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Étude « analyse, reporting et budget » Niveau d’équipement et attentes des PME françaises. Mai 2009

2 Étude « analyse, reporting et budget » Niveau d’équipement et attentes des PME françaises.

Préface

Les PME ont aujourd’hui accès aux technologies déjà déployées dans les grandes entreprises. En effet, après la mise en place de solutions ERP PME : SAP, SAGE, CEGID, Microsoft…, les PME déploient maintenant des solutions de reporting telles que Cognos, Hyperion, BO, Microsoft,… Coaptis a souhaité interroger les directions financières et informatiques des PME/PMI françaises afin de mieux connaitre leur niveau d’équipement actuel et leurs nouvelles attentes en termes de fonctionnalités et de solutions.

Cette étude - réalisée auprès d’une centaine de PME françaises - démontre clairement que le marché de la Business Intelligence est en constante évolution depuis 2005 : en 4 ans, une entreprise sur deux a acquis un premier niveau d’équipement dans ce domaine. Face aux équipements implémentés, souvent trop partiels, les utilisateurs restent néanmoins peu satisfaits et déclarent l’automatisation ainsi que la réduction du délai de clôture comme étant des priorités non totalement couvertes. Ces attentes traduisent des perspectives de projets pour les mois et années à venir.

Emmanuel Lalau Coaptis


Table des matières

Méthodologie de l’enquête ........................................................ 4

Un reporting automatisé, une priorité ..................................... 5

� Une PME sur deux a investi dans une solution de reporting

� L’automatisation et la réduction du délai de clôture, leviers de projets décisionnels pour la fonction finance

Un processus budgétaire peu outillé ....................................... 7

� De l’élaboration au contrôle budgétaire, un processus complexe

� La complexité du processus budgétaire, principale raison du faible taux d’équipement

De nombreux projets de pilotage en perspective ................ 9

� L’équipement partiel, source de projets de refonte

� Les limites d’Excel motivent les acquisitions d’outils de pilotage

Enjeux ............................................................................................ 12

4 Étude « Niveau d’équipement et attentes des PME français

Méthodologie

Les résultats présentés dans cette étude sont issus d’une enquête pilotée et organisée par Coaptis entre 2009.

Une dizaine d’entretiens qualitatifs approfondimenés avec les représentants des directions financières, de contrôle de gestiosystèmes d’information des PME françaises.intégré dans uniquement les PMEd’un service de contrôle de gestion et d’un service informatique. Les en’ayant pas de ressource dédiée à ces deux fonctions n’ont en général pas atteint la taille critique pour investir sur une solution de reporting.

Un questionnaire a ensuite été administré auprès des membres d’une centaine d’entreprises représentatives en revenus, de secteurs et de taille. d’administration ont été utilisés : le face à face, l’entretien téléphonique et le formulaire électronique.

Les résultats ainsi obtenus sont donc commentés et enrichis points de vue de praticiens spécialistes pour aboutir au présent rapport d’étude.

analyse, reporting et budget » Niveau d’équipement et attentes des PME françaises.

Répartition de l’échantillon effectifs et secteurs d’activité

logie de l’enquête

Les résultats présentés dans étude sont issus d’une

enquête pilotée et organisée par Coaptis entre mars et mai

Une dizaine d’entretiens qualitatifs approfondis ont été menés avec les représentants des directions financières, de contrôle de gestion et des systèmes d’information des

. Nous avons notre panel

uniquement les PME dotées d’un service de contrôle de gestion et d’un service nformatique. Les entreprises n’ayant pas de ressource

à ces deux fonctions n’ont en général pas atteint la taille critique pour investir sur une solution de reporting.

Un questionnaire a ensuite été administré auprès des

d’une centaine françaises

représentatives en termes de revenus, de secteurs d’activité

Trois modes d’administration ont été

: le face à face, éléphonique et le

formulaire électronique.

Les résultats ainsi obtenus sont donc commentés et enrichis de points de vue de praticiens spécialistes pour aboutir au présent rapport d’étude.

