SIECLE Base Eleves les manipulations apres la...

FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elèves Etablissement Les manipulations après la bascule

Etablissements publics

8/06/2017 D.S.I.N.

SIECLE- Base Elèves Fiche pratique : les manipulations après la bascule 1 / 24

_____________________________

SIECLE

Base Elèves Etablissement :

les manipulations après la bascule

_____________________________

Fiche pratique à l’usage des établissements publics

Juin 2017



8/06/2017 D.S.I.N.


Table des matières

1. Généralités………………………………………………….…3

2. Connexion au portail ARENA……………………..………...3

2.1 Accès à l'application…………………………………………………..………….3 2.2 Bienvenue sur le portail des applications………………………………………3 2.3 La vérification des données communes..…….………………………..….…...4

2.4 Sélectionner et profiler les nomenclatures……………………………..…...…7 2.5 Vérifier et saisir les structures……………………………..……………..……14 2.6 Constituer la Base Elèves…………………………………..…………….…....15

2.6.1 Réceptionner les élèves à partir des résultats d’affectation…………...15 2.6.2 Echanger les dossiers élèves entre établissements…………………....15 2.6.3 Créer les nouveaux entrants……………………………………………...15

2.7 Mettre à jour les fiches élèves……………………………………………….....16 2.7.1 Répartir les élèves dans les MEF………….……………………….....…16 2.7.2 Répartir les élèves dans les divisions ou les groupes….…....……......17 2.7.3 Attribuer rapidement les options aux élèves…………….….....…….….18 2.7.4 Supprimer des fiches élèves………………………….…….….....……...20 2.7.5 Vérifier les responsables et supprimer les doublons…..….....……...…21

2.8 Les sorties de l’établissement (fin d’année)..…………………………………22 2.8.1 Saisir les dates et motifs de sortie pour un ensemble d’élèves .………22 2.8.2 Editer les Exéats …………………………………………..…..….....….…23



8/06/2017 D.S.I.N.


1. Généralités

La bascule de Siècle s’effectue dans le courant de mai : elle est effectuée par les techniciens de l’Académie. Cette bascule permet d’ouvrir l’année scolaire suivante afin de préparer la rentrée scolaire de septembre. Toutes les opérations décrites ci-après doivent donc être effectuées sur l’année en préparation.

2. Connexion au portail ARENA

2.1 Accès à l'application � Lancer Mozilla Firefox (ou Internet Explorer) à l’adresse : http://cria.ac-amiens.fr � Se connecter au portail ARENA

2.2 Bienvenue sur le portail des applications Le portail affiche les différentes applications installées, en fonction des droits de l’utilisateur que le chef d’établissement aura prédéfinis. Vous aurez besoin d’accéder aux modules suivants sur l’année en préparation :

Domaine Module Année scolaire


S’authentifier avec l'identifiant et le mot de passe de la messagerie personnelle académique ou le passcode pour les connexions avec la clé OTP

Vérifier que l’année en préparation est accessible avant de continuer. Pour activer la nouvelle année scolaire, à partir du module STSweb en mise à jour et sur l’année en cours, cliquer sur le menu « Bascule ». Sélectionner les options et valider. Quitter le module.



8/06/2017 D.S.I.N.


2.3 La vérification des données communes

� Se connecter sur le module « Commun » sur l’année en préparation :

� Depuis le menu , mettre à jour les coordonnées, le responsable, le gestionnaire et agent comptable

La modification du nom du responsable se fait qu’après l’édition des Exéats.


Les coordonnées de l’établissement et le numéro de téléphone

apparaissent dans les éditions à

destination des familles : ne pas

oublier d’apporter les modifications

nécessaires.



8/06/2017 D.S.I.N.


� Depuis le menu , mettre à jour les vacances scolaires, les jours fériés

� Depuis le menu , mettre à jour les périodes pédagogiques

Saisir les dates des vacances de la

zone B. Il s’agit d’indiquer les jours

de fermeture de l’établissement.

Ces dates sont utilisées par les

modules Vie Scolaire et Notes

Saisir les dates des périodes

pédagogiques.

Ces dates sont utilisées par les

modules Vie Scolaire et Notes



8/06/2017 D.S.I.N.


� Depuis le menu, cocher les jours d’ouverture de restauration et d’internat dans l’établissement.

Un message d’information s’affiche. En début d’année, la saisie des RIBs et des régimes est autorisé dans la Base Elèves. Le bouton « Effectuer le basculement » sera proposé qu’après saisie des trimestres dans le module Gestion Financières Elèves. Cette transaction est à effectuer ultérieurement, au cours du 1er trimestre 2017-2018, en accord avec le service d’intendance.

