ECM

Solution complète de gestion des contenus d’entreprise et des processus d’affaires

Comarch ECM

Grâce à l’automatisation de la capture des données et aux mécanismes d’OCR, les entreprises peuvent traiter de 25 à 60% plus de factures que les sociétés où ces actions sont réalisées manuellement.

source: IOMA

Le coût de traitement des factures dans un environnement faiblement automatisé est vingt fois plus élevé que dans un environnement d’automatisation élevé

source: IOMA

En moyenne, le retour sur investissement des méthodes électroniques de capture des données se fait dans les 12 mois. source: IDC

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Enterprise Content Management est un ensemble d’outils pour

la gestion des documents et de l’information au sein de votre

société, ainsi que pour la création et le suivi des processus

opérationnels connexes . Les systèmes ECM améliorent l’efficacité

des organisations grâce: aux outils intégrés de capture des

données (par exemple: pour obtenir des informations depuis

différentes sources: e-mails, scans), à la gestion documentaire

(organisation efficace, recherche and not re cherche), à la

gestion des processus métier (en les planifiant, en supervisant

les processus, les rapports complets).

Enjeux commerciaux

Comarch ECM est un système destiné aux entreprises pour les

aider dans les domaines du paiement des approvisionnements,

du traitement des factures, de la gestion des contrats, du service

client, de la gestion des Ressources Humaines et du courrier.

La solution permet de simplifier et d’automatiser les processus

de flux de documents, et d’être conforme aux exigences légales.

Les principaux avantages de Comarch ECM sont: réduction des

coûts; meilleur suivi et contrôle sur les documents, les processus

et les collaborateurs; sécurité des données; accès plus rapide

à l’information et meilleure productivité.

Aperçu de la solution

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Avantages clés

AVANTAGES

n La possibilité d’application à de nombreux processus opérationnels spécifiques tels que

l’approvisionnement et les cycles de facturation,

l’administration des ressources humaines, la

gestion des factures, l’assurance de la qualité,

la gestion de bureau

n Augmente la transparence des processus grâce à de nouvelles procédures claires

portant sur des situations différentes,

n Une meilleure qualité de décisions au niveau des tâches spécifiques

(le système fournit les informations

nécessaires) et les processus entiers

(rapports)

n Réduction des erreurs en utilisant la logique métier et la validation

n Large système de contrôle et de support des procédures mis en oeuvre et des processus commerciaux

n Réduction de la charge de travail, accélération du temps de traitement des documents et diminution des coûts

liés aux traitements manuels en:

� Éliminant les saisies manuelles des documents

dans les Systèmes Informatiques,

� Accédant rapidement aux données grâce à une

interface web ergonomique, indépendamment de

l’emplacement physique du document,

� Echangeant électroniquement et automatiquement

les données entre SI

n Maintien de la conformité aux exigences légales et la sécurité des données

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ECM

En

dossiers RH et commerciaux

60 000

2013 Comarch ECM a supporté plus de

parmi les

100 meilleures entreprises européennes nous ont déjà fait confiance

10

milliard de documents sont stockés

1,2

Dans le cadre de l’implémentation

de la solution ECM

tâches mensuelles implementées dans Comarch ECM

400,000 Plus de

31

et autres documents par mois

millions de factures Le module Capture&OCR reconnait plus de

1.5

(données de Forbes)

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Archivage

Archivage évolutif et sécurisé de tous types de documents.

Hauts niveaux de sécurité et conformité aux exigences légales

grâce à l’encryptage mais aussi grâce aux modèles d’autorisation

étendue et au cycle de vie des documents.

Système de gestion des documents (DMS)

Ensemble étendu de fonctionnalités - gestion des versions des

documents, verrouillage et contrôle : création, acceptation,

édition et rétention. Utilisation des métadonnées et des dossiers

pour créer des structures ordonnées de documents.

