne problématiqueen la sélectionnant puis en modifiant sa mise en forme. Le fait de descen-dre le corps de la police de 0,5 point peut, par exemple, résoudre le pro-blème sans que cela ne se voie véritablement. Une autre solution consisteà modifier l’espace entre les caractères.

Figure 4.15 – Modification de l’espacement

des caractères pour resserrer le texte

Page 87: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 87/202

74 Chapitre 4. Structure du document 

La figure 4.15 illustre cette technique : la modification de l’option Espa-cement en choisissant de condenser le texte de 0,1 point ou 0,2 point per-

met de diminuer la longueur du texte sans que cela se détecte à l’œil nu.Bien évidemment, toutes ces modifications seront écrasées si vous met-

tez à jour la table des matières.

Mise à jour de la table des matières

Il est parfois nécessaire de mettre à jour la table des matières, notamment sivotre plan a été modifié ou si la pagination de votre texte a changé. Pourmettre à jour une table des matières, vous avez tout d’abord la possibilitéd’en créer une autre, comme nous l’avons déjà vu, en écrasant la précé-dente. Cependant, cette solution n’est guère pratique si vous avez mis dutemps à paramétrer correctement votre table des matières. Le plus simpleconsiste alors à se positionner sur votre table des matières puis à utiliser latouche F9 qui fait apparaître la boîte de dialogue Mettre à jour la table desmatières.

Figure 4.16 – Options de mise à jour de la table des matières

Si la structure de vos titres n’a pas changé, vous pouvez simplement met-tre à jour les numéros de page. Cette option a l’avantage de conserver lamise en forme de vos titres si vous avez modifié manuellement leur forma-tage. En revanche, si vous avez rajouté des titres à votre plan, vous devezchoisir l’option Mettre à jour toute la table.

 Si vous constatez des erreurs dans la table des matières, comme desfautes d’orthographe, ne corrigez pas la table des matières, mais corri-gez le titre où l’erreur se situe, puis mettez à jour la table des matières.

Page 88: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 88/202

75Table des matières 

En fait, vous devez bien comprendre qu’une table des matières n’estqu’une commande qui est donnée à Word, ce qui en fait une fonctionnalité

dynamique. Pour vous persuader de la chose, vous pouvez faire affichercette commande qui se matérialise sous la forme d’un code de champ. Fai-tes un clic droit sur une table des matières et, dans le menu contextuel,choisissez Basculer les codes de champs. L’affichage de la table des matiè-res disparaît et vous découvrez le code de champ qui définit la table desmatières. Voici un exemple de code de champ définissant une table desmatières :

{ TOC \o "1-3" \u }

Pour revenir à la table des matières, exécutez à nouveau la commandeBasculer les codes de champs. Un utilisateur qui connaîtrait d’ailleurs lasyntaxe de ce code de champ pourrait parfaitement insérer une table desmatières sans passer par la boîte de dialogue Tables et index.

Si vous avez inséré plusieurs tables des matières dans votre document,vous ne pouvez les mettre à jour qu’une par une. En effet, même si voussélectionnez toutes vos tables des matières, la boîte de dialogue Mettre à

 jour la table des matières s’affichera autant de fois qu’il y a de tables desmatières lorsque vous appuyez sur F9. C’est la raison pour laquelle il estrecommandé de procéder à la mise à jour de vos tables des matières en lessélectionnant les unes après les autres.

Création manuelle des champs d’entrée de tableComme nous l’avons vu, la boîte de dialogue Options de la table des

matières permet de construire la table à partir de champs d’entrée de table.Ces entrées représentent du texte que vous voulez voir figurer dans la tabledes matières, mais qui n’a pas été stylé pour y être intégré naturellement,comme les styles de titres prédéfinis ou bien les titres définis avec un para-mètre Niveau hiérarchique. En fonction de ce que vous souhaitez, ces

 Pour supprimer une table des matières, vous pouvez utiliser la com-mande Basculer les codes de champs, puis sélectionner le code dechamp et le supprimer.

Page 89: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 89/202

76 Chapitre 4. Structure du document 

entrées pourront être intégrées à la table des matières ou bien constituerune table des matières à part ; vous prendrez cette décision en activant ou

en désactivant les cases à cocher de la boîte de dialogue Options de la tabledes matières. Si dans votre document, vous avez toute une série detableaux dont vous voulez qu’ils soient répertoriés dans une table à part,vous allez alors créer une entrée de table pour chacun de ces tableaux. Pourcréer une entrée de table, vous devez d’abord sélectionner le texte qui feral’objet de l’entrée ou tout du moins vous positionner à l’emplacement del’élément à référencer. Tapez ensuite la combinaison de touchesAlt + Maj + O. La boîte de dialogue apparaît.

Figure 4.17 – Création d’un champ d’entrée de table

Si vous avez sélectionné du texte, ce dernier se retrouve dans le champEntrée. Vous pouvez modifier le contenu de ce champ pour saisirexactement ce que vous voulez. C’est le texte qui figurera dans la table desmatières.

Le champ Identificateur de table affiche par défaut la lettre C et vousne devez pas modifier cette option. Le champ Niveau  indique le niveauhiérarchique dans la table des matières et vous pouvez choisir le niveau quevous voulez. Quand vous avez correctement rempli les champs de la boîte

de dialogue, cliquez sur le bouton Marquer, puis cliquez sur le bouton Fermer.

Un code de champ apparaît dans votre document, sous la forme :

{ TC "Texte de l’entrée" \f C \l "2" }

Vous devez baliser de la sorte toutes les entrées que vous voulez intégrerdans la table des matières. Pour que ces entrées soient prises en compte lors

Page 90: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 90/202

77Création d’autres tables de références 

de la génération de la table des matières, n’oubliez pas de cocher la caseChamps d’entrée de table dans la boîte de dialogue Options de la table des

matières.

Création de plusieurs tables des matières

Comme nous l’avons déjà signalé, vous pouvez créer plusieurs tables desmatières au sein d’un même document. Pour ce faire, vous devez position-ner le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la table des matières.

Quand vous insérez une deuxième table des matières, Word ouvre uneboîte de dialogue et vous demande si vous voulez remplacer la table desmatières sélectionnée. Cliquez sur le bouton Non, et vous insérerez unenouvelle table des matières. Vous pouvez ainsi avoir plusieurs tables desmatières qui n’affichent pas le même niveau de détail ; en utilisant dessignets, vous pouvez même indiquer à Word de ne générer la table desmatières que d’une partie du document. Comme nous venons de le voir,vous pouvez aussi, en créant manuellement des champs d’entrées de table,générer une table composée d’éléments qui ne sont pas des titres.

CRÉATION D’AUTRES TABLES DE RÉFÉRENCES

Il ne vous aura pas échappé que la boîte de dialogue Tables et index com-porte deux onglets intitulés Table des illustrations et Table des référen-ces. Sur le même principe que les champs d’entrée de table, vous pouvez

 La commande Entrée de table des matières qui fait apparaître la boîtede dialogue Identification des entrées de la table des matières n’estdisponible que par le biais d’un raccourci clavier et ne figure dansaucun menu. Vous pouvez néanmoins insérer cette commande surune barre d’outils en choisissant AffichageBarres d’outilsPerson-naliser ; dans la boîte de dialogue Personnalisation, cliquez surl’onglet Commandes, et dans la catégorie Insertion, faites glisserEntrée de table des matières sur une barre d’outils.

Page 91: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 91/202

78 Chapitre 4. Structure du document 

créer dans votre texte des champs pour gérer les légendes des figures et lescitations.

Pour insérer un champ de légende, vous choisirez la commande Inser-tionRéférenceLégende. La boîte de dialogue Légende vous permet desaisir la légende de votre illustration ; le texte inséré possède le style prédé-fini Légende. En fait, cette boîte de dialogue se contente pour partied’attribuer le style Légende au texte que vous avez saisi, si bien que si vousstylez les légendes de vos illustrations avec le style Légende, vous n’avez pasbesoin de passer par cette boîte de dialogue.

Pour insérer un code de champ de citation, vous devez sélectionner le

texte à référencer puis utiliser la combinaison de touches Alt + Maj + I quifait apparaître la boîte de dialogue Citation. Remplissez les champs néces-saires et cliquez sur le bouton Marquer. En fait, Word entend par citationun système de référence à des textes juridiques, comme des lois, des règle-ments ou de la jurisprudence. Ce type de table ne vous servira donc que sivous avez à traiter des documents de nature juridique.

Quand vous avez balisé l’ensemble de votre texte pour créer des champsde légende ou bien des codes de champ de citation, vous pouvez alors créerune table des illustrations ou une table des références. Pour ce faire, choi-

sissez la commande InsertionRéférenceTables et index et cliquez surl’onglet Table des illustrations ou bien Table des références. Le processusde génération de ces tables est très similaire à celui de création d’une tabledes matières.

Page 92: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 92/202

5Paramètres de Mise en page,

en-têtes et pieds de page

Il peut paraître étonnant de consacrer un chapitre à cette fonctionnalitéapparemment simple que sont les en-têtes et les pieds de page. Pourtant,ceux qui ont un peu d’expérience dans la production de documents longsavec Word savent à quel point ce problème est vraiment épineux et peutfaire perdre un temps considérable quand on s’y prend mal. Enfin, parnature, un problème dans l’en-tête ou dans le pied de page se retrouverabien souvent sur toutes les pages du document. Pour quiconque est habituéà lire des rapports ou des mémoires rédigés sous Word, le moindre problèmedans un en-tête ou un pied de page sautera aux yeux et fournira un bonindicateur du niveau de compétence du rédacteur en matière de traitementde texte…

D’autre part, le problème des en-têtes et des pieds de page est en rapportavec de nombreuses notions importantes comme l’impression recto verso,

le rôle des sections, les tabulations ou la numérotation des pages. Pour tou-tes ces raisons, il est important de bien maîtriser ces notions afin de fairebonne impression en produisant des en-têtes et des pieds de page d’unequalité irréprochable.

Bien évidemment, si l’on vous impose une feuille de styles pour la rédac-tion de votre document long, vous n’avez, en principe, pas à modifier lesparamètres de mise en page car ils sont déjà définis dans le modèle que l’on

Page 93: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 93/202

80 Chapitre 5. Paramètres de Mise en page, en-têtes et pieds de page

vous a fourni. Cela vous laisse bien entendu beaucoup moins de libertédans la mise en forme, mais vous pourrez au moins, en cas de problème,

incriminer la feuille de styles et décharger ainsi votre responsabilité…

PARAMÈTRES D’IMPRESSION

Certaines caractéristiques des pieds de page dépendent en fait étroitementdes paramètres de mise en page qui ont été définis pour le document. Nousallons nous attarder uniquement sur les points importants qui risquent devous poser problème.

La boîte de dialogue Mise en page (FichierMise en page) permet dedéfinir tous les paramètres qui vont conditionner la mise en page et, parconséquent, avoir un impact sur les en-têtes et les pieds de page.

Figure 5.1 – Définition des paramètres de mise en page

Page 94: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 94/202

81Paramètres d’impression

Quand vous travaillez sur un format de papier qui n’est pas standard,c’est-à-dire différent du format A4, vous avez deux manières de gérer les

marges : vous calculez vos marges à partir de la taille réelle de votre papieret vous devez à ce moment-là définir la taille exacte du papier que vous uti-lisez ; vous pouvez aussi définir vos marges à partir du format A4 et aug-menter la taille de vos marges de la différence entre votre papier et leformat A4. Prenons un exemple : vous devez imprimer votre document surun format de papier de 13 par 20 centimètres avec des marges de 1,5 centi-mètre de chaque côté. La première solution consiste à indiquer ces margeset à définir dans l’onglet Papier  un format de taille personnalisée. Ladeuxième solution consiste à indiquer que l’on travaille sur du papier A4 et

à modifier les marges en conséquence :• Marge du haut = (29,7 – 20) / 2 + 1,5 = 6,35

• Marge de gauche = (21 – 13) / 2 + 1,5 = 4,5

Figure 5.2 – Définition d’une taille de papier personnalisée

Page 95: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 95/202

82 Chapitre 5. Paramètres de Mise en page, en-têtes et pieds de page

Recto verso

À l’heure où l’expression « développement durable » est mise à toutes lessauces, il peut paraître assez étonnant que l’on imprime si peu en rectoverso ! Regardez autour de vous et amusez-vous à compter le nombre depages imprimées qui pourraient l’être en recto verso : rapports, mémoiresd’étudiants, documents internes aux organisations, listes, etc. Il y a sansdoute des raisons historiques à cela car les imprimantes qui sont capablesd’imprimer en recto verso étaient très chères il y a encore quelques années.

Mais on peut remarquer que malgré leur démocratisation les mentalitésn’ont guère évolué. Pourtant il ne faut pas réfléchir très longtemps pour

s’apercevoir qu’en imprimant en recto verso, on économise beaucoup depapier, on obtient des documents moins lourds à transporter et moins volu-mineux à stocker. Avant de vouloir supprimer complètement le papier, onpourrait peut-être déjà militer en faveur de l’adoption du recto verso… [finde la supplique écologique]

Outre une économie en papier, l’impression en recto verso va surtoutpermettre de donner à vos documents une qualité professionnelle que l’onrencontre notamment dans les livres car il ne vous aura pas échappé que lespages du produit que vous tenez entre les mains sont imprimées des deuxcôtés. Cette sophistication engendre évidemment un surcroît de com-plexité, mais rien de véritablement insurmontable.

Quand on imprime en recto verso, la notion de reliure est importante.Rappelons ici une évidence qui mérite de l’être : si vous faites des essaispour déterminer la taille optimale de vos marges, vous allez imprimer unepage d’un extrait représentatif de votre document. Vous allez ensuite exa-miner cette feuille dans tous les sens pour voir si les marges vous paraissentcorrectement définies. Le problème est que la donne changera complète-

ment quand vous aurez imprimé les 400 pages de votre document long etque vous l’aurez relié. Si vous n’avez utilisé qu’un côté de la feuille, vousallez vite vous rendre compte qu’une partie importante de la marge gaucheest prise par la reliure.

Si vous avez imprimé en recto verso et que vous ouvrez votre volume àpeu près au milieu, vous vous apercevrez alors que le bord droit des pagespaires et le bord gauche des pages impaires sont finalement très proches

Page 96: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 96/202

83Paramètres d’impression

l’un de l’autre. Le paramètre Reliure sert à prendre en compte ce phéno-mène ; la dimension de la reliure dépend bien évidemment du nombre de

pages de votre document ainsi que de l’épaisseur de votre papier (comptezune moyenne de 1 centimètre pour 200 pages). Si vous imprimez unique-ment en recto, vous pouvez ignorer ce paramètre et vous contenter d’aug-menter la marge gauche.

En revanche, il faut obligatoirement indiquer une valeur pour le para-mètre Reliure si vous imprimez en recto verso ; la valeur de la reliure vien-dra en fait augmenter la marge droite des pages de gauche (pages paires) etla marge gauche des pages de droite (pages impaires).

Rôle des sections

Word définit une section comme la « partie d’un document dans lequel

vous définissez certaines options de mise en page ». Cette définition laissesupposer que certaines options de mise en page ne sont pas globales, maispeuvent s’appliquer uniquement à une portion du document.

Pourtant, en règle générale, on définit une bonne fois pour toutes lesparamètres de mise en page du document et l’on n’y revient plus. Il estainsi très rare que l’on ne conserve pas des marges identiques tout au longd’un même document. Il arrive néanmoins assez souvent que l’on aitbesoin de modifier la mise en page au fil du texte. En fait, vous devez

retenir que chaque fois que vous avez besoin de modifier dans un docu-ment un des paramètres de la boîte de dialogue Mise en page, vous devezcréer une section.

Vous remarquerez d’ailleurs que chacun des onglets de cette boîte de dia-logue possède une zone Aperçu avec une commande Appliquer à. Celasignifie bien que chacun des paramètres de la mise en forme peut varier aucours du document.

Si vous envisagez une impression en recto verso, il est important quevous intégriez bien la différence entre page paire et page impaire carcette notion revient souvent.

Page 97: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 97/202

84 Chapitre 5. Paramètres de Mise en page, en-têtes et pieds de page

Prenons quelques exemples classiques où l’utilisation des sectionsdevient obligatoire :

• modification du nombre de colonnes (vous voulez imprimer quatrepages de votre document en deux colonnes) ;

• modification de l’orientation (vous avez un tableau trop large que voussouhaitez imprimer en paysage) ;

• numérotation des lignes d’une partie de votre document ;

• utilisation d’en-têtes différents.

Word crée d’ailleurs automatiquement des sections quand il effectuecertaines opérations. C’est notamment le cas quand vous lui demandez demettre une partie d’un texte en colonnes. Word encadre le texte en colon-nes par deux sauts de section continus. Il faut rappeler ici qu’il existe quatretypes de saut de section que vous pouvez insérer manuellement grâce à lacommande InsertionSaut :

• Le saut de section Page suivante insère une marque de section et sauteune page où commence la nouvelle section.

• Le saut de section Continu insère une marque de section et commencela nouvelle section juste après (en général sur la même page).

• Le saut de section Page paire insère une marque de section et commencela nouvelle section sur la prochaine page paire.

• Le saut de section Page impaire insère une marque de section et com-mence la nouvelle section sur la prochaine page impaire.

Dans les deux derniers types de saut de section, vous devez bien être

conscient du fait que le saut de section peut engendrer la création d’unepage vide. Par exemple, si vous êtes sur une page impaire et que vous insé-rez un saut de section Page impaire, une page vide paire est créée avant ledébut de la nouvelle section.

Dans le cadre d’une impression recto verso, vous utiliserez souvent cetype de saut de section car on commence toujours les premières pages dechapitre sur une page impaire (page de droite).

Page 98: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 98/202

85Paramètres d’impression

Figure 5.3 – Définition d’un saut de section

Comme vous l’aurez compris, les sections vont jouer un rôle prépondé-rant dans l’utilisation des en-têtes et des pieds de page.

En effet, si vous voulez faire varier les en-têtes au fil des parties ou deschapitres de votre document, vous allez être obligé de créer une nouvellesection chaque fois que votre en-tête sera modifié.

Prenons un exemple pour illustrer notre propos : vous rédigez un documentque vous allez imprimer en recto verso et qui contient 7 parties ; vous souhaitezimprimer sur l’en-tête de la page de gauche le titre du document et sur l’en-têtede la page de droite le titre de la partie.

Pour ce faire, vous allez devoir créer autant de sections qu’il y a de parties.Pour signifier que vous voulez que vos en-têtes soient différents sur les pages pai-res et les pages impaires, il faut cocher une case de l’onglet Disposition de laboîte de dialogue Mise en page. De la même manière, il faudra cocher la casePremière page différente car il est de coutume de laisser les premières pagesd’une section vierges de tout titre courant.

 Pour mieux comprendre comment les choses s’articulent, prenez quel-ques livres au hasard et examinez attentivement la manière dont lesen-têtes sont composés et évoluent au cours de l’ouvrage.

Page 99: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 99/202

86 Chapitre 5. Paramètres de Mise en page, en-têtes et pieds de page

Figure 5.4  – Paramétrage des en-têtes et des pieds de page

L’option À partir du bord va déterminer les dimensions exactes des en-têtes et des bas de page. Si les marges définissent ce que l’on appelle la zoneimprimable (l’emplacement où votre texte sera imprimé), la taille des en-têtes et pieds de page est définie selon la formule suivante :

Taille de la marge – paramètre À partir du bord

Dans la mesure où il n’est pas très esthétique que le texte de l’en-tête soitcollé au début du texte de la zone imprimable, vous devez prendre garde à larépartition harmonieuse du texte de l’en-tête dans l’espace qui lui est réservé.De la même manière, vous devez également faire attention à la dimension devotre pied de page si vous utilisez de nombreuses notes de bas de page.

DÉFINITION DES EN-TÊTES ET DES BAS DE PAGE

Si vous souhaitez uniquement paginer votre document, vous n’avez nulbesoin de passer par la définition d’un en-tête ou d’un pied de page. Pour ce

Page 100: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 100/202

87Définition des en-têtes et des bas de page

faire, il vous suffit d’exécuter la commande Insertion Numéros de page.Dans la boîte Numéros de page, vous pourrez définir la position, l’aligne-

ment et le format du numéro de page.

Figure 5.5 – Définition de la pagination d’un document 

Si cette boîte de dialogue permet de paginer rapidement un document,elle ne permet en aucune façon un contrôle fin de la pagination. Son utili-sation est donc à proscrire pour tout travail soigné.

La définition d’en-tête et de pied de page se réalise par le biais de lacommande AffichageEn-tête et pied de page. L’exécution de cette com-mande a plusieurs conséquences : si ce n’est déjà fait, l’affichage passe en

Mode Page ; le texte de la zone imprimable devient grisé et inaccessiblealors que vous pouvez saisir du texte dans les zones labellisées En-tête etPied de page. De plus, la barre d’outils En-tête et pied de page est affichée.

Figure 5.6 – Affichage de l’en-tête d’un document 

Vous allez pouvoir composer dans ces espaces réservés vos en-têtes et vospieds de page. Pour ce faire, vous avez à votre disposition les outils de la

Page 101: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 101/202

88 Chapitre 5. Paramètres de Mise en page, en-têtes et pieds de page

barre d’outils qui vous permettent notamment d’insérer plusieurs codes dechamps.

