Sommaire - INU Champollion

Schéma Directeur du Numérique | Sommaire 2

SCHEMA DIRECTEUR DU NUMERIQUE1 Sommaire SOMMAIRE ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2

1. CONTEXTE ET OBJECTIF DE LA DEMARCHE-------------------------------------------------------------------------------- 3

2. UN EXISTANT A LA CROISEE DES CHEMINS -------------------------------------------------------------------------------- 4

2.1 LE SYSTEME D’INFORMATION DE GESTION ET DE PILOTAGE ---------------------------------------------------------------------- 4 2.2 LE NUMERIQUE POUR LA PEDAGOGIE ---------------------------------------------------------------------------------------------- 4 2.3 BIBLIOTHEQUE NUMERIQUE ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 2.4 ORIENTATION ET INSERTION PROFESSIONNELLE --------------------------------------------------------------------------------- 5 2.5 SERVICES NUMERIQUES ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 5

3. UNE STRATEGIE NUMERIQUE TOURNEE VERS LA FORMATION, LA RECHERCHE ET LE SOUTIEN AUX METIERS DE L’ETABLISSEMENT. ------------------------------------------------------------------------------------------------- 6

4. LE PORTEFEUILLE DES PROJETS ---------------------------------------------------------------------------------------------- 7

P1- Système d’information de gestion et de pilotage ---------------------------------------------------------------------------- 8 P2 - Pilotage du système d'information -------------------------------------------------------------------------------------------- 14 P3 - Soutien À la formation ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 17 P4 - Accès aux contenus et services numÉriques --------------------------------------------------------------------------------- 21 P5 - Intégration à la politique numÉrique de l’UFTMP ------------------------------------------------------------------------ 24 P6 - Bibliothèque numérique --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 27 P7 - Architecture, systèmes et réseaux --------------------------------------------------------------------------------------------- 30

5. PARTENARIATS ET MUTUALISATIONS : DES LEVIERS DE DEVELOPPEMENT INDISPENSABLES --------- 35

6. UNE ADAPTATION NECESSAIRE DE L’ORGANISATION POUR LA MISE EN ŒUVRE DE CE SCHEMA ------- 36

6.1 PILOTER LA MISE EN ŒUVRE DU SDN ------------------------------------------------------------------------------------------- 36 6.2 ORGANISATION EN PROJETS ET RENFORCEMENT DE LA MAITRISE D’OUVRAGE ------------------------------------------------- 36 6.3 DEVELOPPER ET ACCOMPAGNER LES USAGES ----------------------------------------------------------------------------------- 37 6.4 CONSOLIDER LES FONDAMENTAUX ---------------------------------------------------------------------------------------------- 37

GLOSSAIRE --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 38

1 Numérique désigne ici la notion de système d’information, d’infrastructures, mais également les services, les contenus numériques et les usages.

Schéma Directeur du Numérique | 1. Contexte et objectif de la démarche 3

1. Contexte et objectif de la démarche Le numérique est aujourd’hui un enjeu majeur pour les universités. La localisation de l’INU Champollion, son caractère multi-sites, ses moyens humains et financiers limités en font un levier incontournable de son développement. Le contrat quinquennal 2011-2015 de l’établissement indiquait comme prioritaire la réalisation d’un schéma directeur du numérique, capable d’impulser une stratégie et d’en permettre le pilotage et la programmation pluriannuelle. Après avoir défini sa stratégie globale et construit son projet, ce premier schéma directeur du numérique a pour but de définir la stratégie numérique de l’INU en appui et en cohérence avec le volet établissement du contrat de site pour les cinq années à venir. À partir de l’existant il fixe les axes, programmes et projets de développement du système d’information. Il n'a pour autant pas l’ambition de définir un cadre trop rigide ou un catalogue exhaustif des projets à réaliser, mais d’initier une démarche qui a vocation à se poursuivre dans la durée. Nouvelle démarche dans la fixation des objectifs à atteindre mais aussi dans le changement des pratiques, l’organisation en projets et le renforcement de la maitrise d’ouvrage. Les objectifs de ce schéma directeur du numérique sont :

Partager une vision commune au sein de l’établissement de la stratégie numérique ; Favoriser la transversalité : le numérique comme moyen de réflexion commune et

d’amélioration des processus et du pilotage de l’établissement ; Structurer le pilotage des projets afin d’éviter un développement hétéroclite du

numérique au sein de l’établissement ; Renforcer l’identité numérique du nouvel Institut National Universitaire Jean-François

Champollion et participer ainsi à son attractivité ; Participer à l’évolution de la qualité des formations et proposer de nouvelles modalités

pédagogiques ; Identifier / faire émerger les projets de l’établissement et identifier les personnes

ressources ; Mettre en place une gouvernance du numérique intégrant l’arbitrage budgétaire ;

Ce travail se finalise juste après la réalisation du schéma directeur du numérique de la COMUE, Université Fédérale de Toulouse Midi-Pyrénées. Ce mouvement synchrone a permis la mise en cohérence des stratégies, la mutualisation des efforts et l’optimisation des ressources.

Schéma Directeur du Numérique | 2. Un existant à la croisée des chemins 4

2. Un existant à la croisée des chemins L’INU Champollion est un établissement jeune. Ses effectifs et ses moyens le classent parmi les petites structures. Il n’en a pas moins l’obligation de couvrir l’ensemble des missions dévolues aux EPSCP et d’offrir à ses usagers les mêmes services numériques. La forte évolution de ses effectifs étudiants, la volonté d’inscrire ses actions en cohérence avec le territoire et la politique de site ainsi que la transformation numérique conduisent l’INU à un tournant stratégique.

2.1 Le système d’information de gestion et de pilotage

Le système d’information de gestion de l’INU s’appuie sur le progiciel de gestion intégré édité par l’Association Cocktail. La convergence avec l’AMUE autour d’un projet commun de SI scolarité, la refonte de l’ensemble des applications de la sphère financière pour mettre en œuvre le décret sur la Gestion Budgétaire et Comptable Publique vont transformer le Système d’Information et avoir une incidence sur les processus de gestion de l’établissement. L’établissement bénéficie d’une bonne couverture fonctionnelle des applications de gestion. Elle pourra être renforcée en investissant de nouveaux domaines métiers et de nouvelles briques applicatives du progiciel. Il s’agira notamment de la gestion et du suivi des charges d’enseignement ou de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Carrières. À la périphérie de cette couverture applicative subsistent des processus métiers non formalisés ou dématérialisés (ordre de missions, factures, conventions, dossier de candidatures pour des formations). La gestion automatisée des processus administratifs et la dématérialisation constitueront une priorité et une évolution majeure des processus de gestion. Bien que des actions aient été entamées pour supporter des fonctions de pilotage, le système d’information actuel pourrait être encore amélioré dans ce domaine (outils décisionnels, indicateurs de performance). Ce point sera un des projets d’évolution du SI actuel.

2.2 Le numérique pour la pédagogie

L’INU Champollion a tôt dans son histoire, dès 2005 proposé des LMS et des services numériques en appui des enseignements. Ces initiatives n’ont pas toujours été coordonnées ou accompagnées et ont souvent conduit à une appropriation insuffisante des outils et services proposés. L’établissement a fait du soutien aux enseignements et aux initiatives pédagogiques intégrant le numérique une de ses priorités. Cela se traduira par de nombreux chantiers dans ce domaine à travers la mise en place de service de diffusion et de captation multimédia, de dynamisation des amphithéâtres, la création d’espaces de travail collaboratif et de pédagogie active ou la rénovation des plateformes d’apprentissage.

Schéma Directeur du Numérique | 2. Un existant à la croisée des chemins 5

La valeur ajoutée et le renforcement de l’usage du numérique dans les formations viendront aussi de l’effort apporté dans l’accompagnement à l’utilisation des outils et le soutien aux initiatives des enseignants. L’INU s’est pour cela doté d’un poste d’ingénieur en technologie de la formation et d’un technicien audiovisuel.