Cocher les cases en fonction du régime et de l’internat



8/06/2017 D.S.I.N.


2.4 Sélectionner et profiler les nomenclatures

Le profilage des formations a pour but de personnaliser les enseignements de l'établissement, à partir des nomenclatures transmises par les services académiques (nomenclatures à profiler).

� Se connecter sur le module « Nomenclatures » sur l’année en préparation :

o Vérifier la réception des nomenclatures envoyées par le SSA (gestionnaire académique)


Les nomenclatures sont arrivées, vous pouvez profiler vos nomenclatures (étapes 1 à 3)



8/06/2017 D.S.I.N.


� Cliquer sur Profilage - Formations :

o Le profilage se fait en trois étapes :

- La sélection des MEFS et des options (profilage de masse) - La sélection des matières optionnelles pour chaque MEF (profilage fin) - L’export du profilage vers STS-WEB

Remarques :

- Le profilage fin n’est accessible que si le profilage de masse a été fait. - Si le profilage de masse est relancé après le profilage fin, alors le profilage fin

est supprimé. - Si une matière a été profilée dans le profilage fin, alors elle ne peut plus être

désélectionnée dans le profilage de masse. - Pour reprofiler une matière du profilage fin dans le profilage de masse, il faut

la supprimer du profilage fin.

Domaine Module Année

scolaire

2017-2018

Profilage Formations



8/06/2017 D.S.I.N.


- La sélection des MEFS et des options

Une première sélection appellée « profilage de masse » consiste à sélectionner les formations MEF et les options enseignées dans votre établissement.

o Un premier écran propose de sélectionner les MEFs :

La fenêtre de gauche affiche les nouveaux MEFs transmis par l’académie. La fenêtre de droite affiche les MEFS de l’année scolaire précédente, sans changement de programme. Votre sélection consiste à mettre à jour la fenêtre de droite « Mef sélectionnés par l’établissement » par l’ajout et/ou la suppression de MEFs.

La validation est obligatoire, même si aucun MEF supplémentaire n’est ajouté à la sélection.

1 - Sélectionner un ou plusieurs MEFs

3 – Valider

2 – Cliquer sur une flèche pour ajouter un ou plusieurs Mefs à la colonne de droite

Cliquer sur la double flèche



8/06/2017 D.S.I.N.


o Un deuxième écran propose de sélectionner les options :

La validation est obligatoire, même si aucune option supplémentaire n’est ajoutée à la sélection.

3 – Valider

1 - Sélectionner une ou plusieurs options

2 – Cliquer sur une flèche pour ajouter une ou plusieurs options à la colonne de droite

FICHE PRATIQUELes manipulations après la bascule

SIECLE- Base Elèves Fiche pratique

- La sélection des matières optionnelles pour chaque MEF (profilage fin)

Une deuxième sélection appelée «matières en fonction du MEF facultatives (définition des options Elèves).

o Un premier écran vous propose de sélectionner

FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elèves EtablissementLes manipulations après la bascule


Fiche pratique : les manipulations après la bascule

La sélection des matières optionnelles pour chaque MEF (profilage fin)

sélection appelée « profilage fin » consiste à sélectionner EF et de la modalité d’élection des options obligatoires ou

facultatives (définition des options autorisées en saisie, onglet scolarité de la Base

Un premier écran vous propose de sélectionner un MEF

1 – Cliquer pour ouvrir le menu déroulant

2 – sélectionner un MEF

Cliquer sur la double flèche

: SIECLE Base Elèves Etablissement 8/06/2017 D.S.I.N.

11 / 24

La sélection des matières optionnelles pour chaque MEF (profilage fin)

consiste à sélectionner les ns obligatoires ou

onglet scolarité de la Base

Cliquer pour ouvrir le



8/06/2017 D.S.I.N.


Après validation l’affichage reste statique. Sélectionner un autre MEF en haut de l’écran et recommencer les manipulations de 1 à 5 pour chaque Mef.

3 – sélectionner les options obligatoires du MEF sélectionné (oui /non)

4 – sélectionner les options facultatives du MEF sélectionné (oui /non)

5 – Valider



8/06/2017 D.S.I.N.


- L’export du profilage vers STS-WEB Cette opération est obligatoire, pour transférer le profilage des formations et des matières optionnelles vers le module STS-WEB

� Cliquer sur Profilage – Formation d’origine

Cette nomenclature va servir, dans Siècle–BEE à saisir et contrôler la formation de l’année précédente (ou formation de provenance) de l’élève (onglet historique)

Domaine Module Année

scolaire

2017-2018

Profilage Formations

d'origine

1 - Sélectionner un ou plusieurs MEFs.