250 -50022%

500 -100017%

>100014%

distribution 20%

service33%

CDG33%

DG3%

DSI5%

de l’échantillon par fonctions, par et secteurs d’activité

Source : Coaptis, 2009

<10030%

100-25017%

industrie47%

Dir. Fin.31%

DAF28%


PREMIER CONSTAT

Un Reporting

En 2005/2006, nous avioétant une niche l’informatique : leur décisionnels n’excédait

Cependant, ces 4 dernières années ont été richeinformatiques et les PME qui avoisine les 50%les 80% en ce qui concerne les ERP

Nous nous sommes intéressés dans un premier chef informatique des PME françaisesleurs besoins ainsi qu’aux

>> Une PME sur deux a investi danssolution de reporting

Un premier niveau d’équipement

Le principal outil d’analyse des PME françaises dans les années 2005/2006 était d’ores et déjà investi dans un outil de reporting du marchéNéanmoins, cet outil n’a en aucune manière totalement remplacé Excel, qui reste massivement utilisé en complément de la solution de reporting Cognos, Microsoft, BO

Un reporting à la fois

Contrairement à certains est fortement cloisonnée, lsouhaitent disposer d’un avec un niveau de motivations importantereporting automatisée s’appuyant sur l’ERP

pas équipés47%

Possédez vous un outil de reporting automatisé?


PREMIER CONSTAT: Reporting automatisé, une priorité

En 2005/2006, nous avions tendance à identifier les PME comme étant une niche peu explorée par les professionnels de

: leur taux d’équipement en termes d’ERP et d’outils n’excédait pas les 16%.

Cependant, ces 4 dernières années ont été riches en projets et les PME affichent à présent un taux d’équipement

qui avoisine les 50% dans le domaine des solutions de reportingles 80% en ce qui concerne les ERP.

Nous nous sommes intéressés dans un premier chef à l’équipement que des PME françaises en termes de solutions de pilotage

leurs besoins ainsi qu’aux perspectives de projets dans ce domaine

e PME sur deux a investi dans une solution de reporting

Un premier niveau d’équipement en forte progression depuis 4 ans

e principal outil d’analyse des PME françaises dans les années était Excel. Aujourd’hui, 53% des PME interrogées ont

d’ores et déjà investi dans un outil de reporting du marchéNéanmoins, cet outil n’a en aucune manière totalement remplacé

el, qui reste massivement utilisé en complément de la solution de Cognos, Microsoft, BO ou encore Hypérion.

à la fois financier et opérationnel

Contrairement à certains grands-comptes dans lesquels l’information est fortement cloisonnée, l’étude fait apparaître que les PME/PMI

disposer d’un reporting à la fois financier et opérationnel,avec un niveau de détail très fin. Cette attente constitue une des

importantes de la mise en place d’une solution de reporting automatisée s’appuyant sur l’ERP.

Cognos50%

Hypérion38%

BO8%

Microsoft4%

Quels sont les outils utilsés par le panel ?

équipés53%

Possédez vous un outil de reporting automatisé?


ns tendance à identifier les PME comme professionnels de

d’outils

en projets un taux d’équipement

reporting et

à l’équipement en termes de solutions de pilotage, à

ce domaine.

en forte progression depuis 4 ans

e principal outil d’analyse des PME françaises dans les années 53% des PME interrogées ont

d’ores et déjà investi dans un outil de reporting du marché. Néanmoins, cet outil n’a en aucune manière totalement remplacé

el, qui reste massivement utilisé en complément de la solution de

comptes dans lesquels l’information PME/PMI

et opérationnel, constitue une des d’une solution de

Cognos50%

Quels sont les outils utilsés

53% des entreprises sont équipées d’un outil reporting


Cognos, leader sur le marché PME

En termes de produits, d’une entreprise sur deux utilise Cognos, leader Business Intelligence orientée PMEMicrosoft.

>> L’automatisation et la réduction du délai de clôture, décisionnels

L’automatisation (33% des attentes)délai de clôture.supérieur à 7 joursplus opérationnelle, plus grande intégration de l’outil décisionnel au

Des projets de reporting en perspective

Ces différentes fonctionnalités les utilisateurs sont sources des PME françaises s’inscrivent dans une dynamique souhaitent mettre en œuvre un projet orientéréflexion et enfin 11% sont actuellement en transition.

entre 8 j et

Peut22%

Avez vous pour projet la refonte de votre


Cognos, leader sur le marché des solutions de pilotage orientées

de produits, on note parmi les PME interrogées, que près d’une entreprise sur deux utilise Cognos, leader du marché de la Business Intelligence orientée PME, derrière Oracle/Hyperion, BO et

L’automatisation et la réduction du délai de clôture, principaux leviers des projets décisionnels pour la fonction finance

L’automatisation du reporting est la première fonctionnalité souhaitée(33% des attentes). En deuxième position, on trouve la réduction du délai de clôture. 53% des entreprises ont un délai de clôture

7 jours ouvrés. Les autres attentes recouvrent une analyse plus opérationnelle, une ergonomie plus fonctionnelle ou encore une plus grande intégration de l’outil décisionnel au SI existant.

