La mission de BIMA................................................................3Un message du PDG et de la PDG adjointe....................................4Section 1. Les valeurs au cœur de BIMA.......................................6Section 2.1 : BIMA en tant que lieu de travail.................................8Section 2.2 Les conditions de travail et les droits des employés........11Section 2.3 La confidentialité et la protection des données..............13Section 2.4 Une conduite professionelle éthique...........................16Section 3 : Le lancement d'alertes.............................................23

CODE DE CONDUITEMARS 2017

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Section 4 : Conséquences......................................................26

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La mission de BIMA : Créer un monde où chacun puisse accéder aux services dont il a besoin pour protéger

l’avenir de sa famille

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Un message du PDG et de la PDG adjointe

Chers collègues,

Chez BIMA, nous sommes engagés dans la création d’un monde plus juste, où chacun peut accéder aux services dont il a besoin pour accroître la sécurité de son avenir financier.

Depuis le premier jour, notre engagement en matière d’équité, d’intégrité et de transparence s’est trouvé au cœur de chaque aspect de notre activité. Il a façonné notre culture et a eu un rôle clé dans notre réussite mondiale.

Aujourd’hui, forts d’un réseau d’employés et de clients qui s’étend sur plusieurs pays, continents et cultures, nous devons plus que jamais affirmer clairement notre engagement pour une pratique correcte et éthique dans l’ensemble de notre organisation.

C’est la raison pour laquelle nous sommes fiers d’initier ce Code de conduite, qui définit les normes de pratiques élevées que nous sommes tous responsables de faire respecter, pour assurer que BIMA reste un nom de confiance et un lieu de travail apprécié de tous. Nous attendons de chaque employé qu’il partage notre engagement et respecte ce code dans chaque aspect de son travail, et dans chaque situation rencontrée au travail.

Par ce code, nous souhaitons créer un environnement qui protège l’intégrité, le respect de soi et la sécurité de tous les membres de notre équipe mondiale, et protéger en retour la réputation de BIMA. Le Code de conduite nous aide également à prendre des décisions éclairées dans les situations difficiles, offrant un appui et des recommandations pour adopter un comportement approprié et éthique. Mais si vous faites face à une situation qui vous paraît contraire à l’éthique, embarrassante ou prêtant à confusion, ce code n’est pas la seule source d’assistance et de recommandations pour vous : Je vous invite fortement à contacter localement vos RH, votre équipe de responsables ou l’équipe mondiale de BIMA.

Notre canal privé de lancement d’alertes, accessible sur ethics@milvik.se, et WhatsApp +447460757164 a été mis en place pour permettre le signalement confidentiel des comportements inacceptables. Si le comportement d’un collaborateur vous préoccupe, nous vous demandons de nous signaler ces préoccupations et de nous aider à faire de BIMA un lieu de travail sûr et agréable.

Vous trouverez plus d’informations sur nos procédures de lancement d’alertes à la section 3, page 19.

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Quel que soit l’endroit du monde où vous êtes et le rôle que vous jouez, nous savons que vous prendrez le temps de lire notre Code de conduite et de l’utiliser pour vous guider vers un avenir agréable et réussi avec nous.

Gustav Agartson Mathilda StromPrésident directeur général Présidente directrice générale adjointe

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SECTION 1. LES VALEURS AU CŒUR DE BIMA

Nous sommes fiers des valeurs placées au cœur de BIMA. Elles reflètent ce que nous sommes en tant que société et nous guident dans nos prises de décisions, ainsi que dans nos interactions à tous les niveaux. Nous désirons que chaque employé les adopte et les respecte.

Les trois valeurs placées au cœur de BIMA sont :

Le respect

Chez BIMA, nous croyons que chaque interaction recèle une opportunité de témoigner et de gagner le respect. Le respect est le fondement de relations solides. La capacité à bâtir des relations solides détermine à la fois la réussite de BIMA et notre réussite en tant qu’individus au sein de la société.

Témoigner du respect aux autres est le meilleur moyen d’être respecté à son tour. Nous sommes donc honnêtes et patients dans nos interactions avec nos clients ; nous ne mentons jamais en vue de réaliser une vente et nous ne manquons jamais de traiter les clients avec courtoisie. Lorsque nous gagnons leur confiance, nous sommes récompensés par leur fidélité.

Nous adoptons les normes d’intégrité les plus élevées dans notre travail avec nos partenaires ; nous faisons des efforts conscients pour préserver le nom et le travail éthique exemplaire de BIMA à tous moments, ce qui permet à ces partenariats de s’épanouir.