2 – Cliquer sur une flèche pour ajouter un ou plusieurs MEFs à la colonne de droite

3 – Valider

- Cliquer sur le bouton

, la date du dernier profilage affiche maintenant la date du jour.



8/06/2017 D.S.I.N.


2.5 Vérifier et saisir les structures

� Se connecter sur le module « Gestion des structures et des services » sur l’année en préparation :

Conditions pour que le bouton soit accessible : - aucun élève ne doit être inscrit dans la division à supprimer au niveau de la Base Elèves (effectif calculé = 0). Cet effectif est mis à jour chaque nuit. - aucune indemnité de professeur principal ne doit être saisie sur la division à supprimer - aucun service avec la division à supprimer, rattaché à un professeur.


Pour ajouter (ou supprimer) un mef dans une division, cliquer sur le code de la division. Une sous-fenêtre s’affiche avec les boutons :

pour ajouter un mef supplémentaire

pour supprimer un mef

Pour ajouter une division, cliquer sur

Pour supprimer une division cliquer sur



8/06/2017 D.S.I.N.


2.6 Constituer la Base Elèves Se reporter au document intitulé « FICHE PRATIQUE SIECLE Base Elèves Etablissement : la gestion des entrées et sorties d’élèves »

2.6.1 Réceptionner les élèves à partir des résultats d’affectation

(cf. page 10 - 2.5 - Réceptionner les dossiers élèves issus de l’affectation)

2.6.2 Echanger les dossiers élèves entre établissements

(cf. page 6 - 2.4 Le transfert de dossiers entre EPLE)

2.6.3 Créer les nouveaux entrants (cf. page 4 - 2.3 La création d’un dossier élève).



8/06/2017 D.S.I.N.


2.7 Mettre à jour les fiches élèves � Se connecter sur le module « Base Elèves » sur l’année en préparation :

2.7.1 Répartir les élèves dans les MEF : menu

Cette transaction permet de rechercher des élèves sur leur MEF de l’an dernier afin de les affecter en masse dans un MEF de l’année en cours. Exemple : les « montées de classe » : rechercher les élèves de 4ème de l’an dernier pour leur affecter un Mef de 3ème.

Ce menu permet également d’affecter simultanément un MEF et une division à un ensemble d’élèves .


2017-2018

1 - choix du MEF (année 2016-2017)

2 – Non affectés à un MEF

3 – choix du MEF (année 2017-2018)

4 – Suite 5 - Sélectionner les élèves 6 - Valider



8/06/2017 D.S.I.N.


2.7.2 Répartir les élèves dans les divisions ou dans les groupes :

menu

Préalablement à cette répartition, il est nécessaire que :

- les élèves concernés soient affectés à un MEF - les divisions et les groupes soient crées dans STSWEB - Un élève doit être réparti dans une division avant d'être affecté dans un groupe

� Sélectionner la division (ou le groupe), le filtre, les élèves puis valider.

Après basculement, les élèves sur 2017-2018 n’ont pas de division, d’où le choix « Affectés à aucune division ».

1 - choix de la structure

3 – Affectés à aucune division

4 – Rechercher 5 - Sélectionner les élèves 6 - Valider

2 - choix de la division



8/06/2017 D.S.I.N.


2.7.3 Attribuer rapidement les options aux élèves

� Le menu, permet d’affecter une même option, à un même

rang et avec une même modalité de choix (facultatif ou obligatoire) à un ensemble d’élèves. Cette opération est possible après l’affectation des élèves dans les MEFs et les divisions.

Deux critères de sélection d’élèves sont proposés :

• la sélection porte sur la scolarité de l’année précédente

• la sélection porte sur la scolarité de l’année en cours

1 – Année précédente (année 2016-2017)

2 - Sélectionner au choix ou en combinaison - un MEF - une division

3 – Suite

1 – Année en cours (année 2017-2018)

3 – Suite

2 - Sélectionner au choix ou en combinaison - un MEF - une division - un groupe



8/06/2017 D.S.I.N.


Quelque soit les critères choisis, les écrans suivants s’affichent :

4 – Sélectionner un rang

5 – Sélectionner une option

6 – Suite

7 – Sélectionner un filtre

8– Rechercher 9 – Sélectionner les élèves 10 - Valider



8/06/2017 D.S.I.N.


2.7.4 Supprimer des fiches élèves Une fiche élève créé ou importée peut être supprimée. Si une division est saisie, il est nécessaire de l’effacer au préalable (remise à blanc à l’aide du menu déroulant). Elle apparait dans le menu «Suppression » à condition que la fiche ne soit pas remontée en BEA. Il est donc conseillé de le faire le jour de sa création ou de son import. � Depuis le menu, rechercher l’élève à supprimer, effacer

la division de la scolarité actuelle.

