TRUCS ET ASTUCES EXCEL 2003 - …scd08def133984c60.jimcontent.com/download/version... · Les...

TRUCS ET ASTUCES EXCEL 20039 façons de triompher d'Excel

Insérer une formule de base sous ExcelLa question des références absolues et relativesLes formules les plus utilisées sous ExcelCorriger les erreurs des formules ExcelFormater le contenu d'une celluleMettre en forme un tableauAfficher les nombres négatifs en rouge automatiquementLexique d'ExcelLes raccourcis d'Excel

Activer la saisie semi-automatiqueAfficher le quadrillageAfficher les paramètres d'une fonctionAgrandir ou réduire la sélectionAller à la ligne dans une celluleArrondir à 5 centimesAstuce pour recopie incrémentéeCacher une feuille de calculsCalculer la différence entre deux heuresCalculer le nombre de jours restant1 Changer l'orientation du texteChanger la couleur de fond d'une celluleColorier une cellule suivant son contenuChanger la couleur de fond d'une celluleChanger la couleur du quadrillage des cellulesComment rendre inchangeable son document Excel ?Comprendre le vocabulaire d'Excelcréer des listes automatiquescréer ses propres formulesle B.A. BA sur les formules

Repérer une formuleRéutiliser le contenu d'une celluleUtiliser la cellule d'une autre feuilleNommer une plage de cellules (et l'utiliser dans une fonction)Référence absolue versus référence relative

modifier l'organisation du classeurBouger des feuilles, des colonnes et des lignesNommer une sélectionSélectionner une zone à partir de son nom

optimiser l'affichageSéparer l'écran en deuxEviter les '####' dans une cellule

4455799

1112131415161718181924272830313435373939414242434343434345454545464646

Adapter la largeur au contenuCréer des groupes de colonnesPour afficher ou masquer un groupeRenommer un bouton du menu

protéger son documentVerrouiller l'accès à certaines cellulesVerrouiller des feuillesMasquer une colonne confidentielleProtéger l'accès au document

saisir des données rapidementL'ajout cellule par celluleSaisie semi-automatiqueRemplir en utilisant la sourisPoignée de recopie

soigner la présentationFormater le contenu d'une celluleMettre en forme un tableauAfficher automatiquement en rouge un nombre négatif

trier et filtrer ses donnéesTrier des lignes en fonction d'un critèreTrier des lignes en fonction de plusieurs critèresTrier des colonnes plutôt que des lignesFiltrer l'affichage de ses données

vérifier automatiquement les donnéescorriger les erreurs

Erreur #####Erreur #DIV/0!Erreur #N/AErreur #NOM?Erreur #NUL!Erreur #NOMBRE!Erreur #REF!Erreur #VALEUR!

utiliser les fonctions de baseSommeSomme sous conditionsMoyenneMax. et Min.

Comment copier coller un tableau venant d'Internet ?Comparer deux classeursCompter le nombre d'occurrence d'un élémentConcaténer plusieurs cellulesConnaître le rang d'un élémentCréer un graphique transparentDéfinir une zone d'impressionDélimiter la zone à Imprimer

46464646474848484849505050505151515151525252525455555555555555555657575757575758596062647071

Détecter les doublonsDu texte et des valeurs dans une celluleFiger les voletsForcer le renvoi à la ligneImprimer les formules d'un tableauInsérer une date fixeMasquer des données avant l'impressionMasquer les entêtes de ligne et de colonneMasquer les zérosMasquer une feuille de calculMettre en page la feuille de calculsMieux mettre en avant les erreursModifier l'échelle d'un graphiqueOuvrir un document au démarrageRecopie incrémentée d’une liste déroulanteRendre plus lisible son tableauSélectionner la totalité d'un tableauSélectionner les cellules qui contiennent du texteSélectionner toutes les cellules d'un certain typeSuivre ses comptes

7275767778797981838485858788909497989999

9 façons de triompher d'ExcelLe logiciel tableur peut rendre bien des services à condition de s'y repérer rapidement et facilement.

Formules, combinaisons, trucs et astuces... Ce qu'il faut savoir pour triompher d'Excel.

Insérer une formule de base sous Excel

Repérer une formulePour indiquer à la cellule que son contenu est une formule mathématique et non un contenutexte ou numérique classique, il suffit de la faire débuter du signe '='. Par exemple : =2+2affichera le résultat '4' dans la cellule.

Réutiliser le contenu d'une celluleBien sûr, l'intérêt des formules n'est pas d'utiliser Excel comme une simple calculatrice maiscomme un tableau intelligent qui utilise et exploite les données précédemment saisies. Ainsi,il faut être en mesure de faire appel au contenu d'une cellule. Pour cela, il suffit lors del'écriture d'une formule (c'est-à-dire après avoir appuyé sur '=') de cliquer sur la celluleintéressée du tableau.Pour se repérer plus facilement, Excel entoure alors chaque case utiliséedans la formule d'une couleur propre. Vous pouvez modifier la référence d'une cellule endéplaçant simplement ce cadre coloré grâce à la flèche de déplacement. Par exemple, entapant '=C1+C2-C3' et en validant par Entrée, vous obtiendrez le résultat de cette addition etsoustraction.

Insérer une formule © Microsoft

Utiliser la cellule d'une autre feuilleVous pouvez non seulement utiliser le contenu d'une cellule comme référence dans uneformule, mais également le résultat d'une autre formule, ainsi que le résultat d'une autrefeuille. Pour cela, lorsque vous tapez votre formule, tapez simplement dans la barre deformule l'indication : "Feuil2!B3" pour faire référence à la case B3 de la feuille 2 parexemple.

Utiliser la cellule d'une autre feuille © Microsoft

La question des références absolues etrelatives

La référence d'une cellule dans la formule s'inscrit sous la forme B1, avec B la lettre de lacolonne et 1 le numéro de la ligne en question. Copier une formule dans une ligne inférieureva décaler chaque référence d'une ligne vers le bas.

Les résultats qui défilent © Microsoft

Copier une formule deux colonnes plus loin va décaler chaque référence de deux colonnes.Dans notre exemple, cela s'avère très pratique pour que le résultat de chacune des cellules dela colonne C corresponde bien à ce qui est présent sur la ligne concernée.

Pour indiquer à Excel que la référence à une cellule doit être absolue, il faut ajouter le signe'$' devant la lettre de la colonne ou le numéro de la ligne. Par exemple, pour convertir chacundes résultats en dollars, utilisez de manière absolue la case B8.

Une floppée de dollars © Microsoft

Ainsi, quand le taux changera, il suffira de le modifier dans une seule cellule et le résultat serarecalculé et mis à jour automatiquement dans chacune des cases utilisant cette référence.Excel offre également la possibilité de rendre absolue la référence à la ligne uniquement (B$8par exemple) ou à la colonne uniquement ($B8 par exemple).

Les formules les plus utilisées sous ExcelLes formules les plus utilisées sont regroupées dans le bouton formules de la barre d'outils

dont voici les principales :

SommePour réaliser une somme, il existe un moyen plus simple que d'additionner des nombres avecle signe '+'. Il suffit de taper "=SOMME()" et d'indiquer entre les parenthèses une suite devaleurs, séparées par un point virgule. Ces valeurs peuvent être une cellule seule, un intituléde champ ou un ensemble de cellules.

Une belle petite somme © Microsoft

MoyennePlacez vous sur la cellule destinée à recevoir le résultat de l'opération et allez chercher lafonction Moyenne dans la barre d'outils. Excel repère votre liste de nombres et vous proposeautomatiquement une plage à sélectionner sur laquelle effectuer la moyenne.

Max. et Min.Comme leurs noms peuvent le laisser entendre, ces deux fonctions ont en charge dedéterminer dans une liste de nombres (dans une plage sélectionnée) la valeur maximale ouminimale.

Corriger les erreurs des formules Excel 1/2

Pour vous aider à repérer les problèmes qui peuvent se poser quand on utilise les formules,voici les différents types d'erreurs susceptibles de se présenter.

Erreur #####Il s'agit simplement d'un problème d'affichage, élargissez la colonne contenant la cellule àproblème ou ajustez le contenu à la case : Format > Cellule > Alignement > Ajuster.

Erreur #DIV/0!Cette erreur est produite lors d'une division par 0. Vérifiez chacune des références de votreformule pour repérer quelle case contient un résultat nul. Vous pouvez également empêcher lecalcul si le dénominateur est égal à 0 en posant cette condition : =SI(Case àtester=0;"",Formule).Remplacez Case à tester par la case devant être non nulle et Formule par votre formuled'origine.

Erreur #N/AExcel affiche cette erreur lorsqu'il ne trouve pas de valeur nécessaire au bon fonctionnementd'une formule ou d'une fonction. Vérifiez votre formule et tapez tous les paramètresnécessaires aux fonctions utilisées. Vérifiez également que chaque cellule utilisée commeréférence dans votre fonction affiche bien un résultat.

Erreur #NOM?Cette erreur apparaît lorsqu'Excel ne reconnaît pas le texte dans une formule. Vérifiezl'existence du nom utilisé (pour référencer une cellule, une plage de cellules, une formule ouune valeur constante) ainsi que son orthographe. Vérifiez également que vous n'avez pas omisles deux points (:) nécessaires par la référence d'une plage.

Erreur #NUL!Cette erreur survient lorsque vous spécifiez une intersection de plages qui en réalité ne sontpas adjacentes.Vérifiez que vous avez bien placé les deux points (:) pour séparer la première cellule de ladernière cellule de la plage référencée. Par exemple, A1:A20 fait référence à la plage quis'étend de la cellule A1 à A20 incluse.Pour faire référence à deux zones qui ne se coupent pas, utilisez l'opérateur d'union point-virgule (;). Si votre formule additionne deux plages, veillez à les séparer par un point-virgule :SOMME(A1:A10;C1:C10).

Erreur #NOMBRE!Cette erreur est produite lorsque la donnée numérique attendue n'est pas correcte. Veillez àbien fournir aux fonctions utilisées les paramètres demandés (en particulier un nombre si elleattend un nombre).Par ailleurs, les nombres gérés par Excel doivent se situer entre -1*10 puissance 307 et 1*10puissance 307.

Erreur #REF!Cette erreur survient lorsqu'une référence de cellule (exemple : Feuille1!A3 est référence decellule) n'est pas valide.

Vérifiez que toutes les références demandées par les formules sont disponibles (existence dela cellule ou de la plage, accès à un fichier ou un programme).

Erreur #VALEUR!Excel affiche cette erreur lorsque le type d'argument ou d'opérande (éléments situés de chaquecôté d'un opérateur) utilisé dans une formule est inapproprié.Les arguments et opérandes peuvent être des valeurs numériques, des valeurs texte, desréférences de cellule, des noms ou étiquettes, des fonctions. Les types d'arguments sontspécifiques à chaque fonction, veillez à suivre l'indication fournie par Excel lors de la frapped'une fonction.

