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LA CREATION D’UN SIEGE SOCIAL

Aurélie CAMROUXMarc CLOUVEL

Experts comptables – Commissaires aux comptes

Blog AXIOME D.I.S. (actualité règlementaire secteur S.M.S.)

http://flash.info.sms.over-blog.com

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PLAN

INTRODUCTION

TITRE I : Enjeux et Intérêts d’un Siège Social

TITRE II : Comment obtenir l’autorisation ?

TITRE III : Procédures de contrôle interne et outils de pilotage

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INTRODUCTION

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Evolution du secteur Social Médico-Social

Des contraintes économiques fortes

…et des besoins nouveaux

Une modification progressive des modalités de financement (logique d’enveloppe, de facturation à la personne)

INTRODUCTION

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Volonté politique Réponse aux besoins nouveaux (ONDAM 2012 + 4,2%) Maîtrise des dépenses sur l’existant Responsabilisation des gestionnaires Des moyens encadrés

Règles d’autorisation de fonctionnement, extension, transformation

Règles budgétaires comptables et financières Des outils à mettre en place (budget, C.A., PPI, indicateurs…)

INTRODUCTION

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Tendance du secteur Regroupements, fusions, rapprochements … :

nécessité de création des sièges sociaux (coordination, stratégie, aide aux administrateurs bénévoles …)

Siège associatif Siège inter-associatif

Avantages indéniables…mais difficultés et contraintes dans la mise en place

INTRODUCTION

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INTRODUCTION Règlementation

Applicable aux E.S.M.S. mentionnés à l’article L.312-1 du CASF Décret 2003-1010 : procédure d’autorisation (CASF R.314-87 s.) Décret 2006-422 : renforc. et élarg. du rôle et des missions des sièges

sociaux Circulaire DGAS 18/05/2006 Circulaire DGAS 26/03/2007

Depuis 2006 Rôle déterminant dans l’association Missions techniques, globales, stratégiques Instrument dynamique de partenariat entre pouvoirs publics et les

associations

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TITRE I

LES ENJEUX ET INTERETS D’UN SIEGE SOCIAL

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ARCHITECTURE TITRE I

Révision des politiques managériales internes

Les missions du Siège

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Révision des politiques managériales Une réflexion sur la répartition des pouvoirs

Risque accru de déséquilibre et de jeu de pouvoirs entre les acteurs (Administrateurs / Siège / Etablissements et Services)

Les règles de gouvernance doivent être précisées et éclairées Statuts et règlement intérieur doivent définir le pouvoir de

décision / d’exécution / de contrôle Délégations de pouvoirs à mettre en place Document Unique de Délégation (D.U.D.)

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Révision des politiques managériales

Le type d’organisation choisi peut avoir des incidences importantes sur la gestion des établissements !

Remise en cause partielle ou totale de l’organisation existante !

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Révision des politiques managériales Quel type d’organisation choisir ?

Organisation centralisée

Organisation décentralisée

développant la subsidiarité

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Révision des politiques managériales

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tralis

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Avantages / Oppportunités Recherche des coûts Recentrer les établissements sur leur mission

sociale en les déchargeant de la lourdeur administrative

Risques / Inconvénients Déresponsabilisation des établissements Refus des établissements du pouvoir du siège Siège social éloigné de la réalité du terrain

(résidents, activité, personnel…)

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Révision des politiques managériales

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Avantages / Opportunités Etablissement au centre du dispositif

Pouvoir de décision proche de l’usager Siège = fonction support stratégique

(développement, procédures, qualité…)

Inconvénients / Risques Siège trop « tête dans les nuages » Pas de réduction des coûts

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Les missions du Siège Social Méthodologie de répartition des charges communes

Critique du système de répartition sans Siège Social (clé de répartition à définir …)

Une participation équitable des services aux charges communes De façon règlementaire Charges communes comptabilisées sur un dossier unique Répartition au prorata des charges brutes d’exploitation du

dernier exercice clos Meilleure lisibilité et transparence financière

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Les missions du Siège Social Les prestations et missions confiées au Siège

Le siège doit justifier une mission spécifique Art.R.314-87 C.A.S.F. : Les prestations autorisées

