Stratégies pour éditer ses documents

et brochures facilement

Les rencontres du réseau #Apidae

Intervenants

Elodie DROUARDOT DRAGA

Les rencontres du réseau#Apidae

Elisabeth LOFFREDAVar Tourisme

Gaelle REYOT GCAT

Le guide tourisme d’affaires Var Tourisme

Séminaire Apidae

Aix Les Bains

28 & 29 novembre 2018

Ordre du jour

• Le contexte / la problématique

• La solution

• La valeur ajoutée ou rôle d’apidaedans l’affaire

• Si c’était à refaire ? / la suite

Le contexte / la problématique

Attente des professionnels du tourisme d’affairesConnaître l’offre des confrères pour pouvoir renseigner leurs clients et prospects lorsqu’ils ne peuvent y répondre favorablement, Connaître l’offre autour de leur établissement pour agrémenter une demande de séminaire (par exemple, vous êtes hôtelier et votre client vous demande un lieu extérieur à l’hôtel pour organiser une soirée de gala...).

Attente de Var TourismeDisposer d’un support imprimable à la demande et utilisable lors des opérations de promotion auprès d’une clientèle professionnelle (actions avec Provence Côte d’Azur Events, workshops…), et envoyé à tout client ou prospect nous en faisant la demande.Disposer d’une mise en page assurant la valorisation des critères spécifiques à la clientèle tourisme d’affaires

La solution

Création d’un gabarit « Tourisme d’affaires » Ed’it Yourself avec la solution Ed’it Sélect

Création du sommaire dans Excel

Création de pages complémentaires dans Word

Création d’un format PDF dans Adobe Acrobate version Pro, mise en place de liens dynamiques dans le sommaire

Ont été sélectionnés dans cette brochure tous les prestataires varois adhérents à l’association PCE ainsi que ceux répondant aux critères du règlement intérieur de PCE

La solution (suite) La brochure PDF est structurée comme suit :

1. Un chapitre générique présentant le Var et ses atouts, une liste d’événements sportifs majeurs, des informations sur les accès dans le Var.

2. Un chapitre présentant les fiches des établissements sélectionnés.▪ Ces fiches ont été classées en 4 parties :

- Littoral varois- Arrière pays varois- Haut Var Verdon- Prestataires d’activités, agences réceptives et traiteurs

▪ A l’intérieur des 3 premières parties (grandes zones géographiques du Var), les prestataires ont été systématiquement classés d’est en ouest de la façon suivante :

- Centres de congrès- Hôtels- RT et VV- Lieux de réception- Institutionnels

3. Le sommaire est « dynamique » et chacune des 4 parties est séparée par une page intercalaire (une photo pleine page)

La valeur ajoutée et le rôle d’apidae

Valeurs ajoutées

Animation des membres Apidae pour une saisie qualifiéeLe + : certains territoires ont validé le partage de la gestion des fiches, permettant à Var Tourisme de faire des modifications

Animation des professionnels pour faire comprendre l’utilisation d’un outil partagé Apidae

Avoir de la souplesse dans la mise à jour d’un document édité en interne

Rôle ApidaeToutes les informations sont regroupées au même endroit => facilité des gestion des contenus

Exploitation de l’aspect Tourisme d’affaires permettant de différencier l’affichage des informations d’un même établissement selon l’approche clientèle

Si c’était à refaire ? / la suite

Duplication de ce fonctionnement pour d’autres brochures PDFOffre Tour opérateurOffre Œnotourisme… en 2019 d’autres projets de brochures si évolutions

Les limitesManque de réactivité des prestataires pour un retour de leur mise à jour (50 %)

Mise en page lourde avec beaucoup de manipulations (Apidae, Ed’it Select, Excel, Word, Adobe Acrobate version Pro

Classement manuel des fiches Apidae dans Ed’it Sélect

Prendre la solution automatisée Edit Média !!

Les brochures éditées

Guide Œnotourisme (version anglaise – version françaises)

Guide Tourisme d’affaires (version anglaise – version française)

Guide Tours Opérateurs (version anglaise – version française)

Merci de votre attention

La stratégie de gestion des

éditions évolue

les solutions technologiques

permettent d’éditer facilement

des documents à la demande

avec

le contexte / la problématique

› Demande importante au comptoir des visiteurs et de nos prestataires touristiques

des agendas mensuels et hebdomadaires

› Demandes précises des personnes intéressées par la destination d’avoir un guide

hébergement personnalisé avec leurs besoins et surtout Á JOUR !!

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› Conception complexe et chronophage des documents prints

(indesign)

› Informations plus à jour après l’impression du document

› Double saisie pour les mêmes informations avec APIDAE

Avant ...

Comment proposer aux visiteurs un document print simple à réaliser, à jour, en évitant la double saisie avec APIDAE?

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La solution

Mais qu’est ce que c’est ??› Un générateur de brochures touristiques automatisées. › Développé en partenariat avec un panel d’Offices de

Tourisme, Apimill est une interface intuitive et ergonomique avec de multiples options vous permettant en quelques clics de générer une brochure touristique depuis la base de données Apidae.