LE RESPECT S’APPROPRIER SON TRAVAIL VOIR GRAND,

COMMENCER PETIT

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Nous traitons nos collègues avec gentillesse et civilité, en respectant les différences de limites, en permettant que nos équipes deviennent soudées, en attirant les meilleurs talents et en accomplissant toujours plus, ensemble.

S’approprier son travail

S’approprier son travail signifie se soucier de BIMA et comprendre que chacun d’entre nous peut avoir un impact sur l’avenir de notre activité. Les membres les plus solides de l’équipe BIMA sont ceux d’entre nous qui s’engagent dans la société et se passionnent pour notre travail.

Cela signifie jouer un rôle dans l’élargissement et l’amélioration de BIMA : si nous percevons une opportunité d’amélioration ou de croissance, nous agissons dans son sens ; si nous avons une bonne idée, nous travaillons dur pour la faire évoluer ; si nous discernons un problème, nous recherchons la meilleure solution ; et si nous disposons de connaissances de valeurs, nous les communiquons partout où elles peuvent faire une réelle différence.

Voir grand, commencer petit

Nous comprenons la puissance qui réside dans le fait de voir grand et de commencer petit. BIMA a commencé ainsi.

Nous avons toujours été centrés sur l’innovation, avec l’ambition de créer des moyens nouveaux et améliorés d’accéder à des services vitaux pour les personnes. Il est capital de générer de nouveaux produits, de nouvelles technologies et de nouvelles manières de procéder.

Nous abordons chaque nouveau projet de la même manière ; nous débutons avec un pilote modeste, nous travaillons d’arrache-pied à le mettre en place, puis nous en agrandissons l’échelle.

Les membres de notre équipe adoptent de nouvelles idées et savourent le défi de défricher des terrains nouveaux, même s’ils doivent travailler dur.

Nous sommes patients et tenaces : nous n’abandonnons jamais si une idée ne fonctionne pas parfaitement dès ses débuts. Nous partageons ce que nous avons appris et nous travaillons ensemble pour nous améliorer.

Nous sommes ambitieux. Nous faisons toujours le maximum pour faire mieux et nous cherchons toujours à faire passer nos meilleures idées au stade supérieur.

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SECTION 2.1 : BIMA EN TANT QUE LIEU DE TRAVAIL

En tant qu’employeur, BIMA s’engage dans la création d’un environnement de travail qui soit sûr pour vous, exempt de harcèlement et de discrimination, où vous êtes traités avec respect. Ce sont vos droits en tant qu’employés et ils sont protégés par la loi.

Dans cette section, nous définissons les règles que nous avons mises en place pour remplir nos responsabilités vis-à-vis de vous en tant qu’employeur.

LA DISCRIMINATION

BIMA s’engage à offrir un traitement impartial et des opportunités de travail égales à tous les individus, sur la base de leurs qualifications et expertises, sans considérations hors de propos pour l’âge, l’origine ethnique, le sexe, la religion, l’orientation sexuelle, le statut social, l’état civil ou parental, l’opinion politique, le handicap ou les problèmes de santé.

Le fait de soumettre une personne à un traitement négatif en raison de ce qu’elle est ou de ses convictions constitue une discrimination négative. En pratique, cela peut correspondre au refus d’employer une personne, de travailler avec elle ou de lui offrir une promotion parce que vos croyances religieuses ou politiques diffèrent, ou parce que son sexe, son statut social, son origine ethnique ou son orientation sexuelle sont différents des vôtres. BIMA considère toutes les formes de discrimination comme étant inacceptables.

LE HARCÈLEMENT

Chaque employé est en droit d’être traité avec respect et dignité, et de ne pas subir le harcèlement physique, sexuel, psychologique ou verbal. BIMA considère le harcèlement comme inacceptable, quelle qu’en soit la forme. Ces formes comprennent, sans s’y limiter :

Le harcèlement social : lorsque des remarques ou des blagues malvenues sont formulées à l’encontre d’une personne ou de ses croyances et ont pour effet de l’isoler du reste de l’équipe.

Le harcèlement financier : lorsqu’une personne est amenée à craindre de perdre son travail, ses commissions ou est forcée de céder de l’argent.

Le harcèlement physique : lorsqu’une personne est soumise à un contact malvenu et/ou violent, tel que le fait de donner un coup de poing, d’empoigner ou de pousser.

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Le harcèlement sexuel : lorsqu’une personne est soumise à des remarques inappropriées sur son corps, à des avances sexuelles non désirées comme l’envoi ou la demande de photographies, ou à un contact physique de nature sexuelle et non souhaité, tel qu’un baiser, une caresse ou un attouchement.

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Commentaire

RELATIONS CONSENTIES

Les relations sentimentales ou intimes entre des collègues mutuellement consentants sont autorisées, mais doivent être signalées aux RH.

