spécifications fonctionnelles v 1.12 jeet consulting

Spécifications fonctionnelles

ATAMATAMATAMATAM V 1.0

AAAApplication de TTTTraitement des AAAArchives MMMMixtes

de l’entreprise et de l’organisme public.

« Maîtrise et rationalisation des archives mixtes de l’entreprise »

Référence: Version : Date :

AT2O-ATAM-SF V1.12 18/04/2012

Spécifications fonctionnelles V1.12

ATAMATAMATAMATAM

27/04/2012 ATAMATAMATAMATAM /131

AT2O Parc des Algorithmes – Bâtiment Épicure – Route de l’Orme des Merisiers, 91190 Saint Aubin - Tél 01 69 35 16 75 – fax 01 69 35 01 65 Ce document est la propriété exclusive d’AT2O. Il ne peut être communiqué ou divulgué à des tiers sans son autorisation écrite préalable.

Titre Spécifications fonctionnelles Application ATAMATAMATAMATAM Référence du document AT2O-ATAM-SF Version V1.12 Date 18/04/2012

Rédacteur(s) Date Fonction Société Patrice HUGON AT2O

Relecteur(s) Date Fonction Société Denier Soulier 26/07/2011 Gérant AT2O

Approbateur(s) Date Fonction Société

Distribution Société, Organisation.

Dossier principal

Dossier « Spécifications fonctionnelles de l’application ATAMATAMATAMATAM » Historique Version Date Action

V1.00 26/07/2011 Création du document V1.01 26/07/2011 Réunion de Travail (PH, DS) V1.02 29/09/2011 Mise à jour V1.03 25/10/2011 Mise à jour V1.04 02/11/2011 Mise à jour V1.05 22/11/2011 Mise à jour V1.06 22/12/2011 Mise à jour V1.07 09/01/2011 Mise à jour V1.08 20/01/2011 Mise à jour V1.09 01/02/2011 Mise à jour (Extrait remis aux prestataires) V1.10 08/02/2012 Mise à jour V1.11 09/03/2012 Mise à jour IHM V1.12 24/04/2012 Mise à jour (INPI)


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TABLE DES MATIERES 1. INTRODUCTION ................................................................................................................................................................ 12

1.1. OBJET ................................................................................................................................................................................ 12 1.2. CONFIDENTIALITÉ ................................................................................................................................................................. 12 1.3. PROPRIÉTÉ .......................................................................................................................................................................... 12 1.4. DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE ................................................................................................................................................... 12 1.5. VOCABULAIRE ...................................................................................................................................................................... 12 1.6. ACRONYMES ........................................................................................................................................................................ 15

2. EXPRESSION DES BESOINS ................................................................................................................................................ 16

2.1. LICENCE .............................................................................................................................................................................. 16 2.1.1. Modèle .................................................................................................................................................................... 16 2.1.2. Protection ............................................................................................................................................................... 16

2.2. ARCHITECTURE ..................................................................................................................................................................... 16 2.2.1. Plate-forme technique ............................................................................................................................................ 16 2.2.2. Schéma simplifié des composants de la solution ATAM ....................................................................................... 17 2.2.3. Architecture ouverte et modulaire .......................................................................................................................... 17 2.2.1. Sécurité des transactions ........................................................................................................................................ 18

2.3. PERFORMANCES, CRITÈRES D’ACCEPTABILITÉ .............................................................................................................................. 18 2.3.1. Générales ................................................................................................................................................................ 18 2.3.2. Chargement ............................................................................................................................................................ 18 2.3.3. Affichage ................................................................................................................................................................. 18 2.3.4. Versement ............................................................................................................................................................... 18 2.3.5. Recherche ............................................................................................................................................................... 19

2.4. ACTEURS INTERNES (PROFIL UTILISATEUR) ................................................................................................................................. 20 2.4.1. Producteur/Verseur ................................................................................................................................................ 20 2.4.2. Archiviste ................................................................................................................................................................ 20 2.4.3. Usager ..................................................................................................................................................................... 20 2.4.4. Superviseur ............................................................................................................................................................. 20 2.4.5. Installateur/Mainteneur ......................................................................................................................................... 20 2.4.6. Profil applicatif ........................................................................................................................................................ 20

2.5. ACTEURS EXTERNES ............................................................................................................................................................... 20 2.6. FONCTIONNALITÉS ................................................................................................................................................................ 21

2.6.1. Introduction ............................................................................................................................................................ 21 2.6.2. Schéma fonctionnel général ................................................................................................................................... 21 2.6.3. Schéma du versement ............................................................................................................................................. 22 2.6.4. Schéma de l’accès au contenu (Consultation)......................................................................................................... 22 2.6.5. Schéma de l’accès au contenu (Prêt) ...................................................................................................................... 23 2.6.6. Schéma de la réintégration (papier) ....................................................................................................................... 23 2.6.7. Schéma de la sortie définitive ................................................................................................................................. 24 2.6.8. Schéma de l’élimination .......................................................................................................................................... 24 2.6.1. Schéma de la recherche .......................................................................................................................................... 25

3. BLOCS FONCTIONNELS ..................................................................................................................................................... 26

3.1. DROITS D’ACCÈS ................................................................................................................................................................... 26 3.1.1. A l’application ......................................................................................................................................................... 26 3.1.2. Aux fonctions .......................................................................................................................................................... 26 3.1.3. Aux données descriptives ........................................................................................................................................ 26 3.1.4. Aux objets ............................................................................................................................................................... 27

3.2. TRANSFERTS DES OBJETS ........................................................................................................................................................ 28


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3.2.1. Introduction ............................................................................................................................................................ 28 3.2.1.1. Présentation des états des transferts ............................................................................................................................... 28

3.2.2. Versement ............................................................................................................................................................... 29 3.2.2.1. Demande ........................................................................................................................................................................... 29 3.2.2.2. Réception de la demande ................................................................................................................................................. 29 3.2.2.3. Contrôle de validité ........................................................................................................................................................... 29 3.2.2.4. Traitement ........................................................................................................................................................................ 30 3.2.2.5. Acquittement .................................................................................................................................................................... 30 3.2.2.1. Particularité du versement de « vrac » ............................................................................................................................. 31

3.2.3. Consultation ............................................................................................................................................................ 32 3.2.3.1. Demande ........................................................................................................................................................................... 32 3.2.3.2. Réception de la demande ................................................................................................................................................. 32 3.2.3.3. Validité de la demande ..................................................................................................................................................... 32 3.2.3.4. Traitement ........................................................................................................................................................................ 32 3.2.3.5. Acquittement .................................................................................................................................................................... 32

3.2.4. Prêt ......................................................................................................................................................................... 33 3.2.4.1. Demande ........................................................................................................................................................................... 33 3.2.4.2. Réception de la demande ................................................................................................................................................. 33 3.2.4.3. Validité de la demande ..................................................................................................................................................... 33 3.2.4.4. Traitement ........................................................................................................................................................................ 33 3.2.4.5. Acquittement .................................................................................................................................................................... 33

3.2.5. Réintégration .......................................................................................................................................................... 34 3.2.5.1. Demande ........................................................................................................................................................................... 34 3.2.5.2. Réception de la demande ................................................................................................................................................. 34 3.2.5.3. Validité de la demande ..................................................................................................................................................... 34 3.2.5.4. Traitement ........................................................................................................................................................................ 34 3.2.5.5. Acquittement .................................................................................................................................................................... 34

3.2.6. Sortie définitive ....................................................................................................................................................... 35 3.2.6.1. Demande ........................................................................................................................................................................... 35 3.2.6.2. Réception de la demande ................................................................................................................................................. 35 3.2.6.3. Validité de la demande ..................................................................................................................................................... 35 3.2.6.4. Traitement ........................................................................................................................................................................ 35 3.2.6.5. Acquittement .................................................................................................................................................................... 35

3.2.7. Élimination .............................................................................................................................................................. 36 3.2.7.1. Demande ........................................................................................................................................................................... 36 3.2.7.2. Réception de la demande ................................................................................................................................................. 36 3.2.7.3. Validité de la demande ..................................................................................................................................................... 36 3.2.7.4. Traitement ........................................................................................................................................................................ 36 3.2.7.5. Acquittement .................................................................................................................................................................... 37

3.2.8. Traitements connexes ............................................................................................................................................. 38 3.2.8.1. Annulation ........................................................................................................................................................................ 38 3.2.8.2. Reprise sur annulations ..................................................................................................................................................... 38 3.2.8.3. Traitement des erreurs ..................................................................................................................................................... 38 3.2.8.4. Reprise sur erreurs ............................................................................................................................................................ 38

3.3. MÉTHODE D’ACCÈS AU CONTENU ............................................................................................................................................ 39 3.3.1. Recherche ............................................................................................................................................................... 39

3.3.1.1. Recherche rapide .............................................................................................................................................................. 39 3.3.1.2. Recherche multicritère ..................................................................................................................................................... 39 3.3.1.3. Recherche avancée ........................................................................................................................................................... 39

3.3.2. Résultat de recherche ............................................................................................................................................. 39 3.3.3. Visionneuse ............................................................................................................................................................. 40

3.4. COMMUNICATION ................................................................................................................................................................ 41 3.4.1. Concept et méthodes .............................................................................................................................................. 41 3.4.2. Exemple de Courriel normalisé ............................................................................................................................... 41 3.4.3. Exemple de Certificat .............................................................................................................................................. 42 3.4.4. Liste des courriels .................................................................................................................................................... 42


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3.4.5. Liste des Certificats ................................................................................................................................................. 42 3.5. TRAÇABILITÉ ........................................................................................................................................................................ 43

3.5.1. Actions loguées ....................................................................................................................................................... 43 3.5.1.1. Logs sur transfert des objets ............................................................................................................................................. 43 3.5.1.2. Logs sur recherche d’objets .............................................................................................................................................. 43 3.5.1.3. Logs sur changement des paramètres .............................................................................................................................. 43 3.5.1.4. Logs sur erreurs ................................................................................................................................................................. 43 3.5.1.5. Logs sur débogage ............................................................................................................................................................ 43 3.5.1.6. Logs sur la base de données ............................................................................................................................................. 43

3.5.2. Visualisation............................................................................................................................................................ 43 3.5.3. Historisation ............................................................................................................................................................ 43

3.6. MONITEUR .......................................................................................................................................................................... 44 3.6.1. Stratégies de relance sur transfert des objets ........................................................................................................ 44 3.6.2. Stratégies de relance sur Guichet/zone temporaire/locaux ................................................................................... 44 3.6.3. Classe de services .................................................................................................................................................... 44 3.6.4. Actions prévisibles................................................................................................................................................... 44

3.7. RÉCOLEMENT....................................................................................................................................................................... 45 3.7.1. Définition ................................................................................................................................................................ 45 3.7.1. Périodicité ............................................................................................................................................................... 45 3.7.2. Mise en œuvre ........................................................................................................................................................ 45 3.7.1. Edition ..................................................................................................................................................................... 45

3.8. AUTRES FONCTIONNALITÉS ..................................................................................................................................................... 46 3.8.1. Constitution d’une cellule ....................................................................................................................................... 46

3.8.1.1. Préparation ....................................................................................................................................................................... 47 3.8.1.2. Double Encapsulation ....................................................................................................................................................... 48 3.8.1.3. Construction de la capsule XML ........................................................................................................................................ 48 3.8.1.4. Construction de la capsule TAR ......................................................................................................................................... 48 3.8.1.5. Génération de l’identifiant de la cellule ............................................................................................................................ 49 3.8.1.6. Mise à jour des descripteurs de conditions ...................................................................................................................... 49 3.8.1.7. Encodage des noms de fichiers ......................................................................................................................................... 49 3.8.1.8. Format de horodatage ...................................................................................................................................................... 49 3.8.1.9. Type d’empreinte supporté .............................................................................................................................................. 49 3.8.1.10. Double Lien Gelé ............................................................................................................................................................... 49

3.8.2. Migration logique (obsolescence des formats de fichiers) ...................................................................................... 50 3.8.3. Migration physique (obsolescence des supports) ................................................................................................... 50 3.8.4. Rationalisation des espaces de production ............................................................................................................. 50 3.8.5. Problématique de la signature électronique ........................................................................................................... 51 3.8.6. Interopérabilité ....................................................................................................................................................... 51 3.8.7. Reconstruction après sinistre .................................................................................................................................. 51 3.8.8. Gestion des espaces de stockage numériques (API-I/O) ......................................................................................... 51

4. MÉTADONNÉES ................................................................................................................................................................ 52

4.1.1. Introduction ............................................................................................................................................................ 52 4.1.2. Classification ........................................................................................................................................................... 53

4.1.2.1. Information de représentation. ........................................................................................................................................ 53 4.1.2.2. Information de pérennisation. .......................................................................................................................................... 53 4.1.2.3. information de description ............................................................................................................................................... 54 4.1.2.4. Information de conditionnement ..................................................................................................................................... 54

4.1.3. Dictionnaire des métadonnées ............................................................................................................................... 54 4.1.4. Paquets d’informations ........................................................................................................................................... 59

4.1.4.1. Paquet d’information à verser (SIP) .................................................................................................................................. 59 4.1.4.2. Paquet d’information archivé (AIP) ................................................................................................................................... 59 4.1.4.3. Paquet d’informations diffusé (DIP) .................................................................................................................................. 59

4.1.5. Liste de références .................................................................................................................................................. 59 4.1.5.1. Champs d’identification .................................................................................................................................................... 59


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4.1.5.2. Champs de descriptions .................................................................................................................................................... 61 4.1.5.3. Champs de caractéristiques .............................................................................................................................................. 61

4.1.6. Classe de services .................................................................................................................................................... 61

5. ERGONOMIE ET INTERFACES HOMME MACHINE (IHM).................................................................................................... 62

5.1. RÈGLES ET PRINCIPES ............................................................................................................................................................. 62 5.1.1. Langues supportées ................................................................................................................................................ 62 5.1.2. Écrans et fenêtres ................................................................................................................................................... 62

5.1.2.1. Écran principale ................................................................................................................................................................ 62 5.1.2.2. Fenêtrage .......................................................................................................................................................................... 63 5.1.2.3. Fenêtre d’information ....................................................................................................................................................... 64 5.1.2.4. Écrans de recherche multicritères/ affichage de liste de résultats ................................................................................... 64 5.1.2.5. Entêtes .............................................................................................................................................................................. 64 5.1.2.6. Corps des écrans et fenêtres ............................................................................................................................................. 65 5.1.2.7. Pied de pages .................................................................................................................................................................... 65

5.1.3. Messages ................................................................................................................................................................ 65 5.1.3.1. Présentation et contenu ................................................................................................................................................... 65 5.1.3.2. Boîte de message .............................................................................................................................................................. 66 5.1.3.3. Message dans la page HTML ............................................................................................................................................. 66

5.1.4. Curseur .................................................................................................................................................................... 66 5.1.4.1. Positionnement directe .................................................................................................................................................... 66 5.1.4.2. Comportement ................................................................................................................................................................. 66 5.1.4.3. Formes et actions .............................................................................................................................................................. 66

5.1.5. Champs de saisie ..................................................................................................................................................... 67 5.1.5.1. Aspects .............................................................................................................................................................................. 67 5.1.5.2. Initialisation ...................................................................................................................................................................... 67 5.1.5.3. Caractères à saisir ............................................................................................................................................................. 67 5.1.5.4. Champs obligatoires.......................................................................................................................................................... 68 5.1.5.5. Déplacement ..................................................................................................................................................................... 68 5.1.5.6. Validation de la saisie ........................................................................................................................................................ 68 5.1.5.7. Retour du système ............................................................................................................................................................ 68 5.1.5.8. Saisie dans un tableau ....................................................................................................................................................... 69 5.1.5.9. Saisie par sélection dans une liste ..................................................................................................................................... 69

5.1.6. Barres de défilement ............................................................................................................................................... 69 5.1.6.1. Utilisation .......................................................................................................................................................................... 69 5.1.6.2. Disposition ........................................................................................................................................................................ 70

5.1.7. Liste des raccourcis clavier ...................................................................................................................................... 70 5.1.8. Boutons de commande ........................................................................................................................................... 70 5.1.9. Pictogrammes ......................................................................................................................................................... 70 5.1.10. Suppression - Annulation ........................................................................................................................................ 70 5.1.11. Signale sonore ......................................................................................................................................................... 70 5.1.12. Couleur .................................................................................................................................................................... 71 5.1.13. Aide utilisateur ........................................................................................................................................................ 71

5.1.13.1. Aide à la saisie ................................................................................................................................................................... 71 5.1.13.2. Aide contextuelle rapide ................................................................................................................................................... 71 5.1.13.1. Aide générale .................................................................................................................................................................... 71

5.2. MOTEUR DE TEMPLATE .......................................................................................................................................................... 72 5.3. NAVIGATION ....................................................................................................................................................................... 73 5.4. CONNEXION À L’APPLICATION ................................................................................................................................................. 74

5.4.1. Pré-condition........................................................................................................................................................... 74 5.4.2. Post-condition ......................................................................................................................................................... 74 5.4.3. Informations présentes ........................................................................................................................................... 74 5.4.4. Règle(s) de gestion principale(s) ............................................................................................................................. 74 5.4.5. Actions possibles ..................................................................................................................................................... 75 5.4.6. Actions autorisées ................................................................................................................................................... 75


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5.4.7. Cas d’erreur ............................................................................................................................................................. 75 5.5. PAGES D’ACCUEIL ................................................................................................................................................................. 76

5.5.1. Pré-condition........................................................................................................................................................... 76 5.5.2. Post-condition ......................................................................................................................................................... 76 5.5.3. Informations présentes ........................................................................................................................................... 76 5.5.4. Règle(s) de gestion principale(s) ............................................................................................................................. 76 5.5.5. Règle(s) de gestion complémentaire(s)................................................................................................................... 76 5.5.6. Actions possibles ..................................................................................................................................................... 77 5.5.7. Actions autorisées ................................................................................................................................................... 77 5.5.8. Cas d’erreur ............................................................................................................................................................. 77

5.6. TABLEAU DE BORD ................................................................................................................................................................ 78 5.6.1. Pré-condition........................................................................................................................................................... 78 5.6.2. Post-condition ......................................................................................................................................................... 78 5.6.3. Informations présentes ........................................................................................................................................... 78 5.6.4. Règle(s) de gestion principale(s) ............................................................................................................................. 79 5.6.5. Règle(s) de gestion complémentaire(s)................................................................................................................... 79 5.6.6. Actions possibles ..................................................................................................................................................... 79 5.6.7. Actions autorisées ................................................................................................................................................... 80 5.6.8. Cas d’erreur ............................................................................................................................................................. 80

5.7. BORDEREAU DE VERSEMENT ................................................................................................................................................... 81 5.7.1. Pré-condition........................................................................................................................................................... 81 5.7.2. Post-condition ......................................................................................................................................................... 81 5.7.3. Informations présentes ........................................................................................................................................... 81 5.7.4. Règle(s) de gestion principale(s) ............................................................................................................................. 82 5.7.5. Règle(s) de gestion complémentaire(s)................................................................................................................... 84 5.7.6. Actions possibles ..................................................................................................................................................... 84 5.7.7. Actions autorisées ................................................................................................................................................... 85 5.7.8. Cas d’erreur ............................................................................................................................................................. 86

5.8. RECHERCHE ET RÉSULTAT DE RECHERCHE ................................................................................................................................... 87 5.8.1. Pré-condition........................................................................................................................................................... 87 5.8.2. Post-condition ......................................................................................................................................................... 87 5.8.3. Informations présentes ........................................................................................................................................... 87 5.8.4. Règle(s) de gestion principale(s) ............................................................................................................................. 88 5.8.5. Règle(s) de gestion complémentaire(s)................................................................................................................... 88 5.8.6. Actions possibles ..................................................................................................................................................... 89 5.8.7. Actions autorisées ................................................................................................................................................... 89 5.8.8. Cas d’erreur ............................................................................................................................................................. 90

5.9. CONSULTATION / VISUALISATION DE DONNÉES NUMÉRIQUES ........................................................................................................ 91 5.9.1. Pré-condition........................................................................................................................................................... 91 5.9.2. Post-condition ......................................................................................................................................................... 91 5.9.3. Informations présentes ........................................................................................................................................... 91 5.9.4. Règle(s) de gestion principale(s) ............................................................................................................................. 91 5.9.5. Règle(s) de gestion complémentaire(s)................................................................................................................... 92 5.9.6. Actions possibles ..................................................................................................................................................... 92 5.9.7. Actions autorisées ................................................................................................................................................... 92 5.9.8. Cas d’erreur ............................................................................................................................................................. 93

5.10. EDITION .............................................................................................................................................................................. 94 5.10.1. Pré-condition........................................................................................................................................................... 94 5.10.2. Post-condition ......................................................................................................................................................... 94 5.10.3. Informations présentes ........................................................................................................................................... 94 5.10.4. Règle(s) de gestion principale(s) ............................................................................................................................. 94 5.10.5. Règle(s) de gestion complémentaire(s)................................................................................................................... 94


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5.10.6. Actions possibles ..................................................................................................................................................... 95 5.10.7. Actions autorisées ................................................................................................................................................... 95 5.10.8. Cas d’erreur ............................................................................................................................................................. 96

5.11. ADMINISTRATION ................................................................................................................................................................. 97 5.11.1. Pré-condition........................................................................................................................................................... 97 5.11.2. Post-condition ......................................................................................................................................................... 97 5.11.3. Informations présentes ........................................................................................................................................... 97 5.11.4. Règle(s) de gestion principale(s) ............................................................................................................................. 97 5.11.5. Règle(s) de gestion complémentaire(s)................................................................................................................... 98 5.11.6. Actions possibles ..................................................................................................................................................... 98 5.11.7. Actions autorisées ................................................................................................................................................... 98 5.11.8. Cas d’erreur ............................................................................................................................................................. 98

5.12. CLASSE DE SERVICE ............................................................................................................................................................... 99 5.12.1. Pré-condition........................................................................................................................................................... 99 5.12.2. Post-condition ......................................................................................................................................................... 99 5.12.3. Informations présentes ........................................................................................................................................... 99 5.12.4. Règle(s) de gestion principale(s) ............................................................................................................................. 99 5.12.5. Règle(s) de gestion complémentaire(s)................................................................................................................. 100 5.12.6. Actions possibles ................................................................................................................................................... 100 5.12.7. Actions autorisées ................................................................................................................................................. 101 5.12.8. Cas d’erreur ........................................................................................................................................................... 101

5.13. LISTES DE RÉFÉRENCES ......................................................................................................................................................... 102 5.13.1. Pré-condition......................................................................................................................................................... 102 5.13.2. Post-condition ....................................................................................................................................................... 102 5.13.3. Informations présentes ......................................................................................................................................... 102 5.13.4. Règle(s) de gestion principale(s) ........................................................................................................................... 103 5.13.5. Règle(s) de gestion complémentaire(s)................................................................................................................. 103 5.13.6. Actions possibles ................................................................................................................................................... 103 5.13.7. Actions autorisées ................................................................................................................................................. 104 5.13.8. Cas d’erreur ........................................................................................................................................................... 105

