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Rechercher Utiliser le processus de fusion et publipostage pour envoyer des messages électroniques personnalisés à votre liste d'adresses de messagerie Pour envoyer du courrier électronique personnalisé à des destinataires de votre liste d'adresses de messagerie, vous pouvez utiliser le processus de fusion et publipostage pour créer des messages électroniques. Chaque message comporte le même type d'informations mais le contenu de chaque message est unique. Par exemple, dans les messages envoyés à vos clients, chaque message peut être personnalisé et mentionner le nom de chaque client. Les informations uniques de chaque message proviennent de données stockées dans un fichier de données. En outre, le processus de fusion et publipostage permet de séparer chaque message électronique de manière à constituer un courrier distinct, destiné à un destinataire unique. Cette procédure se distingue de la diffusion globale d'un message électronique à un groupe de destinataires ou de l'opération qui consiste à masquer les destinataires par l'intermédiaire de la ligne Cci ﴾copie carbone invisible﴿ du message. REMARQUES Votre programme de messagerie doit être compatible MAPI. Les fonctionnalités MAPI ﴾Messaging Application Program Interface﴿ pour Outlook permettent à Microsoft Office Word et à Microsoft Office Outlook de partager des informations lors de l'envoi de messages électroniques fusionnés. Vous devez utiliser les mêmes versions d'Outlook et de Word. Si vous utilisez Microsoft Office Word 2007, vous devez également utiliser Microsoft Office Outlook 2007. Vous ne pouvez pas mentionner de destinataires dans la ligne Cc ﴾copie carbone﴿. La fusion de messages électroniques ne permet pas de mettre d'autres destinataires en copie. Chaque destinataire reçoit une copie du message, qui lui est adressée par le biais de la ligne À. Le processus de fusion comprend les étapes principales suivantes : 1. Configurer le message électronique. Le document de base est constitué des éléments textuels et graphiques communs à tous les messages électroniques. Par exemple, le logo de votre société, ou le texte du message. 2. Lier le document du message électronique à votre liste d'adresses. Votre liste d'adresses constitue la source de données que Word utilise dans le processus de fusion et publipostage. Il s'agit d'un fichier contenant les adresses de messagerie auxquelles les messages seront envoyés. 3. Affiner la liste des destinataires ou des éléments. Word génère un message pour chaque adresse de messagerie dans la liste d'adresses. Si vous souhaitez générer des messages pour des adresses électroniques spécifiques de votre liste d'adresses, vous pouvez sélectionner les adresses, ou enregistrements, à inclure. 4. Ajouter des espaces réservés, appelés champs de fusion, au document de message électronique. Lorsque vous lancez le processus de fusion et publipostage, les champs de fusion sont complétés avec les informations provenant de votre liste d'adresses. 5. Afficher un aperçu et lancer le processus de fusion. Vous pouvez afficher un aperçu de chaque message avant de procéder à l'envoi de l'ensemble. Les commandes de l'onglet Publipostage vous permettent de lancer un processus de fusion et publipostage. Produits Modèles Store Support Mon compte Se connecter

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06/05/2015 Utiliser le processus de fusion et publipostage pour envoyer des messages électroniques personnalisés à votre liste d'adresses de messagerie

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Utiliser le processus de fusion etpublipostage pour envoyer des messagesélectroniques personnalisés à votre listed'adresses de messageriePour envoyer du courrier électronique personnalisé à des destinataires de votre liste d'adresses de messagerie, vouspouvez utiliser le processus de fusion et publipostage pour créer des messages électroniques. Chaque messagecomporte le même type d'informations mais le contenu de chaque message est unique. Par exemple, dans lesmessages envoyés à vos clients, chaque message peut être personnalisé et mentionner le nom de chaque client. Lesinformations uniques de chaque message proviennent de données stockées dans un fichier de données.

En outre, le processus de fusion et publipostage permet de séparer chaque message électronique de manière àconstituer un courrier distinct, destiné à un destinataire unique. Cette procédure se distingue de la diffusion globaled'un message électronique à un groupe de destinataires ou de l'opération qui consiste à masquer les destinatairespar l'intermédiaire de la ligne Cci ﴾copie carbone invisible﴿ du message.

REMARQUES   

Votre programme de messagerie doit être compatible MAPI. Les fonctionnalités MAPI ﴾Messaging ApplicationProgram Interface﴿ pour Outlook permettent à Microsoft Office Word et à Microsoft Office Outlook de partagerdes informations lors de l'envoi de messages électroniques fusionnés.

Vous devez utiliser les mêmes versions d'Outlook et de Word. Si vous utilisez Microsoft Office Word 2007, vousdevez également utiliser Microsoft Office Outlook 2007.

Vous ne pouvez pas mentionner de destinataires dans la ligne Cc ﴾copie carbone﴿. La fusion de messagesélectroniques ne permet pas de mettre d'autres destinataires en copie. Chaque destinataire reçoit une copie dumessage, qui lui est adressée par le biais de la ligne À.

