Types de mandats réalisés

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RÉALISATIONS Modélisation d’affaires et outils de gestion Par : Sophie Marchand moncherwatson.wordpress.com

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RÉALISATIONS

Modélisation d’affaires et outils de gestion

Par : Sophie Marchandmoncherwatson.wordpress.com

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PRÉSENTATION SOMMAIRE

• EXEMPLE DE MANDATS RÉALISÉS▫ Modélisation d’affaires : développement d’outils d’aide à la

prise de décision personnalisés▫ Analyses de sensibilité (simulation/scénarios)▫ Développement d’outils de gestion (automatisation)

• BUT RECHERCHÉS▫ Évaluer l’impact de différents scénarios sur les résultats de

l’entreprise▫ Donner plus de profondeur et de flexibilité aux analyses

financières▫ Améliorer l’efficacité et la précision des outils de gestion actuels▫ Diminuer le temps requis pour l’exécution des tâches répétitives

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DESCRIPTION DE MANDATS TYPESMANDATS EXEMPLES CONCRETS

• Modélisation financière▫ Prévisions financières▫ Budget

• Automatisation de processus▫ Reporting▫ Tableaux de bord▫ Indicateurs de

performance (statistiques sur la business)

▫ Outils divers (facturation, prix de revient, etc.)

• Modèle de prévisions financières sur 5 ans

• Budget sur 12 mois (avec analyse de sensibilité)

• Tableaux de bord mensuels automatisés (liés avec système comptable et/ou outil budgétaire)

• Outil de prix de revient

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DESCRIPTION DES MANDATSMANDATS EXEMPLES CONCRETS

• Évaluation de projets▫ Projets d’investissement▫ Projets d’expansion▫ Projets de

restructuration

• Évaluation de différentes cibles d’acquisition

• Évaluation des coûts requis pour développer un nouveau territoire de ventes (par acquisitions vs de façon organique)

• Évaluation de l’expansion d’un magazine (identifier scénario optimal)

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DESCRIPTION DES MANDATSMANDATS EXEMPLES CONCRETS

• Analyses financières▫ Analyse de produits▫ Analyse de clients▫ Analyse du coût des

ventes▫ Analyse de prix de

revient▫ Analyse de

rémunération

• Évaluation de l’introduction de nouveaux forfaits de services à une offre existante (trouver formule optimale)

• Évaluation des coûts d’impression de l’introduction d’un nouveau magazine sur un vaste territoire (choix de l’imprimeur optimal))

• Évaluation du changement dans la rémunération de représentants (détermination de formule optimale)

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Ex1: Modèle de prévisions financières• Construction d’un modèle de prévisions financières sur 5 ans, à partir d’un ensemble de paramètres opérationnels et d’hypothèses, qu’on peut changer selon l’évolution du dossier sans avoir à recalculer chaque fois les résultats (automatisation du processus). Parmi les paramètres, on retrouve par exemple:

• Le nombre d’unités vendues• Le prix par unité vendue• Le coût des ventes fixes en $ par item• Le coût des ventes variables en $ par item• Le coût des ventes variables en % par item• % de rémunération des représentants des ventes • Etc.

• Le modèle doit être construit de façon à pouvoir notamment connaître à tout moment l’impact d’une variation du nombre d’unités vendues et l’impact d’une variation du prix de vente par unité vendue sur le BAIIA de l’entreprise.

• Cette analyse, que nous appelons « analyse de sensibilité » est illustrée à la page suivante. Notons que les résultats doivent se mettre à jour automatiquement lorsque l’on change les paramètres du modèle.

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Ex1: Modèle de prévisions financières

Au centre, on trouve le BAIIA atteint dans le scénario de base

• À l’horizontale, on peut lire le BAIIA atteint chaque fois que l’on augmente (droite) ou diminue (gauche) de 25% les prix de vente prévus dans le scénario de base.

• À la verticale, on peut lire le BAIIA atteint chaque fois que l’on augmente (bas) ou diminue (haut) de 25% les unités vendues prévues dans le scénario de base.

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Ex2: Rémunération des repsGrâce à des analyses de sensibilité, nous pouvons modéliser l’évolution du coût de rémunération des représentants d’une entreprise en fonction du nombre d’unités vendues. Dans ce cas-ci, deux méthodes de rémunération sont projetées (ancien et nouveau scénario) afin d’identifier le niveau de ventes où l’entreprise commencera à épargner p/r à son mode de rémunération actuel (ici, env. 4200 unités).