Figure 5.7 – Insertion de champs dans un en-tête ou un pied de page

Quand vous insérez un champ, Word n’affiche pas le code de champ,mais la valeur du code de champ, ce qui vous donne tout de suite un aperçudu résultat. Vous pouvez néanmoins visualiser les codes de champ en fai-

sant un clic droit sur le champ et en choisissant la commande Basculer lescodes de champs dans le menu contextuel.

Certains boutons de la barre d’outils sont très utiles et notamment lesoutils de navigation. Si vous travaillez sur un document long, naviguerentre les différents en-têtes du document peut être relativement pénible sivous utilisez l’ascenseur. Word met à votre disposition deux outils qui per-mettent de passer rapidement à l’en-tête (ou au pied de page) suivant ouprécédent.

Figure 5.8 – Déplacement rapide entre les en-têtes d’un document 

Page 102: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 102/202

89Définition des en-têtes et des bas de page

Ces outils sont extrêmement pratiques car en fait il n’y a pas dans undocument long autant d’en-têtes différents qu’il y a de pages. En général,

on compte trois en-têtes différents pour chaque section :• Premier en-tête

• En-tête de page paire

• En-tête de page impaire

Il est donc très utile de pouvoir sauter d’un en-tête à l’autre. De la mêmemanière, Word propose un outil pour passer rapidement de l’en-tête aupied de page (Basculer en-tête/pied de page).

Un autre outil mérite toute votre attention si vous voulez créer des en-têtes et des pieds de pages différents ; comme nous l’avons déjà dit, vousdevez pour ce faire créer des sections et paramétrer l’onglet Disposition dela boîte de dialogue Mise en page, mais cela ne suffit pas. En effet, quandvous allez, par exemple, saisir l’en-tête de votre première section en inscri-vant le titre du premier chapitre de votre roman, vous allez avoir la désa-gréable surprise de voir que ce titre se propage aux en-têtes des autressections. Word crée automatiquement une liaison entre les en-têtes de tou-

tes les sections. Pour rompre cette liaison, vous devez utiliser l’outil Lier auprécédent  dont vous conviendrez avec nous qu’il est bien mal nommé.Une fois que vous avez activé cette commande, vous pouvez saisir un en-tête différent, mais vous devrez rompre cette liaison pour chacune des sec-tions et pour chaque type de page (paire et impaire).

Figure 5.9 – Rupture de la liaison entre deux en-têtes

La dernière chose qui est importante à savoir est que lorsque vous com-posez votre en-tête ou votre pied de page, les commandes de mise en formede Word sont toujours actives et vous pouvez donc effectuer tous les forma-tages que vous souhaitez. Vous pouvez, par exemple, tracer une bordure

Page 103: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 103/202

90 Chapitre 5. Paramètres de Mise en page, en-têtes et pieds de page

pour faire un filet ou bien insérer une image. Vous ne devez pas non plusperdre de vue que vous pouvez insérer des tabulations ; il n’est peut-être pas

inutile de rappeler que les tabulations sont le seul moyen de positionnerprécisément du texte dans un en-tête ou un pied de page. Si vous voulezcentrer ou aligner correctement certains champs (notamment les numérosde page), vous serez obligé d’utiliser des tabulations.

Figure 5.10 – Insertion d’une bordure, d’une tabulationet d’une image dans un en-tête

Page 104: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 104/202

6Bibliographie

La bibliographie est l’ensemble des règles et des pratiques qui permettentd’identifier les livres, et plus généralement des documents, afin d’y avoiraccès en cas de besoin. Les auteurs d’un document long sont concernés parla bibliographie chaque fois qu’ils citent un ouvrage, et à la fin quand ilsrédigent la liste des références citées, qu’on appelle aussi la bibliographiedu document. Le terme bibliographie est donc polysémique, et les problè-mes relatifs à la bibliographie peuvent vite devenir éminemment comple-xes. Nous avons voulu, dans ce chapitre, identifier les principauxproblèmes et donner des directives pratiques à ceux qui ont à gérer unebibliographie, quitte à simplifier les choses. Nous envisagerons :

• les problèmes bibliographiques posés à un auteur ;

• les changements qu’a entraînés l’informatique dans les pratiques biblio-graphiques ;

• l’assistance bibliographique disponible dans Word jusqu’à la version 2003 ;

• l’assistance bibliographique dans Word 2007.

CITATIONS ET RÉFÉRENCES

Pour préciser le sens spécifique de ces termes ambigus, nous commentonsquatre exemples différents de citations :

Page 105: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 105/202

92 Chapitre 6. Bibliographie

a) Comme disait Voltaire, « Cultivons notre jardin » ; le texte et le nom deVoltaire sont cités de mémoire, sans indication de la référence, c’est-à-

dire de l’identité précise du livre source.b) Les Essais de Montaigne sont une source intarissable de sagesse ; ici le

texte mentionne un livre et son auteur, sans renvoyer à une référencequi préciserait l’édition et la date.

c) Sur les rapports du livre et de la lecture on se reportera avec profit à[Escarpit 1973] ; la phrase renvoie à la référence d’un ouvrage à partir deson appel de citation [Escarpit 1973].

d) « La vedette matière représente un sujet, c’est-à-dire une combinaison

de concepts, d’aspects… alors que le descripteur représente un conceptunique. » [Hudon 1994, 37] ; l’extrait cité est localisé (p. 37) dans lecadre de l’appel de citation du livre dont il est tiré [Hudon 1994].

On peut tirer de ces exemples plusieurs conclusions :• Le terme « citation » s’applique le plus souvent à la reproduction d’un

bref extrait d’une œuvre, avec le nom de l’auteur, comme dans un dic-tionnaire des citations. C’est le cas des exemples a et d. Mais il peut aussidésigner la simple mention d’une source d’information, sans aucunextrait, comme dans les exemples b et c.

• On peut faire des citations sans fournir de référence bibliographique(exemples a et b). Mais dans tous les documents où les citations jouent

un rôle important, l’usage de la référence est indispensable (exemples cet d). Celle-ci sert à la fois de garantie d’authenticité et de moyend’accès à la source.

• Une référence bibliographique complète est nécessairement encom-brante. Pour permettre au lecteur d’accéder facilement à cette référencesans créer de rupture dans le texte, on utilise un type de renvoi particu-lier, par exemple [Escarpit 1973], que nous appellerons « appel de cita-

 Comme vous l’aurez compris, nous employons ici le terme « citation »dans un sens bien différent de celui de Word quand il l’utilise dans laboîte de dialogue Citation (voir le chapitre 4).

Page 106: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 106/202

93Problèmes de bibliographie

tion » – de préférence à « citation en corps de texte » qui est calqué surl’anglais in text citation.

PROBLÈMES DE BIBLIOGRAPHIE

Bien qu’elles soient encadrées par des normes et par des usages, la citationd’un document externe dans le cours d’un texte et la rédaction d’unebibliographie à la fin d’un chapitre ou d’un ouvrage sont souvent unesource de difficultés en raison de la multiplicité des solutions possibles.

Variations dans la rédaction des références

L’écriture des références bibliographiques peut varier en fonction de diffé-rents facteurs.

Catégorie bibliographique du document 

Les règles ne sont pas les mêmes selon qu’on fait référence à une monogra-phie, un article de journal, un document iconographique, un cédérom ouune ressource du Web. Exemple :

– RASTIER, François. Sens et textualité. Paris : Hachette, 1989. 286 p.Collection Langue, Linguistique, Communication. ISBN 2-01-014453-8.

– RASTIER, François. Sens et textualité [en ligne]. Réédition en fac-similé de l’édition papier [Paris : Hachette, 1989. 286 p.] Paris : Texto,2004. Format PDF. Disponible sur : <http://www.revue-texto.net/Archi-ves/Sens-et-textualite/Rastier_sens_et_textualite.html>. (Consulté le16/03/2004).

 Style de citation choisi 

Les normes fixent des règles contraignantes sur le choix des catégories dudocument, mais à l’intérieur de chaque catégorie elles laissent la liberté dechoisir un style particulier, appelé style de citation. Cette liberté porte surle nombre de données prises en compte et la mise en forme.

Page 107: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 107/202

94 Chapitre 6. Bibliographie

Chaque catégorie comporte des rubriques obligatoires et des rubriquesfacultatives :

– RICOEUR, Paul. Essais d’herméneutique. T.2, Du texte à l’action.Paris : Éditions du Seuil, 1986. Coll. Esprit. Dir. de l’édition OlivierMongin. ISBN 2-02-009377-4. (Référence maximale)

– RICOEUR, Paul. Essais d’herméneutique. T.2, Du texte à l’action.Paris. 1986. ISBN 2-02-009377-4. (Référence minimale)

Il est également possible de jouer sur la ponctuation et les enrichisse-ments typographiques :

– RICOEUR, Paul. Essais d’herméneutique. T.2, Du texte à l’action.Paris : Éditions du Seuil, 1986. Coll. Esprit. Dir. de l’édition OlivierMongin. ISBN 2-02-009377-4. (style sobre)

– RICOEUR, Paul. Essais d’herméneutique T.2, Du texte à l’action.Paris : Éditions du Seuil. 1986. Coll. Esprit Dir. de l’édition OlivierMongin. ISBN 2-02-009377-4. (style soigné)

Variations dans les appels de citation

Trois solutions peuvent être envisagées :

a) Utiliser un numéro de note de page comme appel de citation et écrire laréférence correspondante en note de bas de page. Dans cette hypothèse,notre quatrième exemple de citation (d) deviendrait :

« La vedette matière représente un sujet, c’est-à-dire une combinaisonde concepts, d’aspects… alors que le descripteur représente un conceptunique »1

Et la référence en bas de page serait :1 Hudon, Michèle (1994) Le thésaurus : conception, élaboration, ges-tion. Montréal : ASTED – p. 37

b) Numéroter les références de la liste bibliographique dans l’ordre où lescitations correspondantes apparaissent dans le texte pour la premièrefois, et utiliser ces numéros comme appels de citation.

Page 108: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 108/202

95Informatique et bibliographie

Si la première citation du livre ci-dessus apparaissait dans le texte entrentième position, la référence au livre porterait le numéro [30], et la

citation deviendrait :« La vedette matière représente un sujet, c’est-à-dire une combinaisonde concepts, d’aspects… alors que le descripteur représente un conceptunique » [30, p. 37]

c) Classer les références de la liste bibliographique par nom d’auteur, et uti-liser le nom – entier ou abrégé –, ou le nom et la date de publication,comme appel de citation.

L’usage des références et des citations implique donc de choisir entre ungrand nombre de solutions possibles. Notons d’ailleurs que ce choix n’estpas toujours le fait de l’auteur, ce dernier étant bien souvent tributaire d’unéditeur ou d’un directeur de recherche… Cependant, quelle que soit lasolution envisagée, il conviendra de s’y tenir scrupuleusement tout au longdu document.

INFORMATIQUE ET BIBLIOGRAPHIE

Les transformations apportées par la révolution informatique dans la pro-duction et la gestion des documents ont influencé profondément l’évolu-tion des normes et des pratiques bibliographiques.

Évolution des normes et des styles bibliographiques

La production et la gestion automatisée des documents ont fait apparaîtrepour la première fois la possibilité d’échanger des données bibliographiques

entre les bibliothèques ou les centres de documentation, et même de parta-ger les tâches fastidieuses de la catalographie (rédaction des notices biblio-graphiques des catalogues).

Cet objectif ambitieux impliquait une normalisation préalable degrande ampleur : harmoniser d’une part les formats informatiques de pro-duction des documents, et d’autre part les pratiques bibliographiques quiles identifient et les décrivent.

Page 109: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 109/202

96 Chapitre 6. Bibliographie

Pour nous en tenir au second point, la norme ISO 690 de 1987 (relayéepar la norme française AFNOR NF Z 44-005 de décembre 1987) décrit les

standards des références bibliographiques aux documents imprimés. L’évo-lution rapide des supports électroniques et la prolifération conséquente detextes électroniques ont imposé l’élaboration d’une seconde partie de cettenorme ; en effet, les ressources électroniques du Web posent un problèmeinédit puisqu’elles ne disposent ni de la pérennité du papier ou du polycar-bonate (support physique des CD et des DVD), ni de la sécurité du dépôtlégal. Le problème posé aux bibliographes était le suivant : fallait-il inté-grer ces nouvelles ressources aux normes bibliographiques classiques, ouenvisager deux types de références distinctes ? Les experts du comité de

normalisation ISO ont opté pour la première solution, et en février 1997 ilsont complété la norme ISO 690 par la norme ISO 690-2 qui est consacréeaux références bibliographiques des documents électroniques (la normecorrespondante française est la norme AFNOR NF Z 44-005-2 de janvier1998). Cette norme reprend la plupart des spécifications imposées auxautres types de documents mais y ajoute quatre nouvelles rubriques :

• Type de support

• Date de mise à jour ou de révision

• Disponibilité et accès• Date de consultation de la référence

Exemple (les nouveaux éléments sont en gras) :

Caron, Rosaire. « Comment citer un document électronique ? ». In Univer-sité Laval. Bibliothèque. Site de la Bibliothèque de l’Université Laval,[En ligne]. Page modifiée le 26-07-2006.http://www.bibl.ulaval.ca/doelec/citedoce.html(Page consultée le 27 mars 2000)« Les quatre nouveaux éléments peuvent être qualifiés de "mesures de sécu-rité" contre la non-pérennité des documents numériques, un point d’embarrasqui a entravé pendant longtemps les citations des publications électroniques. »(Kyheng 2004, 2, Documents imprimés / documents électroniques)

Signalons aussi qu’à la même période des associations sectorielles améri-caines (médecine, agriculture, sciences sociales...) qui publient des revues

Page 110: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 110/202

97Informatique et bibliographie

prestigieuses ont élaboré des protocoles qui proposent un style particulierde référence, et qui sans avoir le statut de normes sont considérés comme

des modèles courants. Chacun de ces styles conseille aussi un type particu-lier d’appel de citation (en général Auteur-Année).

Voici des exemples de variantes de la même référence, selon quelques-uns de ces styles :

• APA (American Psychological Association)Fleming, T. (1997). Liberty!: The American revolution. New York: Viking.

• CSE (Council of Science Editors) Revues scientifiques

1) Pour l’appel de citation numériqueFleming T. Liberty!: The American Revolution. New York: Viking;1997. 394 p.

2) Pour l’appel de citation Auteur-annéeFleming T. 1997. Liberty!: The American Revolution. New York:Viking. 394 p.

• MLA  (Modern Language Association of America literature, arts, andhumanities)

Fleming, Thomas. Liberty!: The American Revolution. New York:Viking, 1997.

• Turabian (style employé dans les universités américaines)Fleming, Thomas. Liberty!: The American Revolution. New York:Viking, 1997.

Création de bases de données bibliographiques

Dès le début de l’informatisation, les centres d’Information scientifique et

technique (IST) ont constitué des bases de données documentaires qui col-lectionnent des millions de références bibliographiques. Ces systèmes offrentdes possibilités de recherche évoluées car ils sont structurés en une série dechamps interrogeables (auteur, titre…). Les références, matière première dela bibliographie, sont donc aujourd’hui abondantes et faciles à collecter.

Toutefois les formats d’enregistrement des références ne sont pas encoreunifiés et les échanges posent souvent des problèmes de compatibilité.

Page 111: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 111/202

98 Chapitre 6. Bibliographie

Logiciels de gestion de références bibliographiques

Les problèmes de la citation ont éveillé la créativité des concepteurs delogiciels, qui ont créé des programmes spécialisés, dits logiciels bibliogra-phiques (bibliographic software tools) ou logiciels de gestion de références(reference management programs). Ces produits visent à faire assumer par lamachine les difficultés bibliographiques des auteurs en leur permettant :

• de constituer aisément une bibliothèque personnelle de références enimportant des données extérieures1 ;

• de faire aisément des citations dont la cohérence est contrôlée ;

• de disposer d’une bibliographie composée automatiquement dans lestyle choisi.

Ces outils ingénieux, essentiellement américains et de langue anglaise àleurs débuts, ont connu un développement important au cours de la der-nière décennie, et leur marché est en constante évolution. La plupart deces logiciels sont payants (Endnote, Procite, Reference Manager...) maisquelques-uns sont gratuits pour les étudiants des universités qui ont payéleur contribution (Refworks) ou même pour les particuliers (Biblioexpresset un nouveau venu, Zotero2). Une abondante littérature leur est consa-

crée sur le Web. Outre les sites des concepteurs qui sont majoritairementaméricains, on trouve sur les sites francophones, français ou canadiens, desétudes comparatives [Jumeau 2007] et même un blog, [Hanser 2006].

LA BIBLIOGRAPHIE AVEC WORD 2003

On peut envisager plusieurs solutions en fonction de l’ampleur des difficul-tés à résoudre :

• se contenter des seules ressources du traitement de texte ;• utiliser le module des notes de bas de page ;

• s’adjoindre le secours d’un logiciel bibliographique.

1. Bon nombre de bases de données bibliographiques (comme PubMed) permettentl’exportation des notices au format Endnote ou Refworks.2. http://www.zotero.org/ 

Page 112: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 112/202

99La bibliographie avec Word 2003

Traitement manuel des problèmes bibliographiques

Dans les premières années de la bureautique, les auteurs de documents longsne disposaient que de l’aide du traitement de texte pour emmagasiner desréférences et pour les exploiter sous forme de citations. Aujourd’hui (2007),ils disposent en plus des immenses ressources de l’Internet et ils peuvents’équiper de logiciels spécialisés. Mais une partie d’entre eux se satisfaitencore de la méthode « manuelle » pour constituer un stock de références etpour gérer les problèmes de citation. Cette solution rustique n’est pas dérai-sonnable si le texte ne comporte pas plus d’une page de références.

Constituer un stock de références 

La structure souple et peu contraignante du traitement de texte permet àun auteur de stocker dans un fichier particulier une liste de référencessusceptibles d’alimenter sa bibliographie. Celles-ci peuvent être recopiéesmanuellement à partir de l’original, ou plutôt insérées par copier-coller àpartir d’un autre fichier textuel. Mais la source la plus riche est la foison debanques de données bibliographiques disponibles sur l’Internet. Réservéesau début aux professionnels des différents domaines (agriculture,

médecine, etc.) elles deviennent peu à peu accessibles sur le Web à unlarge public, en priorité aux universitaires, et pour une moindre part auxsimples particuliers. C’est ainsi que le SUDOC (Système universitaire dedocumentation), consultable à http://www.sudoc.abes.fr/ , donne accès à uncatalogue riche de plusieurs millions de notices. On trouvera également unrépertoire des bases de données gratuites dans [URFIST de Lyon 2006].

Il appartient à l’utilisateur, après avoir rapatrié les références de sonchoix, de les adapter au modèle de sa liste pour en préserver la cohérence.

Gérer les problèmes de citation

La gestion autonome des problèmes bibliographiques se ramène à quatretâches :

• choisir un modèle de référence ;

• choisir un mode de classement des références et un appel de citation ;

Page 113: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 113/202

100 Chapitre 6. Bibliographie

• assurer la cohérence de la bibliographie et des citations ;

• composer sa bibliographie.

Précisons que les deux premières tâches sont des choix qui incombent àl’auteur, même s’il dispose d’un logiciel bibliographique sophistiqué.

Choisir un modèle de référence

On peut choisir un modèle par imitation d’un autre auteur, ou après avoircomparé les avantages et les inconvénients de différents styles.Aujourd’hui on dispose de nombreuses sources de conseils. Signalons,

parmi beaucoup d’autres :• sous forme imprimée : [Boulogne 2005]

• sur le Web : [Kyheng 2004], [Jumeau 2007], [CERISE 2004]

Les difficultés proviennent souvent de références à des ressources duWeb qui n’ont bien souvent pas la stabilité des références aux documentsimprimés. On trouve de nombreux exemples dans [Caron 2006].

Choisir un mode de classement des références et un appel de citation

Quand un auteur gère lui-même sa bibliographie, le contrôle de la cohé-rence et la vérification des données bibliographiques reposent entièrementsur sa vigilance.

On a vu plus haut que l’on a le choix entre trois types de classement desréférences citées : classement numérique des références en bas de page, clas-sement séquentiel de l’ensemble des références en fin de document, classe-ment alphabétique par nom d’auteur en fin de document. À chaque cascorrespond un type particulier d’appel de citation : un appel de note dans les

deux premiers cas, un nom d’auteur suivi d’une date dans le troisième.Les citations par appel de note étant gérées automatiquement par Word,

la seule méthode qui convient à une gestion autonome est la citation parnom d’auteur et par année. Ce mode de citation offre plusieurs avantages :

• Étant indépendant de l’ordre et du nombre des citations, il ne demandeaucun effort de contrôle numérique. Il suffit de veiller à ce que l’appel de

Page 114: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 114/202

101La bibliographie avec Word 2003

citation identifie une seule référence. Si DUPONT affiche dans labibliographie deux publications de 2002, il faudra distinguer 2002a et

2002b.• À la différence du chiffre, il dévoile deux éléments importants de la

notice bibliographique.

