TITRE : SAISIE D’INVENTAIRE

TITRE : SAISIE D’INVENTAIRE

REFERENCE : AU-SI-V1.00 APPLICATION : DYNAMIC Audio® TYPE : FASCICULE

DATE : 18/03/20 VERSION : V1.00 sur 14

Préambule :

Qu’est-ce qu’un inventaire, à quoi ça sert :

La saisie d’inventaire vous permet de vérifier, de comparer et de modifier rapidement et efficacement,

votre stock informatique par rapport à votre stock physique.

Prérequis :

Version de Dynamic >= 2.6.5

Avant toute chose, fermez votre magasin et comptez la totalité de votre stock et mettez ces

informations de côté. Si vous comptez faire votre inventaire plus tard cette action est primordiale pour

réaliser un bon inventaire.

Partie 1 : Impressions et régularisation du stock

Pour commencer nous allons imprimer les quantités positives pour ensuite les comparer à votre stock

réel, pour ce faire rendez-vous dans votre module de stock :




Sur la gauche vous avez les « Filtres » qui vont nous permettre de générer une liste des quantités

positives de votre stock informatique.

Dans l’onglet « Laboratoires » choisissez le centre sur lequel vous effectuez l’inventaire.

Dans l’onglet « Familles » cliquez sur « Sélectionner tout ».

Dans l’onglet « Fournisseurs » cliquez sur « Sélectionner tout ».

On ne touche pas à l’onglet « Etats ».

Pour finir dans l’onglet « Affichage » cochez tout sauf « Quantité négatives » et « Quantités à zéro ».

Ensuite cliquez sur « Actualiser ».




Cliquez sur l’onglet « Actions » puis sur « Exporter vers Excel »

Un fichier Excel s’ouvre, avant de l’imprimez, rajoutez une colonne « Quantité » et imprimez votre état

de stock.

Maintenant que vous avez votre stock informatique imprimé, vous pouvez comparer votre stock réel

avec le stock informatique, en inscrivant à côté de chaque produit la différence de quantités entre le

stock réel et le stock informatique. Si des produits n’apparaissent pas dans votre liste, notez les

quantités et le type de produit en bas de page.




Pour réaliser un bon inventaire vous devez commencer par rétablir toutes les valeurs négatives à zéro,

pour ce faire retournez sur la page d’accueil de votre module de stock :

Sur la gauche vous avez les « Filtres » qui vont nous permettre de ne faire apparaître que les valeurs

négatives.

Dans l’onglet « Laboratoires » choisissez le centre sur lequel vous effectuez l’inventaire.

Dans l’onglet « Familles » cliquez sur « Sélectionner tout ».

Dans l’onglet « Fournisseurs » cliquez sur « Sélectionner tout ».

On ne touche pas à l’onglet « Etats ».

Pour finir dans l’onglet « Affichage » cochez tout sauf « Afficher les quantités à zéro » et « affichez les

quantité positives ».




Cliquez sur « Actualiser ».

Pour réaliser un bon inventaire il va falloir faire l’entrée de chaque produit dont la quantité est négative,

cliquez sur l’onglet « Actions », « Exporter vers Excel », un fichier Excel s’ouvre :




Une fois votre stock négatif imprimé, nous pouvons passer à l’entrée de stock des produits en question.

Si vous ne savez pas comment effectuer une entrée de stock, référez-vous au fascicule « Manipuler son

stock » disponible sur votre Web Support.

Partie 3 : La saisie des accessoires

Après avoir rentré tous les produits dont les quantités étaient négatives et après avoir inscrit les écarts

de stock sur votre fichier Excel, nous allons revenir sur la page d’accueil du module de Stock et cliquer

sur l’onglet « Inventaire », puis sur « Saisie d’inventaire » :

Une fenêtre avec des informations est apparu, lisez bien ses informations elles sont capitales.

Ensuite cliquez sur « Continuer » en bas à gauche :




Une autre fenêtre du même type est apparue, idem, lisez attentivement les informations et cliquez

ensuite sur « Continuer » :




Dans le sens de lecture :

1 : Cette zone permet de trier par fournisseur, par marque ou par famille.

2 : Cette zone permet de choisir quel type de produits nous allons traiter pour l’inventaire.

3 : Cette zone va nous permettre de comparer notre stock physique, du stock informatique.

4 : Cette zone est la zone de saisie, c’est ici que nous allons saisir les différences de stock.

5 : Cette zone permet d’ajouter des commentaires à vos saisies.




Dans la zone de saisie (4), nous avons le « Stock théorique informatique actuel », c’est le stock théorique

actuel du produit en question, c’est sur ce chiffre que vous allez vous baser pour comparer votre stock.