Si votre responsable RH estime que la relation présente un conflit d’intérêts potentiel pour vous ou votre partenaire, il est en droit de vous transférer ou de transférer votre partenaire au sein d’une autre équipe ou département.

Si vous entretenez une relation consentie avec un ou une collègue, vous devez le ou la traiter comme n’importe quel autre membre de l’équipe. Vous ne devez pas offrir à votre partenaire de traitement de faveur, par exemple en lui donnant accès à des informations commerciales privilégiées. Par respect pour vos autres collègues, vous ne devez pas témoigner de marques d’affection ou agir de manière intime avec votre partenaire sur votre lieu de travail.

Que dois-je faire si je fais face à la discrimination ou au harcèlement chez BIMA ? Si un employé estime qu’il a été soumis à la discrimination ou au harcèlement, il doit se reporter aux procédures de la société concernant les plaintes et/ou consulter son responsable ou son responsable RH local pour obtenir des conseils.

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2.2 LES CONDITIONS DE TRAVAIL ET LES DROITS DES EMPLOYÉS

A. Conditions de travail

Tous les employés doivent avoir connaissance des conditions de base qui régissent leur emploi et celles-ci doivent être énoncées dans un contrat de travail.

Votre contrat doit faire état de votre salaire et de votre droit à tout autre avantage octroyés par l’employeur. Le cas échéant, il énonce aussi les règles régissant la cessation de vos fonctions (que ce soit par démission, exclusion ou licenciement), ainsi que vos responsabilités relatives à la propriété de la société, y compris la propriété intellectuelle.

Le salaire et les conditions doivent être équitables et raisonnables, conformément aux lois ou normes nationales en vigueur pour des postes comparables, sur la base du niveau le plus élevé.

Les horaires de travail doivent être conformes aux lois nationales et ne doivent pas être excessifs. Vous êtes en droit d’effectuer des pauses durant votre journée de travail, conformément aux dispositions de votre contrat de travail.

Vous devez avoir accès à l’ensemble des avantages qui vous ont été octroyés par les dispositions de votre contrat de travail, ainsi qu’à ceux qui sont obligatoires selon lois locales.

B. Liberté d’association

Tous les employés sont libres de faire partie, pacifiquement et légalement, des associations professionnelles de leurs choix, et doivent être en droit de négocier collectivement.

BIMA n’entravera jamais votre droit de faire partie d’un syndicat ou d’en créer un, et nous n’opèrerons pas de discriminations contre les membres d’un syndicat. Nous garantissons que nous permettrons aux représentants syndicaux d’exercer leurs fonctions sans perturber le déroulement normal de l’activité.

C. Sécurité du lieu de travail

Votre sécurité est une préoccupation prioritaire pour l’organisation et BIMA a pris des mesures pour vous offrir un environnement de travail sûr.

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BIMA garantit que tous les bureaux répondent aux normes de santé et de sécurité exigées sur le marché. Les membres de l’équipe ont été formés pour faire face aux problèmes relevant de la santé et de la sécurité.

Nous sommes engagés dans la protection de la sécurité personnelle de nos employés sur le terrain. Les responsables locaux envisageront tous les facteurs raisonnables et prendront toutes les précautions raisonnables pour décider du lieu et du moment où le travail de terrain sera effectué.

Les membres d’une équipe se doivent de travailler en l’absence de consommation de substances psychoactives (alcool, drogues naturelles ou synthétiques), qui représentent un risque pour le reste de leur équipe. BIMA possède une politique de tolérance zéro concernant l’utilisation de substances illégales.

D. Exclusion du travail forcé ou du travail des enfants

Le travail forcé, notamment le travail pénitentiaire, le travail en servitude pour dette, le travail sous la contrainte ou toute autre forme de travail forcé sont strictement interdits. Les employés ne doivent en aucun cas être obligés de déposer de l’argent ou des papiers d’identité auprès de leur employeur.

Aucune personne ne peut être embauchée au-dessous de l’âge de 15 ans ou de l’âge d’achèvement du cursus scolaire obligatoire, sur la base du critère d’âge le plus élevé. Dans les cas où la législation fait état d’un âge minimal plus élevé, la limite supérieure doit être appliquée.

Que dois-je faire si je suis impliqué dans un accident de travail ? En tant que victime, témoin ou personne à l’origine de l’accident, vous avez le devoir de le signaler aux RH locales et/ou au directeur de la santé et de la sécurité. Vous devez rendre compte honnêtement de vos actes et de ceux de toute autre personne impliquée.

