SECTEUR PUBLIC : AGENDA NUMÉRIQUE 2020 · L’agenda numérique 2020 des collectivités et des...

LIVRE BLANC

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SECTEUR PUBLIC :AGENDA NUMÉRIQUE 2020Transformation numérique et innovation, leviers de la performance

L’agenda numérique 2020 des collectivités et des établissements publics

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Transformation numérique et innovation, leviers de la performance


Ce Livre Blanc a été réalisé par Gfi Informatique.

Il se base sur des entretiens individuels avec des décideurs et des responsables de systèmes d’information de plus de vingt collectivités locales, collectivités territoriales et établissements publics locaux, régionaux ou nationaux, que nous tenons particulièrement à remercier ici pour leur accueil, leur franchise, et leurs idées sur la feuille de route à adopter.

Les collectivités et établissements publics de coopération intercommunale interrogés :

Conseil général de la Vienne (CG86), ville de Sète, Conseil général de la Mayenne (CG53), ville du Havre, ville de Lyon, Conseil général du Loir-et-Cher (CG41), Conseil régional de Martinique, ville de Tours, Conseil général des Hauts-de-Seine (CG92), Communauté d’agglomération Seine-Eure, Metz métropole, ville de Bordeaux, Conseil régional Rhône-Alpes, Communauté d'agglomération Angers Loire Métropole

Les établissements publics interrogés :

Bibliothèque Nationale de France (BNF), Eau de Paris, Centre d’Action Sociale de la ville de Paris (CCAS Paris), Chambre de Commerce et de l’Industrie (CCI) Nice-Côte d’Azur, Grand Port Maritime de Dunkerque, OPH du Val-de-Marne, Parcs Nationaux de France.

L’ensemble du document est sous copyright Gfi et PAC. Les citations et reproductions sont autorisées pour un usage non commercial uniquement, dans la presse et au sein de tout organisme du secteur public.


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Dans un contexte de réforme des territoires et des compétences associées, de maîtrise des dépenses, de révision de la gestion budgétaire et comptable publique, mais aussi de redéfinition de la relation à l’usager, le numérique est incontestablement un levier majeur de succès et de performance pour les administrations et les collectivités.

La mobilité, le Cloud, le SaaS, les progiciels de gestion intégrés, les outils de CRM, les portails de services, les outils cartographiques, les plateformes de dématérialisation, le décisionnel, la gestion d’activité… constituent autant de technologies qui, associées aux métiers du secteur public, créent une vraie valeur et un fort retour sur investissement.

La branche Software de Gfi accompagne depuis plus de 30 ans les collectivités locales et les établissements publics dans leurs grands projets de gestion autour d’une suite applicative riche de près de 50 produits et services.

En qualité de leader des solutions dédiées à ces organismes, Gfi a souhaité dessiner l’agenda 2020 de leurs chantiers innovants. C’est chose faite avec ce livre blanc, réalisé en collaboration avec PAC, premier acteur français sur l’analyse et le conseil des stratégies numériques, qui a cédé la parole à plus d’une vingtaine de décideurs de la sphère publique.

Nous espérons qu’à travers ces retours d’expérience vous disposerez d’un éclairage pertinent sur les technologies d’avenir d’un secteur public résolument en quête d’innovation au service de la performance.

Laurent Leenhardt Directeur Gfi branche Software

Editorial


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1. Des objectifs métier de mieux en mieux cadrés ............................................... 7

1.1 Une IT au service des métiers .................................................................................. 7

1.2 Une IT au services des citoyens ............................................................................... 9

1.3 Mais une IT très morcelée ...................................................................................... 11

2. Des contraintes fortes qui incitent à innover .................................................. 13

2.1 Des budgets sous (forte) pression .......................................................................... 13

2.2 Une quête de l’efficience ......................................................................................... 15 2.3 Une exploration timide des apports du Cloud ......................................................... 17

3. La transformation est en marche ..................................................................... 19

3.1 Vers des SI prêts pour la réforme territoriale .......................................................... 19

3.2 Un véritable pilotage grâce à une vue unifiée ......................................................... 21

3.3 Le service public au service du public ..................................................................... 22

Quelle feuille de route pour 2020 ? ....................................................................... 25

Sommaire


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Fig. 1: Chantiers actuels des DSI (en nombre de réponses spontanées) .................................................................................................. 8

Fig. 2: La France au 4e rang du classement de l’ONU pour le ‘e-gouvernement’ .......................................................................................... 9

Fig. 3: Part du SaaS dans les dépenses du secteur public en logiciels applicatifs, 2012-2018 ................................................................... 18

Fig. 4: Les « 5 forces de Porter » décidant des priorités des DSI ......................... 22

Fig. 5: Feuille de route idéale d’ici à 2020 ............................................................. 25

Illustrations


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Dans le secteur public comme dans le privé, l’informatique n’est plus considérée comme un poste de dépense, mais comme le meilleur outil pour optimiser le fonctionnement des organisations et accompagner leur transformation. Du moins, ce changement de perception est clairement à l’œuvre dans le secteur public.

C’est vrai au niveau central : l’engagement pris par le gouvernement, lors du Conseil des ministres le 3 septembre dernier, autour du concept de « République numérique », est sans équivoque. C’est vrai aussi dans le domaine de la santé, qui poursuit son programme Hôpital numérique. Les situations sont beaucoup plus diverses dans le secteur public décentralisé ; c’est donc aux collectivités et établissements publics que nous avons choisi de consacrer ce livre blanc. Ce qui nous a permis de dresser un constat très encourageant sur l’importance prise par le numérique dans ces organisations.

Particulièrement touchés par la situation économique, bousculés par les projets de réformes territoriales, collectivités et établissements publics se sont engagés dans des programmes de mutualisation et de modernisation de leurs outils numériques. L’objectif de ces innovations : optimiser le fonctionnement actuel, dégager des marges de manœuvre pour devenir des acteurs de plein droit de la société numérique, et améliorer le service rendu au citoyen.

