TRANSPORT MANAGER gestion centralisée des transports.

TRANSPORT MANAGERgestion centralisée des transports

AVANT PROPOS

La gestion centralisée des demandes de transports est une pratique qui doit peu à peu s’imposer à un maximum d’établissements

– Partie du programme de gestion du risque / axe transports

– Bonne pratique aujourd’hui consensuelle (travaux ANAP, SCA AP-HP, démarches locales, etc.)

Dans cet esprit, de nombreux travaux ont été engagés en Île-de-France pour promouvoir cette pratique

– Outil d’autodiagnostic / benchmark des pratiques

– Guide de bonnes pratiques organisationnelles

– Développement d’une application « transport manager »

Avant propos

Outil

Documentation

&DOCUMENTATIONS

OUTILS

GRILLE D’ÉVALUATION DES PRATIQUES : « QUICKEVAL »32 questions « oui / non » pour identifier ses atouts et marges de progression

Ce questionnaire a été élaboré par un groupe de travail réunissant des représentants de l'ARS, de l'Assurance Maladie et d’établissements publics et privés de santé.

Il vous permettra d’effectuer un état des lieux des pratiques en termes de transports sanitaires de votre établissement.

Il vous permettra également de vous comparer et vous situer par rapport aux autres structures de la région.

Transports SanitairesQuickEval v1.1Evaluation des pratiques organisationnellesContact CPAM :Contact ARS : [email protected]

Se comparer aux : Etablissements totaux

Principe Statistiques (graph)

Nom de l'établissement :Numéro de FINESS :

Statut : PublicActivité : MCO / MCO + SSR / Autre

Service d'urgences : OuiCapacité : Nombre de lits et placesMultisite : Non

Contexte Commentaires

1Y a-t-il au sein de votre établissement une réflexion particulière sur la problématique des transports sanitaires ?

Oui

2Des grands principes sur les pratiques de transports sanitaires ont-ils été établis au sein de votre établissement ?

Oui

3 Y a-t-il un interlocuteur en charge spécifiquement des transports ? Oui

4 Suivez-vous des indicateurs financiers liés aux transports (coûts, budget, etc.) ? Oui Suivi des coûts à la charge du CH

5Y a-t-il des procédures internes mises en place organisant l'activité de transport au sein de l'établissement ?

Oui Pas de procédure formalisée

6Suivez-vous d'autres indicateurs que des financiers liés aux transports (temps d'attente, hygiènes, satisfaction patient, etc.) ?

Non

7 Y a-t-il un volet "transports sanitaires" intégré au projet d'établissement ? Non

Fonction Achat Commentaires

1 Connaissez-vous le volume général de transports intersites ? NonIl s'agit ici des transports intersites et inter-établissements, à charge de l'établissement

et non de l'assurance maladie

2 Connaissez-vous vos dépenses en termes de transports intersites ? Oui

3 Disposez-vous d'un suivi des types de transports intersites (ambulances / VSL / taxis) ? Oui

4Les transports intersites font-ils l'objet de contrats / marchés / conventions / partenariats passés avec les transporteurs sanitaires ?

Oui

5Les transports intersites font-ils l'objet de contrats / marchés / conventions / partenariats passés avec les sociétés de taxis ?

Oui

6 Avez-vous un contrat d'objectif budgétaire interne concernant les transports intersites ? Non

Fonction Planification Commentaires

1 Pouvez-vous quantifier les grands volumes de prescriptions de votre établissement ? Oui

2Savez-vous estimer pôle par pôle / service par service les besoins moyens en termes de transports sanitaires ?

Oui

3Avez-vous une réflexion pour fluidifier et lisser la charge de transports au moment de la sortie des patients ?

Non

4Les services / pôles accueillant des patients chroniques planifient-ils leurs entrées / sorties de patients pour favoriser les transports mutualisés ?

Non

5Les services / pôles veillent-ils à planifier au maximum les transports en dehors des périodes de pointe surtarifées ?

Non

6Existe-t-il une cellule formalisée en charge de la planification des transports au sein de l'établissement ?

Non

Fonction Régulation Commentaires

1 Les transporteurs sanitaires sont-ils appelés en majorité par le personnel hospitalier ? Oui

2Y a -t-il une cellule vers laquelle transitent les prescriptions d'ambulances et de VSL émanant des services / pôles ?

Oui Centralisation des Bons de transport à l'Economat pour rapprochement avec les factures

3Y a -t-il une cellule vers laquelle transitent les prescriptions de taxis émanant des services / pôles ?

Oui Centralisation des Bons de transport à l'Economat pour rapprochement avec les factures

4Si oui, cette cellule donne-t-elle globalement satisfaction aux services / pôles concernés ?

Oui

5Les demandes de taxis émanant des services / pôles gérés par la cellule sont-elles orientées en majorité vers des taxis conventionnés ?

Oui

6Y a-t-il des procédures permettant de hiérarchiser les transports demandés en cas de pic d'activité ?

