SUR UN SALON?...d’attirer de nouveaux visiteurs sur votre stand. En jetant un oeil sur les...

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#1 LE GUIDE COMMENT EXPOSER SUR UN SALON?

Transcript of SUR UN SALON?...d’attirer de nouveaux visiteurs sur votre stand. En jetant un oeil sur les...

#1

LE

GU

IDE COMMENT

EXPOSER SUR UN SALON?

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SOMMAIRE

Editorial ....................................................................................................4

Coup d’oeil sur les salons en France et à l’international ................7

Pourquoi exposer ? .................................................................................8

Bien choisir son salon ..........................................................................10

Choisir l’emplacement le plus stratégique ....................................... 12

Entre les différents types de stands, lequel choisir ?..................... 14

Pourquoi faire appel à une agence en design d’espace ? .......... 16

Clé de réussite du stand : le cahier des charges ............................ 18

Bien gérer son planning pour éviter les pièges ............................ 20

Pour aller plus loin ... ............................................................................ 25

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EDITOFRANÇOIS GUARINO, PDG du Groupe FG Design :“NOUS VOUS DONNONS LES CLÉS D’UN SALON RÉUSSI”

Qu’est-ce qui caractérise le Groupe FG Design ? Le Groupe a été créé en 1977, sous l’intitulé HG Créations. Au fil du temps, différentes expertises ont complété le premier métier lié au salon, au stand, à l’exposition.Aujourd’hui devenue Groupe FG Design, l’entreprise regroupe quatre métiers : le design, l’évènementiel, le digital et enfin la création de solutions business. Le Groupe est également implanté à Hong Kong, à Singapour et à Tokyo. Nos 180 collaborateurs répartis dans six agences en France et deux à l’international sont amenés à réaliser plus de 2000 projets par an.

Bref, nous voulons donner les clés pour réussir son salon et obtenir un vrai retour sur investissement.

Quels sont les conseils que vous donneriez à un client qui souhaite exposer ?

En réalisant ce guide, notre objectif est de donner une vraie information à nos clients et à nos futurs clients pour qu’ils progressent dans leur conception d’un stand sur un salon. Nous voulons, de manière pédagogique, rappeler les bases pour bien exposer. Le but est d’éviter les pièges. Nous souhaitons que notre client connaisse mieux notre rôle et ce que nous pouvons lui apporter en tant qu’agence design de stands et d’événements. Qu’il a conscience d’avoir une équipe à sa disposition et qu’il est important d’établir un premier rendez-vous pour mieux se connaître avant la consultation. Et bien plus encore.

Le Groupe FG Design est certifié ISO 20121. A ce titre, nos équipes sont en mesure de vous proposer des solutions développement durable pour la conception et l’aménagement de vos espaces.

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COUP D’OEIL SUR LES SALONS EN FRANCE ET A L’INTERNATIONAL

Les immanquables :

Pour exposer à Paris ou en région :

Pour exposer à l’étranger :Avant de se lancer, voici un petit tour d’horizon des sources d’information à votre disposition qui répertorient l’ensemble des salons et manifestations en France et à l’étranger :

• UNIMEV : l’Union Française des Métiers de l’Evénement (http://www.unimev.fr/)

• IFES : (http://www.ifenest.com/)

• CREALIANS : Fédération Française des Métiers de l’Expo sition et de l’Evénement (Crealians.fr)

• LEADS : (http://www.leads-france.com/)

• FRENCH TOUCH : (http://www.frenchtouchexpo.com/)

• OJS : Office de Justification des Statistiques (http://www.ojs.asso.fr/)

• LES FOIRES ET SALONS SUR PARIS ET ILE DE FRANCE (http://www.salonsparis. cci-paris-idf.fr/)• LE JOURNAL LA GAZETTE DES SALONS (http://www.gazette-salons.fr/)

• MINISTÈRE DE L’ECONOMIE, DES FINANCES ET DE L’INDUSTRIE (https://www.foiresetsalons. entreprises.gouv.fr)• LES FÉDÉRATIONS ET SYNDICATS PROFESSIONNELS ET LES CHAMBRES DE COMMERCE

• LE SITE WEB DE L’AGENDA MONDIAL DES SALONS

(http://www.eventseye. com/salons.html)

• LE MOCI Édite chaque année un numéro spécial Foires et

Salons répertoriant les événements clés en France et à l’étranger.