• Il est assez souple pour s’accommoder de plusieurs styles de rédaction.On peut ainsi écrire de façon équivalente :

Pierre Dupont (2001) a établi que...

Dans « Économie et bibliographie », Pierre Dupont a établi en 2001

que...Il est établi [Dupont 2001] que...

Quant à la bibliographie, il est facile de la mettre en ordre alphabétiqueavec la commande TableauTrier.

Utiliser les notes

Le système de notes de Word est intéressant car il permet de créer des notes

de bas de page et des notes de fin de document. Comme leur nom l’indique,les notes de bas de page sont imprimées en bas de la page, sous un filet queWord insère automatiquement. Les notes de fin sont imprimées à la fin dudocument ou bien à la fin de la section (par exemple, à la fin d’un chapi-tre). On utilise les notes pour compléter une information imprimée dans lecorps du texte ou bien (c’est le cas qui nous intéresse plus particulièrementici) pour donner les références bibliographiques d’une citation.

Les notes de bas de page ont l’avantage de placer la référence tout prèsde la citation, mais leur gestion peut se révéler problématique quand la

taille des notes est trop importante ou quand les notes sont trop nombreu-ses. Certains auteurs ont en effet une fâcheuse tendance à écrire plus detexte dans les notes que dans le corps du texte ou bien à bombarder le lec-teur de notes. Dans ces cas-là, on constate un phénomène assez courant : lanote ne figure pas sur la même page que l’appel de note, mais sur la pagesuivante. Si vous vous trouvez dans cette situation, il vaut mieux choisir lesnotes de fin de document. Si, malgré tout, vous tenez absolument à utiliser

Page 115: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 115/202

102 Chapitre 6. Bibliographie

des notes de bas de page et constatez ce genre de problème, vous pouveztenter d’améliorer les choses en suivant ces conseils :

• Modifiez le style prédéfini Note de bas de page pour que le texte desnotes occupe moins de place. Par défaut, le corps de la police est en 10points ; vous pouvez le modifier en 9 ou 9,5 points. Modifiez aussil’option de paragraphe Interligne en choisissant Exactement et en indi-quant une valeur très légèrement supérieure à la valeur de la police (parexemple, 9,5 si vous avez choisi une police en corps 9).

• Réduisez la taille de vos marges.

• Réduisez l’interligne du séparateur de note.

• Désactivez l’option Éviter veuves et orphelines.

Pour insérer une note, exécutez la commande InsertionRéfé-rence Note de bas de page.

Figure 6.1 – Boîte de dialogue pour insérer des notesde bas de page ou des notes de fin de document 

Page 116: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 116/202

103La bibliographie avec Word 2003

Les cases d’option vous permettent de choisir le type de note que vousvoulez insérer : note de bas de page ou note de fin de document (ou de sec-

tion). La zone  Format permet de préciser la mise en forme de l’appel denote (1, 2, 3... / a, b, c...) ainsi que le système de numérotation (Continuou Recommencer à chaque page). Ces éléments, une fois entrés, n’ont plusbesoin d’être confirmés et ils sont gardés en mémoire pour vos insertions denotes suivantes. Cliquez sur le bouton Insérer pour insérer l’appel de note.Si vous êtes en mode d’affichage Normal, Word ouvre alors un volet dansle bas de la fenêtre où vous pouvez saisir le texte de la note. Si vous êtes enmode d’affichage Page, Word positionne le curseur dans le bas de la page oùvous pouvez saisir votre note.

Figure 6.2 – Saisie d’une note de bas de page

Quand Word insère une note, il calcule le numéro à affecter à la notedans la page ou dans le document et insère ce numéro, sous forme d’expo-sant, à l’emplacement du point d’insertion.

La référence de la citation peut être saisie manuellement, mais le plussimple est de la reproduire par copier-coller quand on dispose d’une réservede références. Il est conseillé de constituer cette réserve préalablementdans un fichier autonome qu’on laissera ouvert pendant la rédaction du

document.Une fois la note saisie, vous pouvez fermer le volet ou bien le garder

ouvert si vous avez beaucoup de notes à saisir. Lorsque le volet est fermé etque vous voulez consulter le texte d’une note, vous pouvez afficher le voletavec la commande Affichage Notes de bas de page. Vous pouvez égale-ment passer le pointeur de votre souris sur l’appel de note, ce qui a poureffet d’afficher la note dans une info-bulle.

Page 117: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 117/202

104 Chapitre 6. Bibliographie

Figure 6.3 – Le texte des notes peut s’afficher dans une info-bulle

Word prend en charge la coordination des numéros et des références.Prenons l’exemple des notes de fin de livre. Si on cite un nouveaudocument après 7 citations, Word inscrit le numéro 8 au point d’insertionet dans le volet de saisie de la référence. Si l’on rajoute ensuite unenouvelle citation avant le numéro 7, ou si l’on en supprime une, Wordrecalcule tous les numéros. Pour supprimer une citation et la référencecorrespondante il suffit de sélectionner l’appel de note et de le supprimer.

En revanche le programme n’exerce aucun contrôle sur le contenu des

notes, et quand un document est cité plusieurs fois, il postule qu’il s’agitchaque fois d’une nouvelle référence. L’auteur peut résoudre facilement ceproblème si les citations multiples sont sur la même page, par la formuleconsacrée « Ibidem »1. S’il s’agit de notes de fin de livre, l’auteur doit noterle numéro de la première citation. Il peut ensuite soit renvoyer au numérovoulu (voir la note X), ce qui est peu élégant, soit remplacer l’appel de notepar le chiffre de ce numéro, qui sera mis en exposant. Ce système a néan-moins l’inconvénient de ne pas être dynamique ; en effet, si vous insérez ousupprimez une note, le nombre que vous avez mis en exposant fera alors

référence à une note qui n’est plus la bonne.Pour résoudre ce problème, vous devez créer une référence vers la pre-

mière note. Cette méthode est plus complexe, mais elle assurera la cohé-rence de vos notes dans le cas où elles sont renumérotées. Pour créer unrenvoi, exécutez la commande InsertionRéférenceRenvoi. La boîte de

  Si vous enregistrez votre document en tant que page Web, Wordtransforme automatiquement les appels de notes en liens hypertexteet place les références à la fin de la page Web.

1. Adverbe latin signifiant « ici-même » qui est souvent abrégé en ibid. ou ib.

Page 118: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 118/202

105La bibliographie avec Word 2003

dialogue Renvoi apparaît. Dans la zone Catégorie, sélectionnez Note debas de page ou Note de fin en fonction de ce vous voulez faire. Dans la

zone Insérer un renvoi à, sélectionnez l’option Numéro de note de bas depage ou Numéro de note de fin. Dans la zone Pour la note, sélectionnez lanote à laquelle vous voulez faire référence, puis cliquez sur les boutonsInsérer et Fermer.

Figure 6.4  – Création d’un renvoi vers une note

L’appel de note ainsi créé n’est pas mis en forme ; vous devez alors lemettre en exposant ou bien lui attribuer le style prédéfini Appel de note.En cas de suppression ou d’ajout d’une note, Word renumérote automati-quement la référence à la note.

Comment constituer sa bibliographie à partir des notes 

Si l’on travaille avec un fichier de références autonome, le mieux est desélectionner les références utilisées et de les classer alphabétiquement.

Si l’on choisit les notes de fin de document, il suffit de les recopier puisde les mettre en ordre alphabétique. Pour ce faire il est nécessaire de sup-primer d’abord manuellement les numéros en début de référence.

Page 119: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 119/202

106 Chapitre 6. Bibliographie

Si l’on a opté pour les notes en bas de page, il faut les convertir provisoi-rement en notes de fin, procéder comme ci-dessus, puis les reconvertir en

notes de bas de page. Pour convertir les notes, affichez le volet des notes sicela n’est déjà fait, puis faites un clic droit sur une des notes. Dans le menucontextuel, choisissez la commande Options des notes puis cliquez sur lebouton Convertir dans la fenêtre qui apparaît. Vous pouvez aussi choisirdirectement la commande Convertir en dans le menu contextuel.

Figure 6.5 – Conversion des notes

Faire appel à un logiciel bibliographique

Word et EndnoteLes utilisateurs de Word peuvent bénéficier d’une assistance bibliographi-que très sophistiquée s’ils ont acquis le logiciel Endnote. En effet Microsofta passé avec la société gestionnaire de ce produit un accord de partenariatqui ménage une interface entre les deux programmes et permet aux utilisa-teurs de passer à volonté de l’un à l’autre.

Endnote, le plus répandu des logiciels bibliographiques, n’est pas gratuitet ne possède qu’une version anglaise. Malgré ces freins, il connaît un suc-

cès certain dans les organismes francophones où les publications ont unrôle vital : centres de recherche, universités, laboratoires. La société Ritme,qui le distribue en France, affiche 10 000 utilisateurs, appartenant à toutesles disciplines. On trouvera un résumé en français du guide Endnote dans[Aubry 2007] et [Ouimet 2006]. Par ailleurs, Endnote propose une versionde démonstration utilisable pendant un mois à l’adresse suivante :

http://www.endnote.com/endemo.asp

Page 120: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 120/202

107La bibliographie avec Word 2003

Endnote interfacé avec Word permet les opérations suivantes :

• Constituer une ou plusieurs bibliothèques personnelles de références. Onpeut les alimenter à partir d’un bordereau de saisie, d’une autre bibliothè-que Endnote, ou en important les références d’une des bases de donnéesdu vaste réseau Endnote. À l’arrivée, les références sont homogénéisées auformat choisi par l’usager.

• Exporter les références de ces bibliothèques Endnote dans un fichierWord (au format de son choix).

• Choisir pour ses citations et sa bibliographie un des nombreux styles de

citation disponibles.• Utiliser l’interface Faites des citations tout en rédigeant  (CWYW =

Cite While You Write) pour introduire des citations dans un texte Word.Il suffit pour cela d’ouvrir la bibliothèque voulue et de sélectionner laréférence à citer. La commande Insert selected citation  intègre àl’emplacement adéquat l’appel de citation et ajoute la référence à labibliographie dans le style choisi.

Utiliser un logiciel gratuit : exemple de Biblioscape Express 

Les logiciels bibliographiques se multiplient et certains comportent uneversion allégée téléchargeable gratuitement. On en trouvera une recensiondans [Lardy 2006].

Par exemple, Biblioscape (http://www.biblioscape.com) est un logicielcommercial qui présente à peu près les mêmes fonctionnalités qu’Endnote,sans toutefois comporter d’interface spéciale avec Word.

Mais ses bibliothèques de références sont exportables au format Word.Une version réduite, dite Biblioexpress (version 3) est téléchargeable àl’adresse suivante :

www.biblioscape.com/biblioexpress.htm

Un manuel d’utilisation est également disponible [WHEELWRIGHT2001].

Page 121: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 121/202

108 Chapitre 6. Bibliographie

WORD 2007 ET LA BIBLIOGRAPHIE

Word 2007, la dernière version de Word, reprend l’interface utilisateurd’Office 2007 si bien que les utilisateurs habitués aux versions précédentesde Word ont besoin en général d’un certain temps d’adaptation pours’habituer à l’absence des menus et à l’emploi du ruban.

Mais Word 2007 ne brille pas uniquement par la modification de soninterface utilisateur ; au chapitre des nouveautés, on peut compter un outilde gestion intégrée de la bibliographie qui va singulièrement simplifier letravail de toutes les personnes qui ont à traiter des références bibliographi-

ques.Sont en effet intégrées au traitement de texte les différentes fonctions

bibliographiques qui pouvaient être assurées dans les versions précédentespar l’interfaçage avec Endnote, à savoir :

• Créer une réserve personnelle de références (Word parle de liste de sour-ces).

• Importer dans sa réserve personnelle des sources extraites de bases de

données extérieures.

• Choisir un style particulier pour sa bibliographie et ses citations.

• Faciliter les citations en assurant la cohérence entre les appels de cita-tion et les sources.

• Créer une bibliographie en fin de document.

 L’adjonction d’un logiciel bibliographique à Word est une solution

intéressante, mais à condition que l’utilisateur publie des documentslongs à un rythme soutenu. En effet, l’apprentissage d’un nouveaulogiciel exige toujours de longues heures de mise au point, ce qui ne sejustifie guère pour des publications occasionnelles.

Page 122: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 122/202

109Word 2007 et la bibliographie

 Nous allons, dans les pages qui suivent, vous montrer comment organi-ser au mieux votre bibliographie avec cette nouvelle fonctionnalité.

Toutes les commandes relatives à la gestion de la bibliographie se situentdans l’onglet Références du ruban.

Figure 6.6 – Onglet Références de Word 2007

Choix du style de citation

Avant de commencer à gérer votre bibliographie, vous devez d’abord choisirvotre style de citation. Même si vous pouvez en théorie parfaitement modifierce style en cours de route, il est préférable de faire votre choix au préalable carles informations demandées lors de la saisie des sources dépendent du style decitation. Vous courrez ainsi le risque, si vous changez de style de citation encours de route, de perdre du temps à retaper des informations qui ne vous ontpas été demandées lors de la saisie initiale de vos sources.

Pour choisir votre style de citation, cliquez sur la flèche en regard deStyle, dans le groupe Citations et bibliographie, et choisissez l’un des dixformats proposés dans la liste.

 Comme toute nouvelle fonctionnalité dans un logiciel, la gestion dela bibliographie dans Word 2007 n’est pas exempte de critiques et onpeut parier que cette fonctionnalité s’améliorera au cours des prochai-nes versions, voire des mises à jour d’Office 2007. Pour autant, cetoutil vous rendra de grands services et constitue une réelle plus-valuepar rapport aux versions précédentes de Word.

Page 123: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 123/202

110 Chapitre 6. Bibliographie

Figure 6.7 – Choix du style de citation

Vous ferez bien attention au fait que certains styles de citation sont plusappropriés pour des appels mentionnant la référence de l’auteur (APA,ISO 690 Premier élément et date, MLA) que pour des appels utilisant uneréférence numérique (Chicago, ISO 690 Référence numérique, Turabian).

Gestionnaire de source

Word 2007 intègre une base de données spécialisée pour gérer les référen-

ces bibliographiques qui est appelée Gestionnaire de source. Il existe deuxméthodes (qui ne s’excluent pas mutuellement) pour ajouter des sources :soit vous saisissez toutes vos références avant de commencer la rédaction,soit vous saisissez les références chaque fois que vous avez besoin d’insérerune citation au cours de la rédaction.

Ces deux méthodes ont chacune leurs avantages, mais la première vousfera gagner du temps si vous connaissez déjà presque toutes vos références

 L’aide en ligne de Word 2007 sur la bibliographie est assez succincte etn’est pas un modèle de clarté. Entres autres, elle peut laisser croire quel’on peut changer de style de citation pour chaque citation ou sourceque l’on saisit. Bien évidemment, il n’en est rien et une fois que vousavez sélectionné un style de citation, vous ne devez pas en changer.

Page 124: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 124/202

111Word 2007 et la bibliographie

bibliographiques avant d’entamer l’écriture de votre document. Cetteapproche ne vous empêchera bien évidemment pas de saisir à la volée une

source qui n’aurait pas été renseignée préalablement.Pour insérer des sources, vous devez utiliser le Gestionnaire de source

que l’on active en cliquant sur le bouton Gérer les sources.

Figure 6.8 – Gestionnaire de source

Le Gestionnaire de source gère en fait deux listes de sources : la listeprincipale et la liste active. La liste active est composée des sources quevous saisissez à l’intérieur du document actif, alors que la liste principale est

une sorte de fichier maître autonome qui rassemble la totalité des sourcessaisies dans toutes les listes actives.

La liste principale est un fichier XML, intitulé Sources.xml, qui setrouve dans le dossier AppData\Roaming\Microsoft\Bibliography del’utilisateur. Le fait que la liste principale soit un fichier XML garantit soninteropérabilité et on peut imaginer dans un futur proche des programmesd’import-export et surtout le moyen d’interfacer le Gestionnaire de source

Page 125: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 125/202

112 Chapitre 6. Bibliographie

de Word avec les nombreuses bases de données bibliographiques des gran-des bases de données publiques.

Dans un premier temps, deux utilisateurs de Word 2007 peuvent facile-ment s’échanger des références bibliographiques car il est extrêmementsimple de copier des sources de la liste principale dans la liste active ouinversement. Si François veut donner à Dominique sa liste principale desources bibliographiques, il procédera de la manière suivante :

• création d’un document vide

• ouverture du Gestionnaire de source

• sélection de tous les éléments de la liste principale• transfert dans la liste active en cliquant sur le bouton Copier

• sauvegarde du document vide

• envoi du document vide à Dominique

En possession de ce fichier, Dominique n’aura plus qu’à faire l’opérationinverse, qui consiste à copier les sources de la liste active du document quilui a été transmis dans sa liste principale.

Ajout des sources

Pour ajouter des sources, cliquez sur le bouton Nouveau du Gestionnairede source. La boîte de dialogue Créer une source s’affiche. C’est danscette fenêtre que vous allez pouvoir créer votre référence bibliographique ;si vous avez déjà utilisé un programme de base de données, vous ne serezpas dépaysé : il suffit de remplir les champs de la fiche qui se trouve à

l’écran.Le premier champ, Type de source, vous permet de choisir le type de

document parmi une liste conséquente de 17 éléments (ouvrage, section,article de journal, article dans un périodique, comptes rendus de confé-rence, rapport, site Web, document d’un site Web, source électronique, art,enregistrement audio, représentation, film, interview, brevet, compterendu d’audience, autre).

Page 126: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 126/202

113Word 2007 et la bibliographie

Dès que vous avez sélectionné le type de source, le masque de saisies’adapte au type de document choisi. De plus, vous noterez que le style de

citation que vous avez agréé figure également dans la mention Champsbibliographiques pour (MLA dans l’exemple que nous avons choisi).

Figure 6.9 – Ajout d’une source

Vous noterez également la présence d’une case Afficher tous leschamps bibliographiques qui par défaut n’est pas cochée. Cette case per-met d’afficher des champs supplémentaires afin de compléter la saisie de lasource. Par exemple, pour une source de type Ouvrage, le fait de cochercette case rajoute à la fiche les champs suivants : département, pays, édi-teur, volume, nombre de volumes, traducteur, titre abrégé, numéro d’iden-tification, pages, édition, commentaires.

Dans le cas de la saisie d’une source, il peut arriver qu’il y ait plusieursauteurs ; vous avez alors deux possibilités pour gérer cette pluralité. Vouspouvez tout d’abord saisir tous les auteurs dans le champ Auteur  en lesséparant par des points-virgules. L’autre solution consiste à cliquer sur lebouton Modifier.

Page 127: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 127/202

114 Chapitre 6. Bibliographie

Figure 6.10 – Le bouton Modifier sert à saisir plusieurs auteurs

Dans la fenêtre Modifier le nom, vous pouvez saisir autant d’auteurs quevous le voulez en remplissant les champs Nom et Prénom (et éventuelle-ment 2ème  prénom) puis en cliquant sur le bouton Ajouter. Les boutonsMonter  et Descendre  servent à modifier l’ordre de la liste des nomsd’auteurs. En général, cette liste est classée par ordre alphabétique, mais ellepeut également refléter l’importance des auteurs dans la paternité de l’œuvre.

Figure 6.11 – Ajout d’auteurs à une source

Il est bien évidemment possible, dans le Gestionnaire de source, de sup-primer une source ou bien de la modifier. On utilisera cette dernière possi-bilité en cas d’erreur de saisie ou bien dans le cas où une donnée aurait été

Page 128: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 128/202

115Word 2007 et la bibliographie

mise à jour. C’est notamment relativement courant pour les ressources duWeb où une URL peut, par exemple, changer.

Insertion d’une référence dans le document 

Une fois que les sources ont été saisies dans le Gestionnaire de source,l’insertion d’une référence dans un document est excessivement simple.Positionnez le curseur à l’endroit exact où vous voulez insérer la référencebibliographique et cliquez sur le bouton Insérer une citation. La liste affi-che alors toutes les sources du document (c’est-à-dire les sources figurantdans la liste active du Gestionnaire de source) et vous n’avez plus qu’à

sélectionner celle qui vous convient.

Figure 6.12 – Insertion d’une citation

À l’emplacement du curseur est insérée la référence bibliographique quevous avez sélectionnée dans la liste. Le format de la référence dépend dutype de modèle bibliographique que vous avez sélectionné. Comme nous

Page 129: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 129/202

116 Chapitre 6. Bibliographie

l’avons signalé plus haut, il est préférable que le style de citation que vousavez choisi lors de la saisie de vos sources corresponde au style de citation

que vous allez insérer dans votre document, mais cela n’est pas obligatoire.Dans notre exemple, nous avons choisi le style MLA pour saisir nos sour-ces, mais ce style n’affiche que le nom de l’auteur entre parenthèses quandvous insérez une citation. Si vous vous rendez compte que vous voulez éga-lement afficher l’année de publication de l’œuvre citée, vous devez alorschanger de style et opter, par exemple, pour ISO 690 – Premier élémentet date. Même si vous avez saisi vos sources avec le style MLA, Word estsuffisamment souple pour s’adapter à cette modification de style en coursde route et il affichera correctement la citation.

