Sous-direction de la logistique et du patrimoine NOTE...

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Secrétariat général Direction des affaires financières et de la logistique

Sous-direction des affaires budgétairesSous-direction de la logistique et du patrimoine

Bureau de la comptabilitéBureau du patrimoine immobilier

Adresse : 78 rue de Varenne75 349 PARIS 07 SP

NOTE DE SERVICE

SG/DAFL/SDAB/SDLP/N2006-1547

Date: 05 septembre 2006

Date de mise en application : immédiateAnnule et remplace:Date limite de réponse:

Nombre d'annexes: 3

Le Ministre de l'agriculture et de la pêcheà

Mesdames, Messieursles directeurs d’administration centraleles directeurs régionaux de l’agriculture et de la forêt.les directeurs départementaux de l’agriculture et de laforêt ;les directeurs de l’agriculture et de la forêt dans lesdépartements et collectivités d’Outre-Mer ;les directeurs départementaux des services vétérinaires ;les directeurs des services vétérinaires dans lesdépartements et collectivités d’Outre-Mer ;

Objet : dispositif de fiabilisation du bilan d’ouverture.

Bases juridiques : loi organique relative aux lois de finances du 1er août 2001

Résumé : Les travaux de préparation et d’initialisation du bilan d’ouverture constituent le point dedépart de la mise en œuvre du nouveau système comptable de l’Etat. Les données etprocédures du bilan d’ouverture constituent donc une étape importante dans le passage à lanouvelle comptabilité. Ils représentent un enjeu fort de la certification, et exigent en conséquenceun dispositif de contrôle interne spécifique. La présente note de service résume les procéduresdéveloppées par le ministère des finances (Direction générale de la comptabilité publique), etdonne quelques éléments d’information afin de préparer les services à mettre en place undispositif de contrôle interne .

Mots-clés : Bilan d’ouverture. Parc immobilier. Autres immobilisations corporelles etstocks. Charges rattachées à l’exercice. Qualité comptable. Contrôle interne comptable.

DestinatairesPour exécution :Mmes et MM les chefs des missions des affairesgénéralesMmes et MM les secrétaires généraux des DRAF et desDDAF-DDSV

Pour information :

Conseil Général de l’Agriculture, de l’Alimentation et desEspaces Ruraux (CGAAER) : Mmes et MM les IGIR,IGVIR, la MIGA.Contrôleur budgétaire et comptable ministériel (CBCM)

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Le bilan d’ouverture constitue l’un des chantiers dont l’objectif est de donner une image fidèle dupatrimoine de l’Etat et de permettre d’établir, avec des méthodes fiables et identiques pour tous lesministères, un inventaire physique et comptable des biens contrôlés par tous les services de chaqueministère (actif) ainsi qu’un recensement des dettes et des charges actuelles et futures (passif).

Les travaux concernant la partie de l’actif du bilan sont déjà largement avancés en ce qui concerne lesimmobilisations corporelles. Vous pourrez utilement vous reporter aux notes de service et courrierssuivants :

- Note de service SG/DAFL/SDAB/SDLP/N2005-1532 du 4 octobre 2005 sur le recensementdes autres immobilisations corporelles ;

- La lettre n°04-033 du 26 janvier 2004 (gestion du parc immobilier pour les servicesdéconcentrés)

- Divers documents sur l’intranet SG / Logistique et patrimoine (gestion du parc immobilier)

Les données et procédures du bilan d’ouverture constituent une étape importante dans le passage à lanouvelle comptabilité. Ils représentent un enjeu fort de la certification, et exigent en conséquence undispositif de contrôle interne spécifique.

Ce dispositif a été développé par la Direction générale de la comptabilité publique.

La présente note de service n’a pas pour objectif de reprendre les procédures développées par laDGCP dans différents documents actuellement disponibles. Cette note résume ces procédures, etvous donne quelques éléments d’information afin de vous préparer à mettre en place un dispositif decontrôle interne.

A cette fin, elle se donne pour objectif de répondre à quatre questions :- Pourquoi recenser ? (1ère partie),- Qui s’en charge ? Qui fixe les règles ? (les acteurs, 2ère partie),- En quoi consiste « la fiabilisation » des données ? (les différents contrôles, 3ème partie),- Comment le faire ? (outils informatiques, documentation, procédures, 4ème partie),

portant plus particulièrement sur les trois chantiers suivants :- le parc immobilier- les autres immobilisations et stocks- les charges à payer, charges constatées d’avance.

Toutefois, les principes décrits ici s’appliquent à tous les chantiers du bilan, quelle que soit leur nature.Au fil des années, le bilan pourra s’élargir à d’autres chantiers « immobilisations incorporelles »(brevets et logiciels informatiques), aux « provisions pour risque » (contentieux et litiges), aux« engagements hors bilan »...

J’attache une importance particulière à ce que vous vous impliquiez dans ce dossier interministérielportant sur la fiabilisation des données du bilan : la sincérité, l’exhaustivité, l’exactitude, la présencedes pièces justificatives sont autant d’éléments qui contribuent à établir une image fidèle de notrepatrimoine et à permettre la certification des comptes de l’Etat.

Mes services restent à votre entière disposition pour répondre à vos éventuelles interrogations.

Le directeur des affaires financières et de la logistique,

François de LA GUERONNIERE

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DISPOSITIF DE FIABILISATION DU BILAN DE L’ETAT

SOMMAIRE

page

I. Pourquoi recenser des actifs et des passifs et faire un Bilan ? 3

1. La LOLF le prévoit2. L’objectif de qualité comptable3. Un enjeu majeur : la certification des comptes

II. Qui s’en charge ? Qui fixe les règles ? (les acteurs) 5

1. Tableau des acteurs et missions2. 1er acteur : le service gestionnaire 63. 2ème acteur : le responsable d’inventaire 84. 3ème acteur : le comptable assignataire 9

III. En quoi consiste la fiabilisation des données du Bilan ? 11

1. Objectifs et principes du dispositif de contrôle interne2. les contrôles de 1er niveau3. Les contrôles de 2ème niveau4. Les contrôles de 3ème niveau5. Les audits partenariaux6. Les audits externes

IV. Comment effectuer les contrôles ? (documents et outils) 151. La documentation générale écrite2. Les outils informatiques3. Les documents « type »

LISTE DES ANNEXES

Annexe 1 Glossaire du vocabulaire utilisé pour le bilan comptable 23Annexe 2 La notion de « bien contrôlé » 25Annexe 3 Les particularités du plan de contrôle du parc immobilier 26

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I. Pourquoi recenser les actifs et les passifs ?

I. 1. La LOLF le prévoit

La loi organique n° 2001-692 du 1er août 2001 relative aux lois de finances (LOLF) impose à l’Etatd’adapter son cadre comptable pour que la comptabilité devienne un véritable instrumentd’information et de décision, à la fois sur l’exécution budgétaire et sur la situation patrimoniale del’Etat.En application de l’article 30 de la LOLF, la comptabilité générale de l’Etat est fondée sur le principede la constatation des droits et obligations. Les opérations (recettes et dépenses) sont prises en compteau titre de l’exercice auquel elles se rattachent, indépendamment de leur date d’encaissement ou depaiement.Le critère de rattachement de la charge à l’exercice est, comme pour les entreprises, le « service fait ».La comptabilisation des charges à payer et des charges constatées d’avance assure l’indépendance desexercices comptables, et contribue à l’image fidèle de la situation financière et patrimoniale de l’Etat,indépendamment des résultats budgétaires soumis à des contraintes différentes.

I. 2. L’objectif de qualité comptable

Le nouveau cadre comptable pour l’Etat donne aux services gestionnaires et ordonnateurs desfonctions comptables accrues.L’objectif de qualité comptable introduit par la loi organique (art. 27 : les comptes de l’Etat doiventêtre réguliers, sincères et donner une image fidèle de son patrimoine et de sa situation financière)s’impose collectivement à tous les intervenants de la fonction comptable rénovée.Pour s’assurer de cette qualité, la Cour des comptes exercera une mission nouvelle de certification descomptes, consistant à examiner les procédures, tant chez les gestionnaires et ordonnateurs que chez lescomptables publics.Face à ce nouvel enjeu commun, le levier privilégié réside dans le développement du contrôle internecomptable dans l’ensemble des services relevant du champ comptable et financier. Cette démarchenouvelle appelle la mise en place de dispositifs pérennes en termes de contrôles, de documentation etde traçabilité.Ces dispositifs doivent, d’une manière générale, permettre de maîtriser les risques comptables et defournir ainsi à la Cour des comptes l’assurance raisonnable que les comptes produits donnent uneimage fidèle de la réalité financière et patrimoniale de l’Etat.

