Aujourd’hui, le monde des communications est coupé en deux, avec d’un côté les tâches que vous réalisez au téléphone et de l’autre, celles que vous effectuez sur ordinateur. Ces deux sphères sont essentielles pour l’entreprise. Elles nécessitent que les personnes repoussent les limites géographiques et temporelles. En outre, elles requièrent que les employés puissent se connecter à toute heure et en tout lieu, et ce de manière transparente.

L’accès universel à la technologie a permis aux employés de travailler plus efficacement, par eux-mêmes et les uns avec les autres. Les équipes et organisations mobiles réparties géographiquement ont besoin d’accéder aux informations et à leurs collaborateurs où qu’elles soient. Toutefois, la surcharge de communications (gestion de mots de passe et de boîtes de réception distincts, volume important de messages électroniques, vocaux et de télécopies) entrave la productivité et augmente les délais de réponse.

CommuniCations unifiées : une approChe ConCrète

Microsoft® exploite la puissance des logiciels pour proposer des communications complètes (messagerie, voix, télécopie, conférence, calendrier et vidéo) au sein des applications et périphériques que les employés utilisent tous les jours. En intégrant les expériences associées au téléphone (appels téléphoniques, messagerie vocale et conférence) aux tâches effectuées sur ordinateur (documents, feuilles de calcul, messages instantanés, messages électroniques, calendriers, accès et partage des applications), vous disposez de toute la puissance requise pour transformer radicalement les habitudes de travail.

L’entreprise faCe à un nouveau monde du travaiL

Plus que jamais, les entreprises sont confrontées à la nécessité d’équilibrer leurs coûts immobiliers et d’infrastructure, d’augmenter la productivité des employés mobiles répartis géographiquement et de s’assurer de l’impact positif de leurs initiatives sur le plan environnemental. Ces initiatives et mesures réduisent les frais d’équipements, limitent les durées et frais de déplacements, favorisent la rétention des employés, protègent l’environnement et libèrent du temps supplémentaire pour le travail productif.

aide au développement du travail mobile. Pour répondre aux exigences du marché international actuel, les entreprises doivent faire preuve de réactivité et s’appuyer sur une force de travail mondiale capable de collaborer à toute heure avec les clients, partenaires et fournisseurs. Les centres de production et de service à la clientèle peuvent être situés n’importe où dans le monde. Les employés sont répartis sur tous les fuseaux horaires dans le monde. Certains sont constamment ou occasionnellement mobiles et passent une partie ou la totalité de leurs journées de travail hors des bureaux ou en déplacement.

Les employés peuvent travailler depuis n’importe quel endroit (chez eux, depuis les filiales, hôtels, cafés), pour peu qu’ils disposent d’une connexion à Internet.

La technologie au service de la productivité.Les employés se doivent d’être toujours disponibles et connectés, mais cherchent tout de même un équilibre entre vie professionnelle et vie privée. La possibilité de leur proposer des conditions de travail flexibles grâce au télétravail et à d’autres dispositions constitue une stratégie de recrutement et de fidélisation essentielle. Sur les « 100 entreprises offrant les meilleures conditions de travail », 82 proposent actuellement des possibilités de travail à distance [Fortune, 2007].

La flexibilité du travail est un plus pour retenir les employés chevronnés et absolument essentielle pour attirer les jeunes travailleurs qui ont grandi avec Internet. Les travailleurs de la génération Internet, qui ont vécu toute leur vie avec la messagerie instantanée, les textos et les périphériques mobiles, s’attendent simplement à bénéficier d’un environnement de travail souple et collaboratif rendu possible par la technologie.

réduction de la surcharge de communications. Les nouvelles technologies sécurisent l’accès aux informations et permettent une collaboration efficace entre les employés dispersés. La messagerie électronique, la messagerie instantanée, les communications vocales, les fonctions de calendrier, la téléconférence et la visioconférence sont unifiées sur une plate-forme unique. De cette manière, les employés sont productifs à tout moment et en tout lieu, ce qui constitue une caractéristique fondamentale du nouveau monde du travail.

Les CommuniCations unifiées réduisent immédiatement Les Coûts

Confrontées à l’envolée du prix des carburants et de l’énergie ainsi qu’aux affres du secteur financier, les entreprises cherchent de plus en plus à réduire leurs coûts et leur empreinte carbone.

Un système unifié. Maintenant.

La solution logicielle pour l’unification de vos communications est disponible dès maintenant.