5.14. LISTE DES FORMATS DE FICHIER .............................................................................................................................................. 106 5.14.1. Pré-condition......................................................................................................................................................... 106 5.14.2. Post-condition ....................................................................................................................................................... 106 5.14.3. Informations présentes ......................................................................................................................................... 106 5.14.4. Règle(s) de gestion principale(s) ........................................................................................................................... 106 5.14.5. Règle(s) de gestion complémentaire(s)................................................................................................................. 107 5.14.6. Actions possibles ................................................................................................................................................... 107 5.14.7. Actions autorisées ................................................................................................................................................. 108 5.14.8. Cas d’erreur ........................................................................................................................................................... 108

5.15. MONITEUR ........................................................................................................................................................................ 109 5.15.1. Pré-condition......................................................................................................................................................... 109 5.15.2. Post-condition ....................................................................................................................................................... 109 5.15.3. Informations présentes ......................................................................................................................................... 109 5.15.4. Règle(s) de gestion principale(s) ........................................................................................................................... 109 5.15.5. Règle(s) de gestion complémentaire(s)................................................................................................................. 109 5.15.6. Actions possibles ................................................................................................................................................... 110 5.15.7. Actions autorisées ................................................................................................................................................. 110 5.15.8. Cas d’erreur ........................................................................................................................................................... 110

5.16. GESTION DES DROITS D’ACCÈS ............................................................................................................................................... 111 5.16.1. Pré-condition......................................................................................................................................................... 111 5.16.2. Post-condition ....................................................................................................................................................... 111 5.16.3. Informations présentes ......................................................................................................................................... 111


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5.16.4. Règle(s) de gestion principale(s) ........................................................................................................................... 112 5.16.5. Règle(s) de gestion complémentaire(s)................................................................................................................. 112 5.16.6. Actions possibles ................................................................................................................................................... 112 5.16.7. Actions autorisées ................................................................................................................................................. 113 5.16.8. Cas d’erreur ........................................................................................................................................................... 113

5.17. RÉCOLEMENT..................................................................................................................................................................... 114 5.17.1. Pré-condition......................................................................................................................................................... 114 5.17.2. Post-condition ....................................................................................................................................................... 114 5.17.3. Informations présentes ......................................................................................................................................... 114 5.17.4. Règle(s) de gestion principale(s) ........................................................................................................................... 114 5.17.5. Règle(s) de gestion complémentaire(s)................................................................................................................. 115 5.17.6. Actions possibles ................................................................................................................................................... 115 5.17.7. Actions autorisées ................................................................................................................................................. 116 5.17.8. Cas d’erreur ........................................................................................................................................................... 116

5.18. A PROPOS ......................................................................................................................................................................... 117 5.18.1. Pré-condition......................................................................................................................................................... 117 5.18.2. Post-condition ....................................................................................................................................................... 117 5.18.3. Informations présentes ......................................................................................................................................... 117 5.18.4. Règle(s) de gestion principale(s) ........................................................................................................................... 118 5.18.5. Actions possibles ................................................................................................................................................... 118 5.18.6. Actions autorisées ................................................................................................................................................. 118 5.18.7. Cas d’erreur ........................................................................................................................................................... 118

6. ÉDITIONS ........................................................................................................................................................................ 119

6.1. PRINCIPE .......................................................................................................................................................................... 119 6.2. PLAN DE CLASSEMENT DU SERVICE ......................................................................................................................................... 119 6.3. LISTE DE RÉFÉRENCES .......................................................................................................................................................... 121 6.4. LISTE DES RÉFÉRENTS ........................................................................................................................................................... 122 6.5. LISTE DES CLASSES DE SERVICE ............................................................................................................................................... 122 6.6. LISTE DES FORMATS SUPPORTÉS ............................................................................................................................................. 122 6.7. BORDEREAUX DE VERSEMENT ................................................................................................................................................ 123 6.8. BORDEREAU DE SORTIE DÉFINITIVE, ÉLIMINATION, PRÊTS ............................................................................................................ 124 6.9. BON D’ENLÈVEMENT ........................................................................................................................................................... 124 6.10. BON DE LIVRAISON .............................................................................................................................................................. 124 6.11. CERTIFICAT D’ARCHIVAGE ..................................................................................................................................................... 124 6.12. LISTE DES OBJETS ÉLIGIBLES À UNE ACTION (VERSEMENT, SORTIE DÉFINITIVE, ÉLIMINATION, PRÊTS) ..................................................... 124 6.13. AIDE À LA DÉCISION ............................................................................................................................................................. 124 6.14. EDITION INVENTAIRE - RÉCOLEMENT ...................................................................................................................................... 124

7. ANNEXES ........................................................................................................................................................................ 126

7.1. RÉGLEMENTATIONS & NORMES ............................................................................................................................................ 126 7.1.1. Normes.................................................................................................................................................................. 126

7.1.1.1. Norme ISO 15489-1 : 2001 et ISO/TR 15489-2 : 2001 (Statut : publiée en 2001) ........................................................... 126 7.1.1.2. MoReq2010..................................................................................................................................................................... 126 7.1.1.3. Norme ISO 14721:2003 (Modèle d’architecture : OAIS) ................................................................................................. 126 7.1.1.4. Norme AFNOR NF Z 42-013 (révision de mars 2009) ..................................................................................................... 127 7.1.1.5. Norme ISO 19 005-1 ........................................................................................................................................................ 127 7.1.1.6. Norme ISO/CEI 11 179 .................................................................................................................................................... 128 7.1.1.7. Norme ISO 15836:2003 ................................................................................................................................................... 128

7.1.2. DIRECTIVES REGLEMENTAIRES (LEGALES) ............................................................................................................ 128 7.1.2.1. Loi n°79-18 du 3 janvier 1979 ......................................................................................................................................... 128 7.1.2.2. Loi n°2000-230 du 13 mars 2000 .................................................................................................................................... 128 7.1.2.3. Sarbanes-Oxley Act du 31 juillet 2002 ............................................................................................................................ 129


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7.1.3. Conseil international des archives (ICA) ................................................................................................................ 129 7.1.3.1. ICA-Req ........................................................................................................................................................................... 129 7.1.3.2. ICA-ISDF........................................................................................................................................................................... 129 7.1.3.3. ICA-ISAD(G) ..................................................................................................................................................................... 130 7.1.3.4. ICA-ISAAR(CPF) ................................................................................................................................................................ 130

7.2. DOCUMENTATION PRODUIT .................................................................................................................................................. 131 7.3. SOURCES .......................................................................................................................................................................... 131


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TABLE DES ILLUSTRATIONS Figure 1 – Schéma simplifié des composants ........................................................................................ 17 Figure 2 – Extrait de tableau de bord ...................................................................................................... 28 Figure 3 – Schéma du moteur de modèle de courriel ............................................................................ 41 Figure 4 – Schéma de la constitution de la cellule ................................................................................. 46 Figure 5 – Structure de l’arborescence -Préparation de la cellule ........................................................ 47 Figure 6 – Structure de l’arborescence – Double encapsulation .......................................................... 48 Figure 7 – Migration de cellule ................................................................................................................ 50 Figure 8 – Les listes de références dans le schéma OAIS..................................................................... 52 Figure 9 – Taxinomie des Métadonnées ................................................................................................. 53 Figure 10 - Trame de l’écran principale................................................................................................... 62 Figure 11 - Trame du fenêtrage ............................................................................................................... 63 Figure 12 - Trame de la fenêtre d’information ........................................................................................ 64 Figure 13 – Schéma du moteur de template ........................................................................................... 72 Figure 14 – Schéma Navigationnel d’IHM ............................................................................................... 73


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1. Introduction 1.1. Objet

Le présent document a pour objectif, sur la base du cahier des charges, de spécifier les fonctionnalités de l’application ATAM dont le but est la maîtrise et la rationalisation des archives mixtes de l’entreprise. Ces spécifications fonctionnelles détaillent l’ensemble des fonctions nécessaires au futur applicatif, d’un point de vue utilisateur. Ces spécifications fonctionnelles serviront ensuite de socle à la rédaction des spécifications logicielles et techniques nécessaires à la transposition du besoin et des fonctions attendues par les utilisateurs en structure aisément codable par les développeurs.

1.2. Confidentialité Ce document est réservé aux personnels d’AT2O, ainsi que ses partenaires. Aussi, tout lecteur s’engage à respecter le caractère confidentiel de ce document. Ainsi, toute reproduction même partielle de ce document est soumise à l’approbation de la société AT2O.

1.3. Propriété La société AT2O est propriétaire de ce document.

1.4. Documents de référence Cahier des charges - V2.24 du 14/02/2012 ATAM - Dossier OSEO- V2.2 juillet 2011

1.5. Vocabulaire

- Archives : Ensemble d’objets qui, n’étant plus d’usage courant, doivent être conservés en raison de charge probante ou patrimoniale dont ils restent porteurs pour des durées variables.

- Bordereau de versement : Relevé détaillé énumérant les objets (documents, dossiers,

fichiers) remis au service des archives par un service producteur/versant ; le bordereau de versement constitue l’interface entre le service producteur de l’archive et les traitements d’archivage.


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- Classe de service : La classe de service désigne le processus de traitement (conforme à la politique d’archivage) affecté à une famille d’objets éligibles à l’archivage en fonction de son niveau de criticité et sa durée de conservation.

- Cellule : La cellule désigne un conteneur d’éléments numériques autonome qui a été

encapsulé avec ses métadonnées.

- Conditionnement : Opération consistant à organiser les objets « archives » dans des conteneurs appropriés et identifiés afin de permettre un versement conforme.

- Cotation (Papier) : Attribution d’une cote de classement (indice de localisation physique) ou

d’une cote de rangement à des documents ou à des dossiers. La cotation, reprise dans le plan de classement sert de référence au récolement.

- Délai de communicabilité : Possibilité ou devoir de différer la communication au public

d’un élément ou un groupe d’élément, selon les directives règlementaires applicables.

- Droit d’en connaitre : Possibilité de recherche et de vérification de l’existence d’un objet versé au niveau descriptif sans pouvoir accéder au contenu.

- Élimination : Procédure réglementaire qui consiste à détruire des éléments versés au

terme de leur durée d’utilité. L’élimination est l’un des trois « sorts » possibles dans le cycle de vie de l’archive.

- Fonds d’archives : Ensemble des documents ou éléments de toute nature qu’une

personne, physique ou morale, a produits, manipulés ou reçus dans l’exercice de ses activités, et constitués de façon organique.

- Guichet : Lieu de réalisation des transferts des archives mixtes entre les producteurs /

utilisateurs et les prestataires de l’archivage.

- Instance de Contrôle : Autorité interne ou externe en charge de la vérification de la conformité des pratiques archives.

- Liste de références ou Tableau de gestion :

État déclaratif des catégories d’éléments éligibles à une conservation durable produit par chaque activité ou service selon son organisation, les contraintes applicables et la granularité optimale. La liste de références donne des indications sur la durée de conservation, le support de l’archive, les classes de services et règles de communicabilité applicables. Le tableau de gestion, imposé par les archives de France à l’organisme public, définit le sort, l’organisation et les contraintes applicables aux archives publiques. Celui-ci peut être librement complété par le service concerné. La liste de références constitue l’interface normalisée entre les besoins de production et l’application de traitement des archives.


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- Magasin : Lieu physique d’hébergement des archives destiné à la conservation des éléments. L’accès au magasin est règlementé.

- Métadonnées : Le mot signifie « donnée de/à propos de donnée ». C’est un ensemble structuré d'informations associées à l’objet versé quel que soit son support (papier ou électronique). On distinguera les métadonnées : de description, de provenance, de système (format technique), de maintien de l’intégrité.

- Migration : Action de transférer des contenus numériques d’un support à un autre en

préservant leur authenticité, leur intégrité, et leur exploitabilité. La migration des contenus adresse la problématique de l’obsolescence technique. Elle s’appuie sur la loi de mars 2000 relative la valeur probante de l’écrit numérique et des multiples originaux.

- Plan de classement : Système d’ordonnancement des archives d’un fonds dans lequel les

objets versés sont classés, localisés et organisés dans le service archive.

- Prêt : Procédure consistant à mettre à la disposition d’une personne ou d’un organisme des éléments d’archives pour une durée limitée. Le prêt répond à des objectifs de consultation ou d’exposition.

- Producteur d’archives : Entité physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu

manipulé des objets éligibles à un traitement d’archivage.

- Récolement : Opération consistant à dresser la liste topographique des articles conservés dans un service d’archives ou un fonds. C’est aussi l’opération destinée à vérifier périodiquement l’intégralité des fonds et collections d’un service d’archives ou lors du changement de responsable d’un service d’archives.

- Service versant : Tout service ou activité qui transfère des éléments dans un service

d’archives, produits par lui même (on parle alors de service producteur*) ou hérités d’un autre service (interne ou externe) qu’il représente.

- Versement : Opération technique qui réalise :

o Le référencement des objets versés dans le catalogue archive (méta description) o Le transfert des objets versés dans l’espace de conservation durable (papier ou

numérique).

Dès le versement la responsabilité de l’intégrité et la disponibilité des objets versés est affectée au service prestataire (en complément de la responsabilité du service verseur vis à vis du contenu dont il reste propriétaire).


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1.6. Acronymes

- ATAM : Application de Traitement des Archives Mixtes - DUA : Durée d’Utilité Administrative - EAD : Encoded Archival Description - J2EE : Java 2 Enterprise Edition - LDAP : Lightweight Directory Access Protocol - US : Unité de Stockage - UA : Unité d’archive - OAIS : Open Archival Information System - SAE : Système d’Archivage Électronique


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2. Expression des Besoins 2.1. Licence

2.1.1. Modèle Le modèle de licence retenu pour l'application est un modèle privé. Les codes sources sont privés et déposés auprès de l’APP (Agence pour la Protection des Programmes). Le client acquiert un droit de copie et d’utilisation du logiciel. La maintenance du logiciel est vendue aux clients utilisateurs sous forme d’un abonnement. Elle permet au client d’accéder aux mises à jour mineures, aux correctifs des versions courantes et au support téléphonique associé. Les droits d’utilisation sont accessibles aux conditions suivantes : Licence applicative serveur Licence client utilisateur verseur par service (nombre de listes de références). Licence Client Archiviste par individus. 2.1.2. Protection L’application utilise un système de protection matériel. Le mécanisme de licences ne doit pas être exclusif et permettre le cumul de licences ou l’utilisation de licences correspondant au déverrouillage de futures options logicielles. Le mécanisme de protection est supporté par le serveur applicatif.

2.2. Architecture 2.2.1. Plate-forme technique Indépendamment des systèmes d’exploitation, l’application est fonctionnelle sur les navigateurs Internet suivants :

• Internet Explorer 8.x et 9.x.

• Firefox 5.x, 6.x. et 7.x

• Safari 4.x et 5.x. L’application est un programme java J2EE qui va s’insérer entre les utilisateurs finaux et les systèmes de stockage conformes. L’application doit être permettre de gérer les éléments devant être archivés.


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2.2.2. Schéma simplifié des composants de la solution ATAMATAMATAMATAM

Figure 1 – Schéma simplifié des composants

2.2.3. Architecture ouverte et modulaire L’architecture d’ATAMATAMATAMATAM est une architecture ouverte. La possibilité de faire évoluer librement le

système est essentielle. Les systèmes ouverts font généralement référence à des systèmes basés sur des composants, systèmes d’exploitation, protocoles de communication et applications qui sont des standards de l’industrie. Par ouvert, nous entendons le fait de supporter et utiliser des technologies largement utilisées sur le marché et qui ne génèrent que peu de dépendances. L’application doit être modulaire et respecter un fonctionnement « Tiers ». Tous les composants externes à l’application ATAMATAMATAMATAM devront disposer d’une double source

d’approvisionnement ou disposer d’une alternative. Par exemple : Base de données :

o MySQL. o SQL Server Express.


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La limitation de certains composants dans leur version gratuite pourra amener à disposer d’une gamme de produits évolutive pour intégrer les versions payantes. Afin de répondre aux exigences de réversibilité (interopérabilité), l’application n’aura donc aucune attache spécifique à ces bases de données. 2.2.1. Sécurité des transactions Toutes les transactions mises en œuvre par l’application doivent être aussi sécurisées que possible. Les protocoles et/ou méthodes de sécurisation doivent être des standards de l’industrie et largement documentés :

- Utilisation de certificats SSL pour la gestion de sessions sécurisées (client / serveur / base de données).

- Utilisation de « digest » afin de ne pas faire transiter de mots de passe sur le réseau. - Utilisation de « digest » (minimisant les collisions) pour identifier de façon unique les

éléments versés (papiers et numériques).

2.3. Performances, critères d’acceptabilité

2.3.1. Générales Les performances générales de l’application se jugent sur 4 critères principaux visibles des utilisateurs :

- Temps de chargement. - Temps d’affichage. - Temps de versement. - Temps de recherche.

Tout est mis en œuvre afin de réduire les temps subjectifs (perçus) liés à la complexité de navigation dans l’interface utilisateur. 2.3.2. Chargement Temps de chargement de l’application (sur le serveur) < 30 sec. 2.3.3. Affichage Temps de chargement de l’interface < 2 sec. 2.3.4. Versement Temps de chargement de l’interface < 2 sec. Temps de versement < 2 sec.


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2.3.5. Recherche Temps de chargement de l’interface < 2 sec. Temps de recherche < 1 sec.


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2.4. Acteurs internes (Profil utilisateur) L’application est divisée en plusieurs fonctions qui sont allouées selon le profil identifié. Chacun d’eux sont identifiés au lancement de l’application (voir chapitre Droits d’accès). 2.4.1. Producteur/Verseur Les producteurs/Verseurs préparent les éléments éligibles à l’archivage. Ils émettent des demandes de versement aux archivistes. Une fois les éléments archivés, ils peuvent rechercher, accéder au contenu de leurs objets versés, les copier et les imprimer. Ils sont responsables du contenu. 2.4.2. Archiviste Les archivistes gèrent la totalité des archives à partir de la demande jusqu’à l’archivage physique en passant par les restitutions, élimination et sorties définitives. En amont, ils établissent l’organisation de l’archivage par des plans de classement, des listes de références ou tableaux de gestion et des classes de service et les gèrent par la suite. Ils déterminent les niveaux de sécurité selon les producteurs/verseurs et les documents. Ils sont responsables du contenant. 2.4.3. Usager C’est une personne d’un service transverse ou externe à l’entreprise selon les cas. Ces actions seront restreintes à la recherche et à l’accès au contenu s’il en a les droits. 2.4.4. Superviseur Certains profils comme les responsables de service, l’instance de contrôle, ont des rôles mineurs mais décisif dans l’application. Ils se manifestent lors de validation ou lors de prise de décisions importantes. 2.4.5. Installateur/Mainteneur Les mainteneurs/installateurs, ont pour charge le paramétrage de l’application dans sa totalité. 2.4.6. Profil applicatif Ce profil est un peu spécial, car il n’est pas attaché à une personne mais à l’application en elle-même. Il aura pour but de permettre à l’application de se connecter aux bases de données, aux sous-systèmes de stockage,….

2.5. Acteurs externes Ces personnes n’ont pas de profil mais ont une influence sur l’application. Pour la plupart, ils ne feront que recevoir des courriels (ex : Hébergeur externe).


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2.6. Fonctionnalités 2.6.1. Introduction L’application met en jeux différentes fonctions. Les principales sont décrites par des schémas mettant en relation les différents profils et les espaces de stockage:

- Versement. - Accès au contenu. - Prêt. - Réintégration. - Sortie définitive. - Élimination. - Recherche.

2.6.2. Schéma fonctionnel général

Service

Versant

Service

Archive

Espace de

Stockage

Usager


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2.6.3. Schéma du versement

2.6.4. Schéma de l’accès au contenu (Consultation)

Demandede versement

ATAM – Fonction Versement

Ser

vice

V

ersa

ntS

ervi

ce

Arc

hive

Esp

ace

de

Sto

ckag

e

SoumissionContrôle de

validité(Technique)

Valide ?

Oui

Accusé de Réception

Notification de Rejet

Non

Archivage

Certificat d’archivage

Service

Versant

Service

Archive

Zone de

consultation

Non

Espace de

Stockage


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2.6.5. Schéma de l’accès au contenu (Prêt)

2.6.6. Schéma de la réintégration (papier)

Service

Versant

Service

Archive

Zone de

transit

Espace de

Stockage

Demandede réintégration

ATAM – Fonction Réintégration

Ser

vice

V

ersa

ntS

ervi

ce

Arc

hive

Esp

ace

de

Sto

ckag

e

Réception Réintégration

Accusé de Réception

Archivage

Bon de livraison

Certificat d’archivage


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2.6.7. Schéma de la sortie définitive

2.6.8. Schéma de l’élimination

Service

Versant

Service

Archive

Zone de

transit

Espace de

Stockage

Demande

D’élimination

Réception

Contrôle de

validitéValide ?

Accusé de

Réception

Notification de

Rejet Elimination

Certificat

d’élimination

Non

Oui

ATAM – Fonction Elimination


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2.6.1. Schéma de la recherche

Usager

Serveur

d’accès

Fonctions

Service

Archive


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3. Blocs Fonctionnels 3.1. Droits d’accès L’accès de l’ensemble des utilisateurs de l’application (liste de référents) est soumis à quatre niveaux de sécurité.

3.1.1. A l’application A chaque connexion correspond un identifiant de connexion. Cet identifiant doit se trouver dans l’annuaire LDAP utilisé, compatible ISO 13335 (elle mentionne la non-répudiation, la gestion de la preuve (imputabilité), et l'authentification).

3.1.2. Aux fonctions Une fois l’utilisateur connecté, il accède aux fonctions qui lui sont attribué selon son profil. Un répertoire de connexion est présent et correspond à l’identifiant de l’utilisateur. L’accès au répertoire de connexion est effectué de façon sécurisé (SFTP). Ce répertoire de connexion comporte plusieurs répertoires :

- Un répertoire versant : Ce répertoire contient les objets numériques à verser. Ils sont placés dans des sous-répertoires correspondant à chaque cellule de versement.

- Un répertoire accès : Ce répertoire contient les objets numériques mis à disposition suite à une demande de consultation. Ils sont placés dans des sous-répertoires correspondant aux cellules demandées. Ils sont soumis à une durée de consultation limitée et paramétrée. Lorsque la durée est dépassée, chaque sous-répertoire est déplacé individuellement dans le répertoire corbeille.

- Un répertoire corbeille : Ce répertoire contient les objets numériques rejetés par l’application lors de la demande de versement, les objets numériques hors délai de consultation. Ils sont soumis à une durée de visibilité limitée et paramétrée.

3.1.3. Aux données descriptives

L’utilisateur, suivant ses droits, accède à la fonction de recherche. Celle-ci lui ouvre l’accès aux catalogues des données descriptives des objets versés, le droit d’en connaitre s’applique.