I. 3. Un enjeu majeur : la certification des comptes

Dans l’optique de la certification des comptes de l’Etat par la Cour des Comptes, le recensement, puisla comptabilisation des charges à rattacher à l’exercice constituent un enjeu majeur pour les servicesde l’Etat.Par conséquent, le recensement des charges à payer et charges constatées d’avance nécessite uneimplication forte de l’ensemble des acteurs de la dépense de l’Etat, particulièrement des ordonnateurset de leurs services gestionnaires. Ces derniers doivent notamment être en mesure de justifier lesmontants recensés par leurs soins auprès de la Cour des Comptes.La fiabilité des chiffres recensés implique la mise en œuvre de la traçabilité des opérations et ducontrôle interne au sein des services ordonnateurs et gestionnaires.

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II. Qui s’en charge ? Qui fixe les règles ? (les acteurs)

II.1. Tableau général des acteurs et des missions

Dans la démarche de « fiabilisation » des données du bilan, il est fondamental et prioritaire de biens’assurer de la formalisation des responsabilités de chacun et de pouvoir désigner dansl’organigramme fonctionnel chaque agent chargé de recenser, de fiabiliser, de contrôler.Qu’il s’agisse de l’inventaire physique (recensement), de la valorisation comptable (évaluation,estimation) des biens ou encore des procédures de fiabilisation des données (pièces justificatives,contrôles, traçabilité ..), chaque acteur a un rôle défini à jouer.Le tableau ci-dessous résume le rôle de chaque acteur pour tous les chantiers du bilan :

Acteurs Missions

Ministère des Finances - DirectionGénérale de la Comptabilité Publique –services de la Fonction Comptable del’État – Bureaux des contrôle et auditsinternes comptables(6A) et de lacomptabilité de l’Etat (6B) et Mission devérification des comptes de gestion(MVCG)

La DGCP-FCE est le garant du référentiel comptableinterministériel : cette direction édicte les normes, donne lesinstructions comptables, rédige le référentiel interministériel ducontrôle interne comptable (RCIC) et diffuse les procédures àl’ensemble des ministères.

La MVCG est chargée de coordonner les contrôles dits de« troisième niveau ».

Ministère de l’agriculture et de lapêche - Direction des AffairesFinancières et de la Logistique(DAFL) –Sous direction des affaires budgétaireset sous direction de la logistique et dupatrimoine

La DAFL coordonne l’ensemble des opérations du bilan au seindu ministère, donne les instructions aux services centraux etdéconcentrés, s’assure que l’ensemble des procédures sontcomprises et suivies. Elle est co-pilote avec le contrôleurbudgétaire et comptable ministériel (CBCM)

Services du contrôle budgétaire etcomptable ministériel (CBCM)

Créé par le décret n°2005-1429 du 18 novembre 2005, le CBCM,et plus particulièrement son département comptable ministériel,est le comptable de l’Etat, au sens de l’article 31 de la LOLF,Comptable assignataire, il est placé auprès de l’ordonnateurprincipal :- il assiste la DAFL pour des actions de formation et decommunication ;- il offre son expertise dans les opérations de recensement- il pilote les opérations du bilan pour l’ensemble du ministère ;- « il concourt à la tenue et à l’établissement des comptes del’Etat, s’assure de la sincérité des enregistrements comptables etveille au respect des procédures comptables de l’Etat » - art.5- il contrôle les données, a un droit d’évocation de l’ensemble despièces et documents justificatifs, et constate les écritures de bilanpour son périmètre d’assignation ;- « il coordonne l’action des autorités chargées du contrôlefinancier auprès des services déconcentrés du ministère (…) –art.6

Le responsable d’inventaire Fonctionnaire d’autorité, il est garant de la qualité del’inventaire physique et valorisé ;Il est responsable de l’exhaustivité et de la sincérité des donnéesinscrites dans les différents outils informatiques mis à ladisposition des gestionnaires : STGPE, FII, ORCHIDEE ;Il est l’interlocuteur direct et privilégié du comptable assignataireet lui transmet les données des inventaires ;Il est également responsable de la transmission du plan decontrôle et de la déclaration de conformité au comptable ;Il supervise et coordonne les contrôle de 1er niveau.

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Acteurs Missions

Les gestionnaires (= équipe decomptage)

Le ou les gestionnaires procèdent au recensement des biens,réalisent les inventaires physiques et en sont responsables. Ilsattestent du respect des procédures interministérielles et de laréalisation du plan de contrôle relatif aux différents chantiers dubilan : le parc immobilier, les autres immobilisations et stocks, lescharges à payer.

Pour le parc immobilier : Évaluateur /Direction des Services Fiscaux

Garant de la qualité de l’évaluation du parc immobilier et desprocédures liées

Le Trésorier Payeur Général – servicesdépense et comptabilité

- Le TPG s’assure du respect des instructions, procédures etcalendriers en matière de recensement des données dans lesservices déconcentrés du ministère de l’agriculture et de la pêche ;- Comptable de l’État au titre de l’article 31 de la LOLF, il est garantde la qualité des données du bilan d’ouverture et du respect desprocédures ;- il pilote au niveau local les opérations du bilan ;- il constate les écritures de bilan pour son périmètre d’assignation.

Le Trésorier Payeur général – cellule dela qualité comptable (CQC)

- Contrôle les données, a un droit d’évocation de l’ensemble despièces et documents justificatifs ;- vérifie a posteriori et par sondage la qualité des opérations decontrôles réalisées par les acteurs des services comptabilité etdépenses ;- met en œuvre le contrôle de deuxième niveau auprès desservices déconcentrés.

II.2. 1er ACTEUR : le gestionnaire

Les gestionnaires sont les agents qui sont chargés d’effectuer physiquement les inventaires au sein d’un« service gestionnaire ». Ils font partie de l’équipe de comptage.Ils sont nominativement désignés dans un schéma d’organisation financière.Ce schéma d’organisation financière est un document formalisé (sous forme de tableau ou de texte) danslequel sont décrits les rôles des agents dans la chaîne de la dépense.

Selon l’organisation des services,- soit un agent unique est chargé de tous les recensements ;- soit il existe autant de gestionnaires « spécialisés » qu’il existe d’inventaires : un gestionnaire

immobilier, un gestionnaire « autres immobilisations », un gestionnaire « charges à payer », ungestionnaire « immobilisations incorporelles », etc.

Quelles que soient les opérations d’inventaire, chaque gestionnaire est responsable :- des inventaires physiques ;- de la saisie des données dans les outils informatiques mis à leur disposition par le ministère des

finances (STGPE, FII, ORCHIDEE …) – pour plus de détails, voir la partie sur les outils ;- du respect des procédures interministérielles (lecture des guides et instructions) ;- de la réalisation de contrôles portant sur l’intégralité de l’inventaire : il s’agit de plans de contrôle

avec des instructions précises selon la nature des inventaires (pour plus de détails, voir la 4ème

partie sur les outils).

Le gestionnaire a pour interlocuteur le responsable d’inventaire.Dans le cas de service de petite taille ou lorsque l’enjeu est peu important (nombre d’immeubles réduit,quelques véhicules à recenser), ces deux acteurs peuvent se confondre. Le gestionnaire peut exercer lesmissions (contrôles et déclaration de conformité) du responsable d’inventaire. Dans ce cas, la mentionsuivante doit être indiquée sur la déclaration de conformité : « Rôles confondus entre gestionnaire etresponsable d ’inventaire ».

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Mais dans la plupart des cas, le gestionnaire n’a pas :- à être l’interlocuteur privilégié du comptable assignataire- à assumer la totalité des tâches relatives à la réalisation du bilan d’ouverture.

A. Le gestionnaire dans les directions de l’administration centrale :

Pour les directions et services d’administration centrale, ces gestionnaires font partie d’un « servicegestionnaire ».

Dans la plupart des opérations d’inventaire des directions et services d’administration centrale,(qu’il s’agisse des charges à payer, des autres immobilisations et stocks, ou d’autres inventaires), lesservices gestionnaires « classiques » sont :

- Bureau du Cabinet- Mission des affaires générales du secrétariat général (SG)- Mission des affaires générales de la DGPEEI- Mission des affaires générales de la DGAL- Mission des affaires générales de la DGFAR- Mission des affaires générales de la DGER- Mission des affaires générales de la DPMA

Les gestionnaires chargés des inventaires doivent donc être nominativement désignés au sein de cesservices.