Elaboration du projet d’établissement Amélioration de la qualité du service rendu Amélioration des systèmes d’information Mise en place de procédures de contrôle interne Conduite d’études diverses (action de coopération et

coordination, …)

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Enjeux et intérêts du siège social Des missions de plus en plus globales et

stratégiques

Mise en œuvre du projet associatif Participation aux réflexions sur les services publics Elaboration des schémas Réalisation de prestations de services (gestion

comptable, budgétaire, gestion du personnel, informatique…)

Réponse aux appels à projets

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Les missions du Siège Social Des missions de plus en plus globales et

stratégiques

Décret n°2006-422 apporte 2 nouveaux éléments :

Des E.S.M.S. ayant des personnes morales distinctes peuvent créer et gérer un service commun

Extension des missions (prestations de services ou études qui concourent à des économies d’échelles, des contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens)

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TITRE II

COMMENT OBTENIR L’AUTORISATION ?

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Le cadre règlementaire de l’autorisation L’autorité compétente

Autorise, fixe, répartit les Q.P. de frais de siège Celle qui finance le + l’association (+ de la moitié des

financements) Méthode : additionner pour le dernier exercice

clos, les recettes de la tarification de tous les établissements gérés.

Directeur Agence Régionale de Santé / Préfet de région / Président du C.G.

Durée de l’autorisation = 5 ans

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Le cadre règlementaire de l’autorisation Le contenu de la demande

Un dossier complet doit être présenté à l’autorité compétente

Présentation de l’organisme gestionnaire Statuts, bilan, compte de résultat, bilan financier Conventions règlementées Présentation des établissements et services Règles de délégation et procédures de contrôle interne Présentation du Siège

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Le cadre règlementaire de l’autorisation Le contenu de la demande

Organigramme et fonction du personnel du siège Présentation des services rendus

• Prestations techniques• Prestations d’animation du réseau

Budget prévisionnel Tableau de répartition des charges et produits communs Répartition des Q.P. de frais de siège

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Le cadre règlementaire de l’autorisation Le budget du siège

Etablir le périmètre du Siège

Définir une stratégie : But ? Objectifs ? Organisation ? Etablir la liste des services rendus par le siège aux

services Identifier toutes les charges Recenser tous les moyens nécessaires au

fonctionnement

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Le cadre règlementaire de l’autorisation Montage du budget

Forme identique au budget normalisé des E.S.M.S.

Une fois le périmètre établi : Chiffrer les charges de personnel Identifier les investissements à réaliser Répartir les charges budgétées en 3 groupes fonctionnels Identifier les mesures de reconduction (transfert

établissements) et les mesures nouvelles

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Le cadre règlementaire de l’autorisation Les modalités de répartition des frais de siège

Méthode de répartition 1 Les charges affectées au budget Siège sont soustraites

des budgets des établissements (mesures nouvelles négatives)

Répartition du montant global des dépenses selon une clef de répartition au compte 655 « frais de siège » de chaque service

Règle : « Au prorata des charges brutes d’exploitation du dernier exercice clos »

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Le cadre règlementaire de l’autorisation Les modalités de répartition des frais de siège

Dérogation pour certains établissements E.S.A.T. BAPC Base : valeur ajoutée ou total des

charges – compléments de rémunération T.H. F.A.M. Calcul sur la totalité des charges mais imputé

uniquement sur la partie Hébergement E.H.P.A.D. idem Activités non pérennes pertinence de faire supporter

des frais de siège ???