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3.1.4. Aux objets Les objets archivés sont marqués d’un niveau de sécurité. Lorsque le niveau de sécurité des objets est inférieur ou égal au niveau de sécurité de l’utilisateur, ce dernier peut accéder au contenu des objets recherchés. Le niveau extrême supérieur impose à l’utilisateur de motiver sa requête qui sera loguée. Relation de niveau de sécurité entre les objets et profil Relation Objet … Profil

Niveaux Implication

Inférieur ou égal Tous L’utilisateur accède aux objets Supérieur Tous L’utilisateur n’accède pas aux objets Inférieur ou égal Borne haute L’utilisateur accède aux objets avec une motivation loguée


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3.2. Transferts des objets

3.2.1. Introduction Avant tout transfert, lors de la mise en place de l’application, une phase préliminaire est opérée : la rédaction de la liste de références des services producteurs/verseur avec sa classe de service appropriée. Elle représente la liste des objets à verser du service concerné, réparti par catégorie et comprenant des rubriques connexes comme la périodicité des versements, la DUA, le traitement final (voir chapitre Métadonnées- Liste de références). C’est alors que le service producteurs/verseur peut transférer un objet de nature physique ou numérique.

3.2.1.1. Présentation des états des transferts Les transferts d’objet possèdent différents états qui décrivent la progression de la demande de traitement de l’archive. Ils seront visibles par l’utilisateur sur son tableau de bord, dans une colonne nommé « Traitement » où il sera visible la fonction (ex : versement) et son « Statut ». La granularité de ce statut doit être suffisamment fine pour connaitre les actions qui ont été accomplies.

Figure 2 – Extrait de tableau de bord Statut pré-initial Le statut initial d’un transfert s’active dès lors que l’utilisateur lance la fonction de traitement et tant que celle-ci n’est pas soumise. Le statut est en état de « BROUILLON ». En cas d’annulation du brouillon le statut n’a plus lieu d’existé car le bordereau (de versement, d’élimination, de sorite définitive,…) n’existe pas. Statut initial Le statut initial d’un transfert s’active dès que la fonction est soumise. Le statut est DEMANDE. Statuts intermédiaires Les statuts intermédiaires se déclenchent dès que la fonction est réceptionnée et s’arrêtent dès que le transfert est acquitté par les systèmes de stockage ou par le service (Producteur/verseur, archive). Les principales étapes sont : la réception, les contrôles (validation, rejet), les traitements. Statut final Le statut final du transfert marque la fin de la fonction. L’objet ou le lot transféré possède le statut ARCHIVE, PRETE, SORTIE DEFINITIVE, ELIMINEE, .... Il a été acquitté et est référencé dans la méta-base. Le nouveau statut, la destination, la date de l’exécution achevée de la fonction apparaissent en cas de recherche ultérieure.


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3.2.2. Versement

3.2.2.1. Demande En préparation de cette demande, l’utilisateur dispose d’un bordereau pré-rempli. Il le finalise en remplissant les champs restants. La constitution de cette demande peut être faite en plusieurs étapes. L’application conserve le bordereau en cours sous forme de brouillon. L’utilisateur peut le reprendre ultérieurement. Cette étape de BROUILLON ne peut dépasser une durée préalablement paramétrée. L’utilisateur peut également commencer plusieurs brouillons de versement en même temps. Dès que l’utilisateur lance l’établissement d’un nouveau bordereau, une structure de cellule est créée dans le répertoire versant. La cellule représente le versement (voir chapitre Autres fonctionnalités - Constitution d’une cellule). Chaque ligne du bordereau correspond à une item, c'est-à-dire pour les objets physiques une UA et pour les objets numériques une unité de cellule (UC). Pour cette dernière, l’utilisateur à la possibilité de parcourir l’arborescence des lecteurs visibles pour rechercher les fichiers ou répertoires constitutifs de l’item de versement. Cette cellule est remplie au fur et à mesure des ajouts d’unité dans le répertoire versant. Pour une description plus fine du contenu des items un fichier peut être joint ou pour les objets physiques un assistant peut créer ce fichier descriptif des UA. Une fois les items remplis la demande peut être soumise. Il est à noter qu’un versement d’objets mixtes est versé en deux fois, soit deux versements distincts. La fonction est DEMANDE DE VERSEMENT et le statut est DEMANDE.

3.2.2.2. Réception de la demande Une fois la demande de versement soumise, le système pour les objets numériques ou le service archive pour les objets physiques, envoient un accusé réception. Celui-ci s’effectue par un envoi de courriel normalisé (voir chapitre Communication) dans lequel il sera inscrit les références ainsi que le statut RECEPTION de la demande de versement.

3.2.2.3. Contrôle de validité Le contrôle de validité est effectué de deux manières suivant le type d’objets. Le statut devient CONTROLE. Pour les objets numériques, le système contrôle en automatique selon des critères paramétrables (poids, dates, type d’empreinte, cryptage, appartenance à la liste des formats, …) y compris les contrôles : anti-virus, contrôle d’intégrité des descriptions et des objets (checksum). Il peut y avoir en sus un contrôle de validation service archive, paramétré dans la liste de références. Dans ce cas, le service archive visualise la demande de versement à partir de leur tableau de bord pour contrôle. Pour les objets physiques une demande de rendez-vous est effectué par courriel normalisé entre le service archive et le service versant afin de contrôler la cohérence du contenant physique et du bordereau. Le service archive édite le bordereau (pré-bordereaux sans numéro d’US). Le résultat des contrôles de validité peut être positif. Dans ce cas, un courriel normalisé de validité de la demande est envoyé. Le statut devient VALIDE. Dans le cas contraire, un avis de rejet expliquant le motif est envoyé avec un accusé de lecture. Pour les objets numériques un récapitulatif des fichiers rejetés est joint au courriel. Le statut devient REJET.


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3.2.2.4. Traitement Le traitement consiste à déposer l’objet ou le lot dans les espaces de stockage conforme, selon la classe de service correspondant à liste de références du bordereau. Le statut est TRAITEMENT. Pour les objets numériques, le système traite en automatique les demandes de versement pendant une période déterminée dans les paramétrages. Le système constitue la cellule numérique cellule (voir rubrique Autres fonctionnalité - Constitution d’une cellule). Pour les objets physiques, l’enlèvement pour archivage dans les espaces de stockage est effectué auprès des services hébergeurs internes ou externes. Un numéro d’US interne est généré pour les identifier et est saisie pour chaque item du bordereau. Les labels code à barre correspondant au numéro des US sont édités et collés sur les US pour leur scellement. Il est à noter que la génération des numéros des US peut être effectuée pour plusieurs bordereaux et l’édition des labels peut être imprimée ou réimprimée en plusieurs fois par sélection des numéros US (de, à). Ceci permet de rationaliser l’espace de stockage. Il peut y avoir une étape préliminaire paramétrée dans la liste de références, nommé re-description. Dans ce cas, le service archive visualise la demande de versement à partir de leur tableau de bord pour traitement de cette re-description. Le système construit et ajoute les métadonnées dans la cellule (voir rubrique Autres fonctionnalité - Constitution d’une cellule). Une empreinte de type MD5, SHA-1 ou SHA-256 avec un horodatage est apposé pour la sceller. Un numéro d’item est généré pour identifier la cellule. La cellule est copiée dans l’espace de stockage numérique.

3.2.2.5. Acquittement L’acquittement consiste à valider le dépôt de l’objet ou le lot dans les espaces de stockage conforme. Pour les objets numériques, l’acquittement est effectif lors de la bonne copie en mode « proof writing » dans l’espace de stockage, la cellule encore située dans le répertoire versant est supprimée. L’acquittement de bonne fin d’exécution est effectué Pour les objets physiques, le service archive acquitte le versement après avoir saisie les cotes. Si l’hébergement est externe, un champ complémentaire de numéros US prestataire est saisi, ils apparaitront dans le bon de livraison accompagnant les US. Lorsque ces services de stockage ont reçus et stockés les objets, ils fournissent la cote auprès du service archive que celui-ci saisie dans le système. Le statut de l’US/Cellule est ARCHIVÉ. Le statut de la demande est ACHEVÉ. Un certificat d’archivage est envoyé dans un courrier normalisé ou apparait clairement la différenciation des objets compris dans et hors périmètre de la gestion de l’obsolescence. Les objets versés sont référencés dans la base de données et peuvent désormais être recherchés et consultés. Les contenants sont sous contrôle des prestataires (internes ou externes) : Le service archive et le service des systèmes d’information, hébergeur. Une fois l’acquittement effectué, la journalisation du versement peut être effectuée. Suivant le paramétrage, la fonction de rationalisation des espaces de production des sources intervient sous la validation du service versant (voir rubrique Rationalisation des espaces de production).


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3.2.2.1. Particularité du versement de « vrac » Le service des archives est aussi un service verseur qui est amené à réaliser des versements à titre exceptionnel (ex : ingestion de fonds d’archive provenant d’instances externes, de vrac nécessitant une démarche de description spécifique). Pour la réalisation de ces versements une liste de références nommée « vrac » a été préalablement créée. Elle permet au service des archives de renseigner librement le bordereau hors des contraintes applicables aux listes de références ordinaires. Seul le traitement et l’acquittement sont opérés.


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3.2.3. Consultation La consultation est exclusivement réservée aux objets numériques. Elle consiste à mettre à disposition la cellule ou le lot aux services demandeurs pour consultation.

3.2.3.1. Demande La demande de consultation est accessible suite à un résultat de recherche par le service demandeur. Suivant le marqueur « Validation du service archive » présent dans la liste de, la demande est soumise au service archive. Dans ce cas, cette demande apparait dans le tableau de bord du service archive dont la fonction est DEMANDE DE CONSULTATION et son statut DEMANDE. Dans l’autre cas, le traitement s’effectue directement.

3.2.3.2. Réception de la demande Le service archive envoie un accusé réception de la demande. Celui-ci s’effectue par un envoie de courriel normalisé dans lequel il sera inscrit les références des objets ainsi que le statut RECEPTION de la demande de consultation.

3.2.3.3. Validité de la demande Le service archive peut valider la demande suivant les paramètres. Dans ce cas, un courriel normalisé de validité de la demande est envoyé. Le statut devient VALIDE. Dans le cas contraire, un avis de rejet expliquant le motif est envoyé avec un accusé de lecture. Le statut devient REJET et clôt la demande.

3.2.3.4. Traitement Le traitement consiste à restituer l’objet ou le lot au service demandeur autorisé. Le statut est TRAITEMENT. La consultation peut s’opérer de deux façons. : La première consiste à ce que le service demandeur récupère la cellule dans son répertoire d’accès qui lui sert de guichet. Ensuite, il peut :

- Pour des objets lisibles, o les visualiser soit par le visualisateur interne ou externe prédéfinis dans le

paramétrage des formats supportés (voir liste des formats supportés), o les imprimer, comme pour les visualiser, de façon interne ou externe, o les copier, l’utilisateur à la possibilité de copier en totalité ou en partie.

- Pour les objets non-lisibles, o Seulement les copier.

La deuxième consiste à ce que le service demandeur indique par un marqueur lors de la demande de copier (à l’identique) la cellule sur un support numérique amovible WORM. Ce nouveau support est envoyé au demandeur.

3.2.3.5. Acquittement Dans le premier cas, le demandeur est avisé dans son tableau de bord de la disponibilité des éléments demandés. Dans le second cas, la livraison est opérée. Le bon de livraison est édité par le service archive. Le service demandeur acquitte la bonne réception des objets. Le statut de la demande est ACHEVÉ. Dans les métadonnées le statut de l’US/Cellule reste ARCHIVÉ.


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3.2.4. Prêt La demande d’accès au contenu concerne les contenants (US) des objets physiques. La mise à disposition est considérée comme un prêt et impose un retour en l’état (Voir Réintégration), dans l’espace de stockage d’origine.

3.2.4.1. Demande La demande de prêt est accessible suite à un résultat de recherche par le service demandeur. La demande est soumise au service archive en apparaissant dans son tableau de bord. Un marqueur de haute importance peut y être sélectionné indiquant le caractère urgent de la demande qui doit être motivée. Dans cette demande, il y figure le lieu de mise à disposition des objets demandés (Zone de transit, Salle de lecture, service lui-même,…).La fonction est DEMANDE DE PRET et son statut DEMANDE.

3.2.4.2. Réception de la demande Le service archive envoie un accusé réception de la demande. Celui-ci s’effectue par un envoie de courriel normalisé dans lequel il est inscrit les références des objets ainsi que le statut RECEPTION de la demande de prêt.

3.2.4.3. Validité de la demande Le service archive peut valider la demande. Dans ce cas, un courriel normalisé de validité de la demande est envoyé. Le statut devient VALIDE. Le statut de l’US/Cellule est PRÊT. Dans le cas contraire, un avis de rejet expliquant le motif est envoyé. Le statut devient REJET et clôt la demande.

3.2.4.4. Traitement Le traitement consiste à restituer l’objet ou le lot au service demandeur autorisé. Le statut est TRAITEMENT. La consultation peut s’opérer de deux façons. :

- La première consiste à mettre à disposition les objets (US) dans une zone de lecture ou de transit.

- La deuxième consiste à livrer directement dans le service demandeur les objets souhaités. Dans les deux cas, une fiche fantôme est éditée et mise à la place de l’objet pendant sa durée de son prêt.

3.2.4.5. Acquittement Il existe deux types d’acquittement :

- Le demandeur est avisé dans son tableau de bord de la disponibilité des éléments demandés dans la zone de lecture. Le statut de l’US est LECTURE. Lorsque celui-ci a terminé de consulter et il signe l’avis de consultation édité par le service archive. Le service archive réintègre les objets sans passer par la procédure de réintégration. Le statut de l’US devient ARCHIVE.


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- Le bon de livraison est édité par le service archive. La livraison est opérée. Le service demandeur acquitte la bonne réception des objets en signant le bon de livraison. Le statut de l’US est PRÊT.

Le statut de la demande est ACHEVÉ.

3.2.5. Réintégration La demande de réintégration ne s’effectue qu’après un prêt. Celui-ci est réintégrer dans son intégralité.

3.2.5.1. Demande La demande est accessible à partir du tableau de bord du service emprunteur où le lot ou l’objet apparait en prêt. La demande est soumise au service des archives en apparaissant dans son tableau de bord dont la fonction est DEMANDE DE REINTEGRATION et son statut DEMANDE. Pour rappel, les composantes du prêt sont toujours accessibles (lieu, volume,…)

3.2.5.2. Réception de la demande Le service archive envoie un accusé réception de la demande. Celui-ci s’effectue par un envoie de courriel normalisé dans lequel il est inscrit les références des objets empruntés apparaissant sur le bon de livraison, ainsi que le statut RECEPTION de la demande de réintégration.

3.2.5.3. Validité de la demande Le service archive organise un contrôle des labels des contenants avec le bon de livraison initial. Il peut valider la demande. Dans ce cas, un courriel normalisé de validité de la demande est envoyé. Le service archive organise l’enlèvement. Le statut devient VALIDE. Dans le cas contraire, un avis de rejet expliquant le motif est envoyé avec un accusé de lecture. Le statut devient REJET et clôt la demande.

3.2.5.4. Traitement Le traitement consiste à réintégrer les objets dans les magasins d’origines. Le statut est TRAITEMENT.

3.2.5.5. Acquittement Une fois le bon de livraison contresigné de la bonne réintégration effectuée par le service archive auprès de l’hébergeur. Il saisie l’acquittement de la réintégration dans l’application. Le statut de l’US devient ARCHIVÉ. Le statut de la demande est ACHEVÉ.


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3.2.6. Sortie définitive La sortie définitive a pour objectif de permettre à l’utilisateur de disposer d’un fonds d’archive pour le transporter définitivement et le verser à travers un autre plan de classement dans un autre fonds d’archive (ex : fusion, achat, réorganisation d’entreprise).

3.2.6.1. Demande La demande de sortie définitive est accessible après une recherche par le service verseur ou par un service autorisé. Les items trouvés peuvent être sélectionnés afin d’établir le bordereau de demande de sortie avec les indications concernant le motif et la destination de la sortie définitive. Elle est soumise au service archive. La fonction est DEMANDE DE SORTIE DEFINITIVE et le statut DEMANDE.

3.2.6.2. Réception de la demande Le service archive envoie un accusé de réception de la demande. Celui-ci s’effectue par un envoie de courriel normalisé dans lequel il sera inscrit les références des objets, ainsi que le statut RECEPTION de la demande de sortie définitive.

3.2.6.3. Validité de la demande Le service archive peut valider la demande. Dans ce cas, un courriel normalisé de validité de la demande est envoyé. Le statut devient VALIDE. Dans le cas contraire, un avis de rejet expliquant le motif est envoyé avec un accusé de lecture. Le statut devient REJET et clôt la demande.

3.2.6.4. Traitement Le traitement consiste à restituer l’objet ou le lot au service demandeur autorisé. Le statut est TRAITEMENT. Pour les objets numériques, la restitution peut s’opérer de deux façons :

- La première consiste à ce que le service demandeur récupère la cellule dans son répertoire d’accès pendant une durée spécialement paramétrée avec validation de suppression de celui-ci. A ce niveau du traitement, il peut le gérer de la même manière qu’une consultation. Ensuite, il doit le graver avec un logiciel spécifique ou le copier avec l’explorateur du système ou avec l’application dans sa totalité pour pouvoir le verser dans un autre espace de stockage conforme.

- La deuxième consiste à ce que le service demandeur commande la cellule ou le lot soit copié sur un support numérique amovible WORM. Ce support est envoyer au demandeur.

Pour les objets physiques, la restitution des US est réalisée dans une zone de transit. Le service demandeur est informé par courriel normalisé de la disponibilité. Dans tous les cas, le service archive imprime le bon de sortie définitive contre signature, faisant apparaitre la destination et le motif.

3.2.6.5. Acquittement Une fois le bon signé, le service archive acquitte de la bonne sortie en le saisissant sur le système. Dans le cas des objets numériques, les liens sont détruits et la cellule ou le lot, si la technologie le permet, est supprimé. Le statut de l’US/Cellule est SORTI. Un certificat de sortie définitive est envoyé dans un courrier normalisé aux services demandeurs. Le statut de la demande est ACHEVÉ.


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3.2.7. Élimination L’élimination est procédure qui consiste à détruire les objets archivés dont la durée de conservation est dépassée. Un mécanisme du système veille, nommé moniteur, a en charge de référencer tous les objets physiques ou numériques qui sont éligibles à l’élimination. Il génère une liste segmentée par service qu’il rempli au fur et à mesure. Celle-ci apparait dans le tableau de bord du service archive.

3.2.7.1. Demande Le service archive est seul juge de la pertinence de demander l’élimination. Il peut attendre à des fins de rationalisation de gestion logistique (le moniteur continue de remplir la liste). Il peut aussi, à son initiative, avant le moniteur, lancer la procédure. La fonction est DEMANDE D’ELIMINATION. Le statut est DEMANDE.

3.2.7.2. Réception de la demande Le service concerné envoie un accusé de réception de la demande. Celui-ci s’effectue par un envoie de courriel normalisé dans lequel il sera inscrit les références ainsi que le statut RECEPTION de la demande d’élimination.

3.2.7.3. Validité de la demande La demande d’élimination doit être validée par le ou les responsables habilités (paramètres le niveau de sécurité). Dans ce cas, un courriel normalisé de validité de la demande est envoyé. Le statut devient VALIDE. Dans le cas contraire, un avis de rejet expliquant le motif est envoyé avec un accusé de lecture en proposant une nouvelle date. Celle-ci doit être entrée dans le système par le service archive. Le statut devient REJET et clôt la demande.

3.2.7.4. Traitement Le traitement consiste à détruire l’objet ou le lot éligible à l’élimination. Le statut est TRAITEMENT. Dans le cas des objets physiques, le service archive organise la collecte des US concernés. Une demande de devis de demande d’élimination est formalisée auprès du prestataire (interne ou externe) par courriel. Un bon de livraison (pour élimination) est édité et pour signature auprès du prestataire. Dans le cas des objets numériques, elle n’est exécutée qu’après une période de sécurité paramétré. Pour les technologies magnétiques, les éléments éligibles sont éliminés : par suppression des liens ou par effacement des cellules si la technologie le permet. Dans ce dernier cas, le service archive peut commander que la cellule ou le lot soit copié sur un support numérique amovible WORM, préalablement à l’élimination (Non Conforme CNIL). Pour les technologies optiques supportant le « Shredding », le système, via le set d’API associé, procède à la suppression des informations qui lui sont accessibles.

Il est à noter que selon la procédure ou la règlementation applicable l’élimination est réalisée par suppression des liens (technologie WORM) ou par élimination physique des cellules concernées (si la technologie employée le permet).


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3.2.7.5. Acquittement L’acquittement consiste à valider l’élimination de l’objet ou le lot des espaces de stockage conforme. Dans le cas des objets numériques, l’élimination est effective à l’expiration de la période de sécurité paramétrée. Les liens sont détruits et la cellule ou le lot, si la technologie le permet, est supprimé. Dans le cas des objets physiques, le service archive acquitte la bonne exécution de l’élimination en la saisissant sur le système, lorsqu’un certificat d’élimination a été reçu du prestataire de destruction. Le statut de l’US/Cellule est ÉLIMINÉ. Un certificat d’élimination est envoyé dans un courrier normalisé aux services verseurs. Le statut de la demande est ACHEVÉ.


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3.2.8. Traitements connexes

3.2.8.1. Annulation A tout moment l’utilisateur demandeur peut annuler sa demande en cours tant que celui n’a eu pas le statut final. Pour les objets numériques, lors d’une mise à disposition des objets ou lot avec un dépassement de durée de consultation, cela équivaut à une annulation. Le répertoire de la cellule est déplacé du répertoire d’accès vers le répertoire corbeille. Elle est soumise à une durée paramétrée d’existence avant suppression définitive du répertoire corbeille. Dans tous les cas, le statut devient ANNULE.

3.2.8.2. Reprise sur annulations Tant que la cellule existe dans la corbeille avec le statut ANNULE, elle peut être reprise à tout moment. Ensuite elle est replacée dans son répertoire d’origine en reprenant tous ces statuts.

3.2.8.3. Traitement des erreurs Type d’erreur :

- Erreur sur la demande de versement - Erreur de contrôle - Erreur de traitement - Erreur d’acquittement - Erreur annulation

Cas d’erreur :

- Erreur utilisateur - Erreur système

Dès qu’une erreur est détectée, le statut est modifié avec le type d’erreur.

3.2.8.4. Reprise sur erreurs Dans le cas d’erreur utilisateur un courriel a été envoyé expliquant les erreurs. L’utilisateur peut reprendre le bordereau et le modifier en conséquence et relancer la fonction.


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3.3. Méthode d’accès au contenu Les documents et autres objets peuvent être retrouvés au moyen de la recherche et d’accès à l’information. L’accès au catalogue (indexation des métadonnées de description) est accessible par tous et constitue le droit d’en connaitre. Ce droit permet de savoir si l’objet ou le lot existe dans le fonds d’archive et s’effectue par l’intermédiaire du module de recherche.