S’il faut encore parfois résoudre quelques équations budgétaires pour mener à bien tous les projets, la transformation numérique du secteur public local est bel et bien engagée. Notre enquête le montre : les nouvelles technologies sont toujours en première ligne pour répondre aux demandes des élus, des directions générales et des agents tout en offrant de nouveaux services aux usagers.

Avant-propos


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1. Des objectifs métier de mieux en mieux cadrés

L’alignement entre les directions des systèmes d’information (DSI) et les métiers est un sujet récurrent dans le monde de l’informatique. De ce point de vue, les DSI du Secteur public n’ont rien à envier à leurs homologues du privé. D’autant plus qu’ils font face à trois types de clients bien distincts – les élus, les agents et les usagers – qu’ils doivent satisfaire, tout en se conformant aux exigences réglementaires et autres contraintes édictées par le pouvoir législatif.

1.1 UNE IT AU SERVICE DES METIERS

Chaque étude que nous réalisons dans le secteur public confirme la rapide professionnalisation des directions IT. Tous nos interlocuteurs sont aujourd’hui passés de la « simple » fonction support à une mission d’accompagnement des directions métier.

C’est particulièrement vrai dans les établissements publics dont la fonction est proche de celle d’entreprises privées. A l’OPH 94 (Valophis Habitat, office public de l’habitat du Val-de-Marne), par exemple, la DSI participe activement à la mission d’acquisition de terrains et de construction : prospection foncière grâce à un système d’informations géographiques (SIG) modernisé, simulation financière, gestion des opérations de construction… Le SIG est aussi un atout de premier plan pour le Grand port maritime de Dunkerque. Sa modernisation, qui courra encore sur 2015, permettra d’aménager bien plus efficacement le port : localisation des canalisations avant et après travaux, pose de la fibre optique, dessin des réseaux d’assainissement, gestion des déclarations de travaux…

Chez Eau de Paris, régie de la ville chargée de l’approvisionnement et de la distribution de l’eau, la DSI a d’ores et déjà équipé la centaine d’agents sur le terrain de solutions de mobilité, et travaille à des solutions de type Big Data, capables de gérer de grands volumes de données, pour optimiser son activité à partir de la relève à distance de quelque 80 000 compteurs.

Les collectivités ne sont pas en reste, notamment grâce à une meilleure perception des apports des technologies numériques au sens large par


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les élus et les directions métier. « Les directions des services demandent plus de dématérialisation, témoigne Ghislaine Classe, responsable du service Informatique-Projets de la Ville de Tours. Nos collègues veulent une gestion électronique de documents orientée métier, et qu’elle soit interopérable, communicante. Même chose du côté des élus, qui souhaitent pouvoir être informés de l’avancement d’un dossier, pouvoir travailler sur les documents à distance, les valider grâce à la signature électronique… »

Fig. 1: Chantiers actuels des DSI (en nombre de réponses spontanées)

Au Havre, le SIG se double d’un projet de cartographie en 3D. La vitrine extérieure de ce projet sera une visite virtuelle de la ville. Mais le projet apportera aussi une innovation aux services de la ville, sous forme de simulations : ensoleillement, inondations… « Un tableau de bord pour gérer la ville du futur », résume le responsable du projet.

Dans beaucoup de villes, le DSI joue un rôle de fédérateur, voire d’agent de la transformation : lorsqu’il est soutenu par la direction générale, il peut mettre en œuvre des outils qui vont simplifier ou optimiser le travail des services. La mobilité est un sujet porteur, de ce point de vue. A Lyon, par exemple, les agents de terrain sont équipés de tablettes pour procéder aux relevés concernant l’éclairage public. Les services comptables et financiers sont aussi parmi les plus demandeurs : une gestion centralisée de la comptabilité au lieu d’une répartition dans les services allège la tâche dans chaque service tout en garantissant un meilleur contrôle global. Autre élément remonté par notre enquête, l’ajout d’une gestion des temps et activités (GTA) simplifie le travail des Ressources humaines, « C’est un plus indéniable compte tenu de la complexité des catégories de personnels à gérer », indique par exemple

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Etablissements Publics Collectivités Territoriales


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Jacques Pouvreau, directeur adjoint de la DSI d’Angers Loire Métropole. Dans certains cas, cela permet même de s’ouvrir à la collaboration avec d’autres collectivités et à la mutualisation.

1.2 UNE IT AU SERVICES DES CITOYENS

Cet alignement avec les objectifs métier se propage en direction du public. A Metz, après la refonte des outils des directions Finances et Ressources humaines, c’est le service d’accueil du public qui se modernise, avec un outil de gestion de la relation usager englobant les contacts par téléphone, par courrier et par courriel. Plus généralement, la notion de « bénéfice citoyen » prend corps. Et même si les projets avancent en ordre dispersé, en fonction des moyens ou des priorités des élus, l’e-administration est devenue une tendance de fond. Il ne s’agit pas seulement de transférer une partie de la charge des agents sur le public, comme la saisie de formulaires, de façon à dégager du temps aux agents – voire à justifier le non renouvellement de certains postes. Cela est vrai, mais il s’agit surtout d’augmenter la satisfaction du public, en termes de services disponibles, de temps gagné, de souplesse sur les horaires et les moyens de communication…

Fig. 2: La France au 4e rang du classement de l’ONU pour le ‘e-gouvernement’

« Nous avons refondu notre site Web avec une volonté d’aller au maximum vers les téléservices, témoigne Eric Cerutti, DSI du conseil général du Loir-et-Cher (CG 41). L’e-administration est bien sûr synonyme d’économies de traitement, cela donne une image moderne,

Selon l’enquête de l’ONU, effectuée tous les deux

ans auprès des 193 Etats membres, la France est le

premier pays européen en ‘e-gouvernement’. A

consulter sur : http://goo.gl/Z3PSTJ


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mais surtout cela répond à une volonté de suivre les usages du grand public, de répondre aux demandes des usagers, qui peuvent effectuer leurs demandes ou payer en ligne. J'y vois aussi une démarche environnementale : dans des zones rurales où les gens ont Internet, cela leur permet d’éviter de faire 50km pour payer 30 ou 40 euros. »