2.3 Bibliothèque numérique

Dans ce domaine, des avancées importantes ont eu lieu au cours des dernières années en particulier grâce à la mise en œuvre d’un portail documentaire Champothek. Cependant, des évolutions fortes sont à mettre en œuvre, qu’il s’agisse du déploiement d’un nouveau système de gestion des bibliothèques mutualisé pour les établissements du site permettant à la fois la recherche documentaire et la gestion des bibliothèques ou bien de faciliter, profiler et optimiser l’accès aux ressources numériques.

2.4 Orientation et insertion professionnelle

Dans ce domaine, l’offre numérique de l’INU se limite à la gestion des conventions de stage. Des efforts sont à réaliser avec l’intégration au système d’information de l’établissement de cette gestion et le déploiement de nouveaux services à destination des anciens étudiants ou de publication d’offres d’emplois et de stages.

2.5 Services numériques

L’Environnement Numérique de Travail constitue le point d’accès à l’ensemble des services numériques. S’il est très utilisé, son utilisation reste pauvre au regard du nombre de services proposés et de leur utilisation effective. C’est ce que montre l’enquête réalisée en 2015 auprès des usagers sur le site web institutionnel et l’ENT. Une évolution sur le fond est nécessaire pour proposer des services mieux adaptés aux besoins des utilisateurs (emploi du temps, CROUS, édition en ligne et partage de documents, notamment) mais aussi sur la forme avec une ergonomie et un design retravaillé compatible avec les terminaux mobiles et respectant les standards d’accessibilité. Cette attente sur la forme touche aussi le site web institutionnel qui fera l’objet d’une refonte. Les outils de bureau numérique (messagerie, agenda, partage de documents, sondages, etc.) vont aussi bénéficier d’une évolution majeure avec le remplacement de l’actuel outil de webmail et d’agenda par pour les membres de l’UFTMP. Ce service doit permettre d’améliorer le travail collaboratif intra et inter établissements et de renforcer l’usage du mail institutionnel.

Schéma Directeur du Numérique | 3. Une stratégie numérique tournée vers la formation, la recherche et le soutien aux métiers de l’établissement.

6

3. Une stratégie numérique tournée vers la formation, la recherche et le soutien aux métiers de l’établissement. L’INUC a formalisé son projet et sa stratégie dans le volet établissement du contrat de site. Il a défini ses axes stratégiques :

Une offre de formation distribuée et diversifiée ; Une recherche qui s’affirme et s’inscrit dans l’Université fédérale ; L’ouverture et le rayonnement de l’Institut ; Une gouvernance et un pilotage renforcés.

La stratégie numérique vient en appui de cette stratégie globale. Elle vise à soutenir les fonctions support (scolarité, comptabilité et finances, ressources humaines ou pilotage) mais aussi et surtout les fonctions qui sont le cœur de métier de l’INU : la formation initiale et continue, la recherche scientifique et technologique, la diffusion et la valorisation de ses résultats, l'orientation et l'insertion professionnelle, la diffusion de la culture et l'information scientifique et technique. Elle a été bâtie autour de quatre axes :

Consolider et développer les systèmes d’information de gestion et de pilotage Développer et faciliter l'accès aux contenus et aux services Soutenir les enseignements et les initiatives pédagogiques Faire évoluer et adapter l'infrastructure aux besoins futurs

Schéma Directeur du Numérique | 4. Le portefeuille des projets 7

Cette stratégie se décline d’un point vue opérationnel en sept programmes qui regroupent une quarantaine de projets de développement du SI.

P1. SI Gestion et de pilotage

Répondre aux besoins de gestion et de pilotage de l’INU. Ex : Passage à la GBCP, mise en place d’un outil décisionnel de pilotage.

10 projets

P2 - Pilotage du système d'information

Donner à la gouvernance et aux acteurs une visibilité sur la politique numérique et les services de l’établissement. Ex : Définition d’un schéma directeur, d’une Politique de Sécurité des Systèmes d’Information.

3 projets

P3 - Soutien à la formation

Doter l’établissement des infrastructures et services numériques nécessaires aux enseignements et à l’innovation pédagogique. Ex : Gestion unifiée des emplois du temps, développement de la plateforme et des usages du E-Learning.

6 projets

P4 - Accès aux contenus et services numériques

Développer les usages du numérique au sein de l’INU grâce à ̀la mise à disposition des services et leur accessibilité. Exemples : Nouvelles versions de l’ENT et site internet compatibles avec les terminaux mobiles.

3 projets

P5 - Intégration à la politique numérique de site de l'UFTMP

Intégrer les projets numériques de la comue. Ex : Intégration de l’INU à l’annuaire LDAP fédéral, déploiement de l’outil collaboratif SCOUT

4 projets

P6 - Bibliothèque numérique

Mettre à disposition le patrimoine documentaire de l’INUC Ex : accès profilé ou accès distants aux ressources numériques du SCD, SGBM

4 projets

P7 - Architecture, systèmes et réseaux

Doter l’INU d’une infrastructure adaptée à ses besoins actuels et futurs Ex : Renouvellement de l’infrastructure, développement des réseaux

8 projets

4. Le portefeuille des projets

P1 – Système d’information de gestion et de pilotage


P1- SYSTEME D’INFORMATION DE GESTION ET DE PILOTAGE Ce programme vise à accompagner les métiers dans l’évolution de l’INU Champollion en consolidant le système d’information de gestion et en répondant aux besoins nouveaux de gestion et de pilotage. Il comprend 10 projets :

P1-1 Mettre en œuvre un système d’information d’aide à la décision ; P1-2 Déployer le nouveau système d’information de gestion de la scolarité ; P1-3 Permettre les inscriptions pédagogiques en ligne ; P1-4 Déployer un outil de gestion et de dématérialisation des charges d'enseignement ; P1-5 Dématérialiser les candidatures en master et en licence professionnelle ; P1-6 Intégrer les nouvelles applications financières de la GBCP ; P1-7 Dématérialiser la gestion des congés des personnels BIATSS ; P1-8 Dématérialiser la gestion des fiches de postes et des entretiens professionnels ; P1-9 Déployer un module de gestion des stages et des offres de stages ; P1-10 Mettre en œuvre une solution de gestion des anciens diplômés intégrant banque d’offres

d’emplois.



Projet P1-1 – Mettre en œuvre un système d’information d’aide à la décision

Contenu du projet Valeur ajoutée du projet

L’objectif du projet décisionnel est d’améliorer le pilotage et la remontée d'information à tous les niveaux. L’INU Champollion doit se doter de moyens et d’outils pour piloter sa performance et ses activités.

Le périmètre fonctionnel est à définir. Il inclut les indicateurs à destination de la tutelle et des partenaires de l’établissement.

Une première étude d’analyse des besoins de pilotage et de reporting doit être menée en amont du projet ainsi qu’une analyse de l’existant

Bénéfices qualitatifs

Le pilotage stratégique Le partage des informations et la maîtrise de la

visibilité des données Le pilotage opérationnel (finance, RH...)

Bénéfices quantitatifs Des gains en jours hommes dédiés au reporting

Economies financières

Economies financières sur l’existant : Oui Economies financières sur le futur : Oui

Démarche et calendrier Alignement stratégique

Ce projet se décompose en plusieurs étapes: 1. Réalisation d’une analyse de l'existant et une étude

d’opportunité et de faisabilité et évaluation des scénarios de mise en œuvre

2. Mise en œuvre du scénario retenu

Contribution à la stratégie

Axe 1 : Consolider et développer les systèmes d’information de gestion et de pilotage : Forte

Complexité métier Forte

Complexité technique Moyenne

P1-2 Déploiement du nouveau système d’information de gestion de la scolarité


L’objectif et le calendrier du projet ont évolué au regard du nouveau contexte de rapprochement entre l’AMUE et Cocktail autour d’un projet commun de scolarité (PC-SCOL)

Initialement destiné à remplacer le SI Scolarité vieillissant et en fin de maintenance par la nouvelle suite d’applications « SVE » proposée par l’association Cocktail, ce projet vise aujourd’hui à la participation aux spécifications et au déploiement à terme du nouveau projet commun.


