Depuis l’automne 2007, la CSSMI a élaboré un guide pratique pour les émetteurs de courriels. Ce document s’adresse à tous les employés qui produisent des messages à transmettre par des listes GroupWise. Il vise l’uniformisation et l’efficacité. Nous sommes tous convaincus que nos courriels sont toujours clairs, pertinents et importants. Pourtant, quand nous recevons des courriels, ceux-ci nous font réagir ou nous poser des questions… Pensez-vous être un bon communicateur par courriel? Voici un questionnaire « scientifique » qui vous aidera à répondre à cette question.

OUI NON

Est-ce que les récepteurs de vos courriels comprennent toujours vos messages? Prenez-vous au moins 1 minute de réflexion avant l’envoi d’un courriel? À votre avis, le courriel est-il toujours le meilleur moyen pour communiquer votre information?

Est-ce que les destinataires lisent toujours vos courriels jusqu’à la fin? Recevez-vous toujours les réponses souhaitées à vos courriels?

Peu importe ce que vous avez répondu à ces questions, quelques consignes de base vous seront assurément utiles pour augmenter le niveau d’efficacité de vos communications par courriel :

Devenez un « pro » du courriel en 7 étapes faciles! 1. DESTINATAIRES 2. OBJET (TITRE) 3. CONTENU DE MESSAGE 4. PIÈCE JOINTE 5. SIGNATURE 6. OPTIONS D’ENVOI 7. CODE GÉNÉRIQUE

GUIDE PRATIQUE pour les émetteurs de courriels

S:\acc\Partage\Dossiers corporatifs\Courriel_Guide_pratique.doc 2/6 Mise à jour : Octobre 2012

Voici des éléments-clés à considérer : 1. DESTINATAIRES

� Mettez-vous dans la peau du destinataire (même si ce n’est pas toujours facile☺)

� Posez-vous la question : En considérant la nature du message, est-ce que le courriel est la meilleure façon pour rejoindre les destinataires? Si vous n’êtes pas certain, par respect pour le destinataire, pensez au téléphone, au courrier interne, à la visite… cherchez un autre moyen.

� Est-ce que TOUS les récepteurs sont des destinataires concernés par votre message? Ce n’est pas toujours une bonne idée de se rassurer en envoyant le message au plus grand nombre de personnes possible.

� Utilisez-vous la bonne liste d’envoi? Une liste d’envoi est utile pour faire un envoi massif. L’envoi massif consiste à vous adresser à un groupe de personnes qui ont un lien commun (les listes du GroupWise, exemple : liste gestionnaires, liste commissaires…). Les listes d’envoi doivent être utilisées uniquement à des fin s professionnelles et l’envoi doit être approuvé par le supérieur immédiat.

� Utilisez la boîte de destinataire CM « copie masquée » ou CC « copie conforme » afin d’éviter que les gens répondent à tous et engorgent ainsi le système informatique.

� Afin d’éviter les « faire suivre » et parer à ce qu’une personne reçoive le même message trois fois, s.v.p. précisez toujours à qui a été transmis le courriel. (ex. : Ce message a été transmis à tous les gestionnaires de la CSSMI).

2. OBJET (TITRE)

� Le titre est l’élément crucial du courriel et est obligatoire.

� Il ne s’improvise pas.

� Il doit permettre au destinataire, en un coup d’œil, de porter un jugement efficace sur la gestion du message. C’est ce qui permet d’accélérer le traitement des courriels (classement, suppression, transfert, etc.).

� Nous ne recommandons pas l’usage des couleurs qui alourdit inutilement la gestion des courriels en ajoutant une donnée subjective.

� Il doit être court, précis et répondre à des normes corporatives :

� Nous identifions quatre « types » de titres à inscrire au début de l’objet, suivi de la ponctuation deux-points : Diffuser ou Afficher : Traiter : Lire : Réunion :

� Ajouter un « + » si plus d’une tâche est nécessaire. Exemples :

� Traiter : vérification des toitures avant 10 décembre. � Lire + Réunion : documents CRT-soutien du 17 août 2012. � Afficher : 7 postes soutien manuel et professionnel, 12-13 RH324.

� Notion d’urgence : le terme URGENT doit être utilisé uniquement s’il y a une conséquence importante au non-traitement rapide de l’information. Il ne doit pas servir à attirer simplement l’attention du récepteur. Il doit être approuvé par le supérieur immédiat.

� Lorsque nécessaire, le mot URGENT doit être écrit en majuscule suivi d’un tiret avant le type du message.

Exemple : URGENT – Diffuser : fermeture du réseau informatique à 12 h aujourd’hui, le 13 septembre 2012.

NORMES CORPORATIVES

S:\acc\Partage\Dossiers corporatifs\Courriel_Guide_pratique.doc 3/6 Mise à jour : Octobre 2012

3. CONTENU DU MESSAGE

� Rendu à cette étape, vous devez déjà avoir pris toutes les décisions importantes pour que votre message soit le plus efficace possible.

� Soyez bref et précis.

