Title Pageprogrammemanagementsystem

KPMD (IT Solutions) LtdBlades Enterprise Centre, Bramall Lane, Sheffield S2 4SU, United Kingdom

Téléphone : +44 (0)114 292 2292 fax : +44 (0)870 705 2655E-mail : mick.daniels@kpmd.co.uk

w w w . k p m d . c o . u k

Logiciel pour les organisateurs du contrôle qualité externe

et des tests d’aptitude

Version 2.0

Aperçu du système

Données synchronisées entre la base de données du bureau et du site internet à l’aide des services internet.

programmemanagementsystem

Site internet pour les participants utilisant Active Server Pages avec MS Access ou SQL Server Database. Javascript pour la validation du côté client.

Accès internet pour les participants afin de saisir les données et les rapports (fichiers Acrobat PDF).

Échantillons envoyés aux participants.

Certains participants utilisent toujours des versions papier pour la saisie des résultats et des rapports.

Système Office : utilisateur multiple avec base de données MS Access ou serveur SQL ; modules pour la gestion labo (Participant), les “choses à faire” et la gestion de la distribution.

Easy searching on name etc

Page de connexion

Connexion individuelle au niveau de l’admninistrateur ou de l’utilisateur ordinaire. D’autres niveaux de sécurité peuvent être intégrés, également pour l’audit si nécessaire.

programmemanagementsystem

Système basé sur Office écrit à l’aide de Microsoft Visual basic .Net, à l’aide d’un serveur SQL ou d’une base de données Access. Ce système fonctionne sur PC en utilisant Microsoft Windows connecté à un réseau local ou large.

Liste participants / laboratoires programmemanagementsystem

Informations sur les filtres

Options de recherche

Faites un double click pour afficher les informations concernant les labos

Une fois connecté, l’écran affiche tous les participants.

Labo – Onglet Infos principales programmemanagementsystem

Informations principales :

contact principal,

adresse principale,

courrier,

distributeur,

monnaie, etc.

Adhésion

En faisant un double click, les coordonnées des participants s’affichent. Différents onglets en haut permettent d’afficher différentes informations.

Labo – onglets Contacts programmemanagementsystem

Contacts multiples :

contact finance,

manager,

contact technique,

responsable qualité, etc.

Labo – onglet Infos finance / inscriptionprogrammemanagementsystem

Multiples formulaires d’inscription

Multiples factures / formulaires de demande de facture (pour le services des finances)

Labo – onglet Correspondenceprogrammemanagementsystem

Correspondance envoyée (rédigée à l’aide de Word avec un patron et publipostage Word). Documents stockés de manière centralisée pour futures consultations.

Correspondance reçue, scannée et stockée de manière centralisée sous forme d’image.

Labo – onglets Requêtesprogrammemanagementsystem

Multiples questions/requêtes : plaintes, demande d’échantillons supplémentaires, performance pas satisfaisante, suivi, appel, etc.

Détails de la requête

Labo – onglet Requêtes / Actionsprogrammemanagementsystem

Multiples actions pour chaque requête : ex. lettre, visite, appel téléphonique, enquête, etc.

Labo – onglet Cohortesprogrammemanagementsystem

Pour regrouper les labos / participants au sein de groupes informels pour la rédaction de rapport

Labo – onglet Réunionprogrammemanagementsystem

Pour noter la présence des labos / participants lors des conférences annuelles, séminaires, formations, réunions, etc.

programmemanagementsystem

Gérer les données du système : ex. utilisateurs du système, distributeurs, monnaies, tarifs des programmes, etc.

Administration – Liste de choix Maintenance

Depuis la page affichant la liste des principaux participants, un administrateur peut gérer les différents tableaux apparaissant dans la liste de choix.

programmemanagementsystem

Mise à jour de la base de données du site internet à l’aide de la liste Services internet

Administration – Services internet

Les Services internet s’utilisent pour transférer les données du système du bureau vers le site internet et vice versa.

programmemanagementsystem

Différents rapports créés à l’aide de Crystal Reports (permettant de les exporter dans les formats Word, Excel et Acrobat PDF) ou fusion et publipostage à l’aide de Word et de patrons Word.

Rapports

Traitement par lots programmemanagementsystem

Pour un traitement pas lots des formulaires d’inscription et des factures/demandes de facture.

Pour automatiser les procédures d’inscription, le traitement par lots des incriptions/factures permet de créer tous les formulaires nécessaires.

Liste des choses à faire programmemanagementsystem

Multiples actions générées depuis les requêtes

La fonction “To-Do” s’utilise pour noter les questions des participants, les demandes de document de la part des participants (ex : échantillons supplémentaires), gérer les plaintes, noter des mémos, etc.

Liste des choses à faire - Actions programmemanagementsystem

Liste de distribution programmemanagementsystem

Filtre aux niveaux des programmes, dates, etc.

Liste de distribution

La page principale du module de distribution présente la liste de distribution.