(http://www.lemoci.com/guides/a-paraitre/)

• BUSINESS FRANCE Autre partenaire à contacter si vous

cherchez à exposer à l’étranger.

(http://export.businessfrance.fr/default.html)

"1135 : C’EST LE NOMBRE DE FOIRES ET SALONS ORGANISeS CHAQUE ANNeE EN FRANCE"

Source Unimev

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POURQUOI EXPOSER ?

Tout dépend de votre stratégie ! Il est important que les objectifs en termes de communication, de marketing et au niveau commercial soient bien établis en amont pour assurer la réussite de votre participation au salon.

ET CONCRÈTEMENT, QUELS SONT LES AVANTAGES À EXPOSER SUR UN SALON ?

• Montrer le dynamisme de sa société. Présenter, tester ses nouveaux produits ou services : la présentation de nouveaux produits sur un salon permet de bénéficier d’une forte visibilité et de les faire connaître auprès de nouvelles cibles clients.

• Aller à la conquête de nouveaux clients : grâce aux rencontres entre les acteurs du marché, le salon est un lieu privilégié pour entretenir des relations commerciales existantes et pour en créer de nouvelles.

• Etudier la concurrence, s’informer sur les tendances du marché et effectuer une veille concurrentielle.

• Fidéliser ses clients. Le salon autorise un climat détendu qui permet d’établir une confiance propice à la fidélisation des clients.

• Développer l’image et la notoriété de l’entreprise : les messages diffusés pendant le salon sont importants.

• Développer des partenariats avec des fournisseurs, des distributeurs, des acteurs. Le salon est un lieu privilégié pour entretenir et pérenniser des partenariats existants ou pour en créer de nouveaux.

• Stimuler les équipes, c’est l’occasion de faire participer les collaborateurs et de mobiliser les équipes de l’entreprise. Ils deviennent des ambassadeurs et se sentent plus impliqués.

ÉCHANGER

RECEVOIR

FAIRE DÉCOUVRIR

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BIEN CHOISIR SON SALON - LES CRITERES A REGARDER.

Avant de vous lancer dans le choix d’un salon, deux questions se posent. D’abord, quelles cibles souhaitez-vous toucher ? Puis, quel salon répond le mieux à vos attentes ? Voilà quelques critères pour vous aider dans votre choix :

Quels profils de visiteurs souhaitez-vous toucher ?

S’agit-il de particuliers, de professionnels : acheteurs, fournisseurs, distributeurs, partenaires techniques...

Il est important de définir les cibles que vous souhaitez toucher, puis d’adapter votre communication en conséquence. Analysez les profils des visiteurs.

Souhaitez-vous rencontrer des décideurs, des acheteurs, des directeurs techniques, etc. ? Observez le rayonnement géographique de la manifestation. Le salon a-t-il une portée locale, nationale, européenne ou internationale ?

Pour choisir son salon, d’autres critères peuvent être pris en compte

L’organisateur. Est-il référencé auprès d’Unimev ou de l’OJS ou encore de votre presse professionnelle ?

L’envergure du salon. Le nombre d’éditions du salon permet d’avoir des informations chiffrées sur les années précédentes et d’avoir une idée de l’envergure du salon. Analysez les chiffres clés concernant le nombre de visiteurs, leurs profils, le nombre d’exposants, les évolutions.

La concurrence. Il est important de savoir qui expose et si vos concurrents seront présents ou non.

Les animations. En plus des espaces exposants, des animations sont-elles prévues ? Conférences, ateliers, concours... sont autant d’événements dans l’événement susceptibles de séduire les visiteurs.

La presse. Le salon est-il bien relayé sur les réseaux sociaux et dans la presse ? Le salon a-t-il mis en place des partenariats avec la presse du secteur représenté ? Plus les retombées dans la presse sont importantes, plus les entreprises sont susceptibles de participer à un salon.

Le coût. Le prix du mètre carré varie selon les salons, le salon sera-t-il rentable ?