� Composez votre texte en sélectionnant les informations des plus importantes aux moins

importantes.

� Assurez-vous que votre message est final avant de le transmettre. Ceci afin de ne pas créer d’imbroglio dans les versions et ne pas faire perdre de temps aux récepteurs.

� Au besoin, utilisez le truc des « 5 questions » pour réviser votre texte (quoi, qui, quand,

comment, pourquoi). Vos attentes apparaîtront ainsi clairement et rapidement. C’est un beau défi à réaliser qui donne de bons résultats.

Exemple 1 : Bonjour, La CSSMI vous invite au lancement du livre « La persévérance scolaire », le

mardi 23 août à 17 h à l’école secondaire des Patriotes. R.S.V.P. (450) 974-7000, poste xxxx. Vous trouverez l’invitation à : http://www6.cssmi.qc.ca/gestdoc/Carrefour.pdf Salutations (Ce message a été transmis à tous les gestionnaires de la CSSMI)

4. PIÈCE(S) JOINTE(S)

� Autant que faire ce peut, nous suggérons la transmission des messages plus officiels, en format PDF.

� On recommande de déposer les documents sur le site Internet de la CSSMI dans la section

« Documents CSSMI » de l’onglet « Ressources » du BV ou dans un classeur partagé et d’inviter les personnes à consulter le document à cet endroit précis. Par cette façon de faire, vous êtes assurés que tous les destinataires auront toujours accès à la version à jour. Cela vous évite de retourner un courriel, en précisant erratum sur la version 1. De plus, on parle souvent de gaspillage, il faut aussi penser au gaspillage de l’espace mémoire informatique.

Exemple : Bonjour, vous trouverez le nouveau formulaire d’autorisation d’utilisation de

photos, d’enregistrement audio et vidéo à l’adresse suivante : http://www6.cssmi.qc.ca/gesdoc/ACC-0506-COM-11_autorisation_adulteVF.pdf

� On peut aussi déposer des documents sur un site web de service ou d’école et créer un lien

hypertexte (la DSTI peut donner un coup de main en ce sens). � On peut enfin créer une communauté pour un groupe prédéterminé et déposer des

documents dans le classeur de cette communauté. Seuls les membres de la communauté auront accès aux documents, et ce, en tout temps.

5. SIGNATURE

� La personne qui signe le message doit être la source signifiante dans notre organisation. Et, si c’est une personne différente qu’on doit rejoindre pour des questions ou commentaires, cette personne doit aussi être clairement identifiée. En 2011-2012, le comité uniformité a diffusé de nouvelles normes d’écriture, notamment pour la signature (voir annexe 1).

S:\acc\Partage\Dossiers corporatifs\Courriel_Guide_pratique.doc 4/6 Mise à jour : Octobre 2012

6. OPTIONS D’ENVOI

� Il ne faut pas oublier les options d’envoi. Selon la nature de votre courriel, vous pouvez toujours cocher une date d’expiration qui éliminera le message pour tous les destinataires qui ne l’auront pas lu. Dans votre nouveau message, cliquez sur l’onglet « Options d’envoi ». Cette façon de faire permet l’économie d’utilisation d’espace GroupWise.

Exemple : Vous envoyez un courriel le 12 septembre pour un concours qui se termine le 30

septembre, vous pouvez cocher « Date d’expiration » et choisir 18 jours. 7. CODE GÉNÉRIQUE

� Un service ou un établissement de la CSSMI peut, aux fins de la correspondance, établir une adresse de courriel générique qui n’est pas liée à un employé en particulier, mais à un secteur d’activités.

Exemple : dsrh.dotation@cssmi.qc.ca dg@cssmi.qc.ca cfnt@cssmi.qc.ca

� Ainsi, peu importe qui écrit le courriel (et le signe), même si c’est un nouvel employé, le

destinataire va reconnaître en un coup d’œil la provenance du message.

CONCLUSION

� Le nombre de courriels reçus par les gestionnaires d’établissement, la difficulté à porter un jugement rapide sur la tâche à accomplir au premier coup d’œil, les nombreuses versions de travail envoyées aux directions, l’initiative de plusieurs à utiliser le « faire suivre », la lourdeur de certaines pièces attachées… ne sont que quelques-uns des irritants que nous pouvons améliorer.

� On peut difficilement penser que nos travaux nous mèneront vers une diminution

substantielle du nombre de courriels puisque nous évoluons dans une organisation où la culture de l’information est au cœur des actions.

� N’oublions pas : par respect pour nos collègues et le personnel, on ralentit un peu l’émetteur

de courriel pour améliorer le traitement de l’information pour le récepteur et nous jouons tous ces deux rôles chacun notre tour. On prend le temps de se questionner pour sauver notre temps si précieux.

� Un minimum d’effort permet de produire un message mieux structuré et réfléchi. Le niveau

d’efficacité de nos communications par courriel sera ainsi augmenté. Merci de collaborer avec nous à améliorer la communication au sein de notre organisation. Anik Gagnon Directrice adjointe DSACC Document produit dans le cadre des travaux de l’objectif 2.2 du Plan stratégique 2006-2010. Document mis à jour par Anik Gagnon, DSACC, octobre 2012.

