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CHD VendéeMontaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon

85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

SROS Biologie médicale et coopérations

Retour d’expérience des Pays de Loire

rencontre Région CentreARS/FHF

Yvon RICHIR

Le contexte du projet

• Une CHT initiée fin 2012 (convention constitutive validée par l’ARS en avril 2015 ) à l’échelle de la Vendée

• Un projet médical de territoire: une vingtaine de thématiques:• cliniques,• médico-techniques dont la biologie,• transversales

• Une volonté de la FHF régionale de présenter fin 2015 un projet régional de biologie publique

CHD Vendée

Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon


Démographie- 642 000 habitants au 1er janv. 2014- 840 00 habitants en 2040Superficie : 6 720 km2

Etablissements hospitaliers- CHD Vendée- CHLVO (Challans)- CH Fontenay le Comte- CHCL (les Sables d’Olonne)- Hôpital des Collines Vendéennes (la Chataigneraie)- CHS MazurelleLaboratoires de biologie médicale public : Etablissements avec biologie publique:

- CHD Vendée- CHLVO- CH Fontenay le Comte

La Biologie Médicale en Vendée

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- Accréditation des laboratoires de Biologie

- Concentrations des laboratoires privés et aspect de concurrence

- Disparition des remises

�� pérenniser une offre publique et le support interne aux établissements par une restructuration des laboratoires de Biologie Médicale.

Les enjeux de la restructuration de la Biologie

CHD Vendée



CHD Vendée



ETS de la CHT Biologie MédicaleObjectifs de la réorganisation collective de leurs act ivités

• Accréditation commune

• Maintien d’un laboratoire sur chaque établissement de

proximité pour les analyses urgentes

• Centralisation de la biologie non urgente

• Maintien de l’intérêt professionnel des biologistes de

chaque site ; renforcement du support et conseil aux

cliniciens, possibilité de spécialisation des biologistes

• Réintégration d’analyses sous traitées hors région par

effet de volume

• Efficience économique (investissements et achats

communs, réduction des coûts de production) en

garantissant aux cliniciens une qualité de rendu d’examens

Quelques chiffres de la Biologie Médicale en Vendée

CHD Vendée



Consultations

externes

Patients

hospitalisés

Quelques chiffres de la Biologie Médicale en Vendée

CHD Vendée



Description des indicateurs CH Fontenay-le-

Comte

CHD Vendée CH Loire Vendée

Océan

Total

ACTIVITE ET FINANCES

Volume d’activité

(en nombre de B+BHN)

2014

6 760 335 34 120 512

Sites LRSY et

Montaigu :

30 853 000

Site Luçon :

3 267 512

10 330 322 51 265 718

En pratique : une démarche projet réflexive, constructive, ascensionnelle

La constitution d’un comité de pilotage pluri profes sionnel

Mise en place de groupes de travail :•Ressources humaines

•Logistique•Système d’informations

•Achats / Equipement biomédical•Analyse de gestion

•Démarche qualité : accréditation

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Missions des groupes de travail

• Etat des lieux (volumes et types d’activité)• Proposition de scénarii/définition des étapes• Présentation collégiale en COPIL, discussions décis ions

Un calendrier défini : - Groupes de travail constitués en février 2014,- Validation du scénario économique en novembre 2014, - Mise en place du GCS : Validation ARS avril 2015

Et démarrage du GCS en sept 2015

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Emergence des scénarii

Périmètre du projet défini :La biologie médicale, hors activités éventuellement effectuées par les laboratoires (ex : dépôt de sang)Après discussion auprès des cliniciens sur les analy ses d’urgence àmaintenir sur les sites de proximité, émergence de 2 sc énarii/étapes

Scénario 1 : Site principal : transfert de la biologie froide Marqueurs tumoraux, sérologie, électrophorèse des protéinesSite de proximité : cytologie (NFS), hémostase, biochimie d’urgence, bactériologie.

