Stage DDC Guide d'accompagnement pour organisme d'accueil

GUIDE D’ACCOMPAGNEMENT

POUR ORGANISME D’ACCUEIL

Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur l’accueil d’un stagiaire en

développement de carrière et que vous n’aurez pas à demander!

Stages en

développement

de carrière

UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À MONTRÉAL

Dernière révision : août 2013

Veuillez vous assurer d’avoir la version la plus récente

Guide d’accompagnement pour organisme d’accueil – septembre 2012

2

TABLE DES MATIÈRES

1. Introduction et remerciements ............................................................................................... 3

2. Description des stages en développement de carrière ........................................................... 4

3. Description des milieux de stage possible ............................................................................... 6

4. Quel type de stage pouvez-vous offrir aux étudiants? ........................................................... 7

5. Avantages à accueillir un stagiaire .......................................................................................... 8

6. Procédure pour demander un stagiaire .................................................................................. 8

7. Rôle et responsabilités ............................................................................................................ 9

7.1 Organisme d’accueil : quelles seront vos responsabilités? ............................................. 9

7.2 Le professionnel associé : quelles seront vos responsabilités? .................................... 10

7.3 L’étudiant-stagiaire : rôle et responsabilités ................................................................. 11

7.4 Le superviseur de stage de l’UQAM : rôle et responsabilités ....................................... 13

7.5 L’agent de gestion aux études : rôle et responsabilités ................................................ 14

7.6 Le directeur de programme : rôle et responsabilités .................................................... 15

7.7 Les obligations conjointes : université, organisme, stagiaire ........................................ 16

7.8 Procédure d’arrêt de stage ............................................................................................ 16

8. Évaluation .............................................................................................................................. 17

9. Coordonnées ......................................................................................................................... 19

10. Annexes ............................................................................................................................. 20

10.1 Formulaire de confirmation de placement en stage — exemple.................................. 21

10.2 Précisions sur les procédures d’arrêt de stage .............................................................. 22

10.3 Plan de stage / grille d'évaluation du stage................................................................... 25

10.4 Formulaire – Offre de stage .......................................................................................... 26

Important : Avant de vous référer à ce guide d’accompagnement, veuillez vous

assurer que vous avez la plus récente version de ce document.


3

1. INTRODUCTION ET REMERCIEMENTS

Ce guide constitue un protocole de fonctionnement des stages (CAR 3901; CAR 3902)

offerts au sein des programmes de premier cycle en développement de carrière de

l’Université du Québec à Montréal. Il propose une description détaillée du fonctionnement

des stages en développement de carrière (DDC), des types de milieux visés par les stages,

des avantages pour les organisations à accueillir des stagiaires, des rôles et responsabilités

conférés aux différents acteurs rattachés à la réussite en stage des étudiantes et des

étudiants, de la procédure d’évaluation, de la démarche de transmission par les

organisations d’une offre de stage et enfin, pour des précisions supplémentaires ou pour

toute autre information, des coordonnées de la direction de programmes1 en

développement de carrière .

Le contenu de ce guide s’inspire de l’expérience de nombreux professeurs et chargés de

cours2 rattachés aux programmes en développement de carrière qui, année après année,

ont travaillé ardemment à développer et à adapter des pratiques et des règlements justes et

professionnalisant. La présente version se fonde sur le travail de Chloé Girard,

anciennement agente de stage, et est le fruit d’un travail de collaboration entre la direction

de programmes en développement de carrière (Louis Cournoyer, c.o., professeur et

directeur des programmes en DDC; Martin Hutchison, assistant de gestion de programme

1er cycle communément appelé AGE3) et des professeurs et chargées de cours (Edwidge

Desjardins et Yves Chagnon, professeurs, Andrée Drolet, Ilia Essopos et Angélique

Desgroseillers, chargées de cours). Toute la coordination des différentes étapes menant à la

production de ce guide fut assurée par la chargée de projet Emmanuelle Desrosiers. Bonne

quête d’information !

Louis Cournoyer, Ph. D., c.o.

Directeur des unités de programmes en développement de carrière

Professeur (counseling de carrière)

Département d'éducation et de pédagogie

Université du Québec à Montréal (UQAM)

1 La direction de programmes fait référence à la direction du programme de baccalauréat en développement de

carrière et de certificat en développement de carrière. 2 Dans le présent document, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le

texte. 3 Dans le présent document, l’acronyme AGE fait référence au titre d’agent de gestion aux études. Ce titre sera

priorisé à celui d’assistant de gestion de programme 1er cycle, mais fait référence au même poste.


4

2. DESCRIPTION DES STAGES EN DÉVELOPPEMENT DE CARRIÈRE

Le baccalauréat en développement de carrière de l’Université du Québec à Montréal

vise la formation de professionnels en développement de carrière. De façon générale, le

spécialiste en développement de carrière se préoccupe de la mise en valeur des ressources

humaines ainsi que des relations dynamiques entre la formation, la profession et le travail.

Quant au certificat en développement de carrière, il rejoint l'essence de la formation en

développement de carrière puisqu’il inclut plusieurs des blocs de la formation du

baccalauréat.