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CHOISIR L’EMPLACEMENT LE PLUS STRATEGIQUE

Quelques conseils :

Après vous être procuré le plan du salon auprès de l’organisateur, il faut déterminer l’emplacement le mieux adapté pour favoriser la visibilité de votre entreprise.

Il faut egalement definir une strategie autour des ouvertures du stand par rapport aux allees principales et secondaires.

D’abord, repérer les zones dites chaudes, et celles dites froides. Un stand situé près d’une intersection d’allées, près d’une zone d’animation, d’un espace de conférence ou d’ateliers aura davantage de chance d’être remarqué et visité. En revanche, les zones isolées, les fonds de salon ou les aires de repos sont à éviter. Attention également aux poteaux et aux Robinet d’Incendie Armé (R.I.A) sur votre emplacement. Même chose pour la proximité avec

un restaurant qui attire des nuisances.Il est aussi intéressant de se renseigner sur les emplacements voisins : les entreprises leader sur leur marché sont des « locomotives » qui drainent beaucoup de monde et sont donc susceptibles d’attirer de nouveaux visiteurs sur votre stand. En jetant un oeil sur les exposants voisins, vous saurez également si vos concurrents sont placés dans votre giron.

Enfin, soyez dans les starting blocks ! Plus vous vous y prenez tôt, plus vous aurez de la chance d’obtenir l’emplacement le mieux adapté à votre demande. Les attributions sont généralement délivrées selon l’ordre d’arrivée ou par ancienneté. L’organisateur vous proposera deux ou trois espaces que vous pourrez soumettre à votre agence de design qui vous conseillera.

Vous pouvez également confier le soin à votre agence design de stand de choisir et de négocier votre emplacement.

Le digital pour identifier les zones d’affluence sur un salonDes solutions innovantes voient le jour pour appréhender les flux visiteurs des salons et permettent de mieux choisir son emplacement. Tapis connectés, beacons, par exemple, permettent d’analyser le flux des visiteurs en temps réel. Grâce à ces nouveaux outils digitaux, il est possible de mieux connaître les zones d’affluence et d’évaluer et de comparer les tendances, allées par allées.

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ENTRE LES DIFFERENTS TYPES DE STANDS, LEQUEL CHOISIR ?Plusieurs solutions : vous pouvez opter pour un stand pré-équipé ou packagé ou pour un stand « traditionnel », voire même évènementiel !

LE STAND ÉVÉNEMENTIELLe stand événementiel est un stand imaginé et réalisé par une agence design d’espace. Il combine toutes les particularités d’un stand traditionnel auquel il est ajouté une dimension événementielle. Sur ce type de stand le visiteur sera convié à vivre une expérience, à participer à des animations spécifiques comme des animations digitales ou des shows, des conférences, des parcours sensoriels, etc. LE STAND NOMADE

Le stand nomade ou stand pliable est peu contrai-gnant et facile à manipuler. L’exposant peut lui-même monter son propre stand. Il permet aux collaborateurs d’être autonomes et à l’entreprise de maîtriser son budget d’exposition. Il est adapté aux petites surfaces entre 2 et 12m2.

LE STAND PACKAGE / MODULABLE

Le stand modulable est un stand conçu pour être stocké et remonté sur plusieurs salons et ce quelle que soit votre surface d’exposition. Le stand modulable est « adaptable » aux surfaces mais également à vos enjeux et à vos objectifs. Il est livré clé en main avec le mobilier, la décoration et les services de base : électricité, éclairage, téléphonie, etc. Il convient pour des surfaces entre 9 et 400 m2.

LE STAND TRADITIONNELLe stand « one shot » est également appelé stand traditionnel. Son aspect unique garantit la valorisation de votre marque et de vos valeurs. Les experts en design d’espace mettent en avant votre image, imaginent un concept sur-mesure, des animations attractives et assurent le montage et le démontage. Le « one shot » est un espace unique de communication. Vous souhaitez être remarqué et remarquable, vous ne voulez pas passer à côté de votre rendez-vous annuel, vous avez une surface entre 24 et 4 000 m2, optez pour le stand « one shot ».