Des projets de reporting en perspective

s fonctionnalités qui sont tant vitales que souhaitées sont sources de projets. En effet, il est apparu que 60%

des PME françaises s’inscrivent dans une dynamique « projet » : 28% souhaitent mettre en œuvre un projet orienté reporting, 22% sont en éflexion et enfin 11% sont actuellement en transition.

<7 jours 44%

entre 8 j et 14j31%

>14 jours 22%

NSP3%

Quel est votre délais de clôture*? *sans les analyses complémentaires

Oui28%

Non39%

Peut-être22%

Transition11%

Avez vous pour projet la refonte de votre reporting?


des solutions de pilotage orientées

que près marché de la

, derrière Oracle/Hyperion, BO et

L’automatisation et la réduction du délai

la première fonctionnalité souhaitée la réduction du

de clôture une analyse

ou encore une

souhaitées par que 60%

: 28% 22% sont en

Plus de 50% des entreprises ont un délai de clôture > 7 jours


60% des PME s’inscrivent dans une dynamique « projet »


DEUXIÈME CONSTAT

Un processus budgétaire peu

Seules 40% dbudgétaire. Nous pouvons donc nous intcette constatation.

>> De l’élaboration auun processus complexe

Deux entreprises sur trois ont un processus montant et descendant

Cette étude montre que deux tiers desbudgets en tenant compte à la fois des directives ainsi que des remontées d’informations

Une vision très détaillée

Afin d’éviter les écarts avec la réalité, lont un niveau de détailphénomène s’est fortement renforcé avec le contexte actuel.

Quel est le niveau de détail de vos agrégats budgétaires?


DEUXIÈME CONSTAT: Un processus budgétaire peu outillé

eules 40% des PME sont équipées d’un outil d’élaboration . Nous pouvons donc nous interroger sur les raisons

cette constatation.

De l’élaboration au contrôle budgétaireprocessus complexe

Deux entreprises sur trois ont un processus budgétaire à la fois montant et descendant

ette étude montre que deux tiers des entreprises élaborent leurs en tenant compte à la fois des directives ainsi que des

remontées d’informations des services opérationnels.

très détaillée des agrégats budgétaires

les écarts avec la réalité, la majorité des PME françaisesont un niveau de détail de leurs agrégats budgétaires très fin. Ce phénomène s’est fortement renforcé avec le contexte économique

micro64%

macro14%

les 222%

Quel est le niveau de détail de vos agrégats budgétaires?

montant33%

descendant6%

les 261%

Votre reporting est-il principalement?

d’élaboration sur les raisons de

budgétaire,

budgétaire à la fois

leurs en tenant compte à la fois des directives ainsi que des

françaises . Ce

économique

61% des PME ont un processus

budgétaire montant et descendant



64% des PME ont une vision micro de

leurs agrégats budgétaires


>> La complexité duprincipale raison du faible taux d’équipement

Le niveau de détail et le workflow budgétaireune complexité significative d’élaboration budgétaire. On peut donc investissement de ce type de projetdirections financières et les directions générales. Ces dernières n’ont également peutdomaine.

Contrairement aux projets reporting, les perspeconcernant le procesentreprise sur deux est dans une transition ou réflexion) alors que le taux est de 60% pour le reporting.

pas équipés58%

Êtes vous équipé d'une solution budgétaire automatisée?


La complexité du processus budgétaire, principale raison du faible taux d’équipement

Le niveau de détail et le workflow budgétaires des PME engendrentune complexité significative pour la mise en œuvre des projets d’élaboration budgétaire. On peut donc supposer que le retour sur investissement de ce type de projets n’a pas encore convaincu les directions financières et les directions générales. Ces dernières n’ont également peut-être pas encore trouvé les limites d’Excel sur ce

Contrairement aux projets reporting, les perspectives de projets processus budgétaire sont moins nombreuses. Une

ntreprise sur deux est dans une dynamique « projet » (projet, transition ou réflexion) alors que le taux est de 60% pour le

Oui 25%

Non50%

Peut-être17%

Transition8%

Avez vous pour projet la refonte de votre processus budgétaire?

