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Microsoft Word 2013

Perfectionnementaide mémoire

TABLE DES MATIÈRES

Comment déterminer la version de Microsoft word 1

AIDER A LA MISE EN FORME

LES STYLES..........................................................................................................................Création d'un style basé sur une mise en forme existante.................................................Utilisation d'un style.............................................................................................................Modification d'un style.........................................................................................................Suppression d'un style........................................................................................................Création et mise à jour de style dans un modèle................................................................Fusion des styles................................................................................................................

LES MODÈLES......................................................................................................................Utilisation d'un modèle........................................................................................................Modification d'un modèle..................................................................................................Supprimer un modèle........................................................................................................

ÉLABORATION DE DOCUMENTS LONGS 11

LE MODE PLAN...................................................................................................................Création.............................................................................................................................Utilisation d'un plan...........................................................................................................Impression d'un plan.........................................................................................................Modification dans un plan.................................................................................................

NUMÉROTATION DES TITRES..........................................................................................LES TABLES ET ANNOTATIONS.......................................................................................

Index.................................................................................................................................Notes de bas de page.......................................................................................................Table des matières............................................................................................................Table des illustrations.......................................................................................................

NAVIGUER DANS UN DOCUMENT LONG........................................................................Explorateur de document..................................................................................................Renvois.............................................................................................................................Signets..............................................................................................................................Liens hypertexte................................................................................................................

LE MAILING 30

LA SOURCE DE DONNÉES................................................................................................Création.............................................................................................................................Saisie des données..............................................................................................................Modification de la source de données..............................................................................

DOCUMENT PRINCIPAL........................................................................................................Insérer les champs de fusion................................................................................................Les champs conditionnels.................................................................................................Document principal à partir d'une source de données existante..........................................

FUSION DE DONNÉES..........................................................................................................Afficher les enregistrements fusionnés un à un pour contrôle ou impression :.....................Réaliser une fusion complète................................................................................................Sélection et tri des enregistrements..................................................................................

LES ÉTIQUETTES...............................................................................................................Créer son format d'étiquettes............................................................................................

LES ENVELOPPES..............................................................................................................Calculs dans un tableau 46

INSÉRER UNE FORMULE..................................................................................................UTILISER UNE FONCTION.................................................................................................

Saisir une équation...........................................................................................................Les formats.......................................................................................................................

Personnalisation des barres d'OUTILS 50

AJOUTER / SUPPRIMER UNE NOUVELLE ICÔNE...........................................................SUPPRESSION D'UNE ICÔNE PERSONNALISÉE............................................................RETROUVER LES BARRES D'OUTILS "PAR DÉFAUT"....................................................CRÉER SA PROPRE BARRE D'OUTILS............................................................................

Fonctions avancées de composition 53

TEXTE EN COLONNES (STYLE JOURNAL)......................................................................Création d'un texte en colonne.........................................................................................Modification de la largeur des colonnes............................................................................

LA ZONE DE TEXTE............................................................................................................Insertion d'une zone de texte............................................................................................Modification d'une zone de texte.......................................................................................

LES GRAPHISMES..............................................................................................................Bibliothèque d’images.......................................................................................................La barre d'outils "Image".......................................................................................................WordArt.............................................................................................................................

LA BARRE D'OUTILS DESSIN............................................................................................Principes de base..................................................................................................................Trucs et astuces................................................................................................................

Microsoft Word 2010 -

ARTICLE I. COMMENT DÉTERMINER LA VERSION DE MICROSOFT WORD

Cliquez sur l'onglet "Fichier", puis choisir l'option "Aide" Version de Microsoft Office Word


Section I.01 Les styles

Un style est un ensemble d'instructions de mise en forme (caractères et paragraphes).

(a) Création d'un style basé sur une mise en forme existante

Saisir le texte

Faire toutes les mises en forme souhaitées (caractères et paragraphe)

Sélectionner le texte ainsi mis en forme

Cliquer dans la zone style de la barre d'outils (par défaut = Normal)

Zone style

Saisir le nom voulu pour le style dans la zone Style.

Appuyez sur "Entrée" pour valider

Pour définir un style disponible pour tous les documents, il faut passer par la boîte de dialogue "Style" dans le groupe Style de l'onglet "Accueil"

Sélectionner le texte comportant le style


Dans le volet office "Styles " Cliquer sur la flèche à droite du Nom du style et sélectionner "Modifier" (positionner la souris sur le nom du style pour faire apparaître la flèche)

Cocher "Nouveaux documents basés sur ce modèle"

Cliquer sur "OK" pour valider

(b) Utilisation d'un style

Sélectionner le texte à mettre en forme

Cliquer sur la flèche relative à la zone style de dans l'onglet "Accueil".

Sélectionner le style (la mise en forme apparaît dans la liste)


(c) Modification d'un style

Sélectionner du texte comportant le style à modifier

Cliquer la flèche en regard du nom du style dans la liste des styles du volet Office

Sélectionner l'option "Modifier"

Mettez à jour le style

Puis cliquez sur "OK"

Pour que les modifications soient prises en compte dans les futurs documents, il faut cocher la case "Nouveaux documents basés sur ce modèle".

Si cette opération n’est pas faite, la modification du style ne sera opérante que dans le document en cours.

(d) Suppression d'un style

Sélectionner le nom du style à supprimer dans le volet office

Cliquer sur la flèche à droite du nom, choisir "Supprimer"

Confirmer la suppression par "Oui"

Dans le document en cours, les paragraphes comportant le style supprimé n'auront plus de mise en forme.