Non

Fonction Communication / Contrôle Commentaires

1 Les médecins sont-ils les seuls décideurs du mode de transport choisi ? Oui

2Les médecins sont-ils sensibles à l'impact économique de leurs prescriptions de transports ?

Oui cf Réunions avec les responsables de pôles et information de la MSA en CME

3Y a-t-il une communication régulière sur la thématique des coûts de transports à l'attention des professionnels hospitaliers ?

Non

4Si un livret d'accueil est remis aux internes / nouveaux praticiens, comporte-t-il un volet transport ?

Oui Une information sur les transports va être insérée dans le nouveau livret d'accueil

5Y a-t-il une communication régulière sur la thématique des coûts de transports à l'attention des patients ?

Oui Une campagne d'affichage réalisée aux admissions et aux secrétariats des services

6 Si un livret d'accueil est remis aux patients, comporte-t-il un volet transport ? Oui Une information sur les transports va être insérée dans le nouveau livret d'accueil

7Suivez-vous l'évolution des prescriptions pour mieux cibler vos actions de communication ?

Oui

Votre score Comparé aux : Etablissements totaux

La suite du questionnaire s'articule autour des 4 fonctions suivantes :- Achat : renégociation des contrats avec les plus gros transporteurs, etc.- Planification : anticipation et révisions des usages en termes d’arrivées et de sorties des patients, dialogue proactif sur les pratiques de programmation des services, etc.- Régulation : centralisation des demandes de transports par un bureau dédié, gestion en temps réel des demandes de transports et affectations, etc.- Contrôle : vérification a priori de la pertinence du vecteur de transport choisi, sensibilisation auprès des prescripteurs/usagers, etc.

Dans le cadre du Programme Régional de Gestion du Risque, la maîtrise des dépenses de prescription de transports par les établissements est une des 10 priorités d'action choisies par l'Agence Régionale de Santé et l'Assurance Maladie.Ce questionnaire a pour but d'effectuer un état des lieux des pratiques en termes de transports sanitaires dans votre établissement. Il a été élaboré par un groupe de travail réunissant des représentants de l'ARS, de l'Assurance Maladie et des établissements publics et privés de santé.Il permet également de vous situer par rapport aux autres établissements de la région.Merci de répondre uniquement par "oui" ou "non", et d'ajouter les commentaires utiles à l'interprétation des résultats.Cette fiche doit être transmise par courriel aux 2 interlocuteurs ARS et CPAM dont les références sont indiquées en haut de la fiche.

A

P

R

C

Gestion Centralisée

Acheteur Planificateur Régulateur ContrôleurCadrage

0%

20%

40%

60%

80%

100%

0% 25% 50% 75% 100%

0% 25% 50% 75% 100%

0% 25% 50% 75% 100%

0% 25% 50% 75% 100%

0% 25% 50% 75% 100%

Total

Les 25% moins bon

Les 25% sous la médiane

Les 25% au dessus de la médiane

Les 25% meilleurs

Votre score

OUTIL

Avant propos

Outil

Documentation

Transport Manager

RAPPORT DE BENCHMARK RÉGIONAL BASÉ SUR LA GRILLE « QUICKEVAL »L’état des lieux d’un panel de 64 établissements franciliens

A fin janvier 2011, 64 établissements ont répondus aux 32 questions de la grille QuickEval.

La consolidation chiffrée, ainsi que l’appréciation des nombreux commentaires accompagnant les réponses des établissements, sont riches en enseignements.

Le rapport de cette enquête vous apportera des éléments de compréhension complémentaires par rapport à la grille QuickEval, éléments issus de l ’expérience d’un nombre significatif d’établissements franciliens tous statuts confondus.

arS&QualitéPerformance

Pôle d’appui à la qualité et à la performance

Transports sanitairesRapport du benchmark Île-de-Francesur les pratiques de transports sanitairesen établissements de santéFévrier 2011 – v1.0

DOCUMENTATION

Avant propos

Outil

Documentation

Transport Manager

Ecran d’accueil

GESTION CENTRALISÉE : MODE D’EMPLOI Les bonnes pratiques organisationnelles et pistes de réflexions

A l’instar de la grille QuickEval, ce guide a été élaboré par un groupe de travail réunissant des représentants de l'ARS, de l'Assurance Maladie et d’établissements publics et privés de santé.

Il décline un certain nombre de bonnes pratiques articulées autour des 4 thématiques suivantes :

- Achats ;

- Planification ;

- Régulation ;

- Communication.

Ce guide vous donnera des pistes d’amélioration de vos organisations ainsi que des supports « clés en main » pour développer votre gestion centralisée des transports.

arS&QualitéPerformance

Pôle d’appui à la qualité et à la performance

Transports sanitairesMettre en place une gestion centraliséedes transports sanitairesen établissements de santéFévrier 2011 – v1.0

Avant propos

Outil

Documentation

Transport Manager

Ecran d’accueil

DOCUMENTATION

TMTRANSPORT MANAGER

1

2

3

TRANSPORT MANAGER

Outil

Documentation

Transport Manager

Ecran d’accueil

Nouvelle demande

Transport Manager est une application Web qui vous permettra de créer, modifier, dupliquer, supprimer et éditer l’ensemble des demandes de transport générées par votre établissement.

