Réunion passation : compte rendu

Le 08/11/2016, à LyonMembres présents :Présidente – Clémence GUIHERYVP générale – Marine FAYOLLESecrétaire – Lara GERMAIN Trésorière – Marie BOUVET et Lorène CHAMPIERVP soirée – Lucie FOURNIER et Cynthia DELPORTEVP sortie – Aude LEBOUCVP produits dérivés – Florine BERTINVP communication – Eléonore ELLERBACHVP stage obligatoires – Justine CORDELVP stages exceptionnels – Léna BARONVP bibliothèque – Margaux REDOULESVP partenariats – Rachel FAIVREVP PCS – Audrey CURSOUXReprésentante 2A – Léa APESTEGUYReprésentante 3A – Marianne LESPAGNOLConcernant les statuts :La présidente n’a pas plus de pouvoir que les autres membres du bureau, mais elle est responsable de la sécurité lors des manifs + voix prépondérante lors d’une égalité de vote.La VP G gère le réseauLes trésorières gèrent les sous. A savoir : il y a eu des soucis de trésorerie en juillet 2015 (découvert, chèques non encaissés). Les découverts étant interdits, les frais bancaires ont été augmentés. Conseil : changer de banque (crédit agricole ou crédit mutuel). Se renseigner et prendre RDV

La secrétaire authentifie les comptes rendus de CA + gère l’organisationnel Constitution du bureau : le bureau ne peut pas être constitué de + de 16 membres (les binômes comptent pour la seule personne élue en AG)

Election du nouveau bureau lors de l’assemblée générale de passation : doit être annoncée 1 mois avant. Les fiches de candidature et de profession de foi suivent dans les 15 jours, puis les candidatures sont envoyées aux membres de l’association. Il reste alors 15 jours de délai avant le vote, pendant lesquels il est possible de combler les postes vides

Demande de CA : un CA peut être organisé sur demande de la présidente, mais aussi sur demande des membres de l’associationChargé de mission   pour les VP  : « binôme » qui accompagne la VP tout au long de l’année et lors de la passation pour transmettre. Seule personne du bureau qui peut posséder une procuration (+droit de parole). Pas besoin de le déclarer en préfecture mais souhaitable de le présenter à l’association.Budget prévisionnel : à prévoir pour chaque mois/trimestres, pas besoin qu’il soit exact mais il permet à l’association de visualiser les dépenses à venir.Gaelis   : les membres du bureau sont tous administrateurs de Gaelis, ils peuvent tous se rendre aux AG sans procuration. Il serait souhaitable qu’un VP accompagne la présidente ou la VP G à chaque réunion.

Evènements organisés par ELP : aucun évènement ne peut être organisé la veille, le jour même ou le lendemain d’un évènement de l’ANEP (exception pour les stages exceptionnel prévus de longue date)Evènements de l’année concernant tout le bureau : l’organisation concerne tout le bureau, voire même tous les adhérents.

- Le Gala- Le WEI Prendre l’habitude d’intégrer tous les adhérents tout au long de

l’année (sondage, activités, sorties…)Calendrier (ou plutôt idée de calendrier basé sur les évènements de l’année 2015/2016) :Présentation de l’association en début d’année ; soirée marrainage ; WEI ; stages exceptionnels ; passation (début novembre) ; soirée de Noël, WEIEP, sweat, soirées (encore, oui), Gala…

Chercher une salle pour le Gala et la réserver, en décembre/janvier + lieu du WEI à la même époque

Prévoir un budget prévisionnel pour chaque évènement, penser à envoyer toutes les factures aux trésorières.

Vote du nouveau règlement   : modifier le règlement intérieur (signer manuscritement par présidente et la secrétaire) et le voter en CA.WEF de l’ANEP : se passe à Paris, la présidente et la VP G doivent s’y rendre obligatoirement. La question du financement par l’association des

déplacements pour cet évènement doit être votée. A savoir que tous membres du bureau peuvent y aller s’ils veulent.Procédure de vote du financement des déplacements au WEF de l’ANEP :

Clémence : « Certains préféreraient que les trajets soient uniquement remboursés pour les membres dont la présence est obligatoire (à savoir : présidente et VP G). Y a-t-il une autre proposition de vote ? Non. Proposition : financement des déplacements au WEF de l’ANEP pour la présidente et la VPG et une participation financière pour les autres membres du bureau. Ne prend pas part au vote : 0Abstention : 0 Contre : 0Pour : unanimité, proposition acceptée »Les mots des VP :VPG : les élections du CROUS arrivent, ça serait bien que des représentants de ELP se mobilisent (bureau de vote, distribution de tract…)Bulles de psychomot, le journal de l’ANEP a besoin d’articles (surtout le nouveau bureau), à envoyer par mail à la VPG, avant le 13/11VP soirée : soirée Paramed Halloween : 42 préventes déjà vendues pour ELP. Le lieu étant privatisé, au moins 100 places (tout bde confondu) doivent être vendues, sinon la caution est encaissée. Si les 100 places ne sont pas vendues le jour de la soirée, les places restantes pour atteindre 100 seront rachetées, au prix de 3.50€, pour permettre à la soirée d’être maintenue. Le rachat des places sera réparti entre les 3 BDE.Commission : 1a : Ophélie GIROUX, Romane VERDYS, Salomé CHOMER, Justine DECOURTY, Isabelle HARDEBOLLE, 2a : Aude LESENNE, Amélie ROLLIN 3a : Claire CARATELLIVP produit dérivés : les adhérents participeront pour le logo sur les sweats. Un vote sera effectué pour le choix sweat ou pull. Les sweats seront faits vers le mois de février.Commission : 1a : Laurine ALLEGRET, Sarah VAN ELSLANDE, Auriane DEMARTHEAUX, Clarine TABARANTVP bibliothèque : un mail sera fait sur le livre de Mme GIRARDIER. Un lien de la médiathèque permet aux adhérents de publier des livres, bons films etc…Commission : 2a : Aurélia HASSIG