Formater le contenu d'une cellule

Vous souhaitez que les données saisies s'affichent directement selon un format spécifique ?Par exemple, vous voulez que "23/11/2008" se transforme en "Jeudi 23 novembre 2008".Sélectionnez la cellule à formater. Faites un clic droit ou allez dans le menu Format puisCellule. Dans la fenêtre Format de cellule, sélectionnez l'onglet Nombre, puis cliquez surDate. Choisissez alors le type "*mercredi 26 avril 2007". Le contenu se modifie enconséquence automatiquement.

Une date en bon et dû forme © Microsoft

Vous remarquerez que vous pouvez également formater les nombres de diverses manières :ajouter un sigle €, formater le contenu sur un numéro de téléphone, un code postal, etc.

Mettre en forme un tableau

Excel propose d'appliquer automatiquement un style à un tableau : sélectionnez les cellules àmettre en forme, allez dans Format, Mise en forme automatique. Choisissez la présentationqui vous intéresse et validez par OK.

Choix de mise en forme © Microsoft

Pour information, vous pouvez mettre en forme manuellement en sélectionnant vos cellules,puis clic droit puis Format. Les onglets Alignement, Police, Bordure et Motifs vouspermettent de sélectionner vos préférences de présentation.

Attention, n'oubliez pas de présélectionner la partie du tableau qui vous intéresse.

Afficher les nombres négatifs en rougeautomatiquement

Si vous souhaitez que la mise en forme change en fonction de certaines conditions (liées à unrésultat d'un calcul, à une comparaison de cellules, à une valeur spécifique).

Sélectionnez la cellule, allez dans Format, Mise en forme conditionnelle.

Où aller ? © Microsoft

Pour notre exemple, choisissez La valeur de la cellule est, puis inférieure à, et entrez 0 dansle champ de droite. En cliquant sur Ajouter, vous pouvez préciser jusqu'à 3 conditions demise en forme. Cliquez ensuite sur Format pour définir les options de mise en forme (parexemple texte en rouge et gras). Validez par OK.

Lexique d'Excel

Un petit pont technique pour les retardataires afin de comprendre toute la dénomination destermes d'Excel.

Le classeur est le fichier présentant l'extension "xls". C'est lui qui contient toutes lesinformations que vous allez saisir. Il est composé de feuilles accessibles par les onglets situésau bas du tableau

Chaque feuille est organisée en colonnes repérées par des lettres (A, B, C) et en lignesnumérotées (1, 2, 3...).

La cellule est l'intersection entre une lettre de colonne et un numéro de ligne (par exempleB3). Ce numéro apparaît au dessus de la première colonne. C'est l'élément de base d'unefeuille.

Le champ est repéré par ses extrémités haut-gauche et bas-droite, séparées par " : " (parexemple B2:D4). Ces repères seront utilisés dans les formules et les sélections de cellules.

La barre de formule affiche le contenu d'une cellule. Elle peut contenir des valeurs (lettres,chiffres) ou des formules (fonctions ou opérations mathématiques, calculs divers).

Les raccourcis d'Excel

Pour gagner un peu de temps sur le tableur de Microsoft, le mieux est de s'imprégner desraccourcis les plus usités.

Les raccourcis d'Excel

Les raccourcis Combinaisons

Copier CTRL+C

Coller CTRL+V

Annuler CTRL+Z

Ouvrir CTRL+O

Sélectionner la colonne active CTRL+ESPACE

Sélectionner la ligne active MAJ+ESPACE

Calculer la feuille active MAJ+F9

Calculer toutes les feuilles de tous les classeurs ouverts F9

Créer un graphique qui utilise la plage actuelle ALT+F1

Coller une fonction dans une formule MAJ+F3

Entrer l'heure CTRL+ :

Entrer la date CTRL+ ;

Afficher la palette de formules après avoir tapé un nom de fonction CTRL+A

Activer la saisie semi-automatique - Excel

Si vous devez ajouter plusieurs fois les mêmes valeurs dans un tableau, vous pouvez gagnerdu temps en laissant Excel compléter automatiquement votre saisie. Pour cela, vous devezactiver la saisie semi-automatique.

1. Dans Excel, cliquez sur le menu Outils puis sur Options.

2. Ouvrez l'onglet Modification.

3. Cochez alors la case Saisie semi-automatique des valeurs de cellule.

4. Cliquez ensuite sur Ok.

Désormais, lorsque vous commencerez à saisir un mot que vous avez déjà saisi auparavantdans la colonne, Excel vous proposera automatiquement de le terminer. Tapez Entrée pouraccepter ou Echap pour saisir un autre nom.

Notez que si plusieurs cellules contiennent des contenus similaires, la saisie semi-automatiquene peut s'activer qu'après la frappe de plusieurs caractères, afin de départager les différentessolutions possibles.

Afficher le quadrillage - Excel

Lorsque vous imprimez une feuille de calculs dans Excel, le quadrillage qui apparaît à l'écrann'est pas reporté sur la page imprimée. Vous pouvez choisir de l'imprimer.

1. Dans Excel, « cliquez » sur le menu « Fichier » puis sur « Mise en page ».

2. Ouvrez l'onglet « Feuille. »

3. Dans la zone Impression, « cochez » la case « Quadrillage ».

4. « Cliquez » sur le bouton Ok. Vous pouvez alors lancer l'impression en déroulant lemenu « Fichier », « Imprimer » puis en cliquant sur le bouton Ok.

Afficher les paramètres d'une fonction -Excel

Lorsque vous utilisez une fonction dans Excel, vous ne savez plus forcément quelsparamètres lui sont associés. Pour vous aider rapidement, vous pouvez afficher les paramètresdes fonctions.

1. Dans une cellule, tapez « = » puis le nom de votre fonction, “somme » par exemple.

2. Pressez alors simultanément les touches Ctrl, Maj et A. Les paramètres de la fonctionsont alors affichés.

3. Remplacez alors les paramètres par vos valeurs ou les noms des cellules qui lescontiennent, puis pressez la touche Entrée.

Agrandir ou réduire la sélection - Excel

Vous travaillez sur un tableau dans Excel et souhaitez zoomer dessus ou au contraire, s'il esttrop grand, l'afficher en totalité de l'écran. Pour cela, vous pouvez utiliser le zoom classiquequi se commande avec la molette de la souris tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée. Ilexiste un autre moyen plus précis de procéder.

1. Dans Excel, sélectionnez votre tableau.

2. Déroulez la liste « Zoom » puis choisissez l'option Sélection.

3. Excel ajuste alors l'affichage à l'écran à la taille de votre tableau.

4. Pour revenir à un affichage normal,déroulez de nouveau la liste« Zoom » et choisissez l'option100 %

Aller à la ligne dans une cellule

Pour aller à la ligne dans une cellule, il faut maintenir la touche « Alt » etappuyer sur « Enter ».

ALT + ENTER

Arrondir à 5 centimes

Pour arrondir un résultat à 5 centimes, voici la formule à utiliser :

=ARRONDI((Votre calcul ici)/0.05;0)*0.05

Exemple :

=ARRONDI((E5*F5-G5)/0.05;0)*0.05

Michel GESBERT le dimanche 15 mars 2009

Astuce pour recopie incrémentée

Cette astuce vous permettra de conserver une cellule de référence lorsd’une « recopie incrémentée ».

Voici un exemple :

Nous désirons calculer le montant de la taxe en fonction du chiffre d’affaireet du pourcentage de taxe.

Nous utilisons alors la formule suivante : =B2*B8

Le résultat est correct.

Nous passons maintenant à la « recopie incrémentée » :

Nous constatons un problème (voir image ci-dessous).

Prenons C6 pour l’explication.

Lors de la « recopie incrémentée » B2 est devenu B6 et B8 est devenu B12 cequi est tout à fait normal.

Pour conserver la cellule B8 lors de la recopie, il existe plusieurs possibilités.

1e possibilité :

Il s’agit d’ajouter des $ à la référence de la cellule, la formule devient :=B2*$B$8

B8 sera ainsi conservée lors de la recopie.

Cette fois C6 ne vaudra plus B6*B12 mais B6*B8 !

Les résultats sont donc corrects.

2e possibilité :

Il s’agit de renommer la cellule que nous voulons conserver lors de larecopie.

Pour ce faire, il faut cliquer sur la cellule à renommer puis, en haut à gauche,effacer B8, y inscrire « taxe » et appuyer sur « Enter ».

La nouvelle formule est maintenant =B2*taxe

Les résultats sont également corrects après recopie.

Cacher une feuille de calculs

Excel 2000/XP/2003

Dans Excel, vous utilisez une feuille de calculs distincte pour saisir toutes vosdonnées, qui seront par la suite synthétisées par des graphiques ou des calculssur une autre page. Si vous souhaitez que les informations de cette feuillerestent confidentielles, vous pouvez la cacher des yeux de vos lecteurs.

1. Dans Excel, sélectionnez la feuille que vous souhaitez cacher en cliquantsur son onglet en bas de la page.

2. Déroulez le menu Format, Feuille puis cliquez sur Masquer.

3. Cliquez ensuite sur le menu Outils, sur Protection puis sur Protéger leclasseur.

4. Saisissez un mot de passe puis cliquez sur Ok. Confirmez votre mot depasse et cliquez une nouvelle fois sur le bouton Ok.

Votre feuille est cachée et ne peut pas être réaffichée sans votre motde passe.

5. Pour l'afficher de nouveau, ôtez la protection du classeur endéroulant le menu Outils, Protection et en cliquant sur Oter laprotection du classeur. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur lebouton Ok.

6. Déroulez ensuite le menu Format, Feuille et cliquez sur Afficher.

7. Sélectionnez dans la liste Afficher la feuille, la feuille que vous avezcachée et cliquez sur le bouton Ok. La feuille est de nouveau accessiblepar les onglets en bas de la page.


Calculer la différence entre deux heuresExcel 2000/XP/2003

Vous utilisez Excel pour gérer le temps de travail de vos employés. Pourchacun d'entre eux, vous conservez l'heure de début de travail et celle de fin.Grâce à une simple formule, vous pouvez calculer la différence entre ces deuxheures, et avoir ainsi le temps de travail quotidien de vos employés, même siceux-ci travaillent la nuit.

Une simple soustraction entre l'heure de fin et celle de début suffit pour calculerla différence entre deux horaires.Cependant, si l'heure de début est supérieure à celle de fin, ce qui est le caspour quelqu'un qui travaille la nuit (entre 20h00 et 4h00 par exemple), laformule retourne une erreur. Il est donc nécessaire de traiter ce cas dans laformule.

