SPAAA : leçons apprises

Matrices de réponses aux questionnaires

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1.a Processus - Approche SPAAA avec les partenaires pays – Groupe A

Forces Faiblesses

Général

• Approche participative et durable • Bon choix des équipes SPAAA dans les pays en général

Repérage/démarrage du projet

• Succès des missions de repérage , selon le Secrétariat et la plupart des partenaires pays

• A mieux fonctionné lorsque la FAO a déjà mené des initiatives qui ont eu du succès/la FAO a un fort crédit dans le pays.

Général

• L’évaluation des complémentarités entre le SPAAA et les autres initiatives (ReSAKSS/PER notamment) n’a pas été assez forte.

• Pas suffisamment de détails sur l’approche graduelle d’entrée/sortie pays, pas d’évaluation à moyen-terme, certains produits ajoutés sur une base ad hoc (pas discutés dans la LOA).

• Approche préparatoire/intensif mauvaise pour le projet. • Possibilité de renforcer la synergie entre les pays SPAAA.

Repérage/démarrage du projet

• Pour certains pays, pas de réelles études de faisabilité (disponibilité des données)/carte des partenaires/évaluation insuffisante de la disponibilité, capacité et de la motivation des partenaires

• Avoir une approche plus basée sur la demande, avec des missions de repérage plus longue pour impliquer plus fortement les partenaires, s’assurer de leur engagement

• Pas assez d’engagement de la part des institutions locales autres que partenaires et bureaux FAO • Pas d’approche systématique pour identifier les partenaires : 1, 2, 3 ? Recherche ou ministères ?

Opportunités Menaces

Général

• Un partenaire pays plutôt que 2 peut être plus efficace • Le partenaire technique doit également avoir une influence

sur le dialogue politique

Général

• Bien réfléchir à la stratégie de sortie de la FAO des pays • Pas de recettes qui s’applique à tous les pays, caractéristiques particulières • Restriction dans le temps de personnel et les capacités disponibles pour certains partenaires,

même lorsqu’ils sont fortement engagés • Vues différentes sur l’approche instituts de recherche ou les partenaires des ministères

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1.b Processus – Partenariat SPAAA avec d’autres parties prenantes – Groupe A

Repérage

• La phase II permettra d’avoir des missions de repérage plus longues, avec plus de clarté sur les produits demandés

• Le SPAAA est mieux défini et dans certains pays de nombreux produits techniques ont été réalisés.

Repérage • Difficile d’évaluer l’engagement et l’intérêt des partenaires dès le début, peu de choix de

partenaires dans certains pays

Forces Faiblesses

• MAFAP a déjà travaillé avec beaucoup de partenaires dans certaines pays (Burkina Faso)

• Besoin d’une stratégie claire sur les partenariats : qui avoir comme partenaire, ou pas ? • Pas suffisamment d’interaction avec les OPs, ONGs, secteur privé, autres OI,

compagnies paraétatiques… • Pas assez d’implication des bureaux locaux de la FAO, ils devraient être informés de

toutes les missions Opportunités Menaces

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1.c Processus – Relation Secrétariat SPAAA/Partenaires pays SPAAA – Groupe A

• Considérer avoir une personne chargée des partenariats et du réseautage • Possibilité de désigner une stratégie de partenariats • Plus de partenaires externes (secteur privé, OPs…) pourrait être utile pour

la collecte des données • Les relations avec les partenaires ne peuvent que s’étendre durant la

phase II • SPAAA peut aider à remplir les manques d’informations pour certains

partenaires (Ministères, organisations régionales, acteurs non-étatiques)

• Les partenaires pays, pas simplement le Secrétariat, peuvent travailler à construire de meilleurs partenariats

• Si l’on travaille avec les OPs sur la collecte des données, il faudra les former • Le secteur privé peut avoir des difficultés à établir un partenariat et fournir des

données (Office du Thé, Compagnie de textile…) • Les partenariats impliquent des coûts de transaction (temps du staff SPAAA, emails,

visites…) afin de construire une relation durable. Ils doivent être étudiés attentivement. • Les partenariats ne devraient pas simplement être basées sur la collecte des données.