UN STAND ÉCO-CONÇU. Un stand « développement durable » est un stand dans lequel on cherchera à limiter l’impact sur l’environnement. Dès la conception, l’agence design d’espace utilise des matériaux, si possible recyclables. Elle met en place un process de fabrication respectant les problématiques environnementales (HQE, ISO). Elle privilégie les fournisseurs de proximité répondant également aux critères environnementaux. L’agence s’attache au cycle de vie des matériaux (ré-emploi, tri sélectif, économie circulaire). Elle optimise les volumes et les transports. Elle propose également des solutions « re-used » permettant la réutilisation et/ou transformation des stands.

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POURQUOI FAIRE APPEL A UNE AGENCE EN DESIGN D’ESPACE ?

L’agence design d’espace réalise du sur-mesure. Que faut-il pour lancer un appel à candidature ?

L’agence design d’espace réalise du sur-mesure. Elle vous conseille et vous accompagne dans votre stratégie de communication hors-media.

Elle est chargée d’imaginer, de réaliser, d’installer et de faire vivre votre espace de communication en fonction de vos enjeux et sur différents types d’emplacements.

Son objectif : mettre en scène vos messages, votre offre de produits et de services pour garantir un impact visuel et une communication efficace auprès des visiteurs avant, pendant et après l’événement et ce, dans le respect de votre identité de marque.

Elle garantit également votre engagement dans le développement durable en proposant des matériaux éco-responsables et recyclables, des éclairages basse consommation, tout en s’occupant de la gestion des déchets.

L’agence design d’espace prend en charge également l’animation de vos espaces d’exposition en proposant des contenus, des animations interactives et digitales, des jeux, des événements, des expériences immersives.

Avant de lancer votre appel à candidature, vous pouvez tout simplement prendre un premier rendez-vous avec votre/une agence design de stand pour connaître ses habitudes de travail et tester quelques idées. En premier, et pour ne pas perdre de temps, limitez le nombre de consultations d’agences à trois, quatre au maximum. N’hésitez pas à rencontrer l’agence pour une première prise de brief (entre 1 an à 6 mois avant).

Réunissez les documents de la consultation : une définition de l’objet, les caractéristiques et les conditions d’exécution du marché́ou de l’accord cadre. A partir de ces éléments, l’agence de stand design réalisera une recommandation chiffrée en réponse au cahier des charges fourni par l’annonceur et tenant compte de ses besoins de ses attentes et de son budget.

Lancer un appel d’offres

- un concept - la présentation du projet et un argumentaire- un plan du stand- un devis calculé en fonction de la durée, de la main d’oeuvre, des achats de matériaux- des vues en 3D du stand- d’un planning de réalisation.

Dès lors, l’agence doit fournir en premier lieu des croquis ou rough pour vous donner une première vue d’ensemble. Elle propose ensuite un concept en 3D en fonction du cahier des charges et un projet final qui comprend :

Enfin, l’agence peut vous conseiller des solutions de développement durable pour limiter l’impact carbone de votre stand.

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CLE DE REUSSITE DU STAND: LE CAHIER DES CHARGES

Le cahier des charges est une étape primordiale qui permet aux concepteurs de stand de vous présenter un projet au plus proche de vos attentes et de vos enjeux.

Les étapes du cahier des charges :

QUI ÊTES-VOUS ?

D’abord, présentez votre entreprise : quelle est votre activité ? Quels sont vos services et/ou vos produits ? Quelle est votre vision, quelles sont vos valeurs ? Quel est votre positionnement ? Communiquez votre charte graphique. Bref, quel est l’ADN de votre entreprise ?

POURQUOI CE SALON ?

Ensuite, présentez le contexte : Quels sont les objectifs de votre participation sur ce salon (présentation d’un nouveau produit par exemple ou présence corporate) Quels sont vos objectifs en termes de marketing et de communication ?

QUELLES SONT LES CONTRAINTES DU LIEU ?

Décrivez le lieu, les surfaces, les contraintes, les besoins en matériel, en mobilier... N’hésitez pas à joindre le dossier technique du salon. Quelles sont vos attentes en terme d’environnement (matériaux recyclables, démarches RSE..) de décoration, d’animation...

QUELLES SONT VOS ATTENTES ENVIRONNEMENTALES ? Précisez vos attentes dans le cahier des charges sur les possibilités de ré-emploi du stand, sur l’utilisation de matériaux recyclables, sur éco-conception du stand, sur la démarche RSE de l’agence et son engagement green, etc.

