RÉVISION DU PROCESSUS DE PLANIFICATION DES STAGES AFIN …€¦ · PROJET Révision du processus...

10
www.ciusssmcq.ca RÉVISION DU PROCESSUS DE PLANIFICATION DES STAGES AFIN D'OPTIMISER LE TAUX DE PLACEMENT ET LE DÉLAI DE CONFIRMATION AUPRÈS DE LA MAISON D'ENSEIGNEMENT Projet réalisé dans le cadre de la formation ceinture verte Guylaine de Montigny Adjointe à la direction Direction de l’enseignement universitaire, de la recherche et de l’innovation CIUSSS MCQ

Transcript of RÉVISION DU PROCESSUS DE PLANIFICATION DES STAGES AFIN …€¦ · PROJET Révision du processus...

Page 1: RÉVISION DU PROCESSUS DE PLANIFICATION DES STAGES AFIN …€¦ · PROJET Révision du processus de planification des stages afin d’augmenter le taux de placement tout en diminuant

www.ciusssmcq.ca

RÉVISION DU PROCESSUS DE

PLANIFICATION DES STAGES

AFIN D'OPTIMISER LE TAUX DE

PLACEMENT ET LE DÉLAI DE

CONFIRMATION AUPRÈS DE LA

MAISON D'ENSEIGNEMENT

Projet réalisé dans le cadre de la formation ceintu re verte

Guylaine de MontignyAdjointe à la directionDirection de l’enseignement universitaire, de la recherche et de l’innovationCIUSSS MCQ

Page 2: RÉVISION DU PROCESSUS DE PLANIFICATION DES STAGES AFIN …€¦ · PROJET Révision du processus de planification des stages afin d’augmenter le taux de placement tout en diminuant

Le stagiaire se voit parfois refuser la réalisation du stage, ou ce dernier lui est

confirmé tardivement car le processus de jumelage peut être complexe et long;

Insatisfaction des gestionnaires sollicités simultanément dans le processus de

jumelage car ils effectuent des démarches et un seul sera jumelé au stagiaire;

Les capacités d’accueil et les superviseurs de stage n’étant pas toujours bien

identifiés, occasionnent des délais dans les processus de jumelage;

Constat d’un travail en mode réaction plutôt que planification.

Problématique :

Étendue du projet : Les analyses se font spécifiquement avec les stages techniques

d’éducation spécialisée (TÉS).

F•Maison d'enseignement

I•Demande de stage

P•Planification des stages jusqu'à la confirmation du stage

E

•Confirmation de la tenue d'un stage

C•Maison d'enseignement, stagiaire, superviseur de stage

RAISON DE L’ACTION

PROJET : Révision du processus de planification des stages afin d’augmenter le taux de placement tout en diminuant l’effort

de placement et le délai de confirmation auprès du stagiaire et de la maison d’enseignement.

Lien avec le vrai-nord : Qualité de nos services Accessibilité aux services Optimisation de nos ressources Mieux-être des intervenants

Planification stratégique : En lien avec l’objectif 18 (favoriser la disponibilité et l’utilisation optimale de la main d’œuvre du réseau) et plus spécifiquement avec le projet 18.9 du plan opérationnel (bonifier l’expérience stagiaire et établir un modèle de partenariat efficace avec les maisons d’enseignement en matière d’attraction et de rétention).

Impact souhaité :

Connaissance des capacités d’accueil et des superviseurs de stage par secteur clinique;

Augmentation du taux de placement des stagiaires (permettre la réalisation d’un plus grand nombre de stages);

Diminution du délai de confirmation du stage;

Diminution de l’effort de placement par le professionnel administratif.