3.3.1. Recherche

3.3.1.1. Recherche rapide La recherche rapide est effectué par :

- Dans un premier temps, la saisie d’un champ libre ne faisant référence à aucun index du catalogue et donc sans assistance. Cette saisie peut être un nombre, un mot, une date, une phrase ;

- Dans un deuxième temps, une requête visant tous les champs du catalogue ayant pour valeur le champ libre.

Le résultat de la recherche obtenu donne une liste d’objets dont au moins un des indexes contient en partie la saisie de la recherche (au moins un mot). Il peut être nul ou à l’inverse disproportionné.

3.3.1.2. Recherche multicritère La recherche multicritère permet d’avoir un effet entonnoir appelé « réduction de sélection ». Elle évite les recherches infructueuses. Elle est optimisée par deux fonctionnalités :

- Une assistance à la saisie par une liste de valeur qui se réduit au fur et à mesure de la saisie, par un système de requête qui donne comme résultat les enregistrements correspondant.

- Une réduction de sélection sur les listes des valeurs des champs eux-mêmes prenant en compte les valeurs des autres champs déjà saisie.

Le nombre de résultats possibles est affiché en simultané et, ainsi, toujours supérieur à zéro.

3.3.1.3. Recherche avancée La recherche avancée est basée sur des critères non-conventionnels tels que la date de versement, date d’élimination, volume, etc., presque sur tout le reste des métadonnées. Le principe est le même que la recherche multicritère. Cette fonctionnalité est réservée aux archivistes et les Installateurs/mainteneurs. Le module de recherche avancée est une fonctionnalité anticipée et ne sera mis en place dans une version ultérieure.

3.3.2. Résultat de recherche Le résultat de recherche est une liste d’objets versés, leurs critères de recherche sont rappelés ainsi que leur statut (Prêté le, disponible, éliminé le, sortie le,…). Une pagination est prévue pour y naviguer. La recherche peut continuer malgré l’affichage de celui-ci. Il est remis à jour dès que la requête de recherche à été lancée.


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Lors de la sélection d’un objet, les fonctions de demande de consultation, de prêt, de sortie définitive ou d’élimination apparaissent selon le profil du chercheur.

3.3.3. Visionneuse La visionneuse est accessible qu’après une validation d’une demande de consultation. Elle permet de visualiser le format paramétré de la cellule d’accès (voir rubrique - Constitution d’une cellule). Elle a aussi pour fonction de permettre la visualisation des documents joints des items. Une navigation est prévue si l’objet visualisé est sur plusieurs pages, avec possibilité de zoom, d’impression, d’enregistrement et d’envoi par courriel.


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3.4. Communication

3.4.1. Concept et méthodes Les courriels et les certificats sont soumis au principe du modèle au format XML. Il permet de fournir une grande flexibilité dans la façon de les structurer. Pour chaque type de courriel il y aura son pendant en fichier Xml. Chaque courriel envoyé est historisé.

Figure 3 – Schéma du moteur de modèle de courriel

3.4.2. Exemple de Courriel normalisé XML Type « Accusé de réception »

<email>

<from>#FROM#</from>

<to>[email protected]</to>

<cc>[email protected]</cc>

<bcc>[email protected]</bcc>

<date>JJ/MM/AAA-HH:MM:SS</date>

<subject>SUJET TYPE</subject>

<body>CORPS DU MESSAGE TYPE.</body>

</email>


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3.4.3. Exemple de Certificat

<atam_certificat >

<serveur>NOM_SERVEUR</serveur>

<id>CERTIFICAT_ARCHIVAGE</id>

<id_versement>identifiant du versement</id_versement>

<title>titre</title>

<dateArchivage>aaaa-mm-jjThh:mm:ssZ</dateArchivage>

<identifiantDocAtam>Identifiant document archivé</ identifiantDocAtam>

<identifiantDocProducteur>Identifiant producteur</identifiantDocProducteur>

<commentaire>pas de commentaire</commentaire>

<contrôles>

Listes des éléments contrôlés dans le périmètre Atam :

� … � …

Listes des éléments contrôlés hors périmètre Atam :

� … � …

La génération des éléments de métadonnées incombant à Atam a réussi

avec succès.

</contrôles>

</atam_certificat >

3.4.4. Liste des courriels

3.4.5. Liste des Certificats


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3.5. Traçabilité

3.5.1. Actions loguées

3.5.1.1. Logs sur transfert des objets A chaque changement d’état du statut des transferts, une écriture dans les logues de transfert est effectuée. Certains niveaux de confidentialité peuvent imposer à l’utilisateur de motiver sa requête. La justification est aussi loguée.

3.5.1.2. Logs sur recherche d’objets L’ensemble des actions de recherche est logué selon le niveau de confidentialité définit dans le paramétrage.

3.5.1.3. Logs sur changement des paramètres A chaque changement de paramètres, une écriture dans les logues des traitements est effectuée.

3.5.1.4. Logs sur erreurs A chaque erreur de traitement, une écriture dans les logues des erreurs est effectuée.

3.5.1.5. Logs sur débogage Pour une meilleure traçabilité lors des phases de débogage, d’alpha-test et de beta-test, une écriture dans les logues de débogage est effectuée. Une gestion de filtres et d’écoutes permet de pointer plus aisément les activités de l’application. Cette possibilité peut activée ou désactivée même en version finale.

3.5.1.6. Logs sur la base de données La mise en place de fichiers « redo logs » permet de garder une trace de toutes les modifications de données. Ainsi en cas de crash de la base, ces fichiers permettent de rejouer les changements apportés à la base.

3.5.2. Visualisation Les logs sont visualisables avec un éditeur simple sans requêtes de recherche.

3.5.3. Historisation L’historisation consiste à sauvegarder, au fur et à mesure des modifications, toutes les versions précédentes des :

� Modification des paramètres de : o Application o Listes de références o Liste des référents o Classes de service

� Documents établis : o Bordereaux o Certificats o Courriels o Bons de livraison


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3.6. Moniteur Le moniteur opérationnel, est un module serveur qui scrute de façon périodique les éléments essentiels à la bonne gestion de l’archive. Il agit notamment sur : les dépassements délais, les seuils atteins, les actions périodiques non achevés ou non effectués. Il émet des alertes sous forme de courriel aux acteurs concernés ou d’affichage dans le tableau de bord du service archive afin de les prévenir d’une future action à prendre pour le traitement optimal de l’archive.

3.6.1. Stratégies de relance sur transfert des objets

- Demande de versement (Validation hors délai) - Demande d’accès au contenu (restitution hors délai) - Demande de réintégration (Validation hors délai) - Demande d’enlèvement (interne ou externe) - Demande d’élimination (Validation hors délai) - Absence de versement en contradiction avec la périodicité prévue (même brouillon en cours) - Absence de retour certificat élimination - Absence de réponse aux demandes d’élimination - Absence d’acquittement des objets versés

3.6.2. Stratégies de relance sur Guichet/zone temporaire/locaux

- Durée de mise à disposition au guichet numérique - Durée de stationnement en zone transitoire - Durée de mise en zone temporaire des objets numériques éligibles à l’élimination - Durée de mise en zone temporaire des objets numériques fonction rationalisation - Test du seuil du nombre mini d’US des :

- Locaux des services/producteurs et salle de classement attachée - Locaux d’archivage papier sous le contrôle du service archive d’entreprise - Locaux d’archivage papier externalisés chez un prestataire interne ou externe - Local du service d’élimination

- Test du seuil de remplissage des espaces de conservation numériques

3.6.3. Classe de services

- Délocalisation / Relocalisation - Élimination - Renouvellement des supports (Migration Physique)

3.6.4. Actions prévisibles

- Obsolescence des formats numériques (Migration logiques) - Surveillance des contenus numériques (Migration Physique).Le moniteur après un processus de

lectures aléatoire des objets numériques envoie un courriel au service archive concernant les erreurs rencontrées.

- Périodicité du versement de la métabase


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3.7. Récolement

3.7.1. Définition Le récolement est l’opération consistant à identifier, un par un, tous les objets du service d’archive dont il en a la responsabilité.

3.7.1. Périodicité Il est réalisé périodiquement. Le service archive est alerté de la nécessité de l’effectuer dans son tableau de bord. Ceci implique un paramétrage de cette périodicité. Le service archive a la possibilité de visualiser et d’imprimer tous les récolements déjà effectués.

3.7.2. Mise en œuvre Le jour venu, l’archiviste saisie à l’aide du clavier ou lit à l’aide d’une douchette ou de la caméra embarquée de la tablette, la cote de l’emplacement. Il peut aussi de la même manière effectuer une recherche d’US via le numéro, le flash-code ou le code-à-barre inscrits sur l’US ou la fiche fantôme. Le système effectue une recherche rapide et affiche les attributs de l’US ou de la fiche fantôme correspondants. Il saisie par la même occasion l’état de conservation du contenant (dont il en a la charge), les éventuelles erreurs ou manquements. Une rubrique commentaire libre est disponible pour décrire toute anomalie concernant par exemple l’état d’usure du mobilier, les remarques générales sur les locaux (température, hydrométrie, salubrité, …), etc.

3.7.1. Edition En fin de récolement, un rapport est imprimé (voir rubrique Edition – Récolement).


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3.8. Autres fonctionnalités

3.8.1. Constitution d’une cellule La cellule représente l’enveloppe du versement d’objets numériques. Elle est initialisée lors de la préparation au versement, créée après validation, archivée dans plusieurs espaces de stockage et restituée à l’identique lors d’une recherche.

Figure 4 – Schéma de la constitution de la cellule


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3.8.1.1. Préparation Dans un répertoire de préparation, la cellule peut se constituer. Elle se décompose en plusieurs répertoires contenant chaque item du bordereau de versement. Dans chaque répertoire l’application construit un fichier descripteur de l’item au format XML (sip.xml) et le lot ou l’objet numérique à verser. Selon le paramétrage, le fichier sip.xml contient les informations nécessaires décrites dans la rubrique métadonnées. Il peut être conforme aux modèles EAD, METS, PREMIS, DUBLIN CORE, …, suivant paramétrage.

Figure 5 – Structure de l’arborescence -Préparation de la cellule Lors de la préparation des versements d’objets non-numériques (physique) seule la structure reste avec la constitution des SIP.


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3.8.1.2. Double Encapsulation Lors de la mise en archive la cellule est constitué de deux fichiers distincts appelées capsules. La première est la capsule de tous les objets numériques avec leurs arborescences dans un fichier de format TAR standardisé par la norme POSIX.1-2001. La deuxième est le fichier de métadonnées aip.xml lui-même.

Figure 6 – Structure de l’arborescence – Double encapsulation

3.8.1.3. Construction de la capsule XML Une fois tous les items répertoriés et lors de la validation du versement un fichier descripteur de d’archivage (aip.xml) dont est ajouté tous les informations de description. Une fois la tache opérée et validée les sip.xml sont supprimés.

3.8.1.4. Construction de la capsule TAR La capsule se compose de fichiers souches (obligatoire), de fichiers de préservation et de fichiers d’accès. Chaque fichier souche soumis à la surveillance de l’obsolescence des formats est convertit dans un format pérenne autonome. Pour ceux soumis à une conversion en format visualisable sont aussi transformés. Chaque fichier souche peut être convertit suivant le paramétrage en :

- un fichier de préservation - un fichier d’accès - les deux (si le format est différent) - aucun (si le format n’est pas dans les listes de paramétrage)

Les fichiers ainsi convertis sont placés à coté du fichier souche dans l’arborescence des répertoires.

Capsule d’objets versés (initiale)

TAR

Versement 000001

Item01

Rep 01 de versement

Doc 01 Souche

PDF 01 Souche - format autonome

XLS 01 Souche

Base de Données 01

Item02

Rep 02 de versement

…

Item03 ...

Doc 01 format autonome

Doc 01 format visualisable

XLS 01 format visualisable

XLS 01 format autonome

PDF 01 format visualisable

Capsule de Métadonnées XML

- Représentation

- Conditionnement

- Pérennisation

- Description

- Atam

- Normatif

- Gestion

Versement 000001 AIP.XML


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3.8.1.5. Génération de l’identifiant de la cellule

Le nom de l’identifiant de la cellule est unique et se décompose ainsi : <Id Cellule> = <Numéro d’empreinte Hashcode de la capsule TAR><Horodatage> L’identifiant de la cellule correspond à l’identifiant inscrit dans la base de données de l’application et au nom de fichier des deux capsules :

Capsule XML : <Id Cellule>.<xml>

Capsule TAR : <Id Cellule>.<tar>

3.8.1.6. Mise à jour des descripteurs de conditions A la fin du processus de création des capsules le fichier XML est mise à jour prenant en compte le format et le nom de fichier de la capsule TAR dans la rubrique conditionnement de l’information.

3.8.1.7. Encodage des noms de fichiers Les noms de fichiers doivent êtres encodés en UTF-8.

3.8.1.8. Format de horodatage Le format de date est ISO-8601 définissant un standard pour la représentation temporelle. La date complète calendaire avec l’heure et les fractions de seconde en format de base est : "aaaammqqThhmissnzzzzz" (ex : 19970716T1920304+0100)

3.8.1.9. Type d’empreinte supporté Les algorithmes de hachage utilisés pour la génération des empreintes sont :

- SHA-1 - SHA-256

Le choix désigné dans les paramétrages de l’application.

3.8.1.10. Double Lien Gelé Le double lien gelé permet de rendre indissociable les deux capsules et rend unique la cellule. Il fonctionne de la manière suivante :

- Premier lien Comme vu précédemment, il s’effectue sur les noms de fichier des capsules TAR et XML qui sont identiques.

- Deuxième lien Le nom de la capsule TAR est inscrit dans les métadonnées de la capsule XML.


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3.8.2. Migration logique (obsolescence des formats de fichiers) La migration logique est une conversion de format jugé non pérenne en un autre jugé, lui, pérenne. Cela concerne les objets numériques versés dont l’extension appartient à une liste prédéfinie de format de fichier sous surveillance d’obsolescence. La construction de la cellule (voir ci-dessus) permet une migration future des formats. Le module de migration est une fonctionnalité anticipée affecté moniteur et sera mis en place dans une version ultérieure.

Figure 7 – Migration de cellule

3.8.3. Migration physique (obsolescence des supports) La migration physique est un transfert de données d’un support vers un autre en mode copie bit à bit. Elle est effectuée lorsqu’il y a une présomption de dégradation du support ou une présomption d’obsolescence technologique du support (rafraichissement du support ou duplication). C’est à partir de ce moment que la décision de migration physique peut être effectuée. Le module de migration n’est pas une fonctionnalité de l’application. Par contre, la surveillance des contenus numériques à partir d’une bonne lecture des supports est opérationnelle (voir rubrique Moniteur - Actions prévisibles) ainsi que la bonne élaboration des classes de services concernant la durée de vie des supports permet une gestion de l’obsolescence des supports (voir rubrique Métadonnées - Classe de services).

3.8.4. Rationalisation des espaces de production Cette fonctionnalité intervient lors de la finalisation du versement, juste après l’acquittement. L’application propose la liste des fichiers qui ont été versés, ainsi que les fichiers similaires dans les mêmes répertoires et sous répertoires. Par extension, la liste propose les répertoires et sous répertoires. L’utilisateur peut ajouter par demande de recherche dans ses espaces de production de fichiers identiques ou similaires. Il peut aussi sélectionner, désélectionner les fichiers et/ou répertoires de la liste pour suppression. Tous les fichiers et répertoires qui ne constituent pas le versement sont déplacés dans un espace de stockage temporaire dédié soumis à la suppression dans un délai paramétré et soumis à validation de l’utilisateur.

Cellule ATAM

Double Lien

Gelé

Fichiers sources

Audio

Fichier de présentation

Images RIP

(Raster Image Processor)

Images Raw

Portable Document

Format

Tableurs

Texte brute

Images vectorielles

Vidéo

Fichiers de

Traitements de texte

Fichiers sous surveillance

(obsolescence de format)

Ajout de métadonnées

Processus

- « DéTARer » la cellule de versement initiale

- Convertir si besoin chaque fichier de préservation

- « ReTARer » le tout avec un nouveau Hashcode

- Modification des descriptions

- Régénération de la capsule de description

MigrationConstitution d’une cellule Constitution d’une cellule migrée


- Représentation

- Conditionnement

- Pérennisation

- Description

- Atam

- Normatif

- Gestion

Capsule d’objets versés (initiale)

TAR

Fichier(s) Souche(s)

Fichier(s) de Préservation

Format pérenne autonome

Fichier(s) d’Accès

Format standard commun

(ex: TIFF ou PDF)

=

Traitements

de

conversion

Cellule ATAM

Double Lien

Gelé


- Représentation

- Conditionnement

- Pérennisation

- Description

- Atam

- Normatif

- Gestion

Capsule d’objets versés et migrés

TAR

Fichier(s) Souche(s)

Fichier(s) de Préservation

Format pérenne autonome



(ex: TIFF ou PDF)

Historisation de la migration

fichier(s) de Préservation

Nouveau Format pérenne

autonome



(ex: TIFF ou PDF)

Si nécessaire

ou


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3.8.5. Problématique de la signature électronique La signature électronique ne doit pas être de type cryptologique, elle perd entièrement sa validité dès que l’on change de format. Le document ne peut être ni migré ni converti en document pérenne. La signature électronique doit être traitée en amont du versement. C’est au service producteur verseur de préparer la preuve de ce qui pourra être de l’ordre du contentieux. L’application doit garantir la lisibilité du document versé, la stabilité du contenu informationnelle et la traçabilité des opérations (versement, prêt, migration, élimination,…). Avec le décret du 13 aout 2005 relatifs aux actes authentiques électroniques, les migrations successives nécessaires à la conservation et à la lisibilité ne remettent pas en cause le statut d’origine du document. Cette précision apporte une sécurité juridique au dispositif de conservation. Certification d’un tier-certificateur est à l’étude

3.8.6. Interopérabilité La base de données de l’application constitue une source importante d’information pour l’entité qui la détient. L’application doit être capable de vérifier régulièrement l’intégrité de la base de données. Elle doit avoir la possibilité d’exporter automatiquement et régulièrement dans un format texte (non chiffré) la structure et le contenu de sa base de données. La destination de cet export doit pouvoir être paramétré. Le service informatique peut, en sus, verser dans le fonds d’archive cette exportation.

3.8.7. Reconstruction après sinistre Indépendamment des politiques de sauvegarde mise en œuvre par l’entreprise, la reconstruction de la méta-base possède quatre dispositifs :

- Les supports conformes (métadonnées – XML, logs de l’historique des transfert d’objet) - Les versements du SI - L’interopérabilité (voir ci-dessus) - Les logs de bases de données (Voir Rubrique Traçabilité - Actions loguées)

La fonction du traitement de la reconstruction n’est pas dans le périmètre de l’application pour le premier dispositif mais doit être prévue d’un point de vue structurel.

3.8.8. Gestion des espaces de stockage numériques (API-I/O) Le principe suivant est retenu. Les objets numériques sont toujours enregistrés au minimum en deux exemplaires sur deux supports de technologie différente. La synchronisation entre les deux exemplaires doit être optimale. L’espace dédié au premier exemplaire est de technologie disque magnétique (SATA) donc sans API. L’espace dédié au deuxième exemplaire met en œuvre des technologies conformes à la norme NFZ 42-013 (WORM) et possède une API. Le paramétrage de l’écriture sur les espaces de stockage se fait au niveau des classes de service. Un module Api est disponible qui comporte trois fonctions essentielles :

- Lecture - Écriture - Vérification (qui permet un retour d’une bonne fin d’écriture)


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4. MÉTADONNÉES

4.1.1. Introduction Différentes étapes sont nécessaires en amont de l’archivage proprement dit. Les listes de références ainsi que les classes de service sont à définir avant la mise en exploitation de l’application. Ce sont elles qui font la liaison entre les gestionnaires des archives et les producteurs verseurs. Elles permettent, lors du versement, de remplir certains des champs de description (SIP, AIP et DIP décris plus loin).

Figure 8 – Les listes de références dans le schéma OAIS


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4.1.2. Classification

Figure 9 – Taxinomie des Métadonnées

4.1.2.1. Information de représentation. L'information de représentation facilite la restitution, la compréhension et l'interprétation du contenu d'un objet numérique. De manière fondamentale, l'information de représentation confère une signification à la chaîne de bits qui constitue l'objet.

4.1.2.2. Information de pérennisation. • Information d'identification : liste et description des identificateurs du contenu, afin que celui-ci

soit désigné de manière non ambiguë, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur des archives (ex : ISBN, URN).

• Information de provenance : historique du contenu (ex : origine, détenteurs successifs, mesures de conservation et leurs effets), qui vient à l'appui des déclarations d'authenticité et d'intégrité.

• Information de contexte : relations entre le contenu et son environnement (ex : motifs de sa création, relations avec d'autres contenus).


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• Information d'intégrité : mécanismes d'authentification utilisés pour assurer que le contenu n'a pas été altéré d'une manière non documentée (ex : contrôle de parité, signature numérique).

Elles complètent les métadonnées de représentation et apportent les attributs spécifiques requis par les impératifs normatifs de conservation de la valeur probante (intégrité et unicité) quand cela est requis.

4.1.2.3. information de description L’information de description définit l’ensemble des informations utiles à l’identification des objets versés, la recherche selon des approches variables (métier, légale, archivistique, autres) ou la vérification de l’existence des objets versés. Dans cet ensemble est ajouté une rubrique « Description Normalisée » dans laquelle y est transcrit les descripteurs pour une norme choisie (Dublin Core, Mets, MARC, PREMIS, …). Cette rubrique est construite à partir des autres descripteurs déjà présents. Une table de correspondance devra être établie en pré-installation (Voir Dictionnaire des métadonnées ci-dessous).

4.1.2.4. Information de conditionnement L’information de conditionnement décrit l’ensemble des informations de la structure des métadonnées.