Un stage intitulé Activités professionnelles obligatoires vient clôturer ces

programmes de formation. Ce stage obligatoire a pour but la mise en pratique des

connaissances et des habiletés acquises en tenant compte de la réalité multidimensionnelle

des milieux d’intervention. Il vise à permettre au stagiaire de compléter la formation

fondamentale confrontée à la réalité du marché du travail. Il a comme objectif de favoriser

un processus d’analyse réflexive sur la pratique professionnelle ainsi qu’une mise à jour du

profil personnel de formation professionnelle.

De plus, l’étudiant de baccalauréat à la possibilité d’effectuer un deuxième stage

intitulé Activités professionnelles optionnelles. Ce cours a aussi comme objectif de favoriser

un processus d’analyse réflexive sur la pratique professionnelle. Ce stage optionnel peut

être réalisé au cours du même trimestre que le stage obligatoire, mais, normalement dans

un milieu professionnel différent, et porter sur des activités professionnelles différentes ou

complémentaires. Si le stage optionnel est effectué dans le même milieu que le stage

complémentaire, les exigences envers le stagiaire seront revues à la hausse pour le

deuxième stage.


5

IMPORTANT

Chaque stage doit comporter une durée totale de 280 heures ou 40 jours ouvrables. Nous recommandons fortement aux étudiants d’effectuer un stage à temps plein (soit quatre à cinq jours/semaine). Le stage doit débuter au cours des deux premières semaines du trimestre. Toute autre situation demande l’approbation préalable de la direction de programmes.

Il s’agit d’un stage non rémunéré. Toutefois, rien ne vous empêche de procéder à des démarches en vue de rémunérer le stagiaire.

3. DESCRIPTION DES MILIEUX DE STAGE POSSIBLE

Il existe plusieurs milieux de pratique pouvant accueillir des stagiaires en développement de carrière. Ce tableau fait état de la

diversité des milieux de stage possible.

2.1 Milieu

communautaire/

employabilité

2.2 Milieu

communautaire

autonome

2.3 Milieu

organisationnel

2.4 Milieu scolaire

public et privé

2.5 Milieu publique et

parapublique

municipal, provincial,

fédéral

2.6 Firmes-conseils

Club de recherche

d’emploi (ACREQ –

association des clubs

de recherche

d’emploi du Québec

CJE (carrefour

jeunesse emploi)

RQODE

(regroupement

québécois des

organismes en

développement de

l’employabilité)

Tous les organismes à

but non lucratif ayant

une vocation qui va

dans le sens du

développement

social, démocratique

et collectif (éducation

populaire, santé

mentale, réinsertion

socioprofessionnelle,

défense des droits

des minorités

visibles, handicapés,

clientèle fragilisée,

immigrants, etc.)

Entreprises privées

(ex. : Rona,

Vidéotron, La Baie,

etc.)

Les services des

Ressources

humaines en général

La dotation (ex. :

hôpitaux, banques,

etc.)

École primaire

(école orientante)

École secondaire

Centre d’éducation

aux adultes

Centre de formation

professionnelle

Cégep

Université

Emploi-Québec

Centre local d’emploi

CSST

SAAQ

Municipalité

Hôpital

CSSS-CLSC

Forces armées

Agence de placement

Cabinet de

professionnels

Pratique privée

4. QUEL TYPE DE STAGE POUVEZ-VOUS OFFRIR AUX ÉTUDIANTS?

Les étudiants formés dans les programmes de 1er cycle en développement de

carrière sont polyvalents et capables de réaliser des tâches variées. Selon votre secteur de

pratique, vous pouvez, par exemple et de façon non limitative, leur confier des mandats liés

à l'information scolaire et professionnelle, au suivi et à l'encadrement des élèves, à l’étude

de dossiers et inscription des élèves, à l'approche orientante, à la motivation et à la

persévérance scolaire, à la reconnaissance des acquis, à la conception et à la réalisation

d'activités de formation, au développement de méthodes dynamiques de recherche

d'emploi, à l'organisation d'événements liés au développement de carrière, à la recherche et

au placement en stage, au recrutement et à la sélection de participants / élèves / personnel.

Concrètement, le contenu du stage doit couvrir – de façon substantielle — au moins

deux champs d’activités parmi les suivants :

Counseling et/ou services-conseils;

Gestion et communication d’information;

Encadrement et suivi de la clientèle;

Évaluation et psychométrie;

Animation et formation;

Employabilité, recrutement et/ou sélection;

Développement et production d’activités de formation;

Élaboration et suivi de projet en développement de carrière.

Parallèlement, le stage doit également miser sur le développement personnel et

professionnel :

Sens de l’initiative;

Relations interpersonnelles;

Autonomie;

Rigueur et organisation;

Éthique et communication.


