SOLUTION DE FAX EN MODE ‘‘CLOUD’’

…ET LE PAPIER DEVIENT EMAIL

…ET LE SERVEUR DEVIENT NUAGE

SOLUTION PROFESSIONNELLE

FAX TO MAIL

MAIL TO FAX

FAX ÉLECTRONIQUE

FAX DÉMATÉRIALISÉ

MAIL TO SMS

SIMPLICITÉ

RAPIDITÉ

AGILITÉ

PRODUCTIVITÉ

ÉCONOMIES

SÉCURITÉ

SÉRÉNITÉ

...

C’EST SIMPLE,C’EST MODERNE,C’EST DU FAX PAR EMAILEN MODE "CLOUD"

Avec FAXBIS...

...VOUS CONSERVEZ VOS NUMÉROS

DE FAX

...VOUS CONSERVEZ LES AVANTAGES DU FAX• continuité des échanges avec les interlocuteurs qui l’utilisent régulièrement• certitude de la bonne réception• caractère d’importance et d’urgence…

...VOUS ÉLIMINEZ LES CONTRAINTES LIÉES À VOTRE SOLUTION ACTUELLE

• Suppression du papier

• Suppression du matériel dédié

• Plus de temps perdu / meilleure

productivité

• Plus d’archivage physique

• Sécurisation et continuité des échanges

• Suppression des abonnements

téléphoniques liés au fax

• Suppression des problématiques liées à

la dispersion géographique (organisation

multi-sites)

• Suppression des contraintes techniques

(Fax sur IP, migration des outils dans le

Cloud type Office 365…)

• Suppression de la totalité de

l’infrastructure fax et des problématiques

liées à la maintenance

• Facturation uniquement sur le nombre de

pages fax envoyées et reçues, non sur le

nombre d’utilisateurs

• Fax transférés non facturés

• Suivi des consommations parfaitement

clair et accessible depuis l’interface Web

• Service clients composé d’experts localisé

à Lyon, à proximité des développeurs de

la solution.

Fax traditionnel

Serveurde fax

Solution de fax en modeCloud concurrent

PRINCIPEAvec une simple connexion Internet, FAXBIS vous permet

d’envoyer et de recevoir vos fax comme des e-mails les

documents à faxer étant placés en pièces jointes. Vous

pouvez également utiliser vos multifonctions pour gérer

vos envois avec la fonction e-mail.

La plateforme FAXBIS, connectée au réseau

téléphonique, réceptionne l’email, le convertit en fax

et se charge de l’acheminer de façon complètement

transparente pour votre contact qui le reçoit sur sa

machine habituelle.

Vous disposez d’une interface Web sécurisée et simple

d’utilisation pour le suivi, l’administration du service

et l’accès aux archives de tous les fax en émission et

réception.

FONCTIONNEMENT

DES ENVOI

& RÉCEPTIONS

ENVOIS :

PAR E-MAIL

depuis un poste de travail ou un terminal mobile.

Le message saisi dans le corps du mail apparaîtra sur la page de garde et les

documents à faxer sont placés en pièce-jointe. L’adresse du destinataire

est saisie sous cette forme pour permettre à FAXBIS d’identifier le numéro :

[numéro de fax]@faxbis.com. L’expéditeur reçoit l’accusé de réception

par e-mail également.

DEPUIS UN MULTIFONCTIONdoté d’une fonctionnalité d'envoi d'email...

...type eCopy, iFax ou scan2mail. La machine étant connectée en IP au

réseau, ce mode d’envoi ne nécessite ni carte fax, ni ligne téléphonique.

Avec eCopy, l’utilisateur identifié reçoit l’accusé de réception directe-

ment dans sa propre boîte e-mail.

DEPUIS UNE APP LICATION MÉTIER,de manière automatisée.

Afin de l’ouvrir au fax, FAXBIS peut s’intégrer à tout applicatif métier

(ERP, SAP, AS/400, CRM, GPAO...) par la mise en place d’un webservice,

de l’API Web ou de l’interface FTP. Certaines spécificités peuvent

nécessiter la mise en place d’une passerelle (gateway) potentiellement

virtualisable.

RÉCEPTION :

Les fax parviennent directement dans la boîte e-mail

du ou des utilisateurs associés au numéro de fax. La

première page du fax apparaît directement dans le corps

du mail et l’ensemble des pages sont compilées dans un

même fichier PDF placé en pièce jointe.

Pour ne pas changer vos habitudes, Les envois sur

certains numéros sélectionnés peuvent être imprimés sur

un ou plusieurs multifonctions.

Tous les fax entrants et sortants sont archivés

automatiquement sur la plateforme FAXBIS et sont

accessibles, en quelques clics, depuis l’interface Web

faxbis.com pendant 12 mois.