Veillez tout d'abord à ce que les cellules contenant les horaires de début etde fin soient bien au format Heure.

Pour cela, sélectionnez-les, ainsi que les cellules qui contiendront la durée totaledu travail puis cliquez sur le menu Format, sur Cellule, cliquez sur Heure, puischoisissez le type d'horaire à utiliser, 13:30 par exemple. Validez par Ok.

Saisissez alors les différents horaires de travail. Dans la cellule de durée detravail du premier employé, saisissez alors la formule suivante :

=D2-C2+SI(C2>D2;1)

Pressez alors la touche Entrée pour appliquer la formule. Copiez alors lacellule contenant la formule dans les cellules contenant la durée de travail desautres employés.

Michel GESBERT LE dimanche 15 mars 2009

Calculer le nombre de jours restant

Voici comment calculer le nombre de jours restant avant une date :

Entrez « =votredate-AUJOURDHUI() » :

Vous obtiendrez probablement ceci :

Modifiez le format de la cellule pour obtenir un nombre plutôt qu’une date …

Vous obtiendrez alors le nombre de jours restants. Celui-ci sera actualiséchaque jour.


1

Changer l'orientation du texte - Excel

Dans vos feuilles de calcul Excel, vous souhaitez changer l'orientation d'unecellule contenant du texte. Vous pouvez l'orienter par exemple verticalementafin de compléter un titre sur le côté d'un tableau.

1. Dans Excel, ouvrez votre classeur.

2. Pour changer l'orientation du texte contenu dans une cellule, cliquezdessus avec le « bouton droit de la souris ». Choisissez la commande« Format de cellule ».

3. Ouvrez l'onglet « Alignement ».

4. Dans la zone « Orientation », choisissez l'orientation de votre texte.

5. validez par Ok.

2

Changer la couleur de fond d'une cellule -Excel

Pour mettre en avant un résultat ou bien différentes informations, vous pouvezcolorer le fond des cellules. Attention toutefois à ne pas en abuser afin de veillerà la lisibilité de votre document.

1. Dans Excel, sélectionnez la cellule dont vous souhaitez définir unecouleur de fond.

2. Cliquez sur le menu « Format » puis sur « Cellule. »

3. Ouvrez l'onglet « Motifs ».

4. Sélectionnez alors la couleur à appliquer au fond de la cellule.

3

5. Si la couleur est trop foncée, le texte de la cellule, qui est affiché pardéfaut en noir ne ressortira pas assez. Vous devez alors modifier sacouleur. Ouvrez pour cela l'onglet « Police. »

6. Déroulez la liste « Couleur » et choisissez la couleur du texte, depréférence une teinte claire.

7. Cliquez enfin sur Ok.

4

Colorier une cellule suivant son contenu -

Avec Excel, vous souhaitez mettre en avant toutes les cellules dont lecontenu est par exemple supérieur, à un certain nombre. Pour cela, vouspouvez attribuer une couleur à ces cellules à l'aide de la fonction « Mise enforme conditionnelle ».

Sélectionnez les cellules que vous souhaitez mettre en forme en fonction de leurcontenu puis cliquez sur le menu « Format » puis sur « Mise en formeconditionnelle ».

Définissez alors la condition à respecter pour la mise en forme. Par exemple :La valeur de la cellule est, supérieure ou égale à, 10.

Cliquez ensuite sur le bouton « Format », déroulez la liste « Couleur » etsélectionnez la couleur à appliquer au texte des cellules respectant votrecondition.

Validez enfin deux fois sur Ok.

Changer la couleur de fond d'une celluleExcel

Pour mettre en avant un résultat ou bien différentes informations, vous pouvezcolorer le fond des cellules. Attention toutefois à ne pas en abuser afin de veillerà la lisibilité de votre document.

1. Dans Excel, sélectionnez la cellule dont vous souhaitez définir unecouleur de fond.

2. Cliquez sur le menu « Format » puis sur « Cellule. »

3. Ouvrez l'onglet « Motifs ».

4. Sélectionnez alors la couleur à appliquer au fond de la cellule.

5. Si la couleur est trop foncée, le texte de la cellule, qui est affiché pardéfaut en noir ne ressortira pas assez. Vous devez alors modifier sacouleur. Ouvrez pour cela l'onglet « Police. »

6. Déroulez la liste « Couleur » et choisissez la couleur du texte, depréférence une teinte claire.

7. Cliquez enfin sur Ok.

Changer la couleur du quadrillage descellules - Excel

Dans Excel, le quadrillage des cellules est de couleur grise. Vous pouvez la personnaliseret utiliser la couleur de votre choix : une couleur plus foncée par exemple afin de mieuxdélimiter l'espace des cellules.

1. Dans Excel, cliquez sur le menu « Outils » puis sur « Options ».

2. Ouvrez l'onglet « Affichage ».

3. Dans la zone Fenêtre, « déroulez » la liste « Couleur du quadrillage » et choisissezune nouvelle couleur dans la palette qui apparaît.

4. Cliquez enfin sur Ok. La modification est immédiatement effectuée.

Colorier une cellule suivant son contenu -

Avec Excel, vous souhaitez mettre en avant toutes les cellules dont le contenu est parexemple supérieur, à un certain nombre. Pour cela, vous pouvez attribuer une couleur à cescellules à l'aide de la fonction « Mise en forme conditionnelle ».

Sélectionnez les cellules que vous souhaitez mettre en forme en fonction de leur contenu puiscliquez sur le menu « Format » puis sur « Mise en forme conditionnelle ».

Définissez alors la condition à respecter pour la mise en forme. Par exemple : La valeur de lacellule est, supérieure ou égale à, 10.

Cliquez ensuite sur le bouton « Format », déroulez la liste « Couleur » et sélectionnez lacouleur à appliquer au texte des cellules respectant votre condition.

Validez enfin deux fois sur Ok.

Comment rendre inchangeable son document Excel ?

Lorsque vous souhaitez que vos amis ou collègues puissent lire un de vos documents sans

pouvoir changer le contenu, une manipulation simple est à faire.

Dans "Format", choisissez "Cellule"

Puis décochez la case "Verrouillée" seulement pour les cellules de saisie.

Ensuite dans "Outils", allez sur "Protection" puis "Protéger la feuille". Votre fichier ne peutplus être modifié que par vous en faisant la même manipulation à l'envers.

Comprendre le vocabulaire d'Excel

Avant de devenir accro d'Excel, il faut tout d'abord élucider la signification de certains termesemployés. Dernière mise à jour : mars 2007- Le classeur est le fichier présentant l'extension "xls". C'est lui qui contient toutes lesinformations que vous allez saisir.

- Ce classeur est composé de feuilles. Ce sont les onglets situés au bas du tableau (par défautFeuil1, Feuil2…) auxquels vous accédez par un clic. Vous pouvez les renommer en doublecliquant sur leur intitulé et en ajouter par le menu Insertion > Feuille, en supprimer par unclic droit > supprimer.

- Chaque feuille est organisée en colonnes repérées par des lettres (A, B, C…) et en lignesnumérotées (1, 2, 3...).

- La cellule est l'intersection entre une lettre de colonne et un numéro de ligne (par exempleB3). Ce numéro apparaît au dessus de la première colonne. C'est l'élément de base d'unefeuille.Un ensemble de cellules sélectionnées constitue un champ ou une plage de données. Ceci estpratique pour effectuer un traitement identique pour toutes les cellules du champ.On peut sélectionner un champ de différentes manières :- Cliquer sur une cellule et la déplacer en cliquant sur son bord noir.- Cliquer sur une cellule, enfoncer la touche Shift, puis cliquer sur une autre cellule.- Réaliser une sélection multiple en maintenant la touche CTRL enfoncée puis en cliquant surchacune des cellules ou groupe de cellules intéressées.

Le champ est repéré par ses extrémités haut-gauche et bas-droite, séparées par " : " (parexemple B2:D4). Ces repères seront utilisés dans les formules et les sélections de cellules.

- La barre de formule affiche le contenu d'une cellule. Elle peut contenir des valeurs (lettres,chiffres…) ou des formules (fonctions ou opérations mathématiques, calculs divers…).

- Lorsque vous maîtriserez bien le logiciel, vous pourrez vous lancer dans les macros, sortesde mini-programmes intégrés à une feuille de calcul permettant de réaliser automatiquementdes opérations répétitives ou capables d'effectuer de nombreuses opérations de traitement dedonnées.

Excel : créer des listes automatiques

Si vous savez que vous aurez toujours besoin d'une liste de valeurs (nom d'élèves, liste deproduits, etc.), vous pouvez les mémoriser dans une liste automatique pour ne pas avoir à lesretaper à chaque fois. Dernière mise à jour : mars 2007Pour cela, allez dans Outils > Options et sélectionnez l'onglet Listes Pers. Cliquez surNouvelle liste puis entrez les différentes valeurs dans la zone de texte Entrées de la liste. Lesvaleurs doivent être séparées par un appui sur Entrée. Cliquez sur Ajouter pour valider lanouvelle liste.

Vous pouvez également créer une liste de valeurs à partir de ce qui existe dans vos colonnes.Pour cela, cliquez sur la petite flèche rouge à gauche d'Importer. Puis sélectionnez lescellules contenant les références pour la création d'une liste. Validez en cliquant surImporter.

Retour au tableau. Vous n'aurez plus qu'à taper la première référence et utiliser la poignée derecopie pour voir toute la liste s'afficher.

A noter : pour utiliser la poignée de recopie, il faut positionner le curseur dans le coininférieur droit de la cellule sélectionnée.

Excel : créer ses propres formules

Selon la complexité des calculs à faire, vous avez la possibilité de créer vos propres formules.Petite explication. Dernière mise à jour : février 2009Vous pouvez réaliser les opérations de base : addition (+), soustraction (-), division etmultiplication (*) et combiner comme bon vous semble chacune de ses fonctions dans uneseule formule.

Vous souhaitez réaliser une opération mais ne savez pas quelle fonction utiliser ?Alors utilisez sans crainte l'assistant. Il vous permet à la fois de trouver la fonction adéquate etvous donne les explications sur son utilisation.Cliquez sur la flèche à droite du boutonSomme dans la barre d’outils, puis sur Autres Fonctions, ou bien faites Insertion >Fonction.

La fenêtre Insérer une fonction s'ouvre et vous donne accès à toutes les fonctions disponiblessous Excel. Elles sont classées par type de fonction (mathématique, date et heure, texte, etc.).Vous pouvez également réaliser trouver la fonction désirée à partir d'une recherche de motsclés.