4.1.3. Dictionnaire des métadonnées

Libellés Métadonnées

Atam O Définition / Commentaire

Balises XML

PREMIS

Balises XML DUBLIN CORE

Car

din

alit

é

Informations de description

Description Cellule ou US

Titre � Title

Classification 1 �

Classifications qui apparaient dans la Liste de références

Subjet

Classification 2 � Subjet

Classification 3 Subjet



Commentaire libre Commentaire du producteur verseur Description

Re-description Commentaire du service Archive Description

Document joint

Fonds d'archive Coverage

Période d'activité Coverage

Communicabilité

Durée de conservation

Traitement Final

Nombre d'éléments

Taille métrage linéaire ou taille en octets Format

Périodicité de versement AccruelPeriodicity


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Information de gestion

Classe de service

ID

Nom

Temps d'accès

Niveau d'importance

Niveau de sécurité

N° Action

Type de support

Nature du support

Nombre d'action

Durée de l'action

Nombre de copie

Action suivante

Support de stockage

Nom

Type de support

Nombre de copie

Capacité totale

Compression matériel

Type écriture

Information de pérennisation

Information de Provenance

Historique du versement Doublé (producteur + Archiviste)

Raison Provenance

Institution Responsable de la décision de l'archivage Provenance

Date - Heure Provenance

Description Provenance

Fonds d'archive Provenance

Historique de préservation

Description Migration, sortie, … Provenance

Nom du responsable Provenance

Matériel utilisé Provenance

Logiciel utilisé Provenance

Processus Description du processus mis en place Provenance

Mise en œuvre processus Lignes directrices utilisées du processus Provenance

Date - heure Provenance

Résultat Provenance

Justification Provenance

Changement Liste des changements Provenance

Fonds d'archive Provenance

Information sur les droits


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Auteur Entité du responsable de la création du contenu

Nom � Creator 1 à n

Prénom � Creator

Courriel

Société � Entité qui a contribué à la création du contenu de la ressource

contributor

Société Entité responsable de la diffusion de la ressource

Intitulé � Publisher

Sigle Publisher

URL Publisher

Adresse postale Publisher

Pays � Pays de l'entité responsable de la diffusion de la ressource Publisher

Déposant

Identifiant (login) � contributor

Nom � contributor

Prénom � contributor

email � contributor

Société � contributor

Fonction � contributor

Code Département contributor

Département contributor

Code Service contributor

Service contributor

Code Direction contributor

Direction contributor

Information d'intégrité

Authentification

Date de création

Date de modification

Certificat d'authentification

Signature numérique

Filigrane

Horodatage

Checksum

Encryptage

Documentation du mécanisme

Information de référence

Système d'identification d'archivage

ID ATAM Identifier

Identification Universelle


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Description des ressources

Information contexte Raison de création

Type

Nom

Relations (liens)

Type

Objet

Évènement

Acteur

Information du contenu

Contenu de l'objet Lien Lien vers l'objet lui-même Coverage

Information de représentation

Structure de l'information

Description de l'environnement

Environnement Matériel

Ressources machine

Microprocesseur

Version

Constructeur

Stockage

Type

Version

Constructeur

Périphérique

Nom

Version

Constructeur

Environnement Logiciel

Logiciel de rendu

Nom

Type Interpréteur, compilateur ou application

Version

Révision

Instruction

Exigence d'installation


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Système d'exploitation

Nom

Version

Révision

Date

Description du contenant

Fichier (s)

nom Title

Structure répertoire Coverage

Description Image, Audio, Vidéo, Texte, DB, Exécutable ou autre Format

Format Format

Version Format

Révision Format

Résolution Format

Dimension X,Y Format

Durée Format

Collor Format

Résolution Format

Nombre de couleur Format

Orientation Format

Débit binaire Audio Vidéo Format

Compression Format

Encapsulation Audio Format

Numéro de piste et type Format

Structure d'encodage Vidéo Type de codec Format

Son Vidéo Format

Jeux de caractères Texte Format

Définition de Type de Document DTD

Texte Format

Structure Texte Format

Type de Base de Données Base de données Format

Catégories Base de données Format

forme (représentation) Base de données Format

Type de Code Exécutable Format

Information sémantique

Information de conditionnement Encapsulation

Type

Application


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4.1.4. Paquets d’informations

4.1.4.1. Paquet d’information à verser (SIP) Les SIP sont générés pour chaque item pendant le versement d’un producteur-verseur. La composition de chaque sip.xml doit comprendre pour chaque fichier les éléments suivant :

- Information du contenu - Information de description

Pout l’élaboration d’un ou plusieurs AIP.

4.1.4.2. Paquet d’information archivé (AIP) Les AIP représentent les paquets d’informations conservés des objets versés dans l’espace de stockage conforme. La composition de chaque aip.xml doit comprendre pour chaque fichier les éléments suivant :

- Compilation des Sip - Information de Pérennisation - Conditionnement de l’information

4.1.4.3. Paquet d’informations diffusé (DIP)

Les DIP représentent le paquet d’informations reçu par l’utilisateur en réponse à sa requête, extraite de un ou plusieurs AIP. La composition de chaque dip.xml doit comprendre pour chaque fichier les éléments suivant :

- Information du contenu - Information de description

4.1.5. Liste de références

Appelées aussi tableaux de gestion, les listes de références représentent la classification des éléments éligibles aux versements selon les contraintes associées exprimées par les services producteurs/verseurs. Les listes de références se présentent sous la forme de liste d’items décrivant chaque catégorie d’objet. Elles apparaissent dans les métadonnées de description (Voir la rubrique Métadonnées - Classification ). Une liste de référence est associée à chaque service/producteur. Sa création est établit par les installateurs/mainteneurs. Les archivistes auront pour seule fonction : la modification. Le service archive possède une liste de référence nommé liste de références de « vrac ». Cette liste de référence ne possède pas d’item de description. Les items seront remplis avec des rubriques ouvertes lors de l’établissement du bordereau (voir la rubrique Versement - Particularité du versement de « vrac ».Il existe trois types de champs :

4.1.5.1. Champs d’identification Les champs d’identification permettent d’établir les acteurs de la rédaction de la liste de références :

- Service versant, o Nom o Code acronymique du service versant o Département


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o Direction o Nom du responsable

- Service archive

o Nom du responsable habilité

- Liste de références o N° o Nom


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4.1.5.2. Champs de descriptions Ces champs définissent la hiérarchisation des objets à verser. Ils sont aux nombres de 2 minimums à 5 maximums. Leurs dénominations sont à définir lors de l’installation du client au moment du remplissage des listes de références. Exemple :

- Famille o Nature

� Objet • Catégorie

o Sous-catégorie

4.1.5.3. Champs de caractéristiques Ces champs sont communs à tous les items ils doivent être impérativement remplis à l’installation lors du paramétrage :

- Fond d’archive - DUA (durée d'utilité administrative) - Sort final - Type de Support - Classe de service - Niveau de confidentialité - Re-description - Validation - Périodicité - Observation

4.1.6. Classe de services

Le traitement et le cycle de vie des archives s’organisent autour de processus prédéfinis dans une grille de classe de services que l’entreprise affecte aux catégories d’items de la liste de service selon leur nature, leur importance, leur temps d’accès et la durée de conservation requise à la fois pour les objets versés ainsi que les supports. La classe de service applicable est choisie par le service verseur au niveau de la liste de références. Les modèles applicables aux classes de services sont définis en avant-vente et paramétrés par l’installateur mainteneur. Les classes de services sont gérées par l'application et le service archive peuvent les faire évoluer. Les configurations antérieures ne sont pas historisées. Par contre toutes les modifications apportées sont tracées dans les logs de l’application.


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5. Ergonomie et Interfaces Homme Machine (IHM) 5.1. Règles et principes Les services web sont devenus de véritables applications en ligne. Ils gèrent un grand nombre d’informations, la fenêtre classique du navigateur n’est plus adaptée pour ce type d’interface. Par conséquent, l’application propose deux types d’IHM : L’écran principal et les fenêtres de formulaire. En sus de ces IHM, il y aura des fenêtres de dialogues et d’information utilisateurs.

5.1.1. Langues supportées Les interfaces utilisateur de l'application doivent proposer, en natif, deux langues : le Français et l’Anglais. L’interface doit être néanmoins conçue pour permettre l’ajout ultérieur de langues optionnelles.

5.1.2. Écrans et fenêtres

5.1.2.1. Écran principale

Figure 10 - Trame de l’écran principale

Les écrans seront optimisés pour une résolution 1280x800.

Zone de contenu

Bandeau/Entête

Pied de Page

1280px

800px

160px

80px

Logo

1

Logo

3

Logo

2


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Plus exactement, la largeur ne dépasse jamais celle disponible en 1280x800 dans un navigateur maximisé. Pour la hauteur en revanche, on pourra se permettre si besoin, de forcer l’utilisation des barres de défilement verticales dans la zone de contenu.

5.1.2.2. Fenêtrage

Figure 11 - Trame du fenêtrage Les fenêtres sont optimisées pour une résolution 900x800 mais n’ont pas un caractère obligatoire de les atteindre. Plus exactement, la largeur ne dépasse jamais celle disponible en 900x800 dans un navigateur maximisé. Pour la hauteur en revanche, on peut se permettre si besoin, de forcer l’utilisation des barres de défilement verticales dans la zone de contenu.

Zone de contenu

Bandeau/Entête

Pied de Page

900px

Logo

1

Logo

3

Logo

2


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5.1.2.3. Fenêtre d’information

Zone de contenu

Bandeau/Entête

Pied de Page

400px

Logo

1

Logo

3

Logo

2

Figure 12 - Trame de la fenêtre d’information Les fenêtres d’information sont fixes. Pour la hauteur en revanche, on peut se permettre si besoin, de forcer l’utilisation des barres de défilement verticales dans la zone de contenu.

5.1.2.4. Écrans de recherche multicritères/ affichage de liste de résultats Les critères des écrans de recherche ainsi que le nombre de lignes obtenues sont rappelés en haut de la liste de résultats. Les colonnes sont triables. La liste de résultats est paginée.

5.1.2.5. Entêtes

L’entête possède : o Le logo (logo1) de l’entreprise cliente o Le logo (logo2) de l’application o Une zone de description et d’identité

Toutes les IHM, sauf celle qui concerne la connexion à l’application, devra contenir dans un encadrement spécifique avec les noms et prénoms de la personne, son département et son service comme informations et comme action la déconnexion. A défaut, le nom et le logo de l’application sera inséré.


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5.1.2.6. Corps des écrans et fenêtres Le corps de l’IHM représente la zone contenu. C’est la zone de travail des différents profils. Celle-ci a plusieurs formes de présentation possibles, Pour les écrans :

- Formulaire de connexion - Tableau de Bord - Formulaire de Recherche/Résultat/Consultation - Formulaire de Modification - …

Pour les fenêtres :

- Formulaire du bordereau - Formulaire de récolement - …

5.1.2.7. Pied de pages

- Le logo (logo3) de l’entreprise de maintenance - Commandes spécifiques à l’IHM en cours - Dates, numéros et « build » de la version et signatures des auteurs (copyright).

5.1.3. Messages

5.1.3.1. Présentation et contenu Le texte du message doit être dans un style concis, non vexatoire. Le texte ne doit pas contenir de mots tels que “ faute ”, “ mauvaise manipulation ” ou “ illégal ”. Les messages d’erreur sont toutes décelés en une passe et présentées globalement à l’utilisateur sous forme intelligible et non dans un jargon informatique. Les libellées des champs en erreurs apparaissent en rouge (Attention, voir la rubrique couleur). La construction des questions doit être rédigée de façon à éviter à ce que l’utilisateur ne peut que par « oui » ou par « non ». Les réponses doivent être sous forme de verbes représentant des actions (Appliquer, Lancer, Valider, Fermer,…).


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5.1.3.2. Boîte de message Les boites de message sont utilisées particulièrement pour les messages de confirmation ou de messages d’erreur ou d’arrêt bloquant. Elles s’affichent dans une boîte de message (de type Windows) ou dans un pop-up Web (= nouvelle fenêtre de navigateur sans barre d’outils, donc « épurée », et redimensionnable ou non). Une boîte de message doit contenir les éléments suivants :

- une barre de titre : indique l’origine du message, - une icone : permet d’identifier rapidement et visuellement le type de message, - le texte du message : explique brièvement la situation ou pose une question à l’utilisateur, - des boutons de commande spécifiques au type de message permettent à l’utilisateur de

répondre.

5.1.3.3. Message dans la page HTML Les messages affichées dans la page HTML doit être exclusivement utilisés lorsque le message d’information, l’avertissement ou message d’erreur a pour origine un élément de la page HTML en elle-même. Un pictogramme est ajouté proximité de l’élément lui-même (par exemple : champ obligatoire non saisie, mot de passe incorrecte, résultat de recherche nul,…). 5.1.4. Curseur

5.1.4.1. Positionnement directe

Par défaut, le curseur doit être placé sur le champ qui a les plus grandes chances d’être choisi par l’utilisateur. Lorsque tous les caractères sont saisis à l’intérieur d’un champ, le déplacement automatique du curseur vers le champ suivant (auto tabulation) doit être actif lorsqu’il s’agit de saisie de masse.

5.1.4.2. Comportement La forme du curseur est modifiée pour des attentes supérieures à 1 seconde dès qu’une action est lancée et qu’aucune autre action ne peut être lancée dans l’application. La modification du curseur est limitée à la fenêtre active directement liée à la tâche en cours. A l’extérieur de cette fenêtre, le curseur doit reprendre sa forme normale. Lors de traitement supérieur à 6 secondes un indicateur de progression doit être affiché en fonction de l’avancement du traitement.

5.1.4.3. Formes et actions Le tableau ci-dessous montre les formes de curseur les plus courantes (Guide de style de la Direction générale des systèmes d’information du Québec). Formes Actions Flèche Pointe, sélectionne et déplace. Positionnable sur la plupart des objets Tiret vertical Sélectionne du texte. Donc positionnable sur du texte uniquement Sablier Indique qu’un traitement est en cours. Positionnable sur tous les objets Loupe Agrandit l’affichage. Positionnable sur la plupart des objets. Flèche double pointes avec trait vertical

Redimensionne une fenêtre verticalement. Positionnable sur le bord d’une fenêtre


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Flèche double pointes avec trait horizontal

Redimensionne une fenêtre horizontalement. Positionnable sur le bord d’une fenêtre.

Flèche double pointes avec trait diagonal

Redimensionne une fenêtre en diagonale. Positionnable sur l’angle d’une fenêtre.

Flèche verticale double traits double pointes

Redimensionne une colonne. Positionnable sur les séparateurs de colonne.

Flèche horizontale double traits double pointes

Redimensionne une colonne. Positionnable sur les séparateurs de lignes.

Panneau de signalisation stationnement interdit

Signale l’impossibilité de déplacer l’objet à un emplacement donné.

5.1.5. Champs de saisie

5.1.5.1. Aspects

Dans les champs de saisie, les caractères saisis sont cadrer à gauche (lettres ou chiffres). Dans la mesure du possible, la taille des champs doit être proportionnelle au nombre de caractères qui peuvent être saisis. Lors de la transformation d’une fenêtre de saisie en fenêtre de consultation, l’aspect des champs de saisie est modifié pour devenir des champs d’affichage. Dans le cas où la taille des données à saisir dépasse la largeur du champ de saisie, un champ de type « explose » est proposé. Ce type de champ s’agrandit lorsque le curseur est positionné dessus ; la totalité du champ devient donc lisible en cachant une partie de la fenêtre. Si la longueur, une fois saisie, est trop longue, le système affiche le début du champ et fini par « … ». Pour les champs de type chemin ou chemin avec fichier, le système affiche le début et la fin du champ séparé par des « … ». Le défilement ; si celui-ci est utilisé, sera vertical plutôt qu’horizontal (mais ne pas utiliser le défilement horizontal pour la saisie d’une donnée de moins de 10 caractères).

5.1.5.2. Initialisation Les champs de saisie sont initialisés avec une valeur par défaut chaque fois que cela est possible ; cette valeur doit correspondre à :

- La valeur ayant la plus grande probabilité d’être choisie par l’utilisateur, - La valeur précédemment choisie (ou saisie) par l’utilisateur dans le même contexte.

5.1.5.3. Caractères à saisir

La saisie de caractères en minuscules ou en majuscules ne pas être forcée. Les unités de mesure associées à un champ de saisie doivent apparaître dans le libellé du champ de saisie (l’utilisateur ne doit pas avoir à saisir l’unité de mesure) ; ces unités doivent bien entendu être familières aux utilisateurs. Pour les champs qui nécessitent un format particulier (exemple : champ date), l’application propose un pré-formatage des données à saisir ou alors formate a posteriori (suite à la saisie de l’information par l’utilisateur). Exemple : Date ../../.... .


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5.1.5.4. Champs obligatoires L'utilisateur doit reconnaître les champs obligatoires dans un formulaire de saisie. La distinction se fait par l'ajout d’un « point rouge » à la fin de l'étiquette du champ. Lorsque le caractère obligatoire d'un champ dépend de la valeur d'un autre champ, l’étiquette du champ devra afficher le « point rouge » en conséquence. En cas d’oubli de saisie lors de la validation, l’étiquette du champ devient elle aussi rouge. Si le champ est validé il retourne dans sa couleur d’origine.

5.1.5.5. Déplacement L’utilisateur doit pouvoir se déplacer entre les champs de la fenêtre à l’aide de la touche <Tabulation> du clavier :

- Tab : Déplace de façon séquentielle le curseur d’un champ à l’autre, si le curseur est positionné sur le dernier champ de la fenêtre et que l’utilisateur appuie sur la touche « Tab », alors le focus se repositionne sur le premier champ.

- Maj +Tab : Déplace le focus d’un champ vers le champ précédent ; si le curseur est

positionné sur le premier champ de la fenêtre et que l’utilisateur appuie sur la combinaison de touche « maj + Tab », alors le focus se repositionne sur le dernier champ.

5.1.5.6. Validation de la saisie

Lorsque l’utilisateur entre des données dans un champ de saisie, cela ne doit jamais entraîner de modification irréversible de l’environnement de l’application ; autrement dit, il ne doit pas y avoir de création, de mise à jour, ni destruction de données sans une validation explicite de l’utilisateur (message de confirmation).

5.1.5.7. Retour du système La frappe de chaque caractère doit entraîner un retour immédiat :

- affichage du caractère, - affichage de code (en général astérisque pour les mots de passe par exemple), - signal sonore pour indiquer un caractère interdit.

Les erreurs de format ou de type de caractères dans un champ donné doivent être détectées au moment de la saisie des caractères dans ce champ, ou avant le passage au champ suivant. Lorsqu’il y a une erreur au niveau d’un champ de saisie, positionner le curseur sur ce champ, il faut afficher en vidéo inverse la donnée ou le caractère ou le mot en erreur. L’utilisateur doit pouvoir corriger l’erreur par saisie partielle (il ne doit pas être contraint de saisir à nouveau toute la donnée). Les erreurs de type fonctionnel sur les données saisies ne devront être signalées qu’après contrôle des données par l’application, une fois que l’utilisateur a validé sa saisie. Si l’utilisateur clique sur le bouton <Annuler> dans une fenêtre contenant des erreurs de saisie, le système doit fermer la fenêtre sans afficher de messages d’erreur.


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5.1.5.8. Saisie dans un tableau L’utilisateur doit pouvoir se déplacer entre les cellules du tableau à l’aide de la touche <Tabulation> du clavier :

- la combinaison de touches < Maj + Tabulation > doit positionner de nouveau le curseur sur la cellule précédente,

- la combinaison des touches < Control + Tabulation > doit permettre de sortir du tableau et de passer au champ suivant dans la fenêtre.

La touche <Tabulation> doit valider le format de saisie courante et afficher correctement la donnée saisie (alignement, centrage). Les chiffres sont cadrés à droite.

5.1.5.9. Saisie par sélection dans une liste L’application doit mettre en évidence l’élément sélectionné de façon immédiate. Lors de l’avancement de la saisie l’application propose un positionnement direct dans la liste basé sur la frappe des caractères de l’élément voulu. L’utilisateur doit pouvoir désélectionner un élément aussi simplement et par le même moyen qu’il peut le sélectionner. La sélection ne doit jamais entraîner une action. La désélection d’un élément ne doit pas avoir d’incidence sur la tâche en cours (pas de retour au début de la tâche). La sélection pourra être unique ou multiple (sélection d’un ou plusieurs éléments). Dans le deuxième cas, le nombre d’éléments sélectionnés est indiquées et les valeur des champs sont encadrés par des guillemets et séparés par des virgules. Les éléments sont affichés dans un ordre s’appuyant sur la logique de l’utilisateur ou la fréquence d’utilisation. Le cas échéant, l’ordre alphabétique doit être utilisé par défaut. Lorsque l’extrémité de la liste est atteinte, il faut le laisser le curseur dessus et ne pas permettre au curseur de boucler sur la liste Lorsque la saisie est optionnelle, une boîte à liste déroulante doit contenir obligatoirement un élément “ Aucun ” positionné en première ligne qui sera sélectionné par défaut. 5.1.6. Barres de défilement

5.1.6.1. Utilisation

Les barres de défilement doivent être utilisées :

- pour représenter, proportionnellement, au moyen de l’ascenseur, la quantité d’information visualisée par rapport à l’information totale qui peut être affichée dans la fenêtre ;

- quand l’utilisateur a réduit la taille de la fenêtre au point que la visibilité de son contenu n’est plus totale.

Par conséquent, il faut utiliser les barres de défilement lorsque, et uniquement lorsque, cela se justifie : si le contenu de la fenêtre est entièrement visible, il n’y a pas lieu de les utiliser. Le défilement du contenu de la fenêtre doit être affiché en temps réel, il faut alors actualiser ce contenu au moment où l’utilisateur ne manipule plus l’ascenseur.


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5.1.6.2. Disposition

- Barre de défilement vertical : à droite de la fenêtre, - Barre de défilement horizontal : en bas de la fenêtre (mais au dessus de la barre d’état).

5.1.7. Liste des raccourcis clavier

Actions Raccourcis Copier Ctrl + C Couper Ctrl + X Coller Ctrl + V Annuler Ctrl + Z Ouvrir Ctrl + O Imprimer Ctrl + P Enregistrer Ctrl + S Affichage de l’aide F1 Fermeture de l’application ou d’un dialogue Alt + F4 Activation/désactivation de l’aide contextuelle Shift + F1

5.1.8. Boutons de commande Un bouton de commande par défaut est défini. Ce bouton sera celui qui a la plus forte probabilité d’être choisi dans le contexte du dialogue (ou celui qui, s’il est choisi, aura le moins de conséquences). Les libellés doivent être sous forme de verbes représentant des actions (Appliquer, Lancer, Valider, Fermer,…) et doivent être homogènes dans l’application. Certains boutons pourront être momentanément inaccessibles tant qu’une action préalable n’a pas été effectuée. Le caractère inactif d’un bouton sera matérialisé par une couleur estompée, plus discrète, voire par du grisé. Un pictogramme peut être utilisé pour représenter le bouton. Il existe deux raccourcis claviers pour les boutons de commandes :

- Echap : Annule la fonction en cours (Ex : simulation du clic sur le bouton « annuler »). - Entrée : Valide la fonction en cours (Ex : simulation du clic sur la commande par

défaut. 5.1.9. Pictogrammes Les pictogrammes sont utilisés pour des objets ou fonctions les plus utilisés. Ils doivent êtres explicites et représentatifs. Une info-bulle, au passage de la souris indique le libellé de la signification. De la même manière que le bouton de commande, les pictogrammes pourront être momentanément inaccessibles tant qu’une action préalable n’a pas été effectuée. Le caractère inactif d’un bouton sera matérialisé par une couleur estompée, plus discrète, voire par du grisé. 5.1.10. Suppression - Annulation Toute suppression de données dans la base est précédée d’une demande de confirmation. Toute annulation d’action est aussi soumise à une demande de confirmation. 5.1.11. Signale sonore Seul le signal sonore du système est utilisé.