(e) Création et mise à jour de style dans un modèle

Lorsque le document actif est un modèle, les styles créés seront automatiquement intégrés au modèle.


(f) Fusion des styles

Permet d'ajouter dans un document actif des styles crées dans un autre document ou modèle.

Dans le volet Office "Styles" Cliquer sur le bouton "Gérer les styles"

Cliquer sur le bouton "Importer/Exporter…"

Dans la liste proposée à gauche, sélectionner le(s) style(s) à copier

Cliquer sur "Copier "

Cliquer sur "Fermer"

Si le document actif ne contient pas le(s) style(s) à copier procédez comme suit :


Dans la zone de gauche, cliquer sur "Fermer le fichier", puis sur "Ouvrir le fichier" pour ouvrir le fichier contenant les styles à copier

Dans la zone de droite, cliquer sur "Fermer le fichier", puis sur "Ouvrir le fichier" pour ouvrir le fichier cible

Dans la liste proposée à gauche, sélectionner le(s) style(s) à copier

Cliquer sur "Copier "

Cliquer sur "Fermer"

Attention : Si un des styles copiés possède le même nom qu'un style du document de destination, Word demande la confirmation du remplacement et dans ce cas le style copié remplace l'existant.


Section I.02 Les modèles

Un modèle est une trame servant de support à la création de nouveaux documents ayant la même base (mise en forme, intitulé ... - ex. : une télécopie, un rapport...).

On peut lui associer des styles spécialisés, des insertions automatiques, des macros, personnaliser les menus et les barres d'outils.

(i) A partir d'un autre modèle

Onglet Fichier / Ouvrir

Dans la zone "Types de fichiers", sélectionner "Modèle Word [*.dotx]"

Dans la zone du chemin d'accès, indiquer le chemin du dossier "Templates":

Sélectionner le modèle de référence

Cliquer sur "Ouvrir"

Faire des modifications si nécessaire

Enregistrer le nouveau modèle (Fichier / Enregistrer sous)

Renommez votre fichier dans la zone "Nom de fichier"

Cliquer sur "Enregistrer"

(ii) A partir d'un document existant

Ouvrir le document à transformer

Faire des modifications si nécessaire


Onglet Fichier / Enregistrer sous

Donner un nom au document

Dans la zone "Types de fichiers", sélectionner "Modèle Word [*.dotx]"

Cliquer sur "Enregistrer"

(b) Utilisation d'un modèle

Onglet Fichier / Nouveau

Cliquer sur "Mes modèles"

S'il y a lieu, choisir l’onglet dans lequel est stocké le modèle recherché.

Sélectionner le modèle

Cliquer sur "OK"

Le document à l'écran n'est pas le modèle en lui-même mais un nouveau document reprenant toutes ses caractéristiques. Les modifications et saisies ne concernent donc pas le modèle.


(c) Modification d'un modèle


Dans la zone du chemin d'accès, indiquer le chemin du dossier Modèles.

Dans la zone "Types de fichiers", sélectionner "Modèle Word [*.dotx]".

Sélectionner le modèle à modifier.

Cliquer sur "Ouvrir"

Faire les modifications voulues

Enregistrer les modifications

(d) Supprimer un modèle


Dans la zone du chemin d'accès, indiquer le chemin du dossier du modèle.

Dans la zone "Types de fichiers", sélectionner "Modèle Word [*.dot]"Clic droit sur le modèle à supprimer

Choisir "Supprimer"

Confirmer le message de suppression

Fermer la boîte de dialogue

L'opération peut se faire aussi via l'explorateur


ARTICLE II. ÉLABORATION DE DOCUMENTS LONGS

Section II.01 Le mode plan

Le mode Plan est utilisé pour créer, contrôler ou réorganiser un document et ses titres.

Pour faciliter les modifications du document, il est possible de basculer du mode Plan (tâches d'organisation) en mode Normal (travaux détaillés). Pour permuter de l'un à l'autre, il suffit de passer par les icônes à droite de la barre d'état.

Mode plan

L'opération peut également se faire en passant par l'onglet "Affichage" puis sur l'icône "Plan" du groupe "Affichages document".

Le mode Plan permet d'accomplir les actions suivantes :

parcourir rapidement les documents de grande taille en n'affichant que les titres principaux

contrôler l’organisation des différents niveaux de titres du document

déplacer des blocs de manière efficace et précise

Lors du passage en mode Plan, un nouvel onglet s'affiche à l'écran.

Promouvoir au Niveau 1

Hausser d'un niveau

Abaisser d'un niveau

Abaisser en corps de texte

Niveau hiérarchique

Déplacer vers le haut / vers le bas

Développer/ réduire


(a) Création

Passer en mode Plan

Taper un titre

Word met automatiquement ce titre en forme comme niveau de titre 1. Le style Titre 1 est appliqué

Appuyer sur "Entrée" puis taper le texte du titre suivant ou du paragraphe du corps de texte.

La nouvelle entrée aura le même niveau que l'entrée précédente.

Pour modifier le niveau de titre, effectuer l'une des opérations suivantes :

- Passer au niveau supérieur

- Passer au niveau inférieur

- Niveau corps de texte

Le style appliqué correspond au niveau de titre: Titre 2 pour le niveau 2, Titre 3 pour le niveau 3, etc. Neuf niveaux de titres possibles.

Les mises en forme de ces styles peuvent ensuite être modifiées (voir page 2)

(i) Autre méthode

La méthode la plus simple pour créer un plan au fur et à mesure de la frappe est d’appliquer le style correspondant au niveau, par la boite de styles.

Le mode plan sera surtout utile pour visualiser et contrôler le document au cours de son évolution.