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FAXBIS.COM: L'INTERFACE D'ADMINISTRATIONFAXBIS présente une interface Web sécurisée et accessible par

l’administrateur et les utilisateurs.

Une fois connectés, les utilisateurs ont accès aux archives de tous

leurs fax envoyés et reçus.

Ils peuvent visualiser les statuts d’émission (OK ou erreur),

télécharger ou imprimer le fax et l’accusé d’émission au format PDF,

renvoyer un fax en erreur, exporter la liste des fax au format Excel…

L’administrateur possède des droits élargis lui permettant de piloter

le service (création des utilisateurs, association des numéros avec

les utilisateurs ou groupe d’utilisateurs, gestion des droits…)

AVEC FAXBIS VOUS NE CONSERVEZ QUE L’ESSENTIEL : VOS NUMÉROSDéveloppé par un éditeur également opérateur télécom, FAXBIS s’accompagne d’un service de portabilité

très efficace. La prestation est assurée par une personne dédiée qui s’appuie sur un outil de suivi développé

spécifiquement pour gérer les portabilités et une interface direct opérateur permettant d’optimiser les

échanges. Il n’y a ainsi aucune interruption de service lors du remplacement de votre installation par FAXBIS.

MISE EN PLACE RAPIDE ET EN DOUCEUR

UN CHANGEMENT RAPIDEMENT DIGÉRÉ

S’il modifie complètement la manière dont vous gérez actuellement vos fax, le déploiement de FAXBIS ne provoque aucune coupure de service et, par sa simplicité et son principe basé sur l’email, il rentre très rapidement dans les habitudes de travail de l’ensemble des collaborateurs qui l’utilisent.

La continuité de service est également garantie par le fait que la portabilité de vos numéros est assurée directement par l’équipe FAXBIS, des professionnels rôdés à l’exercice et équipés d’un logiciel de suivi dédié.

LE FAX SE FAIT OUBLIER

Côté service informatique ou services généraux, l’adoption de FAXBIS est surtout synonyme de suppression du matériel et de certains postes de coûts ce qui permet de dégager des économies et de s’inscrire dans une démarche "écologique" :

• Plus de ligne ni d’abonnement téléphonique

• Plus de matériel spécifique à maintenir

• Plus de consommables (papier, toner) à acheter, à remplacer et à recycler

• Plus d’archivage physique des fax ce qui permet de gagner de la place et de travailler dans un environnement de travail plus net.

• Pilotage de l’ensemble du service et archivage depuis l’interface Web faxbis.com

UTILISATEURS, NUMÉROS ET ASSOCIATIONS

Pour un utilisateur, accéder au service FAXBIS nécessite :

• de posséder une adresse email valide

• d’avoir été inscrit avec cet email sur faxbis.com par l’administrateur

• d’avoir été associé à un ou plusieurs numéros sur faxbis.com par l’administrateur

Dans le cas d’un grand nombre d’utilisateurs, l’administrateur peut importer une liste préparée préalablement et enregistrée au format.xls ou .xlsx

FAXBIS peut également être synchronisé avec votre annuaire.

Dans tous les cas, avec FAXBIS il n’existe pas de licence utilisateur. L’inscription d’une nouvelle personne n’entraîne pas de coût supplémentaire.

FAXBIS SÉCURISE VOS FAX DANS LE CLOUDFAXBIS est une solution SaaS (Software As A Service). Les fax sont donc archivés dans le Cloud. Développé et géré par un spécialiste de l’hébergement et des serveurs de fax depuis 30 ans, FAXBIS vous garantit un très haut niveau de sécurité.

Vous profitez de tous les avantages du Cloud en toute sérénité :

• Système redondant assurant la continuité du service.

• Utilisation du service en mobilité depuis tout terminal mobile bénéficiant d’une connexion Internet et d’un accès à sa messagerie.

• Aucun matériel à déployer et à maintenir

• Aucune limitation du nombre de fax envoyés et reçus simultanément.

• Rapidité des envois

• Archivage des fax au format PDF pendant 1 ans (accessible depuis faxbis.com)

POUR RÉPONDRE AUX CONTRAINTES DE MOBILITÉCertaines activités nécessitent d’aller toujours plus vite, d’être toujours plus réactif. Avec FAXBIS, vous recevez vos fax sur votre smartphone ou votre tablette quel que soit l’endroit où vous vous trouvez. Vous pouvez alors réagir immédiatement et lancer les actions en conséquence.