équipés42%

Êtes vous équipé d'une solution budgétaire automatisée?

, principale raison du faible taux d’équipement

engendrent la mise en œuvre des projets

le retour sur n’a pas encore convaincu les

directions financières et les directions générales. Ces dernières n’ont encore trouvé les limites d’Excel sur ce

ctives de projets sont moins nombreuses. Une

» (projet, transition ou réflexion) alors que le taux est de 60% pour le

Oui 25%

Avez vous pour projet la refonte


Un processus budgétaire peu

outillé


TROISIEME CONSTAT: De nombreux projets de pilotage en perspective

Qu’est ce qu’une entreprise dite « équipée » ?

Dans cette étude, nous avons qualifié d’équipée, toute entreprise ayant un outil décisionnel, quelque soit son degrés d’implémentation. Cette troisième et dernière partie est consacrée aux perspectives de projets d’une part pour les entreprises équipées et d’autre part pour celles qui ne le sont pas.

De nombreuses difficultés résiduelles

Que les entreprises soient équipées ou non, elles rencontrent encore de nombreuses difficultés qui entravent le quotidien.

D’un point de vue qualitatif, il semble intéressant de dresser une typologie des difficultés rencontrées.

Technologie :

• Délai de clôture trop long • Pas de système d’alertes • Outil peu flexible • Manque de fiabilité • Limites d’Excel : fichiers trop lourds, nombre d’utilisateurs trop

important (pas de partage possible) • Mauvaise ergonomie • Difficulté à obtenir une vision à la fois globale et détaillée • Analyse trop financière et pas assez opérationnelle

Ressource :

• Manque de fiabilité des données saisies • Problème de maitrise de l’outil

Processus :

• Qualité des données • Instabilité des processus • Manque d’optimisation des processus

>> L’équipement partiel, source de projets de refonte

Seul un quart des entreprises équipées se déclare pleinement satisfaites de leur outil

Une grande majorité des entreprises ne sont équipées que partiellement et l’utilisation d’Excel reste donc prédominante. C’est la raison pour laquelle, la majorité des entreprises interrogées, soit plus de 3 entreprises sur quatre, déclare ne pas être pleinement satisfaite de leur outil de pilotage actuel. En ce qui concerne la couverture de

Quelle proportion de vos besoins sont couverts pas votre solution de pilotage?


leurs besoins, seule une entreprise sur trois semble avoir des besoins couverts à plus de 75% par son outil

Malgré leur premier équipement, deen perspective

Le caractère incomplet de la première mise en œuvre et le de satisfaction des utilisateurs constatons qu’une entreprise sur trois déclare vouloir mettre en œuvre un projet de ref6% qui semblentde refonte à long terme.

Avez vous des projets de refonte de votre reporting et/ou


leurs besoins, seule une entreprise sur trois semble avoir des besoins couverts à plus de 75% par son outil de pilotage existant.

gré leur premier équipement, de nombreux projets sont encore

caractère incomplet de la première mise en œuvre et le manque de satisfaction des utilisateurs sont sources de projets de refonte. Nous

ne entreprise sur trois déclare vouloir mettre en œuvre un projet de refonte de leur outil de pilotage. A cela, s’ajoutent les

nt être en réflexion pour la mise en place d’un projet long terme.

Parfaitement27%

Moyennement50%

Insuffisament23%

Êtes vous satisfait de votre équipement?

Oui35%

Non41%

Peut-être6%

Transition18%

Avez vous des projets de refonte de votre reporting et/ou de votre processus budgétaire?

leurs besoins, seule une entreprise sur trois semble avoir des besoins

jets sont encore

manque Nous

ne entreprise sur trois déclare vouloir mettre en œuvre cela, s’ajoutent les

pour la mise en place d’un projet

Seules 1/4 des entreprises semblent satisfaites de leur outil


1/3 des entreprises interrogées envisage un projet de refonte de leur outil de pilotage



>> Les limitesd’outils de pilotage

L’usage unique d’à partir du seuil

L’analyse entre le taux de satisfaction envers Excel et l’effectif des entreprises interrogées, nous renvoie critique. En effet, les entreprises qui se situent au dessus de ce seuil sont globalement insatisfaites d’Excel, outil qui ne répond plus à leurs besoins. De la même manière, on constate que 36% des entreprises ont répondu avoir moins de la moitié de leurs besoins couverts par Excel. Cela explique, en majeure partie, l’insatisfaction des entreprises avec un effectif supérieur à 250 salariés.