(b) Utilisation d'un plan

(i) Affichage par niveau de plan

Dans l'onglet "Mode Plan", cliquer sur la flèche en regard du champ "Afficher le niveau", puis choisir dans la liste le niveau correspondant au niveau de titres à visualiser.

Pour avoir le document entier à l'écran, cliquer sur "Tous les niveaux"

(ii) Réduire / Développer les titres et le corps de texte

Double-cliquer dans le symbole du titre voulu pour soit le réduire soit le développer

Si le titre est réduit, Word affiche à l'écran une ligne dentelée grise sous celui-ci

(iii) Affichage du corps de texte

Vous avez la possibilité de n'afficher que la première ligne de chaque paragraphe de corps de texte.Pour cela, cochez l'option de l'onglet "Mode plan".

Pour revenir à l'affichage intégral des paragraphes, décochez cette option.

(c) Impression d'un plan

Lors d'une impression en mode Plan, Word n'imprime que les titres et le corps de texte apparaissant à l'écran. Il est donc possible d'en déterminer la précision en développant ou en réduisant les titres.


(d) Modification dans un plan

(i) Sélection de texte dans un plan

Procédures identiques à celles en mode normal, sauf :

- sélection d'un titre et du sous-texte l'accompagnant = clic sur le symbole à côté du titre ou double clic à gauche du titre (curseur ö dans la zone de sélection)

- sélection de paragraphes continus = cliquer glisser de la fin du 1er paragraphe jusqu'au début du dernier

Le curseur sur un des symboles ( , ou ) prend la forme

(ii) Modification des niveaux de titres dans un plan

Modifier le niveau de titre en effectuant l'une des opérations suivantes :

- Passer au niveau supérieur

- Passer au niveau inférieur

- Niveau corps de texte

ou

Cliquer sur le symbole ou du titre ou sur le du corps de texte à mettre en titre

Glisser à droite pour hausser le niveau, à gauche pour le baisser (sauf pour corps de texte)

Lors du cliquer-glisser, Word affiche une ligne verticale à chaque niveau de titre

(iii) Déplacer des titres et du corps de texte dans un plan

Cliquer sur le symbole ou du titre ou sur le du corps de texte à déplacer

Glisser horizontalement jusqu'à l'endroit voulu

Lors du cliquer-glisser, Word affiche une ligne verticale pour chaque emplacement possible

Lorsque l'on déplace un titre, tous les sous-titres et corps de texte se trouvant sous ce titre sont déplacés en même temps


Section II.02 Numérotation des titres

Par précaution, se positionner sur le premier titre de niveau 1 (style Titre 1)

Dans l'onglet "Accueil" cliquez sur la flèche en regard du bouton "Liste à plusieurs niveaux". Choisir l'option "Définir une nouvelle liste à plusieurs niveaux".

Cliquez sur le bouton "Plus>>" en bas à gauche de la fenêtre afin de faire apparaître la partie cachée.

Faire ses choix en choisissant le niveau de numérotation et le style de numérotation .

Sélectionner le style auquel appliquer la numérotation choisie.

Reprendre les mêmes étapes pour les niveaux suivant.

Valider par "OK"

La mise à jour des numéros est automatique.

1

2

3


(i) Supprimer la numérotation

Pour supprimer la numérotation, effectuez les mêmes opérations que précédemment en supprimant la numérotation de chaque niveau.

En numérotant les titres par la liste à plusieurs niveaux, vous modifiez automatiquement le style appliqué au paragraphe. Vous pouvez donc également supprimer la numérotation en modifiant le style.

1. Cliquez sur la flèche en regard du nom du style du paragraphe.

2. Sélectionnez l'option "modifier..".

3. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton " format", puis choisir l'option "Numérotation…"

4. Parmi les modèles, choisir "Aucune"

5. Valider par "OK"


Section II.03 Les tables et annotations

(a) Index

Word permet de créer un index en fin de document, incluant les mots importants, les sujets principaux, les termes spéciaux, etc., et renvoyant à un numéro de page ou une autre expression.

(i) Créer une entrée d'index

Sélectionner le texte à marquer dans le document (64 caractères maximum)

Cliquer sur l'Onglet "Références"

Dans le groupe "Index", cliquer sur le bouton

"Insérer l'index"

Dans l'onglet "Index", Cliquer sur "Marquer entrée…"


L'affichage de la fenêtre "Marquer les entrées d'index" s'obtient en cliquant sur le bouton "Entrée" dans le groupe Index de l'onglet

"Références" ou par la combinaison des touches ALT + MAJ +X.

Faire ses choix.

Cliquer sur "Marquer" ou "Marquer tout"

Dans le document, l'entrée d'index est matérialisée par un champ {XE "texte"} qui ne s'imprime pas.

(ii) Supprimer une entrée d'index

Dans le document, l'entrée d'index est matérialisée par un champ {XE "texte"} qui ne s'imprime pas.

Sélectionner le champ correspondant à l'entrée d'index à supprimer

Appuyer sur la touche "Suppr"

(iii) Compilation d'un index

Placer le curseur au point d'insertion de la table

Cliquer sur l'Onglet "Références"

Dans le groupe Index, cliquer sur le bouton "Insérer l'index"

Sélectionner le type d'index voulu

Cliquer sur "OK"


(iv) Mettre à jour l'index

Sélectionner la table d'index

Appuyer sur la touche F9 ou cliquez avec le bouton droit sur la table d'index et choisir l'option "Mettre à jour les champs".

(v) Supprimer l'index

Sélectionner la table d'index

Appuyer sur la touche "Suppr".

