Réunion 18 et 19 juin 2018

DDFiP Oise

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PLAN

• POINT DEPARTEMENTAL

• DEMATERIALISATION DES MARCHES PUBLICS

– Le cadre réglementaire

– Le PES Marché

• AUTRES POINTS D'ACTUALITE

– Le PES Retour

– L'Espace Nationale Sécurisé Unifié (ENSU)

– L'ASAP : les évolutions

– La fiabilisation des tiers

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• Réduction de la manipulation des documents papier

• Réduction des délais de transmission et de traitement

• Modernisation et sécurisation des échanges de la chaîne comptable et financière

• Interopérabilité des solutions de dématérialisation et de transmission

• Facilité d’archivage et d’accès à l’information archivée

Titres et bordereaux

Mandats et bordereaux

Factures de recette

Factures de dépense

MarchésDélibérations

et arrêtés PayeAides

sociales Autres PJ

Potentiel de dématérialisation par type de pièce- en volume de feuilles A4 -

Les enjeux de la dématérialisationLa dématérialisation permet une gestion plus performante des recettes et des dépenses locales

Documents transmisau comptable

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Pourquoi dématérialiser ?

Ordonnateur (maire)

Pièces justificatives (PJ) émises par des tiers

PJ émises par des tiers

Pièces comptables + PJ émises par la commune

Comptede gestion

Tiers (fournisseurs ou autres)

Pour faire circuler l’information tout au long de la chaîne de la dépense et de la recette sans risque de perte ni d’altération et en réduisant les délais.

Comptable public

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Déploiement de la dématérialisation dans l'Oise

Résultats au 13/06/2018

72,53 % de Budgets collectivités en FULL DEMAT

Points de blocage au passage en FULL DEMAT

Vos questions ?

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LA DEMATERIALISATION

DE

LA CHAINE DE LA COMMANDE PUBLIQUE

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La dématérialisation de la chaîne de la commande publique

Plusieurs chantiers sont à mener sans tarder :

Depuis le 1er avril 2018, vous devez répondre à l'obligation de réception du document unique de marché européen par voie électronique (DUME).

A partir du 1er octobre 2018 ( article 41 du décret 2016-360 du 25/03/2016 relatif aux marchés publics), les acheteurs devront dématérialiser les procédures de passation de leurs marchés publics et publier les données essentielles de ces contrats sur leur profil d'acheteur.

Sont concernés : - les marchés dont le montant est supérieur ou égal à 25000€ HT ; - les étapes de la passation : publication des avis, mise en ligne des documents de

consultation ( cahier des charges…), réception des candidatures, attributions, notification, etc.

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Calendrier relatif à la dématérialisation des procédures de passation de marchés publics

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Le contexte réglementaire

Pour répondre à ce besoin de dématérialisation des procédures de passation de marché, recours obligatoire à un profil d'acheteur :

- Le profil d'acheteur est une plate-forme dématérialisée d'achats publics accessible en ligne via Internet ;

- Il permet à l'acheteur de déposer les documents de la consultation, puis de récupérer les candidatures et les offres ;

- Il permet aux candidats de consulter, télécharger les documents de publicité et de déposer les offres ;

- Le profil d'acheteur peut être développé en interne, acquis auprès d'un prestataire ou mutualisé entre plusieurs entités.

Pour plus d'information se référer à l'arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d'acheteur et à la fiche de la DAJ dédiée https://www.economie.gouv.fr/daj/dematerialisation-commande-publique

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Le contexte réglementaire

Autre obligation, la publication des données essentielles sur le profil d'acheteur:

L'arrêté du 14 avril 2017 relatif aux données essentielles de la commande publique

– Précise la liste de données à publier

– Et en annexe : les référentiels des formats, normes et nomenclatures

L'arrêté « données essentielles » 

– définit un numéro d'identification unique permettant d'identifier chaque marché au niveau national lorsqu'il est associé au numéro SIRET de l'acheteur ;

– leur délai de mise à disposition ;

– la durée de disponibilité à la consultation sur le profil d'acheteur ;

– le format et les modalités de publication ;

– le recours à une licence de réutilisation afin que chaque acheteur puisse déterminer sa politique en matière de réutilisation de données ;

– fixe la liste des données devant être publiées pour chaque type de contrat.

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Les données devant être publiées

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Le contexte réglementaire

L'automatisation des données de recensement économique de l'achat public

Le recensement des marchés publics a été mis en place le 1er janvier 2007, il est obligatoire pour tous les marchés supérieurs à 90 000€ HT.

Depuis le 1er janvier 2018, toutes les collectivités territoriales, leurs établissements publics, ainsi que les hôpitaux doivent utiliser l’application REAP (Recensement Économique de l’Achat Public) pour déclarer sous forme dématérialisée, directement à l’OECP.

L’utilisation de REAP les dispense de l’envoi des fiches de recensement au comptable public à compter des marchés 2018.