Format associé

Conversion de formats de fichiers différents – automatiquement

ou sur demande. Conversion de PDF, .doc, .ppt, .xls aux formats

HTML, PDF ou .txt, ainsi que des conversions plus avancées,

utilisées par exemple pour convertir des images en .jpg, .png,

.tiff en .doc, HTML, PDF, .ppt. Cela est rendu possible grâce à la

technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR).

Recherche en texte intégral

Possibilité de rechercher tous les documents contenant un mot

clé précis grâce à la mise en place de mécanismes de format

associé et grâce à l’OCR. Il est également possible de rechercher

du texte dans des images, comme par exemple celles issues

des documents scannés.

Porte documents Organisation des documents connexes en structures logiques,

avec la possibilité de définir une hiérarchie et les index. L’archivage

et la recherche sont plus facile pour les documents clients, les

ressources humaines et les projets.

Reconnaissance optique des caractères (OCR)

Le moteur d’indexation automatique des documents utilise des

mécanismes de reconnaissance optique des caractères.

Reconnaissances des données (par exemple sur des factures

scannées) utilisant des mécanismes de self-learning évitant de

créer des modèles prédéfinis.

Annotations Fonctionnalité permettant d’annoter les documents au travers

d’éléments graphiques (soulignement, marquage) ou bien encore

de commentaires, tout cela sans altérer la mise en page du

document original (utilisation de calques).

Intégration à Microsoft Office

Intégration avec la plus importante suite bureautique au monde.

Lors de l’édition de documents archivés sur Comarch ECM le

logiciel Office approprié se lance automatiquement. Possibilité

d’enregistrer une nouvelle version d’un document directement

depuis Microsoft.

Principales fonctionnalités de Comarch ECM

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Création graphique des processus

Conception graphique des processus, des tâches, des opérateurs

et du circuit logique. Outil flexible pour la définition des flux de

documents, des jalons, des validations, des notifications et des

échéances du projet.

Gestion des processus d’entreprises (BPM/ Workflow)

Gestion des processus: exécution des tâches, validations,

consultations, selon un circuit prédéfini. Accès à ses propres

tâches ou à des rôles spécifiques ou à une file d’attente métier.

Démarrage automatique des processus en fonction de différents

jalons métier ou d’évènements.

Processus ad hoc

Création de tâches pour des utilisateurs externes aux processus,

sur la base des documents enregistrés, sans à avoir à créer

un nouveau workflow. La confirmation ou le fait de passer une

information peut se faire de façon séquentielle ou parallèle.

Intégration serveurs Fax /e -mail

Archivage automatique des e-mails entrants et sortants ainsi

que des fax, en fonction de règles prédéfinies.

Business Intelligence

Entrepôt de données, génération planifiée ou sur demande de

rapports basés sur les documents archivés et le traitement des

données, contrôle de l’efficacité des processus et élimination

des goulets d’étranglement (vérification de la durée des tâches,

respect des délais, charge des employés).

Intégration à Active Directory / LDAP

Intégration aux services d’annuaire pour la connexion automa

tique au système et pour illustrer la hiérarchie organisationnelle.

Intégration à d’autres systèmes

Intégration aux Systèmes Informatiques / ERP. Interfaces existantes avec Comarch ERP, SAP ainsi qu’avec d’autres mécanismes d’intégration (Web services). Intégration avec les plateformes EDI pour la gestion des documents électroniques.

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Comarch ECM est l’évolution d’un ensemble de solutions ECM connues sur les marchés Français, Allemand, Suisse et Autrichien depuis

plus de 20 ans , enrichi de 18 années d’expérience d’implémentation de tels systèmes en Europe Centrale.

Nos clients

Ils nous font confiance

n Grupa Eurocash n Carrefour n Ahold n Rossmann

n Genpact n Röhlig Suus n Pfeifer&Langen (Diamant) n SSP

n Kompania Węglowa n Synthos n Mitsubishi Materials n Valeo