Quels sont mes droits et que dois-je faire si j’estime avoir été traité inéquitablement ou illégalement par BIMA ? Votre responsable RH local peut fournir des informations sur vos droits en tant qu’employé. Vous pouvez également recourir à des sources externes comme le bureau du travail local, les sociétés de RH/recrutement et Internet. Si vous estimez avoir été traité inéquitablement ou illégalement par BIMA, suivez les procédures de lancement d’alerte définies dans la section 3. Vous pouvez également déposer une plainte auprès du bureau local du travail et/ou des autorités légales.

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2.3 LA CONFIDENTIALITÉ ET LA PROTECTION DES DONNÉES

En tant que membre d’une équipe, vous serez tenu informé d’informations sensibles concernant notre activité, nos partenaires et nos clients. Cette section décrit votre responsabilité de préserver la confidentialité et le secret de ces informations, ainsi que de respecter les canaux de communication adéquats lorsque vous devez les partager.

A. Traitement des informations confidentielles

Les informations confidentielles représentent toutes les informations que vous créez, élaborez, recevez, utilisez ou dont vous prenez connaissance dans le cadre de votre travail chez BIMA.

Les informations confidentielles comprennent également la propriété intellectuelle interne telle que la technologie, les produits ou les matériaux de formation appartenant à BIMA, un partenaire ou un fournisseur.

BIMA doit faire honneur aux accords de non-divulgation et aux accords de partenariat en préservant les informations confidentielles que nos partenaires nous communiquent.

Vous avez la responsabilité de préserver la sécurité de toutes les informations confidentielles et vous ne devez en aucun cas les utiliser pour votre avantage personnel. Vous ne devez pas les communiquer à des représentants des médias ni à autrui par le biais de sites Internet ou des réseaux sociaux, dans des documents écrits ou au moyen de communications téléphoniques. Lorsque vous envoyez des informations professionnelles par voie électronique à un collègue ou à un partenaire, vous devez utiliser votre messagerie BIMA. Vous ne devez en aucun cas utiliser une adresse e-mail privée (par exemple, Gmail, Yahoo ou Hotmail) pour envoyer des informations concernant BIMA.

Vous ne devez en aucun cas partager des informations confidentielles avec des personnes extérieures à BIMA, sans l’autorisation écrite expresse du responsable pays.

Si vous quittez vos fonctions chez BIMA (que ce soit par démission, exclusion ou licenciement), vous ne devez récupérer aucune donnée sur les clients ou le personnel, ni aucune information confidentielle, pour les emporter avec vous. Vous ne devez jamais communiquer des informations confidentielles obtenues dans le cadre de vos fonctions chez nous.

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B. Protection des données

BIMA respecte toutes les règlementations applicables sur la protection des données lorsqu’elle détermine notre mode d’utilisation et de communication de ces dernières au moment de délivrer nos services. Nous intégrons ces exigences strictes de confidentialité des données à la conception de nouveaux services, offres et modèles de distribution.

Vous devez protéger les données personnelles physiquement et électroniquement. Ne placez aucune donnée personnelle sur des ordinateurs et des périphériques amovibles non chiffrés (clés USB, disque dur, CD).

Vous devez vous assurer d’utiliser des mots de passe sécurisés sur tous les ordinateurs portables et autres appareils médias portatifs (téléphones, tablettes, etc.).

Assurez-vous que les exemplaires physiques de données personnelles concernant les clients et employés (notamment les informations financières, le numéro de téléphone, les informations du bénéficiaire et les informations de santé) sont stockées dans des environnements sécurisés, uniquement pour la durée raisonnablement nécessaire.

Puis-je utiliser les coordonnées d’un client à des fins non professionnelles ? Les clients communiquent leurs coordonnées (par exemple, leur numéro de téléphone et leur adresse) à BIMA en vue de s’inscrire ou d’obtenir des informations sur nos produits. L’usage des informations leur appartenant représente un abus de confiance, quelle qu’en soit les fins, y compris (sans s’y limiter) si vous tentez de vous lier d’amitié avec eux. L’utilisation des informations du client en ce sens va à l’encontre des règles de BIMA et peut être considérée comme du harcèlement par le client.

Puis-je parler de mon travail avec mes amis ? Comment puis-je savoir ce que je peux ou non partager ?Si BIMA a déjà communiqué les informations concernées avec des parties externes via des canaux publics (dans des documents de marketing destinés au client ou des documents énonçant sa politique, sur les sites Internet de BIMA ou ses médias sociaux, dans les documents de marketing, de présentation ou de récompense approuvés), vous êtes en droit d’en parler autour de vous. Toutes les autres informations doivent être considérées comme étant confidentielles. En cas de doute, vous devez consulter votre supérieur hiérarchique ou votre responsable des RH.

