Guide d'optimisation et synchronisation des donnéess sharepoint
Synchronisation Dossier
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CmisSyncvous permet de synchroniser le serveurAlfrescode votre entreprise avec votre ordinateur local, et de lire/modifier vos documents mme hors-ligne:
tape 1Installez.NET, puisCmisSync.tape 2Lancez CmisSync.
Aprs quelques crans de bienvenue, CmisSync tourne sous forme d'une
icone dans la barre des tches:
Cliquez sur l'icone et choisissez "Ajouter un dossier distant...".tape 3Une fentre apparat. Dans le champ du milieu, copiez-collez l'adresse de votre serveur Alfresco, c'est l'adresse que vous utilisez pour accder l'interface web de Alfresco:
Insrez le prfixehttps://si il a disparu lors du copier-coller.
Entrez ensuite votre nom d'utilisateur et mot de passe
Alfresco.tape 4L'cran suivant montre les rpertoires
d'Alfresco.
Choisissez le rpertoire que vous voulez synchroniser.
Si vous utilisez Alfresco Share (comme la plupart des entreprises),
cliquez "Sites", slectionnez votre site, puis cliquez sur
"documentLibrary":
Et voil !
Dsormais CmisSync synchronise Alfresco avec votre PC,
automatiquement.CmisSync est bidirectionnel, vous pouvez
ajouter/modifier/supprimer des fichiers/rpertoires.
Si un conflit venait arriver (en pratique a n'arrive presque
jamais), vous pouvez choisir quelle version garder, et une
sauvegarde est faite.Bien que synchroniser soit aussi possible
avecAlfresco Desktop Sync, CmisSync a quelques
avantages:Synchronisez n'importe quel contenu Alfresco, pas
seulement ce qui se trouve dans un site Alfresco Share
Bas sur CMIS, un protocole plus moderne et efficient que WebDAV
Releases frquentes bases sur le feedback des utilisateurs
Open Source (volontairesbienvenus!)
Combiner Alfresco et votre messagerieIntroduction
Comme on le constate souvent, la qualit et lefficacit dun
service ne suffit pas en assurer la popularit, et susciter la large
adhsion du public. Un tel service doit galement pouvoir respecter
les habitudes des utilisateurs, par exemple en sinterfaant avec ses
outils quotidiens. Google Plus nest quun exemple parmi dautres : la
plateforme est intressante, mais son audience peine dcoller, car
bon nombre dinternautes utilisent un service plus ou moins
similaire, sans trouver de complmentarit entre ces outils.Souvent,
la remarque suivante nous est ainsi exprime : loutil principal de
nos collaborateurs est la messagerie email, et on aura du mal les
convaincre douvrir Alfresco plusieurs fois par jour pour prendre
connaissance des nouveaux contenus documents, discussions, page
wiki, etc
Je vais ainsi vous montrer, dans cet article, comment jutilise
moi-mme ma messagerie (en loccurrence Outlook) comme interface
principale pour me tenir inform des activits dans notre plateforme
collaborative Alfresco.
1/ Les notifications email
En premier lieu, je profite largement des systmes de
notifications par email dAlfresco. Aprs avoir renseign mon adresse
email dans mon profil (ou celle-ci ayant t dj extraite
automatiquement de ma fiche dans notre annuaire dentreprise), je
peux souscrire un mcanisme de notifications rgulires, qui minforme
des diffrentes activits dans mes espaces collaboratifs.
Dautres fonctionnalits peuvent galement mettre en uvre des
notifications par email, commeles rgles de contenu, ou encore les
tches de workflow.
Voir
:http://docs.alfresco.com/4.0/index.jsp?topic=%2Fcom.alfresco.enterprise.doc%2Ftasks%2Fprofile-notifications.html
2/ L'intgration IMAP
Par ailleurs, grce au support du protocole IMAP, vous avez la
capacit de visualiser et dinteragir avec lentrept Alfresco travers
tout client IMAP (Outlook en est un).
Ainsi, je peux directement contrler le contenu de certains
rpertoires, ainsi que visualiser larrive de nouveaux documents
(grce lindice visuel des lments non-lus ). Enfin, par simple Drag n
Drop, je peux copier un email de ma messagerie (et/ou ses pices
jointes) vers un rpertoire ou un site collaboratif dAlfresco, pour
le stocker ou le partager avec mes collaborateurs.
3/ Les multiples flux RSS
Ce troisime lment (les flux RSS), est peut-tre lun des plus
mconnus, mais il mest pourtant indispensable !Vous avez
certainement not que le bouton flux RSS apparait sur de nombreuses
sections (pages, dashlets, ) dAlfresco Share. Ces flux vous
permettent ainsi de vous configurer des flux de notifications, et
de les importer dans tout lecteur RSS (Outlook, l encore, le
permet).
Ainsi, dans mon cas (voir figure ci-dessus), jai configur 5 flux :-
le flux collabs que je suis me permet de voir les activits des
utilisateurs que jai dcid de suivre. Jai rcupr ce flux depuis la
dashlet Mes Activits , avec les filtres adquats.- le flux Site
Marketing, docs rcemment ajouts me permet dtre notifi des derniers
documents ajouts au site collaboratif Marketing . Jai rcupr ce flux
depuis la bibliothque de documents du site.- le flux Site
Marketing, docs favoris me permet davoir un accs rapide direct aux
documents du site Marketing que jai annots comme favoris. Jai rcupr
ce flux depuis la bibliothque de documents du site.- le flux Site
Marketing, wiki pages me permet de visualiser la liste des pages
wiki du site Marketing. Jai rcupr ce flux depuis la rubrique wiki
du site.- le flux Status des collabs me permet de consulter les
mises--jour des statuts de mes collgues. Jai rcupr ce flux depuis
la dashlet Mes activits , avec les filtres adquats.
Ainsi, sans avoir quitter Outlook, je reste inform des diffrentes activits de mes collaborateurs, avec les listes et les filtres que jai choisis ! Si un nouveau contenu mintresse, je peux cliquer sur le lien pour le consulter dans linterface Alfresco !
4/ Les calendriers des sites collaboratifs
Enfin, il faut noter quil est tout--fait possible de visualiser les vnements de nos diffrents calendriers de sites collaboratifs Alfresco dans la rubrique ddie de loutil de messagerie.En effet, les calendriers des sites collaboratifs Alfresco sont exportables en tant quInternet Calendars, auxquels on peut sabonner. Ainsi, dans mon outil Outlook, jai souscrit deux calendriers dAlfresco : celui de mon site Marketing, et celui dun autre site Comm interne .Les options daffichage de votre outil vous permettront alors de voir les diffrents calendriers en surbrillance, en juxtaposition, ou encore de les fusionner, etc
Conclusion
Notez que jai utilis ici mon exemple personnel, avec mon outil
de messagerie Outlook, mais que chacun des 4 lments dcrits
ci-dessus peut tre utilis avec presque tous les outils de
messagerie.Ainsi donc, nous pouvons avoir une vraie complmentarit
entre lapplication principale, ancre dans les habitudes des
utilisateurs, ainsi que la plateforme de gestion collaborative
Alfresco.