Ce que les analystes en disent :Les sociétés cherchent à améliorer la communication et la collaboration tout en réduisant les coûts. Selon une étude réalisée par Harris en 2007 :

• Les employés itinérants reçoivent en moyenne plus de 90 messages par jour dans pas moins de sept lieux différents

• Environ la moitié des grandes entreprises disposent de technologies et de règlements visant à réduire les frais de déplacement (par exemple, audioconférence/visioconférence, UC) et un autre quart envisagent d’y recourir au cours des 12 prochains mois

Pour faire face à ces défis, les entreprises se tournent de plus en plus vers les logiciels de communications unifiées. Ce secteur qui évoluait lentement jusqu’ici connaît un nouvel essor :

• Actuellement, 83% des entreprises nord-américaines et européennes évaluent, pilotent et mettent en oeuvre des solutions de communications unifiées [Forrester, 2008]

• D’ici 2010, 80% des entreprises auront formellement intégré leurs communications (voix, messagerie instantanée et messagerie électronique) dans leurs applications métier et leurs processus [Gartner, 2008]

• Pour désigner leur solution prochaine génération, 40% des décideurs informatiques utilisent désormais le terme « communications unifiées » en remplacement de « VoIP » cité comme premier choix il y a encore un an [Microsoft, 2008]

Royal Dutch Shell offre plus de flexibilité à ses employés grâce à des stratégies de communications unifiées mondiales

Profil de la société : Royal Dutch Shell est un groupe mondial de sociétés du secteur énergétique et pétrochimique présent dans plus de 130 pays et employant 108 000 personnes.

Situation de l’entreprise : l’infrastructure de communication vocale de Shell était décentralisée et comportait de nombreux systèmes PAXB hétérogènes. La collaboration entre les employés reposait souvent sur des réunions en face à face, ce qui entraînait des frais de déplacement élevés vers les sites distants.

La solution : Shell a déployé un projet pilote impliquant 800 utilisateurs de Microsoft Office Communications Server 2007 R2 pour évaluer son adéquation en tant que solution pour l’amélioration de la collaboration entre les collaborateurs et les experts externes.

Avantages : les communications simplifiées améliorent la productivité, l’accès distant favorise la flexibilité du travail, les indicateurs de présence accélèrent les communications et l’infrastructure centralisée réduit les coûts.

« En déployant Office Communications Server 2007 R2, notre objectif principal était d’offrir plus de flexibilité à nos principaux employés et d’ajouter de la valeur à leur travail grâce à un environnement de travail optimisé. »

Johan Krebbers  Architecte informatique du groupe Royal Dutch Shell

Or, elles ont besoin d’une méthode pour concrétiser leurs idées grâce à des processus novateurs, des perspectives stratégiques et des services personnalisés permettant de maintenir leur avantage concurrentiel dans le monde du travail actuel, qui est à la fois globalisé, interconnecté et toujours en mouvement. Les communications unifiées de Microsoft aident les entreprises à améliorer leurs résultats tout en réduisant les frais de déplacement et de communication. Les économies suivantes sont basées sur une étude Forrester de 2007 intitulée Total Economic Impact of Unified Communications (impact économique total des communications unifiées) :

• Réduction des frais de déplacement et de formation (20 à 40%) : remplacement des réunions internes, des formations en personne et des visites client/partenaire grâce à Live Meeting

• Réductions des frais immobiliers et d’équipement (30 à 40%) : réduction de la superficie de bureau par employé et amélioration de l’utilisation de l’espace grâce au télétravail et au travail à distance

• Réduction des frais téléphoniques et d’audioconférence (10 à 40%) : remplacement des frais d’appel longue distance et d’audioconférence avec VoIP et réduction du coût des déménagements entre bureaux pour les téléphones

• Réduction du coût de la messagerie vocale (20 à 60%) : remplacement et consolidation des systèmes de messagerie vocale et de télécopie hétérogènes par les communications unifiées

• Réduction du coût de l’infrastructure et de l’administration informatiques ( jusqu’à 50%) : extension des investissements existants tout en optimisant l’infrastructure informatique en consolidant les serveurs et les solutions multi-fournisseurs

Les solutions de communications unifiées de Microsoft exploitent la puissance de votre infrastructure logicielle microsoft actuelle, simplifient les communications et permettent la mise en place d’un nouveau monde du travail.