L’Office public de l’habitat du Val-de-Marne prévoit aussi de lancer très prochainement son portail d’information et de paiement en ligne pour les locataires. D’autres services viendront s’y greffer, comme le téléchargement de justificatifs ou la possibilité d’effectuer des réclamations. Tous nos interlocuteurs affichent de la même façon une volonté claire de fournir un large éventail de services en ligne. Le « portail usagers » fait ainsi partie des priorités du Centre communal d’action sociale (CCAS) de la Ville de Paris. « On est très en retard aujourd'hui, admet Cédric Bucheton, chef du service Organisation et Informatique. On a des téléprocédures qui se limitent au téléchargement de formulaires, et à l'envoi de pièces par email : le B.A.-BA de l'e-administration. On doit monter en puissance dessus, avec un bouquet de services, la prise de contact, le dépôt des pièces, éventuellement du paiement en ligne... »

Les services en ligne de première génération servaient surtout de façade moderne : des documents à remplir ou télécharger, qui n’étaient pas intégrés avec le reste du système d’information. Des agents devaient même parfois ressaisir les informations, engendrant une perte de temps et des risques d’erreur supplémentaires. Aujourd’hui, la nécessité d’intégrer ces téléservices est mieux comprise, et conduit à des projets relativement ambitieux. Au sein d’Angers Loire Métropole, c’est la mise en œuvre d’un ESB (logiciel de gestion des flux interapplicatifs) et d’un référentiel centralisé des données qui a permis de donner vie au projet « carte de vie quotidienne » : une carte de transports en commun partagée par les communes de l’agglomération, qui s’enrichit au fur et à mesure de nouveaux services. D’ores et déjà, la carte permet d’accéder aux équipements culturels et sportifs, et va bientôt s’ouvrir au stationnement, à la location de vélos, etc.

Visite virtuelle et 24/24 à la CCI

La Chambre de commerce et d’industrie de Nice-Côte d’Azur a décidé d’aller au-delà des téléservices : « Nous proposons déjà aux entreprises des formalités en ligne, explique Didier Montes, chef du département SI. Notre grand projet est maintenant de proposer une CCI ouverte 24H/24, en se basant sur une plateforme 3D. Le client pourra entrer dans une reconstitution virtuelle de la CCI, avec son avatar. Le prototype est opérationnel. »


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Les obstacles, au final, ne sont plus tellement techniques, mais bien plutôt humains : il faut avoir confiance dans son service pour offrir un certain degré de transparence. Au Conseil régional de Martinique, on hésitait par exemple à donner la possibilité aux entreprises locales de suivre le traitement de leur dossier depuis une interface en ligne. L’obstacle a disparu avec le changement de la direction des Finances. « Aujourd’hui, témoigne David Cyrille, directeur délégué des systèmes d'information et télécommunications, tous les processus refondus le sont dans l'optique d’un meilleur service au citoyen et de l’excellence opérationnelle ! »

1.3 MAIS UNE IT TRÈS MORCELÉE

Ces nouveaux projets d’intégration ne sauraient toutefois masquer une réalité douloureuse : le morcellement des systèmes d’information dans la totalité ou presque des collectivités et établissements que nous avons interrogés. La première phase de l’informatisation a conduit à équiper séparément chaque service, en fonction de son activité, sans se préoccuper d’intégration ou de centralisation des données.

La plupart du temps, au mieux, ce sont des domaines connexes qui vont parler ensemble, parce qu’un éditeur aura fourni les ponts nécessaires au sein de son offre. C’est souvent le cas en ce qui concerne la petite enfance et l’enfance. Mais là encore, certaines fonctions pourtant transversales par nature, comme le paiement en ligne, seront gérées en silos. Comme le souligne un de nos répondants, les collectivités ont tellement de métiers qu’elles ressemblent au final à un patchwork de PME, « dont chacune est portée par un applicatif, voire un éditeur différent ».

Les établissements publics, dont le rôle est relativement spécialisé, avouent déjà un grand nombre d’applicatifs : une cinquantaine pour la CCI Nice-Côte d’Azur, par exemple, idem pour le Grand port maritime de Dunkerque. Dans les collectivités, dont les missions sont encore plus nombreuses, et les périmètres fonctionnels en hausse, ce nombre explose. Au Conseil général du Loir-et-Cher, le DSI évalue le nombre d’applications différentes « entre 120 et 140 ». Au Conseil général de la Mayenne (CG 53), deux agents ont commencé à recenser les applications, à l’occasion d’un projet de migration des postes clients. Le premier décompte aboutit à 220 logiciels métiers et 39 contrats de maintenance avec les éditeurs. La Ville de Tours compte 130 applications ; en plus des services classiques, il faut gérer les services en régie, explique la directrice des applications : l’eau, le théâtre, le conservatoire… A Metz, Sabine Guillaume, DSI de la Ville, explique que le programme de rationalisation et d’urbanisation est devenu urgent : la ville doit gérer plus de 250 applications !


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Didier Marteau, directeur général adjoint, chargé des finances, de l’administration générale et de l’informatique du CG 53 résume les inconvénients : « La gestion des licences n'est pas centralisée et avec seulement 20 personnes à la DSI, il est difficile de suivre les demandes de changements et les incidents. En outre, la multiplication des applicatifs a un effet direct sur la croissance exponentielle de la capacité de stockage demandée. »

La grande majorité de nos répondants souligne également un autre inconvénient majeur : l’absence de vue unifiée, centralisée, des données, aussi bien comptables que liées aux usagers. Il existe certes encore des collectivités où une telle vision centralisée n’est pas souhaitée par les élus, mais il s’agit de cas isolés. Globalement, mettre fin à ce système en silos, rationaliser le système d’informations et fournir aux métiers et aux élus un système de pilotage digne de ce nom font partie des priorités dans l’agenda 2020 des DSI du secteur public.