(b) Notes de bas de page

Les notes de bas de page permettent d'ajouter des explications, des commentaires ou des références, à un document en fin de page.

(i) Insertion d'un appel de note

Placer le curseur au point d'insertion

Onglet Références, cliquer sur la flèche en regard du groupe "Notes de bas de page"

Choisir son type de notation

Cliquer sur "Symbole…" pour personnaliser la numérotation.

Valider par "Insérer"


Vous pouvez également saisir vos notes de bas de page par l'onglet Références dans le

groupe "Notes de bas de page" cliquer sur le bouton "Insérer une note de bas de page"

(ii) Suppression et déplacement d'un appel de note

Supprimer : Sélectionner la marque d'appel de note à supprimer


Word renumérote les notes restantes

Déplacer : Sélectionner la marque d'appel de note à déplacer

Cliquer-glisser la sélection jusqu'au nouvel emplacement voulu

La numérotation est automatiquement remise à jour


(c) Table des matières

A partir d'un document organisé en plan (utilisation des styles), il est possible de créer une table des matières insérée au début ou à la fin du document.

(i) Insérer une table des matières


Dans l'onglet "Références", cliquer sur le Bouton "Tables des matières"

Choisir l'option "Insérer une table des matières…".

Sélectionner la mise en forme voulue dans la liste des modèles fournis.

Choisir le nombre de niveaux affichés et les caractères de suite désirés

Les numéros de pages de la table des matières contiennent des liens hypertexte qui permettent d'accéder directement au paragraphe voulu.


Cliquer sur "Options…" afin de sélectionner le(s) style(s) à utiliser dans la table des matières.

Dans la liste des styles affichés, définir le niveau des styles à utiliser dans la table des matières.

Valider par "OK"

(ii) Mettre à jour une table des matières

Si une modification intervient dans le texte, affectant les titres ou les sauts de pages, il convient de mettre à jour la table des matières de la façon suivante :

1. Sélectionner la table des matières, puis appuyer sur la touche F9

Choisir "Mettre à jour toute la table"

2. Clic droit sur la table des matières, puis choisir "Mettre à jour les champs"

Choisir "Mettre à jour toute la table"

(iii) Supprimer une table des matières

Sélectionner toute la table



(d) Table des illustrations

Lors de son insertion, il est possible d'ajouter automatiquement ou manuellement une légende à un tableau, une figure ou toutes autres illustrations.

Une table des illustrations les répertorie en indiquant le numéro de page où elles figurent.

(i) Générer une légende

1) Automatiquement

Curseur au début du document

Dans l'onglet "Références" cliquer sur le bouton "Insérer une légende"

Cliquer sur "Légende automatique"

Dans la liste proposée, sélectionner les éléments pour lesquels Word doit insérer des légendes

Générer les options voulues pour chacun d'entre eux

Valider par "OK"

Si un des éléments est déjà présent avant la demande, il ne sera pas repris dans la liste.

2) Manuellement

Sélectionner l'élément voulu


Dans l'onglet "Références" cliquer sur le bouton "Insérer une légende"

Sélectionner les options souhaitées

Valider par "OK"


(ii) Compilation d'une table des illustrations

1) A partir des légendes

Étiqueter automatiquement ou manuellement les éléments voulus


Dans l'onglet "Références", cliquer sur le bouton "Insérer une table des illustrations"

Choisir le type de légende à compiler et les options voulues

Valider par "OK"

2) A partir de styles personnalisés

Les légendes peuvent être générées comme du texte à partir d'un style utilisateur

Étiqueter manuellement les éléments voulus en leur appliquant le style créé


Dans l'onglet "Références", cliquer sur

le bouton "Insérer une table des illustrations"

Cliquer sur "Options"

Activer "Style" et choisir celui voulu

Valider par "OK"


Section II.04 Naviguer dans un document long

(a) Explorateur de document

Volet vertical situé le long du bord gauche de la fenêtre du document et qui affiche un plan des titres du document.

Word affiche l'explorateur de document selon le mode d'affichage actif.

Dans l'onglet "Affichage", cocher l'option "Volet de navigation"

Composé à partir des titres de chapitres, le plan affiché dans l'Explorateur de document donne un aperçu rapide de la structure du document et permet d'accéder d'un simple clic aux points recherchés. Il permet en outre de visualiser clairement à chaque instant sa position dans le document.

En outre, il permet de choisir le niveau de détail à afficher.


(b) Renvois

Permettent de faire référence à un élément se trouvant dans une autre partie du document et éventuellement d'y accéder directement.

Pour cela, le document référencé doit comporter une ou plusieurs tables et/ou être construit comme un plan (hiérarchisation utilisant les styles "Titre1" à "Titre9").

(i) Création d'un renvoi

Dans le document, saisir le texte d'introduction du renvoi (ex. : Se reporter page)

Dans l'onglet "Références", cliquer sur le bouton "Renvoi…"

Choisir la catégorie voulue (élément numéroté, titre, signet, note, équation, figure, tableau)

Choisir le type de renvoi à effectuer (titre, numéro de page, numéro de titre, légende, …)

Choisir l'élément de référence dans la liste proposée

Cliquer sur "Insérer" puis "Fermer"

Pour accéder en ligne à l'élément référencé, activer la case à cocher "Insérer un lien hypertexte". En lecture, lors du pointage du signet, le curseur affiche un message vous invitant à appuyer sur la touche CTRL + Clic poursuivre le lien.

Si l'élément à référencer se trouve dans un autre document, les deux documents concernés doivent faire partie d'un document maître.