Le processus de fusion comprend les étapes principales suivantes :

1. Configurer le message électronique. Le document de base est constitué des éléments textuels et graphiquescommuns à tous les messages électroniques. Par exemple, le logo de votre société, ou le texte du message.

2. Lier le document du message électronique à votre liste d'adresses. Votre liste d'adresses constitue la sourcede données que Word utilise dans le processus de fusion et publipostage. Il s'agit d'un fichier contenant lesadresses de messagerie auxquelles les messages seront envoyés.

3. Affiner la liste des destinataires ou des éléments. Word génère un message pour chaque adresse demessagerie dans la liste d'adresses. Si vous souhaitez générer des messages pour des adresses électroniquesspécifiques de votre liste d'adresses, vous pouvez sélectionner les adresses, ou enregistrements, à inclure.

4. Ajouter des espaces réservés, appelés champs de fusion, au document de message électronique. Lorsque vouslancez le processus de fusion et publipostage, les champs de fusion sont complétés avec les informationsprovenant de votre liste d'adresses.

5. Afficher un aperçu et lancer le processus de fusion. Vous pouvez afficher un aperçu de chaque message avantde procéder à l'envoi de l'ensemble.

Les commandes de l'onglet Publipostage vous permettent de lancer un processus de fusion et publipostage.

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CONSEIL   Vous pouvez également lancer le processus de fusion et publipostage dans le volet Office Fusion etpublipostage, qui vous guide pas à pas tout au long du processus. Pour utiliser le volet Office, dans le groupeDémarrer la fusion et le publipostage de l'onglet Publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et lepublipostage, puis sur Assistant Fusion et publipostage pas à pas. À l'étape 1 du processus, sous Sélection dutype de document, cliquez sur Messages électroniques.

Configurer le document de base du message électronique

1. Démarrez Word.

Un document vierge s'ouvre par défaut. Laissez‐le ouvert. Si vous le fermez, les commandes de l'étapesuivante ne seront pas disponibles.

2. Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Démarrer lafusion et le publipostage.

3. Cliquez sur Messages électroniques.

Pour reprendre une fusion et publipostage

Si vous êtes contraint d'interrompre une fusion et publipostage en cours, vous pouvez enregistrer le document debase du message et reprendre la fusion et publipostage ultérieurement. Word conserve la source de données et lesinformations de champs. Si vous utilisez le volet Fusion et publipostage, vous revenez automatiquement àl'emplacement que vous avez quitté dans le volet Office au moment où vous avez interrompu le processus de fusionet publipostage.

1. Lorsque vous êtes prêt à reprendre la fusion, ouvrez le document.

Un message Word s'affiche pour demander de confirmer si vous souhaitez ouvrir le document, ce qui lanceral'exécution d'une commande SQL.

2. Étant donné que ce document est lié à une source de données, pour accéder aux données, cliquez sur Oui. Sivous avez ouvert un document sans remarquer qu'il était connecté à une source de données, vous pouvezcliquer sur Non pour éviter un accès aux données dans un but malveillant.

Le texte du document s'affiche, ainsi que les champs que vous avez éventuellement insérés.

3. Cliquez sur l'onglet Publipostage, et poursuivez votre travail.

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Lier le document du message électronique à votre liste d'adressesPour fusionner des informations dans le document de base du message électronique, vous devez lier le document àvotre liste d'adresses, également appelée source de données, ou fichier de données. Si vous ne disposez pas d'unfichier de données, vous pouvez en créer un dans le processus de fusion et publipostage.

REMARQUE   Assurez‐vous que votre fichier de données comprend une colonne pour l'adresse de messagerie. Cettecolonne vous sera utile dans la suite du processus.

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Choisir un fichier de données

1. Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Sélectiondes destinataires.

2. Effectuez l'une des opérations suivantes :

Si vous souhaitez utiliser votre liste de contacts Outlook, cliquez sur Sélectionner à partir des contactsOutlook.

Conseils d'utilisation de la liste Contacts de Microsoft Office Outlook

La liaison à votre dossier Contacts d'Outlook est un processus généralement simple, mais qui peutparfois poser un problème. Il existe des solutions aux problèmes fréquemment rencontrés :

Je ne trouve pas le dossier Contacts Outlook pour m'y connecter.

Je reçois des messages d'erreur concernant les clients de messagerie et les tables.

Je ne parviens pas à me connecter à un dossier Contacts Outlook sous Dossiers publics

Je souhaite utiliser mon carnet d'adresses Outlook Express en tant que dossier Contacts, mais je nepeux pas m'y connecter.

Je ne trouve pas mon dossier Contacts Outlook

Il se peut que vous deviez activer la propriété Afficher ce dossier sous forme de carnet d'adressesde messagerie dans Outlook, ou modifier votre profil d'utilisateur Outlook.

Activer la propriété Afficher ce dossier sous forme de carnet d'adresses de messagerie

Dans Outlook, dans le menu Atteindre, cliquez sur Contacts.

Cliquez avec le bouton droit sur le dossier Contacts, qui contient les informations à utiliser pour lafusion et publipostage, puis cliquez sur Propriétés.

