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Simplicité et efficacité,Rendez vos fermes SharePoint agiles avec AvePoint (PAR217)

10/02/2011

Nicolas Cambot, Nelitencambot@nelite.com06 98 77 48 75

Antoine Driard, AvePointantoine.driard@avepoint.com07 86 51 52 96

Robert Sadlak, AvePointrobert.sadlak@avepoint.com

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Nelite & AvePoint

• Conseil et expertise

• Infrastructures Microsoft et virtualisation

• Pôle Business Productivity

• Stand I30

• Editeur de Logiciel• 900 employés, 500 à la

R&D, 50 en Europe• Spécialiste de

SharePoint• 5 grands focus

• Migration vers SharePoint• Administration• Optimisation du stockage• Backup• Monitoring & Audit

• Stand D02

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Le paradoxe de SharePoint

Un excellent outil Avec ses limites

• La facilité d’utilisation est à double tranchant• Prolifération du contenu

conduit au désordre… parfait• Une croissance soutenue et

organisée requiert la mise en place de règles• Prend au dépourvu les équipes

et ressources avec de nouvelles charges et responsabilités

• Très simple à déployer, retour sur investissement immédiat• Self-service – responsabilise

les utilisateurs• Facilement extensible et

personnalisable• Nécessite au départ peu

d’investissement de la DSI• 80% des tâches courantes sont

réalisables suite au déploiement

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Agenda

ContenuSynchronisationDéploiementOrganisation

UtilisateursDroitsStatistiques

TransverseAdministration / Stratégies inter-fermes, GPODélégation de l’administration

Pour chacun de ces thèmes:

La problématiqueCe que propose SharePoint en standardCe qu’on peut faire avec des outils comme ceux d’AvePoint

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SharePoint est centralisé par nature…mais pas ses utilisateurs

Front-End Web Server

Front-End Web Server

Job/App/Index/Search Server

SQL Server

SQL Server

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Sur le WAN…L’attente peut être longue

• Peu d’adoption• Collaboration inefficace

au niveau global

Chaque action prend trop longtemps

Eloignement géographiqueFaible bande passante

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Alternative: WAAS

• Matériel coûteux• Chaîne d’accès plus complexe

Latence toujours présente

Améliore les taux de transfertsLatence identique

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Alternative: Déploiement distribué

Front-End Web Server

Front-End Web Server

Job/App/Index/Search Server

SQL Server

SQL Server

Front-End Web Server

Front-End Web Server

Job/App/Index/Search Server

SQL Server

SQL Server

Utilisateurs aux Etats-Unis Utilisateurs en France

Mais comment synchroniser les

informations entre les fermes ?

Ferme aux Etats-Unis Ferme en France

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Il faut le meilleur des deux mondes:Contenu centralisé, accès distribué

• Le contenu doit se comporter comme s’il résidait sur une ferme unique centralisée

• Mais les utilisateurs doivent pouvoir y accéder depuis leur ferme locale

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Idées reçues surla réplication de bases

• On entend beaucoup que la réplication n’est pas utilisable en production, et que…• Il faut forcément répliquer la base entière• Il faut une excellente connectivité / faible latence• La réplication est forcément mono directionnelle• Faute de gestion des conflits, la base distante

n’est pas exploitable

• Attention, en revanche, il n’est effectivement pas possible d’utiliser les techniques de réplication SQL pour supporter deux fermes SharePoint actives sur un même contenu.

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La solution DocAve Replicator

Réactivité de la ferme locale

Réplication bi-directionnelle

Réplication des contenus le nécessitant

Gestion des conflits

Permet une collaboration globale dans de meilleures conditions

Efficace sur faible bande passante: copie différentielle, contrôle du débit et des plages horaires, compression

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DémoRéplication

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SharePoint est une plateforme

Les modifications peuvent être:• Apparence – Styles et design des pages

• Divers modèles de contenus – sites, pages, documents, listes, workflows

• Solutions “packagées”

• Personnalisations manuelles par édition de code ou fichier de configurations

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Comment réaliser cescustomisations ?