TM Centralise l’ensemble des demandes de transport afin de faciliter la gestion et la régulation des flux.

Suivre facilement l’activité « transport » de votre établissement grâce aux indicateurs standardisés. Exporter vos données vers Excel pour des analyses ciblées.

- Transport Manager est une application WEB

- Connexion depuis internet Explorer 8.0 ou plus

REGULATION

Service 3

Service 2 Service 4

Service 5Service 1SERVEUR ETABLISSEMENT

Outil

Documentation

Transport Manager

Ecran d’accueil

Nouvelle demande

TRANSPORT MANAGER

ECRAN D’ACCUEIL

Documentation

Transport Manager

Ecran d’accueil

Nouvelle demande

Suivi des demandes

INFORMATIONSUR LE TRANSPORT

IDENTIFICATIONDU DEMANDEUR

FACTURATION

N OUVELLE DEMANDE

Transport Manager

Ecran d’accueil

Nouvelle demande

Suivi des demandes

Indicateur de suivi

RENSEIGNEMENTPATIENT

SUIVI DES DEMANDES

Ecran d’accueil

Nouvelle demande

Suivi des demandes

Indicateur de suivi

Suivi des rejets

INDICATEUR DE SUIVI

Nouvelle demande

Suivi des demandes

Indicateur de suivi

Suivi des rejets

Les différentes …

Nouvelle demande

Suivi des demandes

Indicateur de suivi

Suivi des rejets


INDICATEUR DE SUIVI

SUIVI DES REJETS

Suivi des demandes

Indicateur de suivi

Suivi des rejets


Le planning …

TMDISPOSITIF DE SOUTIEN AU DÉPLOIEMENT

1. Engagement dans la démarche

2. Cadrage des objectifs locaux

3. Installation de l’application

4. Phase de test

5. Phase de déploiement

L ES DIFFERENTES ETAPES DU DISPOSITIF

Indicateur de suivi

Suivi des rejets


Le planning …

Indicateur de suivi

Suivi des rejets


Le planning …

1. ENGAGEMENT DANS LA DÉMARCHE

1er contact pour expliquer la démarche, le fonctionnement de l’outil, et ses différentes options d’organisation possibles

Engagement de la direction pour s’impliquer, appuyer, et soutenir les équipes dans la démarche à venir

1.1. Présentation responsables transports

1.2. Accord / engagement direction

Information des cadres de santé (pôles et services) sur le projet1.3. Information soignants

Idem corps médical1.4. Information corps médical

Indicateur de suivi

Suivi des rejets


Le planning …

2. CADRAGE DES OBJECTIFS LOCAUX

Plusieurs degrés de gestion centralisé : information, régulation, pilotage, etc.

Combien d’unités à termes concernées et quelle deadline se fixe-t-on ?

2.1. Choix organisation cible

2.2. Ébauche calendrier prévisionnel

Indicateur de suivi

Suivi des rejets


Le planning …

3. INSTALLATION DE L’APPLICATION

La compatibilité des navigateurs, réseaux, etc. doit être assurée en amont

Dépôt de l’application et de ses modules sur un serveur interne accessible à tous

3.1. Maturité informatique

3.2. Installation serveur

Un certain nombre de champs (login, menus déroulants, etc.) doit être paramétré avant la 1ère utilisation3.3. Paramétrage outil

L’accès à l’application doit être configuré sur chaque poste du (des) service(s) test3.4. Installation unités test

Indicateur de suivi

Suivi des rejets


Le planning …

4. PHASE DE TEST

Des nouvelles procédures précisant qui / quand / comment traite les demandes au sein du (des) service(s) test

Le paramétrage initial doit souvent être affiné après s’être confronté au réel

4.1. Formalisation process de demande

4.2. Stabilisation paramétrage

4.3. Retour d’expérience utilisateurs

La phase de test doit déterminer si le déploiement peut se poursuivre et si le calendrier initial demeure d’actualité4.4. Décision poursuite déploiement

Indicateur de suivi

Suivi des rejets


Le planning …

5. PHASE DE DEPLOIEMENT

Chaque unité basculant dans l’outil génère une charge : support, interrogations, conviction, etc. La montée doit être supportable 5.1. Montée en charge unités de soins

5.2. Retour d’expérience utilisateurs

L’outil produit en presse-bouton un certain nombre d’indicateurs : leur diffusion régulière maintient la dynamique au sein de l’établissement

5.3. Exploitation / diffusion indicateurs

A1 atelier- Avec l’ensemble des établissements- 2 heures à la CPAM- Tour de table des avancements

A A ACPAM 75PPPPPPPPP

PPPPPPPPP

1 point téléphonique- Avec 1 établissement- ½ heure, sur rendez-vous- Avancement

P

L E PLANNING REGIONAL D’ANIMATION DES ATELIERS


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Suivi des rejets


Le planning …

www.ars.iledefrance.sante.fr

La santéen Ile de France

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Documents

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