8

5. AVANTAGES À ACCUEILLIR UN STAGIAIRE

L’accueil d’un stagiaire en développement de carrière peut comporter plusieurs

avantages. En voici quelques-uns :

Il s’agit d’un groupe professionnel expert en matière de développement de

carrière ayant, entre autres, de l’expérience en counseling tant individuel que de

groupe, une compréhension des besoins particuliers en contexte pluriethnique, des

notions de psychologie, de développement vocationnel et de psychométrie, des

compétences en méthodes dynamiques de recherche d’emploi et des compétences

en entrevue, sans oublier une capacité d’élaboration d’activités de formation;

Il s’agit également d’une main-d’œuvre motivée, désireuse d’apprendre et de se

dépasser;

L’accueil d’un stagiaire permet à un membre choisi du personnel de jouer un rôle de

mentor pour la relève. Un rôle essentiel qui est particulièrement valorisant;

L’accueil d’un stagiaire peut être la solution à un remplacement d’été ou de congé de

maternité;

Il s’agit également d’une occasion de former sur mesure votre futur personnel.

6. PROCÉDURE POUR DEMANDER UN STAGIAIRE

Les milieux œuvrant dans les différents secteurs de pratique en développement de

carrière sont invités à proposer des offres de stages à nos étudiants. La direction de

programmes se fera un plaisir de diffuser celles-ci. Pour ce faire, vous devez dans l’ordre :

- Remplir le formulaire d’offre de stage (voir annexe 10.4);

- Transmettre par courriel le document complété à la direction de programmes en

développement de carrière, plus particulièrement à [email protected].

Les stages débutent normalement au début du trimestre d’automne (septembre),

d’hiver (janvier) et d’été (mai). Pour vous assurer un maximum de visibilité de votre offre

de stage, veuillez prendre note que les offres reçues sont toutes transmises en même et ce,

cinq fois par année, soit les premier lundi des mois suivants :

mailto:[email protected]


9

- Pour les stages au trimestre d’hiver : octobre, novembre et janvier

- Pour les stages au trimestre d’été : mars

- Pour les stages au trimestre d’automne : mai et septembre

Considérant que les étudiantes et les étudiants tendent à vouloir planifier leur stage

des mois à l’avance, vous êtes invité à nous transmettre celles-ci au moins deux mois

précédents la date d’entrée en stage. Bien sûr, nous allons accepter les offres transmises à

plus court terme. Les propositions seront rapidement diffusées aux étudiants. Les étudiants

intéressés communiqueront directement avec vous pour vous rencontrer en entrevue

puisqu’il revient à l’étudiant de trouver son milieu de stage.

Comme il revient à l’étudiant de trouver son milieu de stage, il se peut que des

étudiants entrent en contact avec vous sans que vous ayez rempli le formulaire d’offre de

stage. Dans ce cas, le formulaire n’est pas nécessaire et il n’en tient qu’à vous de conclure

une entente de stage avec l’étudiant. Ce guide d’accompagnement est d’ailleurs un bon outil

pour connaître les procédures relatives au stage en développement de carrière.

7. RÔLE ET RESPONSABILITÉS

Dans le cadre des stages en développement de carrière plusieurs personnes ont des

responsabilités et un rôle clé à jouer afin de veiller à la qualité et à la rigueur de la formation

pratique. Cette section met en lumière les rôles et les responsabilités de chacun.

7.1 Organisme d’accueil : quelles seront vos responsabilités?

L’organisme, l’institution ou l’entreprise qui accueille un stagiaire a un rôle

important à jouer. Ses responsabilités sont les suivantes :

Désigner une personne ressource qui sera responsable d’encadrer le stagiaire dans

l’institution qui veillera à son insertion et lui offrira un service-conseil dans ses

interventions (rétroaction constructive régulière). Cette personne agit au nom de

l’organisme d’accueil, se préoccupe de la formation du stagiaire et communique, à ce

titre, avec la ressource professorale désignée par l’Université. Elle devient ainsi le

professionnel associé de l’étudiant-stagiaire;


10

IMPORTANT : la personne désignée doit être un professionnel œuvrant en

développement de carrière (counseling et/ou services-conseils ; gestion et

communication d’information; encadrement et suivi de la clientèle; évaluation et

psychométrie; animation et formation; employabilité, recrutement et/ou sélection;

développement et production d’activités de formation OU élaboration et suivi de

projet en développement de carrière) depuis au moins cinq années. Bien qu’il soit

suggéré que celui-ci soit dûment formé dans un programme d’études universitaires

en développement de carrière ou en orientation, l’expérience dans le domaine

prime.

Attribuer un espace de travail adéquat au stagiaire et s’assurer d’un contexte favorable

à l’atteinte des objectifs opérationnels;

Être informé sur le programme, les types d’apprentissages souhaités, les modes

d’évaluation, la participation du milieu aux évaluations ainsi que l’encadrement et le

support fournis par l’Université. Il revient au superviseur4 de stage de l’UQAM de

clarifier les points précédents avec le professionnel associé, et ce, en fonction du plan

de stage de l’étudiant.

7.2 Le professionnel associé : quelles seront vos responsabilités?

De façon générale, le professionnel associé s’engage à partager avec le stagiaire son

expertise et à fournir une rétroaction constructive au stagiaire de façon régulière. De plus, il

participera avec le superviseur de l’UQAM et le stagiaire à l’évaluation finale du stage en se

basant sur le plan de stage de l’étudiant.