Figure 6.13 – Insertion d’une citation en style ISO 690

En fait, vous avez certainement compris que Word a inséré un code dechamp. D’ailleurs, si vous faites un clic droit sur la référence insérée par Word,

vous verrez apparaître un menu contextuel dans lequel figure la commandeBasculer les codes de champs. Dans notre exemple, le code de champ affiche{ CITATION Lar06 \l 1036 }, Lar06 étant le nom de la balise qui correspond àla source (cette information est affichée quand on crée ou modifie une sourcedans le Gestionnaire de source). En cliquant sur la citation qui a été insérée, onfait apparaître un menu contextuel qui propose plusieurs options.

Figure 6.14  – Menu contextuel d’une citation

Page 130: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 130/202

117Word 2007 et la bibliographie

La première option vous permet de modifier la citation. L’exécution decette commande fait apparaître la boîte de dialogue Modifier la citation où

vous allez pouvoir ajouter un numéro de page à la citation et éventuelle-ment supprimer des informations comme le nom de l’auteur, l’année ou letitre. Grâce à cette boîte de dialogue, vous pouvez, par exemple, transfor-mer la citation (Boulogne, 2005) en (Boulogne p.22).

Figure 6.15 – Modification d’une citation

L’option Modifier la source ouvre le Gestionnaire de source, dans lequelvous pouvez éditer la source en question. L’option Convertir la citation entexte statique supprime en fait le code de champ et le remplace par le textequ’affichait le code de champ. Bien évidemment, dans ce cas-là, vous perdez

le caractère dynamique du code de champ et vous n’avez plus accès au menucontextuel. Cela signifie également que si vous modifiez dans le Gestion-naire la source que vous avez insérée, la citation ne sera pas mise à jour puis-que, comme son nom l’indique, le texte est devenu statique. Si vous voulezinsérer une citation dont la source n’a pas été saisie dans le Gestionnaire,vous avez la possibilité de la saisir à la volée. Pour ce faire, choisissez la com-mande Ajouter une nouvelle source dans la liste Insérer une citation. À cemoment-là, Word affiche la boîte de dialogue Créer une source et vous pou-vez remplir les champs bibliographiques. Quand vous validez votre saisie en

cliquant sur le bouton OK, la citation est insérée à la position du curseur.Vous avez également une autre option qui est intéressante car elle per-

met de prendre en compte une situation assez fréquente : il arrive que voussouhaitiez insérer une citation dont vous ne connaissez pas exactement lesréférences bibliographiques. Dans ce cas-là, choisissez la commande Ajou-ter un nouvel espace réservé dans la liste Insérer une citation. Word affi-che alors la boîte de dialogue Nom de l’espace réservé.

Page 131: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 131/202

118 Chapitre 6. Bibliographie

Figure 6.16 – Saisie du nom d’un espace réservé

Word propose par défaut le nom Espace_réservé1, mais il est préférablede modifier ce nom qui n’est guère significatif. En effet, si vous abusez desespaces réservés dans votre document, vous ne vous y retrouverez plus sivous ne choisissez pas des noms parlants. Vous noterez cependant que lenom d’un espace réservé ne peut pas comporter d’espace. Quand vous avezsaisi un nom qui convient, cliquez sur le bouton OK pour insérer la cita-tion. Le nom de l’espace réservé encadré par des parenthèses est inséré à laposition du curseur. Quand vous aurez collecté les renseignements biblio-graphiques qui vous manquent, vous pourrez alors compléter la saisie de lasource. Vous pouvez choisir la commande Modifier la source dans le menucontextuel de l’espace réservé, ou bien, comme l’indique la boîte de dialo-gue, modifier la référence bibliographique dans le Gestionnaire de source.

Figure 6.17 – Modification de la source d’un espace réservé

Quand vous avez validé la modification de la source de l’espace réservé,le nom de l’espace réservé dans la citation est automatiquement remplacépar les renseignements que vous venez de saisir. Le nom de l’espace réservéest cependant conservé comme nom de balise de la source.

Page 132: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 132/202

119Word 2007 et la bibliographie

Insertion de la bibliographie

Tous ceux qui ont eu à récapituler à la fin d’un document la liste de toutesles références bibliographiques citées savent qu’il s’agit là d’une tâche par-ticulièrement pénible, car elle demande une méticulosité à laquelle bienpeu de personnes ont le courage de s’astreindre… Il faut classer les référen-ces (le plus souvent par ordre alphabétique), vérifier que l’on n’a pas com-mis d’erreurs dans la saisie de la référence et, ce qui est le plus fastidieux,contrôler que la forme des références correspond bien à ce qui est demandé.Toutes ces vérifications sont particulièrement ingrates et vous serez certai-nement ravis de constater que Word 2007 est capable de réaliser toutes ces

tâches à votre place en quelques secondes.Pour insérer une bibliographie, positionnez votre curseur à l’endroit où

vous souhaitez qu’elle soit imprimée (en général, à la fin du document).Dans le groupe Citations et bibliographie, cliquez sur la liste Bibliographieet choisissez la commande Insérer la bibliographie.

Figure 6.18 – Insertion de la bibliographie

Page 133: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 133/202

120 Chapitre 6. Bibliographie

La bibliographie est immédiatement insérée à l’emplacement du curseur,et toutes les sources présentes dans la liste active sont imprimées dans le for-

mat prédéfini par le style de citation que vous avez sélectionné auparavant.Word propose également deux modèles qui appartiennent à la galerie de

bibliographies. Ces modèles n’apportent pas une réelle plus-value car ils secontentent de rajouter un titre (Bibliographie ou Travaux cités) à la bibliogra-phie. Vous pouvez néanmoins retravailler ces modèles pour les intégrer dans lagalerie de bibliographies où votre version améliorée pourra être réutilisée.

Comme vous vous en doutez certainement, l’insertion de la bibliogra-phie, comme c’est le cas pour les citations, donne lieu en réalité à l’inser-

tion d’un code de champ qui dispose également d’un menu contextuel. Cedernier propose de trier la bibliographie en fonction des langues utiliséesdans les sources. Il permet aussi de convertir la bibliographie en texte stati-que. Même si l’on perd le côté dynamique du code de champ, cette possibi-lité est intéressante car elle permettra de modifier la présentation de labibliographie. Outre l’amélioration de l’aspect formel, vous pourrez réorga-niser votre bibliographie selon vos propres critères ; vous pouvez ainsiregrouper les références par thème, ou bien par type de source (ouvragesd’un côté et sitographie de l’autre, par exemple).

Figure 6.19 – Menu contextuel de la bibliographie insérée

Page 134: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 134/202

121Word 2007 et la bibliographie

À titre d’illustration, nous terminons ce chapitre par deux exemples debibliographies générées automatiquement par Word, la mise en forme de

ces bibliographies n’ayant absolument pas été retouchée. Le premier exem-ple utilise le style ISO 690 – Premier élément et date, alors que ledeuxième exemple est mis en forme avec le style MLA.

Bien entendu, la bibliographie imprimée concerne les références de cechapitre et il s’agit donc d’une bibliographie sur la bibliographie. Vouspourrez ainsi vous rendre compte de la manière dont le choix du style decitation influe énormément sur l’aspect de la bibliographie.

Même si ce nouveau module de Word 2007 n’est pas parfait, il permet

d’obtenir sans beaucoup d’efforts une bibliographie propre et cohérentedans la forme. La possibilité de choisir au dernier moment le style de sabibliographie est également un bel avantage.

Page 135: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 135/202

122 Chapitre 6. Bibliographie

Bibliographie ISO 690

Aubry, Christine. 2000. Présentation d’Endnote.  MSH-Alpes. [En ligne]7 mars 2000. [Citation : 30 janvier 2007.] http://www.msh-alpes.prd.fr/Documentation/EndNote.htm#manuel_EndNote.

Bibliothèque Myriam & J.-Robert Ouimet. 2006. EndNote X. HEC  Montréal. [En ligne] août 2006. [Citation : 20 janvier 2007.] http://www.hec.ca/biblio/endnote/30-EndNoteX_HEC.pdf.

Boulogne, Arlette et Dalbin, Sylvie. 2005.  Comment rédiger une bibliographie. Paris : Armand Colin - ADBS, 2005.

Caron, Rosaire. 2006. Comment citer un document électronique ? Bibliothèque de l’Université Laval. [En ligne] 26 juillet 2006. [Citation : 15

janvier 2007.] http://www.bibl.ulaval.ca/doelec/citedoce.html.Duhamel, Martine et Claire, Panijel. 2007.  Conseils aux Étudiants

pour une Recherche d’Information Spécialisée Efficace. URFIST de Paris.[En ligne] 2007. [Citation : 30 janvier 2007.] http://www.ext.upmc.fr/urfist/cerise/index.htm.

Hanser, Damien. 2005. Bibliographie et gestion des références. [En ligne]27 janvier 2005. [Citation : 14 janvier 2007.] http://d.hanser.free.fr/weblog/index.php/2005/01/27/5-bibliographie-et-gestion-des-references.

Jumeau, Julia. 2007. FOURMI : bibliographies. URFIST de Paris / Écoledes Chartes. [En ligne] 15 janvier 2007. [Citation : 2 février 2007.] http://www.ext.upmc.fr/urfist/fourmi/fourmibiblio.htm.

Kyheng, Rossitza. 2004. La référence bibliographique : norme et praxis.Texto! Textes et cultures . [En ligne] juin 2004. [Citation : 14 janvier 2007.]http://www.revue-texto.net/Reperes/Themes/Kyheng_References.html.

Lardy, Jean-Pierre. 2006. Les logiciels personnels de gestion documen-taire. URFIST de Lyon. [En ligne] décembre 2006. [Citation : 14 janvier2007.] http://urfist.univ-lyon1.fr/logiciels_gestion_doc.html.

Noël, Elisabeth. 2006. Ressources Électroniques Pour les Étudiants, laRecherche et l’Enseignement. REPERE. [En ligne] septembre 2006.

[Citation : 28 février 2007.] http://repere.enssib.fr/valide/brochure.pdf.URFIST de Lyon. 2006. Répertoire des bases de données gratuites dis-ponibles sur Internet. [En ligne] décembre 2006. [Citation : 14 janvier2007.] http://dadi.enssib.fr/.

Wheelwright, Verne. 2002.  Research Information Management withBiblioscape. BiblioExpress. [Online] 2002. [Cited : février 2010, 2007.]http://www.biblioexpress.com/Getting_Started.pdf.

Page 136: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 136/202

123Word 2007 et la bibliographie

Bibliographie MLA

Aubry, Christine. « Présentation d’Endnote. » 7 mars 2000. MSH-Alpes.30 janvier 2007 <http://www.msh-alpes.prd.fr/Documentation/EndNote.htm#manuel_EndNote>.

Bibliothèque Myriam & J.-Robert Ouimet. « EndNote X. » août 2006. HECMontréal. 20 janvier 2007 <http://www.hec.ca/biblio/endnote/30-EndNoteX_HEC.pdf>.

Boulogne, Arlette et Sylvie Dalbin. Comment rédiger une bibliographie.Paris : Armand Colin - ADBS, 2005.

Caron, Rosaire. « Comment citer un document électronique ? » 26 juillet 

2006. Bibliothèque de l’Université Laval. 15 janvier 2007 <http://www.bibl.ulaval.ca/doelec/citedoce.html>.

Duhamel, Martine et Panijel Claire. « Conseils aux Étudiants pour uneRecherche d’Information Spécialisée Efficace. » 2007. URFIST de Paris.30 janvier 2007 <http://www.ext.upmc.fr/urfist/cerise/index.htm>.

Hanser, Damien. « Bibliographie et gestion des références. » 27 janvier2005. 14 janvier 2007 <http://d.hanser.free.fr/weblog/index.php/2005/01/27/5-bibliographie-et-gestion-des-references>.

 Jumeau, Julia. « FOURMI : bibliographies. » 15 janvier 2007. URFIST deParis / École des Chartes. 2 février 2007 <http://www.ext.upmc.fr/urfist/fourmi/fourmibiblio.htm>.

Kyheng, Rossitza. « La référence bibliographique : norme et praxis. » juin2004. Texto! Textes et cultures. 14 janvier 2007 <http://www.revue-texto.net/Reperes/Themes/Kyheng_References.html>.

Lardy, Jean-Pierre. « Les logiciels personnels de gestion documentaire. »décembre 2006. URFIST de Lyon. 14 janvier 2007 <http://urfist.univ-lyon1.fr/logiciels_gestion_doc.html>.

Noël, Elisabeth. « Ressources Électroniques Pour les Étudiants, la Rechercheet l’Enseignement. » septembre 2006. REPERE. 28 février 2007 <http://

repere.enssib.fr/valide/brochure.pdf>.URFIST de Lyon. « Répertoire des bases de données gratuites disponibles

sur Internet. » décembre 2006. 14 janvier 2007 <http://dadi.enssib.fr/>.

Wheelwright, Verne. "Research Information Management with Biblioscape."2002. BiblioExpress. 10 février 2007 <http://www.biblioexpress.com/Getting_Started.pdf>.

Page 137: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 137/202

Page 138: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 138/202

7Création d’un index

Un index est une liste de termes classés selon un ordre naturel (ordrenumérique) ou conventionnel (ordre alphabétique) et suivis de leuradresse (numéro), ce qui permet de les retrouver rapidement en cas debesoin. C’est un outil de recherche d’information puissant, utilisé dèsl’antiquité, mais auquel l’informatique a donné un essor considérable.

On peut distinguer deux catégories d’index selon que la recherche des

informations porte sur une collection d’objets ou sur un document unique :• l’index d’un catalogue de bibliothèque ou d’une banque de données

porte sur une collection de documents divers. Il est indispensable et aune fonction essentiellement sélective ;

• un index de livre (back-of-the-book index) porte sur un document unique,auquel il apporte un complément facultatif mais précieux : il offre au lec-teur désireux de trouver ou retrouver une information du livre un outil derecherche bien plus rapide et plus précis que la table des matières.

PREMIER APERÇU DES ÉLÉMENTS D’UN INDEXDE LIVRE

Chaque ligne d’un index s’appelle une entrée. Toute entrée d’index estcomposée :

Page 139: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 139/202

126 Chapitre 7. Création d’un index 

• d’un terme d’entrée (ou clé d’accès),

• d’une orientation vers l’information qui le complète :

– soit un (ou plus d’un) numéro de page, appelé localisateur (ex. : lignes1, 2, 3 et 5),

– soit un renvoi vers un autre terme (lignes 4 et 6). Il existe deux typesde renvoi : Voir qui renvoie impérativement l’utilisateur vers un termesynonyme préférentiel et Voir aussi qui invite l’utilisateur à complétersa recherche à partir d’un autre terme.

langage contrôlé 101, 110

langage naturel 125indexation en 160

Voir aussi langage contrôlé

traitement automatique 134-136

T.A.L. Voir  langage naturel, traitement automatique

INDEX DE NOMS ET INDEX MATIÈRE

Un index de noms (auteurs cités, personnages historiques, noms de pays, nomsde langues, titres…) a un contenu uniforme et une structure simple, à un seulniveau :

Hugo, Victor 26, 32, 63

Kafka, Franz 45, 104

Un index des noms permet au lecteur de consulter rapidement les pagesoù figure le nom qui l’intéresse.

Le nombre de références attachées à chaque nom fait apparaître d’unsimple coup d’œil l’importance des différents éléments de la liste.

Un index matière (ou index de sujets) porte sur tous les sujets abordésdans le livre, et ses entrées peuvent être simples (à un niveau) ou compo-sées (à plusieurs niveaux) :

argumentation 84

Page 140: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 140/202

Page 141: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 141/202

128 Chapitre 7. Création d’un index 

1. Programmer les modalités du futur index.

2. Indexer le livre, c’est-à-dire choisir des termes d’entrée qui signalentles passages intéressants.

3. Affecter à chaque terme le numéro de page adéquat.

4. Entrer ces données en machine.

5. Formater l’index (mettre les entrées en ordre alphabétique, les suitesde numéros de page en ordre numérique, supprimer les doublons, et dis-poser en retrait les sous-entrées).

6. Contrôler, réviser et compléter l’index.

Le module d’assistance de Word prend à sa charge entièrement lestâches 3 et 5, longues et fastidieuses.

Il n’assure pas l’indexation automatique du livre (tâche 2) mais il peut ycontribuer pour certains types d’index (fichiers de concordance).

Ce module est adapté aux différents niveaux de difficulté que nousallons aborder successivement dans ce chapitre :

• création d’un index des noms, à un seul niveau ;

• création d’un index matière par indexation globale, à l’aide d’un fichierde concordance ;

• création d’un index matière par indexation approfondie de chaque page.

La commande InsertionRéférenceTables et index permet d’activerce module.

 Un fichier de concordance est un fichier spécial qui liste les termesou expressions qui constitueront les entrées de l’index. Word per-met de créer automatiquement un index quand on lui fournit un telfichier.

Page 142: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 142/202

129 Module d’assistance à la création d’un index 

Figure 7.1 – Boîte de dialogue de gestion des index

L’onglet Index de la boîte de dialogue Tables et index permet d’avoiraccès à la commande Marquer entrée qui, comme son nom l’indique, per-met de repérer une entrée d’index. On accède également à cette com-mande grâce au raccourci clavier Alt + Maj + X et il est utile de mémorisercette séquence de touches car la boîte de dialogue Marquer les entrées

d’index sera votre outil de travail favori tout au long de la création del’index.

Figure 7.2 – Interface pour marquer les entrées d’index

Page 143: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 143/202

130 Chapitre 7. Création d’un index 

 Nous reviendrons longuement sur les subtilités de ces deux boîtes de dia-logue dans la section consacrée à la saisie des entrées d’index.

Principes du module de création d’index

Il est important de bien comprendre comment fonctionne le moduled’assistance à la création d’index, afin d’en exploiter les ressources. Word achoisi le procédé des index intégrés (embedded index), alors que d’autreslogiciels génèrent progressivement l’index dans un fichier autonome

(stand-alone index), à partir de la saisie guidée des entrées. Ce procédé con-siste à intégrer les entrées d’index dans le texte lui-même, à l’emplacementauquel elles se rapportent, sous la forme d’un code de champ spécifique àgestion d’index, la balise {XE}. Par exemple le terme d’entrée « César, Jules » pourrait être intégré dans un texte de la manière suivante :

« Quand César { XE "César, Jules" } conquit la Gaule… ».

Ces champs intégrés peuvent à volonté être dissimulés ou affichés grâceaux options d’affichage de Word ou à la commande Afficher/Masquer.

Les avantages de cette méthode sont nombreux :

• La machine repère elle-même le numéro de page de chaque entréed’index, ce qui économise une opération fastidieuse et minutieuse.

• Si la mise en pages du texte est modifiée, Word tient compte automati-quement des modifications de la pagination.

 Quand vous saisirez le raccourci clavier Alt + Maj + X, il vous arriveraparfois de vous retrouver en clavier QWERTY. Cela est dû à unefausse manœuvre de votre part : en effet, le raccourci Alt + Maj per-met de passer du clavier AZERTY au clavier QWERTY et inverse-ment. Pour peu que vous ne soyez pas assez rapide dans l’exécution duraccourci clavier pour marquer les index, vous vous retrouverez doncen clavier QWERTY, ce qui risque d’occasionner des fautes de frappe. Ne soyez donc pas étonné quand vous voudrez saisir la lettre A de voirs’afficher la lettre Q.

Page 144: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 144/202

131 Module d’assistance à la création d’un index 

• Les modifications des termes d’entrée peuvent être opérées directementsur le texte, individuellement ou en série.

• Il n’est pas nécessaire d’attendre l’état définitif du texte pour commen-cer l’indexation.

• Ce procédé est adapté à la fois aux fichiers destinés à être imprimés ainsiqu’aux fichiers électroniques.

En contrepartie cette méthode a quelques inconvénients :

• Le module est plutôt prévu pour créer un index et un seul pour chaquelivre. Pour faire deux index, il est plus simple de travailler sur deux

copies du même livre, ou de faire manuellement l’index le plus simple.• Le module ne repère que les numéros de page. Il n’est donc pas possible

de localiser les extraits du texte par des numéros de section ou de para-graphes. En ce cas, il faut bâtir son index avec les moyens ordinaires dutraitement de texte.

• Si on opère des modifications de quelque importance après avoir achevél’index, il faut veiller à les indexer et à refaire un nouvel index.

• L’affichage des codes de champ d’index dans le texte lui-même crée des

risques d’erreur, tant lors de la saisie que lors de la génération de l’index.

Précautions préalables et solutions de rechange

Ces limitations obligent à prendre des précautions et à rechercher des solu-tions de rechange. La première mesure de sécurité consiste à faire une sau-vegarde de votre texte avant de commencer à créer des entrées d’index.

Il est également essentiel que vous disposiez en permanence de la com-mande Afficher/Masquer  (qui affiche le symbole ¶  sur la barre d’outils

Standard) afin de passer alternativement du texte assorti des codes dechamp au texte seul. Si cette commande ne figure pas sur votre barred’outils, assurez-vous d’abord que la barre d’outils Standard est bien active,et que dans le menu OutilsOptionsAffichageMarques de format, lacase Texte caché n’est pas cochée. Si l’icône « ¶ » n’apparaît toujours pas,vous devez tout simplement ajouter le bouton à la barre d’outils Standard.Pour ce faire, cliquez sur la flèche Options de barre d’outils (à droite de la

Page 145: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 145/202

132 Chapitre 7. Création d’un index 

barre) et sélectionnez la commande Ajouter/supprimer des boutonsStan-dard. Dans la liste des boutons, sélectionnez Afficher tout.