Par exemple, en tapant " Racine ", Excel vous indique toutes les fonctions en rapport avec cemot, et vous pouvez sélectionner la fonction RACINE() permettant de trouver la racine carréed'un nombre

Excel : le B.A. BA sur les formules

Les tableaux d'Excel permettent d'entrer et de classer des données, certes. Mais ils nes'arrêtent pas là. Vous pouvez faire interagir entre eux les différents éléments et réaliser descalculs complexes en quelques clics. C'est le but d'une formule. Une fois entrée, plus besoind'y toucher, elle change automatiquement et dynamiquement le contenu de la cellule dès queles données dépendantes sont modifiées. Dernière mise à jour : mars 2007Repérer une formulePour indiquer à la cellule que son contenu est une formule mathématique et non un contenutexte ou numérique classique, il suffit de la faire débuter du signe '='. Par exemple : =2+2affichera le résultat '4' dans la cellule.

Réutiliser le contenu d'une celluleBien sûr, l'intérêt des formules n'est pas d'utiliser Excel comme une simple calculatrice maiscomme un tableau intelligent qui utilise et exploite les données précédemment saisies. Ainsi,il faut être en mesure de faire appel au contenu d'une cellule. Pour cela, il suffit lors del'écriture d'une formule (c'est-à-dire après avoir appuyé sur '=') de cliquer sur la celluleintéressée du tableau.Pour se repérer plus facilement, Excel entoure alors chaque case utiliséedans la formule d'une couleur propre. Vous pouvez modifier la référence d'une cellule endéplaçant simplement ce cadre coloré grâce à la flèche de déplacement. Par exemple, entapant '=C1+C2-C3' et en validant par Entrée, vous obtiendrez le résultat de cette addition etsoustraction.

Utiliser la cellule d'une autre feuilleVous pouvez non seulement utiliser le contenu d'une cellule comme référence dans uneformule, mais également le résultat d'une autre formule, ainsi que le résultat d'une autrefeuille. Pour cela, lorsque vous tapez votre formule, utilisez votre souris pour accéder à lacellule intéressée dans autre feuille du classeur, ou tapez simplement dans la barre de formulel'indication : "Feuil2!B3" pour faire référence à la case B3 de la feuille 2 par exemple.

Nommer une plage de cellules (et l'utiliser dans une fonction)Vous pouvez faire référence à une simple cellule, mais vous verrez au fur et à mesure del'exploration des différentes fonctions possibles que certaines peuvent recevoir commeparamètre un champ de valeurs ou une plage de données (comme la fonction SOMME parexemple). Vous pouvez les taper à la main (sur le format A1:C6) mais le plus pratique est deréutiliser les intitulés que vous avez attribués à une sélection, "champ_dollar" dans notreexemple.

Référence absolue versus référence relativeLa référence d'une cellule dans la formule s'inscrit sous la forme C5, avec C la lettre de lacolonne et 5 le numéro de la ligne en question. Vous pouvez, comme n'importe quel contenude cellule, utiliser la poignée de recopie pour remplir d'autre cellule avec une formule. Maisattention, la référence au contenu d'une cellule spécifique est relative à la position de la cellule

contenant la formule.Ainsi, copier une formule dans une ligne inférieure va décaler chaqueréférence d'une ligne vers le bas. Copier une formule deux colonnes plus loin va décalerchaque référence de deux colonnes.Dans notre exemple, cela s'avère très pratique pour que lerésultat de chacune des cellules de la colonne E corresponde bien à ce qui est présent sur laligne concernée.Mais vous pouvez avoir besoin de fixer une référence pour utiliser toujours lamême valeur dans une formule. Pour indiquer à Excel que la référence à une cellule doit êtreabsolue, il faut ajouter le signe '$' devant la lettre de la colonne ou le numéro de la ligne.Parexemple, pour convertir chacun des résultats en dollars, utilisez de manière absolue la caseH1. Ainsi, quand le taux changera, il suffira de le modifier dans une seule cellule et le résultatsera recalculé et mis à jour automatiquement dans chacune des cases utilisant cette référence.Excel offre également la possibilité de rendre absolue la référence à la ligne uniquement (H$1par exemple) ou à la colonne uniquement ($H1 par exemple).

Excel : modifier l'organisation du classeur

Un fichier Excel peut contenir un nombre d’informations conséquent et il est essentiel depouvoir les organiser et les réorganiser facilement. Dernière mise à jour : mars 2007Bouger des feuilles, des colonnes et des lignesVous pouvez réorganiser l'ordre de vos feuilles en effectuant simplement un glissé-déposé surl'onglet correspondant.

Pour les colonnes et les lignes, la procédure est un peu plus compliquée. Cliquez tout d'abordsur le numéro de la (ou les) ligne (ou la lettre de la colonne). Cette action met en surbrillancetoute la ligne (colonne) bordée d'un trait noir épais.

Positionnez le curseur sur ce trait pour voir apparaître la flèche de déplacement. Vous pouvezainsi faire glisser la ligne (colonne) et la relâcher à un nouvel endroit.

Cette opération de déplacement fonctionne de la même manière pour une cellule seule et pourun champ :- En appuyant en même temps sur Shift, vous pourrez l'insérer ailleurs dans la feuille.- En appuyant sur Ctrl, vous pourrez la recopier dans une autre colonne.- Enfin, en associant Alt, vous pourrez la déplacer dans une autre feuille du classeur.

Nommer une sélectionUne cellule ou un champ est repéré dans la grille d'une feuille grâce à ses coordonnées : unelettre pour la colonne, un chiffre pour la ligne. Ce n'est pas très intuitif.Heureusement, il est possible d'attribuer un intitulé à une cellule ou à un champ. Il suffitd'effectuer une sélection et d'inscrire le nom dans le champ situé au dessus de la premièrecolonne. Attention, Excel n'accepte que des intitulés sans espace (exemple : les_mois).

Sélectionner une zone à partir de son nomL'intitulé pourra servir à re-sélectionner la zone liée : Edition > Atteindre > Sélectionnerl'intitulé > OK.

Il sera également très utile dans les formules pour les simplifier au maximum.Egalement très pratique, vous pouvez afficher une représentation graphique de ces noms etde leur position dans la feuille de calcul en attribuant un zoom de 39% maximum.

Excel : optimiser l'affichage

Pour une présentation plus agréable et une meilleure lecture, Excel propose des outilspratiques et rapides d’optimisation de l’affichage. Dernière mise à jour : mars 2007Séparer l'écran en deuxParfois, il est nécessaire de travailler sur plusieurs cellules en parallèle. Lorsque celles-ci setrouvent aux extrémités supérieures et inférieures du tableau, ce n'est pas une mince affaire.

Excel offre la possibilité de diviser l'écran en deux parties verticalement et horizontalement. Ilsuffit de tirer sur les repères situés en haut et en bas de l'ascenseur vertical. La feuille se divisealors en deux parties dont la taille est réglable à volonté.

On peut par ailleurs utiliser cette fonction pour ne pas perdre de vue l'intitulé des colonnes oule contenu d'une première colonne en bloquant le défilement, très utile si un tableau s'étale surde nombreuses lignes. Pour cela, déplacez les repères de fenêtre jusqu'à l'endroit voulu. Puisallez dans Fenêtre > Figer les volets. Cela a pour conséquence de bloquer le défilement dansles fenêtres de gauche et du haut.

Une autre manière d'y arriver est de placer votre curseur sur une cellule, disons B4 parexemple. Allez dans Fenêtre > Figer les volets. Des lignes noires apparaissent pour délimiterla zone figée. Cliquez sur les flèches de défilement de la fenêtre : tout ce qui se trouve audessus (lignes 1 à 3) et à la gauche (colonne A) de la cellule sélectionnée reste à sa place.

Eviter les '####' dans une celluleLorsqu'une colonne est trop étroite pour afficher une valeur à l'écran, Excel y affiche une suitede '####'. Pour éviter cela, ajustez simplement la largeur de la colonne en tirant le bord droitde la colonne.

Adapter la largeur au contenuSélectionnez une colonne ou un groupe de colonnes, puis double cliquez sur l'extrémité del'une d'entre elles. La largeur s'adapte automatiquement. Vous pouvez de la même manièreégaliser la largeur des colonnes sélectionnées en étirant ou réduisant l'une d'entre elles.

Créer des groupes de colonnesSi votre feuille de calcul est très large et utilise de nombreuses colonnes, vous aurezcertainement beaucoup de mal à retrouver celles qui vous intéressent. Excel propose desimplifier l'organisation de ses tableaux en regroupant des colonnes voisines. Vous pouvezainsi afficher ou masquer des colonnes ayant des attributs communs pour faciliter la lecturedu tableau. Pour cela, sélectionner un ensemble de colonnes contiguës (cliquez et glissez surles lettres des colonnes concernées). Allez ensuite dans Données > Grouper et créer un plan> Grouper.Cette commande fonctionne aussi sur les lignes. Vous avez également la possibilité de créerdes sous-groupes.

Pour afficher ou masquer un groupe

Il suffit de cliquer le + ou - situé à l'extrémité du trait noir symbolisant l'association decolonnes. Les numéros situés dans le coin supérieur gauche de la feuille permettent demasquer ou d'afficher en un clic tous les éléments de même niveau hiérarchique. Le '1'masque tous les groupes créés, le plus grand numéro (4 dans notre exemple) affiche tous lessous-groupes.

Renommer un bouton du menuVous trouvez que les intitulés des commandes dans les menus d'Excel ne sont pas clairs ?Vous pouvez en changer le nom à votre guise grâce à la commande Outils > Personnaliser.Lorsque la fenêtre Personnalisation est ouverte, cliquez sur le menu de votre choix (Fichier,Edition, Affichage…) pour le dérouler.

Vous avez alors accès à tous les items du menu et pouvez en changer l'ordre en effectuant unglisser/déposer. Vous pouvez également grâce à un clic droit en changer le nom, en modifierl'image ou encore rétablir l'image par défaut (vous verrez d'ailleurs que de nombreux itemspossèdent une image non affichée…).

Excel : protéger son document

Protéger les données confidentielles de votre document Excel ou simplement éviterd’éventuelles fautes de frappes, vous avez la possibilité de protéger efficacement un documentExcel des regards indiscrets et des éventuelles modifications maladroites. Dernière mise àjour : mars 2007Verrouiller l'accès à certaines cellulesPour éviter de perdre le contenu d'une cellule ou de modifier par inadvertance une valeur,vous pouvez verrouiller l'accès au contenu d'une cellule.Pour cela, sélectionnez la cellule enquestion, allez dans Format > Cellule, cliquez sur l'onglet Protection et cochez la caseVerrouillée (normalement elle est cochée par défaut).

Attention : il faut verrouiller la feuille pour que cette restriction fonctionne (cf. ci-dessous).