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Que faire si je communique accidentellement des informations confidentielles sur BIMA ou sur nos clients et partenaires ? Si vous communiquez des informations confidentielles accidentellement, par exemple en envoyant des informations par e-mail au mauvais destinataire ou en perdant des documents confidentiels, vous devez le déclarer immédiatement à votre responsable direct et (le cas échéant) à votre responsable pays.

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2.4 UNE CONDUITE PROFESSIONNELLE ÉTHIQUE

BIMA est pleinement engagée dans l’élaboration d’une activité éthique. Nous voulons que le nom de BIMA soit synonyme d’intégrité, pour que nos collaborateurs, partenaires et clients sachent qu’ils peuvent nous faire confiance.

Nous croyons que la corruption, quelle que soit ses formes, nuit à notre activité, au secteur où nous opérons et dans les pays où nous sommes présents. Par conséquent, nous recourons à une politique de tolérance zéro concernant les pots-de-vin et la corruption et nous respectons les normes mondiales les plus élevées lorsque nous sommes en affaires.

Cette section décrit l’importance de respecter toutes les lois, règles et réglementations qui garantissent le fait que notre activité soit exempte de corruption.

A. Vente abusive et fraude

La plupart de nos clients n’ont jamais acheté de produit d’assurance auparavant. Nous sommes tenus de vérifier que le client comprend pleinement la nature de son achat avant de vendre un produit.

Nous sommes toujours honnêtes avec nos clients et nous les traitons respectueusement. Nous ne mentons jamais sur nos produits et ne trompons jamais un client pour réaliser une vente ; nous vérifions que nos clients remplissent tous les critères d’adhésion et qu’ils peuvent répondre aux principales questions d’avertissement sur le produit qui leurs seront posées lors de l’appel téléphonique de suivi par questions et réponses. Nous comprenons que la vente abusive intentionnelle trahit la confiance de nos clients et constitue un motif de licenciement.

Commentaire

B. Interactions avec les partenaires

En quoi consiste la vente abusive ? Que faire s’il s’agit de la seule manière pour moi d’atteindre mes objectifs de vente ?La vente abusive consiste à mentir sur un produit ou un service pour réaliser une vente, ou à induire en erreur le client par l’omission d’informations importantes. Par exemple, il peut s’agir d’une vente à une personne trop âgée pour être éligible au produit. La vente abusive ne se justifie en aucun cas, quelle que soit la pression que vous affrontez. Si vous avez du mal à vendre, demandez à votre chef d’équipe et à votre responsable des ventes de vous superviser plus et de mieux vous soutenir.

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Nous devons tous travailler ensemble pour respecter les conditions de nos contrats de partenariat ; le travail doit être effectué conformément aux Accords de niveau de services signés et les conditions commerciales doivent être honorées.

Nous traitons nos partenaires équitablement ; nous négocions des accords aux bénéfices partagés qui génèrent de la valeur pour toutes les parties, nous sommes transparents sur nos coûts partagés et honnêtes lors des rapports et évaluations.

Nous sommes soucieux de la réputation de nos partenaires lorsque nous travaillons dans le cadre de leurs initiatives de marque/co-marquage. Les collaborateurs de BIMA sont censés respecter les normes de comportement et de qualité exigées par le partenaire.

Les personnes travaillant dans nos organisations partenaires doivent se voir gratifier du même niveau de respect dont nous faisons preuve entre nous.

C. Pots-de-vin et paiements de facilitation

Un pot-de-vin est un versement ou un cadeau réalisé pour convaincre une personne d’agir de manière illégale ou contraire à l’éthique. BIMA ne verse ni n’accepte jamais de pots-de-vin.

Les paiements de facilitation sont des sommes peu importantes versées à des agents de l’État pour permettre ou accélérer l’exécution d’un acte de routine ou nécessaire, par exemple, la délivrance d’un permis de travail. BIMA considère les paiements de facilitation comme une autre forme de pot-de-vin.

Les rétrocommissions personnelles représentent une autre forme de pots-de-vin, où une personne est rétribuée pour agir, par exemple, en intermédiaire ou acheter des marchandises. En tant que membre de l’équipe BIMA, vous ne devez jamais accepter ni verser de rétrocommission.

Quelle que soit l’importance de la somme ou la fréquence de ce type de versements sur certains marchés, ou encore les conséquences inhérentes pour notre entreprise et nos opérations, vous ne devez jamais procéder à ce type de versements.

Cette politique s’applique aux versements effectués directement et indirectement, par un consultant ou un autre intermédiaire. Nous exigeons

Que faire si un signalement honnête met en péril un partenariat ? Même si les résultats sont médiocres et les partenaires, insatisfaits, vous devez signaler vos résultats ouvertement et honnêtement. Si vous n’êtes pas parvenu à atteindre un objectif convenu, prenez le temps de discuter avec le partenaire des raisons de l’échec et de la manière dont nous envisageons d’améliorer les choses.

