353 collectivités adhérentes à ce jour Accompagnement des communes,

notamment les plus rurales, des groupements de communes et des établissements publics, pour ce qui concerne la compétence informatique : Sensibilisation, Conseil, Choix, Groupement

d’achats, Installation, Formation, Assistance, Maintenance…

Matériel et logiciel Gestion comptable, Paye, Etat civil, Elections,

Facturation, SIG, e-Administration, Petite Enfance, Kits Internet…

Le SMICA

Anticipation, programme ADELE : dématérialisation totale en 2010

Permettre aux collectivités aveyronnaises d’accéder au plus vite à l’ensemble des services d’« e-administration » à travers un portail unique et une plateforme mutualisée évolutive : Dématérialisation des Appels d’offres publics Dématérialisation des actes envoyés au Contrôle

de Légalité Dématérialisation des pièces comptables et des

justificatifs Construction et mises à jour en ligne de sites Internet

Près de 250 K€ de budget d’investissement au total…dont 1/3 pour Actes (Rappel : Aide PRAI 80%)

80 K€/an de budget de fonctionnement consacrés à Actes

Objectifs, Budget

Un portail unique Une plateforme sécurisée, mutualisée et

évolutive Une cotisation annuelle basée sur la

solidarité

Solution mise en œuvre

Mode de Gestion du projet Actes Pilotage interne SMICA (MOA) 2006 : Sensibilisation préalable des collectivités à leur

modernisation (programme ADELE) par le SMICA & ATD12

Démarche commune locale de déploiement avec la Préfecture de l’Aveyron : Constitution d’un comité de Pilotage

Poursuite de la sensibilisation des collectivités en partenariat avec la Préfecture, la Trésorerie Générale et l’ADM12

Lancement d’un appel d’offres en octobre 2006 Choix d’ comme tiers de confiance Expérimentation avec 12 collectivités sur le premier

semestre 2007 , Déploiement sur la base du volontariat en suivant

Administration, Formation et Assistance par le SMICA

Etat de service à mi-2009 2 ans de pleine activité (2,5 ans si on compte

l’expérimentation) Plus de 250 communes sensibilisées à la dématérialisation 180 collectivités transmettent de façon dématérialisée

114 Communes, soit 63,33% notre plus petite Alpuech : 85 hab notre plus grande Rodez : 28 000 hab

19 Ctés de Cnes, soit 10,56% dont l’agglo du Grand Rodez

40 collectivités en attente du feu vert de la Préfecture Plus de 25 000 actes dématérialisés transmis en Préfecture

env. 3 000 fin 2007 env. 20 000 fin 2008 1 er département en volume d’actes transmis en avril 2008

Fait important : Arrivée du Conseil Général de l’Aveyron et très

certainement de la Ville de Millau dès le début du 2èmesemestre

Près de 250 collectivités opérationnelles Quelques 45 000 actes transmis en

Préfecture

Prévisions fin d’année

Prévisions 2009

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

40000

45000

50000

1 an d’activité 27 sites en ligne :

26 communes 1 communauté de communes

Près de 100 commandes à ce jour

Zoom sur la création de sites Internet

Démarrage de la dématérialisation de toutes les pièces comptables (payes, documents budgétaires, titres, mandats) et pièces justificatives Le SMICA 1er site aveyronnais PES V2 Démarrage Trésorerie par Trésorerie

La 1ère : Espalion

Démarrage de l’archivage légal de tout document dématérialisé

Déploiement du SIG (Système d’Information Géographique) web depuis notre plateforme (et depuis les sites web des collectivités )

Prévisions / Evolutions 2009

Mise en place successive et progressive de chaque service envisagée avec une phase expérimentale (ou pilote) et une phase de montée en charge, mieux lisser et évaluer nos tâches et nos besoins qu’ils soient

matériels ou humains Achat des logiciels par le SMICA avec une mise à disposition

au fil de l’eau aux collectivités, Montée en charge basée sur le volontariat des collectivités

notamment pour la dématérialisation des actes au Contrôle de Légalité, accompagner nos collectivités à évoluer à leur rythme en

fonction de leurs envies, de leurs besoins et surtout de leur potentiel organisationnel et financier.

Démarche partenariale conventionnelle (la Préfecture et l’ADM pour ACTES, la Trésorerie Générale pour HELIOS) avec recherche systématique d’élargissement (le Département, le SIEDA, ATD12…). sensibiliser au mieux et de façon « non agressive » les

collectivités, notamment en nous associant à diverses réunions d’informations aux quatre coins du Département,

Une stratégie payante

ACTES Frein politique

Motivation d’élus d’un même secteur géographique du département hésitant à se lancer dans la dématérialisation des actes soumis au contrôle de légalité de peur de voir disparaître, non seulement ce service dans leur sous-préfecture, mais également leur sous-préfecture toute entière.

Frein organisationnel Le besoin de réorganisation du processus interne,

notamment dans les grandes mairies (Rodez, Millau…) L’envie de généraliser la dématérialisation à l’ensemble de

la chaine.

Sites Internet Frein stratégique

Changement de prestataire. Frein commercial

Une concurrence actuelle accrue qui était beaucoup moins forte il y a 1 an.

Quelques difficultés