• Dans SharePoint – paramètres de sites et de listes, look & feel

• Avec SharePoint Designer – qui permet de modifier les templates, les pages et le look & feel

• Avec Visual Studio – pour développer des web parts ou features

Administrateurs

Développeurs

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Il faut gérer ces personnalisations

Développement Test Pré-production Production

• Les bonnes pratiques veulent que :– L’équipe de développement travaille sur la première ferme,

et déploient sur la ferme de test ce qui est stable– L’équipe de test travaille sur la ferme du même nom– Quand l’équipe de test approuve, la personnalisation est

déployée en pré-production, puis finalement en production

Environnements (ou fermes)

Plus de Stabilité

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Comment faire en standard ?• De façon très manuelle et extrêmement répétitive

• Les scripts de déploiement doivent être créés spécifiquement pour automatiser les déploiements. Souvent à la main.

• Chaque opération est manuelle:• Prend beaucoup de temps• Risque d’erreur non négligeable• Rollback à prévoir dans tous les cas

Type de personnalisation Déploiement

Conception graphique Au choix:• Refaire les mêmes modifications sur chaque environnement• Copier les fichiers de design (mais tout est écrasé)• Packager le site comme modèle, puis créer le site à partir du

modèleSolutions packagées Copier la solution, et la déployer avec STSADM

Personnalisations non packagées

Copier les fichiers concernés, faire les updates sur IIS

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Deployment Manager:3 outils pour 3 types de customizations

• Déploiement• Vers une ou plusieurs cibles• En temps réel ou de façon planifiée• Total ou incrémental

• Possibilité de roll-back / Undo• Scénarios:

• Gestion des solutions du dev à la prod• Déploiement de feature ou de content type• Ajout de Front End à une ferme (y compris paramètres IIS et

DLL)

Type de personnalisation OutilConception graphique (Look & feel, modèles, colonnes, galleries de web parts …)

Design Manager

Web Parts / Features packagés en Solutions Solution CenterWeb Parts ou Features non packagés (Assemblies dans le GAC, paramètres IIS, fichiers)

Front-End Deployment

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DémoDéploiement

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Contenu : Organisation

• Défis: la structure des sites, collections de sites et webapps• Doit refléter la structure des projets et

l’organisation de l’entreprise• Doit s’adapter aux contraintes techniques (taille

de Content DB, niveau de délégation…)

• Enjeu• Crédibilité et adoption de SharePoint comme

outil de collaboration• Temps passé et fiabilité du processus de mise à

jour du

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Restructurer des bibliothèques de documents

Simple déplacement ou copie, d’un dossier ou doclib à l’autre

Ou bien des déplacements plus complexes, réarrangements massifs

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Restructurer toute la hiérarchie

Rétrogradation: transformer une collection de sites en un simple site

Promotion: transformer un site en collection de sites

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En natif avec SharePoint

List/Library

Structure des sites et du contenu

Web Application

Content DB

Site Collection

Site

Folder

Item/Document

STSADM Import/Export

• Interface simple d’utilisation• Peut gérer les sites et éléments• Ne peut PAS gérer les dossiers, listes, bibliothèques, collections de sites• Les métadonnées peuvent être perdues

• Peut gérer les sites et collections de sites• En ligne de commande uniquement• Ne peut PAS gérer les listes, bibliothèques, dossiers, documents• Les métadonnées peuvent être perdues• La performance chute pour les sites de plus de 12Go et les bases de données de plus de 100 Go

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Avec DocAve Content Manager

Autre Application Web

Autre Ferme

Autre Domaine

List/Library

DocAve Content ManagerWeb Application

Content DB

Site Collection

Site

Folder

Item/Document

• Une interface graphique unique• Peut gérer tous types de contenus, un par un ou par groupe• Permet les promotions et rétrogradations• Déplace du contenu entre Applications Web, Fermes et Domaines• Les métadonnées et la sécurité sont conservées• Pas de limite de taille de données

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DémoRéorganisation du contenu

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Agenda

ContenuSynchronisationDéploiementOrganisation

UtilisateursDroitsStatistiques

TransverseAdministration / Stratégies inter-fermes, GPODélégation de l’administration

Pour chacun de ces thèmes:

La problématiqueCe que propose SharePoint en standardCe qu’on peut faire avec des outils comme ceux d’AvePoint

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Utilisateurs : DroitsProblématique

• La gestion des droits est pensée élément par élément dans SharePoint.

• A l’échelle d’un fichier, tout est simple (encore que…)• Mais à l’échelle de plusieurs fermes, comment répondre à ces

questions:• Identification de droits réels

• Qui a accès à un fichier• A quoi a accès cette personne ?