Sous l'onglet Carnet d'adresses Outlook, vérifiez si la case à cocher Afficher ce dossier sous formede carnet d'adresses de messagerie est activée, puis cliquez sur OK.

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Modifier votre profil utilisateur Outlook

Un profil utilisateur Outlook est un groupe de comptes et de carnets d'adresses électroniques. En règlegénérale, vous n'utilisez qu'un seul profil, mais si vous partagez votre ordinateur avec d'autres

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utilisateurs ou si vous utilisez plusieurs carnets d'adresses à des fins différentes, vous pouvez définirplusieurs profils. Si, lorsque vous démarrez le processus de fusion et publipostage, vous utilisez unprofil qui n'inclut pas le dossier Contacts dont vous avez besoin, ce dossier ne sera pas disponible.

Pour basculer vers un autre profil utilisateur, redémarrez Outlook. Lorsque vous êtes invité à choisir unprofil, choisissez celui qui inclut le dossier Contacts que vous souhaitez utiliser dans le processus defusion et publipostage.

Si vous n'êtes pas invité à choisir un profil alors que vous en utilisez plusieurs, vous pouvez configurerOutlook de manière à afficher cette invite. Voici comment procéder :

Fermez Outlook.

Dans le Panneau de configuration, basculez vers l'affichage classique, puis cliquez sur Courrier.

Cliquez sur Afficher les profils.

Pour être invité à sélectionner un profil chaque fois que vous démarrez Outlook, cliquez sur Choisir leprofil à utiliser, puis cliquez sur OK.

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Je reçois des messages d'erreur concernant les clients de messagerie et les tables.

Si vous tentez de vous connecter à votre dossier Contacts pendant un publipostage dans Word alorsqu'Outlook n'est pas défini comme programme de messagerie par défaut dans Windows InternetExplorer, le message d'erreur suivant s'affiche :

« Soit il n'existe pas de client de messagerie par défaut, soit le client de messagerie actuel ne peut pasrépondre à la demande de la messagerie. Exécutez Microsoft Office Outlook et définissez‐le commeclient de messagerie par défaut ».

Pour éviter ce message lors d'un processus de fusion et publipostage, procédez comme suit  :

Quittez Word.

Dans le menu Outils d'Internet Explorer, cliquez sur Options Internet, puis sur l'onglet Programmes.

Sous Courrier électronique, cliquez sur Microsoft Office Outlook, puis cliquez sur OK.

Redémarrez Word, ouvrez votre document de fusion et publipostage et accédez à votre dossierContacts Outlook.

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Je ne parviens pas à me connecter à un dossier Contacts Outlook sous Dossiers publics.

Si vous lancez un processus de fusion et publipostage dans Word et tentez de vous connecter à undossier Contacts Outlook sous Dossiers publics, le message d'erreur suivant s'affiche :

« Action impossible à exécuter, à cause d'un échec de boîte de dialogue ou de moteur de base dedonnées. Veuillez réessayer ultérieurement.»

Si vous réessayez plus tard, vous obtenez le même message.

Pour utiliser un dossier Contacts Outlook provenant des Dossiers publics comme fichier de donnéespour votre processus de fusion et publipostage, vous devez démarrer le processus à partir d'Outlook.

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Je souhaite utiliser mon carnet d'adresses Outlook Express comme dossier Contacts.

Vous ne pouvez pas vous connecter directement à ce type de carnet d'adresses lors d'un processus defusion et publipostage. En revanche, vous pouvez exporter votre carnet d'adresses Microsoft OutlookExpress sous forme de fichier texte .csv, puis vous y connecter sous cette forme.

Exporter votre carnet d'adresses Outlook Express

Démarrez Outlook Express.

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Dans le menu Fichier, pointez sur Exporter, puis cliquez sur Carnet d'adresses.

Dans la boîte de dialogue Outil d'exportation du Carnet d'adresses, cliquez sur Fichier texte﴾valeurs séparées par des virgules﴿, puis sur Exporter.

Dans la zone Enregistrer le fichier exporté sous, tapez un nom pour le fichier exporté, puis cliquezsur Parcourir.

Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans la liste Enregistrer dans, choisissez l'emplacementde stockage du fichier, puis cliquez sur Enregistrer. L'enregistrement des fichiers de données dans ledossier Mes sources de données du dossier Mes documents est une fonctionnalité très pratique. Eneffet, c'est dans cet emplacement que Word recherche d'abord les fichiers de données lorsque vousutilisez la fonction Parcourir lors d'un processus de fusion et publipostage.

Cliquez sur Suivant. Activez les cases à cocher affichées en regard des champs à exporter, puis cliquezsur Terminer.

REMARQUE   Lorsque vous choisissez les champs à exporter, pensez aux lettres, aux messagesélectroniques ou aux étiquettes que vous souhaitez créer pour votre processus de fusion etpublipostage. Par exemple, si vous n'incluez jamais de surnoms ni de sites Web personnels dans vosdocuments fusionnés, ne demandez pas l'exportation de ces champs.

Lorsqu'un message vous informe que l'exportation est terminée, cliquez sur OK.