Pour information, la case intitulée Masquée permet de dissimuler le contenu d'une cellule àl'utilisateur (valeur ou formule).

A l'inverse, pour permettre l'accès à certaines cellules d'une feuille protégée, il suffit dedésélectionner la case Verrouillée.

Verrouiller des feuillesPour qu'un document puisse être tenu à l'écart de toute modification du contenu des cellulesou de la mise en forme, il faut activer la protection de la feuille. Allez dans Outils >Protection > Protéger la feuille.Entrez un mot de passe pour activer la protection.Vous pouvez tout de même autoriser certaines actions sur le classeur en les sélectionnant dansla liste.Cliquez sur Valider. Toutes les cellules notées comme Verrouillées seront lisibles mais nonmodifiables.

Masquer une colonne confidentielleSélectionnez la colonne à dissimuler aux utilisateurs du classeur. Faites un clic droit, puischoisissez Masquer. Pour empêcher l'opération inverse (sélection des colonnes voisines, puisclic droit et Afficher), verrouillez la feuille comme indiqué ci-dessus. La colonne ne seraplus accessible.

Protéger l'accès au documentNous venons de voir comment protéger la modification de cellules ou de colonnes. Maisl'ouverture du fichier et la lecture du contenu sont toujours possibles. Pour protégerl'intégralité du classeur, vous devez indiquer un mot de passe pour l'accès au document.

Sélectionnez Enregistrer sous dans le menu Fichier. Puis cliquez sur Options et choisissezOptions Générales. Vous pouvez maintenant indiquer un mot de passe pour protéger l'accèsau classeur (Mot de passe pour la lecture), ainsi qu'un mot de passe pour permettrel'enregistrement (Mot de passe pour la modification).

Pour optimiser la protection, allez dans Options avancées et choisissez le type de cryptagenommé "RC4, Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0".

Vous n'avez plus qu'à valider et à enregistrer votre travail.

Excel : saisir des données rapidement

Si vous devez entrer un nombre important d’informations dans un tableau Excel, sachez quece logiciel propose des fonctions très simples pour saisir rapidement des données et vous fairegagner un temps précieux. Dernière mise à jour : mars 2007L'ajout cellule par celluleTaper simplement un mot ou un nombre dans une cellule, puis appuyer sur Entrée pour passerà la cellule suivante, ou sur Shift+Entrée pour passer à la cellule supérieure. Vous pouvezvous déplacer dans les cellules de la feuille grâce aux touches fléchées du clavier.

Saisie semi-automatiqueLorsque vous tapez une entrée qui existe déjà dans une cellule de la même colonne, Excelvous propose de la compléter avec le même texte. Il ne vous reste alors plus qu'à appuyer surEntrée pour valider.

Ceci vous permet de gagner du temps, à condition qu'il n'y ait pas de cellules vierges entre lacellule active et celles déjà renseignées.

Vérifiez également que la case Saisie semi-automatique est cochée dans Outils > Options >Modification.

Remplir en utilisant la sourisVous souhaitez saisir une valeur que vous avez déjà entrée en amont ? Il suffit pour cela defaire un clic droit dans une nouvelle cellule de la colonne concernée, de choisir Listedéroulante de choix, puis de cliquer sur la bonne valeur.

Attention : ceci fonctionne lorsqu'il n'y a pas de cellule vierge entre la cellule àcompléter et le reste de la liste.

Poignée de recopieSi vous avez à entrer une suite logique de nombres, la poignée de recopie s'avèreraparticulièrement pratique. Sélectionnez pour cela les premières valeurs de la suite (parexemple les deux premières : 0 et 10), puis placez le curseur à l'extrémité inférieure droite dece champ. Une petite croix noire apparaît. Il suffit alors de l'étirer vers le bas et la suite secomplète automatiquement (0, 10, 20, 30, 40, 50…).

La poignée fonctionne également avec les jours de la semaine et les mois de l'année.

La poignée de recopie peut également servir à reproduire une même valeur ou une même suitede valeurs, sur toute une zone de la feuille. Pour cela, sélectionnez de la même manière lesvaleurs à recopier, puis positionnez le curseur pour afficher la petite croix noire. Maintenezensuite la touche Ctrl enfoncée, puis glissez le curseur vers la zone à atteindre(horizontalement ou verticalement). Relâchez, les données sont recopiées.

Excel : soigner la présentation

Il est essentiel de soigner la présentation de votre document pour en assurer la bonne lisibilité.Excel vous propose quelques trucs pratiques et rapides pour rendre la lecture facile etagréable. Dernière mise à jour : mars 2007Formater le contenu d'une celluleVous souhaitez que les données saisies s'affichent directement selon un format spécifique ?Par exemple, vous voulez que "23/06/2005" se transforme en "Jeudi 23 juin 2005".Sélectionnez la cellule à formater. Faites un clic droit ou allez dans le menu Format >Cellule. Dans la fenêtre Format de cellule, sélectionnez l'onglet Nombre, puis cliquez surDate. Choisissez alors le type "*mercredi 14 mars 2001". Le contenu se modifie enconséquence automatiquement.

Vous remarquerez que vous pouvez également formater les nombres de diverses manières :ajouter un sigle €, formater le contenu sur un numéro de téléphone, un code postal, etc.

Mettre en forme un tableauExcel propose d'appliquer automatiquement un style à un tableau : sélectionnez les cellules àmettre en forme, allez dans Format > Mise en forme automatique. Choisissez laprésentation qui vous intéresse et validez par OK.

Pour information, vous pouvez mettre en forme manuellement en sélectionnant vos cellules,puis clic droit puis Format. Les onglets Alignement, Police, Bordure et Motifs vouspermettent de sélectionner vos préférences de présentation.

Afficher automatiquement en rouge un nombre négatifVous souhaitez que la mise en forme change en fonction de certaines conditions (liées à unrésultat d'un calcul, à une comparaison de cellules, à une valeur spécifique…).

Sélectionnez la cellule, allez dans Format > Mise en forme conditionnelle. Pour notreexemple, choisissez La valeur de la cellule est, puis inférieure à, et entrez 0 dans le champde droite. En cliquant sur Ajouter, vous pouvez préciser jusqu'à 3 conditions de mise enforme. Cliquez ensuite sur Format pour définir les options de mise en forme (par exempletexte en rouge et gras). Validez par OK.

Testez en entrant un nombre négatif dans la cellule : le texte s'affiche automatiquement enrouge.

Excel : trier et filtrer ses données

Votre tableau Excel se remplit : contacts, notes, chiffres, dates... Vous aimeriez y faire un tri.Excel permet d'effectuer des tris automatiques sur un ou plusieurs critères, de filtrerl'affichage... bref, de vous économiser des dizaines de minutes de recherche d'une informationégarée. Dernière mise à jour : mars 2007Trier des lignes en fonction d'un critèreImaginons que vous souhaitez tenir une liste des personnes à qui vous prêtez régulièrementvos DVD.Le tableau se présente ainsi : une colonne Prénom ; une colonne Nom ; une colonne DVDprêté ; une colonne Date d’emprunt et une colonne Date de retour.

Pour classer ces lignes par ordre alphabétique du prénom, placez simplement votre curseurdans la colonne Prénom puis allez dans le menu Données > Trier.

A noter : vous pouvez de cette manière trier les lignes selon le contenu de n'importe quellecolonne. Si le format des cellules est du texte, alors le tri sera alphabétique. Si les cellulescontiennent des nombres, les lignes seront triées dans l'ordre numérique.

Trier des lignes en fonction de plusieurs critèresIl peut être parfois utile de classer selon plusieurs critères : d'abord par date d'emprunt, puispar ordre alphabétique du nom de famille et enfin par prénom.

Dans ce cas, allez dans le menu Données > Trier.- Sélectionnez le premier critère de choix : 'Date d'emprunt' (par défaut Excel reprend lesintitulés des colonnes). Vous pouvez choisir de présenter les plus récents en tête de liste. Pourcela, choisissez 'Décroissant'.- Sélectionnez ensuite le nom de famille (ordre croissant), puis le prénom (idem).

A noter : par défaut, Excel considère la première ligne comme intitulé de colonne. Si teln'était pas le cas, vous pouvez sélectionner Non pour l'option Ma plage de données a uneligne de titre. La première ligne sera alors triée comme les autres.

Cliquez sur OK, les lignes sont organisées automatiquement avec les dates les plus récentesen tête de liste.

Trier des colonnes plutôt que des lignesExcel vous donne également la possibilité de trier vos colonnes selon un certain ordre plutôtque vos lignes.

Pour cela, allez dans le menu Données > Trier.Cliquez sur le bouton Options.Sous orientation, choisissez De la gauche vers la droite.Sélectionnez ensuite votre critère de tri, par exemple la ligne n°2 dans notre cas pour trier lescolonnes par ordre alphabétique.Cliquez sur OK.Les colonnes ont été déplacées pour être rangées par ordre alphabétique.

Filtrer l'affichage de ses donnéesUne option très pratique d'Excel permet d'appliquer des filtres sur ses données pour n'afficherque celles qui vous intéressent.

Imaginons par exemple que vous souhaitez afficher uniquement les personnes n'ayant pasrendu le film emprunté.

- Sélectionnez la ligne de titre.- Allez dans Données > Filtrer > Filtre automatique.Des flèches ont été ajoutées à chaque champ de titre.En cliquant sur ces flèches, vous accédez aux options de tri. Ainsi, vous pouvez classer parordre (dé)croissant, sélectionner un intitulé particulier, tout afficher (cette action efface vosprécédents tris), sélectionner les champs vides/non vides ou personnaliser votre recherche.Par exemple, en sélectionnant l'option Vide dans la colonne Date de retour, vous afficheztoutes les lignes correspondant à un DVD prêté mais non rendu. Il est bien sûr possible decombiner les différents critères de filtre.

Excel : vérifier automatiquement les données

Pour limiter les risques d'erreur lors de l'ajout de données dans une feuille, Excel proposed'appliquer au contenu d'une cellule des critères de validation. Par exemple, il est possibled'autoriser uniquement des nombres entiers compris entre deux valeurs, ou encore uniquementune date valide… Dernière mise à jour : mars 2007C'est très simple. Vous sélectionnez une cellule ou un champ, puis vous vous dirigez vers lemenu : Données > Validation. L'onglet Option permet de définir les critères de restriction.On peut même y indiquer une formule mathématique personnalisée !

Imaginons que nous voulions restreindre le contenu à une date comprise entre le 1er janvier1900 et le 31 décembre 2005. Il suffit de sélectionner Date dans la liste déroulante, puisd'entrer les dates de début et de fin. Validez en cliquant sur OK.