Forces Faiblesses

• Bonne impression générale sur la relation entre le Secrétariat et les partenaires pays

• Bon suivi, nombreux emails/appels téléphoniques, ton respectueux • Beaucoup de coaching du Secrétariat envers les partenaires pays

• Pas assez d’interactions basées sur une demande des pays au Secrétariat • Pas assez de produits préparés de manière proactive par les partenaires pays • Difficile de comprendre pourquoi les partenaires pays ne tiennent pas les dates limites

et vice versa • Pas assez d’implicatoin du Secrétariat dans certains pays. Besoin de maintenir les

partenaires au courant de ce qui se passe et de leur attribuer le crédit mérité. • Trop d’emails et pas assez de missions. • Trop de personnes différentes qui interagissent avec le Secrétariat et vice versa • Pas assez de consultations avec les partenaires pays avant de voyager

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2. Administration – Groupe B

Opportunités Menaces

• Plus de staff basé dans les pays améliorera la relation entre Rome et les pays

• Une relation forte a déjà été construire dans plusieurs pays SPAAA

• Difficile pour le Secrétariat de communiquer et faire le suivi de manière fréquente avec certains partenaires

• Difficile d’établir la responsabilité du travail de certains partenaires pays (qui fait quoi ?)

• Beaucoup d’importance des relations interpersonnelles : un changement de personnel au Secrétariat ou dans les pays pourrait amener la relation a être construite de nouveau

Forces Faiblesses

Financier/ contrat / voyage : • Bonne administration des contrats, paiements et voyages

Financier/ contrat / voyage : • Pas suffisamment de visibilité concernant les contrats, réalisés à la dernière

minute • Manque de suivi des paiements • Problèmes concernant la fréquence et le moment des paiements • DSA (per diem) avant les voyages • Remboursements trop lents, trop de délais • Pas de fonds pour les coûts de voyage et la collecte de données au niveau des

pays • Manque de transparence sur les paiements

Partage des documents • Peu de partage

Non organisé Opportunités Menaces

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3. Gestion et coordination – Groupe B

Financier/ contrat / voyage : • Besoin de plus de capacités pour l'administration • Améliorer la planification des missions • Préparer les contrats plus en avance

Améliorer la relation entre les bureaux régionaux, besoin d'un suivi plus rapproché au niveau des pays

Financier/ contrat / voyage :

• Visibilité des contrats

Forces Faiblesses

Style de MGMT : Remarquable- bonne vision -efficace - ouvert- transparent-stimulant- ouvert à de nouvelles idées- participatif-flexible- bon rapport

Travail/livrables: attribution des rôles & responsabilités claires

Echéances: claires- bon suivi

Planification: bonne planification générale

Développement personnel: soutien au développement personnel; bonnes opportunités de carrière

Réunions: bien organisées- objectifs clairs- participatifs

Equipe: bon mélange de talents- jeunes et plus expérimentés

Travail/livrables: manque de temps- produits non finis- produits de faibles qualité- qualité inégale des produits distribués- structure et processus de validation des documents peu clairs- validation finale peu claire

Echéances: confuses- manquées- molles- changeantes- ad’hoc- évolutives- non réalistes- trop serrées- dures- inattendues- pas de pressions pour livrer- échéancier global irréaliste

Planification: mauvaise planification des activités- davantage de planification nécessaire- trop de travail- mauvaise organisation du travail- besoin de plan de travail par pays

Développement personnel/carrière: pas d’amélioration de la carrière des jeunes- pas de soutien au développement personnel; contrats décevants- espace limité pour le développement personnel

Réunions: rapports, synthèses des réunions nécessaires- plus d’explications- plus de temps- plus de contrôle et de suivi après les réunions du lundi matin- réunions trop longues- pas assez ciblées

Travail au niveau des pays: pas de mécanisme de suivi et évaluation; suivi du

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4. Structure de l’équipe SPAAA – Groupe B Forces Faiblesses

• Équipe talentueuse avec des formations et des expériences variées au niveau du secrétariat

• Très bons jeunes professionnels au niveau du secrétariat • L'expérience consistant à avoir un assistant technique au Mali et au

Burkina Faso a été positive • Bon équilibre entre jeunes et chercheurs seniors au niveau des pays • Très positif d'avoir des professionnels de la communication au niveau du

secrétariat

• Pas suffisamment de personnels au niveau du secrétariat et encore moins au niveau des pays : moins bonne qualité du travail et représente un risque pour la durabilité

• Pas suffisamment de personnel du secrétariat basé dans les pays • Pas suffisamment d'économistes et de spécialistes des statistiques

agricoles au niveau du secrétariat • Manque de personnel senior pour mener le dialogue politique • Pas suffisamment de professionnels ayant anglais comme langue

maternelle Opportunités Menaces

• Employer un professionnel junior basé dans les pays pour 6 mois avec des compétences en communication, management et en recueil de données + un coordinateur régional .