Pour mettre à jour un renvoi, se positionner devant celui-ci et appuyer sur la touche F9.


(c) Signets

Emplacement ou sélection de texte nommé afin de l'utiliser comme une référence. Word marque l'emplacement avec le nom spécifié. Ils peuvent être utilisés pour créer et numéroter des renvois.

(i) Création d'un signet

Se positionner ou sélectionner le texte à marquer

Dans l'onglet "Insertion", cliquer sur le bouton "Signet"

Saisir le nom voulu (40 caractères maxi et sans espace)

Cliquer sur "Ajouter"

Si dans la boîte de dialogue Option avancées, des Options Word; la case à cocher "Afficher les signets" est activée, le document laissera apparaître un symbole "I" à l'emplacement de chaque signet créé.

Pour supprimer un signet, passer par la fenêtre Signet, sélectionner celui voulu et cliquer sur "Supprimer" puis "Fermer"


(d) Liens hypertexte

En mode lecture, les liens hypertexte permettent de se déplacer très rapidement d'un élément à un autre sur un même document (contenant des signets) ou entre plusieurs documents.

(i) Création d'un lien hypertexte

Sélectionner l'élément devant générer le renvoi

Dans l'onglet "Insertion", cliquer sur le bouton "Lien Hypertexte"

Indiquer le chemin d'accès souhaité à l'aide des boutons adéquat (l'élément souhaité peut être un lien vers un site web, un signet dans le document actif, une image etc…)

Valider par "OK"

L'élément faisant l'objet du lien s'affiche généralement en bleu et souligné.

En lecture, lors du pointage du lien, le curseur affiche un message vous invitant àappuyer sur la touche CTRL + Clic poursuivre le lien

Après utilisation, l'élément lié change de couleur (violet par défaut).


ARTICLE III. LE MAILING (FUSION - PUBLIPOSTAGE)

Section III.01 La source de données

(a) Création

Document vierge à l'écran

Onglet "Publipostage"

Cliquer sur le bouton "Démarrer la fusion et le publipostage"

Choisir l'option "Assistant fusion et publipostage pas à pas …"

Le volet Office "Publipostage" apparait sur la droite de l'écran.

Il n'y plus qu'à suivre les 6 étapes de la création du publipostage.

Etape 1

Cocher "Lettres"

Cliquer sur "Suivante"

Etape 2

Cocher "Utiliser le document actuel"


1

2


Etape 3

Cocher "Utilisation d'une liste existante"

Puis cliquer sur le bouton "Parcourir" afin de lier la base de données à la lettre type.


Une fois la base de données sélectionnée, la fenêtre suivante apparait.

Cliquer sur "OK"

3


Etape 4

Taper le texte et insérer les graphismes à inclure dans la lettre.

Pour insérer les champs de fusion à l'endroit où doivent être imprimées les informations individuelles concernant chaque destinataire, cliquer sur l'option "Autres éléments…"

Etape 5

Cette étape permet d'afficher les enregistrements fusionnés un à un pour contrôle ou impression dans le document principal et éventuellement d'exclure un ou plusieurs enregistrements du publipostage.

Cliquer sur les boutons de déplacement précédent / suivant pour visualiser les données

4

5


Etape 6

Cette 6ème et dernière étape permet de lancer la fusion proprement dite et crée un nouveau document "Lettres1" dont les éléments ont été fusionnés.

Cliquer sur "Modifier les lettres individuelles…"

(b) Modification de la source de données

Une fois la base de données liée au document vous pouvez modifier les enregistrements à partir du document principal.

Dans l'onglet "Publipostage", cliquer sur le bouton "Modifier la liste de destinataires"

Sélectionner le nom de la base de données dans le champ "Source de données"

Cliquer sur le bouton "Modifier"

6


Vous pouvez modifier, ajouter ou supprimer des enregistrements

En modifiant ces éléments, la base de données source est également modifiée.

Cliquer sur "OK"

Pour valider les modifications, cliquer sur "Oui"


(c) Les champs conditionnels

Pour personnaliser les lettres en fonction de certains éléments figurant dans les enregistrements, les champs conditionnels font apparaître des informations différentes selon le résultat d'une comparaison.

Dans l'onglet "Publipostage", cliquer sur le bouton "Règles".

Sélectionner "Si... alors... sinon"

Choisir le champ sur lequel doit s'établir la comparaison

Choisir le type de comparaison et en saisir la valeur

Taper les textes correspondant aux résultats positif et négatif de la comparaison

Le champ obtenu est détaillé de la façon suivante :

(Touches ALT+F9 pour alterner le détail du champ et son contenu)

1 2

3


(d) Sélection et tri des enregistrements

Lorsque le mailing s'adresse à une partie seulement des enregistrements de la source de données, il est possible de filtrer ceux-ci sur certains critères.

(i) Onglet "Filtrer les enregistrements"

Dans l'onglet "Références", cliquer sur le bouton "Modifier la liste de destinataires"

Cliquer sur l'option "Filtrer…" de la fenêtre "Destinataires".

Sélectionner un champ, puis une expression de comparaison (égal, différent, plus grand...), puis le texte ou le nombre auquel il doit être comparé.

Cliquer sur "OK"


Par exemple :

Champ Comparaison Comparé à

PAYS est égal à FRANCE

sélectionnera toutes les adresses situées en France.

Il est possible de combiner plusieurs règles de sélection avec ET et OU



ET ACTIVITÉ Est différent de MOTO

sélectionnera toutes les adresses situées en France et ne comportant pas l'activité MOTO



OU PAYS est égal à SUISSE

sélectionnera toutes les adresses situées en France ou en Suisse

(ii) Onglet "Trier les enregistrements"

Dans l'onglet "Références", cliquer sur le bouton "Modifier la liste de destinataires"

Cliquer sur l'option "Trier…" de la fenêtre "Destinataires".