S:\acc\Partage\Dossiers corporatifs\Courriel_Guide_pratique.doc 5/6 Mise à jour : Octobre 2012

Signatures de courriel POUR LES GESTIONNAIRES :

� Correspondance à l’externe :

� Correspondance à l’interne : POUR LE PERSONNEL ADMINISTRATIF :

� Correspondance à l’externe :

� Correspondance à l’interne :

Annexe 1

Anik GagnonAnik GagnonAnik GagnonAnik Gagnon (Police personnalisée) Directrice adjointe (Arial 10 pts) Direction du service des affaires corporatives et des communications Commission scolaire de la Seigneurie-des-Mille-Îles 430, boul. Arthur-Sauvé, Saint-Eustache (Québec) J7R 6V6 Tél. : 450 974-7000, poste 2111 - Téléc. : 450 974-6977

« L’élève en tête » * * * * * * * * * * * * * * * * AVIS DE CONFIDENTIALITÉ Ce message peut contenir de l'information légalement privilégiée ou confidentielle. Si vous n'êtes pas le destinataire ou croyez avoir reçu par erreur ce message, nous vous saurions gré d'en aviser l'émetteur et d'en détruire le contenu sans le communiquer à d'autres ou le reproduire.

Anik GagAnik GagAnik GagAnik Gagnonnonnonnon (Police personnalisée) Directrice adjointe (Arial 10 pts) Direction du service des affaires corporatives et des communications Tél. : 450 974-7000, poste 2111 - Téléc. : 450 974-6977

« L’élève en tête »

Danielle Giguère GingrasDanielle Giguère GingrasDanielle Giguère GingrasDanielle Giguère Gingras (Police personnalisée) Secrétaire de gestion (Arial 10 pts) Direction du service des affaires corporatives et des communications Commission scolaire de la Seigneurie-des-Mille-Îles 430, boul. Arthur-Sauvé, Saint-Eustache (Québec) J7R 6V6 Tél. : 450 974-7000, poste 2111 - Téléc. : 450 974-6977

« L’élève en tête » * * * * * * * * * * * * * * * * AVIS DE CONFIDENTIALITÉ Ce message peut contenir de l'information légalement privilégiée ou confidentielle. Si vous n'êtes pas le destinataire ou croyez avoir reçu par erreur ce message, nous vous saurions gré d'en aviser l'émetteur et d'en détruire le contenu sans le communiquer à d'autres ou le reproduire.

Danielle Giguère GingrasDanielle Giguère GingrasDanielle Giguère GingrasDanielle Giguère Gingras (Police personnalisée) Secrétaire de gestion (Arial 10 pts) Direction du service des affaires corporatives et des communications Tél. : 450 974-7000, poste 2111 - Téléc. : 450 974-6977

« L’élève en tête »

S:\acc\Partage\Dossiers corporatifs\Courriel_Guide_pratique.doc 6/6 Mise à jour : Octobre 2012

Signatures de courriel SIGNATURE POUR ET AU NOM DU GESTIONNAIRE

� Correspondance à l’externe :

� Correspondance à l’interne : ATTENTION : Ne pas insérer l’image du slogan dans la signature, mais inscrire le texte suivant : « L’élève en tête » [Code couleur : R (102) G (153) B (0)]

p.p. Danielle Giguère Gingras, secrétaire de gestionp.p. Danielle Giguère Gingras, secrétaire de gestionp.p. Danielle Giguère Gingras, secrétaire de gestionp.p. Danielle Giguère Gingras, secrétaire de gestion Anik GagnonAnik GagnonAnik GagnonAnik Gagnon (Police personnalisée) Directrice adjointe (Arial 10 pts) Direction du service des affaires corporatives et des communications Commission scolaire de la Seigneurie-des-Mille-Îles 430, boul. Arthur-Sauvé, Saint-Eustache (Québec) J7R 6V6 Tél. : 450 974-7000, poste 2111 - Téléc. : 450 974-6977

« L’élève en tête » * * * * * * * * * * * * * * * * AVIS DE CONFIDENTIALITÉ Ce message peut contenir de l'information légalement privilégiée ou confidentielle. Si vous n'êtes pas le destinataire ou croyez avoir reçu par erreur ce message, nous vous saurions gré d'en aviser l'émetteur et d'en détruire le contenu sans le communiquer à d'autres ou le reproduire.

p.p. Daniellp.p. Daniellp.p. Daniellp.p. Danielle Giguère Gingras, secrétaire de gestione Giguère Gingras, secrétaire de gestione Giguère Gingras, secrétaire de gestione Giguère Gingras, secrétaire de gestion Anik GagnonAnik GagnonAnik GagnonAnik Gagnon (Police personnalisée) Directrice adjointe (Arial 10 pts) Direction du service des affaires corporatives et des communications Tél. : 450 974-7000, poste 2111 - Téléc. : 450 974-6977

« L’élève en tête »