QQuuee ffaauutt--iill ffaaiirree ??Il appartient à chaque chef de mission des affaires générales de désigner le ou les gestionnaires(personnes habilitées à assurer les opérations d’inventaire).

CCaass ppaarrttiiccuulliieerrss

Dans les directions et services d’administration centrale, et pour certaines opérations d’inventairespécifiques, le service gestionnaire n’est pas la mission des affaires générales.

Exemples :Pour les « provisions pour risque », le service gestionnaire concerné par le recensement des litiges etcontentieux est le service des affaires juridiques (SAJ) ;

Pour les « autres immobilisations corporelles et stocks », le service gestionnaire concerné par lerecensement des biens est la sous direction de la logistique et du patrimoine / bureau de la commandepublique ;

Pour « les immobilisations incorporelles » (logiciels, brevets, licences …), le service gestionnairesera au sein de la sous direction des systèmes d’information (SDSI) ;

Pour le parc immobilier, il existe un service gestionnaire unique, placé au sein de la sous-directionde la logistique et du patrimoine, le bureau du patrimoine immobilier.

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B. Le gestionnaire dans les services déconcentrés

Les gestionnaires /équipes de comptage (personnes chargées d’effectuer l’inventaire physique) fontobligatoirement partie de l’un des services gestionnaires suivants :

soit la DDAF : direction départementale de l’agriculture et de la forêt ; soit la DDSV : direction départementale des services vétérinaires (DDSV) soit la DRAF : direction régionale de l’agriculture et de la forêt (DRAF) soit la DAF : direction de l’agriculture et de la forêt (appellation utilisée pour les départements et

collectivités d’Outre-Mer) soit la DSV : direction des services vétérinaires (appellation utilisée pour les départements et

collectivités d’Outre-Mer) soit la DRIAF : direction régionale et interdépartementale d’Ile de France soit le SNM : service des nouvelles du marché

CCaass ppaarrttiiccuulliieerrss àà ssiiggnnaalleerr ::

Le service des nouvelles du marché (SNM) étant l’unique service à compétence nationale duministère, il dispose d’un code ordonnateur particulier (011 + n° du département) et d’une affectationdu programme et de la sous-action différente des DDAF et des DRAF. Dans certaines opérationsd’inventaire (notamment celles concernant les autres immobilisations corporelles et stocks), le servicedes nouvelles du marché est identifié comme un service gestionnaire distinct.

Les biens acquis pour des personnels relevant de l’administration centrale doivent êtrerecensés par le service qui héberge ces personnels.

Les biens acquis pour les assistantes sociales, les inspecteurs généraux des services vétérinaireschargés de mission interrégionale (IGVIR), les inspecteurs généraux chargés de mission interrégionale(IGIR), les informaticiens coordonnateurs interservices (ICI), les inspecteurs d’hygiène et de sécurité(IHS), … etc. ( liste non exhaustive) doivent donc être intégrés dans le Fichier d’Inventaire desImmobilisations (FII) et faire partie de l’inventaire du service déconcentré qui héberge un de cespersonnels (soit la DDAF, la DDSV, ou la DRAF, la DAF ou DSV).

la gestion du parc immobilier des services déconcentrés est assurée par les DRAF et DDAF,conformément à la lettre n°04-033 du 26 janvier 2004,.

IImmppoorrttaanntt :: un bien à inventorier peut se trouver localisé dans un service géographiquementdistinct du « service gestionnaire » – Ce lieu géographique distinct ne constitue en aucun cas unservice gestionnaire. Les criées, abattoirs, postes d’inspection frontaliers, les laboratoires, etc. nesont pas des services gestionnaires.

Que doit faire le service gestionnaire ?

Un agent doit être désigné dans chaque service déconcentré pour être « responsable de servicegestionnaire ». Selon le nombre de biens ou le type de biens à recenser, soit cet agent effectue lui-même les opérations d’inventaire (ce qui suppose qu’il peut être amené à se déplacer pour vérifier surpièce et sur place les biens recensés), soit il s’appuie sur une équipe de comptage.

L’équipe de comptage est chargée de constituer l’inventaire initial ou de fiabiliser et mettre àjour l’inventaire préexistant. Au ministère de l’agriculture, le responsable du service gestionnaire estun agent chargé de coordonner les entrées et sorties de biens dans les différents services de son servicedéconcentré (DDAF, DRAF ou DDSV).

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C’est donc le responsable du service gestionnaire qui, sur la base de l’organigramme fonctionnel deson service :

- désigne et constitue la ou les équipes de comptage,- détermine leur nombre en tenant compte de la volumétrie, de la localisation unique ou non

des biens à inventorier et du délai dans lequel les opérations d’inventaire doivent êtreréalisées.

Chaque service gestionnaire (la DDAF, la DDSV ou la DRAF ou les DAF et DSV) est chargé des’assurer du bon déroulement et de la fiabilité des opérations d’inventaire dans les servicesgéographiquement distincts ou habitués à gérer du matériel roulant, flottant, ou du matériel technique :service régional de la protection des végétaux, laboratoire, abattoirs, service forestier, police de l’eau,poste d’inspection frontalier, service des nouvelles du marché…

Dans les cas les plus simples, par exemple lorsque l’inventaire porte sur quelques véhicules, l’équipede comptage peut être réduite à une personne.

IImmppoorrttaanntt :: le gestionnaire doit avoir accès à tous les outils informatiques (STGPE, FII,ORCHIDEE, AGRI2, etc.). C’est le gestionnaire qui est chargé de rentrer toutes lesinformations demandées sur les biens dans ces outils informatiques.

II. 3. 2ème ACTEUR : le responsable d’inventaire (RI)

Qui est le responsable d’inventaire ?

Le responsable d’inventaire est un fonctionnaire d’autorité chargé de coordonner et de piloter lesopérations d’inventaire réalisées par les gestionnaires.

IImmppoorrttaanntt :: dans chaque département, il n’existe qu’un seul RI pour tous les servicesdéconcentrés du ministère de l’agriculture.

1 SEUL RESPONSABLE D’INVENTAIRE PAR DEPARTEMENTRI = SECRETAIRE GENERAL DES SERVICES DECONCENTRES

(ou son représentant nominativement désigné)

Le secrétaire général d’un département chef-lieu de région (ex. : SG de la DDAF de Loire-Atlantique, de la DDAF du Bas-Rhin, ou de la DDAF du Rhône …) est responsable d’inventaire pourtous les services du ministère de l’agriculture présents géographiquement dans le département ourattachés administrativement à un service présent dans le département, soit :

- la DDAF,- la DDSV,- la DRAF- et les autres services du ministère comme l’inspection du travail, le service des

nouvelles du marché, le laboratoire, le poste d’inspection frontalier, le service régional dela protection des végétaux, etc.

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Que doit faire le RI ?Le responsable d’inventaire coordonne toutes les opérations d’inventaire de son département dans lecadre des calendriers fixés, en contrôle les résultats, en centralise les informations.Il est l’interlocuteur unique du TPG comptable assignataire dans le périmètre duquel lesopérations d’inventaire se déroulent.Il s’assure de la conformité des opérations en suivant les instructions décrites par le TPG dans unedocumentation et des procédures écrites (feuille de route, guide pratique, notes… cf. 4ème partie).

RRAAPPPPEELLSS :: lleess rreessppoonnssaabbiilliittééss dduu rreessppoonnssaabbllee dd’’iinnvveennttaaiirree

Le RI est le seul interlocuteur du TPG sur les opérations d’inventaire dans le département ; Le RI doit coordonner les services gestionnaires (équipes de comptage) dans son

département ; Il doit se rendre aux réunions organisées par le correspondant régional de la trésorerie

générale ou le correspondant des services fiscaux (parc immobilier); Il doit pouvoir entrer des données dans tous les outils informatiques et/ou vérifier celles qui

ont été entrées par les gestionnaires ; Il vérifie et contrôle la qualité des opérations réalisées par les gestionnaires (équipes de

comptage) ; Il est responsable des données inscrites dans tous les outils informatiques; Il est responsable des données transmises à la TG ; Le RI qui se trouve dans un chef lieu de région a quatre services gestionnaires (DRAF,

DDAF, DDSV ; SNM) ; Le RI qui se trouve dans un département qui n’est pas chef-lieu de région a trois services

gestionnaires (DDAF, DDSV et SNM) ; le RI s’assure de la réalisation du contrôle de 1er niveau.