Scénario 2 : Site principal : transfert de la bactériologie

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Groupe de travail Ressources humaines

Personnels médicaux et non médicaux

CHD Vendée



CHD Vendée



Description des indicateurs CH Fontenay-le-Comte

CHD Vendée CH Loire Vendée Océan

Total

RESSOURCES HUMAINESLa Roche Luçon

Nombre de biologistes

En personnes physiques

2 5,5 0,5 3 11

En ETP 1.6 5,5 0,5 3 10.6Nombre de cadres


1 2 1 4

En ETP 0,6 1,6 0.2 0.5 2.9Nombre de techniciens


11 40 9 14 74

En ETP 10.2 37.35 7,95 12.25 67.75Nombre d’aides de laboratoire


1 4 / 5

En ETP 0,5 3,75 4.25Nombre d’adjoints des cadres


/ 1 1

En ETP / 1 / 1Nombre de secrétaires


3 6 1 2 12

En ETP 1,7 5,05 1 2 9.75

Groupe de travail Ressources HumainesEtat des lieux des RH au sein de chaque établisseme nt

Groupe de travail Ressources Humaines

Harmonisation des effectifs :- Selon les scenarii- En maintenant les compétences pour les analyses urgen tes

Etape 1 : • Maintien des effectifs globaux mais en intégrant les postes

supplémentaires liés à la qualité et à l’accréditation

Etape 2 : • Transfert de postes de techniciens de laboratoire sur le site principal• Adéquation des compétences aux exigences des postes de travail• Participation des biologistes des sites de proximité à l’activité du site

principalCHD Vendée



Groupe de travail logistique

Analyse des flux existants - Transports programmés ; Transports urgentsUn recueil de données en prenant en compte l’objectif général de

transmissions des résultats à J+1 à garantir auprès des cliniciens- Etape 1 : transfert de la biologie froide sur le site principal 1 transport programmé du lundi au samedi avec un dépôt des prélèvements :

11h00 pour le CHLVO, 14h00 pour le CH FLC

- Etape 2 : transfert de la bactériologie en 2017 3 transports programmés par jour du lundi au vendredi

• CHLVO : 9h00, 11h00, 17h30 • CH FLC : 10h00, 14h00, 17h30

2 navettes le samedi (12h00, 17h00) ,1 navette le dimanche (16h00)CHD Vendée



Groupe de travail logistique

1. Analyse du relevé des impondérables (conditions de t ransport, transport urgents pour LCR et hémocultures +) élargie aux transports de PSL, chimiothérapies, pharmacie et ACP

2. Etat des lieux des marchés de transport en cours, a vec la fin de validité de chaque marché pour envisager des contrats co mmuns

3. Etude des coûts de transport : coût de la fonction transport dans chaque établissement, puis coût comparatif des diffé rents scénarii d’organisation du transport (externalisation ou interna lisation)

Conclusion du recueil des différents éléments : Elaboration d’une consultation multi-établissement p our la mise en

place d’une flotte de 5 véhicules équipés tri-tempéra ture pour constituer une équipe interne assurant les transports pro grammés

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Groupe de travail Système d’informations

3 SIL différents - CHD Vendée : Synergie (Technidata)- CH FLC : Hexalis (Agfa)- CHLVO : Biowin NG (DL Santé)

� Dans un premier temps, l’interopérabilité des SIL est mise en œuvre par un interfaçage des solutions.

� La cible à l’horizon 2017 est un SIL unique et commun. L’analyse est en cours afin de déterminer les étapes de cette convergence.

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Groupe de travail achats / matériel biomédical

Un inventaire des matériels de laboratoire , des maintenances et des réactifs associés pour les établissements a été réalisé→Objectif : prévoir selon les échéances, l’état du parc de matériel : les futurs investissements, les contrats de maintena nce, les marchés de réactifs et consommables.