Pour fermer la boîte de dialogue Outil d'exportation du Carnet d'adresses, cliquez sur Fermer, puisquittez Outlook Express.

De retour dans Word pour réaliser le publipostage, à l'étape de connexion à un fichier de données,choisissez l'option Utilisation d'une liste existante et recherchez le fichier .csv que vous venezd'exporter. Avant l'ouverture du fichier, vous êtes invité à indiquer le caractère de séparation utilisépour séparer les colonnes de votre liste d'adresses. Choisissez Virgule ﴾,﴿ puis cliquez sur OK.

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Dans une feuille de calcul Microsoft Office Excel, une base de données Microsoft Office Access ou unautre type de fichier de données, cliquez sur Utiliser la liste existante, puis localisez le fichier dans laboîte de dialogue Sélectionner la source de données.

Avec Excel, vous pouvez sélectionner des données de n'importe quelle feuille de calcul ou plage nomméeà l'intérieur d'un classeur. Avec Access, vous pouvez sélectionner des données de n'importe quelle tableou requête définie dans la base de données. Pour les autres types de fichiers de données, sélectionnez lefichier dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données. Si le fichier n'est pas repris dans laliste, sélectionnez le type de fichier approprié ou sélectionnez Tous les fichiers dans la liste Type defichiers. Dans un processus de fusion et publipostage, vous pouvez utiliser les types de fichiers dedonnées suivants :

i. Des fichiers provenant de systèmes de gestion de base de données ﴾SGBD﴿ de premier niveau, à base defichiers, pour lesquels vous avez installé un fournisseur OLE DB ou un pilote ODBC. Certains de ces pilotessont fournis avec Microsoft Office.

ii. Un fichier HTML qui comporte un tableau unique. La première ligne du tableau doit contenir des noms decolonne et les autres lignes doivent contenir des données.

iii. Des carnets d'adresses électroniques :

Carnet d'adresses Microsoft Outlook

Liste des contacts Microsoft Schedule+ 7.0

Listes d'adresses similaires créées à l'aide d'un système de messagerie compatible MAPI, tel que Outlook

iv. Un document. Le document doit comporter un tableau unique. La première ligne du tableau doit contenirdes titres et les autres lignes, des enregistrements à fusionner. Vous pouvez aussi utiliser une source d’en‐tête comme source de données.

v. Tout fichier texte comportant des champ de données séparés ﴾ou délimités﴿ par des caractères de tabulationou des virgules et des enregistrement de données séparés par des marques de paragraphe.

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Conseils pour la mise en forme de données dans Excel

Si votre fichier de données est une feuille de calcul Excel qui comprend des pourcentages, des valeursmonétaires ou des codes postaux, vous pouvez conserver la mise en forme numérique des données enutilisant l'échange dynamique de données ou DDE ﴾Dynamic Data Exchange﴿ pour vous connecter à la feuillede calcul Excel à partir de Word. Vous pouvez vous assurer, par exemple, que le code postal à cinq chiffres07865, provenant de votre fichier de données, ne s'affiche pas sous la forme du nombre 7865 ﴾sans le zérod'en‐tête﴿.

Avant de vous connecter à la feuille de calcul, effectuez l'opération suivante dans Word :

1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Options Word.

2. Cliquez sur Options avancées.

3. Dans la section Général, activez la case à cocher Confirmer la conversion du format de fichier lors del'ouverture.

4. Cliquez sur OK.

5. Laissez le document de base de la fusion ouvert et, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage del'onglet Publipostage, cliquez sur Sélection des destinataires, puis sur Utiliser la liste existante.

6. Recherchez la feuille de calcul Excel dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, et double‐cliquez dessus.

7. Dans la boîte de dialogue Confirmer la source de données, cliquez sur Feuilles de calcul MS Excel via unDDE ﴾*.xls﴿, puis cliquez sur OK.

REMARQUE   Si l'option Feuilles de calcul MS Excel via un DDE ﴾*.xls﴿ n'est pas visible, activez la case à cocherAfficher tout.

8. Dans la boîte de dialogue Microsoft Office Excel, sous Nom ou plage de cellules, sélectionnez la plage decellules ou la feuille de calcul contenant les informations à fusionner, puis cliquez sur OK.

REMARQUE   Pour empêcher d'être averti chaque fois que vous ouvrez un fichier de données, vous pouvezdésactiver l'option Confirmation des conversions lors de l'ouverture, une fois que vous êtes connecté à lafeuille de calcul.

Si vous n'avez pas encore de fichier de données, cliquez sur Entrer une nouvelle liste, puis utilisez leformulaire qui s'affiche pour créer votre propre liste. La liste est enregistrée sous forme d'un fichier debase de données ﴾.mdb﴿, que vous pouvez réutiliser par la suite.

REMARQUE   Si vous avez installé Microsoft Office System 2007 ﴾au lieu de la version classique de Word﴿, vouspouvez également utiliser Microsoft Query pour créer une requête et extraire les données de votre choix d'unesource de données externe.