Kaizen :

DEURI, DRHCAJ, superviseurs, maison d’enseignement et stagiaire

Guylaine de Montigny, chargée de projet

G

Page 3: RÉVISION DU PROCESSUS DE PLANIFICATION DES STAGES AFIN …€¦ · PROJET Révision du processus de planification des stages afin d’augmenter le taux de placement tout en diminuant

0

5

10

15

20

25

30

Nombre d'appels/courriels

Nombre d'appels/courriels échangés pour le jumelage

CONDITION ACTUELLE

27

2330

15 15

83

3543

16 16

110

0

20

40

60

80

100

120

CJ CRDI CSSSÉ CSSSTR Total général

Nb

dem

and

es d

e st

age

Nom de l'installation

Taux de placement des stagiaires TÉS

(4 sessions 2016)

Demande de stage acceptée Demande de stage reçue

66% 70%

75%

94% 94%14

30

6 9 13

36

62

40

68

11

46

60

45

69

4944

60

3844 42

54

0

20

40

60

80

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Nb

de

jou

rs

Numéro de stagiaire

Délai de confirmation du stage(CRDITED et CSSSÉ)

Sessions été-automne 2016

Délai de confirmation Délai moyen

Cartographie du processus

Non-valeur ajoutée

Non-valeur ajoutée nécessaire

Valeur ajoutée

76% (26)

41 jours

Moy. 11,5

5

9,5 7

34 étapes

Page 4: RÉVISION DU PROCESSUS DE PLANIFICATION DES STAGES AFIN …€¦ · PROJET Révision du processus de planification des stages afin d’augmenter le taux de placement tout en diminuant

CONDITION DÉSIRÉE

Cible : 10%

Taux 82 %

30

6 9 13

36

62

40

68

11

46

60

45

69

4944

60

3844 42

54

0

20

40

60

80

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Nb

de

jou

rs

Numéro de stagiaire

Délai de confirmation du stage(CRDITED et CSSSÉ)

Sessions été-automne 2016

Délai de confirmation Délai moyen

Cible : 27%

30 Jours

23 30 15 15

83

3543

16 16

110

0

20

40

60

80

100

120

CJ CRDI CSSSÉ CSSSTR Totalgénéral

Nb

dem

and

es d

e st

age

Nom de l'installation

Taux de placement des stagiaires TÉS

(4 sessions 2016)

Demande de stage acceptée Demande de stage reçue

66% 70%

75%

94% 94%

Moy : 11,5

interv.

0

5

10

15

20

25

30

Nombre d'appels/courriels

Nombre d'appels/courriels échangés pour le jumelage

5

27

14

7

9,5

Cartographie du processus

76% (26)

Cible : 45%

6 interventions

du nombre

d’étapes et du % de NVA

Non-valeur ajoutée

Non-valeur ajoutée nécessaire

Valeur ajoutée

41 jours

34

étapes

Page 6: RÉVISION DU PROCESSUS DE PLANIFICATION DES STAGES AFIN …€¦ · PROJET Révision du processus de planification des stages afin d’augmenter le taux de placement tout en diminuant

Après analyse des causes profondes de nos 50 irritants à l’aide de l’outil des « 5 pourquoi »,

les éléments suivants ont émergés :

7 solutions proposées

2 solutions reportées

5 solutions retenues

26 actions

APPROCHE SOLUTION

Matrice effort - impact

Effort

Imp

ac

t

1. Capacités d’accueil

2. Répertoire des milieux de stage

3. Valorisation et reconnaissance du rôle du superviseur

4. Calendrier des cycles de gestion

5. Coordination proactive de l’offre de stage

6. Arrimage des milieux avec les objectifs du programme

7. Mécanisme de référence à l’embauche

5

7

Outils de travail

Communication

Ressources humaines

Planification et coordination

3

6 2

4

1

Page 7: RÉVISION DU PROCESSUS DE PLANIFICATION DES STAGES AFIN …€¦ · PROJET Révision du processus de planification des stages afin d’augmenter le taux de placement tout en diminuant

PLAN D’ACTION

< 1 mois

17 (65 %)

3 à 6 mois

4 (15 %)

1 à 3 mois

5 (20 %)

26 actions

Réalisables :

1,1Concevoir un formulaire de collecte de données pour les gestionnaires (milieux disponibles, superviseurs disponibles et

capacité d'accueil de stagiaires)Jocelyn oui 03/10/2016 07/10/2016 5

1,2 Déterminer les directions concernées Jocelyn oui 03/10/2016 07/10/2016 5

1,3 Acheminer le formulaire aux directions concernées avec consignes pour le retour d'information (date de retour) Louise oui 10/10/2016 11/10/2016 2