QUELLES SONT VOS CONTRAINTES ÉCONOMIQUES ?

Enfin, quel budget prévoyez-vous pour la conception de ce stand ? La précision de l’enveloppe budgétaire est importante, elle permettra à l’agence de déterminer le choix des matériaux, l’espace, la décoration...

LIMITEZ VOS CONSULTATIONS A 3 AGENCES

Pour plus d’information sur comment rédiger son appel d’offre > CF guide #2

Pourquoi il est important de définir un budget? CF guide #2

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BIEN GERER SON PLANNING POUR EVITER LES PIEGES

Des délais respectés conditionnent le bon déroulement du salon. Sachez qu’à partir de la validation du projet, il faut compter entre sept à huit semaines pour concevoir, réaliser et installer un stand d’environ 100 m2. Mais en amont, la préparation s’effectue sur plusieurs mois. Alors quels sont les délais à prévoir ?

12 À 10 MOIS AVANT L’OUVERTURE. Dans un premier temps, pensez à réserver l’emplacement de votre stand. Nous vous conseillons de le réserver d’une édition à l’autre, dès la fin de la manifestation si le rendez-vous est récurrent.

8 À 10 MOIS AVANT L’OUVERTURE. Posez les bases de votre stratégie, imaginez les grands axes de communication et une enveloppe budgétaire.

8 À 6 MOIS AVANT L’OUVERTURE. Effectuez une sélection d’agences spécialisées en conception de stands. L’agence apporte son rôle de conseil et son regard d’expert pour traduire en volume votre stratégie de marque. Elle peut également vous accompagner dans la conception de votre cahier des charges. A noter qu’il est recommandé de ne pas consulter plus de trois agences. Vous gagnerez du temps et de l’argent ! Les agences pour bien répondre à un appel d’offres, investissent du temps et mobilisent des équipes.

6 À 5 MOIS ½ AVANT L’OUVERTURE. A partir des échanges avec les agences, le cahier des charges connaît ses premiers ajustements (modifications, compléments).

5 MOIS AVANT L’OUVERTURE. Désormais, les agences de design sont sur le qui-vive pour répondre au mieux à votre appel d’offres avec des rough, plans et estimatifs. Le temps est venu pour elles de préparer une présentation des projets qu’elles exposeront. Pour de belles réponses donnez du temps à votre agence, un bon mois. Certaines répondront avant la date avec un avant-projet, d’autres le jour j.Un projet est présenté après 4/5 semaines de réflexion. Il comprend : un argumentaire, un concept, un devis, un plan, des 3D, une présentation de matériaux éco-durables et une approche selon la demande pour un stand « one shot », avec une option de remontage, pour un stand modulable ou éco recyclable… Exceptionnellement, l’agence peut présenter une maquette ou un film ; à définir avec un budget complémentaire.

4 ½ MOIS AVANT L’OUVERTURE. A ce stade, vous avez retenu votre agence ou vous êtes proche de le faire.

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4 MOIS AVANT L’OUVERTURE. Vous avez choisi votre agence ! Maintenant, c’est le moment de finaliser les plans techniques, d’apporter les dernières modifications, les derniers points sur le devis. Il est temps également de se pencher sur les contenus, sur l’interactivité et sur la communication événementielle de votre stand (lancement de produits, presse…)

3 MOIS AVANT L’OUVERTURE. La fabrication commence. Une trentaine de métiers peuvent être mobilisés pour concevoir le stand : menuiserie, électricité... Il est temps de passer les commandes officielles et de faire les demandes de dérogations éventuelles. Il est temps également de finaliser la signalétique, les aspects mobilier, vidéo… Sachez que vous pouvez confier la gestion de vos commandes et les aspects techniques à votre agence design d’espace.

