Solution complète de gestion des contenus d’entreprise et ... · PDF file Comarch...

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  • ECM

    Solution complète de gestion des contenus d’entreprise et des processus d’affaires

    Comarch ECM

  • Grâce à l’automatisation de la capture des données et aux mécanismes d’OCR, les entreprises peuvent traiter de 25 à 60% plus de factures que les sociétés où ces actions sont réalisées manuellement.

    source: IOMA

    Le coût de traitement des factures dans un environnement faiblement automatisé est vingt fois plus élevé que dans un environnement d’automatisation élevé

    source: IOMA

    En moyenne, le retour sur investissement des méthodes électroniques de capture des données se fait dans les 12 mois. source: IDC

  • 3

    Enterprise Content Management est un ensemble d’outils pour

    la gestion des documents et de l’information au sein de votre

    société, ainsi que pour la création et le suivi des processus

    opérationnels connexes . Les systèmes ECM améliorent l’efficacité

    des organisations grâce: aux outils intégrés de capture des

    données (par exemple: pour obtenir des informations depuis

    différentes sources: e-mails, scans), à la gestion documentaire

    (organisation efficace, recherche and not re cherche), à la

    gestion des processus métier (en les planifiant, en supervisant

    les processus, les rapports complets).

    Enjeux commerciaux

    Comarch ECM est un système destiné aux entreprises pour les

    aider dans les domaines du paiement des approvisionnements,

    du traitement des factures, de la gestion des contrats, du service

    client, de la gestion des Ressources Humaines et du courrier.

    La solution permet de simplifier et d’automatiser les processus

    de flux de documents, et d’être conforme aux exigences légales.

    Les principaux avantages de Comarch ECM sont: réduction des

    coûts; meilleur suivi et contrôle sur les documents, les processus

    et les collaborateurs; sécurité des données; accès plus rapide

    à l’information et meilleure productivité.

    Aperçu de la solution

  • 4

    Avantages clés

    AVANTAGES

    n La possibilité d’application à de nombreux processus opérationnels spécifiques tels que

    l’approvisionnement et les cycles de facturation,

    l’administration des ressources humaines, la

    gestion des factures, l’assurance de la qualité,

    la gestion de bureau

    n Augmente la transparence des processus grâce à de nouvelles procédures claires

    portant sur des situations différentes,

    n Une meilleure qualité de décisions au niveau des tâches spécifiques

    (le système fournit les informations

    nécessaires) et les processus entiers

    (rapports)

    n Réduction des erreurs en utilisant la logique métier et la validation

    n Large système de contrôle et de support des procédures mis en oeuvre et des processus commerciaux

    n Réduction de la charge de travail, accélération du temps de traitement des documents et diminution des coûts

    liés aux traitements manuels en:

    � Éliminant les saisies manuelles des documents

    dans les Systèmes Informatiques,

    � Accédant rapidement aux données grâce à une

    interface web ergonomique, indépendamment de

    l’emplacement physique du document,

    � Echangeant électroniquement et automatiquement

    les données entre SI

    n Maintien de la conformité aux exigences légales et la sécurité des données

  • 5

    ECM

    En

    dossiers RH et commerciaux

    60 000

    2013 Comarch ECM a supporté plus de

    parmi les

    100 meilleures entreprises européennes nous ont déjà fait confiance

    10

    milliard de documents sont stockés

    1,2

    Dans le cadre de l’implémentation

    de la solution ECM

    tâches mensuelles implementées dans Comarch ECM

    400,000 Plus de

    31

    et autres documents par mois

    millions de factures Le module Capture&OCR reconnait plus de

    1.5

    (données de Forbes)

  • 6

    Archivage

    Archivage évolutif et sécurisé de tous types de documents.

    Hauts niveaux de sécurité et conformité aux exigences légales

    grâce à l’encryptage mais aussi grâce aux modèles d’autorisation

    étendue et au cycle de vie des documents.

    Système de gestion des documents (DMS)

    Ensemble étendu de fonctionnalités - gestion des versions des

    documents, verrouillage et contrôle : création, acceptation,

    édition et rétention. Utilisation des métadonnées et des dossiers

    pour créer des structures ordonnées de documents.