Concrètement, les responsabilités du professionnel associé de l’organisme d’accueil

sont les suivantes :

Signer le formulaire de confirmation de placement en stage de l’UQAM. Le stagiaire

doit retourner le formulaire au secrétariat de programmes dans les meilleurs délais

puisque le document permet d’avoir une couverture de protection au niveau des

assurances accident, responsabilité civile et responsabilité professionnelle, et de

4 Dans le présent document, le titre superviseur fait référence à celui de professeur/chargé de cours de l’UQAM

responsable de la supervision du stage de l’étudiant dans le cadre des cours CAR3901- 3902.


11

confirmer le placement en stage. Un exemple vous est proposé dans le présent

document en annexe 10.1;

En collaboration avec l’étudiant, préciser les tâches à accomplir en matière d’objectifs,

d’actions, d’échéanciers et d’indicateurs de réussite en se référant au plan de stage de

l’étudiant. Ce plan de stage servira également pour l’évaluation de l’étudiant. Vous

trouverez la grille d’évaluation/plan de stage en annexe 10.3 de ce document;

Vérifier et confirmer avec le stagiaire dans quelle mesure les objectifs de son plan de

stage peuvent être atteints;

Rencontrer l’étudiant de façon hebdomadaire afin de favoriser son encadrement;

Distribuer et répartir les tâches et responsabilités selon un échéancier réaliste;

Communiquer avec le superviseur de l’UQAM au besoin;

À la fin du stage, participer à une rencontre d’évaluation dans le milieu de stage avec le

superviseur de l’UQAM et l’étudiant;

À la fin du stage, évaluer l’atteinte des objectifs de formation poursuivis par le stagiaire.

Cette grille fait référence au plan de stage de l’étudiant et compte pour 30 % de la note

finale.

En résumé, le professionnel associé vérifie et confirme avec le stagiaire dans quelle

mesure les objectifs peuvent être atteints, accepte le stagiaire et, à la suite de l’entrevue,

l’intègre au milieu de travail, il l’initie à l’exercice de sa profession, il l’encadre et évalue les

compétences acquises.

7.3 L’étudiant-stagiaire : rôle et responsabilités

Avant de débuter son stage, l’étudiant est responsable de faire parvenir au

secrétariat de programmes le formulaire de confirmation de placement en stage dûment

rempli dans les meilleurs délais puisqu’il permet d’avoir une couverture de protection au

niveau des assurances accident, responsabilité civile et responsabilité professionnelle, et de

confirmer le placement en stage. De plus, l’étudiant est responsable de communiquer les

dates exactes de début et de fin de stage à son superviseur. Il est également responsable de

le tenir informé de toutes modifications apportées à la durée ou à l’horaire de stage.


12

En collaboration avec son professionnel associé, le stagiaire participe aux tâches qui

lui ont été assignées en début de stage; ces tâches sont précisées en termes d’objectifs,

d’actions, d’échéanciers et d’indicateurs de réussite dans son plan de stage. Il est

responsable de faire parvenir son plan de stage à son superviseur lors des premiers jours

de stage.

En plus des objectifs établis en collaboration avec le professionnel associé dans le

plan de stage, le stagiaire est responsable de :

Adhérer à un code déontologique et adopter un comportement éthique;

Démontrer du respect et de l’empathie à la clientèle;

Diagnostiquer les besoins des clients;

Développer des solutions innovatrices pour aider la clientèle;

Planifier, organiser, prioriser, réaliser son mandat de manière efficace;

Communiquer de façon respectueuse avec la clientèle et les intervenants;

Utiliser un langage approprié;

Entretenir des relations professionnelles avec les clients;

Évaluer les besoins et les demandes spécifiques des clients;

Chercher et fournir l’information à la clientèle;

Faciliter le développement de carrière des clients en individuel et en groupe;

Animer des groupes;

Rédiger notes, rapports en respectant les règles de l’organisation et la loi

d’accès à l’information;

Utiliser les outils pour aider le client dans sa démarche professionnelle;

Créer, gérer, alimenter une banque de données sur les ressources disponibles;

Diriger les clients vers les ressources adéquates;

Évaluer la qualité et la pertinence de ses interventions;

Apprendre à recevoir et à donner une rétroaction de façon constructive;

Identifier ses besoins de formation afin de parfaire ses connaissances et

compétences.


13

Le stagiaire est tenu responsable de l’atteinte de ses objectifs de formation et doit

agir en conséquence. Nous exigeons que le stagiaire s’assure d’être un élément actif dans

son milieu de stage. Parmi les exigences externes concernant le stagiaire dans le milieu

d’accueil, nous pouvons mentionner quelques-uns des aspects particuliers que nous

pourrions regrouper sous l’appellation de l’éthique du stagiaire : le respect des personnes,

des politiques, des normes de l’organisme, de ses modes de fonctionnement et le

respect de la confidentialité des informations véhiculées dans le milieu.