Les onglets Message de saisie et Alerte d'erreur proposent également l'affichage d'unmessage à l'instant où la cellule est cliquée (pour indiquer à l'utilisateur quel typed'informations inscrire) et quand les données tapées ne sont pas valides (pour lui signifierl'erreur de saisie).

Cette fonctionnalité permet également de transformer une cellule en une liste déroulante àchoix prédéfinis (repérée par une petite flèche noire orientée vers le bas). De cette manière,vous pouvez limiter le choix à certaines valeurs précises et vous ne risquez pas de faire deserreurs si vous souhaitez entrer toujours les mêmes données dans des cellules.

Il vous suffit de taper toutes ces valeurs de base dans une colonne quelconque du tableau. Puisvous sélectionnez la cellule à transformer en liste déroulante et lui attribuez le critère devalidation Liste. Vous sélectionnez ensuite la liste source grâce à la petite flèche rouge.

Formules Excel : corriger les erreurs

Tout comme le vérificateur orthographique ou de grammaire, il existe un vérificateur deformule qui teste la cohérence de ce qui est écrit. Dernière mise à jour : mars 2007Une cellule présentant une formule erronée affiche un petit triangle vert dans le coin supérieurgauche.Excel peut vous proposer, le cas échéant, de repérer l'erreur en cliquant sur le pointd'exclamation jaune qui apparaît en passant la souris sur ce triangle vert.

Pour vous aider à repérer les problèmes qui peuvent se poser, voici les différents typesd'erreur susceptibles de se présenter.

Erreur #####Il s'agit simplement d'un problème d'affichage, élargissez la colonne contenant la cellule àproblème ou ajustez le contenu à la case : Format > Cellule > Alignement > Ajuster.

Erreur #DIV/0!Cette erreur est produite lors d'une division par 0. Vérifiez chacune des références de votreformule pour repérer quelle case contient un résultat nul.Vous pouvez également empêcher lecalcul si le dénominateur est égal à 0 en posant cette condition : =SI(Case àtester=0;"",Formule).Remplacez Case à tester par la case devant être non nulle et Formule par votre formuled'origine.

Erreur #N/AExcel affiche cette erreur lorsqu'il ne trouve pas de valeur nécessaire au bon fonctionnementd'une formule ou d'une fonction.Vérifiez votre formule et tapez tous les paramètresnécessaires aux fonctions utilisées. Vérifiez également que chaque cellule utilisée commeréférence dans votre fonction affiche bien un résultat.

Erreur #NOM?Cette erreur apparaît lorsqu’Excel ne reconnaît pas le texte dans une formule.Vérifiezl'existence du nom utilisé (pour référencer une cellule, une plage de cellules, une formule ouune valeur constante) ainsi que son orthographe. Vérifiez également que vous n'avez pas omisles deux points (:) nécessaires par la référence d'une plage.

Erreur #NUL!Cette erreur survient lorsque vous spécifiez une intersection de plages qui en réalité ne sontpas adjacentes.Vérifiez que vous avez bien placé les deux points (:) pour séparer la première cellule de ladernière cellule de la plage référencée. Par exemple, A1:A20 fait référence à la plage quis'étend de la cellule A1 à A20 incluse.Pour faire référence à deux zones qui ne se coupent pas, utilisez l'opérateur d'union point-virgule (;). Par exemple, si votre formule additionne deux plages, veillez à les séparer par unpoint-virgule : SOMME(A1:A10;C1:C10).

Erreur #NOMBRE!Cette erreur est produite lorsque la donnée numérique attendue n'est pas correcte. Veillez àbien fournir aux fonctions utilisées les paramètres demandés (en particulier un nombre si elleattend un nombre…).Par ailleurs, les nombres gérés par Excel doivent se situer entre -1*10 puissance 307 et 1*10puissance 307.

Erreur #REF!Cette erreur survient lorsqu'une référence de cellule (exemple : Feuille1!A3 est référence decellule) n'est pas valide.Vérifiez que toutes les références demandées par les formules sont disponibles (existence dela cellule ou de la plage, accès à un fichier ou un programme…).

Erreur #VALEUR!Excel affiche cette erreur lorsque le type d'argument ou d'opérande (éléments situés de chaquecôté d'un opérateur) utilisé dans une formule est inapproprié.Les arguments et opérande peuvent être des valeurs numériques, des valeurs texte, desréférences de cellule, des noms ou étiquettes, des fonctions. Les types d'arguments sontspécifiques à chaque fonction, veillez à suivre l'indication fournie par Excel lors de la frapped'une fonction.

Formules Excel : utiliser les fonctions de base

Une fonction est opération mathématique que réalise Excel à notre place. Pour que le résultatsoit correct, il faut entrer des paramètres spécifiques comme des nombres, des valeurs vrai oufaux, des textes… Dernière mise à jour : mars 2007Les types de paramètres s'affichent automatiquement lorsque vous tapez la fonction désirée.Généralement, les paramètres doivent être écrits entre les parenthèses de la fonction, si besoinest, séparés par des points virgules. Les formules les plus utilisées sont regroupées dans lebouton formules de la barre d'outils.

SommePour réaliser une somme, il existe un moyen plus simple que d'additionner des nombres avecle signe '+'. Il suffit de taper "=SOMME()" et d'indiquer entre les parenthèses une suite devaleurs, séparées par un point virgule. Ces valeurs peuvent être une cellule seule, un intituléde champ ou un ensemble de cellules.

Somme sous conditionsVous pouvez utiliser des critères de condition pour additionner des nombres en fonction d'uncritère. Par exemple, pour additionner tout ce qui a attrait à Sylvie, tapez"=SOMME.SI(plage à évaluer ; critère ; plage à additionner)". La case affichera alors149, soit la somme des valeurs situées à droite de chaque cellule ou "Sylvie" apparaît.

MoyennePlacez vous sur la cellule destinée à recevoir le résultat de l'opération et allez chercher lafonction Moyenne dans la barre d'outils. Excel repère votre liste de nombres et vous proposeautomatiquement une plage à sélectionner sur laquelle effectuer la moyenne.

Max. et Min.Comme leurs noms peuvent le laisser entendre, ces deux fonctions ont en charge dedéterminer dans une liste de nombres (dans une plage sélectionnée) la valeur maximale ouminimale.

Comment copier coller un tableau venant d'Internet ?

De temps à autre, il est possible de rencontrer des données sur Internet que l'on souhaiteconserver. Alors, un simple copier coller détruit l'harmonie du tableau via Excel. Voici lamanipulation à effectuer : Dernière mise à jour : février 2009

Tout d'abord, repérez le tableau à copier. Faites un clic droit et sélectionnez Copier".

Ouvrez ensuite une feuille Excel et faites Collage spécial.

Une fenêtre s'ouvre; il s'agit de sélectionner Texte.

Votre tableau sera alors mis en bonne et due forme dans votre fichier Excel.

Comparer deux classeurs - Excel 2003

Pour comparer les valeurs de deux classeurs, il peut être pratique deles afficher l'un à côté de l'autre et de faire défiler simultanément lescontenus des deux fenêtres. Une nouvelle possibilité offerte avec laversion 2003 d'Excel.

Ouvrez les deux classeurs à comparer dans Excel 2003 puisdéroulez le menu Fenêtre, Comparer en côte à côte avec...

Lorsque vous faites défiler la première fenêtre, horizontalement ouverticalement, la seconde se déplace de la même façon.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Fermer le côte àcôte de la barre d'outils Comparer en côte à côte.


Compter le nombre d'occurrence d'unélément - Excel

Dans une feuille de calcul, vous souhaitez compter le nombre d'occurrence d'un certainélément. Par exemple le nombre de matinées travaillées par vos salariés, qui est représentépar la valeur Matin.

1. Ouvrez votre feuille de calcul puis placez-vous dans la cellule où vous souhaitezafficher le nombre total d'élément à compter.

2. Saisissez alors la commande =NB.SI(C5:C16;"Matin") en remplaçant C6:C16 parl'intervalle de cellules à prendre en compte et Matin par l'élément que vous cherchez.

3. Appuyez alors sur la touche Entrée pour afficher le résultat.

Concaténer plusieurs cellules - Excel

Dans Excel, vous souhaitez fusionner entres elles des chaînes de caractères qui se trouventdans des cellules distinctes pour n'en former qu'une seule. C'est ce qu'on appelle laconcaténation. Avec Excel, vous pouvez concaténer le contenu de plusieurs cellule grâce àl'opérateur &.

1. Dans Excel, cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer le résultat de laconcaténation de vos cellules.

2. Tapez le signe = puis cliquez sur la première cellule de la chaîne que vous souhaitezafficher.

3. Saisissez ensuite l'opérateur &

4. Si vous souhaitez insérer un espace avant la prochaine chaîne que vous allez insérer,rajoutez à la commande " " &

5. Cliquez ensuite sur la seconde cellule. Son nom est ajouté à la suite.

6. Pressez enfin la touche Entrée. Les deux chaînes sont affichées à la suite.

7. Recommencez alors l'opération pour si vous souhaitez concaténer d'autres chaînes.

Connaître le rang d'un élément - Excel

Avec Excel, vous tenez par exemple la liste des notes de vos élèves. Voussouhaitez connaître le classement de chacun d'eux suivant leurs notes. Vouspouvez facilement le faire grâce à la fonction RANG.

1. Ouvrez dans Excel votre liste d'éléments dont vous souhaitez afficher lesrangs.

2. Ajoutez une colonne intitulée Rang.

3. Placez vous dans la première cellule de cette colonne qui correspond aupremier élément à classer puis saisissez la fonction suivante :

=RANG(B2;$B$2:$B$9)

où B2 correspond aux coordonnées du premier élément à prendre encompte pour le classement, ici la note, et B9 les coordonnées du dernierélément.

4. Appuyez alors sur la touche Entrée.

5. Copiez alors la cellule C2 dans les cellules suivantes de la colonne. Vouspouvez aussi simplement étirer la cellule C2 jusqu'à la cellule C9 pourcopier la formule.

6. Le classement de chaque élève en fonction de leur note est alors affiché.

7. Si vous souhaitez un ordre inverse pour le classement, utilisez la fonction: =RANG(B2;$B$2:$B$10;1)


Créer un graphique transparent - Excel

Lorsque vous créez un graphique dans Excel, l'option vouspermettant de définir la transparence des séries est désactivée,vous obligeant à choisir une couleur pleine. Il est toutefois possible derendre les barres et colonnes de vos graphiques transparentes encopiant une image transparente.

1. Créez normalement votre graphique. Celui-ci doit être de typehistogramme ou barres.

2. Affichez la barre d'outils Dessin en cliquant sur le menuAffichage, sur Barres d'outils puis sur Dessin.

3. Dessinez un rectangle sur votre feuille de calculs à l'aide de laforme automatique Rectangle de la barre d'outils Dessin.