II.4. 3ème ACTEUR : le comptable assignataire :

A - Le contrôleur budgétaire et comptable ministériel (CBCM)Créé par le décret n°2005-1429 du 18 novembre 2005, le CBCM, et plus particulièrement sondépartement comptable ministériel, est le comptable de l’Etat, au sens de l’article 31 de la LOLF.Comptable assignataire, il est placé auprès de l’ordonnateur principal :

- il assiste la DAFL pour des actions de formations et de communication ;- il offre son expertise dans les opérations de recensement ;- il pilote les opérations du bilan pour l’ensemble du ministère ;- « il concourt à la tenue et à l’établissement des comptes de l’Etat, s’assure de la sincérité des

enregistrements comptables et veille au respect des procédures comptables de l’Etat » - art.5- il contrôle les données, a un droit d’évocation de l’ensemble des pièces et documents

justificatifs, et constate les écritures de bilan pour son périmètre d’assignation ;- « il coordonne l’action des autorités chargées du contrôle financier auprès des services

déconcentrés du ministère (…) – art.6 ;- il assure la coordination et la réalisation des contrôles de deuxième niveau.

B - Le trésorier payeur général (TPG)Dans son périmètre d’assignation, le Trésorier-Payeur Général comptable assignataire est en charge dupilotage et de la coordination des opérations d’inventaire par l’intermédiaire du correspondantdépartemental ou régional implanté dans sa Trésorerie Générale.Le correspondant de la Trésorerie Générale est chargé de s’assurer du respect des instructions etprocédures définies au niveau interministériel, du bon déroulement des travaux dans le calendrierprévu, et de l’assistance technique des responsables d’inventaire.

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III. En quoi consiste la fiabilisation des données du bilan ?

III.1. Objectifs et principes du dispositif du contrôle interne comptable :

Le contrôle interne comptable est l’ensemble des dispositifs mis en œuvre à tous niveaux pourmaîtriser le fonctionnement des activités financière et patrimoniale de l’État. Ces dispositifs, quiconsistent en la mise en place de normes de documentation, de traçabilité et d'organisation au sein desservices, sont destinés à permettre la réalisation de l’objectif de qualité comptable. .Les principes de sa mise en œuvre sont explicités dans le "référentiel de contrôle interne comptable"disponible sur Extr@LOLF (voir la quatrième partie sur la documentation).

Ce dispositif est articulé autour de points de contrôle attribués à des acteurs de la procédure. Cespoints de contrôle ont pour objectif premier de s'assurer de la qualité des données enregistrées au biland'ouverture. Ils permettront en outre de présenter au certificateur un dispositif permettant de couvrirles risques pour cette opération particulière, ce qui lui permettra d'alléger ses investigations au sein desministères.

Le dispositif de fiabilisation du bilan propose une articulation des niveaux de contrôle (1er, 2nd,troisième niveau, et audits) synthétisée dans le tableau suivant :

Les contrôles mis en place pour fiabiliser les données du Bilan

Ministère de l’agriculture etde la pêche

Ministère des financesRéseau de la Direction

générale de la comptabilité(Trésor)

1er niveau Responsable d’inventaire etles gestionnaires

Correspondant du bilan(département comptableministériel / TPG - servicecomptabilité et dépense)

2ème niveau Direction des affairesfinancières et de lalogistique

Contrôleur budgétaire etcomptable (CBCM) + TPG(cellule qualité comptable)

3ème niveau DGCP – Fonction comptablede l’Etat – Mission devérification des comptes degestion (MVCG)

Audits partenariaux« inter-nes »

Conseil général del’agriculture, del’alimentation et des espacesruraux (CGAER) – Missionpermanente d’inspectiongénérale et d’audit (MIGA)

DGCP – Mission d’Audit etd’Evaluation et de Contrôle(MAEC)

Audits externes Cour des comptes

III.2. Les points de contrôle de premier niveau

Les points de contrôles dits de premier niveau sont les contrôles mis en œuvre par les acteurs directsde la procédure afin de s'assurer de la qualité des informations comptables produites.

• Il comprend deux types de contrôles :

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- Le contrôle dit « contemporain », exercé en temps réel par le gestionnaire (soit legestionnaire immobilier pour le parc immobilier, soit le gestionnaire « logistique » pour lesautres immobilisations corporelles et les stocks, soit le gestionnaire désigné pour lerecensement des charges à payer). Le contrôle contemporain est à la fois un contrôle mutuel etun autocontrôle qui porte sur la totalité du patrimoine utilisé par la structure ;

- Le contrôle dit à « posteriori », proportionné aux informations produites par lesgestionnaires et conduit par le responsable d’inventaire.

Afin d'être pleinement efficaces, et opposables à l’auditeur interne et au certificateur, les contrôles aposteriori doivent être effectués en conformité avec un certain nombre de principes :

- ils doivent être proportionnés : il ne s'agit pas de reprendre in extenso les travaux effectuéslors de la procédure, mais de s'assurer de la qualité de ceux-ci au travers d'un échantillonlimité mais représentatif ;

- ils doivent être programmés (quels contrôles et quand ?) ;- ils doivent être tracés (identification de la personne ayant réalisé les contrôles et conservation

des résultats des contrôles).

Ces éléments sont portés par les plans de contrôle qui ne concernent que les contrôles a posteriori.La correcte application de ces contrôles de premier niveau permet de renforcer la qualité des compteset des procédures au sein des services.

III.3. Les points de contrôle de deuxième niveau

Les points de contrôle de deuxième niveau sont les contrôles mis en oeuvre afin d'avoir une visionagrégée sur la qualité du dispositif de contrôle interne déployé au premier niveau.

IImmppoorrttaanntt : ce dispositif n’a pas pour but d’évaluer les responsables et gestionnaires.

En détectant les irrégularités et en proposant des corrections au moyen de fiches de régularisation,chaque acteur s’attache à renforcer la qualité des informations financières

fournies au certificateur (Cour des comptes).

Dans les services déconcentrés : les contrôles de deuxième niveau seront assurés par les Trésoreriesgénérales (Cellules de Qualité Comptable, les CQC), acteurs dédiés au niveau départemental aucontrôle de second niveau.

Dans les services de l’administration centrale : ces contrôles de deuxième niveau sont assurésconjointement par la Direction des affaires financières et de la logistique (sous direction de lalogistique et du patrimoine / sous direction des affaires budgétaires) et le Contrôleur budgétaire etcomptable ministériel (CBCM).

Pour le ministère de l’agriculture et de la pêche, la DAFL et le CBCM peuvent mener des contrôlesde deuxième niveau, dit « contrôles de supervision », afin d'obtenir une assurance raisonnable quant àla réalité et la qualité de la mise en œuvre des contrôles de premier niveau. Ces contrôles de deuxièmeniveau ministériels consistent, sur un échantillon de services d’administration centrale et de servicesdéconcentrés :

à examiner l’ensemble des pièces archivées lors du recensement des biens ; à contrôler l’existence des documents relatifs aux contrôles a posteriori de premier niveau (les plans

de contrôles et la déclaration de conformité) ;

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à vérifier l’identification correcte des acteurs (responsables d’inventaire, gestionnaires).Le ministère peut ainsi dresser un tableau de bord sur la qualité du dispositif ministériel de contrôleinterne comptable.Ces opérations de contrôle de deuxième niveau sont basées sur un échantillonnage réduit, afinnotamment d'éviter les coûts d'évocation des documents de contrôles.

Pour le bilan d’ouverture 2006, ces contrôles de deuxième niveau ont porté- pour le parc immobilier : sur 10 services déconcentrés ;- pour les autres immobilisations corporelles et stocks : sur 9 services déconcentrés et 1 service

d’administration centrale (la responsable d’inventaire auprès de la sous direction de lalogistique et du patrimoine).

Pour le parc immobilier, ce sont les services déconcentrés suivants qui ont été choisis :DRIAF ; DRAF Alsace, DDAF-DDSV Bas-Rhin (67), DDAF-DDSV Ariège (09), DDAF-DDSVBouches du Rhône (13), DDAF-DDSV Corse-du-Sud (20B) ; DDAF-DDSV Finistère (29) ; DDAF-DDSV Isère (38), DDAF-DDSV Savoie (73) ; DDAF-DDSV Seine-et-Marne (77).