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2. Des contraintes fortes qui incitent à innover

« Quand vous êtes contraint financièrement, vous êtes obligé d’être innovant. » Directeur des services mutualisés de la communauté d’agglomération Seine-Eure (Finances, Ressources humaines, DSI), Hervé Neveu résume la situation des DSI du secteur public. Confrontés à une situation économique guère florissante, des citoyens déjà fortement soumis à l’impôt, et une baisse drastique de la dotation de l’Etat alors même que les périmètres d’intervention s’élargissent, les collectivités et établissements publics doivent être, comme le souligne Hervé Neveu, « en recherche permanente d’efficience ». Ou comment être plus efficace et continuer d’investir avec des moyens en constante réduction : un sport que commencent à bien pratiquer certains DSI, adeptes de rationalisation, mutualisation, progicialisation, Cloud parfois…

2.1 DES BUDGETS SOUS (FORTE) PRESSION

Qu’il s’agisse des collectivités ou des établissements publics, l’heure est à la réduction drastique des dépenses. Il s’agit de faire face à une baisse globale, structurelle, durable des recettes, tout en maintenant un niveau de service aux usagers élevé.

Le ciel tombe sur la tête des nouveaux élus. La crise lors de la

précédente mandature était conjoncturelle. Aujourd’hui, la baisse des dotations de

l'Etat représente un appauvrissement structurel qu'on n’a jamais vécu. La donne

change vraiment. On avait une gestion rigoureuse, on encadrait la dépense, mais là on

change d'échelle. Il faut complètement reformater notre structure financière. Nous

conserverons notre stratégie de recours modéré à la pression fiscale, mais pour garder

un niveau d’investissement suffisant – ne serait-ce que pour répondre à

l'accroissement démographique – nous allons devoir réduire les dépenses de

fonctionnement. Faire des choix, douloureux, beaucoup plus drastiques que par le

passé.

Louis-Antoine Souchet,

Directeur général adjoint,

Finances, Gestion, Systèmes

d’Information, Commande

Publique et Sports,

ville de Lyon


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Décidée par l’Etat dans le cadre de son plan global d’économies, la baisse de la dotation globale de fonctionnement (DGF) porte un rude coup aux finances des collectivités. En 2014, ce sont 1,5 milliard d’Euros qui ont été supprimés de la DGF. Entre 2015 et 2017, la DGF baissera encore de 11 milliards d’Euros. La conséquence est directe pour les collectivités. Dans la plupart de celles que nous avons interrogées, les budgets de fonctionnement doivent êtres revus à la baisse, de l’ordre de 3 à 5% par an, ou « au mieux ne pas augmenter ». Un challenge d’autant plus difficile que les systèmes d’information sont morcelés, ce

qui impacte à la hausse les coûts de maintenance. En outre, comme l’explique Eric Cerutti (CG 41), les recettes locales sont elles aussi en diminution : « Les recettes dynamiques du département disparaissent : suppression de la taxe professionnelle, frais de notaire en baisse (à cause d’un marché immobilier en creux)… Or nous avons la volonté de ne pas trop emprunter ni augmenter les impôts. L’impact sur le budget est évident. »

La situation n’est pas forcément plus florissante dans les établissements publics. Il y a bien sûr

quelques exceptions, comme le CCAS de Paris, qui a la chance de disposer d’un fonds de roulement grâce à des recettes propres (loyers, placements financiers…). Mais dans l’ensemble, les DSI sont dans une situation très comparable à celle de leurs homologues des collectivités.

La BNF, qui vit sur les crédits de l’Etat, a vu son budget diminuer de 12% en 4 ans. Dans les CCI, le contexte devient très délicat, l’Etat cherchant à prélever une partie des taxes affectant les entreprises revenant jusqu’à présent au réseau des Chambres de commerce et

Baisse de la DGF : le cri d’alarme de l’AMF

La baisse de la dotation globale de fonctionnement, de 1,5 puis de 11 milliards d’Euros, pourrait représenter, selon l’hypothèse de l’Association des maires de France, quelque 28 milliards d’Euros de manque à gagner d’ici à 2017 pour les collectivités et EPCI. Un chiffre obtenu en comparant chaque année par rapport au niveau de référence de 2013.


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d’industrie. « On a encore du mal à évaluer le montant exact, explique Didier Montes. Cela devrait se situer entre 10 et 30% de moins. Si c'est 30%, la moitié des chambres vont disparaître. » La CCI de Nice-Côte d’Azur est relativement protégée, dans la mesure où elle bénéficie de ressources propres, liées au port et aux frais de scolarité de ses centres d’apprentissage. Néanmoins, le budget 2015 prévoit une baisse comprise aujourd’hui entre 5 et 10%.

2.2 UNE QUÊTE DE L’EFFICIENCE

Malgré ces contraintes budgétaires, établissements publics comme collectivités affichent leur volonté de continuer d’investir, les budgets consacrés à l’investissement étant souvent stables, voire en légère augmentation. Trois explications à cela : les élus ont compris le rôle stratégique de l’IT pour mener à bien leurs projets et s’inscrire dans une démarche de transformation numérique, les périmètres d’intervention continuent de toute façon d’augmenter, et les DSI eux-mêmes ont mis en œuvre des stratégies à même de leur garantir de plus grandes marges de manœuvre. Eric Potaux, DSI du Conseil général de la Vienne (CG 86), estime par exemple qu’il pourra « rendre 100 000 Euros par an sur un budget d’investissement de 800 000 Euros, grâce au travail d’optimisation et un pilotage au plus juste ». Arrivé en 2013, Eric Potaux s’est attelé à un grand chantier de modernisation : définition d’un schéma directeur, cartographie et rationalisation du système d’information, échanges avec les DSI d’autres collectivités, mise en place d'actions de mutualisation de moyens (convention avec le rectorat pour la gestion des interventions dans les collèges du département)… La tâche est loin d’être terminée, souligne-t-il : « Nous sommes juste après le Big Bang, pas encore à la formation des étoiles… » Néanmoins, les gains sont déjà là.

Le décret GBCP, facteur d’efficience opérationnelle ?

L’objectif du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012, relatif à la Gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) est de rénover le Règlement général de la comptabilité publique (RGCP). Le décret GBCP doit ainsi permettre aux organismes public le développement de la démarche de pilotage budgétaire, l’amélioration de la qualité comptable et de l’auditabilité des comptes, l’amélioration de l’efficience de la fonction financière (dépenses, recettes, comptabilité, etc.) et la mise à disposition d’un cadre budgétaire et comptable harmonisé facilitant le dialogue avec les tutelles et avec les instances de contrôle.