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Ex3: Tableau de bord

RAPPORT: janv-08

RÉSULTATS MENSUELS RÉSULTATS CUMULATIFS

Kits Réguliers - # dossiers RÉEL08 BUD08 $/# % RÉEL07 %

QUÉBEC 834 570 264 46,3% 398 109,5%

ONTARIO 217 224 -7 -3,1% 145 49,7%

COLOMBIE-BRITANNIQUE 130 58 72 124,1% 33 293,9%

TOTAL 1 181 852 329 38,6% 576 105,0%

Kits Réguliers - Prix moyen RÉEL08 BUD08 $/# % RÉEL07 %

QUÉBEC 449 $ 524 $ -75 $ -14,3% 468 $ -4,2%

ONTARIO 303 $ 313 $ -9 $ -2,9% 309 $ -1,7%

COLOMBIE-BRITANNIQUE 39 $ 121 $ -82 $ -68,0% 96 $ -59,6%

TOTAL 377 $ 441 $ -64 $ -14,5% 407 $ -7,4%

Kits Réguliers - Revenus RÉEL08 BUD08 $/# % RÉEL07 %

QUÉBEC 374 132 $ 298 413 $ 75 719 $ 25,4% 186 372 $ 100,7%

ONTARIO 65 842 $ 70 003 $ -4 161 $ -5,9% 44 744 $ 47,2%

COLOMBIE-BRITANNIQUE 5 028 $ 7 011 $ -1 983 $ -28,3% 3 158 $ 59,2%

TOTAL 445 002 $ 375 427 $ 69 575 $ 18,5% 234 274 $ 89,9%

Vert: écarts positifs

Rouge: écarts négatifs

Dans un tableau de bord, on doit pouvoir choisir le mois approprié dans un menu

déroulant pour que toutes les données du tableau se mettent à jour (doit idéalement

être lié au système comptable).

Note: Ici, on ne voit qu’un extrait du tableau de bord complet.

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Ex3: Tableau de bord

RÉSULTATS MENSUELS RÉSULTATS CUMULATIFS

Kits Réguliers - # dossiers RÉEL08 BUD08 $/# % RÉEL07 %

Bas St-Laurent 9 3 6 200,0% 7 28,6%Centre du Québec 31 14 17 121,4% 5 520,0%Charlevoix 6 6 0 0,0% 5 20,0%Chaudière-Appalache 41 37 4 10,8% 18 127,8%Cote-Nord 16 3 13 433,3% 1 1500,0%Estrie 53 35 18 51,4% 22 140,9%Lanaudière 55 28 27 96,4% 20 175,0%Laurentides 68 37 31 83,8% 24 183,3%Laval 29 26 3 11,5% 17 70,6%Mauricie 24 18 6 33,3% 14 71,4%Montérégie 113 98 15 15,3% 55 105,5%Montréal 82 85 -3 -3,5% 48 70,8%Outaouais 52 38 14 36,8% 23 126,1%Portneuf 26 6 20 333,3% 7 271,4%Québec (région) 198 133 65 48,9% 122 62,3%Saguenay / Lac St-Jean 31 3 28 933,3% 10 210,0%

QUÉBEC 834 570 264 46,3% 398 109,5%

Dans le tableau précédent, on apercevait une section intitulée « Forfaits de base - # dossiers ». Celle-ci peut être explosée, tel qu’illustré ci-dessous, afin d’obtenir le détail des ventes de « forfaits de base » par région, au lieu de voir l’information consolidée pour la province au complet. Tout le tableau de bord devrait être conçu de façon à pouvoir être explosé en parties plus détaillées.

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Ex3: Tableau de bord

ÉTAT DES RÉSULTATS RÉEL08 BUD08 $/# % RÉEL07 %

Revenus d'adhésion réguliers 504 371 $ 470 221 $ 34 150 $ 7,3% 292 842 $ 72,2%Autres revenus d'adhésion 8 080 $ 0 $ 8 080 $ 0,0% 6 733 $ 20,0%Revenus autres provinces 599 $ 500 $ 99 $ 19,8% 0 $ 0,0%Autres revenus 18 184 $ 16 667 $ 1 517 $ 9,1% 0 $ 0,0%

Revenus totaux 531 233 $ 487 387 $ 43 846 $ 9,0% 299 575 $ 77,3%

Frais variables 191 598 $ 199 701 $ -8 102 $ -4,1% 109 904 $ 74,3%

MARGE BRUTE 339 635 $ 287 687 $ 51 948 $ 18,1% 189 671 $ 79,1%% ventes 64% 59% 63%

Salaires 82 992 $ 110 402 $ -27 411 $ -24,8% 48 296 $ 71,8%Publicité 36 615 $ 10 000 $ 26 615 $ 266,1% 89 534 $ -59,1%Internet/Télécommunication 5 341 $ 9 500 $ -4 159 $ -43,8% 4 643 $ 15,0%Loyer 4 150 $ 8 053 $ -3 903 $ -48,5% 2 000 $ 107,5%Autres frais 17 610 $ 22 880 $ -5 270 $ -23,0% 10 949 $ 60,8%Honoraires professionnels 73 172 $ 69 584 $ 3 588 $ 5,2% 5 492 $ 1232,3%