Ceci peut être filtré en fonction du projet (test / programme) ou de la date.

Faire un double click sur une distribution spécifique (ligne) fait afficher les informations sur la distribution.

Informations sur la distribution programmemanagementsystem

Informations sur la distribution

Rapports d’audit / points clés

Détails des échantillons

Résumé des données

Distribution – fonctions principales programmemanagementsystem

Fonctions principales des distributions :

Synchroniser les données avec celles de la base de données du site internet à l’aide des services internet,

Envoyer un e-mail aux labos concernant une nouvelle distribution et la disponibilité des rapports,

Saisir les résultats

Produire des statistiques.

Distribution – Saisie des résultats programmemanagementsystem Exemple de formulaire de saisie des données:

Conçu pour correspondre aux formulaires actuels,

Résultats quantitatifs, qualitatifs et interprétatifs,

Zones de liste déroulante pour sélectionner des données de la liste de choix pour les méthodes, les machines, les techniques, etc.

Désigner la saisie des données comme étant finie,

Indicateur de retour en retard acceptable,

Indicateur pour exclure l’échantillon,

Commentaires pour inscrire les raisons du retard du retour, exclusion de l’échantillon, etc.

Données supplémentaires (ex : réf du lot du réactif, date de réception de l’échantillon, date du test, etc.)

Distribution – Rapports programmemanagementsystem

Rapports:

Lettres pour accompagner les échantillons,

Formulaires de saisie des données,

Etiquettes pour les échantillons et rapports papier (pour les utilisateurs qui n’utilisent pas internet),

Listes de commande de sachets pour échantillons,

Rapports des avancées de la distribution,

Résultats de la distribution / rapports pour les labos / participants.

Administration de la distribution – Liste de choix Maintenance

programmemanagementsystem

Geston des données concernant les échantillons (comme requis)

Également les méthodes, les fabricants, les machines, les techniques, les unités, etc.

Depuis la page affichant la liste des principaux participants, un administrateur peut gérer les différents tableaux en lien avec les distributions et apparaissant dans la liste de choix.

Ceci inclue normallement les données sur les échantillons et peut inclure les éléments de contrôle des stocks ainsi que la gestion des différents matériels de références (si applicable).

Administration de la distributionExemple de méthode

programmemanagementsystem

Exemple de méthode de maintenance où les méthodes peuvent être utilisées pour différents projets / programmes.

Rapport sur un participant Exemple 1

programmemanagementsystem

Résultats du participant

Les rapports de distribution peuvent prendre de nombreux formats (du simple tableau à diverses représentations graphiques).

Les organisateurs de test d’aptitude aiment souvent présenter les résultats avec des méthodes ou instruments différents pour pouvoir les comparer.

Nous réaliserons une réplique de vos rapports dans le format requis.

Rapport sur un participant Exemple 2

programmemanagementsystem

Un ensemble de données sous forme de tableau et de graphique

Rapport sur un participant Exemple 3

programmemanagementsystem

Différents types de graphiques sont disponibles, le plus souvent avec un index pour indiquer les résultats du participant (c-à-d “Votre résultat”).

Connexion au site internet programmemanagementsystem

Site internet conçu pour être assorti à l’image commerciale du client (couleurs, logo, police de caratère, images, etc.)

L’utilisateur doit saisir trois données de connexion pour une plus grande securité et pour permettre aux personnels au sein d’un même labo d’avoir leur code personnel pour l’audit.

Sélection des programmes du site internet

programmemanagementsystem

Sélection du programme à partir d’une liste déroulante afin d’afficher la liste de distribution. Cliquer sur une ligne pour obtenir le formulaire de saisie des données et le rapport.

Statut de chaque distribution montré ici.

Saisie des résultats en ligne programmemanagementsystem

Page conçue pour correspondre aux formulaires de saisie papier si nécessaire.

Boutons pour sauvegarder les données, indiquer que la saisie est finie (après quoi les changements ne sont plus possibles) et télécharger le rapport (si disponible).

Imprimer un formulaire vierge pour la saisie des résultats.

Résultats qualitatifs, quantitatifs et interprétatifs avec validation si nécessaire.

Listes déroulantes pour les méthodes, les unités, les machines, les techniques, etc. avec validation des combinaisons acceptables si nécessaire.

programmemanagementsystem Inscription en ligne

participant 1

Les participants actuels peuvent se connecter et accepter ou changer les données d’inscription. Les nouveaux participants choisissent les tests qu’ils souhaitent faire, et si applicable, choisissent les méthodes, les machines, etc. qu’ils utiliseront.

Certains de nos clients s’incrivent maintenant en ligne.

programmemanagementsystem Inscription en ligne participant 2

Les participants actuels confirment ou changent leurs coordonnées actuelles. Les participants peuvent indiquer autant de contacts que souhaités, d’options par défaut, de rapport, de responsable qualité, de service finance, etc.