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5.1.12. Couleur Les couleurs saturées sont réservées pour mettre en relief des informations importantes et les couleurs peu saturées pour des informations moins importantes. Le nombre de couleurs est limité à 7 (+ ou – 2). Le codage par la couleur doit être doublé par un autre codage. Ceci pour des raisons d’accessibilité (personnes mal voyantes et personnes atteintes de daltonisme). Un libellé devra être doublé avec un pictogramme. 5.1.13. Aide utilisateur

5.1.13.1. Aide à la saisie Ce type d’aide se présente sous la forme d’une boîte à liste déroulante dans laquelle l’utilisateur saisit une valeur directement au clavier ou sélectionne l’une des valeurs proposées dans la liste (voir champs de saisie).

5.1.13.2. Aide contextuelle rapide Lorsque le curseur de la souris est sur le champ auquel il est associé; Le texte d’aide apparait et disparait automatiquement que le curseur sort du champ. L’aide affiche sur la barre d’état une rapide description du champ, du bouton, de l’option de menu sur lequel le curseur est positionné :

- aide sur le champ (définition, contenu, utilisation, format particulier de saisie, ...), - aide sur le menu ou le bouton de commande, - aide sur une option de menu.

5.1.13.1. Aide générale

L’aide générale est le guide utilisateur qui est accessible à tout moment dans l’application.


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5.2. Moteur de template Le principe du moteur de template repose sur la spécification de générer du texte à partir d'un document modèle (template) et de données (java, XML). Cela permet la séparation du traitement des données et de leur représentation. Le moteur de template est donc basé sur le concept que les designers et les programmeurs sont des personnes différentes lors de développement. Les designers ont la charge de créer les pages HTML, les images ou tout autre élément visuel, tandis que les programmeurs ont à leur charge la préparation des données qui seront afficher plus tard. De façon plus précise, les designers vont fabriquer les templates tandis que les développeurs vont créer le programme java structurant l'ensemble des données. Ce concept implique que deux éléments sources sont nécessaires :

- Le fichier modèle : C'est un fichier définissant les règles d'affichage. - Les objets java : Ce sont les données à afficher. Elles sont encapsulées dans des objets.

Lors de cette transformation, le template va recevoir les données à afficher, puis va exécuter son code d'impression comme le montre le schéma suivant :

Figure 13 – Schéma du moteur de template

Coté clientCoté serveur

Moteur de TemplateFichier Template

Objets Java

Titre

Contenu

Contenu =

« <body>...</body> »

Fichier HTML

Titre de la Page

<body>...</body>

Objet langage

Titre = « Titre de la Page »Titre = « Page Title »


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5.3. Navigation

Figure 14 – Schéma Navigationnel d’IHM

Application Client

IHM Archiviste

IHM Usagers

Application MaintenanceConnexion

Connexion

IHM Instance de contrôle / Superviseur

Tableau de Bord Verseurs

Construction du bordereau

Demande de versement

Demande de sortie

définitive

Valide la demande

d’élimination

Editions statiques

Recherche

Visualisation

Impression du bordereau

Impression

Producteurs /

Verseurs

Archivistes

Instance de

contrôle /

Superviseur

Installateur / Mainteneur

Usagers

Accès au contenu

Tableau de Bord

Archiviste

Traitement de la demande

de sortie définitiveTraitement de la

demande d’élimination

Tableau de Bord

SuperviseurFinalisation des

fonctions Opérationnelles

Demande de

reintégration

Copie

Validation de la demande

de versement

IHM Installateur / Mainteneur

Page d’accueil

Listes des

Classes de services

Reconstruction

(V2.0)

Gestion des supports

(I/O)

Modules internes

Profil Applicatif

Visualisation des logs

Validation d’accès au

contenu

Traitement des

reintégrations

- plan ce classement

- Listes de référents du service

Paramétrage

cellule / BD

Page d’accueil

Administration

Gestion

Relances sur

Transfert des objets

IHM Producteurs / Verseurs

Editions

Editions statistiques

- Nombre de conteneurs

- Volumétrie

- Evolution de la complémentarité Papier/Numérque

- Ages des fonds archives

- Inventaires des fonds du services

Moniteur

Récolement

Relances sur la temporisation

des lieux de stockage

Surveillance(migration, classe de service)

Logues des éléments

Logues des erreurs

Logues des actions

Lien direct vers le récolement

si utilisation d’un système portatif

Ex : PDA, tablette,...

Listes de références

(Création)

Connexion

API,BD,LDAP,...

RechercheLien

Cellule en

consultation

Liste des relances

- Demande de versement si le brouillon s’éternise

- Demande d’accès au contenu (restitution)

- Demande de réintégration

- Demande d’élimination

- Absence de versement

- Non réintégration dans les délais impartis des objets mis à disposition

- Absence de retour aux propositions d’élimination (n relances)

- Absence de retour aux propositions d’élimination (Initiale)

- Demande de versement sans réponse du SA

- Demande d’enlèvement (interne ou externe)

- Acquittement non réalisé

- Absence de versement en contradiction avec la périodicité prévue

- Retour suite à mise à disposition temporaire

- Autorisation d’élimination

- Retour certificat élimination

- Stationnement prolongé en zone transitoire

- Demande de sortie définitive

- Demande de rendez-vous pour enlèvement des US dans les services

Listes de références

(Modification)

Listes des

formats supportés

Moniteur

Acteurs externes

Administration

Editions statiques

Outils d’aide à la décision

- plans de classement globaux

- Inventaires des fonds

- Listes de référents

- Liste des éléments éligibles à élimination (Papier)- Liste des éléments éligibles à élimination (Numérique)- Liste des éléments numériques en situation d’obsolescence format- Liste des éléments US en sortie temporaires- Rapport d’obsolescence des éléments numériques- Evaluation dynamique et prospective :

- Evaluation du métrage linéaire effectif, conservé et disponible- Evaluation de la volumétrie des éléments numériques versés

Listes de référents

Edition

Gestion

Droit d’accès


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5.4. Connexion à l’application A l’ouverture de chacune des IHM ou à l’ouverture de l’application, le système doit vérifier que l’utilisateur est bien authentifié. S’il ne l’est pas, le système lui propose l’IHM de connexion à l’application. L’utilisateur doit renseigner les champs identifiant et mot de passe. 5.4.1. Pré-condition L’utilisateur doit lancer son navigateur web et accéder à une adresse définie afin de lancer l’application. L’utilisateur est non-connecté suite au démarrage de l’application ou à une déconnexion par un « time-out » ou par une action de déconnection volontaire. 5.4.2. Post-condition L’utilisateur est authentifié et donc connecté. L’application est adaptée à ses rôles (accès aux fonctions, accès au contenu). 5.4.3. Informations présentes

Information Type(*) Initialisation Modifiable Obligatoire Règle de gestion /

Commentaire

Entête

Nom de l’enseigne A Oui Non Non Nom du client

Corps

Login A Non Oui Oui Doit être non mémorisable par le navigateur

Mot de passe A Non Oui Oui Doit être non mémorisable par le navigateur

Pied de page

Nom de l’application A Oui Non Non

Version N Oui Non Non

Date de version D Oui Non Non

(*) A = Champ alphanumérique, L = liste, N = Numérique, D = Date

5.4.4. Règle(s) de gestion principale(s)

1. L’utilisateur saisit son login et son mot de passe, puis clique sur Connexion. 2. Le système vérifie les informations saisies et accorde l’accès. 3. Le système affiche l’IHM selon son profil, en rappelant l’identité de l’utilisateur connecté dans l’entête.


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5.4.5. Actions possibles

Action Commentaires

Entête

Corps

Connexion Lance la demande de connexion

Pied de page

5.4.6. Actions autorisées

Actions

Profils

Producteur/Verseur

Usager Archiviste Instance de

contrôle / superviseur

Mainteneur/

Installateur

Connexion X X X X X

5.4.7. Cas d’erreur

1. L’utilisateur saisit son login et son mot de passe, puis valide. 2. Le système vérifie les informations saisies et accorde l’accès. 3. Le système affiche l’écran de connexion avec un message d’erreur de connexion.


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5.5. Pages d’accueil La page d’accueil est un panneau opérationnel permettant à l’utilisateur connecté d’accéder à toutes les fonctions possibles qu’il peut utiliser selon son profil (il existe 4 pages d’accueil). Par principe, toute connexion aboutit sur cette page d’accueil sauf dans le cas ou le profil utilisateur n’a qu’une seule possibilité d’action (ex : Usager pour la recherche) la page d’accueil bascule d’elle-même vers le seul écran qui gère cette fonction isolée du profil.

5.5.1. Pré-condition L’utilisateur est authentifié et donc connecté. Le panneau est adapté à ses rôles (accès aux fonctions, accès au contenu).

5.5.2. Post-condition L’utilisateur a accédé à la fonction désirée.

5.5.3. Informations présentes

Information Type(*) Initialisation Modifiable Obligatoire Règle de gestion / Commentaire

Entête


Département A Oui Non Oui

Service A Oui Non Oui

Utilisateur A Oui Non Oui Prénom et nom

Corps

Fonction L Oui Non Non Liste des fonctions sous forme d’icones

Pied de page





1. L’utilisateur clique sur l’icone ou la description pour accéder à la fonction souhaitée. 2. Le système renvoie vers le lien sélectionné. 3. Le système affiche l’IHM qui traite la fonction ou le groupe de fonctions désiré.

5.5.5. Règle(s) de gestion complémentaire(s)

1. L’utilisateur se déconnecte.


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Action Commentaires

Entête

Déconnexion Déconnecte l’utilisateur en cours

A propos Affiche la fenêtre A Propos

Corps

Tableaux de bord Renvoie vers le tableau de bord du profil concerné

Bordereau de versement Renvoie vers la fenêtre Bordereau de versement

Édition Renvoie vers la fenêtre des Éditions

Recherche Renvoie vers la fenêtre de recherche

Administration (des archives) Renvoie vers la fenêtre d’administration (des archives)

Gestion des droits d’accès Renvoie vers la fenêtre de Gestion des droits d’accès

Récolement Renvoie vers la fenêtre de récolement

Moniteur Renvoie vers la fenêtre de liste des tâches prédéfinies du moniteur

Administration (de l’application) Renvoie vers la fenêtre d’Administration (de l’application)

Gestion de l’application Renvoie vers la fenêtre de Gestion de l’application

Pied de page


Actions

Profils

Producteur/Verseur



Mainteneur/

Installateur

Déconnexion X X X X X

A Propos X X X X X

Tableaux de bord X X X

Bordereau de versement X X X

Édition X X X

Recherche X X X

Administration (des archives) X X

Gestion des droits d’accès X X

Récolement X X

Moniteur X

Administration (de l’application) X

Gestion de l’application X

5.5.8. Cas d’erreur Le lien vers la page est mort, un message d’erreur apparait et une trace dans les logs est écrite puis retour sur la page actuel.


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5.6. Tableau de bord Les services verseurs, les archivistes et les superviseurs accèdent à un écran qui représente un tableau de bord. Celui-ci comprend la liste de tous les actions passées, en cours et à venir sur une période courant 16 mois par rapport à l’instant de consultation (12 mois dans le passé et 4 dans l’avenir). Certaines actions sont représentées sous forme d’alerte lorsqu’il y a dépassement de délais. Dès qu’une ligne a été ajoutée dans le tableau de bord un courriel est envoyé à l’utilisateur concerné pour l’avertir.

5.6.1. Pré-condition Pour accéder à cette IHM, l’utilisateur doit passer par la page d’accueil.

5.6.2. Post-condition Non-applicable

5.6.3. Informations présentes Information Type(*) Initialisation Modifiable Obligatoire Règle de gestion /

Commentaire

Entête





Corps (Tableau de bord)

Description A Oui Non Non -Id du traitement

-Descriptif du traitement

Traitement ( ou Fonction)

A Oui Non Non -Échéances des versements à préparer (Liste de références)

-Demande versement (papier)

-Versement (Numérique)

-Demande d’accès au contenu

-Demande de réintégration

-Demande de sortie définitive

-Demande de d’élimination

-…

Date D Oui Non Non Date des échéances

Date des demandes

Statut A Oui Non Non Le statut indique l’état des demandes

Lieu A Oui Non Non indique le lieu où se situe l’archive

Pied de page






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1. L’utilisateur peut créer une demande de versement non listée dans les actions à effectuer. Le système affiche l’écran du bordereau de versement.

2. L’utilisateur peut tout cocher, tout décocher ou cocher chaque ligne une par une (initialisée : décochée) pour imprimer. Grâce à une colonne « actions », par ligne :

3. L’utilisateur peut créer une demande de versement lorsque le statut est « en attente de versement ». Le système affiche l’écran du bordereau de versement.

4. L’utilisateur peut éditer, supprimer (Etat : « BROUILLON » ou « DEMANDE »), visualiser et imprimer les demandes. Pour l’édition, le système affiche une petite fenêtre avec le détail et l’historique de la demande.


1. Trie les colonnes alphabétiquement en cliquant sur la colonne (icône triangle). 2. Filtre les lignes selon leur statut. 3. L’utilisateur retourne sur la page d’accueil. 4. L’utilisateur se déconnecte.


Action Commentaires

Entête


Corps

Page d’accueil (lien) Retourne sur la page d’accueil

Sélectionner Sélectionne la ligne

Tout sélectionner Sélectionne toutes les lignes

Tout désélectionner Désélectionne toutes les lignes

Imprimer (cases cochées) Imprime les éléments du tableau de bord dont la case des lignes est cochée

Imprimer Imprime le contenu de la ligne du tableau de bord

Accuser Envoie un accusé réception

Ajouter Lance la fenêtre de création du bordereau de versement

Éditer Édite le contenu de la ligne du tableau de bord dans une autre fenêtre (ex : fenêtre du bordereau)

Supprimer (annuler) Supprime le contenu de la ligne du tableau de bord (annule la demande en cours)

Trier Trie selon la colonne sélectionnée

Filtrer Filtre la colonne « statut »

Pied de page

Imprimer Imprime la liste du tableau de bord


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Actions

Profils

Producteur/Verseur



Mainteneur/

Installateur

Déconnexion X X X

Sélectionner X X X

Tout sélectionner X X X

Tout désélectionner X X X

Imprimer toutes les cases cochées X X X

Imprimer X X X

Éditer X X X

Supprimer (annuler) X X X

Trier X X X

Filtrer X X X

Imprimer X X X



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5.7. Bordereau de versement 5.7.1. Pré-condition L’utilisateur doit demander une édition du bordereau de versement à partir de son tableau de bord. Le mode création ou modification en lecture seule ou non est déterminé par le choix du bouton de commande (ajouter, éditer) et du profil utilisateur (ex : lecture seule pour l’archiviste).

5.7.2. Post-condition Suivant l’utilisateur, le bordereau de versement est créé et enregistré, soumis ou validé.



Commentaire

Entête



Service A /

L

Oui Non /

Oui

Oui Si l’utilisateur est rattaché à un service.

/

Si l’utilisateur est rattaché à plusieurs services il pourra sélectionner le service concerné.


Corps (identification)


Responsable A Oui Non Oui Du département

Contact archive A Oui Non Oui Du département


Responsable A Oui Non Oui Du service

Contact archive A Oui Non Oui Du service

Corps (Liens)

Lien A Oui Oui Non Liens vers d’autres objets déjà versés

Corps (Volumétrie – Objets physiques)

Nombre US A Non Oui Non

Mètre linéaire A Non Non Non Calculé

Corps (Volumétrie – Objets numériques)

Nombre fichier A Non Non Non Calculé

Volume A Non Non Non Calculé


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Corps (construction du bordereau)

N° d’item N Non Non Oui Calculé séquentiellement

Description A Non Oui Oui Catégorisation jusqu’à 5

Re-description A Non Oui Non Visible seulement pour les archivistes.

Période d’activité

De D Non Oui Oui Fr : JJ/MM/AAAA

US : mm/dd/yyyy

A D Non Oui Oui Fr : JJ/MM/AAAA

US : mm/dd/yyyy

Nombre de fichier N Non Non Non Calculé pour le numérique

Documents joints ou Liste de fichiers

A Non Oui Non

Numéro d’US N Non Oui Oui Saisie par l’Archiviste

Affecté à l’item pour le papier

Numéro d’US- Prestataire

N Non Oui Oui Saisie par l’Archiviste


Cote N Non Oui Oui Saisie par l’Archiviste


Information sur le conditionnement

A Non Oui Oui

Pied de page





5.7.4. Règle(s) de gestion principale(s) Règle principale : Préparation

1. L’utilisateur sélectionne le service verseur approprié, s’il est affecté à plusieurs. 2. Le système affiche les informations d’identification. 3. L’utilisateur fait une demande de création de ligne vierge pour insérer un item dans le contenu détaillé

du bordereau. 4. Le système affiche la liste de références (les catégories seulement) ordonnancée hiérarchiquement. 5. L’utilisateur sélectionne la catégorie de l’item qu’il veut verser. Il a à sa disposition un champ de saisie

pour faire une recherche rapide en auto-complétion et en auto-déroulement de la liste. 6. Le système affiche automatiquement sur plusieurs lignes l’arborescence des catégories si elles ne sont

pas déjà listées. 7. Le système numérote et recalcule automatiquement la colonne N° d’item en commençant par 1. 8. Le système met en mode « modification » la ligne vierge suivante. 9. L’utilisateur peut modifier seulement la ligne de versement. 10. L’utilisateur saisit la description du contenu de l’unité sous forme de commentaire. 11. L’utilisateur saisit la date de début d’activité.


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12. L’utilisateur saisit la date de fin d’activité. 13. Pour un versement numérique, l’utilisateur recherche et sélectionne unitairement les éléments à

verser (fichiers ou répertoires). 14. L’utilisateur peut attacher un fichier au document versé dans un format préfini (ex : pdf) pour un

versement papier. 15. Le système affiche un explorateur de fichiers avec des cases à cocher qui permettent de gérer la

sélection et la dé-sélection des fichiers ou répertoires à verser. 16. Le système contrôle les longueurs de saisies, les tailles et le nombre prédéfinis des fichiers (ex : 1

fichier <2Go ; nombre maxi 5000). 17. Le système affiche au fur et à mesure les saisies dans les champs respectifs (Voir règles

complémentaires). 18. L’utilisateur valide la ligne de versement saisie. 19. Le système affiche au fur et à mesure des validations la zone volumétrie (Voir règles

complémentaires). 20. L’utilisateur soumet le bordereau au service archive. Règle principale : Validation

1. Le système affiche les éléments du bordereau de versement en mode lecture seule. 2. L’utilisateur du service des archives visualise et ajoute une description (non-obligatoire). 3. L’utilisateur du service des archives valide ou rejette la demande. Règle principale : Traitement

1. Le système affiche les éléments du bordereau de versement en mode lecture seule. 2. L’utilisateur du service des archives visualise et ajoute une description (non-obligatoire). 3. L’utilisateur du service des archives édite les labels code à barre. Règle principale : Acquittement

1. Le système affiche les éléments du bordereau de versement en mode lecture seule. 2. L’utilisateur du service des archives saisie la cote et les numéros d’US si le prestataire est externe. Variante dite « vrac » :

1. L’utilisateur (du service archive) qui utilise le mode « vrac » (liste de référence « vrac ») fait une demande de création de ligne vierge dans le contenu détaillé du bordereau.

2. Le système affiche la liste de références « vrac » (catégories seulement) ordonnancée hiérarchiquement.

3. L’utilisateur peut saisir une nouvelle catégorie à la volée1.

1La création d’un nouvel item va modifier directement la liste de référence « vrac » (Pas de modification a ce niveau).


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4. L’utilisateur sélectionne la catégorie de l’item qu’il veut verser. Il a à sa disposition un champ de saisie pour faire une recherche rapide en auto-complétion et en auto-déroulement de la liste.

5. Le système affiche automatiquement sur plusieurs lignes l’arborescence des catégories si elles ne sont pas déjà listées.

6. Le système met en mode « édition » la ligne vierge suivante. 7. L’utilisateur saisit la description du contenu de l’unité sous forme de commentaire. 8. L’utilisateur a la possibilité de structurer à sa convenance le bordereau en modifiant toutes les lignes. 9. Reprendre au point 11. de la règle principale.

5.7.5. Règle(s) de gestion complémentaire(s) Règle(s) de gestion :

1. L’utilisateur peut annuler la ligne en cours d’édition. Si c’était une création : la ligne devient vierge.

Si elle était la dernière : les deux lignes famille et nature deviennent vierges aussi. Si c’est une modification la ligne redevient dans sont état avant la demande de modification.

2. L’utilisateur peut monter ou descendre les lignes. 3. L’utilisateur peut dupliquer une ligne. 4. L’utilisateur peut supprimer une ligne 5. L’utilisateur peut imprimer le bordereau dès lors qu’il n’est pas en mode saisie. 6. L’utilisateur peut enregistrer le bordereau dès lors qu’il n’est pas en mode saisie. 7. L’utilisateur peut annuler le bordereau. Le bordereau reste dans l’état du dernier enregistrement.

Règle de calcul du métrage :

1. Le système calcule la volumétrie au fur et à mesure des modifications de la liste des items. 2. L’utilisateur saisie le numéro de l’US qui permet de calculé le métrage linéaire et d’affecté un numéro

d’US pour les labels.


Action Commentaires

Entête

Corps (Tableau)

Ajouter Ajoute une ligne de versement par choix guidé sur la catégorisation

Saisie directe catégorie Ajoute une ligne de versement par choix guidé ou en saisissant de la catégorie

Éditer Modifie le contenu de l’item. Une seule ligne peut être modifiée.

Modifier Modifie le contenu de la catégorie de l’item. Une seule ligne peut être modifiée.

Monter Monte l’item (pour les lignes des catégories, c’est le block qui monte en gardant son ordonnancement)

Descendre Descend l’item (pour les lignes des catégories c’est le block qui descend en gardant


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Action Commentaires

son ordonnancement)

Dupliquer Duplique l’item en l’insérant en dessous de la ligne sélectionnée. Met en mode modification de la ligne dupliquée.

Supprimer Supprime l’item du bordereau

Valider Valide la ligne en cours de saisie

Annuler Annule la ligne en cours de saisie. Retour à l’état précédent.