2 À 3 MOIS AVANT L’OUVERTURE.L’agence se concentre sur les derniers détails. Dans certains cas elle peut même réaliser un prototype, une partie de stand grandeur nature, comme certains détails, meubles, cloisons, signalétique…

1 MOIS AVANT L’OUVERTURE. Les équipes se préparent pour le montage.

DE 3 JOURS À 1 MOIS SELON LES SALONS. C’est la durée nécessaire au montage d’un stand. Quelques jours avant l’ouverture du salon, les équipes sont constituées et sur le pied de guerre pour peaufiner la construction éphémère. Elles commenceront par les parties hautes avec la signalisation puis les planchers, les cloisons… et petit à petit, le stand prendra forme. Puis nous procédons à la mise en place des produits, au test des vidéos, aux intégrations digitales et à l’accueil de vos équipes pour une présentation du stand. Encore quelques minutes de nettoyage et votre stand est livré ! Un montage réalisé dans les délais est le point de départ d’un salon réussi. Pour communiquer sur votre stand, une fiche répertoriant les matériaux éco durables peut vous être délivrée. Sachez que vous pouvez confier l’organisation de votre stand à votre agence : rangement de réserve, mise en place des documents et goodies, pensez à notre offre installation clé en main !

L’agence vous accompagne également pendant la manifestation. Ses équipes peuvent assurer une régie technique et répondre à vos besoins de prestations complémentaires comme un traiteur, des hôtesses, des animateurs. La durée moyenne d’un salon est de 3 jours, mais certaines manifestations durent jusqu’à 10 ou 15 jours.

DERNIER JOUR. C’est la fin du salon. Place au démontage. Plusieurs possibilités sont envisageables comme stocker le stand pour le remonter sur un autre événement ou démonter le stand et recycler tout ou partie du stand. Dans le cas d’une réutilisation, il est mis en place une planification des montages, stockages et remises en état et modifications éventuelles du stand. Nous pouvons également transformer en goodies les bâches utilisées pour la communication après le salon.

APRÈS LE SALON. Le débriefing avec le client, l’étape à ne pas négliger. C’est le moment de faire le point sur les objectifs et les résultats de l’opération, de mesurer les bénéfices du salon et du stand par le biais du calculateur UNIMEV et d’autres outils R.O.I., R.O.E. présentés dans le Guide #3. Il en découle ainsi une optimisation pour les prochains salons et dans certains cas une déclinaison du stand vers d’autres projets comme la réalisation d’un showroom, d’un espace retail, d’un événement ou d’aménagement interactif, tout comme le développement de contenu et la mise en place d’expérience digitale.

JOUR J : PREMIER JOUR SUR LE SALON.

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Vous avez entre les mains toutes les astuces pour bien démarrer et réussir votre salon. A vous de vous lancer !

Pour aller plus loin, retrouvez aussi notre deuxième guide « Comment acheter son stand d’exposition » qui vous donnera encore plus de solutions pour atteindre vos objectifs. Vous en saurez plus sur les appels d’offre, les catégories de stands, Et notre troisième GUIDE « Comment mesurer et optimiser son R.O.I salon ? ».A très vite !

Notre agence est certifiée ISO 20121. Elle propose des solutions et intègre des process limitant l’impact carbone de vos espaces stand et événements.

POUR ALLER PLUS LOIN ...

Le Groupe FG DESIGN

Créateur de rencontres, notre mission est de renforcer la visibilité de votre entreprise et d’optimiser la rentabilité de vos rencontres professionnelles, en faisant vivre à vous et vos invités, une expérience de marque mémorable. Des rencontres qui peuvent prendre la forme d’un événement, d’un stand, d’un espace d’exposition, d’un showroom, d’un flagship, d’un pop-up store, etc…

Notre métier est d’imaginer des propositions sur-mesure et clés en main d’espaces de communication « hors média » et vous faire partager une smart expérience ! »

Nos 180 experts mettent tout en œuvre pour concevoir vos espaces de marque, vos expériences immersives et interactives, vos événements sur-mesure et faciliter votre activité événementielle en France et à l’international, grâce à des solutions business exclusives.

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NOTES

www.groupe-fgdesign.com

Éditeur : Groupe FG DESIGN - 3, rue Fernand Pelloutier - 92100 Boulogne Billancourt - SIRET 30902081600059 Directeur de la publication : François Guarino – Conseil rédaction et réalisation : Madison

Communication – Crédit Images : Groupe FG Design /Pierre & Gilles/ Fotolia/Getty Images