Figure 7.3 – Ajout du bouton Afficher tout sur la barre d’outils Standard

Pour vous familiariser avec le module de création des entrées d’index,

nous vous conseillons de créer un fichier d’essai de deux ou trois pages et detester les possibilités du module.

Si vous décidez de supprimer tous les champs d’index de votre fichier,utilisez la commande Recherche et remplacer  avec l’option Remplaceztout. Dans le champ Rechercher entrez le caractère spécial pour indiquerun code de champ (^d ou bien dans le menu SpécialChamp) suivi dunom du champ d’index, XE.

Page 146: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 146/202

133 Module d’assistance à la création d’un index 

Figure 7.4  – Suppression de tous les codes de champ d’entrée d’index

Si vous voulez créer deux index, il est plus simple de travailler sur deuxcopies parallèles du même fichier. Commencez par créer l’index matière surla copie A, puis indexez la copie B avec un fichier de concordance pourcréer un index des noms. Les deux copies doivent avoir exactement lamême pagination.

 Il est en théorie possible de créer des balises d’entrée d’index pourcréer plusieurs index au sein d’un même document Word. Pour cefaire, vous devez indiquer un commutateur \f suivi d’une lettre iden-tifiant votre index dans le code de champ, comme dans les exemplessuivants où les deux entrées sont définies pour des index différents :

{ XE "traitement de texte" \f"A" }

{ XE "Microsoft" \f"B" }Malheureusement, il n’est pas prévu dans la boîte de dialogue Marquerles entrées d’index d’option pour identifier l’index auquel on souhaite-rait affecter l’entrée d’index. Cela signifie que cette opération doit êtreréalisée manuellement en éditant le code de champ ou bien par program-mation. Dans ces conditions, le fait d’utiliser une copie de son documentpour baliser les entrées du deuxième index s’avère plus pratique.

Page 147: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 147/202

134 Chapitre 7. Création d’un index 

Si vous modifiez par la suite le texte A par suppression ou adjonction, lesmodifications doivent être intégralement reportées sur le texte B. Quand

leur nombre se limite à une ou deux, cela ne pose pas de problème. Si, enrevanche, elles sont nombreuses et diverses, attendez que le texte A soitdéfinitivement stabilisé. Ensuite recopiez-le dans un fichier C, et nettoyezcelui-ci en supprimant tous les champs d’index par une commande derecherche et de remplacement. Enfin appliquez à ce fichier renouvelé lefichier de concordance déjà préparé et supprimez le texte B.

Créer un index avec les commandes Word

Il est toujours préférable de profiter des commodités du module de créationdes index, mais il n’est pas très difficile de fabriquer soi-même l’index dansles cas où le module est inapplicable, notamment quand on veut utilisercomme références des entrées les numéros des divisions ou des paragraphes.Ces références sont beaucoup plus significatives que les numéros de pageparce qu’elles sont indépendantes de la pagination et que chacune corres-pond à un contenu précis.

 Nous prendrons comme exemple la norme ISO 999, « Principes direc-teurs pour l’élaboration, la structure et la présentation des index », texted’une quarantaine de pages et de plus d’une centaine de subdivisions. Pourl’indexer, il suffit de l’analyser section par section, de noter les termes per-tinents et d’ajouter à chacun d’eux le numéro de subdivision adéquat. Maisil faut prévoir aussi les retraits qui dans l’index caractériseront les sous-entrées. Nous pouvons matérialiser cela en insérant des caractères spéciauxayant valeur de séparateurs. Nous décidons, par exemple, de placer undeux-points à la jointure des entrées et des sous-entrées, et le signe du dol-lar ($) entre les sous-entrées et les termes de troisième niveau :

index : qualités $ cohérenceLe résultat de l’indexation est une liste de termes non triés où chaque

terme est saisi sur une ligne (nous les plaçons à la suite les uns des autrespour gagner de la place)1 :

1. Vous trouverez dans les fichiers qui accompagnent ce livre cette liste de termes afinde pouvoir vous exercer à cette technique.

Page 148: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 148/202

135 Module d’assistance à la création d’un index 

collection, définition 3.1 - document, définition 3.2 - entrée d’index,définition 3.3 - fichier d’autorité, définition 3.4 – index : définition 3.5

- … - terme, définition 3.14 - index : fonctions 4 - index : typologie $des sujets 5.1 index :typologie $ des auteurs 5.2 - index :typologie $ desnoms 5.3 - index :typologie $ des noms géographiques 5.4 - index :typo-logie $ des titres 5.5 - index :typologie $ de numéros de code 5.6 - index:qualité:$ précision 6.2 - index :qualité $ cohérence 6.3 - … - indenta-tion 7.2.3.3 - … - classement des entrées : typologie 8.2 - classement desentrées : points d’accès principaux 8.4,8.5 - classement des entrées :points d’accès subordonnés 8.4,8.6 - indentation 9.1.2 - entrées conti-nuant sur une autre page 9.4.1.5 - sous-entrée Voir point d'accès subor-donné - vedette Voir  point d'accès - synonymie Voir aussi  renvoi -indentation Voir aussi point d'accès subordonné

Cette saisie directe ne demande guère plus de temps que la saisie guidéepar le module de Word. À la fin, pensez à copier ce fichier de base dans unfichier de sauvegarde car si vous vous trompez dans la suite des manipula-tions, vous aurez du mal à retrouver le fichier primitif.

Utilisation de la commande Tableau 

Trier 

Cette étape est essentielle. Elle a pour objet de classer automatiquement lesdonnées de la liste par entrées, sous-entrées, sous-sous-entrées.

 Notre liste est une série de lignes qui peuvent comporter deux ou troiscomposantes hiérarchisées. Or les tableaux de Word admettent que chaqueligne soit divisée en plusieurs champs1 hiérarchisés, séparés par un carac-tère spécial. Voici la marche à suivre :

• Sélectionnez le texte à trier puis exécutez la commande TableauTrier.La boîte de dialogue Trier le texte  apparaît. Cliquez sur le boutonOptions. La boîte de dialogue Options de tri apparaît. Dans le champAutres, saisissez le caractère désiré (dans notre exemple, le caractèredeux-points).

1. Ici le mot « champ » a le sens de rubrique, catégorie.

Page 149: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 149/202

136 Chapitre 7. Création d’un index 

Figure 7.5 – Définition du séparateur de champ

• Assurez-vous que l’option Trier selon la langue a bien la valeur Fran-çais (France), puis validez en cliquant sur le bouton OK. Dans la boîtede dialogue Trier le texte, sélectionnez l’option Champ 1 dans la zone1ère clé et Champ 2 dans 2ème clé, puis validez en cliquant sur le boutonOK.

Figure 7.6 – Définition des clés de tri

Page 150: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 150/202

137 Module d’assistance à la création d’un index 

On obtient ainsi une liste classée par entrées, sous-entrées, sous-sous-entrées, mais les niveaux n’apparaissent pas physiquement. Les marques de

champ ( : et $ ) vont permettre de les manifester.

Utilisation de la commande Edition Remplacer 

Word permet d’opérer des modifications en série sur un texte à l’aide de lacommande de recherche et de remplacement. Dans le cas qui nous préoc-cupe, il suffit de remplacer le séparateur par des caractères spéciaux quiéquivalent à des commandes du clavier :

• ^p commande un passage à la ligne (insère une marque de paragraphe)

• ^t commande un retrait (insère une tabulation)L’indentation des sous-entrées est alors obtenue par :

• Rechercher :

• Remplacer par ^p^t

Celle des points d’accès de troisième niveau est obtenue par :

• Rechercher $

• Remplacer par ^p^t^t –

Après un essai sur un seul remplacement, on clique sur le bouton Rempla-cer tout. Il reste à éliminer les doublons pour faire apparaître les listes desous-entrées. Le résultat n’est pas très différent de celui du module de Word,mis à part le style. Vous trouverez ci-dessous un aperçu du résultat final :

classement des entrées

  points d'accès principaux, 8.4, 8.5

  points d'accès subordonnés, 8.4, 8.6

  principes, 8.18.1

  typologie, 8.2collection, définition, 3.1

document, définition, 3.2

entrée d'index, définition, 3.3

entrées continuant sur une autre page, 9.4.1.6

fichier d'autorité, définition, 3.4

indentation, 7.2.3.3, 9.1.2.

  Voir  aussi point d'accès subordonné, définition

Page 151: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 151/202

138 Chapitre 7. Création d’un index 

index

  définition, 3.5

  fonctions, 4  qualités

  cohérence, 6.3

  précision, 6.2

typologie  de numéros de codes, 5.6

  des auteurs, 5.2

  des noms, 5.3  des noms géographiques, 5.4

  des sujets, 5.1

  des titres, 5.5

CRÉER UN INDEX DE NOMS

C’est le type d’index le plus facile à créer. Il vous suffit de saisir les nomsque vous voulez mettre dans l’index. Le programme repère les occurrencesde chaque nom et leur affecte un champ d’entrée.

Le programme offre deux moyens pour cette indexation globale : sélec-tionner page à page les noms à indexer ou les lister en bloc dans un fichierspécial dit fichier de concordance.

Entrer les noms à la lecture du texte

Il faut activer la boîte de dialogue Marquer les entrées d’index et rempliruniquement la case Entrée, puisque l’index des noms n’a pas de sous-

entrée. Chaque fois que vous saisissez un nom, cliquez non pas sur le bou-ton Marquer, mais sur Marquer tout.

À la fin, il ne reste plus qu’à générer l’index (InsérerRéfé-renceTables et index) en choisissant les options désirées et en cliquantsur le bouton OK. L’index est compilé en quelques secondes et il est inséréà la position courante du curseur. Nous verrons en détail comment exploi-ter l’index dans la section « Générer l’index ».

Page 152: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 152/202

139Créer un index de noms 

Entrer les noms globalement dans un fichier de concordance

Un moyen plus perfectionné est proposé par le module d’indexation si vouscliquez sur le bouton Marquage auto dans la boîte de dialogue Tables etindex. Il consiste à entrer globalement les noms dans un fichier spécial ditde concordance.

Ceci implique que vous établissiez au préalable la liste des noms àindexer et que vous remplissiez convenablement le tableau de concor-dance. Ensuite le programme fabriquera l’index sur un simple clic.

Création d’un fichier de concordance

Pour créer un fichier de concordance, vous devez d’abord créer un tableau(TableauInsérerTableau) de deux colonnes et d’une centaine delignes (ou plus, en fonction de vos besoins).

Le tableau à deux colonnes permet de distinguer en cas de besoin la formed’un mot à repérer (première colonne) et la forme sous laquelle il sera signalédans l’index (deuxième colonne). Dans la première colonne, la machine fait ladifférence entre majuscules et minuscules et, bien évidemment, ne rechercheque la forme exacte du mot saisi (si le mot « livre » est dans le fichier de con-

cordance, il n’indexera pas le mot « livres » qui se trouve dans le texte). Cecipermet, par exemple, dans un index des nationalités, de rassembler sous lamême entrée (anglais) les occurrences de « anglais, anglaise, anglaises,Anglais... ». Voici un exemple de fichier de concordance :

À la fin on enregistre le fichier en lui attribuant un nom facile à retrouver.

Utilisation du fichier de concordance

Ouvrez le document à indexer puis ouvrez la boîte de dialogue Tables etindex. Cliquez sur le bouton Marquage auto. Dans la boîte de dialogueOuvrir le fichier d’indexation automatique, désignez le fichier de concor-dance et cliquez sur le bouton Ouvrir.

Pékin Pékin

Beijing Pékin

Page 153: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 153/202

140 Chapitre 7. Création d’un index 

Le logiciel repère immédiatement les mots de la première colonne et leuraffecte un champ d’entrée d’index sous la forme de la deuxième colonne aux

endroits voulus. Pour générer l’index, reportez-vous à la section précédente.

CRÉER UN INDEX MATIÈRE PAR UNE INDEXATIONGLOBALE

Un index matière est un répertoire alphabétique de tous les sujets abordés dansun livre et susceptibles d’intéresser un lecteur avant, pendant ou après la lec-ture de celui-ci. Cet outil est beaucoup plus sophistiqué qu’un index des noms.

Il ne se limite pas à une seule catégorie de sujets, et il est structuré sur plusieursniveaux. Sa confection demande aussi plus de savoir-faire.

Repérer les sujets intéressants d’un livre et les formuler sous une forme adap-tée aux interrogations probables des utilisateurs s’appelle « indexer un livre ».1

Une indexation de qualité requiert d’analyser le livre page à page, etcette opération demande du temps et du savoir-faire (comptez à peu près 30heures pour un indexeur expérimenté et un livre de 200 pages). Ceci expli-que que, pressé par le temps ou par d’autres contraintes, plus d’un auteur se

contente d’une indexation bâtarde, mais plus facile et plus rapide. Elledérive de la méthode précédente, et nous l’appelons l’indexation globale.

Comment recenser globalement les termes importantsd’un document 

Au lieu d’indexer le document page à page, on répertorie chapitre par cha-pitre les concepts importants et on note les termes sous lesquels ils appa-raissent. Car le marquage automatique des sujets – comme celui des noms –

ne peut fonctionner que sur des formes littérales du texte.Un auteur connaît bien son texte et il est capable d’en extraire les ter-

mes significatifs sans le lire de bout en bout. Si l’indexeur n’est pas l’auteur,il exploitera tous les procédés de mise en relief du livre :

1. Ce terme ne signifie pas ajouter un index au livre, mais poser des « indices », desmarques, aux emplacements voulus, sous la forme d’entrées d’index.

Page 154: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 154/202

141Créer un index matière par une indexation globale

• les rubriques de la table des matières ;

• les mises en forme graphiques (souligné, italique, gras…) ;

• la table des figures et schémas ;

• la liste des références bibliographiques pour les noms d’auteurs ;

• éventuellement les glossaires ou les terminologies du domaine.

La sélection sera d’autant plus pertinente qu’on choisira non pas des ter-mes simples, mais des locutions (culture betteravière, index des noms).

Utiliser les ressources des fichiers de concordance

Comme pour les index de noms, on peut entrer les termes sélectionnés soit unpar un, avec l’option Marquer tout, soit globalement avec un fichier de con-cordance, ce qui est de beaucoup la meilleure solution. On sait que le tableau àdeux colonnes des fichiers de concordance permet des transformations formel-les très efficaces. L’indexeur peut les exploiter notamment pour :

• récupérer les mots en majuscules

• récupérer les pluriels

• passer d’un synonyme au terme préférentiel

Il est même possible de transférer des procédés syntaxiques :

• inverser un groupe nominal

INDEXATION Indexation

chevaux cheval

digital numérique

changement d’heure heure, changement  

Page 155: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 155/202

142 Chapitre 7. Création d’un index 

• fractionner une locution en entrée et sous-entrée, en utilisant le carac-tère « : » comme séparateur

Quand la machine générera l’index elle produira un retrait :

index

des sujets

Corriger les défauts majeurs issus de l’indexation globale

Même si elle est pratiquée habilement, l’indexation globale d’un livre esttoujours un pis-aller. Elle engendre nécessairement :

• des lacunes (pas de repérage des informations de détail) ;

• des suites de références peu significatives, parce que la présence d’unmot dans une page ne garantit pas qu’elle fournit une information inté-ressante sur le contenu du mot. Par exemple, le terme « indexation »apparaît dans 15 pages de ce chapitre, mais ne signale des informationspertinentes que dans 4 pages ;

• un index peu structuré, composé surtout de termes à un seul niveau ;

• l’absence de renvois, qui servent de guide d’orientation pour l’usager.

L’auteur de l’index jugera sur pièce des défauts les plus saillants de sa pro-duction. Il pourra les atténuer en utilisant les diverses corrections recenséesen fin de chapitre (regroupement des sujets, pondération des références,création de renvois). Car rien ne l’empêche de revenir à un marquage indivi-duel des entrées.

CRÉER UN INDEX MATIÈRE PAGE À PAGE

Indexer un livre page à page est beaucoup plus exigeant que l’indexationglobale. Il ne s’agit plus de collecter des mots significatifs, mais de sélec-tionner dans chaque page les  passages susceptibles d’intéresser un lecteur,puis d’en formuler le sujet sous une forme succincte, et enfin d’adapter la

index des sujets index : des sujets

Page 156: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 156/202

143Créer un index matière page à page

formulation au style particulier des index. Ces opérations demandent à lafois de la perspicacité et un savoir-faire qui ne s’improvise pas.

L’ensemble du processus passe par les phases suivantes, et pour chacunenous donnons le pourcentage approximatif du temps global :

• planification du travail (10 %) ;

• indexation du texte page à page (55 %) ;

• entrée des données (10 %) ;

• génération de l’index (1 %) ;

• révision de l’index (20 %) ;• conversion de l’index en fichier Word autonome (4 %).

Les objectifs d’un index matière de qualité sont ambitieux :

• il est complet, il rend compte de tous les aspects du livre ;

• il est précis, il va jusqu’au niveau du détail ;

• il est concis dans la formulation des entrées ;

• il oriente le lecteur vers les passages pertinents grâce à un choix de ter-

mes adaptés et à un emploi approprié des renvois ;• il est structuré logiquement de façon à regrouper les thèmes par affinité

et à présenter une sorte de modèle réduit de l’ouvrage.

En bref, il permet à l’usager de trouver ou de retrouver facilement etexclusivement les passages traitant d’une question qui l’intéresse.

Planifier le travail

 Nous supposons que vous êtes déjà familiarisé avec le module d’indexationet que vous avez choisi l’indexation page à page en connaissance de cause. Nous supposons aussi que vous avez consulté les règles de style propres auxindex, que nous rappelons dans la section suivante. La pratique del’indexation doit être cohérente d’un bout à l’autre, et comme elle est lais-sée largement à l’initiative de l’indexeur, elle exige des choix préalablesconcernant la méthode de travail et le traitement de détails techniques.

Page 157: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 157/202

144 Chapitre 7. Création d’un index 

Choisir une politique d’indexation

• Saisie directe des entrées ou travail sur photocopie ? Si vous avez uneexpérience de l’indexation matière, vous pouvez saisir directement lestermes d’entrée après les avoir créés. Sinon, il est conseillé de travaillersur des photocopies du document, dotées d’une marge confortable pourles annotations. La saisie se fera après vérification, à la fin de chaquechapitre.

• Indexation en profondeur ou indexation sélective ? Selon que l’analysedu texte est plus ou moins poussée, on compte en moyenne entre 2 et 4entrées par page. Pour donner un ordre de grandeur, le temps nécessaire

à un indexeur expérimenté est environ d’une demi-heure pour 10 pagesd’indexation légère et d’une heure pour 10 pages d’indexation approfon-die. Et si l’on tient compte de l’ensemble des tâches, l’index d’un livre de220 pages varie entre 20 et 30 heures de travail.

Décisions de détails importantes 

• Les noms propres doivent faire l’objet d’un traitement homogène. Parexemple « Hugo, Victor » ou « Hugo, V ».

• Pour le traitement des sigles, il faut soit choisir le sigle comme terme

d’entrée et renvoyer à la forme développée par un Voir aussi réciproque,soit faire le choix inverse.

• Pour le traitement des noms verbaux : vaut-il mieux employer « choix » ou« choisir », « indexer » ou « indexation » ? Contrairement à la pratique cou-rante, nous conseillons l’infinitif, moins ambigu que le substantif.

Indexation du texte page à page

L’indexation proprement dite se décompose en deux tâches qui s’enchaî-nent : sélectionner dans chaque page les passages pertinents et les nommeret adapter ces formulations au style des index.

 Sélectionner les passages pertinents de chaque page et les nommer 

Les passages à ne pas indexer sont :

• l’avant-propos, la préface, la liste des références bibliographiques ;

Page 158: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 158/202

145Créer un index matière page à page

• les commentaires de l’auteur (« Dans ce chapitre nous étudions… ») ;• les détails insignifiants (exemples, citations, notes de bas de page sans

intérêt…).Méthode de sélection – Tout extrait susceptible d’apporter une réponse à unsujet de curiosité d’un usager mérite d’être retenu. L’éventail va du contenud’un chapitre au signalement d’un nom de produit ou à la définition d’unterme. Dans chaque page, on appréciera l’importance relative de chaquesource d’information et on sélectionnera en moyenne entre 2 et 5 extraits enfonction de la politique d’indexation décidée au départ. On retiendra en prio-rité les divisions hiérarchisées du livre : chapitres, sections, sous-sections, et les

sources d’information synthétiques : tableaux, figures, pavés.Comment nommer les sujets des extraits retenus 

Dans un premier temps, on caractérise chaque extrait en langage courant, parune formule courte, simple et précise. Les sujets des divisions du livre, des figu-res et des tableaux sont déjà énoncés par l’auteur. Ceux des passages de petitetaille (paragraphes, phrases, propositions) doivent être formulés par l’indexeur,mais il trouve en général son inspiration dans le texte du passage.