Intégration des (nouveaux) actes réglementaires concernant la scolarité

La participation aux spécifications permet la prise en compte de besoins spécifiques

Evolution technologique, applications web

Bénéfices quantitatifs

Des gains potentiels en jours hommes dédiés à la gestion de la scolarité

Des gains en termes de jours hommes dédiés à la maintenance/compatibilité des postes de travail avec les anciennes applications


Economies financières sur l’existant : Non Economies financières sur le futur : Oui


Ce projet se décompose en plusieurs étapes et s’étend de 2017 à 2024, date à laquelle tous les établissements auront migré.





Non planifié à date

2015 2016 2017 2018 2019 2020

2015 2016 2017 2018 2019 2020



P1-3 Permettre les inscriptions pédagogiques en ligne


Les inscriptions pédagogiques sont un processus de gestion lourd non dématérialisé dans l’établissement. Le report de l’évolution de la suite d’applications de scolarité à l’horizon 2020-2024 avec le projet PC-SCOL conduit l’établissement à anticiper cette échéance en étudiant la mise en œuvre d’un outil dans l’intervalle.

Le module IP Web de la sphère SCOLARITE Cocktail est un module web externe, reposant entièrement sur ScolPedagogie qui permet aux étudiants de préciser leurs choix de parcours spécialisés et/ou d'options. Et ce durant la période prédéfinie par la scolarité selon le ou les diplômes auxquels ils sont inscrits.


Qualité de services offerts aux étudiants (inscription par internet, diminution des files d’attente aux UE)

Simplification, uniformisation et accélération les processus d’inscriptions;

Processus dématérialisé.


Des gains en jours hommes dédiés à la saisie des inscriptions et à l’organisation des inscriptions pédagogiques ;

Raccourcissement des délais de mise à jour du SI.




Etude sur 2017. Passage en production en fonction de la faisabilité à la rentrée 2017 ou 2018


Axe 1 : Consolider et développer les systèmes d’information de gestion et de pilotage : Moyen

Axe 2 : Développer et faciliter l'accès aux contenus et aux services : Forte

Complexité métier Moyenne


P1-4 Gestion dématérialisée des charges d'enseignement


L’objectif du projet est le déploiement du module PECHE du PGI Cocktail de gestion des charges et services d'enseignement. Il permet la liaison entre l’offre de formation, les charges d’enseignement et la gestion du potentiel d’enseignement et des heures complémentaires d’enseignement associées pour : Faciliter la gestion des services d’enseignement

(évaluation du potentiel théorique, affectation, etc...), Vérifier la validité des services (réglementation RH,

règles locales, etc...). Projet complexe et transverse incluant 3 services support

les départements, les Enseignants/Chercheurs et les vacataires.


Pilotage des prévisions du coût de l’offre de formation en termes de charge d’enseignement ;

Dématérialisation du processus de gestion des charges et services ;

Harmonisation et formalisation des processus de répartition des services gérés par les composantes.


Des gains en jours hommes grace à la dématérialisation et l’automatisation de la gestion des charges d’enseignement.




Projet commencé en avril 2016. En phase de test pour un passage en production septembre

2017




Complexité technique Faible

2015 2016 2017 2018 2019 2020

2015 2016 2017 2018 2019 2020



P1-5 Dématérialiser les candidatures en master et en licence professionnelle


Le projet a pour but la mise en œuvre d’une application de dématérialisation des candidatures en master et licence professionnelle qui accompagne le candidat depuis la création de son dossier en ligne jusqu'à son inscription dans l’établissement. Elle doit permettre aux gestionnaires de gérer la campagne de candidatures (ouverture, pièces, décisions, notification, listes complémentaires, etc.).


Simplification et accélération les processus de candidature ;

Uniformisation des modalités et de la gestion des candidatures pour toutes les formations ;

Processus dématérialisé.


Gain de temps pour les scolarités.(gestion des dossiers, des relaces et des jurys)




Etude au premier semestre 2017 pour déploiement sur une ou deux formations pilotes pour les candidatures 2017-2018.


Axe 1 : Consolider et développer les systèmes d’information de gestion et de pilotage : Moyenne

Axe 2 : Développer et faciliter l'accès aux contenus et aux services : Moyenne



P1-6 Intégrer les nouvelles applications mettant en œuvre la GBCP


L’objectif du projet est le déploiement des nouvelles applications de l’association Cocktail mettant en œuvre la nouvelle réglementation "Gestion Budgétaire et Comptable Publique" issue du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012.

La refonte touche l’ensemble des applications de la sphère financière du PGI et certaines applications ayant un impact budgétaire (RH et paye, inscriptions).


Mise en conformité avec le décret GBCP Bénéfices liés à l’application de la GBCP :

meilleure appréciation de la soutenabilité budgétaire et suivi pluriannuel.

Bénéfices quantitatifs Non




Etude et tests sur le second semestre 2016. Passage en production en janvier 2017





2015 2016 2017 2018 2019 2020

2015 2016 2017 2018 2019 2020



P1-7 Dématérialiser la gestion des congés des personnels BIATSS


La gestion des congés est basée sur des fiches individuelles cartonnée. L’objectif du projet est le déploiement d’une application de gestion des congés, des RTT et des temps partiels qui présente les fonctionnalités suivantes : Demande de congés ou absences par l'utilisateur et

validation par sa hiérarchie. Accès permanent pour l'utilisateur à ses propres données. Lecture d'un calendrier collectif des absences. Notification via la messagerie. Gestion possible du compte épargne temps (CET)


Simplification et harmonisation de la gestion entre les campus;

Processus dématérialisé. Suivi et pilotage des congés


Des gains en jours hommes sur la gestion grâce à la dématérialisation;




Déploiement de l’application en test sur un service en septembre 2015

Généralisation à l’ensemble des services et campus sur l’année 2015-2016



Complexité métier Faible


P1-8 Dématérialiser la gestion des fiches de postes et des entretiens professionnels


L’objectif du projet est le déploiement du module FEVE de la sphère RH du PGI Cocktail. Cet outil dédié à la gestion des compétences permet en particulier la gestion des fiches de poste, la répartition des activités par actions LOLF, ainsi que la gestion et la formalisation des entretiens professionnels et de formation des agents d'un établissement.


Pilotage de répartition des ETP, par service, fonction SILLAND et destination LOLF ;

Historisation des fiches de postes et des personnes ayant occupé ces fonctions ;

Recueil automatisé des besoins en formation pour établir le plan de formation.


Des gains en jours hommes liés à la simplification et l’accélération des processus d’entretien ou de recrutement;




L’objectif est de tester la solution sur l’année 2017-2018 pour un passage en production lors de la campagne d’entretiens professionnels 2018.


Axe 1 : Consolider et développer les systèmes d’information de gestion et de pilotage : Moyenne



2015 2016 2017 2018 2019 2020

2015 2016 2017 2018 2019 2020



P1-9 Déployer un module de gestion des stages et des offres de stages


L’objectif du projet est de suivre les stages des étudiants via une application intégrée au SI scolarité de l’établissement. Egalement que les entreprises puissent déposer les offres de stage en ligne.

Dématérialisée les conventions de stage L’établissement dispose d’un outil de gestion des

conventions de stages mais totalement distinct du SI. L’association cocktail propose un outil de dématérialisation

des conventions de stages intégré au SI. Cette application gère les stages ainsi que les conventions mais ne propose pas d’interface pour le dépôt des offres de stage de la part des entreprises ou des tiers


Pilotage des prévisions du coût de l’offre de formation en termes de charge d’enseignement,

Dématérialisation du processus de gestion des charges et services

Harmonisation et formalisation des processus de répartition des services gérés par les composantes


Des gains en termes de jours hommes dédiés à la dématérialisation et l’automatisation des processus de gestion




Etude d’opportunité à mener.





P1-10 Mettre en œuvre une solution de gestion des anciens diplômés intégrant une banque d’offres d’emplois.