1,4Concevoir un outil de base de données permettant de centraliser l'information (milieux, capacités d'accueil de chaque

milieu et superviseurs disponibles)Louise oui 03/10/2016 11/10/2016 9

1,5 Recevoir, vérif ier et compiler l'information dans la base de données Louise oui 12/10/2016 25/10/2016 14

1,6 Déterminer la fréquence de mise à jour de la capacité d'accueil Nancy et Chistian G. oui 13/10/2016 14/10/2016 2

2,1Récolter, auprès des stagiaires actuels, les sujets que souhaiteraient connaître les étudiants, afin de faire un choix

éclairé lors de la demande de stageLouise et Émilie oui 03/10/2016 13/10/2016 11

2,2 Concevoir un canevas pour la collecte d'information auprès des superviseurs de stages Louise et Isabelle oui 03/10/2016 15/10/2016 13

2,3 Identif ier un superviseur par milieu de stage pour l'envoi du canevas à compléter (environ 150 envois) Louise et Isabelle oui 15/10/2016 25/10/2016 11

2,4 Faire compléter le canevas par les superviseurs de stage ciblés Louise non 26/10/2016 15/11/2016 21

2,5 Concevoir un répertoire (document promotionnel) destiné aux stagiaires présentant les différents milieux de stages Louise non 01/12/2016 31/12/2016 31

2,6 Diffuser et promouvoir le répertoire auprès des maisons d'enseignement Karine non 01/01/2017 28/02/2017 59

3,1Établir une rencontre avec les coordonnateurs des maisons d'enseignement (TES) pour les informer du projet et

déterminer les dates de gestionKarine oui 15/10/2016 31/10/2016 17

3,2 Établir le cycle de gestion des stages en comité de travail avec des gestionnaires (attention au timing) Nancy et Christian G. non 01/11/2016 30/11/2016 30

3,3Communiquer le calendrier des cycles de gestion aux parties prenantes et l'objectif poursuivi à l'interne (plan de

communication)Nancy et Christian G. non 01/12/2016 30/12/2016 30

4,1 Cartographier le processus souhaité Nancy et Christian G. oui 13/10/2016 13/10/2016 1

4,2 Faire ressortir les valeurs ajoutées du nouveau processus (gains pour gestionnaires) Nancy et Christian G. oui 13/10/2016 13/10/2016 1

4,3 Démontrer l'implication des équipes dans le processus Nancy et Christian G. oui 13/10/2016 13/10/2016 1

4,4 Convenir des étapes de mise en œuvre Nancy et Christian G. oui 03/10/2016 13/10/2016 11

4,5 Sensibiliser les directions et les adjoints concernés pour obtenir leur appui Nancy et Christian G. oui 06/10/2016 06/10/2016 1

4,6 Expérimenter dans les secteurs cliniques TES Louise non 01/11/2016 30/11/2016 30

4,7 Évaluer le processus (groupe de travail) Nancy et Christian G. non 01/03/2017 30/03/2017 30

5,1 Obtenir des maisons d'enseignement les objectifs des stages Karine oui 03/10/2016 19/10/2016 17

5,2 Déterminer avec les milieux cliniques s'ils répondent aux bons objectifs de stage Christian B. et Karine oui 20/10/2016 31/10/2016 12

5,3 Profiler l'offre de stage des milieux cliniques en fonction des titres d'emploi que l'on y retrouve Christian B. et Karine non 01/01/2017 31/01/2017 31

5,4 Cartographier les autres milieux de stages potentiels et les milieux n'ayant pas répondu (réf.5,4) Christian B. et Karine non 01/01/2017 01/03/2017 60

31

-oc

t

Responsable

Inclus

plan

20 jrs

Début Fin Durée

03-o

ct

17

-oc

t

24-o

ct

Arrimage

des milieux

de stage

avec les

objectifs du

programme

10

-oc

t

Actions

Capacités

d'accueil

(par

superviseur

et milieu

clinique)