Les meilleures formules sont les locutions nominales de type « nom

+ complément » (recherche d’informations, chien de berger...) :• Fractionnez en plusieurs formules les sujets complexes. Par exemple

« accord commercial sur le riz entre la France et les USA » sera décom-posé en « accord commercial sur le riz » et « relations commercialesFrance-USA »

• Choisissez le moins possible des termes uniques, et notamment des ter-mes trop généraux (système, concept, principe, évoluer.)

• Précisez l’aspect particulier sous lequel se présente un sujet à l’aide d’un

terme différentiateur. Par exemple « Galilée et l’inquisition », « Galiléesavant », « Galilée héros de Brecht ».

 Mettre les termes d’entrées en conformité avec le style particulier des index 

Un index matière est un outil de recherche au service du lecteur. Pour quecelui-ci puisse profiter aisément des points d’accès aux pages intéressantesque sont les entrées, l’indexeur doit se conformer à des règles de style parti-

Page 159: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 159/202

146 Chapitre 7. Création d’un index 

culières, qui sont recensées dans la norme ISO 999. Nous en donnons lespoints essentiels.

Vocabulaire

• Utilisez des noms communs pour les objets (ordinateur, arc-à-souder...).Pour les actions et les états employez soit des noms verbaux (éducation,indexation, veille) soit des infinitifs (éduquer, indexer, veiller).

• Citez les noms propres sous leur forme complète, comme ils apparaissentdans le texte.

• N’employez pas d’adjectifs pour les entrées principales (vertical ==>

verticalité).• N’employez ni article ni préposition en tête des entrées principales.

Les deux dernières règles sont moins strictes pour les sous-entrées, dontle premier mot dépend d’une entrée principale. Elles peuvent admettre desadjectifs (logiciel > spécialisé), des prépositions (index matière > de livre –destruction des ordures > par incinération).

Synonymie et renvois – Le bon fonctionnement de l’index implique quevous employiez constamment le même mot pour le même concept. Quand

il existe plusieurs termes synonymes, vous devez choisir un terme préféren-tiel et vous y tenir. Mais vous devez aussi renvoyer vers le terme préféren-tiel le lecteur qui fait un choix différent du vôtre (renvoi de type Voir).Vous pouvez noter vos renvois en cours d’indexation. Mais il est plusrationnel de réserver en bloc cette tâche pour la phase de révision del’index, quand vous bénéficiez d’une vue globale des mots utilisés.

Singulier ou pluriel – « En français et en allemand on préfère généralement lesingulier alors qu’en anglais le pluriel est généralement utilisé pour les termes

désignant des objets dénombrables et le singulier pour les noms nondénombrables » (ISO 999 ; 7.2.2.2.)

Renoncer à la distinction singulier/pluriel revient à se priver d’unmoyen d’expression utile. Elle peut servir à distinguer deux homonymes desens différent (mémoire et mémoires – échec et échecs), ou être employéecomme dans la langue anglaise. On peut aussi l’utiliser pour exprimer deuxaspects particuliers de la même entité. Le singulier pourrait être employé

Page 160: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 160/202

147Créer un index matière page à page

quand on l’envisage dans sa généralité (compréhension d’une classe), lepluriel quand on l’envisage comme une collection d’objets (extension).

chien

anatomiecaractèresanté

chiens

d’appartementde chassede garde

Ce point fait partie de la marge de liberté laissée à l’indexeur. S’il décidede l’utiliser, il doit mentionner la signification de la distinction singulier/pluriel dans le pavé placé en tête de l’index.

Majuscules ou minuscules – On doit réserver les majuscules à l’initiale desnoms propres, à l’initiale des titres cités et aux sigles dans les limites del’usage. Exemples :

COBOL

Hugo, VictorLa tempêteOTANradar

Syntaxe – La syntaxe est l’aspect le plus difficile de ce langage d’indexation,car la disposition des mots est subordonnée au confort de l’usager de l’index.

Importance du mot leader et inversion – Quand une entrée (primaire ousecondaire) compte plusieurs mots, le premier mot doit toujours être celui

qui a le plus de chances d’être choisi par l’usager quand il fait une recher-che dans l’index. Exemples :

FORMULE D’INDEXATION TERME PROBABLE  

problèmes de circulation circulation

maison de campagne maison

Page 161: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 161/202

148 Chapitre 7. Création d’un index 

Cette priorité accordée au terme le plus efficace entraîne souvent la néces-sité d’inverser l’ordre des termes, et en ce cas on les sépare par une virgule :

• théorie des ensembles ensemble, théorie des

• loi de Mariotte Mariotte, loi de

En cas d’inversion, ne gardez les prépositions et les articles que si laclarté l’exige (« valeur ajoutée, taxe », mais « environnement, influence

sur »).Syntaxe de la subordination entrée principale/sous-entrée – Du point devue sémantique, il n’existe pas de différence entre une formule globale, enordre normal ou inversée, et la même formule fractionnée en entrée princi-pale/sous-entrée. Exemple :

catalogage des documents iconographiques

catalogage

document iconographique

document iconographique, catalogage

document iconographique

catalogage

Le principal intérêt du fractionnement est de regrouper sous le mêmeterme plusieurs sous-entrées avec lesquelles il forme un bloc compact.

Mais la conséquence du fractionnement est de marquer une différenced’importance en faveur de l’entrée principale, qui bénéficie d’une lecture

prioritaire par l’usager. Comme dans le cas de l’inversion, l’ordre de prioritéest guidé par l’efficacité optimale du point de vue de l’usager, c’est-à-direpar l’importance relative de chaque entrée dans le contexte du livre. Ainsi,selon qu’un livre sur l’Irak privilégie l’aspect historique ou l’aspect mili-taire, le sujet complexe « envoi de renforts militaires en Irak en 2007 »pourra être traité dans l’index par la subordination « Irak 2007  envoi derenforts » ou par « envoi de renforts Irak 2007 ».

règles de syntaxe syntaxe

facteurs de chômage chômage

Page 162: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 162/202

149Créer un index matière page à page

En résumé, il existe une équivalence sémantique entre une entrée prin-cipale complexe et la même fractionnée en entrée principale   sous-

entrée. Il est difficile de décider pour ou contre le fractionnement tantqu’on ne connaît pas la structure finale de l’index, mais on verra qu’il estfacile de passer d’une formule à l’autre au moment voulu.

Saisir les entrées

Quand vous activez la boîte de dialogue Marquer les entrées d’index(Alt + Maj + X), elle recouvre en partie le texte de la page à indexer. Pourqu’elle gêne le moins possible, vous avez intérêt à la déplacer dans le coin

supérieur droit de l’écran.

Figure 7.7 – Boîte de dialogue de saisie des entrées d’index

Pour saisir une entrée, vous devez :• placer le curseur dans les limites de l’extrait sélectionné (voir le paragra-

phe suivant) ;

• saisir ou recopier le terme d’entrée dans la zone Entrée ;

• choisir éventuellement le format des numéros de page ;

• cliquer sur le bouton Marquer.

Page 163: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 163/202

150 Chapitre 7. Création d’un index 

Avant de cliquer sur Marquer, vous pouvez modifier le format del’entrée en la sélectionnant, puis en appuyant sur Ctrl + B (gras), Ctrl + I

(italique) ou Ctrl + S (souligné). Word insère immédiatement cette entréeà l’emplacement choisi, sous forme de champ d’index. Vous pouvez en véri-fier l’exactitude.

Où placer le point d’insertion ? 

L’emplacement du curseur détermine à la fois l’emplacement du champd’index et le numéro de page qui sera automatiquement affecté à cetteentrée. L’emplacement le plus sûr est le début du paragraphe ou de laphrase où commence l’extrait sélectionné.

Entrée et sous-entrée

Les deux cases permettent de fractionner une entrée complexe sur deuxniveaux. Si vous voulez trois niveaux, fractionnez la sous-entrée à l’aide ducaractère deux-points (:) qui joue le rôle de séparateur, comme dansl’exemple « index:de livre ».

Les options 

L’option Page en cours est l’option par défaut. L’option Renvoi est pro-grammée pour les renvois de type Voir. Mais il est facile, pour utiliser

l’autre type, de rajouter « aussi » (en italique) avant le terme choisi.Un renvoi peut être inséré à n’importe quel point du texte puisqu’il n’est

pas suivi d’un localisateur. Il est rationnel de les regrouper, par exemple, àla fin du document.

Option Étendue de pages – Normalement, une entrée d’index se rapporteà une page individuelle (option Page en cours). Quand elle recouvre plu-

 Si l’entrée que vous voulez saisir fait partir du texte, il faut sélection-ner ce texte et presser les touches Alt + Maj + J ; la zone Entrée estainsi automatiquement remplie avec le contenu de la sélection.

Page 164: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 164/202

151Créer un index matière page à page

sieurs pages, Word utilise un signet1, qui mémorise l’extrait du texte sélec-tionné. Pour utiliser le signet dans votre index :

• Placez le point d’insertion à l’intérieur de votre sélection.

• Dans la boîte de dialogue de création d’index, saisissez votre entrée, puiscochez l’option Étendue de pages et choisissez le signet voulu dans laliste déroulante.

• Cliquez sur Marquer.

 N’oubliez pas de revenir aux options habituelles en sélectionnant à nou-veau l’option Page en cours.

 Nous conseillons de n’utiliser les signets que lorsque les extraits dépas-sent largement une page.

 Format des numéros de pages – Tous les numéros de page indiquent indis-tinctement la présence d’une information, que celle-ci se réduise à uneligne ou qu’elle occupe toute la page. Pour signaler une information impor-tante, vous pouvez donner au numéro de page correspondant un formatspécial (gras ou italique). Par exemple, dans l’index de ce livre, les numérosen gras indiquent que l’entrée renvoie à une section, les numéros en itali-que qu’elle renvoie à une définition de terme.

Commande Marquer tout 

Elle permet d’indexer automatiquement un terme sur l’ensemble du docu-ment. Cette option n’a pas d’intérêt dans l’indexation page à page, sauf pour les noms d’auteurs cités.

Générer l’index

Il est conseillé de générer votre index après l’indexation de chaque chapitre.

Vous pourrez ainsi améliorer continûment votre travail au vu du résultat.

Choisir un style

Dans la boîte de dialogue Tables et index, vous pouvez choisir vos optionsde mise en forme en vous aidant de l’aperçu avant impression. Choisissez

1. La procédure de création d’un signet est expliquée au chapitre 4.

Page 165: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 165/202

152 Chapitre 7. Création d’un index 

un format qui sépare les entrées par des initiales (par exemple Moderne).L’option Une par ligne (indentation) est l’option par défaut. Elle fait res-

sortir clairement les blocs Entrée + Sous-entrées.L’index intégré est alors prêt à être généré par Word conformément à vos

choix.

Création de l’index 

Pour générer l’index, positionnez-vous dans votre texte où vous voulez, parexemple à la fin et validez la boîte de dialogue Tables et index en cliquantsur le bouton OK.

Le programme génère immédiatement l’index sous la forme d’un code dechamp particulier { INDEX } auquel il donne un nom de code.

Pour masquer l’index, cliquez dans l’index puis frappez simultanémentsur la séquence Maj + F9 (vous pouvez aussi faire un clic droit sur l’index etchoisir la commande Basculer les codes de champs dans le menu contex-tuel). L’index est remplacé par son nom de code. Pour le faire afficher ànouveau, sélectionnez le code de champ et frappez Maj + F9.

 Suppression de l’index 

Pour supprimer l’index, faites apparaître son code de champ, sélectionnezle code de champ et supprimez-le.

Le code de champ d’index, une fois généré, devient autonome par rap-port aux entrées qui l’ont alimenté, et les modifications apportées ultérieu-

 Avant de lancer la génération de l’index, vous devez absolument veillerà ce que les codes de champs des balises d’index soient masqués. Pourcela, utilisez l’outil Afficher/Masquer  sur la barre d’outils Standard.Dans le cas contraire, l’index comportera des erreurs dans les numéros

de page ; en effet, avant de générer l’index, Word repagine le texte et siles codes de champs sont affichés, Word les considère comme du texteimprimable et fausse ainsi le calcul de la pagination. Sur un documentassez long comportant de nombreuses entrées d’index, vous pouvezavoir un décalage d’une dizaine de pages.

Page 166: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 166/202

153Créer un index matière page à page

rement ne seront prises en compte que si on génère un nouvel index, quiremplace immédiatement le précédent, ou bien si on le met à jour (clic

droit sur l’index et sélection de la commande Mettre à jour les champsdans le menu contextuel).

Réviser l’index

ISO 999 souligne à juste titre (6.3. Cohérence de l’indexation) : « Il con-vient que l’index soit construit selon un modèle logique, équilibré, cohérent et

 facilement identifiable. Le besoin de cohérence concerne le degré de précisiondonné, l’emploi de la terminologie, des subdivisions, des inversions, des renvois,

de la localisation, ainsi que la présentation générale de l’index. ».La phase de finition est le moment propice pour contrôler la qualité du

produit et procéder aux améliorations souhaitables. Le travail de mise aupoint doit porter à la fois sur les points de détail (orthographe, exactitudedes données, graphisme) et sur les qualités essentielles qui font d’un indexun outil de recherche efficace et agréable (complet, précis, facile à consul-ter). Ces diverses tâches peuvent être réparties sous les rubriquessuivantes :

• compléter et harmoniser les renvois ;• vérifier l’exactitude matérielle des données et la rectitude du classement

séquentiel ;

• veiller à la qualité de la présentation matérielle ;

• utiliser la structure hiérarchique de l’index pour regrouper les sujetsapparentés.

Compléter et harmoniser les renvois 

Importance des renvois – On a vu que l’indexeur est amené à choisir unterme préférentiel quand un sujet peut être rendu par deux termes équiva-lents. Mais s’il choisit « supprimer » et si l’usager recherche « couper » dansl’index, la recherche échoue bien que l’information soit présente. Il estdonc indispensable de compléter les termes préférentiels par des renvoisimpératifs de type Voir, qui aiguillent le lecteur vers le terme adéquat : cou-per Voir supprimer.

Page 167: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 167/202

154 Chapitre 7. Création d’un index 

L’ensemble des renvois impératifs, s’il est bien fait, établit des passerellesentre la terminologie du livre et le vocabulaire des lecteurs.

Avoir une politique des renvois  – La quantité de renvois à rajouterdépend de la place accordée à l’index. Si elle est limitée, il est clair qu’ilfaut sacrifier les renvois Voir aussi, accessoires agréables mais non essen-tiels. Et même si elle est généreuse, on doit les utiliser avec discrétion carun index n’est pas un thésaurus.

Quant aux renvois de type Voir leur utilité ne fait pas de doute, mais ilest impossible de recenser tous les synonymes des termes de l’index, et ilfaut s’en tenir aux équivalences d’usage courant.

Quand et comment créer les renvois – Les renvois d’un index sont desentrées très particulières, sans localisateurs, et indépendantes du texte. Aulieu d’aiguiller vers une page ils orientent vers un autre terme de l’index. Àquelle étape de la réalisation de l’index convient-il de les créer, et à quelemplacement du texte faut-il les intégrer ?

Beaucoup d’indexeurs créent des renvois au cours même de l’indexation,quand ils choisissent en connaissance de cause un terme préférentiel. Maisl’indexation est une longue étape qui s’étale sur plusieurs jours, et on n’est

jamais certain de se rappeler ces initiatives si on ne les a pas notées. Il fautdonc les noter sur une liste indépendante, qui permettra de les juger dansleur ensemble. Et de toute façon c’est seulement la consultation de l’indexcomplet qui permet d’en juger les erreurs et les insuffisances. C’est pour-quoi il nous semble préférable de réserver l’essentiel de cette création pourla dernière étape, et de traiter ce problème dans le cadre du dialogue entrel’indexeur et l’usager.

On complétera la liste des renvois en passant en revue tous les termes de

l’index et en s’interrogeant sur les plus importants. Une fois achevée, cetteliste permet d’en vérifier la cohérence interne, qui serait difficile à appré-cier une fois qu’ils seront mêlés aux autres entrées par le classement alpha-bétique.

Quant à l’emplacement des renvois intégrés, il est en principe indiffé-rent, mais il est plus commode de les entrer tous à la fin du texte, ce quipermet de les consulter facilement en cas de besoin.

Page 168: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 168/202

155Créer un index matière page à page

La cohérence des renvois n’est pas contrôlée dans Word. Il est doncimportant de vérifier :

• si chaque renvoi oriente vers un terme d’entrée

• si ce terme est bien l’équivalent du renvoi.

Solutions alternatives  – Quand un terme préférentiel est peu employédans l’index, une expression élégante du renvoi correspondant consiste àmentionner aussi les numéros de page, pour épargner au lecteur un dépla-cement inutile :

Vinci, Léonard de Voir Léonard de Vinci, 29, 66

Une solution équivalente est la double entrée (double posting ), qui dis-pense le lecteur du renvoi sans occuper plus de place :

Léonard de Vinci, 29, 66

Vinci, Léonard de, 29, 66

Vérifier l‘exactitude des données et la rectitude du classement alphabétique

Il est bon de vérifier par sondage que le logiciel de compilation a bien faitson travail. Les corrections sont à apporter directement sur les champsindex intégrés, qui sont modifiables comme le reste du texte. Le contrôleportera sur la correction des données et du classement séquentiel :

• l’orthographe des entrées et l’emploi judicieux des majuscules (vouspouvez utiliser le correcteur orthographique) ;

• l’exactitude des localisateurs. Si les numéros de page sont inexacts, c’estsans doute que vous avez oublié de masquer les champs d’index avant de

le générer ;• la cohérence des noms propres ;

• la mention des figures, tableaux et autres outils auxiliaires de consulta-tion ;

• l’ordre de classement des localisateurs et des entrées principales ;

• l’ordre de succession des sous-entrées.

Page 169: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 169/202

156 Chapitre 7. Création d’un index 

Veiller à la qualité de la présentation

• Présentez les caractéristiques de l’index dans un pavé initial.

• Séparez les entrées en blocs de même initiale.

• Utilisez les caractères gras ou italiques pour signaler dans une série de

références une référence prioritaire :champignons de Paris 5, 10, 19

• Quand une suite de sous-entrées est interrompue en bas de page, veillezà rappeler le terme d’entrée principal en haut de la colonne suivanteavec la mention « (suite) ».

Certaines de ces corrections ne sont pas prévues dans le module deWord, notamment la première et la dernière. Il faut les réserver pourl’étape finale, le transfert de l’index dans un fichier texte autonome.

 Ménager l’équilibre entre entrées et sous-entrées 

Un index de qualité détache clairement les entrées principales, limite à 5le nombre des numéros de page des entrées et propose des entrées globalesfaciles à consulter.

Si une entrée principale n’est suivie que d’une seule sous-entrée, rempla-cez le tout par une entrée simple afin de supprimer le retrait inutile.

Si une sous-entrée mérite de figurer aussi comme entrée principale, créezun renvoi à son nom. Exemple :

contrôle

des changes 25-27, 58

change Voir contrôle : des changes 25-27, 58

 Les corrections à apporter doivent être faites sur le texte lui-même et

non sur l’index

Page 170: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 170/202

157Créer un index matière page à page

Diviser les entrées suivies de numéros trop nombreux 

On admet qu’une entrée d’index n’est plus exploitable dès qu’elle com-porte plus de cinq localisateurs.

lampes 6, 10, 108, 110-112, 346, 363-368, 371, 381, 402.

Solution : division en sous-ensembles :

lampes

lampes à gaz 10, 381, 402

lampes à pétrole 6, 108

lampes électriques

généralités 110-112, 363-368

filaments 346, 371

Molière 25, 45, 66, 76, 103, 135.

Solution : division selon les aspects (modificateurs) :

Molière

biographie 45, 103

citations 25,76, 135

moraliste 66

Voici une liste de modificateurs utiles :

a) Pour les textes théoriques : définition, discussion, théorie, exceptions,exemples, méthode, modalités

b) Pour les manuels pratiques : description, structure, efficacité, rende-ment, économie, ergonomie, limites

Utiliser la structure hiérarchique de l’index pour regrouper les sujets apparentés 

Par exemple les trois entrées suivantes, dispersées par le classement alphabétique,

marchés monopolistiques 153-159, 225

politique des salaires 39-42théorie de la distribution 46, 52

peuvent être regroupées sous l’entrée principale « travail »

Page 171: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 171/202

158 Chapitre 7. Création d’un index 

travail

marchés monopolistiques 153-159, 225politique des salaires 39-42théorie de la distribution 46, 52

Conversion de l’index en fichier Word autonome

Il est important de convertir l’index en fichier autonome. Celui-ci permetde réaliser les modifications restées en suspens : introduction de l’index,rappel des entrées en haut de colonne, effets de style.

Une fois généré, le champ d’index est un texte particulier qui peut être :sélectionné globalement, imprimé, copié, modifié et supprimé.

Il est donc en principe facile de le transformer en texte Word ordinairepar un simple copier-coller. Toutefois la copie conserve le formatparticulier du code de champ INDEX. Pour la désolidariser de ce formatparticulier, cliquez à l’intérieur du texte puis pressez les touchesCtrl + Maj + F9, ce qui permet de rompre la liaison avec un champ. En casde difficulté, une solution alternative consiste à coller le texte de l’indexdans Wordpad, ce qui rompt également la liaison avec le champ. Le texte

peut à nouveau être copié à partir de Wordpad pour être collé dans Word.

