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Séances d’information à l’intention des gestionnaires des finances des conseils scolaires et des vérificateurs externes

Direction des paiements de transferts et des rapports financiers

Automne 2008

Rapports financiers et gouvernance des conseils scolaires de district basés

sur le CCSP

2007-08 Grants for Student Needs 2

Objectif

Le ministère de l’Éducation cherche à moderniser le cadre de comptabilité (c’est-à-dire le modèle de rapports financiers, les subventions/financement, et la gouvernance/conformité budgétaire) des conseils scolaires

Le Ministère consulte des intervenants et cherche à obtenir une entente sur la présentation des résultats sur les états financiers.


Situation actuelle

Les exigences en matière d’équilibre budgétaire et l’admissibilité aux subventions sont principalement basées sur une comptabilité de caisse.

Les rapports financiers sont une combinaison d’encaisse et de calculs suivant la comptabilité d'exercice

D’ici à 2009-2010, les rapports pour les CSD fondés sur le CCSP devront inclure : une capitalisation des immobilisations corporelles sur les états

financiers de leur propre entité, et les modifications au mode de présentation des réserves dans

les rapports financiers.

Nombre des défis concernant les changements apportés aux rapports financiers des CSD sont similaires à ceux d’autres organismes gouvernementaux sans but lucratif qui songent à passer des PCGR s’appliquant à ces organismes au CCSP.


Justification et objectifs

Alignement des composants des rapports financiers, des concepts d’admissibilité et du cadre de gouvernance afin qu’ils contribuent ensemble à offrir des renseignements valables et homogènes aux utilisateurs des états financiers.

Améliorer la confiance du public en éliminant les « deux séries de livres ».

Concevoir des états financiers propres à l’entité valables, car ces enjeux n’ont aucun impact sur la consolidation provinciale.


Pourquoi maintenant?

Les CSD préparent leurs états financiers en fonction du CCSP depuis 2003. Cependant, la Loi sur l’éducation n’a pas encore été modernisée.

La comptabilité d’exercice sera utilisée pour tout modèle de rapports financiers que le secteur choisira.

Les CSD doivent ajouter leurs immobilisations dans leurs livres, ce qui ajoute des écarts temporaires très importants entre la comptabilité de caisse et d’exercice

Le concept de réserve en capitaux propres n’est pas aligné sur les rapports CCSP.


Enjeux relatifs à la mise en œuvre

La présentation aborde les trois impacts clés suivants :

1. Traitement des immobilisations corporelles (IC) aux fins des rapports

2. Mise à jour des « réserves en capitaux propres » dans le cadre juridique et celui relatif aux rapports.

3. Concepts séparés entre besoins d’encaisse et droit aux recettes.


Objectifs de modernisation des IC

Mettre davantage l’accent sur le fait que les CSD doivent gérer à la fois leurs résultats opérationnels et l’impact des immobilisations sur les résultats.

Les décisions sont basées sur un équilibre entre les objectifs à court terme et les conséquences à plus long terme.

Accent mis sur la gestion des coûts et de l’encaisse séparément.

Utiliser les états financiers selon le CCSP en tant que document de comptabilité clé pour le secteur.


CONCEPT : Traitement des immobilisations

Les opérations de capital ne devraient avoir une influence sur la conformité budgétaire que si : La décision à ce propos était fonction de la nécessité d’obtenir des

recettes supplémentaires ou de baisser les dépenses pour financer le coût du projet d’immobilisations, ou en résultait.

Qu’est-ce que cela veut dire? La conformité budgétaire ne devrait pas être fonction :

− du calendrier de la reconnaissance comptable des fonds pour dépenses en capital fournis, ou

− de l’amortissement prévu et approuvé (c’est-à-dire l’amortissement « financé »)

Toute immobilisation qui n’est pas financée directement devrait faire état des pressions pour une seule année causées par des dépenses excédentaires comme l’augmentation de l’amortissement ou des intérêts. Ceci se produira en cas de grands travaux de construction ou de coûts de financement supérieurs au niveau de référence.


Comment mesurons-nous les opérations de capital? Examen actuel des mécanismes de définition du respect de l’équilibre

budgétaire suivant la comptabilité d'exercice

Option 1 – Contributions différées au titre des immobilisations Différer les recettes en capital et les comptabiliser sur la même base que

la comptabilisation des dépenses d’amortissement. La question de l’interprétation des normes n’est pas réglée, et nous commençons donc par une option provisoire.

Option 2 – Division de l’état des résultats d’exploitation actuel en 2 rapports Fonctionnement du conseil scolaire Conformité budgétaire État des opérations en capital Liquidité de capital ou autre mesure

Option 3 – Fournir les recettes en capital séparément de l’encaisse nécessaire pour les immobilisations plus division de l’état actuel des résultats d’exploitation en 2 rapports Droits aux recettes = amortissement et intérêts @ norme Droits en argent = capital et intérêts @ norme La différence est un solde interentreprises avec la province Ne règle pas entièrement le problème des immobilisations financées de

façon interne.