Pour les autres immobilisations corporelles et stocks (AICS), ce sont les services suivants qui ontété choisis : DRAF Lorraine ; DRAF Aquitaine ; DRAF Pays-de-Loire ; DRAF Centre ; DDAF-DDSV du Var (83) ; DDAF-DDSV des Côtes-d’Armor, DAF-DSV de Guadeloupe (971) et DAF-DSVde Mayotte (976).

Les 9 services déconcentrés qui ont été choisis pour ces contrôles de deuxième niveau ont étésélectionnés comme suit :

- ils ne font pas partie des services choisis pour les contrôles de deuxième niveau du parcimmobilier, et pour les audits partenariaux effectués par la Mission d’Audit, d’Evaluation etde Contrôle (MAEC) du ministère des finances (DGCP) et le Conseil général de l’agriculture,de l’alimentation et des espaces ruraux (CGAER) – voir ci dessous « les audits partenariaux ».

- les valeurs d’entrée des biens de ces services étaient parmi les plus élevées (valeur d’entréeunitaire égale ou supérieure à 33 000 €, d’après les données fournies par la DGCP – tableauCISIS du 15 juin 2006).

III.4. Contrôles de troisième niveau

Ce contrôle est exercé au niveau national sur les comptables, et postérieurement auxenregistrements comptables, au sein du réseau du Trésor public (service de la Fonction Comptable del’État – Mission Vérification des Comptes de Gestion).

III.5. « Audits partenariaux » des données du bilan d'ouverture

L’audit interne comptable est une activité indépendante et objective qui donne aux services de l’Étatune assurance sur le degré de maîtrise de leurs opérations comptables, et leur apporte ses conseils pourles améliorer. Il aide ces services à atteindre l’objectif de qualité comptable en évaluant, par uneapproche systématique et méthodique, leur maîtrise des risques comptables et leurs opérations decontrôle, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité.L’audit interne comptable vise donc à s’assurer de la qualité du contrôle interne comptable et à donnerdes recommandations pour l’avenir.

Au ministère de l’agriculture, un programme d’audit interne des données du bilan d’ouverture a étéétabli au cours du mois de juin 2006. L’ensemble du dispositif est piloté par le service de la Fonctioncomptable de l’Etat (Direction générale de la comptabilité publique).

Le ministre de l’agriculture et de la pêche a accepté que ces audits auprès des services se déroulentsous la forme d’audits partenariaux entre :

- la Mission d’Audit, d’Evaluation et de Contrôle (MAEC) du ministère des finances (DGCP)

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- et le Conseil général de l’agriculture, de l’alimentation et des espaces ruraux (CGAER)regroupant les corps de contrôles ministériels et comprenant une mission permanented’inspection générale et d’audits (MIGA) dont les missions sont précisées dans le décretn°2006-487 du 26 avril 2006 relatif au conseil général de l’agriculture, de l’alimentation et desespaces ruraux (article 6).

L’organisation de ces audits est précisée dans une lettre d’accréditation du 26 juin 2006 adressée auvice-président du Conseil général de l’agriculture, de l’alimentation, et des espaces ruraux (CGAAER)et co-signée par le directeur général de la comptabilité publique et le secrétaire général du ministère del’agriculture et de la forêt.

Les audits réalisés dans ce cadre en 2006 porteront sur les processus comptables « parc immobilier »,ainsi que sur les charges à payer et, à ce titre, plus particulièrement, sur les trois procédures suivantes :financement de l’enseignement technique agricole (bourses aux élèves et subventions defonctionnement aux établissements privés), financement du service public de l’équarrissage, indemnitéviagère de départ.

Les services déconcentrés des départements d’Ile-etVilaine (35), du Rhône (69), de Haute-Savoie (74),de l’Ile de la Réunion (97-4) ainsi que les directions d’administration centrales (DGER, DGPEEI,DGFAR) sont concernés par les audits partenariaux.

III.6. Les audits externes

La Cour des Comptes diligentera des « audits externes » dans le cadre de ses travaux de certification.Ces audits pourront être effectués dans le cadre de la rédaction annuelle de la « Note d’Evaluation dela comptabilité au ministère de l’agriculture » (NEC) ou dans le cadre de l’examen du Plan d’actioncomptable ministériel (PACM). Le plan d’action comptable ministériel devient dès lors un levieressentiel pour organiser la « fiabilisation des processus comptables » et mettre en place des dispositifsde contrôle interne comptable efficaces afin de définir les risques financiers et comptables auxquels leministère de l’agriculture pourra être confronté.

Outils d’aide à la formalisation d’une stratégie pragmatique, puisque adaptée aux enjeux et aux risquesavérés, la cartographie des risques et le plan d’action comptable ministériels constituent la clef devoûte d’un dispositif de contrôle interne comptable répondant aux nouvelles exigences incombant auxservices gestionnaires ministériels, acteurs à part entière de la nouvelle comptabilité de l’État.

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IV. Comment effectuer les contrôles ? (documents et outils)

IV.1. La documentation générale écrite (procédures, guide, feuille de route,notes techniques ….)

Tous les documents officiels (feuille de route, procédures, guides pratiques, documents types …etc.)sont présents sur :

le site « https : //www.extralolf.minefi.gouv.fr »

DOCUMENTS PRATIQUES POUR REALISER LES INVENTAIRES

Voici comment trouver les documents pratiques indispensables :

En se dirigeant vers le site extr@LOLF, et une fois sur la toile « internet », deux mots depasse vous sont demandés :utilisateur : rb / mot de passe : lolfLe chemin d'accès sur le site extr@LOLF est le suivant:- onglet "La nouvelle comptabilité et les SI" (en haut à gauche de la page d'accueil)- dans le menu déroulant "Accès aux rubriques de la nouvelle comptabilité" choisir "Le biland'ouverture"- se placer sur la colonne à droite de l’écran : « les chantiers », à savoir :

- le parc immobilier- les autres immobilisations corporelles- les charges à payer- …

PPoouurr llee cchhaannttiieerr «« ppaarrcc iimmmmoobbiilliieerr »»Plusieurs documents ont été publiés sur le site intranet du ministère (colonne de gauche« administration centrale », rubrique « SG » puis « Logistique et patrimoine » et enfin « patrimoineimmobilier ») :

- le guide du gestionnaire immobilier,- la fiche technique « comptabilité patrimoniale »,- enfin le document Moderfie « Mise en place de la comptabilité d’exercice de l’État ».

PPoouurr llee cchhaannttiieerr «« aauuttrreess iimmmmoobbiilliissaattiioonnss ccoorrppoorreelllleess »»Vous avez à votre disposition de très nombreux documents. Certains ont été élaborés spécifiquementpour la préparation et la réalisation du bilan d’ouverture de 2006, d’autres resteront d’actualité, quelleque soit l’année de réalisation du bilan.

La feuille de routeCe volumineux document (plus de 150 pages) s’adresse à tous les acteurs impliqués dans lesopérations d’inventaire (des équipes de comptage au comptable) et comprend à la fois :

des modalités précises de mise en oeuvre des opérations d’inventaire, des règles fonctionnelles, des notes techniques (voir liste ci-dessous), une notice d’utilisation du fichier excel que vous transmettra la TG : le fichier informatisé

d’inventaire (FII), une notice d’utilisation de l’outil informatique du comptable (CISIS), et des modèles de documents.

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Il est conseillé de vous reporter à ces documents en cas de doutes ou de questions. La plupart desprocédures y sont décrites précisément. Cette note de service ne fait que lister les documents les plusimportants. Par ailleurs, vous êtes invités à consulter la note de service n°2005- 1532 du 4 octobre2005 qui permet d’avoir les informations les plus importantes pour le recensement des AICS.