Sélectionner dans les listes déroulantes le nom du champ sur lequel les enregistrements doivent être classés (3 clés maximum) et l'ordre dans lequel le tri doit être effectué (croissant ou décroissant).

Cliquer sur "OK".

Par exemple :

1ère clé 2ème clé 3ème clé

Département Ville Nom

classera les enregistrements par ordre alphabétique de Département, puis dans chaque département par Ville, et dans chaque ville par Nom.


Section III.02 Les étiquettesIl est possible d'imprimer des étiquettes à partir des enregistrements d'une source de données :

Afficher un nouveau document

Onglet "Publipostage"

Cliquer sur le bouton "Démarrer la fusion et le publipostage"

Choisir l'option "Assistant fusion et publipostage pas à pas …"

Le volet Office "Publipostage" apparait sur la droite de l'écran.

Il n'y plus qu'à suivre les 6 étapes de la création du publipostage.

Etape 1

Cocher "Etiquettes"


Etape 2

Cliquer sur "Options d'étiquettes…" afin de déterminer la référence des étiquettes à imprimer.

La planche d'étiquettes est alors présentée sous forme de tableau dans le document actif.

1

2


Cliquer sur "OK"


Etape 3

Cocher "Utilisation d'une liste existante" Puis cliquer sur le bouton "Parcourir" afin de lier la base de données à la lettre type.


Une fois la base de données sélectionnée, la fenêtre suivante apparait.

Cliquer sur "OK"

3


Etape 4

Pour insérer les champs de fusion dans la première étiquette de la planche, cliquer sur l'option "Autres éléments…"

Cliquer ensuite sur le bouton "Mise à jour de toutes les étiquettes"

Etape 5

Cette étape permet d'afficher les enregistrements fusionnés un à un pour contrôle ou impression dans le document principal.

Cliquer sur les boutons de déplacement précédent / suivant pour visualiser les données

4

5


Etape 6

Cette 6ème et dernière étape permet de lancer la fusion proprement dite et crée un nouveau document "Lettres1" dont les éléments ont été fusionnés.

Cliquer sur "Modifier les lettres individuelles…"

(a) Créer une planche d'étiquettes unique

Dans l'onglet "Publipostage", cliquer sur le bouton "Etiquettes"

Choisir le modèle d'étiquette après avoir cliqué sur le bouton "Options…"

Saisir le texte à imprimer dans le champ "Adresse"

Cliquer ensuite sur le bouton "Nouveau document"

6

13

2


(b) Créer son format d'étiquettes

Si aucune référence ne correspond à la planche d'étiquettes utilisée, choisir "Nouvelle étiquette…"

Préciser toutes les dimensions mesurées sur la planche utilisée.

Cliquer sur "OK"

La planche d'étiquettes est présentée sous forme de tableau.


Section III.03 Les enveloppes

Le procédé pour générer des enveloppes est le même que celui utilisé pour les étiquettes.

Choisir "Enveloppes" à l'étape 1, puis suivre les indications de l'assistant comme indiqué à la section des étiquettes.

Cliquer sur "OK"

(a) Créer une enveloppe unique

Dans l'onglet "Publipostage", cliquer sur le bouton "Enveloppes"

13

2


Choisir un modèle d'enveloppe après avoir cliqué sur le bouton "Options…"

Saisir le texte à imprimer dans le champ "Destinataire"

Cliquer ensuite sur le bouton "Ajouter au document"


ARTICLE IV. CALCULS DANS UN TABLEAU

Grâce à l'insertion de champ, un tableau de Word peut fonctionner facilement comme un tableur simple, à condition que les nombres soient saisis de façon monobloc (Ex. : 1234,567).

Les cellules sont référencées par des lettres et des chiffres : A1, A2, B1, B2…

Les lettres représentent les têtes de colonne et le chiffres les têtes de ligne

A B C

1

2

3

a) Insérer une formule

Placer le curseur dans la cellule devant contenir la formule.

Dans l'onglet "Disposition" cliquer sur le bouton "Formule"

Pour faire apparaître l'onglet "Disposition", il faut cliquer dans une cellule du tableau.

Word propose par défaut la formule SUM (SOMME).

La plage de cellules est définie par l’expression "LEFT" (gauche) si la formule est située à droite d’une colonne contenant des chiffres.

"ABOVE" (au-dessus) "LEFT" (gauche) et "RIGHT" (droite) évaluent la plage de cellule en partant de la cellule la plus proche et en s’arrêtant sur une cellule vide ou contenant du texte.