Page 172: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 172/202

8Finalisation du document 

La rédaction d’un document a beau être longue, elle doit néanmoins êtrelimitée dans le temps. Cela signifie que vous devez intégrer dans le planningde réalisation de votre document une date butoir de fin de rédaction. Ceprincipe peut paraître simpliste, mais nous constatons tous les jours que cer-tains rédacteurs de documents longs se font prendre par le temps et ne saventpas mettre un point final à leur travail d’écriture. Or, une bonne partie du

problème vient du fait que la fin de la rédaction ne coïncide pas avec la findu projet de réalisation du document long puisqu’il reste encore de nombreu-ses opérations à mener, une fois l’écriture proprement dite terminée. D’où lanécessité d’une réelle planification du projet (voir le chapitre 2) si l’on veuttenir les délais et se réserver du temps pour mener à bien toutes les étapes dela finalisation du document qui ne doit en aucun cas être négligée.

Toutes les manipulations que nous allons décrire dans ce chapitre doi-vent être réalisées sur un texte stabilisé. Il est important de respecter cetteconsigne et de ne pas céder à la tentation de revenir sur son texte au der-

nier moment, ce qui est une grande source d’erreurs potentielles.

RELECTURE

 Nous avons déjà évoqué cette étape importante dans le chapitre 2, mais ilest nécessaire d’y revenir tant cette étape est fondamentale. Vous devez

Page 173: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 173/202

160 Chapitre 8. Finalisation du document 

réserver une plage de temps importante à la relecture de votre document.Même si vous maîtrisez parfaitement l’orthographe, votre document com-

portera son lot d’erreurs et de coquilles diverses. Comme on n’est jamaistrès bon juge de ses propres prestations, la relecture doit obligatoirementfaire intervenir une tierce personne.

Cela a pour conséquence que vous devez vous assurer au préalable de ladisponibilité de cette personne pendant la période de relecture et égale-ment respecter votre planning. Si vous avez prévu de faire relire votre tra-vail avant une période de vacances, ne vous étonnez pas que votrerelecteur ne soit plus disponible si vous n’avez pas tenu les délais prévus.

La relecture doit se faire aussi bien au niveau de la forme que du fond.Cela signifie que vous devez traquer toutes les fautes d’orthographe ainsique les problèmes d’expression, et faire également vérifier par un observa-teur extérieur la pertinence de ce que vous écrivez. Il est donc souventnécessaire, si votre travail est très spécialisé, de s’assurer très longtemps àl’avance de la disponibilité d’un expert du domaine qui servira de cautionscientifique pour contrôler que ce que vous avez écrit est juste.

La relecture d’un document long passe par la traque systématique

d’erreurs courantes ; ce processus est souvent ingrat, mais il est nécessaire.Voici une liste non exhaustive des erreurs que vous devez rechercher :

• Doubles espaces

• Doubles marques de paragraphe

• Absence des espaces insécables devant les caractères nécessitant leurprésence (voir le chapitre 1)

• Sauts de page manuels

• Erreurs typographiques

• Mauvaise application des styles

Pour une bonne partie de ces erreurs, l’utilisation de toutes les subtilitésde la commande de recherche et de remplacement sera nécessaire (voir lechapitre 1). Si vous avez les compétences pour créer des macros, la réalisa-

Page 174: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 174/202

161Relecture

tion de petits programmes en VBA1 pourra également vous faire gagner untemps précieux pour les opérations de vérification répétitives.

Si vous savez que vous êtes coutumier de certaines fautes, comme des motsparticuliers mal orthographiés ou bien des tournures de phrases incorrectes,vous devez effectuer une recherche spécifique de ces erreurs. Tout au long devotre rédaction, si vous constatez des erreurs et les corrigez sur le champ, il estplus prudent de noter cette erreur dans un document spécial ; une fois la rédac-tion achevée, reprenez la liste de toutes les erreurs que vous avez constatées,puis vérifiez que vous ne les avez pas reproduites dans votre document.

Mode révision

Si vous embauchez des relecteurs qui contrôlent votre document Word, ilest très important qu’ils effectuent leurs corrections en mode révision.Grâce à ce mode, vous allez pouvoir instantanément prendre connaissancedes modifications qu’ils ont apportées à votre texte.

Pour activer le mode révision, vous devez d’abord faire afficher la barred’outils Révision  (AffichageBarre d’outilsRévision). Cette barred’outils propose toute une série d’options et de commandes qui vont facili-

ter le travail de révision, aussi bien pour celui qui corrige que pour celui quipasse en revue les corrections apportées au document.

Figure 8.1 – Barre d’outils Révision

Une fois la barre d’outils Révision  affichée, vous devez cliquer sur lebouton Suivi des modifications pour que toutes les modifications effec-tuées puissent être identifiées. Chaque fois que le correcteur modifie letexte, sa correction s’affiche dans une couleur différente (qui est paramé-

1. VBA est le langage de programmation d’Office qui permet d’automatiser certainestâches. Si vous voulez en savoir plus sur le sujet, vous pouvez vous reporter à notreouvrage, Formation à VBA, paru chez Dunod.

Page 175: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 175/202

162 Chapitre 8. Finalisation du document 

trable). Ainsi, les ajouts, les suppressions et la mise en forme des caractèressont clairement repérés. Chaque modification du texte est même horoda-

tée et le nom du relecteur est également inscrit. À ce sujet, si vous avez plu-sieurs relecteurs, il est important que chaque relecteur enregistrecorrectement son nom dans les paramètres de Word(OutilsOptionsUtilisateur) car ce champ n’est pas toujours bien ren-seigné. Il est ainsi courant d’avoir des modifications de plusieurs relecteursqui s’appellent tous Administrateur…

Outre les modifications qu’il peut être amené à faire sur le texte, lerelecteur peut insérer des commentaires dans le texte ou surligner certains

passages pour attirer l’attention de l’auteur. Les commentaires sont saisisdans le volet de révision, un peu à la manière des notes de bas de page. Ilssont par la suite visibles dans ce même volet ou bien dans une info-bulle sil’on passe le pointeur de la souris sur la marque du commentaire.

Figure 8.2 – Surlignage et insertion d’un commentaire en mode révision

Une fois que le relecteur a terminé de réviser le texte, il renvoie le docu-ment à l’auteur qui prend connaissance des modifications. La présenced’une révision est indiquée dans la marge par un trait vertical de couleurnoire. De plus, la barre d’outils Révision possède des boutons pour passerdirectement d’une révision à l’autre (boutons Précédent et Suivant). Pourchaque marque de révision, l’auteur peut accepter ou refuser la modifica-

Page 176: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 176/202

163Contrôle des sauts de page

tion. S’il a une confiance extrême dans son relecteur, il peut égalementaccepter d’un seul coup toutes les modifications.

Figure 8.3 – Contrôle des modifications par l’auteur 

Votre texte finalisé doit être vierge de toute marque de révision, y com-pris des commentaires écrits par les relecteurs. En effet, il est possibled’imprimer ces commentaires et il serait dommage que lors d’une faussemanipulation vous lanciez l’impression de votre document et que les com-mentaires apparaissent dans la marge. Vous disposez dans la barre d’outilsRévision d’une commande intitulée Supprimer tous les commentaires dudocument.

CONTRÔLE DES SAUTS DE PAGE

Une fois que le texte définitif est parfaitement stabilisé, vous pouvez par-faire l’aspect final de votre document, et notamment contrôler le caractère

 Lors de la phase de vérification de votre travail, assurez-vous que vosrelecteurs sachent bien activer le mode révision de Word. Il seraitparticulièrement dommage qu’ils fassent un important travail derelecture qui engendre une grande perte de temps lors du contrôle desrévisions, en raison de leur ignorance du mode révision. Il existecependant des outils intégrés à Word (OutilsComparaison etfusion de documents) qui vous permettent de comparer deux versions

d’un même document, mais leur utilisation est moins pratique.

Page 177: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 177/202

164 Chapitre 8. Finalisation du document 

harmonieux des sauts de page. Vous allez ainsi pouvoir contrôler la gestiondu blanc au sein de votre page, et vérifier que des lignes isolées ne se

retrouvent pas en bas d’une page ou au sommet d’une page. Vous contrôle-rez enfin que les éléments solidaires figurent bien sur la même page. Vouspouvez facilement déclarer dans Word que deux paragraphes doivent êtresolidaires, mais le problème est plus délicat quand il s’agit d’une figure oud’un tableau et de son commentaire. Or, il n’y a rien de pire pour un lecteurque de lire une analyse d’un graphique qui se trouve sur la page précédenteque l’on vient de tourner…

Si dans l’onglet Enchaînements de la boîte de dialogue Paragraphe vous

avez coché la case Éviter veuves et orphelines, Word exerce normalementun contrôle sur votre texte et vous devriez éviter la plupart des ennuis de cecôté-là. Les choses se passeront mieux également si vous avez fait la chasseaux doubles marques de paragraphe. En effet, le fait de laisser plusieursmarques de paragraphe à la suite peut perturber la mise en page et rendre lagestion des ruptures de page plus complexe. Vous gagnerez donc du temps sivous avez anticipé ce phénomène.

La surveillance des sauts de page se fait en général dans le mode Aperçuavant impression  avec un affichage en double page. Dans ce mode-là, le

texte est bien évidemment impossible à lire et seuls les titres sont parfaite-ment lisibles ; cela n’a aucune importance car le but recherché est d’avoirune vision globale de la cohérence du document. Vous devez veiller à larépartition harmonieuse du texte sur la page et contrôler le bon agencementdes éléments textuels et graphiques qui doivent être sur la même page.

Si vous avez suivi nos conseils et prévu une impression recto verso, vousne devez pas perdre de vue que l’unité de base sémantique du documentn’est plus vraiment la page, mais la double page. C’est la raison pour

laquelle l’aperçu avant impression doit se faire dans ce mode-là. Dans cettephase de relecture, il est important de prendre un peu de recul par rapportà son texte pour avoir une vision d’ensemble.

Outre le bon agencement des sauts de page, vous contrôlerez aussi la dis-position correcte des notes de bas de page et veillerez, autant que faire sepeut, à ce qu’elles tiennent intégralement sur la page où se situe l’appel denote.

Page 178: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 178/202

165Contrôle des sauts de page

Figure 8.4  – Vérification du document en mode Aperçu avant impression

Encore une fois, si vous avez bien paramétré Word et respecté la feuille destyles, vous ne devez pratiquement jamais avoir à intervenir sur les sauts depage. Il arrivera cependant toujours des cas où vous serez dans lobligationdinsérer un saut de page manuel. Si vous vous trouvez dans cette situation,vous utiliserez la commande InsertionSaut pour insérer un saut de pageque lon qualifie de manuel ou de forcé, dans la mesure où normalementWord gère automatiquement le passage du texte dune page sur lautre. Cetype de saut de page nest pas à proscrire dans labsolu, mais son insertion nedoit intervenir que dans la phase extrême de finalisation du document.

 Dans cette phase d’optimisation de la mise en pages, vous ne devez

pas hésiter à « tricher » un peu et à modifier légèrement la taille descaractères ou bien leur espacement (voir la technique de modifica-tion de l’espacement des caractères illustrée au chapitre 4) si celas’avère nécessaire. Vous serez surpris de voir comme la diminution ducorps des caractères de 0,5 point est invisible pour le lecteur, maisrend de grands services à l’auteur qui constate alors que la ligne qui luiposait problème n’est finalement plus rejetée sur la page suivante.

Page 179: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 179/202

166 Chapitre 8. Finalisation du document 

L’étape du contrôle des sauts de page doit aboutir à un document dont lapagination sera stabilisée. Vous comprendrez aisément que cette opération

est absolument nécessaire pour la production de la table des matières (voirle chapitre 4) et de lindex (voir le chapitre 7) qui ont un besoin impérieuxque les numéros de page ne fluctuent plus.

IMPRESSION FINALE DU DOCUMENT

Une fois que la pagination du document est finalisée, vous pouvez générerla table des matières et l’index. Quand ces étapes sont achevées, vous pou-vez considérer que votre document est terminé et vous pouvez alors passerà la phase d’impression.

À ce stade-là, vous n’avez pas grand-chose à faire, si ce n’est de deman-der à Word d’imprimer votre document à l’aide de la commandeFichierImprimer. Si votre imprimante ne produit pas un travail d’excel-lente qualité, vous avez tout intérêt à sous-traiter cette opération auprèsd’un professionnel. Même si le prix des services d’un prestataire vous paraîtélevé, comparez ce coût au temps que vous avez passé à produire votredocument. Avouez qu’il serait particulièrement dommage d’avoir passéautant de temps à rédiger votre texte pour saboter votre travail à la der-

nière étape en imprimant sur du mauvais papier ou avec une imprimantematricielle.

 N’oubliez pas que les personnes qui liront votre document (on écrit tou-jours pour être lu) jugeront bien évidemment d’abord le fond, mais verronten premier la forme. Le fait d’avoir entre les mains un document bien misen pages et correctement imprimé met le lecteur dans de bonnes disposi-tions pour apprécier au mieux votre travail.

 Certaines étapes du processus de finalisation du document doiventabsolument se dérouler dans un ordre chronologique précis qui nepeut souffrir aucune dérogation. Vous devez parfaitement intégrercette nécessité dans la gestion de votre planning sous peine de gravesennuis.

Page 180: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 180/202

167Conversion du document finalisé

Sur le plan purement formel, vous pouvez jouer sur la qualité du papier,l’impression (couleur ou monochrome) et la reliure. Plus un papier est

épais, meilleure sera en général sa qualité. Faites cependant attention à nepas employer un papier d’un grammage trop élevé si vous imprimez plu-sieurs centaines de pages. En revanche, vous pouvez utiliser un papier defort grammage pour la couverture de votre document.

Si vous avez quelques illustrations en couleur dans votre document,n’hésitez pas à sous-traiter l’impression en couleur des quelques pages oùelles apparaissent. Encore une fois, même si le prix est élevé, le jeu en vautla chandelle d’autant plus que, par exemple, l’impression de graphiques encouleur sur une imprimante monochrome peut être totalement illisible. Ils’agit en effet d’une erreur courante : vous voulez illustrer votre propos parun graphique que vous avez produit dans Excel ou bien directement dansWord. À l’écran, le graphique paraît superbe et on distingue parfaitementla différence entre les barres de votre histogramme. Malheureusement vousallez imprimer ce graphique sur une imprimante laser monochrome et il y ades risques importants pour que la transposition des couleurs lors del’impression en monochrome annule toutes les différences qui étaientpourtant bien visibles à l’œil nu sur votre écran. La bonne solution estd’anticiper ce phénomène et de convertir le graphique en nuances de grisavant l’impression.

CONVERSION DU DOCUMENT FINALISÉ

Si vous pensiez en avoir terminé une fois l’impression de votre documentlong achevée, vous vous trompez dans la plupart des cas. En effet, nousvivons aujourd’hui à l’ère du document numérique et il n’est d’ailleurs pasrare que l’on privilégie le dépôt du document sous sa forme électronique.

 Dans bon nombre d’universités un service procure une assistance auxétudiants qui veulent imprimer un mémoire ou une thèse. Sousréserve de satisfaire à quelques conditions, l’impression de votredocument peut même être prise entièrement en charge dans certainsétablissements universitaires.

Page 181: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 181/202

168 Chapitre 8. Finalisation du document 

Pour ne prendre qu’un seul exemple, le dépôt électronique des thèses esttrès fortement encouragé et nous connaissons même des universités où

cette formalité est une condition sine qua non de la soutenance. Si le papiern’est pas encore mort, le format électronique est désormais un sérieux con-current et l’on ne saurait s’en plaindre. Dans ces conditions, Word peutêtre considéré avant tout comme un éditeur de documents numériques quine sont pas forcément destinés à être imprimés.

Outre le fait que l’on vous oblige dans certains cas à produire une ver-sion électronique de votre document, il faut bien aussi reconnaître que laconversion de votre fichier Word peut favoriser la diffusion de vos travaux.Ainsi, la conversion en document HTML autorise la publication de votreécrit sur le Web.

 Nous allons étudier les modalités de conversion d’un document Worddans trois formats de document électronique reconnus : PDF, HTML etXML.

Conversion au format Acrobat PDF

Il est inutile de présenter le format PDF (Portable Document Format) créé

par la société Adobe tant c’est devenu un standard de fait des formats defichiers électroniques. Au moment où nous mettons sous presse, Adobe estd’ailleurs justement en train d’essayer de faire normaliser son format defichier en le soumettant devant les instances de l’ISO.

Il est cependant important de noter que le format PDF vous servira à lafois comme format d’échange électronique, mais aussi comme format defichier à imprimer. En effet, si vous sous-traitez l’opération d’impression devotre document long, vous avez tout intérêt à livrer une version PDF devotre document plutôt qu’un fichier Word. D’une part, vous êtes ainsi

assuré que la personne chargée de l’impression pourra lire votre fichier (ilexiste des versions d’Acrobat Reader sur toutes les plates-formes, que cesoit sur Mac, PC, Unix ou Linux) alors qu’elle n’a peut-être pas le logicielWord. D’autre part, vous êtes certain du résultat imprimé. L’avantage d’unfichier PDF est que la mise en pages est figée une bonne fois pour toutes, cequi n’est pas forcément le cas pour un fichier Word. Il suffit notammentque la personne chargée d’imprimer votre travail n’ait pas la même version

Page 182: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 182/202

169Conversion du document finalisé

de Word que vous ou bien possède une imprimante différente de la vôtrepour qu’il y ait des soucis lors de l’impression. Dans des situations de ce

genre, il est extrêmement fréquent que la mise en pages que vous trouviezparfaite sur votre PC ne soit pas imprimée correctement ; vous risqueznotamment que les sauts de page ne soient pas identiques à ce que vousaviez prévu.

Pour toutes ces raisons, il est préférable de livrer un fichier PDF si vousne réalisez pas vous-même l’impression, certains imprimeurs exigeantmême ce type de fichier car ils ont eu trop de problèmes avec l’impressiondes fichiers Word.

Pour convertir un fichier Word au format PDF, trois solutions s’offrent àvous :

• utiliser Acrobat

• utiliser Word 2007

• utiliser une solution compatible PDF

 Acrobat 

Si le logiciel Acrobat Reader est diffusé gratuitement par Adobe, il n’en vapas de même pour le logiciel Acrobat qui permet de créer des fichiers auformat PDF et qui est relativement onéreux. S’il paraît difficile d’envisagerson acquisition pour une utilisation ponctuelle, il est en revanche assezfacile de trouver un service (dans une université, une entreprise, uneassociation, etc.) qui possède ce logiciel et vous autorise à effectuer votreconversion.

Quand le logiciel Acrobat est installé sur votre ordinateur, il installe desmenus supplémentaires dans certaines applications, dont Microsoft Word,

et surtout il crée une imprimante virtuelle dans la liste de vos imprimantes.Ainsi, pour créer un fichier PDF, la manipulation générique consiste àimprimer sur l’imprimante installée par Acrobat.

Dans Word, Acrobat rajoute deux menus intitulés Adobe PDF et Com-mentaires Acrobat. Si vous êtes pressé et désirez une conversion rapide devotre document Word au format PDF, choisissez la commande AdobePDFConvertir en Adobe PDF.

Page 183: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 183/202

170 Chapitre 8. Finalisation du document 

Figure 8.5 – Conversion dans Word d’un document au format PDF

Si vous voulez obtenir un résultat plus professionnel et avoir le choix deplus d’options, vous devez alors choisir la commande FichierImprimer et

sélectionner dans la boîte de dialogue Imprimer l’imprimante Adobe PDF.

Figure 8.6 – Pour convertir en PDF, on imprime sur l’imprimante Adobe PDF

Quand vous avez choisi l’imprimante virtuelle Adobe PDF, cliquez sur lebouton Propriétés pour avoir accès aux nombreuses options d’Acrobat. Laboîte de dialogue Propriétés de Document Adobe PDF  comporte troisonglets intitulés Disposition, Papier/qualité et Options Adobe PDF.

Le premier onglet permet de sélectionner l’orientation du document(portrait ou paysage). Le deuxième onglet permet de choisir entre uneimpression en couleur ou en monochrome. Bien évidemment, il ne s’agit

Page 184: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 184/202

171Conversion du document finalisé

pas en fait de l’impression, mais du résultat de la conversion. Le troisièmeonglet propose de nombreuses options et c’est à cet endroit que vous allez

pouvoir déterminer les choix les plus importants. Pour déterminer lesoptions Acrobat, cliquez sur le bouton Modifier en face de la liste Optionspar défaut.

Figure 8.7 – Choix des options de conversion PDF

La boîte de dialogue qui s’ouvre (figure 8.8) permet de définir très fine-ment tous les aspects de la conversion au format PDF. Si vous ne possédezpas la documentation d’Acrobat, le risque est grand que vous soyez vitenoyé sous des détails relativement techniques. Pour simplifier les choses, ilfaut distinguer deux cas de figure : la conversion PDF pour un affichage dudocument sur le Web et la conversion PDF pour une impression.

Dans le premier cas, vous n’aurez pas besoin d’une très grande qualité carla résolution de l’écran est bien moins importante que celle d’une impri-mante.