Les notes techniquesNote technique sur l’affectation par mission, programme, actionNote technique sur les catégories d’actifs corporelsNote technique sur la date d’entrée et de mise en serviceNote technique sur le numéro d’inventaireNote technique sur les amortissements et valeur résiduelleNote technique sur les dépréciation des actifsNote technique sur les valeur d’entréeNote technique sur le seuil d’immobilisation(…)

Les modèles de documents (voir également les paragraphes ci-dessous)FEUILLE D’INVENTAIRECOMPTE-RENDU D’INVENTAIREDECLARATION DE CONFORMITEFICHIER INFORMATISE D’INVENTAIRE (FII)TABLEAU DE BORDTABLEAU DE SYNTHESE DES CONTRÔLES

PPoouurr llee cchhaannttiieerr «« cchhaarrggeess àà ppaayyeerr »»

Feuille de route - Les modes opératoires spécifiques (dépenses de personnel)Mode opératoire spécifique aux charges à payer en matière de rémunérations et accessoiresMode opératoirespécifique aux charges à payer en matière de pensionsFeuille de route - Les guides pratiques- Un guide pratique du recensement – présentation générale- 3 guides pratiques – modules gestionnaires : « achats et prestations externes », « subventions et chargesd’interventions », « immobilisations »- Un guide pratique – module responsable du rattachement des charges

DOCUMENTS PRATIQUES POUR SE PROCURER ET UTILISER LES OUTILSINFORMATIQUES

Se référer au paragraphe ci-dessous sur les outils informatiques

DOCUMENTS POUR LA FIABILISATION DES DONNEES DU BILAN

PPoouurr llee ppaarrcc iimmmmoobbiilliieerr eett lleess AAIICCSSEn haut de l’écran , choisir « la nouvelle comptabilité et les SI »,Puis, « accès aux rubriques », et choisir dans le menu déroulant « le bilan d’ouverture »

Sur la droite de l’écran vous avez une colonne avec :- l’agenda- les acteurs- la documentation générale

Choisir « la documentation générale »,Puis « dispositif de fiabilisation du bilan d’ouverture ».

Vous disposez alors de tous les documents officiels pour pouvoir réaliser les contrôles sur lesinventaires réalisés pour le bilan d’ouverture, à savoir :

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- Plan de contrôle du parc immobilier par :- le gestionnaire immobilier (document WORD à vous procurer sur ce site extralolf)- le responsable d’inventaire (document WORD à vous procurer sur ce site extralolf)

- Plan de contrôle des AICS (autres immobilisations corporelles et stocks) par :- le service gestionnaire (équipe de comptage) - (document WORD à vous procurer sur ce site)- le responsable d’inventaire (document WORD à vous procurer sur ce site)

PPoouurr lleess cchhaarrggeess àà ppaayyeerr,, cchhaarrggeess ccoonnssttaattééeess dd’’aavvaanncceeSur la page d’accueil du « bilan d’ouverture »Choisir dans la colonne à droite de l’écran :

« les chantiers »« charges à rattacher à l’exercice »puis, « dispositif global de fiabilisation » « note méthodologique » (document WORD à vous

procurer)

Important : C’est à la fin de ces documents WORD que vous trouvez les documents types (voir lepoint IV.3. ci dessous) à compléter et à remettre soit au responsable d’inventaire, soit au comptableassignataire.

Quel que soit le chantier du Bilan, (« parc immobilier », « autres immobilisations corporelles »,« charges à payer », « immobilisations incorporelles » …), il existe à chaque fois, pour chaque acteur(le gestionnaire, le responsable d’inventaire, le comptable assignataire), trois documents types (dontla finalité est explicitée ci-dessous).

Ces documents font partie du dossier justificatif de la réalisation du bilan d’ouverture et doivent êtrearchivés afin de pouvoir être examinés dans le cadre d’un contrôle de 1er ou de 2ème niveau.

Pour le gestionnaire :1.le tableau de synthèse des contrôles du gestionnaire (à transmettre au responsable d’inventaire)2.la grille méthodologique des contrôles3.le modèle de fiche de régularisation

Pour le responsable d’inventaire :1.le tableau de synthèse des contrôles2.la grille méthodologique3.le modèle de fiche de régularisation4. la déclaration de conformité

QQuuee ffaauutt--iill ffaaiirree ??

Il appartient à chaque responsable d’inventaire de s’assurer que ces documents sont disponibles(imprimés ou enregistrés comme modèle dans l’ordinateur des gestionnaires ou des équipe decomptage) et, le cas échéant de les diffuser auprès des gestionnaires chargés de rentrer les donnéesdans les outils informatiques.

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IV.2. Les outils informatiques

1.1. Le STGPE (Serveur du tableau général des propriétés de l’Etat)

L’outil informatique utilisé pour le chantier « parc immobilier » est le serveur du tableau général despropriétés de l’Etat (STGPE), relatif aux immeubles dont les services centraux et déconcentrés duministère et ses établissements publics ont la jouissance, à quel titre que ce soit, qu’ils soient ou noncontrôlés par l’Etat.

Chaque DRAF et chaque DDAF est habilitée à accéder au STGPE, via l’intranet « ader »(administration en réseau) ou le site « impôts.gouv.fr ». Cet accès est réservé au gestionnaireimmobilier nommément désigné par le responsable d’inventaire, et à ce dernier.

1.2. Le FII (Fichier Informatisé d’Inventaire)

Les données issues de l’inventaire physique des autres immobilisations corporelles et des stocks, unefois vérifiées et validées, sont intégrées dans le Fichier Informatisé d’Inventaire (FII) :

- soit au niveau du service gestionnaire lorsque l’inventaire est établi à son niveau,- soit au niveau du responsable d’inventaire lorsqu’il s’agit d’inventaire centralisé.

Cette intégration peut être faite selon deux méthodes :- soit par saisie directe dans l’outil que constitue le Fichier Informatisé d’Inventaire (FII), la

feuille d’inventaire pouvant donc servir de support à la saisie.- soit par intégration des données d’inventaire lorsqu’elles sont issues d’une application

informatique (AGRI2). Dans ce dernier cas, si l’application ne contient pas l’intégralité desdonnées requises par le Fichier Informatisé d’Inventaire (FII), celles – ci peuvent êtrecomplétées directement par saisie manuelle dans le Fichier Informatisé d’Inventaire (FII).

L’utilisation du Fichier Informatisé d’Inventaire (FII) dans ces différents cas de figure fait l’objetd’une notice d’utilisation diffusée par ailleurs dans le cadre de la feuille de route (cf. dossiers 5 et 6 dela feuille de route). Voir sur le site extralolf – chantier « autres immobilisations corporelles ».

1.3. ORCHIDEE (Outil de Recensement des Charges et produits Inventaire de l’Etat )

Le recensement et la consolidation des charges à payer, charges constatées d’avance et provisions pourcharges est effectué sur la base l’Outil de Recensement des Charges et produits Inventaire del’Etat (ORCHIDEE).

L’application ORCHIDEE fonctionne sur la base de fichiers EXCEL. Trois types de fichier EXCELont été élaborés par la Direction générale de la comptabilité publique (DGCP) pour constituer cet outilde saisie et de recensement des charges à payer:- un fichier de saisie pour le recensement des données ;- un fichier de consolidation permettant l’agrégation des données chez les responsables

charges à rattacher (fichier consolidation de niveau 1) ;- un fichier de consolidation permettant l’agrégation des données chez les comptables

assignataires ;

Pour information, le bureau 6B de la DGCP dispose également d’un fichier EXCEL deconsolidation des données au niveau national (pour intégration des données dans le Comptegénéral de l’Administration des finances).

Le détail des recommandations relatives aux différents écrans de saisie figure dans le guided’utilisation ORCHIDEE « Application charge ». Les services gestionnaires doivent prendreconnaissance du guide d’utilisation avant de renseigner l’application.

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Ce guide est accessible : sur le site extr@LOLF (site Internet) dont l'adresse est la suivante:

https://www.extralolf.minefi.gouv.fr/ utilisateur : rb / mot de passe : lolfLe chemin d'accès sur le site extr@LOLF est le suivant:-- onglet "La nouvelle comptabilité et les SI" (en haut à gauche de la page d'accueil)- dans le menu déroulant "Accès aux rubriques de la nouvelle comptabilité" choisir "Le biland'ouverture"- dans la colonne de droite "les chantiers" cliquer en bas de page sur "charges à payer,produits à recevoir et provisions pour charges"- puis « pour en savoir plus », dans la colonne de droite choisir « les charges à rattacher à

l’exercice » pour accéder à la documentation cliquer sur les différents liens situés dans lacolonne de droite ("pour en savoir plus").

Les recommandations les plus importantes sont rappelées ci-dessous (extrait du guided’utilisation d’ORCHIDEE – présentation générale):

1) L’ONGLET « IDENTIFICATION »

Activation des référentielsA l’ouverture du fichier de saisie, les services gestionnaires doivent s’identifier (onglet « Identification »).La première opération à réaliser par les services gestionnaires est l’activation des référentiels.