Contenu du projet Valeur ajoutée du projet L’objectif du projet est le déploiement d’une solution

logicielle de gestion et de services pour les anciens étudiants de l’établissement. Les fonctionnalités attendues sont : Annuaire (coordonnées personnelles, professionnelles,

parcours professionnel, trombinoscope, CVtèque...) Offres d'emploi publiées par les entreprises (ou un

administrateur) ; Outils de communauté (chat, forum, agenda, actualité de

l'INUC...) ; Outils de suivi des anciens (statistiques détaillées, gestion

automatique des questionnaires de recensement annuel, mailing précis...) ;

Moteur évolué (recherche multicritères, phonétique...)


Développement d’un réseau des anciens diplômés

Facilité la communication et l’animation d’un réseau d’alumnis

Suivi des débouchés et de l’insertion des anciens étudiants

Bénéfices quantitatifs Effet possible sur la taxe d’apprentissage


Economies financières sur l’existant : Non Economies financières sur le futur : Non


Le projet sera précédé d’une phase d’étude des solutions existantes


Axe 1 : Consolider et développer les systèmes d’information de gestion et de pilotage : Moyen





2015 2016 2017 2018 2019 2020


2015 2016 2017 2018 2019 2020



P2 - PILOTAGE DU SYSTEME D'INFORMATION Ce programme a pour objet de donner à la gouvernance une aide à la décision et aux acteurs une visibilité sur la politique numérique et les services de l’établissement. Il s’articule autour de trois projets :

P2-1 Elaborer un schéma directeur du numérique ; P2-2 Mettre en place une Politique de Sécurité du Système d’Information (PSSI) ; P2-3 Constituer, publier et exploiter le catalogue de service de la DSIUN.



P2-1 Elaborer un schéma directeur du numérique


Le projet vise à formaliser et à structurer la mise en œuvre de la stratégie numérique de l’INU dans un schéma directeur.

Son élaboration en articulation avec celui de la COMUE est un objectif de l’INU Champollion inscrit au volet établissement du contrat de site pour 2016.


Vision commune de la stratégie numérique et organisation d’une gouvernance;

Structurer le pilotage des projets afin d’éviter un développement hétéroclite du numérique au sein de l’établissement ;

Identifier / faire émerger les projets de l’établissement et identifier les personnes ressources ;


Optimisation et focalisation des moyens financiers et humains sur les priorités institutionnelles.

Diminution des coûts RH en lien avec la diminution des incidents techniques

Economies financières Économies financières sur le futur : faible


Livrable fin 2016

Contribution à la stratégie Forte : définition de la stratégie numérique


Complexité technique Forte

P2-2 Mettre en place une Politique de Sécurité du Système d’Information (PSSI)


Le projet vise à contribuer et mettre en œuvre dans l’établissement la Politique de Sécurité des Systèmes d’Information (PSSI) de site en favorisant une mise en conformité progressive vis-à-vis de la PSSI de l’état (PSSIE) et la protection du potentiel scientifique et technique (PPST) :

Mise en œuvre d’une charte commune de sécurité des systèmes d’information en fonction des différentes populations d’utilisateurs ;

Harmonisation progressive des pratiques en termes de sécurité ;

Amélioration de la capacité de reprise d’activité suite à un incident de sécurité ;

Formation des personnels techniques et des utilisateurs.


Protection du potentiel scientifique et pédagogique de l’établissement.

Renforcement de la protection des données personnelles hébergées au sein du SI.

Réduction des risques juridiques et financiers des établissements.


Augmentation de la disponibilité des services numériques et des systèmes d’information associés.

Diminution des coûts RH en lien avec la diminution des incidents techniques (remise en état après incident, indisponibilité d’un service).



Mise en œuvre en 2017


Axe 4 : Faire évoluer et adapter l'infrastructure aux besoins futurs: Moyenne

Complexité métier Sans objet


2015 2016 2017 2018 2019 2020

2015 2016 2017 2018 2019 2020



P2-3 Constituer, publier et exploiter le catalogue de service de la DSIUN


L’objectif de ce projet est de constituer et publier un catalogue des services proposés par la DSIUN consultable par profil utilisateur (personnel, enseignant, étudiant, extérieur) organisé par thèmes.

Pour chaque service, l’utilisateur doit trouver : la description du service ; les modalités d'accès ; la disponibilité et l'engagement de la DSIUN ; les liens vers la documentation en ligne.


Offre et engagement de service clarifiés Progression dans la mise en œuvre d’une

démarche qualité des services numériques (ITIL)


Diminution des coûts RH techniques (Taches non cataloguées ou « surqualité »).



Mise en œuvre en 2017





2015 2016 2017 2018 2019 2020



P3 - SOUTIEN À LA FORMATION Ce programme vise à développer les infrastructures, les services numériques et le support nécessaires aux enseignements et favoriser l’innovation pédagogique. Il s’articule autour de cinq projets :

P3-1 Gérer de manière unifiée les emplois du temps ; P3-2 Renouveler le parc informatique des salles pédagogiques ; P3-3 Développer la plateforme LMS et les usages du E-Learning ; P3-4 Offrir des services de captation, gestion, diffusion d’objets multimédia2 ; P3-5 Créer de nouveaux espaces de pédagogie active et de travail collaboratif ; P3-6 Mettre en œuvre l’évaluation des formations et des enseignements.



P3-1 Gérer de manière unifiée les emplois du temps


Les emplois du temps ne sont actuellement pas saisis via les applications de gestion de la scolarité ou sur un outil commun : chaque département ou secrétariat de scolarité utilise un outil propre non relié au système d’Information (Solution d’agenda externe, tableurs, etc.)

Le projet vise à déployer une solution unique de gestion des emplois du temps permettant la diffusion dans l’ENT à chaque étudiant et enseignant d’une vision personnalisée.


Amélioration du service rendu aux étudiants et enseignants de l’établissement : publication d’emploi du temps personnalisé.


Amélioration du suivi et du taux d’occupation des salles d’enseignement ;

Amélioration du suivi des charges d’enseignement ;

Diminution des erreurs de réservation.




.


Axe 3 : Soutenir les enseignements et les initiatives pédagogiques : Moyenne



P3-2 Renouveler le parc informatique des salles pédagogiques


Le projet vise à remplacer les postes de travail de l’ensemble des salles informatiques pédagogiques sur les trois campus de l’Institut. Les postes actuels ont été acquis de 2007 à 2010 pour les plus récents.

Le projet prévoit la mise en place d’un plan pluriannuel d’investissement sur trois ans visant à remplacer 350 ordinateurs.

Bénéfices qualitatifs Qualité des enseignements


Diminution du nombre d’incidents et d’interventions en salles pédagogiques




Plan pluriannuel d’investissement 2015-2017.



Axe 3 : Soutenir les enseignements et les initiatives pédagogiques : Moyenne




2015 2016 2017 2018 2019 2020

2015 2016 2017 2018 2019 2020



P3-3 Développer la plateforme LMS et les usages du E-Learning


Le projet s’articule autour de deux axes : Avec le recrutement d’un ingénieur techno-pédagogique, il

vise à développer les usages des plateformes en organisant l’accompagnement, le support et la formation à la plateforme ;

Un volet de rationalisation et de mise à niveau des plateformes qui coexistent dans l’Institut pour laisser place à une seule plateforme Moodle 3.X.


Apport de fonctionnalités et ergonomie de la version à jour de Moodle ;

Accompagnement aux usages renforcé ;


Economie liée à la rationalisation autour d’une seule plateforme et des moyens humains et techniques pour la mise en œuvre et l’exploitation



(faibles)


Recrutement d’un ingénieur techno-pédagogique et migration des plateformes Moodle en 2016.



Axe 3 : Soutenir les enseignements et les initiatives pédagogiques : Forte



P3-4 Offrir des services de captation, gestion, diffusion d’objets multimédia

Contenu du projet Valeur ajoutée du projet Il s'agit d’organiser et favoriser la création et le cycle de vie

des objets multimédia, à destination des utilisateurs producteurs ou consommateurs d'objets multimédia. Les objets multimédia concernés seraient les images fixes et les vidéos utilisées pour la formation, la recherche, la diffusion des savoirs, la communication.

La première étape est de mettre en place les installations et le support à la création de vidéos (captation en amphithéâtre, studios fixe et mobiles) ;

Les fonctions ensuite à couvrir seront la collecte, le stockage, l'indexation et la recherche, la consultation / diffusion via une plateforme de l’INU ou mutualisée par l’UFTMP.