Réserves en capitaux propres Les réserves sont un concept qui est surtout utilisé pour la comptabilité des

organismes sans but lucratif

Les états selon le CCSP ne comportent pas dans leurs états financiers des fonds propres

Les concepts de réserves sont remplacés par un excédent ou un déficit accumulé Les réserves grevées d'affectations externes seront indiquées sous forme de

passif sur le bilan Les réserves non assujetties à des restrictions seront remplacées par un

concept d’excédent accumulé

Les contrôles provinciaux seront modifiés complètement en fonction des changements concernant l’excédent accumulé Contrôle global – le fait d’autoriser un écart maximum de 1 % pour

l’allocation de fonctionnement jusqu’à concurrence de l’excédent accumulé disponible permettra de réduire l’excédent accumulé sur les états financiers, tout comme les conseils puisent actuellement dans les réserves pour assurer la conformité budgétaire

Les CSD qui ont un déficit accumulé ou qui respectent d’autres seuils doivent disposer d’un plan de gestion du déficit


Réserves définies par le conseil Excédent accumulé affecté v. non affecté

Les références aux lois/règlements doivent être mises à jour car les réserves grevées d’affectations externes sont considérées comme un passif en vertu du CCSP

Les conseils peuvent toujours affecter l’excédent accumulé à des fins précises, p. ex., réserve pour le déneigement. Ces décisions sont laissées à la discrétion de la direction ou des conseillers scolaires

Ceci peut figurer dans les notes aux états financiers

Tout déficit en cours d’exercice inférieur à 1 % de l’allocation de fonctionnement, jusqu’à concurrence de tout excédent accumulé, sera automatiquement approuvé; cependant, le conseil décidera comment consigner cela, si l’excédent accumulé a été affecté à une fin précise.

Tout déficit en cours d’exercice supérieur à 1 % de l’allocation de fonctionnement, jusqu’à concurrence de tout excédent accumulé, nécessitera l’approbation du Ministère; cependant, le conseil décidera comment consigner cela, si l’excédent accumulé a été affecté à une fin précise.


Définitions du financement : encaisse v. recettes Les droits réglementaires actuels calculent un paiement en espèces que les

conseils enregistrent en tant que recettes

Le concept de « financement » doit être divisé en financement des coûts des CSD par le biais de « droits en matière de recettes » et en financement des exigences en matière d’encaisse par le biais de « droits en argent ».

En général, pour la plupart des coûts de fonctionnement, les droits en matière de recettes correspondent au paiement en espèces. Ceci n’est pas automatiquement le cas des investissements en immobilisations ou des avantages sociaux futurs des employés.

En séparant la trésorerie des droits en matière de recettes, l’impact financier de toute décision pouvant entraîner un dépassement par les dépenses du niveau repère des droits en matière de recettes doit être géré de façon interne par le conseil, car ceci sera reflété en tant que déficit servant à assurer la conformité budgétaire.


Financement des mouvements de la trésorerie v. recettes

Le Ministère devra mettre sur pied un mécanisme permettant de fournir des liquidités aux CSD différent de leurs droits en matière de recettes, compte tenu des décisions passées ou actuelles (p. ex., ententes actuelles sur la dette, nouveaux investissements en capital).

Le calcul des recettes provenant des subventions se fait en utilisant des inducteurs d’activités et des taux repères pour établir les approbations en matière de dépenses que le CSD devra gérer.

Toute différence entre le financement de l’encaisse et les droits en matière de recettes basés sur le CCSP entraînera un montant dû à ou par la province.

Les subventions à des fins multiples introduisent une variabilité de la planification des résultats financiers et, dans la mesure du possible, on les divisera en éléments de fonctionnement et en capital distincts (p. ex., les subventions pour la réfection des écoles).


Répercussions de l’utilisation des droits en matière de recettes

L’impact financier des décisions faisant que les dépenses dépassent un repère pour les droits en matière de recettes au cours d’une année précise doit être géré de façon interne par le conseil, car il sera indiqué comme déficit utilisé aux fins de la conformité budgétaire.

La différence entre les droits en argent et les droits en matière de recettes prendra la forme d’un montant dû à ou par la province.

Cette méthode tient compte de la comptabilisation par le gouvernement actuel de l’impact des avantages futurs des employés, ce qui fait que le paiement ne représente qu’une opération de caisse et non pas un crédit futur approuvé.


Que puis-je faire? Renforcer les concepts de comptabilité d’exercice auprès de vos intervenants Les rapports sur la conformité budgétaire seront basés

sur des calculs selon la méthode de comptabilité d'exercice et les états de référence du CCSP lorsqu’ils utilisent pleinement la méthode de comptabilité d’exercice.

Veuillez examiner les résultats opérationnels actuels et ceux touchant les immobilisations pour savoir si les uns financent les pressions en matière de financement des autres.


Calendriers actuels Discuter des changements avec les organismes centraux (gestion

financière et planification de l’infrastructure) (maintenant)

Modifications apportées aux lois pour refléter les concepts de comptabilité d’exercice (mars 2009)

Modification des règlements pour faire état des calculs de comptabilité d’exercice pour les recettes et des droits distincts en argent (mars 2009)

Sensibilisation aux nouveaux concepts d’équilibre budgétaire (janvier 2009)

Mises à jour des formulaires du SIFE (décembre 2008)

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