• Limite financière + coût de transaction dans le recrutement de plus de personnels

travail/résultats/échéances des partenaires dans les pays- clarifier les rôles et les responsabilités- améliorer la coordination – suivi/rapport d’étape- besoin de plus de réunion d’étape avec les partenaires dans les pays

Opportunités Menaces

Echéances : demande pour plus de suivi et une supervision plus étroite/dure

Equipe: Manque de talent et/ou expertise en négociation dans l équipe

Au niveau des pays: implication des bureau de la FAO insuffisante- pas d’implication des partenaires dans la planification – autorité des coordonnateurs pays- Coordination alignement avec les partenaires techniques et institutionnels

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• Envisager de recruter une éditeur, un statisticien, un économiste senior et des professionnels ayant l'anglais comme langue maternelle

• Possibilité de définir plus clairement les points focaux pour chaque pays au niveau du secrétariat et des pays pour faciliter la communication

• Possibilité d'envoyer des membres du secrétariat pour des missions d'un mois plutôt que de faire plusieurs courtes missions

5. Renforcement des capacités – Groupe C Force Faiblesse

Matériel • Utile et complet • Directives claires • Langage clair Public • A permis d'améliorer les connaissances des équipes locales • A permis de développer les capacités • Développement personnel élevé Approche • Outils pertinents: réunions et discussions • Bon suivi et rigoureux depuis Rome • Bonne session de formation • Renforcement des capacités fait partie de l’institutionnalisation

Matériel • Méthodologie non-finalisées lorsque les formations ont eu lieu • Pas suffisamment d’interaction • Matériels non-utilisés Public • Public non prête à recevoir un niveau aussi élevé de formation • Pas suffisamment ciblé Approche • Devrait être intégré plus tôt • N'a pas été pensé et préparé depuis le commencement • Pas suffisamment de formation avant de commencer l'analyse • Le secrétariat n'a pas passé suffisamment de temps au niveau de pays • Seulement un atelier, pas suffisant et trop court • Trop intensif au début

Opportunité Menace Matériel • Besoin d'améliorer ou développer de nouveaux matériaux de formation (expert externe?) et un kit de formation • Besoin d'améliorer la qualité des matériaux de renforcement de capacités • Concentrer la formation sur la compréhension et l’interprétation des

Matériel • Challenge principal: interprétation des résultats • Classification des dépenses publiques: difficile Public • Besoin de bonnes capacités • Équipe à former: limitée ou large Public

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résultats • Développer plus de formation sur les concepts • Apprendre en faisant/ entraînement Public • Plus de collaboration entre les équipes de différents pays • Bonne opportunité pour l'auto-développement • Former plus de chercheurs / augmenter le nombre de personnes dans les équipes Approche • Besoin d'une stratégie • Besoin de plus d'ateliers de formation • Entraînements sur place et à distance • Augmenter le nombre de missions ou passer plus de temps avec les pays partenaires • Besoin de formation sur le long terme

Approche • Impact des formations/entraînement à distance • Besoin de temps pour comprendre la méthodologie et la manière de

l'appliquer • Ne permet pas de perspective au niveau local

6. Produits techniques – Groupe C Forces Faiblesses

• Tous les produits techniques sont de bonnes qualités, pertinents et utiles

• Produits corrects mais ont besoin d’être finalisés

• Les notes techniques sont les produits les plus importants

• Les notes d'orientation politique sont de bons outils de communication

• La base de donnée est utile au niveau global et pour permettre les comparaisons

Processus • Processus long pour la production des rapports (surtout les notes techniques) • Méthodologie non-consolidée et a besoin de directives et d'outils plus clairs • Faibles compétences en anglais pour produire des des documents finaux et

harmoniser le niveau de langage • Difficulté à finaliser les produits finaux • Le travail fait les produits techniques est en partie réalisé par le secrétariat

(surtout pour les rapports pays) • Management des données défectueux, la façon dont a été collectée et traitée

les données pas toujours suffisamment claire Contenu • Les notes techniques et les rapports pays sont trop longs • Public pas suffisamment ciblée • Difficulté pour comprendre les résultats et les expliquer

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• Déséquilibre de l'attention portée aux incitations/pénalisations comparé avec les dépenses publiques et la cohérence des politiques

Opportunités Risques Processus • Valoriser l'importance des notes d'orientation politique, développer de

nouveaux sujets, pas seulement sur les produits et les incitations / pénalisations