• Quelqu’un change de département, comment transférer ses droits ?

• Un nouveau arrive, comment lui donner tous les mêmes droits qu’un collègue?

• Quels outils pour que les responsables fonctionnels puissent analyser les droits de leurs sites ? Et les modifier ?

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• Gouvernance:• Comptes utilisateurs (AD) sont assignés à des groupes

Active Directory qui sont inclus à des groupes SharePoint par défaut (Readers / Members / Owners) auxquels sont assignés des privilèges SharePoint.

• Outil type RSOP:• Script:

Utilisateurs : DroitsEn standard

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Utilisateurs : DroitsAvec AvePoint

• Transfert / Clonage de compte• Mode recherche

• Recherche de contenu• Recherche de sécurité• Export/Modification des droits dans Excel

• « Dead Account Cleaner »• Nettoie les permissions liées à un compte AD

supprimé ou désactivé

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DémoDroits

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Utilisateurs : StatistiquesProblématique, et réponse en standard• Questions fréquentes des responsables de sites

• Comment savoir si mon site est utilisé?• Qu’est-ce que les gens viennent y chercher ?• Une modification technique a-t-elle un impact sur la

fréquentation?

• Pas de réponse à cette question « Out of the Box »

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Utilisateurs : StatistiquesAvec AvePoint

• Rapports prêts à l’emploi• Sélection des thèmes à générer d’un simple clic• Envoi automatique (quotidien, hebdomadaire,

mensuel…) d’un rapport, par email (PDF)

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Agenda

ContenuSynchronisationDéploiementOrganisation

UtilisateursDroitsStatistiques

TransverseAdministration / Stratégies inter-fermes, GPODélégation de l’administration

Pour chacun de ces thèmes:

La problématiqueCe que propose SharePoint en standardCe qu’on peut faire avec des outils comme ceux d’AvePoint

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Transverse : Administration / Stratégies inter-fermes, GPO• Problématique

• Chaque ferme est un service indépendantMaisUn service SharePoint d’entreprise comporte: - Plusieurs environnements (DEV / HOM / PRD…)- Plusieurs fermes (Intranet / Staging / Extranet…)

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Transverse : Administration / Stratégies inter-fermes, GPO

• Solution Out of the BOX:

• Multiplication des opérations pour chaque environnement

• Scripting

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DémoStratégies inter-fermes

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Délégation de l’administration:Problématique

• SharePoint fonctionne très souvent (très) bien• Le nombre d’actes d’assistance et administration simple

explose rapidement

• Recommandation: déléguer au maximum aux utilisateurs, ou à certains utilisateurs ou maitrises d’ouvrage• Permettre au support niveau 1 de restaurer des fichiers ou

sites supprimés• Permettre à la MOA ou aux « correspondants » d’auditer la

sécurité de leur site,• Permettre au responsable d’une webapp ou d’une collection

de sites de restructurer « ses sites »

• Ecueil: ce qui se fait depuis les consoles de SharePoint se délègue principalement en mode « tout ou rien »

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Délégation de l’administrationAvec DocAve• Délégation de chaque

fonctionnalité• Par utilisateur ou par groupe

• Locaux ou AD• Avec Security Trimming

• En plus de permettre une délégation fine, l’admin DocAve est totalement auditable

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Délégation de l’administrationAvec DocAve

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Délégation de l’administrationAvec DocAve

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DémoDélégation des droits

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Rendez vos fermes agiles…

Contenu, Utilisateurs, Délégation…

Anticipez sur la croissance de SharePoint et des besoins de vos utilisateurs

Limitez les tâches manuelles, lourdes et sources d’erreurs

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Contacts

Nicolas Cambot Manager Business Productivity

Mobile +33 6 98 77 48 75Tél 0 820 866 899Fax 0 174 180 985

ncambot@nelite.comNelite France20 rue Cambon

75001 Paris

Backup | Admin | Compliance | Reporting | Migration |Storage Optimization

Unleashing the Power of SharePoint

Antoine DriardResponsable Grands Comptes

AvePoint France6 place de la Madeleine75008 Paris

Mobile: +33 7 86 51 52 96antoine.driard@avepoint.comwww.avepoint.com

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MSDN et TechNet : l’essentiel des ressources techniques à portée de clic

http://technet.com http://msdn.com

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