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Affiner la liste des destinataires ou des élémentsLorsque vous vous connectez à un fichier de données, il se peut que vous ne souhaitiez pas fusionner lesinformations provenant de tous les enregistrements de ce fichier dans votre document de base du messageélectronique. Si votre fichier de données inclut des enregistrements sans adresse de messagerie, ne les incluez pasdans le processus de fusion et publipostage. Dans le cas contraire, Word ne pourra pas exécuter le processus.

Pour affiner la liste des destinataires ou utiliser un sous‐ensemble des éléments dans votre fichier de données,procédez comme suit :

1. Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Modifier laliste de destinataires.

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2. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, effectuez l'une des opérations suivantes :

Sélectionner des enregistrements individuels    Cette méthode est la plus pratique si votre liste n'estpas trop longue. Activez les cases à cocher situées en regard des destinataires à inclure, et désactivezcelles correspondant aux destinataires que vous souhaitez exclure.

Si vous souhaitez inclure uniquement certains enregistrements dans votre fusion, vous pouvez désactiverla case à cocher située dans la ligne d'en‐tête et sélectionner uniquement les enregistrements souhaités.De même, si vous souhaitez inclure la majorité des éléments de la liste, activez cette même case à cocherpuis désactivez les cases à cocher correspondant aux enregistrements à exclure.

Trier les enregistrements    Cliquez sur l'en‐tête de colonne de l'élément devant servir de clé de tri. Laliste est triée dans l'ordre alphabétique croissant ﴾de A à Z﴿. Cliquez de nouveau sur l'en‐tête de colonnepour trier la liste dans l'ordre alphabétique décroissant ﴾Z à A﴿.

Pour effectuer un processus de tri plus complexe, cliquez sur Trier dans la section Affiner la liste dedestinataires et définissez vos préférences de tri sous l'onglet Trier les enregistrements de la boîte dedialogue Filtrer et trier.

Filtrer les enregistrements    Cette fonctionnalité est pratique si la liste contient des enregistrementsque vous ne souhaitez pas afficher ou inclure dans la fusion. Après avoir filtré la liste, vous pouvez activerou désactiver les cases à cocher pour inclure ou exclure les enregistrements.

Pour filtrer des enregistrements, procédez comme suit :

i. Sous Affiner la liste de destinataires, cliquez sur Filtrer.

ii. Sous l'onglet Filtrer les enregistrements de la boîte de dialogue Filtrer et trier, choisissez le critère de tri àutiliser.

Par exemple, pour générer des messages électroniques uniquement pour les adresses qui ont l'Australiepour pays ou région, cliquez sur Pays ou région dans la liste Champ, Égal à dans la liste Comparaison, etAustralie dans la liste Comparer à.

iii. Pour affiner davantage le filtre, cliquez sur Et ou sur Ou et choisissez des critères supplémentaires.

Par exemple, pour créer des messages électroniques uniquement pour les sociétés situées à Munich, filtrezles enregistrements dont le champ Ville contient Munich et dont le champ Nom de la société estrenseigné. Si vous utilisez Ou plutôt que Et dans ce filtre, votre processus de fusion et publipostage incluratoutes les adresses à Munich, ainsi que toutes les adresses comportant un nom de société, indépendammentde la ville.

REMARQUE   Si vous avez installé un logiciel de validation d'adresses, vous pouvez cliquer sur Valider les adressesdans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires pour valider les adresses de vos destinataires.

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Ajouter des espaces réservés, appelés champs de fusion, au document demessage électroniqueAprès avoir connecté votre document de base du message électronique à une liste d'adresses, vous pouvez taper letexte du message et ajouter des espaces réservés indiquant où les informations uniques apparaîtront dans chaquemessage.

Les espaces réservés, tels que les adresses et les salutations sont appelés « champs de fusion ». Les champs affichésdans Word correspondent aux en‐têtes de colonne du fichier de données sélectionné.

1. Dans un fichier de données, les colonnes représentent les catégories d'informations. Les champs ajoutés audocument de base du message électronique sont des espaces réservés pour ces catégories.

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2. Dans un fichier de données, les lignes représentent les enregistrements d'informations. Word génère un messageélectronique pour chaque enregistrement lors du lancement d'un processus de fusion et publipostage.

En plaçant un champ dans votre document de base de message électronique, vous indiquez que vous souhaitezafficher une certaine catégorie d'informations, par exemple le nom ou l'adresse, à cet emplacement.

REMARQUE   Lorsque vous insérez un champ de fusion dans le document de base du message électronique, le nomdu champ est toujours encadré de chevrons ﴾« »﴿. Ces chevrons ne seront pas affichés sur la version finale desmessages électroniques. Elles permettent uniquement de distinguer les champs du document de base du messageélectronique du texte proprement dit.

Que se passe‐t‐il lors du processus de fusion ?

Lors du processus de fusion, les informations contenues dans la première ligne du fichier de données remplacent leschamps de votre document de base du message électronique pour créer le premier message électronique. Lesinformations contenues dans la seconde ligne du fichier de données remplacent les champs pour créer le secondmessage électronique, et ainsi de suite.