• Renforcer les synergies SPAAA-FAPDA sur les produits techniques • Augmenter les productions liées au SPAAA telles que des articles

académiques • Utiliser la base de donnée et le système de management des données

pour rationaliser les productions techniques • La base de données peut être utilisée comme interface avec les

partenaires • Le rapport synthétique peut avoir un impact important au niveau

régional et global Contenu • Se concentrer plus sur les facteurs influant les incitations et les

pénalisation • L'analyse de la cohérence des politiques a besoin d’être plus exploitée • Se concentrer plus sur les consommateurs et sur la partie pré-production • Des messages et des recommandations plus forte peuvent être mis en

avant

Processus • Le processus de révisons n'est pas toujours suivi • Un système de suivi plus dynamique pourrait être développé • Faible possibilité de mise à jour des productions techniques • Le partage de la reconnaissance entre le secrétariat et les partenaires peut

être un problème • L'ensemble du travail et des informations contenu dans les documents

techniques est lu que par un nombre réduit de personnes • L'importance du rapport synthétique est sous-estimée • Le nombre trop important de produits techniques peut impacter la qualité

Contenu • Faibles recommandations dans les notes d'orientation politiques

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7. Communication – Groupe D Strength Weakness

• Forte amélioration au cours des derniers mois • Bon site web globalement • Bonne brochures avec bon impact • Bon succès des notes d’orientation politiques • Bon succès du Twitter

Processus

• Pas de stratégie, pas d’Public ciblée • Pas assez de revue par les pairs • Pas de culture de communication culture dans l équipe, écrire pour être lu et

par une Public non technique • Pas de suivi de l’impact de la communication Au niveau des pays

• Pas assez de communication et d’information sur MAFAP au niveau des pays • Pas assez de présence MAFAP dans les ateliers/ symposiums/ radio/TV • Documents pas suffisamment partagés avec les partenaires dans les pays-

pas traduits en Swahili pour l’Afrique de l’est Site web et autres médias

• Accès limités aux produits, difficile e t lent de télécharger les produits • Site web aux possibilités trop limitées sur les plateformes de la FAO • Besoin d’un lien vers le site de FAPDA • Pas assez de media de communication utilisé • Apparence globale des produits de communication encore trop faible.

Opportunity Threat

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• 2 experts en communication ont rejoint l’équipe avec un designer graphique • Préparation d’une stratégie de communication, identifiant les cibles etc. • Phase 1 était ciblées sur les produits alors que la phase II peut être ciblée sur

la communication et l’atteinte surtout dans les premiers pays MAFAP c. • Des produits de communication ont été définis et peuvent maintenant être

mis à jour • La base de données sera bientôt sur le site et peut attirer beaucoup de

visiteurs • Les produits seront bientôt rendus publics • Dans les pays intensifs, il est possible d’organiser un évènement d’ampleur

pour diffuser les résultats et augmenter la communication ay niveau décentralisé

• Difficile de développer une culture de communication dans l’équipe • Coûts financiers et de transaction de travailler avec un partenaire privé

pour définir une stratégie de communication. • Coûts de transaction pour coordonner la communication au niveau des pays

et du QG. • Difficile de se séparer de la plateforme. • Coût et difficile de traduire la communication MAFAP en Swahili • Si les produits sont en libre accès sur le site web, ils ont besoin d’être validé

par les partenaires dans les pays and de meilleure qualité

8. Dialogue politique – Groupe D Force Faiblesse

• Bonne approche sur le DP • Beaucoup de parties prenantes impliquées ce qui donne de la visibilité • Bon ciblage des partenaires DP – Notamment MINAG • Bon d’impliquer les PD depuis le début dans certains pays • Bons policy forums de haut niveau (ex. Kenya/Uganda) • Bien de partir d’ateliers techniques régionaux et nationaux

• Besoin de temps pour construire une relation solide avec le partenaire DP • Le DP vient trop tard dans le processus SPAAA • SPAAA doit faciliter le processus de DP, pas le mener • Il faut suivre les résultats et impacts du DP • Pas assez de partenariat avec la BM/ReSAKSS • Pas assez de visibilité lors du lancement de SPAAA pour initier le dialogue

politique sur des bases solides et s’assurer l’appropriation du Ministère

Opportunités Menaces

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• Identifier les canaux de dialogue politique • Évènements CAADP • Conférences régionales FAO • Meetings ministériels REC • Développement d’une stratégie de dialogue politique claire • Proposition par les partenaires pays d’évènements DP • Formuler les messages avant tout pour les décideurs politiques et pas les

chercheurs

• Les décideurs politiques utilisent d’autres outils que le SPAAA • Pas capable de déterminer les changement de politique/réformes liés au

MAFAP s’il n’y a pas de suivi • Incertitudes politiques/impasses/sujets sensibles • Peu de réponse de la part des décideurs politiques de haut niveau

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