Le stagiaire est motivé par sa situation d’apprentissage, par les gens qui l’entourent

dans son milieu de stage et par la réalisation des objectifs de son plan de stage. Ses

questions, sa vision des différentes situations, la contribution qu’il apporte à la solution de

problèmes professionnels serviront de cadre de référence à son évaluation sommative.

Le stagiaire s’engage à participer activement aux supervisions. De plus, il doit

informer le superviseur de l’UQAM du déroulement de son stage en lui faisant parvenir un

rapport d’activités tous les dix jours par courriel.

IMPORTANT – Dans la mesure où le stage constitue l’évaluation ultime du stagiaire

quant à sa compétence à œuvrer professionnellement en développement de carrière, un

manquement notable au respect de ces objectifs et attentes peut mener à une expulsion

du milieu de stage.

7.4 Le superviseur de stage de l’UQAM : rôle et responsabilités

Dès les premiers jours du stage, le superviseur de l’UQAM entrera en

communication avec le professionnel associé afin de se présenter, répondre à ses questions,

expliquer l’encadrement qu’il donnera au stagiaire ainsi que la procédure d’évaluation du

stage.

De façon générale, le superviseur de l’UQAM a les responsabilités suivantes :

Constituer les groupes-stage par région (si possible) et donner l’information à

l’agent de gestion aux études afin qu’il puisse faire les modifications au registrariat;

Remettre, au besoin, le formulaire de confirmation de placement en stage aux

étudiants lors de la rencontre obligatoire de début de stage;


14

Récupérer les formulaires de confirmation de placement en stage auprès de

l’agent de gestion aux études;

Conseiller les étudiants qui éprouvent de la difficulté à se trouver une place de

stage;

Contribuer à l’enrichissement de la banque de placement en stage;

S’assurer que les apprentissages réalisés par l’étudiant dans le milieu de stage sont

en lien direct avec ses études, ses objectifs de formation personnels et

professionnels;

Recevoir de la part de l’étudiant le plan de stage de celui-ci et guider l’étudiant dans

le choix des activités favorisant sa réussite. Il peut aussi amener l’étudiant, s’il y a

lieu, à modifier ses objectifs de stage;

Soutenir l’étudiant en lui donnant une rétroaction constructive concernant ses

réalisations;

Faciliter la relation entre le professionnel du milieu et le stagiaire;

Peut conseiller l’étudiant sur l’exécution des mandats dans lesquels il est impliqué.

Cela dit, la forme d’encadrement apportée par le superviseur de l’UQAM en cours de

stage peut varier : elle dépend des exigences du programme et de l’encadrement que le

milieu de stage apporte à l’étudiant par l’intermédiaire du professionnel associé.

7.5 L’agent de gestion aux études : rôle et responsabilités

De façon générale, l’agent de gestion aux études de l’UQAM a les responsabilités

suivantes :

Recevoir, de la part du directeur de programme, les formulaires d’offres de stages

afin de les diffuser sur le réseau en carriérologie de l’UQAM et les faire parvenir aux

étudiants par courrier électronique;

Envoyer aux étudiants un courriel de convocation pour la rencontre obligatoire de

début de stage;

Veiller à ce que les formulaires de confirmation de placement en stage soient

disponibles au présentoir du secrétariat de programmes afin que les étudiants

puissent en obtenir une copie;


15

Recevoir, de la part des étudiants, les formulaires de confirmation de placement

en stage;

Envoyer un courriel aux étudiants inscrits aux stages en y incluant les documents

d’information sur les stages du programme (description et objectifs des stages,

Guide de survie pour étudiant-stagiaire.);

Tenir à jour un tableau : nom des étudiants inscrits au cours stage et leur place de

stage et contribuer à la mise à jour de la banque de placement en stage (base de

données ou formulaires de confirmation de placement en stage);

Mettre à jour les documents (informations aux étudiants, Guide de survie pour

étudiant-stagiaire, informations aux milieux de stage, etc.).

7.6 Le directeur de programme : rôle et responsabilités

De façon générale, le directeur de programme de l’UQAM a les responsabilités

suivantes :

Recevoir, de la part des milieux de pratique, les formulaires de proposition de

stage;

Transférer les formulaires de proposition de stage à l’agent de gestion aux études

aux fins de communication aux étudiants;

Signer les formulaires de confirmation de placement en stage et les remettre à

l’agent de gestion aux études;

Grâce à la contribution des superviseurs ainsi que de l’agent de gestion aux études,

mettre à jour la banque de placement en stage;

Encadrer la gestion de la qualité des services liés aux stages, tant pour les étudiants,

que pour les milieux de pratique;

Proposer et voir à l’intégration de nouvelles modalités d’encadrement des stages, au

besoin;

Réaliser une rencontre de suivi par trimestre auprès des superviseurs de stage

associés aux cours CAR3901 et CAR3902.