Utilisation des champs : Exemples

Vous pouvez ajouter n'importe quel en‐tête de colonne au message électronique en tant que champ. Ceci offre uneplus grande flexibilité lors de la conception des messages électroniques. Par exemple :

Supposons que vous envoyez un message électronique pour informer des entreprises locales qu'elles ont étéchoisies pour figurer dans le guide annuel de votre municipalité. Si votre fichier de données comporte unecolonne Société mentionnant le nom de chaque entreprise à contacter, vous pouvez insérer le champ Sociétéplutôt que de retaper manuellement le nom de chaque société.

Imaginez que chaque trimestre, vous envoyez à vos clients des messages annonçant les nouveaux produits etles offres spéciales. Pour personnaliser ces messages en vue de les envoyer à vos meilleurs clients, vous pouvezajouter une colonne PersonalNote ﴾Note personnelle﴿ à votre fichier de données, dans laquelle vous pouveztaper des commentaires du type « Mademoiselle Miller, ce nouvel accessoire correspond exactement à ce que

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vous cherchiez. ». En plaçant un champ « PersonalNote » dans le document de base, vous pouvez inclure cesnotes au bas de certains messages.

Vous pouvez combiner des champs et les séparer par des signes de ponctuation. Par exemple, pour créer uneadresse, vous pouvez définir les champs de votre document de base de message électronique de la sorte :

« Prénom » « Nom »

En ce qui concerne les éléments fréquemment utilisés, tels que les blocs d'adresses et les lignes de salutations, Wordfournit des champs composites regroupant plusieurs champs. Par exemple :

Le champ Bloc d'adresse est une combinaison de plusieurs champs : Prénom, Nom, Adresse, Ville et Codepostal.

Le champ Ligne de salutation peut inclure un ou plusieurs champs Nom, selon la formule de salutation choisie.

Vous pouvez personnaliser le contenu de chacun de ces champs. Par exemple dans l'adresse, vous pouvezsélectionner un format de nom conventionnel ﴾M. Rémi Duval.﴿. Dans la formule de salutation, vous pouvez utiliser« À l'attention de » au lieu de « Cher ».

Faire correspondre les champs de fusion à votre fichier de données

Pour vérifier si Word peut trouver, dans votre fichier de données, une colonne correspondant à chaque élémentd'adresse ou de salutation, vous devrez peut‐être faire correspondre les champs de fusion de Word aux colonnes devotre fichier de données.

Pour faire correspondre les champs, cliquez sur Faire correspondre les champs dans le groupe Champs d'écritureet d'insertion de l'onglet Publipostage.

La boîte de dialogue Faire correspondre les champs s'affiche.

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Les éléments d'une adresse et d'une formule de salutation s'affichent sur la gauche. Les en‐têtes de colonnes dufichier de données s'affichent sur la droite.

Word recherche la colonne correspondant à chaque élément. Dans l'illustration, Word a procédé à une mise encorrespondance automatique des données de la colonne Nom du fichier de données vers la colonne Nom. MaisWord ne pouvait faire correspondre les autres éléments. Dans ce fichier de données, par exemple, Word n'a pu fairecorrespondre les éléments Prénom.

Dans la liste de droite, vous pouvez sélectionner la colonne du fichier de données qui correspond à l'élément de lapartie gauche. Dans l'illustration, la colonne Nom correspond désormais à Prénom. Il est évident que Titre,Identificateur unique et Deuxième prénom ne correspondent pas. Votre message de publipostage ne doit pasutiliser chaque champ. Si vous ajoutez un champ qui ne contient pas de données provenant de votre fichier dedonnées, il s'affichera dans le document fusionné en tant qu'espace réservé vide, généralement sous la forme d'uneligne vide ou d'un champ masqué.

Taper le contenu et ajouter des champs

1. Dans le document de base du message électronique, cliquez à l'endroit où vous souhaitez insérer le champ.

2. Utilisez le groupe Champs d'écriture et d'insertion de l'onglet Publipostage.

3. Ajoutez l'un des éléments suivants :

Ligne de salutations

a. Cliquez sur Ligne de salutation.

b. Sélectionnez le format de ligne de salutation, à savoir la salutation, le format de nom et la ponctuation quisuit.

c. Sélectionnez le texte à afficher dans le cas où Word ne parviendrait pas à interpréter le nom dudestinataire. Cela peut se produire lorsque, par exemple, un destinataire répertorié dans la source dedonnées ne comporte pas de prénom ou de nom de famille, mais seulement un nom de société.

d. Cliquez sur OK.

e. Si la boîte de dialogue Correspondance des champs s'affiche, il se peut que Microsoft Word n'ait pas putrouver certaines des informations nécessaires à la ligne de salutation. Cliquez sur la flèche située en regardde ﴾sans correspondance﴿ et sélectionnez, dans votre source de données, le champ qui correspond auchamp requis pour le processus de fusion et publipostage.