Si la colonne ou la ligne n’est pas complètement remplie, il faut remplacer ces expressions par les références de cellules correspondantes :

Par exemple : =SUM (A1:A15)

Dans la zone "Formule", plusieurs possibilités : utiliser une fonction ou saisie directe de la syntaxe

Après modification des valeurs du tableau, il est indispensable de remettre les calculs à jour

Sélectionner tout le tableau et appuyer sur la touche F9

Pour afficher / masquer les champs, appuyer sur Alt + F9


Section IV.01 Utiliser une fonction

Afficher la liste et choisir dans "Insérer la fonction"

SUM somme

AVERAGE moyenne

NB compte le nombre de cellules remplies de la plage de cellules indiquée

MAX affiche la plus grande valeur

MIN affiche la plus petite valeur

Préciser entre les parenthèses la plage de cellule concernée par le calcul :

ABOVE les cellules au-dessus

LEFT les cellules à gauche

RIGHT les cellules à droite

La plage ou les cellules peuvent être définies à l’aide des références :

séparées par [:] pour une plage continue (A1:A12 = les cellules de A1 à A12)

séparées par [;] pour des cellules non contiguës (B1;B3;B5 = les cellules B1, B3 et B5)

On peut saisir directement la syntaxe de la fonction :

Saisir le signe = suivi du nom de la fonction et d'une parenthèse ouverte

Saisir et séparer les références de cellules par les opérateurs adéquats (sans espaces)

Une fois ses choix indiqués, valider par "OK"

de la formule, jusqu’à une cellule vide ou contenant du texte


(a) Saisir une équation

Dans la zone "Formule", saisir l'équation voulue

Utiliser des opérateurs (+ plus, - moins, / divisé, * multiplié)

=A2/B15 divise A2 par B15

=B15*C12 multiplie B15 par C12 etc...

Appliquer un format de nombre :

Dans la zone "Format de nombre " sélectionner un format de nombre.

Exemple : pour afficher le résultat en tant que pourcentage, sélectionner 0,00%

Une fois ses choix indiqués, valider par "OK"

(b) Les formats

# ##0 --> 1 200 # ##0,00 F --> 1 200,00 F

# ##0,00 --> 1 200,00 0,00 % --> 5,35 %

si les chiffres calculés comprennent un format de nombre (2 300 € par exemple), le résultat reprend aussi ce format.

Exemple de tableau avec calculs

MOIS VENTES %

JANVIER 1200,23 ** Expression is faulty **

FÉVRIER 5000,50 73,52%

MARS 600,20 8,83%

TOTAL 0

{=SUM(ABOVE) \# ##0,00} {=B2/B5*100 \# 0,00%}


ARTICLE V. PERSONNALISATION DE LA BARRE D'OUTILS

La barre d'outils est composée de boutons (icônes) permettant d'exécuter plus rapidement, sans passer par les onglets, des commandes ou des macros. Il est possible de la modifier à sa convenance en ajoutant et/ou en supprimant une, voire plusieurs, icônes.

L'utilisation de ces nouveaux boutons se fait comme pour ceux déjà existant.

Section V.01 Ajouter / supprimer une nouvelle icône

Cliquer sur la flèche en regard de la barre d'outils à modifier

Cliquer sur "Autres commandes…"

Si la commande voulue n'a pas de bouton qui lui est propre, Word en crée un de texte.

Choisir la Catégorie contenant la commande à représenter graphiquement.

Parmi ceux proposés dans la liste de gauche, choisir le bouton correspondant à la commande voulue.

Cliquer-sur le bouton "Ajouter >>"

(Refaire les sélections pour chaque bouton à insérer)

Cliquer sur "OK" pour terminer


Section V.02 Suppression d'une icône personnalisée

Dans la fenêtre de personnalisation de la barre d'outils

Dans la liste de droite, cliquer sur l'icône à supprimer

Cliquer sur le bouton "<< Supprimer"


Section V.03 Retrouver la barre d'outils "par défaut"

Dans la fenêtre de personnalisation de la barre d'outils

Cliquer sur le bouton "Réinitialiser" en bas à gauche"

Choisir "Réinitialiser uniquement la barre d'outils d'accès rapide"

Confirmer le message



Section V.04 Créer son propre onglet / groupe

Clic droit sur un onglet, choisir "Personnaliser le Ruban"

Cliquer sur le bouton "Nouvel onglet"

Dans la liste de droite, sélectionner un élément puis cliquer sur le bouton "Ajouter >>" afin de l'intégrer dans le nouvel onglet.

Pour créer un groupe dans ce nouvel onglet, cliquer sur le bouton "Nouveau groupe"

Sélectionner un élément dans la liste de droite, puis cliquer sur le bouton "Ajouter >>" afin de l'intégrer au nouveau groupe du nouvel onglet.

Section V.05 Supprimer un onglet / groupe

Pour supprimer un onglet ou un groupe que vous avez créé, sélectionnez-le puis cliquer sur le bouton "<< Supprimer"

Vous ne pouvez supprimer que les groupes contenus dans les onglets par défaut.

Word n'autorise pas la suppression ou la modification des onglets par défaut et des éléments contenu dans les groupes de ces onglets.


Rappel : seuls les onglets que vous avez créés peuvent être supprimés.


ARTICLE VI. FONCTIONS AVANCÉES DE COMPOSITION

Section VI.01 Texte en colonnes (style journal)

(a) Création d'un texte en colonne

Saisie du texte au kilomètre et mise en forme

Sélectionner le texte à présenter en colonnes

Cliquer sur le bouton "Colonnes" dans l'onglet "Mise en page"

Cliquer pour déterminer le nombre de colonnes voulu

Word passe en mode page et insère automatiquement un saut de section continu avant et après la sélection.

Si aucune sélection de texte n'a été effectuée, Word d'applique le mode colonnes à tout le document.

Le texte passe automatiquement du bas d’une colonne au haut de la colonne suivante.

Section à colonne unique

Section à colonnes multiples


(b) Modification de la largeur des colonnes

Lorsque l'on modifie l'espace entre les colonnes, Word ajuste automatiquement la largeur des colonnes de sorte que le texte tienne entre les marges existantes.

Si nécessaire, passer en mode Page et avoir la règle à l'écran

Cliquer dans une des colonnes à modifier

Sur la règle, les marques de colonnes sont symbolisées par .

Pour modifier la taille des colonnes, faire glisser les marques dans la règle.