Il existe 2 moyens de rentrer les bonnes quantités :

Le premier : le magasin est toujours fermé depuis l’inventaire, vous pouvez donc directement saisir le

stock magasin.

Le deuxième : depuis l’inventaire votre stock a changé, ce n’est pas grave vous devez juste saisir la

quantité d’écart entre le stock informatique et votre inventaire par exemple : Stock Théorique= 7,

Inventaire= 4 vous devez rentrer un écart de 3.

Une fois la bonne quantité rentrée, appuyez sur « Entrée » pour passer à la prochaine ligne et ainsi de

suite pour tous les produits.

Une fois la saisie des quantités terminée pour les accessoires, il vous faut valider votre saisie.

Pour ce faire voici 2 boutons qui ne réagissent pas de la même façon :

Le bouton « Enregistrer » ne valide pas la saisie, il ne fait que l’enregistrer comme un brouillon que l’on

pourrait reprendre plus tard, par exemple pendant la pause déjeuner.

Le bouton « Valider » lui valide la saisie et affecte directement le stock.




Partie 4 : La saisie des appareils

Après avoir validé votre saisie nous allons retourner à cette fenêtre et cliquez sur la petite puce à coché

« Appareils » :

Justes en dessous nous avons une case à cocher qui se nomme « Ne pas afficher les quantités à zéro »

elle permet comme son nom l’indique, d’afficher ou non les quantités à zéro.

Sur la droite nous avons des numéros de séries en rouge et en noir qui permet d’identifier quel type

d’appareils à besoin d’une saisie :

En rouge : les quantités sont négatives

En noir : les quantités sont positives

La saisie est un peu différente pour les appareils car elle se fait par n° de série mais avec une case à

cocher.




Exemple :

Pour les n° de séries noir

Dans ce cas-là le « Stock théorique informatique actuel » est de 1 et il ne peut pas être supérieur, donc

on ne touche pas à la coche « Appareil en stock » et on passe à la ligne suivante.

Pour les n° de séries rouge :

Dans ce cas-là le « Stock théorique informatique actuel » est de -1, il nous suffit juste de décocher la

case « Appareil en stock » et un chiffre qui correspond à l’écart (entre votre stock théorique et votre

stock réel) apparaît à droite du n° de série.




Une fois la saisie des quantités terminée pour les accessoires, il vous faut valider votre saisie.

Pour ce faire voici 2 boutons qui ne réagissent pas du tout pareil :

Le bouton « Enregistrer » ne valide pas la saisie, il ne fait que l’enregistrer comme un brouillon que l’on

peut reprendre plus tard, par exemple pendant la pause déjeuner.

Le bouton « Valider » lui valide la saisie et affecte directement le stock.

Petite astuce :

Vous voulez réaliser un inventaire aux 31/12/2019 et nous sommes en mars 2020 ?

Pas de soucis, si vous renseignez la date dans les filtres de recherche vous pourrez faire votre inventaire

antidaté.

Au moment où vous choisirez les différents filtres de recherche, au-dessus du bouton « Actualiser »

nous avons un champ avec une date, cette date sert à afficher un état de stock à la date qui vous

convient :

Cliquer ensuite sur « Actualiser » et ensuite sur « Saisie d’inventaire » pour faire l’inventaire au

31/12/2019.




Après avoir validé correctement les saisies d’accessoires et d’appareils, nous pouvons imprimer l’état de

stock pour avoir une trace écrite de notre inventaire.

Toujours dans votre module de stock, cliquez sur l’onglet « Inventaire » puis sur « Etat d’inventaire » :

Cette fenêtre s’ouvre :

En haut à gauche, vous avez plusieurs coches qui permettent d’afficher ou non les quantités à zéro,

détailler les produits avec numéro de série et en haut à droite, si on ne veut faire apparaître que le stock

dépôt, que le stock ferme ou les deux. Juste en dessous vous pouvez choisir de trier par famille ou

d’afficher tous les produits.




Dans le menu déroulant de « Famille » choisissez « Toutes les familles » et cliquez sur « Actualiser » :

Voilà notre état de stock, une colonne va retenir notre attention, c’est la colonne PMAP, qui veut dire

Prix Moyen d’Achat Pondéré.

Le PMAP c’est = le coût d’achat en stock* + le coût d’achat de la nouvelle entrée en stock ÷ par la

quantité en stock + la quantité de la nouvelle entrée en stock.

* Le coût d’achat correspond au prix unitaire d’achat multiplié par les quantités achetées.

En bas à droite vous avez le Total de votre valorisation de stock qui correspond à la valeur du stock

immobilisé, c’est-à-dire que c’est le montant de tous les produits achetés mais non vendus.

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