Champs individuels

Vous pouvez insérer des informations provenant d'autres champs, par exemple un prénom, un numéro detéléphone ou le montant d'une aide d'une liste de donateurs. Pour ajouter rapidement au document de basede l'enveloppe un champ provenant de votre fichier de données, cliquez sur la flèche affichée en regard du

06/05/2015 Utiliser le processus de fusion et publipostage pour envoyer des messages électroniques personnalisés à votre liste d'adresses de messagerie

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champ Insérer les champs de fusion, puis cliquez sur le nom du champ.

Pour accéder aux options supplémentaires d'insertion de champs individuels dans le document, procédezcomme suit :

a. Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Champs d'écriture et d'insertion, cliquez sur Insérer unchamp de fusion.

b. Dans la boîte de dialogue Insertion du champ fusionné, effectuez l'une des opérations suivantes :

Pour sélectionner des champs d'adresse qui correspondent automatiquement aux champs de votresource de données, même si les champs de la source de données ne possèdent pas le même nom quevos champs, cliquez sur Champs d'adresse.

Pour sélectionner des champs dont les données sont toujours directement extraites d'une colonne devotre fichier de données, cliquez sur Champs de base de données.

c. Dans la zone Champs, cliquez sur le champ souhaité.

d. Cliquez sur Insérer, puis sur Fermer.

e. Si la boîte de dialogue Correspondance des champs s'affiche, il se peut que Microsoft Word n'ait pas putrouver certaines des informations dont il a besoin pour insérer le champ. Cliquez sur la flèche en regard de﴾sans correspondance﴿, puis sélectionnez le champ de votre source de données correspondant au champrequis pour la fusion.

REMARQUE   Si, après avoir inséré un champ de la liste Champs de base de données, vous passez à unesource de données qui ne possède pas de colonne du même nom, Word ne peut pas insérer lesinformations de ce champ dans le document fusionné.

Champs personnalisés provenant des contacts d'Outlook

La seule manière de pouvoir inclure des champs personnalisés provenant de votre liste de contacts dans votredocument de base consiste à démarrer le processus de fusion et publipostage dans Outlook. Définissezd'abord l'affichage de vos contacts avec les champs que vous souhaitez utiliser dans la fusion. Démarrezensuite le processus de fusion et publipostage. Une fois vos paramètres définis, Word démarreautomatiquement, et vous pouvez opérer la fusion.

Définir l'affichage des contacts avec des champs personnalisés

a. Dans le menu Affichage des Contacts d'Outlook, pointez sur Affichage actuel et cliquez sur Listetéléphonique.

b. Cliquez avec le bouton droit sur un en‐tête de colonne, puis cliquez sur Sélecteur de champs.

c. Dans la liste déroulante située dans la partie supérieure de la boîte de dialogue Sélecteur de champs,sélectionnez Champs définis par l'utilisateur dans le dossier.

d. Faites glisser le champ ajouté de la boîte de dialogue vers les en‐têtes de colonnes. Une petite flècherouge s'affiche pour vous aider à positionner le champ à l'emplacement souhaité.

REMARQUE   Vous pouvez ajouter un nouveau champ dans la boîte de dialogue Sélecteur de champs encliquant sur Nouveau dans la partie inférieure de la boîte de dialogue.

e. Après la configuration de l'affichage de tous vos champs personnalisés, fermez la boîte de dialogueSélecteur de champs.

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f. Pour supprimer un champ que vous ne souhaitez pas inclure dans le processus de fusion et publipostage,cliquez sur le nom de champ dans l'en‐tête de colonne de la section Liste téléphonique, et faites‐le glisseren‐dehors de l'en‐tête de colonne.

Lancez le processus de fusion et publipostage depuis Outlook

g. Dans la section Contacts d'Outlook, sélectionnez les contacts de votre choix. Pour ce faire, maintenez latouche MAJ enfoncée et cliquez sur une plage pour la sélectionner ou maintenez la touche CTRL enfoncéeet cliquez sur les noms pour les sélectionner. Si vous souhaitez inclure tous les contacts actuellementvisibles dans l'affichage, ne cliquez pas sur les contacts.

h. Dans le menu Outils, cliquez sur Fusion et publipostage.

i. Si vous avez sélectionné des contacts individuels à inclure dans la fusion, cliquez sur Seulement lescontacts sélectionnés. Si vous souhaitez inclure tous les contacts actuellement visibles dans l'affichage,cliquez sur Tous les contacts dans l'affichage en cours.

j. Si vous avez défini l'affichage de la liste téléphonique de manière à présenter exactement les champs àutiliser dans la fusion, cliquez sur Champs des contacts dans l'affichage actuel. Dans le cas contraire,cliquez sur Tous les champs Contact pour rendre tous les champs Contact disponibles dans le processusde fusion et publipostage.

k. Si vous souhaitez générer un nouveau document de base pour la fusion, cliquez sur Nouveau document.Dans le cas contraire, cliquez sur Document existant, puis sur le bouton Parcourir pour rechercher ledocument à utiliser comme document de base.

l. Si vous souhaitez enregistrer les contacts et les champs sélectionnés de manière à pouvoir les réutiliser,activez la case à cocher Fichier permanent, puis cliquez sur Parcourir pour enregistrer le fichier. Lesdonnées sont enregistrées dans un document Word sous forme de données dont les éléments sontséparés par des virgules.