� Depuis le menu, , cocher les élèves à supprimer puis

« supprimer les élèves sélectionnées ».

Toutes les fiches élèves ne peuvent pas être supprimées : ne seront recherchées et affichées que les fiches répondant aux conditions énoncées : - l'élève est nouveau dans l'établissement, - l'élève ne s'est pas présenté dans l'établissement, - la fiche n'est pas remontée vers la BEA, - l'élève n'est pas scolarisé dans une division, - l'élève n'est pas constaté dans GFE, - l'élève n'a pas de dossier de bourse des lycées.

1 – clic sur (sélectionner) pour effacer la division

2 – Valider

Supprimer

FICHE PRATIQUELes manipulations après la bascule

SIECLE- Base Elèves Fiche pratique

2.7.5 Vérifier les responsables et supprimer les doublons Pour le bon fonctionnement des modules Bases Elèves , Bourse, Gestion Financières Elèves et des E.N.T. il est nécessaire de suppresponsables et ceci tout au long de l'année. L’application détecteen base, avec nom et prénom identique ou RIB identique.

� Depuis le menu,aucun critère de recherche.

Lors de la validation de la suppression, ce dernier récupère les rattachements associés à la personne supprimée (élève, dossier bourse des collèges si luin’en a pas).

les « vrais homonymespas à supprimer.

2

3

5 - Modifier

FICHE PRATIQUE : SIECLE Base Elèves EtablissementLes manipulations après la bascule


Fiche pratique : les manipulations après la bascule

Vérifier les responsables et supprimer les doublons

Pour le bon fonctionnement des modules Bases Elèves , Bourse, Gestion Financières Elèves et des E.N.T. il est nécessaire de supprimer les doublons

tout au long de l'année. ication détecte comme doublon les responsables inscrits plusieurs fois

, avec nom et prénom identique ou RIB identique.

, consulter l’ensemble des doublonsaucun critère de recherche.

ion de la suppression, ce dernier récupère les rattachements associés à la personne supprimée (élève, dossier bourse des collèges si lui

vrais homonymes » restent présents dans le menu déroulant, ils ne sont

4 – Cocher les boutons radios

Dans le cas de doublons avérés :

Pour le responsable à supprimer, il faut cocher

le bouton radio « Supprimer».

Pour le responsable à conserver, il faut cocher

la colonne « Remplacer par »

1- Chercher

2 – Sélectionner un nom

3 – Afficher

: SIECLE Base Elèves Etablissement 8/06/2017 D.S.I.N.

21 / 24

Vérifier les responsables et supprimer les doublons

Pour le bon fonctionnement des modules Bases Elèves , Bourse, Gestion rimer les doublons

inscrits plusieurs fois

l’ensemble des doublons, sans

ion de la suppression, ce dernier récupère les rattachements associés à la personne supprimée (élève, dossier bourse des collèges si lui-même

présents dans le menu déroulant, ils ne sont

, il faut cocher

il faut cocher

Chercher



8/06/2017 D.S.I.N.


2.8 Les sorties de l’établissement (fin d’année)

En période de bascule, lorsque les 2 années sont présentes, la saisie des dates et motifs de sortie s’effectue sur l’année en préparation. 2.8.1 Saisir les dates et motif de sortie pour un ensemble d’élèves

� Depuis le menu, , rechercher les élèves sur les critères « année précédente », sans motif de sortie et en sélectionnant un MEF (exemple : 3EME, Terminale,…)

Cas particulier, sortir les élèves de 4ème partant en DIMA (date de sortie : 31/08/2017 motif de sortie : autre suite d’études apprentissage) nécessaire à une inscription inactive ultérieurement.

1 – Année précédente

2 – Sélection du MEF N-1

3 – Elève sans motif

4 – Rechercher

5 – Sélection du motif de sortie

6 – Date de sortie =

31/08/2017

7 – Cocher les élèves sortants (ne pas sélectionner les élèves redoublants)

8 – Valider



8/06/2017 D.S.I.N.


2.8.2 Editer les Exéats

� Depuis le menu, , rechercher les élèves sur les critères « année précédente », et sélectionner un ou plusieurs MEF (exemple : 3EME, Terminale,…)

1 – Année précédente

2 – Sélection des MEFS

3 – Rechercher

4 – Sélectionner tous les élèves

5 – Valider



8/06/2017 D.S.I.N.


� Après ouverture du document dans Acrobat Reader, lancer l’impression.

6 – Cocher « Certificat de fin de scolarité (EXEAT) »

7 – Imprimer

SIECLE Base Eleves les manipulations apres la...

Documents

Transcript of SIECLE Base Eleves les manipulations apres la...