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A Lyon, Louis-Antoine Souchet mise aussi beaucoup sur la rationalisation du SI pour tenir dans les contraintes du budget. « Trop d’applications se recoupent, aujourd’hui. Donc lors des demandes de nouveaux outils, on regarde d'abord dans l'existant, si des outils peuvent répondre à 70 ou 80% minimum des nouvelles demandes. » Bien entendu, une telle démarche d’urbanisation n’est possible que si le dialogue entre l’IT et les métiers a été intelligemment instauré, ce qui est chose faite aujourd’hui – parfois avec l’aide de partenaires de conseil externes, qui aident à trouver les synergies, optimiser les processus tout en désamorçant les tensions.

La progicialisation est aussi un axe fort pour la grande majorité de nos répondants. Rares sont ceux qui choisissent de développer en interne ; les développements sont réservés à de l’interfaçage, ou pour répondre à des besoins extrêmement spécifiques. Plutôt que des développeurs ou des agents chargés de la maintenance, on privilégie

aujourd’hui des profils orientés davantage chef de projet, et on confie les opérations à moindre valeur ajoutée à des prestataires externes. Le logiciel libre n’est considéré que de façon opportuniste, pour sa gratuité et son utilité pour certains besoins spécifiques. Beaucoup plus souvent, les DSI préfèrent passer des conventions avec des éditeurs et ne pas trop s’éloigner des standards du progiciel choisi. « Il s’agit, explique Pascal Caloone, chef du département Informatique & Réseaux du Grand port maritime de Dunkerque (GPMD), d’éviter de se disperser, et devoir maintenir ensuite trop de solutions techniques hétérogènes. » Le GPMD a dû développer lui-même un outil de gestion d’escale, mais a pu réutiliser, pour la gestion des matières dangereuses, un outil développé au port du Havre.

La progicialisation a aussi un impact très fort en-dehors du SI. De plus en plus transverses, les progiciels doivent souvent donner lieu à une réorganisation du travail des agents et un accompagnement au

Vers une certification des comptes des collectivités

La directive européenne n°2011/85/UE prévoyait l’obligation (à fin 2013), de produire un audit indépendant des comptes des entités publiques. La transposition de cette obligation pour les collectivités locales et territoriales se précise, avec le dépôt en juillet dernier d’une proposition de loi « visant à instituer une procédure de certification des comptes des collectivités territoriales de plus de 3 500 habitants ».

Une première expérimentation est en cours auprès des 200 plus grosses collectivités. Selon le premier président de la Cour des comptes, cet impératif de fiabilisation devrait les inciter à développer des outils de contrôle interne.


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changement ; ils nécessitent donc le soutien de la direction, qui y gagne une optimisation des processus internes, ainsi qu’une vue unifiée et plus immédiate sur les données des différents services.

Ces efforts de mutualisation entre services se prolongent fréquemment hors des frontières de l’établissement (réseau de ports, réseau de CCI…) ou de la collectivité : entre villes, entre villes et départements, avec les conseils régionaux… Et eux aussi sont porteurs de gains en matière de maîtrise budgétaire. La communauté d’agglomération Seine-Eure, par exemple, a dupliqué le schéma de dématérialisation adopté par la ville-centre (Louviers), ce qui a permis de mutualiser les ressources. De même, la gestion financière est en cours d’homogénéisation. Dans la communauté d’agglomération Angers Loire Métropole, la mutualisation de la DSI entre la ville et l’EPCI permet d’effectuer un constat immédiat, pour son DSI adjoint Jacques Pouvreau : « Il y a un distinguo à faire entre les situations de la ville et de l’agglomération. Nous devons réduire la voilure du côté de la ville, mais nous sommes moins contraints du côté de l’agglomération. En tant que direction mutualisée, on a encore une marge de manœuvre pour les projets mutualisés. On devrait rester dans des niveaux de budget habituels avec un effort portant plus sur le volet fonctionnement. »

2.3 UNE EXPLORATION TIMIDE DES APPORTS DU CLOUD

Les stratégies de progicialisation et de mutualisation vont rarement jusqu’au recours au Cloud. Nos interlocuteurs reconnaissent que le Cloud va dans le sens de l’innovation et de l’optimisation des ressources, mais qu’il s’agisse de Clouds publics, privés, français ou non, il subsiste encore beaucoup d’hésitations. Ce qui représente déjà un immense progrès par rapport à nos enquêtes précédentes dans le secteur public, où le Cloud provoquait méfiance et réticence. Le sujet de la sécurité des données reste présent, bien sûr, mais il ne s’agit plus d’une barrière infranchissable : les DSI attendent des certifications appropriées. En fait, les questions aujourd’hui relatives au Cloud montrent un niveau de maturité en constante progression. En Martinique, on soulève l’argument de la qualité et du coût des connexions réseau. Au sein d’Angers Loire Métropole, la question du Cloud se pose pour chaque projet, et on examine soigneusement l’adhérence de chaque outil avec les autres composantes du SI avant de prendre une décision.

A Lyon, le Cloud fait partie d’une « réflexion ouverte » sur l’avenir du système d’information, une fois que ce dernier aura été correctement urbanisé. Louis-Antoine Souchet : « Le Cloud est une évidence dans le


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privé, donc ça peut être une alternative pour la mutualisation des infrastructures avec le Grand Lyon et les autres communes. Pourraient être concernés à la fois les applicatifs et les datacenters. A nous de définir le périmètre, d’estimer les coûts, la gestion de la transition... On pourrait voir une évolution rapide à ce sujet dans les années qui viennent. Mais il faut d'abord avoir une structure propre, bien connaître son SI, et nous, on est encore dans une démarche d’urbanisation. »

Fig. 3: Part du SaaS dans les dépenses du secteur public en logiciels applicatifs, 2012-2018

Source : Chiffres PAC

Les DSI ayant fait le choix de solutions SaaS se montrent plutôt satisfaits de leurs choix, à l’image d’Eric Cerutti, pour le Loir-et-Cher : « J’ai pris la décision il y a 4 ans pour notre messagerie et je m’en félicite. Lorsque j’ai renouvelé le marché il y a deux ans, le prix n’avait pas augmenté, mais les services avaient augmenté, eux : j’ai des boîtes de courriels plus grandes pour le même prix. » Toutefois, le DSI du CG 41 rejoint la préoccupation générale des décideurs du secteur public, collectivités et établissements publics confondus : opter pour le mode SaaS, cela signifie augmenter le budget de fonctionnement. Un message difficile à faire passer auprès de la direction ou des élus, quand la priorité est à la baisse des dépenses.