Pour plus de précision dans la taille des colonnes, passer par l'onglet "Mise en page" bouton "Colonnes" option "Autres colonnes…".

Ou double clic sur le symbole dans la règle.

Pour effectuer un saut de colonne, utiliser l'onglet "Mise en page" bouton "Sauts de pages" et choisir "Colonne" ou les touches Ctrl + Maj + Entrée.


Section VI.02 La zone de texte

L’insertion d'une zone de texte permet de positionner n’importe quel élément (texte, graphique, tableau, image) n’importe où sur une page.

On peut faire glisser la zone à l’endroit voulu avec la souris ou taper les cordonnées de son emplacement. Le texte peut être arrangé autour de l’élément encadré.

(a) Insertion d'une zone de texte

Dans l'onglet "Insertion", cliquer sur le bouton "Zone de texte" puis choisir l'option "Dessiner une zone de texte"

Word passe automatiquement en mode Page.

Cliquer-glisser afin de dessiner la zone de texte dans le document.

Dans le cadre ainsi obtenu, travailler comme pour un document normal

L'onglet "Format" s'affiche à l'écran et permet de mettre en forme le cadre et les éléments qu'il contient.

(b) Modification d'une zone de texte

(i) Redimensionner

Cliquer sur le bord du cadre pour obtenir des poignées.

Faire glisser les poignées avec la souris.

Pour plus de précision, cliquer sur l'onglet "Format" et choisir le groupe "Taille" (vous pouvez double-cliquer sur l'un des côtés de la zone de texte afin d'activer l'onglet "Format").


(ii) Mettre en forme

Cliquer sur le bord du cadre pour obtenir des poignées

Procéder comme dans un document normal

S'il n'y a pas de sélection dans la zone de texte, les choix porteront sur la totalité de la zone.

Pour le contour de la zone, double-cliquer sur un des côtés et cliquer sur le bouton "Contour de forme" dans l'onglet "Format".

(iii) Positionner une zone de texte

Cliquer sur un des cotés

On peut aussi spécifier un emplacement précis dans l'onglet "Position", horizontalement et verticalement, ou demander à centrer ou à aligner par rapport à la page, aux marges, aux colonnes

A l'aide du curseur de déplacement, cliquer-glisser jusqu'à l'endroit voulu

Pour déterminer la façon dont le texte va se positionner autour, dans l'onglet

"Format" cliquer sur la flèche en regard du groupe "Taille" et choisir l'onglet "Habillage du texte"

1


Section VI.03 Les images

(a) Bibliothèque d’images

Application interne à Word qui permet d'insérer des images provenant d'une bibliothèque. Word utilise un Filtre Graphique pour interpréter et afficher un fichier créé dans cette application.

Dans l'onglet "Insertion", cliquer sur le bouton

"Images clipart"

Le volet office Images clipart apparaît

Choisir la catégorie

Cliquer sur le bouton "OK"

Cliquer sur une image pour l'insérer dans le

document

Sélectionner l'image dans le document afin de faire apparaître l'onglet "Format" et modifier ainsi l'apparence de l'objet sélectionné.

Il est possible que lors de l'installation d'office, les images clipart n'aient pas été installées.

1

2

3


(b) WordArt

Word Art est une application supplémentaire livrée avec Word, permettant de créer des effets de texte en lui donnant différentes formes, ajoutant des effets 3D, etc...

1. Sélectionner le texte

2. Dans l'onglet "Insertion", cliquer sur le bouton "WordArt"

3. Cliquer sur le modèle d'effets de texte proposés dans la liste de choix.

Word passe automatiquement en mode Page

Pour redimensionner et/ou déplacer l'image, procéder comme pour une zone de texte.

Pour la modifier, utiliser l'onglet "Format" qui s'affiche automatiquement après avoir sélectionné l'objet.

Exemple de texte

WordArt


Section VI.04 Les formes

Vous pouvez ajouter une forme à votre document ou en combiner plusieurs pour créer un dessin ou une forme plus complexe.

Dans Word, vous disposez des formes suivantes : lignes, formes géométriques de base, flèches, formes d’équation, formes de diagramme de flux, étoiles, bannières et légendes.

Une fois que vous avez ajouté une ou plusieurs formes, vous pouvez leur ajouter du texte, des puces, des numéros et des styles rapides.

Dans l’onglet "Insertion", groupe "Illustrations", cliquez sur le bouton "Formes".

Cliquer sur la forme souhaitée, puis dessiner-la avec la souris dans le document.

Word passe automatiquement en mode Page.

Pour créer un carré ou un cercle parfait (ou contraindre les dimensions des autres formes), maintenez la touche MAJ enfoncée tout en faisant glisser la souris.


(a) Trucs et astuces

Dupliquer un objet Le sélectionner et le cliquer-glisser en maintenant la touche "Ctrl" enfoncée

Forme régulière

(ex : carré, rond, ligne droite...)

Après sélection de la forme à dessiner, maintenir la touche "Maj" enfoncée pendant le cliquer-glisser

Le point de départ est le centre Après sélection de la forme à dessiner, maintenir la touche "Ctrl" enfoncée pendant le cliquer-glisser

On peut cumuler l'emploi des touches "Ctrl" et "Maj". On obtient ainsi une forme régulière dont le centre est le point de départ du glisser

Sélectionner plusieurs éléments icône

Cliquer-glisser autour des éléments voulus

Si les objets ainsi sélectionnés doivent rester associés, on peut les grouper afin qu'ils se comportent comme un seul objet.

Utiliser l'icône déterminant les options de dessin.

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