> Á internaliser la création de ses brochures> Á procéder à plusieurs éditions au cours de la saison> Á éditer des brochures très ciblées plutôt qu’une seule brochure très

générique> Á générer en quelque clics un document professionnel personnalisé (réponse

demande comptoir…)> Á générer régulièrement un agenda des manifestations

A quoi ça sert ??

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Valeur ajoutée

Les fonctionnalités

> Possibilité de coopérer sur les documents (plusieurs comptes dans la structure)

> Créer des chapitres et sommaire> Personnaliser aux couleurs de la structure> Créer des listings objets par critérisation directe sur l’outil Apimill ou par

l’intermédiaire d’une sélection Apidae> Gérer des critères internes> Paramétrer le descriptif court ou thématisé> Gérer les impressions couleur ou N&B> Nombre de fiches par pages modulable : 6 ou 8 objets> Import illimité de couvertures (1ère et 4ème)> Personnalisation illimitée des bandeaux d’en-tête de chapitres> Edition des objets Apidae> Exporte un PDF (en HD, avec traits de coupe et fonds perdus)> Termes identiques entre Apimill et Apidae : utilisation simplifiée

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Les améliorations prévues

Si c’était à refaire ? / la suite

> Choix des critères facilité pour un débutant ou une personne qui ne connait pas Apidae> La facilitation d’insertion d’image dans le doc > Optimisation des temps de chargement de la bibliothèque photo > Insertion libres de pages dans tous le documents, n’importe la place.> Réflexion liée aux disponibilités

La suite ? > L’agence Mill perfectionne l’outil grâce au retour des utilisateurs ( club utilisateurs 2 fois

par an)> Possibilité de faire des retours par mails pour demander des correctifs qui sont traités

de manière efficace et rapide> Mise en place de cet outil au comptoir pour une utilisation continue

Merci pour votre attention

Elodie Drouard

Office de Tourisme Du Rhone Aux Gorges de l’Ardèche

06 83 38 00 22

e.drouard@rhone-gorges-ardeche.com 17

L’expérience de Grand Chambéry Alpes Tourisme : Utilisation de données APIDAE et l’outil Ed’it Yourself

par la société Fo Design, pour diffuser des agendas

des listes d’itinéraires et de l’information à la demande

auprès des particuliers mais aussi des socio-professionnels.

Le contexte:Un territoire en mouvement issu de 2 fusions = 5 BIT

(et bientôt 7) : chacun utilisant ses outils,

ses méthodes pour répondre aux demandes du quotidien

La problématique:Uniformisation des documents à diffuser à l’accueil, avec une identité

graphique commune, une même façon de communiquer tout en respectant la spécificité des demandes due au lieu d’accueil :

Ville Culture / Patrimoine

Thermalisme

Station nature / outdoor

Décision prise de s’équiper de l’outil Ed’it Yourself

by Fo Design

ENFIN !!!! DEPUIS LE TEMPS QUE J’EN PARLE A MA STRUCTURE !!!!

Le projet :• 1 abonnement annuel + création de plusieurs gabarits

personnalisés en fonction de nos besoins et chartés

• Création par FO Design de bandeaux thématiques, puis en interne pour de nouveaux bandeaux : permettant d’illustrer les différentes listes d’information

• Création spécialement pour GCAT d’un gabarit d’itinéraires avec cartes afin de répondre aux demandes concernant les randos pédestres et les randos raquettes.

Mise en œuvre en partant d’

Une sélection qui s’importe dans EYS et qui se met à jour

en temps réel dans EYS

= « Mes sélections SIT »

Un panier APIDAE (Fêtes et manifs, PCU, Eqpmt, …) qu’on importe dans EYS

= « Mes sélections »

2 clicks de plus mais permet plus de souplesse

ET HOP !

Nos réalisations :

Agenda de manifestations - liste

Fiche rando avec carte

Agenda du week-end avec focus

Visites et activités familles vacances - panier

Les + / les - :

• Pratique, facile, rapide et professionnel

• Qualification de la données APIDAE

• Les modifications dans APIDAE sont prises en compte dans la ½ h

• Une hotline de qualité +++

• Gabarits figés : on ne peut pas les modifier

• Nombre de bandeaux intégrés dans EYS limité.

• Documents générés uniquement en PDF format A4 basse définition

SI C’ÉTAIT À REFAIRE :

ON SIGNE TOUT DE SUITE !

Le bilan après 2 ans d’utilisation :

Bilan positif : on adore et nos clients aussi !

Une relecture des éditions par EYS est nécessaire pour un rendu optimal des éditions car les erreurs de saisie restent

possibles.

Développements prévus : nouveaux gabarits, utilisation du multi-horaire….. Plein de nouvelles aventures !

Merci pour votre écoute !

Des questions

?#TeamApidaeGCAT #Apidaelovers