Ce projet s’appuiera sur le projet IDEX Creamooc pour la mise en place des installations et pourra s’adosser au projet P2-4 du SDN de l’UFTMP pour le cycle de vie des objets multimédia.


Accompagnement aux usages renforcé ; Augmentation de la qualité des ressources

partagées. Montée globale en compétences sur

l’audiovisuel ; Diminution du risque de pertes de données.


Vision uniforme quantitative de l’ensemble des productions.

Augmentation du nombre de ressources produites.




Installations de captation pour la rentrée 2016, déploiement de la plateforme sur le premier semestre 2017.






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P3-5 Créer de nouveaux espaces de pédagogie active et de travail collaboratif


Ce projet vise à moderniser les espaces d’apprentissage en créant des lieux au sein de l’établissement favorisant le travail collaboratif, la pédagogie par projet ou le téléenseignement.

Le projet IDEFI FORMES a permis la création de deux salles de pédagogie active sur le campus d’Albi à la rentrée 2016.

Le développement de ces espaces se poursuivra dans le cadre du CPER qui prévoit la création d’un nouveau campus à Rodez, la création d’une maison du campus à Castres ou l’extension des locaux à Albi.


Rationaliser et moderniser les espaces Développer de nouveaux usages

d’apprentissage

Bénéfices quantitatifs Sans objet.




Création de deux salles à la rentrée 2016. Aménagement de nouveaux espaces dans les nouveaux

locaux selon calendrier et financements CPER





P3-6 Mettre en œuvre l’évaluation des formations et des enseignements


Le projet a pour but la mise en œuvre d’un outil permettant l’évaluation des formations et des enseignements par les étudiants. Il s’agît d’un objectif inscrit au volet établissement du contrat de site pour 2018.

Il s’agira de permettre l’export de l’offre de formation et des inscriptions vers la plateforme LMS et d’y proposer un questionnaire d’évaluation systématique.


Amélioration des formations Connaissance et amélioration Induit : développement de l’usage de la

plateforme LMS.


Processus automatisé et dématérialisé : économie RH;




Etude et mise en œuvre sur l’année universitaire 2017-2018 pour déploiement à la rentrée 2018.






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IDEFI

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CPER



P4 - ACCES AUX CONTENUS ET SERVICES NUMÉRIQUES Ce programme vise à développer les usages du numérique au sein de l’INUC grâce à̀ la mise à disposition des services et leur accessibilité. Il s’articule autour de trois projets :

P4-1 Nouvelle version de l’Environnement Numérique de Travail ; P4-2 Dématérialisation et Gestion Electronique de Documents ; P4-3 Nouvelle version du site internet institutionnel.



P4-1 Déployer une nouvelle version de l’Environnement Numérique de Travail


Le projet vise à déployer une nouvelle version de l’Environnement Numérique de Travail basée sur le socle Esup Portail. La version actuelle a été mise en ligne à la rentrée 2012. Cette nouvelle version doit répondre aux attentes des utilisateurs (personnels et étudiants) formulées lors de l’enquête réalisée en juin 2015 : Nouveau design et meilleure ergonomie ; Compatibilité avec les terminaux mobiles ; Nouveaux services : emplois du temps, CROUS, offres de

stages…


Amélioration de l’expérience utilisateur (ergonomie, terminaux mobiles) ;

Amélioration de l’offre de services offerte aux étudiants et personnels de l’établissement.


Fréquentation de l’ENT et des services associés, de la messagerie institutionnelle.




Objectif de mise en exploitation à la rentrée 2018.





P4-2 Dématérialisation et Gestion Electronique de Documents


Le projet qui sera initiée par une étude devra à terme permettre : De changer ou d’asseoir et généraliser la solution de

gestion électronique de documents pour collecter, indexer, stocker, diffuser et partager les documents d’activité de l’établissement ;

De l’interfacer avec une solution de dématérialisation des processus ou les logiciels de gestion pour y intégrer les documents d’activité papier ;

De l’interfacer à terme avec un système d’archivage électronique.


Sécurisation du stockage et de l’archivage de la production documentaire de l’Institut ;

Dématérialisation de processus ; Facilité d’accès et de circulation des

documents.

Bénéfices quantitatifs Nombre de document d’activité dématérialisés








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P4-3 Nouvelle version du site internet institutionnel.


Le projet vise à déployer une nouvelle version de site internet institutionnel de l’établissement. La version actuelle a été mise en ligne en 2010. Cette nouvelle version doit répondre aux attentes formulées lors de l’enquête réalisée en juin 2015 : Nouveau design et meilleure ergonomie ; Compatibilité avec les terminaux mobiles ; Accès par profil. Accessibilité pour les personnes en situation de handicap


Amélioration de l’expérience utilisateur (ergonomie, terminaux mobiles) ;

Mise en conformité avec le RGAA ; Amélioration de l’offre de l’information offerte

en fonction du profil du visiteur ; Bénéfice sur l’image de l’Institut ; Sécurisation de la plateforme qui héberge le

nouveau site.


Hausse de la fréquentation. La qualité et la pertinence de l’information

doivent réduire le nombre de demandes d’information et le coût RH induit.




Projet 2017. Objectif de mise en exploitation à la rentrée 2017 ou début

2018.





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P5 - Intégration à la politique numérique de site de l’UFTMP


P5 - INTEGRATION A LA POLITIQUE NUMÉRIQUE DE L’UFTMP Ce programme vise à intégrer l’offre de services de l’université Fédérale de Toulouse Midi-Pyrénées. Il comprend quatre projets dont le premier, l’intégration des personnels et étudiants de l’Institut à l’annuaire fédéral, constitue un prérequis à l’accès à d’autres services tels que le SCOUT :

P5-1 Intégrer l’annuaire LDAP Fédéral de l’UFTMP ; P5-2 Déployer l’outil de bureau numérique de l’UFTMP (SCOUT)2 ; P5-3 Publier l’offre de formation vers le portail régional de l’UFTMP2 ; P5-4 Intégrer la nouvelle carte MUT.



P5-1 Intégration à l’annuaire LDAP Fédéral de l’UFTMP


Le projet a pour finalité d’intégrer les personnels et étudiants à l’annuaire LDAP de l’UFTMP de sorte qu’ils puissent accéder via l’authentification sur le service d’authentification de la COMUE aux services mutualisés.

Le projet consiste en la mise en place d’un export automatisé de fichiers contenant personnels, étudiants, groupes, listes de diffusion et comptes techniques ainsi que d’un serveur d’authentification.

Les mots de passe des utilisateurs ne font pas partie de l’export. L’authentification s’effectuant sur un serveur LDAP local via l’annuaire.


Authentification sur le CAS de l’UNR et accès aux services et informations de l’UFTMP.


Automatisation des processus d’alimentation de l’annuaire UNR à partir du référentiel des personnes.




Intégration et tests d’authentification réalisés fin 2016. Exploitation début 2017.





P5-2 Déployer l’outil de bureau numérique de l’UFTMP (SCOUT)


Projet inscrit au schéma directeur de l’UFTMP (P3-5). Il s’agit de déployer la nouvelle interface de l’outil

collaboratif SCOUT pour s’intégrer à la politique numérique de site, bénéficier de services mutualisés, améliorer la communication entre groupes de travail interuniversitaires et renforcer l’usage du mail institutionnel.

Les services offerts : mail établissements et mail univ-toulouse.fr, messagerie instantanée, agendas partageables, édition collaborative de documents, synchronisation avec les équipements mobiles.

Projet ayant comme prérequis, l’intégration à l’annuaire de l’UFTMP réalisé fin 2016. Il prévoit la migration des messageries vers la COMUE.


Amélioration de l’offre de services offerte aux étudiants et personnels de l’établissement

Optimisation des processus de travail collaboratif inter-établissement par l’utilisation d’un même outil.

Fourniture à l’ensemble des personnels du site d’une adresse en univ-toulouse.fr.