De nombreux projets d’acquisitionéquipées

Les perspectives d’acquisition d’un outil de pilotage entreprises n’utilisant termes, il apparait que plus de 70% des PME s’inscrivent dans une dynamique « projed’acquérir un outil de pilotagedynamisme est principalementplus aux besoins

Avez vous pour projet l'acquisition d'un outil de pilotage?

50%-75%50%

75%-100%14%

Excel couvre t


Les limites d’Excel motivent les acquisitionsd’outils de pilotage

L’usage unique d’Excel comme solution de reporting ne suffit plus à partir du seuil de 250 salariés

L’analyse entre le taux de satisfaction envers Excel et l’effectif des entreprises interrogées, nous renvoie que 250 salariés est le seuil critique. En effet, les entreprises qui se situent au dessus de ce seuil sont globalement insatisfaites d’Excel, outil qui ne répond plus à leurs

De la même manière, on constate que 36% des entreprises ont répondu avoir moins de la moitié de leurs besoins couverts par Excel. Cela explique, en majeure partie, l’insatisfaction des entreprises avec un effectif supérieur à 250 salariés.

projets d’acquisition pour les entreprises non-

es perspectives d’acquisition d’un outil de pilotage pour les entreprises n’utilisant aujourd’hui qu’Excel sont importantes. En d’autres termes, il apparait que plus de 70% des PME s’inscrivent dans une

projet »: 10% sont en transition, 32% ont pour projet un outil de pilotage et enfin 32% sont en réflexion.

principalement expliqué par le fait qu’Excel ne répond plus aux besoins des PME ayant atteint le seuil de 250 salariés.

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%

Êtes vous satisfait d'Excel?

Insuffisament Moyennement Parfaitement

Oui32%

Non26%

Peut-être32%

Transition10%

Avez vous pour projet l'acquisition d'un outil de pilotage?

0%-25%14%

25%-50%22%

Excel couvre t-il vos besoins?

les acquisitions

comme solution de reporting ne suffit plus

L’analyse entre le taux de satisfaction envers Excel et l’effectif des est le seuil

critique. En effet, les entreprises qui se situent au dessus de ce seuil sont globalement insatisfaites d’Excel, outil qui ne répond plus à leurs

De la même manière, on constate que 36% des entreprises ont répondu avoir moins de la moitié de leurs besoins couverts par Excel. Cela explique, en majeure partie, l’insatisfaction des

pour les . En d’autres

termes, il apparait que plus de 70% des PME s’inscrivent dans une sition, 32% ont pour projet

et enfin 32% sont en réflexion. Ce ne répond

ParfaitementSource : Coaptis, 2009


Excel, un outil obsolète pour les

PME de plus de 250 salariés

70% des PME s’inscrivent dans une dynamique « projet »


ENJEUX

En conclusion de cette étude, il nous semble intéressant de préciser deux points clés : le caractère itératif des projets de pilotage et la difficile percée des solutions d’élaboration budgétaire dans les PME/PMI.

Les projets de pilotage sont des projets « itératifs ». Il est erroné de les concevoir comme un projet d’informatique de gestion classique. En effet, les projets d’informatique de gestion s’appuient sur des processus de gestion métier qui, souvent, ont une forte pérennité. Les solutions de pilotage sont, par nature, particulièrement évolutives. Chaque changement d’organisation, de processus ou des technologies ont un impact sur les solutions de reporting, qui doivent évoluer en conséquence.

Les projets d’élaboration budgétaire avec une maille d’information très fine et un workflow complexe représentent un investissement important qui n’a pas encore fait ses preuves dans les PME/PMI. Ces dernières se suffisent aujourd’hui de la souplesse d’Excel.

D’une manière générale, nous pouvons également nous demander si les outils de pilotage continueront à gagner en flexibilité avec des offres qui s’adaptent à la taille, aux besoins parfois spécifiques et aux budgets de l’ensemble des petites et moyennes entreprises françaises.

A propos de COAPTIS

Cabinet de conseil, assistance à maîtrise d’ouvrage en contrôle de gestion et système d’information.

2005 : création / 2007 : développement de

l’activité d’assistance à maîtrise d’ouvrage : mise à disposition de ressources, expertise SI et conseil.

www.coaptis.fr

[email protected] 11, rue Caumartin, 75009 Paris Tél : +33 (0)1 40 07 52 05 Fax +33 (0)1 40 07 38 04

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