Quelques DSI ont donc commencé à expliquer que le IaaS (Infrastructure as a Service : serveurs et stockage dans le Cloud) permet d’importants gains sur la gestion des infrastructures, et que le SaaS (Software as a Service, logiciels en ligne) réduit le coût total d’exploitation, dans la mesure où il sollicite moins le service informatique. Car la plupart sont persuadés que le Cloud va se généraliser. « Pour notre nouveau progiciel de gestion intégré, nous avons préféré acquérir des serveurs et gérer notre propre infrastructure, raconte Pascal Caloone. Mais on perçoit bien que les applications sont de plus en plus tournées vers les utilisateurs, et proposées en ligne. On finira par y venir, c’est l’évolution. » Ne manque plus, finalement, qu’un modèle de tarification adapté aux contraintes du secteur public.

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3. La transformation est en marche

Thème très à la mode dans le secteur privé, la transformation numérique trouve une résonance particulière dans le secteur public. Le projet en cours de transformation territoriale va induire de profonds bouleversements dans les rôles et responsabilités des différentes collectivités. La baisse de la dotation de l’Etat implique, pour les collectivités comme pour les établissements publics, d’optimiser leur fonctionnement. Et la société elle-même change, les attentes du public évoluent, il s’agit donc de préparer cette mutation au mieux, en exploitant les possibilités des nouvelles technologies.

3.1 VERS DES SI PRETS POUR LA REFORME TERRITORIALE

Dans l’attente d’une version définitive du projet de réforme territoriale, il est difficile de travailler sur des projets concrets de rapprochement, voire de mutualisation. Néanmoins, les collectivités et établissements publics n’ont pas attendu le gouvernement pour mener des projets de ce type. Des projets riches d’enseignements.

Créé en 2007, l’établissement des Parcs nationaux de France a généré d’immenses économies d’échelle en regroupant certaines fonctions des Parcs nationaux, et réfléchit aujourd’hui à un hébergement mutualisé dans le Cloud. En Martinique, où Conseil régional et général vont être fondus dans le cadre du passage en cours au nouveau statut de collectivité territoriale unique, le SI migre lui aussi vers un système unique. Et ce sont la plupart du temps de nouvelles applications qui ont été retenues : un choix qui a le mérite de ne froisser personne et, comme l’indique le Directeur délégué des SI, « cela permet aussi d’en profiter pour effectuer un saut technique ».

A Lyon, la réflexion est aussi en cours pour harmoniser les outils avec la métropole. « Même si les priorités sont ailleurs, cela n'empêche pas un alignement stratégique de nos outils et de nos organisations pour faciliter l’arrimage le moment venu, estime Louis-Antoine Souchet. Il faut être vigilant, ne pas entrer dans des incohérences. Avec le chantier de rapprochement entre Lyon, les communes, et le Grand Lyon, il serait


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navrant d'avoir des divergences ! » Autant que faire se peut – c’est-à-dire au gré des rapports entre les dirigeants des différentes collectivités – les choix sont effectués en commun.

Comme l’ont souligné tous nos intervenants, ces choix en commun sont beaucoup plus simples lorsque les collectivités sont de même couleur politique… Une situation regrettable, dont les DSI doivent s’accommoder. Le DSI du CG du Loir-et-Cher s’est ainsi rapproché de ses homologues de deux autres départements de même couleur politique pour lancer des projets communs et mutualiser les achats.

Les établissements publics n’ont pas cette contrainte politique, et peuvent plus facilement mettre leurs intérêts en commun. Soumises elles aussi à une réforme territoriale, les CCI ont beaucoup misé sur la mutualisation pour réduire leurs coûts tout en optimisant leur fonctionnement. Didier Montes, DSI de la CCI Nice-Côte d’Azur, raconte : « Nous avons mis en place un système de gouvernance avec l’ensemble des DSI de CCI de la région PACA. L’idée est de privilégier les outils déjà existants au sein du réseau, pour éviter les appels d’offre. On a déjà tranché pour le SI Ressources humaines, l’intranet régional, et on va bientôt déployer le progiciel intégré pour les finances, les achats, le budget... » Concrètement, dans les CCI comme dans le cas des rapprochements de communes, ce sont souvent les outils utilisés dans les structures les plus grosses qui sont retenus. Mais c’est le plus souvent bien vécu, dans la mesure où ces outils sont déjà bien maîtrisés, et apportent des niveaux de service supérieurs.

A titre purement personnel, je pense qu’il y aurait matière à aller plus

loin en termes de mutualisation. On a tendance à faire chacun les choses dans son

coin, et donc reproduire ce que font les autres. En outre, on est conditionné par

l’interactivité au niveau politique. Je serais donc favorable au fait que puisse se

constituer un niveau d'animation territorial des SI, avec une mise à disposition de

ressources communes (hébergement, services, gestion financière et comptable...) aux

collectivités. Ce serait un facteur d'économies, d'efficience, et de meilleurs services

rendus au citoyen par rapport aux démarches qu'il est amené à faire auprès de

plusieurs institutions.