m. Sélectionnez Messages électroniques.

n. Cliquez sur OK. Le document s'ouvre dans Word. Sous l'onglet Fusion et publipostage, dans la sectionChamps d'écriture et d'insertion, cliquez sur la flèche située en regard de Insérer un champ de fusion,puis cliquez sur les champs que vous souhaitez ajouter dans le document de base du messageélectronique.

o. Lorsque vous êtes prêt à lancer la fusion, sous l'onglet Publipostage du groupe Terminer, cliquez surTerminer et fusionner, puis cliquez sur Envoyer des messages électroniques. La ligne Objet contient letexte que vous avez tapé dans la boîte de dialogue Fusion des contacts d'Outlook.

REMARQUE   

Vous ne pouvez pas entrer les caractères de champ de fusion ﴾«« »»﴿  manuellement, ni utiliser la commandeSymbole du menu Insertion. Vous devez utiliser la fonction de fusion et publipostage.

Si les champs de fusion s'affichent à l'intérieur d'accolades, par exemple { MERGEFIELD Ville }, Word affiche lescode de champ au lieu des résultats de champs. Cela n'affecte en rien le processus de fusion, mais si vouspréférez afficher les valeurs, cliquez avec le bouton droit sur le code de champ, puis dans le menu contextuel,cliquez sur Basculer les codes de champ.

Mettre en forme des données fusionnées

Les programmes de base de données et les tableurs, tels que Access et Excel, stockent les informations que voustapez dans des cellules sous forme de données brutes. La mise en forme que vous leur appliquez, telle que lespolices et les couleurs, n'est pas stockée avec les données brutes. Lorsque vous fusionnez des informations d'unfichier de données dans un document Word, vous fusionnez les données brutes sans la mise en forme associée.

Pour mettre en forme les données du document, sélectionnez le champ de fusion et mettez‐le en forme, commevous le feriez pour un autre texte. Assurez‐vous que votre sélection englobe les chevrons ﴾« »﴿ qui entourent lechamp.

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Afficher un aperçu et lancer le processus de fusion

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Une fois les champs ajoutés à votre document de base du message électronique, vous pouvez afficher un aperçu desrésultats de la fusion. Si l'aperçu vous convient, vous pouvez lancer le processus de fusion.

Afficher un aperçu de la fusion

Vous pouvez afficher un aperçu de vos messages électroniques et y apporter des modifications avant de lancer leprocessus de fusion proprement dit.

Pour afficher un aperçu, effectuez l'une des opérations suivantes dans le groupe Aperçu des résultats de l'ongletPublipostage :

Cliquez sur Aperçu des résultats.

Affichez chaque message électronique en mode Page en cliquant sur les boutons Enregistrement suivant etEnregistrement précédent dans le groupe Aperçu des résultats.

Affichez l'aperçu d'un document spécifique en cliquant sur Rechercher un destinataire.

REMARQUE   Cliquez sur Modifier la liste de destinataires dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage,sous l'onglet Publipostage, pour accéder à la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, danslaquelle vous pouvez filtrer la liste ou supprimer des destinataires, si vous voyez le nom de destinataires que vous nesouhaitez pas inclure.

Terminer la fusion

Si vous pensez devoir réutiliser le document de base du message électronique, vous pouvez l'enregistrer avantl'envoi final des messages.

Enregistrer le document de base du message électronique

Gardez à l'esprit que les messages électroniques que vous envoyez sont différents du document de base dumessage électronique. Il est recommandé d'enregistrer le document de base du message électronique, si voussouhaitez l'utiliser ultérieurement, dans un autre processus de fusion et publipostage.

Lorsque vous enregistrez le document de base du message électronique, vous enregistrez également sa liaison aufichier de données. Lors de la prochaine ouverture du document de base du message électronique, un messages'affichera pour vous demander si vous souhaitez fusionner à nouveau les informations du fichier de données dansle document de base du message électronique.

Si vous cliquez sur Oui, le document s'ouvre et affiche les informations provenant du premier enregistrementfusionné.

Si vous cliquez sur Non, la connexion entre le document de base du message électronique et le fichier dedonnées est interrompue. Le document de base du message électronique devient un document Word standard.Les champs sont remplacés par les informations uniques du premier enregistrement.

Envoyer les messages électroniques

1. Sous l'onglet Publipostage, cliquez sur Terminer et fusionner, puis sur Envoyer des messagesélectroniques.

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2. Dans la zone À , sélectionnez le nom du champ qui stocke l'adresse de messagerie des destinataires.

3. Dans la zone Ligne Objet, entrez l'objet du message.

4. Dans la zone Format des messages, cliquez sur HTML ou sur Texte brut pour envoyer le document en tantque corps du message électronique ou cliquez sur Pièce jointe pour envoyer le document en tant que piècejointe.

REMARQUE   Si vous envoyez le document sous forme d'un message électronique en texte brut, la mise enforme du texte ou les graphismes éventuels ne seront pas compris dans le message.

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S’applique à : Word 2007

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