4. Doublez cliquez ensuite dans ce rectangle. Une fenêtre Formatde la forme automatique apparaît.

5. Ouvrez l'onglet Couleurs et traits.

6. Dans la zone Remplissage, déroulez la liste Couleur etchoisissez la couleur de votre graphique.

7. Utilisez la barre de défilement Transparence afin de régler latransparence.

8. Dans la zone Bordure, déroulez la liste Couleur et choisissezl'option Aucun trait.

9. Cliquez enfin sur le bouton Ok.

10. Cliquez sur le rectangle que vous venez de créer puisdéroulez le menu Edition et cliquez sur la commande Copier.

11. Activez votre graphique en cliquant dessus puis cliquezsur la série en histogrammes ou en colonnes pour lasélectionner.

12. Déroulez le menu Edition et cliquez sur la commandeColler. Votre graphique devient transparent.

13. Si vous préférez ajouter une bordure à votre série, doublecliquez dessus puis, dans l'onglet Motifs, définissez unebordure. Cliquez enfin sur Ok.


Définir une zone d'impression - Excel

Dans Excel, vous n'êtes pas obligé d'imprimer la totalité d'une feuillede calcul. Vous pouvez en effet définir une zone d'impressioncontenant un unique tableau par exemple pour l'imprimer.

1. Dans Excel, sélectionnez les cellules que vous souhaitezimprimer puis déroulez le menu « Fichier ». Cliquez sur« Zone d'impression » puis sur « Définir ». La zoneimprimable est alors représentée par des pointillés.

2. Cliquez sur le menu « Fichier puis sur « Imprimer ».

3. Choisissez votre imprimante, définissez ses paramètres qui« cliquez » sur le bouton Ok pour démarrer l'impression.

Seul le contenu de la zone d'impression sera imprimé.


Délimiter la zone à Imprimer - Excel

Dans Excel, vous n'êtes pas obligé d'imprimer la totalité de votre feuille de calculs. Vouspouvez en effet limiter la zone d'impression à une partie d'un tableau par exemple.

1. Dans votre feuille de calculs Excel, sélectionnez la plage de cellules à imprimer avecvotre souris.

2. Déroulez le menu « Fichier », « Zone d'impression » et cliquez sur « Définir ».

3. Des traits pointillés entourent alors la zone qui sera imprimée.

4. Vous pouvez alors lancer l'impression en déroulant le menu « Fichier »,« Imprimer » puis en cliquant sur le bouton Ok.

Détecter les doublons - Excel

Si votre feuille de calcul comporte de nombreuses lignes, il peut êtrefastidieux de trouver les éléments identiques présents plusieurs fois. Pourdétecter facilement les doubles, une simple formule suffit.

1. Dans la première ligne, placez-vous dans la cellule qui se trouveà droite de vos informations.

2. Saisissez alors la formule suivante : =A1 & B1 afin de créer unechaîne résumant le contenu de la ligne. Cette chaîne nous serviraà trouver les doublons. Si votre tableau contient plus de 2colonnes, il vous suffit simplement de les rajouter à la formule.Validez par Entrée.

3. Copiez ensuite cette cellule dans les autres cellules de cettecolonne à droite de vos informations. Toutes vos entréesdisposent donc d'une chaîne les résumant.

4. Placez-vous ensuite dans la première cellule à droite de celle oùvous avez précédemment entrée la formule, D1 dans notreexemple.

5. Saisissez alors la formule suivante :

=SI(NB.SI($C$1:C1;C1)>1;"Doublon";"")

6. Validez par Entrée puis copiez cette cellule dans les autrescellules de la colonne. L'information Doublon apparaît alorspour les informations présentes plusieurs fois. Il ne vous restealors plus à supprimer ces lignes redondantes.


Du texte et des valeurs dans une cellule

Pour intégrer du texte et des valeurs dans une seule cellule, procédezcomme suit :

Commencez par un = puis ajoutez un & entre texte et valeur (le texte doit êtremis entre deux " ").

Exemple :

Cela donne (après recopie) :

Figer les volets

A quoi ça sert ? : Les titres de vos colonnes ne bougent pas quand vousdéroulez votre feuille vers le bas.

Pour « figer les volets », sélectionnez la première cellule en haut à gauchequi ne doit pas être figée (en sélectionnant B2 vous figez la colonne A et la ligne1). Puis faites « Fenêtre » => « Figer les volets » :

Le résultat :

Pour annuler ceci, faites simplement « Fenêtre » => « Libérer les volets ».

Forcer le renvoi à la ligne – Excel

Pour améliorer la lisibilité de vos cellules, vous pouvez coupermanuellement une phrase cellule sur plusieurs lignes en forçant lerenvoi à la ligne.

1. Cliquez sur la cellule contenant le texte que vous souhaitezcouper.

2. Appuyez sur la touche F2 pour l'éditer.

3. Placez le « curseur » à l'endroit où vous souhaitez effectuer lerenvoi à la ligne puis utilisez le « raccourci clavier » Alt +Entrée.

4. Appuyez enfin sur Entrée pour valider.


Imprimer les formules d'un tableau - Excel

Lorsque vous imprimez une feuille de calculs avec Excel, seuls les résultats des formulesque vous avez utilisées sont affichés. Pour comprendre comment les calculs ont étéélaborés, vous pouvez imprimer les formules.

1. Ouvrez votre feuille de calculs avec Excel.

2. Cliquez sur le menu « Outils » puis sur « Options ».

3. Ouvrez l'onglet « Affichage » puis cochez la case « Formules » dans la rubriqueFenêtres. « Cliquez » sur Ok.

4. Les formules sont désormais visibles dans les cellules. Imprimez alors votredocument.

5. Pour retrouver les résultats dans les cellules, recommencez l'opération en« décochant » cette fois la case « Formules ».


Insérer une date fixe - Excel

Les fonctions maintenant() et aujourdhui() vous permettentd'insérer la date et l'heure courantes dans une cellule. Or àchaque fois que vous ouvrez votre feuille de calculs, cesinformations sont mises à jour. Si vous souhaitez insérer la date etl'heure actuelles, mais qu'elles ne bougent plus, pour signaler la datede dernière mise à jour par exemple, vous n'êtes pas obligé de saisirmanuellement ces informations.

1. Dans Excel, cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitezinsérer la date ou l'heure courante.

2. Appuyez simultanément sur les touches « Ctrl » et « ; » pourinsérer la date du jour.

3. Appuyez simultanément sur les touches « Ctrl » et « : » pourinsérer l'heure courante. Ces informations sont fixes et nebougeront pas.


Masquer des données avant l'impressionExcel

Lorsque vous imprimez un document dans Excel, vous ne souhaitez pas forcément faireapparaître toutes les données. Vous pouvez facilement « masquer » des lignes, descolonnes ainsi que des cellules pour ne pas qu'elles soient imprimées.

1. Pour « masquer » une colonne, « cliquez » dessus avec « le bouton droit de lasouris » et choisissez la commande « Masquer ». Vous pouvez égalementsélectionner la colonne et utiliser le « raccourci clavier » Ctrl + 0.

2. Pour « masquer » une ligne, « cliquez » dessus avec « le bouton droit de la souris »et choisissez la commande « Masquer ». Vous pouvez également sélectionner laligne et utiliser le « raccourci clavier » Ctrl + 9.

3. Enfin, pour « masquer » une cellule, il vous suffit simplement de la sélectionner etde changer la couleur du texte pour du blanc.

4. Pour afficher de nouveaux vos données,sélectionnez les colonnes ou lignes entourantcelles que vous avez masquées et choisissez lacommande « Afficher ». Pour les cellules oùvous avez passé le texte en blanc, repassez-le ennoir.

Masquer les entêtes de ligne et de colonne

Voici un exemple d’une application dont les entêtes sont masqués :

Pour les masquer, c’est très simple …

Cliquez sur « Outils » => « Options » puis décochez « En-têtes de ligne et decolonne » :

Les entêtes sont « masqués » :


Masquer les zéros - Excel

Par défaut, Excel affiche toutes les informations que voussaisissez, même les zéros. Dans une feuille de calculs qui en contientbeaucoup, il peut être difficile de voir les informations importantes.Vous pouvez choisir de masquer tous les zéros de la page, même s'ils'agit de résultats de fonctions.

1. Cliquez sur le menu « Outils » puis sur « Options ».

2. Ouvrez l'onglet « Affichage ».

3. Dans la zone « Fenêtre », décochez la case « Valeurs zéro. »

4. Cliquez sur Ok.

5. Les zéros ne sont désormais plus affichés à l'écran, maiségalement à l'impression. Cochez de nouveau la case pour lesfaire réapparaître.


Masquer une feuille de calcul – Excel

Si votre classeur comporte de nombreuses feuilles, il peut être difficile de s'y retrouver dansleurs onglets en bas de page. Si certaines feuilles vous servent rarement car elles contiennentuniquement des calculs, mieux vaut alors les masquer.

1. Ouvrez votre classeur dans Excel.

2. « Cliquez » en bas de l'écran sur l'onglet de la feuille que vous souhaitezmasquer.

3. Cliquez ensuite sur le menu « Format », sur « Feuille » puis sur « Masquer ».L'onglet portant le nom de la feuille disparaît alors.

4. Rassurez-vous, la feuille n'a pas été supprimée. Pour l'afficher de nouveau,cliquez sur le menu « Format », sur « Feuille » puis sur « Afficher ».

5. Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez la feuille que vous souhaitez afficher parmitoutes celles qui sont masquées. Cliquez enfin sur Ok.

Mettre en page la feuille de calculs - Excel

Si la zone d'impression de votre feuille de calculs ne tient pas sur une seule page, Excel ladécoupe automatiquement pour la répartir sur plusieurs pages. Vous pouvez personnaliserl'emplacement des sauts de page.

1. Commencez par afficher la répartition des différentes pages en déroulant le menu« Affichage » puis en cliquant sur la commande « Aperçu des sauts de page. »

2. Vous pouvez alors agencer selon vos besoins la pagination en faisant glisser leslignes bleues à l'aide de la souris.

3. Pour revenir à l'affichage standard, cliquez sur le menu « Affichage » puis sur« Normal ».

Mieux mettre en avant les erreurs Excel

Dans Excel, lorsqu'une cellule contient une erreur de formule, une division par 0 par exempleou bien une référence incorrecte à une cellule, un message d'alerte vert est affiché dans celle-ci. Pour rendre ces erreurs plus visibles, vous pouvez demander à Excel de les signaler par unpetit triangle rouge.

1. Dans Excel, cliquez sur le menu Outils puis sur Options.

2. Ouvrez l'onglet Vérification des erreurs.

3. Déroulez la liste Couleur de l'indicateur d'erreur et choisissez une couleur plusvisible que le vert, le rouge par exemple.