    Format associé

    Conversion de formats de fichiers différents – automatiquement

    ou sur demande. Conversion de PDF, .doc, .ppt, .xls aux formats

    HTML, PDF ou .txt, ainsi que des conversions plus avancées,

    utilisées par exemple pour convertir des images en .jpg, .png,

    .tiff en .doc, HTML, PDF, .ppt. Cela est rendu possible grâce à la

    technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR).

    Recherche en texte intégral

    Possibilité de rechercher tous les documents contenant un mot

    clé précis grâce à la mise en place de mécanismes de format

    associé et grâce à l’OCR. Il est également possible de rechercher

    du texte dans des images, comme par exemple celles issues

    des documents scannés.

    Porte documents Organisation des documents connexes en structures logiques,

    avec la possibilité de définir une hiérarchie et les index. L’archivage

    et la recherche sont plus facile pour les documents clients, les

    ressources humaines et les projets.

    Reconnaissance optique des caractères (OCR)

    Le moteur d’indexation automatique des documents utilise des

    mécanismes de reconnaissance optique des caractères.

    Reconnaissances des données (par exemple sur des factures

    scannées) utilisant des mécanismes de self-learning évitant de

    créer des modèles prédéfinis.

    Annotations Fonctionnalité permettant d’annoter les documents au travers

    d’éléments graphiques (soulignement, marquage) ou bien encore

    de commentaires, tout cela sans altérer la mise en page du

    document original (utilisation de calques).

    Intégration à Microsoft Office

    Intégration avec la plus importante suite bureautique au monde.

    Lors de l’édition de documents archivés sur Comarch ECM le

    logiciel Office approprié se lance automatiquement. Possibilité

    d’enregistrer une nouvelle version d’un document directement

    depuis Microsoft.

    Principales fonctionnalités de Comarch ECM

  • 7

    Création graphique des processus

    Conception graphique des processus, des tâches, des opérateurs

    et du circuit logique. Outil flexible pour la définition des flux de

    documents, des jalons, des validations, des notifications et des

    échéances du projet.

    Gestion des processus d’entreprises (BPM/ Workflow)

    Gestion des processus: exécution des tâches, validations,

    consultations, selon un circuit prédéfini. Accès à ses propres

    tâches ou à des rôles spécifiques ou à une file d’attente métier.

    Démarrage automatique des processus en fonction de différents

    jalons métier ou d’évènements.

    Processus ad hoc

    Création de tâches pour des utilisateurs externes aux processus,

    sur la base des documents enregistrés, sans à avoir à créer

    un nouveau workflow. La confirmation ou le fait de passer une

    information peut se faire de façon séquentielle ou parallèle.

    Intégration serveurs Fax /e -mail

    Archivage automatique des e-mails entrants et sortants ainsi

    que des fax, en fonction de règles prédéfinies.

    Business Intelligence

    Entrepôt de données, génération planifiée ou sur demande de

    rapports basés sur les documents archivés et le traitement des

    données, contrôle de l’efficacité des processus et élimination

    des goulets d’étranglement (vérification de la durée des tâches,

    respect des délais, charge des employés).

    Intégration à Active Directory / LDAP

    Intégration aux services d’annuaire pour la connexion automa

    tique au système et pour illustrer la hiérarchie organisationnelle.

    Intégration à d’autres systèmes

    Intégration aux Systèmes Informatiques / ERP. Interfaces existantes avec Comarch ERP, SAP ainsi qu’avec d’autres mécanismes d’intégration (Web services). Intégration avec les plateformes EDI pour la gestion des documents électroniques.

  • 8

    Comarch ECM est l’évolution d’un ensemble de solutions ECM connues sur les marchés Français, Allemand, Suisse et Autrichien depuis

    plus de 20 ans , enrichi de 18 années d’expérience d’implémentation de tels systèmes en Europe Centrale.

    Nos clients

    Ils nous font confiance

    n Grupa Eurocash n Carrefour n Ahold n Rossmann

    n Genpact n Röhlig Suus n Pfeifer&Langen (Diamant) n SSP

    n Kompania Węglowa n Synthos n Mitsubishi Materials n Valeo