16

7.7 Les obligations conjointes : université, organisme, stagiaire

Les responsabilités suivantes sont partagées par l’université, l’organisme d’accueil

et le stagiaire :

Le responsable désigné par l’organisme et le superviseur de l’UQAM auront la

responsabilité, vis-à-vis de leur organisation respective, de la bonne marche du

stage;

Tous les problèmes ou difficultés qui pourraient surgir pendant ou à l’occasion du

déroulement du stage devront faire l’objet de discussions entre l’Université et

l’Organisme dans le but de régler rapidement ces problèmes ou difficultés;

Les programmes, durées, lieux et conditions des stages sont ceux qui, par accord

conjoint, figurent sur la confirmation de placement;

Le superviseur responsable du stage intervient directement auprès du stagiaire et

du responsable désigné par l’organisme dès qu’il est sollicité à cet égard ou qu’il juge

nécessaire de le faire pour le développement professionnel du stagiaire.

7.8 Procédure d’arrêt de stage

Bien qu’il soit très rare que cela puisse se produire, il s’avère impératif et préventif

de traiter de la question possible d’arrêt de stage, que ce soit de l’initiative du stagiaire, du

professionnel associé, sinon du superviseur de l’université. Il est possible que, pour des

raisons particulières, il s’avère nécessaire de procéder à l’arrêt d’un stage. Quelques

scénarios peuvent être envisagés, que ce soit à la demande du stagiaire, du professionnel

associé ou du superviseur de l’UQAM responsable de l’encadrement du stagiaire.

Rappelons que les professionnels associés sont des partenaires dans la formation

des futurs conseillers en carriérologie et, qu’à ce titre, les programmes en développement

de carrière de l’UQAM agissent en toute transparence dans le traitement des demandes

d’arrêt de stage. Aussi, ces demandes d’arrêt de stage doivent être considérées comme une

mesure exceptionnelle, être documentées et respecter les règles de l’éthique

professionnelle. Il y a donc nécessité de se prévaloir des procédures qui suivent si, pour des

motifs sérieux d’ordre personnel ou professionnel, un stagiaire, un professionnel associé ou


17

un superviseur désire mettre fin à un stage. Il est toutefois important de faire la précision

suivante :

Aucun étudiant n’est autorisé à mettre fin à son stage sans l’accord du superviseur de

stage responsable de l’encadrement du stagiaire ou de la direction de programmes;

De la même façon, aucun professionnel associé n’est autorisé à mettre fin à un stage

sans l’accord du superviseur de stage responsable de l’encadrement du stagiaire ou de

la direction de programmes;

Le superviseur responsable de l’activité doit être immédiatement informé de la

situation problématique par l’un ou l’autre des partis afin d’intervenir rapidement au

dossier et, au besoin, solliciter la participation de la direction de programmes en

développement de carrière;

Pour de plus amples informations sur les différents scénarios d’arrêt de stage et les

procédures à respecter, veuillez vous référer à l’annexe 10.2 Précisions sur les procédures

d’arrêt de stage.

IMPORTANT — Il peut arriver, pour des motifs sérieux, que le milieu décide de mettre

fin au stage sans avoir consulté le superviseur de stage ou la direction de programmes.

Peu importe la procédure suivie, les raisons invoquées par le milieu pour mettre fin au

stage devront être confirmées par le professionnel associé ou la direction du milieu.

8. ÉVALUATION

L’évaluation de stage vise à mesurer l’intégration des éléments conceptuels,

instrumentaux et méthodologiques du programme en carriérologie. L’évaluation est basée

sur les objectifs formulés par le stagiaire et le professionnel associé dans les premiers jours

du stage et présentés dans le plan de stage qui comprend les activités liées à la pratique

professionnelle et à l’intégration socio-professionnelle. Cette évaluation basée sur le plan

de stage compte pour 30 % de la note finale.


18

Les tâches associées aux objectifs de stage sont confiées au stagiaire et des

indicateurs de réussite servent de critères de base pour l’évaluation. Les attitudes et les

habiletés du stagiaire seront mesurées entre autres en matière de :

Éthique professionnelle et respect de la clientèle et des intervenants;

Qualité de la communication relationnelle;

Sens de l’initiative;

Relation interpersonnelle;

Autonomie;

Rigueur et organisation.

L’évaluation du stage comprend cinq volets, ce sont :

1. Participation active aux rencontres obligatoires;

2. Envoi de courriels aux 10 jours ou aux deux semaines;

3. Compte-rendu remis après 20 jours ouvrables;

4. Évaluation par le professionnel associé fait à partir des objectifs formulés dans le

plan de stage;

5. Rapport synthèse écrit et remis à la fin du stage.

Ainsi, l’évaluation comporte un volet formatif et sommatif. Une évaluation formative

est effectuée tout au long du stage par le superviseur sous forme de supervision

électronique. De plus, une évaluation sommative s’effectue à la fin du stage avec le

professionnel associé, le stagiaire et le superviseur de l’UQAM. Ils évalueront l’atteinte des

objectifs de formation poursuivis par le stagiaire en utilisant le plan de stage complété

dans les premiers jours du stage. Pour se faire, le superviseur de l’UQAM se rendra dans

l’organisme d’accueil à la fin du stage pour rencontrer le professionnel associé et le

stagiaire.