Délégation à l’UFTMP et à son prestataire de l’exploitation et de la maintenance du service



(faibles)


Intégration à l’annuaire fédéral fin 2016, déploiement de l’outil premier semestre 2017 aux personnels, puis migration progressive des boites de messagerie sur l’année universitaire 2017-2018





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P5-3 Publier l’offre de formation vers le portail régional de l’UFTMP


Il s'agit de mettre en place l’export de l’offre de formation portail de diffusion de l’offre de formation de l'UFTMP, destiné aux étudiants et futurs étudiants nationaux et internationaux, aux entreprises, aux centres d’orientation professionnelle.

Ce portail permettra : de cartographier et de tenir à jour les formations des

établissements, de rechercher des formations et d'accéder à leurs

caractéristiques, de localiser les formations sur une carte de la Région.

Techniquement il s’agit d’exporter l’offre au format cdm-fr vers un CMS local répliqué à la COMUE.


Publication et valorisation de l’offre de formations de l’INU sur le portail fédéral ;

Plusieurs moyens pour les étudiants d’accéder aux formations qui les intéressent (cartographie, moteurs de recherche, listes) ;

Une visibilité accrue au niveau régional, national et international des formations de l’établissement.


Formations de l’INU Champollion au format cdm-fr et à la description homogénéisée avec celles des autres membres de l’UFTMP.




En exploitation à la rentrée 2015.





P5-4 Intégrer la nouvelle carte MUT


Pour intégrer de nouveaux servies (Tisseo, Vélo Toulouse, etc.) à la carte, la COMUE a initié un changement de technologie courant 2015 pour supporter ces évolutions. Le projet consiste à intégrer cette nouvelle carte et certains des services associés : Paiement en ligne pour le CROUS (IZLY), Authentification sur tous les copieurs de l’établissement Contrôle d’accès à terme.


Une seule carte pour tous les services de l’établissement : CROUS, impressions, accès aux bâtiments ;

Carte utilisable pour certains services dans d’autres établissements de l’UFTMP.

Bénéfices quantitatifs Réduction du coût des cartes




En exploitation à la rentrée 2015.





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P6 - BIBLIOTHEQUE NUMERIQUE L’objectif de ce programme est de mettre en valeur, d’améliorer et de faciliter l’accès aux ressources documentaires électroniques de l’Institut. Il s’articule autour de quatre projets, dont trois en appui à la stratégie numérique de site de l’UFTMP :

P6-1 Permettre un accès profilé aux ressources numériques dans l’ENT ; P6-2 Permettre un accès distant à l’ensemble des ressources numériques du SCD2 ; P6-3 Mettre en œuvre une solution de suivi des ressources en lignes2 ; P6-4 Mettre en œuvre le Système de gestion de bibliothèque mutualisé de l’UFTMP2.

2Projets inscrits au schéma directeur de l’UFTMP



P6-1 Permettre un accès profilé aux ressources numériques dans l’ENT


L’objectif de ce projet est de permettre un accès profilé pour les étudiants en fonction de leur discipline d’enseignement et pour les personnels aux ressources électroniques documentaires de l’établissement via l’Environnement Numérique de Travail.


Meilleure visibilité des ressources sélectionnées, acquises ou produites par l’établissement,

Amélioration des modalités d’accès aux ressources électroniques,

Intégration accrue avec l’ENT

Bénéfices quantitatifs Hausse des consultations des ressources




Réalisation et en exploitation depuis la rentrée 2015.





P6-2 Permettre un accès distant à l’ensemble des ressources numériques du SCD


Projet inscrit au schéma directeur de l’UFTMP (P4.3).

Le projet a pour finalité de permettre d'accéder de manière simple à distance aux ressources électroniques auxquelles un étudiant, un enseignant/chercheur, un agent a droit.

Il s'agit pour cela de mettre en place une solution unique de

type reverse proxy pour l'ensemble du site accessible à l'aide d'un système d'authentification unique.

Le projet démarre par une l’étude commune au projet

référentiel / authentification à réaliser dès que possible.


Faciliter l'accès à l'information (une seule authentification) ;

Être plus réactif sur les usages abusifs (téléchargement massif) ;

Permettre une meilleure analyse des consultations des abonnements payants (en lien avec le projet P6-3 Mettre en œuvre une solution de suivi des ressources en lignes).

Bénéfices quantitatifs Une seule plate-forme technique à gérer.



(faibles)


Lancement de l’étude fin 2016 par l’UFTMP. Mise en œuvre en 2017 en fonction des résultats de l’étude.





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P6-3 Mettre en œuvre une solution de suivi des ressources en lignes


Projet inscrit au schéma directeur de l’UFTMP (P2.3). Mettre en œuvre de la solution Open source EZPAARSE

permettant de mesurer finement l'activité de consultation des ressources électroniques (abonnements établissements mutualisés, ressources électroniques payantes, ressources en Open Access) afin d'optimiser les dépenses en investissement en la matière pour l'établissement.


Meilleure connaissance des usages avec comparaison possible des usages entre ressources ou, pour une même ressource, entre établissements ;

Insertion dans un processus collaboratif y compris au niveau national et international.


Automatisation de la récupération des rapports et des analyses (gain en RH) ;

Rationalisation à terme des politiques d’abonnement (gains financiers).


Economies financières sur l’existant : Oui (faibles, plus de ressources pour le même budget)

Economies financières sur le futur : Oui (faibles, plus de ressources pour le même budget)


Lancement de l’étude en 2016 par l’UFTMP





P6-4 – Mettre en œuvre le Système de gestion de bibliothèque mutualisé de l’UFTMP


Projet inscrit au schéma directeur de l’UFTMP (P2.2). Il s'agit de mettre en œuvre pour l'UFTMP le SGBM dont le

projet est porté par l'ABES pour le compte des établissements d'enseignement supérieur.

Ce SGBM permettra d'améliorer : la recherche documentaire en fédérant les ressources sur

support et les ressources électroniques acquises ou produites par le site,

la gestion des bibliothèques en unifiant la gestion des ressources sur support et la gestion des ressources électronique, en étant interfacé avec le système de gestion financier de la COMUE.

L'UFTMP est l'un des sites pilotes de ce projet.


Amélioration de la qualité du signalement des ressources sélectionnées ou acquises par le réseau des bibliothèques de l’UFTMP et des ressources produites par les établissements,

Amélioration des modalités d’accès aux ressources électroniques,

Développement de services numériques innovants (commandes déclenchées par l’usager, fourniture de document à distance, etc.),

Intégration accrue avec les ENT


Maintien des économies d’échelle déjà réalisées




Mise en production dans les établissements pilotes prévue à l’automne 2017.




Complexité technique Moyenne (SAAS)

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P7 - Architecture, Systèmes et Réseaux


P7 - ARCHITECTURE, SYSTEMES ET RESEAUX L’objectif de ce programme est de doter l’Institut d’infrastructures techniques adaptées à ses besoins actuels et futurs qui lui permettent d’améliorer l’accès, la disponibilité et la qualité des services offerts. Il s’articule autour de huit projets touchant les systèmes et réseaux de l’établissement :

P7-1 Refondre l’alimentation et l’arborescence de l’annuaire LDAP centralisé ; P7-2 Mettre en place un espace de stockage et de sauvegarde des fichiers des utilisateurs ; P7-3 Renouveler l’infrastructure de stockage réseau ; P7-4 Mettre en place un système de gestion de parc ; P7-5 Mettre en place un système de supervision centralisé ; P7-6 Optimiser les capacités réseaux ; P7-7 Améliorer l’infrastructure réseau WI-FI et le nomadisme à l’échelle de l’établissement et

du site ; P7-8 Améliorer la sécurisation physique des plates-formes informatiques.



P7-1 - Refondre l’alimentation et l’arborescence de l’annuaire LDAP centralisé


Ce projet a pour objectif de refondre le processus d'alimentation et l'arborescence de l'annuaire centralisé LDAP pour : En améliorer le fonctionnement et la stabilité ; Introduire dans l'annuaire les informations techniques et

fonctionnelles manquantes (groupes, attributs techniques) pour le déploiement de nouveaux services ;

Améliorer la sécurité de l’identification.