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Le PES marché

• Défini dans le cadre de la SNP, l'option d'un schéma unique de transmission de données a été retenu, il est destiné à satisfaire aux 3 obligations :

– L'ouverture des données essentielles sur les profils d'acheteurs

– L'automatisation de l'alimentation de l'OECP (obligation de recensement)

– La dématérialisation de la transmission de données de marchés aux comptables publics afin d'en suivre l'exécution

• Suite à la demande des associations représentatives d'élus et des fédérations professionnelles : la DGFiP

– Procédera à la centralisation des données

– Par exploitation d'un « PES Marché »

– Et mettra ces données à disposition des différents acteurs

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Le PES marché

• Le PES marché est émis par l'ordonnateur et adressé à Hélios (DGFiP)

– À la notification du marché

– À la notification d'une modification ou d'une sous-traitance

• La DGFiP (après intégration dans hélios et exploitation des données) générera 2 flux pivot :

– L'un destiné à la publication des données essentielles en open data

– L'autre pour OECP chargé du recensement des marchés publics : à destination de l'application REAP

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Le PES marché

- Les pièces justificatives liées aux notifications du marché :

« avenant », acte d'engagement, CCAP, bordereau des prix… seront transmises à l'appui de ce PES. L'ordonnateur n'aura plus à les fournir à chaque mandatement.

L'accès à ces PJ sera possible lors des différents mandatements successifs et dans le cadre des marchés impliquant une multiplicité d'acheteurs.

- Les pièces justificatives d'exécution :

PV ou certificat administratif de paiement d'acompte, DGD, ordres de service… demeureront attachées aux pièces de dépense.

Le nom de la pièce justificative doit être explicite pour faciliter sa reconnaissance par l'ordonnateur et par le comptable.

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Le PES marché

• Le dispositif a été présenté par la Mission de Déploiement de la dématérialisation (MDD) lors de la réunion nationale avec les éditeurs du 12 septembre 2017.

• Le schéma définitif du PES marché :

– Sera annexé à la convention cadre nationale de dématérialisation

– Est publié sur https://www.collectivites-locales.gouv.fr

• La validation du PES marché devra être obtenue auprès de la MDD par les éditeurs

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AUTRES POINTS D'ACTUALITES

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LE PES RETOUR

Le PES RETOUR permet dorénavant aux comptables via la constitution d'un flux à destination des ordonnateurs d'informer ces derniers sur les événements survenus chez le comptable en dépenses et en recettes.

- Le PES retour permet notamment au travers des flux d'informer les ordonnateurs des actions du comptable concernant les prises en charge, les rejets ou mises en instance, les recouvrements, les paiements, émargements, ou encore les poursuites.

- Cet échange d'information automatisé va également permettre de fiabiliser au sein de votre système d'information et en complément des travaux engagés par le comptable votre référentiel tiers.

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L'Espace Numérique Sécurisé et Unifié de l'usager (ENSU)

• Espace numérique multi-services destiné aux particuliers et aux professionnels

– Espace numérique permettant aux usagers de consulter et payer leurs impôts, leurs amendes et leurs produits locaux

– Création prévue pour fin 2018

• Cible pour la dématérialisation :

– Les factures ASAP (titres individuels et ORMC) intégreront l'ENSU

– L'ASAP électronique dans l'ENSU sera l'original

• Fiabilisation et actualisation des tiers dans la perspective de l'ENSU

– Enrichissement des données d'identification

– Individualisation des tiers (bloc « tiers débiteur » et « tiers solidaire »)

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Sur la forme quelques rappels :

–-> Caractères à éviter dans le but d’optimiser la qualité du référentiel tiers :

- Éviter les caractères typographiques ou précisions de situation (/, ", [, &, "veuf", "succession",etc).

- Les tirets ne sont pas interdits, ni l'apostrophe si ces caractères sont légitimes

- Être vigilant sur les espaces (pas d'espace au début du champ, pas de double espace entre deux mots...)

- éviter de codifier comme suit : C P A M ou C.P.A.M, mais indiquer CPAM

---> Abréviations :

Les abréviations doivent être évitées, sauf si la taille de la zone de saisie ne permet pas d’intégrer la chaîne de caractères ; il vaut mieux préférer les termes entiers, connus de chaque intervenant, plutôt qu’une

abréviation subjective et personnelle : par exemple saisir« boulevard » plutôt qu’une abréviation qui pourra être « bd » ou « bld », ou autre selon le cas.

–-> Nature juridique des tiers :

Cette information est très importante car elle va générer l’affectation du plan de recouvrement correspondant sous HELIOS. Si la nature est erronée, la pièce sera affectée à un plan non adéquat (exemple : collectivité publique codifiée en personne morale de droit privé pour laquelle des OTD seront proposées à tort).

Focus sur l'identification des débiteurs, enjeu stratégique

Lettre aux élus

avril 2018

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Sur le fond quelques rappels:

–-> Bloc tiers :

Vous devez être sensibilisés sur le fait que le tiers débiteur ou le tiers créancier est unique : un seul prénom, un seul nom. La solidarité n'est pas gérée au niveau du nom et du prénom. La civilité Mr ou Madame ou Mr et Madame ne permet en aucun cas de gérer la solidarité.

Lorsque cela est possible il est conseillé de véhiculer la date de naissance des tiers afin de garantir la qualité des échanges avec les référentiels fiscaux.

---> Bloc adresse :

L'adresse doit être la plus précise possible et écrite en toutes lettres. Le code postal doit être sur 5 caractères.

Focus sur l'identification des débiteurs, enjeu stratégique

F:\FICHE sur l'amélioration de la base tiers-1.pdf

Vos questions