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des membres de l’équipe BIMA qu’ils informent les partenaires et fournisseurs de notre politique de tolérance zéro envers les paiements de facilitation et qu’ils expliquent clairement que les partenaires ne doivent en aucun cas verser des pots-de-vin pour le compte de BIMA.

Nous acceptons que notre refus de verser des pots-de-vin puisse nous causer des retards ou nous faire manquer des opportunités. Il est essentiel pour BIMA de préserver l’intégrité de son activité.

Nous attendons des responsables qu’ils identifient les domaines présentant un risque élevé concernant les paiements de facilitation (exigés ou attendus) et qu’ils élaborent des mesures visant à gérer ce risque. Les préoccupations et difficultés relevant des pots-de-vin et paiements de facilitation doivent être signalées au département juridique du Groupe, qui appuiera les responsables dans leur résolution.

D. Don et acceptation de cadeaux

Nous comprenons que l’échange de cadeaux fasse souvent partie de la culture et des traditions locales, et puisse aider à encourager de bonnes relations d’affaires avec les partenaires et fournisseurs. Toutefois, chez BIMA, nous croyons qu’à un certain point ces cadeaux et gratifications deviennent des actes de corruption.

Vous ne pouvez offrir ou accepter que des cadeaux de faible valeur ; tous les cadeaux que vous offrez ou recevez possédant une valeur supérieure à 15,00 USD doivent être déclarés localement aux RH et aux directeurs financiers, et inscrits au registre mondial des cadeaux et hébergements. Si vous prévoyez d’offrir ou de recevoir un cadeau plus coûteux (par exemple, pour célébrer l’anniversaire d’un partenariat), le responsable pays et le directeur financier doivent donner leur approbation écrite.

Que dois-je faire si un représentant officiel local exige un versement de la part de mon équipe pour qu’elle puisse poursuivre ses ventes dans sa région ?Ne versez jamais l’argent demandé. BIMA se procure toujours les autorisations nécessaires avant de débuter les ventes sur le terrain. Vous pouvez donc résoudre ce problème rapidement en demandant à votre responsable commercial de rencontrer le représentant officiel et de présenter les autorisations concernées. Si les représentants officiels locaux exigent régulièrement des versements d’argent, vous pouvez conserver sur vous une copie de l’autorisation.

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N’offrez ou n’acceptez jamais de cadeaux en espèces ou pouvant être convertis en espèces, comme des cartes cadeaux, des articles remboursables ou des promotions.

N’acceptez pas de remises personnelles ni d’autres avantages de la part de fournisseurs ou de clients s’ils ne sont pas accessibles au grand public ou à vos pairs au sein de BIMA.

N’acceptez jamais de cadeaux lorsqu’existe un risque de quiproquo (l’attente d’obtenir autre-chose en retour).

Aucun cadeau, offert ou reçu, ne doit dépasser la valeur qui se justifie. Les repas dans des restaurants excessivement coûteux et les billets d’entrées à des événements sans objectif professionnel ne peuvent être acceptés.

N’acceptez pas et n’offrez pas de cadeaux dans un contexte qui n’est pas ouvert et transparent ou si vous avez une raison de penser qu’ils sont offerts avec l’intention d’influencer des décisions d’affaires de manière indue.

Familiarisez-vous avec les politiques en matière de cadeaux des partenaires et fournisseurs, et respectez-les.

Prenez la responsabilité d’envisager la valeur du cadeau et de la signaler en conséquence.

Que dois-je faire si un client me demande un cadeau ou de l’argent pour effectuer des recommandations ?Les clients ne doivent recommander à BIMA que leur famille et leurs amis, s’ils sont convaincus de la valeur de nos produits. Lorsque vous demandez ou acceptez la recommandation d’un client, vous devez signaler explicitement que, même si vous en êtes reconnaissant, vous ne pouvez pas la rétribuer en retour, ni offrir aucun cadeau au client.

Un fournisseur potentiel veut m’inviter à un dîner ou à un autre type de divertissement pour me présenter son activité ; puis-je m’y rendre ? Oui, dès lors que vous en informez les responsables RH et financier locaux, et indiquez ensuite les sommes payées par vos hôtes. Lorsqu’il s’agit du choix d’un fournisseur, la société concernée doit tout de même prendre part à la procédure formelle relative aux marchés publics et ne peut être sélectionnée que si elle répond aux normes et aux exigences budgétaires du briefing.