Corps (Saisie)

Changement de Zone Ferme et valide la précédente et ouvre la zone sélectionnée

Sélection de la zone Ouvre un encart selon le type de saisie : - Commentaire : encart saisie sur plusieurs lignes - Texte : encart saisie sur une ligne - Liste : ouverture de la liste - Date : ouverture d’un calendrier - Fichier : ouverture d’une fenêtre de sélection fichiers

Désélection de la zone Ferme et valide la zone

Pied de page

Imprimer Imprime le bordereau

Soumettre Valide le bordereau et ferme la fenêtre

Valide Valide les modifications et ferme la fenêtre

Enregistrer Enregistre le bordereau (Actif si n’est pas en mode modification)

Annuler Annule les modifications et ferme la fenêtre


Actions

Profils

Producteur/Verseur



Mainteneur/

Installateur

Ajouter X X

Saisie directe catégorie X

Éditer X X

Modifier X

Monter X X

Descendre X X

Dupliquer X X

Supprimer X X

Valider X X

Annuler X X

Changement de Zone X X

Sélection de la zone X X

Désélection de la zone X X


ATAMATAMATAMATAM



Actions

Profils

Producteur/Verseur



Mainteneur/

Installateur

Imprimer X X

Soumettre X

Valider X

Enregistrer X X

Annuler X X

5.7.8. Cas d’erreur

Session hors délai (time out) lors de la visualisation du bordereau :

1. Le système enregistre le bordereau. 2. Le système fermer la fenêtre. 3. Le système déconnecte l’utilisateur.

Session hors délai (time out) lors de la saisie d’une ligne du bordereau :

4. Le système valide la ligne du bordereau. 5. Le système enregistre le bordereau. 6. Le système fermer la fenêtre. 7. Le système déconnecte l’utilisateur.

Le lien vers la page est mort, un message d’erreur apparait et une trace dans les logs est écrite puis retour sur la page actuel.


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5.8. Recherche et résultat de recherche

5.8.1. Pré-condition L’écran de recherche est accessible par la page d’accueil ou directement après la connexion (Usagers). Selon le profil certains champs sont figés.

5.8.2. Post-condition L’élément recherché est trouvé.



Entête





Corps (partie Recherche)

Service L Oui Oui Oui Si l’utilisateur est rattaché à un service transverse il pourra sélectionner le service concerné.

Catégorie 1 L Oui Oui Non Liste de la catégorie paramétrée





De D Oui Oui Non Par default Année en cours AAAA

A D Oui Oui Non Par default Année en cours AAAA

N° US-Cellule A Oui Oui Non Vide en auto-complétion

Année de versement D Oui Oui Non Par default Année en cours AAAA

Créé le D Oui Oui Non Par default date du jour JJ/MM/AAAA

Commentaire A Oui Oui Non Recherche sur les commentaires libres

Champ de recherche rapide

A Oui Oui Non Vide

Corps (partie Résultat)

N° US-Cellule A Non Non Non

Description A Non Non Non

De D Non Non Non

A D Non Non Non


ATAMATAMATAMATAM



Élimination D Non Non Non

Doc joint Fichiers joints

N-A Non Non Non S’il y a un document joint alors il y a la présence d’une icone

Statut A Non Non Non Statut de l’US éliminé, en ligne, sortie définitive, en prêt, …

Pied de page






1. L’utilisateur sélectionne le service (s’il en a le droit). 2. L’utilisateur sélectionne les éléments qui permettent d’identifier les objets versés dans la partie

recherche (Catégorie 1, …, Commentaire). 3. L’utilisateur clique sur le bouton « Rechercher ». 4. Le système vérifie les informations saisies et lance la recherche. 5. Le système affiche le résultat de recherche. 6. L’utilisateur clique sur l’icone document joint. 7. Le système affiche le document joint à l’US lors du versement ou affiche la liste de fichiers. 8. L’utilisateur peut naviguer dans le document de page en page, aller au début et aller à la fin. 9. L’utilisateur peut imprimer la page ou les pages du document joint.


1. L’utilisateur peut imprimer la liste du résultat. 2. L’utilisateur coche les éléments trouvés et :

3. Imprime tous les documents joints. 4. Fait une demande de consultation. 5. Fait une demande de sortie définitive. 6. Fait une de demande de prêt. 7. Fait une demande de copie sur support numérique.

8. L’utilisateur se déconnecte. 9. L’utilisateur retourne à la page d’accueil.


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Action Commentaires

Entête


Corps


Rechercher Lance la recherche

Réinitialiser Réinitialise tous les contenus des champs de recherche

Sélectionner Sélectionne la ligne

Tout sélectionner Sélectionne toutes les lignes

Tout désélectionner Désélectionne toutes les lignes

Imprimer (cases cochées) Imprime les documents joints dont la case des lignes est cochée

Demande de Consultation Lance la mise à disposition (numérique)

Demande de Prêt Lance une demande de prêt (papier)

Demande de Copie demande de copie sur support numérique

Demande de Sortie définitive Lance une demande de sortie définitive

Naviguer – Page précédente Passe à la page précédente du document joint

Naviguer – Page suivante Passe à la page suivante du document joint

Naviguer – Première page Passe à la première page du document joint

Naviguer – Dernière page Passe à la dernière page du document joint

Naviguer – Imprimer Imprime le document joint

Naviguer – courriel Envoie le document joint par courriel

Naviguer – Enregistrer Enregistre le document joint

Pied de page

Imprimer la liste Imprime la liste du résultat


Actions

Profils

Producteur/Verseur



Mainteneur/

Installateur

Déconnexion X X X X

Page d’accueil (lien) X X

Rechercher X X X X

Réinitialiser X X X X

Sélectionner X X X X

Tout sélectionner X X X X

Tout désélectionner X X X X

Imprimer (cases cochées) X X X X


ATAMATAMATAMATAM



Actions

Profils

Producteur/Verseur



Mainteneur/

Installateur

Demande de Consultation X X X X

Demande de Prêt X X X X

Demande de Copie X X X

Demande de Sortie définitive X X X

Naviguer – Page précédente X X X X

Naviguer – Page suivante X X X X

Naviguer – Première page X X X X

Naviguer – Dernière page X X X X

Naviguer – Imprimer X X X X

Naviguer – courriel X X X X

Naviguer – Enregistrer X X X X

Imprimer la liste X X X X X



ATAMATAMATAMATAM



5.9. Consultation / Visualisation de données numériques

5.9.1. Pré-condition L’écran de consultation est accessible suite à une recherche ou par le tableau de bord s’il la cellule est encore active en consultation. Le système prépare la cellule à consulter et la met à disposition dans un guichet (Répertoire d’accès). L’utilisateur est averti dans son tableau de bord de la disponibilité de la cellule. Dès lors, l’utilisateur peut aller la consulter.




Commentaire

Entête





Corps

Numéro de page N Oui Non Non

Nombre de page N Oui Non Non

N° Cellule A Oui Non Non

Cellule (Contenu) L Oui Non Non

Répertoire L Oui Non Non Arborescence de la cellule

Pied de page






1. L’utilisateur sélectionne un fichier dans l’arborescence de la cellule. 2. Le système, suivant le paramètre des types de fichiers visualisables, affiche le fichier. Dans le cas

contraire, le système lance l’application par défaut en mode non-modal.


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1. L’utilisateur peut demander l’impression. 2. L’utilisateur peut enregistrer le fichier dans son format natif. 3. L’utilisateur peut envoyer le fichier par courriel dans son format natif. 4. L’utilisateur peut enregistrer le fichier dans son format natif. 5. Le système lance la procédure demandée (ci-dessus). 6. L’utilisateur se déconnecte. 7. L’utilisateur retourne à la page d’accueil.


Action Commentaires

Entête


Corps


Sélectionner Lance la visualisation de la première page dans le viewer (si c’est possible)

Naviguer – Page précédente Passe à la page précédente du document

Naviguer – Page suivante Passe à la page suivante du document

Naviguer – Première page Passe à la première page du document

Naviguer – Dernière page Passe à la dernière page du document

Imprimer Imprime le document

Envoyer Envoie le document ou le lot par courriel

Enregistrer Enregistre le document

Pied de page


Actions

Profils

Producteur/Verseur



Mainteneur/

Installateur

Déconnexion X X


Sélectionner X X X

Naviguer – Page précédente X X X

Naviguer – Page suivante X X X

Naviguer – Première page X X X

Naviguer – Dernière page X X X

Imprimer X X X


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Actions

Profils

Producteur/Verseur



Mainteneur/

Installateur

Envoyer X X X

Enregistrer X X X

5.9.8. Cas d’erreur Le format du fichier est inconnu du système. Un message demandera à l’utilisateur s’il est d’accord pour lancer l’application par défaut pour ce type de fichier ou de parcourir une liste d’application installée sur le système. Le système lance l’application choisie en mode non-modal. L’application courriel par défaut est absente. Un message demandera à l’utilisateur en parcourir une liste d’application installée sur le système. Le système lance l’application choisie en mode non-modal. Le fichier n’est pas reconnu par le système (fichier corrompu). Un message informera à l’utilisateur que le fichier est illisible et de contacter le service archive. Le lien vers la page est mort, un message d’erreur apparait et une trace dans les logs est écrite puis retour sur la page actuel.


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5.10. Edition

5.10.1. Pré-condition L’écran d’édition est accessible par la page d’accueil. Selon le profil certaines éditions sont accessibles ou non.

5.10.2. Post-condition L’édition est visualisée et/ou imprimée.



Entête





Corps

Edition L Oui Non Non Liste de toutes les éditions

Numéro de page N Oui Non Non

Nombre de page N Oui Non Non

Pied de page






3. L’utilisateur sélectionne l’édition à imprimer. 4. Le système compose l’édition. 5. Le système affiche la première page en visualisation. 6. L’utilisateur demande l’impression. 7. Le système lance la procédure d’impression du document.


1. L’utilisateur sélectionne l’édition. 2. Le système compose l’édition. 3. L’utilisateur peut enregistrer l’édition en pdf.


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4. L’utilisateur peut envoyer par courriel l’édition en pdf. 5. L’utilisateur se déconnecte. 6. L’utilisateur retourne à la page d’accueil.


Action Commentaires

Entête


Corps


Sélectionner l’édition Lance la visualisation de la première page dans le viewer pdf

Naviguer – Page précédente Passe à la page précédente du document

Naviguer – Page suivante Passe à la page suivante du document

Naviguer – Première page Passe à la première page du document

Naviguer – Dernière page Passe à la dernière page du document

Naviguer – Imprimer Imprime le document

Naviguer – courriel Envoie le document par courriel

Naviguer – Enregistrer Enregistre le document

Pied de page

Imprimer la liste Imprime la liste du résultat


Actions

Profils

Producteur/Verseur



Mainteneur/

Installateur

Déconnexion X X X

Page d’accueil (lien) X X X

Sélectionner l’édition X X X

Naviguer – Page précédente X X X

Naviguer – Page suivante X X X

Naviguer – Première page X X X

Naviguer – Dernière page X X X

Naviguer – Imprimer X X X

Naviguer – courriel X X X

Naviguer – Enregistrer X X X


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5.10.8. Cas d’erreur L’application courriel par défaut est absente. Un message demandera à l’utilisateur en présentant une liste d’application installée sur le système. Le système lance l’application choisie en mode non-modal ou non. Le lien vers la page est mort, un message d’erreur apparait et une trace dans les logs est écrite puis retour sur la page actuel.


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5.11. Administration

5.11.1. Pré-condition L’écran d’administration est accessible par la page d’accueil.

5.11.2. Post-condition Le système applique les modifications après validation.



Commentaire

Entête





Corps

Options L Oui Non Non Liste de toutes les options paramétrables

Titre A Oui Non Non

Pied de page






1. L’utilisateur sélectionne l’option à paramétrer. 2. Le système affiche les paramètres de l’option sélectionnée. 3. L’utilisateur modifie les options. 4. L’utilisateur imprime les options. 5. L’utilisateur peut annuler la modification des options. 6. L’utilisateur valide les modifications. 7. Le système met à jour tous les paramètres.


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5.11.5. Règle(s) de gestion complémentaire(s) Non-applicable.


Action Commentaires

Entête


Corps


Sélectionner l’option Lance la visualisation des paramètres de l’option

Pied de page

Imprimer Imprime les paramètres de l’option

Valider Valide et enregistre les paramètres de l’option

Annuler Annule les paramètres de l’option


Actions

Profils

Producteur/Verseur



Mainteneur/

Installateur

Déconnexion X X


Sélectionner – Classe de service X* X

Sélectionner – Liste de références X* X

Sélectionner – Liste de formats supportés X X

Sélectionner – Relance de traitement X* X

Sélectionner – Gestion Guichet X

Sélectionner – Moniteur X* X

Sélectionner – Cellule Numérique X* X

Imprimer X X

Valider X X

Annuler X X *Mode modification seulement



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5.12. Classe de Service

5.12.1. Pré-condition L’écran de la gestion de classe de service est accessible par la page d’accueil.

5.12.2. Post-condition Le système historise la clase de service précédente et applique les modifications après validation.



Commentaire

Entête





Corps

Nom L Oui Non Oui Nom de la classe de service

Historique L Oui Non Oui Liste de toutes les versions

N° Action A Oui Non Oui

Nature B Oui Oui Oui Papier / Numérique

Localisation N Oui Oui Oui

Nombre N Oui Oui Oui

Durée N Oui Oui Oui

Nombre de copie N Oui Oui Oui

Action suivante L Oui Oui Oui

Pied de page






1. L’utilisateur choisi la classe de service qu’il veut modifier. 2. Le système affiche l’historique de la classe sélectionnée. 3. Le système affiche la liste de références en cours. 4. L’utilisateur édite pour modifications la ligne de son choix. 5. L’utilisateur modifie le contenu de la ligne.


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6. L’utilisateur valide les modifications à chaque ligne éditées. 7. L’utilisateur valide les modifications de la classe de service.


1. L’utilisateur peut imprimer la liste des séquences. 2. L’utilisateur peut monter ou descendre une ligne. 3. L’utilisateur peut supprimer une ligne. 4. L’utilisateur peut annuler les modifications.


Action Commentaires

Entête


Corps


Saisie - N° Action Saisie du N° Action

Saisie - Nature Saisie de la Nature

Saisie - Localisation Saisie de la Localisation

Saisie - Nombre Saisie du Nombre

Saisie - Durée Saisie de la Durée

Saisie - Nombre de copie Nombre de copie (numérique)

Saisie - Action suivante Saisie du numéro d’Action suivante

Modifier ligne Met la ligne sélectionnée en mode modification

Valider ligne Valide la ligne

Annuler ligne Annule les modifications de la ligne

Monter ligne Monte la ligne d’un cran

Descendre ligne Descend la ligne d’un cran

Supprimer ligne Supprime la ligne

Pied de page

Ajouter Ajoute une nouvelle classe de service

Imprimer Imprime la classe de service en cours

Supprimer Supprime la classe de service en cours

Valider Enregistre les modifications, enregistre dans l’historique et ferme la fenêtre



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Actions

Profils

Producteur/Verseur



Mainteneur/

Installateur

Déconnexion X X


Saisie - N° Action X X

Saisie - Nature X X

Saisie - Localisation X X

Saisie - Nombre X X

Saisie - Durée X X

Saisie - Nombre de copie X X

Saisie - Action suivante X X

Modifier ligne X X

Valider ligne X X

Annuler ligne X X

Monter ligne X X

Descendre ligne X X

Supprimer ligne X X

Ajouter X

Imprimer X X

Supprimer X X

Valider X X

Annuler X X



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5.13. Listes de références Appelées aussi tableaux de gestion, les listes de références constituent l’interface entre la classification des éléments éligibles à l’archivage et les contraintes associées exprimées par les services producteurs/verseurs conformément aux traitements attendus.

5.13.1. Pré-condition L’écran de la gestion des listes de références est accessible par la page d’accueil.

5.13.2. Post-condition La liste de références est mise à jour. L’utilisateur du service concerné peut verser à l’aide du bordereau.



Commentaire

Entête





Corps

Listes de références L Oui Oui Oui

Historique L Oui Oui Non

Direction L Oui Oui Non

Département L Oui Oui Non

Responsable L Oui Oui Oui Liste simple

Service L Oui Oui Oui

Responsable L Oui Oui Oui

Contact archive L Oui Oui Oui

Catégories L Oui Oui Oui Définition jusqu’à 5.

Fonds d’archives L Oui Oui Oui

Durée de conservation N Oui Oui Oui En années

Communicabilité L Oui Oui Oui En années

Type L Oui Oui Oui liste booléen Numérique/Papier

Classe de service L Oui Oui Oui Liste des Noms

Confidentialité L Oui Oui Oui Niveau

Re-description L Oui Oui Oui liste booléen OUI/NON

Validation L Oui Oui Oui liste booléen OUI/NON


ATAMATAMATAMATAM



Périodicité L Oui Oui Oui Nombre décimal en années (ex : 0,5 = 6 mois)

Observation A Oui Oui Oui

Pied de page






1. L’utilisateur sélectionne la liste de références à modifier. 2. Le système affiche l’historique de la liste sélectionnée. 3. Le système affiche la liste de références en cours. 4. L’utilisateur ajoute, modifie, duplique ou enlève les lignes d’items. 5. L’utilisateur modifie la famille, la nature, le délai de communicabilité, le marqueur de re-description, la

périodicité le type, la classe de service et la durée de conservation. 6. L’utilisateur valide les modifications de la ligne. 7. Le système enregistre les modifications et met la ligne en mode statique. 8. L’utilisateur valide les modifications de la liste de référence 9. Le système historise l’ancienne version et enregistre les modifications.


1. L’utilisateur imprime la liste des références. 2. L’utilisateur peut annuler les modifications.


Action Commentaires

Entête


Corps


Sélectionner (liste de référence) Sélectionne la liste de référence en cours

Sélectionner (liste historique) Sélectionne la liste de référence de l’historique

Sélectionner (Direction) Sélectionne la direction

Sélectionner (département) Sélectionne le département

Sélectionner (responsable) Sélectionne le responsable du département

Sélectionner (service) Sélectionne le service

Sélectionner (responsable) Sélectionne le responsable du service

Sélectionner (contact archive) Sélectionne le contact archive


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Action Commentaires

Création ligne Catégorie Ajout d’une ligne en mode modification contenant le Nœud de la Catégorie saisie

Saisie - Catégorie Saisie de la Catégorie

Saisie - Fonds d’archives Saisie du Fonds d’archives

Saisie - Durée de conservation Saisie de la durée de conservation

Saisie - Communicabilité Saisie du délai de communicabilité

Saisie - Type Saisie du type

Saisie - Classe de service Saisie de la classe de service

Saisie - Confidentialité Saisie de la Confidentialité

Saisie - Re-description Saisie du marqueur de re-description

Saisie - Validation Saisie du marqueur de Validation

Saisie - Périodicité Saisie de la périodicité

Saisie - Observation Saisie de la Observation



Annule ligne Annule la ligne

Monter ligne Monte la ligne d’items (pour les lignes Famille c’est le block qui monte)

Descendre ligne Descend la ligne d’items (pour les lignes Famille c’est le block qui monte)

Dupliquer ligne Duplique la ligne et met en mode modification la ligne dupliquée

Supprimer ligne Supprime la ligne d’items sélectionnée

Pied de page

Ajouter Ajoute une nouvelle liste de références

Imprimer Imprime la liste des références en cours

Supprimer Supprime la liste de références en cours

Valider Enregistre les modifications, enregistre dans l’historique et ferme la fenêtre



Actions

Profils

Producteur/Verseur



Mainteneur/

Installateur

Déconnexion X

Page d’accueil (lien) X

Sélectionner (liste de référence) X

Sélectionner (liste historique) X

Sélectionner (Direction) X

Sélectionner (département) X

Sélectionner (responsable) X

Sélectionner (service) X


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Actions

Profils

Producteur/Verseur



Mainteneur/

Installateur

Sélectionner (responsable) X

Sélectionner (contact archive) X X

Création ligne Catégorie X X

Saisie - Catégorie X X

Saisie - Fonds d’archives X X

Saisie - Durée de conservation X X

Saisie - Communicabilité X X

Saisie - Type X X

Saisie - Classe de service X X

Saisie - Confidentialité X X

Saisie - Re-description X X

Saisie - Validation X X

Saisie - Périodicité X X

Saisie - Observation X X

Modifier ligne X X

Valider ligne X X

Annule ligne X X

Monter ligne X X

Descendre ligne X X

Dupliquer ligne X X

Supprimer ligne X X

Ajouter X

Imprimer X X

Supprimer X

Valider X X

Annuler X X



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5.14. Liste des formats de fichier Dans le cadre de la pérennité des objets versés, la liste des formats supportés constitue à la fois un référencement des fichiers maintenus par le système par une veille technologique externe et un référencement des fichiers visualisables par le système ou autre applicatif.

5.14.1. Pré-condition L’écran de la gestion de la liste des formats supportés est accessible par la page d’accueil.

5.14.2. Post-condition La liste des formats supportés est mise à jour.



Entête





Corps

Format de visualisation

L Oui Oui Oui Référence cellule numérique

Format de préservation

L Oui Oui Oui Référence cellule numérique

Type de contenu A Oui Oui Oui liste booléen Numérique/Papier

Action L Oui Non Oui

Version A Oui Oui Oui

Extension A Oui Oui Oui

Surveillance B Oui Oui Oui Case à cocher

Pied de page






1. L’utilisateur ajoute, modifie ou enlève les lignes de type de document. 2. L’utilisateur modifie la ligne.


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3. L’utilisateur valide les modifications de la ligne. 4. Le système enregistre les modifications de la ligne. 5. L’utilisateur valide les modifications de la liste des formats supportés. 6. Le système enregistre les modifications.


1. L’utilisateur imprime la liste des formats supportés. 2. L’utilisateur peut annuler les modifications.


Action Commentaires

Entête


Corps


Saisie - Format de visualisation Saisie du Format de visualisation

Saisie - Format de préservation Saisie du Format de préservation

Création ligne Ajout d’une ligne en mode modification

Saisie - Type de contenu Saisie du Type de contenu

Saisie - Action Saisie de l’Action

Saisie - Version Saisie de la Version

Saisie - Extension Saisie de l’Extension

Saisie - Surveillance Saisie de la Surveillance


Monter ligne Monte la ligne

Descendre ligne Descend la ligne

Supprimer ligne Supprime la ligne sélectionnée



Pied de page

Imprimer Imprime la liste des formats supportés en cours

Valider Enregistre les modifications et ferme la fenêtre



ATAMATAMATAMATAM




Actions

Profils

Producteur/Verseur



Mainteneur/

Installateur

Déconnexion X X


Saisie - Format de visualisation X X

Saisie - Format de préservation X X

Création ligne X X

Saisie - Type de contenu X X

Saisie - Action X X

Saisie - Version X X

Saisie - Extension X X

Saisie - Surveillance X X

Modifier ligne X X

Monter ligne X X

Descendre ligne X X

Supprimer ligne X X

Valider ligne X X

Annuler ligne X X

Imprimer X X

Valider X X

Annuler X X



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5.15. Moniteur

5.15.1. Pré-condition L’écran de la gestion du moniteur est accessible par la page d’accueil.




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Corps

Libellé A Oui Non Oui

Actif B Oui Oui Oui Case à cocher

Périodicité N Oui Oui Oui

Action finale L Oui Oui Oui

Pied de page






1. L’utilisateur modifie les lignes de libellé. 2. L’utilisateur modifie pour chaque libellé s’il est actif, la périodicité et l’action finale. 3. L’utilisateur valide les modifications de la ligne. 4. Le système enregistre les modifications et met la ligne en mode statique. 5. L’utilisateur valide les modifications de la liste des paramètres.