.Cette commande figure en haut à gauche de l’onglet « Identification ». A défaut, l’application ne fonctionnera pascorrectement.

Le menu déroulant « Ministère » Les services gestionnaires s’identifient en sélectionnant parmi les 15 codes ministères 2006 présentés dans le menudéroulant.

2) LES ONGLETS DE RECENSEMENT

Il est interdit de faire de « copier-coller » ou toute fonction propre à Excel ou Open Office (cliquer-glisser, ect…), souspeine d’empêcher la consolidation des fichiers et leur totalisation.

les menus déroulants :Les services gestionnaires identifient les charges à rattacher à l’aide des menus déroulants figurant dans la première colonnedes onglets de recensement.

Les menus déroulants ne permettent l’affichage que d’un choix différent de celui affiché. Lorsque le servicegestionnaire souhaite renseigner deux lignes consécutives ayant le même intitulé (exemple « entretien etréparation »), il doit pour la seconde ligne sélectionné au préalable une autre nature de charge dans le menudéroulant avant de pouvoir sélectionner à nouveau l’intitulé de charge désiré (dans l’exemple « entretien et

réparation »).

les zones de saisie :Pour faciliter la compréhension de l’application, les en têtes de colonne de saisie ont été colorées :Les zones de saisie obligatoires figurent en vert.Lorsqu’une zone de saisie obligatoire n’est pas renseignée, le message d’alerte suivant apparaît : « Attention la ligne X estincomplète ».

1.4. CISIS (Comptabilité – Immobilisations – Stocks –Inventaire – Suivi)Outil informatique de consolidation et de centralisation réservé aux comptables, permettantl’intégration des données issues des Fichiers Informatisés d’Inventaire (FII) provenant de tous lesservices de l’Etat..

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IV.3. Les documents officiels « types » à compléter et à transmettre aucomptable assignataire

Au sein de ce dispositif nouveau figurent deux outils :• les plans de contrôle : ils représentent, pour chaque acteur, les contrôles à réaliser etleurs modalités d’exécution, les tableaux de synthèse à fournir et leur calendrier ;• la déclaration de conformité : émise par le responsable d’inventaire (ou responsableimmobilier), elle atteste du respect des procédures et de la bonne application des plans de contrôle.Elle constitue un document justificatif comptable.

Par ce document, l’ordonnateur engage sa responsabilité sur la qualité et l’exhaustivité des données dupérimètre.

LES PLANS DE CONTROLE

Les plans de contrôle sont diffusés par le service de la Fonction Comptable de l’Etat à l’ensemble desministères et des comptables. Chaque ministère a sous sa responsabilité la communication du documentà ses services centraux et déconcentrés.Chaque acteur des processus dispose de son propre plan de contrôle et d’un calendrier pour saréalisation. Les plans de contrôle constituent le niveau minimal de contrôle attendu pour le chantierbilan d'ouverture. Ils pourront être renforcés par les ministères le désirant, et par les comptables. Dans lecadre du dispositif de fiabilisation du bilan d’ouverture, les contrôles du comptable s’effectuentexclusivement sur pièces.Chaque erreur détectée dans le cadre du plan de contrôle devra être retracée. Ces erreurs devront faire enfonction des possibilités (systèmes, calendriers…) l’objet d’une régularisation ou d’une fiche derégularisation. Chaque plan de contrôle indique clairement les modalités de régularisation à appliquer.

LA DECLARATION DE CONFORMITE

La mise en œuvre du plan de contrôle du bilan d’ouverture est retracée sous la formed’une déclaration de conformité des données du bilan d’ouverture au 1er janvier 2006.

Cette déclaration constitue un document justificatif comptable permettant de constater les écrituresde bilan d’ouverture. Elle est appuyée par les bordereaux d’écritures constatés manuellement et dujournal CGL (Comptabilité Générale Locale - système d’information de comptabilité générale).La déclaration de conformité est émise par le responsable d’inventaire entre le 1er janvier et au plustard la fin février de chaque année.

Les contrôles s’attachent à s’assurer de la fiabilité et de l’exhaustivité des informations retranscritesLes déclarations de conformité sont établies pour chaque chantier du bilan d’ouverture. Il s’agit d’undocument papier, portant référence des plans de contrôle liés.Chaque volet de la déclaration de conformité s’appuie sur un plan de contrôle. Le plan de contrôle estdécliné par chantier du bilan d’ouverture et par acteur.

Quel que soit le chantier du Bilan, (« parc immobilier », « autres immobilisations corporelles »,« charges à payer », « immobilisations incorporelles » …), il existe à chaque fois, pour chaque acteur(le gestionnaire, le responsable d’inventaire, le comptable assignataire), trois documents types (dontla finalité est explicitée ci-dessous).

Ces documents font partie du dossier justificatif de la réalisation du bilan d’ouverture et doivent êtrearchivés afin de pouvoir être examinés dans le cadre d’un contrôle de 1er ou de 2ème niveau.

Pour le gestionnaire :

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1. le tableau de synthèse des contrôles du gestionnaire (à transmettre au responsable d’inventaire)2. la grille méthodologique des contrôles3. la ou les fiches de régularisation

Pour le responsable d’inventaire :1. le tableau de synthèse des contrôles2. la grille méthodologique3. la ou les fiches de régularisationauxquels s’ajoute, pour le responsable d’inventaire, la déclaration de conformité.

QQuuee ffaauutt--iill ffaaiirree ??

Il appartient à chaque responsable d’inventaire de s’assurer que ces documents sont disponibles(imprimés ou enregistrés comme modèle dans l’ordinateur des gestionnaires ou des équipe decomptage) et, le cas échéant de les diffuser auprès des gestionnaires chargés de rentrer les donnéesdans les outils informatiques.

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ANNEXE 1

Glossaire du vocabulaire utilisé pour le bilan de l’Etat

Charge à payer ( notion comptable): les charges à payer au titre d’un exercice sont les dettesnées au cours de cet exercice mais qui n’ont été ni comptabilisées ni payées avant la clôture decelui-ci.

Exemples :- une commande a été livrée avant le 31.12.N mais la facture n'est pas encore reçue ;- la consommation d'électricité depuis la dernière facture reçue en N jusqu'au 31.12.N

ne sera facturée qu'en N+1.

Dette ( notion comptable): une dette est un passif certain dont l'échéance et le montant sont fixésde façon précise.

Exemples :- - une livraison a été effectuée (il existe une obligation certaine vis à vis du

fournisseur) et la facture a été reçue ( montant et échéance fixés de façonindiscutable) ;

- - une condamnation est définitive et exécutoire.

Engagement hors bilan (notion comptable) : Les engagements portés en annexe des comptes del’État répondent à la définition générale des passifs éventuels qui consistent :

Selon la norme comptable de l’Etat n°13, les engagements à porter en annexe des comptes del’Etat consistent :

- soit une obligation potentielle de l’État à l’égard de tiers résultant d’événements dont l’existence nesera confirmée que par la survenance ou non, d’un ou plusieurs événements futurs incertains qui nesont pas totalement sous le contrôle de l’État ;

- soit en une obligation de l’État à l’égard de tiers dont il n’est pas probable ou certain qu’elleprovoquera une sortie de ressources sans contrepartie au moins équivalente attendue de celui-ci.

Les engagements de l'État sont constitués par des engagements donnés et reçus.

Exemples :- une caution donnée ou reçue qui ne sera activée que si un événement survient.

Engagement juridique : engagement qui consomme une autorisation d’engagement

Engagements budgétaires : les engagements budgétaires figurant dans l’annexe (« autresengagements financiers ») sont les engagements juridiques qui ont consommé des autorisationsd’engagements et pour lesquels le « service fait » (fait générateur de la comptabilisation de lacharge) n’est pas intervenu à la date de la clôture. (Fiche technique n°15 du référentielcomptable)Le montant de l’engagement budgétaire se calcule par la différence entre le montant del’engagement juridique et le montant constaté au moment du service fait.

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(Service fait = liquidation . « La Liquidation a pour objet de vérifier la réalité de la dette etd’arrêter le montant de la dépense » – art 30 du décret du 29 décembre 1962)

Fait générateur d’une obligation : évènement qui crée une obligation juridique (légale, réglementaireou contractuelle) ou reconnue par l’Etat qui ne lui laisse pas d’autres solutions que de régler cetteobligation.