Parmi les compétences suivantes, évaluez les compétences acquises par le stagiaire :

Agir de manière responsable et respectueuse auprès de la clientèle et des

intervenants pour que le professionnel associé puisse sans réserve lui confier

différentes responsabilités;

Être responsable de ses actions en fournissant des arguments fondés sur des faits


19

Comprendre les besoins des clients;

Construire des liens dans les différentes activités d’apprentissage avec le vécu des

clients;

Communiquer clairement et correctement à l’oral et à l’écrit dans les divers

contextes liés au plan de développement des clients;

Animer des rencontres d’information, de formation en proposant des activités

variées permettant la progression des clients vers une plus grande autonomie;

Guider les clients en effectuant des interventions appropriées pour répondre aux

besoins des clients;

Détecter les problèmes et proposer des solutions concrètes et adaptées à la réalité

des clients;

Évaluer la progression du cheminement fait par les clients et indiquer quelles seront

les prochaines étapes;

Planifier, organiser, prioriser ses tâches de façon réaliste;

Adapter ses interventions aux caractéristiques des clients;

Collaborer à la conception et à la mise en œuvre d’un plan d’intervention spécifique

pour chaque client;

Intégrer les technologies de l’information et des communications aux fins de

préparation et de pilotage d’activités variées;

Manifester un esprit critique et nuancé par rapport aux difficultés rencontrées

durant le stage;

Coopérer avec le professionnel associé et l’équipe d’intervenants, les différents

partenaires afin de favoriser l’atteinte des objectifs des clients;

S’engager dans une démarche individuelle de développement professionnel.

9. COORDONNÉES

Si vous avez des questions ou désirez de plus amples informations sur la procédure

d’accueil d’un stagiaire en développement de carrière (traitée dans la section 6 du présent

document), vous pouvez communiquer avec la direction de programmes en développement

de carrière par courriel, [email protected], en prenant soin d’inscrire la mention STAGE en

majuscule (ex. : STAGE – Besoin d’info.) dans l’objet du courriel.



20

10. ANNEXES

Formulaire de confirmation de placement en stage

Précisions sur les procédures d’arrêt de stage

Grille d’évaluation/plan de stage

Formulaire – Offre de stage


21

10.1 Formulaire de confirmation de placement en stage — exemple


22

10.2 Précisions sur les procédures d’arrêt de stage

Arrêt de stage à la demande du stagiaire

Lorsque le stagiaire souhaite mettre fin à son stage, la procédure comporte les

éléments suivants :

Le stagiaire avise – par écrit — le superviseur des raisons qui l’amènent à vouloir

arrêter son stage;

Il doit détailler et, au besoin, appuyer par des documents justificatifs (ex. : rapport

médical) sa démarche.

Principes à respecter par le superviseur de stage:

S’assurer que la décision de mettre fin au stage fasse suite à une réflexion sérieuse,

digne de professionnalisme, de la part du stagiaire;

S’assurer que des avenues alternatives de solutions d’arrangement ont été

envisagées et proposées au stagiaire avant d’arrêter le stage;

S’assurer que le professionnel associé et la direction de programmes ont été

consultés avant l’arrêt définitif du stage;

S’assurer que le stagiaire ait compris les conséquences de l’arrêt du stage sur son

cheminement scolaire et professionnel;

S’assurer que l’arrêt de stage se fasse dans les meilleures conditions possible pour le

stagiaire et le professionnel associé;

POUR TOUTES CES SITUATIONS — Voir à rencontrer « en personne », à une ou

plusieurs reprises, le stagiaire au besoin.

Arrêt de stage à la demande du professionnel associé

Lorsque le professionnel associé souhaite mettre fin au stage d’un stagiaire, la

procédure comporte les éléments suivants :

Le professionnel associé traite de la situation avec le stagiaire, le superviseur de

l’UQAM ou la direction de programmes;


23

Lorsque la décision est prise, le professionnel associé avise le superviseur de cours

en carriérologie et ce dernier en avise les responsables du milieu.

Principes à respecter par le professionnel associé :

S’assurer que le superviseur de l’UQAM ait été informé de la décision prise par le

professionnel associé de mettre fin au stage;

S’assurer de rédiger un rapport écrit précisant les raisons qui justifient l’arrêt du

stage;

S’assurer en tant que professionnel associé de procéder à l’évaluation du stagiaire

pour les jours complétés par le stagiaire;

S’assurer que l’arrêt de stage se fasse dans les meilleures conditions possible pour le

stagiaire et pour le professionnel associé.

Arrêt de stage à la demande du superviseur de stage de l’UQAM

Lorsque le superviseur de stage souhaite mettre fin au stage du stagiaire, la

procédure suivante est proposée à titre indicatif :

Le superviseur l’UQAM et le professionnel du milieu prennent contact;

À moins de circonstances particulières, le superviseur effectue une visite dans le

milieu de stage;

Le superviseur traite de la situation avec le stagiaire, la direction du milieu (si

nécessaire) et la direction de programmes;

La direction de programmes et le superviseur conviennent de la suite à donner avec

le stagiaire et le professionnel associé;

Un rapport écrit relatant les faits qui justifient l’arrêt du stage doit être complété par

le superviseur de l’UQAM;

Le superviseur de l’UQAM avise, dans les meilleurs délais, toutes les parties

concernées.