Stabilisation du processus d’alimentation de l’annuaire ;

Amélioration de la qualité des données de l’annuaire.

Amélioration de la sécurité de l’identification.


Des gains en jours hommes dédiés à la maintenance du développement local d’alimentation et sur l’exploitation ;

Gains sur le déploiement de nouveaux services grâce à l’interopérabilité accrue.




Projet à court terme : étude et réalisation sur 2015 et 2016


Axe 4 : Faire évoluer et adapter l'infrastructure aux besoins futurs: Forte



P7-2 - Mettre en place un espace de stockage et de sauvegarde des fichiers des utilisateurs


L’Institut n’offre pas d’espace de stockage centralisé et sauvegardé à ses utilisateurs, personnels ou étudiants. Le projet vise à déployer un serveur de fichiers répliqué permettant d’offrir à chaque utilisateur un espace de stockage personnel et des espaces communs accessible via l’identification sur le poste de travail.

Ouvert dans un premier temps aux personnels administratifs, ce service sera ensuite déployés aux étudiants et proposés


Sécurisation des fichiers utilisateurs ; Possibilité de travail collaboratif sur des

fichiers grâce à des espaces communs; Amélioration de la sécurité de l’identification.


Coûts et jours hommes dédiés à la récupération de fichiers perdus suite à des problèmes matériels ou logiciels.

Gains sur le déploiement de nouveaux services grâce à l’interopérabilité accrue.




Etude et déploiement en test sur le second semestre 2016 sur quelques personnels administratifs, passage en exploitation et généralisation sur 2017-2018.





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P7-3 – Renouveler l’infrastructure de stockage réseau


L’infrastructure de stockage et de virtualisation des serveurs de l’INUC acquise en 2008 arrive en fin de période de maintenance et doit être renouvelée.

Le projet consiste en l’acquisition d’un nouveau SAN, au renouvellement progressif des hôtes de virtualisation et à la migration de l’ensemble des serveurs virtuels de l’établissement vers la nouvelle infrastructure.

La complexité technique réside également dans le changement de technologie et le passage d’une solution propriétaire ESX/VMWare vers une solution open source basée sur Linux KVM.


Niveau de service accru (disponibilité, résilience) ;

Meilleure réactivité (mise à disposition de VM) ; Montée en compétence de l’équipe ; Absorption d’un niveau de complexité toujours

plus grand ; Traçabilité de l’usage des ressources.


Coût du contrat de maintenance de l’ancien serveur intégré à l’achat du nouveau ;

Meilleure maitrise des coûts




Acquisition de la nouvelle infrastructure sur l’exercice 2016, déploiement et migration au premier semestre 2017.





P7-4 - Mettre en place un système de gestion de parc


Ce projet a pour objectif de déployer la solution open-source de gestion de parc informatique GLPI pour gérer l’ensemble du parc informatique de l’établissement.


Gestion et suivi des ressources informatiques Gestion et suivi des licences Base de connaissances Inventaire automatisé via OCS inventory Démarche qualité


Réduction des coûts humains de gestion de parc

Optimisation des ressources et de leur renouvellement

Gestion rigoureuse des licences




Déployé en test en 2015, le projet est progressivement étendu, en exploitation depuis 2016.



Complexité métier Moyenne (Organisation des processus d’achat

et de déploiement des matériels et logiciels DSIUN)


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P7-5 - Mettre en place un système de supervision centralisé


Ce projet a pour objectif de déployer une solution de surveillance systèmes et réseaux permettant d’alerter lors de la survenue de dysfonctionnements ou d’incidents et d’informer du retour à un fonctionnement normal.


Surveillance centralisée de l'intégralité de l’infrastructure et des processus métiers

Niveau de service accru : meilleure disponibilité, corrections automatiques ;

Meilleure réactivité lors de la survenue d’incidents ;


Réduction des coûts financiers des incidents par anticipation et réactivité.


Economies financières sur l’existant : Non Economies financières sur le futur : Oui, faibles


Etude et déploiement prévue en 2018





P7-6 - Optimiser les capacités réseau


Les services numériques et leur qualité perçue par les usagers sont fortement dépendantes des capacités réseau et des débits. Le projet vise à optimiser ces capacités au travers de deux axes : En externe, le renouvellement d’ASTER 7 doit permettre à

cout constant d’améliorer les débits et d’en réduire les couts de gestion par la mise en place d’un porteur administratif et technique à la COMUE (projet P4.1.2 du SDN de l’UFTMP)

En interne, il s’agira de faire évoluer l’infrastructure réseau sur les trois campus au travers de plans pluriannuels d’investissement visant à renouveler et étendre le parc de commutateurs, bornes Wi-Fi et le câblage des différents bâtiments sur les trois campus.


Niveau de service accru : meilleure disponibilité, corrections automatiques ;

Amélioration de la connectivité, des performances et de la disponibilité du réseau.

Fourniture de nouveaux services (« cloud » multi-sites, PRA, etc.).

Prise en compte des campus de Castres et Rodez dans l’infrastructure.


Augmentation de la capacité et des services offerts par le réseau ASTER en optimisant le niveau de financement actuel.


Economies financières sur l’existant : Non Economies financières sur le futur : Oui, fortes


Renouvellement ASTER 7 en 2017, l’évolution de l’infrastructure et la mise en place de PPI sur 2016-2017.





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P7-7 - Améliorer l’infrastructure WI-FI et le nomadisme à l’échelle de l’établissement et du site


Ce projet vise l’amélioration des réseaux wi-fi. Il s’articule autour de deux sous-projets : La mise en place d’un portail captif en remplacement

d’Eduspot dont l’évolution de la solution technique (Univnaute) semble incertaine et incompatible avec la version 3 de Shibboletrh à court terme;

La Mise à niveau d’Eduroam basée sur la fédération d’identité Renater qui permet à l’ensemble des usagers de se connecter sur tous les campus et dans l’ensemble des établissements déployant le service.

Ce projet est complémentaire du projet P7-7 d’optimisation du réseau qui vise notamment au renouvellement et à l’extension du parc de bornes wi-fi.


Niveau de service accru : meilleure disponibilité ;

Circulation des étudiants et des enseignants - chercheurs entre les campus de l’établissement, les établissements du site ou de la fédération Renater.


Diminution du temps d’exploitation dédié à la résolution d’incidents sur les réseaux actuels.

Diminution du temps d’exploitation lié à la gestion des invités et des tickets wi-fi




Etude sur le premier semestre 2017, mise en œuvre des solutions sur le second.





P7-8 - Améliorer la sécurisation physique des plates-formes informatiques


Ce projet vise l’amélioration de la sécurisation physique des plates-formes informatiques des campus d’Albi et Castres. Le projet comprend deux volets : En mettant en œuvre un contrôle d’accès via la carte

professionnelle limités aux personnels habilités ; En améliorant la protection de l’alimentation électrique des

deux salles machines hébergeant ces plates-formes. La réalisation de ce projet comprend une consultation, la

fourniture, l’installation et la mise en service d’un contrôle d’accès et d’onduleurs modulaires redondants.


Niveau de service accru : meilleure disponibilité des services, résilience ;

Amélioration de l’information, de la sécurité et de la surveillance des installations.


Diminution du nombre d’incidents ou d’interruption de services liés à des coupures de courant prévue ou non ;

Diminution des dommages liés à des sous ou sur tensions sur les postes de travails et les serveurs.




CCTP et consultation en 2017.