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E. Information financière

Il est essentiel que l’intégrité de nos livres et registres financiers soit résolument préservée. Tous les membres d’équipes doivent s’assurer que leurs déclarations sont transparentes et honnêtes.

Les fonds, actifs et passifs de BIMA doivent être enregistrés dans leur totalité et avec exactitude dans les livres et registres de la société.

Tous les employés doivent respecter les principes, procédures et contrôles comptables de BIMA, et aucune entrée fausse, artificielle ou trompeuse ne peut être saisie dans aucun des livres ou registre de la société, quelle qu’en soit la raison.

Tous les employés doivent se montrer coopératifs et transparents envers nos auditeurs internes et externes.

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Puis-je conserver les espèces issues d’une vente de terrain sans inscrire le client immédiatement ? Je finirai par verser cette somme à BIMA. Non. Cela est totalement inacceptable et a des conséquences graves pour le client, l’équipe et notre activité. Retarder l’inscription d’un client constitue un abus de confiance et engendre des incohérences dans nos registres financiers. Cela enfreint les conditions de notre licence délivrée par l’État. Pour avoir enfreint ces conditions, BIMA pourrait se voir contrainte de cesser ses activités commerciales et de mettre un terme à ses opérations dans le pays concerné. Si vous rencontrez des difficultés financières, parlez-en à votre chef d’équipe qui peut être à même de vous aider par une avance sur salaire.

Que faire si nos comptes ne s’équilibrent suite à une erreur que j’ai commise ? Faites toujours des déclarations honnêtes. En cas d’erreur involontaire de votre part (par exemple, si vous avez trop payé un fournisseur, en espèces), votre équipe sera compréhensive. Elle peut vous aider à rectifier l’erreur et à mettre en place des systèmes pour éviter qu’elle se reproduise.

Puis-je utiliser le financement de donateurs pour des parties de l’activité qui n’entrent pas dans le champ du projet ?Non. Le financement des donateurs doit être utilisé exclusivement pour les activités définies dans le champ du projet. Si vous percevez une opportunité pouvant nous aider à mieux atteindre les cibles du donateur, vous devez rencontrer ce dernier pour renégocier ses conditions.

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F. Conflits d’intérêts et utilisation des actifs de BIMA

Un conflit d’intérêts se produit lorsque vos intérêts personnels s’opposent à vos intérêts professionnels, ce qui nuit à votre faculté d’être impartial. Ou encore, lorsque vos responsabilités vis-à-vis d’un tiers (ami, membre de la famille ou autre intérêt professionnel) vous empêchent d’exécuter vos fonctions pour le compte de BIMA, ses partenaires ou ses clients.

Aucun intérêt extérieur (pour vous-même ou pour un tiers) ne doit jamais entrer en conflit, ou paraître entrer en conflit, avec les décisions que vous prenez pour le compte de BIMA. Les conflits potentiels peuvent comprendre (sans toutefois s’y limiter) :

le fait d’engager, promouvoir ou superviser directement un membre de sa famille ou un ami proche ;

le fait d’accepter un poste dans une autre entreprise ou une association à but non lucratif ;

le fait d’être candidat à un poste électoral ;

le fait de détenir des participations financières majoritaires dans une société en relation ou en partenariat avec BIMA.

Dans tous les exemples ci-dessus, il est possible qu’aucun conflit d’intérêts ne soit présent. Mais à chaque fois qu’un conflit peut survenir, de même que l’apparence d’un conflit, les employés doivent prendre conseil auprès de leur responsable RH.

Les employés ne doivent pas utiliser les ressources de BIMA, comme les téléphones, ordinateurs, logiciels ou bureaux, au service d’intérêts tiers. Par exemple, vous n’êtes pas autorisé à utiliser votre ordinateur BIMA pour exploiter votre propre activité.

Serai-je jugé en fonction des performances des collègues que j’ai introduits auprès de la société ? Par exemple, s’il s’agit un membre de ma famille que j’ai recommandé à l’équipe commerciale ? Non. Nous désirons seulement avoir connaissance de votre relation avec cette personne pour garantir qu’elle soit traitée comme tous les autres employés. Dès lors que vous n’êtes aucunement lié à son écart de conduite, cela n’affectera pas votre avenir au sein de BIMA.

Pourquoi dois-je signaler que je suis candidat à un poste électoral ? Les employés n’ont pas l’obligation de signaler leurs affiliations politiques. Cependant, si vous êtes candidat à un poste électoral et susceptible d’influencer la politique affectant nos activités, il est important que nous le sachions. Il est essentiel pour l’intégrité de la société que BIMA ne soit pas perçue comme tirant un bénéfice de votre position d’élu.