24

Dans la mesure du possible :

L’arrêt du stage devrait être l’ultime démarche entreprise, après plusieurs efforts

préalables de corrections de la situation problématique, auprès du stagiaire ou du

milieu;

L’arrêt du stage ne devrait pas être définitif avant qu’une rencontre ait eu lieu entre

le stagiaire, le directeur du programme et le superviseur;

Lors de cette rencontre, des avenues de solutions possibles devraient être

envisagées de façon à apporter tout le support possible au stagiaire;

En attendant la décision finale de l’arrêt du stage, le stagiaire est retiré du milieu de

stage.

Il est nécessaire de s’assurer que l’arrêt de stage se fait dans les meilleures

conditions possible pour le stagiaire et le professionnel associé.


25

10.3 Plan de stage / grille d'évaluation du stage

PRATIQUE PROFESSIONNELLE

(Activités)

% DE

TEMPS INVESTI

OBJECTIFS DE DÉVELOPPEMENT

VISÉS

PRINCIPALES TÂCHES ASSOCIÉES

INDICATEURS DE RÉUSSITE

NOTE A, B, C,

D, E, N/A

Counseling et/ou

services-conseils

Gestion et

communication

d'information

Encadrement et suivi de

clientèle

Évaluation et

psychométrie

Animation et formation

Employabilité

Recrutement et/ou

sélection

Développement et

production d'activités de

formation

Élaboration et suivi de

projet

INTÉGRATION SOCIOPROFESSIONNELLE

OBJECTIFS DE DÉVELOPPEMENT

VISÉS INDICATEURS DE RÉUSSITE NOTE

Sens de l'initiative

Relations

interpersonnelles

Autonomie

Rigueur et organisation

Éthique et

professionnalisme

Autres — précisez

* Cette évaluation compte pour 30 % de la note finale.

10.4 Formulaire – Offre de stage

DÉVELOPPEMENT DE CARRIÈRE

OFFRE DE STAGE

ESPACE POUR INSÉRER LE LOGO DE L’ORGANISATION

ORGANISATION

Nom de l’institution, de l’organisme, de l’entreprise (caractère 14

points, gras).

Coordonnées postales et téléphoniques

Adresse URL s’il y a lieu

MISSION ET SERVICES

Que vise à offrir ou à produire l’organisation ?

Quelles sont ses valeurs, ses intentions ?

Quels types de services sont offerts, en général ou en particulier.

DESCRIPTION DE TÂCHES

Types de tâches qui seront demandés au stagiaire selon les différentes avenues de compétences de ceux-ci : Counseling et/ou service-conseil Gestion et communication d’information Encadrement et suivi de la clientèle Évaluation et psychométrie Formation et animation Employabilité Recrutement et/ou sélection Développement et production d’activités de formation Élaboration et suivi de projet Autre chose …

QUALIFICATIONS Qu’est-ce que vous recherchez comme profil de stagiaire ?


27

REQUISES

Langues parlées, écrites, lues ? Connaissances de logiciels de micro-informatique ? Types d’expériences antérieures de travail ? Connaissances liées à un secteur d’activité professionnelle

donnée ? Intérêts pour tels ou tels types d’activité de travail ? Intérêt et aptitudes pour certains contextes de travail :

travail en équipe/solitaire; capacité de travail sous le stress; organisation/planification; vente de services; etc.

Autre chose …

HORAIRE/TEMPS DE TRAVAIL

Quel sera l’horaire hebdomadaire et journalier du stagiaire ?

LIEU DE TRAVAIL

Quel est le nom et les coordonnées postales de l’endroit où travaillera le stagiaire. Réinscrire au besoin les coordonnées indiquées plus haut si identiques.

RÉMUNÉRATION Si oui, indiquez ici le salaire horaire.

Si non, indiquez « Non rémunéré ».

DATE D’ENTRÉE EN POSTE

Trimestre du stage (hiver, été, automne)

Et/ou à quelle date est prévue l’entrée en poste ?

NOMBRE DE STAGIAIRES

Combien de stagiaires souhaitez-vous accueillir en fonction de ce descriptif d’offre de stage ?

SUPERVISEUR EN MILIEU DE PRATIQUE

Qui assumera le rôle de superviseur auprès du stagiaire dans le milieu de pratique ?

Quel est le titre professionnel de cette personne ?

PROCÉDURE DE SÉLECTION

Quelle est la date limite pour transmettre sa candidature ?

Que doit-on transmettre comme document de candidature ?

À qui doit-on transmettre sa candidature ?

Quelles sont les coordonnées de la personne responsable de recevoir les candidatures ?

Comment se réalisera le processus de sélection ?

Vous pouvez prendre tout l’espace nécessaire à détailler les caractéristiques du stage offert.

Vous pouvez adresser vos offres en format Word ou PDF au directeur des programmes de premier cycle en développement de carrière : Louis Cournoyer, professeur, c.o., par courriel à l’adresse [email protected]


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