Ces solutions contribuent à supprimer les silos de communication grâce à une plate-forme de communication hautement sécurisée, transparente et extensible. Les solutions de communications unifiées de Microsoft intègrent la téléphonie d’entreprise (VoIP) à vos infrastructures de messagerie vocale et électronique existantes pour offrir des solutions de messagerie vocale, de messagerie électronique, de calendrier, de messagerie instantanée et conférence à la fois économiques et évolutives.

Les logiciels complets et les solutions de service sont disponibles sur la plupart des périphériques. Les employés peuvent alors utiliser des outils familiers pour accéder aux informations dont ils besoin, quand ils en ont besoin, dans le contexte de leur choix, sans compromettre la sécurité. Le résultat ? Des communications unifiées adoptées et utilisées avec enthousiasme par les employés.

Les soLutions de CommuniCations unifiées de miCrosoft peuvent vous aider à :

Simplifier les communications entre les personnes et les organisations. Les indicateurs de présence permettent l’affichage en temps réel du statut des employés (d’après les informations de calendrier, l’état d’ouverture de session, l’activité et les préférences des utilisateurs) pour l’ensemble de l’organisation et/ou certains collègues, ce qui permet aux utilisateurs de contacter immédiatement la personne appropriée à l’aide de la méthode de communication la mieux adaptée.

Microsoft Office Live Meeting et Microsoft Office Communications Server 2007 R2 offrent un environnement de réunion virtuel intégrant données, contenu, vidéo, voix, supports et texte pour une communication et une collaboration en temps réel. Le périphérique de visioconférence Microsoft RoundTable s’installe rapidement dans les salles de réunion et complète vos conférences Web Live Meeting par une vidéo à 360 degrés.

renforcer la visibilité informatique et le contrôle pour réduire les risques. Une plate-forme de communications unifiées reposant sur le système Microsoft Office 2007 augmente la visibilité informatique pour satisfaire les besoins de l’entreprise en constante évolution. Microsoft Exchange Server 2007 contribue à la protection des données et améliore la gestion et l’administration opérationnelle. Exchange Server 2007 propose une messagerie électronique hautement sécurisée et fiable qui aide les entreprises à se conformer aux exigences réglementaires tout en permettant aux utilisateurs d’être plus productifs grâce à un accès intégré à la messagerie électronique, à la messagerie vocale, au calendrier et aux contacts.

Améliorer la rentabilité et la flexibilité opérationnelles. Une plate-forme de communications unifiées reposant sur le système Microsoft Office 2007 simplifie la gestion et l’adaptabilité en optimisant les ressources et le budget informatique. Ces solutions permettent une utilisation rapide, familière et hautement sécurisée de

la messagerie électronique à l’aide de la technologie Direct Push sans nécessiter le déploiement de logiciels ou services tiers. Vous améliorerez vos opérations grâce à des outils de gestion simples, modulaires et flexibles, et vous développerez et évoluerez avec les besoins de l’entreprise en choisissant votre méthode. En parallèle, vous pourrez tester des solutions et applications métier avec des services en ligne sans installer ou maintenir de logiciels sur site.

disposer d’une plate-forme interopérable et extensible dès aujourd’hui et pour demain. La voix sur IP (VoIP) par logiciel constitue la nouvelle génération de communications vocales. En autorisant les communications via un réseau IP et en intégrant ces fonctionnalités aux applications les plus utilisées, les communications vocales peuvent être intégrées à la messagerie électronique, au calendrier, à la messagerie vocale/unifiée, à la messagerie instantanée et à la conférence Web pour offrir une expérience simplifiée en lieu et place de l’expérience déconnectée fournie par les systèmes propriétaires actuels.

Grâce à ces avantages, les solutions logicielles de microsoft s’adaptent facilement à l’évolution des besoins de votre entreprise. pour plus d’informations, visitez le site www.communicationsunifiees.fr

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Logiciels et services de communications unifiées :• Microsoft® Exchange Server 2007

• Microsoft® Office Communications Server 2007 R2

• Microsoft® Office Communicator 2007 R2

• Microsoft® Office Live Meeting

• Microsoft® RoundTableTM

• Microsoft® Office 2007, comprenant Microsoft® Office Outlook®, Microsoft® Office Word, Microsoft® Office Excel®, Microsoft® Office PowerPoint® et plus encore

• Microsoft® Exchange Hosted Services messagerie électronique hébergée, filtrage, archivage, chiffrage et sauvegarde