TOTAL DÉPENSES 219 879 $ 230 419 $ -10 540 $ -4,6% 160 913 $ 36,6%

BAIIA 119 756 $ 57 268 $ 62 488 $ 109,1% 28 758 $ 316,4%% ventes 23% 12% 10%

Voici une autre section d’un tel tableau de bord mensuel…

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Ex3: Tableau de bord

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

1 000

Évolution du nombre de kits réguliers au Québec

RÉEL 07 BUDGET 08 RÉEL 08

À l’intérieur d’un tableau de bord, on peut facilement incorporer une section de graphiques, comme celui qui se trouve ci-dessous. Ces graphiques doivent se mettre à jour automatiquement au fil des mois, tout comme les résultats.

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Ex4: Expansion d’un magazineOn doit d’abord déterminer le nombre d’annonces à paraître dans un magazine. Dans l’exemple ci-dessous, nous avons dû tenir compte d’un facteur de conversion, correspondant à la fréquence de parution du magazine en termes de semaines. On doit également déterminer le nombre de copies à être distribuées dans chaque région.

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Ex4: Expansion d’un magazineLe modèle permet ci-bas d’évaluer simultanément 4 scénarios possibles:

1: L’apparition de toutes les annonces dans un seul magazine, distribué dans toutes les régions.2: L’apparition de toutes les annoncent dans un seul magazine, distribué dans certaines régions seulement.3: L’apparition de toutes les annonces , réparties entre plusieurs magazines, qui eux, desservent certaines régions seulement.4: L’apparition seulement des annonces de quelques régions, réparties entre plusieurs magazines, distribués dans certaines régions seulement.

Ici, les lettres permettent au

modèle de regrouper les annonces de différentes

régions dans un même magazine.

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Ex4: Expansion d’un magazine

1: 2178 annonces paraissent dans un seul magazine, distribué dans toutes les régions (2178 annonces par magazine).2: 2178 annonces paraissent dans un seul magazine, distribué dans certaines régions seulement (2178 annonces par magazine).3: 2178 annonces paraissent, mais elles sont réparties entre plusieurs magazines, qui eux, desservent certaines régions seulement (en moyenne, 363 annonces par magazine).4: 1701 annonces paraissent, et elles sont réparties entre plusieurs magazines, distribués dans certaines régions seulement (en moyenne, 284 annonces par magazine).

Page 16: Types de mandats réalisés

Ex4: Expansion d’un magazineDans un tel modèle, on doit insérer les paramètres suivants:

- Nombre d’annonces par page dans le magazine- Nombre minimum de pages- Le # de pages doit être un multiple de 4 (pour être conforme avec l’offre de

l’imprimeur)

Ici, une mise en forme rouge apparaît automatiquement lorsque les calculs indiquent que le # de pages est inférieur au seuil fixé (ici, on a décidé de les forcer au min., dans un tel cas).

Page 17: Types de mandats réalisés

Ex4: Expansion d’un magazineLe nombre de copies par région et le nombre de pages total doivent ensuite être dérivés. Ces données permettent de calculer les coûts d’impression (page suivante).Elles permettent également de calculer le nombre de nouveaux présentoirs requis afin de pouvoir accueillir ce ou ces nouveaux magazines dans chacune des régions concernées.

Page 18: Types de mandats réalisés

Ex4: Expansion du magazineLes coûts d’impression sont dérivés à partir d’une carte de tarifs sommaire fournie par l’imprimeur retenu.Ils sont fonction du nombre de copies et du nombre de pages par magazine dans chacune des régions et se calculent automatiquement lorsque l’on change les paramètre du modèle.

Page 19: Types de mandats réalisés

Ex4: Expansion du magazineDans l’exemple ci-dessous, l’entreprise possède déjà quelques présentoirs. La capacité manquante en termes de présentoirs est dérivée à partir du nombre total de pages à imprimer par région et en fonction de la capacité maximale de chaque présentoir (présentée ici sous forme de # de pages). Cette capacité manquante est ensuite convertie en termes de # de nouveaux présentoirs.

Page 20: Types de mandats réalisés

Ex4: Expansion du magazineIl faut absolument qu’un tel modèle permette aux utilisateurs de modifier certains paramètres et d’en observer directement et automatiquement l’impact sur les résultats de l’entreprise.

Il est intéressant d’intégrer dans un tel modèle une table de sensibilité, qui se met à jour automatiquement lorsque l’utilisateur effectue des changements au modèle.

Ici, on peut voir l’impact d’une variation du nombre d’annonces sur le coût total du magazine et ce, selon 4 scénarios différents.