Jacques Pouvreau

Directeur adjoint,

Direction des Systèmes

d’Information,

Angers Loire Métropole


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3.2 UN VERITABLE PILOTAGE GRACE A UNE VUE UNIFIEE

Si la rigueur budgétaire a au moins un aspect bénéfique, c’est celui-ci : les directions métier et les élus portent un tout nouveau regard sur les propositions des DSI en matière d’intégration des données des différents services, de tableaux de bord ou de comptabilité analytique. Il y a bien encore des exceptions : comme pour l’Open Data, certaines collectivités ou établissements publics préfèrent qu’on ne regarde pas de trop près comment l’argent est dépensé. Mais il s’agit de cas rares, en voie de disparition, comme l’espère un répondant, confronté à cette situation : « Dans 10 ans, nous serons audités au même titre que les entreprises privées, nos comptes devront être certifiés… »

La grande majorité de nos interlocuteurs est équipée d’outils analytiques, ou en passe de l’être. Et cela ne concerne pas que les aspects finances et comptabilité – même s’il s’agit généralement des premiers intéressés. A Tours, une première tentative avait été faite en direction du décisionnel, il y a cinq ans, mais les outils étaient relativement complexes, et la direction générale pas convaincue par la priorité de ce projet. Aujourd’hui, le chantier est réouvert. A Lyon, différents outils ont été développés pour rendre compte de l’activité de chaque service. « C’était vu comme quelque chose d’un peu gadget au début, confie Louis-Antoine Souchet. Mais j'ai aujourd'hui le sentiment que même les sceptiques se sont appropriés cette culture de gestion. C'est devenu quelque chose d'important pour eux. »

Au CCAS de Paris, pour casser la logique d’univers en silos, un infocentre doit être créé. « Mais nous manquons encore de beaucoup d’éléments d’analyse, regrette Cédric Bucheton. Nous n’avons pas de vision consolidée, pour réaliser des statistiques, suivre des parcours, ou réaliser une analyse sociologique des personnes que nous aidons. C’est certainement lié au fait que nous ayons choisi des logiciels métier, plutôt qu’un intégré rassemblant l’ensemble des processus. »

La question de l’intégré se pose relativement souvent. Mais à l’instar du Cloud, faute de connaître des références dans le secteur public, le progiciel de gestion intégré (PGI) est souvent vu comme manquant de maturité. Néanmoins, là encore au même titre que le Cloud, l’intégré est perçu comme une solution d’avenir. Pour le DSI du Loir et Cher, cela ira de pair avec la mutualisation des ressources au niveau régional. A Metz, la question du PGI se posera certainement dans le cadre du plan 2016-2020. Mais à condition, comme on le souligne à la BNF, de disposer d’un outil déjà verticalisé.

La complexité qu’on associe traditionnellement aux PGI fait peur. Nos interlocuteurs ayant franchi le pas soulignent, de fait, qu’un intégré


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demande de revoir les processus, ce qui n’est pas forcément un mal. « On en a profité pour simplifier les processus », raconte par exemple le DSI de la CCI Nice-Côte d’Azur. Au Grand port maritime de Dunkerque, le progiciel est en cours de mise en place, les premiers modules mis en œuvre concernant la comptabilité. Par la suite, plusieurs modules pourraient venir se greffer dessus : « La majorité des connecteurs existent, rappelle Pascal Caloone. Et des solutions techniques permettent de s’interfacer avec tous les logiciels présents au GPMD. Les données sont consolidées pour le reporting. A la DSI, nous devrions être moins sollicités pour les bugs, et les utilisateurs y gagnent en ergonomie et en souplesse d’utilisation. »

3.3 LE SERVICE PUBLIC AU SERVICE DU PUBLIC

Mutualisation et progicialisation apparaissent aux DSI du secteur public comme des moyens efficaces d’alléger le poids des forces qui pèsent sur eux, afin de mieux se consacrer aux besoins des métiers, et au service des usagers.

Fig. 4: Les « 5 forces de Porter » décidant des priorités des DSI

Nous avons ainsi demandé à nos interlocuteurs quels sont les chantiers secondaires qu’ils prévoient de mener, d’ici à 2020. Il s’agit à chaque fois de chantiers dédiés à améliorer l’accueil du public et le service rendu, et encore une fois optimiser ou simplifier le travail des agents. Une fois libérés des contraintes que représente l’informatisation à proprement parler, les DSI peuvent enfin s’atteler à leur agenda numérique. En s’appuyant sur un

Les DSI du secteur public sont d’abord soumis aux

contraintes réglementaires. Viennent

ensuite dans l’ordre les priorités métier, leurs

propres propositions, et les contraintes techniques

(telles que les mises à jour de parcs).

Mutualiser les efforts et laisser les éditeurs se

préoccuper des mises à jour réglementaires

redonne du champ pour se préoccuper des

solutions améliorant le service au public.


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immense bénéfice : des barrières entre services abaissées, des silos désenclavés.

En 2018, la CCI de Nice-Côte d’Azur envisage d’ouvrir un « campus numérique » regroupant les centres de formation et d’apprentissage et écoles d’ingénieur dont elle a la charge. Dans les cartons : apprentissage en ligne (e-learning), cours en ligne ouverts (Moocs), partage d’informations entre établissements, applications mobiles pour faire du smartphone un véritable guide sur le campus…

A Bordeaux, c’est un ‘agenda digital’ qui a déjà été défini, avec plusieurs axes, dont la mobilité (optimisation des déplacements, accès aux

équipements et au système de transport, tourisme culturel…), la ville ‘intelligente’ (optimisation du pilotage grâce aux capteurs), ou l’Open Data (ouverture démocratique aux citoyens, valorisation des métiers vers l’extérieur mais aussi en interne…).

L’Open Data a le pouvoir de bouleverser profondément le territoire. Il faut encore dans beaucoup de cas convaincre les élus que ce n’est pas une arme qui sera utilisée contre eux, mais bien un

puissant levier de transformation. « L’Open Data a vocation à alimenter l’écosystème local, souligne ainsi le DSI du CG 86. A condition que celui-ci s'en empare pour développer des produits ou des services à destination des citoyens. » Il s’agit donc d’un travail à effectuer en concertation avec les entreprises locales, dans un objectif de bénéfice mutuel.