POUR LES PETITES ORGANISATIONS SANS SERVICE INFORMATIQUE ET TÉLÉCOMSouscrire à FAXBIS ne nécessite aucune compétence informatique ni télécom. La solution est donc particulièrement adaptée aux petites structures qui ont besoin d’un service fax professionnel mais qui n’ont pas les compétences, le temps ou les ressources pour le gérer.

MIGRATION VERS OFFICE 365 OU GMAIL FOR BUSINESSDans ce cas, il est impossible d’intégrer un connecteur entre un serveur de fax et la messagerie. FAXBIS se positionne en solution idéale pour accompagner cette stratégie de migration dans le Cloud puisqu’elle s’intègre avec tout type de messagerie y compris les webmail.

ORGANISATION MULTI-SITESUn fax traditionnel par site ? Plusieurs serveurs de fax répartis sur différents sites ? Un seul serveur central pour tous les sites ? Quelles connexions réseaux ? Serveur Citrix ? VPN ? Quid de la consommation de bande passante ? Avec FAXBIS, en tant que service externalisé, vous ne vous posez plus ces questions.

SITUATIONS PROPICES À FAXBIS

SIMPLICITÉ & CONFORT DE TRAVAIL“Je faxe comme je maile”.

Cette simplicité de fonctionnement rend son appropriation

très rapide. FAXBIS rentre quasi-immédiatement dans

les habitudes de travail de tous les utilisateurs. Plus

de feuilles volantes, de dossiers qui s’empilent sur le

bureau, finis les déplacements intempestifs à la machine

et le son désagréable de la porteuse.

PRODUCTIVITÉ & PERFORMANCE

Plus de déplacement à la machine fax, pas de papier

à charger ni toner à remplacer, pas de panne, pas de

maintenance à effectuer, des envois très rapides, votre fax

n’est jamais occupé, vous recevez tous vos documents

immédiatement, sans délais.

PLUS DE PAPIER

Plus de risque de perte des documents, des

bureaux dégagés, des armoires d’archives qui

tendent à disparaître, des économies réalisées sur

l’achat des ramettes, une entreprise plus « verte »

une entreprise plus “verte”.

TRAÇABILITÉ

Tous les messages étant envoyés, reçus et archivés

au format électronique, y compris les rapports de

transmission, il n’y a aucun risque de perte d’un

document. Chaque fax est enregistré avec les

informations du destinataire ou de l’expéditeur, l’objet,

la date et l’heure d’émission ou réception ce qui rend le

désarchivage très rapide.

ÉCONOMIESLes coûts directs ainsi que les nombreux coûts cachés

liés au fax sont fortement réduits voire supprimés par

la mise en place de FAXBIS. Au-delà de l’abonnement

FAXBIS et des consommations de crédits, vous dégagez

des économies substantielles.

SÉRÉNITÉ

FAXBIS remplace votre solution de fax sans interruption

de service pour s’installer très rapidement dans les

habitudes de travail. Vous n’avez plus de matériel à

maintenir et l’infrastructure FAXBIS bénéficie d’une

sécurisation maximum garantissant la confidentialité

de vos données et la continuité du service.

Idéal dans le cadre de plans de reprise d’activité (PRA) ou continuité d’activité (PCA).

MOBILITÉAvec votre smartphone, votre tablette ou votre

ordinateur portable, vos emails vous suivent partout.

Avec FAXBIS, vos fax aussi !

BÉNÉFICES

Avec votre abonnement FAXBIS, vous pouvez

souscrire l’option SMS dénommée SMSBIS.

De la même manière que pour le fax, vous créez un email et saisissez le destinataire en respectant la forme numéro-de-mobile-dudestinataire@smsbis.com et le message dans le corps du mail.

Votre destinataire a la possibilité de répondre à l’expéditeur. Ce dernier reçoit alors la réponse par e-mail.

Vous pouvez envoyer des SMS longs (plus de 160 caractères).

Avec SMSBIS, vous pouvez ouvrir vos applications métiers au SMS par la mise en place d’un webservice.

DE FAXBIS À SMSBIS IL N’Y A QU’UN PAS

TABLEAU RÉCAPITULATIF

FONCTIONNALITÉS UTILISATEUR

Envoi des fax Par email en respectant la forme [numéro de fax du destinataire]@faxbis.com au niveau du champ destinataire

Envoyer des fax depuis un multifonction

Oui avec les fonctions iFax, eCopy, Uniflow, scan to mail…

Génération de la page de garde Automatique. Plusieurs modèles de pages de garde peuvent être gérées par l’administrateur.