Répertoire

des milieux

de stage

Cycles de

gestion reliés

à la

planif ication

des stages

Solutions

Coordination

proactive de

l'offre de

stage

Page 8: RÉVISION DU PROCESSUS DE PLANIFICATION DES STAGES AFIN …€¦ · PROJET Révision du processus de planification des stages afin d’augmenter le taux de placement tout en diminuant

IMPLANTATION

Implantation des solutions réalisables à l’intérieur d’un mois

Après 30 jours

91 %

au 15-11-2016 (30

jrs)

au 31-10-2016

(20 jrs)

1,1Concevoir un formulaire de collecte de données pour les gestionnaires (milieux disponibles, superviseurs disponibles et

capacité d'accueil de stagiaires)oui 03/10/2016 07/10/2016 5 100% 100%

1,2 Déterminer les directions concernées oui 03/10/2016 07/10/2016 5 100% 100%

1,3 Acheminer le formulaire aux directions concernées avec consignes pour le retour d'information (date de retour) oui 10/10/2016 11/10/2016 2 100% 100%

1,4Concevoir un outil de base de données permettant de centraliser l'information (milieux, capacités d'accueil de chaque

milieu et superviseurs disponibles)oui 03/10/2016 11/10/2016 9 100% 100%

1,5 Recevoir, vérif ier et compiler l'information dans la base de données oui 12/10/2016 25/10/2016 14 100% 80%

1,6 Déterminer la fréquence de mise à jour de la capacité d'accueil oui 13/10/2016 14/10/2016 2 100% 100%

2,1Récolter, auprès des stagiaires actuels, les sujets que souhaiteraient connaître les étudiants, afin de faire un choix

éclairé lors de la demande de stageoui 03/10/2016 13/10/2016 11 100% 100%

2,2 Concevoir un canevas pour la collecte d'information auprès des superviseurs de stages oui 03/10/2016 15/10/2016 13 100% 100%

2,3 Identif ier un superviseur par milieu de stage pour l'envoi du canevas à compléter (environ 150 envois) oui 15/10/2016 25/10/2016 11 100% 100%

2,4 Faire compléter le canevas par les superviseurs de stage ciblés non 26/10/2016 15/11/2016 21 50% 0%

2,5 Concevoir un répertoire (document promotionnel) destiné aux stagiaires présentant les différents milieux de stages non 01/12/2016 31/12/2016 31 20% 20%

2,6 Diffuser et promouvoir le répertoire auprès des maisons d'enseignement non 01/01/2017 28/02/2017 59 0% 0%

3,1Établir une rencontre avec les coordonnateurs des maisons d'enseignement (TES) pour les informer du projet et

déterminer les dates de gestionoui 15/10/2016 31/10/2016 17 100% 30%

3,2 Établir le cycle de gestion des stages en comité de travail avec des gestionnaires (attention au timing) non 01/11/2016 30/11/2016 30 85% 0%

3,3Communiquer le calendrier des cycles de gestion aux parties prenantes et l'objectif poursuivi à l'interne (plan de

communication)non 01/12/2016 30/12/2016 30 0% 0%

4,1 Cartographier le processus souhaité oui 13/10/2016 13/10/2016 1 100% 80%

4,2 Faire ressortir les valeurs ajoutées du nouveau processus (gains pour gestionnaires) oui 13/10/2016 13/10/2016 1 100% 100%

4,3 Démontrer l'implication des équipes dans le processus oui 13/10/2016 13/10/2016 1 100% 100%

4,4 Convenir des étapes de mise en œuvre oui 03/10/2016 13/10/2016 11 100% 100%

4,5 Sensibiliser les directions et les adjoints concernés pour obtenir leur appui oui 06/10/2016 06/10/2016 1 100% 100%

4,6 Expérimenter dans les secteurs cliniques TES non 01/11/2016 30/11/2016 30 80% 25%

4,7 Évaluer le processus (groupe de travail) non 01/03/2017 30/03/2017 30 0% 0%

5,1 Obtenir des maisons d'enseignement les objectifs des stages oui 03/10/2016 19/10/2016 17 50% 0%

5,2 Déterminer avec les milieux cliniques s'ils répondent aux bons objectifs de stage oui 20/10/2016 31/10/2016 12 0% 0%