De même, les systèmes d’informations géographiques (SIG) amènent des atouts essentiels aux projets de transformation, que ce soit en termes de valorisation du territoire, de pilotage ou d’assistance au public. Publiés sous forme d’Open Data, les éléments du SIG sont parmi les plus importants pour l’exploitation économique des données.

Les mots clés des chantiers en cours


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Les projets de ‘villes intelligentes’, ou ‘smart cities’, sont aussi dans toutes les têtes des dirigeants de collectivités, quoiqu’à des degrés très divers aujourd’hui. La faute notamment aux systèmes morcelés, en silos au sein des villes, mais aussi au sein des agglomérations continues. Mais comme on l’a vu, ces barrières disparaissent, et d’ici à 2020, ces projets devraient prendre forme, avec la multiplication de capteurs, reliés à des tableaux de bord pour un pilotage optimisé des ressources et des infrastructures de la ville ou de l’EPCI. A Metz, on évoque ainsi des ‘smart grids’, visant à équiper les réseaux de distribution d’énergie de capteurs pour optimiser la consommation et s’inscrire dans un programme de développement durable.

Un peu plus immédiats, les projets de CRM (Customer relationship management, gestion de la relation client), ou plutôt de GRU dans le cadre du secteur public (Gestion de la relation usager), font partie des principaux outils d’amélioration du service rendu au public. Leur mise en œuvre est souvent liée à la réussite des projets de dématérialisation et de gestion électronique des documents. En Martinique, par exemple, maintenant qu’il n’y a plus de silos en ce qui concerne la gestion du courrier, que tous les services observent un processus unique, « la gestion des actes administratifs va être centralisée sur la solution de CRM », explique David Cyrille. Agents et citoyens auront une meilleure vision du traitement du courrier. Des bénéfices qui, là encore, seront à porter au crédit du DSI et du dirigeant ou décideur politique qui l’aura écouté et soutenu jusqu’à l’aboutissement du projet.


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Quelle feuille de route pour 2020 ?

En conclusion de chacun de nos entretiens, nous avons demandé à nos interlocuteurs leurs perspectives d’ici quelques années, leur vision du SI public idéal en 2020. Nous avons réalisé un résumé de ces ambitions sous la forme d’une feuille de route, que nous avons enrichie grâce aux enseignements tirés de nos enquêtes et de nos missions de conseil précédentes dans le secteur public. En parallèle des chantiers prioritaires (intégration, mutualisation, progicialisation), on peut voir apparaître un ensemble de chantiers donnant du sens à l’action publique, qui peuvent être menés sur le long terme tout en fournissant des gains rapides sur des sujets ponctuels aux citoyens ou aux métiers, afin d’emporter l’adhésion de tous – et le soutien des élus et directions générales.

Fig. 5: Feuille de route idéale d’ici à 2020

Feuille de route horizon 2020

Etat des lieux de l’existant Iden fica on

des redondances, manques, bonnes pra ques

Mutualisation et progicialisation

Projets orientés service public

Hiérarchisa on Contraintes

réglementaires, décisions poli ques, demandes

mé er /priorités DSI

Exécu on

Un chef de projet dédié. Directement en contact avec

le sponsor poli que. Transverse ou en parallèle

de la DSI

Retour

d’expérience Partage avec les autres en tés, services,

collec vités

Généralisa on [op onnelle] Mutualisa on de la solu on sous réserve

qu’elle réponde aux besoins

Etat des lieux et hiérarchisa on Présenta on des innova ons, bénéfices poli ques, respect des contraintes

réglementaires

Iden fica on des bonnes pra ques

et gains rapides Défini on des premières étapes dans chaque catégorie

SIG

Ges on de la rela on usager

Smart City

Open Data

Autres innova ons…




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Ce livre blanc a été élaboré par les équipes de Gfi Informatique et de PAC. Nous espérons que sa lecture aura été agréable et instructive, riche d’enseignements sur la transformation du secteur public et le rôle que peuvent jouer les technologies du numérique dans cette transformation.

Emmanuel Blaisse, directeur marketing, Gfi Informatique branche Software

Pascal Regniaud, responsable marketing, Gfi Informatique branche Software

Olivier Rafal, Principal consultant, PAC, groupe CXP

David Gautier, Senior consultant, PAC, groupe CXP

Franck Nassah, Directeur des opérations, PAC, groupe CXP

Note des auteurs

L’agenda numérique 2020 des collectivités et des établissements

publics

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Contacts Siège social 145, Boulevard Victor Hugo 93400 Saint-Ouen Tél : +33 (0)1 44 04 50 00 [email protected] www.gfi.fr

A propos de Gfi Informatique

Acteur européen de référence des services numériques à valeur ajoutée et des logiciels, Gfi Informatique occupe un positionnement stratégique différenciant entre les opérateurs de taille mondiale et les acteurs de niche. Avec son profil de multi-spécialiste, le Groupe met au service de ses clients une combinaison unique de proximité, d’organisation sectorielle et de solutions de qualité industrielle.

Le Groupe, qui compte plus de 10 500 collaborateurs, a réalisé en 2013 un chiffre d’affaires de 743M€. Gfi Informatique est coté sur Euronext Paris, NYSE Euronext (Compartiment B) – Code ISIN : FR0004038099.

Pierre Audoin Consultants SAS – Le Groupe CXP 13, rue Le Sueur 75116 Paris Tél : +33 (0)1 56 03 67 24 [email protected] www.pac-online.fr

A propos de Pierre Audoin Consultants (PAC)

De la stratégie à l’exécution, PAC apporte des réponses objectives et ciblées aux défis posés par l’essor du secteur des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC). PAC aide les fournisseurs de services informatiques à optimiser leur stratégie à travers des analyses quantitatives et qualitatives ainsi que des prestations de conseil opérationnel et stratégique. Nous conseillons les DSI et les investisseurs dans l’évaluation des fournisseurs TIC et dans leurs projets d’investissements. Les organisations et les institutions publiques se réfèrent également à nos études pour développer leurs politiques informatiques.

Fondé en 1976 et ayant son siège social à Paris, PAC fait partie du groupe CXP, premier cabinet européen d’analyse et de conseil dans le domaine du logiciel et des services informatiques.

— www.gfi.fr

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