VP partenariat : il faudrait présenter le nouveau bureau à La Médicale. D’autres prévisions de partenariats.Commission : pour l’instant personneVP PSC : « Prévention, solidarité, citoyenneté. Le téléthon arrive très bientôt le 3/12, une vente de brochette est prévue la semaine avant »Commission : 1a : Anne-Charlotte DARRE, Emma GAURRANDVP sortie : « On va faire plein de sorties, ski, restaurant, trampoline (un sondage sera effectué). On pourrait aussi faire des sorties le week-end à Lyon, sans forcément créer un gros évènement/organisation »Commission : 1a : Océane SECHE, Céline DOLLEANS, Rachel LAPIERRE, Octavie BEBIN, Hélène CAYZAC, Susan BRUN, Tiffany PEZETVP stage exceptionnels : « Les stages yoga et danse africaine et le stage du couché sont prévus. En mars, un stage de musicothérapie. Sofro, art thérapie, shiatsu »Commission : 1a : Morgane ROUSSEAU, Adèle AGASSE, Alice ARGAUD

Une association nous permettrai de louer d’une salle lorsqu’ont lieu des stages exceptionnels : Afro Mundo.

Adhésion : 10€Prix de location : 20€/h, 150€/week-endProcédure de vote de l’adhésion à Afro Mundo pour disposer de salles lors

des stages exceptionnels :« Abstention : 0Vote blanc : 0Contre : 0Pour : unanimité, proposition acceptée »

Gouter lors des stages exceptionnels (brioche, coca etc…), l’association pourrait donner environ 10/15€

Procédure de vote pour donner 10/15€ pour les gouters quand a lieu des stages : 

« Abstention : 0Vote blanc : 0Contre : 0Pour : unanimité, proposition acceptée »

VP communication : « entre le journal et les médias, on s’occupe du site internet, on a plusieurs projets pour s’occuper de la page facebook, pour créer une newsletter afin d’informer les adhérents (mail + internet) »Commission : 1a : Sophie HENNUY, 3a : Marie GUEGANT, Marianne LESPAGNOLMarie : « On a un forfait à la COREP : 1250 exemplaires de journaux / ans un certain nombre d’impressions en couleurs et en noir/blanc1250 * 4 = impressions couleurs et 1250* 16 = impressions noir/blancAvantage : n’importe qui peut piocher dans ce forfait à condition de prévenir la commission. Ex : commission soirée pour les affiches, stages exceptionnels, commission produits dérivés…Forma de base A4, mais on peut modeler ce format (A3 par exemple), mais le nombre d’impressions sera modulé aussi (1 impression A3 = 2 impressions A4). De plus il n’y a pas de date de validité des impressions.S’adresser à la COREP pour une impression et se charger de prévenir la commission

Forfait : 1248€ pour 1250 journaux. 1€ = 1 journal : 1€ pour 20 pages dont 4 pages en couleurs » Représentante 2a : « je voudrais qu’on fasse la différence entre représentant 2a et délégué. Je ne me chargerai pas des infos des délégués (faire le lien promo/profs, salles). Mon but est de m’occuper de faire passer les infos de ELP aux 2a, de faire remonter les requêtes des 2a a ELP, de contacter nos professeurs par rapport à ELP… Le but est que le plus de 2a possibles participent à l’association »Suggestion : tutorat des 2a pour les 1a, faire des partiels blancs par exemple. Idée plutôt approuvée par les membres de l’asso. A ce propos, Marie se propose de donner des cours méthodo/mini-mémoire aux 2a.Commission à venirReprésentante 3a : « Lien entre 3a et l’association. On a des idées, de se faire passer du matériel pour les épreuves de 3eme année ».VP stages obligatoires : « Je me suis présentée à Mme TANCRAY, je ferai en sorte que les fiches de prospections soient envoyées avant le mois d’avril »Commission : 2a : AudeLe mot de la fin de notre ancienne présidente : Marème : « Je conseille de ne pas mélanger ELP et l’ISTR. Je pense que s’il y a des soucis majeurs dans la formation, ELP doit se mobiliser. Hors mis ça, il faut plutôt voir avec les délégués. »

« En cas de non-paiement d’évènement, s’il y a une récidive ou un refus de payer, c’est une condition qui peut amener à faire retirer l’adhésion à l’adhérent. »

Prochain CA : mercredi 30/11/2016 à 18h15