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Le cadre règlementaire de l’autorisation Les modalités de répartition des frais de siège

Méthode de répartition 2 Procédure simplifiée de fixation des frais de siège Pourcentage fixe des charges d’exploitation des

établissements Pour la durée de l’autorisation Suppression de la demande et négociation annuelle de

fixation des frais

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Le cadre règlementaire de l’autorisation Les conditions de financement et de contrôle

Procédure annuelle de fixation des frais Budget et documents obligatoires à transmettre au

31/12 Avant le 31/12, le préfet ou P. C.G. envoi courrier motivé

sur montant et répartition des frais retenus 8 jours pour réponse en observations à défaut

approbation

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Le cadre règlementaire de l’autorisation Les conditions de financement et de contrôle

Règles comptables et financières applicables au Siège Une comptabilité propre au Siège Plan comptable des E.S.M.S applicable Budget / Compte administratif Affectations de résultats :

Libre si taux négocié pour 5 ans Décidé par A.T. si négociation annuelle des frais

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Le cadre règlementaire de l’autorisation Durée et conséquences de l’autorisation

Autorisation donnée pour 5 ans

Permet aux budgets des établissements de présenter une quote part des dépenses relatives aux frais de Siège Social

Pas de délai pour l’autorité de tarification pour délivrer son accord

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TITRE III

PROCEDURES DE CONTRÔLE INTERNE ET OUTILS DE

PILOTAGE

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Une nécessité ? Pourquoi ? Procédures à mettre en place pour obtenir

l’autorisation (règlementation)

Justifier et démontrer que le Siège est source d’efficacité pour l’organisation

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x Définition du contrôle interne

Ensemble de dispositifs ayant pour but d’assurer : La protection et sauvegarde du patrimoine La qualité de l’information L’application des instructions de la direction De favoriser l’amélioration des performances

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x Les objectifs du contrôle interne

Volonté d’une meilleure efficacité et maîtrise interne

Un bon vecteur d’image Un moyen d’optimisation des règles de

gouvernance Un outil d’évaluation interne

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x Les procédures de contrôle interne les

facteurs de réussite du projet

Une démarche organisée Transversalité et mobilisation des acteurs Un effort de communication Définir les règles de gouvernance : la répartition

des pouvoirs

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LA FORMALISATION DU CONTROLE INTERNE Réalisation d’un manuel de procédures

Analyse de l’existant et des risques Tenir un planning Contenu du manuel :

Présentation de l’organisation et objectifs du contrôle interne Description des process comptables et système d’information

Organisation comptable Cycles : achats, trésorerie, personnel …. Diffusion de l’information, informatique, classement, archivage

Fiches de poste – Fiches de fonction Amélioration et maintenance de l’outil

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LA FORMALISATION DU CONTROLE INTERNE Réalisation d’un manuel de procédures

Description des procédures par cycle Respect du principe de séparation des fonctions

(ordonnateur, comptable, liquidateur)

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L’ENJEU DES OUTILS DE PILOTAGE Répondre aux exigences de la loi 2002-2

Transparence et qualité de l’information La convergence tarifaire

Piloter les établissements S’informer Anticiper Prises de décision efficaces

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L’ENJEU DES OUTILS DE PILOTAGE Un rôle majeur pour le siège

Fait partie des missions autorisées Permet l’obtention de l’autorisation Le siège dispose de la meilleure place pour créer et

piloter ce dispositif

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UNE DEMARCHE ORGANISEE EN AMONT Constituer un comité de pilotage Principes à retenir

Fiabilité à ne pas confondre avec recherche de perfection

Reporting limité aux indicateurs clés de gestion Fixer les indicateurs en fonction des destinataires Sensibiliser et former le personnel chargé de la

réalisation Prévoir une veille et une mise à jour des outils

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DIFFUSION DE L’INFORMATION Obtenir les informations nécessaires

Informations uniquement pertinentes Fixer la périodicité de diffusion – délais et

échéances Uniformiser et harmoniser les méthodes de travail

des établissements Définir les intervenants

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DIFFUSION DE L’INFORMATION Savoir présenter les résultats

Lecture facile, rapide et pertinente Présentation aéré et claire Vision sur tendance générale (graphiques …) Moyens de présentation divers (réunions, mails,

bureau, en fonction des résultats…)

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LES OUTILS DE GESTION L’existant : les outils règlementaires

Budget Compte administratif Plan pluriannuel d’investissement Bilan financier Indicateurs nationaux

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LES OUTILS DE GESTION A créer : outil de contrôle et de pilotage des

écarts

Analyse des écarts entre budget accordé et réalisé Analyse des indicateurs clés : activité, résultat,

trésorerie Indicateurs associatifs