1. L’utilisateur imprime la liste des paramètres. 2. L’utilisateur peut annuler les modifications.


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Action Commentaires

Entête


Corps


Saisie – Actif Saisie s’il est actif

Saisie – Périodicité Saisie de la périodicité

Saisie – Action finale Sélection de l’action finale




Pied de page


Supprimer Supprime la liste des formats supportés en cours




Actions

Profils

Producteur/Verseur



Mainteneur/

Installateur

Déconnexion X X


Saisie – Actif X X

Saisie – Périodicité X X

Saisie – Extension X X

Saisie – Action finale X X

Modifier ligne X X

Valider ligne X X

Annuler ligne X X

Imprimer X X

Supprimer X X

Valider X X

Annuler X X



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5.16. Gestion des droits d’accès Pour se connecter à l’application, chaque utilisateur doit disposer d'un compte, qui correspond à un identifiant-mot de passe, ainsi qu'à des informations personnelles (Nom, prénom, e-mail...). A chaque profil doit être associés :

- un ou des utilisateurs; - un ou des fonctionnalités de l’application.

5.16.1. Pré-condition L’écran de la gestion des droits d’accès est accessible par la page d’accueil.

5.16.2. Post-condition La liste des référents est mise à jour. L’utilisateur référencé peut se connecter à l’application.



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Corps

Profils L Oui Non Non

Statut A Oui Non Non Du profil

Titre A Oui Non Non Du profil

Annuaire entreprise L Oui Non Non Sous forme d’arborescence avec cases à cocher

Utilisateur L Oui Non Non Liste simple

Nom A Oui Non Non

Prénom A Oui Non Non

Email A Oui Non Non

Département A Oui Non Non

Service A Oui Non Non

Identifiant A Oui Oui Oui

Mot de passe A Oui Oui Oui Avec des « **** »

Sécurité A Oui Oui Oui

Statut A Oui Oui Oui

Écrans L Oui Non Non avec cases à cocher

Pied de page


ATAMATAMATAMATAM








1. L’utilisateur sélectionne le groupe d’utilisateur à modifier. 2. Le système affiche son statut et met à jour le titre. 3. Le système affiche les utilisateurs sélectionnés dans l’annuaire entreprise du profil sélectionné. 4. Le système affiche la liste des utilisateurs du profil sélectionné. 5. Le système affiche les écrans sélectionnés du profil sélectionné. 6. L’utilisateur ajoute, enlève les utilisateurs sélectionnés. 7. L’utilisateur modifie les champs obligatoires. 8. L’utilisateur sélectionne les écrans accessibles. 9. L’utilisateur valide les modifications.


1. L’utilisateur imprime la liste des référents dans sa totalité ou du profil. 2. L’utilisateur peut appliquer les modifications au fur et mesure de sa saisie. 3. L’utilisateur peut annuler les modifications.


Action Commentaires

Entête


Corps


Sélectionner (profil) Sélectionne le profil et met à jour la liste utilisateur

Sélectionner (statut profil) Active ou désactive le profil

Tout sélectionner (Annuaire) Sélectionne toutes les lignes de l’annuaire de l’entreprise

Sélectionner (Annuaire) Sélectionne l’utilisateur de l’annuaire de l’entreprise

Ajouter Ajouter un utilisateur de l’annuaire de l’entreprise vers le profil

Tout sélectionner (Utilisateur) Sélectionne toutes les lignes de la liste des utilisateurs du profil

Sélectionner (Utilisateur) Sélectionne l’utilisateur de la liste des utilisateurs du profil

Enlever Enlève un utilisateur de la liste des utilisateurs du profil

Tout sélectionner (Ecran) Sélectionne toutes les lignes de la liste des écrans du profil

Sélectionner (Ecran) Sélectionne une ligne de la liste des écrans du profil

Saisie – identifiant Saisie de l’identifiant


ATAMATAMATAMATAM



Action Commentaires

Saisie – Mot de passe Saisie du mot de passe

Sélectionner (Sécurité) Sélectionne le niveau de sécurité

Sélectionner (Statut utilisateur) Sélectionne le statut

Pied de page

Imprimer Imprime la liste des référents du profil sélectionné ou toute la liste des référents

Appliquer Enregistre les modifications




Actions

Profils

Producteur/Verseur

Usager Archiviste Instance de contrôle /

superviseur

Mainteneur/

Installateur

Déconnexion X

Page d’accueil (lien) X

Sélectionner (profil) X

Sélectionner (statut profil) X

Tout sélectionner (Annuaire) X

Sélectionner (Annuaire) X

Ajouter X

Tout sélectionner (Utilisateur) X

Sélectionner (Utilisateur) X

Enlever X

Tout sélectionner (Ecran) X

Sélectionner (Ecran) X

Saisie – identifiant X

Saisie – Mot de passe X

Sélectionner (Sécurité) X

Sélectionner (Statut utilisateur) X

Imprimer X

Appliquer X

Valider X

Annuler X



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5.17. Récolement

5.17.1. Pré-condition L’écran de saisie du récolement est accessible par le tableau des archives.

5.17.2. Post-condition Le récolement est effectué ou mise en attente pour le reprendre plus tard.



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Entête





Corps

Cote N Oui Non Oui

Titre A Oui Non Oui

Numéro d’US A Oui Non Oui

Statut A Oui Non Oui

État L Oui Oui Oui État bon, correct, mauvais

Défaut constaté L Oui Oui Non Absent, Fiche fantôme, Disponible

Commentaire A Oui Oui Non

Vérifié B Oui Oui Oui Case à cocher

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Saisie - Format de préservation Saisie du Format de préservation

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Saisie - Action Saisie de l’Action

Saisie - Version Saisie de la Version

Saisie - Extension Saisie de l’Extension

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Descendre ligne Descend la ligne

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Supprimer ligne X X

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5.18. A propos 5.18.1. Pré-condition L’utilisateur est authentifié et connecté. Il peut ouvrir cette fenêtre qu’à partir de la page d’accueil. 5.18.2. Post-condition Non-Applicable 5.18.3. Informations présentes


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Garantie A Oui Non Non Explications sommaires de la garantie choisie

Corps (Conditions d’utilisation)

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A Oui Non Non Explications des conditions d’utilisation

Corps (Copyright)

Nom A Oui Non Non

Site internet A Oui Non Non lien

Version A Oui Non Non

Participant A Oui Non Non

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Indications pratiques A Oui Non Non Liste des interventions

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Adresse N Oui Non Non

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6. Éditions

6.1. Principe L’impression se fait depuis une fonction propre à l’application via un bouton « Imprimer » placé dans la page. Dans un visualisateur apparaît la version papier du document à imprimer auquel y est greffé les fonctions d’enregistrer (en pdf ou en xls si c’est un tableau) et d’imprimer Toutes les éditions sont historisés (voir historisation). Les éditions qui suivent, sont des exemples et doivent contenir au minimum les rubriques indiquées.

6.2. Plan de classement du service Page 1


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Page 2

Page n


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6.3. Liste de références Page 1

Service Versant N° de Liste

Nom

Code

Rattaché à : *

Département

Direction

*Si applicable

Nom du responsable LRE

LISTE DE REFERENCES

Service Archive

Nom du responsable habilité

Date et signature Le / / Date et signature Le / /

LOGO Client

Page 2 à n

Tem

ps

d'a

ccè

s

Imp

ort

ance

Niveau 1

Niveau 2

Niveau 3

Niveau 4

Niveau 5

Niveau 1

Niveau 2

Niveau 3

Niveau 4

Niveau 5

Observations

Val

idat

ion

Re

-de

scri

pti

on

Typ

e S

up

po

rt

Descriptif

Niveau 1

Niveau 2

Niveau 3

Niveau 4

Niveau 5

Niv

eau

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con

fid

en

tial

ité

Classe

de

service

Fon

ds

d'a

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Code DU

A

Sort

fin

al

Co

mm

un

icab

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Pé

rio

dic

ité


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6.4. Liste des référents

6.5. Liste des classes de service

6.6. Liste des formats supportés


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6.7. Bordereaux de versement Page 1 Page 2 à n-1

Dernière page


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6.8. Bordereau de sortie définitive, élimination, prêts

6.9. Bon d’enlèvement

6.10. Bon de livraison

6.11. Certificat d’archivage

6.12. Liste des objets éligibles à une action (versement, sortie définitive, élimination, prêts)

6.13. Aide à la décision o Liste des éléments éligibles à élimination (Papier) o Liste des éléments éligibles à élimination (Numérique) o Liste des éléments numériques en situation d’obsolescence format (suite à modification de

la table de référence) o Liste des éléments US en sortie temporaires o Rapport d’obsolescence des éléments numériques (formats physiques et logiques) présente

la liste des situations d’obsolescence entre l’inventaire versé et les référentiels de veille technologique.

o Évaluation du métrage linéaire effectif, conservé et disponible o Évaluation de la volumétrie des éléments numériques versés, par type de destination o Statistiques mensuelles et annuelles du taux de consultation des éléments par département

(service) demandeur ou par famille ou nature, des demandes de sorties définitives/an et des versements/département (service)/an – ventilé par mois (éléments mixtes).

6.14. Edition Inventaire - récolement


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7. Annexes

7.1. Réglementations & Normes

7.1.1. Normes

7.1.1.1. Norme ISO 15489-1 : 2001 et ISO/TR 15489-2 : 2001 (Statut : publiée en 2001) La norme ISO 15489 définit l’ensemble des actions et tâches concourant à la pérennité technique et intellectuelle de document authentiques. Plus précisément, elle définit les objectifs d’un système d’archivage et les étapes de sa mise en œuvre (bilan préparatoire, élaboration et validation, mise en place et formation, contrôle et adaptation), ses documents constitutifs (« documents stratégiques » et les « instruments de travail du système ») et son fonctionnement (enregistrement, classement, numérotation…). Cette norme se présente sous forme de deux documents « les principes directeurs » en partie 1 ainsi qu’un « guide pratique » en partie 2 et ne concerne pas les archives historiques. Elle vient en soutien d'une démarche qualité en accord avec l'ISO 9001 et l'ISO 14001.

7.1.1.2. MoReq2010 Modular Requirements for Records Systems MoReq est un recueil d'exigences pour l'organisation de l'archivage, élaboré dans le cadre de l'Union européenne. C'est une approche opérationnelle de la norme de gestion des documents d'archives ISO 15489. Pour être plus précis, MoReq décrit les spécifications d’un système d’archivage électronique permettant la capture sécurisée des documents et données à valeur de preuve et de documentation pour les entreprises et les organismes publics, la gestion de leur cycle de vie avec leur destruction ou transfert à échéance, leur rattachement à un plan de classement structuré et hiérarchisé, la gestion de la confidentialité et des accès. Une nouvelle version, intitulée MoReq2, prenant en compte plus de 170 remarques et propositions d'amélioration dues à des experts de 18 pays différents, a été publiée en février 2008. Son utilisation s'est avérée difficile, MoReq2 étant estimé trop complexe. En mars 2010, la Fondation DLM Forum décide donc de simplifier les spécifications MoReq2 et de rendre celles-ci plus modulaires, afin de répondre aux besoins du secteur public comme du secteur privé. MoReq2010 est publié en juin 2011.

7.1.1.3. Norme ISO 14721:2003 (Modèle d’architecture : OAIS) L'ISO 14721:2003 spécifie un modèle de référence pour un système ouvert d'archivage d'information (OAIS). Le but de l'ISO 14721:2003 est d'établir un système pour archiver l'information, aussi bien numérique que physique, avec une structure d'organisation composée de personnes qui acceptent la responsabilité de préserver l'information et de la rendre disponible à un groupement désigné. Le modèle de référence aborde toute une série de fonctions liées à la conservation d'informations archivées comprenant le versement des données, le stockage, la gestion des données, l'accès et la diffusion. Il aborde également la migration d'informations numériques vers des supports et des formats nouveaux, les modèles de données utilisés pour représenter l'information, le rôle du


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logiciel dans la conservation de l'information, ainsi que l'échange d'informations numériques entre fonds d’archives. Le modèle d'OAIS exposé dans l'ISO 14721:2003 peut être applicable à toutes les archives. Il s'applique plus particulièrement aux organisations chargées de rendre l'information disponible sur le long terme.

7.1.1.4. Norme AFNOR NF Z 42-013 (révision de mars 2009) « Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes. » La première version de la norme NF Z 42-013 date de décembre 1999. En 2001, une première révision limite l'usage des recommandations au disque WORM. En 2009, une seconde révision s’ouvre sur l'utilisation de technologies de stockage autre que le WORM. Cette norme énonce un ensemble d’exigences minimales et complémentaires concernant les mesures techniques, les approches organisationnelles et les processus de contrôle et d’audit à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution des documents électroniques. Ceci, afin d'en assurer leur pérennité, leur intégrité (représentations ou copies fidèles de documents d’origine) et leur sécurité. Autre point important : elle définit les clauses nécessaires dans un contrat de service passé avec un tiers archiveur. Dans son introduction, NF Z 42-013 précise de manières différentes ou complémentaires des sujets qui ont été abordés dans d'autres normes ou spécifications. Elle fait référence en particulier à la norme ISO 15489, à MoReq et à la norme ISO 14721 (OAIS). Contrairement à MoReq2010, elle n'a aucune exigence concernant le plan de classement dans le cadre de la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE).

7.1.1.5. Norme ISO 19 005-1 « Format de fichier des documents électroniques pour une conservation long terme – Utilisation du PDF 1.4 (PDF/A-1) »

La norme internationale ISO 19 005-1 décrit le format PDF/A conforme aux spécifications PDF version 1.4. Elle en détaille les fonctionnalités : celles que nous devons utiliser obligatoirement (format de caractères Unicode …), avec restrictions (saisie des métadonnées …) et celles à ne pas utiliser (chiffrement, transparence des images …). Ainsi le PDF/A n’exploite pas toutes les possibilités du PDF version 1.4 afin de permettre une meilleure conservation et une restitution plus fidèle des documents. Le PDF/A s’applique aux documents contenant du texte et des images (matricielles ou vectorielles), les séquences de son et de vidéo en sont exclues.


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7.1.1.6. Norme ISO/CEI 11 179 L’ISO/CEI 11 179, connue initialement comme la norme de registre de métadonnées, est une norme de représentation des métadonnées pour une organisation dans un registre dédié. Ce registre consiste en une hiérarchie de concepts avec des propriétés associées. En 6 parties, la norme spécifie le métamodèle ainsi que les différents aspects de l'utilisation du registre de métadonnées (classification, attributs de base et enregistrement des éléments, règles et directives pour la formulation des définitions de données, les principes de dénomination et d’identification des éléments de données). A retenir : chaque élément dans un registre de métadonnées ISO/CEI 11179 doit être classifié dans un schéma de classification, défini par la formulation de règles de définitions de données, identifié de façon unique avec le registre, nommé selon les principes de nommage et d'identification, et inscrit selon les According to the Registration guidelines.

7.1.1.7. Norme ISO 15836:2003 « Information et documentation - L'ensemble des éléments de métadonnées Dublin Core ». L’ISO 15836:2003 est une norme internationale qui décrit l'ensemble des éléments de métadonnées Dublin Core qui traitent de la description de ressources informatiques. En tant que schéma de métadonnées générique, le Dublin Core permet de décrire des ressources numériques ou physiques et d’établir des relations avec d'autres. Il comprend officiellement 15 éléments de description formels (titre, créateur, éditeur), intellectuels (sujet, description, langue, …) et relatifs à la propriété intellectuelle. Couplée avec la norme ISO/CEI 11179 sur les registres de métadonnées, l’ISO 15836 :2003 est effective pour toute application informatique qui contient des métadonnées pour l'interopérabilité et l'accès aux ressources informatiques (traçabilité, gestion de la preuve, comptabilisation, archivage ...).

7.1.2. DIRECTIVES REGLEMENTAIRES (LEGALES)

7.1.2.1. Loi n°79-18 du 3 janvier 1979 Ce texte pose les principes qui définissent les notions d’archives publiques et privées, ainsi que leurs dispositions communes. Ainsi « les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité. » Elles ont pour double finalité, la gestion et la justification des personnes, ainsi que la documentation historique de la recherche.

7.1.2.2. Loi n°2000-230 du 13 mars 2000 Les actes authentiques sont définis par l’article 1317 du Code Civil : « L'acte authentique est celui qui a été reçu par des officiers publics ayant le droit d'instrumenter dans le lieu où l'acte a été rédigé, et avec les solennités requises. » La loi n°2000-230 du 13 mars 2000, portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique, complète cet article en ajoutant que l'acte authentique « peut être dressé sur support électronique s'il est établi et conservé dans des conditions fixées par décret en Conseil d'État ». Elle attribue donc une valeur juridique à l’écrit numérique et pose le principe de l'indépendance entre l'information (le contenu) et son support (le contenant). La reconnaissance de l'écrit numérique est


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assortie de deux notions complémentaires : la conservation intègre du document numérique (attachement à la personne, spécifications de formats, mise en œuvre de procédés techniques divers (signatures, horodatage, codage, ...) et le droit à l'oubli qui contraint à la destruction de certains éléments au terme de durées prédéfinies (CNIL par ex.). Son décret d’application n°2001-272 du 30 mars 2001 précise les conditions auxquelles la signature électronique doit répondre pour être jugée conforme à la loi.

7.1.2.3. Sarbanes-Oxley Act du 31 juillet 2002 Équivalence française : Loi de Sécurité Financière dite « Loi Mer » Promue par les sénateurs Paul Sarbanes et Mike Oxley, la loi fédérale du 31 juillet 2002, plus connue sous le nom de Loi Sarbanes-Oxley, fait suite à différents scandales financiers américains tels que Parmalat, Enron ou encore Worldcom. Son équivalent français est la Loi de Sécurité Financière du 1er août 2003. Sarbanes-Oxley expose de nouvelles règles sur la comptabilité et la transparence financière des sociétés cotées en bourse dont notamment l'obligation pour les dirigeants de mettre en place au sein de l'entreprise, des systèmes de contrôle interne permettant une présentation fidèle des résultats financiers. Ainsi, la loi leur impose la mise en place de moyens d’archivage et de recherche permettant d'obtenir rapidement des informations pertinentes sur l'historique comptable, financier et de gestion de l'entreprise.

7.1.3. Conseil international des archives (ICA)

7.1.3.1. ICA-Req "Principes et exigences fonctionnelles pour l'archivage électronique" La norme internationale ICA-Req, développée par le Conseil International des Archives (ICA), a pour objectif d’aider la communauté archivistique mondiale à avoir une position unique et harmonisée sur les principes et les exigences fonctionnelles auxquelles un système d’archivage électronique doit satisfaire, étant donné la prolifération des produits logiciels. ICA-Req se présente donc sous forme de trois modules abordant, de manière introductive, un premier chapitre sur le contexte et la déclaration des principes. Les deux autres modules s’adressent d’une part aux services d’archives souhaitant mettre en place un Système d’Archivage Electronique (SAE), et d’autre part aux institutions souhaitant mettre en place des systèmes d’informations dont les contenus sont amenés, à terme, à intégrer un SAE. ICA-Req propose notamment des grilles d’évaluation (check-lists) des solutions techniques (logiciels, prestations d’archivage externalisé) que les services d’archives ou les administrations peuvent se voir proposer par les fournisseurs.

7.1.3.2. ICA-ISDF Norme internationale de description des fonctions. La Norme internationale pour la description des fonctions, Standard for Describing Functions (ICA-ISDF) a été publiée par le Conseil International des Archives (ICA) en février 2008 suite à la réflexion du Comité des normes et bonnes pratiques (ICA/CBPS). Son objectif est de normaliser, dans la rédaction des instruments de recherche, la description des fonctions des collectivités associées à la production et à la gestion des archives. A ce titre, la norme ICA-ISDF détermine la nature des informations à inclure dans les descriptions de fonctions, et propose des orientations sur la manière de déployer ces descriptions dans un


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système d’information archivistique. Elle regroupe des éléments d’information, qui comprennent chacun le nom de l’élément de description, un énoncé sur ses objectifs, un énoncé de la règle ou des règles générales applicables à cet élément et, dans la mesure du possible, des exemples qui illustrent l’application de la (ou des) règle(s). En tout, la norme comprend vingt-six éléments de description, organisés en zones d’information.

7.1.3.3. ICA-ISAD(G) Norme internationale de description archivistique. La Norme générale et internationale de description archivistique, Standard Archival Description-General ISAD(G), a été publiée officiellement par le Conseil International des Archives (ICA) en 1994 puis révisée en 1999. Cette norme fournit les lignes directrices pour la description archivistique. Son objectif est de permettre aux services d’archives et aux chercheurs, la recherche et l’échange d’informations sur le contenu et l’intérêt de fonds d’archives, et ce, en assurant la rédaction de descriptions compatibles, pertinentes et explicites, et en permettant l'utilisation de données d'autorités communes pour rendre possible l'intégration de descriptions provenant de différents lieux de conservation. Elle comporte 26 éléments descriptifs, organisés en zone d’information, dont la combinaison permet de décrire n'importe quelle unité archivistique. Seuls, un petit nombre d'entre eux sont indispensables à toute description. Il est à noter que l’ICA-ISAD(G) ne traite pas de la gestion matérielle, de l'indexation, des règles d'écriture et du vocabulaire, elle ne définit pas les formats d'éditions.

7.1.3.4. ICA-ISAAR(CPF) Norme internationale sur les notices d’autorité La Norme internationale sur les notices d'autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles (ICA-ISAAR(CPF)), International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, a été publiée et adoptée par le Conseil International des Archives (ICA) en 1995 et révisée en 2004. La norme ICA-ISAAR(CPF) prolonge la norme ICA-ISAD(G) avec pour objectif initial la description des producteurs d’archives et plus largement du contexte des documents. Elle fournit ainsi les règles nécessaires à la rédaction de notices d’autorité décrivant les entités (collectivités, personnes ou familles) associées à la production et à la gestion des archives, le contexte de production du fonds n’étant plus seulement le producteur. Dans sa seconde version, la norme ICA-ISAAR(CPF) apporte des recommandations pour gérer les relations entre différentes entités, propose des orientations sur la manière de relier les notices d’autorité archivistiques à la description de documents d’archives produits par la même entité, et/ou à d’autres ressources émanant de celle-ci ou qui lui sont relatives, et encourage l’échange de notices d’autorité qui permet de naviguer entre différents systèmes d’information.


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7.2. Documentation produit La documentation de l'application doit comprendre :

- Guide d’utilisation, - Guide d’installation, - Guide d’administration.

Ces documentations sont disponibles au format PDF et accessible à l’utilisateur selon son profil par une touche (F1) et/ou un bouton d’aide.

7.3. Sources

Glossaire : Extrait du Petit glossaire de termes archivistiques sur le site : http://www.archivistes.org/Petit-glossaire-de-termes

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