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Schéma Directeur du Numérique | 5. Partenariats et mutualisations : des leviers de développement indispensables

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5. Partenariats et mutualisations : des leviers de développement indispensables La mise en œuvre de ce schéma implique des moyens humains et financiers importants à l’échelle de ceux de l’établissement. La mutualisation, comprise comme la mise en commun de moyens humains, financiers, matériels ou logiciels, est une opportunité pour la réalisation de ces objectifs. Il sera indispensable pour l’établissement de pouvoir s’appuyer sur des partenariats, à la fois pour proposer des services de meilleure qualité en bénéficiant des synergies et aussi recentrer ses moyens humains sur ceux à plus forte valeur ajoutée. Le premier des partenariats est celui noué avec les membres de l’UFTMP. La COMUE a finalisé en 2016 son schéma directeur du numérique. L’INU Champollion a inscrit à son propre schéma directeur plusieurs de ses projets:

Carte MUT [p3.6] ; Publication de l’offre de formation sur le portail de l’UFTMP [p2.1]. Intégration des personnels et étudiants à l’annuaire fédéré et au SCOUT [p3.5]; Projets liés à l’innovation pédagogique autour de la formation des enseignants

[p2.6] et l’échange et la diffusion des pratiques [p2.5] ; Services CLOUD (Datacenter pour location de serveurs) [p4.2]; Politique de sécurité des systèmes d’Information [p4.5] Système de Gestion des Bibliothèques mutualisés [p2.2] ; Mise en place un dispositif de gestion mutualisé des liaisons ASTER [p4.1.2]. Accès distant et suivi des ressources électroniques du SCD [p4.3].

L’INU s’inscrit également dans les réseaux, groupes ou commissions du site dédiés aux TICE, à l’échange de pratiques ou à l’innovation pédagogique. Cette implication forte dans les actions de la COMUE ne dispense pas de rechercher des partenariats directs avec un ou plusieurs établissements membres ou non de l’UFTMP autour de problématiques communes et récurrentes. Un travail en ce sens a déjà été engagé avec notre proche voisin, l’Ecole des Mines, autour de l’accompagnement des enseignants et la création de ressources communes pour l’utilisation des plateformes pédagogiques et des moyens de captation et de diffusion d’objets multimédia.

Schéma Directeur du Numérique | 6. Une adaptation nécessaire de l’organisation pour la mise en œuvre de ce schéma

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6. Une adaptation nécessaire de l’organisation pour la mise en œuvre de ce schéma L’établissement a souhaité dès 2011 formaliser une stratégie numérique pour permettre la priorisation et la programmation pluri annuelle des activités de la DSIUN. Ce premier schéma est, en ce sens, une avancée mais il ne constitue pas une fin en soi. Le réel enjeu est sa mise en œuvre. Elle nécessite des adaptations de l’organisation et des pratiques autour de trois nouvelles activités à structurer :

La gouvernance du numérique La gestion de projets Le développement des usages numériques

6.1 Piloter la mise en œuvre du SDN

La nomination en septembre 2015 d’un chargé de mission au numérique a permis à l’établissement d’être mieux associé à la stratégie numérique du site et la mise en cohérence des stratégies. Cette nomination a été associée à une réorganisation de la DSIUN. Le chargé de mission et le directeur de la DSIUN assure conjointement la responsabilité de la mise en œuvre de ce plan. Elle sera pilotée par une gouvernance du numérique sous la forme d’un comité de pilotage pour l’évaluation et l’actualisation du schéma directeur. Composé de représentants des départements d’enseignements, de la recherche, du SCD, il se réunira deux fois par an pour :

contrôler l’évolution de la mise en œuvre du schéma directeur arbitrer sur les projets en cours (priorités entre projets) décider le lancement (ou l’ajournement) de projets ou d’expérimentations décider et contrôler l’attribution des moyens (humains et financiers)

6.2 Organisation en projets et renforcement de la maitrise d’ouvrage

La gestion formalisée des projets est peu développée dans l’établissement. Cela n’a pas été, jusqu’à présent, bloquant pour le déploiement de services numériques impliquant la DSIUN et un interlocuteur ou un service métier. Mais cette méthode basée sur les bonnes volontés et l’investissement individuel trouve ses limites dans le cas de projets transverses à plusieurs métiers dans lequel l’organisation et la formalisation des différentes activités et échéances deviennent indispensables. Dans ce contexte, la DSIUN doit initier et favoriser autour des projets clés l’utilisation d’outils et de méthodologies allégées et/ou agiles de gestion de projets qui se focaliseront sur les jalons et l’implication de la maitrise d’ouvrage dans la gestion et l’avancement du projet.

Schéma Directeur du Numérique | 6. Une adaptation nécessaire de l’organisation pour la mise en œuvre de ce schéma

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6.3 Développer et accompagner les usages

Le développement des services nécessite de dédier des moyens pour accompagner le changement, organiser et coordonner les actions, informer et former sur les services proposés et développer de nouvelles pratiques de diffusion et d’appropriation. C’est une nouvelle activité à développer afin de :

communiquer sur les services proposés ; former les utilisateurs aux outils numériques ; assister les utilisateurs ; identifier et constituer un réseau de référents dans les composantes et services ; réaliser des enquêtes et des bilans sur les usages.

6.4 Consolider les fondamentaux

Ces évolutions ne doivent pas se faire au détriment des activités structurelles de la DSIUN d’exploitation des infrastructures et de maintien en conditions opérationnelles des services qui, sans être très visibles, constituent le socle du développement et le renforcement de sa légitimité. Il s’agira donc aussi de consolider ces activités :

L’assistance aux utilisateurs en s’engageant dans une démarche qualité (centre de services, catalogue et engagement de services, certification ITIL de l’équipe) ;

La gestion de parc et le maintien en condition opérationnelles en poursuivant l’industrialisation des processus (déploiements standardisés et automatisés des postes, des systèmes, des applications et des configurations);

L’infrastructure et le réseau en renforçant la résilience des systèmes et ainsi la continuité de service (monitoring, sécurisation physique, redondance et PRA).

Schéma Directeur du Numérique | Glossaire 38

Glossaire ABES Agence Bibliographique de l’Enseignement Supérieur AMUE Agence de Mutualisation des Université et des Établissements ASTER Réseau régional haut débit pour Midi-Pyrénées Big Data Données massives, mégadonnées CARTE-MUT Carte Multiservices de l’Université de Toulouse

CDM-FR Déclinaison française de la normalisation européenne de description des offres de formation (Course Description Metadata)

CMS Content Management System (Système de gestion de contenus) COMUE Communauté d’Universités et d’Établissements CPER Contrat de Plan État-Région CROUS Centre Régional des Œuvres Universitaires et Scolaires DSIUN Direction du Système d’Information et des Usages du Numérique ENT Espace Numérique de Travail

EPSCP Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel

ESUP - ESUP-Portail Consortium de 70 établissements crée pour porter le projet national ENT « Espace Numérique de Travail »

FABLAB Laboratoire de fabrication GBCP Gestion Budgétaire et Comptable Publique IDEX Initiatives d'excellence

ITIL Information Technology Infrastructure Library (Référentiel de bonnes pratiques de gestion des services numériques)

INU - INU Champollion Institut National Universitaire Champollion

LDAP Lightweight Directory Access Protocol (protocole de gestion de services d’annuaire)

LMS Learning Management System (plate-forme d'apprentissage)

MENESR Ministère de l’Éducation Nationale de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche

MIPNES Mission de la pédagogie et du numérique pour l’enseignement supérieur

MOOC Massive Open Online Course (cours en ligne ouvert à tous) RH Ressources Humaines

PC-SCOL Projet Commun de Scolarité (SI Scolarité commun à l’AMUE et l’association Cocktail)

PEC Portefeuille d’Expériences et de Compétences PRA Plan de Reprise d’Activité PSSIE Politique de Sécurité des Systèmes d’Information de l’État

RENATER Groupement d’intérêt public pour le RÉseau NAtional de communications électroniques pour la Technologie, l’Enseignement et la Recherche

RGAA Référentiel Général d'Accessibilité des Administrations RGS Référentiel général de sécurité SAAS Software as a Service SCD Service Commun de la Documentation

Schéma Directeur du Numérique | Glossaire 39

SCOUT Service Collaboratif Université de Toulouse SGBM Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé SDN Schéma Directeur du Numérique SI Système d’Information

SICD Service Inter-établissements de Coopération Documentaire des Universités de Toulouse et de Midi-Pyrénées

SiUP Service interUniversitaire de Pédagogie SNUT Service Numérique de l’Université de Toulouse

TICE Technologies de l’Information et de la Communication pour l’Éducation

UFTMP Université Fédérale Toulouse Midi-Pyrénées UNR Université Numérique de Région

Sommaire - INU Champollion

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