Page 185: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 185/202

172 Chapitre 8. Finalisation du document 

Dans le deuxième cas, vous avez intérêt à obtenir la meilleure qualité possible.Vous pouvez, par exemple, augmenter la résolution en points par pouce. Vous

devez bien entendu désactiver la case Optimiser pour l’affichage rapide despages Web. Si vous avez beaucoup d’images dans votre document, nous vousconseillons d’examiner le menu Images (dans le volet de gauche de la boîte dedialogue) qui offre des options très pointues en matière de gestion des images.

Figure 8.8 – Paramétrage de la qualité de sortie du fichier PDF

Si vous avez peur de commettre des erreurs de paramétrage, vous pouvez

toujours sélectionner une des options de la liste Options par défaut de laboîte de dialogue Propriétés de Document Adobe PDF. Vous pouveznotamment choisir entre les options suivantes :

• Qualité standard

• Qualité supérieure

• Taille de fichier minimale

Page 186: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 186/202

173Conversion du document finalisé

Si vous avez passé du temps à trouver les bons réglages pour optimiser laconversion de votre document Word au format PDF, vous avez la possibi-

lité d’enregistrer ces paramètres en leur attribuant un nom. Vous pourrezainsi les réutiliser ultérieurement car ils seront intégrés dans la listeOptions par défaut.

Quand vous avez fini de choisir vos paramètres, vous pouvez lancerl’impression et Word, sous le contrôle d’Acrobat, générera un fichier PDF.

Word 2007 

La conversion au format PDF est possible dans Word 2007 sous réserve quevous téléchargiez un complément sur le Web qui est disponible gratuite-ment. Quand ce composant est installé, vous pouvez convertir un fichierWord au format PDF en cliquant sur le bouton Office et en choisissant lacommande Enregistrer sousPDF ou XPS

Figure 8.9 – Enregistrement au format PDF dans Word 2007

Page 187: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 187/202

174 Chapitre 8. Finalisation du document 

Dans la boîte de dialogue Publier comme PDF ou XPS, vous pouvezchoisir différentes options.

Figure 8.10 – Options de conversion au format PDF

Vous remarquerez cependant que les options de conversion sont beau-coup moins nombreuses que dans le logiciel Acrobat. Word 2007 ne pro-pose que deux qualités : standard et taille minimale. Le bouton Optionspermet, entre autres, de définir l’étendue de l’impression (le nombre de

pages qui seront imprimées).

Pour lancer la conversion au format PDF, cliquez sur le bouton Publier.

 Solution compatible PDF 

Si vous ne possédez pas Word 2007 ni le logiciel Acrobat et si vous souhai-tez néanmoins convertir votre document Word au format PDF, vous allez

Page 188: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 188/202

175Conversion du document finalisé

devoir vous tourner vers une solution compatible PDF. Si vous saisissez lesmots « convertir PDF » dans un moteur de recherche, vous trouverez de

très nombreuses réponses à votre requête.

Il existe des logiciels commerciaux à un prix tout à fait raisonnable ainsique des produits entièrement gratuits. Parmi ces derniers, nous citerons lelogiciel PDFCreator que l’on peut télécharger sur le site www.pdfforge.org .

Le processus de conversion au format PDF avec ces produits est relative-ment similaire avec ce qui vient d’être vu.

Conversion au format HTML

La conversion au format HTML n’est utile que si vous envisagez de publiersur le Web votre document. Word, depuis la version 2000, sait convertirses fichiers au format HTML grâce à la commande FichierEnregistrer entant que page Web. La conversion est rapide et vous pouvez mettre enligne facilement votre fichier Word, même si certains enrichissements nesont pas correctement convertis.

Le problème réside en fait dans la qualité du code HTML généré. Del’avis des spécialistes Web, le code produit par Word n’est vraiment pas unmodèle du genre car une quantité impressionnante de code HTML inutileest insérée dans le fichier généré. Il est fortement recommandé de tenter denettoyer le code produit, si vous en avez les compétences.

Vous pouvez également essayer de dégraisser ce fichier HTML à l’aide deDreamweaver qui comprend une commande intitulée textuellement Net-toyer le code HTML de Word, commande qui dit bien ce qu’elle veutdire… Dans l’opération, le fichier perdra quand même les deux tiers de sonpoids.

En conclusion, même si Word sait convertir rapidement au formatHTML, il faut bien reconnaître que le résultat n’est pas extraordinaire. Sivotre but initial est de publier sur le Web, Word ne représente pas lemeilleur éditeur HTML du marché.

Page 189: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 189/202

176 Chapitre 8. Finalisation du document 

Conversion au format XML

Tous les documents produits par Office 2007 sont enregistrés au formatXML1. Même si XML était déjà présent dans Office 2003 (en tous les cas laversion Pro de Word 2003), cette évolution constitue une véritable révolu-tion à plus d’un titre.

Premièrement, la compatibilité ascendante des documents Office estrompue : les documents produits par Office 2007 ne sont pas compatiblesavec les documents produits avec les versions antérieures d’Office (Office2000, Office XP et Office 2003). Microsoft a cependant sorti un pack de

compatibilité qui permet d’ouvrir les fichiers Word, Excel et PowerPointestampillés 2007 avec une version antérieure d’Office.

Si Microsoft a choisi d’adopter XML comme format de base de sesfichiers, c’est bien parce que ce format est en passe de devenir universel.Microsoft suit donc le sens de l’histoire et on ne peut que se réjouir de cettedécision, même si d’importants problèmes de compatibilité sont à prévoir.Une des conséquences fondamentales du passage à XML est l’ouverture duformat des fichiers Office.

En effet, pour la première fois dans l’histoire d’Office, on va enfinconnaître la structure des documents qui est désormais publique. Beaucoupde gens semblent l’avoir oublié, mais jusquà Office 2003, il étaitrigoureusement impossible de savoir comment un document Office étaitarchitecturé. Le format propriétaire des documents Office était secret et ilfallait se lancer dans des opérations hasardeuses de reverse engineering  pourapprendre de quoi était formé un document Office.

Avec Office 2007, le standard sur lequel sont basés les documents est

parfaitement connu et les spécifications des documents Office ont étépubliées. Ce changement d’attitude est extrêmement important et il y afort à parier que l’on ne mesure pas encore toutes les conséquences de cequi constitue une mini-révolution.

1. Le langage de balisage extensible (en anglais Extensible Markup Language  ou enabrégé XML) décrit une classe d’objets de données appelés documents XML et décritpartiellement le comportement des programmes qui les traitent.

Page 190: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 190/202

177Conversion du document finalisé

Il n’y a donc pas besoin de convertir un fichier Word 2007 au formatXML dans la mesure où il s’agit déjà du format natif. En revanche, les docu-ments Word 2003 seront convertis grâce à la commande FichierEnregis-trer sous, en précisant le type de fichier Document XML.

Véritable esperanto des formats de documents, XML favorise l’interopé-rabilité. Le fait d’avoir adopté le format Office Open XML dans Office2007 signifie que Microsoft a mis un terme à sa logique de documents pro-priétaires qui était tant décriée (à juste titre d’ailleurs). Réelle nouveautéd’Office 2007, le format XML en est encore à ses débuts dans Office, maison peut penser que de très nombreuses applications vont prochainementprendre en compte cette fonctionnalité.

  XML a été développé par un groupe de travail du Consortium du

World Wide Web (W3C) en 1996. Les objectifs de conception deXML sont les suivants :– XML devra pouvoir être utilisé sans difficulté sur Internet ;– XML devra soutenir une grande variété d'applications ;– XML devra être compatible avec SGML ;– il devra être facile d'écrire des programmes traitant les documentsXML ;– le nombre d’options dans XML doit être réduit au minimum, idéale-ment à aucune ;

– les documents XML devraient être lisibles par l'homme et raisonna-blement clairs ;– la conception de XML devra être préparée rapidement ;– la conception de XML sera formelle et concise ;– il devrait être facile de créer des documents XML ;– la concision dans le balisage de XML est de peu d’importance.

Le 10 février 1998, le W3C a publié la recommandation de XML quel’on peut trouver à l’adresse suivante : http://www.w3.org/TR/REC-xml

Page 191: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 191/202

Page 192: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 192/202

Conclusion

L’objectif de ce livre est de vous guider dans la production d’un documentlong avec Word en vous montrant les pistes essentielles à suivre ainsi queles écueils à éviter. Nous espérons que cet ouvrage vous donnera les clés

pour créer méthodiquement des documents de qualité. La production d’unlong document exige une grande discipline et de multiples compétences ; siles choses sont devenues plus claires pour vous et si vous avez à présent unebonne vision de tous les enjeux de la rédaction d’un document long avecWord, c’est que nous avons réussi dans notre entreprise pédagogique.

 Nous vous souhaitons bon courage dans la production de vos documents.

 N’oubliez pas que vous trouverez sur www.dunod.com des ressourcesélectroniques qui viendront compléter utilement ce livre.

Page 193: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 193/202

Page 194: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 194/202

Index

Les entrées en caractères gras signalent les chapitres du livre.

Les sous-entrées en italique signalent les définitions de termes.

Les numéros de page en gras signalent des développements d’environ une page.

Les numéros de page en caractères ordinaires signalent des développements plus courts.

A

accolade, 6

Acrobat

options, 172

programme, 169

affichage

ergonomie, 25

mode plan, 60

AffichageExplorateur 

de documents, 59

afficher

plan du document, 61

styles disponibles, 36

aide en ligne, 13

apostrophe, 5

appel de citation, 100

définition, 92

solutions possibles, 94approche, 3

B

barre d’outils

ajout d’un bouton, 131

ajout d’une commande, 77

création, 24

En-tête et pied de page, 87

Mise en forme, 27, 46

Mode Plan, 61

Révision, 161

Standard, 29, 131

bases de données bibliographiques, 

97

BiblioExpress, logiciel gratuit, 107bibliographie, 91–125

définition, 91

difficultés de rédaction, 93

gestion avec Word 2003, 98

gestion avec Word 2007, 108

gestion manuelle, 99

influence de l’informatique, 95

problèmes de citation, 99

Biblioscape ExpressVoir BiblioExpress

C

cadratin, définition, 7

caractères

espacement, 3, 73, 165

Page 195: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 195/202

182 Vos documents longs avec Word 

caractères spéciaux,

boîte de dialogue, 7

césure, 8champ

rupture de la liaison, 158

champ d’entrée

dans une table des matières, 72

de table, créer manuellement, 75

index, 130

choisir

feuille de styles, 19

modèle de référencebibliographique, 100

politique d’indexation, 144

citation Voir aussi bibliographie,

référence

définition, 91

citations multiples

sur la même page, 104

classement des références

choisir, 100code de champ

basculer, 75, 88, 116

citation, 116

de la table des matières, 75

index, 130

suppression automatique, 132

commandes Word

AffichageExplorateur 

de documents, 59Afficher / masquer, 152

EditionRechercher Ctrl + F, 57

Edition>Atteindre Ctrl B, 58

Marquer tout, 138

commentaire

insertion, 162

concordance

Voir fichier de concordance

contrôlerles modifications, 163

sauts de page, 163

convertir

au format HTML, 175

au format PDF, 168

au format XML, 176

correction automatique, 50

options, 23

correction grammaticale,logiciels, 10

correction orthographique, 9

importance, 10

corriger en mode révision, 161

coupure de mots, 8

création d’un index, 125–158

création d’une table des matières, 

65–77

créer Voir aussi générer

créer un indexavec les commandes Word, 134

d’un document unique, 125

d’une collection d’objets, 125

liste des tâches, 127

module de création, 127

préparatifs, 131

problème de deux index, 133

crochet, 6

D

dactylographie, didacticiel, 2

dépannage

normal.dot, 13

déplacer une partie de document, 64

deux-points, 5

Page 196: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 196/202

183Index 

dictée vocale, 3

dictionnaire orthographique, rajout, 9

documentafficher le plan, 61

mise en forme, 3

nommer, 20

pagination, 87

réviser, 161

document électronique

norme bibliographique, 96

document long

décisions préalables, 19déplacement rapide, 57

format électronique, 167

imprimer, 166

planifier, 17–26

relecture, 159

document maître, obsolescent, 19

E

écriture des indexinversion des entrées, 147

règles, 145

syntaxe, 147

vocabulaire, 146

EditionAtteindre, 58

EditionRechercher, 57

Endnote

interface avec Word, 106

enregistrer, options, 23

en-tête et pied de page

définir, 87

insertion de champs, 87

insertion du numéro de page, 88

lier au précédent, 89

rupture de la liaison, 89

utilité des tabulations, 89

en-têtes et pieds de page, 78–90

entrée d’index

définition, 125entrée principale, 127

sous-entrée, 127

environnement de travail, 

optimiser, 22

espace insécable, 6

espace ponctuation, tableau, 5

espace réservé, dans Word 2007, 117

espacement

caractères, 3, 73, 165Explorateur de documents

affichage, 59

Extensible Markup Language

Voir XML

 F

feuille de styles

avantages, 27

choisir, 19dans les documents HTML 

et XML, 31

définition, 31

feuille de styles, créer

trois solutions, 32

fichier

format propriétaire, 177

normal.dot, 12

fichier de concordance

avantages, 141

créer, 139

définition, 128

 Finalisation du document, 159–78

finaliser

index de livre, 153

table des matières, 74

Page 197: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 197/202

184 Vos documents longs avec Word 

format HTML, convertir au, 175

format PDF, 168

avec Word 2007, 173format XML, 177

formats prédéfinis

pour la table des matières, 69

G

générer

index, 151

table des matières, 66

gestion de projet, 18

gestion des sauvegardes, 21

gestion des styles, 27–54

Gestionnaire de source

dans Word 2007, 110

guillemet, 5

H

HTMLconversion au format, 175

nettoyage du code, 175

I

Ibidem, 104

impression

recto verso, 82

reliure, 82

imprimerdocument long, 166

en couleur, 167

importance du paramétrage, 80

indentation

définition, 127

table des matières, 69

index

afficher, 152

catégories, 125choix d’un format, 151

convertir en fichier 

autonome, 158

définition, 125

finaliser, 153

générer, 151

index des noms, 126

index matière, 126

qualité de la présentation, 156

regrouper les entrées

par thèmes, 157

supprimer, 152

vérifier les données, 155

index des noms, créer, 138

index des sujets

Voir index / index matière

créerpar indexation page à page, 142

par indexation rapide, 140

objectifs, 143

index intégré

définition, 130

index matière, définition, 140

indexation globale

corriger les défauts, 142

indexation matièrechoisir une politique, 144

liste des tâches, 144

méthode globale, 140

nommer les sujets, 145

parties non indexables, 144

sélectionner les sujets, 144

Page 198: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 198/202

185Index 

indexer un document page à page, 

142–152

planning, 143indexer un document, définition, 140

interface utilisateur, optimiser, 24

interlettrage, 3

interopérabilité, 177

inversion des entrées d’index, 147

KB Voir Knowledge Base

Knowledge Base, 14figure, 15

recensement des bugs, 14

L

liste de références

générer à partir des notes, 105

localisateur

définition, 125

éviter les suites de chiffres, 157logiciels bibliographiques, 98

M

macro en langage VBA, 160

majuscules accentuées, 7

marque de paragraphe, 2

marques de format, 8

afficher / masquer, 152

mémoire de master,

liste des tâches, 17

menu Format, 3

mettre au point Voir finaliser

mise en page

importance des sections, 83

options, 4, 80

mises en forme

différentes des styles, 38

disponibles, 38mode plan, 60

barre d’outils, 61

déplacement du texte, 65

modification des titres, 62

paramétrage de l’affichage, 63

mode révision, 161

modèle de document, 12

modèle de référence, 100

modèle Normal

dépannage, 41

module de création d’index

avantages, 128

boîte de dialogue, 129

précautions à prendre, 131

principe, 130

N

niveau de titre

modifier, 62

outils, 62

niveau hiérarchique

des styles, 56

des titres, 4

nommer

document, 20

les sujets pertinents, 145un style, 36

versions du document, 20

noms propres, écriture, 147

 Normal.dot, 37, 41, 44, 51

norme bibliographique

document électronique, 96

Page 199: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 199/202

186 Vos documents longs avec Word 

normes

bibliographiques, 95

pour les index, 145notes de bas de page

pour les références

bibliographiques, 101

problèmes d’impression, 102

numéro de page

Voir aussi localisateur

insertion, 87

numérotation automatique

problèmes, 40

O

Open XML, 177

optimiser Voir aussi corriger, réviser

affichage, 25

démarrage, 23

environnement de travail, 22

options d’affichage, 8options de Word, importance, 8

orpheline, définition, 4

orthographe

Voir correction orthographique

P

page

impaire, 83

insertion du numéro, 87paire, 83

pagination, 87

pagination, figer, 166

paragraphe, définition de Word, 2

paramétrer

affichage des styles, 37

affichage du mode plan, 63

mise en page, 80

parenthèse, 5PDF, 168

conversion avec Word 2007, 173

convertir au format, 169

logiciels de conversion, 175

PDFCreator, 175

pied de page

Voir en-tête et pied de page

plan Voir mode plan

planifierdocument long, 17–26

projet, 17

point, 5

point-virgule, 5

 politique d'indexation

choisir, 144

ponctuation

règles, 5

Portable Document Format Voir PDF

R

raccourcis clavier, 3

rechercher / remplacer, 11

styles, 49

suppression de code de champ, 132

tabulations, 137

recto verso

exemple, 85

impression, 82

saut de section, 84

référence bibliographique

auteurs multiples, 113

catégorie de document, 93

contrôlée dans Word 2007, 120

définition, 91

Page 200: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 200/202

187Index 

stocker dans un fichier, 99

style de citation, 93

références citéesgérer avec les notes, 101

reliure, 82

remplacer Voir rechercher / remplacer

renvoi

créer, 104

renvoi d’index

définition, 126

impératif (Voir), 126

incitatif (Voir aussi), 126renvois d’index, 146

harmoniser, 153

quand les créer, 154

Reproduire la mise en forme

outil, 29

retrait Voir indentation

révision

ajout de commentaires, 162

S

saisie au kilomètre, 1

saisir les entrées d’index, 149

boîte de dialogue, 149

options, 150

sauts de page, contrôle, 163

sauvegardes

fréquence, 21

gestion, 21

section

définition, 83

types de saut, 84

sections, découpage en, 3

signet

dans les index, 151

insertion, 58

site Web de Microsoft, 14

source Voir référence bibliographique

structure du document, 55–78style

contre-exemple de création, 28

création par l’exemple, 30

créer un nouveau, 29

définition, 29

méthode de création, 35

modifier, 48

nommer, 36

 Normal, 38, 41, 49supprimer, 49

styles, 27–54

ajouter au modèle, 43

appliquer, 46

choisir un type, 39

choix de la mise en forme, 42

choix du style de base, 40

contrôler l’application, 47

dans Word 2007, 51de titres, 55

de titres, modifier, 70

empêcher la création

automatique, 50

mise à jour automatique, 44

modèle Normal, précautions, 51

nouveau style, 35

prédéfinis, 36, 55

prédéfinis, modification, 56

prédéfinis, suppression, 49

raccourci clavier, 44

réorganiser, 50

style du paragraphe suivant, 41

styles bibliographiques

définition, 96

suivi des modifications, 161

Page 201: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 201/202

188 Vos documents longs avec Word 

supprimer un index de livre, 152

synonymes dans les index, 146

T

table des illustrations, 77

table des matières, 65–77

aperçu, 68

boîte de dialogue, 68

finaliser, 74

générer, 66

mise en forme manuelle, 72

plusieurs, 77sans numéro de page, 68

table des références, 77

tableau, 12

tabulation, 4

insertion dans un en-tête, 90

terme d’entrée, définition, 125

terme préférentiel, 146, 153, 154, 155

tiret, 5

titremodification du niveau, 62

style prédéfini, 55, 62, 65, 70

trait d’union, 5, 8

traitement de texte

notions générales, 1–17

typographie

règles, 5, 7

V

VBA, 160vedette Voir terme d’entrée

veuve, définition, 4

virgule, 5

visualiser Voir afficher

volet Styles et mise en forme, 29

W

Word

bugs, 14

Word 2007

assistance bibliographique, 91, 108

espace réservé, 117

format XML, 176

Gestionnaire de source, 110

styles, 51

WordPad, logiciel, 72, 158

X

XML

conversion au format, 177

définition, 176

objectifs, 177

Achevé d’imprimer sur les presses deSNEL Grafics sa

Z.I. des Hauts-Sarts - Zone 3Rue Fond des Fourches 21 – B-4041 Vottem (Herstal)

Tél +32(0)4 344 65 60 - Fax +32(0)4 286 99 61mars 2007 — 41361

Dépôt légal : avril 2007

 Imprimé en Belgique

050690 - (I) - (2,5) - OSB 100° - ARC - MLN

Page 202: Vos Documents Longs Avec Word

7/17/2019 Vos Documents Longs Avec Word

http://slidepdf.com/reader/full/vos-documents-longs-avec-word 202/202

Cet ouvrage s’adresse à tous ceux qui ont à produire des

Dominique Maniez

VOS DOCUMENTS LONGSAVEC WORDRéalisez efficacement vos mémoires,romans, thèses, rapports...

DOMINIQUE MANIEZ