Composition de la page de garde

Informations tirées du profil de l’expéditeur et du destinataire (couplage Active Directory possible)

Date et heure de l’envoi, nombre de pages, sujet (objet du mail), message (texte saisi dans le corps de l’e-mail)

Rapport de transmission Reçus directement par email dans la boîte de l’expéditeur et visibles directement dans le corps du mail.

et notification fax en erreur Impression automatique possible sur un multifonction avec fax miniature

Réception des fax

Par email. Prévisualisation directe dans le corps du mail. Documents attachés en pièces jointes (format PDF ou TIFF)

Impression automatique possible sur un multifonction avec fax miniature

Envoi de SMS Oui. Souscription à un pack de crédits SMS nécessaire (voir tableau Fonctionnement du service)

Envoi de SMS longs Oui jusqu’à 980 caractères (équivalent de 7 SMS).

Réponses SMS Oui. La réponse est reçue par email.

Consultation des fax et SMS émis et reçus

Depuis l’interface Web faxbis.com

Consultation, téléchargement et impression de la page de garde, des documents associés (PDF ou TIFF) et du rapport de transmission

Durée d’archivage : 1 an

Export de la liste au format xls.

Langue de l’interface faxbis.com

Français, anglais

FONCTIONNALITÉS ADMINISTRATEUR

Consultation des fax émis et reçusConsultation de la liste complète ou utilisateur par utilisateur. Export de la liste au format xls, Consultation des crédits consommés pour chaque message.v

Gestion des abonnements et crédits Ajout ou renouvellement d’abonnement, souscription de packs de crédits

Gestion des utilisateurs et groupes d’utilisateurs Créations (imports de listes au format xls possibles), suppressions, modifications, associations

Gestion des multifonctions Ajouts, suppressions, modifications des multifonctions associés à un compte fax

Gestion des numérosAjout de numéros , associations des numéros aux différents utilisateurs, Demande de portabilités des numéros vers FAXBIS

Gestion des droits et paramètres Administration des droits de chaque utilisateur, option d’affichage de l’interface faxbis.com

StatistiquesVisualisation des émissions et réceptions sur une courbe. Exports des listes d’émissions et réceptions afin de réaliser des reportings.

HÉBERGEMENT / SÉCURITÉ

Hébergement redondant Oui

Nombre de data centers 2

Localisation des data centers Lyon (France)

Matériel Dell

Cryptage Protocole SMTP/TLS

Sécurité interface Web Protocole HTTPS

SERVICES AVANCÉS

API Webservice Oui

Interface FTP Oui

Passerelle locale (gateway) Oui

Synchronisation annuaire Oui

SAP (RFC) Oui

Connexion VPN Oui

OCR (Optical Character Recognition) Oui

FONCTIONNEMENT DU SERVICE

Formule Abonnements annuels au service + packs de crédits prépayés

Type d’abonnements ACCESS

• l’accès au service• 1 numéro de fax géographique

français • 500 crédits fax

PREMIUM

• l’accès au service• 10 numéros de fax géographiques

français• 5 000 crédits fax

BUSINESS

• l’accès au service • 50 numéros de fax géographiques

français• 15 000 crédits fax

Durées d’abonnement 1 an / 2 ans / 3 ans / 4 ans / 5 ans

Ajout de numéros Option annuelle pour 1 numéro / Pack annuel pour 5 numéros

Abonnement obligatoire.

Portabilité numéro(s) Option pour la portabilité d’un numéro / Pack de 10 numéros à portés

Valable pour la portabilité de numéros géographiques français (préfix 01, 02, 03, 04 ou 05)

Packs de crédits fax 1 000 / 5 000 / 10 000 / 50 000 / 100 000 / 500 000 / 1 000 000 crédits

1 page envoyée en France métropolitaine ou une tranche de communication de 60 secondes (complète ou incomplète). Une page reçue = 0,33 crédits fax

Les crédits non utilisés à la fin de la durée d’abonnement sont reportés l’année suivante à condition de souscrire à un nouvel abonnement.

Packs de crédits SMS 1 000 / 5 000 crédits

1 crédit SMS = 1 x SMS de 160 caractères envoyé en France métropolitaine, remise assurée, accusé de réception.

Les crédits non utilisés à la fin de la durée d’abonnement sont reportés l’année suivante à condition de souscrire à un nouvel abonnement.

Options Création de page(s) de garde fax.

Formation à distance de 4 heures (par téléphone), sur rendez-vous

SERVICE CLIENT

Localisation Lyon, France

Horaires 8h - 19h du lundi au vendredi - Option 24/7

Langues Français, anglais

COMPATIBILITÉ

Clients de messagerieOutlook, Lotus Notes, SMTP/POP3, webmail, smartphone, tablette...

Navigateurs WebInternet Explorer 7 et versions suivantes, Firefox, Chrome, Safari; Opéra...

NOTES

Canon France S.A.17 quai du Président Paul Doumer92414 Courbevoie CedexTél : 01 41 99 77 77 canon.fr