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G. Activités politiques

BIMA ne contribue pas, directement ou indirectement, aux campagnes politiques ni aux partis ou groupements politiques. Vous pouvez effectuer des dons ou des levées de fonds à titre personnel pour des campagnes politiques, mais BIMA ne procèdera pas à des dons, parrainages ou remboursements concernant ces activités.

Vous êtes libres de soutenir tous les partis ou groupements politiques, mais vous ne pouvez pas faire campagne pour des candidats sur les sites appartenant à la société et/ou à l’adresse de vos collègues au sein de BIMA.

Les pressions visant à contraindre vos collègues à voter pour votre candidat ou parti favori peuvent être considérées comme du harcèlement, tel que défini dans la section 2.1.

SECTION 3 : LE LANCEMENT D’ALERTES

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Qu’est-ce que le lancement d’alertes ?

Tous les collaborateurs et consultants de BIMA doivent se sentir en sécurité pour faire part de leurs préoccupations concernant un incident passé, présent ou susceptible de se produire à l’avenir.

Nous avons tous le devoir de signaler des écarts de conduite lorsque nous en sommes témoins. Tout écart non signalé met vos collègues et l’entreprise en danger. Il peut être effrayant et intimidant de signaler un collègue, un chef d’équipe ou un responsable. Toutefois, si vous avez connaissance de comportements non éthiques et manquez de les signaler, vous pourriez vous-même en pâtir.

Si vous signalez un écart de conduite par les canaux indiqués (cités plus bas) et que vous êtes honnêtes, vous serez protégé. BIMA soutiendra les lanceurs d’alertes, en :

garantissant la confidentialité : nous ne communiquerons pas le nom de la personne à l’origine du signalement ;

empêchant les représailles : vous ne serez pas sanctionné financièrement (par exemple, en étant licencié ou rétrogradé) ou traité injustement de toute autre manière (par exemple, mis à l’écart de votre équipe).

Si l’on vous accuse d’un acte répréhensible, vous ferez l’objet d’un traitement équitable et respectueux. Vous aurez la possibilité d’expliquer vos actes.

Une fois l’enquête achevée, vous serez informé des conclusions et conséquences pour toutes les parties.

Le lancement d’alertes représente l’une des manières de s’approprier son travail ; vous êtes attentif à vos collègues et protégez la société. Le lancement d’alertes nous aidera à faire cesser les problèmes avant qu’ils prennent de l’ampleur, et à garantir que BIMA soit une société dont nous pouvons tous être fiers.

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Processus de lancement d’alertes :

A : Droits de l’employé

Si vous, un collègue ou un autre membre du personnel : êtes confronté au harcèlement ou à la discrimination ; travaillez en deçà des normes professionnelles fixées ; ne disposez pas du droit de libre association ou de négociation

collective ; ne travaillez pas dans un environnement sûr ; êtes en situation de travail forcé ou de travail des enfants ; ou subissez des atteintes à vos droits d’employé ou autres,

vous devez le signaler : en vous adressant à votre responsable RH local, ou en envoyant un e-mail à ethics@milvik.se (seules les personnes

autorisées de l’équipe mondiale de BIMA ont accès à ce compte) ou en envoyant un WhatsApp +447460757164.

B : Conduite de l’employé

Si vous estimez que l’un de vos collègues ou qu’un autre membre du personnel :

fait un usage abusif, détourné ou inadéquat des données de la société, de ses informations confidentielles ou de sa propriété intellectuelle ;

procède à la vente abusive de produits à des clients ; ne respecte pas les conditions prévues par les accords de

partenariat ou les Accords de niveau de services ; maltraite le personnel de l’organisation partenaire ; accepte de verser des pots-de-vin, rétrocommissions ou paiements

de facilitation ; offre ou accepte des cadeaux ou hébergements allant à l’encontre

des recommandations données par la société en la matière ; falsifie des dossiers financiers ; omet de déclarer des conflits d’intérêts potentiels ; ou omet de déclarer une activité politique,

vous devez le signaler au moyen de la procédure indiquée dans la section A ci-dessus.

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SECTION 4 : CONSÉQUENCES

Le Code de conduite définit les règles et les normes que les employés de BIMA, à tous les niveaux, doivent respecter. Toute personne accusée ou soupçonnée d’enfreindre ce code fera l’objet d’une enquête équitable, respectant les procédures disciplinaires et de règlements des conflits en vigueur localement, conformément aux dispositions du Code de conduite et des manuels RH locaux.

Un employé coupable de faute professionnelle sera soumis à des sanctions disciplinaires allant de l’avertissement au licenciement.

Toute faute professionnelle constituant un acte contraire à la loi (par exemple, fraude, harcèlement ou violences) sera signalée aux services de police, qui pourront décider de procéder à leur propre enquête.

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