Exemples :- une livraison oblige le client envers le fournisseur ;- un dommage a été causé à un tiers et implique la responsabilité de l'Etat.

Passif : obligation de l'État à l'égard d'un tiers, existante à la date de clôture des comptes, dont il estprobable ou certain, à la date d'arrêté des comptes, qu'elle entraînera une sortie de ressources aubénéfice de ce tiers, sans contrepartie attendue de celui-ci après la date de clôture.

Provision (notion comptable): une provision est un passif dont l'échéance ou le montant n'est pasfixé de façon précise.

Selon la norme comptable de l'État n° 12, une provision pour risques et charges doit êtrecomptabilisée lorsque les trois conditions suivantes sont remplies :

- il existe une obligation de l’État vis-à-vis de tiers se rapportant à l’exercice en cours ou à unexercice antérieur. Cette obligation est soit juridique (contractuelle, légale ouréglementaire) soit reconnue par l’État (résultant d’une politique affichée ou d’unedéclaration autorisée suffisamment explicite). L’existence de l’obligation s’apprécie à la datede clôture de l’exercice ;

- il est certain, ou probable, qu’une sortie de ressources sans contrepartie au moins équivalenteattendue sera nécessaire pour éteindre l’obligation de l’État envers le tiers. La probabilité desortie de ressources s’apprécie à la date d’arrêté des comptes ;

- le montant de l’obligation peut être estimé de manière fiable. Le montant s’apprécie à la dated’arrêté des comptes.

Dans le cas d’évènements exceptionnels, importants et significatifs, qui ne se réfèrent pas à desexemples passés, une provision pour risques et charges doit être comptabilisée si ces cas peuventdonner lieu à une sortie probable de ressources évaluée de manière fiable.

Restes à payer (notion budgétaire): les restes à payer de l'exercice N sont la part non soldée en Ndes engagements juridiques. Différence entre l’engagement en AE et le paiement.

Tiers

Le tiers peut être une personne physique ou morale, déterminable ou non.

ILLUSTRATIONS

Distinction entre charges à payer (notion comptable) et restes à payer (notion budgétaire) Schéma DRB –formation interministérielle - février 2005 :

Engagem

ent (e

n AE)

Paiemen

t

Paiemen

t

Service

fait

Service

fait

31/12

/N

31/12

/N

Crédits

ouverts

AE = 12

0 , CP = 90

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Au 31/12/N, montant des :- charges à payer = 75 – 60 = 15- restes à payer = 100 – 60 = 40- engagements budgétaires dans l’annexe = 100-75 = 25

A noter = Engagements budgétaires + charges à payer = restes à payer

Tableau de distinction des différents passifs de l'État

Obligation Sortie deressources Echéance Montant

à la date declôture des

comptesà la date d'arrêté des comptes

Classificationcomptable

Dette Certaine Certaine Précise et Précis Dettes

Charge àpayer Certaine Certaine

Non précisemais

incertitudefaible

et/

ou

Non précismais incertitude

faibleDettes

BIL

AN Provision pour

risques etcharges

Certaine ouprobable

Certaine ouprobable Non précise ou Non précis

Provisions pourrisques etcharges

Potentielle - - -

Ni probable,Ni certaine - -

HO

RS

BIL

AN

Engagementhors bilan Certaine (cas

exceptionnel) ouprobable Certaine ou

probable Précise ou non etFiabilité de

l'évaluation nonsuffisante

Inscriptionlittérale ou

chiffrée dansl'annexe

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ANNEXE 2

Le critère de contrôlenorme n°6 du recueil des normes comptables de l’Etat

- arrêté du 21 mai 2004

L’inscription des biens (des actifs) au bilan de l’Etat repose sur le critère de contrôle, et non sur celuide la propriété : cela implique de recenser des biens dont l’Etat n’est pas propriétaire mais dont ilassure le contrôle et la gestion (biens utilisés aux termes d’un contrat-location) et de ne pas recenserau bilan de l’Etat les biens dont il est propriétaire mais dont la gestion est assurée par d’autresorganismes (exemple : biens donnés en concession).

Exemples pour le parc immobilier :

Le contrôle qui est généralement organisé sous une forme juridique déterminée (droit de propriété oudroit d’usage) se caractérise par la maîtrise des conditions d’utilisation du bien, c’est à dire un usageexclusif et pérenne du bien, conformément à la mission qui a été identifiée.

Ainsi les immeubles de bureaux dont bénéficient les DDSV dans le cadre des conventions de partitionconclues avec les conseils généraux, ou les locaux mis à disposition de ces services dans lesabattoirs : la mise à disposition est gratuite ou quasi-gratuite, pérenne, exclusive (le propriétaire nepeut en disposer, à moins d’offrir aux mêmes conditions un local équivalent au service).

A l’inverse, les biens de l’Etat donnés à bail emphytéotique à un tiers ne sont plus contrôlés par leministère : cas de l’ex-camp militaire du plateau du Larzac ou de l’immeuble parisien occupé par lecentre technique du bois et de l’ameublement (CTBA).

Exemples pour les autres immobilisations corporelles et stocks :

Un véhicule acquis par une DIREN et contrôlé (c’est à dire utilisé et géré) par une DDAF doit êtreinscrit à l’inventaire de la DDAF : le service gestionnaire doit se procurer les pièces justificatives ets’assurer que le bien n’est pas recensé au ministère de l’Ecologie et du Développement Durable.

Exemple :Un véhicule acquis par une DDAF et mis à la disposition d’un établissement public (ONF, IFN …)n’est pas recensé par la DDAF : il convient de s’assurer que ce véhicule est à l’inventaire del’établissement public.

Exemple :Un véhicule acquis par l’ex-DERF (Direction de l’espace rural et de la forêt) pour le compte du FondsForestier National (FFN) et utilisé par la DDAF est recensé par la DDAF : tous les véhicules dits« FFN » ont été recensés et valorisés dans le bilan d’ouverture de 2006.

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ANNEXE 3 :

Les particularités du plan de contrôle « parc immobilier »

Le plan de contrôle immobilier porte sur les éléments du patrimoine suivants : superficie utile,coefficient d’entretien, travaux immobilisables ; contrôle du bien par l’Etat ou un tiers, enfin,affectation du bien par MPA.

La justification des informations portées au TGPE à ces différents rubriques peut parfois êtreassez délicate. Le gestionnaire immobilier ou le responsable d’inventaire devra recourir auxméthodes appropriées pour pouvoir répondre à cette obligation.Les points suivants, qui concernent les seuls biens contrôlés par l’Etat, sont portés à voteattention :

La superficie utile : elle est en principe indiquée sur l’acte juridique relatif au bien ; à défaut, elledevra être mesurée par un géomètre-expert.

Le coefficient d’entretien, dont les définitions sont données dans le tableau ci-dessous, seraattribué au cours d’une visite des bâtiments. Il pourra utilement être conforté par des photos desparties les plus représentatives de l’état d’entretien de ces bâtiments, ou par la date des dernierstravaux de réhabilitation.

Etat d'entretien coefficient

Bon : construction n'ayant besoin d'aucune réparation 1.20

Assez bon : construction ayant besoin de petitesréparations

1.10

Passable : construction présentant, malgré un entretienrégulier, des défauts permanents dus à la vétusté, sansque ceux-ci compromettent les conditions élémentairesd’habitabilité

1

Médiocre : construction ayant besoin de réparations d’unecertaine importance, quoique localisées

0,90

Mauvais : construction ayant besoin de grossesréparations dans toutes ses parties

0,80

Les travaux immobilisables : il est rappelé que les montants à renseigner dans le STGPE sontdes montants de dépenses (mandatées ou ordonnancées) payées dans les applicationsACCORD ou NDL sur les différents chantiers. Ainsi, seuls les chantiers sur lesquels il y a eu despaiements sont concernés. Les gestionnaires ne doivent pas saisir de montant prévisionnel (exmontant d’autorisation d’engagement).

Sur cette notion, les documents suivants peuvent être consultés :- « Le guide du gestionnaire immobilier », qui se trouve sur l’intranet du ministère ;- « Les travaux immobilisables », document de la DGI (Bureau F3) du mois de mai 2005 ;- « Les travaux immobilisables », précisions complémentaires au module du gestionnaire etrelatives à l’opération 2005, document de la DGCP/FCE/Bureau 7A du 13 mai 2005.

Sous-direction de la logistique et du patrimoine NOTE...

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