5,3 Profiler l'offre de stage des milieux cliniques en fonction des titres d'emploi que l'on y retrouve non 01/01/2017 31/01/2017 31 0% 0%

5,4 Cartographier les autres milieux de stages potentiels et les milieux n'ayant pas répondu (réf.5,4) non 01/01/2017 01/03/2017 60 0% 0%

Inclus

plan

20 jrs

Début Fin DuréeDegré d'avancement

Arrimage

des milieux

de stage

avec les

objectifs du

programme

Actions

Capacités

d'accueil

(par

superviseur

et milieu

clinique)

Répertoire

des milieux

de stage

Cycles de

gestion reliés

à la

planif ication

des stages

Solutions

Coordination

proactive de

l'offre de

stage

Après 20 jours

82 %

Après 30 jours

91 %

Page 9: RÉVISION DU PROCESSUS DE PLANIFICATION DES STAGES AFIN …€¦ · PROJET Révision du processus de planification des stages afin d’augmenter le taux de placement tout en diminuant

0

10

20

30

Nombre d'appels/courriels

Nombre d'appels/courriels échangés pour le jumelage

5

27

9,5

Cible : 46%

6 interventions

Cible : 27%

30 Jours

du nombre

d’étapes et de NVA

35%

159

14

31

2116

24 27

9 9 9 10 711

0

10

20

30

40

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Nb

de

jou

rs

Numéro de stagiaire

Délai de confirmation du stage (CRDI et CSSSÉ)Sessions été-automne 2016

Délai de confirmation Délai moyen

Cartographie du processus

41 jours

63% 15 jours

CONTRÔLE ET SUIVI

020406080

100120

CJ CRDI CSSSÉ CSSSTR TotalgénéralN

b d

eman

des

de

stag

e

Nom de l'installation

Taux de placement des stagiaires TÉS

(sessions 2016)

Demande de stage acceptée Demande de stage reçue

66% 70%

75%

94% 94%

Cible : 10%

Taux 82 %

0

20

40

60

80

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Nb

de

jou

rs

Numéro de stagiaire

Délai de confirmation du stage (CRDITED et CSSSÉ)

Sessions été-automne 2016

Délai de confirmation Délai moyen

Cartographie du processus

22 étapes

34 étapes

Moy. 11,5 Interv.

64% (14)

36%

15 jours

0

5

10

15

20

AE CRDI Drum. Maski. VB Total

Nb d

em

andes d

e s

tage

Nom de l'installation

Taux de placement des stagiaires TÉS

(session hiver 2017)

Demande de stage acceptée Demande de stage reçue

100%86%

100% 100%

75% 17%

88%

41 jours

0

10

20

30

Nombre d'appels/courriels échangés pour le jumelage

16

3

10

5 6

Nombre d’appels/courriels

Moy. 7

interv.

Session hiver 2017

76 % (26)

12% (4)

Page 10: RÉVISION DU PROCESSUS DE PLANIFICATION DES STAGES AFIN …€¦ · PROJET Révision du processus de planification des stages afin d’augmenter le taux de placement tout en diminuant

LEÇONS APPRISES

Apprentissage

• L’efficacité de l’activité Kaizen blitz, face à la mobilisation et l’engagement des différents acteurs du processus;

• La richesse de la réflexion en équipe;

• Les trucs d’animation de l’activité Kaizen et l’efficacité de l’animation en dyade;

• L’effet de la cartographie du processus sur les participants du projet (compréhension instantanée de plusieurs réalités méconnues).

Pour s'améliorer

• Ne pas hésiter à faire l’activité Kaizen sur une période de 3 jours;

• Prendre en considération le « timing » pour lancer le projet, afin de pouvoir implanter rapidement les solutions, et conserver le « momentum » créé à l’activité Kaizen;

• Bien évaluer le temps requis des différents acteurs à toutes les étapes du projet et le planifier à l’agenda.

Bons coups

• Implication des clients externes;

• Diversité des participants au projet et leur enthousiasme face à la démarche;

• Quick-Win pour chacune des parties prenantes;

• Projet « duplicable » pour d’autres spécialités de stage.