Un calendrier général des marchés de biologie a étéréalisé→Objectif : organiser le transfert des contrats au GCS au cours des reconductions, préparer les avenants de transfert

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Quelle solution juridique?Matrice forces/faiblesses

GCS de moyens GCS exploitant Convention de coopération

Forces - Répartition équitable des ressources

- Co-gestion des fonctions support

- Répartition équitable des ressources

- Rigueur de gestion et co-gestion

- Unicité de l’organisation, une accréditation

- Souplesse de gestion - Unicité de

l’organisation, une accréditation

Faiblesses - Plusieurs organisations, plusieurs accréditations

- Gestion plus rigide nécessitant une ingénierie administrative plus forte

- Gestion plus rigide nécessitant une ingénierie administrative plus forte

- Régime juridique pour la TVA et les marchés publics très incertain

- Relation contractuelle dans l’allocation des ressources

- Moindre co-gestion- Absence de personnalité

juridique : un établissement porte l’activité

Organisation en GCS exploitant

• Mise en commun de moyens matériels et humains (transport, équipements, personnel…) pour exploiter en commun un laboratoire multisite.

• Un laboratoire, plusieurs plateaux techniques, une accréditation .

• Convention constitutive et règlement intérieur définissant les instances de la coopération.

• Facturation aux établissements selon un EPRD annuel , en fonction de l’activité et des ressources mobilisées

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Organisation en GCS groupement de commande

• Acheteur groupé• Achats : moyens mis en

commun• Report des charges

d’achat des établissements sur le GCS

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Groupe de travailAnalyse de gestion

- Etablir des règles de recueil de données- Elaborer les tableaux de bord de recueil des

données- Définir les recettes et dépenses hors CGS et GCS- Transmettre les éléments s’inscrivant dans le

périmètre du GCS- Finaliser les modèles économiques des 2 scénarii

à partir des éléments organisationnels définis par les groupes de travail (décembre 2014)

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Groupe de travailDémarche qualité : accréditation

Une assurance qualité du GCS possible par :

• La préparation commune à l’accréditation Cofrac

• L’harmonisation des pratiques et des documents

• La mutualisation des moyens et des professionnels

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Des objectifs communs :• Amener le laboratoire à l’accréditation• Etablir le manuel assurance qualité (MAQ) du GCS• Définir une politique qualité commune et veiller à sa

mise en pratique• Réaliser une revue de direction au minimum une fois

par an qui définira les objectifs et les indicateurs àmettre en place pour l’année et à partir de la 2e revue faire une synthèse de l’année passée

• Entrer dans une démarche d’amélioration continueCHD Vendée




• RH : 1 biologiste RAQ , 1 technicien qualité0,2 cadre de santé

• Le choix via une mise en concurrence d’un accompagnement externe : choix réalisé en septembre 2014

• Une politique qualité GCS• Le choix d’un logiciel commun pour :

- la gestion documentaire, - la gestion des stocks….

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Articulation avec le projet régional FHF biologie publique

- Pilotage par le directeur du CHD Vendée d’un groupe régional avec l’ensemble des établissements publics détenteurs d’autorisation de biologie, dont les deux CHU

- Travail entre les deux CHU en cours pour se partager des analyses spécialisées

- Travail par les CHU avec les CH sur les analyses confiés par les CH aux laboratoires privés (biomnis, cerba) pour que ces analyses soient effectuées par les CHU, avec organisation logistique adéquate

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Vigilances

• Diversité de culture d’établissements et de services• Projet porté collectivement par les professionnels• Traitement rapide de la thématique systèmes d’informations• Respect de l’élaboration de l’échéancier de mise en œuvre

du projet• Maîtrise des coûts en particulier logistique• Maintien du coût du B < 0,20 (Base d’Angers)• Transparence du projet pour les professionnels et les

organisations syndicales

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La CHT Biologie Médicaleen Vendée

Une dynamique implicative de chacun des acteursUn changement certain, initiateur d’un décloisonnem ent et

fondateur d’un dialogue communautaire

Convention constitutive signée et validée en avril 2015et règlement intérieur en cours de finalisation

Un GCS de biologie prêt pour son déploiementen sept 2015

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