4. Validez enfin par Ok. Le triangle en haut à gauche des cellules contenant des erreurssera alors rouge.

Modifier l'échelle d'un graphique - Excel

Avec Excel, vous avez tracé un graphique avec différentes valeurs issues de votre classeur. Orle graphique créé ne commence pas à zéro et n'est centré que sur vos valeurs. Pour corrigercela, vous pouvez prendre en compte une plage plus large de valeur pour vos axes.

1. Dans Excel, créez un graphique.

2. Double cliquez sur l'axe dont vous souhaitez modifier l'échelle, l'axe des ordonnéespar exemple.

3. Dans la fenêtre qui apparaît, ouvrez l'onglet Echelle.

4. Saisissez alors dans les champs Minimum et Maximum l'intervalle de valeursaffichées, entre 0 et 140 par exemple.

5. Cliquez enfin sur le bouton Ok

Ouvrir un document au démarrage - Excel

Lorsque vous exécutez Excel un classeur vierge est ouvert. Vous pouvezchoisir d'afficher automatiquement le document de votre choix audémarrage d'Excel, sans avoir à passer par un raccourci spécifique.

1. Dans Excel, ouvrez le document que vous souhaitez afficherautomatiquement au démarrage d'Excel.

2. Cliquez sur le menu « Fichier » puis sur « Enregistrer sous ».

3. Enregistrez alors votre document dans le dossier « xlstart » qui se trouvedans le dossier d'installation d'Office, C:\Program Files\MicrosoftOffice\OFFICE11\XLSTART par exemple.

4. Validez par Ok. Désormais, ce document sera ouvert au démarraged'Excel

Recopie incrémentée d’une liste déroulante

Dans la plupart des cas les listes déroulantes multiples sont une meilleurealternative à cette astuce.

Sinon, voici une petite astuce qui permet d’effectuer une recopieincrémentée de listes déroulantes classiques.

Sélectionnez les lignes contenant votre/vos liste(s) déroulante(s).

Copiez-les sur une autre feuille.

Revenez sur votre feuille initiale puis insérez de nouvelles lignes tout en conservantla même sélection.

Retournez sur votre seconde feuille, coupez la sélection …

… et collez-la sur les lignes que vous venez d’insérer.

La copie est faite :

Les listes fonctionnent correctement :

Il suffit ensuite de recommencer la démarche avec 8 listes, 16 listes, …jusqu’à ce que vous obteniez le nombre de listes souhaitées. Le processusest moins long qu’il n’y paraît, pour obtenir quelques milliers de listesdéroulantes, quelques minutes suffisent …

Rendre plus lisible son tableau - Excel

Pour rendre plus attrayant un tableau sous Excel, vous pouvez changer lestyle d'une ligne sur deux. Ainsi les tableaux qui comportent de nombreusesdonnées seront plus lisibles.

Tout d'abord, vérifiez dans Excel que la barre Mise en forme est affichée. Pourcela, déroulez le menu Affichage, puis Barre d'outils, et vérifiez que l'optionMise en forme est cochée.

Sélectionnez ensuite une ligne sur deux de votre tableau. Pour cela, tout enmaintenant la touche Ctrl de votre clavier enfoncée, sélectionnez avec lebouton gauche de la souris les cellules sur la seconde ligne du tableau, puis surla quatrième ligne, puis sur la sixième ligne etc.

Cliquez sur la flèche orientée vers le bas de l'icône Couleur de remplissagedans la barre d'outils Mise en forme. Sélectionnez alors une couleur, parexemple le gris clair.

Les données contenues dans votre tableau sont alors plus lisibles.

Sélectionner la totalité d'un tableauMicrosoft Excel

Pour sélectionner un tableau dans Excel, vous utilisez la souris. Or si votre tableau comportede nombreuses lignes et colonnes, cela peut s'avérer ardu. Heureusement qu'un raccourciclavier est là vous vous faciliter grandement la tâche.

1. Cliquez sur une cellule quelconque du tableau que vous souhaitez sélectionner.

2. Appuyez alors sur la touche « Ctrl » puis, tout en la laissant enfoncée, cliquez sur lebouton « * »du pavé numérique. Votre tableau est alors automatiquementsélectionné.

Rapide n'est-ce pas ? Michel GESBERT le dimanche 15 mars 2009

Sélectionner les cellules qui contiennent dutexte Excel

Pour différentier les textes des nombres dans vos feuilles de calcul, vous pouvezleur appliquer un formatage particulier. Or pour cela, vous devez auparavant,sélectionner toutes les cellules qui contiennent du texte, ce qui est rapide grâce àcette astuce.

1. Dans Excel, appuyez sur la touche F5 pour ouvrir la fenêtre Atteindre.

2. Cliquez sur le bouton Cellules.

3. Sélectionnez l'option Constantes puis laissez seulement la case Textecochée. Cliquez sur Ok.

4. Toutes les cellules contenant du texte sont alors sélectionnées.

Sélectionner toutes les cellules d'un certaintype Excel

Dans Excel, vous souhaitez sélectionner toutes les cellules de votre document qui contiennentdu texte, pour changer leur taille par exemple. Cela est possible rapidement grâce à lacommande « Atteindre ».

1. Dans votre feuille de calculs, cliquez sur le menu « Edition » puis sur « Atteindre. »

2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur le bouton « Cellules ».

3. Choisissez le type de cellules à sélectionner, les cellules contenant du texteconstant par exemple puis cliquezsur le bouton Ok.

4. Toutes les cellules correspondant àvotre requête sont alors sélectionnées.

Suivre ses comptes sur Excel

Suivre les mouvements de ses comptes est une tâche très importante dans la viede tous les jours. Certains logiciels spécifiques existent, à l'instar de MicrosoftMoney, mais celui-ci est payant et n'est pas toujours évident à prendre enmain.

Vous pouvez aussi suivre l'évolution de votre compte sur Internet, sur le siteWeb de votre banque, mais avoir un complément indépendant est intéressant,afin de faire des prévisions, ou encore s'apercevoir de dérives possibles (piratagede carte bleue par exemple).

Utiliser un tableur est un bon moyen pour créer ce complément. Nous allonsutiliser le tableur le plus connu, Excel, pour vous fournir un exemple de suivi decompte, assez intuitif pour que vos comptes soient clairs.

Pour commencer, créez un nouveau fichier Excel. Renommez la premièrefeuille Crédits (double-cliquez sur l'onglet pour la renommer). Remplissezles premières cellules de la même façon que l'exemple ci-dessous, en n'oubliantpas de transformer la colonne Montant en Euro. Pour cela, sélectionnez lescellules de la colonne Montant puis cliquez sur la colonne avec le bouton droitde la souris, et sélectionnez dans le « menu contextuel » la commande Formatde cellule. Dans l'onglet Nombre, sélectionnez Monétaire dans la « listedéroulante » puis le symbole Euro.

Vous pouvez déjà saisir les différents mouvements de votre compte. Mais nousallons optimiser cette saisie en créant par exemple « des listes de choix » pourle type.Renommez par Type l'une des deux feuilles restantes de votre classeur Excel.Dans la colonne A, mettez à la suite les types de vos transactions :alimentation, loisirs, vêtements … Sélectionnez l'ensemble des cellules danslesquelles vous avez saisi des données, et cliquez sur le menu « Insertion »,puis « Nom », et « Définir… » Vous obtiendrez ce formulaire :

Dans l'exemple, nous avons appelé cette liste « Liste », pour être original. Vouspourrez la sélectionner en cliquant dans la liste de choix aux dessus du tableaudes cellules. Ensuite, retournez sur la page Crédits. Sélectionnez la premièrecellule vide dans la colonne « Type. » Allez dans le menu « Données » puis« Validation… »

Dans la liste « Autoriser », choisissez le paramètre Liste, et dans Source,saisissez la formule suivante =DECALER(Liste ;0 ;0 ;NBVAL(Liste))Cette fonction renvoie une référence à une plage de donnée (ici la plage Liste).Les deux arguments suivants permettent de décaler la plage si celle-cicorrespond à un tableau à plusieurs dimensions. Nous ne la décalons pas car laliste est composée d'une seule colonne (donc 0 en ligne de décalage, et 0 encolonne). Enfin, NBVAL(Liste) permet de fixer le nombre d'éléments de la listeau nombre d'éléments présents dans la plage.

Sélectionnez ensuite cette cellule : un petit carré est disponible dans le coinen bas à droite. Cliquez dessus, maintenez et faîtes glisser tout le long devotre colonne : cela permet d'appliquer la fonction définie précédemment àtoutes les cellules. Pour vérifier si cette action a bien fonctionné, cliquez dansn'importe quelle cellule de la colonne : une flèche doit apparaître à sa droite pouravoir accès à la liste.

Maintenant, il faut créer la page des débits. La solution la plus simple et la plusrapide est de copier la page existante.

Faîtes un clic droit sur l'onglet de la page Crédits, et « cliquez » sur lacommande « Déplacer ou copier… » Cochez la case « Créer une copie » etchoisissez un emplacement. Renommez la page en Débits…

Faîtes quelques saisies afin d'avoir des données utilisables pour la suite.

Sélectionnez la dernière feuille disponible. Renommez-la Récapitulatif parexemple.Vous pouvez faire une mise en forme de cette façon :

Voici les formules à saisir dans les cellules :

Date du jour =AUJOURD'HUI() ou passez par le menu Insertion, puisFonction. Dans la liste déroulante, sélectionnez Date & Heure puisdouble-cliquez sur AUJOURD'HUI.

Total Crédits =SOMME(Crédits!C:C) Total Débits =SOMME(Débits!C:C) Etat =B4-C4

Astuce : Le fait de ne pas sélectionner de cellules précises mais une colonneentière dans la somme permet d'effectuer le calcul au fil des saisies, tout du longde la feuille. Crédits!C:C représente la colonne des montants de la feuilleCrédits.

Remarques :- Les trois cellules du Récapitulatif doivent être de « type » Monétaire. - Pourl'état, vous pouvez améliorer l'affichage de la somme, par exemple l'afficher enrouge si celle-ci est négative. Pour cela, sélectionnez votre cellule, et allez dansle menu « Format » puis « Mise en forme conditionnelle » et remplissez lesinformations comme ceci :

Vous pouvez ensuite modifier ces tableaux comme bon vous semble, en ajoutantdes dates, d'autres indicateurs… dans le but de gérer votre compte de manièreefficace !


TRUCS ET ASTUCES EXCEL 2003 - …scd08def133984c60.jimcontent.com/download/version... · Les...

Documents

Transcript of TRUCS ET ASTUCES EXCEL 2003 - …scd08def133984c60.jimcontent.com/download/version... · Les...